FORMATION DES OFFICIELS DE CLUB 2009/2010

Formation SecrétairesFormation Secrétaires

District Centre-SudFévrier 2009 1

FORMATION DES OFFICIELS DE CLUB 2009/2010

Commission Développement et Vitalité des Clubs

Formation

.

Secrétaire de club:un poste-clé



2 - GUIDE DU TRAVAIL SUR UNE ANNÉE

1 - LES RESPONSABILITÉS DU SECRÉTAIRE

3 - R.M.E (Rapport Mensuel d’Effectif) par internet



1 - LES RESPONSABILITÉS DU SECRÉTAIRE


District Centre-SudFévrier 2009 4Février 2009 4

organisation

ponctualité

communication



Le Secrétaire est le conseiller et le soutien du Président

Il effectue les tâches sous la responsabilité du Président et en collaboration avec le Trésorier

Son rôle essentiel est de veiller à la bonne marche administrative du club



Le Secrétaire aide le Président dans la conception et la réalisation du calendrier-dépliant du club.

Conseiller et soutien du PrésidentConseiller et soutien du Président

Le Secrétaire participe à l’élaboration de l’ordre du jour des réunions, en liaison avec le Président et, si possible, le diffuse avant la réunion.



Conseiller et soutien du PrésidentConseiller et soutien du Président

Le Secrétaire aide le Président à élaborer le DOCUMENT PRÉPARATOIRE A LA VISITE DU GOUVERNEUR (doc téléchargeable sur le site du District)

Le Secrétaire aide le Président à la rédaction le LIVRE BLANC et le LIVRE BLANC INTERNATIONAL (FORMULAIRE A1) (également téléchargeable sur le site du District)



Calendrier dépliant du ClubCalendrier dépliant du Club



Le Secrétaire établit ou met à jour un fichier individuel complet des membres du club.

Ce fichier débute par le formulaire ME6, proposition d’affiliation. Il comprend également :

• adresse exacte, n° de téléphone, date de naissance,

e-mail,• situation professionnelle et familiale• numéros de membre Oak Brook et France (D M)• les fonctions assurées dans le Lionisme




ME 6

Document restant au Club



Le Secrétaire collabore à l’élaboration du calendrier :

• dates des actions nationales, visite du Gouverneur, du Président de Zone, du Président de Région et dates des Comités Consultatifs de Zone

• dates des Congrès, Conventions Nationale et Internationale

• dates des actions et manifestations du club

• dates de formation des nouveaux Bureaux

• dates des réunions statutaires, Assemblées Générales et Conseils d’Administration




Le Secrétaire, en liaison avec le Président, établit l’ordre du jour des réunions

Il envoie les convocations pour les réunions de club, de Bureau, de Conseil d’administration

Il envoie les convocations aux 2 (ou plus) Assemblées Générales, établit les feuilles d’émargement

L’envoi peut se faire par courrier ou par e-mail, par l’intermédiaire du Bulletin de club ou le CR de réunion.

Ordre du Jour des RéunionsOrdre du Jour des Réunions



Réunions du CONSEIL D’ADMINISTRATION

Réunions du BUREAU

Réunions des MEMBRES en ASSEMBLEES GENERALES

Réunions des MEMBRES en REUNIONS STATUTAIRES

Quelles réunions ?Quelles réunions ?

Comités consultatifs de Zone (CCZ)

Congrès



Exécution des tâchesExécution des tâchessous la responsabilité du Présidentsous la responsabilité du Président



LE SECRÉTAIRE DOIT VEILLER A CE QUE LE RÈGLEMENT INTÉRIEUR SOIT SIGNÉ PAR TOUS LES MEMBRES ET MIS A JOUR (si nécessaire)

Veiller à la bonne marche administrative du ClubVeiller à la bonne marche administrative du Club

IL DOIT DÉTENIR LES STATUTS DU CLUB ET EFFECTUER LES MISES A JOUR (si nécessaire)

En 2004-2005 les clubs ont du adopter les « nouveaux » statuts et règlement intérieur (statuts-types sur le site du District).



