Formation Share Point

7/30/2019 Formation Share Point

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Formation SharePoint - Bases

Heig-VDCentre de Comptences SharePoint

RESUME

Ce document fait partie intgrante de la formation propose par le centre de

comptences SharePoint de la Heig-VD.


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2/62 www.cc-sharepoint.ch | Formation de base

Historique de version

Date Qui Remarque

21 avril 2009 J. Freyre Cration du document

R. Grossman Ajout de chapitres et corrections

J.-M. Seydoux Ajout de commentaires et corrections

9 juin 209 J. Freyre Ajout de chapitres

11 juin L. Vallat Test de la formation et Remarques

15 juin 2009 J. Freyre et R.Grosman

Correction des remarques et Relecture

30 juillet 2009 J.-M. Seydoux Quelques ajouts, mise en page

04 janvier 2010 J. Freyre Quelques ajouts et corrections

Table des matires

1. Contexte Enonc du problme .................................................................................................... 4

2. Infrastructure disposition ............................................................................................................ 5

2.1. Authentification ...................................................................................................................................... 5

2.2. Administration centrale .......................................................................................................................... 5

2.3. Collection de site ..................................................................................................................................... 52.4. Comment dmarrer ................................................................................................................................ 6

3. SharePoint en quelques lignes ....................................................................................................... 73.1. WSS & MOSS ........................................................................................................................................... 7

3.1.1. Fonctionnalits proposes par WSS.................................................................................................. 7

3.1.2. Fonctionnalits proposes par MOSS ............................................................................................... 7

3.2. Conseils dutilisation ............................................................................................................................... 7

3.3. Architecture ............................................................................................................................................ 8

4. Premier pas sur SharePoint ............................................................................................................ 94.1. Page daccueil web.................................................................................................................................. 9

4.2. Accder aux actions du site ..................................................................................................................... 94.3. Lister le contenu dun site..................................................................................................................... 10

5. Cration de listes .............................................................................................................................. 12

5.1. Agenda .................................................................................................................................................. 13

5.2. Tches ................................................................................................................................................... 14

5.3. Blog ........................................................................................................................................................ 16

5.3.1. Cration dun blog .......................................................................................................................... 17

5.3.2. Administration dun blog................................................................................................................ 18

5.4. Liste personnalise ................................................................................................................................ 25

5.5. Cration dun affichage ......................................................................................................................... 276. Content type (PV) ............................................................................................................................. 29

6.1. Cas dutilisation ..................................................................................................................................... 29


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www.cc-sharepoint.ch | Formation de base 3/62

6.2. Cration du type de contenu ................................................................................................................ 29

6.3. Modle de document ............................................................................................................................ 30

6.4. Utilisation du type de contenu .............................................................................................................. 31

7. Les WebParts ..................................................................................................................................... 328. Gestion des workflows ................................................................................................................... 348.1. SharePoint Designer .............................................................................................................................. 34

8.2. Dfinition du workflow ......................................................................................................................... 35

8.3. Ouvrir un site avec SharePoint Designer ............................................................................................... 36

8.4. Crer un flux de travail .......................................................................................................................... 36

8.5. Etape 1 Informer ................................................................................................................................ 38

8.6. Etape 2 Collecter et Assigner ............................................................................................................. 41

8.7. Etape 3 Avertir le chef de projet ........................................................................................................ 45

8.8. Etape 4 Terminer le flux ..................................................................................................................... 479. InfoPath ............................................................................................................................................... 48

10. Gestion des droits ............................................................................................................................ 5610.1. Exemple pratique ................................................................................................................................ 57

11. Liens ..................................................................................................................................................... 60

12. Table des figures .............................................................................................................................. 60


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1. Contexte Enonc du problmeLa socit NoProblemo SA dsire mettre en place un outil collaboratif pour ses collaborateurs. Elle fait

appel vos services pour mettre en place un site SharePoint qui rponde au mieux ses besoins.

Aprs tude des besoins, le directeur et son quipe IT ont dtermin que loutil devra permettre de:

- Possder un agenda global et permettre son intgration dans Outlook- Possder un blog pour les discussions lies aux projets de lentreprise- Permettre de grer diverses tches- Regrouper les procs verbaux des sances- Proposer aux quipes de projets des sous sites propres leur projet- Organiser la cration de ces sites via un flux de travail automatis- Proposer un formulaire de dfraiement li aux vhicules

On notera le fait que linstallation de la ferme ne fait pas partie de votre mandat et a t effectu e par une

autre entreprise spcialise dans ce domaine.


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2. Infrastructure dispositionAfin de raliser toutes les manipulations prsentes dans ce document, une machine virtuelle est mise

disposition. Le but de ce chapitre est de dcrire cette machine.

Celle-ci est utilisable par tous les collaborateurs, professeurs, assistants et tudiants de la HEIG-VD. Si vous

tes amen ne plus collaborer avec la HEIG-VD, il est de votre responsabilit de la supprimer. Si tel nest

pas le cas, vous tes passible de poursuites judiciaires.

2.1.Authentification

Afin de vous connecter sur la machine virtuelle, plusieurs comptes ont t crs. Chaque compte un rle

bien prcis. Le tableau ci-dessous prsente les diffrents comptes ainsi que leurs mots de passe.

Identifiant Mot de passe Description

SPAdmin spadmin Administrateur local (Central Admin)

Webmaster webmaster Administrateur de la collection de site

Collaborateur collaborateur Utilisateur sans pouvoirs pour le moment

Visiteur visiteur Utilisateur sans pouvoirs pour le moment

Administrator mos_moss2007 Administrateur local de la machine

Le cours est prvu pour lutilisateur webmaster , les autres comptes ne sont l qu des fins de tests oupour des gens dsirant aller plus loin dans SharePoint.

2.2.Administration centrale

Ladministration centrale (Central administration) est le cur de SharePoint. Les collections de site y sont

cres, ainsi que toute la gestion des applications. Cette partie du logiciel ne sera pas aborde, et les

utilisateurs de SharePoint ny sont pas confronts. Toutefois, il est possible dy accder avec lutilisateur

SPAdmin

2.3.Collection de site

Lorsque vous vous authentifiez sur le serveur en tant que Webmaster , vous trouvez un raccourci sur

votre bureau qui vous envoie la racine de la collection de sites prsente sur le serveur comme le montre

la figure ci-dessous.

Figure 1 - Sites prsent dans la collection

Home


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Site racine ; vous y trouverez de la documentation concernant le cours en gnral.Cours

Site vierge ; cest ici que vous raliserez latelier.SandBox

Bac sable ; vous pouvez y faire des essais sans vous soucier des consquences sur les autressites.

Objectif final

Site prsentant lobjectif final du cours ; ce quoi vous arriverez la fin du cours.Etapes

Site contenant les tats intermdiaires du site que vous allez crer durant le cours. Si vousnarrivez pas raliser une tape, vous pouvez passer la suivante en partant de ces sites.

2.4.Comment dmarrer

Afin de pouvoir visualiser sur votre machine ce qui est prsent dans le chapitre suivant, vous pouvez vous

authentifier en tant que Webmaster , et utiliser le lien sharepoint_home , prsent sur votre bureau

pour accder la racine de la collection de site.


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3. SharePoint en quelques lignes3.1.WSS & MOSS

WSS (Windows SharePoint Services) est une fonctionnalit disponible avec Windows 2003 Server qui doit

tre active.

MOSS (Microsoft Office SharePoint Server) est quant elle une extension de WSS et est payante. Elle

propose un grand nombre de fonctionnalits supplmentaires principalement lies aux donnes mtiers.

3.1.1. Fonctionnalits proposes par WSSNombre illimit de sites web d'quipe/de portails

Gestion documentaire avec possibilits de collaboration (Check-in/Check-out, workflow,mtadonnes, m'avertir, discussions...)

Gestion des tches et des calendriers au niveau du groupe

Gestion centrale des notifications (problmes, plaintes, helpdesk ...)

La collecte d'information/de sondages l'aide de formulaires d'enqute

Moteur de recherche tendu dans chaque site

Possibilits de workflow (par exemple demande de cong, notes de frais, ...)

Tableaux de bord numriques

3.1.2. Fonctionnalits proposes par MOSSConsolidation de tous les sites d'quipe de l'entreprise

Enterprise search : Consulter diffrentes sources au sein de l'entreprise partir d'une interface

unique (portails, e-mail, ERP, CRM ...)

Base de donnes personnel centralise avec possibilits de recherche tendue ventuellement

couple la gestion interne du personnel.

Catalogue de Donnes Mtier (BDC) Liaison standard avec des systmes externes (Exemple:

CRM/ERP)

Centre de rapportage : point central de gestion de tous les rapports, de toutes les connexions data.

Excel Services : offre les fonctionnalits Excel dans l'explorateur web.

Confection de formulaires lectroniques, accessibles partir de l'explorateur web.

