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Gestion de projets: Les grands repères

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30/12/2005 gp-vue d'ensemble3

Introduction

Organisation / Management

coordination

hiérarchie

communication

conflits

TechniquePert

Gantt

Gestion des risques, coûts

Facteurs humains

Outils et techniques

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La qualitLa qualitéé

Les ressources humainesLes ressources humaines

Les communications du projetsLes communications du projets

Les risquesLes risques

Les composantes dLes composantes d’’un projetun projetn6

Diapositive 5

n6 dddLa qualité Quelle va être la qualité de notre produit et quelle qualité de performance humaine devons-nous avoir besoin pour l’atteindre Les ressources humaines Quelles sortes de gens nous sont nécessaires ou avons-nous pour obtenir cette qualitéLes autres ressources nécessaires dont nous avons besoin

Les communications du projets Nous communiquons avec les gens pour les amener à performer au niveau nécessaire pour nous donner la qualité de produit dont nous avons besoin au coût que nous espérons et à la date prévue.

Les risques gérer les risques inhérents au projetquand je parle de risques ce n'est pas les risques définis traditionnelement par référence à la notion de perte mais poucoup plus les risques séfinis par référence à la notion d'echec et donc d'objectis cad est considéré comme risque tout evenement pouvant entraver la bonne marche du projet et l'atteinte des onbjectifs ( objectifs général mais également élémentaires )c'est donc en fonction des différente composante Hard et soft du projets qu'on defini la gestion de projet comme etant nithq; 18/11/2002

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La gestion de projetsLa gestion de projets

CC’’est lest l’’art de art de dirigerdiriger et de et de coordonnercoordonner des des ressourcesressources

humaines (des personnes), des ressources mathumaines (des personnes), des ressources matéérielles et des rielles et des

ressources financiressources financièères au cours de la vie dres au cours de la vie d’’un projet, en un projet, en

utilisant les plus rutilisant les plus réécentes techniques de gestion, pour centes techniques de gestion, pour

atteindre des objectifs pratteindre des objectifs prééddééterminterminéés ds d’’objet, de temps, de objet, de temps, de

cocoûût et de qualitt et de qualitéé, c., c.àà d. de satisfaction des parties prenantes d. de satisfaction des parties prenantes

au projet.au projet.

n7

Diapositive 6

n7 l'art de ...... cad Planifier Organiser, Mobiliser les resources, Superviser , Contrôler en vue d'atteindre un objectif en terme d'objet de temps de coût de qualitéparties prenante , on reviendra sur cette notion de partie renate qui depasse le cadre du maitre d'ouvrage du client directla on retrouve les différents composantes d'un projetLe processus de gestion determine le processus de gestion de projet comme la succession des phases suivantes : nithq; 24/03/2002

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1. Connaître les méthodes de gestion de projet ( GANTT, PERT, RAPPORT, AUDIT …… )

2. Maîtriser les outils de pilotage du projet

3. Obtenir la performance de l’équipe projet

4. Savoir utiliser Microsoft Project pour pratiquer les outils de gestion de projet

Objectifs

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Définition du projet

objectifs

Définir la portée du projet

hypothèse

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Avant de commencer la planification du projet, il faut définir:

Les Objectifs La Portée Les Hypothèses

Les résultats spécifiques

que l’on souhaite atteindre.

La combinaison de tous les

objectifs et du travail

nécessaire àleur réalisation

Les suppositions sur la façon dont

différents facteurs peuvent

influer sur la durée et le coût des tâches et du

projet

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Microsoft Project 2000

S.ZKIM

Un véritable assistant de gestion de

projets

Aide à créer des planifications de projet de toute

taille

Aide à effectuer le suivi de

l'avancement

Aide à résoudre les problèmes

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les calendriers

les calendriers les calendriers de basede base les calendriers des les calendriers des

ressourcesressources..

Un calendrier de base Un calendrier de base stocke les heures et stocke les heures et

jours ouvrjours ouvréés et s et chômchôméés planifis planifiéés pour s pour

le projet .le projet .

un calendrier des un calendrier des ressources contient les ressources contient les prpréévisions de travail visions de travail pour une ressource pour une ressource

donndonnéée. Les calendriers e. Les calendriers des ressources, fonddes ressources, fondéés s sur un calendrier de sur un calendrier de

base, contiennent les base, contiennent les exceptions au exceptions au

calendrier du projet.calendrier du projet.

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La mise en place du calendrier1) Modifier les paramètres du calendrier

« standard » :Cliquer sur le menu Outils.Choisir : Modifier le temps du travail…Modifier l’horaire du travail.Définir les jours fériés.Cocher la case : faire une copie du calendrier « standard ».Nommer le calendrier et valider par « OK ».

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Modifier les paramètres du calendrier

Cliquer sur le menu « outils ».

