21

exploring Word 'n Excel: smart ways, smart documents

Embed Size (px)

DESCRIPTION

Ini adalah materi yang saya buat waktu menjadi fasilitator di Balai Besar Pengawasan Obat dan Makanan Manado, Desember 2012

Citation preview

Page 1: exploring Word 'n Excel: smart ways, smart documents
Page 2: exploring Word 'n Excel: smart ways, smart documents

IN HOUSE TRAINING informatics & communication technology badan pengawasan obat dan makanan manado, 2011 | Page 1

A FORM is a structured document with spaces reserved for entering information. You design the

form, and others can fill it in on paper or in Microsoft Word. You can then compile the information

you collected.

Pada Word 2003 fasilitas Form ini dapat dengan mudah kita akses pada menu utamanya, namun pada Word 2007, secara default

fasilitas Form ini tidak ditampilkan. Untuk menampilkannya seperti biasa kita harus membuka kotak dialog Word Options. Pada

kotak dialog Word Options yang telah terbuka, pilih Customize lalu pada bagian Choose commands from pilih All Command. Pada

daftar dibawahnya cari Insert Form Field lalu klik tombol Add untuk menambahkan perintah ini kedalam Quick Access

toolbar.Akhiri dengan menekan tombol Ok.

Sekarang pada Quick Access toolbar telah ditambahkan sebuah

icon baru untuk menggunakan fasilitas Form yaitu Insert Form Field.

Agar lebih jelas dalam menggunakan fasilitas Form ini,

buatlah formulir sederhana seperti berikut ini.

Nama :

Jenis Kelamin :

Kelas :

Tempatkan kursor pada kolom kosong disebelah kanan

kolomNama. Lalu klik icon Insert Form Field hingga kotak dialog

Form Fieldakan terbuka.

Pada kotak dialog ini kita dapat memilih tipe data isian pada formulir kita. Untuk Nama tentunya tipe data yang kita pilih adalah

Text. Berikutnya klik tombol Options untuk membuka kotak dialog Text Form Field Options. Disini terdapat banyak pengaturan

yang dapat kita pilih sesuai kebutuhan.

Type - Menentukan tipe data dengan lebih spesifik. Beberapa pilihan yang ada disini misalnya Regular text untuk teks biasa

;Number untuk data angka ; Date untuk data jenis tanggal, dlsb.

Default text - Adalah teks default yang akan ditampilkan pada kolom isian formulir kita. Teks default ini setidaknya

merupakan bantuan untuk mengisi data yang tepat pada kolom tersebut. Nilai default ini akan berubah jika Type juga berubah,

misalnya jika Type adalah Date maka bagian ini akan berubah menjadi Default date, dan demikian seterusnya.

Maximum length - Pilihan ini hanya aktif jika kita menggunakan pilihan Regular text pada bagian Type. Gunanya sudah jelas

yaitu menentukan jumlah karakter maksimum yang dapat diisikan pada formulir kita.

Text format - Menentukan format untuk tipe data yang kita pilih. Misalnya untuk Regular Text maka kita dapat memilih

format besar kecilnya huruf yang digunakan (Uppercase / Lowercase / etc.). Jika kita memilih Date maka di bagian format

ini kita dapat menentukan format penulisan tanggal seperti misalnya DD/MM/YY. Sebagai contoh pilihlah seting seperti berikut ini dan abaikan

setting yang lainnya.

Akhiri dengan menekan tombol Ok.Perhatikan bahwa pada kolom

disebelah Nama telah muncul sebuah field kosong dengan warna

yang berbeda.

Page 3: exploring Word 'n Excel: smart ways, smart documents

IN HOUSE TRAINING informatics & communication technology badan pengawasan obat dan makanan manado, 2011 | Page 2

Field inilah yang nanti akan kita isi dengan data.

Berikutnya ketikan teks Pria lalu Wanita pada kolom disebelah kanan kolom Jenis Kelamin.

Nama : ISIKAN NAMA ANDA DI SINI

Jenis Kelamin :

Kelas :

Tempatkan kursor sebelum kata Pria lalu klik icon Insert Form Field hingga kotak dialog Form Field terbuka. Pilih

Check box dan tekan tombol Ok. Lakukan hal yang sama untuk kata Wanita.

Hasilnya seperti berikut ini.Terlihat bahwa kita telah membuat dua buah field kosong untuk pemilihan Pria atau

Wanita.

Nama : ISIKAN NAMA ANDA DI SINI

Jenis Kelamin : Pria Wanita

Kelas :

Terakhir, tempatkan kursor pada kolom kosong di sebelah kanan kolom Umur. Klik icon Insert Form Field hingga kotak dialog

Form Field terbuka. Pilih Drop-down lalu tekan tombol Options. Kotak dialog Drop-Down Form Field Optionsakan terbuka. Ketikan teks 10 pada bagian Drop-down item lalu klik tombol Add untuk

menambahkan teks tersebut kedalam Items in drop-down list. Lanjutkan dengan teks 11 dan 12.Tombol Move dapat kita gunakan

untuk merubah susunan teks dan tombol Remove untuk menghapus teks dari daftar yang ada.Setelah selesai tekan tombol Ok.

Hasil akhir dari formulir kita tampak pada gambar berikut ini.Terlihat

bahwa sebuah field baru telah ditambahkan di sebelah kolom Umur.

Nama : ISIKAN NAMA ANDA DI SINI

Jenis Kelamin : Pria Wanita

Kelas : 10

Untuk merubah options pada field yang sudah jadi, tinggal klik-ganda pada field tersebut untuk menampilkan kembali kotak dialog

Field Options. Pelajari lebih lanjut setiap options yang ada disana. SIMPAN FILE INI….

idak seperti di Word 2003 yang dapat digunakan dengan mudah, penggunaan Form di Word 2007 lebih rumit dan

harus dilanjutkan dengan memproteksi formulir tersebut dengan menggunakan perintah Protect Document.

Buka kembali dokumen formulir yang telah kita simpan sebelumnya.

Klik ribbon Review lalu klik Protect Document dan pilih Restrict Formatting and Editing.

TaskPane untuk Restrict Formatting and Editing akan terbuka disamping kanan

bidang aplikasi Word 2007. Pada bagian 2. Editing Restrictions, pastikan

terdapat tanda ceklist pada Allow only this type of editing in the document.

