FB-2-Manual Contable COOPACAFE

MANUALCONTABLE

COOPECAFÉ

MANUAL CONTABLE, COOPECAFÉ.Junio, 2015

El presente documento fue elaborado en el marco del Proyecto “Creación de Capacidades en Asistencia Técnica a Productores de Café en Guatemala”, ejecutado por la Plataforma Nacional de Café Sostenible–SCAN Guatemala y financiado con fondos de:

Y el apoyo de todos los socios de la Plataforma Nacional de Café Sostenible – SCAN Guatemala:

Este trabajo está licenciado bajo una Licencia Creative Commons Atribución-CompartirIgual 3.0 Unported. Reconocimiento-No comercial-Compartir bajo las mismas condiciones.Para ver una copia de esta licencia, visite http://creativecommons.org/licenses/by-sa/3.0/ o envíe una carta a Creative Commons, 444 Castro Street, Suite 900, Mountain View, California, 94041, USA.

Asociación Nacional del Café

FAIR TRADE USA

FEDECOCAGUA, R.L.-

FAIRTRADE International

Proyecto Cambio del Banco Centroamericano de Integración Económico

Rainforest Alliance

SCAN – Sustainable Commodity Assistance Network

Solidaridad Network

UTZ Certified

Asociación Crecer

McDonald’s Canadá

Su elaboración no habría sido posible sin la coordinación de:

Mejor cultivoMejor futuro

McDonald’s USA

MANUALCONTABLE

COOPECAFÉ

OBJETIVO:

Proporcionar las herramientas para implementar los registros contables que sirvan de base para una contabilidad llevada de acuerdo a las normas vigentes en lo legal, fiscal y financiero en el país.

Un manual contable facilita los procedimientos específicos para su contabilización y ayuda al departamento contable a la preparación de los estados financieros.

De esta forma la alta dirección de las organizaciones cuentan con información contable-financiera consistente para el cumplimiento de sus obligaciones legales y fiscales y para la toma de decisiones estratégicas.

¿Por qué es importantetener conocimientos

básicos deadministración

financiera?

1. COOPECAFE Manual Contable

COOPACAFE Manual Contable 2.

Introducción

Sección 1: Objetivos

Sección 2: Normas de la Organización

Sección 3: Estados Financieros de Acuerdos a NIIFEstados Financieros de Entidades con PropósitosNo Lucrativos

• Aspectos Generales• Estado de Posición Financiera• Normas de Presentación Clasificación de Activos y Pasivos• Clasificación del Patrimonio Contable• Estado de Actividades• Normas de Presentación• Clasificación y Estructura del Estado de Actividades• Cambio Neto en el Patrimonio Contable no Restringido• Sub-Clasificación de los Ingresos, Costos y Gastos y Otros Ingresos y Gastos• Fundamentos• Criterios de Reconocimiento• Estado de Flujos de Efectivo• Contabilidad de Fondos

Sección 4: Contabilidad por Centro de Costos

• Introducción• Características• Objetivos• Ventajas y Desventajas de la Contabilidad por los Costos y Gastos• Clasificación de Costos y Gastos• Centros de Costo

4

5

6

6

14

TABLA DE CONTENIDO Pag.


16

19

25

25

26

28

32

TABLA DE CONTENIDO Pag.

Sección 5: Catálogo de Cuentas

Sección 6: Descripción de Usoy Manejo de las Cuentas

111. Caja y Bancos112 Cuentas por Cobrar114 Inventarios122 Depreciación Acumulada21 Pasivo Corriente22 Pasivo No Corriente211 Pasivo Contingente (Prestaciones Laborales)3 Patrimonio y Reservas4 Ingresos5 Costos

6 Gastos

Costos Fijos

Costos Variables

Condiciones que un Costo Fijo Puede Ser VariablePunto de Equilibrio

Sección 7: Informes Financieros parael Consejo Directivo, Acreedores yAgencias Cooperantes

Estado de Situación FinancieraEstado de ActividadesEstado de Flujos de EfectivoEjecución Presupuestaria

Sección 8: Mantenimiento del Manual


El presente manual proporciona los lineamientos para preparar la información contable de acuerdo a Normas Internacionales de Información Financiera especialmente en lo que se refiere a presentación,

reconocimiento, medición y revelación para que la administración tenga el control interno.

Sección 1

Sección 2

Sección 3

Sección 4

Sección 5

Sección 6

Sección 7

Sección 8

Objetivos

Normas

Estados Financieros de acuerdo a Normas Internacionales de

Información Financiera.

Contabilidad centros de costos

Catálogo de cuentas

Descripción de uso y manejo de las cuentas

Informes financieros para el Consejo Directivo, acreedores,

proveedores y agencias donantes

Mantenimiento del manual

EL PRESENTE MANUAL SE ENCUENTRA DIVIDIDO EN LAS SIGUIENTES SECCIONES:

INTRODUCCIÓN

El propósito del presente Manual Contable de COOPECAFE previamente autorizado

por la Junta Directiva y conforme a lo requerido por el control interno, es

proporcionar al personal de la organización las herramientas

para que puedan implementar los registros

contables que sirvan de base para una

contabilidad llevada de acuerdo a las normativas

vigentes en lo legal y financiero en el país.

Un manual contable como el presente, facilita los procedimientos específicos para su contabilización y ayuda al departamento contable a la preparación del producto final que son los Estados Financieros, por lo tanto de esta forma el departamento de contabilidad así como la Junta Directiva deben tener la claridad de entregar y obtener los estados financieros y reportes financieros que sean necesarios, a fin de evitar duplicidad de esfuerzos y entendimientos en relación a la información financiera.

El control interno: es un proceso efectuado por el Junta Directiva o el consejo directivo, la Dirección y el resto del personal, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos, dentro de las siguientes categorías:

• Eficacia y eficiencia de las operaciones• Flabilidad de la información financiera y• Cumplimiento de las leyes y normas aplicables

El concepto de control interno no sólo se refiere a temas financieros, contables y a la custodia de los activos, sino que incluye controles

destinados a mejorar la eficiencia operativa y asegurar el cumplimiento de las políticas de la Asociación. El control interno es una expresión utilizada con el objeto de describir todas las medidas adoptadas por la dirección superior para dirigir y controlar las operaciones sustantivas y de apoyo en los organismos a su cargo.

La esencia del control interno está en las acciones tomadas para dirigir o llevar a cabo las operaciones. Dichas medidas incluyen corregir las deficiencias y mejorar las operaciones, para que estén de conformidad con las normas prescritas y con los objetivos planteados.

1 Definir los reportes y estados financieros que serán analizados por la junta directiva, evitando de esta forma que el departamento contable duplique esfuerzos en preparar otros informes que no son requeridos pero que son preparados por el departamento contable con la justificación de que “Son preparados por aquello de que los pidan”

2 Definir los reportes que se necesitan en la junta directiva o consejo directivo, evitando de esta forma pérdida de tiempo en buscar información que nunca ha sido preparado por el departamento contable.

