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2015
Espaces collaboratifsRetour d’expérience sur la transformation des pratiques numériques
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Le Département de Loire-Atlantique > Repères
4 808 agents (1er janvier 2015)
dont 4 322 agents sur poste permanents et 486 assistants familiaux
Action sociale
Infrastructures et transports
Jeunesse et éducation
Sports, culture, tourisme
Economie et environnement
5 grands domaines
d’intervention
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Le Département de Loire-Atlantique > Repères
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Le Département de Loire-Atlantique > Repères
Direction générale
DG coordination
DG ressource
DG équipements
DG déve-
loppement
DG solidarité
DG citoyenneté
Délégation Nantes
Délégation St-Nazaire
Délégation Ancenis
Délégation Vignoble
Délégation Pays de Retz
Délégation Châteaubriant
Réseau métier
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Les espaces collaboratifs > Enjeux
Développement de nouvelles formes de travail de groupe • Favoriser la transversalité• Faciliter le partage et la recherche d’information• Moderniser les pratiques de travail
Rencontre avec le projet de transformation de l’organisation• Fournir un outil pour animer les réseaux métiers• Faciliter le partage des pratiques• Développer le mode projet
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Les espaces collaboratifs > Définition
Espace collaboratif
Site Web où des membres d'une équipe vont pouvoir :• organiser une documentation commune• collaborer à la rédaction de contenus• échanger et coordonner leurs actions
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Fonctions documentaires
Fonctions conversationnelles
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Passer de l’ère bureautique aux plateformes collaboratives Web
Traitement de texte
Dossiers partagés
Messagerie
BlogForum
Forum
Gestion documentaire
Les espaces collaboratifs > Enjeux (1/2)
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IMPORTANCE
URGENCE
Téléphone, échange direct
Réunion en présentiel
Note
Messagerie
Visioconférence Espaces collaboratifs Web-audio
conférence
Messagerie instantanée
Les espaces collaboratifs > Enjeux (2/2)
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3 typologies d’espaces correspondant aux situations de collaboration
Animation d’équipeManagement d’une équipe au sens hiérarchique
Gestion de projetConduite du projets internes à un service ou transverses
Communautés de pratiquesRéseaux métiers, communautés d’intérêt
Construction d'un nouveau collègeDirection du patrimoine immobilier Réseau métier des encadrants de PMI Utilisateurs de smartphones et tablettes
+ Partage de l’informationTransparenceQualité de l’information
+ TransversalitéCommunication + Transversalité
Lien socialInnovation
Les espaces collaboratifs > Les typologies d’espaces
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Les espaces collaboratifs > La conduite du changement
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Architecture des espaces collaboratifs > 1 agent est membre de plusieurs espaces
Direction AA
Service XX Service YY Service ZZ
Espace public Espace privé
Direction AATous les agents de la direction
Service XXTous les agents du service
Service YYTous les agents du service
Service ZZTous les agents du service
Inscription par groupe (dynamique)
Projet piloté par le service ZZTous les participants au projet
Projet piloté par la direction AATous les agents de la direction
Assistantes de la direction AALes assistantes de la direction
Utilisateurs de smartphonesTous les agents du Département
Direction BB
TYPOLOGIE
Inscription unitaire (manuel)
Animation d’équipe Projets Communautés de pratiques
LEGENDE
VISIBILITE
MEMBRES
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Architecture des espaces collaboratifs > Exemple de cartographie pour une direction générale
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Architecture des espaces collaboratifs > 450 espaces collaboratifs créés en 2 ans
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Architecture des espaces collaboratifs > Gouvernance des espaces collaboratifs
1 comité de suivi • Participants : DSI, DRH, com interne, organisation
• Pilotage et évolution du dispositif• Définition d’indicateurs de suivi (quali & quanti) :
Techno | Formation | Usages
1 réseau de 35 référents numériques (1 par direction)• Création décentralisée des espaces collaboratifs
• Maintien de la cohérence des espaces dans chaque direction
• Accompagnement de proximité et relai des bonnes pratiques
1 réseau d’éclaireurs• Ambassadeurs des bonnes pratiques
• Valorisation de réussites
• Suggestions d’évolutions et expérimentation de pratiques avancées
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Architecture des espaces collaboratifs > Démarche d’ouverture d’un espace animation d’équipe
Sensibilisation ArchitectureConduite du changement
Alimentation
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Sensibilisation de l'équipe d'encadrement aux enjeux, définition d'un périmètre et d'une démarche
Définition de la nature des espaces, de leur contenu, de leurs usages et des guides de fonctionnement avec l'équipe d'encadrement
Alimentation de l'espace avec les documents importés des dossiers partagés et préparation des premiers contenus Web (blog, wiki, etc.)
