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La dématérialisationdans le secteur public local


La dématérialisation dans le secteur public local

Elle consiste à transformer des supports d ’informations matériels (documents papier) en

fichiers informatiques.

Dans notre administration, elle est fondée sur la Charte Nationale Partenariale du 7 Décembre 2004 ainsi que sur la Convention cadre unique signée le

24 janvier 2012.



1- Le Protocole d ’Échange Standard Version 2 (PESV2)

L’application Hélios met en œuvre un nouveau protocole, le PES,

qui vise à remplacer les protocoles actuels de transmission de flux variés, non uniformisés (Indigo, Htitre, Hmandat,

Maidep...).

Ce protocole enrichi (PESV2) est également la solution dedématérialisation

des pièces comptables et des pièces justificatives.



Par arrêté du 3 août 2011, le PES devient obligatoire à compter du 1er janvier 2015 pour les données comptables :

titres, mandats et bordereaux avec la mise en œuvre de la signature

électronique.

Par ailleurs, dans le contexte du passage au FIDES, La dématérialisation des titres de recettes constitue un

préalable.

L ’adoption du PES pour la dématérialisation des pièces justificatives reste pour les CEPL (collectivités et

établissements publics locaux) du domaine du volontariat.



2- Les apports du PES

- Le passage au PES s ’inscrit dans la volonté des dirigeants locaux de moderniser l’établissement car il répond aux

problématiques actuelles de développement durable avec l ’objectif de ‘zéro papier’

- Le PES est plus riche que les protocoles existants. Il permet ainsi de mieux répondre aux attentes du comptable

et donc de réduire les risques de rejet

- Il facilite les échanges d ’information, fluidifie les processus entre l ’ordonnateur et le comptable

par le biais d ’un vecteur unique et sécurisé



- La mise en œuvre du PES, et plus largement la dématérialisation des pièces justificatives, implique une remise à plat des procédures de traitement des pièces et

d ’archivage (harmonisation des pratiques et simplification)

- Des gains sont attendus, in fine, tant en terme qualitatifs (optimisation des processus, qualité

comptable) que quantitatifs (réduction des coûts papier et

affranchissement, optimisation des logiciels/progiciels financiers mis en place…)



3- Les pré-requis obligatoires pour le déploiement du PES

- Une collectivité ou un établissement gérés sous Hélios

- Un éditeur informatique validé par le pôle national

- L ’amélioration de la base tiers



4- La certification de l’éditeur

La certification de l’éditeur sur la version PESV2 Guichet XML (qui inclut un renforcement des contrôles) est la condition sine qua

non pour exploiter des fichiers XML dans Hélios.

L’ordonnateur doit installer la version du logiciel de l’éditeur validé.

Cependant, la certification n’entraine pas passage automatique de l'établissement en production, qui doit être validée sur sa

capacité à produire des flux à la norme PESV2.



A ce jour, deux éditeurs sont validés: MEDIANE et AGFA.

D ’ici fin 2013, MacKesson, DIS, Groupement d ’Intérêt Public CPAGE

1er trimestre 2014, le MIPIH (Midi Picardie Informatique Hospitalière).



5- Les modalités de télétransmission

La sécurisation de l’échange entre le progiciel financier de la CEPL et Hélios est assurée par la mise en place d’un dispositif de télétransmission sécurisée. Deux modalités sont possibles :

Le dispositif de transmission mis en œuvre par un tiers de transmission. Il doit être homologué

La passerelle de transmission sécurisée d’Hélios

accessible par le Portail Gestion Publique



6- La signature électronique

La dématérialisation des bordereaux de titres et de mandats nécessite leur signature électronique par l’ordonnateur ou son

représentant habilité à cette fin.

En pratique, la signature électronique doit être apposée sur les fichiers PES soit par un certificat référencé, soit par un

certificat délivré à titre gratuit par la DGFIP.

Nota : l’offre de la DGFIP est exclusivement réservée à cet usage et ne s’applique donc pas aux pièces justificatives.


La dématérialisation dans le secteurpublic local

7- Les travaux par l'établissement sur le référentiel Tiers

- Il est préconisé que le travail d ’amélioration de la base tiers s ’effectue

en deux parties, à savoir,

l’antérieur et la création de nouveaux Tiers :

L’antérieur devra être balayé au fur et à mesure :

Il n ’est pas forcément pertinent de vouloir tout corriger.



Le comptable et l'établissement peuvent définir ensemble les Tiers qu ’ils souhaitent corriger en priorité

(concentrer les efforts sur les tiers les plus utilisés par exemple )

Mettre en place une procédure de création des nouveaux Tiers

afin de s ’assurer que leur qualité soit conforme aux attentes du PESet que les Tiers ne se multiplient pas en fonction des utilisateurs

(valorisation notamment des SIRET dès que possible pour les personnes morales,

respect des associations catégories/nature juridique...)


- L ’amélioration de la qualité des informations Tiers dans Hélios et l ’application ordonnateur a pour objectifs :

D ’éviter la multiplication des Tiers créés, en s ’appuyant sur les critères de rattachement optimisés

De rendre plus efficiente la prise en charge des données par Hélios




- Les impacts de la consolidation pour les traitements à l ’échelle du groupe Tiers

Le recouvrement : transfert d ’un dossier débiteur

Les cessions oppositions

Les consultations Tiers

Les pièces enregistrées après consolidation

Une meilleure qualité du recouvrement amiable ou contentieux


8- Les travaux de l'établissement sur l ’enrichissement des données et de la qualité

comptable

- Les types et natures de pièces

Ex : Type : Mandat ordinaireNature : Fonctionnement

L ’établissement peut utilement se rapprocher du comptable qui identifie les

pièces pour lesquelles les agents interviennent pour corriger à la prise en charge

dans Hélios.



- La valorisation des auxiliarisations Hélios et leur partage entre ordonnateur et comptable

Numéro de régie

Numéro d ’emprunt

Numéro d ’immobilisation

Numéro de marché

Numéro de convention



9- La note de cadrage

Point de départ du processus, elle est établie lors des réunions de lancement avec l'établissement.

Son objectif est de cadrer avec l ’ensemble des partenaires les travaux à effectuer pour le passage au PES.

Dans sa forme définitive elle est mise en ligne sur la plate forme d’échanges PES (axyus), espace partagé qui permet l ’échange de documents et de flux pendant la période de

validation.



Chaque fichier déposé fait l’objet d’un envoi automatique au pôle dématérialisation doublé d’un mail d’annonce de

l’étape à la même adresse.

Le rôle du pôle dématérialisation est un rôle de soutien durant la phase des tests de flux par le correspondant

dématérialisation.

Il procède également à la validation finale des tests de flux avant passage en production.




10- Travaux de qualification des flux

- Tests des données de l ’établissement au format PES (environ 3 mois)

L’objectif des tests de flux est

de modifier les typages erronés ou d’utiliser des typages jusqu’ici inutilisés en matière de dépenses et de recettes

de travailler sur la base tiers de façon à ce que l’ordonnateur utilise les bonnes catégories juridiques et natures

ainsi que la valorisation du numéro SIRET.



- Organisation de réunions de suivi

- Demande de passage en production quelques jours avant la date envisagée par l’ établissement auprès du pôle

dématérialisation.

- l ’établissement décide l’arrêt des échanges papier

pour ne conserver que les flux électroniques.


MERCI DE VOTRE ATTENTION

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