Lalu pada daftar dibawahnya pilih Filling in forms. Arti dari pengaturan tersebut

adalah kita menerapkan penguncian / proteksi pada dokumen kita agar tidak

dapat di-edit kecuali untuk pengisian Form saja.

t

Page 4: exploring Word 'n Excel: smart ways, smart documents

IN HOUSE TRAINING informatics & communication technology badan pengawasan obat dan makanan manado, 2011 | Page 3

Langkah terakhir adalah menyetujui proses penguncian tersebut dengan menekan

tombol Yes, Start Enforcing Protection pada bagian 3. Start enforcement.

Kotak dialog Start Enforcing Protectionakan terbuka dan

meminta kita untuk mengisi password. Akhiri dengan menekan

tombol Ok.

SIMPAN KEMBALI LALU TUTUP DOKUMEN FORMULIR

TERSEBUT.

Sekarang cobalah untuk membuka kembali dokumen formulir tersebut.Perhatikan bahwa semua icon pada Ribbon-bar berada

dalam kondisi non-aktif dan tidak dapat digunakan.Dan kita juga tidak dapat melakukan perubahan apapun pada dokumen kecuali

mengisi field-field yang telah kita seting sebelumnya.

Perhatikan juga bagian Jenis Kelamin dan Kelas, terlihat bahwa formulir kita

sekarang terlihat lebih interaktif .

Jika kita ingin melakukan perubahan pada formulir tersebut kita harus MEMBUKA dulu

proteksinya. Caranya adalah klik kembali ribbon Review lalu klik Protect Document pada

Ribbon-bar dan pilih Restrict Formatting and Editing. Pada TaskPane yang terbuka klik

tombol Stop Protection.MASUKAN PASSWORD YANG SESUAI….!!!!

Setelah itu kita dapat melakukan editing / perubahan pada seisi dokumen karena proteksinya

telah dihilangkan.Setelah perubahan selesai, AKTIFKAN LAGI PROTEKSINYA agar formulir

tersebut dapat digunakan kembali.

MAIL MERGE adalah proses pencetakan yang menggabungkan (merge) dua buah dokumen. Sering juga disebu sebagai surat massal

yang dikirimkan ke beberapa penerima dengan isi yang sama. Umumnya dokumen yang pertama berupa dokumen cetak atau

dokumen cetak (main document) sedangkan dokumen yang kedua berupa data (Mail Merge Recipient).

Penggabungan ini berguna untuk pencetakan yang sifatnya masal. Misalnya Anda yang membuat surat kepada 50 orang

dengan isi surat sama, bedanya hanya terletak di awal surat yang bertuliskan: Kepada Yth. ......... dan Di ................

Anda bisa saja mengisi titik-titik tersebut dengan nama dan alamat seseorang, mencetaknya, kemudian melakukan hal

yang sama hingga 50 kali. Tentunya hal ini tidak praktis.

Page 5: exploring Word 'n Excel: smart ways, smart documents

IN HOUSE TRAINING informatics & communication technology badan pengawasan obat dan makanan manado, 2011 | Page 4

Langkah-langkah

1. Buatlah naskah surat sebagai berikut :

Sonder, 25 Juli 2011 Kepada Yth.

Dengan ini dimohon kehadiran Bapak/Ibu dalam pertemuan rutin Rukun Damai

yang akan diselenggarakan pada:

Hari/Tanggal : Selasa 26 Juli 2011

J a m : 19.00 – selesai

Tempat : Sekretariat

Atas perhatiannya disampaikan terima kasih.

Salam dan doa, Ketua, Jonathan Reinheart

2. Klik ribbonMailing. Pada grup Start Mail Merge, pilih Start Mail Merge, pilih Step by Step Mail Merge Wizard.

3. Pada Mail Merge Task Panes yang terletak di sisi kanan pilih hyperlink Next: Starting Document. Pada jendela yang nampak pilih

Use the Current Document kemudian klik hyperlinkNext: Select Recipient.

4. Selanjutnya pilih Type A New List pada Mail Merge Task Panes dan klik hypelinkCreate.

5. Selanjutnya klik Customize Column pada kotak dialog New Adress List.

6. Kemudian buat Field (judul kolom) baru dengan menghapus field name pada kotak

dialog New Address List dengan cara klik tombol Delete, lalu klik Yes. Lakukan

berkali-kali hingga semua field terhapus.

7. Buatlah field baru dengan mengklik Add. Misalnya ―Nama‖, kemudian OK untuk

menghadiri. Lanjutkan dengan field Alamat dan Kota.

8. Setelah semua field selesai, klik OK, kemudian

masukkan data surat yang dibutuhkan dengan

mengklik New Entry. Masukkan data disamping

ini.

9. Setelah selesai, klik OK, kemudian simpan

dengan nama ―Data Undangan‖ (perhatikan alamat penyimpanan dengan seksama,- sebaiknya satu folder dengan main documennya)

10. Lanjutkan dengan menempatkan kursor di tempat yang bersesuaian, kemudian klik Mailing >

Insert Merge Field, lalu pilih field yang diinginkan. Perhatikan contohnya.

Page 6: exploring Word 'n Excel: smart ways, smart documents

IN HOUSE TRAINING informatics & communication technology badan pengawasan obat dan makanan manado, 2011 | Page 5

11. Tahap akhir, klik Preview Result untuk menampilkan penggabungan antara

data dengan surat.

Gunakan grup Preview Results untuk

melihat record-record yang telah

terbentuk.

Jika ingin menampilkan semua surat dengan datanya masing-masing:

1. Mailings> grup Preview Result>Auto Check for Error.

2. Kemudian pada jendela Checking and Reporting Errors, pilih Complete The Merge >

pausing to Report Each Error as It’s Occurs.

Pada grup Finish, dapat digunakan untuk mencetak ataupun

untuk menampilkan seluruh record.

C.A.R.A...L.A.I.N. Cara berikut akan lebih mudah, karena sumber data (data source) dapat diedit dengan mudah karena bisa dibuat di Word atau Excel. 1. Buatlah dokumen baru, kemudian data tadi dibuat dengan bantuan tabel (judul kolomnya: Nama, Alamat, dan Kota). Simpanlah

dokumen di atas dengan nama data source_undangan

2. Buatlah dokumen baru, ketiklah naskah surat tadi.

3. Pada dokumen tersebut aktifkan ribbonMailings > Select Recipient >

Use Existing List…

4. Bukalah data source yang telah disimpan di langkah 1.

5. Lanjutkan dengan langkah 10, 11 dst, dari cara sebelumnya.

Jika Anda ingin menambahkan/memperbaiki data souce, Anda tinggal membuka file

datanya, tambahkan/perbaiki data, simpan (Ctrl + S), buka dokumen utamanya, jalankan mail merge-nya.

Bisakahmembuat1 halaman denganbanyak record?