Choisir la commande : « Modifier le temps du

travail… ».

Cliquer sur le bouton « options… ».

Opérer les modifications désirées et valider par

« OK ».

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Création d’une planification dans MS Project

1-Ouvrir un nouveau fichier projet

2- Indiquer la date de début du projet

3- Créer une liste des tâches+les informations

4-Regrouper et organiser les tâches logiquement

5-Ordonner et indiquer les interdépendances des tâches

6- Ajouter des ressources

7-Affecter les ressources aux tâches

8-Ajouter les informations relatives

aux coûts

9-Analyser et optimiser la planification

10-Enregistrer les informations relatives à la planification

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Comment créer un fichier

projet ?

Cliquez sur projet/information

sur le projet

Saisissez une date de début ou

de fin

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Boite de dialogue informations sur le projet

Dans le menu « Projet », cliquer sur « Informations sur le projet »

Décider si le projet soit prévu à partir de la date de début ou de fin

Faire entrer cette date de début ou de fin

Indiquer le calendrier de base devant être utilisé comme le calendrier du projet

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Saisir la date de début

A partir de cette date, MS Project calculera la

date de fin au plus tôt.

L’option « date de fin » sert à définir une

planification rétrogradée, si on connaît la date

de fin du projet.

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Définition des tâches, phases et jalons

Tâche Phase Jalon

Représente le travail réel à effectuer dans le projet

Représente un groupes de tâches apparentées et permet de se concentrer sur un aspect du projet à la fois

Représente des tâches qui ne demandent pas de travail effectif, c’est des objectifs intermédiaires pour suivre l’avancement du projet

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Les différents types de taches

Taches simples

Taches en durée écoulées

Taches récapitulatives

Taches répétitives

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Taches en durée écoulées

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Comment saisir une

tâche ?

Dans la Barre Affichage, cliquez sur Diagramme de

Gantt

Dans le champ durée, précisez la durée de la tache

et appuyez sur ENTREE

Dans le champ Nom de la tâche, tapez un nom de tâche

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Liaisons de tâches

Fin à Début (FD)

Début à Début (DD)

Fin à Fin (FF) Début à Fin (DF)

La tâche commence

après la fin de son

prédécesseur

La tâche commence lorsque son

prédécesseur commence

La tâche se termine lorsque

son prédécesseur

se termine

La tâche se termine après le

début de son prédécesseur

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Comment lier les tâches avec une

interdépendance FD ?

Dans la Barre Affichage, cliquez sur

Diagramme de Gantt

Dans le champ Nom de la

tâche, sélectionnez plusieurs tâches que vous souhaitez lier

Cliquez sur Lier les tâches

Une flèche reliant les deux tâches apparaît en affichage Diagramme de

Gantt

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Comment modifier une liaison de tâches ?

Dans la Barre Affichage,cliquez sur Diagramme de

Gantt

Double-cliquez sur la ligne de

liaison de tâches que vous

souhaitez modifier

Dans la zone

Type, cliquez sur la liaison de

tâches souhaitée

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4. Modification du type de liaison:4. Modification du type de liaison:

Liaisons :

FF

DD

superposent automatiquement

les tâches

Réduire la durée globale

du projet

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Jalon Jalon

•• Les jalons sont des Les jalons sont des

tâches qui ne ntâches qui ne néécessitent cessitent

pas de travail rpas de travail rééel.el.

•• Ce sont des objectifs Ce sont des objectifs

interminterméédiaires que vous diaires que vous

pouvez utiliser pour suivre pouvez utiliser pour suivre

l'avancement du projet.l'avancement du projet.

S.ZKIM

Comment saisir une

tâche répétitive

?

Dans la Barre Affichage, cliquez sur Diagramme de Gantt

Dans le menu Insertion, cliquez sur Tâche répétitive

sélectionnez la ligne au-dessus de laquelle

vous souhaitez insérer la tâche

répétitive

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La boîte de dialogue

informations sur la tâche répétitive s'affiche

Dans la zone Nom de la tâche, tapez le nom de la

tâche

Dans la zone Durée, tapez la durée d'une

occurrence de la tâche

Sous Périodicité, cliquez sur la fréquence àlaquelle la tâche se

répète

Sous Quotidien, Hebdomadaire, Mensuel ou Annuel, indiquez la fréquence de la tâche

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Les différent type de contrainte Les différent type de contrainte

L'utilisation de contraintes vous permet de contrôler la date de début ou de fin des tâches importantes.

Microsoft Project affecte automatiquement la contrainte « Dès Que Possible » lorsque vous saisissez une tâche.

