Ez-Attendant: Instalación y manual de usuario

Ez-Attendant:

Instalación y manual de usuario

ez-Attendant Issue 2.0n

ÍNDICE

1 Introducción......................................................................................................................1-1 2 Visión general...................................................................................................................2-1 3 Instalación ............................................................................................................................ 1

3.1 Requerimientos del PC..................................................................................................... 1 3.2 Sistema de telefonía ......................................................................................................... 1 3.3 Instalación ........................................................................................................................ 2 3.4 Configuración del ez-Attendant ....................................................................................... 4

3.4.1 Ventana ‘Mostrar’...................................................................................................... 5 3.4.1.1 Tipo de extensiones y tamaño de la ventana............................................... 5 3.4.1.2 Visualización de las extensiones................................................................. 7 3.4.1.3 Ordenar por nombre/número ...................................................................... 9 3.4.1.4 Mostrar llamadas aparcadas...................................................................... 10 3.4.1.5 Mostrar teclado ......................................................................................... 10 3.4.1.6 Icono Despertador/Grabar......................................................................... 11 3.4.1.7 Selección del idioma................................................................................. 12

3.4.2 Ventana de configuración ........................................................................................ 13 3.4.2.1 Configuración del sistema ........................................................................ 13 3.4.2.2 Información para el registro...................................................................... 13 3.4.2.3 Información SMS...................................................................................... 14 3.4.2.4 Información de desvíos............................................................................. 14

3.4.3 Mostrar grupos de extensiones................................................................................ 15 3.4.4 Configuración de las teclas de acceso rápido.......................................................... 17 3.4.5 Códigos marcación de llamadas externas................................................................ 17

3.5 Conexión del PC con el ez Attendant............................................................................. 19 4 Funcionamiento del ez-Attendant ............................................................................. 20

4.1 Funcionamiento.............................................................................................................. 20 4.2 Acceso............................................................................................................................ 21 4.3 Responder llamadas entrantes ........................................................................................ 23

4.3.1 ez-Attendant minimizado ........................................................................................ 23 4.3.2 Ventana del ez-Attendant ........................................................................................ 24 4.3.3 Captura de llamadas ................................................................................................ 26

4.4 Procesamiento de llamadas de Operadora...................................................................... 26 4.4.1 Transferir una llamada............................................................................................. 26

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4.4.2 Intrusión .................................................................................................................. 28


4.4.3 Aparcar una llamada y recuperarla.......................................................................... 28 4.4.4 Megafonía................................................................................................................ 28

4.5 Realizar una llamada ...................................................................................................... 29 4.5.1 Ventana de extensiones............................................................................................ 30 4.5.2 Desde la Agenda...................................................................................................... 30 4.5.3 Desde el registro de llamadas.................................................................................. 31 4.5.4 Teclado .................................................................................................................... 32

4.6 Mensaje en espera/Call Back ......................................................................................... 33 4.7 Barra inferior de herramientas ....................................................................................... 33

4.7.1 Retener una llamada ................................................................................................ 33 4.7.2 Conferencia ............................................................................................................. 34 4.7.3 Desvío de llamadas.................................................................................................. 35 4.7.4 Silenciar................................................................................................................... 35 4.7.5 Finalizar una llamada .............................................................................................. 36

4.8 Menú ‘Herramientas’ ..................................................................................................... 36 4.8.1 Cambiar nombre de extensión................................................................................. 36 4.8.2 Cambiar fecha/hora ................................................................................................. 37 4.8.3 Mensajes preseleccionados y personalizados.......................................................... 38

4.8.3.1 Activación de mensajes ............................................................................ 38 4.8.3.2 Introducir/Editar mensajes personalizados ............................................... 39

4.8.4 COS (Clase de servicio) .......................................................................................... 40 4.8.4.1 Asignación de clase de servicio ................................................................ 40 4.8.4.2 COS temporal (bloquear el teléfono)........................................................ 41

4.8.5 Cancelar prestaciones.............................................................................................. 41 4.8.6 Gestión de Salas de Conferencias ........................................................................... 42

4.9 Funciones de la barra superior de herramientas............................................................. 44 4.9.1 Registro/cancelación del despertador...................................................................... 44 4.9.2 Envío de mensajes cortos ........................................................................................ 46

4.9.2.1 Envío de mensajes cortos a usuarios internos........................................... 46 4.9.3 Mi estado ................................................................................................................. 47

4.10 Mostrar líneas................................................................................................................. 48 4.11 Agenda ........................................................................................................................... 50

4.11.1 Descripción de la Agenda.................................................................................. 50 4.11.2 Añadir/editar entradas de la Agenda ................................................................. 52 4.11.3 Enlazar base de datos ........................................................................................ 53 4.11.4 Marcación abreviada del sistema ...................................................................... 54

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4.12 Registro de llamadas ...................................................................................................... 56


4.13 General ........................................................................................................................... 58

4.13.1 Información adicional ....................................................................................... 58 4.13.2 Múltiples ez-Attendants .................................................................................... 59 4.13.3 Programación de teclas flexibles....................................................................... 59

4.14 Ventana de información de alarmas ............................................................................... 61

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1 Introducción Este documento proporciona la información necesaria para la instalación y funciones de usuario necesarias para el uso de la aplicación sobre PC Ez-Attendant de LG-Nortel. El documento incluye una introducción a la aplicación, así como las instrucciones necesarias para la instalación y conexión, y la guía de funcionamiento de la misma.

Es importante aclarar los siguientes términos:

• Seleccionar: con el ratón, mover el puntero hacia el objeto y hacer click con el botón izquierdo del ratón.

• Introducir: teclear caracteres o dígitos, usando el teclado y la ventana de teclado.

1-1 Aug.-17

2 Visión general El ez-Attendant es una aplicación software diseñada para mejorar las funciones de los sistemas ipLDK, visualizando las funciones de control y manejo de llamadas. El ez-Attendant funciona junto a un teléfono de operadora con múltiples teclas para mejorar la eficiencia de la misma. En la figura 2 se puede observar cómo es la interfaz de usuario, que permite acceder a determinadas funciones haciendo click en teclas que tienen funciones determinadas. Además, este software permite trabajar con otras aplicaciones, minimizando el Ez-Attendant, de manera que cuando se reciba una nueva llamada, aparecerá una ventana de pop-up indicando la situación.

El ez-Attendant incorpora una base de datos para usuarios internos y contactos externos, y comparte los datos de marcación abreviada del sistema. Las entradas de la base de datos se pueden buscar y también pueden ser usadas para realizar llamadas desde ellas.

Figura 2: Ventana principal del ez-Attendant

2-1 Aug.-17

3 Instalación La instalación es un proceso de tres pasos: instalación del software en el PC correspondiente, configuración del ez-Attendant y conexión del programa con el sistema ipLDK. Hay que tener en cuenta que tras configurar el ez-Attendant, el PC donde se instaló debe ser reiniciado para asegurar que la información de configuración está disponible en la memoria.

