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DIRECTION GENERALE DE LA COMPTABILITE PUBLIQUEPROGRAMME HELIOSPôle national de dématérialisationpour le secteur public localImmeuble Maille Nord bat.39-10 Porte de Neuilly93192 Noisy-le-Grand
Convention cadre nationalerelative à la dématérialisation
des titres de recette, des mandatsde dépense et des factures (piècesjustificatives) des collectivités et
établissements publics locaux
Version n° 2005-1 du 16 décembre 2005
NOTE LIMINAIRE
L’exécution des dépenses des collectivités et des établissements publics locaux donne lieu, de façon clairement séparée, le plus souvent à deux types de documents « papier » : le mandat et la(es) pièce(s)justificative(s).
Le mandat constitue l’ordre donné par l’ordonnateur à son comptable assignataire de payer la dépense en cause ; le mandat permet au comptable d’effectuer la prise en charge comptable. Le bordereau reprend quant à lui l’essentiel des informations nécessaires à la prise en charge comptable des mandats.
La(es) pièce(s) justificative(s) permet(tent) au comptable de donner son visa, préalable à la prise en charge, pour l’exécution (c’est-à-dire pour le règlement) de la dépense.
L’exécution des recettes des collectivités et établissements publics locaux procède de la mêmedualité de pièces :
Le titre de recettes constitue l’ordre donné par l’ordonnateur à son comptable assignataire de recouvrer la créance en cause ; le titre permet au comptable d’effectuer la prise en charge comptable. Dans le cas d’un titre récapitulatif, il est associé à un rôle le détaillant par article (tiers) et sous-article (produit : par exemple eau ; assainissement).
La(es) pièce(s) justificative(s) permet(tent) au comptable de valider la prise en charge du titre de recettes.
Toutefois, dans l’univers « papier », le titre individuel de recette est établi par duplication et comporte, sauf exception, 4 volets :
l’un de ces volets édité par l’ordonnateur pour le débiteur et est dénommé différemment selon la nature du service dont il liquide les droits à l’encontre du débiteur : «titre de recette exécutoire», «avis des sommes à payer», «facture» d’eau, de cantine, etc… Ce volet, quelle que soit sa dénomination, porte les éléments détaillés de la créance. De ce point de vue, ce volet est assimilable à une facture au sens classique du terme. Pour la compréhension de la présente convention, ce volet sera ainsi dénommé « facture » ;N.B : dans certains cas, la «facture» peut être éditée indépendamment du titre et est adressée au débiteur au lieu et place de l’ «avis des sommes à payer».
un autre volet représente l’ordre donné par l’ordonnateur à son comptable assignataire de prendre en charge la recette en cause ; il reprend pour l’essentiel la ligne de recette du bordereau. Par analogie avec la chaîne d’exécution des dépenses, ce volet sera dénommé « titre de recettes » dans la présente convention ;
les deux autres volets constituent la copie conservée par l’ordonnateur et le comptable du titre de recette exécutoire adressé au débiteur.
Les mentions « obligatoires » reprises par les textes et instructions de la direction générale de la comptabilité publique (DGCP) relatives notamment aux modalités de règlement de la dette ainsi qu’aux renseignements et réclamations et la formule exécutoire ne concernent en réalité que la « facture » adressée au débiteur. Cette « facture » permet au comptable assignataire de valider la prise en charge, au vu d’éventuelles autres pièces justificatives.
La mise en œuvre de la dématérialisation de la chaîne de la dépense et de la recette passe au préalable par une clarification de l’objet de chaque acte :
le « mandat » et le « titre de recette » constituent, l’un comme l’autre, l’ordre donné par l’ordonnateur au comptable assignataire ;- Les bordereaux de titres et de mandats, seuls signés par l’ordonnateur, concrétisent cet
ordre.- C’est à partir des mandats et des titres 1 - qu’ils soient dématérialisés ou « papier » -
que le comptable effectue la prise en charge, au vu des factures et d’éventuelles autres pièces justificatives de la dépense et de la recette, conduisant à reconnaître une dette ou une créance pour la collectivité ;
1 Dans le cas des rôles, la prise en charge budgétaire est effectuée à partir du titre ; le rôle, de son coté, permet de constater les dettes aux comptes de tiers pour les débiteurs concernés.
- Ces pièces, aujourd’hui sous format papier, ont vocation à être dématérialisées avec le Protocole d’Echange Standard (PES) d’Hélios, dans les conditions définies au chapitre 2 de la présente convention.
Les pièces justificatives de la dépense et de la recette matérialisent le fondement juridique de l’ordonnancement et/ou la relation entre l’ordonnateur, ses créanciers et ses débiteurs :- il s’agit de la « facture » au sens générique du terme, qui justifie soit la dépense, soit la recette.- Les autres pièces justificatives : contrats, délibérations, jugements, arrêtés, etc.
Ces « factures » ainsi que les autres pièces justificatives ont aussi vocation à être dématérialisées, selon différents formats en fonction des possibilités, soit orientés « données » soit orientés « documents », dans les conditions définies au chapitre 3 de la présente convention.
Les bordereaux de titres et de mandats pourront aussi être dématérialisés s’ils sont signés électroniquement ; la signature sera alors réalisée avec un certificat électronique de niveau 2 référencé par la Politique de Référencement Intersectorielle et de Sécurité de l’ADAE.
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La présente convention cadre repose sur la distinction de ces deux concepts, tant en matière de dépense qu’en matière de recette : l’ordonnancement d’une part (titre et mandat proprement dit, voire bordereau) ; les pièces justificatives d’autre part (factures, pièces justificatives de dépense ou de recette).
L'ordonnancement des opérations de recette peut être réalisé selon trois modalités principales, qui ont un impact sur le mode de référencement de la facture :
− Recette Individuelle : chaque recette individuelle (titre individuel) concerne un tiers unique et référence une facture ;− Recette Collective : la recette (titre collectif) comporte plusieurs lignes correspondant à des tiers différents, chaque ligne référençant une facture.− Recette Globale : la recette globale (titre récapitulatif) récapitule les recettes associées à un rôle (soit un ensemble de factures). Le rôle décrit pour chaque article une recette individuelle correspondant à un tiers, chaque article référençant alors une facture individuelle.
Dans le cas du rôle, la CEPL peut s’abstraire du rôle si elle émet un titre de recette d’une part associé à des factures individuelles d’autre part. En cas de dématérialisation, la CEPL peut s’abstraire de l’objet « rôle » du PES, en émettant un titre collectif dématérialisé d’une part associé à des factures individuelles dématérialisées selon le schéma XML présenté dans la présente convention, par exemple.