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Les types de

contraintes

1- Le Plus Tard Possible 2- Fin Au Plus

Tôt Le

3- Fin Au Plus Tard Le

4- Doit Finir Le5- Doit Commencer Le

6- Début Au Plus Tôt Le

7- Début Au Plus Tard Le

Types de contraintes

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Pour déplacer

une tâche

Dans la Barre Affichage, cliquez sur Diagramme de

GanttCliquez sur le numéro de la

tâche que vous souhaitez déplacer

Cliquez sur Couper la tâche

Sélectionnez la ligne au-dessus de laquelle vous

souhaitez insérer cette tâche

Cliquez sur Coller

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Organisation et regroupement des tâches

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C’est une tâche principale qui reprend des tâches subordonnées. Elle est utilisée pour définir les phases principales et secondaires.

Tâche Tâche rréécapitulativecapitulative

Transformer une tâche en tâche récapitulative

Abaisser la tâche par rapport àcelle située au-dessus.

La hausser d’un niveau par rapport aux tâches qui la

suivent.

Tâche récapitulative

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Gestion des ressources

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RessourcesRessources

En règle générale, une ressourceest une personne, mais il peut

également s'agir d'un équipement, de matériels, de

services ou même d'une pièce, c'est-à-dire tout ce qui est nécessaire à la réalisation

d'une tâche.

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Pour créer une liste des ressources

1. Dans la Barre Affichage, cliquez sur Tableau des ressources2. Dans le champ Nom de la ressource, tapez un nom de ressource .3. S'il s'agit d'une ressource matérielle, sélectionnez Matériel dans le champ Type, puis tapez l'unité de quantité dans le champ Étiquette Matériel.Par exemple, si le matériel est du ciment, vous pouvez taper tonne dans le champ Étiquette Matériel. .4. Si vous souhaitez désigner un groupe de ressources, tapez un nom pour le groupe dans le champ Groupe.Pour ajouter plusieurs ressources a un même groupe, tapez le même nom de groupe dans le champ Groupe pour chaque ressource.

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Pour créer une liste des ressources

5. Si nécessaire, tapez le nombre d'unités de ressource disponibles pour cette ressource dans le champ Capacité max.

6. Si nécessaire, modifiez les informations par défaut dans les champs restants.Dans le champ Tx. Standard (Taux standard) de la ressource travail, vous pouvez saisir le coût par période travaillée, par exemple « 125/hr » (125 Dhs de l'heure). Cependant, pour une ressource matérielle, saisissez simplement le coût qui s'applique à l'entrée du champ Étiquette Matériel , par exemple saisissez « 10 » si vous avez saisi « tonne » dans ce champ. 7. Répétez les étapes 3 à 7 pour chaque ressource.

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la case allocation des coûts permet de préciser le mode de comptabilisation du coût de la ressource. Généralement c’est : « proportion ».

Allocation

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Les calendriers du temps travaillés

Calendrier de basestocke les heures et

jours ouvrés et chômés planifiés

pour plusieurs ressources

Calendrier des ressourcescontient les

prévisions de travail pour une ressource

donnée

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Affectation = Tâche + Ressources

Affectation des ressources

Les tâchesLes tâches

Les ressourcesLes ressources

LesLesaffectationsaffectations

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Plusieurs raisons justifient le remplacement d'une ressource par une autre. Par exemple, vous

pouvez trouver une personne plus qualifiée pour réaliser la tâche que vous avez déjà affectée à

quelqu'un d'autre. Il se peut également que l'équipement affecté à une tâche tombe en panne. Vous pouvez également avoir trouvé du matériel meilleur marché et tout aussi performant que le

matériel initial.

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La visualisation des coûts

1) Le coût de chaque tâche :Menu « affichage ».

« plus d’affichage ».

« Tableau des tâches ».

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La visualisation des coûts

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• Placez vous sur le tableau des ressources.

• Menu « affichage ».

• « table » ensuite « entrée ».

• Choisir « coûts » .

Le coût de chaque ressource :

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•OPTIMISATION DU TEMPS ET DES RESSOURCES D’UN PROJET

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1. Réduction de la durée de vos prévisions1. Réduction de la durée de vos prévisions

Réduire la durée des tâches individuelles

Réduire la portée du projet

Replanifier les tâches

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Tâches critiques :

Tâches critiques

La date de fin du projet

Tâches non critiques

MS Project recalcule le chemin critique après

chaque modification des données relatives aux tâches

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Identification des tâches du chemin critique

Pour permettre d'identifier immédiatement les tâches critiques (en rouge)

L’affichage Gantt relatif aux marges

L’affichage Gantt suivi

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Réduire la portée Réduire la durée du projet

Réduction de la portée :

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Tâches critiquesImpact sur la durée du

projet

Réduction des délais:

il est recommandé de réduire en premier les tâches critiques dont la durée est la plus longue

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Suppression de tâches critiques

