Eventdossier "Fire Day's"

0

Femke Migneau

“Bachelor in het

communicatiemanagement”

Academiejaar 2013-2014

FIRE DAYS

EVENT-COMMUNICATIE: EVENTRAPPORT

Arteveldehogeschool | Hoogpoort 15 | 9000 Gent

Bachelorproef ‘Fire Days’ – Arteveldehogeschool – Femke Migneau

1

INHOUDSOPGAVE INHOUDSOPGAVE ...................................................................................................................................... 1

LIJST VAN FIGUREN .................................................................................................................................... 3

BRIEFING OPDRACHTGEVER ...................................................................................................................... 4

DEBRIEFING ............................................................................................................................................... 4

RANDVOORWAARDEN .................................................................................................................................. 6

CREATIEF CONCEPT .................................................................................................................................... 6

PLAN VAN AANPAK ................................................................................................................................... 7

ACTIEPUNTENLIJST .................................................................................................................................... 8

PRIORITERING ............................................................................................................................................ 9

SELECTIE TOELEVERANCIERS ........................................................................................................................... 9

Locatie ............................................................................................................................................... 9

Catering / Drank .............................................................................................................................. 10

Entertainment: Vuurspektakel ......................................................................................................... 12

Techniek .......................................................................................................................................... 13

Decoratie ......................................................................................................................................... 13

Deelnemers ...................................................................................................................................... 14

Experts ............................................................................................................................................. 14

Verzekeringen / subsidies / Vergunningen / Sponsors ...................................................................... 14

Communicatie .................................................................................................................................. 15

Personeel ......................................................................................................................................... 16

HAALBAARHEIDS- EN RISICO-ANALYSE .................................................................................................... 17

COMMUNICATIEVE ONDERSTEUNING VAN HET EVENEMENT ................................................................. 19

HET EVENT BEKEND MAKEN ......................................................................................................................... 19

COMMUNICATIE TIJDENS HET EVENT .............................................................................................................. 21

COMMUNICATIE MET DE LEVERANCIERS VAN VANASSCHE: .................................................................................. 21

COMMUNICATIE MET DE TOELEVERANCIERS VAN HET EVENEMENT ........................................................................ 22

COMMUNICATIE NA HET EVENEMENT ............................................................................................................. 22

INDICATIEVE BEGROTING ........................................................................................................................ 22

STRUCTUUR VAN HET PROJECT ............................................................................................................... 22

PLANNING OPSTELLEN ................................................................................................................................ 22

UITNODIGINGEN- EN DEELNEMERSTRAJECT ..................................................................................................... 23

Stap 1: Database ............................................................................................................................. 23

Stap 2: Uitnodigingentraject ............................................................................................................ 23

Stap 3: Deelnemerstraject ................................................................................................................ 26

Stap 4: Aftersales ............................................................................................................................. 26

UITVOERING VAN HET PROJECT .............................................................................................................. 28

TECHNISCH DRAAIBOEK ............................................................................................................................... 28

Draaiboek voorafgaand aan het event ............................................................................................. 28

OPBOUW ......................................................................................................................................... 29

EVENTSHEET .................................................................................................................................... 30


2

afbouw ............................................................................................................................................ 33

REFERENTIELIJST ...................................................................................................................................... 34

REFERENTIELIJST – PERSOONLIJKE COMMUNICATIE .............................................................................. 35

BIJLAGE .................................................................................................................................................... 36

ZAALPLAN ............................................................................................................................................... 36

TENTEN - VANNIEUWENHUYZE .................................................................................................................... 37

CATERING ............................................................................................................................................... 40

Mini lucifers van mora – Spuntini ..................................................................................................... 40

Welkomstdrankje ’T pompierke - Nevejan ........................................................................................ 40

Luciferbier – de bierschuur ............................................................................................................... 41

Wijnen – wijnhandel Vanassche ....................................................................................................... 41

overige dranken – drankenservice rudy ampe .................................................................................. 42

Gebak – Ranson Cannière ................................................................................................................ 42

lunch – Traiteur Watteyne ............................................................................................................... 42

Crewcatering – broodje-epress......................................................................................................... 43

ijs – distri-ice .................................................................................................................................... 44

ENTERTAINMENT ...................................................................................................................................... 45

Vuurspuwer ..................................................................................................................................... 45

Brandend logo – vuurkunst Annemarie ............................................................................................ 46

TECHNIEK ................................................................................................................................................ 47

muziekinstallatie – Arnout ............................................................................................................... 47

DECORATIE/AANKLEDING - FEMAT ................................................................................................................ 47

zweedse vuurblokken – decoaction .................................................................................................. 52

BADGES DEELNEMERS – BADGEHOUDER.NL ..................................................................................................... 53

HOTEL EXPERTS – PARKHOTEL IZEGEM ........................................................................................................... 54