CHAPITRE 1ER
Principes généraux
Article 1. Principes posés par les partenaires au plan national :
Les partenaires privilégient la mise en œuvre de la dématérialisation des titres et des mandats (voire des bordereaux), à partir des « objets comptables » déjà existant dans le PES d’Hélios ; en effet, ces « objets comptables » sont autosuffisants et donc la seule transmission de ces « objets comptables » par l’ordonnateur au comptable du Trésor permettra en même temps :
- à l’ordonnateur d’avoir dématérialisé son ordonnancement ;- et au comptable d’effectuer les prises en charge comptables.
Les collectivités et établissements publics locaux sont libres d’opter ou non pour la dématérialisation « PES », qu’il s’agisse de la dématérialisation des seuls flux comptables destinés au comptable pour les prises en charge, et/ou des pièces justificatives. Elles sont tout autant libres d’opter pour la dématérialisation des seuls titres de recette, ou des mandats de dépense, ou des bordereaux. Ces choix de dématérialisation sont réversibles.
En tout état de cause, si une collectivité ou un établissement public local opte pour ladématérialisation, à compter de la mise en œuvre du Protocole d’Echange Standard Version 2 prévue pour début 2007, la seule solution retenue au niveau national, sera :
- le recours aux objets comptables du PES d’Hélios pour les données de prise en charge ;- et l’utilisation du PES pour transmettre, le cas échéant, les pièces justificatives
dématérialisées avec leur référence.
S’il est souhaitable que la mise en œuvre du PES d’Hélios Version 2, intervienne à compter du 1 er
janvier de l’exercice, les partenaires peuvent décider localement que sa mise en œuvre débute en cours d’exercice ; dans ce cas, les modalités techniques afférentes aux mois écoulés seront précisés dans un accord local « ad hoc ».
L’instruction codificatrice N° 02-015-M0 du 14 février 2002 sera mise à jour en tant que de besoin des dispositions de la présente convention cadre à compter de la mise en œuvre du PES Version 2.
La dématérialisation des titres, mandats (voire des bordereaux) et pièces justificatives de la dépense et de la recette ne modifie pas les contrôles qui incombent au comptable en matière de prise en charge ni ses obligations en terme de paiement des dépenses et de recouvrement des recettes. Elle doit également permettre au juge des comptes de remplir ses missions dans des conditions au moins équivalentes à celles qui prévalent actuellement sur la base des documents qui lui sont transmis.
En ce qui concerne les offices publics d’HLM, dotés d’un comptable public, assujettis aux règles de la comptabilité publique, mais dont l’exécution budgétaire (émission de titres, de mandats) s’effectue à partir du progiciel de l’ordonnateur, les modalités éventuelles de dématérialisation des titres et des mandats seront examinées dans le cadre d’un groupe de travail avec la FOHLM le moment venu.
Article 2. Cas des collectivités et des établissements publics qui ont déjà mis en œuvre une solution de dématérialisation des titres et/ou mandats :La solution de dématérialisation préconisée par tous les partenaires au présent Chapitre est en cohérence avec le déploiement dans le réseau du Trésor du progiciel Hélios. Il apparaît donc à l’ensemble des partenaires que le recours à la solution de dématérialisation via le PES d’Hélios Version 2 est de l’intérêt des collectivités et établissements publics locaux et s’avèrera incontournable dès que le déploiement d’Hélios sera terminé.
En conséquence, à compter de la mise en œuvre du PES Hélios Version 2, la seule solution de dématérialisation des titres et des mandats, relatifs aux flux comptables de prise en charge, accessible aux collectivités et établissements publics locaux, sera celle recourant au PES d’Hélios Version 2, aux conditions définies à l’article 4.
Deux cas de figure se présentent :
a) Cas des collectivités et établissements publics locaux qui ont déjà mis en œuvre à ce jour une solution de dématérialisation :
En général, la solution mise en œuvre, a consisté le plus souvent à dématérialiser en même temps les titres de recettes et leurs factures : ces collectivités et établissements devront, au plus tard au 31 décembre 2007, faire évoluer la solution de dématérialisation déjà mise en œuvre pour passer au 1er janvier 2008, à la solution préconisée à l’article 2 ci-dessus, recourant au PES d’Hélios Version 2. Le choix de la dématérialisation est réversible.Il en est de même en matière de dépenses, même si la solution mise en œuvre à ce jour, n’a pas confondu mandat et pièce justificative.S’agissant des collectivités et établissements qui adressent les flux de données de prises en charge des titres et des mandats, cette dématérialisation restait incomplète dans la mesure où la collectivité transmettait par ailleurs les titres et mandats « papier » pour notamment être joints au compte de gestion. La dématérialisation des titres et des mandats avec le recours au PES Version 2 a pour vocation d’aller jusqu’au bout de la chaîne comptable et financière, c’est à dire jusqu’à la Chambre régionale ou territoriale des comptes.
b) Cas des collectivités et établissements publics locaux qui n’ont pas encore dématérialisé à ce jour:Pour ces collectivités et établissements publics locaux désireux de dématérialiser la totalité de la relation ordonnateur/comptable, la solution unique est la dématérialisation des données de prises en charge (titres de recette, mandats de dépense, voire bordereaux de titres et/ou de mandats) selon les principes de la présente convention cadre, à partir du moment où leur poste comptable du Trésor aura migré dans Hélios. Le choix de la dématérialisation est réversible.
Chapitre 2Le recours au Protocole d’Echange Standard (PES) d’Hélios
pour dématérialiser les titres de recettes et les mandats de dépenses
Article 3. Le recours aux «objets comptables» «recette» et «dépense» d’Hélios :
Le PES Version 2 d’Hélios comporte les objets « recette » représentatifs des titres de recettes et « dépense » représentatifs des mandats de dépense. Ces objets comptables sont « autosuffisants » au regard des données nécessaires au comptable pour la prise en charge ; dès lors la transmission de ces données par l’ordonnateur à son comptable assignataire, par le PES Version 2, permet sans autre forme de dématérialisation, la prise en charge comptable dans Hélios des titres et des mandats.Ces échanges de « flux » de données comptables avec les objets « recette » et « dépense » permettent la dématérialisation au format PES des titres et des mandats dès que le poste comptable du Trésor gérant la collectivité ou l’établissement public local, aura « migré » dans Hélios.Il en est de même pour les bordereaux de titres et de mandats, assortis d’une signature électronique.
Les relevés P503 sont concernés par cette dématérialisation : le PES_Retour comporte les références à la recette encaissée par le comptable.
