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ExcelAplicado a laAuditora,Contadura y

administracin

Alejandro Quiceno GarcaTodos los derechos reservados

ISBN 978-958-44-6711-9Todos los derechos reservados

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Excel Aplicado a la Auditora la Contadura y la Administracin

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Lo mejor que puedes hacer por los

dems no es ensearles tus riquezas,

sino hacerles ver la suya propia.

GoetheGrn dramaturgo Alemn

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PagIntroduccin 9

Breve Historia de la Hoja de Clculo 14ElLanpar, la primera hoja de clculo 14Llega elVisicalc 15

Aparece la hoja electrnica Lotus 1-2-3 16Que es Excel? 17

Historia del ExcelLas primeras macros 18El lenguaje de las Macros XLM 19Excel 5 19Excel 97 20Excel 2000 20Excel 2002 21Excel 2003 21

Excel 2007 21

Introduccin a las macrosQue es una macro 23Para que nos pueden servir las macros 23Como podemos usarlas 24Como podemos grabar las macros 25El grabador de macros 25

La importancia de organizar la informacin en base de datos 34

Tcnicas y funciones de Excel ms utilizadas en la depuracin de archivos planosBuscar y Reemplazar 36Ir a especial - Celdas en Blanco 48Que hacer cuando la tcnica de rellenar celdas no funciona 56Filtros 67Ordenar los datos 73

Funciones de uso frecuenteFuncin Si 84Funcin Izquierda 86Funcin Derecha 87Funcin Extrae 88Funcin Concatenar 89Funcin Espacios 90

Funcin Texto 91Funcin Valor 92Funcin Hallar 95Funcin Sustituir 95Funcin Mayscula 96Funcin Minscula 96Funcin Nompropio 97Funcin Largo 98Funcin BuscarV 98

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Realizar la bsqueda con BuscarV en varias tablas al mismo tiempo 103Como hacer un doble BuscarV 104Triples, cuadruples BuscarV 105Complicando ms las cosas 106Buscando Items incorrectos o desconocidos entre dos tablas 108

Funcin ndice 109

Funcin Coincidir 112Funcin Sumar.Si 115Funcin SumaProducto 118Suma como Saldo Total 119Suma anidando la funcin ndice y Coincidir utilizada en un presupuesto 120Suma con la Funcin Desref 121Funcin BdContar 126Funcin BdContarA 128Funcin BdExtraer 129Funcin BdMax 131Funcin BdMin 133Funcin BdSuma 135Funcin BdPromedio 137

Funcin Carcter 139Funcin Elegir 141

La falencia de la funcin =BuscarV 142

Funciones o Formulas MatricialesFormulas que devuelven un solo valor 145Como ingresar una formula matricial 145Como se forma la matriz de informacin 146Operaciones Lgicas con Formulas Matriciales 148Armando una matriz para funciones que no trabajan como matriciales 149Formulas que a su vez devuelven una Matriz 150Algunas Funciones Matriciales de Utilidad 150Formulas Matriciales Vs Formulas Normales 151Ejemplo prctico de formulas matriciales sobre una base de datos 152Pase de asientos de libro diario a libro mayor 154Usando formulas matriciales para hacer la explosin de produccin 157

Como corregir las fechas, de texto a Excel y de Excel a TextoArreglando las fechas mediante la herramienta Texto a Columnas 165De Fecha Excel a Fecha Texto 166

Tcnicas que conviene saberCopiar una hoja 167Mostrando los nmeros en formato de miles 169

Montando Subtotales 173Una forma de revisar los nmeros consecutivos 182Asignar nombres a los rangos, celdas o tablas 186

El formato condicionalFormato condicional en Excel 2007 187Encontrando las transacciones de la ULTIMA SEMANA 189Usando conos para marcar valores 190

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Barras de datos 193Montando ICONOS solo al Top 10% 195Usando Formato Condicional en Excel 2003 198Encontrando valores duplicados o valores nicos. 201Encontrando duplicados en Excel 97-2003 204Encontrando valores UNICOS en Excel 2003 206

Usando filtro avanzado para encontrar valores nicos. 207Usando una tabla dinmica para encontrar registros nicos. 207Utilizando la herramienta REMOVER DUPLICADOS enExcel 2007 para encontrar los registros UNICOS 209Ms de formato condicional - Duplicados Primera ocurrencia 212Duplicados Primera ocurrencia en Excel 2007: 213Duplicados todas las ocurrencias 215Ms de formato condicional:Montando un Formato condicional que nos coloree la celda QUE CRUZA CON OTRA TABLA 218Ms de formato condicional: Comparar la celda correspondiente con otra hoja 220Ms de formato condicional: Mximos en fila y en columna 224

Validacin de datos 226

Validacin Bsica 227Validacin de datos de lista 229Lista desplegable desde otra hoja de clculo 230Doble lista desplegable 231Validacin de Fechas 234Validacin de longitud de texto 235Validacin personalizada 235

Validar si los datos entrados suman el valor requerido 235Validacin de formato y solo nmeros entre 0 a 100 236Validacin para prevenir registros duplicados 237Validacin para prevenir que se llenen registros fuera de cada fila 237Validacin para controlar que ingresen solo nmeros o solo texto 238Validacin para controlar que no dejen casillas en blanco 239

Analizando informacin con Tablas DinmicasComo se necesita tener la informacin para armar una tabla dinmica 240Armando una tabla dinmica en Excel 97-2003 241Armando la tabla dinmica en Excel 2007 246Cambiando la tabla dinmica usando el botn Agregar a en Excel 97-2003 250Modificando la tabla dinmica en Excel 2007 252Cambiando las celdas que se ven en blanco por ceros 253Cambiando la tabla dinmica en Excel 2007 arrastrando los campos de manera similar aComo lo haca en Excel 2003: 255Mostrando dos o ms campos en la zona de datos 256Agrupando campos de fecha 258

Removiendo los campos de la tabla dinmica 260Creando un Reporte Especfico usando el cuarto elemento del panel: El filtro de Reporte 261Mostrando el TOP de los 10 mejores 263Como se sacan los 10 mejores en Excel 2003 265Ordenar y Filtrar en Excel 2007 267Extractando informacin detallada de los campos de la tabla dinmica (Drilling Down) 269Tablas dinmicas y el recalculo de informacin. 270Limitaciones de las tablas dinmicas 271Ms de tablas dinmicas:

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Operaciones diferentes a Suma 272Llevando ms campos a la tabla dinmica: 277Ms de tablas dinmicas: Porcentajes de Participacin 283Ms de tablas dinmicas: Acumulados 285Ms de tablas dinmicas: Participacin porcentual 286Ms de tablas dinmicas: Crecimiento en Valor y en Porcentaje 287

Ms de Tablas Dinmicas: Campos Calculados 287Ms de Tablas Dinmicas: Elementos Calculados 293Ms de tablas dinmicas: Cruces de informacin. 302Ms de Tablas dinmicas: Desactivar la opcin GETPIVOTDATA. 306Ms de Tablas dinmicas: Armando tablas dinmicas que leen ms de1.048.576 filas de Excel 312

Automatizando las tareas con Excel VBA 320Otorgando el permiso necesario para que el cdigo de las macros corran o se ejecuten en sucomputadora 321Insertando el modulo VBA en su libro de trabajo 325

Escribiendo y corriendo una macro 326Una macro que recorra todos los registros de la hoja de Excel 329Como referenciar las celdas en el recorrido 330Referenciar la fila completa usando CELLS 330Referenciar un rango rectangular usando CELLS 331Macro que nos colorea cada tercera fila de rojo 331Tomando decisiones basados en los valores hallados en la fila 332Trabajando con un nmero desconocido de Filas 334Trabajando con Otras Hojas de Clculo 335Recorriendo todas las hojas de clculo 336Usando el grabador de macros para aprender otro cdigo 337Lo que hay que tener en cuenta del grabador de macros 339Ir hasta la ltima celda con informacin 340Desplazarnos a partir de una celda sin necesidad de seleccionarla: 342Algo ms sobre la instruccin ActiveCell.Offset 345Ejecutar una macro paso a paso 346Las variables 348El procedimiento DO UNTIL 355Haciendo Un DO UNTIL combinado con variables temporales que nos montan una formulatal como =SUMA() 356Analizando el problema porque la Macro de tabla dinmica en Excel 2007 no corre. 360Haciendo que la macro que nos haga el recorrido con las variables de los rangos de inicio yfinal de cada bloque de valores de cada una de las cuentas. 364

Algunas tcnicas para depurar los archivos planos 378

Depurando el balance de comprobacin por terceros 379Creando la macro que depura el balance de comprobacin por terceros 401

Referencias 451

Agradecimientos 452

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Introduccin

"He aqu yo os envo como a ovejas en medio de los lobos;

sed pues, prudentes como serpientes y sencillos como palomas"Mateo 10, 16:

Esta cita del apstol Mateo ms de uno la conoce, adems es frecuente que el da del Contador seenven tarjetas o correos electrnicos emails-conmemorativos incluyendo esta cita Bblica. Puede quesuene bastante dura si la aplicamos a la actividad del Auditor, pues implcitamente se est indicandoque los lobos estn en las organizaciones, lo cual es una fuerte aseveracin si se tiene en cuenta quelas relaciones de los hombres se basan en la buena Fe. Pero quien ha estado en Auditora, sabe que sedebe pensar colocndose en los zapatos del sujeto que presuntamente pudiera tener la alevosa y lapremeditacin, -as no exista dicho sujeto- para poder realizar hallazgos o hacer recomendaciones.Mxime si en la organizacin auditada se cuenta con la infortuna de dar con algunos personajes queprocuran de alguna manera que no se encuentren pruebas, pues son un riesgo para su trabajo o sufuente de ingresos extra. Una tctica es empapelar o Atiborrar de documentos al Auditor. Quienha trabajado en Auditora Interna sabe que la diferencia con la Auditora Externa es mucha. Nada maspiense que por lo general se tienen pocas horas para auditar cierta rea y encima de todo, solo unamuestra.