VERZEKERINGEN/SUBSIDIES/VERGUNNINGEN .................................................................................................. 55

Vecta-garantiefonds ........................................................................................................................ 55

Sabam ............................................................................................................................................. 55

COMMUNICATIE ....................................................................................................................................... 56

drukwerk – flyer.be .......................................................................................................................... 56

advertentie in de vaktijdschriften ..................................................................................................... 57 De brandweerman .................................................................................................................................................57 Le sapeur-pompier belge .......................................................................................................................................59 Fire forum magazine ..............................................................................................................................................60

website fire days – wix.com ............................................................................................................. 62

PERSONEEL .............................................................................................................................................. 63

rood jersey kleedje van kiomi – zalando ........................................................................................... 63

bedankje personeel Vanassche – pascogifts ..................................................................................... 63

BEGROTING.......................................................................................................................................... 64

UITNODIGING .......................................................................................................................................... 70

REMINDER E-MAIL .................................................................................................................................... 71

nederlandstalig ................................................................................................................................ 71

franstalig ......................................................................................................................................... 72

LEVERANCIERS .......................................................................................................................................... 73

e-mail Engelstalig ............................................................................................................................ 73

replyform op de website van fire days .............................................................................................. 74

3

LIJST VAN FIGUREN FIGUUR 1: LOGO INTERSCHUTZ .......................................................................................................................... 4

FIGUUR 2: BEDRIJFSTEREIN VAN VANASSCHE FFE ................................................................................................... 4

FIGUUR 3: LOGO FOD BINNENLANDSE ZAKEN ....................................................................................................... 5

FIGUUR 4: LOGO FIREDAYS ............................................................................................................................... 6

FIGUUR 5: VOORBEELD WITTE KADERTENT ......................................................................................................... 10

FIGUUR 6: MARNICK WATTEYNE AAN HET WERK. ................................................................................................. 10

FIGUUR 7: MINI LUCIFERS VAN MORA .............................................................................................................. 11

FIGUUR 8: LUCIFERBIER .................................................................................................................................. 11

FIGUUR 9: APERITIEFDRANK ’T POMPIERKE ......................................................................................................... 11

FIGUUR 10: VUURSPUWER AAN HET WERK ......................................................................................................... 12

FIGUUR 11: EEN PROJECT VAN VUURKUNSTENARES ANNEMARIE ............................................................................. 12

FIGUUR 12: DE FIESTA LEDBAR DIE OOK IN DE TENT VAN VANASSCHE ZAL GEPLAATST WORDEN ....................................... 13

FIGUUR 13: ROOD JERSEY KLEEDJE VAN ZALANDO ................................................................................................ 16

FIGUUR 14: DE SCHORT VOOR DE WERKNEMERS .................................................................................................. 16

FIGUUR 15: EEN EDITIE VAN DE BRANDWEERMAN ................................................................................................ 19

FIGUUR 16: EEN EDITIE VAN 'LE SAPEUR-POMPIER BELGE' ...................................................................................... 19

FIGUUR 17: VOORBEELD HOE DE INSCHRIJFPAGINA VOOR DE LEVERANCIERS OP DE WEBSITE ER KAN UITZIEN ……………………..21

FIGUUR 18: E-MAIL NAAR DE LEVERANCIERS ....................................................................................................... 21

FIGUUR 19: HET UITNODIGINENTRAJECT ............................................................................................................ 23

FIGUUR 20: VOORZIJDE UITNODIGING ............................................................................................................... 24

FIGUUR 21: ACHTERZIJDE UITNODIGING ............................................................................................................ 24

FIGUUR 22: VOORBEELD VAN DE AANMELDINGSMAIL ........................................................................................... 25

FIGUUR 23: ZAALPLAN ................................................................................................................................... 36

FIGUUR 24: VOORZIJDE UITNODIGING ............................................................................................................... 70

FIGUUR 25: ACHTERZIJDE UITNODIGING ............................................................................................................. 70

FIGUUR 26: VOORBEELD AANMELDING .............................................................................................................. 71

FIGUUR 27: AANMELDING FRANSTALIG ............................................................................................................. 72

FIGUUR 28: MAIL LEVERANCIERS ( ENGELSTALIG) ................................................................................................. 73

FIGUUR 29: VOORBEELD INSCHRIJVINGSFORMULIER LEVERANCIERS OP DE WEBSITE ...................................................... 74


4

BRIEFING OPDRACHTGEVER

DEBRIEFING

TYPE EVENEMENT: BEURS / PRODUCTVOORSTELLING

De concrete vraag van de organisatie bestaat erin om een opvolgingsevent te organiseren naar

aanleiding van Interschutz Rote Hahn 2015. Interschutz is een vakbeurs die elke 5 jaar

plaatsvindt in Duitsland. In 2015 is de gaststad Hannover. De beurs vindt plaats van 8 tot en met