LE SECRÉTAIRE DOIT REMPLIR TOUS LES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS

EN RESPECTANT LES DÉLAIS

Ce n’est pas parce qu’il n’y a pas de mouvement dans le mois qu’il ne faut pas effectuer le RME.

Veiller à la bonne marche administrative du ClubVeiller à la bonne marche administrative du Club



POURQUOI ACCOMPLIR

CES TÂCHES ?

Structure administrative du Lions ClubsStructure administrative du Lions Clubs



Le club fait partie d’une association internationale, dont le siège social est à Oak Brook aux USA.

Le club fait partie du District Multiple 103, dont le siège social est rue Saint-Jacques, à Paris.



Le club fait partie du District Centre-Sud dont le siège est

26 rue Smith LYON (2°)

derrière la gare de Perrache

15 Districts en France

Le club est soumis à la loi française :

• Loi 1901 sur les associations

• Le club doit, pour toute manifestation présentant un risque, faire une déclaration d’assurance



L.C.I. Oak-BrookPdt internal + Board200 pays, 42.000 clubs1.350.000 membres

D.M. 103 FranceRue St Jacques, ParisConseil des Gouveurs

15 Districts, 1.250 clubs30.000 membres

District Centre-SudRue Smith, LyonGouverneur + Cabinet103 clubs, 2.900membres

7 RégionsPR10 à 20 Clubs

19 ZonesPZ4 à 8 Clubs

Club Pdt + Bureau10 à 60 membres

ZONE

REGION



1- Oak Brook doit avoir connaissance des membres du Bureau.

Après l’A.G. de Printemps, le nouveau Bureau doit être porté dans la base de données du site internet du D.M.

La liaison D.M. Oak-Brook s’éffectue automatiquement chaque nuit.

AA- Lions Clubs International- Lions Clubs International



2- Oak Brook tient un fichier des membres de chaque club.

Le RME est envoyé, via internet, au Secrétariat Général du DM qui le retransmet, via internet, à Oak Brook.

Il doit comprendre toutes les informations demandées.

AA- Lions Clubs International- Lions Clubs International



1- Le DM tient un fichier des membres Lions de France. Le RME est envoyé rue St Jacques, par internet.

Le Formulaire Unique de Mise à Jour (FUMJ) n’est plus à remplir lors de l’arrivée d’un nouveau membre.

BB- District Multiple 103 France- District Multiple 103 France



2- La mise à jour de l’annuaire se fait maintenant par internet.

Il n’est plus nécessaire d’envoyer le BDS3 en avril.

Par contre il faut indiquer le nouveau Bureau dès qu’il est connu après l’AG de printemps.

Chaque membre a la possibilité de tenir à jour les informations le concernant, sur le site du D.M.

BB- District Multiple 103 France- District Multiple 103 France



Le District tient un fichier de ses membres à partir le la base de données du D.M.

CC- Secrétariat du District- Secrétariat du District

Il appartient au Secrétaire de vérifier la liste et les coordonnées des membres du club dans la base de données du D.M.



Le nouveau Bureau est à déclarer à la Préfecture du siège social du club, et au service du protocole de la ville, dès tenue de l’Assemblée Générale de printemps et avant le 30 juin.

DD- Le Club est une association Loi 1901- Le Club est une association Loi 1901

La Préfecture délivre une déclaration de conformitéune déclaration de conformité, document à produire lors de la visite du Gouverneur dans le club.

Elle permet d'obtenir chéquiers + signatures à la banque pour le Trésorier et le Président.



En cours d’année, dans les trois mois, toute modification des statuts (extrait du PV de l’AG) et tout changement de siège.