Les schémas XML et les spécifications du PES Version 2 incluant ces objets comptables seront publiés dans la version correspondant aux spécifications techniques d'Hélios V2 en février 2006, puis dans leur version définitive, mi-2006. Ils définissent la norme d’échange et seront publiés sur les sites de l’ADAE et MINEFI Collectivités Locales.
Article 4. Les conditions d’engagement de la collectivité ou de l’établissement public local dans la dématérialisation des titres de recettes et/ou des mandats de dépenses, via le PES V2 d’Hélios:
Le déploiement d’Hélios permettra aux collectivités et établissements publics locaux volontaires, d’associer la dématérialisation des pièces justificatives à celle des titres et des mandats, à compter de la mise en œuvre du PES d’Hélios Version 2. La mise en oeuvre de cette dématérialisation est donc possible aux conditions suivantes :
• le poste comptable du Trésor chargé de la gestion budgétaire et comptable de la collectivité ou de l’établissement public local, doit avoir « migré » dans Hélios ;• la collectivité ou l’établissement public local doit avoir pris en compte le PES Version 2 dans son progiciel financier ;• la collectivité ou l’établissement public local doit opter pour la dématérialisation des titres et/ou des mandats, via le PES Version 2.
L’adhésion de la collectivité ou de l’établissement public local au PES Version 2 et, en conséquence, à la dématérialisation qui l’accompagne, sera constaté par le formulaire d’adhésion en annexe n° 3. Le formulaire signé par l’ordonnateur sera transmis à la DGCP (Pôle national de Dématérialisation dans le secteur public local : Immeuble Maille Nord III, 9-10 Porte de Neuilly 93192 NOISY Le Grand).
Les Chambres régionales et territoriales des comptes, les Trésoriers-payeurs généraux et les administrations centrales concernées (DHOS notamment) seront informées par le Pôle national de Dématérialisation dans le secteur public local, des collectivités et établissements publics locaux qui auront adhéré au PES et qui auront de ce fait opté pour cette solution de dématérialisation.
Dès lors, il appartiendra à la DGCP de fournir, en fin de gestion, à chaque comptable du Trésor concerné, le support à joindre au compte de gestion sur pièces, comportant toutes les données des titres de recettes et/ou des mandats de dépenses qui auront ainsi été dématérialisés, ainsi que les pièces justificatives transmises, selon les modalités définies au Chapitre 5.
Les collectivités et établissements publics locaux qui ne souhaitent pas dématérialiser en adhérant au PES (pour dématérialiser leurs titres de recettes et/ou leurs mandats de dépenses), continuent à adresser les mandats, titres et leurs pièces justificatives, selon les modalités en cours entre
l’ordonnateur et le comptable, afin de constituer le compte de gestion sur chiffres et sur pièces qui est transmis selon le cas au Trésorier-payeur général ou à la Chambre régionale ou territoriale des comptes concernée.
CHAPITRE 3La dématérialisation des «pièces justificatives» des titres et des mandats
Article 5. Principes communs :
Ces « pièces justificatives » se décomposent en deux catégories :
- les « factures » tant en dépense qu’en recette (cf. supra Note liminaire) ; en matière de recettes, la pièce justificative est la facture associée ou non à un rôle (cf. Note de service Série Spéciale Hélios N° 04-006 du 5 juillet 2004, §1) ; en matière de dépense la pièce justificative est la facture, au sens courant du terme.
- les autres pièces justificatives (délibérations, arrêtés, contrats, etc…).
Les principes communs de dématérialisation des « pièces justificatives » de recette et de dépense sontles suivants :
- Chaque « pièce justificative » dématérialisée doit être désignée par un identifiant unique au sein de la collectivité.
- Les objets « recette » et « dépense » de prise en charge comptable doivent comporter les références aux pièces justificatives, avec indication de l’identifiant de chacune d’entre elles.
- La référence à une ou des pièces justificatives doit obligatoirement être reprise sur tous les objets « recette » et « dépense » de prise en charge de titres ou de mandats, quelque soit l’exercice au cours duquel la ou les pièces justificatives ont été adressées au comptable.
- Pour les pièces justificatives produites antérieurement à la dématérialisation, leur référencement sera identique à celui pratiqué actuellement.
- Les « pièces justificatives » dématérialisées sont communiquées au travers de l’objet PES_PJ inclus dans le PES_Aller « recette » ou « dépense » (ou les références permettant d’y accéder).
- Les formats de dématérialisation des « pièces justificatives » devront respecter les formats définis au cas par cas dans des conventions cadres ou en l’absence de convention cadre, des formats préconisés dans le Cadre National d’Acceptation, qu’il s’agisse de formats orientés « données » comme ceux préconisés dans la présente convention cadre pour les « factures » ou de formats orientés « documents » (cf. annexe n° 1).
En ce qui concerne le lien entre pièce justificative dématérialisée et titre ou mandat dématérialisé selon le PES V2, l’ordonnateur aura recours à un identifiant unique repris dans l’objet mandat ou titre.Cet identifiant unique comportera a minima les trois éléments suivants, dans l’ordre :
- l’année d’origine ,- le domaine (la liste des domaines à utiliser est limitée aux objets « comptables d’Hélios »
à savoir : dépense, recette, rôle, marché, budget, actif, passif, dette…), ou un domaine jugé principal pour des pièces justificatives qui relèveraient de plusieurs domaines (ex : marché dans le cas de paiement d’une dépense sur marché) ;
- et le numéro chronologique : pour les mandats et les titres, ce numéro d'ordre relatif à la pièce justificative est propre au service ordonnateur (par exemple numéro de liquidation) de l’exercice concerné ; pour les marchés, c’est le numéro de marché (cf. convention cadre nationale expérimentale relative à la dématérialisation des pièces des marchés publics, publiée le 04.10.2005) ;
- l’ordonnateur doit ajouter à ces trois éléments toute autre donnée d’identification de son choix, permettant de garantir l’unicité.
En ce qui concerne les établissements publics de santé, ils disposent déjà d’un système de numérotation qu’ils utiliseront comme identifiant unique.Dans la mesure où la collectivité ou l’établissement public local doit recourir à un identifiant pour une autre application en amont de l’ordonnancement, cet identifiant pourra être repris pour servir d’identifiant unique.
En tout état de cause, l’ordonnateur doit garantir que la structure de l’identifiant qu’il aura choisie, permet d’en garantir l’unicité.
