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櫃檯秘書標準作業程序

目 錄

一、任職條件、工作職掌

二、每日值勤工作流程

三、值勤工作要項及作法

(一)值勤守則

(二)門禁管理作業

(三)信件管理作業

(四)裝潢施工管制

(五)公共設施使用管制

(六)財務執行要點

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一、任職條件、工作職掌

(一)任職條件

(二)工作職掌

1.社區主任交辦事項(若委員會交辦事項，須報告主任裁示)

2.住戶委託辦理事項(若住戶直接交辦事項，須報告主任裁示)

3.公共設施使用管理(含熟悉場所作業流程，熟練各公設設備操作)

4.信件處理作業

5.社區各項公共財務、帳務管理(含採購、財產盤點、管理費通知單、發放及管理費

收繳、催收、門禁卡、停車証管制)

6.突發事件之處理

7.游泳池、SPA、健身房、KTV 預約登記及場地租用作業

8.協助社區活動企劃與執行

9.訪客接待與引導

(三)基本工作

1.櫃檯生活服務

(1)親切接待住戶及訪客

(2)訪客、施工人員登記、換證、換卡與進出人員管制

(3)住戶信件收件與管理、轉交品代收代轉

(4)游泳池、健身房、SPA、KTV 預約及場地租用管理

(5)保護住戶隱私及相關資料

(6)公共秩序與安全維護並制止破壞

職 稱 櫃檯秘書 體位要求 健康正常

人 力 2 工作時間 08:00~16:00

14:00~22:00

年齡限制 35 歲以下 休 假 月休 6 日

性 別 限女性 學歷經驗 高中以上程度

客服類工作 2 年經驗

工作內容 1.訪客接待、引導及櫃檯生活服務

2.行政、總務、財務管理

職 責 訪客接待、引導、提供住戶生活服務

儀態要求 1. 身高 162 公分以上

2. 需具備親切與笑容

備 註

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(7)裝潢施工申請與保證金收取

(8)支援門廳保全值勤及用餐

2.行政總務財務管理

(1)管理費通知單分發、管理費收繳及未繳戶之催收事宜

(2)管理費收繳、帳務核對及管委會會計帳目報表製作

(3)公共財產建帳及年度盤點

(4)管委會行政、文書、合約檔案保管

(5)各項識別證、門禁卡申請作業

(6)廠商聯絡資料建立

(7) 住戶資料之建檔與更新

(8)燈具、電池等消耗品之採購

3.額外服務

(1)燈具、電器故障叫修、代叫計程車

(2)生活周邊廠商諮詢服務、娛樂休閒票務服務

二、每日值勤工作流程

(一)07:45 前需把服裝儀容整理好。

(二)08:00 前完成櫃檯交接動作：

1.清點掛號信及包裹，是否有給住戶卻忘記簽名，並清點數量填寫於【交接簿】

上。

2.清點住戶轉出或訪客轉入的物品，必須把東西拿出確實的清點，並清點數量寫

於【交接簿】上。

3.看收款日報表住戶管理費繳款及公設場租費用總和是否和現金符合。

4.看交接簿上是否有本日應注意的事項或住戶要求待辦事項。

(三)09:00 起重點於訪客接待、登記、換證與進出人員管制作業。

1. 一般訪客依訪客作業程序，經確認身份、通報查證、登記來賓資料、換證、換

卡，再引導進入電梯。

2. 施工、維修保養人員依訪客作業程序換證、換卡後進入樓層。

3. 施工人員物料運送，需再填寫攜物放行條，簽證後經地下室搭乘電梯進入樓

層。

4. 宅配送貨人員依訪客登記、換證、換卡後，以推車進入樓層。或由櫃檯簽收登

記後，請住戶至櫃檯簽領。

(四)10:00~14:30 櫃檯客服工作：

1.登錄住戶掛號信件、包裹及宅配物品於【掛號郵件登記簿】。

2.分發郵局平信投入業戶信箱內。

3.登記住戶轉交件、物品。例：文件、物品登記於【物品轉交簿】。

4.如【電梯緊急鈕】響時，必須立即拿【電梯對講機】詢問？若電梯發出異聲或

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故障，立即打電話請電梯公司處理。

5.住戶有寄放物品於櫃檯，必須詳實登記。

6.收取公設場租費用，將資料填寫在【收款日報表】。

7.代住戶叫計程車須登記在【代叫計程車記錄簿】。

8.住戶需要機電人員維修時，須登記於【住戶叫修登記簿】，並請機電人員查看及

維修。

9.非公設部份可請住戶與廠商協商收費。

(五)若有住戶反應須改進的地方，須記錄於【住戶意見反應登記簿】 上，並通知社區

主任妥善處理。

(六)12:00 櫃檯秘書先行用餐再接替保全人員用餐，用餐時間 30 分鐘。

(七)13:00 前將收繳管理費、公設等其他收入，以無摺存款方式存入管委會開戶銀行，

憑證及收款日報表送管委會審查。(依公司規定現場現金不得超過兩萬元)