Page 7: exploring Word 'n Excel: smart ways, smart documents

IN HOUSE TRAINING informatics & communication technology badan pengawasan obat dan makanan manado, 2011 | Page 6

Sebuah halaman dapat diisi dengan banyak record. Struktur

dokukumennya ditunjukkan pada gambar di samping.

Fasilitas yang digunakan adalah dengan

menyisipkan fasilitas Rules yaitu Next

Recordpada ribbon Mailings, diantara

template dokumen.

Data sourcenya diambil dari dokumen Excel:

IMPORTANT!Padasaat dijalankan dengan menggunakan grup Preview Result, Word akan

selalu mengambil patokan dari record pada data paling atas. Jadi simulasi di atas, jika kita

jalankan untuk record data 2, maka akan muncul nama-nama pada template 1-3, berturut-

turut Baharuddin, Maya Ratu dan Enggelina Siwy. Tapi itu hanyalah masalah kecil (), yang

dapat diakali dengan menjalankan mulai record data ke empat (Enggelin Siwy).

Beberapa aturan yang perlu diperhatikan dalam penulisan dan penyusunan database :

1. Nama field (judul kolom) database hanya boleh berada di satu baris judul. Sehingga bila anda memerlukan dua baris judil

seperti pada contoh berikut :

NAMA HARGA

BARANG PEMBELIAN

Handphone 500000

Komputer 950000

maka yang dianggap sebagai nama field hanya baris kedua saja, yaitu BARANG dan PEMBELIAN

2. Pada suatu database, tidak boleh ada nama field yang sama.

3. Jangan menggunakan nama field yang sama dengan penulisan suatu alamat sel, seperti misalnya M25, H80, am125.

4. Program Excel akan mengganggap bahwa semua isi baris yang ada di bawah nama field adalah data. Jadi sebaiknya antara

nama field dengan datanya jangan diselingi dengan baris kosong atau baris yang berisi lambang-lambang lain karena baris

tersebut akan dianggap sebagai data.

EXPLORING DATABASE

Page 8: exploring Word 'n Excel: smart ways, smart documents

IN HOUSE TRAINING informatics & communication technology badan pengawasan obat dan makanan manado, 2011 | Page 7

Pengurutan data merupakan salah satu fasilitas

yang sering digunakan pada saat bekerja dengan

Excel. Dengan menggunakan fasilitas ini Anda dapat

mengurutkan data yang berjenis teks, angka maupun

tanggal dan data yang Anda urutkan dapat diatur

apakah ingin terurut dari kecil ke besar (menaik)

atau terurut dari besar ke kecil (menurun). Sebagai

bahan latihan buatlah database seperti gambar di

samping.

Mengurutkan database

menggunakan tombol Toolbar Sort PERHATIKAN toolbar Sort yang terdapat pada ribbon Databerikut :

Sort Ascending Digunakan untuk pengurutan dari data terkecil ke terbesar

Sort Descending Digunakan untuk pengurutan data dari terbesar ke terkecil

Untuk mengurutkan Daftar Data Pegawai dengan berdasarkan NIP langkah-langkahnya sbb. :

1. Sorotlah range dari database yang akan Anda urutkan. Range yang disorot meliputi seluruh nama field sebagai baris judul

dengan seluruh data yang ada dibawahnya. Untuk contoh database ini, maka yang akan disorot adalah range seluas B5:H16

2. Klik tombol toolbar Sort Ascending bila Anda menginginkan data hasil pengurutan terurut secara menaik dan Sort

Descending untuk sebaliknya.

CATATAN :

Mengurutkan data dengan menggunakan tombol toobar Sort hanya bisa digunakan apabila kunci pengurutan datanya merupakan

kolom terkiri dari range data. Untuk contoh di atas kunci pengurutan datanya adalah NIP, yang merupakan kolom terkiri dari range

data Daftar Data Pegawai yang akan Anda urutkan.

Untuk mengurutkan Daftar Data Pegawai dengan berdasarkan NIP langkah-langkahnya sbb. :

1. Sorotlah range dari database yang akan Anda urutkan. Range yang disorot meliputi seluruh nama field sebagai baris judul

dengan seluruh data yang ada dibawahnya. Untuk contoh database ini, maka yang akan disorot adalah range seluas B5:H16

2. Klik tombol toolbar Sort Ascending bila Anda menginginkan data hasil pengurutan terurut secara menaik dan Sort

Descending untuk sebaliknya.

CATATAN :

Mengurutkan data dengan menggunakan tombol toobar Sort hanya bisa digunakan apabila kunci pengurutan datanya merupakan

kolom terkiri dari range data. Untuk contoh di atas kunci pengurutan datanya adalah NIP, yang merupakan kolom terkiri dari range

data Daftar Data Pegawai yang akan Anda urutkan.

Page 9: exploring Word 'n Excel: smart ways, smart documents

IN HOUSE TRAINING informatics & communication technology badan pengawasan obat dan makanan manado, 2011 | Page 8

Mengurutkan database dengan menu Data Sort Langkah-langkah :

1. Sorotlah range yang mencakup

nama field dan data yang ada dibawahnya.

2. Pilih dan klik menu tombolSort.

Kotak dialog demikian akan ditampilkan :

3. Jika kotakMy data has

headers, dicentang,

maka

Excelakanmenganggap

baris pertama dari

range yang Anda sorot

merupakan baris judul.

Pemilihan ini dilakukan

apabila Anda menyorot

range dengan mencakupi

baris judulnya.

Pada kasus di atas karena kita menyorot range dengan mencakup baris judul, maka secara otomatis, kotak ini sudah dicentang.

1. Pada Sort by, pilih dan klik kunci pengurutan yang Anda inginkan. Sebagai contoh bila Anda ingin mengurutkan data dengan

berdasarkan Golongan, maka pada tombol daftar pilihan Sort by, pilih dan klik GOL.

2. Pada bagian Sort On, pilih Values.

3. Pada bagian Order, pilih jenis sortir yang diinginkan.

Misalnya Anda ingin mengurutkan Daftar Data Pegawai dengan berdasarkan Golongannya, kemudian untuk

Golongan yang sama, data ingin diurutkan lebih lanjut berdasarkan Statusnya. Berarti untuk contoh tersebut

Anda akan mengurutkan data dengan berdasarkan dua kunci pengurutan. Kunci pengurutan pertama adalah GOL

dan kunci pengurutan kedua adalah STATUS. Untuk mengurutkan data dengan menggunakan lebih dari satu kunci

pengurutan ikuti langkah-langkah berikut :

1. Sesudah langkah ke-3 di atas klik tombol Add Level.

2. Pada tombol daftar pilihan Then by, pilih dan klik kunci pengurutan yang kedua yaitu

STATUS. Serta pada bagian Order, pilih A to Z, sesuai dengan keinginan Anda.