En ce qui concerne le lien entre pièce justificative « papier » et titre ou mandat dématérialisé selon le PES V2, l’ordonnateur peut opter pour l’un des deux modes de référencement suivants :
- Un référencement par identifiant unique : un identifiant unique est apposé sur chaque pièce justificative, selon des modalités techniques à définir par l'ordonnateur (étiquettes ou référence manuscrite à la pièce). Pour des raisons de classement, cet identifiant comportera à minima les trois éléments ci-dessus (année d’origine, domaine et le numéro chronologique)... Le classement est alors réalisé par le comptable selon l'ordre de l'identifiant, respectant ainsi un classement chronologique par domaine, pour son compte de gestion sur pièces ; pour les pièces justificatives antérieures à la dématérialisation, le référencement est inchangé par rapport aux pratiques actuelles.
- Un référencement par numéro de mandat ou de titre : l'ordonnateur doit alors mentionner le numéro du premier mandat (titre) concerné sur chaque pièce justificative. Le classement des pièces justificatives est alors réalisé par le comptable, par numéro d'objet comptable.
Article 6. La dématérialisation des « pièces justificatives » de recette :
Dans la mesure où la facturation est réalisée au sein des services ordonnateurs à partir d’un progiciel, la présente convention cadre préconise des pièces justificatives orientées « données », selon un schéma XML de facture simplifiée inclus dans le PESV2. Il en est par exemple ainsi des « factures » associées aux titres.
La dématérialisation des autres pièces justificatives de recette interviendra selon des modalités et dans les formats définis au cas par cas dans des conventions cadre ou en l’absence de convention cadre, des formats préconisés dans le Cadre National d’Acceptation, comme précisé à l’article 8.
Article 7. La dématérialisation des « pièces justificatives » de dépense :
En matière de dépense, les « pièces justificatives » et notamment les factures, proviennent de nombreux tiers ; cette particularité rend plus délicate la dématérialisation selon un format unique.Dès lors, les ordonnateurs pourront privilégier, autant que faire se peut :
- la dématérialisation des factures en incitant leurs « grands facturiers » à émettre des factures dématérialisées,
- le recours à une (des) plate(s)-forme(s) de facturation « externe » à la collectivité, utilisable par ses fournisseurs,
- et l’auto-facturation prévue par le Bulletin officiel des impôts n° 136 du 7 août 2003, sous réserve du respect des dispositions de l’article D. 1617-19 du code général des collectivités territoriales.
En matière de facture, la convention cadre préconise des pièces justificatives orientées « données », selon un format XML. Le schéma XML de facture simplifié inclus dans le PES Version 2 pourra être utilisé à cette fin, sans caractère exclusif.
Cette préconisation devra être particulièrement respectée, dans le cas où les factures sont produites par une plate-forme de facturation ou un progiciel propre à l'ordonnateur.
A titre transitoire et jusqu’au 31 décembre 2007, une facture de dépense en original "papier", peut être numérisée et être transmise telle qu’elle au comptable du Trésor, conformément à l’instruction n° 002-046 BM du 3 mai 2002. L’original de la facture devra être conservé par la collectivité ou l’établissement public local.
En ce qui concerne les factures des établissements publics de santé adressées au comptable du Trésor, les informations qu’elles reprendront devront tenir compte des règles de confidentialité imposées par le respect du secret médical et par la CNIL.
La dématérialisation des autres pièces justificatives de dépense interviendra selon des modalités et dans les formats définis au cas par cas dans des conventions cadre ou en l’absence de convention cadre, des formats préconisés dans le Cadre National d’Acceptation, comme précisé à l’article 8.
Il est convenu que les travaux de normalisation de l'ADAE seront pris en compte au fur et à mesure de leur avancement dans le cadre des évolutions du protocole PES.
Article 8. Les conditions d’engagement de la collectivité ou de l’établissement public local dans la dématérialisation des « factures » et des pièces justificatives associées aux titres de recettes et/ou des mandats de dépenses :
A la différence de la dématérialisation des titres et des mandats, qui peut être automatique dès que le poste comptable a « migré » dans Hélios et dès que la collectivité ou l’établissement public local a intégré le PES Version 2 et adhéré de ce fait à ce mode de dématérialisation, la dématérialisation des « factures » et autres pièces justificatives, n’est pas automatique.
Dès lors, l’engagement de la collectivité ou de l’établissement public local dans la dématérialisation de tout ou partie 2 2 de « pièces justificatives », y compris les factures, continuera de faire l’objet de l’établissement d’une convention ad hoc entre l’ordonnateur, le comptable assignataire (avec le visa du Trésorier-payeur général) et la Chambre régionale ou territoriale des comptes.
La Structure nationale partenariale établira, au fur et à mesure des expérimentations locales, des conventions cadre par type de pièce justificative (exemple : délibérations et arrêtés, pièces justificatives de marchés publics, factures associées aux mandats dématérialisées au format PES, etc…).
En tout état de cause, la dématérialisation d’un type de pièces justificatives , quel qu’il soit, doit donner lieu à la conclusion d’un accord local entre l’ordonnateur, le Trésor public et la Chambre régionale ou territoriale des comptes compétente.
Quant aux modalités de transmission des pièces justificatives de dépense ou de recette, qu’il s’agisse de « factures » associées à des titres ou à des mandats ou d’autres pièces justificatives, les pièces justificatives associées aux données de prise en charge (dématérialisées avec les objets PES_Depense et PES_Recette) sont transmises au travers de l'objet PES_PJ. En recette, cela concerne notamment la « facture » contenant les éléments de liquidation du titre de recette. Ce mode de transmission est le mode privilégié, en modèle de flux.
Les pièces justificatives non dématérialisées, en conséquence maintenues sur support papier, seront transmises au comptable assignataire dans les conditions définies à l’article 5 ci-dessus (à l’appui du premier mandat ou titre dématérialisé selon le PES V2, dans le cas d’une même pièce justificative à produire à l’appui de plusieurs mandats ou titres successifs).
Article 9. Les prescriptions techniques relatives à la dématérialisation de la « facture » :
9.1 Les deux types de « factures » reconnus :
Concernant la « facture », qu’il s’agisse de la facture reçue par une collectivité (dépense) ou émise par elle (recette), deux types de factures sont reconnus par la Direction Générale des Impôts (BOI n°136 du 7 août 2003) :
- la facture EDI ne nécessitant pas la signature électronique, mais nécessitant la signature d'un contrat d'interchange entre le fournisseur et la collectivité,
- la facture électronique sécurisée ne nécessitant pas la signature d'un contrat d'interchange mais nécessitant la signature électronique sécurisée.
2 La dématérialisation de certaines pièces justificatives va coexister avec des pièces justificatives « papier »
La réglementation autorise la sous-traitance de l’opération de facturation à un tiers ou au client luimême(auto-facturation).