Note : Les deux listes ci-dessus sont tires de :http://www.itomni.be/Default.aspx?tabid=9716

3.2.Conseils dutilisation

Afin de profiter pleinement des fonctionnalits de SharePoint, nous conseillons dutiliser les outils 100%

Microsoft comme Internet Explorer ou la suite Microsoft Office. Bien entendu , il est possible dutiliser

SharePoint avec des outils tels que Safari, Firefox ou la suite Office 2008 pour Mac si lon est conscient de

ne pas pouvoir profiter de toutes les fonctionnalits offertes et intgres aux outils Microsoft.
http://www.itomni.be/Default.aspx?tabid=9716http://www.itomni.be/Default.aspx?tabid=9716http://www.itomni.be/Default.aspx?tabid=9716http://www.itomni.be/Default.aspx?tabid=9716


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3.3.Architecture

SharePoint fonctionne dune manire trs hirarchique. Au premier niveau, on trouve la ferme qui va

permettre dhberger une ou plusieurs Web Applications1. Ces Web Applications vont contenir une ouplusieurs Site Collection qui sont elles-mmes composes dun ou plusieurs sites. Finalement, ces sites

seront les parents dun ou plusieurs listes/sites tant eux mme les parents dautres listes ou sites.

Figure 2 - Architecture dans SharePoint

1Une Web Application correspond un site sur le serveur IIS (Internet Information Service)


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4. Premier pas sur SharePoint4.1.Page daccueil web

La page daccueil contient 4 zones principales:

- La premire zone est lie lutilisateur connect.- La seconde zone reprsente une srie donglets permettant daccder certaines parties du site

(dune manire globale). Ces onglets sont grs par ladministrateur.

- La zone III reprsente les liens internes au site courant. Il est possible de modifier cette navigationau travers de linterface dadministration

- La zone IV va reprsenter le contenu

Figure 3 - Page d'accueil de SharePoint

Lors du premier lancement, il se peut que le chargement soit relativement lent. Cela est tout fait normal

car SharePoint doit rcuprer et initialiser tout le contenu.

4.2.Accder aux actions du site

Afin de pouvoir atteindre la partie de gestion dun site SharePoint, il faut tout dabord possder les droits

sur ce site (nous verrons comment dfinir les droits au sein dun site dans le chapitre.

Dans la seconde zone, il suffit de cliquer sur le bouton Actions du site puissur Paramtres du site.


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Figure 4 - Accder au paramtres du site

Figure 5- Paramtres du site

4.3.Lister le contenu dun site

Le menu de gauche nous prsente un certain nombre dlments en rapports avec le site courant.

Toutefois, il est possible que certains lments ne soient pas affichs par dfaut ou alors quils aient t

cachs par ladministrateur.

Pour afficher tout le contenu dun site, il suffit de cliquer sur le bouton Afficher tout le contenu du site .La page affiche prsentera alors tous les lments du site. On constate galement quils sont regroups en

fonction de leur type (liste, bibliothque, espace de travail).


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Figure 6 - Menu du site

Figure 7 - Contenu d'un site SharePoint


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5. Cration de listesPour ajouter une liste au sein du site, il suffit de lister tout le contenu du site (voir chapitre Lister le contenu

dun site) et de cliquer sur le bouton Crer qui se trouve en haut gauche de la zone de contenu.

On peut au mme endroit via le bouton Actions du site (voir la Figure 4) puis sur Crer.

On constatera alors que SharePoint permet la cration de nombreuses listes comme le montre limage ci-

dessous:

Figure 8 - Type de listes dans SharePoint

En passant la souris sur chacune de ces propositions, le site nous donne une description plus prcise :

Figure 9 - Description de la liste Calendrier


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5.1.Agenda

Lajout dun agenda se fait via la liste Calendrier .

A ce stade, il faut saisir les informations concernant la nouvelle liste. On commencera par lui dfinir un nom

ainsi quune description. Ensuite, on dcidera si lon souhaite que la liste apparaisse dans la zone II (zone de

navigation interne). Finalement, on dfinira si les utilisateurs pourront interagir avec la liste en lui envoyant

des emails.

A lheure actuelle, nous proposons de ne pas autoriser ce moyen dinteraction.

Figure 10 - Cration d'un agenda

En cliquant sur le bouton Crer , lapplication nous renvoie sur la liste qui vient dtre cre. On constate

alors que la liste a t ajoute dans la zone de menus de gauche.


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Figure 11 - Premier affichage de l'agenda

Il est ds lors possible de crer de nouveaux rendez-vous en cliquant sur le bouton Nouveau puis de

remplir les champs. On notera que les champs marqu dun * sont obligatoires.

Il est galement envisageable de connecter cette liste avec Outlook. Pour ce faire, il suffit de cliquer sur le

bouton Actions puis Connexion Outlook .

En acceptant le tlchargement du fichier, Outlook va automatiquement intgrer cet agenda. De plus,

lajout dun nouvel vnement dans le calendrier depuis Outlook sera directement rpercut sur la liste

SharePoint.

5.2.Tches

La procdure pour ajouter une liste de tches est identique la prcdente. Il suffit juste de slectionner

Tches dans les possibilits proposes par SharePoint lors de la cration dune liste.

On notera que cette liste permet galement une intgration avec Outlook. Pour cela, il suffit de se rendre

dans la liste de tche. En cliquant sur le bouton Actions puis Connexion Outlook .
http://www.cc-sharepoint.ch/Interne/CoursSP/genera/jerome/_layouts/new.aspx?FeatureId=%7b00bfea71-a83e-497e-9ba0-7a5c597d0107%7d&ListTemplate=107http://www.cc-sharepoint.ch/Interne/CoursSP/genera/jerome/_layouts/new.aspx?FeatureId=%7b00bfea71-a83e-497e-9ba0-7a5c597d0107%7d&ListTemplate=107


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Figure 12 Bouton de connexion Outlook

Il nous sera alors propos de tlcharg un fichier. Puis Outlook demandera si nous souhaitons connecter laliste partage.

Figure 13 - Tlchargement du fichier

Figure 14 - Acceptation de l'accs la liste

En acceptant, nous aurons accs aux taches de la liste comme le montre la figure suivante. La liste se

mettra automatiquement jour comme cest le cas pour les mails.


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Figure 15 - Accs une liste de tche depuis Outlook

5.3.Blog

Le blog permet une personne de rdiger des articles. Ces articles peuvent ensuite tre comments par

des utilisateurs du site.

La cration dun blog apporte quelques diffrences aux prcdentes listes. En effet, il sagit dun site

compos de plusieurs listes comme le montre le schma ci-dessous.

Figure 16 - Listes contenues dans un blog


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5.3.1. Cration dun blogNous allons crer un blog gnral permettant de tenir au courant les diffrents collaborateurs de

lavancement des projets.

La premire chose faire est de se rendre dans lassistant de cration de blog. Pour ce faire, nous allons

procder de la mme manire que lors de la cration de lagenda ( Figure 6 - Menu du site , Figure 7 -

Contenu d'un site SharePoint , et Figure 8 - Type de listes dans SharePoint ).

Une fois ceci ralis, il faut slectionner Sites et espaces de travail .

Figure 17 Sites et espaces de travail

Suite cela, une nouvelle page souvre, proposant de saisir diverses informations concernant lespace de

travail. Remplir comme suit :


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Figure 18 - Cration de blog

Une fois la page valide, le systme va gnrer le dit blog, et nous rediriger vers sa page daccueil. Un

message daccueil par dfaut est prsent.

Figure 19 - Blog, message par dfaut

5.3.2. Administration dun blogEn tant quadministrateur du site, vous disposez galement sur la droite de la page, de linterface

dadministration du blog. Nous allons voir dans ce chapitre comment grer le blog, ses messages, et ses

commentaires.


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Figure 20Blog, vue densemble

5.3.2.1. Gestion des catgoriesLa premire chose faire est de grer les catgories (affiches en haut gauche sur la Figure 20 Blog, vue

densemble). Nous allons tout dabord supprimer toutes les catgories pr-gnres, puis nous allons en

crer une que nous appellerons Rapports projets . Pour ce faire, rendez vous dans la gestion des

catgories (en cliquant sur Catgories au dessus de la liste de ces dernires.

Dans la liste qui saffiche, il est possible de supprimer les catgories en slectionnant licne ddition

droite, puis supprimer llment . Pour en crer une nouvelle, il suffit de faire Nouveau , puis Nouvel lment dans les options de la liste des catgories

Une fois ces oprations effectues, vous devriez obtenir le rsultat suivant :

Figure 21 - Liste des catgories

5.3.2.2. Crer un messageLa cration de message nest pas proprement dite un outil dadministration. En effet, les administrateurs ne

sont gnralement pas les seuls autoriss publier des messages dans un blog.

Lorsque lon clique sur Crer un message , une page saffiche nous proposant de saisir notre message.

Une fois le message rdig, le rsultat devrait ressembler quelque chose ressemblant la figure ci-

dessous.


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Figure 22 - Blog, Crer un message

Il suffit ensuite de cliquer sur le bouton Publier pour publier votre message. Vous serez

automatiquement redirig vers la page daccueil de votre Blog sur laquelle figureront dornavant deux

messages. Vous remarquez que sous les messages, un lien Commentaires permet de dposer un

commentaire relatif une publication.

5.3.2.3. Grer les messagesNous allons voir comment, via la gestion des messages, retirer le message par dfaut que le systme a

ajout notre Blog. La premire chose faire est de slectionner Grer les messages dans les liens

dadministrations .

Figure 23 - Blog, Grer les messages

On remarque dans la liste le message que nous venons de saisir, ainsi que le message par dfaut. Tout

droite, on remarque une colonne Etat dapprobation du message. Etant propritaire du site SharePoint,

nous navons nul besoin de faire approuver nos messages. Cependant, en fonction des autorisations du

blog, il est probable que les utilisateurs doivent faire valider leurs messages par des Approbateurs.

