Вотум VBook v1.5 Руководство по установке и эксплуатации

автоматизированной системы учета

движения наличного фонда школьной

библиотеки.

2015

1

Оглавление

1. Введение ........................................................................................................... 2

2. Подготовка к работе. Установка. ..................................................................... 2

3. Работа с программой........................................................................................ 5

4. Методика выдачи и получения книг ............................................................. 15

5. Тестирование RFID считывателей .................................................................. 17

6. Обновления системы...................................................................................... 18

7. Описание RFID считывателей ......................................................................... 18

8. Методика нанесения RFID меток на книги .................................................... 21

9. Отчеты ............................................................................................................. 21

2

1. Введение Программный комплекс Вотум VBook (в дальнейшем VBook или система)

предназначен для автоматизации работы персонала школьной библиотеки. VBook

имеет возможность считывать сканер штрих кода для автоматизированного ввода

данных. Технология RFID, встроенная в программу, позволяет автоматизировать

процесс движения библиотечного фонда.

Система позволяет работать с автоматизированными средствами и не

накладывает ограничений на действие пользователей, сохраняя полную

функциональность без применения RFID технологии.

VBook состоит из:

- СУБД MySQL 5.6;

- Автоматизированного рабочего места (АРМа) Библиотекаря;

- сканера штрих кода (опционально);

- RFID считывателя (опционально);

- набора меток для книг (опционально).

Для работы системы необходимо постоянное подключение к интернету для

установки обновлений и получения данных книги по ISBN со сканера штрих-кода.

2. Подготовка к работе. Установка. 2.1. Требования к оборудованию

Для установки ПО VBook необходим персональный компьютер, оснащенный

операционной системой Windows XP sp3 или старше, не менее 1 Gb

оперативной памяти, не менее 3 Gb на жестком диске. Для работы программы

необходим NET Framework 4.

2.2. Установка VBook

Для установки необходимо закрыть все прочие программы, запустить setup.exe

(см. рис. 1-3) от имени администратора.

Рис.1 «Этап установки»

3

Рис.2 «Выбор папки для установки»

Рис.3 «Этап установки»

4

Для продолжения необходимо нажимать далее. После чего дождаться

окончания установки программы. См. рис.4

Рис.4 «Окончание установки»

При подтверждении окончания установки, программа автоматически

запустит АРМ. При отсутствии автоматического запуска необходимо запустить

АРМ с помощью ярлыка на рабочем столе.

5

3. Работа с программой 3.1. Начало работы.

Запуск программы отобразит автоматизированное рабочее место библиотекаря

(далее АРМ) с открытой вкладкой «Список книг», см. рис. 5.

Рис.5 «АРМ Библиотекаря»

3.2. Авторизация.

Для получения разрешения ввода данных необходимо получить права

пользователя или администратора. Для этого необходимо активировать кнопку

«Авторизация» на панели «Управление», см. рис. 6.

Рис. 6 «Авторизация»

6

По умолчанию пользователь «Администратор» не имеет пароля. Далее нажимаем

«OK», что дает ничем не ограниченные права, позволяющие задать список

пользователей системы.

3.3. Управление пользователями.

Для управления пользователями необходимо авторизоваться как администратор

(см. п. 3.2). Далее активируется кнопка «Пользователи» на панели «Управление».

Кнопками «Добавить», «Изменить», «Удалить» управляется список пользователей.

Для добавления нового пользователя необходимо нажать на кнопку «Добавить»

на панели управления, далее заполнить предложенные поля ввода. См. рис.7.

Рис.7 «Ввод нового пользователя»

В системе предусмотрено 3 группы пользователей:

1. Гость – группа, не имеющая никаких прав кроме просмотра книг

2. Пользователь – группа работников библиотеки, обладающая всеми правами,

кроме администрирования и настройки системы

3. Администратор – группа, обладающая ничем не ограниченными правами. В

системе необходимо задать хотя бы одного человека с правами

администратора.

Помимо полей ввода данных о пользователях, система позволяет сохранить

фотографию. Для этого необходимо нажать на кнопку с изображением WEB

камеры и выбрать файл изображения. Для удаления ранее выбранной картинки,

используется кнопка с изображением минуса на фоне web камеры.

7

3.4. Работа с наличным фондом библиотеки (вкладка книги).

Область управления книг разделена на 2 части (см. рис. 8). Верхнее окно

отображает номенклатуру книг, с указанием количества. Список книг фильтруется

по типу и категории. Нижнее – список всех книг входящих в текущую выбранную

группу.

Кнопки «Добавить», «Изменить», «Удалить» управляют списком.

Для ввода книг на английском языке, необходимо переключить раскладку

клавиатуры, что одновременно переключит раскладку системы.

Рис. 8 «Список книг»

3.4.1 Добавление новой книги.