Communication auprès des agents, formations spécifiques, accompagnement dans la durée
Priorités• Finalisation de la couverture des délégations (territoire)• DG équipements et DG développement (séminaire en cours d’organisation)• Objectif de couvrir l’ensemble des directions fin 2015
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Utilisation des espaces collaboratifs > Accès aux espaces : suivre le fil d’activités
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Utilisation des espaces collaboratifs > Panorama des fonctionnalités
Stocker les documents bureautiquesPossibilité de versionner et de commenter les documents
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Utilisation des espaces collaboratifs > Panorama des fonctionnalités
Consolider une base de connaissances collectivePossibilité d’organiser un sommaire pour aider à la navigation
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Utilisation des espaces collaboratifs > Panorama des fonctionnalités
Communiquer auprès des membres de l’espace (formel)Possibilité de gérer des tags et d’apporter des commentaires aux billets
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Utilisation des espaces collaboratifs > Panorama des fonctionnalités
Echanger de manière informelle avec les membres de l’espacePossibilité de gérer des tags et d’organiser des fils de discussion
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Utilisation des espaces collaboratifs > Blog, wiki, discussions : lequel privilégier ?
BLOGPour diffuser de l’actualité
WIKI Pour élaborer des
contenus de référence
DISCUSSIONSPour échanger entre collègues
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Utilisation des espaces collaboratifs > Accès mobile
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Retour d’expérience> Quelques belles réussites
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Retour d’expérience> Quelques belles réussites
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Retour d’expérience> Quelques belles réussites
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Retour d’expérience> Quelques belles réussites
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Retour d’expérience> Quelques belles réussites
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Retour d’expérience> Impacts managériaux
Révolution silencieuse des usages
• Essor des contenus consommés via un navigateur sur tout type de matériel
• De plus en plus d’usages sociaux
• Ringardisation du tout « e-mail » (objectif « zéro mail » ?)
• De la rétention d’information à la capacité à fédérer des réseaux
De la nécessité de maitriser ces nouveaux usages !
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Retour d’expérience> Impacts managériaux
Risques et opportunités du point de vue de l’encadrant
OPPORTUNITES RISQUES• Améliorer la transversalité de l’organisation
• Améliorer l’efficience collective (innovation, partage de l’info, fluidification de la communication, etc.)
• Créer du lien
• Améliorer la qualité de l’information
• Dispersion et « infobésité »
• Perte de contrôle hiérarchique
• Transparence et maitrise de l’information
• Exposition de l’encadrement
• Maitrise de l’outil et de ses usages
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Retour d’expérience> Impacts managériaux
Formation des cadres aux techniques d’animation
Accompagner (donner du sens, prévoir les formations, accompagnement)
Nourrir (bien préparer l’espace et l’alimenter régulièrement)
Inciter (encourager, réagir, lancer des discussions)
Montrer l’exemple (photo, contributions, réactivité, limiter le mail, etc.)
Echanger (discussions, veille, commentaire des documents)
Relancer (maintenir une fréquence de publication, inviter les collègues à répondre en
utilisant l’espace, ne pas laisser de questions sans réponse, etc.)
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ConclusionLes ingrédients d’une bonne recette
Sponsor
Stratégie de déploiement
Dispositif d’accompagnement
Pilotage
Expérimentations
1ères initiatives réussies
Usage de masse
Légitimation
Changement de culture