(八)13:00 繼續執行櫃台客服工作(需把服裝、儀容整理好)。

(九)16:00 抽屜上瑣與晚班秘書完成櫃台交接動作。

附記：

1.每月檢討清潔用具、消耗品及燈具使用狀況，並採購之。

2.財務收支作業︰

每月 25 日完成支出憑證彙整及請款；隔月初核對管理費收繳帳務核對；隔月 5 日前

匯款協力廠商；隔月 15 日前完成大樓收支報告及明細表、專戶存款餘額影本，並經

委員會批准後公告。

三、值勤工作要項及作法

(一)值勤守則

1.服裝儀容

(1)服裝頭髮要梳理整齊，長髮需紮馬尾，不可挑染鮮豔髮色。

(1) 面部清潔化淡妝、口紅，保持清爽，精神飽滿。

(2) 指甲隨時修剪，保持手部整潔，不可塗鮮豔指甲油。

(3) 嚴禁口嚼口香糖處理櫃檯服務事宜。

(4)穿著公司套裝制服，需大小合宜並保持整潔，經洗淨且燙整之制服，不得穿

著便服。

(5)腳著黑色素面包頭皮鞋及黑色絲襪，嚴禁穿著露腳鞋子。鞋面應隨時保持淨

亮。

(6)手、耳飾不可鮮豔或過大，應保持簡單而樸實。

2.交接班注意事項：

(1)櫃檯秘書接班應提前 15 分鐘到班辦理交接，並準時上班清點代收之費用等相

關費用實際金額，核對帳目是否與實際金額相符，若有疑問請立即核對、確認。

(2)清點住戶轉出物品、訪客轉予住戶物品，並核對所有物品是否與轉交簿所登記

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的符合，以便進入狀況。

(4) 清點所有掛號件、包裹…等，若實際件數與書面資料不符，並立即詢問門廳

保全，以便做好後續信件收發、簽領作業。

(5) 查看交接記錄簿，是否有需特別注意事項或住戶特別交辦事項，並口頭詢問

門廳保全是否有漏掉事項，再做一次確認動作，把疏失責任降到最低。

(6) 如因有事必須調班，應事先報備現場主管或區督導協調處理。

2. 值勤注意事項：

(1) 值勤時，保持櫃台周圍、物品擺放整齊及清潔。

(2) 值勤時，嚴禁菸酒、閱讀書報雜誌、打瞌睡、擅離工作崗位、親友在旁陪班，

違者依「現場人員工作手冊」論處。

(3) 不得外出用膳，違者依擅離工作崗位論處。

(4) 下班後，除另有任務外，不得逗留社區內。

(5) 服勤時，應對態度需和藹親切，不可言行粗魯、敷衍了事，確保以委婉語氣、

堅定的執行態度、不卑不亢，贏得住戶肯定。

(6) 於上、下班尖峰時段，須以立姿服務，遇人要問早道好，若有住戶提重物，

須主動協助幫忙提重物。

(7) 遇有困難或不了解的地方，即與現場主管、區督導或公司商議，不可獨斷專

行，橫生枝節，錯失解決問題之良機。

(8) 遇災變或緊急突發狀況，力求鎮靜，依「突發狀況之應變處置」流程處理，

並迅速回報現場主管、區督導、公司中控，且將處理經過登錄於交接簿。

(9) 不得藉故向住戶、同仁借款或索取物品。

(10)遇有住戶或訪客走向櫃檯洽詢時，應起身答詢回話(正在辦 理住戶或訪客

櫃檯相關事宜除外)，待其離開後才坐下。

(11)值勤中有電話或對講機進來或是撥出，請講重點。

(12)大門前及人行道不得行駛或停放汽、機車及腳踏車應誘導至兩側或對面停車

空位停放。

(13)接待住戶及訪客時，態度親切笑容可掬。

(14)嚴禁遲到、早退，及不得惡意脫班或不明原因曠職。

(15)住戶如有客訴時應及時處理。

(16)熟悉各項設施操作。

(17)上班時間注意修飾儀容。

(18)應對禮節：

（電話或對講機）櫃檯您好！我是□□□，很高興爲您服務。

（面對面）您好！需要幫忙嗎？

(二)門禁管理作業

1.各項出入口啟閉時段

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(1) 游泳池區：(依大樓現行管理辦法)

(2) 公共設施：(依大樓現行管理辦法)

2.強記、認識住戶

(1) 初期進駐或新進人員，應禮貌性問候：【我剛到大樓來服務，叫△△△，以後請

多關照。請問您住在哪一樓？怎麼稱呼您？】

(2) 新進人員必須熟記本大樓住戶姓名、樓層。

(3) 切勿於住戶及訪客面前翻閱住戶資料，以免產生不必要的糾紛。

(4) 住戶進入大門後的動向，須向保全人員通報，如：【保全，□棟□樓，□先生(小)