Ce que nous souhaitons faire ici, cest de supprimer le message par dfaut. Il suffit de slectionner licne

prsent dans la colonne Modifier du message en question, puis Supprimer llment .


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En retournant sur la page daccueil du blog, on remarque que seul notre message saffiche.

5.3.2.4. Grer les commentairesLa gestion des commentaires est similaire celle des messages. La seule diffrence entre un message et uncommentaire est que ce dernier est rattach un message.

5.3.2.5. Tout le contenuCette option permet dafficher tout le contenu du sous-site Blog .

5.3.2.6. Dfinir les autorisations du blogLoption Dfinir les autorisations du blog ouvre une page daide ce sujet. Cette page vous expliquera

notamment comment grer les droits de publication et de validation de message sur le blog.

5.3.2.7. Lancer le programme de blog pour la publicationCette option permet de publier des messages en utilisant un diteur de Blog compatible. Concrtement,pour autant que vous ayez Internet Explorer et Microsoft Word, vous pourrez, via cet outil, rdiger vos

messages directement dans Word et les publier sans avoir passer par linterface illustre dans la section

Crer un message de ce document.

5.3.2.1. Utilisation de LiveWriter ou WordEn plus de lutilisation prsente ci-dessus, il est possible dutiliser LiveWriter ou Word et dindiquer ces

logiciels de publier leur contenu directement sur une liste SharePoint.

Dans le premier cas, il sagit de tlcharger loutil gratuit, disponible ladresse

http://download.live.com/writer. Toutefois, nous avons dj pris soin de le faire et avons plac unraccourci sur le bureau.

Une fois lapplication lance, nous indiquons que nous souhaitons publier des posts sur un Site

collaboratifSharePoint. Ensuite, nous indiquons ladresse de notre blog comme par exemple

http://www.cc-sharepoint/blog mais galement le nom dutilisateur et mot de passe ayant les droits de

publication sur le blog.
http://download.live.com/writerhttp://download.live.com/writerhttp://www.cc-sharepoint/bloghttp://www.cc-sharepoint/bloghttp://www.cc-sharepoint/bloghttp://download.live.com/writer


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Figure 24 - LiveWriter, Slection du type de blog

Une fois LiveWriter lanc, il est possible de crer un nouveau post en saisissant un titre et texte. La mise

en forme peut tre relativement complexe car il est facile de changer le style dun texte ou dajouter une

carte comme le montre la capture dcran suivante.

Figure 25 - LiveWriter, Exemple d'un nouveau post


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Si vous prfrez utilisez Word, il suffit de le lancer puis dans le menu dactions, il faut aller dans Publier

puis Blog (cette procdure fonctionne pour Microsoft Office Word 2007).

Figure 26 Word, Publication sur un blog

Ds que lon a rdig le nouveau post, il suffit de cliquer sur le bouton Publier .


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Figure 27 - Word, Cration d'un nouveau post

Il sera alors ncessaire de dfinir un compte sur lequel nous souhaitons publier nos post.

Figure 28 - Word, Cration d'un nouveau compte

Dans notre cas, il sagit de slectionner un Blog SharePoint et de cliquer sur Suivant afin de saisir

lURL de notre blog.


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Figure 29 - Word, Slection du type de blog

Figure 30 - Word, Saisie de l'URL du blog

5.4.Liste personnalise

Nous allons utiliser la liste personnalise pour la gestion des projets au sein de lentreprise. Elle permet en

effet de crer une liste avec une srie de colonnes correspondant exactement nos besoins. Pour cela, il

suffit de rpter la procdure pour crer une liste prcdemment et de slectionner Liste Personnalise

puis la nommer Projets .

Dans le cadre de lexercice, nous proposons de crer une liste contenant les colonnes suivantes :

Nom de la colonne Type Est obligatoireNom du projet Une seule ligne de texte

Chef de projet Personne ou groupe

Description courte Plusieurs lignes de texte

Description longue Plusieurs lignes de texte

Code de projet Une seule ligne de texte

Participants Personne ou groupe

Lien sur le site du projet Lien hypertexte ou image

Statut du projet Choix

Date de dbut planifie Date et heure

Date de fin planifie Date et heureDure estime Valeur calcule (calcul bas sur d'autres colonnes)