3 Facilitar al departamento contable en diseñar y preparar un catálogo de cuentas que se ajuste a las operaciones de la asociación. Este catálogo de cuentas debería tener la distribución por centros de costos, gastos, ingresos, pasivos, capital y reservas.

4 Proporcionar a los encargados de contabilidad reglas aprobadas en los

5 Definir cuales estados financieros y reportes contables deben imprimirse mensualmente, trimestralmente y anualmente para el análisis interno y externo.

6 Establecer un sistema contable que permita el control y manejo de los recursos de COOPECAFE


SECCIÓN 1: OBJETIVOS

El cambio experimentado a nivel mundial para la aplicación de las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) –anteriormente denominadas Normas Internacionales de Contabilidad (NIC)– constituye el desarrollo más significativo llevado nunca a cabo en el ámbito de la contabilidad.

La Comisión Europea ha adoptado las NIIF (un cuerpo normativo de elevada calidad, comprensible y obligatorio) con carácter

obligatorio para los 7.000 grupos cotizados en la Unión Europea para el ejercicio contable 2005.

Lejos de la Unión Europea, existe un significativo número de regiones, tales como Australia, Rusia y Oriente Medio que también están adoptando las NIIF; junto con otros países como Estados Unidos, Canadá o innumerables países de Centro y Sudamérica donde se van incorporando paulatinamente.

1 El contador es el responsable de llevar a cabo los registros contables y de presentar los Estados Financieros en el plazo de quince días hábiles siguientes al mes vencido.

2 El gerente financiero supervisará las operaciones del departamento contable y verificará que se cumplan con los procedimientos definidos.

3 El gerente financiero es el responsable de presentar los estados financieros con el respectivo análisis a la junta directiva o consejo directivo.

SECCIÓN 3:ESTADOS FINANCIEROS DE ACUERDO A ANIIF

ESTADOS FINANCIEROS DE ENTIDADES CON PROPÓSITOS NO LUCRATIVOS

SECCIÓN 2: NORMAS DE LA ORGANIZACIÓN

COOPACAFE Manual Contable 6

ASPECTOS GENERALES

De acuerdo con las NIIF, los estados financieros básicos que las entidades con propósitos no lucrativos deben presentar son:

a. Estado de posición financiera,

b. Estado de actividades, y

c. Estados de flujo de efectivo.

d. Las notas a los estados financieros son parte integrante de los mismos.

Las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC/NIIF) están transformándose en los principios de contabilidad financiera más ampliamente aceptados en el mundo. Alrededor de 100 países han adoptado las NICs para la preparación y presentación de información contable. A partir de 2005 más de 7.000 empresas de la unión Europea deben reportar sus estados financieros en conformidad con las NICs. Australia, Canadá, China, Japón, Rusia y otros países del Medio Oriente están adoptando las NICs o tienen planes para ajustar sus normas contables locales a las normas internacionales. El Comité de Normas internacionales de Contabilidad (IASB) y el Comité de Normas Contables de los Estados Unidos (FASB) han alcanzado el compromiso de hacer sus principios contables compatibles y llegar a la convergencia de sus normas contables, una muestra más de la importancia de las NICs. Como resultado de su aceptación internacional en los años futuros miles de empresas de todo el mundo prepararán la contabilidad de conformidad con estas NICs.

Estos principios continúan su rápida evolución como resultado del proyecto de convergencia con las normas contables de Estados Unidos y por la necesidad de cubrir y dar soluciones a nuevos tópicos y operaciones de empresas.

La definición de entidad con propósitos no lucrativos propuesta por las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) definen que estas entidades tienen principalmente fines de beneficio social. Algunas opiniones mencionaron que al hacer esta aseveración se estaba dejando fuera a los sindicatos, cámaras de comercio y colegios profesionales.

Sin embargo, con la finalidad de que la norma sea clara las Normas Internacionales de Información Financiera decidieron modificar la redacción para establecer que estas entidades tienen carácter social y ampliar el número de ejemplos provistos incluyendo a los sindicatos, colegios profesionales y a las entidades con actividades artísticas, culturales y científicas, etc.


ESTADO DE POSICIÓN FINANCIERA

El estado de posición financiera es un estado financiero que muestra información relativa a una fecha determinada sobre los recursos y obligaciones de una entidad; presenta los activos en orden de su disponibilidad, mostrando sus restricciones; los pasivos atendiendo a su exigibilidad, revelando sus riegos financieros; así como, el patrimonio contable clasificado en no restringido, temporalmente restringido y/o permanentemente restringido.

El estado de posición financiera proporciona al usuario general información sobre la capacidad de la entidad para proveer bienes y servicios, su liquidez, su habilidad para cumplir con sus obligaciones y sus necesidades de financiamiento externo.

El propósito de los estados financieros básicos y sus notas es proveer al usuario general información sobre las entidades con propósitos no lucrativos respecto a:

a. Su capacidad para: mantener su patrimonio, continuar como negocio en marcha y lograr los fines sociales para los cuales fue creada;

b. Su posición financiera; el monto y naturaleza de sus activos, pasivos y patrimonio contable;

c. Los efectos de las operaciones que modifican el monto y la naturaleza de sus activos netos;

d. El monto y tipo de sus flujos de efectivo de entrada y de salida durante el periodo y la relación entre ellos;

e. El desempeño financiero de su administración; y

f. La forma en que la entidad obtiene y aplica recursos; obtiene y paga sus financiamientos, así como otros factores que puedan afectar su liquidez.

Los estados financieros y sus notas deben determinarse con base en las Normas de Información Financiera, salvo en los casos en que el alcance de una de ellas se exceptúe su aplicación.


Normas de presentación, clasificación y de activos y pasivos

Dentro del estado de posición financiera, los activos y pasivos deben presentarse clasificados en corto plazo (circulantes) y largo plazo (no circulantes), atendiendo a su disponibilidad y exigibilidad con base en lo establecido en la NIIF relacionado a la presentación y revelación. Las agrupaciones de partidas y presentación de rubros de forma separada deben llevarse a cabo conforme lo establecido en la NIIF.

Aquellos activos que tengan restricciones para su uso en el corto o largo plazo deben presentarse en forma segregada del resto de los activos que no tengan restricciones indicando el tipo de restricción que tienen: temporal o permanente.

Clasificación del Patrimonio Contable

La NIIF, establece que el patrimonio contable de las entidades con propósitos no lucrativos deben clasificarse, en su caso, con respecto a su tipo de restricción en:

a. Patrimonio contable no restringido, el cual no tiene restricciones para que sea utilizado por la entidad; es decir, está sustentado por los activos netos no restringidos;

b. Patrimonio contable restringido temporalmente, el cual está sustentado por los activos temporalmente restringidos cuyo uso por parte de la entidad está limitado por las disposiciones que expiran en el paso del tiempo o p o rq u e s e c u m p l e n l o s p ro p ó s i t o s establecidos; y,

c . Pa t r i m o n i o c o n t a b l e r e s t r i n g i d o permanentemente, el cual está sustentado por activos permanentemente restringidos, cuyo uso por parte de la entidad está limitado por disposiciones que no expiran con el paso del tiempo y no pueden ser eliminadas por acciones de la administración.