13 juni. (Vanassche, 2013, 15 september – persoonlijke communicatie)

Weinig Belgische brandweerlieden maken de verplaatsing om Intershutz te bezoeken wegens te

hoge kosten. Omdat Intershutz de belangrijkste Europese beurs is in het vakgebied van brand-

en reddingsmateriaal wil Vanassche de brandweerlieden, die de trip niet kunnen of willen

maken, helpen door de nieuwe producten die door de leveranciers op Interschutz worden

voorgesteld naar België te halen. De producten worden dan exclusief voorgesteld aan het

klanten. Op die manier wil het de bestaande connecties met de klanten nog versterken en de

klanten de mogelijkheid geven om uitgebreid en met de nodige experts ter plaatse de

producten te testen. (Vanassche, 2013, 15 september – persoonlijke communicatie)

LOCATIE

De locatie mag vrij gekozen worden. Toch gaat de voorkeur uit naar het bedrijventerrein van

Vanassche zelf omdat een deel van het personeel aanwezig moet zijn maar tussendoor nog de

mogelijkheid moet hebben om enkele lopende of dringende zaken af te werken in de burelen.

De site omvat enkele grote parkings waar ruimte is om bijvoorbeeld een tent te plaatsen.

Organiseer een event in navolging

van ‘Interschutz’, waar de nieuwe

producten van onze leveranciers

exclusief aan het klantenbestand

wordt voorgesteld.

Figuur 1: Logo Interschutz (z.j.). Geraadpleegd op 18 januari 2014 via

http://upload.wikimedia.org/wikipedia/de/8/85/Interschutz_logo.svg

Figuur 2: Bedrijfsterein van Vanassche FFE (z.j.). Geraadpleegd op 20 september 2013 via

http://www.hulste.info/BEDRIJVEN/afbeeldingen/vanasschecompleet_w520.jpg

http://upload.wikimedia.org/wikipedia/de/8/85/Interschutz_logo.svg


5

De laatste jaren is er een evolutie aan de

gang bij de brandweerkorpsen. De officieren

zijn nu meestal beroepsbrandweer en niet

langer vrijwillige brandweerman. Ze komen

dan ook liever tijdens de werkuren. Op

vrijdag vertrekken ze meestal iets vroeger

naar huis. (Vanassche, 2013, 15 september –

persoonlijke communicatie)

DATUM

Het evenement moet snel na de eigenlijke Interschutzbeurs plaatsvinden. De leveranciers

moeten de producten die ze er voorstelden opsturen naar Vanassche. Omdat het over

meerdere internationale leveranciers gaat, is het belangrijk dat dit onmiddellijk na Intershutz

gebeurd. Het moet ook snel omdat het toch een opvolgingsevenement is, het moeten geen

vijgen na Pasen zijn. Je stelt ook geen nieuwe auto voor als hij een halfjaar eerder op het

autosalon stond. (Vanassche, 2013, 15 september – persoonlijke communicatie)

2 weken na Intershutz

Meerdaags evenement. Om een optimale ervaring aan de klanten te geven, wil

Vanassche werken in kleinere groepen. Het aantal deelnemers moet min of meer 25

personen per dag zijn. Vier dagen

in totaal.

Tijdens de week, niet op vrijdag

DOELSTELLINGEN

Sales genereren ( L.T.)

Persoonlijke relatie met de klanten verbeteren

Drive voor kwaliteit en innovatie illustreren

DOELGROEP

Alle brandweerkorpsen van België

FOD Binnenlandse zaken

Bedrijven met een eigen brandweerdienst

Arcelor Mittal, Audi Vorst, Umicore, P&O

North Sea Ferries LTD e.a.

BUDGET

Max. 75.000€

Figuur 3: Logo FOD Binnenlandse zaken (z.j.).

Geraadpleegd op 25 januari 2014 via

http://www.lemento.com/portfolio/ibz_logo_860x2

40.jpg


6

RANDVOORWAARDEN

Vanassche is actief in beide landsdelen en mikt dus ook op de Franstalige/Waalse

markt.

Het is zeer moeilijk om bij demonstraties en productuitleg telkens te vertalen daarom

wil Vanassche een apart event voorzien voor de Vlaamse en Waalse markt. Twee dagen

voor de Vlamingen, twee dagen voor de Walen.

Tussen de twee evenementen moet voldoende, ongeveer één week, tijd zitten zodat

eventuele aanvragen en gegevens al kunnen verwerkt worden. Zo wordt chaos na de

beide events vermeden.

Zoveel mogelijk personeel van Vanassche inzetten, bijvoorbeeld voor bediening.

Wijnen, mousserende wijnen en Champagne moeten aangekocht worden bij wijnhandel

Ward Vanassche. Verder ook voorkeur voor de vaste toeleveranciers van Vanassche.