上樓(往一樓電梯移動)】

(5) 強記住戶的背景及訪客，以建立感情，利於提供服務，可利用住戶領取掛號

信件、繳交管理費，及至櫃檯洽辦事務時，掌握住戶基本資料。

(6) 唯有認識住戶，方能辨識住戶或訪客，確保門禁安全。

3. 訪客登記作業程序

(1) 主動詢問來訪者姓名、來意及欲拜訪住戶之門牌、姓名。

(2) 如受訪者確實為本大樓之住戶，則請訪客進入大廳櫃檯等候。

(3) 請利用對講機與受訪住戶聯絡，說明來訪者姓名、來意：【□樓，□先生(小姐)，

有□先生(小姐)□位來訪。】。如果住戶同意放行，則在「訪客登記簿」上依欄位

順序記載詳細資料，並換發訪客識別証及磁卡，引導進入；並通報保全，運用

監控系統，確實掌握其動態。離去時來訪者以訪客識別証及磁卡換回抵押之證

件，並依時間登錄於「訪客登記簿」之「離去時間」欄位。

(4) 如訪客第一次來訪，應引導行進方向。

(5) 如果住戶未接對講機，請訪客自行連絡、或請其擇日聯絡後再訪、或留下訪

客資料，轉交給住戶。

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社區門禁管理流程圖

負責單位：櫃台

製作時間：101 年 03 月 23 日

時間 責任者 流程圖

規章表單

每日 8 時

00 分至

22 時 00

分

門廳警衛

櫃台秘書

櫃台秘書

受訪單位/

人

櫃台秘書

櫃台秘書

門禁管制要點

警衛勤務實施要

點

住戶一覽表

訪客登記簿

訪客登記簿

住戶樓層對照表

訪客登記簿

附記：訪客來訪務必依通報→登記(換證、換卡)→引導原則處理，落實門禁管理服務。

訪客

以對講機

通知受訪

者是否接

見

確認訪客身

份及來意

委婉請

其離開

請於會客

區稍待

登記換來賓證及磁卡

禮貌引導至相

關電梯

登記

通知保全:注意訪客動線

結束訪客收回來賓證、磁卡，

並登記訪客離去時間

維修廠商、送

貨、活動人員

否

是，於會客

區接見

引導至相

關場地

是

8

4.來訪者若是裝潢施工

(1) 先確認是否依管委會規範之【裝修工程管理辦法】完成申請及繳交裝潢保

證金，再依訪客登記作業程序辦理。

(2) 確認無誤後，施工人員完成訪客登記，再憑身份證明文件換領工作證、磁

卡，如搬運物料需填寫攜物放行條，由車道進出。

(3) 搬運物料施工人員配戴工作證及攜帶攜物放行條於車道口受檢。核對攜入

物品無誤後，收繳放行條即放行。離去時，亦需於車道口檢查攜出物品無誤

後放行，並至櫃檯換證、繳磁卡離開。

(4) 施工人員進出各樓層限乘經防護之電梯。

(5) 確實管制施工時間及人員進出及裝潢廢料處理，並做好各項防護措施。

(6) 隨時注意公共設施是否遭到破壞或堆積廢料，破壞大樓環境及盜用公共用

電。如有上述情況，須立即加以阻止，並向工頭、住戶反映，嚴重的話，則

依【裝修工程管理辦法】罰扣裝潢保證金。處理結果，應登錄於【管理員值

勤交接簿】上。

(7) 施工時間管制：依管委會規範行之，週一~週五 08:00-12:00，13:00-17:00。

國定假日及星期例假日不得施工，以維各住戶環境之安寧。