1. Dans la Barre Affichage, cliquez sur Diagramme de Gantt

2. Dans la zone Nom de la tâche, sélectionnez la tâche que vous souhaitez supprimer.

3. Dans le menu Édition, cliquez sur Supprimer la tâche.

Le projet se termine plus tôt Ressources libérées++

Effet

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Stratégies pour réduire la durée d'une tâche:

1-Affecter davantage de ressources aux

tâches

2-Augmenter la valeur des heures ouvrées

d'une ou de plusieurs ressources

3-Affecter du travail en heures

supplémentaires

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1-Affectation de ressources supplémentaires1-Affectation de ressources supplémentaires

Affecter davantage de ressources à une tâche

Augmenter les unités de ressource affectées à une

tâche

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Plusieurs cas peuvent se présenter:

Affecter une seule ressource

Affecter différentes ressources

Affecter plusieurs ressources d'un

ensemble de ressources

À plein temps (100%)

À temps partiel Maintenir la

touche CTRL enfoncée

Saisir le nombre d'unités dans le champ

Unités (200%)

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3. Affectation d'heures supplémentaires:3. Affectation d'heures supplémentaires:1. Dans la Barre Affichage, cliquez sur Diagramme de Gantt.2. Dans le menu Fenêtre, cliquez sur Fractionner.3. Cliquez dans le volet inférieur.4. Dans le menu Format, pointez sur Détails, puis cliquez sur

Travail de la ressource.5. Dans le volet supérieur, sélectionnez la tâche à laquelle vous

souhaitez affecter des heures supplémentaires dans le champ Nom de la tâche.

6. Dans le volet inférieur, tapez le nombre d'heures dans le champ Heures sup. pour chaque ressource.

7. Dans le menu Fenêtre, cliquez sur Supprimer lefractionnement.

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Stratégies pour faire débuter les tâches en avance

5-Changer le type de contrainte

3-Changer le type de liaison

4-Changer le type de tâche

1-Modifier la séquence des tâches

2-Ajouter un temps d'avance aux tâches

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1. Modification de la séquence des tâches:1. Modification de la séquence des tâches:

L'ordre dans lequel les tâches ont lieu=

Il est conseillé de rechercher dans vos prévisions les endroits où il serait plus

efficace de placer les tâches dans un ordre différent.

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3. Ajout d’un temps d’avance:3. Ajout d’un temps d’avance:

=

Faire commencer le successeur en avance

(si le successeur est une tâche critique, l'ajout d'un temps d'avance permet au projet de terminer en

avance).

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Pour ajouter un temps d'avance:

1. Dans la Barre Affichage, cliquez sur Diagramme deGantt.

2. Dans le champ Nom de la tâche, sélectionnez le successeur souhaité, puis cliquez sur Informations sur la tâche.

3. Cliquez sur l'onglet Prédécesseurs.4. Dans le champ Retard, tapez le temps d'avance souhaité,

sous la forme d'une durée (tapez un nombre négatif) ou d'un pourcentage de la durée du prédécesseur (tapez un pourcentage d'achèvement négatif).

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Exemple:

Si le prédécesseur dure deux jours et que vous souhaitiez faire commencer le successeur un jour avant la fin du prédécesseur, tapez -50 %

dans le champ Retard.

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4. Modification du type de liaison:4. Modification du type de liaison:

Liaisons :

FF

DD

superposent automatiquement

les tâches

Réduire la durée globale

du projet

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Pour contrôler et changer une liaison de tâches :

1. Dans la Barre Affichage, cliquez sur Diagramme de Gantt.

2. Double-cliquez sur la ligne de liaison que vous souhaitez afficher ou changer.

3. Dans la zone Type, cliquez sur la liaison de tâches souhaitée.

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5. Modification du type de contrainte 5. Modification du type de contrainte

L'utilisation de contraintes vous permet de contrôler la date de début ou de fin des tâches importantes.

Microsoft Project affecte automatiquement la contrainte « Dès Que Possible » lorsque vous saisissez une tâche.

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Pour changer une contrainte :

1. Dans la Barre Affichage, cliquez sur Diagramme de Gantt.

2. Dans le champ Nom de la tâche, sélectionnez la tâche dont vous souhaitez changer la contrainte, puis cliquez sur Informations sur la tâche

3. Cliquez sur l'onglet Confirmé, puis dans la zone Typede contrainte sur une contrainte.

4. Si la contrainte nécessite une date, saisissez une date contrainte dans la zone Date contrainte.

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Utilisation rationnelle des ressources

Utilisation rationnelle des ressources

Résolution des sur utilisations

S.ZKIM

S.ZKIM

Attention !!!

Résoudre les sur utilisations

Allongement de la durée du projet

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3-Ajuster les propriétés des

tâches

Résolution des surutilisations

2-Changer les affectations

1-Modifier les heures travaillées

pour une ressource

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1. Recherche des ressources surutilisées :

Tout en recherchant les ressources surutilisées, vous pouvez également rechercher les

ressources sous-utilisées. Vous pourrez ainsi leur affecter une partie du travail actuellement

effectué par des ressources surutilisées.