- Dans le premier cas, l’émetteur pourra recourir à une plate-forme internet. - Dans le second cas, le client établit lui-même la facture, simplifiant ainsi sa comptabilité
et maîtrisant le format de facture, avant de l’adresser sous forme dématérialisée au fournisseur.
En tout état de cause, dans le cas d'une facture EDI, il est préconisé de pouvoir segmenter le message EDI facture par facture afin de pouvoir associer la facture concernée (avec un identifiant unique spécifique) à chaque mandatement, dans le flux PES Version 2. Ce message dans sa forme fichier devra être associé à un outil de visualisation à usage libre de droit.
9.2 Le format de la « facture » :
a) Règles applicables à toutes les factures :
Les mentions obligatoires de la « facture électronique », qu’il s’agisse de facture de dépense ou de recette, sont clairement précisées par la directive européenne du 20 décembre 2001 (n° 2001/15/CE du Conseil, JOCE L n° 15/24 du 17 janvier 2002) et dans la réglementation Française par le décret n°2003-632 du 7 juillet 2003. Le contenu de la « facture électronique » est ainsi bien identifié.
Mais il n'en est pas de même du format de la « facture ». Les travaux actuellement en cours au niveau de différents organismes de normalisation (notamment UN/CEFACT) n'ayant pas encore abouti à l'émergence d'un format XML de facture largement diffusé et reconnu, les partenaires pourront être amenés à utiliser des formats de facture, par nature multiples. Afin de favoriser l’homogénéité des formats de factures dématérialisées par ou reçues par les collectivités et établissements publics locaux, il est préconisé que ces factures respectent un schéma de données XML publié, en conformité avec la réglementation française et européenne. Dans les autres cas, les formats de facture devront être conformes à ceux retenus dans le Cadre National d’Acceptation. Les travaux de normalisation de l'ADAE seront pris en compte au fur et à mesure de leur avancement dans les évolutions du PES.
En ce qui concerne les factures de recette et celles de dépenses générées par des plates-formes d'autofacturation des collectivités, il est préconisé l'utilisation du schéma XML de facture simplifié arrêté par les partenaires et intégré dans le PESV2 tout en respectant l’article D. 1617-19 du code général des collectivités territoriales.
b) Cas particulier des factures de recettes associées à des titres de recettes :
Dans la mesure où la facturation est réalisée au sein des services ordonnateurs à partir d’un progiciel, la convention cadre préconise des factures orientées « données » au format XML.La « facture » devra comporter toutes les mentions obligatoires du titre exécutoire :
- identification précise du débiteur et de la créance,- référence aux textes ou au fait générateur fondant l’existence de la créance,- éléments détaillés de la liquidation,- texte de la formule exécutoire,- date d’émission du titre,- délais et voies de recours,- informations relatives aux modalités de règlement de la dette,- informations relatives aux renseignements et réclamations.
Afin d'être visualisable et imprimable (pour les besoins du juge de l’exécution notamment), le fichier XML devra référencer dans son en-tête une feuille de style XSL, permettant de visualiser la facture. Cette feuille de style devra être invariante dans le temps et publiée à une adresse stable. Le numéro de version devra être inclus dans l'adresse de publication.Dans le cas de la facture selon le schéma XML simplifié préconisé, une feuille de style XSL sera publié par la DGCP et utilisable par l'ensemble des partenaires pour la visualisation des factures
9.3 Règles d’archivage :
La réglementation européenne autorise à stocker, électroniquement ou non, les factures dématérialisées dans n’importe quel pays de l’union européenne.Cependant, en ce qui concerne les collectivités et établissements publics locaux, l'article. R 1421-4 du code général collectivités territoriales prévoit l'obligation d'archivage dans des bâtiments publics et opéré par des agents publics.Par ailleurs, il est rappelé que les textes réglementaires prévoient des délais légaux d'archivage pour l'ordonnateur, non uniformes : le code général des impôts prévoit une durée de 6 ans (3 ans sur support magnétique + 3 ans sur support au choix client) ; le code de commerce prévoit une durée de10 ans et code civil indique une durée de 30 ans.
Concernant les factures dites EDI, l'instruction de la DGI prévoit que "les informations émises et reçues doivent être conservées dans leur contenu originel. […] L'obligation de conservation porte sur l'intégralité du message émis ou reçu, y compris les mentions non obligatoires".
Nonobstant la durée de droit commun d’archivage et l’ensemble des règles spécifiques au recouvrement des titres de recettes des collectivités et établissements publics locaux, l’ordonnateur doit assurer la conservation des données transmises au comptable pendant une période de six ans à compter de la production du compte de gestion à la Chambre régionale ou territoriale des comptes soit au plus tard le 31 décembre N + 13 pour les comptes de l’exercice N (sauf interruption de ce délai, signalée par la Chambre régionale des comptes). Le même délai est applicable pour les comptes soumis à l’apurement administratif du Trésorier-payeur général.
3 Pour ce qui concerne la production du compte de gestion à la CRC
CHAPITRE 4La Chaîne de production de la « facture » appuyant le titre de recette
Article 10. L’organisation de la chaîne de production de la facture de recette :
La mise en œuvre de la présente convention de dématérialisation ne remet pas en cause les responsabilités de l’ordonnateur et du comptable dans la chaîne d’édition des titres de recette exécutoires quelle qu’en soit la forme que prennent ces derniers (avis des sommes à payer ou factures proprement dites).
Ainsi, l’édition des titres de recette exécutoires qui constatent l’existence d’une créance de la collectivité ou de l’établissement public local à l’encontre d’un débiteur, relève de l’ordonnateur.
Ceci étant, le fichier des « factures » adressées aux débiteurs de la collectivité ou de l’établissement public local est adressé au comptable assignataire (au format « données ») qui doit disposer de cette pièce justificative pour valider la prise en charge de la recette.
Le comptable doit en outre être en mesure de produire au juge de l’exécution, la facture adressée au débiteur et valant titre de recette exécutoire. Dès lors, le comptable doit donc disposer du fichier de présentation permettant de reconstituer la facture telle qu’elle a été adressée sous forme « papier » au débiteur. Ce fichier devra comporter les mentions obligatoires suivantes qui doivent figurer sur le titre de recette exécutoire adressé au débiteur :
- identification précise du débiteur et de la créance,- référence aux textes ou au fait générateur fondant l’existence de la créance,- éléments détaillés de la liquidation,- texte de la formule exécutoire,- date d’émission du titre,- délais et voies de recours,- informations relatives aux modalités de règlement de la dette,- informations relatives aux renseignements et réclamations.