3.1 Requerimientos del PC El software ez-Attendant requiere, para su instalación, un PC que cumpla como mínimo los siguientes requisitos:

REQUERIMIENTO COMENTARIO

Centralita Sistema Aria, ipLDK, iPECS Teléfonos digitales, analógicos, y DECT (GDC)

Sistema Operativo Windows Windows 2000, Windows XP

Windows Vista

Procesador (recomendado)

Pentium IV, 2GHz

RAM 256MB

Tarjeta de video SVGA

Tarjeta de red 10/100 Base T

Accesorios Unidad CD-ROM, teclado, ratón

Espacio en disco duro 100MB

Conexión con centralita El sistema Aria, ipLDK o iPECS deben tener Puerto LAN

Tabla 3.1: Requerimientos

3.2 Sistema de telefonía El ez-Attendant está diseñado para trabajar con sistemas LG-Nortel, que debe estar equipado con puerto LAN para su conexión con el ez-Attendant. El ez-Attendant es compatible con los siguientes sistemas:

Aria SoHo

ipLDK-50

B-1 Sept.-04

ipLDK-100


ipLDK-300

ipLDK-600

iPECS 50B/100/300/600

La placa MPB (Tarjeta de Procesador Principal) debe tener una versión 3.7Aa o superior. En el caso de sistemas iPECS, la MFIM debe tener una versión 3.0Al o posterior.

3.3 Instalación En cuando empiece la instalación del ez-Attendant, aparecerá un cuadro (figura 3.3a) indicando la instalación del DAO (Database Access Object):

Figura 3.3a: instalación del ez-Attendant

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Haga click en ‘Next’; aparecerá la ventana de instalación en progreso, seguida de la ventana de instalación completada, de la figura 3.3b:

Figura 3.3b: instalación completa del ez-Attendant

Haga click en ‘Finalizar’, y ya podrá ver en su escritorio un acceso directo a la aplicación (Figura 3.3c):

Figura 3.3c: acceso directo al ez-Attendant

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na vez completado, el ez-Attendant estará operativo. Recuerde que para el correcto Ufuncionamiento es necesario instalar la lock-key (licencia) en el sistema.

.4 Configuración del ez-Attendant 3 Hay algunos campos del ez-Attendant que es obligatorio completar para un correcto

funcionamiento. Específicamente, la dirección IP del puerto LAN de la central y el número de extensión de la operadora deben ser correctamente introducidos. Estos valores deben introducirse como muestran las siguientes figuras (3.4a y 3.4b):

Figura 3.4a: Ventana del ez-Attendant

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Figura 3.4b: Ventana de configuración

3.4.1 Ventana ‘Mostrar’

3.4.1.1 Tipo de extensiones y tamaño de la ventana La ventana Extensión (Station) en la pantalla principal del ez-Attendant muestra es estado de las extensiones. Observe que la ventana de extensiones también sirve para mostrar la agenda telefónica del ez-Attendant y para ver el registro de llamadas, seleccionando adecuadamente la pestaña de la parte derecha. Si se encuentra en Ver extensiones (Station Field view), puede ver el estado de las extensiones del sistema y permite a la operadora realizar llamadas a dichas extensiones, pulsando la tecla correspondiente a la misma.

Para comodidad del usuario, las extensiones de este campo se pueden mostrar de tres formas diferentes: Tecla con iconos grandes, tecla con iconos pequeños y lista de extensiones. En el caso de seleccionar iconos grandes, cada botón mostrará el nombre y número de la extensión, y el icono de un teléfono que indicará el estado de la extensión.

Si elige ver iconos pequeños, usted verá el número de extensión y un icono de teléfono pequeño, también utilizado para saber el estado de la extensión.

Si selecciona ver lista de extensiones, simplemente se muestra una lista con el nombre,

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número, y otros datos relacionados con la extensión, así como el icono del teléfono para mostrar el estado.

Figura 3.4.1.1a: Teclas de extensión y visualizar las extensiones en una lista

El tamaño de la ventana de extensiones (Station Window) se puede ajustar a pequeño, mediano o grande, para aumentar el número de filas de teclas o elementos de la lista que se pueden visualizar. El número de filas visualizadas se puede ver en la tabla 3.4.1.1, para la resolución por defecto (1024 x 768).Tanto en el caso de iconos grandes como iconos pequeños, se muestran siete columnas.

Filas/teclas mostradas Tamaño

Icono grande

Icono pequeño

Lista

Pequeña 4/28 8/56 13

Mediana 5/35 10/70 18

Grande 6/42 12/84 21

Tabla 3.4.1.1: Tamaño de la ventana de extensiones

La visualización y tamaño se configuran en las secciones Tipo de extensión (Station Type) y en tamaño de la ventana de extensiones (Station Window Size) de la ventana Display Window (ver figura 3.4.1.1b). Para acceder a estas secciones:

• Seleccione Configuración (Setting) de la barra de menú.

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• Seleccione Opción (Option) del menú Configuración

• Seleccione la pestaña Display.

Haga click en la opción deseada, tanto para el tipo de extensiones como para el tamaño de la ventana de extensiones. Seleccione Aplicar (Apply) para guardar los cambios o pulse OK para seleccionar y volver a la página principal del ez-Attendant:

Figura 3.4.1.1b: Modo de visualización de la ventana de extensiones

Nota:

• Al aumentar el tamaño de la Ventana de Extensiones, disminuirá el tamaño de la ventana de visualización de Mensajes de Texto.

3.4.1.2 Visualización de las extensiones La opción Ventana de extensiones (Station Window) muestra las extensiones por grupos. Los grupos disponibles se basan en el nombre de grupo (departamento) de la agenda interna. El usuario puede seleccionar ver las extensiones por nombre de grupo o por la extensión seleccionada. Seleccionando Ver por nombre de grupo (View by Group name), se mostrarán las extensiones por el nombre de departamento registrado en la agenda telefónica. Eligiendo Ver por extensiones seleccionadas (View by selected stations), el ez-Attendant muestra las extensiones seleccionadas por el usuario.

Para mostrar las extensiones seleccionadas:

• Seleccione Configuración (Setting) del menú principal.

• Seleccione Opción (Option).

• Seleccione la pestaña Mostrar (Display).

Figura 3.4.1.2a: visualización de extensiones

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Las extensiones pueden asignadas al grupo de extensiones seleccionadas. Para ello:

• Seleccione el menú Configuración (Setting).

• Seleccione Ver extensiones seleccionadas (Selected Station View), ver figura 3.4.1.2b,

• Seleccione las extensiones y pulse

Figura 3.4.1.2b: mostrar extensiones seleccionadas

Cuando lo haya completado, la ventana de extensiones mostrará las pestañas “ALL Group” y “Selected Stations” como se muestra en la figura 3.4.1.2c y no mostrará las extensiones por nombre de grupo (departamento):

Figura 3.4.1.2c

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3.4.1.3 Ordenar por nombre/número Cuando se selecciona ver las extensiones en teclas, dichas teclas se pueden ordenar por número de extensión o por nombre. Cuando se ordenan por número, las extensiones se ordenan en orden creciente (figura 3.4.1.3a). Cuando se ordena por nombre, se ordenan por orden alfabético, como se muestra en la figura 3.4.1.3b.

Para cambiar el criterio de ordenación:

• Pulse el botón derecho de su ratón sobre la ventana de extensiones.

• Haga click sobre Ordenar por nombre (Sort By name) o sobre Ordenar por número (Sort By Number).