Модальное окно добавление/изменение книги вызывается кнопкой «Добавить»

или «Изменить» см. рис.9

8

Рис.9 «Добавление новой книги»

Обязательными полями для сохранения являются «Наименование»,

«Категория». В числе прочего система сохраняет изображение обложки книги,

если оно имеется в виде графического файла формата JPG.

Возможно автоматизированное добавление книги, используя встроенный

поисковый модуль. Для чего в поле «Наименование» вводится наименование

книги полностью или частично, см. рис. 10.

Рис.10 «Поиск книги по наименованию»

9

Двойной клик мыши или клавиша «Ввод» загрузит книгу из центрального

хранилища, заполнив все поля.

Поиск книги в центральном хранилище также возможен при использовании

сканера штрих-кода. При считывании штрих-кода сканером произойдет поиск

книги по ISBN, дальнейшая ее загрузка.

3.4.2 Дублирование экземпляров книг.

Дублирование экземпляров книг создано для упрощения ввода одинаковых

книг в базу. Дублирование бывает 2 видов:

3.4.2.1 Дублирование без использования RFID.

Производится выбором необходимой книги на панели списка книг, далее

на вкладке меню «Сервис» вызывается модальное окно «Дублирование»

см. рис. 10.1.

Рис 10.1 «Дублирование копированием»

Задается количество копий книг, которые далее будут сохранены в базу.

3.4.2.2 Дублирование с RFID.

Данная операция является базовой в системе см. рис.10.2 и производится

из окна редактирования книг.

Рис 10.2 «Ввод группы меток»

10

Модальное окно «Ввод группы меток» вызывается одноименной кнопкой.

Далее к RFID считывателю последовательно подносятся метки, которые

привязываются к книгам. Количество книг – соответствует количеству меток

зарегистрированных в системе.

Далее кнопка «Сохранить» - сохраняет данные в СУБД.

3.5 Работа с читателями.

Для работы с читателями необходимо вызвать вкладку «Читатели», активировав

соответствующую кнопку в главной панели.

Рис. 11 «Список читателей»

11

Читатели (так же как и книги) сортируются по алфавиту.

На панели присутствует возможность фильтра по классу и признаку. Признак

«Активные» - отображает всех пользователей библиотеки. «Удаленные» -

выбывших.

3.6 Добавление читателя.

Для добавления читателя необходимо вызвать модальное окно, кликнув по

кнопке «Добавить», см. рис.12

После заполнения всех полей, читателя необходимо сохранить.

Рис. 12 «Добавление читателей»

Каждому читателю может соответствовать NFC метка, которая встраивается в

читательские билеты. При добавлении читателя необходимо поднести NFC

метку к считывателю для сопоставления кода RFID с именем пользователя

библиотеки.

3.6.1 Удаление читателя.

Для удаления читателей необходимо выбрать список на основной панели, далее

нажать кнопку «Удалить». Система переведет пользователей в список удаленных.

Для окончательного удаления из базы, необходимо удалить читателей из списка

«Удаленные».

Читателей возможно так же перевести обратно в список активных, для чего

выбирается имя читателя, далее нажимается правая кнопка мыши, в контекстном

меню выбирается позиция «Восстановить».

3.6.2 Импорт читателей.

12

Программа позволяет произвести импорт списка читателей из CSV файла.

Для этого во вкладке сервис вызывается модальное окно кнопкой «импорт

читателей», см. рис. 13

Рис. 13 «Импорт читателей»

Выбор таблицы данных осуществляется кнопкой «Выбор CSV файла», далее

загружается список.

Далее необходимо определить поля см. рис. 14.

Рис.14 «Выбор полей для импорта»

13

Необходимыми полями для импорта являются:

1. Фамилия

2. Имя

3. Отчество

4. Дата рождения

Далее нажимается кнопка сохранить в базу. Импорт произведен. Все при импорте

подсвечиваются в таблице красным цветом.

3.7 Формуляр читателя.

Формуляр читателя – это печатная форма установленного образца, заведенная

для каждого читателя библиотеки. Вызывается с помощью одноименной кнопки

на главной панели. См. рис. 14.1.

Рис 14.1 «Формуляр читателя»

3.8 Читательские билеты.

Система позволяет напечатать на специальной форме с FRID метками

читательские билеты.

Для этого необходимо выбрать список читателей, см. рис. 14.2

14

Далее в меню «Сервис» вызывается кнопка «Читат. билеты» для печати.

3.9 Авторы.

Вкладка «Авторы» вызывается одноименной кнопкой на панели управления и

отображает список книг, сгруппированных по автору. См. рис. 15

Рис. 15 «Авторы»

15

3.10 Настройка.

Работа системы согласуется с настройками. См. рис.16

Рис.16 «Настройки системы»

Настраиваются:

1. подключение к интернету (необходимо для обновлений, автоматизированного

ввода книг см. п. 3.4.1);

2. настройка базы данных;

3. печать пропусков;

4. наименование организации.