Cr par Personne ou groupe (note: champ prsent par dfaut)
http://www.cc-sharepoint.ch/Interne/CoursSP/genera/jerome/_layouts/FldEdit.aspx?List=%7BE3DB0AF2%2DA138%2D4D3F%2D83D7%2DECB6C8F7C7BC%7D&Field=Titlehttp://www.cc-sharepoint.ch/Interne/CoursSP/genera/jerome/_layouts/FldEdit.aspx?List=%7BE3DB0AF2%2DA138%2D4D3F%2D83D7%2DECB6C8F7C7BC%7D&Field=Titlehttp://www.cc-sharepoint.ch/Interne/CoursSP/genera/jerome/_layouts/FldEditEx.aspx?List=%7BE3DB0AF2%2DA138%2D4D3F%2D83D7%2DECB6C8F7C7BC%7D&Field=Chef%5Fx0020%5Fde%5Fx0020%5Fprojethttp://www.cc-sharepoint.ch/Interne/CoursSP/genera/jerome/_layouts/FldEditEx.aspx?List=%7BE3DB0AF2%2DA138%2D4D3F%2D83D7%2DECB6C8F7C7BC%7D&Field=Chef%5Fx0020%5Fde%5Fx0020%5Fprojethttp://www.cc-sharepoint.ch/Interne/CoursSP/genera/jerome/_layouts/FldEdit.aspx?List=%7BE3DB0AF2%2DA138%2D4D3F%2D83D7%2DECB6C8F7C7BC%7D&Field=Description%5Fx0020%5Fcourtehttp://www.cc-sharepoint.ch/Interne/CoursSP/genera/jerome/_layouts/FldEdit.aspx?List=%7BE3DB0AF2%2DA138%2D4D3F%2D83D7%2DECB6C8F7C7BC%7D&Field=Description%5Fx0020%5Fcourtehttp://www.cc-sharepoint.ch/Interne/CoursSP/genera/jerome/_layouts/FldEdit.aspx?List=%7BE3DB0AF2%2DA138%2D4D3F%2D83D7%2DECB6C8F7C7BC%7D&Field=Description%5Fx0020%5Flonguehttp://www.cc-sharepoint.ch/Interne/CoursSP/genera/jerome/_layouts/FldEdit.aspx?List=%7BE3DB0AF2%2DA138%2D4D3F%2D83D7%2DECB6C8F7C7BC%7D&Field=Description%5Fx0020%5Flonguehttp://www.cc-sharepoint.ch/Interne/CoursSP/genera/jerome/_layouts/FldEdit.aspx?List=%7BE3DB0AF2%2DA138%2D4D3F%2D83D7%2DECB6C8F7C7BC%7D&Field=Code%5Fx0020%5Fde%5Fx0020%5Fprojethttp://www.cc-sharepoint.ch/Interne/CoursSP/genera/jerome/_layouts/FldEdit.aspx?List=%7BE3DB0AF2%2DA138%2D4D3F%2D83D7%2DECB6C8F7C7BC%7D&Field=Code%5Fx0020%5Fde%5Fx0020%5Fprojethttp://www.cc-sharepoint.ch/Interne/CoursSP/genera/jerome/_layouts/FldEditEx.aspx?List=%7BE3DB0AF2%2DA138%2D4D3F%2D83D7%2DECB6C8F7C7BC%7D&Field=Participantshttp://www.cc-sharepoint.ch/Interne/CoursSP/genera/jerome/_layouts/FldEditEx.aspx?List=%7BE3DB0AF2%2DA138%2D4D3F%2D83D7%2DECB6C8F7C7BC%7D&Field=Participantshttp://www.cc-sharepoint.ch/Interne/CoursSP/genera/jerome/_layouts/FldEdit.aspx?List=%7BE3DB0AF2%2DA138%2D4D3F%2D83D7%2DECB6C8F7C7BC%7D&Field=Lien%5Fx0020%5Fsur%5Fx0020%5Fle%5Fx0020%5Fsihttp://www.cc-sharepoint.ch/Interne/CoursSP/genera/jerome/_layouts/FldEdit.aspx?List=%7BE3DB0AF2%2DA138%2D4D3F%2D83D7%2DECB6C8F7C7BC%7D&Field=Lien%5Fx0020%5Fsur%5Fx0020%5Fle%5Fx0020%5Fsihttp://www.cc-sharepoint.ch/Interne/CoursSP/genera/jerome/_layouts/FldEdit.aspx?List=%7BE3DB0AF2%2DA138%2D4D3F%2D83D7%2DECB6C8F7C7BC%7D&Field=statushttp://www.cc-sharepoint.ch/Interne/CoursSP/genera/jerome/_layouts/FldEdit.aspx?List=%7BE3DB0AF2%2DA138%2D4D3F%2D83D7%2DECB6C8F7C7BC%7D&Field=statushttp://www.cc-sharepoint.ch/Interne/CoursSP/genera/jerome/_layouts/FldEdit.aspx?List=%7BE3DB0AF2%2DA138%2D4D3F%2D83D7%2DECB6C8F7C7BC%7D&Field=Date%5Fx0020%5Fde%5Fx0020%5Fd%5Fx00e9%5Fbut%5Fhttp://www.cc-sharepoint.ch/Interne/CoursSP/genera/jerome/_layouts/FldEdit.aspx?List=%7BE3DB0AF2%2DA138%2D4D3F%2D83D7%2DECB6C8F7C7BC%7D&Field=Date%5Fx0020%5Fde%5Fx0020%5Fd%5Fx00e9%5Fbut%5Fhttp://www.cc-sharepoint.ch/Interne/CoursSP/genera/jerome/_layouts/FldEdit.aspx?List=%7BE3DB0AF2%2DA138%2D4D3F%2D83D7%2DECB6C8F7C7BC%7D&Field=Date%5Fx0020%5Fde%5Fx0020%5Ffin%5Fx0020%5Fplhttp://www.cc-sharepoint.ch/Interne/CoursSP/genera/jerome/_layouts/FldEdit.aspx?List=%7BE3DB0AF2%2DA138%2D4D3F%2D83D7%2DECB6C8F7C7BC%7D&Field=Date%5Fx0020%5Fde%5Fx0020%5Ffin%5Fx0020%5Fplhttp://www.cc-sharepoint.ch/Interne/CoursSP/genera/jerome/_layouts/FldEdit.aspx?List=%7BE3DB0AF2%2DA138%2D4D3F%2D83D7%2DECB6C8F7C7BC%7D&Field=Dur%5Fx00e9%5Fe%5Fx0020%5Festim%5Fx00e9%5Fehttp://www.cc-sharepoint.ch/Interne/CoursSP/genera/jerome/_layouts/FldEdit.aspx?List=%7BE3DB0AF2%2DA138%2D4D3F%2D83D7%2DECB6C8F7C7BC%7D&Field=Dur%5Fx00e9%5Fe%5Fx0020%5Festim%5Fx00e9%5Fehttp://www.cc-sharepoint.ch/Interne/CoursSP/genera/jerome/_layouts/FldEditEx.aspx?List=%7BE3DB0AF2%2DA138%2D4D3F%2D83D7%2DECB6C8F7C7BC%7D&Field=Authorhttp://www.cc-sharepoint.ch/Interne/CoursSP/genera/jerome/_layouts/FldEditEx.aspx?List=%7BE3DB0AF2%2DA138%2D4D3F%2D83D7%2DECB6C8F7C7BC%7D&Field=Authorhttp://www.cc-sharepoint.ch/Interne/CoursSP/genera/jerome/_layouts/FldEditEx.aspx?List=%7BE3DB0AF2%2DA138%2D4D3F%2D83D7%2DECB6C8F7C7BC%7D&Field=Authorhttp://www.cc-sharepoint.ch/Interne/CoursSP/genera/jerome/_layouts/FldEdit.aspx?List=%7BE3DB0AF2%2DA138%2D4D3F%2D83D7%2DECB6C8F7C7BC%7D&Field=Dur%5Fx00e9%5Fe%5Fx0020%5Festim%5Fx00e9%5Fehttp://www.cc-sharepoint.ch/Interne/CoursSP/genera/jerome/_layouts/FldEdit.aspx?List=%7BE3DB0AF2%2DA138%2D4D3F%2D83D7%2DECB6C8F7C7BC%7D&Field=Date%5Fx0020%5Fde%5Fx0020%5Ffin%5Fx0020%5Fplhttp://www.cc-sharepoint.ch/Interne/CoursSP/genera/jerome/_layouts/FldEdit.aspx?List=%7BE3DB0AF2%2DA138%2D4D3F%2D83D7%2DECB6C8F7C7BC%7D&Field=Date%5Fx0020%5Fde%5Fx0020%5Fd%5Fx00e9%5Fbut%5Fhttp://www.cc-sharepoint.ch/Interne/CoursSP/genera/jerome/_layouts/FldEdit.aspx?List=%7BE3DB0AF2%2DA138%2D4D3F%2D83D7%2DECB6C8F7C7BC%7D&Field=statushttp://www.cc-sharepoint.ch/Interne/CoursSP/genera/jerome/_layouts/FldEdit.aspx?List=%7BE3DB0AF2%2DA138%2D4D3F%2D83D7%2DECB6C8F7C7BC%7D&Field=Lien%5Fx0020%5Fsur%5Fx0020%5Fle%5Fx0020%5Fsihttp://www.cc-sharepoint.ch/Interne/CoursSP/genera/jerome/_layouts/FldEditEx.aspx?List=%7BE3DB0AF2%2DA138%2D4D3F%2D83D7%2DECB6C8F7C7BC%7D&Field=Participantshttp://www.cc-sharepoint.ch/Interne/CoursSP/genera/jerome/_layouts/FldEdit.aspx?List=%7BE3DB0AF2%2DA138%2D4D3F%2D83D7%2DECB6C8F7C7BC%7D&Field=Code%5Fx0020%5Fde%5Fx0020%5Fprojethttp://www.cc-sharepoint.ch/Interne/CoursSP/genera/jerome/_layouts/FldEdit.aspx?List=%7BE3DB0AF2%2DA138%2D4D3F%2D83D7%2DECB6C8F7C7BC%7D&Field=Description%5Fx0020%5Flonguehttp://www.cc-sharepoint.ch/Interne/CoursSP/genera/jerome/_layouts/FldEdit.aspx?List=%7BE3DB0AF2%2DA138%2D4D3F%2D83D7%2DECB6C8F7C7BC%7D&Field=Description%5Fx0020%5Fcourtehttp://www.cc-sharepoint.ch/Interne/CoursSP/genera/jerome/_layouts/FldEditEx.aspx?List=%7BE3DB0AF2%2DA138%2D4D3F%2D83D7%2DECB6C8F7C7BC%7D&Field=Chef%5Fx0020%5Fde%5Fx0020%5Fprojethttp://www.cc-sharepoint.ch/Interne/CoursSP/genera/jerome/_layouts/FldEdit.aspx?List=%7BE3DB0AF2%2DA138%2D4D3F%2D83D7%2DECB6C8F7C7BC%7D&Field=Title


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Modifi par Personne ou groupe (note: champ prsent par dfaut)

Pour ajouter des colonnes, il suffit de se rendre dans les paramtres de la liste.

Figure 31 Accder aux paramtres de la liste

Ensuite, dans la partie lie aux Colonnes , nous pouvons commencer par renommer la colonne Titre

en cliquant dessus et en la nommant Nom du projet .

Figure 32 - Rcapitulatif des colonnes par dfaut d'une liste personnalise

Puis, nous pouvons ajouter de nouvelles colonnes en cliquant sur le lien Crer une colonne et remplir

les informations en fonction du tableau prsent prcdemment (voir page prcdente pour les noms et

types de colonnes).

Il est tout moment possible dditer une colonne, tout simplement en cliquant sur son intitul.

En ce qui concerne la colonne Dure , nous avons crer une colonne de type Valeur Calcule ou nous

avons saisi la formule suivante : =[Date de fin planifie]-[Date de dbut planifie].

La colonne statut est, quant elle, un menu droulant proposant les choix suivant:

- En attente de validation- En attente de ralisation Valid- En cours de ralisation- Termin
http://www.cc-sharepoint.ch/Interne/CoursSP/genera/jerome/_layouts/FldEditEx.aspx?List=%7BE3DB0AF2%2DA138%2D4D3F%2D83D7%2DECB6C8F7C7BC%7D&Field=Editorhttp://www.cc-sharepoint.ch/Interne/CoursSP/genera/jerome/_layouts/FldEditEx.aspx?List=%7BE3DB0AF2%2DA138%2D4D3F%2D83D7%2DECB6C8F7C7BC%7D&Field=Editorhttp://www.cc-sharepoint.ch/Interne/CoursSP/genera/jerome/_layouts/FldEditEx.aspx?List=%7BE3DB0AF2%2DA138%2D4D3F%2D83D7%2DECB6C8F7C7BC%7D&Field=Editor


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5.5.Cration dun affichage

Aprs avoir ajout toutes les colonnes et vous tre rendu sur votre liste, vous remarquerez que laffichage

nest pas du tout optimis. En effet, la page stend normment en largeur, et contient lintgralit des

champs qui ont t crs. Pour corriger ce problme, nous allons crer un affichage propre notre liste et

permettant davoir une vue rsume. Cet affichage ne comprendra que le nom du projet, son responsable,

sa date de dbut et de fin, ainsi que son statut.

La premire chose faire est de crer un nouvel affichage, via longlet paramtres , comme lillustre la

figure ci-dessous

Figure 33 - Cration d'un affichage

Sur la page qui souvre, choisissez un affichage standard. En effet, nous souhaitons avoir un affichagerelativement simple de nos projets. Il serait possible de les afficher dans un diagramme de Gant si nous le

dsirions.

Figure 34 - Affichage standard

Sur la page suivante, on peut slectionner ce que lon souhaite afficher et dans quel ordre. A titre

dexemple, la figure ci-dessous illustre une solution possible.


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Figure 35 - Affichage, choix des champs

Dans cette mme fentre, on peut dcider de faire de cet affichage laffichage par dfaut, ce qui estconseill, car laffichage par dfaut actuel nest de loin pas optimal. On dcidera galement de la nature de

laffichage, priv ou public. En pratique, est-ce que cet affichage sera utilis par les autres utilisateurs

galement, ou est-ce quon ne la dfini que pour notre usage personnel.

La figure ci-dessous illustre le rsultat final.

Figure 36 - Affichage personnalis

On remarque la barre orange en haut droite qui permettrait de naviguer entre plusieurs affichages

diffrents.