3. Klik OK.

Perhatikan hasil yang ditampilkan, dan cobalah dengan beberapa fasilitas yang disiapkan,

misalnya Delete Level, Copy Leve, Options, dst.

Jika fasilitas Options... dibuka, maka kotak Sort Options akan dibuka. Pilihan Case

sensitive digunakan untuk menentukan apakah pengurutan abjad akan berbeda antara

huruf kapital dengan huruf kecil. Jika pilihan ini aktif, maka huruf kapital dan kecil akan

dianggap berbeda. Huruf kecil biasanya akan didahulukan dibandingkan dengan huruf

kecil.Bagian Orientation digunakan untuk menentukan orientasi pengurutan apakah

dari atas ke bawah atau dari kiri ke kanan.

Page 10: exploring Word 'n Excel: smart ways, smart documents

IN HOUSE TRAINING informatics & communication technology badan pengawasan obat dan makanan manado, 2011 | Page 9

Menyaring Data Proses penyaringan data adalah pemilihan data dengan kriteria tertentu untuk ditampilkan, dan data yang tidak

memenuhi kriteria akan disembunyikan.

MENYARING DATABASE DENGAN AUTOFILTER

Apabila Anda mempunyai suatu lembar kerja berbentuk database pada Excel, mungkin suatu saat Anda perlu mencari berbagai

informasi dari database tersebut.Untuk melakukan pencarian informasi dari suatu database, diantaranya dapat dilakukan dengan

menyaring database tersebut dengan menggunakan fasilitas AutoFilter.

Untuk menyiapkan database yang akan disaring, ikuti langkah berikut ini :

1. Sorotlah range yang mencakup seluruh nama field dan data yang ada dibawahnya.

2. Pilih dan klik tombol Filter pada ribbon Data. Dengan perintah tersebut fasilitas

AutoFilter akan otomatis diaktifkan dan tombol pilihan (tombol drop-down) akan

ditampilkan pada setiap nama field (judul kolom) yang ada dibaris judul (perhatikan

gambar di bawah). Perhatikan menu-menu jika kita klik pada salah satu tombol drop

down.

Untuk menyaring database cukup dilakukan

dengan cara mengklik tombol daftar pilihan

(tombol drop-down) pada nama field yang

Anda inginkan, kemudian pilih dan klik kriteria

penyaringannya. Contoh penggunaan :

Jika anda ingin menampilkan seluruh pegawai

yang tinggal di kota Bandung, maka cukup

Anda pilih dan klik BANDUNG pada tombol

drop-down field KOTA. Dengan pilihan ini

DAFTAR DATA PEGAWAI PT. CAHAYA SURYA

hanya akan menampilkan record data yang

tinggak di kota Bandung.Anda dapat

menampilkan daftar tersebut dengan

menggunakan dua atau lebih kriteria

penyaringan.

Misalnya Anda bermaksud menampilkan data

pegawai yang tinggal di Kota Bandung dan yang

belum menikah. Maka pada drop-down KOTA pilih

BANDUNG, serta pilih dan klik TIDAK pada drop-

down field STATUS.

Gambar di samping memperlihatkan fasilitas

berbeda yang ditampilkan jika data yang akan

disaring adalah data berjenis Number. Gambar

di atas adalah untuk data berjenis Text.

Page 11: exploring Word 'n Excel: smart ways, smart documents

IN HOUSE TRAINING informatics & communication technology badan pengawasan obat dan makanan manado, 2011 | Page 10

MENYARING DATABASE DENGAN CUSTOM AUTOFILTER Anda dapat juga menyaring database dengan kriteria khusus yang Anda tentukan sendiri dengan menggunakan

fasilitasCustom AutoFilter.

Contohnya untuk menyaring data pegawai yang bergolongan kurang atau

sama dengan dua, maka pada drop-down field GOL. pilih dan klik Number

Filters. Kotak dialognya akan ditampilkan.

Operator logika ―AND‖ digunakan untuk meng-hubungkan dua

kriteria penyaringan pada satu nama field atau satu kolom.

Operator ini digunakan bila Anda ingin kedua kriteria penyaringan

yang Anda berikan harus terpenuhi.

Operator logika ―OR‖ digunakan untuk menghubungkan dua kriteria

penyaringan pada satu nama field atau satu kolom. Operator logika

ini digunakan bila Anda menginginkan cukup salah satu kriteria

harus terpenuhi dari dua kriteria penyaringan yang Anda

berikan.Misalnya anda bermaksud menampilkan seluruh data pegawai yang tinggal di kota Bandung atau Garut. Perhatikan data yang harus dimasukkan Apabila anda kemudian membutuhkan menampilkan seluruh datanya

(tanpa penyaringan) setelah disaring, maka pada field yang disaring

biasanya diberi tanda tersendiri. Klik dan pilih pada (Select All),

maka seluruh data akan ditampilkan.

Untuk mengakhiri penggunaan fasilitas penyaringan database,

pilih dan klik tombol Filter

Page 12: exploring Word 'n Excel: smart ways, smart documents

IN HOUSE TRAINING informatics & communication technology badan pengawasan obat dan makanan manado, 2011 | Page 11

MENYARING DATABASE DENGAN TOP 10 AUTOFILTER. Anda dapat menyaring database dengan

kriteria penyaringan Top 10 AutoFilter yang

digunakan untuk menentukan sejumlah

record data terendah/tertinggi.

Misalnya kita ingin menampilkan 3 orang

pegawai yang mempunyai jumlah anak

terbanyak.Perhatikan langkah-langkahnya.

PERHATIKAN...!!! Fasilitas Top 10 tidak bisa digunakan pada data yang berjenis teks.

MENGGUNAKAN WILCARD PADA PENYARINGAN DATABASE Wilcard memungkinkan Anda menyaring database dengan menggunakan kriteria yang tidak lengkap.

Anda dapat menggunakan karakter pengganti berupa lambang ―*‖, untuk menggantikan sederetan karakter yang Anda tidak ketahui

pada kriteria penyaringan yang akan Anda berikan.

Selain itu Anda juga dapat menggunakan karakter pengganti berupa lambang ―?‖, untuk menggantikan satu atau beberapa karakter

yang Anda tidak ketahui pada kriteria penyaringan data yang akan Anda berikan.

Sebagai contoh Anda bermaksud menyaring data berdasarkan nama atau alamat pegawai.