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Pour rechercher les ressources surutilisées et leurs affectations de tâches:

1. Dans la Barre Affichage, cliquez sur Plus d'affichages.2. Dans la liste Affichages, cliquez sur Répartition des ressources, puis

sur Appliquer.3. Dans le menu Affichage, pointez sur Barres d'outils, puis cliquez sur

Gestion des ressources.4. Dans le volet supérieur, cliquez sur le titre du champ Nom de la

ressource.5. Cliquez sur Atteindre la surutilisation suivante . La tâche située sous

la ressource surutilisée suivante est mise en surbrillance dans le champ Nom de la ressource.

6. Dans le volet supérieur, reportez-vous à l'échelle de temps pour visualiser la période de la surutilisation de la ressource. Microsoft Project affiche en rouge les heures de travail totales affectées à une ressource surutilisée.

7. Dans le volet inférieur, reportez-vous à l'échelle de temps pour visualiser les tâches qui ont lieu aux dates de surutilisation.

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Retard manuel d'une tâche

Retard automatique des tâches (Audit)

Réduction du travail d'une ressource

affectée à une tâche

Division d'une tâche en portions

dans le temps

Affectation d'une ressource différente à chaque portion

d'une tâche

2. Ajustements des tâches afin de résoudre les surutilisations

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Lorsque de nombreuses ressources sont surutilisées, Microsoft Project peut ajouter automatiquement des

retards aux tâches. Cette méthode est plus rapide que d'ajouter un retard tâche par tâche.

Au cours d'un processus appelé audit, Microsoft Project retarde ou fractionne automatiquement les tâches jusqu'à

ce que les ressources ne soient plus surutilisées.

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2. Retard automatique des tâches (Audit):2. Retard automatique des tâches (Audit):

Nombreuses ressources surutilisées

AUDIT

Microsoft Project retarde ou fractionne automatiquement les tâches jusqu'à ce

que les ressources ne soient plus surutilisées

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Pour retarder automatiquement les tâches afin d'auditer les ressources surutilisées :

1. Dans le menu Outils, cliquez sur Audit des ressources.

2. Cliquez sur Sur ordre pour auditer les ressources lorsque vous cliquez sur le bouton Auditer maintenant. Cliquez sur Automatique pour auditer les ressources à chaque modification que vous apportez aux prévisions.

3. Dans la zone Rechercher la surutilisation, sélectionnez une période de temps afin de définir la sensibilité de l'audit pour les surutilisations.

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Deux types de marges

La marge libre La marge totale

la durée pendant laquelle une tâche peut être retardée

sans que cela n'affecte les autres

tâches

la durée pendant laquelle une tâche peut être retardée

sans que cela n'affecte la date de

fin du projet

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Si certaines tâches ne doivent pas être retardées sauf en cas d'extrême nécessité

Affecter une prioritésupérieure aux tâches

urgentes

S.ZKIM

Pour définir une priorité dans l'ordre des retards appliqués aux tâches dont les ressources sont surutilisées :

1. Dans la Barre Affichage, cliquez sur Plus d'affichages.2. Dans la liste Affichages, cliquez sur Audit du Gantt,

puis sur Appliquer.3. Dans le champ Nom de la tâche, sélectionnez une tâche

dont les ressources sont surutilisées.4. Cliquez sur Informations sur la tâche, puis cliquez

l'onglet Général.5. Dans la zone Priorité, cliquez sur une priorité pour cette

tâche (valeur comprise entre 0 et 1000; 1000 pour les tâches qui ne doivent pas être auditées)

S.ZKIM

6. Répétez les étapes 3 à 5 pour chaque tâche dont les ressources sont surutilisées.

7. Dans le menu Outils, cliquez sur Audit des ressources.

8. Dans la zone Ordre de l'audit, cliquez sur Priorité, Standard.

9. Cliquez sur Auditer maintenant.

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1. Retard manuel d'une tâche :1. Retard manuel d'une tâche :

Ajouter un retard à une tâche Retarder ses successeurs

Retarder une tâche critique Retarder la date de fin du projet

S.ZKIM

Pour retarder une tâche dont une ressource est surutilisée :

1. Dans la Barre Affichage, cliquez sur Plus d'affichages.2. Dans la liste Affichages, cliquez sur Répartition des ressources, puis

sur Appliquer.3. Dans le menu Affichage, pointez sur Barres d'outils, puis cliquez sur

Gestion des ressources si cette option n'est pas déjà sélectionnée.4. Dans le volet supérieur, sélectionnez dans le champ Nom de la

ressource une ressource surutilisée.5. Dans le volet inférieur, sélectionnez dans le champ Nom de la tâche une

tâche affectée à la ressource pendant sa période de surutilisation.