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6. Content type (PV)NOTE : Le site SharePointEtapes/etape1 contient tout ce qui a t effectu jusqu prsent.

6.1.Cas dutilisation

Les content type sont similaires lutilisation des listes personnalises. Par contre, ils ont le grand avantage

de pouvoir tre rutiliss par la suite comme modle de liste.

Dans labsolu, il semble plus intressant de favoriser les content types aux listes personnalises cause

de laspect de rutilisation. Toutefois, on peut admettre que certaines listes ne seront pas appliques

dautres cas et donc quil est inutile den faire un content type .

6.2. Cration du type decontenu

Pour crer un nouveau content type , il suffit

de se rendre dans les paramtres du site. Puis decliquer sur le lien Types de contenus du site .

Cette page regroupe tous les types de contenus

dj existants.

En cliquant sur le bouton Crer , il est possible

de dfinir un nom notre nouveau type de

contenu .

Il sagit de dfinir le nom et la description du type

de contenu. Ensuite, il est ncessaire de dfinir le

type parent qui permet dhriter des proprits de celui-ci. Dans notre cas, nous slectionnons le type

documents puisque nous souhaitons crer un type

de contenu pour les procs verbaux.

Finalement, il est ncessaire de dfinir le groupe

dans le quel sera stock le type de contenu.

Maintenant, il sagit de dfinir quelles seront les colonnes utilises pour la gestion des procs verbaux. Les

deux premires colonnes ( Nom et Titre ) tant automatiquement proposes par le type parent, il

suffit dajouter les trois colonnes qui suivent.

Nom Type tat Source

Figure 37 - Cration d'un content type


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Nom Fichier Obligatoire Document

Titre Une seule ligne de texte Obligatoire Item

Redacteur Personne ou groupe Obligatoire

Salle Choix Obligatoire

Date Date et heure Obligatoire

6.3. Modle de document

Dans le cadre dun content type bas sur le modle Document , il est possible de dfinir le modle de

fichier utilis.

Pour ce faire, il suffit de cliquer sur le lien Paramtres avancs prsent sur la page de gestion du

content type courant.

Il est alors possible de modifier le modle de base ou duploader un modle dj existant dans le systme.

Ce modle sera alors propos aux utilisateurs et permettra de possder un modle de document unifi au

sein de la liste.

En crant un fichier de type Office 2007, une fonctionnalit intressante peut tre utilise. Si on retourne

modifier le modle, il est possible, via longlet Insertion puis QuickPart daller rcuprer des champs

existant dans notre type de contenu.

Il est alors possible de saisir et/ou complter les mtadonnes dans le ruban et de les voir apparatre dans

le document sans avoir faire le travail double.

Figure 38 - Ajout des mtadonnes dans le document
http://www.cc-sharepoint.ch/_layouts/ManageContentType.aspx?ctype=0x0101http://www.cc-sharepoint.ch/_layouts/ManageContentType.aspx?ctype=0x0101http://www.cc-sharepoint.ch/Interne/CoursSP/genera/jerome/_layouts/ManageContentTypeField.aspx?ctype=0x0101007FA6DAB475FAD545893EB1883F13A625&Field=Title&Fid=%7Bfa564e0f%2D0c70%2D4ab9%2Db863%2D0177e6ddd247%7Dhttp://www.cc-sharepoint.ch/Interne/CoursSP/genera/jerome/_layouts/ManageContentTypeField.aspx?ctype=0x0101007FA6DAB475FAD545893EB1883F13A625&Field=Title&Fid=%7Bfa564e0f%2D0c70%2D4ab9%2Db863%2D0177e6ddd247%7Dhttp://www.cc-sharepoint.ch/_layouts/ManageContentType.aspx?ctype=0x01http://www.cc-sharepoint.ch/_layouts/ManageContentType.aspx?ctype=0x01http://www.cc-sharepoint.ch/Interne/CoursSP/genera/jerome/_layouts/ManageContentTypeField.aspx?ctype=0x0101007FA6DAB475FAD545893EB1883F13A625&Field=Redacteur&Fid=%7B31b8beeb%2D60f6%2D461a%2Dbe5f%2Dda2e18136f0c%7Dhttp://www.cc-sharepoint.ch/Interne/CoursSP/genera/jerome/_layouts/ManageContentTypeField.aspx?ctype=0x0101007FA6DAB475FAD545893EB1883F13A625&Field=Redacteur&Fid=%7B31b8beeb%2D60f6%2D461a%2Dbe5f%2Dda2e18136f0c%7Dhttp://www.cc-sharepoint.ch/Interne/CoursSP/genera/jerome/_layouts/ManageContentTypeField.aspx?ctype=0x0101007FA6DAB475FAD545893EB1883F13A625&Field=Salle&Fid=%7B7b51016e%2D17b1%2D4c1b%2Dba9a%2D403e5b4f1650%7Dhttp://www.cc-sharepoint.ch/Interne/CoursSP/genera/jerome/_layouts/ManageContentTypeField.aspx?ctype=0x0101007FA6DAB475FAD545893EB1883F13A625&Field=Salle&Fid=%7B7b51016e%2D17b1%2D4c1b%2Dba9a%2D403e5b4f1650%7Dhttp://www.cc-sharepoint.ch/Interne/CoursSP/genera/jerome/_layouts/ManageContentTypeField.aspx?ctype=0x0101007FA6DAB475FAD545893EB1883F13A625&Field=Date&Fid=%7B5bd64dd4%2D1adc%2D4b2b%2Da5fd%2D996c946a41f1%7Dhttp://www.cc-sharepoint.ch/Interne/CoursSP/genera/jerome/_layouts/ManageContentTypeField.aspx?ctype=0x0101007FA6DAB475FAD545893EB1883F13A625&Field=Date&Fid=%7B5bd64dd4%2D1adc%2D4b2b%2Da5fd%2D996c946a41f1%7Dhttp://www.cc-sharepoint.ch/Interne/CoursSP/genera/jerome/_layouts/ManageContentTypeField.aspx?ctype=0x0101007FA6DAB475FAD545893EB1883F13A625&Field=Date&Fid=%7B5bd64dd4%2D1adc%2D4b2b%2Da5fd%2D996c946a41f1%7Dhttp://www.cc-sharepoint.ch/Interne/CoursSP/genera/jerome/_layouts/ManageContentTypeField.aspx?ctype=0x0101007FA6DAB475FAD545893EB1883F13A625&Field=Salle&Fid=%7B7b51016e%2D17b1%2D4c1b%2Dba9a%2D403e5b4f1650%7Dhttp://www.cc-sharepoint.ch/Interne/CoursSP/genera/jerome/_layouts/ManageContentTypeField.aspx?ctype=0x0101007FA6DAB475FAD545893EB1883F13A625&Field=Redacteur&Fid=%7B31b8beeb%2D60f6%2D461a%2Dbe5f%2Dda2e18136f0c%7Dhttp://www.cc-sharepoint.ch/_layouts/ManageContentType.aspx?ctype=0x01http://www.cc-sharepoint.ch/Interne/CoursSP/genera/jerome/_layouts/ManageContentTypeField.aspx?ctype=0x0101007FA6DAB475FAD545893EB1883F13A625&Field=Title&Fid=%7Bfa564e0f%2D0c70%2D4ab9%2Db863%2D0177e6ddd247%7Dhttp://www.cc-sharepoint.ch/_layouts/ManageContentType.aspx?ctype=0x0101


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Finalement, en enregistrant le modle de document se mettra automatiquement jour. Il ne reste alors

plus qua fermer Word et cliquer Ok dans les proprits du type de contenu.

6.4.Utilisation du type de contenu

Pour crer une liste base sur un Content type , il faut commencer par crer une nouvelle liste

correspondant un des types de base (dans notre cas, il sagit dune liste de documents). Ensuite, dans les

paramtres avancs de la liste, il faut autoriser Autoriser la gestion des types de contenu . En

retournant dans les paramtres, on constate alors la prsence dune nouvelle section.

Figure 39 - Type de contenu d'une liste

En cliquant sur le lien Ajouter partir de types de contenu de site existants , il est alors possible de

retrouver le type de contenu en fonction du groupe utilis lors de sa cration.

Ensuite, il est possible de dsactiver le type parent et de rendre le type de contenu Procs Verbaux visible et utilis par dfaut en cliquant sur le lien Modifier lordre et le type de contenu par dfaut sur le

bouton Nouveau .

Figure 40 - Ajout d'un content type une liste

Pour terminer, il sagit de modifier laffichage afin que les colonnes du content type soient affiches. Il

est ncessaire de se rendre sur la page principale de la liste puis de cliquer sur le lien Paramtres puis

Crer un affichage . La manipulation qui en suit est en tous points identiques celle prsente lors de la

cration dune liste personnalise.


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7. Les WebPartsLes WebParts sont des contrles spcialiss ayant pour but dtre placs au sein dune page. On les

retrouve gnralement sur la page daccueil dun site SharePoint.

Par dfaut, SharePoint offre dj un grand nombre de WebParts. De plus, lorsquune nouvelle liste est

cre, il est alors possible de la rutiliser sous la forme dun WebPart.

Lorsque lon se trouve sur la page daccueil dun site, il est possible de grer les composants WebParts en

cliquant sur le bouton Actions du site puis Modifier la page . La page se prsente alors sous la forme

dun mode dition. En cliquant sur un des boutons Ajouter un composant WebPart , il est alors possible

de slectionner un WebPart. La plupart du temps, nous utiliserons des WebParts prsents dans la section

Listes et bibliothques afin de prsenter une synthse de plusieurs listes sur la page daccueil.Nanmoins, il faut tre conscient quil existe de nombreux autres WebParts lis par exemple aux fonctions

de recherches, lintgration avec Outlook ou encore aux donnes mtiers (Business Intelligence).