Las restricciones temporales pueden ser:

a. De plazo: si establecen que los activos no pueden ser usados de inmediato sino hasta un periodo posterior o después de cierta fecha;

b. De propósito: si establecen que los activos deben de ser utilizados para un propósito específico; o

c. Una combinación de las anteriores.

D e n t r o d e l p a t r i m o n i o r e s t r i n g i d o temporalmente es usual la presentación de partidas individuales para distinguir entre:

a. Restricciones permanentes de propósito; indica que los activos recibidos deben ser usados para cierto propósito, preservados y no vendidos. Por ejemplo: los terrenos u obras de arte; y

b. Restricciones permanentes de inversión: indican que los activos recibidos deben invertirse con la finalidad de proveer una fuente de ingresos permanentes a la entidad por los rendimientos de dichos activos.


Estado de Actividades

El estado de actividades es un estado financiero de las entidades con propósitos no lucrativos que muestra la información relativa a sus operaciones en un periodo y, por ende, los ingresos, costos y gastos, así como el cambio neto en el patrimonio contable resultante en el periodo, clasificados por tipo de patrimonio contable (restringido permanentemente, restringido temporalmente o no restringido).

El estado de act iv idades proporciona información sobre el resultado de las operaciones que afectaron al patrimonio contable sobre la aplicación de ingresos, costos y gastos en diversos programas y servicios.

Además, permite evaluar el desempeño de las actividades de la administración de la entidad durante el periodo y los esfuerzos llevados a cabo para alcanzar sus objetivos.

Los ingresos, costos y gastos deben cumplir con las definiciones de la NIF A-5, Son ejemplos de ingresos de las entidades con propósitos no lucrativos los provenientes de: la prestación de servicios, la venta de bienes y los donativos recibidos.

Son ejemplos de costos y gastos: los del cumplimiento de los propósitos de la entidad, los de recaudación de donativos, los generales y los donativos otorgados en los términos de la NIF E-2, Donativos recibidos u otorgados por entidades con propósitos no lucrativos.

Normas de Presentación

El estado de actividades debe presentar los ingresos, costos y gastos, así como el cambio neto del periodo en el patrimonio contable de una entidad con propósitos no lucrativos, clasificados en: patrimonio no restringido, patrimonio temporalmente restringido y patrimonio permanentemente restringido.

Clasificación y Estructura del Estado de Actividades

En el estado de actividades deben presentarse como mínima los niveles siguientes:

a. Cambio neto en el patrimonio contable no restringido,

b. Cambio neto en el patrimonio contable restringido temporalmente,

c. Cambio neto en el patrimonio contable restringido permanentemente, y

d. Cambio neto en el patrimonio contable total.

En la determinación de los niveles, cuando los ingresos excedan a los costos y gastos el nivel debe denominarse incremento en el patrimonio contable, en caso contrario, debe identificarse como disminución en el patrimonio contable.


Cambio Neto en el Patrimonio Contable No Restringido

Los ingresos deben presentarse como aumentos al patrimonio contable no restringido, a menos que el uso de los activos recibidos se encuentre limitado por restricciones, en cuyo caso deben clasificarse como aumentos al patrimonio contable restringido permanentemente o temporalmente, según corresponda.

En el caso de los ingresos por la venta de bienes o por la prestación de servicios, los descuentos y bonificaciones otorgados a los clientes, así como las devoluciones efectuadas, deben disminuirse de los ingresos para así obtener el importe de los ingresos netos; no obstante, las NIIF permiten la presentación de esos rubros por separado.

Los costos y gastos identificables con los ingresos no restringidos deben presentarse en la sección de patrimonio contable no restringido; por ejemplo, la depreciación, amortización o las pérdidas por deterioros de activos no restringidos. Los gastos no identificables claramente con alguno de los tres tipos de patrimonio contable deben presentarse también en el patrimonio contable no restringido.

Cuando el patrimonio o parte del patrimonio con restricciones quede libre de éstas ya sea por el paso del tiempo o porque exista un remanente sin restricciones por ya haber cumplido los propósitos para los cuales se recibió el donativo, ese patrimonio debe reclasificarse a la sección de patrimonio contable no restringido; dicha reclasificación debe mostrarse dentro del estado de actividades.

Los ingresos por donativos recibidos cuyas restricciones se extingan dentro del mismo periodo pueden presentarse únicamente dentro del patrimonio contable no restringido, sin presentarlos como restringidos y luego reclasificarlos, siempre y cuando dicho tratamiento se haga en forma consistente.

Los rendimientos sobre inversiones y otros activos deben presentarse como parte de los cambios en el patrimonio contable no restringido a menos que el uso de tales rendimientos se encuentre limitado; en este caso, deben clasificarse como patrimonio contable temporal o permanentemente restringido, según corresponda. El cambio neto en el patrimonio contable no restringido debe mostrar, entre ellos:

a. Los ingresos no restringidos; por ejemplo: servicios por eventos y exposiciones, colegiaturas, ingresos por regalías cobradas por desarrollos científicos o inventos, publicaciones y donativos recibidos no restringidos.

b. Las reclasificaciones provenientes del patrimonio contable temporalmente restringido, por partidas liberadas de sus restricciones,

c. Las reclasificaciones provenientes del patrimonio contable permanentemente restringido, por las cuales se hayan recibido instrucciones específicas de los donantes para su disposición como donativos no restringidos, y;

d. Los gastos por servicios por programas o actividades de apoyo y otros ingresos y gastos.


Sub-clasificación de los Ingresos, Costos y Gastos y Otros Ingresos y Gastos

Dentro de cada sección de patrimonio contable presentada en el estado de actividades deben sub-clasificarse los costos y gastos de acuerdo con uno de los siguientes criterios:

a. Por función- que muestra en rubros genéricos los tipos de costos y gastos atendiendo a su contribución al logro de las actividades de la entidad;

b. Por naturaleza- que desglosa los rubros de costos y gastos, atendiendo a la esencia especifica del tipo de costo o gasto de la entidad, o

c. Mixta- que muestra los gastos por función y dentro de cada agrupación presenta el desglose de gastos de acuerdo con su naturaleza.

Las NIIF recomienda el uso de una clasificación por función. Las clasificaciones básicas por función para entidades con propósitos no lucrativos son:

a. Los servicios por programas o actividades, y

b. Las actividades de apoyo.

Fundamentos

El postulado básico de devengación contable señala que:

“Los efectos derivados de las transacciones que lleva a cabo una entidad económica con otras entidades, de las transformaciones internas y

de otros eventos, que la han afectado económicamente, deben reconocerse

contablemente en su totalidad, en el momento en el que ocurren, independientemente de la

fecha en que se consideren realizados para fines contables”

Por lo anterior, las operaciones que deben ser reconocidas contablemente por una entidad son:

a. Transacciones que llevó a cabo con otras entidades económicas;

b. Transacciones internas que modificaron la estructura de sus recursos o de sus fuentes; y

c. Otros eventos que la afectaron.