(Vanassche, 2013, 15 september – persoonlijke communicatie)

CREATIEF CONCEPT

Figuur 4: Logo Firedays ( eigen ontwerp)

WAT IS FIRE DAYS?

De Vanassche ‘Fire Days’ is een beurs waar de vaste partners van Vanassche hun nieuwe

producten aan de Belgische klanten komen voorstellen.

Voor het concept koos ik één centraal thema: VUUR.

Vuur staat centraal in de relatie tussen Vanassche en de klanten. Het is wat het bedrijf en de

klanten bindt: Fire Fighting. Beiden gaan de strijd aan met branden; Vanassche door het

technisch hoogstaande en betrouwbare materiaal te leveren, de brandweermannen leveren de

manschappen.

Vuur is dus waar alles om draait, daarom besloot ik om het op deze beurs daar rond te werken.

Maar er is meer, vuur kan ook erg entertainend zijn. Deze beurs draait in de eerste plaats om

het voorstellen van nieuwe producten aan de hand van demonstraties en de deskundige uitleg

van experts. Omdat dit een vrij serieuze en professionele aangelegenheid is gaan we ook de

entertainende factor van vuur niet onbenut laten. Op het einde van elke beursdag wordt de dag


7

afgesloten met een vuurspektakel. De gasten komen binnen in een aparte donkere ruimte waar

ze opgewacht worden door het logo van Vanassche die letterlijk in vuur en vlam staat, daarna

volgt een vuurshow gebracht door de vuurspuwer. Iemand die net als de brandweermannen

elke dag met vuur bezig is. Zij het dan dat hij het niet in de kiem smoort om mensen te redden,

maar net opwekt om mensen te entertainen. Het is een leuk fiats divers om de om de dag vol

vuur op een ontspannen en luchtige manier af te sluiten. We trekken hiermee de kaart van de

beleveniscommunicatie. Zo herinneren de brandweermannen zich deze dag nog net iets

‘vuriger’.

Er worden verschillende productvoorstellingen en demonstraties georganiseerd in de voor- en

namiddag. De gasten worden in kleine groepjes verdeeld om het contact persoonlijk te houden.

Zo kan iedereen zijn vragen stellen en de productdemonstraties zorgvuldig volgen. In de

namiddag houden we een koffiepauze met een versnapering.

Het concept trekken we door naar zoveel mogelijk aspecten van het evenement.

De communicatie: We kiezen ervoor om met ‘vlammen’ te werken en de rode kleur,

tevens de kleur van de huisstijl van Vanassche. Ook de vlammen komen sowieso al voor

in de huisstijl van Vanassche.

Dresscode van de hostessen

De Catering: Maaltijd die bereidt wordt op de barbecue.

Dranken & hapjes met een link naar vuur

Decor: De tent wordt aangekleed in het wit met rode accenten ( rood tapijt, rode

glazen, rode lampen). Vuurfakkels die de weg naar de ingang aanduiden.

PLAN VAN AANPAK Het gewenste projectresultaat:

Meerdaagse beurs waar de nieuwe producten van de leveranciers van Vanassche worden

voorgesteld aan de klanten. Er moet op voorhand ingeschreven worden. ‘s Middags wordt er

voor alle bezoekers/deelnemers een warme, vurige, maaltijd voorzien. De dag vol

productvoorstellingen en demonstraties wordt afgesloten met een vuurspektakel.

Welke belangrijke beslissingen moeten nog genomen worden?

Een geschikte locatie zoeken

De beursdata vastleggen VL: 24-25 juni WA: 1-2 juli

Zijn er bepaalde no go-momenten?

Te weinig geïnteresseerden ( min. 10)

Te weinig leveranciers kunnen hun producten en experts laten langskomen


8

ACTIEPUNTENLIJST LOCATIE

Zoeken locatie waar 35 à 40 personen kunnen lunchen

Infostandjes kunnen opgesteld worden

Productdemonstraties kunnen gehouden worden [ buitenlocatie / loods; veelvuldig

gebruik van vuur en water mag geen probleem zijn ]

Ruimte waar vuurspektakel kan doorgaan

Moet meerdere dagen beschikbaar zijn! ( 24/25 juni, 1/2 juli)

CATERING

Cateraar zoeken die gerecht wil bereiden op de barbecue voor 35 à 40 personen

Hapjes op de tafels voorzien bij aankomst

Voldoende personeel voorzien voor de bediening aan tafel

Dranken voorzien, link met vuur proberen leggen.

ENTERTAINMENT

Vuurspuwer boeken

offertes aanvragen

Technische voorwaarden bekijken

Brandend logo: offerte aanvragen

TECHNIEK

Beamer om tijdens de lunch productfilmpjes of demonstratiefilmpjes te tonen

Achtergrondmuziek versterker, boxen

Elektriciteit voorzien

DECORATIE

Voldoende tafels en stoelen voor de lunch: grondplan opmaken.

