Five Steps to OAISYS Prospecting Success

1  

Introduction Prospecting is the ability to stimulate interest or create a demand for your product.  Most salespeople would agree that their success is tied directly to their ability to develop and maintain a substantial inventory of quality prospects.  Yet some salespeople shy away from prospecting or make it a low priority.  Perhaps they think they don’t have time to prospect or they don’t feel comfortable with their prospecting skills.  If you fall into either of these categories, this document is designed to help you overcome your discomforts.  It is a practical guide on “how to” prospect for OAISYS call recording opportunities.  If you are an experienced, successful prospector, we hope this will be a good review of the lessons you have already learned.  Five Steps to OAISYS Prospecting Success Let’s review the Five Steps to OAISYS Prospecting Success. 

 Step 1 – Develop a Prospecting Plan and Execute! Many sales people believe they don’t have time to prospect; they are too busy “selling” or they don’t take the time to develop a prospecting plan.  This will inevitably lead to failure because their pipelines will dry up and quotas will be missed.  To guard against an empty sales funnel, OAISYS recommends:  

• Make prospecting a routine by dedicating time each week to the effort.  Consider this time sacred and don’t allow interruptions. 

• Set prospecting goals.  Establishing a goal should be easy, just ask yourself, “How many quality prospects do I need to add to my funnel this week to achieve my earnings goal for this year?” 

• Focus on just one industry and one job title at a time.  For example, in June, “blitz” the legal profession and make your prospecting calls to the managing partners.  In July, blitz credit unions and focus on CEOs.  By focusing on a single market and job title you will learn to speak the language of that industry more quickly.  Developing this “fluency” will boost your confidence and facilitate a smooth delivery of your sales presentation resulting in a higher success rate. 

 TIP: It’s easy to make up a prospecting plan, but even a well‐crafted plan is useless unless you execute it well and often . 

Step 2 – Prepare Have you ever been lost in a foreign country and couldn’t get directions because you couldn’t find anyone who spoke English? Not being able to communicate is a pretty helpless feeling.   Unfortunately, many salespeople can’t communicate with prospects (especially executives) because they don’t speak their “business language.”   As a result, their “cold call” or first appointment ends in disaster.  The way to overcome this is with adequate preparation.  Here are a few tips on preparing to communicate effectively: 

2  

1. Research the Industry:  Gather sufficient information to enable you to have an 

intelligent conversation.  There are many easily accessible resources* available to you that can help you gain enough situational knowledge to feel comfortable talking with executives.  These are just some examples: 

 • Industry associations – attend some meetings (you’ll learn and make contacts!) 

• Industry association web sites (an excellent resource, try it!) 

• On‐line subscription business information services such as Hoovers (http://www.hoovers.com) and D&B (http://www.dnb.com/us/) 

• On‐line business articles & magazines 

*A word of caution: don’t just collect mountains of data.  Look for a few key industry issues (pain points) that you can you’re your prospect resolve.   

2. Build a Tool Kit: A tool kit contains items of specialized information that will help you establish credibility with execs in a particular industry.  These should include: 

 • Success Stories ‐ these are third‐party success stories that show how your solution 

helped another person in the same industry.  You can find a few of these at: http://www.oaisys.com/tracer‐success‐stories.aspx and http://www.oaisys.com/talkument‐success‐stories.aspx.  Ask your managers or OAISYS RSM for additional case studies. 

• Value Statements – these are market specific and compelling statements such as “We’ve helped other distributors reduce their call center labor expenses by 33 percent.”  They must be accurate and contain quantifiable results.  Remember: value is in the eye of the beholder.  It’s what they think is valuable and not what you think. 

• FAQ’s – Assemble a list of questions you might expect from the prospect and prepare concise answers.  Engage your manager or other reps in the preparation of both the questions and the answers.  Update your Q & A’s frequently.  It will help you become more effective with the current and future campaigns. 

• Interest Stimulating Questions – create a list of questions you might ask the prospect to help identify their issues (pain points).  Use open ended questions such as “What do you do if a customer complains about service?” or “What do you do if a customer disputes a verbal agreement?” 

 

3. Know Your Audience:  When preparing for your cold call or first appointment, review the job title of the person you will be meeting with.  Think about the specific interests this title will have.  Remember, when you start your sales presentation the prospect is 

3  

going to be thinking, “What’s in it for my company and for me?”, and if you are going to have a meaningful conversation this question will need to be answered quickly or your call will be short.   Here are a few tips: 

 • CEOs are interested in profitability, ROI, increased productivity, impact on 

organization, etc.   You might ask, “One of the issues we’ve heard from other credit union executives is the difficulty they are having in growing their membership base, how are you handling this issue at the XYZ Credit Union?” 

• A VP of Sales/Marketing is interested in achieving revenue targets, sales productivity, customer satisfaction, effectiveness of advertising programs, etc.   You might ask, “How do you determine the effectiveness of your advertising programs?” 