Figura 3.4.1.3a: Opciones de la ventana de extensiones

Figura 3.4.1.3b Extensiones ordenadas por nombre

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Por defecto, están ordenadas por número.

3.4.1.4 Mostrar llamadas aparcadas La ventana Mostrar llamadas aparcadas (Call Park Window) muestra información de las llamadas aparcadas por el ez-Attendant. La información que se incluye es la zona de aparcamiento y el llamante aparcado. La ventana se mostrará junto a la barra de herramientas inferior. Por defecto, no se muestra la ventana de llamadas aparcadas, pero se puede configurar el programa para que sí sea mostrada. Para ello (vea figura 3.4.1.4):

• Seleccione Configurar (Setting)

• Seleccione Opciones (Option)

Haga click en la opción deseada (mostrar llamadas aparcadas u ocultar llamadas aparcadas). Pulse el botón ‘Aplicar’ para guardar los cambios.

Figura 3.4.1.4: mostrar llamadas aparcadas

3.4.1.5 Mostrar teclado El ez-Attendant puede mostrar un teclado, que la Operadora puede utilizar para hacer llamadas internas o externas. Para acceder al teclado:



Haga click en la opción deseada para mostrar el teclado en la ventana de Información o en la ventana de Cola de llamadas. Pulse el botón ‘Aplicar’ para guardar los cambios.

Figura 3.4.1.5: Opción Teclado

Notas:

• Se recomienda que se muestre en la Ventana de Información.

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3.4.1.6 Icono Despertador/Grabar

La barra superior del ez-Attendant puede ser configurada para que muestre el icono ‘Despertador’ o el icono ‘Grabar’. Si se elige mostrar el icono ‘Despertador’, la Operadora podrá acceder rápidamente a las opciones de despertador o alarma. Si se elige mostrar el icono ‘Grabar’, la Operadora podrá acceder rápidamente a la aplicación de grabación de conversaciones. Para poder hacer uso de la aplicación de conversaciones, es necesario que la Operadora utilice el teléfono LDP-7024 o 7024LD, y éste tenga instalado el módulo opcional USB. Además, el PC debe tener instalado la aplicación de grabación de conversaciones (CRS).

Por defecto, el ez-Attendant tiene configurado el icono Despertador. Si se desea cambiarlo:



• Seleccione la opción deseada (Despertador/Grabar).

• Pulse el botón ‘OK’ o ‘Aplicar’ para guardar los cambios.

Figura 3.4.1.6a: selección de iconos

3.4.1.6b: activado con el icono ‘Grabar’

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3.4.1.6c: activado con el icono ‘Despertador’ Nota:

• En el caso del sistema iPECS, el icono de grabación de conversaciones no estará disponible.

3.4.1.7 Selección del idioma

El ez-Attendant soporta dos idiomas: ingles y español. Por defecto, viene seleccionado el ingles.

El segundo idioma es denominado por el programa ‘Idioma local’.

Para cambiar el idioma:



• Seleccione la opción ‘Idioma local’ (Local Language)


Figura 3.4.1.7: selección del idioma

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3.4.2 Ventana de configuración

3.4.2.1 Configuración del sistema El ez-Attendant puede ser utilizado con varios sistemas. Para seleccionar el sistema con el que desea funcionar, siga los siguientes pasos:



• Seleccione la pestaña ‘Configuración’

• En la opción ‘Configuración del sistema’ seleccione el modelo de la centralita con la que va a trabajar.


Figura 3.4.2.1: selección del sistema System setting for logon

3.4.2.2 Información para el registro Para poder acceder al sistema, es necesario programar la dirección IP y el número de extensión de Operadora con la que registrarse.

Para introducirlos:




Introduzca aquí la dirección IP de la centralita y el número de extensión de Operadora con el que desea asociar el ez-Attendant. Pulse el botón ‘OK’ o ‘Aplicar’ para guardar los cambios.

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Figura 3.4.2.2: información para el registro

3.4.2.3 Información SMS Desde el ez-Attendant se pueden enviar mensajes cortos (48 caracteres) a otros ez-Attendants, ez-Phones, teléfonos digitales LG-Nortel de gama alta y teléfonos DECT de LG-Nortel. No es posible enviar mensajes cortos a dispositivos externos al sistema.

3.4.2.4 Información de desvíos Cuando lo necesite, la Operadora puede desviar sus llamadas a otra Operadora o extensión. Para programar la extensión donde desea desviar sus llamadas:




Introduzca el número de extensión donde desviar sus llamadas:

Figura 3.4.2.4: Información de desvío

Pulse el botón ‘OK’ o ‘Aplicar’ para guardar los cambios.

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3.4.3 Mostrar grupos de extensiones Cuando se configure el ez-Attendant para mostrar las extensiones por grupos (consultar apartado 3.4.1.2), las extensiones se mostrarán agrupadas en pestañas en la parte superior de la ventana principal. Cuando se selecciona una de las pestañas, las extensiones asociadas al grupo se mostrarán, tal y como se muestra en la figura 3.4.3a.

Figura 3.4.3a: pestañas de los grupos de extensiones

Para crear los grupos, es necesario que las extensiones se encuentren en la agenda.

Para configurar los grupos:


• Seleccione Configurar Grupo

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Figura 3.4.3b: configurar grupos

Los grupos ya creados aparecerán en la ventana izquierda, mientras que los miembros (usuarios del sistema) se muestran en la ventana de la derecha. En el cuadro de ‘Grupo’ se puede introducir o editar un grupo. En la ventana de Miembros, es posible buscar el nombre de un miembro introduciendo el nombre del miembro a buscar en el cuadro de ‘Miembros’. Todos los miembros pueden ser ordenados por número de extensión o por nombre.

Para introducir o borrar un miembro en un grupo:

• Introduzca el nombre de grupo en el cuadro ‘Grupo’ o selecciónelo de la ventana ‘Grupo’.

• Seleccione un miembro de la ventana ‘Miembro’.

• Pulse para añadir un miembro o para borrarlo.

Nota:

• No hay ningún límite en el número de grupos que se pueden crear.

Editar Grupo Miembros

Ventana Grupo

Ventana Miembros

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3.4.4 Configuración de las teclas de acceso rápido La Operadora puede hacer uso de combinaciones de teclas para realizar funciones de manera más rápida, en vez de hacer uso del ratón.

Por defecto, las combinaciones de las teclas son las siguientes:

Función Teclas Función Teclas Función Teclas

Responder Alt + A Intrusión Alt + I Buscar siguiente

Ctrl +

Call Back Alt + B Realizar llamada

‘Enter’ Buscar anterior

Ctrl +

Camp On Alt + O Silenciar Alt + M Desaparcar Alt + U Borrar Alt + X Aparcar Alt + P Transferencia

sin supervision

Alt + “Enter”

Conferencia Alt + C Rellamada Alt + R Captura Ctrl + P Fin Alt + E Buscar Ctrl +

“Enter” Mostrar grupo

Ctrl + G

Desviar Alt + F Mostrar teclado

Ctrl + K Mostrar línea Alt + S

Retener Alt + H Transferir Shift + “Enter”

Introducir código de

cuenta

Alt+D

Tabla 3.4.4: teclas de acceso rápido

Para acceder a la configuración de teclas de acceso rápido:


• Seleccione ‘Teclas de acceso rápido’.