KRITERIA HASIL PENYARINGAN

Jl. Setiabudi * Jl. Setiabudi 23, Jl. Setiabudi 6

Jl. Se* Jl. Semesta 81, Jl. Setiabudi 6,

Jl. Setiabudi 23

HE* Heri Sanjaya, Hengki

H????i Hengki

H?n* Hengki, Handono

PERHATIKAN LATIHAN BERIKUT :

1. Misalnya kita ingin menampilkan seluruh data pegawai yang alamatnya diawali huruf ―Jl. Se‖, untuk itu pilih dan klik Text

FilterskemudianCustomFilter pada tombol drop-down ALAMAT. Kotak dialognya akan ditampilkan.

2. Pada baris pertama kotak Show rows where ALAMAT, pilih dan klik ―equals‖, kemudian ketikkan ―Jl. Se*‖.

3. Klik OK, maka dengan pilihan ini Daftar Gaji Pegawai hanya akan menampilkan record data yang alamatnya diawali huruf Jl.

Se‖.

Page 13: exploring Word 'n Excel: smart ways, smart documents

IN HOUSE TRAINING informatics & communication technology badan pengawasan obat dan makanan manado, 2011 | Page 12

Ketika Anda bekerja dengan lembar kerja berbentuk

database pada Excel, suatu saat mungkin Anda perlu

menghitung subtotal dan total data untuk setiap

kriteria data tertentu. Untuk menghitung subtotal dan

total data pada lembar kerja berbentuk database

dengan secara otomatis, Anda dapat memanfaatkan

fasilitas Subtotals.

Perhatikan database dari gambar di atas. Kita akan

menghitung subtotal JUMLAH UNIT JUMLAH PENJUALAN dan

subtotal nilai JUMLAH PENJUALAN bagi setiap merek

Handphone yang terjual. Langkah-langkahnya:

1. Urutkan Daftar JUMLAH PENJUALAN HandPhone

tersebut berdasarkan merek HandPhonenya

(perhatikan materi sebelumnya untuk pengurutan

(sort)—jika belum diurutkan).

2. Sorotlah range yang mencakup seluruh nama field dengan seluruh data yang ada di bawahnya

Pilih dan klik ribbon Data, grup Outline, Subtotals. Kotak dialognya akan ditampilkan.

3. Pada kotak dialog tersebut, lakukan pemilihan berikut ini :

Pada tombol daftar pilihan At each change in, pilih dan klik nama field

MEREK HANDPHONE yang akan dipakai sebagai kriteria perhitungan

subtotal.

Pada tombol drop-down Use function, pilih dan klik fungsi SUM bila

anda bermaksud menghitung subtotal jumlah nilai data. Selain fungsi

SUM banyak pilihan lain yang Anda gunakan, diantaranya Count,

Average, Max, Min dan fungsi statistika lainnya.

Pada kotak Add subtotal to, klik atau beri tanda setiap nama field atau

kolom yang ingin Anda hitung subtotal nilai datanya. Sebagai contoh,

klik pada nama field JUMLAH UNIT dan JUMLAH PENJUALAN

Klik atau beri tanda kotak cek Replace current subtotals, jika

subtotal yang telah ada, ingin Anda gantikan dengan hasil perhitungan

subtotal yang baru.

Klik atau beri tanda kotak cek Page break between groups, jika Anda

ingin mencetak setiap kelompok subtotal pada halaman yang terpisah.

Klik atau beri tanda kotak cek Summary below data, jika Anda ingin

setiap subtotal muncul di bawah data.

4. Klik OK.

Pada saat Anda menggunakan fasilitas Subtotals, lembar kerja Excel secara otomatis akan menampilkan struktur outline dari

subtotal data yang dihitung di sebelah kiri lembar kerjanya. Tujuan ditampilkannya strukut outline adalah untuk memudahkan Anda

melihat dan menganalisa subtotal dari total data yang dihitung dengan cara mengklik tombol level yang ada pada struktur outline:

A B C

Page 14: exploring Word 'n Excel: smart ways, smart documents

IN HOUSE TRAINING informatics & communication technology badan pengawasan obat dan makanan manado, 2011 | Page 13

A Apabila Anda hanya ingin menampilkan total akhirnya (grand total) saja

B Apabila Anda hanya ingin menampilkan baris-baris subtotalnya saja

C Apabila Anda ingin menampilkan seluruh baris database secara detail

Struktur outline dari subtotal data yang dihitung, dilengkapi juga dengan dua jenis simbol baris level yang berupa simbol sebagai

berikut :

Digunakan untuk menampilkan rincian data pada posisi simbol secara detail

Digunakan untuk menyembunyikan rincian data pada posisi simbol.

Untuk menghapus seluruh tampilan subtotal yang ada, ikuti langkah berikut ini :

1. Sorotlah range yang

mencakup seluruh nama

field sebagai baris judul

database berikut dengan

seluruh data JUMLAH

PENJUALAN yang ada di

bawahnya.

2. Masuklah pada fasilitas

Subtotals. Kotak dialog

Subtotal akan ditampilkan.

3. Pada kotak dialog tersebut,

klik tombol perintah Remove

All. Dengan langkah ini

seluruh subtotal data secara

otomatis akan terhapus.

ivotTable adalah tabel yang merupakan hasil manipulasi

suatu tabel tertentu sehingga mudah untuk dianalisa.

Dengan menggunakan fasilitas PivotTable Anda dapat

membuat tabel pelengkap yang akan mempermudah

Anda dalam menganalisa data dengan tanpa

mengganggu dan mempengaruhi data aslinya. Sekaligus

dapat dibuat PivotChartnya yang menggambarkan grafik

dari PivotTable yang terbentuk.

Sebagai contoh dari database Daftar Penjualan Barang dari

PT. BUNGA JAYA, akan dibuat PivotTable untuk menghitung

subtotal dan total unit penjualan untuk setiap Cabang, Barang

dan Bulan Penjualannya.

Page 15: exploring Word 'n Excel: smart ways, smart documents

IN HOUSE TRAINING informatics & communication technology badan pengawasan obat dan makanan manado, 2011 | Page 14

Secara default, Excel 2007/2010 tidak memasang fasilitas

PivotTable pada interfacenya. Kita dapat memasangnya secara

manual dengan masuk pada Quick Access Toolbar. Akseslah

tombol Customizenya, kemudian pilih More Commands...

Pada kotak dialog Excel Option yang terbuka (perhatikan gambar di atas) lakukan pengaturan secara berurutan: (1) Pilih

Customize (2) Pilih All Commands (3) Pilih/klik PivotTable (4) Klik Add>> (5) pastikan tombol PivotTable terpasang (6) klik OK.