Receptietafels voor de ontvangst en de koffiepauze

Bar / onthaal

Glazen

Kaarsjes voor op de tafels / kaarshouders

Waar mogelijk zorgen voor rode accenten ( kleurthema rood/wit )

Vuurfakkels

DEELNEMERS

Persoon die instaat voor de ontvangst van de deelnemers ( +- 25).

Badges voorzien voor alle deelnemers.

Presentatiemap voor alle deelnemers met daarin onder meer het programma.

EXPERTS

Hotelkamer voorzien / boeken

Document opstellen met wat welke expert nodig heeft + wie demonstraties kan doen

VERZEKERINGEN

Checken welke verzekeringen nodig zijn

SUBSIDIES EN VERGUNNINGEN

Checken indien een vergunning nodig is voor de vuurspuwer.

Sabam aangeven.

SPONSORS: niet van toepassing.


9

COMMUNICATIE: uitnodigingen deelnemers, opvolging deelnemers, uitnodiging

experten en leveranciers, badges, advertenties in vaktijdschriften, de aftersales,

communicatie naar de pers.

PERSONEEL

Bedankje voor het personeel van Vanassche

Rode, sexy, kleedjes voor de hostessen kopen

PRIORITERING

Hoge prioriteit Lage prioriteit

Locatie! TOPPRIORITEIT decoratie Catering Deelnemers Entertainment Experts techniek

SELECTIE TOELEVERANCIERS

Uit de offertes werd een kleine selectie gemaakt die u in bijlage kan terugvinden. Een deel van

de offertes werd ook telefonisch gemaakt of via de website.

LOCATIE

BEDRIJVENTERREIN VANASSCHE: ·Een locatie zoeken waar je zowel kan lunchen als

productdemonstraties houden is erg moeilijk. Die productdemonstraties kunnen bijvoorbeeld

het demonstreren van zware waterpompen zijn. Een grote buitenlocatie is dus een must. De

bedrijventerreinen van Vanassche zijn uiterst geschikt hiervoor. Ze beschikken inmiddels over

een teststation voor zware pompen. Daarnaast beschikken zij ook over opleidingslokalen waar

enkele productdemo’s of uitleg van experts zou kunnen georganiseerd worden op de beursdag.

Er kan ook een loods vrijgemaakt worden waar het vuurspektakel kan doorgaan. Waarover zij

niet beschikken is een grote ruimte waar de lunch kan voorzien worden. Dit kan makkelijk

opgelost worden; op de grote asfaltparking kan een tent geplaatst worden voor de lunch.

(Vanassche, 2013, 15 september – persoonlijke communicatie)

Pluspunt van deze locatie?

Terugkoppeling naar de missie en waarden van Vanassche. Door het organiseren van event op

de bedrijfsterreinen zelf en de demo’s onder meer te houden in het testcentrum en de

opleidingslokalen kan Vanassche onbewust nog eens etaleren hoe sterk zij investeren in

innovatie, opleiding en kwaliteit.

Neutraliteit van de locatie?

Deze locatie is geen neutraal terrein maar omdat enkel leveranciers op deze productvoorstelling

afkomen die al exclusief partner zijn van Vanassche is dit geen probleem. Hier worden geen

merken voorgesteld die ook samenwerken met de concurrentie van Vanassche FFE.


10

Figuur 5: Voorbeeld witte kadertent (z.j.).


http://www.tentenvannieuwenhuyze.be/

4all_fotozoom.asp?foto=imgsite/luxekade

rtent2.jpg&h=450&b=600

TENT:

Mogelijke leveranciers: Tenten Vannieuwenhuyze, Tenten

Snoeck.

Vanassche werkt voor andere gelegenheden al samen met

Tenten Vannieuwenhuyze. (Vanassche, 2013, 15 september –


We kozen in samenspraak met de leverancier voor een

luxekadertent, wit, met afmetingen van 30 op 16m. De

betalingsvoorwaarden staan vermeldt in de offerte.

(Dejonckheere, 2014, 21 januari – persoonlijke communicatie)

Ik maakte een zaalplan van de tent op met alle tafels, bar, e.a.

Dit plan kan u terugvinden

in bijlage.

Opmerking: De tent kan geplaatst worden door de firma, mits de huurder 8 helpers voorziet. De

tent kan ook volledig zelf geplaatst worden door de huurder. In samenspraak met Vanassche is

gekozen om de tent volledig te laten plaatsen door de verhuurder zelf. Zo kan het personeel van

Vanassche de eigen activiteiten in deze drukke periode langer verderzetten.


o Website: www.tentenvannieuwenhuyze.be

CATERING / DRANK

CATERING :

Cateraars selecteren die werken met barbecue of speenvarken aan

het spit.