Notas:

• No se permite que dos funciones tengan la misma combinación de teclas.

• No se permite el uso de del espacio ni de teclas numéricas.

3.4.5 Códigos marcación de llamadas externas Para un correcto funcionamiento en la realización de llamadas externas, el ez-Attendant debe tener configurados los códigos de acceso a línea, acceso internacional… Estos códigos se introducen en la cuadro ‘Configurar códigos’ (ver figura 3.4.6). Para acceder a este menú:


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• Seleccione ‘Configurar códigos’


• Introduzca los códigos adecuados

Figura 3.4.6: configuración de códigos

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3.5 Conexión del PC con el ez Attendant El PC donde está instalado el ez-Attendant debe ser conectado a la Red de Área Local.

La conexión debe realizarse con cables de categoría 5, y el conector debe ser de la siguiente forma:

TX-RX+RX-

TX+

Gateway & Hub UPLINKEIA 568B (MDI)

1 2 3 4 5 6 7 8

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4 Funcionamiento del ez-Attendant

4.1 Funcionamiento El ez-Attendant es un software diseñado para visualizar las llamadas dela Operadora y para facilitar su trabajo.

La pantalla del ez-Attendant muestra el estado de las extensiones del sistema en cada momento. Además, se muestra si la extensión está desviada, en DND…, combinado con el número y nombre de extensión.

Las llamadas recibidas por la Operadora se muestran en la ventana de llamadas en cola, junto con el número llamante y el tiempo que lleva en cola. Cuando se responde a una llamada, la información de la misma se mostrará en la ventana de llamadas activas. El ez-Attendant puede minimizarse, para que la Operadora pueda hacer uso del PC mientras no haya llamadas; cuando el ez-Attendant está minimizado y recibe una llamada, aparecerá una ventana emergente informando de la situación.

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Figura 4.1: Ventana ez-Attendant

4.2 Acceso Antes de registrarlo al sistema, la aplicación debe estar abierta. Para arrancarla, haga doble click en el icono de acceso rápido que se le ha creado en el Escritorio (Figura 4.2a).

Figura 4.2a: acceso rápido al ez-Attendant

Para registrarse, una vez abierta la aplicación, pulse la tecla situada en la parte derecha de la barra de herramientas superior. También es posible registrarse desde el menú Archivo Acceder (Figura 4.2c).

En el caso del sistema iPECS, cuando el usuario intente registrarse, el ez Attendant solicitará un password (figura 4.2b).

Ventana de llamada

i

Ventana cola de llamadas

Búsqueda

Ventana información

Ventana extensiones

Menú principal

Pestañas de Grupos Barra herramientas

superior

Pestañas

Ventana planificación

SMS

Mensajes de texto

Barra herramientas

inferior

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Figura 4.2b: ventana de Password

El proceso de registro incluye la descarga de varios archivos de datos y configuración de la central, por lo que puede tardar varios minutos. La duración de este proceso puede variar en función del tráfico de la red.

Una vez completado el registro, el icono cambiará a .

Figura 4.2c: ventana de proceso de registro

Cuando se produce un fallo en el registro, aparecerá una ventana indicando que se ha producido un fallo (Figura 4.2d) e indicando la causa. Consulte el Anexo B pasa conocer los mensajes de error.

Figura 4.2d: ventana de mensaje de error en el registro

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Cuando el ez-Attendant se utilice con la prestación de Hot Desk, el usuario debe seguir el procedimiento de registro de una extensión Hot Desk. Se solicitará un password para poder acceder (figura 4.2e). Cuando introduzca el password correcto, pulse OK para comenzar el proceso de registro.

Figura 4.2e: ventana de Password para Hot Desk

4.3 Responder llamadas entrantes Desde el ez-Attendant se puede responder llamadas de varias formas, dependiendo del estado de la aplicación, entre otras cosas.

4.3.1 ez-Attendant minimizado Cuando el ez-Attendant recibe una llamada y la aplicación está minimizada, aparecerá una ventana emergente (figura 4.3.1). Seleccionando esta ventana se responde a la llamada y se activará la ventana del ez-Attendant para facilitar la gestión de la llamada. Para conocer más opciones sobre el procesamiento de llamadas consulte el apartado 4.4.

Figura 4.3.1: ventana emergente con llamada entrante

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4.3.2 Ventana del ez-Attendant Cuando el ez-Attendant recibe una llamada con la aplicación active, la información de la llamada se mostrará en la Ventana de llamadas en cola. Information provided depends on the Caller Id received with the call and may include the calling party name, number and length of time in queue.

Figura 4.3.2a: ventana de llamadas en cola

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Ventana llamadas en cola

Ventana llamada activa


El usuario del ez-Attendant puede responder a una llamada en cola seleccionando con el ratón la llamada deseada o usando las teclas de acceso rápido (por defecto, ‘Alt + A’). Si una las teclas de acceso rápido, se responderá a la llamada situada en la parte más alta de la Ventana de llamadas en cola.

Una vez respondida, la información de la llamada aparecerá en la Ventana de llamada active, situada sobre la ventana de llamadas en cola (figura 4.3.2b), y podrá escuchar la llamadas en el teléfono de Operadora. Además de mostrar el nombre del llamante, número y duración de la llamada, también se mostrará la empresa a la que pertenece, si esta información está en la agenda. En el caso de rellamadas, la Ventana de llamada activa mostrará el origen de la rellamada.

Ventana de

llamada activa

Figura 4.3.2b: Ventana de llamada activa

Notas:

• La central permite tener has 20 llamadas en cola.

• Si la Operadora está utilizando otra aplicación en el PC, cuando se recibe una nueva llamada la ventana emergente aparecerá y puede ser utilizada para activar el ez-Attendant y responder a la llamada. Consulte el apartado 4.3.1.

• La Operadora puede responder a la llamada de la manera tradicional, es decir, utilizando el teléfono asociado al ez-Attendant.

• Cuando desde el ez-Attendant se responde una llamada, aparece un cursor en el cuadro de Búsqueda del ez-Attendant para preparar un posible transferencia (consulte el apartado 4.4.1).

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4.3.3 Captura de llamadas El ez-Attendant puede responder a una llamada que está sonando en otra extensión utilizando la función de captura de llamadas.

Para capturer una llamada:

• En la ventana de extensiones, seleccione la tecla correspondiente a la extensión que está recibiendo la llamada o…

• En el cuadro de Búsqueda introduzca el número de extensión y pulse las teclas de acceso rápido de Captura (por defecto, Ctrl + P).

Notas:

• La función de captura está sujeta a las condiciones de la centralita.

4.4 Procesamiento de llamadas de Operadora

4.4.1 Transferir una llamada El ez-Attendant puede transferir una llamada en curso a otra extensión o grupo de extensiones del sistema. La operación de transferencia permite al usuario del ez-Attendant anunciar la llamada al destinatario. Esto se conoce como “transferencia con supervisión”. En el caso de transferir la llamada sin anuncio previo, la operación se llama “transferencia sin supervisión”.