• CFOs are interested in operating costs, costs of ownership, credit write‐offs, etc.   You might ask, “What would be the financial impact of reducing ordering errors in your call center?” 

• CIOs are interested in ease of implementation, compatibility with existing structure, support requirements, etc.  You might ask, “Are you able to report on the customer’s experience with your business processes?” 

• Department Managers are interested in meeting department goals/metrics, impact on other projects, resource requirements, etc.   You might ask, “How do you measure employee proficiency?” or “What do you do when a customer complains about service?” 

  4. Know Your Offering:  OAISYS offers a wealth of information on our Tracer and 

Talkument solutions via our public web site, including brochures, datasheets, white papers and presentations.   To learn more about Tracer, visit this page http://www.oaisys.com/tracer.aspx, and for Talkument, visit http://www.oaisys.com/talkument.aspx.  

  Step 3 – Generate Your Target Account List and Select Best Job Title OAISYS sales opportunities will be found in companies that conduct a substantial amount of their business over the phone and that are concerned about regulatory compliance, reducing risk, improving agent/employee productivity and gathering business intelligence.   Remember these qualifying criteria when you are compiling your “suspect” list and don’t add a target account unless they meet the criteria.  Here are a few tips for generating your target accounts:  

1. Start with existing satisfied customers.   You or your company already has a good relationship, leveraging that means you won’t need to spend time or effort building one.  You have about a 50 percent chance of selling new services to an existing account, so always explore these targets first. 

2. Look for referrals from your satisfied customers.   It’s a lot easier to gain access to a new prospect if someone who knows them agrees to introduce you.   Your customers attend 

4  

seminars, conferences, trade shows, user groups, etc. and have numerous business contacts.  Don’t be afraid to ask them if they would introduce you to others who could benefit from OAISYS solutions.   You have about a 25 percent chance of selling to a referral. 

3. Another good source of leads is industry associations.   These groups are designed to share info on industry trends, business issues, etc.   Join the group or, if you are not eligible, find a member to tag along with.   These can be a great source for leads. 

4. Finally, there is cold calling.  There are numerous sources of “raw” leads that you can explore: • Local Directories (Yellow Pages, Chamber of Commerce Directories, etc.) • Subscription Lead Services 

o D&B prospect lists (www.zapdata.com/ProspectLists.do) o Harte Hanks Ci Technology Database (http://harte‐hanks.com) o Vertexera (www.vertexera.com) 

• Business Journals • Direct marketing (mailers, emails, etc.) • Trade shows • Lead clubs 

This is generally the toughest way to get leads, but, if your funnel is near empty, it is a necessity.  Your chances of selling to someone you’ve never dealt with before are about 7 percent.   But, by leveraging the techniques we are proposing here, you can improve that rate.  

 Step 4 – Plan the Calls or Appointments Now that you have your list assembled, we recommend that you: 

1. Research the account.  Having both an industry orientation and some knowledge of the account will greatly enhance the quality of your call or meeting.  Here are some resources you can use: • Prospect’s web site, annual reports, SEC filings, etc. • Hoover’s Online, Dun & Bradstreet, CNN Business Online, etc • “Insider” contacts – direct & indirect 

2. Write an opening statement script using items from your toolkit (value statements, case studies, FAQ’s, etc.).  Having a prepared opening statement will ensure a smooth start to your call (or meeting).  You need to stimulate interest quickly or your opportunity can quickly evaporate (executives have short attention spans with salespeople).  Ideally, an opening statement should have the following format: 

1. Introduce yourself and your company.   If it is referral call, interject the person’s name that referred you.  Also, ask the person making the referral to call or email the prospect beforehand. 

2. Ask permission to speak. 3. State your and/or your company’s experience in successful projects with similar 

companies. 

5  

4. Demonstrate your and/or your company’s experience in working with executives of same title 

5. State the business issue(s) that exist in the prospect’s industry 6. Show your potential for relieving pain points or providing improvements (gains) 7. Transition into “conversation” 

 A sample of an opening statement following this format follows:  “Mr.  White, my name is Jennifer Johnson with Premier Telecom.  May I have a few minutes of your time to discuss an important business issue?  …Thank you.  We’ve worked with credit union CEOs over the past several years and the number one challenge we’ve heard from them is that they are experiencing erosion in their membership base.   We’ve been able to help them improve their customer service.   As a result, most are achieving 90 to 95 percent member satisfaction and their overall membership retention rate has improved.   Would you be interested in knowing how?”  TIP:  You need to be aware of what you are saying and how you are saying it.  Record yourself or have others listen to your calls and critique them.   If you want to become really good: practice, practice, practice!  