Si nous slectionnons la liste lie au procs verbaux et que nous cliquons sur Ajouter , nous pouvons

constater que le composant t ajout la page.

Figure 41 - Slection de la liste des procs verbaux pour le web part

Ensuite, il est possible daffiner certains paramtres en cliquant sur triangle (prsent dans le coin suprieur

droit du composant) puis sur Modifier le composant WebPart partag .


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Figure 42 - Modifier un Web Part

Figure 43 - Paramtres d'un Web Part

Le menu qui apparat sur la droite de lcran offre un grand nombre de possibil its pour personnaliser

laffichage du composant.

Finalement, on comprendra aisment quil est possible dajouter autant de WebParts que souhait.

Toutefois, un trop grand nombre dinformations sur la page daccueil risque de rendre la page illisible.


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8. Gestion des workflowsNOTE : Le site SharePointEtapes/etape2 contient tout ce qui a t effectu jusqu prsent.

La gestion des workflows est trs intressante au

sein de SharePoint. Il est en effet possible de grer

un ensemble dinteractions avec un ou plusieurs

utilisateurs suite la cration (ou le dclenchement

manuel) dun lment dune liste.

On constate trois niveaux de cration de flux de

travail avec SharePoint.

Les premiers workflows utilisables sont nativement

proposs. Ce sont des workflows trs simples

comme lapprobation dun document ou le recueil

de commentaires.

Il est galement possible de crer des workflows

depuis SharePoint Designer. Il sagit dans ce cas de

workflows nettement plus personnaliss. En effet,

loutil propose un certains nombre de conditions et

dactions paramtrables pour crer un flux de manire graphique. Bien que loutil permette unepersonnalisation assez forte, il dispose de certaines limitations, comme limpossibilit dutiliser des boucles.

Une autre limitation est le fait que la cration dun workflow ne peut sappliquer qu une seule liste et ne

peut pas tre dploy sur une autre liste.

Finalement, le dernier outil pour crer des flux de travail est Visual Studio. Il est alors possible de crer un

flux de travail qui colle tout fait la ralit. Toutefois, la complexit pour raliser ce flux de travail est plus

grande car il devient ncessaire dcrire du code.

8.1.SharePoint Designer

Loutil SharePoint Designer est un diteur HTML pour concevoir des sites. Il sagit en fait de la nouvelle

version de FrontPage. Comme son nom lindique, loutil possde une trs forte intgration SharePoint.

Nous allons utiliser SharePoint Designer afin de crer le workflow utile la cration dun nouveau projet.

Vous trouverez un lien vers SharePoint Designer sur le bureau de la machine virtuelle.

Figure 44 - Pyramide des outils pour crer des workflows

SharePoint


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8.2.Dfinition du workflow

Le workflow que nous allons crer est trs simple. Il sagit davertir le

responsable SharePoint lorsquun collaborateur ajoute un nouveauprojet dans la liste Projets . A ce moment, une instance du flux de

travail sera cre et durera jusqu' ce quelle se termine.

Le responsable SharePoint sera alors contact par mail pour

linformerquun nouveau site de projet doit tre cr. Ce mail devra

lui indiquer le nom du projet et son code, le chef de projet ainsi que

les participants afin quil puisse crer le site avec les bons droits.

En plus du mail, une tche lui sera assigne dans la liste Liste de

tches du site SharePoint. Lorsque le responsable aura cr le site,

il devra alors valider la tche. A ce moment, il lui sera galement

demand quel est lURL du site quil vient de crer.

Le workflow rcuprera la valeur saisie par le responsable

SharePoint et ira lassigner dans la liste de projet.

Finalement, le flux de travail avertira le chef de projet comme quoi

son site de projet est cr.

Le flux tant termin, linstance du flux est supprime.

Figure 45 - Diagramme du flux de travail


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8.3.Ouvrir un site avec SharePoint Designer

Pour commencer, il sagit de dmarrer Microsoft SharePoint Designer. Une fois lapplication dmarre, il

faut cliquer sur Fichier puis Ouvrir le site .

Le site ouvrir dans le cadre de lexercice esthttp://moss07-01/cours. Il est bien entendu possible douvrir

dautres sites. Par exemplehttp://moss07-01/objectifafin de voir le rsultat final obtenir.

8.4.Crer un flux de travail

Une fois le site ouvert, nous pouvons ajouter un nouveau contenu SharePoint en faisant un clic droit sur le

rpertoire comme le montre limage ci-dessous.

Figure 46 - Ajouter un contenu SharePoint
http://moss07-01/courshttp://moss07-01/courshttp://moss07-01/courshttp://moss07-01/objectifhttp://moss07-01/objectifhttp://moss07-01/objectifhttp://moss07-01/objectifhttp://moss07-01/cours


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Dans la fentre qui vient de souvrir, nous pouvons slectionner Flux de travail puis Flux de travail

vide .

Figure 47 - Slection contenu de type "Flux de travail"

La premire tape de cration dun flux travail consiste lui dfinir un nom ainsi que la liste sur laquelle il

va sappliquer. Finalement, nous dfinissons galement que le flux dmarrera automatiquement lorsquu n

nouvel lment est cr dans la liste.

Figure 48 - Paramtre principaux d'un workflow sous SharePoint Designer


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En cliquant sur le bouton Suivant , nous pouvons maintenant accder la partie concrte de cration du

flux de travail. Dans cette partie, nous avons la possibilit de dfinir plusieurs tapes pour notre flux de

travail. De plus, il est possible de dfinir des conditions qui, si elles sont vrifies permettront dexcuter

certaines actions et a contrario, pourraient excuter dautres actions si elles ntaient pas correctes.

Figure 49 - Cration de la premire tape du flux de travail

8.5. Etape 1 InformerLa premire tape de notre flux consiste informer le responsable SharePoint quil doit crer un nouveau

site collaboratif pour le projet. Pour cela, il faut cliquer sur le bouton Actions et rechercher Envoyer un

courrier lectronique . Si cette action napparat pas dans la liste, il suffit de slectionner Autres

actions. Ensuite, dans la fentre qui apparat, il suffit de rechercher laction Envoyer un courrier

lectronique .

Figure 50 - Ajout d'une action au flux de travail

En cliquant sur le lien ce message , SharePoint Designer ouvre une nouvelle fentre ressemblant

beaucoup celle pour envoyer un email.


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Figure 51 - Dfinir la structure du mail pour l'action

En cliquant sur le bouton le plus droite de la ligne : , nous pouvons choisir quelle sera le(s)

destinataire(s) du message.

Nous verrons plus tard quil est, par exemple, possible de rcuprer des informations directement du flux

afin denvoyer un email au chef de projet.

Dans le cadre de lexercice, nous proposons de vous mettre comme destinataire du message.

Figure 52 - Slection du destinataire du mail

Nous pouvons maintenant dfinir un sujet de message tel que SharePoint worflow Demande de

cration dun nouveau site collaboratif mais galement le corps du message.

Il devient alors intressant de saisir du texte mais galement de rcuprer des informations du flux afin

dinformer au mieux le responsable SharePoint sur les besoins du projet.

Pour cela, il suffit de cliquer sur le bouton Ajouter la recherche au corps .

Ensuite, nous pouvons slectionner dans la premire liste lment en cours qui correspond en fait aux

donnes saisies dans la liste de projets.


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Puis une information ncessaire comme par exemple le code de projet comme le montre la Figure 53 -

Rcupration d'une information du flux pour le mail.

Figure 53 - Rcupration d'une information du flux pour le mail

Nous pouvons arriver au rsultat suivant :

Figure 54 - Structure du mail complte

Nous pouvons maintenant valider cette action puis cliquer sur le lien Ajouter une tape au flux de

travail .


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8.6.Etape 2 Collecter et Assigner

Pour cette tape, il sagit dattendre que le responsable SharePoint ait cr le site de projet puis de

rcuprer lURL du site de projet.

Pour effectuer cela, nous allons ajouter laction permettant de Collecter les donnes dun utilisateur .

Elle permet d'assigner une tche et propose l'utilisateur de saisir une ou plusieurs valeurs avant de

terminer cette dernire.

Figure 55 - Ajout de l'action de collecte de donnes

Commenons par cliquer sur le lien donnes . Nous pouvons alors dfinir le nom de la tche qui sera

assigne lutilisateur ainsi quune brve description.

Figure 56 - Dfinition de la tche pour la collecte des donnes


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En cliquant sur le bouton Suivant > puis sur Ajouter , nous pouvons crer un champ relatif une

URL. Pour cela, nous choisirons le type Une seule ligne de texte . De plus, en cliquant sur le bouton

Suivant , nous dsactivons lautorisation pour les champs vides.

Figure 57Ajout dun champ la collecte des donnes

Ensuite, en cliquant sur Terminer , nous retournons sur la fentre dajout dun champ. Etant donn que

nous navons pas dautres informations rcolter, nous pouvons terminer la cration de cette tche afin de

dfinir quel utilisateur sera touch par cette collecte dinformations, savoir spadmin .

La dernire tape lie la collecte de donnes consiste assigner le rsultat de la saisie dans une variable

que nous pourrons rutiliser.