Pero no solo eso; los lobos en sentido figurado pueden ser otros tales como el lobo del trabajo bajopresin, el cual es en mi opinin el mayor de todos, pues en medio de los afanes las cosas a vecesquedan mal hechas, (adems la intensidad horaria laboral deteriora tu vida personal), si no se poseenmetodologas o ayudas que le permitan ser mejor en lo que se hace. (O el lobo de la negligencia, ladisplicencia, la codicia, la pereza, el vicio o la corrupcin, estos ya no son lobos propios sino demoniospropios, por no ir ms all todava y hablar de perseguir una mejor calidad de vida a toda costa, o anla misma esperanza de ser un da ricosricos? En que sentido?- son demonios ms peligrosos que nosincitan a que empeemos nuestro futuro, y con ello peligrosamente estar en la posibilidad de que,

abrumados por las deudas perder el dominio de un criterio claro. Recordemos que la Biblia enProverbios 22 nos ensea que De ms estima es el buen nombre que las muchas riquezas, y la buenafama que la plata y el oro. Msadelante, en el versculo 7, apunta que El deudor es sirviente delprestamista.As pues, ojo con eso). Quienes estamos en esta actividad, sabemos lo crtico y el sumoriesgo que se asume al opinar sobre los Estados financieros. Cuando revienta una situacin el primeroque sufre las consecuencias es el Auditor o Revisor Fiscal, y por ms que el dictamen indique que laproduccin de los Estados Financieros es responsabilidad de los administradores, eso no lo salva de quele corten o renueven sus servicios de asesora. Despus de ellos, las miradas recaen en losadministradores que resulten implicados. Recordemos que cuando estallaron los fraudes en EEUU deEnron y Worlcom entre otros, fueron tan graves que dieron al traste con la existencia de lamultinacional de Auditora nmero uno del mundo, Arthur Andersen.

Este es un libro que aborda la utilizacin del Excel en la labor del Auditor, del Contador y del

Administrador. Es un libro hecho desde la experiencia del da a da hacia Excel. La cantidad de criterios,preferencias, perspectivas, estilos de presentar o necesidad de presentar la informacin, hace que seamuy difcil satisfacer las necesidades de los usuarios a la hora de confeccionar sus informes o losreportes que exigen. Esta situacin hace que se llegue a la situacin de bajar o de descargar un listadoque estaba destinado a imprimirse a Microsoft Excel, y a partir de Excel es que se comienza a trabajar.Las maneras de trabajar los listados bajados en archivo plano a Excel poco se ensean y en la vida real,he podido observar casos extremos en los que el desconocimiento de las herramientas y metodologasque se pueden implementar a travs de Excel, hacen que incluso se disponga de una persona dedicadaa organizar la informacin del archivo plano durante algunos das. (Mayor costo de mano de obra en la

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oficina. Y cuando no hay apoyo?)Es aqu en donde el conocimiento del manejo de este maravillosoaplicativo hace la diferencia entre un profesional y otro.

Esta labor tan manual, que supone una dedicacin de tiempo a tal punto que no se justifica que unprofesional que ha invertido tanto tiempo en su formacin -frecuentemente universitaria- terminededicando horas depurando y organizando la informacin de archivos planos an mas que las

actividades propias de su profesin, en lugar de emplearlas para lo que realmente fueron contratados:Actividades que apoyan la Visin y la Misin empresarial, pero que dada la cantidad de prerrogativasterminan creando un cuello de botella que solo alcanza a dar un mnimo cumplimiento a lasnecesidades Gerenciales.

Otra razn ms poderosa an para aprender a trabajar los listados bajados como archivo plano a Excel,sobretodo para los Auditores y Revisores Fiscales, es el hecho de dar cumplimiento en Colombia alArtculo 37 de la Ley 222 de 1995 Cifras fielmente tomadas de los libros y previamente confirmadas.Para confirmar, lo mejor sera tomar los libros oficiales o los listados auxiliares, bajarlos tal cual comoson a Excel, es decir, originales, (para que luego no digan que uno se ha inventado las cifras) dejarlosen una hoja de clculo intactos, (Pues en el listado consta la fecha y hora de generacin del listado,una foto de la situacin contable), hacer una copia del listado o reporte original en una hoja anexa ysobre ella depurar la informacin; es decir, limpiarle todas las rayitas y encabezados de listado que no

le facilitan a Excel hacer clculos sobre ella: Convertirla en una base de datos y con esta base, sicomenzar a cruzar con la informacin detallada de los mdulos de cartera, o de inventarios, u otrossistemas o aplicativos, ver si ambas bases se conversan como se suele decir. Todo esto se puedehacer muy rpidamente con la ayuda de Excel. Por rpidamente me refiero a minutos, sino segundos.

No saber buen Excel para un Contador, Auditor o Administrador, puede ser una seria desventajacompetitiva, incluso tan grande como lo es no saber Ingls. Pero saberlo manejar, es una maravilla.Sobre todo el tema de las macros de Excel. Es por eso que este libro no le ensea las herramientasbsicas de Excel. En el mercado ya hay muy buenos libros que lo pueden llevar de la mano y superar elnivel bsico. Adems en Internet hay manuales sobre Excel bsico muy buenos (como la biblia del excel2007 o 2010) que puede descargar gratis en Acrobat (Los documentos Acrobat son los archivos conextensin .Pdf) a su computadora.

Este libro propende por mostrarle maneras de trabajar la informacin, temas que hacen la diferencia enrelacin con los dems textos del mercado y recursos disponibles en Internet.

Tambin es importante decir que para un Profesional de las ciencias de la administracin puede ser unatortura tener que depender de otras reas -como informtica-, al momento de trabajar grandescantidades de informacin. Yo le aseguro que en cuanto le comience a encontrar el gusto al buen Excel,encontrar que su dependencia del rea de informtica descender tremendamente, pues ya nonecesitar que le hagan consultas a la base de datos o que le creen desarrollos con todo lo que ellosupone, (Sobretodo el costo, pues crear y hacer algo nuevo nunca es gratis, con el consecuenteimpacto en el Presupuesto) y antes evaluar el trabajo que normalmente ellos hacen. Por ejemplo, enuna plataforma JDEdwards o BPSC que corre sobre el viejo pero poderoso AS/400, los mdulos(Facturacin, Cartera, Inventarios, etc.) manejan tanta informacin que viaja hacia la contabilidad, que

saber, poder decir, meter las manos a la candelay asegurar, que todo lo que est en la contabilidades 100% todo lo del mdulo es una afirmacin que no se hace, no se puede hacer a la ligera. Sinembargo, se debe de estar en condiciones de poderlo verificar y por lo tanto asegurar. En cuanto sepacmo hacerlo (manualmente en minutos, o en segundos mediante macro), y en cuanto detectetransacciones que no viajaron hacia la contabilidad, o cualquier otra inconsistencia, una sonrisaaparecer en su rostro cuando le demuestre a los de informtica, por ejemplo, que algunas partidas oporciones de informacin se quedaron volandoy no se asentaron correctamente en la contabilidad.Las casas de software se han puesto las pilas en este sentido y ahora propenden por sacar versionesen las cuales ya no hay procesos de interfaces entre los mdulos y la contabilidad, propenden porque

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las transacciones queden en lnea, pero el usuario final poco cambio detecta en este sentido, por lotanto es un cambio que poco se valora porque en ultimas no tendra porque hacerlo, pues elprograma contable DEBE en todo momento y COMO SEA, asegurar la informacin.

El potencial de Excel es tan grande, que un libro que lo abarque todo sera una enciclopedia por lomenos de 5 tomos. Hay manuales de Excel-macros en Ingles que superan las mil pginas. Es por eso

que me centro en los temas que considero son los ms relevantes para los profesionales de las cienciasde la administracin. El libro se enfoca en los archivos planos del sistema contable CG1, pues comoprofesor, noto la gran cantidad de compaas que lo usan, es por eso que a su vez me centro en lasmetodologas que utilizan a la hora de trabajar la informacin de los archivos planos.

Por otra parte, la experiencia me indica que para las reas contables es difcil liberar tiempo para tomarclases, ms an para asistir a seminarios de Excel. Nada ms el tema del trfico, (solo por citar uno delos inconvenientes), el stress del desplazamiento, lo absorbente del trabajo, es para matar cualquierintencin. Estamos en uncorre-corretenaz, incluso entre la espada y la pared. Los contadores debensoportar transacciones de ltima hora an despus de cierre y encima de eso, producir los EstadosFinancieros a la velocidad de la Luz, un pulmn respirndole en la nuca diciendo: QuiuboYa?. Si nolo sabe an, este libro le dar algunas bases para que comience a generar esos reportes con mucharapidez. Pero deber hacer un esfuerzo, romper un poco sus hbitos, armarse de paciencia, ir

aprendiendo, ensayando y con mucho cuidado introducir las nuevas metodologas, que deber probar,o ejercitarse en ellas antes de implementarlas, para no pasar ratos desagradables con su jefe.

El libro cuenta con el apoyo que el autor del libro presta en la comunidad de Excel Audi, (antes ExcelMquial)

Para encontrar el grupo en Facebook debe digitar esta direccin:

http://www.facebook.com/groups/excelaudi/

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Mi nueva pagina web eshttp://www.excelaudi.comAn est en construccin, asi que si la digita lo devolver hacia google mientras la termino deconfigurar. Mientras tanto, lo invito a que me escriba a mi email [email protected], o se una alnuevo grupo de Facebook que le indicaba anteriormente:

http://www.facebook.com/groups/excelaudi/
http://www.excelaudi.com/http://www.excelaudi.com/http://www.excelaudi.com/mailto:[email protected]:[email protected]:[email protected]:[email protected]://www.excelaudi.com/

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Solo los profesionales de hoy que hagan un esfuerzo y propendan por aprovechar el potencial de laherramienta que siempre ha estado desde cuando eran adolescentes, podrn hacer la diferencia eimponerse a los dems. Y no debern temer que lleguen firmas de auditora del exterior quebrandoprecios pues ustedes de la mano de Excel los podrn bajar an ms. En sus manos siempre ha estadoel poder para hacer Inteligencia de Negocios y Contabilidad Forense, solo por citar algunas actividades.