Traiteur Watteyne

o Specialiteit: grillades

o Website: www.traiteurwatteyne.be

Ik koos in samenspraak met Vanassche voor traiteur Watteyne die

gespecialiseerd is in grillades en speenvarken aan het spit. Ik koos

voor het speenvarkentje. Brandweermannen zijn stevig gebouwde

mannen die tegen een stootje kunnen en dus een stevige maaltijd

prefereren. Een bord Vlaamse kost zal geapprecieerd worden.

Opmerking: Een speenvarkentje kan aangekocht worden vanaf 40

personen. Gasten, experten en de directie samen komen op een kleine 40 personen.

(Watteyne, 2014, 19 januari – persoonlijke communicatie)

Figuur 6: Marnick Watteyne aan het

werk. (z.j.). Geraadpleegd op 19 januari

2014 via

http://www.traiteurwatteyne.be/uploa

ds/fotos/marnick.jpg

http://www.tentenvannieuwenhuyze.be/

http://www.traiteurwatteyne.be/


11

WELKOMSTHAPJE RECEPTIE :

Mora: Mini lucifers

o Pikante kleine snack in een bijpassend luciferdoosje,

elke gast krijgt een doosje op de receptie.

o Geleverd door groothandel Spuntini

( Dhosse, 2014, 5 februari – persoonlijke

communicatie)

Website: www.spuntini.be

DRANK:

Welkomstdrankje: Aperitief ’t pompierke

o Verschillende varianten/kleuren

verkrijgbaar, om in het thema te

blijven wordt de rode variant

besteld.

o Geleverd door: Nevejan webshop

Website: www.nevejan.eu

(Aperitief cocktail maison, 2014)

Speciaal Belgisch biertje bij de lunch: Lucifer

o Geleverd door de bierschuur

o Website: www.debierschuur.be

( De bierschuur catalogus, 2014)

Wijnen

o geleverd door Wijnhandel Vanassche

o Website: www.wijnenvanassche.be

( Assortiment, 2014)

Frisdranken + bier: geleverd door Drankenservice Rudy Ampe

( Ampe, 2013, 12 november – persoonlijke communicatie)

GEBAK:

Trio van gebakjes met koffie. Elke beursdag zijn er 3 platen voorzien: boerenrijstaart,

appelfrangipane en Normandische kriekentaart. Uit elke plaat kunnen 40 stukken gesneden

worden. De 2 personeelsleden die de bar bedienen kunnen in de tijd tussen de lunch en de

koffiepauze deze platen versnijden. Die zal op de bar uitgestald worden zodat de deelnemers

zelf hun geprefereerde stukje kunnen nemen. Uiteraard mag men ook van de 3 soorten taart

proeven.

Figuur 7: Mini lucifers van Mora (z.j.).

Geraadpleegd op 4 februari 2014 via

http://www.mora.be/media/NEWS_

02.jpg

Figuur 9: Aperitiefdrank ’t pompierke (z.j.). Geraadpleegd op

5 februari 2014 via

http://nevejan.static.tastetheconcept.com/media/catalog/p

roduct/cache/1/image/500x/bfbbae0f7b44241d93c8a1fedc2

b5942/p/o/pompierke_maison.jpg

Figuur 8: Luciferbier (z.j.). Geraadpleegd op 5 februari

2014 via

http://m.hetanker.be/sites/default/files/ankr_0011_LUCI

FER.jpg

http://www.spuntini.be/

http://www.nevejan.eu/

http://www.debierschuur.be/

http://www.wijnenvanassche.be/


12

Het gebak op plaat worden geleverd door industriële bakkerij Ranson-Cannière. ( Ranson, 2013,

13 november – persoonlijke communicatie)

o Website: www.ranson-canniere.be

CREWCATERING:

De broodjes moeten voor 6 dagen gerekend worden: opbouw, fire days zelf, afbouw.

Broodje-express

o Levert aan huis

o Website: http://www.broodje-express.be/

( Broodjes, 2013)

ENTERTAINMENT: VUURSPEKTAKEL

VUURSPEKTAKEL:

Vuurspuwer

o Website: www.vuurspuwer.be

Omdat we toch een echt vuurspektakel wilden brengen, de

brandweermannen zijn inmiddels wel wat vlammetjes gewend,

zocht ik een vuurspuwer die toch nét dat ietsje meer kan

brengen. Vuurspuwer belooft een totaalspektakel van 25

minuten. De offerte vindt u in de bijlage.

( Vuurspuwer Praktisch, 2013)

BRANDEND LOGO:

Vuurkunst Annemarie

o Website:

http://vuurkunst.net23.net/index.html

Deze vuurkunstenares maakt vuurkunst op maat. Het logo

van Vanassche zal nagemaakt worden in brandbare

materialen. Ook muziek wordt hierbij voorzien.