Las llamadas pueden ser transferidas utilizando la ventana de extensiones o buscando en el cuadro de búsqueda; si se encuentra alguna coincidencia, será mostrada en la Ventana de Información con la información de usuario (figura 4.4.1). El ez-Attendant también puede acceder a la función de búsqueda pulsando la tecla “F2” del teclado.

Para transferir una llamada:

• Seleccione la tecla de la extensión deseada en la ventana de Ventana de extensiones

• Espere a que le contesten para transferir la llamada

• Seleccione para finalizar la transferencia

O, utilizando la función de búqueda:

• Introduzca la extensión destino de la transferencia

• Seleccione la tecla o utilice las teclas de acceso rápido (por defecto, Ctrl + “Enter”)para ver la información

• Para transferir la llamada, pulse la tecla

• Espere a que le contesten para transferir la llamada

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• Seleccione para finalizar la transferencia

Figura 4.4.1: ventana de información de transferencia de llamada

Notas:

• La función de búsqueda no proporciona información del estado de los grupos de extensiones. Los grupos de extensiones sólo permiten transferencias sin supervisión.

• El ez Attendant soporta la función drag&drop (arrastrar y soltar) para llamadas en cola, para que el usuario pueda arrastras y soltar la llamada en la extensión deseada.

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Icono de Ocupado

Icono de ocupado


4.4.2 Intrusión Cuando llama a una extensión ocupada, el ez-Attendant puede realizar una Intrusión en la conversación de una extensión. La extensión debe tener permiso para hacerlo.

Para realizar una Intrusión:

• Llamar a la extensión que está ocupada

• Pulsar la tecla situada debajo de la Ventana de Información.

4.4.3 Aparcar una llamada y recuperarla El ez-Attendant puede aparcar una llamada y cualquier extensión podrá recuperarla pulsando la zona de aparcamiento.

Para aparcar una llamada:

• Pulse la tecla de la barra de herramientas inferior.

• La llamada es retenida en la primera zona de aparcamiento disponible y el número de zona de aparcamiento se muestra en la Ventana opcional de Aparcamiento:

Figura 4.4.4a: ventana de aparcamiento

Para recuperar una llamada aparcada:

• Activar la ventana de teclado (por defecto Ctrl + K),

• Marcar la zona de aparcamiento.

4.4.4 Megafonía El ez-Attendant puede dar mensajes de megafonía sobre los altavoces de extensiones en reposo y/o sobre altavoces externos. Las extensiones y altavoces se ordenan en zonas de megafonía. Las extensiones se organizan en zonas de megafonía interna, mientras que los altavoces se agrupan en zonas de megafonía externa. Esta información sobre las zonas de megafonía se encuentran en la central y se las descarga el ez-Attendant de la central durante el proceso de registro.

28 Sep-29


En la Ventana de Megafonía (figura 4.4.5), el ez-Attendant puede seleccionar una zona individual de megafonía, grupos de varias zonas o todas las zonas simultáneamente.

Para dar un mensaje de megafonía:

• Pulse la tecla de la barra de herramientas superior

• Seleccione las zonas de megafonía deseadas (figura 4.4.5)

• Ya puede dar el aviso a través del teléfono asociado al ez-Attendant

• Cuelgue

Figura 4.4.5: ventana de zona de megafonía

Nota:

• La megafonía está sujeta a las condiciones de la central.

4.5 Realizar una llamada El usuario ez-Attendant tiene varias formas de realizar llamadas. Además de la forma tradicional de realizar llamadas (marcando en el teléfono), es posible realizar llamadas desde la Agenda, el registro de llamadas…

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4.5.1 Ventana de extensiones Para realizar una llamada desde la ventana de extensiones, simplemente haga click en el icono de la extensión deseada; en el caso de visualizar las extensiones en una lista, haga doble click en el usuario deseado. El ez-Attendant realizará la llamada y podrá hablar a través del teléfono asociado.

Figura 4.5.1: teclas de extensiones y lista de usuarios

4.5.2 Desde la Agenda La Agenda (figura 4.5.2) muestra la base de datos del ez-Attendant (usuarios internos y externos) y los números de marcación abreviada del sistema.

Para realizar una llamada:

• Seleccione el tipo de usuarios que desea ver (internos, externos…)

• Busque en la base de datos usando el campo ‘Introduzca el texto aquí’ en la parte superior de cada columna (puede introducir texto o dígitos)

• Haga doble click sobre el teléfono deseado (casa, oficina…) o número de marcación abreviada

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Figura 4.5.2: agenda con números internos y marcación abreviada

4.5.3 Desde el registro de llamadas El registro de llamadas contempla todas las llamadas realizadas y recibidas en el sistema. El ez-Attendant puede ver, buscar y seleccionar una llamada del registro.

Para realizar una llamada:

• Buscar en la base de datos usando el campo ‘Introduzca el texto aquí’ en la parte superior de cada columna, introduciendo texto o dígitos

• Hacer doble click en el campo deseado

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Llamar usando estos campos


Figura 4.5.3: registro de llamadas

4.5.4 Teclado Es possible hacer llamadas desde el teclado del ez-Attendant como si marcara en el propio teléfono.

Para hacer llamadas usando el teclado:

• Pulsar las teclas de acceso rápido para mostrar teclado (por defecto, Ctrl+K), para ver el teclado (figura 4.5.4).

• Marcar en el teclado el número de teléfono deseado

• Pulsar o ‘Llamar’ para realizar la llamada.

Figura 4.5.4: ventana de teclado

Notas:

• Las condiciones asociadas al teléfono asociado al ez-Attendant serán las mismas que se apliquen para llamar desde el ez-Attendant.

• Para realizar llamadas a grupos, la única posibilidad es marcar en el teclado el número

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de grupo.

• La ventana de teclado aparecerá sólo pulsando las teclas de acceso rápido (Ctrl+K).

4.6 Mensaje en espera/Call Back Cuando se llama a una extensión ocupada, el ez-Attendant puede solicitar una retrollamada (Call Back).

Si la extensión está en reposo o en DND, el ez-Attendant puede dejarle una indicación de llamada en espera a la extensión llamada.

Para activar la llamada en espera o la retrollamada:

• Llamar a la extensión

• Si no responde, está ocupada o en DND, pulse la tecla

Si la extensión está ocupada, se activará la retrollamada (Call Back); cuando la extensión quede libre, el sistema lo notificará con una retrollamada (Call Back). Cuando el ez-Attendant responda a la retrollamada, se realizará una llamada a la extensión previamente ocupada.

Si la extensión no responde o está en DND, el sistema activará el aviso de llamada. Cuando la extensión responda a la indicación de llamada en espera, se realizará una llamada a la extensión del ez-Attendant.

Nota:

• El aviso de llamada/Call Back están sujetos a las condiciones del sistema.

4.7 Barra inferior de herramientas La barra inferior de herramientas da acceso al ez-Attendant a funciones habituales como retención, conferencia, desvío de llamadas…

4.7.1 Retener una llamada El ez-Attendant puede retener llamadas. Las llamadas retenidas se muestran en la ventana de llamadas en cola con el icono de retención (figura 4.7.1a). Cuando expire el tiempo de rellamada, la llamada volverá al ez-Attendant y se mostrará el icono de rellamada (figura 4.7.1b).