Espero que el libro sea de tu agrado y me colabores adquirindolo y dndolo a conocer con tus amigosy colegas. Tambin te pido de todo corazn que me ayudes a combatir el problema de la piratera. Nopermitas que el libro se fotocopie. Si lo haces, estars destruyendo la ventaja competitiva queadquieres, lo que te diferencia de los dems, la posibilidad de mejorar y diferenciar tu talento la hechaspor la borda, y con todo lo que ello implica, me perjudicas tremendamente. Este proyecto lleva ms deun ao, te aseguro que si hubiera nacido en cuna de oro seguramente no hubiera escrito un libro deestos, pero la necesidad es la madre de la industria. Apelo a tu sentido tico y profesional para que meayudes en esta gesta. Espero que este trabajo rinda sus frutos para poder continuar con la laborpedaggica de seguir enseando y escribiendo libros de Excel, que cubran otros temas igualmenteimportantes en la organizacin.

Me doy cuenta de la cantidad de talento que tenemos entre nosotros. Las nuevas generaciones del playstationy el nintendoya han crecido y vienen pidiendo pista, vidos de demostrar que son lo mejor de lo

mejor. El Contador y el Administrador del Futuro es aquel que es en todo momento resolutivo y a lamanera de los paisas, no preguntan Y ahora que hacemos? sino que piensan en cmo solucionarlo.No ha notado que en nuestra profesin, los inconvenientes y los problemas son lo que nos da decomer? Profesionales con una proactividad pasmosa, que no son esclavos del tiempo ni de lacostumbre, que no los atan los hbitos laborales sino que encuentran las mejores metodologas pararealizar todo mucho mejor, ms rpido, incluso ms bonito y a cambio de mas econmico, el mayorvolumen rendir y crear a su vez mayor valor. Profesionales que cuando el jefe va, ellos ya han vuelto,y cada vez generan mayor valor agregado al trabajo. Nada le quedar Grande al Contador. Antes porel contrario, comenzar a rerse de todas las adversidades. El Contador de este siglo XXI integrar msconocimiento de sistemas a su haber y verdaderamente, en lugar de trabajar principalmente para laadministracin de Impuestos, apoyar a la organizacin presentando informes acertados y oportunospara una efectiva toma de las decisiones. Comienza dando ese primer paso o reafirmndolo si ya estsen la senda, retoma la capacidad creadora que poseemos todos los seres y deslgate poco a poco de laactividad hacedora. No olvides cuestionar, validar y verificar constantemente.

Finalmente te comparto esta cita milenaria del sabio Lao-Ts, que nos dej en su libro El Tao-T-King:

Para gobernar las cosas el mejor consejo es ser sobrio.El ser sobrio equivale a ser previsor.El ser previsor equivale a estar preparado y fortalecido.Estar preparado y fortalecido equivale a poseer una capacidad infinita.Y poseer una capacidad infinita es ser siempre afortunado

Alejandro Quiceno GarcaSantiago de Cali, Sbado Abril 10 de 2010

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Breve Historia de la Hoja de Clculo.

Para saber adnde vas, debes saber de dnde vienes, reza cierto proverbio judo. (Informo que no losoy y que no tengo ningn problema con la diversidad religiosa). Y en el tema del Excel, es importanteconocer, por lo menos en forma resumida, toda el agua que ha corrido antes que Ustedafortunadamente se interesara por este aplicativo.

Considero que no se ha hecho la debida justicia al reconocerle a los Contadores por lo menos habersentado las bases de lo que sera la hoja de clculo. Economistas y Contadores acadmicos lapromovieron mucho antes de que la generacin de expertos en computadores de los aos 60estuvieran interesados en las hojas de clculo electrnicas. Quizs habrn odo hablar a nuestrosamigos Contadores de la vieja guardia, como se trabajaba antes con unas SuperhojasMulticolumnarias muy grandes, con las cuales se registraba manualmente la informacin. Estas hojasformaban los libros Contables y los haba para todos los casos. Estas Grandes hojas, frecuentementedenominadasMatriz de informacin(palabra clave) erany an son hoy en da en sitios en los cualesno llega la tecnologa anla base del sistema de informacin.

Pues bien, esta nocin de Matriz, nos sirve para retroceder an ms en el tiempo, para reconocer quelas matrices han sido empleadas por los contadores desde hace cientos de aos. La historia registra

(seguramente la tendencia fue fuerte entre los expertos del tema de la poca, pues no todos los doctosgustan de documentar o divulgar su conocimiento tan duramente logrado, pues el conocimientoduramente adquirido es un tesoro con el cual agregas valor y te diferencia de tu competencia) quefueron las matrices contables de De Morgan (1846), Rossi (1889) y Gomberg (1927) y las aplicacionesen lgebra de matrices por Leontief, Frich y otros; una etapa posterior corresponde al intento, a finalesde los aos 1950 y 1960, para generalizar la hoja de clculo y aplicarla sistemticamente, junto con ellgebra de matrices a los negocios contables y financieros. El profesor Richard Mattessich en 1961impuls el desarrollo de matrices computarizadas para su utilizacin en la contabilidad empresarial.

Desde aqu se establecieron 3 direcciones diferentes: (1) La computarizacin de la hoja de clculo y lasimulacin del presupuesto, as como el principio de los sistemas de contabilidad electrnicos para losmacrocomputadores; (2) La aplicacin del lgebra de matrices a varios problemas de contabilidad decostos y contabilidad financiera, as como a la integracin de bases de datos contables con sistemas debsqueda; (3) La axiomatizacin de sistemas contables que trajeron como consecuencia la estructura omarco conceptual de la Junta de Normas de Contabilidad Financiera en Estados Unidos (FASB) y enotros cuerpos emisores de normas de contabilidad. Pero el nfasis para la hoja de clculo fue dado enla primera direccin, (la simulacin del presupuesto).Informacin detallada de esto que le menciono, si le interesa profundizar, puede buscar en Internet eldocumento Spreadsheet-Malaga-LV.pdf.

Aparece la primera hoja de clculo del mundo: El LANPAR

Posteriormente la historia registra que en 1969 se cre el LANPAR LANguage for ProgrammingArrays at Random . La cual fue la primera hoja de clculo del mundo. Coinventada y desarrollada por

Rene Pardo y Remy Landau, los cuales la disearon y la vendieron a Bell Canada, AT&T y las 18compaas operadoras de telfono a travs de Estados Unidos, adems de la planta de GeneralMotors en Michigan. Fue inventada por la necesidad que la compaa Bell Canada y AT&T tenan conel presupuesto, pues deban cambiar los datos de por lo menos 2.000 casillas en sus formaspresupuestales, y el plazo de espera que deban soportar los grupos del departamento de servicios deinformacin para reescribir el software en el lenguaje Fortran era de 6 meses a 2 aos.

Pardo y Landau sentan totalmente que esta programacin deba estar en las manos de los usuariosms que en los Ingenieros de sistemas. ( Sper!!!!)Usando LANPAR, el Seor Art Smith de Bell Canad,

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estuvo en capacidad de programar y hacer TODOS los clculos necesarios en toda la aplicacin, por simismo en tan solo un fin de semana. (No le suena tan familiar y repetitiva esta historia?)Ren Pardo y Remy Landau, tampoco fueron ajenos a la larga lucha por lograr la patente, solo laobtendran en agosto de 1982 despus de largos pleitos y por supuesto despus de todo ese tiempo, elcosto de la oportunidad, la imposibilidad de haber lanzado formalmente su producto al mercadopotencial. Esta informacin la puede ver en ingls en la pgina web de Ren Pardo.

Llega VisiCalcLos medios indican que los trabajos de Pardo y Landau no tuvieron influencia directa en el desarrollodel trabajo de Dan Bricklin, creador del programaVisicalc.

La idea se le ocurri en 1978 a Dan Bricklin a raz de un caso que deba resolver en la universidad deHarvard y decidi programarlo en lenguaje BASIC. Como resultado, obtuvo una hoja de clculo capazde manipular 5 columnas y 20 filas. Como es visto lo nfima que era, le pidi ayuda a Bob Frankston,Ingeniero del MIT (Massachusetts Institute of Technology) con el fin de expandir la hoja electrnica.Posteriormente en otoo de 1978 se les unira Daniel Fylstra, tambin del MIT y de la escuela denegocios ($) de Harvard. Como es natural, Fylstra vio el potencial comercial de la aplicacin si la hacan

correr en un microcomputador Apple. Los tres fundaron en enero de 1979 Software Arts Corporation ycomenzaron a mercadear Visicalc, (Visible Calculator). La empresa de Daniel Fylstra llamada PersonalSoftware se convirti en Visicorp; vendi casi un milln de copias del aplicativo.

Aparece la hoja electrnica Lotus 1-2-3

Posteriormente en los 80 entrara Match Kapor como diseador y gerente de producto de Visicorp, ydesarroll los programas Visiplot y Visitrend, los cuales vendi a los socios de la empresa por un millnde dlares. Con estos recursos, mas el apoyo del inversionista Jonathan Sachs, fundaron LotusDevelopment Corporation, para comercializar el producto que Kapor haba desarrollado, el Lotus 1-2-3.En poco tiempo super a Visicalc. Integr graficacin y manejo de bases de datos, asignar nombres alas celdas, definir rangos y hacer macros. Con el xito obtenido, al poco tiempo compraron SoftwareArts y descontinuaron Visicalc, pues en su opinin Lotus 1-2-3 era superior a Visicalc. La seleccinnatural del sistema capitalista en accin.

Luego llegaron una multitud de hojas de clculo, quizs las de mayor recordacin fueron SuperCalc,Qpro y Excel. En la batalla que seguira en los frentes legal, venta de empresas, participacin demercado entre otros, finalmente ganara Excel, la cual es hasta hoy el estndar universal de las hojasde clculo. Lo que tanto critican algunos hoy en da, es lo que hizo que se impusiera sobre las dems:el continuo desarrollo y mejora del producto, los cuales eran mucho ms rpidos que los de lacompetencia, y los usuarios vean con expectativa las nuevas funcionalidades del software.

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Que es Excel?