Como se señala en las NIIF:

“El reconocimiento contable es el proceso que consiste en valuar, presentar y revelar, esto es, incorporar de manera formal en el sistema de información contable los efectos de las transacciones, transformaciones internas que realiza una entidad y otros eventos, que le han afectado económicamente, como una partida de activo, pasivo, capital contable o patrimonio contable, ingreso costo o gasto.

El reconocimiento de los elementos básicos de los estados financieros implica necesariamente la inclusión de la partida respectiva en la información financiera, formando parte, conceptual y cuantitativamente del rubro respectivo. El solo hecho de revelar no implica reconocimiento contable.”


Criterios de Reconocimiento

El reconocimiento contable de una operación debe cumplir con los siguientes criterios:

a. Provenir de una transacción de la entidad con otras entidades, de transformaciones internas, así como de otros eventos pasados, que le han afectado económicamente;

b. Satisfacer la definición de un elemento de los estados financieros;

c. Ser cuantificable en términos monetarios confiablemente;

d. Estar acorde con su sustancia económica;

e. Ser probable que en un futuro ocurra una obtención o un sacrificio de beneficios económicos, lo que implicara una entrada o salida de recursos económicos; y

f. Contribuir a la formación de un juicio valorativo en función a su relevancia que coadyuve a la toma de decisiones económicas.

Por consiguiente, una operación debe reunir los seis criterios fundamentales señalados en el párrafo anterior y solo debe ser reconocida como un elemento de los estados financieros al momento de ser alcanzados todos.

De lo anterior se desprende que al reconocer una operación en la información financiera, esta debe representarse tanto conceptual como numéricamente y, por tanto, debe determinarse una cuantificación en términos monetarios a través del desarrollo de un proceso formal de valuación considerando los atributos del elemento a ser valuados y lo que establezcan, a su vez, las NIIF particulares relativas.

Los atributos se refieren a las características o naturaleza del elemento sujeto a reconocimiento y valuación, por ejemplo, su naturaleza monetaria y no monetaria, entre otros.

Estado de Flujos de Efectivo

El estado de flujos de efectivo es un estado financiero que muestra información acerca de las fuentes y aplicaciones del efectivo en el periodo, clasificadas por actividades de operación de inversión y de financiamiento.

Por ende, permite conocer el efecto que han tenido las actividades de la entidad en su efectivo, evaluar su capacidad para cumplir con sus obligaciones y conocer sus requerimientos de financiamiento.

Las entidades con propósitos no lucrativos deben presentar como parte de sus estados financieros básicos, el estado de flujos de efectivo elaborado con base en las NIIF, Estado de flujos de efectivo, sin que sea necesario separar los conceptos por cada tipo de patrimonio.

Contabilidad de Fondos

Las NIIF no se oponen a las clasificaciones por fondos, siempre y cuando se ajusten para cumplir con las disposiciones de clasificaciones establecidas en esta norma. La contabilidad de fondos comprende un conjunto de procedimientos contables que resultan en clasificaciones independientes de cuentas de balance y resultados por ciertas actividades. La contabilidad de fondo es establecida por disposiciones legales, contractuales o acciones voluntarias de las entidades.


Introducción

La contabilidad por centro de costos es un sistema que permitirá a la organización lograr mejor control sobre los costos y gastos cargados a los diferentes centros de costos.

El uso de la contabilidad por centro de costos está condicionado fundamentalmente por lo siguiente:

a. Que COOPECAFE maneje los costos y gastos segregados para los diferentes centros de costo.

b. Que en los niveles directivos de COOPECAFE exista la decisión de establecer la contabilidad por centro de costos como sistema contable de registro, control presupuestario y control interno.

La contabilidad por centro de costos, no se escapa del cumplimiento de los principios fundamentales de contabilidad ya sea adoptando las Normas Internacionales de Información Financiera o registros contables sobre la base de la Ley de Impuesto Sobre la

Renta y deben ser cumplidos como en cualquier área de especialidad

contable.

El centro de costos permite identificar costos por separado dentro de una organización, para la cual se llevan registros contables separados,

a estas porciones se les llama centros de costos. En general un centro de costos es una

parte interna que tiene sus propios costos y gastos.

Manejar centros de costos permite obtener el estado de ingresos y egresos por separados.

Debe quedar claro que dentro de la nomenclatura se deben establecer los centros específicos para obtener buena información de los estados financieros de la entidad.

La contabilidad por centro de costos es una cualidad de la contabilidad que integrada al sistema, permite el registro de las transacciones de uno o más centros de costos.


SECCIÓN 4:CONTABILIDAD POR CENTRO DE COSTOS

La contabilidad por centro de costos permite distribuir los costos a los diferentes centros de costos que se definan y se encuentra integrado por lo siguiente:

1. Introducción2. Ventajas y Desventajas3. Características4. Clasificación

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA CONTABILIDAD POR LOS COSTOS Y GASTOS

VENTAJAS DESVENTAJAS• Llevar registros por centro de costos

separados.• Permite analizar por separado los centros

de costos.

• La incidencia mayor de las desventajas que a continuación se comentan, recae directamente sobre el contador quien debe mantener su funcionamiento:

• Mayor esfuerzo en el trabajo contable, generado por lo delicado del manejo del catálogo de cuentas ó del programa que distribuye para los diferentes centros de costos.

• Necesidad de la especialización del personal que labora en el departamento de contabilidad.

• Incremento del trabajo, dado el volumen de las transacciones, que aumenta en la medida que aumenta la cantidad de centros de costos y por la necesidad del cuadre individual de cuentas de cada uno.

Características

Algunas de las características identificadas del sistema de contabilidad por centro de costos, se enumeran a continuación:

1. Código de cuentas común a todos los centros de costos, lo que facilita la formulación de los estados de consolidación y mayor funcionabilidad en el registro de las operaciones.

2. Dinámica integral en el registro de las operaciones de los distintos centros. Esto se refiere a que el registro de las operaciones de cada centro de costo se realiza de manera simultánea e integrada.

3. Identificación de los diferentes centros de costos de interés de la organización

4. Formas y registros comunes para todos los centros de costos que prevean las clasificaciones correspondientes para la identificación de cada uno.

Objetivos

1. Conocer el grado de ejecución y tomar decisiones oportunas para cada uno de los centros de costos.

2. Identificar las desviaciones favorables o desfavorables en cada uno de los centros de costos para tratar de corregirlos.

Clasificación de los Costos y Gastos

La clasificación de los centros de costos en COOPECAFE será de acuerdo a las distribuciones que se efectúen.

Centros de Costo

Se definen los centros de costos siguientes: Administración, Comercialización, Acopio, Créditos, etc.