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Para retener una llamada:

• Pulsar la tecla de la barra inferior de herramientas o las teclas de acceso

rápido (por defecto Alt + H).

Figura 4.7.1a & b: iconos de rellamada y retención

4.7.2 Conferencia El ez-Attendant puede inviter a otros usuarios a unirse a una conferencia. Como máximo, puede haber 5 participantes en la conferencia.

Para establecer una conferencia:

• Realizar la primera llamada

• Pulsar la tecla ; la primera llamada será puesta en espera

• Realizar la segunda llamada

• Pulsar la tecla ; la segunda llamada será puesta en espera

• Repetir el proceso para invitar a otras personas

• Pulsar la tecla para que todas las partes entren en conferencia

Nota:

• La conferencia está sujeta a las condiciones del sistema

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4.7.3 Desvío de llamadas El ez-Attendant puede activar el desvío de llamadas, desviar todas sus llamadas a una extensión predefinida. La extensión destino de las llamadas se asigna en el menú Ajustes (consultar apartado 3.4.2.4).

Para activar el desvío de llamadas desde el ez-Attendant:

• Pulse la tecla de la barra inferior de herramientas

O,

• Pulse la tecla e la barra superior de herramientas

• Seleccione la opción ‘desviar’:

Figura 4.7.3: ventana de ‘Mi estado’

Nota:

• El desvío de llamadas está sujeto a las condiciones del sistema

4.7.4 Silenciar Durante una conversación, el ez-Attendant puede silenciar el micrófono del teléfono para que la otra parte no pueda escucharle.

Para silenciar el micrófono:

• Pulse la tecla de la barra inferior de herramientas.

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4.7.5 Finalizar una llamada Desde el ez-Attendant es posible finalizar una llamada pulsando la tecla de la barra inferior de herramientas. Así acabará la llamada en curso.

4.8 Menú ‘Herramientas’ A través del menú ‘Herramientas’ es posible acceder a funciones habituales como:

• Cambiar el nombre de una extensión

• Fecha y hora

• Selección de fuente de música

• COS (Clase de servicio) de la extensión

• COS (Clase de servicio) temporal

• Mensajes preseleccionados y personalizados

4.8.1 Cambiar nombre de extensión Desde el ez-Attendant se puede asignar o cambiar el nombre asociado a una extensión. Este nombre se mostrará en el display del teléfono cuando otra extensión le llame o reciba una llamada suya.

Para asignar nombre a una extensión:

• Ir al menú ‘Herramientas’ ‘Cambiar nombre extensión’

• Introducir el número de extensión al que se desea asignar un nombre

• Introducir el nombre deseado

• Pulsar OK o Aplicar

Figura 4.8.1: cuadro de nombre de extensión

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Notas:

• El nombre de la extensión puede tener un máximo de 11 caracteres.

• Los caracteres válidos son: “a~z” , “A~Z”, “0~9”, “;.,@” y espacio.

4.8.2 Cambiar fecha/hora Si es necesario, es posible cambiar la fecha y la hora desde el ez-Attendant.

Para cambiar la fecha/hora:

• Ir al menú ‘Herramientas’ ‘Fecha/hora’ (figura 4.8.2)

• Seleccionar el mes y el día en el calendario

• Seleccionar el modo de visualización de la fecha (día/mes/año o mes/día/año)

• Introducir la hora y el modo de visualización de la misma (12 ó 24 horas)

• Pulsar OK.

Figura 4.8.2: cuadro de selección de fecha/hora

Nota:

• El cambio de la fecha y hora afecta a la central, pero no al PC donde está instalado el ez-Attendant.

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4.8.3 Mensajes preseleccionados y personalizados

4.8.3.1 Activación de mensajes El ez-Attendant puede activar en el sistema mensajes de texto (preseleccionados o personalizados) para otras extensiones. Cuando una extensión llame a otra que tenga activados estos mensajes, podrá ver en su display el mensaje que la extensión ha activado

Para activar los mensajes de texto:

• Ir al menú ‘Herramientas’ ‘Seleccionar tipo mensaje’ (figura 4.8.3.1a)

• Seleccionar la pestaña que corresponda (preseleccionado o personalizado)

• Seleccionar el mensaje deseado

• Introducir el rango de extensiones a los que afectará este cambio

• Pulsar OK o aplicar

Figura 4.8.3.1a: ventana de selección de mensajes

uando se llame desde el ez-Attendant a una extensión con algún mensaje activado, en la C

ventana de visualización de mensajes se podrá ver (figura 4.8.3.1b).

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Figura 4.8.3.1b: ventana de visualización de mensajes

4.8.3.2 Introducir/Editar mensajes personalizados Desde el ez-Attendant es posible acceder y editar la tabla de mensajes personalizados. Cuando se activa, el mensaje personalizado es enviado al display del teléfono del llamante, al ez-Phone o al ez-Attendant.

Para introducir un mensaje personalizado:

• Ir al menú ‘Configurar’ ‘Mensaje personalizado’

• Seleccionar la pestaña que corresponda (preseleccionado o personalizado)

• Introducir el mensaje de texto utilizando el teclado

• Pulsar OK.

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Figura 4.8.3.2: Ventana de mensajes personalizados

4.8.4 COS (Clase de servicio)

4.8.4.1 Asignación de clase de servicio El ez-Attendant puede acceder a la base de datos de la central y modificar la Clase de Servicio (COS) de las extensiones. El COS controla los privilegios que tienen las extensiones para realizar llamadas externas.

Para cambiar el COS de una extensión:

• Ir al menú ‘Herramientas’ ‘Operadora’ ‘Cambiar COS’ (figura 4.8.4.1)

• Introducir el rango de extensiones al que se desea modificar el COS

• Seleccionar el COS para el modo día y el COS para el modo noche

• Pulsar OK o Aplicar para cambiar el COS

Figura 4.8.4.1 : cuadro para modificar el COS

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4.8.4.2 COS temporal (bloquear el teléfono) El COS temporal se emplea para bloquear temporalmente el teléfono y así evitar llamadas no autorizadas desde el mismo. El ez-Attendant puede asignar un COS temporal a una extensión, y restringirla a 7 (sólo permitidas llamadas internas). Con esto se consigue que temporalmente la extensión no tenga permitido hacer llamadas al exterior.

Para cambiar los permisos temporalmente:

• Ir al menú ‘Herramientas’ ‘Operadora’ ‘COS temporal’ (figura 4.8.4.2a)

• Introducir el rango de extensiones a las que se desea restringir las llamadas

• Seleccionar ‘COS Down (Class 7)’ (Restringir COS (clase 7)) para restringir las llamadas o ‘COS Restore’ (Restaurar COS) para levantar las restricciones


Figura 4.8.4.2a: COS temporal

4.8.5 Cancelar prestaciones Desde el ez-Attendant es posible cancelar ciertas funciones que pueden tener activadas otras extensiones. Las prestaciones que se pueden cancelar son: DND (Servicio No Molesten), desvío de llamadas, mensajes de texto predefinidos o personalizados y despertados.