Esta es mi definicin de lo que es Excel: Es el nombre de una aplicacin desarrollada por la CorporacinMicrosoft, (Empresa creada por el famoso Bill Gates) de tipo hoja de clculo que viene integrada en lasuite de aplicaciones de computador para la oficina, ms conocida como Microsoft Office, de la que sesirve todo aquel que necesite crear informes, manejar o administrar o capturar y guardar (o todas las

anteriores) gran cantidad de informacin y con base en ella realizar anlisis, efectuar gran cantidad declculos y reclculos, los cuales sin una hoja electrnica o Excel que es la mejor de ellas, sera mscomplejo y dispendioso. Por esta razn son los Administradores de Empresas, Ingenieros, Contadores,Auditores, Financieros, Economistas, profesiones y actividades similares de apoyo (Task force) los quehan encontrado en Excel su mejor aliado.

Veamos la definicin de Wikipedia, la enciclopedia gratis de internet:

http://es.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Excel

Y que es una hoja de clculo?

Segn Wiki, es:http://es.wikipedia.org/wiki/Hoja_de_calculo
http://es.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Excelhttp://es.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Excelhttp://es.wikipedia.org/wiki/Hoja_de_calculohttp://es.wikipedia.org/wiki/Hoja_de_calculohttp://es.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Excel

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Historia del Excel

Excel hizo su debut en 1985 en los computadores Macintosh de la Compaa Apple (los Mac fueron losprimeros computadores personales y an hoy siguen siendo en mi opinin los mejores y los mselegantes, pues su arquitectura no facilita entre otras cosas que les entren virus) y nunca perdi suposicin como la aplicacin de tipo hoja de clculo ms popular de los Mac. En 1987, Excel se incorpor

a los PC (Personal Computers Computadores personales que seran la competencia ms seria de losMac, pues colocaron el PC al alcance de un nmero mayor de personas, el computador personal dejabade ser una mquina solo para las clases pudientes y se acercaba cada vez ms a una poblacin cadavez mayor). El sistema operativo de los PC de IBM fue el D.O.S (Disk Operating Sistem) yposteriormente Windows, ambos desarrollados tambin por Microsoft. A Excel le tom algunos aossobrepasar a Lotus 1-2-3, la cual fue una de las aplicaciones ms exitosas en la historia de lacomputacin.

Como veamos en la historia de la hoja de clculo, un gran nmero de hojas de clculo disfrutaron elxito antes de que IBM realizara el PC en 1981, entre ellas, estaban VisiCalc y Multiplan. Multiplan fue elpredecesor de Excel, y usaba el sistema de notacin de filas y columnas R1C1 (Row 1, Fila 1 Column1, Columna 1: referenciaba las celdas por sus coordenadas de filas y columnas) y an hoy se encuentradisponible como una opcin de notacin en Excel. Pero fue el Lotus 1-2-3 el que se dispar al estrellato

muy poco despus de su debut y vino a dominar el mercado de la hoja de clculo de la computadorapersonal.

Las primeras macros1-2-3 fue la primer hoja de clculo que ofreci grficos e integracin con bases de datos en un solopaquete. Sin embargo, la principal razn de su xito fue la posibilidad de grabar macros. La historiacuenta que los desarrolladores del 1-2-3 colocaron las macros para depurar y probar el mecanismo delproducto, y ellos mismos cuentan que slo se dieron cuenta del potencial de las macros a ltima hora, ylas incluyeron en la liberacin final del producto por si acaso.Sea cual sea el origen de las macros, las macros le dieron a los No-Programadores una manerasencilla de llegar a ser programadores y automatizar las hojas de clculo. Los usuarios No-Programadores tomaron la oportunidad y desde entonces la han aprovechado, por fin tuvieron unamedida de independencia del departamento de Informtica.

Las macros originales del 1-2-3 realizaron las tareas ejecutando las mismas teclas que un usuarioutilizara para llevar a cabo la misma tarea. Fue, por lo tanto, muy sencillo crear una macro porque nohaba virtualmente nada nuevo de aprender sobre el progreso de la manipulacin normal de la hojade clculo a la manipulacin programacin. Todo lo que ha haba que hacer era recordar que teclas

presion y anotarlas. Las nicas concesiones a la programacin tradicional fueron ocho comandos urdenes extra tales como el comando /x. Los comandos /x proporcionaron una manera primitiva detoma de decisiones que poda ser ingresada por el usuario y una manera de construir mens.Uno de los mayores problemas de las macros del 1-2-3 fue su vulnerabilidad. Todava no se habainventado el libro con varias hojas de clculo y las macros se tenan que escribir directamente en lasceldas de la hoja de clculo, junto con los dems datos que all haba. Las macros estaban a merced delusuario; por ejemplo si se insertaban filas o columnas, esto afectaba el cdigo. Tambin estaban amerced del programador, pues si se organizaban los datos de la hoja de clculo se afectara tambin elcdigo.

A pesar de los problemas los usuarios revelaron su nueva capacidad de programacin y millones delneas de cdigo fueron escritos en este lenguaje de programacin, utilizando tcnicas recursivas parasuperar las limitaciones. Muchos dependieron de cdigo que a menudo se diseaba mal, maldocumentado y sumamente vulnerable.

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El lenguaje de las Macros XLMLas primeras macros de Excel requeran que se escribieran en una hoja para macros que se grababa enun archivo de extensin .xlm. De esta manera las macros se guardaban de manera separada de la hojade clculo, la cual se grababa en un archivo con extensin .xls. Hoy, uno se refiere a estas macroscomo las XLM macros, o las Macros de Excel 4, para distinguirlas del lenguaje de macros VBA que seintroducira en la versin 5 de Excel. El idioma de las macros Xlm consista en llamar las funciones

organizadas en columnas de la hoja macros.Haba cientos de funciones necesarias para proporcionar todas las caractersticas de Excel y lograr elcontrol programtico. El lenguaje XLM fue mucho ms sofisticado y poderoso que el idioma de macrosdel 1-2-3, aun que las versiones 2 y 3 del 1-2-3, pero el cdigo producido no era muy inteligible.La sofisticacin del lenguaje de las macros de Excel fue una espada de doble filo. Apel a quienestuvieran mejores aptitudes para programar, pero fue una barrera para la mayora de los usuarios. Nohaba relacin sencilla entre la manera que se operaba manualmente el Excel y la manera en que seprogramaba. Aprender rpido implicaba dominar el lenguaje XLM.

Otra barrera para la aceptacin del Excel en la PC era que este requera Windows. Las primerasversiones de Windows estaban restringidas por el limitado acceso a la memoria de la mquinacomputadora, y Windows requera mucha ms potencia para operar que el D.O.S, (el sistema operativo

anterior al Windows, tambin de Microsoft). La interfaz grfica del Windows era bien vista, pero paraque operara bien se tena que mejorar el equipo, y la velocidad de operacin fue percibida como unproblema.

Lotus cometi el error de asumir que Windows tena sus das contados y que pronto sera reemplazadopor el OS/2, y no se molest en crear una versin de Lotus 1-2-3 para Windows. Los de Lotus colocarontoda su energa en desarrollar una versin de Lotus muy elegante que corriera bajo OS/2. Esta apuestaa un solo caballofue una decisin errada que afect la evolucin del 1-2-3.

Cuando los de Lotus vieron que Windows haba llegado para quedarse, estuvieron en verdaderosapuros pues vean como los usuarios adoptaban Excel. La primer intensin fue desarrollar una versinde 1-2-3 para Windows, la cual sali al mercado en 1991, que realmente era la versin 1-2-3 (3) paraD.O.S. Versiones posteriores de Lotus han cerrado la brecha con Excel, pero han sido demasiado tardepor la adopcin casi universal de Microsoft Office por parte del mercado.

Excel 5Microsoft tom una decisin valiente para unificar el cdigo de la programacin de sus aplicacionesOffice introduciendo VBA Visual Basic para Aplicaciones-. Excel 5, liberado en 1993, fue la primeraaplicacin que incluy VBA. VBA fue introducido gradualmente en las otras aplicaciones de Office en lasversiones posteriores. Excel, Word, Access, Powerpoint y Outlook, toda la suite Office usaba VBA comosu lenguaje macro.

Desde la liberacin de Excel 5, Excel ha apoyado el lenguaje XML y los idiomas de macro de VBA, y elapoyo para el lenguaje XLM continuar en el futuro previsible, pero han disminuido los usuarios puescontinan cambindose al VBA.

VBA es un lenguaje de programacin orientado a objetos que es idntico al lenguaje de programacinVisual Basic en la manera en que es estructurado y en la manera que maneja objetos. Si Usted aprendea usar el VBA en Excel, sabr cmo utilizarlo en otras aplicaciones de Office.

Las aplicaciones de Office varan en sus objetos. Para programar una aplicacin debe de conocer elmodelo objeto, el cual consiste en la jerarqua de todos los objetos que Usted encuentra en laaplicacin. Por ejemplo, la parte del modelo objeto de Excel nos dice que hay un objeto Aplicacin

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(Excel), que contiene un objeto Libro de trabajo que contiene a su vez un objeto u objetos Hojasque a su vez contiene un objeto Rango, nombres de celda, etc.

VBA es algo ms fcil de aprender que el idioma de macro de XLM. Es ms poderoso, es generalmentems eficiente, y le permite escribir cdigo bien estructurado. Usted tambin puede escribir cdigo malestructurado, pero siguiendo unos pocos principios, debe poder producir cdigo que es entendido

perfectamente por otros y es razonablemente fcil de mantener.En Excel 5, el cdigo VBA fue escrito en mdulos, que tambin se organizan como las hojas de un librode Excel. Las hojas de trabajo, hojas de grfico, y hojas de dilogo fueron otros tipos de hojas quepodran ser contenidas en un libro de Excel 5.

Un mdulo realmente es como un procesador de texto con algunas caractersticas especiales que leayudan a escribir y a probar el cdigo.

Excel 97En Excel 97, Microsoft introdujo algunos cambios dramticos en la interfaz de VBA y algunos cambiosen la modelacin de objetos de Excel. De Excel 97 en adelante, los mdulos no son visibles en laventana de aplicacin de Excel y los mdulos ya no son objetos contenidos en el Libro Excel. Los

mdulos son contenidos en el proyecto de VBA asociado con el Libro y slo pueden ser vistos y puedenser redactados en la ventana del Editor de Visual Basic.