(Schoonens, 2014, 22 januari – persoonlijke

communicatie)

Figuur 10: Vuurspuwer aan het werk

(z.j.) Geraadpleegd op 10 november

2014 via

http://vuurspuwer.be/index.php?o

ption=com_content&view=article&i

d=7&Itemid=7

Figuur 11: Een project van vuurkunstenares

Annemarie (z.j.). Geraadpleegd op 19 januari

2014 via

https://plus.google.com/u/0/photos/10995800

3276679034520/albums/595402234969667012

9/5954022842897686050?authkey=CI23yLHSm

4DeiAE&pid=5954022842897686050&oid=1099

58003276679034520

http://www.ranson-canniere.be/

http://www.broodje-express.be/

http://www.vuurspuwer.be/

http://vuurkunst.net23.net/index.html


13

TECHNIEK

VERLICHTING:

10 uplighters + 6 sfeerlampen.

De kabels worden gedeeltelijk gehuurd bij de tentenleverancier.


( Femat, 2014)

ELEKTRICITEIT:

Een generator huren is niet nodig, de elektriciteit kan gewoon afgetapt worden van de

bedrijfsgebouwen. Kabels heeft Vanassche zelf ter beschikking. ( Vanassche, 2014, 20 januari –


MUZIEKINSTALLATIE:

De firma Arnout levert een muziekinstallatie en draadloze microfoon om de presentaties vlot te

laten verlopen. Tijdens het diner kan achtergrondmuziek afgespeeld worden. De huurperiode

bedraagt 9 dagen. ( Arnout, 2014, januari 21 – persoonlijke communicatie)

Vanassche zelf heeft projector / laptop om demonstratiefilmpjes tijdens de lunch te

projecteren. ( Vanassche, 2014, 20 januari – persoonlijke communicatie)

WATERVOORZIENING:

Er moet een waterleiding gelegd worden naar de afwastent.

Hiervoor moet geen materiaal voorzien worden, Vanassche beschikt over al het nodige

materiaal. Arbeiders van Vanassche zullen deze leiding aansluiten.(Vanassche, 2014, 20 januari

– persoonlijke communicatie)

DECORATIE

Alle decoratiematerialen en aankledingsmaterialen

worden gehuurd bij Femat uit Izegem. Ik opteerde voor

voornamelijk witte elementen zoals de tafels, stoelen,

verlichte ledbar e.a. met enkele rode accenten. (Femat,

2014) De combinatie wit en rood staat enerzijds voor de

huisstijl van Vanassche die uit dezelfde kleuren bestaat.

Anderzijds staat het rode accent ook voor het vuur.

o Website: www.femat.be

De zweedse vuurblokken, die langs de rode loper worden

geplaatst, worden geleverd door DecoAction.

(Decoaction, 2014)

o Website: www.decoaction.nl

Figuur 12: De fiesta ledbar die ook in de tent van

Vanassche zal geplaatst worden (z.j.).


http://www.femat.be/viepic.asp?picture=rmmfe

est4.jpg

http://www.femat.be/

http://www.decoaction.nl/


14

DEELNEMERS

BADGES:

Standaardbadge met clip.

Elke bezoeker / deelnemer krijgt bij aankomst, omstreeks 9 uur, een congresbadge met daarop

hun naam, titel en bedrijf of brandweerkorps. Badges worden geleverd door een internetbedrijf

badgehouder.nl met bijhorende vellen om de gepersonaliseerde badges op te printen.

(Badgehouder, 2014)

Badges worden geprint met het logo van Fire Days, de naam en voornaam van de gast, titel en

de naam van het korps waarvoor ze werken.

EXPERTS

HOTEL:

Vanassche werkt voor andere gelegenheden samen met het parkhotel in Izegem. Dus kunnen

ook nu de leveranciers en experts daar overnachten. ( Booking parkhotel Izegem, 2013)

MATERIAAL:

De experts / leveranciers worden gecontacteerd om te vragen welk materiaal er moet voorzien

worden om bepaalde demonstraties te laten doorgaan. Dat materiaal moet dan voorzien

worden, evenals een plaats gegeven worden.

De leveranciers worden gecontacteerd per email en daarin doorwezen via een link naar een

pagina op de website, enkel toegankelijk via de toegestuurde link, waarop zij dan kunnen

inschrijven en de nodige informatie betreffende hotel en materiaal doorgeven.

VERZEKERINGEN / SUBSIDIES / VERGUNNINGEN / SPONSORS

Verzekering:

o Eventuele ongevallen vallen onder de verzekering van het bedrijf omdat het op

het bedrijventerrein en in de gebouwen van Vanassche plaatsvindt.

Demonstraties, tests en opleidingen zitten in de huidige verzekering.

o Bijkomende eventverzekering voor het afgelasten van het event:

VECTA-garantiefonds. ( Vecta-garantiefonds, 2014)

Subsidies: Er kunnen geen extra subsidies gekregen worden.

