Giving Feedback and Resident Evaluation

تخصص ارزیابی و فیدبک ارایه

Gary Davis MD

Objectives

• Discuss the concepts, importance, and various approaches of giving feedback to subordinates.

ارایه گوناگون های شیوه و اهمیت، ، مفاهم مباحثهها مادون به فیدبک

• Provide strategies on how to provide feedback to residents

به • را فیدبک چطور که مورد در ها استراتیج تهیهتخصص اکمال محصلین

• Discuss methods for evaluation of resident performance

تخصص • ارزیابی اجرا برای ها میتود بخث

Types of Feedback: Counseling, Coaching, Mentoring

: گری، مربی مشورت، فیدبک Mentoringانواع

• Coaching is a continuous process of ensuring that your staff does their current job well.

مطمین : • را شما که است مداوم پروسه یک از عبارت گری مربیانجام بصورت را خویش فعلی وظیفه شما پرسونل که میسازد

میدهد• Counseling occurs when there is a gap in performance

or on a periodic basis to review performance. داشته • وجود کمبود کار اجرای در که میدهد رخ زمان دهی مشوره

دورایی بشکل اجراات مرور در یا باشد• Mentoring is an ongoing relationship with another for

the main purpose of professional or career development.

•Mentoring :برای دیگران با پیشرفت حال در ارتباطات از عبارت. وظفوی توسعه یا مسلکی عمده هدف

When Feedback is Needed

میباشد ضرورت فیدبک وقت چه

• The a resident lacks the skills, knowledge, motivation, or confidence to do a job

وظیفه • یک اجرای جهت تخصص پروگرام داکتر یکنمیباشد اطمینان یا تشویق، دانش، ها، مهارت دارای

• The residents suffer from poor morale and/or productivity

یا / • روحیه بودن ظعیف از تخصص پروگرام داکترانمیبرند رنج موثریت

Feedback Skillsفیدبک های مهارت

• Gathering information معلومات • آواری جمع

– A good teacher knows how to get information from an individual without making that person feel as if he or she is being interrogated

شخص – یک از را معلومات چطور که میفهمد خوب استاد یکوی از که نماید احساس شخص که ان بدون نماید حاصل

معلومات برای میشود سوال– This information is important in making

numerous decisions such as in identifying skill deficiencies,

تشخیص – مانند میباشد مهم بسیار نمرات برای معلومات اینها مهارت کمبود

Feedback Skillsفیدبک های مهارت

• Listeningاستماع – A good teacher listens to the resident paying

close attention to non-verbal clues توجه و میدهد گوش تخصص پروگرام داکتران به خوب استاد یک

مینماید انها سخنان به خاص• A good teacher is aware of what’s happening

in the departmentاز • شود واقع دیپارتمنت در که چیز آن هر خوب استاد یک

مینماید حاصل آگاهی ان– The teacher talks frequently to staff to see if

there are morale problems or other problems that could lower productivity

– The teacher looks for signs that a resident feels they are unable to assume more responsibility

Feedback Skillsفیدبک های مهارت

• Instructing residents تخصص پروگرام داکتران رهنمایی– The teacher conducts an assessment of factors

affecting performance to determine the cause for gaps in knowledge or skills

تا مینماید ارزیابی دارد تاثیر اجراات باالی که های فکتور استادنماید تشخیص را ها مهارت یا دانش گاه خالی

• Giving feedback دهی فیدبک– The teacher knows that feedback is vital to improve

performance باشد – می مهم اجراات بهبود در فیدبک که میفهمد استاد

– The teacher provides both praise and corrective feedback, including suggestions for improvement

بشمول – مینماید، تهیه را اصالحی و ستایشی فیدبک دو هر استادبهبود برای پیشنهادات

Factors Affecting Performanceمیسازد متاثر را عملکردهای که فکتورهای

• Are my expectations crystal clear? (If yes, how do you know?)