ACTIVO PASIVO111

111111.01111.02111.03111.04

221

211211.01211.02211.03211.04211.05211.06211.07211.08211.09

211.1211.19

212212.01212.02212.03

22221

211.01

222222.01222.02

223223.01223.02223.03

ACTIVO CORRIENTECAJA Y BANCOSCaja ChicaBanco 1Banco 2Banco 3

PASIVO CORRIENTECUENTAS POR PAGARProveedoresCafé y Miel de sociadosCuota Patrola IGSSImpuesto sobre la renta anualAnticipos recibidosIVA por pagarBono 14AginaldoVacacionesAportaciones ExtraordinariasOtras cuentas por pagar

RETENCIONESCuota Laboral IGSSImpuesto Sobre la RentaImpuesto al Valor Agregado

PASIVO NO CORRIENTEPASIVO LABORALIndemnizaciones

PRESTAMOS OBTENIDOSBanco del Tesoso, S.A.Personas particulares

FONDOS POR APLICARAGENCIA COOPERANTE 1AGENCIA COOPERANTE 2AGENCIA COOPERANTE 3

CUENTAS POR COBRARPréstamos a AsociadosPréstamos a EmpleadosClientesAnticipo para viáticos y gastosAnticipo sobre comprasClientes del exteriorPagos a cuenta de ISRRetenciones de IVAOtras cuentas por cobrarReserva de Cuentas Incobrables

IVA POR COBRARCrédito fiscal 2011Crédito fiscal 2012Crédito fiscal 2013

INVENTARIOSCafé PergaminoCafé oroCafé de segundaCafé cerezaMielFertilizantes

112112.01112.02112.03112.04112.05112.06112.07112.08112.19112.99

113113.01113.02113.03

114114.01114.02114.03114.04114.05114.06

SECCIÓN 5:CATÁLOGO DE CUENTAS

La nomenclatura permitirá tener una estructura definida para mantener la consistencia de las operaciones y obtener estados financieros debidamente estructurados. La nomenclatura se ha definido en seis niveles siendo los siguientes:


PATRIMONIO Y RESERVAS312121

121.01121.02121.03121.04121.05121.04

ACTIVO NO CORRIENTEPROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPOInmueblesMaquinaria y EquipoVehículosMobiliario y Equipo de oficinaEquipo de computaciónHerramientas

31

311

311.01

32

321

321.01

321.02

321.03

321.04

33

331

332.01

332.02

332.03

332.04

39

391

391.01

391.02

PATRIMONIO INSTITUCIONAL

APORTE DE ASOCIADOS

Aportaciones obligatorias / Aporte de fundadores

RESERVAS

RESERVAS

Reserva Irrepartible

Reserva de Educación

Reserva de Obras Sociales

Reserva Institucional

REVALUACIONES

REVALUACIONES

Inmuebles

Maquinaria y equipo

Vehículos

Otras revaluaciones de activos fijos

RESULTADOS

RESULTADOS

Resultados Acumulados

Resultados de Período

122122.01122.02122.03122.04122.05122.04

DEPRECIACIÓN ACUMULADAInmueblesMaquinaria y EquipoVehículosMobiliario y Equipo de oficinaEquipo de computaciónHerramientas

123123.01123.09

124124.09

OTROS ACTIVOSAcciones BARNRURALOtros activos

AMORTIZACIÓN ACUMULADAOtos activos

41411

411.01411.02411.03411.04411.05411.09

412412.01412.02412.03412.09

413413.01

413413.01

INGRESOS EXENTOSVENTAS EXENTASCafé PergaminoCafé OroCafé CerezaCafé de segunda claseMielOtrosSERVICIOS EXENTOSIntereses sobre créditos a asociadosMora cobrada a asociadosArrendamientos cobrados a asociadosOtros ingresos exentosPRODUCTOS FINANCIEROSIntereses BancariosOTROS INGRESOSIntereses Bancarios

42

421

421.01

421.02

421.03

421.09

422

422.01

422.02

422.03

422.09

414

414.01

414.02

414.03

414.04

414.09

INGRESOS GRAVADOS

VENTAS EXPORTACIONES

Café Pergamino

Café Oro

Miel

Otros

SERVICIOS GRAVADOS

Intereses sobre créditos a asociados

Mora cobrada a asociados

Arrendamientos cobrados a asociados

Otros ingresos gravados

DONACIONES

AGENCIA COOPERANTE 1




Otros

INGRESOS4


Nota: para aquellas organizaciones o cooperativas que no tengan actividades comerciales productivas, eliminar las cuentas que tengan una relación directa y correr los códigos para no tener cuentas dentro de su catálogo que no son necesarias.

COSTO DE VENTAS5

51

COSTO DE VENTAS OPERACIONES GRAVADASCOMPRASCafé CerezaCafé PergaminoCafé PergaminoMielFertilizantesOtrosGASTOS SOBRE COMPRASMaquila de CaféFletesCompra de costales y canastosCOSTOS DIRECTOSMano de obra directa e indirectaBonificación incentivoAguinaldosVacacionesIndemnizacionesBono 14Cuota patronal IGSSEnergía EléctricaReparaciones y Mantenimiento de beneficioRepuestos y accesoriosOtros

51511

511.01511.02511.03511.04511.05511.09

513513.01513.02513.03

514514.01514.02514.03514.04514.05514.06514.07514.08514.09

514.1514.19

514.06 Bono 14

514.07514.08514.09

514.1514.19

Cuota patronal IGSSEnergía EléctricaReparaciones y Mantenimiento de beneficioRepuestos y accesoriosOtros

611.01611.02611.03611.04611.05611.06611.07611.08611.09

611.1611.11611.12611.13611.14611.29

SueldosBonificación incentivoAguinaldosVacacionesIndemnizacionesBono 14Cuota patronal IGSSArrendamientosEnergía EléctricaTeléfono, fax y correo electrónicoHonorarios ProfesionalesReparaciones y MantenimientoGastos de LimpiezaPapelería y útilesGastos varios

514 COSTOS INDIRECTOS

661

611

GASTOSGASTOS DE COOPERATIVAGASTOS DE OPERACIÓN

62 GASTOS DE PROYECTOS

511.01511.02511.03511.04511.05511.09

Café CerezaCafé PergaminoCafé PergaminoMielFertilizantesOtros

621.01621.02621.03621.04621.05621.06621.07

SueldosBonificación 78-89/9-2000/37-2001AguinaldosVacacionesIndemnizacionesBono 14Cuota patronal IGSS

622.01622.02622.03622.05

Honorarios ProfesionalesViáticosPapelería y ÚtilesVarios

623.01623.02623.03

Luz y aguaTeléfonoPapelería y Útiles

513.01513.02513.03

Maquila de CaféFletesCompra de costales y canastos

514.02514.02514.03514.04514.05

Mano de obra directa e indirectaBonificación incentivoAguinaldosVacacionesIndemnizaciones

COSTO DE VENTAS OPERACIONALES EXENTAS

511 COMPRAS 621 SUELDOS Y PRESTACIONES

622 GASTOS DE PROGRAMA

623 GASTOS CORRIENTES

513 GASTOS SOBRE COMPRAS

514 COSTOS INDIRECTOS


• Con el saldo con que se abren las operaciones del ejercicio contable.

• La cuenta de caja chica se debitará únicamente cuando el fondo sea aumentado o disminuido.

• Con los depósitos efectuados al banco, por cobros a clientes, ventas al contado, anticipos de clientes y otros ingresos recibidos.

• Con las notas de crédito emiti-das por los bancos.

• Con ajustes o reclasifica-ciones.

• La cuenta de caja chica se acreditará con la reducción o su disminución.