4. Методика выдачи и получения книг Для полноценной работы с системой необходимо:

1. произвести наклейку RFID меток на книги;

2. ввести книги в систему;

3. ввести или импортировать список читателей;

4. каждому читателю выдать пропуск с RFID меткой, ранее привязать его с помощью

системы.

При выдаче книги необходимо поднести метку читательского билета к

считывателю, откроется модальное окно читателя. См. рис.17

16

Рис.17 «Вкладка задолженность читателя»

Согласившись с выдачей книги, система сохранит движение литературы. Верхняя часть

отображает книги в наличии, нижняя – историю движения фонда. См. рис. 17.1

Рис 17.1 «Задолженность»

Возврат книги производится аналогично – открывается карточка читателя, далее книга

подносится к считывателю, что возвращает книгу в библиотеку, см. рис.18

17

Рис.18 «Возврат книги»

Использование кнопки «Переаттестация книги» позволяет без наличия книги произвести

переаттестацию даты приема/выдачи книги в системе. Функция используется, когда книгу

читатель не вернул в положенный срок, а её необходимо продлить/перевыдать заново.

5. Тестирование RFID считывателей См. Рис.19

18

Данная опция вызывается из вкладки «Сервис» нажатием на кнопку «NFC».

Опция доступна администраторам системы и позволяет протестировать работу, как

стационарных считывателей, так и удаленных.

6. Обновления системы При каждой загрузке система проверяет обновления в интернете и предлагает

установку новой версии.

После разрешения установка производится автоматически. После чего произойдет

перезапуск программы.

Настоятельно рекомендуем произвести настройку Ваших систем безопасности

(антивирусов, экранов Firewall).

7. Описание RFID считывателей При эксплуатации системы используется два вида RFID считывателей.

7.1 Стационарный.

Стацинарный считыватель является основным инструментом работы с

системой. Представляет из себя устройство, подключенное к USB порту

персонального компьютера. См. рис.20.

Рис. 20 «Стационарный считыватель»

19

На ложемент кладется книга со вклеенной RFID меткой. Далее, происходит

считывание кода метки, и в зависимости от контекста, система осуществляет

движение библиотечного фонда.

Рис. 21 «Стационарный считыватель – вид сзади»

7.2 Ручной считыватель.

Ручной считыватель представляет собой USB ресивер (радио модуль) и

кнопочный сканер RFID метки.

20

См. рис. 22, рис. 23.

Рис.22 «Радио модуль USB»

Рис.23 «Панель ручного пульта»

Ручной пульт является многофункциональным устройством для работы с

системой, где каждая кнопка осуществляет строго определенную функцию.

Значение кнопок пульта (слева на право, сверху вниз):

1 – Считать книгу, либо читательский билет. На дисплее отобразится информация либо о книге, либо об учащемся. 2 – Открытие читательского билета. На дисплее пульта отображается информация о долгах читателя. На ПК открывается полная информация о читателе. 3 – Отображение на дисплее места, где должна стоять считанная книга.

21

4 – Возврат книги. 5 – Выдача книги. 6 – Отображение на дисплее читателя, за которым числится считанная книга.

8. Методика нанесения RFID меток на книги Для полноценной работы с системой необходимо осуществить наклеивание меток

на книги. Наклейка осуществляется со стороны задней обложки в нижнем – левом

углу на расстоянии приблизительно 5 мм от нижнего края и 5 мм от левого -

переплета (корешка) книги. См. рис. 24.

Рис.24 «Этапы нанесения RFID метки на книгу».

9. Отчеты По результатам работы система формирует следующий набор отчетных форм:

9.1. Формуляр читателя

9.2. Сводная таблица - выдача учебников по классам

9.3. Сводная таблица - наличие учебников

9.4. Сводная таблица - читатели библиотеки

9.5. Учебный фонд

Для формирования отчета «Формуляр читателя» - необходимо вызвать панель

«Читатели», нажав на кнопку «Читатели» на главной панели. Далее выбрать,

кликнув мышью – выбрать искомого пользователя библиотеки и нажать на кнопку

«Формуляр читателя» на главной форме, см. рис. 25.

22

Далее система вызовет панель формирования отчетов и отобразит формуляр в

виде Excel таблицы (переднюю и оборотную сторону).

Рис. 25 «Формуляр читателя»

Для формирования остальных форм отчетности необходимо вызвать меню списка

отчетов, нажав на кнопку «Отчеты» категории «Формы отчетности» на главной

панели, см. рис. 26.

Рис.26 «Выбор отчета»

Все отчеты формируются на панели аналогичной программе Excel,

позволяющей изменять отчеты, обогащать их необходимыми комментариями,

сохранять в Excel файлов, конвертировать в pdf файлы, печатать. См. рис.27.

Рис.27 «Сводная ведомость – выдача учебников по классам»

23