Adems de los mdulos estndar, tambin se introdujeron los mdulos de clase, lo que le permite crearsus propios objetos y conseguir acceso a eventos de aplicacin. Los comandos de las Barras deherramientas (CommandBars) se introdujeron para reemplazar mens y barras de herramientas, y losFormularios de los usuarios UserFormsreemplazaron las hojas de dilogo. Ahora los Formularios solopueden crearse en la ventana del VBA. Como de costumbre, los objetos reemplazados se mantienenoperativos, pero se ocultan y no se documentan en las pantallas de ayuda.

En versiones anteriores de Excel, los objetos como los botones se empotrabanen las hojas de trabajoy slo podan responder a un solo evento, generalmente un clic del ratn. Al salir Excel 97 aument elnmero de eventos a los que el cdigo VBA poda responder. Tambin se introdujeron los controlesActiveX que pueden ser incluidos en las hojas de trabajo y los formularios (UserForms).

En esta versin el VBE proporciona mucha ms ayuda de la que haba estado disponible antes.Por ejemplo, como se escribe cdigo, van apareciendo la sugerencia automtica y ayuda sobre los demtodos y propiedades de los objetos, valores de argumentos, parmetros de las funciones, entreotros.

Excel 2000En cuanto al editor de macros, el VBA Excel 2000 no introdujo cambios dramticos, hubo mejoras enalgunas caractersticas de Excel como las tablas dinmicas. Los usuarios web se beneficiaron con deExcel 2000, especialmente por la capacidad de guardar libros como pginas web. Tena tambinmejoras para usuarios con necesidad de compartir informacin.

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Excel 2002Excel 2002 solo tuvo cambios incrementales; una vez ms, las mejoras estuvieron en la interfaz delusuario antes que en las caractersticas de programacin. Microsoft se concentr en mejorar lascaractersticas web para distribuir los datos en internet. En el Editor VBA se incluy la proteccin,SmartTags, RTD (los Datos en Tiempo Real) y apoyo mejorado para XLM.

Las caractersticas de proteccin permiten el control selectivo sobre las caractersticas que sonaccesibles a los usuarios cuando se protege una hoja de trabajo. Por ejemplo, se puede tener controlsobre lo que puede alterar, que celda formatear, insertar o borrar filas y columnas.Tambin incluy la posibilidad de especificar cules usuarios pueden editar reas especficas y adems,si se quiere que utilicen una contrasea antes de hacer los cambios.

La caracterstica SmartTags es la que permite a Excel reconocer los datos escritos a mquina en lasceldas, como intuyendo lo que quiere escribir el usuario. Pero no solo eso: Excel 2002 puedereconocer abreviaturas del mercado de valores, como MSFT de Microsoft. Cundo Excel ve un tem as,muestra un smbolo de SmartTag que tiene un men mvil. Este men se puede utilizar para obtenerinformacin relacionada, como la cotizacin de las ltimas acciones o un informe de resumen en lacompaa. Con esta opcin se puede crear nuevo software tipo SmartTag para obtener los datosdisponibles de la organizacin o a travs del Internet.

El RTD (los Datos en Tiempo Real) permite a los desarrolladores crear fuentes de informacin; Porejemplo, una vez que en una hoja se crea un enlace o vnculo a otra hoja de trabajo, los cambiosrealizados en la fuente se muestran automticamente. Una buena utilidad si se desean obtener losprecios de las acciones que cambian en tiempo real durante una negociacin. Otras aplicacionespueden ser las de apuntar a datos de instrumentos cientficos o controladores industriales de proceso.

Como las tecnologas Web son cada vez ms crecientes, se mejor el XLM lo que signific que ahoraera ms fcil crear aplicaciones que intercambian los datos por Internet e intranet.

Excel 2003

En Excel 2003 se continuaron introduciendo caractersticas orientadas a Internet, mejorando el Xlm y laasistencia en lnea, capacidad de compartir y actualizar los datos que utilizan los servicios de WindowsSharePoint. Se incluyeron funciones estadsticas; la caracterstica Lista fue introducida para permitir lagestin mucho ms fcil de una mesa de base de datos. La caracterstica Lista hace ms fcil clasificar,filtrar y para redactar los datos. Las listas tambin pueden ser integradas con SharePoint para compartirlos datos a travs de Internet. Tambin se incluyeron nuevas caractersticas para trabajar de maneracompartida los documentos y derechos de acceso.

Excel 2007Excel 2007 represent el cambio ms grande de Excel desde Excel 97. El impacto ms grande fue lanueva interfaz del usuario, que utiliza la Cinta (Ribbon) como el instrumento primario de navegacin,

reemplazando los tradicionales mens y barras de herramientas. Aunque la cinta es ms fcil deaceptar por los usuarios nuevos, siempre significa que los usuarios experimentados tendran quereeducarse.

Excel 2007 super con creces los viejos lmites, llegando a 1.048.576 filas y 16.384 columnas, porejemplo. Tambin hay muchos cambios a las caractersticas de las tablas dinmicas el acceso a lasmismas y los grficos ms accesibles y ms fciles de manipular.

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Las listas en Excel 2007, son ms fciles de manejar y tienen ms capacidad. La clasificacin (Ordenar)y los filtros volvieron a ser diseados; pueden manejar hasta 64 criterios de ordenacinsimultneamente. Tambin se mejor el acceso a los datos externos, y aument la gama de fuentesexternas.

Excel 2007 acepta nuevos formatos de archivo que no eran compatibles en versiones anteriores,

aunque los datos pueden ser guardados en formatos ms viejos, aunque con la prdida de algunas delas caractersticas nuevas. Si se quiere guardar un libro con macros, el archivo es diferente comparadocon un archivo estndar.

Los conceptos de seguridad se volvieron a disear introduciendo el Centro de Confianza. Las carpetasse pueden designar como De confianza y las macros en estas carpetas pueden correr sin necesida dde certificados digitales.

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Introduccin a las macros

Que es una macro.

Macro es una palabra utilizada para referirse a un conjunto de instrucciones que realizan una accin

recurrente y automtica en una hoja de calculo, en este caso Microsoft Excel.En otras palabras, cuando Usted en su oficina o rea de trabajo y sobre Microsoft Excel, todos losmeses tiene que realizar las mismas cosas, (sobre diferentes bases y situaciones, pero en general, elmismo contexto) o de manera cclica cada cierto tiempo, ya sea todos los das, una semana, quincedas, un mes, un ao, etc., se dice que el informe, cuadro, anlisis u operacin es recurrente. Es decir,cada cierto tiempo alguien tiene que hacerlo, una vez ms, y as sucesivamente, una y otra vez. Puesbien; esta actividad que se repite cada cierto periodo de tiempo, se puede Grabar en Excel, todas lasacciones de todo lo que usted hace en la hoja de calculo se puede listar, se pueden escribir en unaserie de instrucciones paso a paso y hacer que Excel las ejecute o siga las instrucciones dadasautomticamente sin necesidad de Intervencin Humana. Lo anterior es sencillamente maravilloso,pues aparte de que ya no tenemos que hacer el trabajo directamente, la velocidad a la que Excelejecuta las instrucciones de la lista grabada o escrita, es tan rpido que hasta parece magia.

Veamos lo que al respecto dice Wikipedia:

http://es.wikipedia.org/wiki/Macro

Para que nos pueden servir las macros

Excel tiene una poderosa herramienta que le puede ayudar a crear sus macros fcilmente, y esaherramienta se conoce como el grabador de macros. Usted no necesita ser un ingeniero de sistemaspara aprender este tema de Macros. Solo necesita alguien que le ayude a comprenderlas, ponerlas enprctica, sacarles el jugo, aumentar su rendimiento (el suyo) y calidad profesional, deshacerse detanta operatividad, actividad secretarial, de digitador o como se dice en el argot popular, de tantacarpintera y enfocarse en el anlisis como tal o simplemente, dar mayor valor agregado a sucompetitividad u organizacin.

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No es normal que un profesional o cualquier empleado o asistente que se sirva de Excel, invierta (odesperdicie) tanto tiempo trabajando de manera arcaica el Excel, cuando podran hacer muchas tareasen segundos, liberando tiempo y evacuandocuellos de botellade informacin.

Como podemos usarlasLas macros se usan ejecutndolas, o corrindolas que es lo mismo. Cuando usted ya ha grabado unamacro, simplemente la llama (o invoca) mediante una combinacin de letras de su teclado decomputador, o desplegando en Excel en el men la opcin Herramientas Macros - Correr una macro(si se encuentra en Excel 2003) , si se encuentra en Excel 2007 a travs de la ficha programador, clicen el cono Macros y seleccionar la macro. En ambas versiones con la combinacin del teclado Alt+F11se puede llamar la ventana que nos muestra las macros disponibles, ya sea en el libro de Excel que seha abierto o en el libro de macros personal.

Como podemos aprovecharlas?

Conociendo que las macros ejecutan una serie o una gran cantidad de acciones en segundos, pues elrecurso es ilimitado como nuestra imaginacin. El enorme potencial de la velocidad significa muchsimomenos tiempo.

Por ejemplo, un Auditor no necesita de reporteadores especiales o software adicional que le ayude concierta informacin tal como revisar si a todos los documentos los asistentes contables les registraroncorrectamente los impuestos: Podra solicitar un listado de cuentas auxiliar cronolgico, (adems dellistado de terceros en donde figura la calidad tributaria) de todas las cuentas y de todo el mes operiodo y hacer entre otras cosas, las siguientes:

1) Tomar todas las compras del periodo.2) Calcular los impuestos.3) Cruzar el clculo obtenido contra las cuentas de impuesto.4) Detectar en donde hay inconsistencias tales como comprobantes descuadrados, cuentas con

saldos contrarios, terceros con saldos contrarios, revisar 100% el universo de los consecutivos,etc.