Untuk membuat dan menggunakan PivotTable dan PivotChart ikuti langkah berikut :

1. Sorotlah range yang mencakup seluruh nama fielddan datayang ada di bawahnya.

2. Pilih dan klik tombol Insert

PivotTable yang berada di

Quick Access Toolbar. Akan

ditampilkan kotak Create

PivotTable yang secara

otomatis telah memilih

tabel/range dari data yang

akan dikerjakan. PivotTable

dapat dipilih diletakkan di

worksheet baru atau lokasi

tertentu.

3. Pada saat kita OK, maka pada

jendela worksheet yang baru akan ditampilkan sebuah

pane dan area untuk membangun PivotTable.

4. Pada kotak dialog tersebut, geser (drag) tombol-

tombol nama field ang ada di sebelah kanan ke bagian

bawah pane yang ada. Sebagai contoh geser tombol-

tombol nama field yang ada dengan posisi berikut ini:

Tombol nama field BARANG tempatkan pada Row

Labels.

1 2

3 4 5

6

Page 16: exploring Word 'n Excel: smart ways, smart documents

IN HOUSE TRAINING informatics & communication technology badan pengawasan obat dan makanan manado, 2011 | Page 15

Tombol nama field CABANG tempatkan pada

Column Labels.

Tombol nama field UNIT tempatkan pada Values

Tombol nama field BULAN tempatkan pada Row Labels.

Perhatikan gambar di samping. Hasilnya akan tampak pada worksheet

seperti gambar di bawah ini.

Sementara itu juga akan

ditambahkan ribbon

PivotTable Tools. Terdapat

beberapa tool yang dapat

eksplorasi untuk formatting

maupun perubahan desain.

Jika kita ingin menampilkan Chart, kita

tinggal klik pada PivotChart pada ribbon

Options pada PivotTable Tools. Pengaturan

dan desain dari Chart ini juga dapat diatur

pada beberapa ribbon yang ditampilkan oleh

PivotChart Tools.

Chart yang ditampilkan akan mengikuti

tampilan pada PivotTable.

Pada data Row dan Column dapat juga

dilakukan proses sortasi baik secara auto

maupun pengaturan sortasi tingkat lanjut.

Page 17: exploring Word 'n Excel: smart ways, smart documents

IN HOUSE TRAINING informatics & communication technology badan pengawasan obat dan makanan manado, 2011 | Page 16

Penggunaan program Excel untuk dokumen sejenis ‗RESUME‘ yang

diharapkan akan menjadi database untuk digunakan pada produk dokumen

lain perlu dipertimbangkan kembali. Untuk sebuah dokumen database yang

dapat diterapkan beberapa fasilitas Excel seperti Sortasi, Filtering,

SubTotal dll. Permasalahan utama adalah untuk sebuah teks uraian yang

panjang, biasanya diketik pada sel yang berbeda, sehingga penggunaan fasilitas pengolahan database PASTI akan mengalami

kesulitan, karena referensi sel pada pengolahan database selalu akan merujuk pada baris atau kolom. Mungkinkah kita

membuat teks uraian yang ditempatkan pada satu sel. Tentunya hal ini boleh-boleh saja, ,..........................

Solusi yang dapat dilakukan adalah mengelola dokumen RESUME ini pada program Word. Dokumen pada progam Word ini tetap

dapat digunakan sebagai database untuk digunakan dalam pengolahan data tertentu seperti pembuatan LAPORAN HASIL

PEMERIKSAAN.

Page 18: exploring Word 'n Excel: smart ways, smart documents

IN HOUSE TRAINING informatics & communication technology badan pengawasan obat dan makanan manado, 2011 | Page 17

Penggunaan sistem ‗copy-paste‘ dalam pengisian

data-data pada Laporan Hasil Pemeriksaan (LHP)

tentunya bisa ‗diupgrade‘ menjadi lebih

sederhana.

Langkah pertama yang perlu dibuat adalah

membuat data source atau sumber data dari

dokumen ini. Tentunya hal ini berkaitan dengan

dokumen Resume Perjalanan Dinas (RSP)

Fasilitas yang dapat digunakan adalah MAIL

MERGE. Tetapi perlu diingat bahwa menggunakan

format Excel atau Word pada pembuatan data

source tetap memiliki aturan dasar, yaitu JUDUL

FIELD selalu berada pada baris pertama.

Akibatnya LHP itu harus dibuat dalam dua format

yaitu LHP sebagai ‘Laporan’ dan LHP sebagai

‘database’.

Untuk membuat database LHP bisa ‗sekali klik‘

jalan, maka field (baris judul) harus memuat:

1. Nomor LHP

2. Nomor/Tanggal Surat Tugas

3. Tanggal Tugas

4. Daerah Tugas

5. Pejabat yang dikunjungi

6. Tujuan Pemeriksaan

7. Nama Sarana

8. Alamat

9. Pemilik

10. Penanggung Jawab

11. Temuan

12. Hasil Pemeriksaan

13. Tindak Lanjut

14. Nama Petugas

Pada pemberian nama judul field, ada ketentuan yang harus dipenuhi yaitu tidak boleh ada

spasi pada judul tersebut. Jadi, misalnya Tanggal Tugas dapat ditulis tgl_tugas.

Jika pada pembuatan LHP terdapat dua atau lebih Sarana, gunakan fasilitas ‗Next Record‘ pada

dokumen tersebut (lihat materi Mail Merge)

Selanjutnya database LHP tersebut dapat terus diupdate dengan data-data hasil pemeriksaan

selanjutnya.

Page 19: exploring Word 'n Excel: smart ways, smart documents

IN HOUSE TRAINING informatics & communication technology badan pengawasan obat dan makanan manado, 2011 | Page 18

Untuk pengelolaan dokumen Surat Tugas yang

menggunakan fasilitas database dapat

menggunakan fasilitas Mail Merge. Yang perlu

dipertimbangkan apakah konsiderans suratnya sama atau

berbeda untuk jenis tugas berbeda. Jika hal itu berbeda

untuk jenis Surat Tugas tertentu, maka field yang perlu

dibuat adalah

1. Nomor

2. Menimbang

3. Dasar

4. Nama

5. NIP

6. Pangkat/Golongan

7. Jabatan

8. Lama hari

9. Mulai

10. Selesai

11. Maksud

12. Tanggal surat

13. Kepala Balai

14. NIP

Jika pegawai yang akan diberi tugas lebih dari satu orang, maka diperlukan field yang

berbeda, jadi bisa diberi judul field Nama_1 dan nama_2.