DD- Le Club est une association Loi 1901- Le Club est une association Loi 1901

Ces modifications sont à déclarer en Préfecture également et la déclaration est alors payante du fait de la parution dans un Journal Officiel d’annonces



Rappel Bureau et Conseil AdministrationRappel Bureau et Conseil Administration

PRESIDENT

VICE - PRESIDENTS

GOUVERNEURANCIENS GOUVERNEURS PRESIDENT FONDATEUR

SECRETAIRE TRESORIER

CHEF DU PROTOCOLE

BUREAU

4 ADMINISTRATEURS

Les ADMINISTRATEURS sont ELUS, au cours d ’une ASSEMBLEE GENERALE, selon les MODALITES du REGLEMENT INTERIEUR (Club)

PDT EXTENSION-EFFECTIFS



Le DM103 France a souscrit, pour tous les clubs Lions, un contrat comportant 3 garanties

la responsabilité civile générale

des indemnités contractuelles en cas d’accident

la protection juridique(auprès du groupe Montcalm Assurances)

Documents sur le site du District, page de la Commission « Statuts – Assurances »

Déclaration pour assurer les manifestationsDéclaration pour assurer les manifestations



2 – GUIDE DU TRAVAIL SUR UNE ANNEE



Les tâches selon leur périodicité

Guide du travail sur une annéeGuide du travail sur une année

Comment transmettre ou recevoir les informations ou documents ?

Les principaux documents



2 fois par mois : Les réunions statutaires du club

Convoquer les participants Les informer de l’ordre du jour

Les tâches à accomplir pendant une annéeLes tâches à accomplir pendant une année



Les réunions de club : établir le compte-rendu (avec le relevé des présents, absents, excusés)

à envoyer à chaque membre (courrier ou mail) à envoyer au Président de Zone (courrier ou mail) à archiver (papier sur l’année, puis informatique)

Ne pas oublier d’établir également le compte-rendu des Conseils d’Administration (1 par trimestre)


Il n’est pas utile d’adresser copie des CR de réunions aux Gouverneur, Secrétaire de District, Maison des Lions.



1 fois par mois, établir le R M E par internet

en renseignant toutes les cases ……..


2 fois par an (minimum), établir le compte-rendu des Assemblées Générales

Les archiver dans le « Registre de l’Association »

2 fois par an, établir le Tableau de bord des effectifs : ventilation des membres du club selon l’âge et les catégories socio-professionnelles,

au 31 décembre 2009 et au 30 juin 2010.



Réunions en ASSEMBLEE GENERALE

Assemblées Générales Ordinaires = 2 par an

Assemblées Générales Extraordinaires




AG d’automne, avant le 30 septembre 2009

approuve le rapport d’activité de l’année écoulée

décide de l’affectation de l’excédent des fonds du compte de fonctionnement

approuve les comptes de l’exercice écoulé donne le quitus au Président sortant renouvelle ou change le contrôleur aux

comptes.

les Assemblées Généralesles Assemblées Générales



les Assemblées Généralesles Assemblées Générales

AG de printemps, avant le 15 mars 2010 élit les membres du Conseil d’Administration

de l’année suivante élit le nouveau membre à la Commission

Extension des effectifs vote le budget de l’année suivante, ce qui

permet de fixer le montant de la cotisation à recouvrer le 1er juillet



Elle est composée de 3 membres élus à bulletin secret

Le membre élu :• 1ère année : membre de la Commission• 2ème année : vice-Président• 3ème année : Président

Le Président de la Commission fait, de droit, partie du Conseil d’Administration

Commission extension des EffectifsCommission extension des Effectifs(pour info)(pour info)

Très important



1 fois par an, établir

La déclaration à la Préfecture du nouveau Bureau.

La déclaration du nouveau Bureau sur le site internet du D.M.

Le formulaire PU101, destiné à Oak Brook, indiquant le nouveau Bureau, n’est plus nécessaire.




1 fois par an, établir

Le Livre Blanc de l’année écoulée, avant le 30 juin : synthèse de la vie sociale du club

Il est conseillé de remplir Le Livre Blanc, au cours de l’année, régulièrement pour en simplifier sa rédaction annuelle.


Créez une Fiche Action Sociale à remplir à chaque AS, la rédaction du Livre Blanc sera très rapide. Le Rapport Annuel d’activités :

ce formulaire A1, destiné à Oak Brook, est une synthèse du Livre Blanc



Exemple de Fiche Action Sociale

à remplir pour chaque action



Livre blanc

Au niveau de chaque District, au Niveau National et International, une synthèse de tous les Livres Blancs est faite.