• Por la emisión de cheques para los bancos.

• Por notas de cargo emitidas por los bancos.

• Por ajustes o reclasifica-ciones.

• Con el saldo existente al cierre del ejercicio contable.

• Con los retiros de inver-siones o “desinversiones”

• Deudor representa el efecti-vo disponible y a favor de COOPECAFE a una fecha determinada.

SE CARGA SE ABONA SALDO

111. Caja y Bancos

Esta es una cuenta de título y la misma agrupa todas las cuentas de cajas chicas, efectivo disponible, bancos locales y del exterior que forman el efectivo en caja y bancos.

111.01 Caja chica:

COOPECAFE ha creado los costos y gastos de caja chica para los desembolsos pequeños que no ameritan la expedición de un cheque, los costos y gastos se establecieron según la necesidad del volumen de operaciones y están regulados por el manual de procedimientos.

SECCIÓN 6:DESCRIPCIÓN DE USO Y MANEJO DE LAS CUENTAS

Con la descripción del uso y manejo de las cuentas contables permitirá al contador determinar la naturaleza de los cargos y abonos operados en las diferentes cuentas y servir como un medio adecuado de control interno, al indicar lo que el saldo de cada una representa.


• Con el saldo existente al inicio del ejercicio contable.

• Con los créditos a los clientes.

• Con los anticipos sobre sueldos otorgados al personal.

• Con los anticipos para gastos locales y del exterior.

• Con los cargos por otras cuentas por cobrar.

• Por las ventas al crédito.• Co n l o s c h e q u e s

rechazados por falta de los costos y gastos u otro concepto.

• Con el saldo existente al finalizar el ejercicio contable.

• Con las liquidaciones locales.

• Con los descuentos que se hagan a los empleados en planilla.

• Con el re depósito/ reposición del cheque rechazado por falta de los costos y gastos u otro concepto.

• Deudor representa e l monto de las cuentas por cobrar a una fecha determinada.


112. Cuentas por Cobrar


• Con las compras realizadas en el año.

• Con las devoluciones recibidas.

• Con las ventas realizadas.

• Con las donaciones que se hagan.

• Con las pérdidas que se tengan.

• Deudor representa el monto de inventarios a una fecha determinada.

SE CARGA SE ABONA

SALDO

114. Inventarios


121. Propiedad, Planta y Equipo

Bajo este rubro se registraran todas aquellas adquisiciones de activos fijos que se realicen con caracter permanente y para uso propio de COOPECAFE.

122. Depreciación Acumulada

En las cuentas de depreciación acumulada se registrarán las estimaciones mensuales respectivas, según la clasificación del bien, considerando la vida útil. El valor sobre el cual se calculará la depreciación será el costo del bien, añadir las mejoras incorporadas con carácter permanente.

21. Pasivo corriente

Se registran bajo este rubro todas las obligaciones que se adquieren por concepto de compra de maquinaria, materiales, etc., el registro para crear cada una de las cuentas se hará mediante las facturas al crédito que se realicen, retenciones efectuadas a los empleados, ingresos por préstamos obtenidos, etc., la deducción será mediante la emisión del cheque para cancelar o abonar a la deuda ó simplemente una nota de débito.

El control auxiliar tendrá como objetivo mostrar individualmente cuál es el valor invertido en Activos fijos.

• Con los inventarios iniciales.

• Con las compras de bienes tangibles, al costo de factura más los gastos inherentes de instalación, flete, trámites, etc.

• Por la venta, destrucciones, bajas, etc., de bienes que formaron parte de los activos al costo, registrando una pérdida o ganancia en venta de activos fijos.

• Con el saldo existente al cierre del ejercicio contable.

• Deudor representa todos los bienes de carácter tangible para uso exclusivo en actividades de COOPECAFE


• Con la venta o retiro del bien o por ajuste a la cuenta.

• Con el monto mensual de depreciación que se determine, después de efectuar el cálculo porcentual.



• Por los pagos efectuados a los proveedores / bancos y acreedores clasificados en ésta cuenta y registrados previamente.

• Con los pagos de cuota laboral IGSS, Retenciones de Impuesto sobre la renta, etc. Que se hayan descontado a los empleados.

• Por el saldo existente al cierre del ejercicio contable.


• Con las compras efectuadas y servicios obtenidos al crédito.

• Con el valor de las cuentas por pagar de las cuales se tenga conocimiento que pertenezcan al período que se cierra y se paguen en el siguiente.

• Con los descuentos de cuota laboral del IGSS y otras retenciones a los empleados de COOPECAFE.

• Con los compromisos adquiridos como préstamos obtenidos de los bancos y que por alguna razón no se han pagado oportunamente o que por su naturaleza se debe registrar el compromiso, aun cuando no debe pagarse in m e d i a t a m e n t e (Pasivo Laboral, teléfono, energía eléctrica, etc.).

• Acreedor representa el monto total pendiente de pago con vencimientos menores de un año.


22. Pasivo No Corriente

Se registran bajo éste rubro todas las obligaciones que se adquieren por concepto de préstamos a un plazo mayor de un año.

• Por los pagos efectuados derivadas de las obligaciones mayores de un año.

• Por el saldo existente al cierre del ejercicio contable.

• Acreedor representa el monto total pendiente de pago de las obligaciones con un plazo de vencimiento mayor a un año


• Con los compromisos adquiridos, de los cuales se deriven contratos a cumplirse en un plazo mayor de un año.



221. Contingente (Prestaciones Laborales)

• Con el saldo final del período por el cierre contable.

• Con el pago de prestaciones en los meses de julio y diciembre y el pago de indemnizaciones en casos que corresponda de acuerdo al código de trabajo.

• Por ajustes que existan cuando se tenga provisión en exceso.

• Acreedor, representa el monto total pendiente de pago en concepto de prestaciones laborales.


• Con las provisiones de prestaciones laborales (aguinaldo, bono catorce, indemnizaciones y vacaciones) las cuales se hacen mensualmente.

• Con ajustes por incrementos a salarios que también afectan el pasivo laboral del empleado.


• Cuando se tenga pérdida del periodo.

• Con las devoluciones a los asociados, cumplidos todos los trámites legales

• Representa el patrimonio y reservas de COOPECAFE

• Con el saldo al inicio del período.

• Con los incrementos de aportes obligatorios o donaciones de fundadores.

• Con los incrementos de reservas por requisitos legales o del reglamento interno.


3. Patrimonio y Reservas

Representa:a. El capital de aportación obligatoria o aportes iniciales de fundadoresb. Las reservas creadas para los fines legales y específicos de COOPECAFEc. Los resultados acumulados de períodos anterioresd. Los resultados del periodo


• Con los costos individuales que se tengan.

• Representa el monto total de los costos de ventas obtenidos en el mes, trimestre, semestre ó en el año.

• Por regularización al final del ejercicio contable.


4. Ingresos

Bajo este rubro se clasificarán los ingresos por venta de café, miel y productos derivados de café y miel, los cuales tendrán cada un código por separado y otros provenientes del giro habitual de COOPECAFE.