Il est convenu que les informations invariantes fixées par la réglementation relèvent des données d'affichage (exemple : la feuille de style XSL) et que les informations variables relèvent des seules données transmises par les collectivités (exemple : fichier de données XML).
Compte tenu des règles adoptées et notamment du fait que l’édition du titre de recette exécutoire (ou facture) est réalisée par l’ordonnateur d’une part, et du fait que le comptable ne conservera pas le titre exécutoire après reddition du compte de gestion au juge des comptes, en cas de demande de production d’un titre exécutoire par le juge de l’exécution par exemple, le comptable demandera à l’ordonnateur de lui produire la copie du titre original édité à partir de la chaîne de traitement de l’ordonnateur.
CHAPITRE 5La restitution des données dématérialisées par la DGCP aux CRC
si la CEPL a opté pour le PES pour dématérialiser titres et mandats
Article 11. Principes :
Si la collectivité ou l’établissement public local a opté pour l’adhésion au PES d’Hélios et à cette solution de dématérialisation pour les titres de recettes et les mandats de dépenses, il appartient à la DGCP de restituer les objets comptables « recette » et « dépense » transmis par l’ordonnateur et pris en compte dans le progiciel Hélios, dans leur forme d’origine, à la Chambre régionale ou territoriale des comptes compétente.
A cet effet, la DGCP restitue ces informations comptables au comptable assignataire, à charge pour ce dernier de les inclure dans le compte de gestion sur pièces qu’il doit adresser à la Chambre régionale ou territoriale des comptes.
Dès lors, le présent chapitre règle les modalités selon lesquelles la DGCP restitue les données des objets titres de recettes et/ou des mandats de dépenses, pour les prises en charge comptable, reçues de l’ordonnateur via le PES pour un exercice donné ; si l’adhésion au PES intervient en cours d’exercice, le recours à cette modalité pour la dématérialisation des titres et/ou des mandats est mise en œuvre à compter du 1er janvier de l’exercice suivant.
Cependant, si la collectivité ou l’établissement public local est en mesure de régénérer les flux des mois précédents celui de son adhésion au PES et à ce mode de dématérialisation, il est admis que la dématérialisation puisse porter sur tout cet exercice. Les modalités de cette régénération seront précisées au cas par cas entre les trois partenaires au plan local (ordonnateur, comptable du Trésor et Chambre régionale ou territoriale des comptes). Ces données régénérées seront produites sur un CDRom ou dans un flux séparé, à inclure dans le compte de gestion sur pièces que le comptable assignataire doit déposer à la Chambre régionale ou territoriale des comptes compétente.
La mise en œuvre de ces dispositions est subordonnée à la finalisation avec la Cour des comptes et les représentants des Chambres régionales ou territoriales des comptes, du compte de gestion sur chiffres et sur pièces, dématérialisé, à transmettre au juge des comptes, conformément aux principes de la Charte nationale partenariale de dématérialisation.
Article 12. Rappel des formalités nécessaires au recours à la solution de dématérialisation destitres et des mandats via le PES d’Hélios :
Dans la mesure où l’ordonnateur a déclaré adhérer au PES et a opté de ce fait pour la dématérialisation via le PES des titres et/ou mandats, la conclusion d’un accord local de dématérialisation entre l’ordonnateur, le comptable du Trésor et la Chambre régionale ou territoriale des comptes, n’est plus nécessaire.
L’ordonnateur effectue ses choix à partir d’un formulaire déclaratif mis en œuvre par la DGCP.
Ce formulaire est transmis par l’ordonnateur au Pôle national de Dématérialisation dans le secteur public local.
Le Pôle informe périodiquement chaque Chambre régionale ou territoriale des comptes et les administrations centrales de l’Etat concernées, des adhésions des ordonnateurs au PES et à cette solution de dématérialisation.
Article 13. Modalités de restitution des données dématérialisées des titres de recettes et/ou des mandats de dépenses aux Chambres régionales et territoriales des comptes :
Hélios restituera aux Chambres régionales et territoriale des comptes, les flux de prise en charge comptable PES « recette » et/ou « dépense » reçus au cours de l’exercice N.
Cette restitution interviendra, au titre du compte de gestion sur chiffres et sur pièces dématérialisé de l’exercice N, en N+1 dans les mêmes délais que ceux qui sont prévus par les instructions de la DGCP pour la reddition à la Chambre régionale ou territoriale des comptes des comptes de gestion sur pièces.
La restitution des objets PES « recette » et/ou « dépense » portera sur les flux transmis par l’ordonnateur, pris en charge par le comptable assignataire et ainsi conservés avant intégration dans Hélios en leur état d’origine.
Les modalités techniques de la restitution des données des titres de recette et/ou mandats de dépense ainsi dématérialisées, aux Chambres régionales et territoriales des comptes concernées, en 2007 au titre de la gestion 2006, seront déterminées avec les représentants de la Cour des Comptes et des Chambres régionales et territoriales des comptes, au fur et à mesure des expérimentations à intervenir en 2006 sur la dématérialisation du compte de gestion sur chiffres et sur pièces, sans que le mode de transmission du compte de gestion à la Chambre régionale ou territoriale des comptes en soit modifié.
Article 14. Modalités de présentation des données des titres de recettes et/ou des mandats de dépenses pour les Chambres régionales et territoriales des comptes :
Les données de prise en charge comptable des titres de recette et/ou des mandats de dépense seront communiquées aux Chambres régionales et territoriales des comptes sur un support adéquat, celui privilégié à ce stade étant le CD-Rom.
Ces données seront intégrées au compte de gestion sur chiffres et sur pièces dématérialisé qui doit être mis en œuvre par la DGCP. Ainsi le CD-Rom en cause reprendra, outre les tableaux normalisés du compte de gestion sur chiffres, les états de solde des comptes de tiers arrêtés au 31.12.N et les fiches budgétaires afférentes aux titres et aux mandats, les données des titres de recette et/ou des mandats de l’exercice N.
Ces données seront exploitables à partir de l’outil XéMéLios de la DGCP.
Les modalités selon lesquelles les informations du compte de gestion sur chiffres et sur pièces seront reliées entre elles, seront définies avec les représentants de la Cour des Comptes et des Chambres régionales et territoriales des comptes.
Article 15- Modalités de présentation des pièces justificatives de recette et de dépense :
Les pièces justificatives de recette et de dépense seront jointes au compte de gestion sur pièces du comptable assignataire, selon les modalités suivantes :
- Les pièces justificatives non dématérialisées sont présentées dans le compte de gestion sur pièces selon les modalités en vigueur (cf. instructions de la DGCP) et en tenant compte des modalités de classement fixée à l’article 5.