5. 來訪者若是房屋仲介人員

(1) 每次帶看房屋或房屋銷售人員欲進屋整理時，要求出示房屋銷售委託書正

(影)本、身分證件，方可放行。

(2) 再依訪客登記作業程序辦理。

(3) 提醒不得張貼任何小廣告紙，離去時記得上鎖。

6. 來訪者若是鎖匠

(1) 須由住戶陪同或先與住戶取得確認。

(2) 再依訪客登記作業程序辦理。

(3) 必要時保全員可陪同上樓。

(4) 告知不得張貼廣告標籤，違反則拍照向環保局告發。

7. 來訪者若是搬家公司

(1) 通報住戶確認（若是承租戶，應立即與房東聯絡，確認搬家行為）。

(2) 依訪客登記作業程序辦理。

(3) 注意地下室限高及消防灑水頭、電梯面鏡或公共設施。

(4) 告知不得張貼廣告標籤，違反則拍照向環保局告發。

(5) 將情形登錄於「管理員交接簿」。

(6) 必要時，保全人員隨時查看其搬遷情形，避免干擾到其他住戶使用電梯或

動線，並注意鄰房動態，以防“大搬風”。

(7) 搬家全程做好各項防護措施。

8. 來訪者若是員警執行公務

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(1) 先行確認員警身份，若有跨區執行公務，請通知轄區派出所會同。

(2) 查證執行公務相關文件（如搜索票、通緝公報）。

(3) 聯絡主委、委員或里、鄰長陪同(無搜索票、通緝公報時)。

(4) 不得通知住戶，以免妨害警方執行公務。

(5) 將處理狀況登錄於主管「工作日誌」及保全員「管理員交接簿」。

9. 法院查封

(1) 先行確認來者身份。

(2) 與屋主聯絡確認查封行為。

(3) 再依訪客登記作業程序辦理。

(4) 確定被查封房屋的座落門牌。

(5) 由主任陪同其作業。

10. 其它狀況

狀 況 管 理 服 務 員 之 處 理 住 戶 配 合

1.有業戶親自帶進或偕同住戶進入

1.依照管委會規範辦理 2.若無規範可依循，仍依訪客登記作業辦理，但可以免除換證、換磁卡手續

請主動向管理服務中心知會或打招呼，以示同意

2.修護、送貨、收費等人員來訪

1.先行與住戶確認 2.再依訪客登記作業程序辦理

請事先與管理服務中心聯繫

3.小販、勸募、義賣、傳教、推銷員來訪

嚴加管制，勸導不得進入，以維住戶之安全與安寧。

如發現左列人員進入大樓，立即通知管理服務中心勸離。

4.住戶有舉行喜慶、宴客或大規模訪客時

應主動查詢，可酌情免辦訪客登記作業。 請事先與管理服務中心聯繫。

5.水電、天然氣等抄表人員

為例行作業，要求出示工作證准予進入，須由工作人員陪同或透過監視系統監控其動態。

6.公共設施（備）之維修、保養人員

1.欲進入大樓作保養維修人員仍須依訪客登記作業程序辦理，非有關公司之維修人員不得進入。

2.必要時管理服務員得在現場監督。 3.索取保養維修記錄單。

7.住戶遷入或遷出時 1.通知住戶至櫃台辦理登記補正基本資料。 2.協助申請製作(或註銷)人員、車輛停車識別證及門禁卡

主動至櫃台辦理登記補正資料

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(三)信件管理作業

1. 郵件處理流程 (如流程圖)