 Step 5 – Make the Calls During a prospecting call, you need to determine if there is really a potential for a sale.  If there is, keep going.  If not, politely terminate the call and move on.  TIP: Don’t provide too much information during the prospecting call.  This might give the prospect reasons not to agree to meet.  Now it’s time to make the call.  Here are a few additional TIPS: 

• First, introduce yourself and ask permission to speak (suggested) • Second, use your scripted introduction statement.  If it is designed properly, it 

should stimulate enough interest that prospect will want to continue the call • After the opening statement, if their response is positive, lead into a brief high level 

needs analysis session using open ended questions.  (DON’T try to sell at this point, just let the customer talk.  Remember the objective is to get an appointment) 

• Work toward getting the prospect to admit their major challenges (their pain points). 

• Gain agreement that if you had a solution, it would be of value to them.  If they agree, ask for an appointment.  (If not, ask who else in the same organization or even another organization might be interested in a solution.) 

• Finally, confirm the appointment  

6  

TIP: Don’t be afraid to try alternate approaches until you find something that works for you, and don’t be concerned about rejections.  They are going to happen.  Accept them gracefully and quickly move on to the next new prospect.  Prospecting is a numbers game and you need to play it a lot to win!  

Sample Call (from beginning to end) Below is a sample of what a prospecting call to the CEO of a credit union would look like using these TIPS:  Salesperson: “Mr.  White, my name is Jennifer Johnson with Premier Telecom.  Rex Smith, the president of the ABC Credit Union over in Tulsa suggested that I give you a call, may I have a few of minutes of your time?”  CEO: “Sure, I’d be interested in hearing what Rex is up to these days.”  Salesperson: “Thanks…We helped Rex with his frustration over ABC’s decline in membership which was hurting his asset base.  Working together we were able to improve his member satisfaction to 95 percent and his membership retention rate has improved.  Would you be interested in knowing how?”  CEO: “That’s very interesting; we’ve also been experiencing a decline in membership over the past 3 years.”  Salesperson: “If we could help you improve member retention like we did for Rex, would that be of value to you?”  CEO: “If it didn’t cost much and didn’t interrupt our business, it would be.”  Salesperson: “What I’d like to do is to come out and introduce myself and my company, and find out more about how the XYZ Credit Union does business to see if we can help you like we were able to do for Rex.  Would you be available either next Tuesday the 13th or Wednesday the 14th to meet?”  CEO: “Wednesday, the 14th at 8:30 am is available.”  Salesperson: “That will be good for me as well.  I will send you an email confirmation.   Is there anyone else besides yourself that you would like to have in the meeting?”  CEO: “Yes, I will ask Sue Smith, our VP of Marketing to attend the meeting.  She would be interested to know what ABC is doing.”  Salesperson: “Great, I look forward to meeting with you and Sue next week at 8:30 on the 14th.  Thank you, good bye.” 

 

7  

Summary You can achieve prospecting success by following these five steps:  Step 1 – Develop a Prospecting Plan and Execute! 

• Dedicate specific times each week for prospecting and don’t get distracted. • Focus on one industry and one title at a time, it will pay big dividends. • Execute your prospecting plan consistently and frequently 

Step 2 – Prepare • Research your targeted market • Assemble your tool kit (case studies, value statements, FAQ’s and interest 

stimulating questions) • Remember to “Know Your Audience” • Get familiar with the Talkument and Tracer solutions 

Step 3 – Generate your Target Account List and Select Best Job title • Assemble your “raw” prospect list, both company and contact name • Prioritize lead gathering as follows: 

1. Existing customers 2. Referrals 3. Industry associations & networking 4. Cold calling 

Step 4 – Plan the Calls or Appointments • Research the accounts • Write an intro script using your tool kit • Practice, practice, practice! 

Step 5 – Make the Calls • Make the calls (Remember your goal is to get an appointment or schedule a demo) • Use your intro script • Use open ended questions to stimulate the conversation. • Listen! Let the prospect do the talking • Get prospect to admit their issues (pain points) and agree that if there is a solution it 

would be of value to them. • Schedule the appointment • Confirm the appointment and close 

We know that at first glance this may appear to be complicated and time consuming.   You may feel that your workload would prevent you from using this method.  But, we believe that once you try this approach you will be convinced that it’s worth the time.  It is a proven methodology that will improve your prospecting success rate.  If you follow it, you will generate more quality prospects.  More quality prospects equates to more sales.   Isn’t it worth a try?  Post Script If you aren’t experienced at selling call recording products, your chances of winning the deal will increase dramatically if you engage OAISYS support to conduct a web demo.  The OAISYS 

8  

Sales Engineering/RSM team has both extensive OAISYS product knowledge and industry application expertise.  They can help you successfully get through the crucial first step in the sales process by helping to create customer interest.   To arrange a demo call the OAISYS Sales Engineering Help Desk at 888‐496‐9040 and select option 3.