Pour cela, il suffit de cliquer sur Variable : collecter puis Crer une variable . Cette variable va en fait

contenir lidentifiant de la tche lie au flux de travail.

Figure 58 - Cration d'une variable


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Maintenant que nous avons stock le rsultat dans la variable URLSiteProjet , nous allons en rcuprer

la valeur et lassigner dans la liste.

Pour cela, nous commenons par ajouter laction Dfinir le champ dans llment actif. Ensuite, il fautslectionner le champ Lien sur le site de projet .

Figure 59 - Slection du champ qui contiendra la valeur de la variable

La manipulation se complique pour la dfinition de la valeur. Tout dabord, il faut cliquer sur le bouton

.

La partie suprieure de la fentre indique Quelles sont les informations que nous souhaitons rcuprer .

De ce fait, nous dfinissons comme source Liste de tche (Il sagit de la liste o sont stockes les tches)

et comme champ URL du nouveau site de projet (Il sagit du champ que nous avons cr

prcdemment).

Figure 60 - Slection de la liste de donnes


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La partie infrieure correspond Comment rcuprer la bonne information . Pour cela, nous allons

rutiliser la variable URLSiteProjet que nous avons cr prcdemment.

Nous allons donc nous baser sur le champ ID de la liste de tche comme champ. Pour la valeur, il suffit de

cliquer sur le nouveau bouton puis choisir Donnes du flux de travail comme source et notre

variable comme valeur.

Figure 61 - Slection du critre de recherche


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Figure 62 - Rcupration de l'URL du site grce la variable

8.7.Etape 3 Avertir le chef de projet

Note : Cette tape nest pas testable dans la machine virtuelle livre, il faut pour cela que les utilisateurs

soient des membres dun domaine et disposent dadresses e-mail dans leurs profils Active Directory.

Maintenant que nous avons pu rcuprer lURL du site collaboratif et linscrire dans la liste de projet, nous

pouvons avertir le chef de projet.

Nous utiliserons nouveau le mail comme moyen de communication. Par contre, tant donn que cetteinformation nest pas constante comme ltait prcdemment le responsable SharePoint, nous utiliserons

les informations contenues dans le flux pour informer le chef de projet.


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Figure 63 - Slection du destinataire pour l'envoie du mail

En slectionnant lutilisateur Recherche de flux de travail , cela signifie que nous allons accder aux

informations contenues dans le flux de travail pour choisir un utilisateur.

Nous slectionnons lment en cours comme source ce qui permet de faire rfrence au projet pour

lequel a t instanci le flux de travail. En ce qui concerne la valeur, nous allons rcuprer le chef de projet

qui, selon la politique de lentreprise, est le responsable du site.

Figure 64 - Slection du destinataire grce une valeur du workflow


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8.8.Etape 4 Terminer le flux

La dernire tape concernant notre flux consiste le terminer. En effet, si nous ne terminons pas le flux,

cela va impliquer le fait que linstance continuera dexister. On comprend assez vite que si le s flux sont trsfortement utiliss, on risque rapidement de saturer la mmoire du serveur.

Il nous suffit alors dajouter une action nomme Arrter le flux de travail . De plus, nous consignons le

message Termin qui sera conserv dans lhistorique du flux de travail.

Figure 65 - Cration de l'action pour terminer le flux de travail


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9. InfoPathNOTE : Le site SharePointEtapes/etape3 contient tout ce qui a t effectu jusqu prsent.

InfoPath est un logiciel distribu dans la suite Office de Microsoft depuis la version Office 2003 . Il

permet de dvelopper des formulaires qui peuvent tre utiliss de manire dconnecte. De plus, il est

possible de venir intgrer ces formulaires sur un systme SharePoint.

Dans le cadre du cours, nous vous proposons dutiliser un formulaire dj existant et de se focaliser sur la

partie lie la publication de celui-ci. Ce formulaire permettra de grer le dfraiement lors de lutilisation

de vhicules privs au sein de lentreprise.

Dans un premier temps, nous allons commencer par nous dconnecter et se logger en tant que webmaster.Ensuite, nous pouvons crer une nouvelle liste, savoir une bibliothque de formulaire comme le montre

les captures dcran suivantes.

Figure 66 - Cration d'une bibliothque de formulaire


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Figure 67 - Paramtre de la bibliothque de formulaires

Ensuite, nous pouvons lancer InfoPath en effectuant un clic-droit sur le fichier DefraiementVHC (prsent

sur le bureau) puis Design .

Figure 68 - Lancement dInfoPath en mode design

Une fois lapplication lance, lcran devrait ressembler ceci :


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Figure 69 - InfoPath avec un formulaire charg

La premire tape consiste crer un certificat qui sera li au formulaire et qui permettra (selon la scurit

du SharePoint) dtre ouvert avec le consentement de lutilisateur. Pour cela, il faut aller dans Tools puis

Form Options .

Figure 70 - Ouvrir les options du formulaire

Puis se rendre dans la partie Security and Trust afin de cocher la case Sign this form template puis

cliquer sur le bouton Create Certificate en acceptant le message dinformation.

On notera quil se peut que la case soit dj coche. Dans ce cas, nous prfrerons quand mme recrer un

nouveau certificat.


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Figure 71 - Cration d'un certificat

Aprs avoir ferm cette fentre, nous pouvons effectuer un double-clic sur le bouton Submit qui se

trouve tout en bas du formulaire afin daccder ses proprits.

Figure 72 - Accs aux proprits du bouton

En cliquant sur le bouton Submit Options , nous allons pouvoir configurer comment et o sera ajout le

formulaire.

Normalement, il existe dj des informations de connexion et il ne reste plus qu les modifier en cliquant

sur le bouton Manage puis Modify dans la nouvelle fentre.


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Figure 73 - Modification des informations de validation

Figure 74 - Slection de la source de donne

Il faudra alors changer lURL par celle correspondant la bibliothque de formulaire que nous venons de

crer. Normalement, lURL sauto-complte au fur et mesure de la saisie.


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Figure 75 - Remplacement de la bibliothque de document

La dernire tape consiste publier le formulaire dans la bibliothque de document.

Pour cela, il sagit de cliquer sur File puis Publish .

Figure 76 - Lancement de la publication du formulaire

Nous indiquons que nous voulons publier le formulaire sur un server SharePoint.


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Figure 77 - Type de destination du formulaire

Ensuite, nous indiquons lURL du site SharePoint (celui qui contient la bibliothque de document). Il faudra

certainement resaisir votre nom dutilisateur et mot de passe.

Figure 78 - Saisie de l'URL de destination

Nous choisissons de le publier sous la forme dun document ( Document Library ) et non pas dun type de

contenu ( Site Content Type (Advanced ) ).

A ce moment, nous pouvons choisir dans quelle bibliothque sera publi le formulaire.


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Figure 79 - Slection de la bibliothque de document

Et pour finir, nous dfinissons quels champs du formulaire seront affichs dans la liste (c'est--dire quil ne

sera pas ncessaire douvrir le formulaire pour connatre leurs valeurs.

Figure 80 - Slection des champs afficher


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10. Gestion des droitsComme nous avons pu le constater, SharePoint possde une logique trs hirarchise. Il en va de mme

avec la gestion des droits. En effet, lorsque lon cre un nouveau site ou une nouvelle liste, ils hritent par

dfaut des droits de leur liste parente. Par contre, le choix nous est propos de couper cet hritage et de

crer une nouvelle gestion des droits.

Il faut toutefois tre trs prudent avec cette gestion. En effet, en perdant lhritage des droits, il y a un fort

risque doublier de mettre jour les droits personnaliss dune liste en mettant jour ceux dont elle devrait

hriter.

On conseillera en gnral de possder les mmes autorisations pour tout un site plutt que de grer les

accs diffremment sur chaque liste.

Pour modifier les accs sur une liste, il suffit de se rendre dans les paramtres de la liste puis de cliquer sur

le lien Autorisation pour : NomDeLaListe .

La page affiche liste les droits actuellement hrits pour la liste des projets.

Figure 81 - Liste des droits d'une liste

En cliquant sur le bouton Actions , il est possible de modifier les droits hrits et qui sappliqueront

lensemble de ses enfants ou de supprimer cet hritage.

Figure 82 - Modifier les autorisations d'une liste


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En acceptant le message suivant : Vous tes sur le point de crer des autorisations uniques pour cette

liste. Les modifications apportes aux autorisations du site parent n'affecteront plus cette liste. , les droits

ne seront plus hrits.

Il est alors possible de modifier ou supprimer laccs certains comptes ou encore den ajouter de

nouveaux.

Imaginons par exemple quon souhaite retirer laccs une liste tout le monde, saut son chef de projet.

Pour ce faire, il suffira de slectionner les cases cocher (des gens qui ont souhaite retirer les droits)

situes sur la gauche de la liste, puis, dans le menu Actions de slectionner Supprimer les

autorisations des utilisateurs .

Figure 83 - Suppression d'autorisations

Au cas o, il deviendrait ncessaire dhriter nouveau des droits du site parent. Pour ce la, il suffit de

retourner sur la page de gestion des autorisations (Paramtre de la liste puis Autorisations ). Il faut

cliquer sur le menu Actions puis sur Hriter des autorisations

Figure 84 - Hriter nouveau des droits

10.1. Exemple pratiqueDans le cadre de notre site collaboratif, nous souhaitons que les visiteurs (reprsents par lutilisateur local visiteur ) aient accs en lecture au blog, et uniquement au blog. Nous souhaitons en revanche que les

collaborateurs (reprsents par lutilisateur local collaborateur ) aient accs tout le contenu du site.