社區郵件處理流程圖

1.負責單位：櫃台

時間 責任者 流程圖

規章表單

每日 7

時 30 分

至 22 時

00 分

每日

10:30

每日

14:30

每日

11:00

每日

16:00

每日

20:30

每日

22:00

門廳警衛

門廳警衛

櫃台秘書

櫃台秘書

櫃台秘書

櫃台秘書

門禁管制要點

警衛勤務實施要點

住戶名冊

郵件登記簿

郵件登記簿

郵件

區分為一

般郵件及

掛號(包

裹)

初步安檢程

序

投入住戶

信箱

登記、退回

由秘書登記

至信箱區掛請

領通知牌

以對講機或

行動電話通

知親領

住戶帶相關證

件及請領通知

牌至櫃台領取

於郵件登記簿

登記領取時間

及領取人簽收

快遞、送

貨、外食

一般郵件 特殊郵件(冷

凍食品、法院

傳單)

按照門禁

管理流程

辦理登記

掛號

通知相關人

員至相關單

位領取

◎收掛號信，郵差一張收據管理員蓋一個，千萬不可把收發章交給郵差蓋，避免掛號信件短少。

◎現金袋、金融卡，一定要本人帶身份證領取，絕不可由他人代領

◎郵差送來法院傳票【刑事】，應馬上以對講機聯絡住戶領取，如果住戶不在，則請郵差下班次再來，郵差投遞 2次

皆無法送達，將會以招領通知單給該住戶。（但如果住戶事先有通知，則可收代收）

◎郵差送來法院傳票【民事】，則不可代收。

◎值勤時收掛號信，在登記簿﹝收件人欄﹞簽名，住戶領掛號信，在登記簿﹝承辦人欄﹞簽名。

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2.特別注意事項

(1) 郵件、包裹應確實登錄於「領取掛號信簽名簿」。

(2) 領取人、代領者、郵務士之簽名應力求完整可辨識。

(3) 代領他人郵件、包裹應限於同一住戶成員，並由代領者簽名，避免未成年

人代領郵件。

(4) 如遇掛號郵件、包裹遺失、應立即隨同住戶報警備案，並保留有利證據。

(5) 收發郵件、包裹，應確實遵守以上規定,若因過失發生竊盜情事，經手人應

負損害賠償責任，若故意將郵件、包裹占為己有，應以刑事業務侵占罪追

訴。

(6) 民營郵件之發送依案場需求配合辦理，若由民營業者自行分發者，應確實

引導信箱位置，提醒勿作與分發信件無關之行為，如張貼、分發廣告標籤、

廣告文宣、政治 DM…等，並將其進出時間登錄於值勤交接簿。

(7) 近來郵購、宅配盛行，案場同仁更應落實各項收、退件作業流程，避免遺

漏，影響住戶權益及服務品質，若宅配物品須為冷藏者，現場無適當之冷

藏設備，應即連繫住戶領取，以保物品之新鮮。

(8) 櫃台之包裹或託寄物品，除了妥善保管外，外表應作標記(示)，避免不知

情者，當作廢棄物處理。

3.住戶委辦事項

(1) 住戶委託辦理事項，無論是託寄物品或轉交物品，當以「客戶寄物登記簿」

登錄清楚委辦事項之內容、相對人及電話，以為確認或連繫用。

(2) 委辦事項之相對人未於約定之時間來領取或辦理時，應以電話連絡委辦之

住戶，並配合辦理後續動作。

(3) 若對於相對人身份或委辦事項，有疑問者，當以電話連絡委辦住戶，進一

步確認相對人及委辦事項，避免弄錯對象或交錯物品。

(4) 洽辦完成，請相對人簽名為憑，並通報委辦住戶已完成所託。

(5) 遇有特別委辦事項或貴重物品，備註於管理員交接簿提醒同仁。

4.失物招領

(1)櫃台應公告拾獲物品地點、時間及物品特徵、數量，以供住戶認領。

(2)拾獲貴重物品、金錢，應通報管委會協處，或轉交警察局處理。

(四)裝潢施工管制

申請作業

1.住戶欲進行裝修工程時，應於三日前請設計公司準備裝潢住戶之施工設計圖說(平

面圖、消防圖等)、施工人員名冊、施工進度表及保證金 3 萬元至管理服務中心填

寫【裝修工程申請表】、提報【施工設計圖說】、簽訂【裝修工程切結書】，再以

現金或即期支票交付保證金完成申請，將申請表呈委員會核准。