6. Dans le menu Insertion, cliquez sur Colonne, puis cliquez sur Margetotale dans la zone Nom de champ.

7. Dans le champ Retard d'audit, tapez ou sélectionnez la durée àappliquer pour le retard de la tâche.

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3. Réduction du travail d'une ressource affectée à une tâche :3. Réduction du travail d'une ressource affectée à une tâche :

L'affichage Utilisation des ressources

les heures travaillées par période de temps sur

l'échelle de temps

Nombre total d'heures travaillées par la

ressource

Les heures passées sur chaque tâche

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1. Dans la Barre Affichage, cliquez sur Utilisation des ressources

2. Les tâches sont répertoriées sous les ressources auxquelles elles sont affectées. Les ressources sur utilisées sont mises en surbrillance en rouge et affichées avec une icône dans le champ Indicateurs.

3. Dans le champ Travail des tâches auxquelles une ressource surutilisée est affectée, tapez une valeur inférieure jusqu'à ce que la surutilisationsoit supprimée.

Pour réduire le volume de travail affecté àune ressource

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Pour conserver une durée de tâche identique lorsque vous réduisez le volume de travail affecté à une ressource :

1. Dans la Barre Affichage, cliquez sur Diagramme de Gantt.

2. Dans le champ Nom de la tâche, sélectionnez la tâche dont la durée doit rester inchangée, puis cliquez sur Informations sur la tâche.

3. Cliquez sur l'onglet Confirmé.4. Dans la zone Type de tâche, cliquez sur Durée fixe.

S.ZKIM

4. Fractionnement des tâches :4. Fractionnement des tâches :

Une ressource peut travailler sur une tâche par intermittence

Travail discontinu

=

Tâches fractionnées

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Pour fractionner une tâche :

1. Dans la Barre Affichage, cliquez sur Diagramme de Gantt

2. Cliquez sur Fractionner la tâche.3. Positionnez le pointeur de la souris sur la barre de

tâche que vous voulez fractionner, puis faites glisser la barre de tâche pour créer le fractionnement.

4. Répétez les étapes 2 et 3 pour chaque portion que vous souhaitez créer.

S.ZKIM

5. Affectation d'une ressource différente à chaque portion d'une tâche :5. Affectation d'une ressource différente à chaque portion d'une tâche :

Si les tâches ne se superposent pas complètement, le problème de surutilisation peut être résolu en affectant la ressource uniquement à la portion non superposée de l'une des tâches et en affectant une ou plusieurs autres

ressources au reste de la tâche.

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Pour affecter une ressource différente à chaque portion d'une tâche :

1. Dans la Barre Affichage, cliquez sur Utilisation des tâches.

2. Sous la tâche appropriée, double cliquez sur la ressource que vous souhaitez affecter à la première portion de la tâche.

3. Dans la zone Début, saisissez la date à laquelle vous souhaitez que la ressource commence à travailler sur la tâche.

4. Dans la zone Fin, saisissez la date à laquelle vous souhaitez que la ressource termine de travailler sur la tâche.

5. Répétez les étapes 2 à 4 pour chaque ressource.

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3. Résolution des surutilisations grâce àl'ajustement des affectations

Déplacement de ressources

Réaffectation d'une ressource à temps

partiel

Réaffectation de ressources

sous-utilisées

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a. Déplacement de ressources :a. Déplacement de ressources :

Ressources des tâches disposant d'une marge

totale

Tâches dépourvues de

marge totale VERS

Éviter un retard de la date de fin du projet

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DEFINITION DE LA PLANIFICATION

INITIALE

S.ZKIM

S.ZKIM

Réduction de la durée de vos prévisionsRéduction de la durée de vos

prévisions

Réduire la durée des tâches individuelles

Réduire la portée du projet

Replanifier les tâches

S.ZKIM

Résolution des sur utilisations

S.ZKIM

S.ZKIM

S.ZKIM

Planification initiale :Planification initiale :

Planification initiale

= Repères pour comparer l’avancement réel du projet par rapport à celui planifié

(meilleures estimations : de durée des tâches, de répartition

des ressources, de coût …)

S.ZKIM

Pour que les informations de planification soient précises le plus possible, il est préférable de vérifier les éléments suivants :

Les dates de début et de fin du projet ont été approuvées.

Les calendriers ont été ajustés pour le projet, pour l'intégralitédes groupes et pour chaque personne.

La liste des tâches est complète.

La liste des ressources est complète.

Au moins une ressource est affectée à chaque tâche (exceptés lesjalons).

S.ZKIM

Pour que les informations de planification soient précises le plus possible, il est préférable de vérifier les éléments suivants :

• les surutilisations de ressources ont été résolues.