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On remarque que dans ltat actuel des choses, lutilisateur visiteur na aucuns droits sur le SharePoint,

de mme pour lutilisateur collaborateur .

Figure 85 - Accs refus (visiteur) Figure 86 - Accs refus (collaborateur)

Nous allons commencer par attribuer des droits aux visiteurs, afin quils naient accs quau blog. Pour ce

faire, il va falloir se rendre dans le blog, et slectionner actions du site

Paramtres du site

autorisations avances .

La premire tape va tre de slectionner dans le menu actions , llment Modifier les autorisations

des utilisateurs . Cette manipulation va en fait casser lhritage des droits, et permettre de les diter. Il

suffit ensuite dans le menu Nouveau dajouter un utilisateur. Cet utilisateur naura accs quen lecture

au blog.

Figure 87 - Ajout de droits un utilisateur

Le rsultat obtenu, une fois les droits attribus, doit ressembler ceci :


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Figure 88 - Autorisations du blog d'entreprise

On peut facilement vrifier que lutilisateur a accs au blog en se rendant sur ce dernier (attention ne pas

ouvrir la racine de la collection de sites, car lutilisateur na aucuns droits cet endroit).

Figure 89 - Affichage du blog par un "visiteur"

Pour lutilisateur collaborateur , il suffira de faire la mme manipulation au niveau du site cours, en

attribuant cette fois des autorisations de collaboration.

Note : Ce chapitre pour but de prsenter succinctement la gestion des droits. Dans un environnement de

production, on prfrera crer des groupes, attribuer des droits ceux-ci, puis, par la suite, y ajouter des

utilisateurs. Ceci permettra, par exemple, dviter, lorsquune personne arrive dans lentreprise, de devoir

dfinir tous ses droits la main. Il suffira de lajouter dans un groupe.


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11. Lienshttp://dnt91.developpez.com/tutoriel/SharePoint/workflows-SharePoint-designer/

http://stephaneey.developpez.com/tutoriel/SharePoint/contenttype/

12. Table des figuresFigure 1 - Sites prsent dans la collection ......................................................................................................... 5

Figure 2 - Architecture dans SharePoint ............................................................................................................ 8

Figure 3 - Page d'accueil de SharePoint ............................................................................................................ 9

Figure 4 - Accder au paramtres du site........................................................................................................ 10

Figure 5- Paramtres du site .......................................................................................................................... 10

Figure 6 - Menu du site ................................................................................................................................... 11

Figure 7 - Contenu d'un site SharePoint .......................................................................................................... 11

Figure 8 - Type de listes dans SharePoint ........................................................................................................ 12

Figure 9 - Description de la liste Calendrier .................................................................................................... 12

Figure 10 - Cration d'un agenda .................................................................................................................... 13

Figure 11 - Premier affichage de l'agenda ....................................................................................................... 14

Figure 12 Bouton de connexion Outlook ................................................................................................... 15

Figure 13 - Tlchargement du fichier ............................................................................................................ 15Figure 14 - Acceptation de l'accs la liste ..................................................................................................... 15

Figure 15 - Accs une liste de tche depuis Outlook .................................................................................... 16

Figure 16 - Listes contenues dans un blog ....................................................................................................... 16

Figure 17 Sites et espaces de travail ............................................................................................................. 17

Figure 18 - Cration de blog ............................................................................................................................ 18

Figure 19 - Blog, message par dfaut .............................................................................................................. 18

Figure 20Blog, vue densemble.................................................................................................................... 19

Figure 21 - Liste des catgories ....................................................................................................................... 19

Figure 22 - Blog, Crer un message ................................................................................................................. 20

Figure 23 - Blog, Grer les messages ............................................................................................................... 20Figure 24 - LiveWriter, Slection du type de blog ........................................................................................... 22

Figure 25 - LiveWriter, Exemple d'un nouveau post ....................................................................................... 22

Figure 26 Word, Publication sur un blog ......................................................................................................... 23

Figure 27 - Word, Cration d'un nouveau post ............................................................................................... 24

Figure 28 - Word, Cration d'un nouveau compte .......................................................................................... 24

Figure 29 - Word, Slection du type de blog ................................................................................................... 25

Figure 30 - Word, Saisie de l'URL du blog ........................................................................................................ 25

Figure 31 Accder aux paramtres de la liste .............................................................................................. 26

Figure 32 - Rcapitulatif des colonnes par dfaut d'une liste personnalise.................................................. 26

Figure 33 - Cration d'un affichage ................................................................................................................. 27

Figure 34 - Affichage standard ........................................................................................................................ 27
http://dnt91.developpez.com/tutoriel/sharepoint/workflows-sharepoint-designer/http://dnt91.developpez.com/tutoriel/sharepoint/workflows-sharepoint-designer/http://stephaneey.developpez.com/tutoriel/sharepoint/contenttype/http://stephaneey.developpez.com/tutoriel/sharepoint/contenttype/http://stephaneey.developpez.com/tutoriel/sharepoint/contenttype/http://dnt91.developpez.com/tutoriel/sharepoint/workflows-sharepoint-designer/


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Figure 35 - Affichage, choix des champs ......................................................................................................... 28

Figure 36 - Affichage personnalis .................................................................................................................. 28

Figure 37 - Cration d'un content type ........................................................................................................... 29

Figure 38 - Ajout des mtadonnes dans le document ................................................................................... 30Figure 39 - Type de contenu d'une liste .......................................................................................................... 31

Figure 40 - Ajout d'un content type une liste ............................................................................................... 31

Figure 41 - Slection de la liste des procs verbaux pour le web part ............................................................ 32

Figure 42 - Modifier un Web Part .................................................................................................................... 33

Figure 43 - Paramtres d'un Web Part ........................................................................................................... 33

Figure 44 - Pyramide des outils pour crer des workflows SharePoint........................................................... 34

Figure 45 - Diagramme du flux de travail ........................................................................................................ 35

Figure 46 - Ajouter un contenu SharePoint ..................................................................................................... 36

Figure 47 - Slection contenu de type "Flux de travail" .................................................................................. 37

Figure 48 - Paramtre principaux d'un workflow sous SharePoint Designer .................................................. 37

Figure 49 - Cration de la premire tape du flux de travail .......................................................................... 38

Figure 50 - Ajout d'une action au flux de travail ............................................................................................. 38

Figure 51 - Dfinir la structure du mail pour l'action ...................................................................................... 39

Figure 52 - Slection du destinataire du mail .................................................................................................. 39

Figure 53 - Rcupration d'une information du flux pour le mail .................................................................. 40

Figure 54 - Structure du mail complte ........................................................................................................... 40

Figure 55 - Ajout de l'action de collecte de donnes ...................................................................................... 41

Figure 56 - Dfinition de la tche pour la collecte des donnes ..................................................................... 41

Figure 57Ajout dun champ la collecte des donnes ................................................................................ 42Figure 58 - Cration d'une variable ................................................................................................................. 42

Figure 59 - Slection du champ qui contiendra la valeur de la variable ......................................................... 43

Figure 60 - Slection de la liste de donnes .................................................................................................... 43

Figure 61 - Slection du critre de recherche ................................................................................................. 44

Figure 62 - Rcupration de l'URL du site grce la variable ......................................................................... 45

Figure 63 - Slection du destinataire pour l'envoie du mail ............................................................................ 46

Figure 64 - Slection du destinataire grce une valeur du workflow ........................................................... 46

Figure 65 - Cration de l'action pour terminer le flux de travail ..................................................................... 47

Figure 66 - Cration d'une bibliothque de formulaire................................................................................... 48

Figure 67 - Paramtre de la bibliothque de formulaires ............................................................................... 49Figure 68 - Lancement dInfoPath en mode design......................................................................................... 49

Figure 69 - InfoPath avec un formulaire charg .............................................................................................. 50

Figure 70 - Ouvrir les options du formulaire ................................................................................................... 50

Figure 71 - Cration d'un certificat .................................................................................................................. 51

Figure 72 - Accs aux proprits du bouton .................................................................................................... 51

Figure 73 - Modification des informations de validation ................................................................................ 52

Figure 74 - Slection de la source de donne ................................................................................................. 52

Figure 75 - Remplacement de la bibliothque de document .......................................................................... 53

Figure 76 - Lancement de la publication du formulaire .................................................................................. 53Figure 77 - Type de destination du formulaire ................................................................................................ 54

Figure 78 - Saisie de l'URL de destination ........................................................................................................ 54


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Figure 79 - Slection de la bibliothque de document ................................................................................... 55

Figure 80 - Slection des champs afficher .................................................................................................... 55

Figure 81 - Liste des droits d'une liste ............................................................................................................. 56

Figure 82 - Modifier les autorisations d'une liste ........................................................................................... 56Figure 83 - Suppression d'autorisations .......................................................................................................... 57

Figure 84 - Hriter nouveau des droits ......................................................................................................... 57

Figure 85 - Accs refus (visiteur) Figure 86 - Accs refus (collaborateur) .......................................... 58

Figure 87 - Ajout de droits un utilisateur ...................................................................................................... 58

Figure 88 - Autorisations du blog d'entreprise ................................................................................................ 59

Figure 89 - Affichage du blog par un "visiteur" ............................................................................................... 59

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