•) میفهمند ) چطور پس بلی اگر میباشد؟ شفاف و واضح من توقع ایا• Have the residents received the training to do the job

right? بصورت • را وظیفه تا نماید ترین تخصص اکمال پرواگرام داکتران

نماید؟ انجام درست• Do they understand why it is important to do the job

correctly? مهم • درست بصورت وظیفه نمودن انجام چرا که میفهمند آنها ایا

میباشد؟• Am I holding residents and faculty accountable for

their performance?عملکردهای • برای و موجودی تخصص اکمال پروگرام داکتران من ایا

مینمایم؟ پزیر فاکوته

Counseling Considerationsدهی مشوره مالحظات

• Atmosphere دهی مشوره محیط– Ensure that the atmosphere in which the session takes

place is private and non-threatening – “Praise in public, perfect in private”

و • محرم میکنید برگزار را دهی مشوره جلسه که محیط در باشید مطمینباشد کنند تهدید غیر

•“ نماید اصالح خلوت در و کنید، توصیف عام منظر در

• Problem solving مشکالت رفع– Place emphasis on solving the problem, not placing

blame– Emphasize that the purpose is to improve performance

نکنید – مالمت و نماید، تاکید مشکالت رفع درنماید – بهبود را ها عملکرد تا نماید تاکند را هدف

Counseling Considerations IIدهی مشوره 2مالحظات

• Factual حقیقی – Use specific instances rather than generalizations– Explain how poor performance affects patient care and learning

عمومیات – به نسب نماید استفاده خاص مثال ازاموختن – و مریض مراقبت در میکند عمل ظعیف چقدر عملکرد که نماید تشریح

• Opportunity to explain تشریح برای فرصت– Remember that that residents performance may be a symptom

of other problems– The resident should have the opportunity to explain how the

organizational and administrative factors might be adversely affecting performance

از – عرض یک تخصص پروگرام داکتران عملکرد ممکن که باشید داشته بخاطرباشد دیگر مشکالت

چطور – که کند تشریح که باشد داشته فرصت باید تخصص پروکرام داکترمگزارد تاثیر انها اجرای باالی ناگوار بطور اداری و تشکیالتی فکتورهای

Counseling Considerations IIIدهی مشوره 3مالحظات

• Empathyتاکید – Assure the resident you are there to support

him and help him solve the problem – Avoid all personal criticism –this is about

professional behaviorکمک • بخاطر که تخصص اکمال داکتر همرابا که باشد مطمین

میکید حل را مشکالت میباشید وهمکاری• – رفتار و سلوک یک این نمائید خوداری شخصی انتقادات تمام از

است مسلکی

• Do not react emotionally or allow the resident to react emotionally

پروگرام • داکتر به یا نکنید العمل عکس احساساتیکنند العمل عکس احساساتی که ندهید اجازه اکمال

Counseling Considerations Vدهی مشوره مالحظات

• Solutions حل راه– Explore alternatives to solving the problem

with the resident—this will make him/her more committed to the solution

• Positive emphasis– Mention the resident’s strengths– This is essential to self-esteem, and will assist

in a positive outcome to counseling – Provision of negative feedback only will make

residents wary, and is a major cause of stress

Counseling Considerations VIدهی مشوره مالحظات

• Resources منابع – Provide information, materials, or other resources that the resident can

use for improving performanceمیتواد – عملکرد بهبود برای تخصص اکمال داکتر که منابع دیگر ویا مواد، معلومات، تهیه

کرد استفاده

• Goal setting– Work with the resident to set attainable goals for improvement with

timelines

هدف • تنظیمتنظیم – زمان با بهبود برای را آوردنی بدست اهداف تا کنید کار تخصص اکمال داکتر با

نماید

• Follow-up پیگیری – Check on the resident’s progress – Reinforce positive change – Provide constructive feedback if change is not being carried out

نمائید – ارزیابی را تخصص اکمال داکتران پیشرفتنماید – تقویت را مثبت تغییراتباشد – مد نیا تغییر اگر نمائید تهیه را موثر فیدبک

Constructive Feedback and “I” Messages ها پیام و سودمند فیدبک

• Constructive feedback: سودمند فیدبک– Face-to-face conversation with an resident about

something that he has not done well. چیزهای بعضی مورد در نمائید صحبت تخصص اکمال داکتر با رو به رو

. نداده انجام درست بصورت که

• “I” Messages) من ) ها پیام– “I” messages are the preferred way to provide

constructive feedback. – They are usually more effective than “you” messages

because they are non-judgmental. تهیه ) ( – را سودمند فیدبک که است شده راجع طریقه من ها پیام