Por supuesto, no necesita seleccionar una muestra y sobre ella hacer los clculos de impuestos, nadade eso, puede efectuar auditora al 100% de la documentacin y solo pedir los documentos fsicos enlos cuales se estn registrando diferencias entre lo calculado por la Macro de Excel vs. Lo contabilizado,adems de una muestra adicional para verificar otro tipo de cumplimientos. (Que miedo un auditor as!!Como har para detectar en cientos de registros en donde estn los documentos con problemas?Ser Mago?)

Muestras Posteriores y selectivas son cosa del siglo XX . Mediante las macros, usted como jefe decontabilidad (o sus mismos colaboradores pueden auto chequearse) puede revisar una cantidad enormede registros, ya que el que har ese trabajo ser el Excel mediante una macro, Excel ser en adelantesu mejor colaborador. Por lo tanto podr darse cuenta que si su equipo de trabajo, comienza amaximizar el potencial de Excel, el rendimiento de su rea igualmente se maximizar y el tamao delrea contable, o rea administrativa, o la que tenga lugar, no tendr que ser ms grande en trminosde recurso de personal, o en otros casos no tendr que obligar a su equipo de trabajo a esfuerzoslaborales adicionales, que es lo que normalmente se ve en toda parte.

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Como podemos grabar las macros

Muy fcil: con el grabador de macros. Este grabador de macros es maravilloso, no tienes quepreocuparte en escribir cdigo a la vieja usanza o, en otras palabras, no tienes que ser ingeniero desistemas para escribir un programa en lenguaje Visual Basic (el Visual Basic es el tipo de lenguaje deprogramacin que usan hasta ahora, 2010, no conozco los planes de Microsoft sobre este lenguaje

hacia futuro las aplicaciones de Microsoft) pues los desarrolladores del Microsoft Office de Windows,crearon esta funcionalidad o aplicacin, mediante la cual, todas las acciones, todo lo que haces enExcel, en una hoja de clculo, ya sea con los botones, mens, teclado y dems, quedan grabadas,quedan listadas, quedan anotadas, quedan escritas de una vez todas las instrucciones realizadasen la hoja de clculo, siempre y cuando est activo o en accin, el grabador de macros. Mas adelantese indicar como editar las macros para hacer ciertas cosas que el grabador de macros no puede. Solotenga en mente que el asunto es muy fcil, solo siga leyendo con atencin que mientras lo hace, elconocimiento lo ir embargando.

El grabador de macros

Si usted va a grabar una macro, por lo general se tiene una idea de que es lo que va a grabar. Para queno pierda tanto tiempo con el viejo pero largo truco de ensayo y error, es recomendable que escriba en

una hoja de papel (fsico) las acciones de lo que va a hacer, Por ejemplo: 1) Selecciono la celda A1; 2)la copio; 3) me paso a la celda D10, 4) la pego.)Y as sucesivamente, o una lista de lo que siemprehace, para que cuando est grabando la macro, tenga bien claro lo que va a grabar. Por supuesto, estono es de obligatorio cumplimiento, ni tiene que ser as. Puede ir grabando macros que ejecutanpequeas tareas y luego probarlas, si van quedando bien, unirlas o pegarlas.Antes de entrar en este tema es conveniente que conozca un poco ms sobre la interfaz de las macrosde Excel y el Visual Basic:

Entrando al modulo de macros en Excel 2003:

Una imagen vale ms que mil palabras, as que en la siguiente imagen puede ver la ruta del men atravs del cual se llega en Excel 2003:

Entrando al modulo de macros en Excel 2007:

En Excel 2007 se llega por la ficha programador. Es importante conocer que por defecto Excel 2007 nomuestra esta ficha activa. Si no la ve, tiene que activarla. En otras palabras, hacer que aparezca osacarla. Si esto es as, (que no la ve en su men) siga las siguientes instrucciones que se dan acontinuacin: Vaya al smbolo de Windows en la esquina superior izquierda y haga clic:

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En esta ventana active Mostrar ficha programador en la cinta de opciones (Est de tercera, enOpciones principales para trabajar con Excel)

En cuanto haya activado la opcin, clic en aceptar.Ver que la ficha programador ya esta disponible: (Esta al lado izquierdo de la ltima ficha de laderecha que dice Complementos o a la derecha de la fichaVista)

Haciendo clic en esta ficha (esto es, la ficha Programador) ya ver que tiene el modulo de las macros yel Visual Basic:Puede ver los conos de Visual Basic y Macros y todo lo dems en la ficha programador:

Cuando en ambos sistemas accede al Visual Basic, llega al siguiente mdulo: (En ambos Excel, 2003 y2007 es casi lo mismo):

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Dado que este es un libro prctico, mas adelante, cuando editemos las macros entraremos a estaopcin y explicaremos todo lo que sea relevante. No me interesa atiborrarlo de informacin de cadauna de las funcionalidades que hay aqu, pues esto, en este momento, en lugar de proporcionarle loque necesita, puede hacerlo pensar que el tema es complejo, y la verdad, nada mas lejos de larealidad, es algo que como el truco del mago, una vez que lo conoces, se deja de sentir asombro, porlo tanto, si vamos despacio, asimilar mejor el tema.

Volvamos al tema que venamos tratando con el grabador de macros:Pasos para grabar una macro con el grabador de macros:

En Excel 2003:

1) Ir al men Herramientas - Macro- Grabar nueva macro. Ver que aparece la siguiente ventana,la cual le pedir alguna informacin que deber proporcionar para poder continuar:

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En donde dice Macro1, puede darle el nombre que a bien tenga. Tambin puede usar unaletra que unida con la tecla Control (de su teclado), puede llamar la macro que grab y por lotanto ejecutarla de una manera mas rpida que si usa el ratn. Se podr dar cuenta que elExcel como toda aplicacin que viene del norte, satisface la enorme necesidad de trabajo bajopresin. Es bueno indicar de una vez- que un usuario Avezado no utiliza el ratn, paraejecutar las diferentes funcionalidades de Office y de Windows utiliza los atajos de teclado oShortcuts. Estos atajos de teclado los puede conseguir en Internet, muchos sitios han puestola lista de atajos gratis (con el fin de que los visiten, claro est, solo busque en Google ExcelShortcuts). Sigamos: En este momento NO le recomiendo que coloque una combinacin deletras, dado que como le deca, por defecto Excel ya tiene muchas combinaciones de letras, porejemplo, copiar es Control+C, que se usa mucho. Si Usted a su macro le da tambin Control+C,pues Excel le dara prioridad a su macro, -si la guard en el libro personal- y le correr lasinstrucciones en el libro que se encuentre abierto, y le har un desorden tan complejo como lasinstrucciones de su macro. Debe tener tambin MUY presente que cuando una macro seejecuta el botoncito de Deshacer no le revierte lo que hizo su macro.

De igual forma lo que va a grabar se puede guardar en el libro actual o, en el libro de macros

personal. La ventaja del libro de macros personal es que la macro le queda disponible siempreque abra el Excel, mientras que si la guarda en Este libro (el suyo por supuesto), solofuncionar o la podr correr o ejecutar si tiene abierto el libro en el que grab la macro.

Nota: Cuando le reinstalan el Excel, PIERDE sus macros de su libro Personal. Asegrese decopiar todas las macros en un bloc de notas para luego volver a pegarlas en su nuevo libroPersonal. Casos he visto de amigos y amigas que se lamentan de perder las macros queconstruyeron con tanto trabajo

Es bueno que le escriba una buena descripcin, para que, el que abra el libro (o an Ustedmismo despus de algn tiempo), sepa que es lo que hace su macro.

Al dar clic en Aceptar, ver un botn que simula ser el viejo botn Stop de las viejas

grabadoras o reproductoras de audio que usaban Casetes. (Si Usted es de la vieja guardia oveterano/acomo yo, debe de recordarlo). Creo que por asociacin de ideas del colectivo delas personas, fue acertado disear los botones de las macros con los mismos conos:

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En la siguiente imagen ver que se le informa al usuario que Excel est grabando. Fjese debajode donde dice Hoja1.

Usted dir, Pero grabando qu si no estoy haciendo nada? Efectivamente, si no ests haciendonada, pues Excel no graba nada simplemente est esperando que Usted haga algo tal comoseleccionar una celda, escribir algo, etc., para que el grabador de macros traduzca todas lasacciones que realiza en la hoja de clculo, al lenguaje de programacin Visual Basic.Francamente, el desarrollo de funcionalidades como estas, han acercado al usuario comn ycorriente al mundo de la programacin sin ser programadores o Ingenieros de sistemas y por lotanto, como en todas las esferas en donde entra la automatizacin, desplaza mano de obra.... Y

los ingenieros de sistemas tampoco escapan a esta situacin.

Vamos a grabar algo muy simple, que nos servir para ver que es lo que hace Excel. Paraefectos ilustrativos a la macro le he dado el nombre de Alejo. No quiere decir que su macrose llamar Alejo; dele un nombre cualquiera a su macro, -si es que va a hacer el mismoejemplo, que no creo necesario- y tngalo presente.

Voy a hacer la siguiente accin: (Recuerde que debe de estar la opcin Grabando activada).En una hoja de calculo Excel, en la celda A1 que est all sealada en la imagen, voy escribirNombre en la celda B1, Direccin. En la celda A2, colocar el nombre Alejandro, en B2,colocar Calle bsquela con Carrera encuntrelay, no mas.

Cuando termine de hacer estas cuatro cosas, oprimir le botn Stop: lo cual sehace para hacer que la macro NO GRABE MS, es decir, se detenga.

Despus de haber realizado lo anterior, vamos por el men Herramientas Macro Macros, yen la ventana que aparecer, seleccionamos con el puntero del ratn el nombre de nuestramacro que esta dentro del cuadro de macros, (el alejo que aqu en la grfica est en colorazul, ese es el que debe seleccionar) NO el que est debajo deNombre de la macro.