• Por regularización al final del ejercicio contable

• Representa el monto total de los ingresos obtenidos en el mes, trimestre, semestre ó en el año.

• Con las ventas que se hagan

• Generación de intereses con la colocación de capital para inversiones.

• Con los intereses ganados en cuentas bancarias locales y acreditadas a las respectivas cuentas bancarias.

• Con los otros ingresos que se tengan por el giro habitual de COOPECAFE.


5. Costos

Bajo este rubro se clasificarán los costos por la compra de café, miel ó todos los costos necesarios para el proceso y almacenamiento del café, miel y fertilizantes, provenientes del giro habitual de COOPECAFE. Cabe mencionar que si tienen operaciones gravadas y exentas, deben hacer la separación de las compras para operaciones gravadas y exentas cuando éstas se puedan identificar claramente, ahora sino podemos invidualizar las transacciones se distribuyen en función del porcentaje de ventas gravadas y exentas conforme lo establece la Ley de Actualización Tributaria, Decreto 10-2012,

inciso a) del artículo 23 del libro I, Impuesto sobre la Renta.

“Los contribuyentes están obligados a registrar los costos y gastos de las rentas afectas y de las rentas exentas en cuentas separadas, a fin de deducir únicamente los que se refieren a operaciones gravadas. En caso el contribuyente no haya llevado este registro contable separado, la Administración Tributaria determinará de oficio los costos y gastos no deducibles, calculando los costos y gastos en forma directamente proporcional al total de gastos directos entre el total de rentas gravadas, exentas y no afectas”.


SECCIÓN 6:GASTOS

Bajo éste rubro se hará la distribución y aplicación del gasto de acuerdo al presupuesto aprobado y acuerdo al catálogo de cuentas. No se permite aperturar más cuentas de las allí definidas. La persona encargada de distribuir el gasto, debe tener el criterio suficiente para hacer la distribución y aplicación del gasto contable incluso de los gastos de proyectos. Los procedimientos a utilizar serán:

COSTOS FIJOS

Los costos y gastos reportados pueden dividirse en costos fijos y costos variables. Las características de cada uno de ellos son:

• Con el pago de sueldos y prestaciones laborales y demás gastos incurridos y se aplican de acuerdo a la característica del gasto correspondiente.

• Por ajustes en correcciones contables.

• Deudor y representa el total de gastos incurridos por COOPECAFE de una fecha a otra.

• Por la regularización al final del período contable a efecto de determinar la diferencia entre costos y gastos.


Son aquellos costos que la empresa debe pagar independientemente de su nivel de operación, es decir, produzca o no produzca debe pagarlos.

Un costo fijo, es una erogación en que la empresa debe incurrir obligatoriamente, aun cuando la empresa opere a media marcha, o no lo haga, razón por la que son tan importantes en la estructura financiera de cualquier empresa.

Son aquellos que no dependen del nivel de actividad de la empresa, sino que son una

cantidad determinada, independiente del volumen de negocio.

Ejemplo: el alquiler de las oficinas. La empresa tendrá que pagar todos los meses el mismo alquiler con independencia del comportamiento de sus ventas.

Otros costos fijos: el sueldo de la secretaria del Presidente, el coste de financiación de los equipos informáticos, la minuta anual del abogado, la retribución del asesor fiscal, etc.


COSTOS VARIABLES

Es aquel que se modifica de acuerdo a variaciones del volumen de producción o nivel de actividad, se trata tanto de bienes como de servicios. Es decir, si el nivel de actividad decrece, estos costos decrecen, mientras que si el nivel de actividad aumenta, también lo hace esta clase de costos.

Ejemplo: la producción de una botella de agua: Los costos variables serían el envase, el agua, el tapón y la comisión bancaria del vendedor. Son aquellos que van íntimamente relacionados. Es decir que si se produce y vendemos una botella de agua, necesariamente vamos a utilizar un envase, un tapón, agua y pagar la comisión del vendedor.

Condiciones que un Costo Fijo puede ser Variable:

a. Los costos fijos de una compañía que produce y vende botellas de agua serían: personal de producción, obligadamente se les debe pagar por tenerlo en la planta aun cuando no haga absolutamente nada, ahora si al empleado se le paga por producción entonces ese gasto se convierte en variable.

b. Los costos fijos de agua, luz, alquiler de bodega, depreciaciones de máquinas son gastos fijos, sin embargo la producción se puede hacer en otra compañía donde vamos a pagar por servicio de envasado, entonces allí ya no pagamos agua, luz, bodega, no necesitamos máquinas sino que pagamos un servicio de envasado y se convierte en un gasto variable.

Punto de Equilibrio

El punto es denominado también punto neutro donde la empresa o entidad alcanza cubrir todos sus costos y gastos, pero no tiene utilidad es decir donde en un periodo de tiempo no gana ni pierde.

Para identificar el punto de equilibrio basta dividir sencillamente la suma de los gastos fijos dentro del porcentaje del margen de ganancia y para saber el margen de ganancia es obtener un estado de resultados que muestra el margen de ganancia después de restar las ventas al costo de ventas.

Ejemplo: una empresa que vende café mil quintales de café a Q 1,000, sus ventas ascienden a Q1,000,000 que representan el 100%. Los mil quintales de café fueron comprados en Q 800, es decir el costo de café asciende a Q 800,000 equivalente al 80% que se convierten en costos variables (porque para vender café se necesita comprar café) por lo tanto el margen de ganancia es de Q 200,000 que representa el 20% ( si se hubiera comprado el doble de café el margen de ganancia hubiera sido siempre del 20%, pero en quetzales hubiera sido Q 400,000. Para comprar y vender el café se necesitó pagar al personal sueldos, prestaciones laborales y sociales Q 100,000, luz, agua, teléfono, gastos de oficina, papelería, seguro, etc. Equivalente a Q 50,000 que serían los gastos fijos totales por Q 100,000.


Reflejado en un estado de resultados quedaría de la siguiente forma:

COOPECAFÉESTADO DE RESULTADOS

POR EL AÑO TERMINADO EL 31 DE DICIEMBRE DE 2012CIFRAS EXPRESADAS EN QUETZALES

DESCRIPCIÓN TOTAL PORCENTAJEVenta de café 1,000,000.00 100.00%Costo de ventas 800,000.00 80.00%Ganancia m arginal 200,000.00 20.00%Gastos de operación 150,000.00 15.00%Ganancia neta antes de impuestos 50,000.00 5.00%

COOPECAFÉESTADO DE RESULTADOS

POR EL AÑO TERMINADO EL 31 DE DICIEMBRE DE 2012CIFRAS EXPRESADAS EN QUETZALES

DESCRIPCIÓN TOTAL PORCENTAJEVenta de café 1,000,000.00 100.00%Costo de ventas 800,000.00 80.00%Ganancia m arginal 200,000.00 20.00%Gastos de operación 150,000.00 15.00%Ganancia neta antes de impuestos 50,000.00 5.00%

Descifrado: Gastos fijos Q.150,000, margen de ganancia 20%. Al dividir el total de los gastos fijos de Q.150,000 dentro del margen de ganancia que es el 20% da como resultado Q.750,000. Eso significa que si se hubieran vendido 750 quintales en Q 1,000 y comprados esos mismos 750 quintales en Q.800

equivalente a Q.600,000 manteniendo el margen de ganancia del 20% con los mismos gastos de Q.150,000 el resultado hubiera sido de cero, es decir sin ganar ni perder.