مینماید.– ) که ) بخاطر شما ها پیام به نسب میباشند موثر بیشتر همیشه آنها

میباشد قضاوت قابل غیر آنها

Constructive Feedback Characteristics I

سودمند فیدیک1خصوصیات

Characteristic خصوصیات

Description

Give immediate feedback

ارایه فیدبک فوری

Delay tends to reduce effectiveness

Show concern for helping others

برای کمک نمودن دیکران اقدام نماید

The concern for the other makes feedback more

acceptable to the receiver

Be descriptive rather than evaluative

تشریحی باشد نسب به ارزیابی

Facts are more acceptable than judgments

Constructive Feedback Characteristics IIسودمند فیدیک

خصوصیات

Characteristic خصوصیات

Description تشریحات

Focus on behavior فوکس باالی روش

Describe clear, outward actions rather than try to attribute inner motives

Give feedback only on matters the resident is able to do something

about

Feedback on something outside of the resident’s

control leads to resentment and feelings of helplessness

Optimizing the Counseling Sessionدهی مشوره جلسات بهبود

• After the Session جلسه از بعد– Follow up immediately with

written/oral feedback and summarize the agreed upon action plan

–Monitor the action plan for compliance

و / – تقریری تحریری فیدبک با فوری پیگیریپالن به مطابق موفقت نمودن خالصه

ایجابت – برای پالن طرح کنترول

Potential Counseling Techniques دهی مشوره های Iتخنیک

• 1. Get to the point دسیدن مطلب به– “The purpose for this meeting is…” – “I asked you here to discuss…”

است جلسه این هدفنمائید مباحثه که خواستم چا این در شما از من

• 2. State why you are having this conversation– “I have a concern about…” – “A problem has occurred in…”

مینمائید • گفتگو چرا شما نمائید بیان•....... دارم نگرانی مورد این در منداده .........• رخ مشکل یک

• 3. Describe what you know – “I saw…” – “ The senior resident brought to my attention that …”

میفمند – چه شما که نمائید تشریح–...... دیدم من

Potential Counseling Techniques II

• 4. Describe the consequences of the continued behavior– “If this continues, then…”

• 5. Describe how you feel about what you know– “I am very concerned about…”– “I am concerned that clinical errors

keep occurring…”

Potential Counseling Techniques III

• 6. Encourage the other party to give their side of the story– “Now, that’s what we have concluded, but what is

your view?”– “Is that the way you saw it?”

• 7. Ask as many questions as you need to understand the situation from the resident’s perspective– “And then what happened?“– “If you did that, then why did…?“

Potential Counseling Techniques IV

• 8. Decide what specific actions must be done, when it must be done, and communicate that to the resident– “By the next meeting, you will need to…

and I will…”

• 9. Summarize the conversation – “Let’s recap, you will… and I will do…”

• 10. Follow up – “I will contact you next…”

Resident Evaluations

Why evaluate residents?

Whatever we measure, we tend to improve

D. Leach

Purpose of Resident Evaluations

• Did the resident achieve the objectives for that educational experience?

• What knowledge, skills or attitudes does the resident need to work on?

• How might the residency program use performance data to improve education?

• Assessment results can provide formative and useful feedback to residents

Fundamentals of Evaluations

• Reliability• Do residents and doctors who have

mastered clinical skills do well on the test?

• Validity• Does the test measure what we want it to

measure??

Fundamentals of evaluations (con’t)

• Feasibility– Is this tool practical to implement?

• Value of information– Is the information obtained valuable in

determining a resident’s competence or implementing curricular change?

Key Learning Points

Assessment tools should be:ReliableValidFeasibleProvide valuable information

What is an assessment system?

An assessment system:• Is a collection of assessment tools that

measure a resident’s performance• Defines who the evaluators are• Describes what performance will be

evaluated• Indicates how often the evaluation occurs

Important criteria for an assessment system

1. Representative educational objectives

2. Educational objectives match assessment

3. Use multiple assessment methods

Important Criteria for an Assessment System

4. Use multiple evaluators

5. Obtain multiple observations

6. Fair and unbiased

Core Competencies

• Patient Care• Medical Knowledge• Practice based learning• Interpersonal communication• Professionalism• Systems based practice

A Core Assessment System*

MethodGlobal Clinical

Performance Ratings

Focused Evaluation/Observation of

Patient Encounter

CompetencyAll competencies

All competencies

A Core Assessment System (con’t)اساسی ارزیابی سیستم ادامه

MethodMulti-rater/360-degree

Evaluation

Performance on Cognitive Test (In Training Exam)