Database di atas dapat diolah dengan menambahkan beberapa kolom pembantu

Rumus-rumus yang digunakan:

Tanggal lahir : =DATEVALUE(MID(C3;7;2)&"/"&MID(C3;5;2)&"/"&LEFT(C3;4))

TMT pegawai : =DATEVALUE((MID(C3;13;2)&"/"&MID(C3;9;4)))

Masa kerja : =DATEDIF(H3;NOW();"Y")&" tahun, "&DATEDIF(H3;NOW();"YM")&" bulan,

"&DATEDIF(H3;NOW();"MD")&" hari"

Pensiun : =G3+56*365,25

Berkala (umum) : =H3+365,25*4

Berkala (khusus) : =H4+365,25*2

Page 20: exploring Word 'n Excel: smart ways, smart documents

IN HOUSE TRAINING informatics & communication technology badan pengawasan obat dan makanan manado, 2011 | Page 19

Jika kita ingin merecord dalam bentuk database

setiap SPPD yang pernah dibuat, maka kita dapat

menggunakan fasilitas Mail Merge.

Bagian-bagian yang akan dibuat field, tentunya

bersesuian dengan format yang ada, contohnya

mirip dengan pada Surat Tugas.

Catatan Khusus

1. Banyak orang ‗terkecoh‘ dengan kemampuan Excel

membuat tabel, padahal jika dokumen tersebut

tidak ada yang akan diolah menggunakan fasilitas

di Excel, lebih baik gunakan saja Word. Sistem ‗sel‘

sebagai pertemuan antara baris dan kolom tidak

banyak dapat dimanipulasi, karena perubahan

ukuran pada baris pertama akan diikuti pada

baris selanjutnya. Memang bisa dengan banyak

menggunakan fasilitas Merge and Center atau

manipulasi border, tapi pekerjaan akan semakin

sulit dimodifikasi.

2. Pembuatan dokumen yang akan dipakai berulang,

‗tidak masalah‘ kalau kita harus repot-repot

mengatur pada bagian awalnya. Tapi selanjutnya pekerjaan kita akan semakin mudah.

3. Rasanya sistem manajemen file kita akan semakin rapih jika dokumen-dokumen berulang seperti Surat Tugas dan SPPD

memiliki database sendiri, sehingga dengan mudah dapat ditelusuri atau diolah pada kesempatan lain.

PENYUNTINGAN (EDITING)

CTRL + A Pilih seluruh dokumen

CTRL + BACKSPACE Hapus kata di kiri

CTRL + DEL Hapus kata di kanan

CTRL + C Kopi (copy) CTRL + V Tempel (paste) CTRL + X Gunting (cut) CTRL + SHIFT + C Kopi format (copy format) CTRL + SHIFT + V Tempel format (paste format) SHIFT + ENTER Ganti baris di suatu paragraph

(line break) CTRL + ENTER Ganti halaman (page break) CTRL + SHIFT+ENTER Ganti kolom (column break) CTRL + hypen Tanda hubung untuk pemotongan

kata (optional hypen). Bila kata

perlu dipotong akan dipotong di

situ CTRL + SHIFT+ hypen Tanda hubung yang tak dapat

dipotong (nonbreaking hypen) CTRL + SHIFT+ Spasi Spasi yang tak dapat dipotong

(nonbreaking space)

MEMINDAHKAN TITIK SISIP (cursor movement keys) Bila Anda menekan kunci berikut ini sambil menekan

SHIFT berarti memilih teks dari posisi titik sisip ke tujuan

Panah atas Satu baris ke atas

Panah bawah Satu baris ke bawah

Panah kiri Satu karakter ke kiri

Panah kanan Satu karakter ke kanan

CTRL + Panah atas Ke paragraf sebelumnya

CTRL + Panah bawah Ke paragraf sesudahnya

ALT + Panah kiri Ke kata sebelumnya

Alt + Panah kanan Ke kata sebelumnya

HOME Ke awal baris

END Ke akhir baris

CTRL + HOME Ke awal dokumen

CTRL + END Ke akhir dokumen

PgUp Satu layar ke atas PgDn Satu layar ke bawah

CTRL + PgUp Ke puncak jendela

CTRL + PgDn Ke alas jendela

BEKERJA DENGAN KOLOM

CTRL + SHIFT + ENTER Ganti kolom

CTRL + Panah Atas Ke kolom kiri

CTRL + Panah Bawah Ke kolom kanan

Page 21: exploring Word 'n Excel: smart ways, smart documents

IN HOUSE TRAINING informatics & communication technology badan pengawasan obat dan makanan manado, 2011 | Page | 1

KUNCI PINTAS PERINTAH EDIT CTRL + Z Batalkan perintah (Edit, Undo) CTRL + Y Ulangi perintah (Edit, Repeat) CTRL + X Gunting (Edit, Cut) CTRL + C Kopi (Edit, Copy) CTRL + V Tempel (Edit, Paste) CTRL + A Pilih seluruh dokumen (Edit, Select All) CTRL + F Cari suatu kata (Edit, Find) CTRL + H Cari dan ganti suatu kata(Edit, Replace) CTRL + G Menuju ke suatu tempat (Edit, Undo)

KUNCI PINTAS PERINTAH FILE

CTRL + N Buka dokumen baru (File, New)

CTRL + O Buka dokumen (File, Open)

CTRL + S Simpan dokumen (File, Save)

CTRL + P Cetak dokumen (File, Print)

KUNCI PINTAS PERINTAH VIEW

ALT + CTRL + N Modus tampilan Normal View (View, Normal)

ALT + CTRL + O Modus tampilan Outline View (View, Outline)

ALT + CTRL + N Modus tampilan Normal View (View, Normal)

KUNCI PINTAS PERINTAH FORMAT

CTRL + D Tentukan font (Format, font)

CTRL + K AutoFormat (Format, AutoFormat)

CTRL + M Tambahkan indentasi

CTRL + SHIFT + M Kurangi indentasi

CTRL + T Indentasi gantung

CTRL + SHIFT + T Kurangi indentasi gantung

CTRL + 1 Spasi satu CTRL + 2 Spasi dua

CTRL + 5 Spasi satu setengah

BEKERJA DENGAN STYLE

CTRL + SHIFT + N Style Normal

ALT + CTRL + 1 Style Heading 1

ALT + CTRL + 2 Style Heading 2

ALT + CTRL + 3 Style Heading 3 CTRL + K AutoFormat CTRL + SHIFT + S Pilih suatu style

CTRL + SHIFT + L Gunakan format daftar

BEKERJA DENGAN TABEL

ENTER Memulai paragraf baru dalam suatu sel.