Veamos el estado de resultados:


SECCIÓN 7:INFORMES FINANCIEROS PARA EL CONSEJO

DIRECTIVO, ACREEDORES Y AGENCIAS COOPERANTES

ACTIVOACTIVO CORRIENTE VALOR %Caja y Bancos (nota 4) 50,000 3.22%Cuentas por Cobrar (nota 5) 250,000 16.08%Inventarios (nota 6) 125,000 8.04%SUMA EL ACTIVO NO CORRIENTE 425,000 27.33%ACTIVO NO CORRIENTEPROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPOTotal propiedad, planta y equipo neto (nota 7) 125,000 8.04%OTROS ACTIVOSInversiones a largo plazo (nota 6.2) 1,000,000 64.31%Otros activos 5,000 0.32%TOTAL DEL ACTIVO 1,554,999 100.00%PASIVOCORRIENTECuentas por pagar (nota 8) 200,000 12.86%NO CORRIENTECuentas por pagar a largo plazo (nota 8) 150,000 9.65%Préstamos bancarios (nota 9) 800,000 51.45%TOTAL PASIVO 1,150,000 73.96%CAPITAL Y RESERVASCAPITAL INICIAL 100,000 6.43%Reservas 200,000 12.86%Resultados acumulados 104,999 6.75%TOTAL CAPITAL Y RESERVAS 404,999 26.04%TOTAL PASIVO, CAPITAL Y RESERVAS 1,554,999 100.00%

Estado de Situación Financiera

Muestra la posición financiera, el modelo es el siguiente:

COOPECAFEESTADO DE SITUACION FINANCIERA

AL 31 DE DICIEMBRE DE 20XXCIFRAS EXPRESADAS EN QUETZALES

Estos informes son el producto final del departamento de contabilidad por lo tanto deben ser preparados de una manera adecuada para el lector de los estados financieros es decir que para los miembros del Consejo de Administración deben prepararse

en resumen, mientras que para otros requerimientos deben estar con todas sus integraciones.

Los modelos de estados financieros son los siguientes:


Estado de Actividades

Deberá hacerse la distribución contable de los ingresos, costos y gastos a las diferentes subcuentas a fin de mostrar en detalle los ingresos y gastos de acuerdo a la separación presentada en la nomenclatura.

A continuación se muestran el modelo de estado de resultados de la Asociación:

COOPECAFEESTADO DE ACTIVIDADES

POR EL AÑO TERMINADO EL 31 DE DICIEMBRE DE 20XXCIFRAS EXPRESADAS EN QUETZALES

INGRESOS VALOR %

VENTAS 2,000,000 100.00%

(-) COSTO DE VENTAS 1,600,000 80.00%

GANANCIA BRUTA 400,000 20.00%

GASTOS DE OPERACIÓN

Gastos de Administración 125,000 6.25%

Gastos de Venta 155,000 7.75%

T otal de Gastos de Operación 280,000 14.00%

Gastos financieros 80,000 4.00%

Ganancia neta 40,000 2.00%


Estado de Flujos de Efectivo

Deberá hacerse haciendo la separación de los flujos de efectivo por actividades de operación, inversión y financiamiento. El modelo es el siguiente:

Resultado del período 40,000Conciliacion de la utilidad neta con el Flujo de efectivoDepreciaciones 12,000Total 12,000FLUJO DE EFECTIVO POR ACTIVIDADES DE OPERACIÓNDisminución de cuentas por cobrarAumento en inventariosAumento de depósitos en garantíaAumento de certificados de depositoAumento de cuentas por pagar10,000 (12,000) (1,000) (5,000)15,000Efectivo provisto por actividades de operación 7,000Flujo de efectivo por actividades de InversiónCompra de maquinaria y equipo (3,000)Compra de vehículos (5,000)Compra de herramientas (2,000)Compra de mobiliario y equipo (2,000)Compra de equipo de computación (1,500)Efectivo provisto por actividades de inversión (13,500)Flujo de efectivo por actividades de FinanciamientoInversiones BANRURAL (100,000)Aportaciones obligatorias (2,000)Préstamos bancarios (200,000)Total de flujo de efectivo por actividades de financiamiento (302,000)FLUJO DE EFECTIVO EN EL AÑO (296,500)FLUJO DE EFECTIVO AL INICIO DEL AÑO 346,500FLUJO DE EFECTIVO AL FINAL DEL AÑO 50,000

COOPECAFEESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO


COOPACAFE Manual Contable 30

Ejecución Presupuestaria

Deberá hacerse identificando cada una de los gastos presupuestados versus lo ejecutado. El modelo es el siguiente:

DESCRIPCIÓN PRESUPUESTOGASTO SALDOSalarios XXX XXX XXXBono catorce XXX XXX XXXVacaciones XXX XXX XXXIndemnizaciones XXX XXX XXXAguinaldo XXX XXX XXXCuota patronal IGSS XXX XXX XXXBonificaciones XXX XXX XXXPapelería y útiles XXX XXX XXXTeléfono y correos XXX XXX XXXLuz y Agua XXX XXX XXXHonorarios Profesionales XXX XXX XXXViáticos XXX XXX XXXReparación de Vehículos XXX XXX XXXReparaciones y mantenimiento XXX XXX XXXGastos de oficina XXX XXX XXXSeguros XXX XXX XXXCombustibles y lubricantes XXX XXX XXXReuniones de personal XXX XXX XXXReuniones de Junta Directiva XXX XXX XXXTOTALES XXX XXX XXX

La columna del presupuesto deberá mostrar el presupuesto del año y la columna del gasto real deberá mostrar la acumulación de gastos a una fecha determinada, para que la columna del

saldo del presupuesto muestre el monto del presupuesto pendiente de ejecución durante el transcurso del año. Este reporte deberá prepararse por lo menos cada trimestre.

ASOCIACIÓN COOPECAFEEJECUCIÓN PRESUPUESTARIA



SECCIÓN 8:MANTENIMIENTO DEL MANUAL

La actualización del presente manual de COOPECAFE recae en el contador a quien se le asigna la responsabilidad de hacer los ajustes durante todo el año para que los cambios aprobados sean implementados a partir del siguiente año. No solamente debe considerarse las altas y bajas en el catálogo de cuentas sino todas las consideraciones a nivel técnico relacionado a las Normas Internacionales de Información Financiera ó de aspecto fiscal relacionado a la Ley de Impuesto Sobre la Renta, Impuesto al Valor Agregado, Impuesto de Solidaridad, Código Tributario, etc.

El incumplimiento del presente manual será sancionado con llamada de atención verbal la primera vez, llamada de atención por escrito la segunda vez, receso de tres días sin remuneración para la tercera vez y despido para la cuarta vez conforme ó conforme a lo regulado en el reglamento interno.


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