2.告知住戶及設計公司施工期間應遵守委員會頒【裝修工程管理辦法】有關管制要

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點、裝潢垃圾管制、注意事項及罰則等。

重點簡述如下：

(1)進場施工人員換領施工證配戴於胸前，且進出各樓層限乘防護的電梯；並應在施工

前於物料進出路線之地板及電梯完成保護包覆，以免損壞地面及電梯內部。

(2)搬運材料機具應於規定之卸貨區域處裝卸。

(3)工作時間：

星期一至星期五 08：00~12：00、13：00~17：00。(國定假日及例假日禁止施工)

(4)公共洗槽、洗手檯等禁止洗水泥、油漆、木屑等。

(5)施工人員在現場不得大聲播放音樂、喧嘩、賭博、酗酒等破壞公共安寧之行為以及

不得隨地吐檳榔汁、丟棄煙蒂或隨處便溺等妨害衛生行為。

3.核准施工後，於電梯內公告施工期程。

施工中巡檢

1.社區主管每日巡檢施工場所，依管理辦法要求檢查是否有違規現象，如有違反施工

安全規定時，應得制止，住戶並應即刻停工並恢復原狀，否則得禁止施工人員進入

本大樓並沒收已繳之保證金，抵充修復費用；如有涉及公共危險或侵害第三人權益

時，保留追訴之權利。

2.將巡檢缺失記錄於主管工作日誌內呈委員會批示，辦理扣款或沒收保證金事宜。並

請櫃台秘書記錄於該裝修工程保証金退款表內備查。

保証金退款

1.裝修完成後，社區主管以裝修工程保証金退款表確認已履行以下情形：

(1)未損壞公共設施、設備。

(2)未損壞鄰戶設施、設備及財物。

(3)材料、機具、廢棄物經清運完竣。

(4)雖有第一、二項之損壞情事，但已修復並經管委會勘驗合格者。

2.將【裝修工程保証金退款表】呈委員會核准後，請櫃台秘書通知廠商，將保證金收

據取回後退還保證金。

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社區裝潢管理流程圖

負責單位：櫃台

時間 責任者 流程圖

規章表單

每日 08

時 00 分

至 22 時

00 分

每日

10:30

每日

15:30

每日

11:00

每日

16:00

每日

08:00

每日

17:00

每日

17:00

門廳警衛

櫃台秘書

櫃台秘書

櫃台秘書

櫃台秘書

櫃台秘書

門禁管制要點

警衛勤務實施要

點

住戶名冊

裝潢管理辦法

施工管制登記簿

附記：

工作時間：星期一至星期五 08：00~12：00、13：00~17：00。

(國定假日及例假日禁止施工)

業戶提出裝

潢申請

委員會審

核裝潢申

請案件

秘書告知裝

潢相關規定

重新申請

繳交裝潢保證

金 30,000

通知

補件

填寫裝潢申請

書及切結書

施工人員至櫃台

台換工作證

進料、送

貨、外食

否 須出示裝潢

(裝修)許可

按照門禁

管理流程

辦理登記

是

完工後由管理人

員確認無損壞公

設後無息退還裝

潢保證金

裝潢保

證金可

繳交公

司保管

施工前須

完成相關

公設防護

設施

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(五)公共設施使用管制依社區規約辦理租借。

(六)財務執行要點

1.建立社區專用之帳冊，記錄每日會計發生事項之單據、憑證、傳票表冊，以便製作

會計收支報告。

2.每月最後一日完成管理費繳費資料之修正，由秘書製作繳費通知單，並於隔月初投

遞於各住戶信箱開始繳費。

3.社區管理費以臨櫃現金繳納為主，轉帳、匯款為輔繳交，隔月初核對銀行專戶，完

成上月收入憑證及欠繳名單整理。

4.每日 13：00 前將收繳管理費、公設租金等其他收入，以無摺存款方式存入管委會帳

戶內，存款憑證及收款日報表送管委會審查。(依公司規定現場管理費收繳現金不得

超過兩萬元)