Elle permet de présenter un bilan (financier et heures de don de soi) des actions réalisées par l ’ensemble des Lions.


Outil de communication



1 fois par an, demander

La récompense 100% PrésidentLa demande de récompense, décidée par Oak Brook, est à envoyer au District

Les récompenses 100% Secrétaire et 100% Trésorier sont demandées par le Président. La demande est à envoyer au Président de Zone qui transmet au District.




de manière ponctuelle


Demander les chevrons d’ancienneté (au DM)les clés de parrainage, les distinctions Melvin Jones

adresser un courrier d'information aux clubs de la Zone (minimum), 30 jours avant l'intronisation d'un nouveau membre

Commander les fournitures nécessaires au club



Modifications apportées aux statuts Changements de bureau Changement de siège social Récépissés des déclarations en préfecture

OBLIGATOIRE

Sous peine de sanctions pénales

et de dissolution de l’association

REGISTRE SPECIAL

Quels registres ?Quels registres ?

Garder les ArchivesGarder les Archives



- Procès-verbaux de réunions de bureau- Procès-verbaux de réunions du Conseil d’administration- Procès-verbaux de réunion des Assemblées Générales- Procès-verbaux des réunions statutaires

AUTRES REGISTRES

- Liste des officiels- Liste des responsables des commissions- Fichier des membres (par poste),- etc…

Garder les ArchivesGarder les Archives





Comment transmettre ou recevoirComment transmettre ou recevoirles informations et documents ?les informations et documents ?



Sur papier imprimé, en utilisant les services de la poste, ou la remise de la main à la main

Comment transmettre ou recevoirComment transmettre ou recevoirles informations et documents ?les informations et documents ?

Par Internet



Envoyer des informations, recevoir des informations,

Communiquer

LeLion

PR, PZ, District, DM,autre Lion

Que permet facilement internet ?Que permet facilement internet ?



Une précaution et une nécessité administrative et juridique

Original envoyé

Double à conserver dans les archives

Les documentsLes documents



Gain de temps

Diminution du coût

Fiabilité des informations transmises

Quels avantages offre internet ?Quels avantages offre internet ?



avec le District Multiple Courriel : [email protected] Site Web : www.lions-france.org

avec le District Centre-Sud Courriel : [email protected] Site Web : www.lions103cs.org

Comment communiquer ?Comment communiquer ?

On espère que le site du District s’intègrera prochainement dans celui du D.M.



Liste des documents pouvant être téléchargés sur le site du District

Situation administrative :

Statuts et Règlement intérieur (types)

Document préparatoire à la visite du Gouverneur

Calendrier du Gouverneur

Procédure pour la mise à jour du fichier du DM, par Internet (remplace le BDS3 par papier)




Communication :

Charte graphique, Dossier de Presse, Guides d’utilisation, matériel disponible…

Centre-Sud Infos

En direct des clubs

Bulletins de club

En direct de Saint Jacques, sur le site du D.M.

The Lion en français, sur un site dédié





Effectifs : Tableau de bord des effectifs R M E: mode d’emploi Demandes de récompense 100% président, secrétaire,

trésorier Formulaires compagnon Melvin Jones et membre à vie Imprimé pour la réintégration d’un Lion Formulaire d’affiliation M 6





Actions du club :

Livre Blanc

Formulaire A1 (livre blanc international, destiné à Oak Brook)

Formulaire d’assurance au groupe Montcalm

Les documentsLes documentsListe des documents pouvant être téléchargés sur le site du District


District Centre-SudFévrier 2009 58Où trouver sur le site du District ?



Pour la bonne marche du Lionisme

Permet de définir le montant des cotisations

Pour éviter que le Gouverneur ne reçoive des rappels du Siège international

33- - RRAPPORTAPPORT MMENSUELENSUEL DESDES EEFFECTIFSFFECTIFS

R.M.E.