Para cancelar alguna de esas prestaciones de otra extensión:

• Ir al menú ‘Herramientas’ ‘Operadora’ ‘Cancelar Operadora’ (figura 4.8.5)

• Introducir el rango de extensiones al que se desea cancelar las funciones


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Figura 4.8.5: cancelación de funciones

4.8.6 Gestión de Salas de Conferencias El Ez-Attendant soporta la gestión de salas de conferencia (activación/desactivación).

Para acceder al gestor de salas de conferencias:

• Ir al menú ‘Herramientas’ ‘Gestor Sala Conferencias’ (figura 4.8.7a)

Figura 4.8.7a: Gestor de sala de conferencias

• Los números de sala de conferencia (571 ~ 579) se reciben del sistema.

• El número entre paréntesis junto al número de sala indica el número de participantes de esa sala.

• Para activar una sala de conferencias, hacer click con el botón derecho del ratón sobre una tecla de una sala de conferencias. Aparecerá un menú con la opción de activar la sala. Seleccionarlo (figura 4.8.7b).

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Figura 4.8.7b: menú para activación de salas de conferencias

• Cuando se intenta activar una sala de conferencias, se solicitará un password (figura 4.8.7c):

Figura 4.8.7c: introducción de Password para activar sala de conferencia

• Una vez se ha creado una sala de conferencias, es posible borrarla (si no hay ningún participante).

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Para borrar una sala de conferencias, hacer click con el botón derecho del ratón sobre una tecla de una sala de conferencias y seleccionar la opción de desactivar (figura 4.8.7.4):

Figura 4.8.7d: menú para desactivar una sala de conferencias

4.9 Funciones de la barra superior de herramientas

4.9.1 Registro/cancelación del despertador Cuando en la barra superior de herramientas aparece el icono ‘Despertador’ o alarma es posible programar una alarma para una extensión, de forma que la extensión recibirá una señal de alarma a la hora programada. Es posible programar el despertador para una sola vez o para que se repita a diario.

Para programar una alarma:

• Pulsar la tecla de la barra superior de herramientas

• Seleccionar las extensiones a las que desea programar una alarma

• Pulsar la tecla

• Introducir la hora deseada

• Seleccionar si se desea una vez o alarma diaria


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Figura 4.9.1: despertador

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Entry area


4.9.2 Envío de mensajes cortos

4.9.2.1 Envío de mensajes cortos a usuarios internos El ez-Attendant puede enviar mensajes cortos (hasta 48 caracteres) a otros usuarios del sistema (teléfonos digitales, teléfonos DECT de LG-Nortel o ez-Phone).

También es posible que el ez-Attendant reciba mensajes cortos de otros ez-Attendants o ez Phone.

Los mensajes cortos se envían o reciben desde la Ventana de SMS (figura 4.9.2.1a). para acceder a esa ventana:

• Ir al menú ‘Herramientas’ ‘SMS’ ‘SMS privado’ (figura 4.9.2.1a)

• Seleccionar ‘Ventana enviar SMS’

• Seleccionar los usuario en la zona de ‘Categoría’

• Pulsar la tecla para seleccionarlos

• Introduzca el mensaje en la Ventana de texto de mensajes

• Pulsar ‘Enviar’

Figura 4.9.2.1a: Ventana de envois de SMS

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Los mensajes recibidos se muestran en la Ventana SMS de la pantalla principal.

Notas:

• Los mensajes pueden tener un máximo de 48 caracteres.

• El ez-Attendant puede almacenar hasta 30 mensajes recibidos.

4.9.3 Mi estado El ez-Attendant puede controlar el modo de funcionamiento del sistema (día, noche, fin de semana, bajo demanda, Lunch y auto-timbre).

Para cambiar el modo de funcionamiento del sistema (figura 4.9.3):

• Pulsar la tecla de la barra de herramientas superior

• Seleccionar el modo deseado

Figura 4.9.3: selección del modo de funcionamiento

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4.10 Mostrar líneas El usuario del ez-Attendant tiene acceso a la ventana de ‘Mostrar líneas’ (figura 4.10a) usando las teclas de acceso rápido (por defecto, Alt + S). En esta ventana, el ez-Attendant muestra el estado de todas las líneas y permite al usuario acceder a una determinada línea para responder una llamada o realizar una llamada externa.

Para acceder a la ventana y realizar o responder una llamada externa:

• Acceda a la ventana ‘Mostrar líneas’ mediante las teclas de acceso rápido (por defecto, Alt + S)

• Seleccione la línea para responder la llamada

Para realizar la llamada, aparecerá una ventana para marcar un número de teléfono (figura 4.10b) si la línea está libre:

• Introduzca el número de teléfono

• Pulse “Enter”.

El usuario del ez-Attendant puede también poner una línea fuera de servicio. Cuando una línea está fuera de servicio, en el ez-Attendant parpadeará rápidamente el LED asociado a la línea y lo mismo sucederá en el teléfono de operadora. Para el resto de extensiones, esa línea aparecerá como ocupada.

Para poner una línea fuera de servicio:

• Sitúe el ratón en la línea deseada (figura 4.10.c)

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• Haga click en el botón derecho del ratón, y el estado de la línea alternará entre ‘en servicio’ y ‘fuera de servicio’.


Figura 4.10a: Ventana de estado de líneas

Figura 4.10b: marcar seleccionando una línea

Figura 4.10c: Deshabilitar una línea

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Cuando un usuario interno está en conversación a través de una lí nea, el ez-Attendant puede liberar esa línea.

Para liberar una línea ocupada:

• Sitúe el ratón en la línea ocupada (figura 4.10d)

• Haga click en el botón derecho del ratón y aparecerá el menú mostrado en la siguiente figura. Seleccione la opción para liberar la línea.

Figura 4.10d: liberar una línea ocupada

4.11 Agenda

4.11.1 Descripción de la Agenda La agenda del ez-Attendant proporciona al usuario una base de datos para su extensión, así como acceso a la marcación rápida del sistema.

La base de datos del ez-Attendant se almacena en formato *.mdb. Se soportan otros formatos (Outlook, Excel, Goldmine y ACT!) mediante la opción Importar/Exportar.

Los campos incluidos en esta base de datos son:

Número de extensión (en blanco para números externos) Nombre Apellido Empresa Número de casa Número de móvil

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Puesto de trabajo Número de fax Número de la oficina Dirección Correo electrónico Apodo Número de marcación abreviada del sistema Departmento Notas

Para acceder a la Agenda (figura 4.12.1):

• Seleccione la pestaña ‘Agenda’ (Phone Book) o pulse “F4”.

Para buscar en la Agenda:

• Introduzca el texto en el campo ‘Introduzca el texto aquí’ de la columna en la que desea buscar.

Para borrar una entrada de la Agenda:

• Seleccione la entrada que desea borrar

• Pulse el botón .

Figura 4.12.1: Ventana de la Agenda

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4.11.2 Añadir/editar entradas de la Agenda El usuario del ez-Attendant puede añadir o editar una entrada de la Agenda mediante el cuadro de Edición y registro (figura 4.12.2a).

Para acceder al cuadro de Edición o Registro:

• Seleccione la tecla ‘Registrar’ o ‘Editar’ (figura 4.12.1) y verá la ventana de la figura 4.12.2a

• Introduzca los datos del contacto

• Tras finalizar, pulse ‘Aplicar’ para guardar los cambios y continuar introduciendo datos o la tecla ‘OK’ para guardar y volver a la ventana principal.