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Seleccione la macro de prueba (que en mi caso se llama Alejo) y haga clic en el botnModificar. Al hacerlo, llegar DIRECTO al editor de Visual Basic, (al cual tambin puede llegarcon la combinacin de letras Alt+F11) y se desplegar el cdigo o instrucciones que le indican aExcel como hacer esas cuatro cositas:

Puede ver que Excel, dado que es una aplicacin hecha por una casa de software de losEstados Unidos, pues escribe el cdigo en ingls, lo cual hace que para ellos (Los que hablaningls) sea ms fcil. Si comprende un poco de ingls igualmente comprender mejor todo loque escribe automticamente el grabador de macros de Excel, sino, no se preocupe que no esnada del otro mucho, el asunto sigue siendo fcil. Siga leyendo:

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Esto es lo que puso el grabador de macros por las acciones ejecutadas:

Sub Alejo()'' Alejo Macro' Macro grabada el 10/04/2009 por Alejandro Quiceno'Range("A1").SelectActiveCell.FormulaR1C1 = "nombre"Range ("B1").SelectActiveCell.FormulaR1C1 = "direccin"Range("A2").SelectActiveCell.FormulaR1C1 = "Alejandro"Range("B2").SelectActiveCell.FormulaR1C1 = "Calle bsquela con carrera encuentrela"

End Sub

Rangeno es nada difcil, significa Rango y un rango en Excel NOse refiere a jerarqua como tal, ni

a categora ni asituacin social elevada; no obstante, la definicin mas acertada es aquella que nosdice que Rango es una categora definida por un lmite superior e inferior. En lenguaje de Macros, mspropiamente se refiere a la celda o rango de celdas que se indica dentro de los parntesis. En estecaso, el Rango de la celda A1, que es la casilla o celda de la columna A que se encuentra con la fila 1.

Range(A1) esta seguida de la palabra Select, todo unido se refiere a Seleccionar el rango A1.En otras palabras Seleccione la Celda A1.

ActiveCell.FormulaR1C1 = nombreindica que en la celda seleccionada, la A1, que ahora es laCelda Activa (ActiveCell)tendr el atributo Formula en este caso la formula simplemente es iguala la palabranombre.

Puede ver que las dems cosas que realic, Excel las traduce de la misma manera. Ahora, si guardo ellibro y voy a Herramientas MacroMacros, escojo mi macro alejo y le doy clic a ejecutar, esto serealizar casi que a velocidad de la luz.

Pasos para grabar una macro con el grabador de macros en Excel 2007:

2) (En Excel 2007 la cosa por supuesto tiene que ser ms sencilla).

En la ficha programador, que ya sabe como llegar a ella en caso de que no vea la fichaprogramador, haces clic en el botn Grabar Macro

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Mas concretamente, el botn est debajo de la palabra Insertar:

Al hacer clic saldr la misma ventana de Excel 2003 que se refiere a ponerle el nombre a lamacro, la descripcin, etc., al aceptar y continuar NO ver el botn flotante de stop que se veen Excel 2003, pero si lo ver en la parte inferior de Excel, as como tambin, en lugar degrabar macro, ahora dice Detener grabacin.

Del resto, la cosa es bsicamente la misma. Excel 2007 reemplaz muchos comandos que selean en los mens, por Iconos ms vistosos y elegantes, y por lo tanto es mucho msIntuitivo que el men del Excel anterior.

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La importancia de organizar la informacin en base de datos

Este es un punto que si no lo tiene claro, conviene tratarlo un poco.

Un listado o informe que genera un programa de computo, en el cual por supuesto hay informacin quenos interesa y que es una muy buena fuente de informacin, sobre todo porque constituye una

evidencia Valida y suficiente, prueba reina y veraz de que la informacin se est tomando Fielmentede la contabilidad o cualquier otro sistema de control o gestin, puede que sea una muy buena BASE deinformacin, pero todava dista -mucho o poco- de ser una BASE DE DATOS, por la razn de que parauna base de informacin ser una base de datos debe cumplir con ciertas caractersticas de las cualesadolecen los listados o informes que genera un sistema.

Una base de datos, (esta definicin es para que Usted se aproxime al concepto como tal), no es msque una relacin de informacin la cual tiene los datos ordenados en filas, y las caractersticas de esosdatos se organizan en columnas, o viceversa, Datos ordenados en columnas y las caractersticas deesos datos en filas. La base de datos ante todo RESPETA el ordenamiento establecido en estas filas ycolumnas.

La siguiente es la definicin de Wikipedia, la enciclopedia gratis de Internet: Unabase de datos o

banco de datos es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenadossistemticamente para su posterior uso. En este sentido, una biblioteca puede considerarse una base dedatos compuesta en su mayora por documentos y textos impresos en papel e indexados para suconsulta.

Por ejemplo, Si en una primera columna vamos a apilar nombres, estos se colocarn uno detrs deotro, hacia abajo, por filas, en la misma primera columna. El apellido ir en la segunda columna y serel apellido correspondiente a cada nombre, y tambin, se ir apilando uno debajo de otro. Una terceracolumna podr contener la direccin, y todos los datos relacionados con cada nombre, tal como numerode identificacin, telfono, etc. Una imagen le ayudar a identificar mejor La diferencia entre un listadode terceros y una base de datos de terceros:

Este es un listado de terceros:

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Y este puede ser un ejemplo de una base de datos de terceros:

Como puede ver, la diferencia salta a la vista. El problema del listado exportado a Excel es que losencabezados del listado salen en cada pgina del listado, los cuales tambin quedan en Excel y comopuede ver, para efectos de trabajar la informacin en Excel son basura, pues no agregan valor almomento de hacer operaciones con rangos de fila o de columna. Otro problema es el campo ciudad,que est en un rengln intermedio y no est alineado en la misma fila de cada tercero.

Cuando Usted tiene la informacin en forma de base de datos, puede maximizar el potencial de Excel.Puede relacionar la informacin fcilmente y crear en segundos informes que le dan un muy buen valoragregado.

Sin embargo, para dar cumplimiento con la ley de aquello de Cifras fielmente tomadas.etc. es buenotener ambas fuentes, la base de informacin y la misma convertida a base de datos. De esta manera sepuede demostrar que los datos no selos ha inventado con Excel, y que fueron tomados de un sistemaen cierto momento, como queda registrado en su encabezado, fecha y hora.

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Tcnicas y funciones de Excel ms utilizadas en la depuracin de archivos planos

En este apartado se mostrarn algunas de las tcnicas, o trucos o maneras que se suelen utilizar y quevienen en nuestra ayuda, no solo para depurar los archivos planos sino en el manejo en general deExcel. Interesa ilustrarlas ya que estas tcnicas se pueden grabar en una macro, con lo cual se puedenrealizar todava mucho mas rpido.

Buscar y Reemplazar

Esta tcnica es una de mis favoritas, ya que con una sola instruccin nos puede hacer un arreglo (odesarreglo, esto hay que tenerlo muy claro, por venir de redentor puedes salir crucificado) que de otramanera nos tardara muchsimo tiempo, adems la posibilidad de error humano se reduce casi a cero situvieras que corregir las cosas manualmente.

Por lo general esta tcnica de buscar y reemplazar se usa para hacer correcciones ortogrficas, o queuna palabra nos la cambie por otra, o la coloque con una mayscula o cosas as. Pero lo que a vecesno se tiene en cuenta, o se pierde de vista es que el cambio del buscar y reemplazar tambin tieneefecto en las celdas que contienen frmulas, con lo cual, la sintaxis de las formulas tambin sonsusceptibles de ser cambiadas, y si usted no tiene esto presente, sus formulas que en alguna parte

coincidan con la palabra que usted esta buscando y reemplazando, tambin se le cambiarn, y comoconsecuencia, prcticamente se le daarn las mismas, y usted se estar preguntando que rayos fue loque pas, y si est en uno de esos momentos en donde (como cosa rara) no se puede dar el lujo deperder tiempo y lo que est haciendo es Urgente, lo mas seguro es que montar en ira contra el Excel,quizs golpee su computador, etc..toda una pelcula.

Comprobmoslo: Aqu tenemos una formula que hemos hecho a propsito y que est direccionadahacia otra hoja que coincidencialmente ser la palabra que modificaremos con la tcnica de buscar yreemplazar: Fjese que la Celda B4 contiene una formula que contiene la palabra enero,

La cual coincide con la palabra eneroque est en la celda B3

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Si hacemos el buscar y reemplazar, (tecla control+b) de enero por febrero, ocurrir (en Excel 2007) queExcel intentar actualizar valores, est buscando la hoja que contiene febrero, como no la encuentra,despliega el explorador y le pide a usted que lo haga. Si da cancelar, se le reemplazar el valor de B3que dice eneropor febrero, pero se le daar la formula:

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Si hay muchas mas coincidencias de este tipo, ya puede ver como se le pueden desbaratar lasformulas.

Por otra parte, puede darse perfectamente cuenta que una vez conocida esta situacin, ya puede sabercomo utilizarla a su favor, y es reemplazando con la correspondiente alevosa y premeditacin lasformulas que necesita que efectivamente se direccionen a la hoja febrero, marzo, abril, etc.

Ahora observemos que pasa en Excel 2003, ya que esto lo hemos probado en Excel 2007, como podrdarse cuenta por las imgenes:

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Miremos como es la situacin en Excel 2003:

Pasa exactamente lo mismo. Ya sabe pues, lo que puede pasar si no sabe esto, y como lo puedeexplotar conocindolo.

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Otro caso en el que se suele usar el Buscar y Reemplazar:

El buscar y reemplazar lo utilizo en algunas ocasiones en las cuales las celdas que contienen valoresque estn como tipo texto se resisten a convertirse en un nmero como tal, (esto se puede

comprobar porque aunque se ven como nmeros, Excel no puede hacer clculos con ellos, pues no sondatos numricos, son datos tipo texto. Una prueba es que Excel alinea por defecto los textos a laizquierda y los numricos a la derecha, tambin, marca la celda en su esquina con una pequeamarquita de un color y siacerca el ratn, ver que se despliega un comentario automtico, el cual ledice que el valor se ve como numero pero que para Excel no lo es puesto que esta precedido de unapostrofo o de un espacio)pues los separadores de decimal y de miles no estn en consistencia con laconfiguracin regional del teclado de su mquina. Lo que hago es sealar el rango que contiene elnmero en forma de texto y le reemplazo el separador de miles por nada (es decir, en la parte delcuadro de dialogo que dice reemplazar por, no coloco ninguna cosa) y luego procedo a reemplazar elseparador decimal por el que maneja mi computadora. Esto debera servir para solucionar el problema,sin embargo algunas veces no es suficiente, por lo cual termino de darle un tratamiento con base en laformula =Valor() escrita en una columna adyacente, que convierte los nmeros que estn como textoen valor, y all si, definitivamente quedan convertidos.