5.平日將零用金小額支出憑證收妥，每月 25 日前為廠商請款截止日，即完成支出憑證

整理及請款。

6.每月 5 日前完成廠商之匯款，將會計收支報告明細、專戶存款餘額記錄呈核，經財

委、監委、主委審核後於每月 15 日前公佈之。

7.每一屆管委會屆滿前兩個月應編製下一年度管理費用預算書及上一年度之收支決算

報告書。

8.本大樓公共設施之租金收入及其他管理辦法中收取之費用與罰款應納為管理費之

中。

9.管理費支用應依權限支用，除合約廠商固定支出外，其他費用支出應先取得估價單，

並依程序核定，取得收據或發票後，始得支付。

10.管理費催繳經管理中心催繳仍不願繳納者，超過兩個月者公佈欠繳名單，再不繳者

由管委會以存證信函通知限期繳納，如仍不願繳納者，欠繳費用超過四個月以上情

節嚴重者，得依公寓大廈管理條例移請法院處理。

11.自 101 年起，晚班秘書兼社區會計工作，製作管理費收支調節表、

現金月報表。

(七)燈泡、電器故障維修

1.住戶樓層公設燈泡、電器…等故障，至櫃檯登記，以便維修人員查修。

2.住戶住家內燈泡、電器…等故障，以電話或對講機告知櫃檯秘書，櫃檯秘書應提供

協力廠商聯絡電話，請住戶自行與該廠商聯絡議價與維修。

(八)代叫計程車

代叫計程車櫃檯秘書將日期、時間、台號等資料登記表上，並簽名。同時告知門廳保

全人員，以便服務住戶及其訪客。

(九)其它櫃台服務項目

請參照櫃台服務流程。

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社區管理費繳交流程圖

負責單位：櫃台

時間 責任者 流程圖

規章表單

每日 08

時 00 分

至 22 時

00 分

門廳警衛

櫃台秘書

櫃台秘書

櫃台秘書

櫃台秘書

櫃台秘書

管理費收繳要點

管理費欠繳明細

管理費欠繳名單

住戶樓層對照表

財務報表

每月初發送

繳費通知單

隔月初核

對管理費

繳交及欠

繳名單

每月 30日前

繳交管理費

書面催繳

2期未繳，

寄發存證信

函

由秘書將已

繳資料登記

於月報表內

製作每月財務

報表

公佈欠繳名

單

月底修正繳費

基本資料開帳

每月與財委對

帳

存入管

委會專戶

未繳 未繳納之住

戶

已繳

4期未繳，提

出民事訴訟

取得債權憑

證

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社區櫃台服務流程圖

負責單位：櫃台

製作時間：101 年 03 月 23 日

時間 責任者 流程圖

規章表單

每日 08 時

00 分至 22

時 00 分

門廳警衛

櫃台秘書

櫃台秘書

櫃台秘書

櫃台秘書

櫃台秘書

櫃台秘書

【櫃台服務】

1. 電話申裝服務

2. 搬家諮詢服務

3. 代叫鎖匠服務

4. 清潔服務

5. 信件收發

6. 訪客登記引導留言

7. 計程車叫車服務

8. 寄物

9. 公設預約

【商務服務】

1. 影印、列印

2. 收發傳真

3. 會議會晤安排

4. 收送包裹快遞

5. 數位相片沖洗服務

6. 郵寄信件

7. 高鐵車票、機票代訂

8. 戲票、藝文活動票券訂購

9. 旅館飯店代訂

10. 旅行交通住宿行程安排

11. 租車服務

12. 臨時勤務保安

13. 訂花、蛋糕

【生活服務】

1. 公司鐘點清潔

2. 收送洗衣服務

3. 水電維修服務

4. 公司監控保全服務

客戶提出服務

需求

櫃台評估

是否有能

力提供

櫃台秘書說

明相關辦法

及程序

委婉告知

住戶

填寫申請表

繳交相關費用及代

辦相關文件

管理服務中心

執行相關服務

通知住戶完成

服務結果，若有

收據則給予收

據

簡易服務(代

客叫車)

否

登記計程

車車號及

時間

是

不定期作客

戶滿意調查