میتود یی درجه چندین درجه 360ارزیابی

شناختی تست باالی عملکردتریننګ) ( امتحان در

CompetencyInterpersonal and

Communication Skills

Professionalism

Medical Knowledge شایستګی

بین مسلکی های مهارتارتباطی و الفردی

طبی دانش

A Core Assessment System (con’t)اساسی ارزیابی سیستم ادامه

MethodCase Logs or similar

data

Portfolio میتود

معلومات ویا واقعه های جدول مشابه

اسناد

CompetencyPatient Care

All 6 competencies شایستګی

مریض مراقبتشایستګی ۶تمام

Global Clinical Performance Ratingsجهانی کلینیکی عملکرد دهی نمره

• Often referred to as “end of rotation” evaluation tool

• ) اسباب ) سیکل ختم در مانند اغلبآمیګردد راجع ارزیابی

Global Clinical Performance Ratings “End of rotation” Evaluation Method

جهانی کلینیکی عملکرد دهی نمرهارزیابی ) ( میتود سیکل ختم در

Add behavioral anchors to your toolنمایید عالوه را عملی ارزیابی

Behaviorally based descriptions of performance

Provides rating criteria for evaluators to determine rating

Enhances reliability of the tool عملکرد تشریح اساس به روش ارزیابی برای دهی نمره معیارات نمودن فراهم

دهی نمره نمودن تعین بخاطر کننده اسباب اعتماد قابلیت باالبردن

Focused Observation Methods –Patient Encounter/Procedural Skill

/ مریضان - با شدن مواجه پروسیجر مهارت شده تمرکز مشاهده های میتود

Observation of Patient Care Encounter: Faculty will observe the resident as they develop a treatment plan for a patient

استاد : مریضان مراقبت ازروبروشدن دوره ٫مشاهده داکترمیکند ایجاد مریضان برای را تداوی پالن زمانیکه را تخصص

نمود خواهم .مشاهدهObservation of Procedural Skill

Residents can be observed as they demonstrate a procedural skill either at an actual patient encounter or at a simulated procedure or model.

پروسیجرها مهارت از مشاهدهپروسیجرها مهارت انها زمانیکه میتوان را تخصص دوره داکتران

ارزیابی میدهند نشان مودل باالی ویا واقعی مریض باالی رانمود خواهم

Multi-rater(360°) Evaluationیی درجه چندین ( °( 360ارزیابی

• Evaluation of resident by multiple individuals such as self, peers, nurses, technicians, allied health professionals, and patients

• Provides multiple perspectives of resident’s performance

• Provides opportunity for residents to improve self-assessment skills

مانند ) • افراد چندین بواسطه تخصص دوره داکتران ارزیابیشخص ها ٫رفیق٫خود ها ٫نرس متخصصین ٫تکنیشن اتحادیه

میګیرد صورت مریضان و صحیتخصص • دوره داکتران های عملکرد متعدد اهداف نمودن فراهمجهت • تخصص دوره داکتران برای ها فرصت نمودن فراهم

ها مهارت ارزیابی

Case Logsواقعه جدول

• Provides documentation of the breath of clinical and operative experience

• May be necessary for future credentialing in some specialties

• Allow residents and faculty to evaluate success and complication rates.

عملی • تجارب و کلنیکی تنفس اسناد نمودن فراهممسلک • بعضی در بعدی های اسناد ساختن برای ممکن

باشد ضروری هاتا • میدهد اجازه استادان و تخصص دوره داکتران برای

. نمایند ارزیابی را اختالطات و کامیابی

Cognitive Testsها تست شناسایی

• In-training exams• Multiple choice quizzes• Board scores• Tests may be written or oral

تریننګ • امتحانات درجوابه • چهار امتحاناتبورد • نمراتباشد • شفاهی ویا کتبی بشکل ممکن امتحانات

Learning Portfolioآموزشی اوراق

A collection of materials that represents the resident’s, progress and achievements of educational objectives as outlined in the curriculum

All rotations and year levels are represented.به دستیابی و پیشرفت نشاندهنده که مواد از مجموعه یک

دوره داکتران کوریکولوم خالصه در که تعلیمی اهدافمیباشد است شده داده نشان تخصص

. است شده بیان ساالنه سطوح و ها روتیشن تمام

Summary خالصه

• Objective evaluation of resident performance is necessary because if we can not measure it we cannot improve it.

ضروری • تخصص دوره داکتر عملکرد از ارزیابی هدفنمیتوانیم ما کنیم انداره انرا که نتوانیم ما اګر زیرا بوده

نماییم . بهتر انرا که• Feedback from resident evaluations is vital

for improvement of performance of both the resident and the department.

بهبود • برای تخصص دوره داکتران ارزیابی از فیدبکحیاتی دیپارتمنت و تخصص دوره داکتر هردو عملکرد

میباشد.