RME tous les mois Pour l’effectif global du Club

Systématiquement, même s’il n’y a pas de modification

se fait désormais uniquement par INTERNET

Informer le District sur l’Effectif du ClubInformer le District sur l’Effectif du Club



RME sur Internet

A faire tous les mois, impérativement avant la fin du mois !

Aller sur le site du District Multiple : www.lions-france.org

Voir le diaporama « comment effectuer le RME ? »

Attention ! On n’a plus

jusqu’au 5 du mois suivant.



RME sur Internet

Il n’est plus nécessaire de diffuser de copies

- Votre intervention a mis à jour la base de données du D.M.

- Le Secrétariat de notre District a accès à cette base de données.

- Un transfert de données est réalisé, chaque nuit, du D.M. vers Oak-Brook.



Pour mémoirePour mémoire



FIN JUIN 2009

Etablir le RME de Juin avec le Secrétaire sortant

et le communiquer au Trésorier

JUILLET 2009

Faire la déclaration en Préfecture, si pas déjà fait

1ère réunion du Club en SEPTEMBRE 2009

Présenter le calendrier-programme de l’année

Bien Débuter l’annéeBien Débuter l’année



TOUS LES MOIS Réunions de BUREAU

Envoyer les comptes rendus au PZ

Envoyer le RME au plus tard le dernier jour du mois le mieux c’est de l’envoyer après la dernière réunion

Tenir à jour la liste des membres du Club

Au cours de l’annéeAu cours de l’année



OCTOBRE 2009

Assemblée Générale d’ AUTOMNE du Club

MARS 2010 Assemblée Générale de PRINTEMPS du Club

Convoquer, Faire le compte rendu, le Diffuser et l’Archiver

Au cours de l’annéeAu cours de l’année



AVANT LA FIN MAI 2010

Vérifier les coordonnées des membres et indiquer le

nouveau Bureau sur la base de données du DM

pour la mise à jour de l’ ANNUAIRE NATIONAL

AVANT LA FIN JUIN 2010

Envoyer le LIVRE BLANC

et le rapport annuel des actions (A-1)

pour quantifier NOS ACTIONS

Fin d’annéeFin d’année



Terminer l'année et préparer la Terminer l'année et préparer la suivantesuivante

AG DE PRINTEMPS en mars 2010 Proposer le budget prévisionnel 2010/2011

Présenter le Bureau

PASSATION DE POUVOIRS en juin 2010Communiquer au Club les orientations

Distribuer la LISTE DES MEMBRES DU CLUB à jouret la nouvelle pyramide téléphonique



Organise les réunions Garde les archives Tient à jour l’effectif du Club

Avec la société civile, en liaison avec le Délégué Communication du club

Avec les autres structures du Lions Clubs

Au sein du Club

Et à l’extérieur du Club

Le Secrétaire de Club, courroie de transmissionLe Secrétaire de Club, courroie de transmission

envers tous les membres,

pour le Président



La liste des membres du Club est modifiée quand :- Changement de statut d’un membre, démission, radiation, exclusion- Arrivée d’un nouveau membre

Le secrétaire va inscrire ces changements sur la liste interne au club

Le faire savoir aux membres du Club mais aussi à l’extérieur du club au moyen du RME par internet

Quand ?

Tenir à jour l’ Effectif du ClubTenir à jour l’ Effectif du Club



ZONES (Régions) = (4 à 8 Clubs)

= les Lions Clubs voisins

PRESIDENT DE ZONE ( = le PZ )

Organiser des Comités Consultatifs de Zone (= les CCZ ) Participer aux Comités Consultatifs de Zone (3 + 1 par an) Diffuser les informations recueillies lors des réunions de Zone, aux membres de votre Club

Quel interlocuteur ? Que faire dans votre Zone ?



QuizzQuizz

A-1

C.C.Z

D.M

P.R

P.Z

R.M.E

C Q F DC Q F D

?



FUTURS SECRETAIRES DE CLUB

BON COURAGEET BONNE ANNEE 2009/2010 !



Et n’oubliez pas:

organisation

ponctualité

communication