Excel tiene algunos otros recursos que nos colaboran con este impase: Resulta que al abrir archivosplanos con Excel, Excel automticamente nos trae un Asistente o Wizard que nos orienta con laconversin del archivo plano a Excel.

Muchos archivos tienen los campos separados por algn carcter especial, tal como una coma, unespacio, tabulacin, etc., hay muchos tipos. Si coincide con uno de estos, pues facilitar mucho eltrabajarlos, pues una de las cosas mas dispendiosas de acomodar o corregir en el archivo plano sonesas columnas que nos parten los datos, ya sean datos de texto o datos numricos, datos de fecha,etc., con lo cual una parte del dato queda en una columna y la otra parte del dato queda en otracolumna. Para que me entienda ms claramente: un valor numrico demasiado grande puede quedardividido entre dos columnas, luego viene el problema de tener que unir los dos fragmentos de nmeroen una sola celda, para poder trabajarlos con Excel

Pues bien, al llegar a ese paso, si Usted tiene clara cual es la configuracin regional de su teclado paralos nmeros en cuanto a los separadores de miles y separadores de decimal, es probable que no tengaproblemas, y Excel, con el asistente le solucionar el problema.

Si no sabe cual es la configuracin regional de su teclado vaya por Panel de control y verifquela.Personalmente uso Espaol (Espaa tradicional), y las macros que se suministran con este trabajomanejan los valores teniendo en cuenta esta caracterstica. Si su computador no tiene estaconfiguracin es probable que cuando ejecute las macros, en donde halla valores queden errores yExcel mostrar un tipo de error #VALUE!

A continuacin estn las imgenes del panel de control para el Windows Vista: de tal manera que lesirva de orientacin. En Windows XP y los dems, llega a esta opcin por panel de control

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Corrigiendo los nmeros que parecen nmeros pero que son texto, en nmeros aceptadoscomo nmeros para Excel con la herramienta Buscar y Reemplazar.

Dando alcance al apartado anterior, este error es uno de los que mas te pueden ofuscar, si no conocesbien que es lo que sucede.Cuando abres un archivo plano (un archivo plano es un archivo que no tiene formato) con Excel, y ya

has usado el asistente para importar texto y ya lo tienes en Excel, probablemente tienes la situacinque se observa en esta grfica:

Excel justifica por defecto los datos segn el tipo que se trate; tenga en cuenta que Excel justifica a laizquierda (justifica, esto es ALINEA) todos los datos de tipo TEXTO. En este caso est justificando comotexto los valores que deberan ser numricos. Y esta verdad, encima la puedo comprobar, porque Excelno puede sumar ambos nmeros. Esta es la razn del porqu la seleccion en la grfica, para queUsted tambin constate que Excel no la puede sumar, solo la puede CONTAR, por eso nos indica en laparte inferior Recuento:2

Como arreglo estos valores con el buscar y reemplazar:Primero, me entero de cual es la configuracin numrica que mi teclado utiliza para separador de milesy de decimales. En mi caso, el separador de miles ES UN PUNTO, y el separador de decimales es UNACOMA. O sea, si se fija, se dar cuenta que es TODO lo contrario a como est el numero en el archivoplano que acab de abrir. Entonces, para arreglarlo, lo que hago es, 1) Seleccionar las columnas quetienen los datos numricos. En este caso, las columnas Saldo anterior, Dbitos, Crditos y Saldo Final.Las Selecciono as:

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Luego, con estas columnas seleccionadas, vas por la ficha INICIO, grupo Seleccionar, y escogemos el

cono es decir, hacemos clic all.

Veremos que se despliegan unas opciones, y haremos clic en Reemplazar, como se ve en la figura dela siguiente hoja:

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Al hacer clic all, nos saldr el cuadro de dialogo:

Aqu, en Buscar, colocaremos una coma , y en reemplazar, no pondremos nada, as:

Le damos clic a Reemplazar todos. Esto es lo que suceder:

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Luego volvemos a la misma opcin y reemplazamos los puntos por comas:

Le damos Aceptar, y Cerrar. Por ultimo, teniendo las columnas AUN seleccionadas, hacemos clic con elbotn derecho y en el men contextual, emergente que aparece, damos clic en formato de celdas, as:

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Le pones formato numrico:

Y por fin, los datos quedan numricos, (te dars cuenta que Excel los justifica o alinea a la derecha) dela manera que se puedan hacer clculos y operaciones en Excel, y ahora si, se puede ver que Excel lossuma:

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Por supuesto, esta accin se puede grabar en una macro, mas adelante se volver a tocar este tema.

NOTA:Le recomiendo, que cuando abra el archivo plano, las columnas que contienen nmeros les coloqueTIPO TEXTO, y haga la operacin que se le acaba de explicar. De esta manera evitar que EXCELMALINTERPRETE los nmeros, pues si el archivo plano tiene el separador de miles en COMAS, y tuconfiguracin numrica en puntos, es posible que nmeros muy grandes quedan como nmeros muchoms pequeos. Una situacin que a veces el asistente para importar archivos planos no puede

solucionar al aplicar la opcin Avanzado: Estos dolores de cabeza son ms frecuentes en los archivosplanos relacionados con el Kardex, en donde cambian las reglas, los separadores de miles no son comassino puntos. Hay que analizar bien la situacin y eliminar los separadores de miles ya sean comas opuntos y los separadores decimales colocar el tipo que maneje nuestra computadora.Sin embargo, si conoce bien el archivo plano, puede aprovechar la opcin Configuracin avanzada ycolocar los separadores COMO SE VEN EN EL ARCHIVO PLANO. Excel los acomodar de la manera enque l los usa:

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Ir a Especial - Celdas en blancoEsta opcin si que es otra de mis favoritas, y aqu le voy a explicar un truco que aprend en Internetcon el cual Usted (si no la conoce) tambin se volver fantico de esta opcin.

Siguiendo con la grfica anterior del archivo plano, podemos ver que algunos archivos planos, colocanla lnea de los valores un rengln por debajo de la cuenta y la descripcin, de tal manera que, queda unespacio en blanco, como se ve en la seleccin de la imagen, y as sucesivamente con todas las lneas.Ninguna cuenta tiene al frente en su mismo rengln su saldo inicial, debito, crdito y saldo final, sinoque estos valores estn un rengln por debajo.

Entonces seria DESEABLE que en el espacio en blanco, estuviera la cuenta, de tal manera que luegonos quedamos solo con todos los valores de Saldo inicial, debito, crdito y Saldo final, y desecharamoslos dems.

Por el momento le voy a explicar como rellenar el espacio que esta en blanco, con los datos que estnarriba de l. En primer lugar, vaya hasta la ltima parte inferior del archivo plano, tal como se ve en la

siguiente figura:

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Seleccione las dos celdas A rellenar.

Teniendo seleccionadas estas celdas, oprima al mismo tiempo las teclas Control + Shitf de su teclado(Shitf es la tecla que esta encimita del botn Control de la izquierda, que sirve para hacer unamayscula). Cuando las tenga OPRIMIDAS, oprima TAMBIEN (sin soltar control + shitf) la tecla INICIO.

OCURRIR que se le seleccionar todo el rango EN DONDE ESTAN IMPLCITOS los renglones quepretendemos rellenar, Tal como se ve en la grfica.

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Despus, vaya nuevamente por la ficha INICIO y seleccione de nuevo el cono de los binculos, este:

cuando se despliegue la lista, escoja IR A ESPECIAL, llegar a esta grfica:

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Listo. Active Celdas en Blanco, dele clic a Aceptar.

Si lo hace bien, ocurrir esto:

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Fjese que las celdas en blanco QUEDARON ESCOGIDAS.Ahora siga estas instrucciones: Asegrese de que el formato de la celda es general. Si est en texto, nose lograr el relleno de celdas correctamente. Ahora oprima la tecla + (es decir, oprima la tecla MAS +de su teclado). Luego del grupo de flechas de su teclado, oprima la flecha que apunta hacia arriba .Luego d control + enter AL MISMO TIEMPO. No se debe dar solo enter Debe de dar Control + enter.Si lo hace bien, en las celdas en blanco quedar metida una formula, la cual referencia la celda dearriba. Si lo hace bien, ha debido quedarle as:

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Como ver, RELLENA de una sola vez, todas las celdas en blanco con la informacin que estinmediatamente arriba. Ahora, solo necesita seleccionar la columna A hasta la B, y la copia y la pega allmismo, con la opcin pegado especial, solo valores. As:

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As, desbaratar la formula que introdujo en las celdas en blanco, y le quedaran datos.

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Que hacer cuando esta tcnica de rellenar celdas no funciona

Esta opcin anteriormente descrita es buena, pero cuando los archivos a rellenar son demasiadograndes o en los espacios en blanco pues no estn en blanco, (tenga en cuenta que el hecho de que nose vean datos no siempre quiere decir que no halla nada) Excel le dir: No hay suficientes recursos, opuede que lo rellene con un error, o puede que rellene un espacio.en blanco.

Tambin es posible que en la celda exista un dato del tipo que se ingresa cuando el usuario solo oprimela barra espaciadora del teclado de su computador o varios espacios, entonces, Excel lgicamentedetecta ese carcter de barra espaciadora y lo rellena y por lo tanto aunque ejecute la accin de copiar,no cumple el efecto que queremos.

En ese caso, se tendrn que rellenar las celdas con una macro que seleccione la celda que queremoscopiar, pasarse a la celda vaca y pegar la informacin de la celda arriba en la celda o celdas en blanco.

Una macro que haga esa funcin es muy sencilla y voy a aprovechar el tema para que aprenda comometer esa macro en su computadora:

En primer lugar, en un libro nuevo, dentro de las fichas del men de Excel, que le muestro a

continuacin,

Seleccione la ficha Programador, (si no la ve, psese a la seccin de macros para que sepa como sacarla ficha) es decir, esta:

Ha

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