Figura 4.12.2a: ventana de edición de la Agenda

Los números de teléfono deben introducirse con el siguiente formato:

El número debe empezar por “+” seguido del código del país (34 en el caso de España)

Después del código del país debe haber un espacio

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Figura 4.12.2b: formato de los números de teléfono

4.11.3 Enlazar base de datos La Agenda se puede guardar en formato Access y se puede Importar/Exportar en otros formatos (Goldmine, ACT!, Outlook y Excel). La base de datos ATD.mdb debe existir en la carpeta donde está el ejecutable del ez-Attendant para poder ver y modificar los contenidos.

El archivo se puede generar de la siguiente forma:

• Selecciones ‘Archivo’ del menú principal

• Seleccione ‘Nueva BD’ para generar una agenda vacía.

El proceso para importar o exporter la base de datos depende del tipo de base de datos (Outlook, GoldMine o ACT!).

Para importar los contactos de una base de datos del Outlook:

• Selecciones ‘Archivo’ del menú principal

• Seleccione ‘Importar BD’

• Seleccione el archivo (figura 4.12.3a)

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Figura 4.12.3a: ventana de base de datos de contacto

4.11.4 Marcación abreviada del sistema El ez-Attendant permite al usuario acceder a la marcación abreviada del sistema. Para acceder a ella, en la ventana de la Agenda seleccione la opción de marcación abreviada (figura 4.12.4.2a).

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Base de datos GoldMine/ACT! Base de datos Excel

BD Outlook

Acceso BD


Figura 4.12.4a: marcación abreviada

Esta base de datos debe ser descargada previamente. Para descargársela, selecciones el botón ‘Descargar’ (Download). El sistema enviará la base de datos al ez-Attendant. Esta transferencia puede durar varios minutos, dependiendo de multiples factores..

Durante el proceso de descarga, el ez-Attendant muestra el estado de dicha descarga y un botón para cancelar el proceso (figura 4.12.4.2b).

Figura 4.12.4b: estado de la descarga/botón para cancelar

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4.12 Registro de llamadas El ez-Attendant mantiene un registro de las llamadas cursadas en el sistema. Es posible buscar, filtrar, imprimir, guardar y borrar datos de este registro.

Cada entrada de este registro contiene la siguiente información:

Estado, tipo de llamada (entrante/saliente, interna/externa)

Número llamante

Número llamado

Fecha

Hora

Duración

Cola

Nombre del llamante

Nombre del llamado

Número marcado (DID)

Externa/Interna

Respondida/no respondida

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Es posible acceder al registro de llamadas mediante la pestaña ‘Log view’ en la ventana principal.


Figura 4.13: ventana de registro de llamadas

Para filtrar datos del registro de llamadas:

• Seleccione primero el botón ‘Todos los registros’ (All Logs)

• Introduzca el rango de fechas en el que desea buscar

• Seleccione los datos que le interesen (número de teléfono, interna, externa…).

Para buscar en el registro de llamadas:

• Introduzca el texto en el campo ‘Introduzca el texto aquí’ de la columna deseada

Para realizar una llamada desde desde el registro de llamadas:

• Haga doble click sobre el número de teléfono deseado

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Para borrar una entrada del registro de llamadas:

• Seleccione la entrada que quiere borrar

• Pulse el botón “Del” (Borrar).

Para imprimir el registro de llamadas:

• Seleccione ‘Imprimir’ en la barra de herramientas superior

O,

• Seleccione ‘Archivo’ del menú principal

• Seleccione ‘Imprimir’.

Notas:

• Se almacenan todas las llamadas externas del resto de extensiones del sistema y las internas y externas del ez-Attendant.

• Los datos del registro de llamadas se almacenan en un archivo ATD.mdb. Cuando las entradas se guardan usando la función ‘Guardar’, las entradas se borran del archivo ATD.mdb y se almacenan como archivo *.xls.

• El ez-Attendant puede almacenar has 10.000 llamadas. Si hay más, se sobreescribirán los más antiguos.

4.13 General

4.13.1 Información adicional Cuando se sitúa el ratón sobre un icono de la barra de herramientas superior o inferior, se muestra las teclas de acceso rápido a esa función. También se muestra información adicional al situar el ratón sobre el icono de las extensiones (figura 4.14.1); la información mostrada consiste en: estado de la extensión, despertador, textos programados, desvíos programados e información de la llamada en curso.

Figura 4.14.1: información adicional de una extensión

Nota:

• La información adicional de una extensión sólo se muestra en caso de que las

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extensiones se muestren mediante iconos.

4.13.2 Múltiples ez-Attendants El sistema puede soportar un máximo de 5 ez-Attendants que se pueden asignar a las operadoras habituales o a las operadoras de un grupo de Tenancy (PGMs 164 y 120 respectivamente).

Notas:

• El número máximo de ez-Attendants es 5.

• En el caso del sistema iPECS, el sistema no soporta operadoras de los grupos de Tenancy.

4.13.3 Programación de teclas flexibles Mediante el menú ‘Configuración’, el usuario del ez-Attendant puede asignar funciones a las teclas programables de cualquier teléfono conectado al sistema.

Para asignar funciones a las teclas flexibles:

• Selecciones el menú ‘Configurar’ del menú principal

• Seleccione el menú ‘Configurar teclas flexibles’ (figura 4.14.4a)

• Introduzca el rango de extensiones al que desea hacer las modificaciones

• Seleccione ‘Leer’ para descargar los datos de las teclas flexibles

• Seleccione la tecla flexible a la que desea asignarle función

• Seleccione ‘Configurar’ para ver la asignación de teclas flexibles (figura 4.14.4b)

• Pulse la tecla ‘Configurar’

• Seleccione el Nuevo valor que desee para la tecla,

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• Pulse la tecla ‘Aplicar’ o la tecla ‘OK’


Figura 4.14.4a: cuadro de asignación de function a teclas flexibles

Figura 4.14.4b: asignación de teclas flexibles

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4.14 Ventana de información de alarmas Cuando se produce algún tipo de evento, el ez-Attendant recibe una ventana emergente (figura 4.15), mostrando el mismo mensaje que se mostrará en su teléfono.

Figura 4.15: ventana de información de Alarma

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Apéndice : iconos del ez-Attendant Iconos de extensiones:

Iconos de llamadas en cola:

Iconos de estado de línea:

.

Mensaje preseleccionado

Teléfono digital ocupado (azul) Teléfono digital libre (blanco)

Teléfono analógico ocupado (azul) Teléfono analógico libre (blanco)

Teléfono DECT ocupado (azul) Teléfono DECT libre (blanco)

Teléfono en DND Teléfono desviado

Ext. networking-ocupada (azul) Ext. networking-libre (blanco)

Ext. Networking en DND

Llamada interna (amarillo) Llamada externa (verde)

Rellamada operadora (rojo) Rellamada retenida (verde)

Rellamada aparcada (naranja) Transferencia rellamada (azul)

Retenida Aparcada

Línea no válida Línea en reposo

Línea ocupada Línea transferida

D-1 Sept.-04

Documents

Ez-Attendant: Instalación y manual de usuario