- Les pièces justificatives dématérialisées seront présentées dans le compte de gestion sur pièces selon deux modalités :- soit des pièces justificatives font l’objet d’un (de) CD-Rom spécifique(s) qui est (sont)
présenté(s) dans les pièces générales (exemple : CD-Rom comportant les 12 mois de paye mensuelle, selon des modalités précisées au cas par cas dans des conventions cadre nationales ; dans ce cas le CD-Rom doit prendre en compte les prescriptions techniques de l’annexe n° 2.
- soit des pièces justificatives seront incluses dans le CD-Rom du compte de gestion sur chiffres et partiellement sur pièces, dématérialisé, selon des modalités de présentation qui seront précisées le moment venu (cf. article 11).
Les règles ci-dessus sont applicables pour les comptes de gestion apurés par les Trésoriers-payeurs généraux.
CHAPITRE 6Adaptation de la présente convention cadre
Article 16. Modalités d’évolution ou de dénonciation de la présente convention cadre :
La présente convention cadre est destinée à évoluer en fonction des évolutions technologiques et juridiques, notamment. Les évolutions et adaptations de la présente convention cadre seront étudiées dans le cadre de la Structure Nationale Partenariale réunissant les signataires de la Charte nationale partenariale.
La présente convention cadre nationale peut être dénoncée par l’une des parties signataires. La dénonciation doit être faite par courrier adressé à la direction générale de la comptabilité publique qui en avisera toutes les parties signataires.Une nouvelle convention cadre nationale est élaborée dès lors que trois des signataires de la présente convention l’auront dénoncée. La nouvelle convention est alors élaborée dans le cadre de la structure nationale partenariale.
Annexe 1Caractéristiques physiques des fichiers
(cf. Cadre national d’acceptation des solutions de dématérialisation dans le secteur public local § 2.6.1).
A des fins de clarifications, deux principaux types de formats de fichier sont distingués :- des formats dits orientés « données » : dans ce cas, les données sont indépendantes d’une
éventuelle présentation d’un ensemble de documents.- des formats dits orientés « document » : dans ces formats, les données sont étroitement
associées à une présentation figée
1.1 Les formats orientés « données »Lorsque c’est possible, la dématérialisation doit consister en la communication des données, éventuellement associé à des outils d’exploitation (visualisation et recherches). Dans le cas contraire, l’utilisation de fichier « index » permettant d’associer des données structurées aux documents (visualisables) doit être conseillée.Dans ces deux cas, l’usage des formats « données » suivants est recommandé :
- Le format XML,- Le format CSV (« comma separated value »),- Les formats ASCII ou Unicode avec séparateurs.
Le choix de ces formats permet de garantir une certaine pérennité d’accès dans le temps, corollaire des besoins de stockage et d’archivage. Les données échangées selon un tel format résulteront la plupart du temps d’un traitement réalisé à partir de la base de données originale du progiciel de gestion (extraction).
L’utilisation de formats de fichier « données » non recommandés est déconseillée, car leur pérennité d’exploitation n’est pas assurée. En tout état de cause, dans une telle situation, il est conseillé de produire parallèlement une copie des données sous un des formats préconisés.[…]
1.2 Les formats orienté « document »Parmi les formats orientés « document » recommandés, le format « image » dans ces différentes formes n’est pas la solution préférentielle. En revanche, les formats permettant de conserver l’accès aux informations structurées du document et donc son exploitabilité devront être privilégiés. Ainsi, les formats recommandés sont :
- Le format XML associé à un fichier de présentation au format XSL,- Le format HTML sans référence externe,- Le format « texte » (ASCII ou Unicode)- Le format bureautique usuel Word RTF,- Le PDF (Portable Document Format) à partir de la version 3,- Le format TIFF, PNG et JPG pour les documents de type image.
1.3 Les formats « container »Dans le cas de document « composite » comportant plusieurs fichiers, comme par exemple dans le cas d’un fichier de données et d’un fichier de présentation, il est conseillé d’utiliser les formats TAR ou GTAR, ou leurs versions avec compression pour tous les documents compactés. Ces formats garantissent que les noms des fichiers inclus dans l’archive seront préservés durant leur acheminement au travers de système hétérogènes (nombre de caractères, caractères accentués, etc…).
Annexe 2Caractéristiques fonctionnelles et techniques du CD-Rom
2.1 Le support CD-Rom fourni ne doit pas être réinscriptible.2.2 De plus, les plages du CD-Rom non occupées par des documents dématérialisés doivent être neutralisées.2.3 Le CD-Rom doit être garanti pour une durée minimale d’utilisation de dix ans.2.4 Le CD-Rom doit comporter un fichier « catalogue » au format texte (ASCII) ou XML recensant les fichiers présents sur le disque et leur localisation si le contenu est organisé en arborescence.2.5 Le CD-Rom devra comporter un identifiant unique non modifiable (indélébile) incluant l’identifiant de l’ordonnateur (SIRET), la date de production, le numéro d’ordre de production. Il comportera aussi les mentions du nom de l’ordonnateur, du poste comptable assignataire, du budget et de l'exercice concernés, ainsi que de la date d'édition.2.6 La validité CD-Rom doit être certifiée par l’ordonnateur et le comptable si l’ordonnateur est l’émetteur du CD-Rom destiné à la CRC, et par le seul comptable si ce dernier est l’émetteur du CD-Rom destiné à la CRC ; la certification des données sera opérée au travers d’un des dispositifs suivants:
− une signature (indélébile) sur le support lui-même,− une signature électronique présente sur le CD-Rom,− ou un bordereau signé certifiant la validité de son contenu, mentionnant l’identifiant unique et précisant le résultat d’une opération de checksum MD5 sur les données du CD-Rom.
2.7 Le CD-Rom et les outils logiciels qu’il comporte devront être exploitables sur un ordinateur PC fonctionnant sous Windows 98/2000/XP et conforme au pré-requis du système d’exploitation.