TAB Ke sel berikutnya atau buat baris baru

bila berada di sel terakhir SHIFT + TAB Ke sel sebelumnya

CTRL + TAB Masukkan karakter Tab di suatu sel

ALT + HOME Ke sel pertama di suatu baris

ALT + END Ke sel terakhir di suatu baris

ALT + PgUp Ke sel teratas di suatu kolom Alt + PgDn Ke sel terbawah di suatu kolom

Panah atas Satu baris ke atas

Panah Bawah Satu baris ke bawah

ALT + 5 Pilih seluruh tabel (pakai tombol 5 di

daerah NumLock tidak aktif)

BEKERJA DENGAN FIELD

F9 Perbaharui nilai field (update field)

ALT + CTRL + U Update kaitan field (update link) SHIFT + F9 Tampilkan kode atau nilai field

yang dipilih ALT + F9 Tampilkan kode atau nilai field di

dokumen CTRL + F9 Masukkan karakter field

CTRL + SHIFT + F9 Hilangkan kaitan suatu field (unlink field)

F11 Menuju ke field berikutnya SHIFT + F11 Menuju ke field sebelumnya

CTRL + F11 Kunci suatu field

CTRL + SHIFT + F11 Buka kunci suatu field

ALT + SHIFT + D Masukkan DATE field

ALT + SHIFT + T Masukkan TIME field

ALT + SHIFT + P Masukkan PAGE field

FOOTNOTE, ENDNOTE, INDEKS ENTRY

ALT + CTRL + F Beri footnote

ALT + CTRL + E Beri endnote

ALT + SHFIT + X Beri footnote

TOMBOL FUNGSI

F1 Help CTRL + F2 Print Preview

SHIFT + F3 Ganti huruf kapital/kecil

F4 Ulangi perintah terakhir.

SHIFT + F4 Ulangi perintah Go To atau Find

CTRL + F4 Tutup jendela dokumen yang aktif

ALT + F4 Tutup Word

F5 Go To

SHIFT + F5 Kembali ke posisi semula

CTRL + F5 Kembalikan jendela dokumen CTRL + SHIFT + F5 Masukkan bookmark

ALT + F5 Kembalikan jendela Word

F6 Ke kaca jendela (pane) berikutnya

SHIFT + F6 Ke kaca jendela (pane) sebelumnya

CTRL + F6 Ke jendela dokumen berikutnya

CTRL + SHIFT + F6 Ke jendela dokumen sebelumnya

F7 Cek ejaan (spelling) SHIFT + F7 Thesaurus

F8 Masuk ke modus pilih (extend election).

F9 Pembarui field (update field). SHIFT + F9 Tampilkan kode atau nilai field

yang dipilih ALT + F9 Tampilkan kode atau nilai field di

dokumen CTRL + F9 Masukkan karakter field

CTRL + SHIFT + F9 Hilangkan kaitan suatu field

(unlink field). F10 Aktifkan menu.

SHIFT + F10 Aktifkan menu pintas

CTRL + F10 Maksimumkan jendela dokumen

ALT + F10 Maksimumkan jendela Word

F11 Menuju ke field berikutnya

SHIFT + F11 Menuju ke field sebelumnya

CTRL + F11 Kunci suatu field

CTRL + SHIFT + F11 Buka kunci suatu field F12 Simpan file dengan suatu nama

(save as) SHIFT + F12 Simpan file (save) CTRL + F12 Buka file (open) CTRL + SHIFT + F12 Cetak file (print)

BEKERJA DENGAN OUTLINE

ALT + SHIFT + Panah kiri Turunkan tingkat judul

ALT + SHIFT + Panah kanan Naikkan tingkat judul ALT + SHIFT + Panah atas Pindahkan paragraf/judul ke

atas ALT + SHIFT + Panah bawah Pindahkan paragraf/judul ke

bawah ALT + SHIFT + + Kembangkan outline

ALT + SHIFT + 1 sampai 9 Tampilkan hingga tingkat

(level) tersebut ALT + SHIFT + A Tampilkan semua tingkat

Em dash — ALT + CTRL + Numeric -

En dash – CTRL + Numberic -

Nonbreakin

g hypen - CTRL + _ Optional hypen – CTRL + -

Non breaking space CTRL + SHIFT +Spasi

Copyright © ALT + CTRL + C

Registered ® ALT + CTRL+ R

Trademark ™ ALT + CTRL + T

Ellipsis … ALT + CTRL + .

Single Opening Quote ‖ CTRL + ` lalu `

Single Closing Quote ‖ CTRL + ‗ lalu ‗

Double Opening Quote ‖ CTRL +` lalu ― Double Closing Quote ‖ CTRL + ‗ lalu ―

MEMILIH TEXS

Pilih suatu teks Seret mouse sepanjang teks

itu Pilih kata Klik ganda

Pilih kalimat CTRL + Klik

Pilih baris Klik di lajur seleksi (ujung

kiri) Pilih paragraf Klik ganda di lajur seleksi (ujung

kiri) Pilih obyek Klik obyek itu (gambar

misalnya)

Pilih baris pada tabel Klik di lajur seleksi

Pilih seluruh tabel ALT + Num 5 (angka 5

numeric keypad) Pilih blok segiempat ALT + sorot blok dengan

mouse

FONT DAN KARAKTER KHUSUS

CTRL + D Pilih suatu font CTRL + SHIFT + A Huruf kapital seluruhnya (all

Caps) CTRL + B Huruf tebal (bold) CTRL + I Huruf miring (italic) CTRL + U Garis bawah kontinu (underline) CTRL + W Garis bawah pada kata (Word

underline) CTRL + SHIFT + D Garis bawah ganda (double

underline) CTRL + SHIFT + K Huruf kapital kecil (small caps) CTRL + SHIFT + H Huruf tersembunyi (hidden) CTRL + SHIFT + P Tentukan ukuran font CTRL + SHIFT + Q Ubah menjadi simbol

CTRL + = Inferior (subscript) CTRL + + Superior(superscript) CTRL +SHIFT + > Perbesar font

CTRL + SHIFT + < Perkecil font

CTRL + ] Perbesar font dengan 1 point

CTRL + [ Perkecil font dengan 1 point

CTRIL + SHIFT + * Tampilkan karakter yang tersembunyi

CTRL + Spasi Kembali ke style yang berlaku

PEMFORMATAN PARAGRAF

CTRL + E Rata tengah (center) CTRL + J Rata penuh (justify) CTRL + L Rata kiri (left align) CTRL + R Rata kanan (right align)

MEMASUKKAN KARAKTER KHUSUS

20