• Le chemin critique a été raccourci le plus possible.

• Chaque liaison de tâches reflète la véritable séquence des tâches.

•

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Pour définir une planification initiale :

1. Dans le menu Outils, pointez sur Suivi, puis cliquez sur Enregistrer la planification initiale.

2. Cliquez sur Enregistrer la planification initiale, puis sur Ensemble du projet.

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S.ZKIM

4. Modification des informations de planification pour une ou plusieurs tâches:

4. Modification des informations de planification pour une ou plusieurs tâches:

Facteurs imprévisibles

Estimations erronées

Modifier informations de planification pour les tâches

S.ZKIM

Pour modifier les informations de planification pour une ou plusieurs tâches :

1. Dans la Barre Affichage, cliquez sur Diagramme de Gantt .

2. Dans le champ Nom de la tâche, sélectionnez les tâches dont vous souhaitez modifier les informations de planification.

3. Dans le menu Outils, pointez sur Suivi, puis cliquez sur Enregistrer la planification initiale.

4. Cliquez sur Enregistrer la planification initiale, puis cliquez sur Tâches sélectionnées.

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SUIVI ET MISE A JOUR DES PREVISIONS

S.ZKIM

Effectuer le suivi de l'avancement du projet

L’utiliser pour

Planification du projet

S.ZKIM

Garder le projet ajour avec les

données réelles

Comparer les données de

planification et les données réelles

Produire des rapports d'état

Tenir un historique des données

Suivi de l'avancement

S.ZKIM

Le suivi de l’avancement peut être à plusieurs niveaux de détails

Respect des dates prévues

Le respect des coûts

L’utilisation des ressources

Etc.

Le suivi de l’avancement

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Deux étapes pour un suivi efficace:

1ère étape : mise à jour régulière des prévisions;

2ème étape : comparaison des prévisions mises à jour avec la planification initiale.

Identifier et ajuster les écarts entre l’avancement prévu et réel à ce jour (variations)

S.ZKIM

1. Informations à mettre à jour:1. Informations à mettre à jour:

Évaluation de l’état de chaque tâche

Suivi de l’avancement dans sa globalité

Travail

Coût réelCoût de la tâche

Durée réelleDurée de la tâche

% achevéPourcentage d'achèvement de chaque tâche

Fin réelleDates de fin de la tâche

Début réelDates de début de la tâche

Saisissez les données dans le champ

Pour effectuer le suivi de

Travail réel

S.ZKIM

2. Saisie des dates de début réel et de fin réelle d'une tâche :2. Saisie des dates de début réel et de fin réelle d'une tâche :

Les dates de début réel et de fin réelle constituent une priorité dans le suivi

Tâches commençant ou finissant plus tard que prévu

Tâches débutant ou finissant plus tôt que prévu

Retarder le projet Libérer des ressources

S.ZKIM

Pour saisir des dates de début réel et de fin réelle d'une tâche:

1. Dans la Barre Affichage, cliquez sur Diagramme de Gantt

2. Dans le champ Nom de la tâche, sélectionnez la tâche que vous souhaitez mettre à jour.

3. Dans le menu Outils, pointez sur Suivi, puis cliquez sur Mettre à jour les tâches.

4. Sous Réel, tapez les dates dans les zones Début et Fin.

S.ZKIM

Pour saisir simultanément les dates de début réel et de fin réelle de plusieurs tâches qui se sont achevées dans les délais prévus :

1. Dans la Barre Affichage, cliquez sur Diagramme de Gantt

2. Dans le champ Nom de la Tâche, sélectionnez les tâches qui débutent et qui finissent dans les délais prévus.

3. Dans le menu Outils, pointez sur Suivi, puis cliquez sur Mettre à jour le projet.

4. Cliquez sur Mettre à jour le travail comme étant achevé jusqu'au ou sur Prévoir à nouveau le travail non achevé pour qu'il commence le, tapez les datescorrespondantes, puis cliquez sur Tâches sélectionnées.

S.ZKIM

3.Saisie de la durée réelle d’une tâche:3.Saisie de la durée réelle d’une tâche:

MS Project met à jour:

La date de début et de fin réel

Le % d’achèvement

La durée de la tâche qui reste à achever

S.ZKIM

Pour saisir la durée réelle d'une tâche:

1. Dans la Barre Affichage, cliquez sur Diagramme de Gantt

2. Dans le champ Nom de la tâche, sélectionnez la tâche pour laquelle vous souhaitez saisir la durée réelle.

3. Dans le menu Outils, pointez sur Suivi, puis cliquez sur Mettre à jour les tâches.

4. Dans la zone Durée réelle, tapez la durée réelle de la tâche.

S.ZKIM

4. Indication de l'avancement d'une tâche sous forme d'un pourcentage:4. Indication de l'avancement d'une tâche sous forme d'un pourcentage:

Tâches à durée importante(suivi réel de l’avancement par

rapport aux prévisions)

0% la tâche n’a pas encore débutée

100% la tâche est achevée

S.ZKIM

Pour indiquer l'avancement d'une tâche sous la forme d'un pourcentage:

1. Dans la Barre Affichage, cliquez sur Diagramme de Gantt

2. Dans le champ Nom de la tâche, sélectionnez la tâche que vous souhaitez mettre à jour.

3. Cliquez sur Informations sur la tâche , puis cliquez l'onglet Général

4. Dans la zone% achevé, tapez un chiffre entier compris entre 0 et 100.

Une fine ligne noire tracée horizontalement au milieu de

Chaque barre de tâche dans l'affichage Diagramme de Gantt

Indique le pourcentage achevé de la tâche

S.ZKIM

9. Affichage des courbes d'avancement dans votre projet9. Affichage des courbes d'avancement dans votre projet

1. Dans la Barre Affichage, cliquez sur Diagramme de Gantt

2. Dans le menu Outils, pointez sur Suivi, puis cliquez sur Courbes d'avancement.

3. Cliquez sur l'onglet Dates et Intervalles.4. Activez la case à cocher Toujours afficher la courbe

d'avancement courante. Pour afficher l'avancement pour la date d'état du projet, cliquez sur À la date d'état du projet. Pour afficher l'avancement à la date du jour, cliquez sur À la date actuelle.

5. Pour afficher votre avancement par rapport à la planification initiale, cliquez sous Afficher les courbes d'avancement par rapport au sur Planifié.

S.ZKIM

11. Comparaison des estimations planifiées et des données réelles11. Comparaison des estimations planifiées et des données réelles

Principal objectif du suivicomparer les estimations

planifiées originales et les données réelles rassemblées au

cours du projet

juger de l'ampleur de la déviation entre l'avancement réel et la planification d'origine

+Procéder aux ajustements nécessaires

S.ZKIM

Pour comparer les estimations planifiées et les données réelles:

1. Dans la Barre Affichage, cliquez sur Gantt suivi

2. Dans le menu Affichage, pointez sur Table, puis cliquez sur Variation.

S.ZKIM

12. Début et fin des tâches selon la planification initiale12. Début et fin des tâches selon la planification initiale

Il est important de déceler les tâches qui s'écartent de la planification aussi tôt que possible, afin de pouvoir ajuster les interdépendances des tâches, réaffecter des ressources ou supprimer certaines tâches pour respecter vos délais.

S.ZKIM

Pour vérifier si les tâches débutent et s'achèvent conformément à la planification initiale:

1. Dans la Barre Affichage, cliquez sur Gantt suivi

2. Dans le menu Affichage, pointez sur Table, puis cliquez sur Variation.

3. Faites glisser la barre de division vers la droite pour afficher les champs de variations

S.ZKIM

S.ZKIM

Planification du projet = Outil de suivi efficace

SI

Mise à jour régulière et précise de la planification

( à intervalles réguliers: chaque semaine, tous les deux semaines…)

S.ZKIM

Maintenant, vous êtes des experts en MS Project !

C’est à vous de jouer à présent…

Merci pour votre attention

S.ZKIM

Le contrôle de l ’avancement du projet

Mettre à jour l’échéancier

Identifier les mesures correctives

Mettre en œuvre les mesures de correction

Mesurer l’Etat d’avancement

Fin de l’opération de contrôle de l’avancement

L’échéance originelleEst-elle respectée

Mettre à jour l’échéancier

Discuter du problème

Avec le promoteur

Accord du promoteur

Nouvellemesure

L’échéance originelleEst-elle respectée ?

Oui Non

n57

Diapositive 148

n57 les mesures correctives peuvent être identifier les écarts entres les prévisions et les réalisation analyse des écarts : origines - les causes - les repercussions communiquer avec les membres de l'équipe prendre le smesures necessaires assistance remotiver les membres voire sanctionner s'il le faut intensification des ressources il est important d'installer des relations de partenariat et de confiance avec le promoteurqui doit être informé de l'avancement du projet et doit être informé en cas de diffucltés particulières une fois que cette relation de confiance est établie les deux parties rament dans les deux sens car leur objectif est commun nithq; 02/04/2002

S.ZKIM

Mettre à jour le coût total estimé du projet

Identifier les mesures correctives

Mettre en œuvre les mesures de correction

Mesurer les engagements financiers

Fin de l’opération de contrôle de l’avancement

L’échéance originelleEst-elle respectée

Mettre à jour les coûts estimés du projet

Discuter du problème

Avec le promoteur

Accord du promoteur

Nouvellemesure

Le budget originel est-il respecté ?

Oui Non

Le contrôle des coûts du projet