Annexe 3Formulaire d’adhésion au PES d’Hélios – annexe n°2 de l’arrêté 27 juin 2007
portant application de l’article D1617-23 du code général des collectivités territoriales relatif à la dématérialisation des opérations en comptabilité publique
JO n°159 du 11 juillet 2007 page 11708 texte n°29http://www.legifrance.gouv.fr/WAspad/UnTexteDeJorf?numjo=BCFR0 750735A
FORMULAIRE D’ADHESIONAu Protocole d’Echange Standard d’HELIOS4
La collectivité territoriale ou l’établissement public local : (*)
N° SIRET : (*)
Représenté(e) par : Madame, Mademoiselle ou MonsieurNom : (*)Prénom: (*)Qualité : (Sélectionner)
Après avoir pris connaissance de l’arrêté d’application de l’article D.1617-23 du CGCT, déclare adhérer au protocole d’échange standard d’Hélios (PES) pour la transmission de données et de documents électroniques à mon comptable assignataire suivant :
Trésorerie de (*)
La présente adhésion porte sur la transmission de flux de données et de documents électroniques selon les modalités techniques suivantes (cocher les cases correspondant au choix de l’ordonnateur) :
Version n°1 du PES(*) Version n°2 du PES (*)
Modalités de Transmission Tiers de transmission homologué (*) Passerelle de transmission Helios (*) Autres modalités pour le PESV1, précisez lesquelles :
En cas de recours à un tiers de transmission, précisez lequel : (*)
La présente adhésion porte sur les flux de données et de documents électroniques suivants (cocher les cases correspondant au choix de l’ordonnateur :par grandes catégories d’opérations comptables puis, au sein de chacune de ces catégories, par flux) :
DOMAINE P.E.S. RECETTE (flux pour l'exécution des recettes) (*) Flux AllerBudgets concernés : (*)
Flux dématérialisés en matière de recettes :
Titres de recettes émis par l’ordonnateur et à prendre en charge par le comptable (*)
Bordereaux, récapitulant les titres de recettes, signés de l’ordonnateur (*)
Rôles collectifs (pour les recettes de masse) (*)
Etat des encaissements avant émission de titres P503 retourné à l’ordonnateur (*)
4(*) Toutes ces zones doivent être obligatoirement complétées. Le cas échéant, cocher la case correspondante
DOMAINE P.E.S. DEPENSE (flux pour l'exécution des dépenses) (*) Flux Aller
Budgets concernés : (*)
Flux dématérialisés en matière de dépenses :
Mandats de dépenses émis par l’ordonnateur et à prendre en charge par le comptable (*)
Bordereaux, récapitulant les mandats de dépenses, signés de l’ordonnateur (*)
DOMAINE P.E.S. BUDGET (flux budgétaires) (*) Flux Aller
Budgets concernés :
Budget primitif5, budget supplémentaire et décisions modificatives (*)
Compte administratif ou compte financier (*)
DOMAINE P.E.S. ACTIF (flux inventaire) (*) Flux Aller
Budgets concernés :
DOMAINE P.E.S. PASSIF (flux emprunt) (*) Flux Aller
Budgets concernés :
DOMAINE P.E.S. MARCHE (flux de commande publique) (*) Flux Aller
Budgets concernés :
Flux dématérialisés en matière de marché :
Fiche de recensement des marchés (*)
DOMAINE PES PIECES JUSTIFICATIVES (flux de pièces justificatives dématérialisées à l’appui des mandats de dépenses et des titres de recettes) En complément du présent formulaire, les pièces justificatives transmises via la version 2 du PESV2 font l'objet d’une convention de dématérialisation conclue par l’ordonnateur, le comptable public et la Chambre régionale des comptes. Les informations suivantes sont donc données à titre indicatif :
Budgets concernés :
Pièces justifiant la paye (*)
Pièces justifiant les dépenses d’aide sociale (*)
Délibérations et arrêtés (*)
Pièces de passation des marchés (*)
Factures justifiant les dépenses (*)
Factures de recette (avis des sommes à payer) (*)
Autres pièces justificatives, précisez lesquelles :
Les flux de documents et données électroniques, ci-dessus cochés, seront authentifiés par l’ordonnateur au moyen d’un certificat de signature électronique dont les caractéristiques sont les suivantes :
- Nom du tiers de confiance : (*)
- Référence et date du certificat : (*)
- Logiciel de signature : (*)
La présente adhésion prend effet dans les conditions suivantes :
- Progiciel(s) émettant les flux PES :
- Date prévue de la première transmission : / /
5 ou Etat Prévisionnel des dépenses et des recettes (EPRD)
L’utilisation du Protocole d’Echange Standard Version 2 d’Hélios, par la collectivité ou l’établissement ci-dessus désigné(e), pour les seuls flux cochés ci-dessus, emporte de facto dématérialisation des documents papier correspondant qui n’ont plus à être transmis sur support papier tant au comptable public susvisé qu’à la chambre régionale des comptes compétentes.La collectivité territoriale ou l’établissement public local susnommé(e) s’engage à respecter strictement les conditions de la dématérialisation approuvées par le comité de la structure nationale partenariale de dématérialisation. Toute modification, à son initiative, fera l’objet de la signature et de la transmission d’un nouveau formulaire d’adhésion.
Date de signature du formulaire : à……………………….., le / /
CONDITIONS DE MISE EN ŒUVRE : à compléter par le seul pôle dématérialisation (DGCP)
Date de validation PES (éditeur) sur les flux concernés : / /
Période de validation PES (éditeur non validé à ce jour): du / / au / /
Période de validation PES (collectivité): du / / au / /
Date de mise en œuvre prévisionnelle : / /
Ce document est à adresser par le signataire au Pôle national de Dématérialisation de la DGCP, Programme HELIOS, Immeuble Maille Nord III, 9-10 porte de Neuilly, 93192 Noisy Le Grand (avec copie au comptable assignataire ainsi qu’à la Chambre régionale des comptes compétentes).
DOMAINE PES
A/R*
BUDGET(S) PIÈCE BUDGÉTAIRE PIÈCES JUSTIFICATIVES TRANSMISES AVEC LE PESV2
CONFIRMEZ LA MISE EN ŒUVRE DU DOMAINE PJ DU PES :
AUTRES DOCUMENTS
Budget Délibérations et arrêtés
Recette Titre de recettes individuels et collectifs
Pièce justifiant les titres de recettes et les rôles
Rôles
Bordereaux de titres (avec signature électronique)Etat P503 (Retour)
Dépense Mandats de dépense Pièces justifiant la paye
Bordereaux de mandats (avec signature électronique)
Pièces justifiant les dépenses d’aide socialeFactures de dépense
Marchés Informations sur les marchés (Fiche marché)
Pièces initiales de marché
Fiche de recensement des marchés
Budget Budget primitif
Budget supplémentaire et décisions modificatives
Actif Inventaire
Passif Emprunts* Deux possibilités : A pour mise en œuvre du seul flux PES Aller ; A/R pour mise en œuvre du flux PES Aller & Retour** Les pièces justificatives transmises via le PESV2 font l'objet de signature de convention de dématérialisation