Vergunningen:

o De vuuract vereist geen extra vergunning

o Sabam: voor het afspelen van achtergrondmuziek tijdens het de lunch moet er

sabam betaald worden. ( E-licensing, 2014)

Sponsors: niet van toepassing.


15

COMMUNICATIE

DRUKWERK:

2 beachvlaggen: bedrukt met het Firedayslogo, komen aan de ingang van de tent te

staan. Deze hebben dus ook een functie als wegwijzer.

Presentatiemap: Map die wordt uitgedeeld wanneer de gasten zich aanmelden. De

map bevat de groepsindeling, het programma en extra informatie over de leveranciers

en Vanassche zelf.

Blocnotes: bedrukt met transparant logo van de Fire Days. Zit in de presentatiemap.

Uitnodiging + klanten

Het drukwerk wordt allemaal uitbesteed aan flyer.be. De offerte steekt in bijlage.( Flyer.be,

2014)

ADVERTENTIE IN DE VAKBLADEN:

De brandweerman

Le sapeur-pompier

Fire forum magazine

Voor de drie magazines vroeg ik de plaatsingskosten voor een advertentie op. Deze kan u

terugvinden in bijlage. Er wordt geopteerd voor een advertentie van 1/1 pg, telkens in full color.

Ik kies deze 3 magazines omdat zo bijna een volledige dekking van onze doelgroep krijgen,

zowel in Vlaanderen als Wallonië. Ook na het evenement wordt er geopteerd om in de drie

magazines een advertentie te plaatsen als ‘verslagje’, een soort advertorial over hoe het

evenement verlopen is. De advertenties dienen niet enkel om naambekendheid en buzz rond

het event te creëren, maar kaderen ook in de imagobuilding van het bedrijf. Meer info kan u

vinden bij het volgende hoofdstuk over de ondersteunende communicatie van het evenement.

WEBSITE FIRE DAYS:

Aparte website voor het evenement via wix.com voor 250€. Eenvoudig zelf te maken. ( Wix

upgrade website, 2014)

Wix.com

PERS:

In de aanloop naar de Fire Days moet ook een social media persbericht opgesteld worden met

foto’s en filmpjes. Dit bericht zal uitgestuurd worden naar de pers. Het social media persbericht

zal ook op de website te vinden zijn onder de tab ‘pers’.


16

PERSONEEL

KLEDING HOSTESSEN:

Sexy rood kleedje

o Geleverd door Zalando

o Website: www.Zalando.be

( Zalando, 2014)

BEDANKJE PERSONEEL:

Cadeautje voor alle personeelsleden van Vanassche:

barbecueschort met materiaal ( tang, vork, e.a. ) met het

logo van Fire Days opgedrukt.

o Geleverd door Pascogifts

o Website: www.pascogifts.com

(Pascogifts, 2014)

Figuur 13: Rood jersey kleedje

van Zalando (z.j.).

Geraadpleegd op 7 februari

2014 via

http://www.zalando.be/kiomi-

jerseyjurk-rood-k4421c00d-

302.html

Figuur 14: De schort voor de

werknemers ( z.j.).

Geraadpleegd op 7 februari

2014 via

http://www.pascogifts.com/nl

/promotiemateriaal/promotie

kleding/schorten/barbecuesch

ort-met-keukengerei

http://www.zalando.be/

http://www.pascogifts.com/

17

HAALBAARHEIDS- EN RISICO-ANALYSE

Persoon raakt verbrand bij het vuurspektakel

Bijna zeker

Te verwachten

Mogelijk

Onwaarschijnlijk

Nooit

PREVENTIE-MAATREGELEN

Zeer ernstig X X Veiligheidsperimeters afspannen Kritisch X

Marginaal X

Iemand raakt gewond bij de opbouw/afbraak

Bijna zeker

Te verwachten

Mogelijk Onwaarschijnlijk nooit PREVENTIE-MAATREGELEN

Zeer ernstig X Enkel arbeiders die ervaring hebben met dit soort zaken

Kritisch X Marginaal X

Persoon raakt gewond bij demo

Bijna zeker

Te verwachten

Mogelijk Onwaarschijnlijk Nooit PREVENTIE- MAATREGELEN

Zeer ernstig

X Aanmanen voldoende afstand te houden

Kritisch X Marginaal X

18

Personeel of

gast raakt

gewond door

glasbreuk

Bijna

zeker

Te

verwachten

Mogelijk Onwaarschijnlijk Nooit PREVENTIE-

MAATREGELEN

Zeer ernstig X EHBO

materiaal

voorzien

Kritisch X

Marginaal X

19

COMMUNICATIEVE ONDERSTEUNING

VAN HET EVENEMENT

HET EVENT BEKEND MAKEN

ADVERTENTIE:

Om het event bekend te maken plaats ik in de voorafgaande editie van 3

vakbladen een grote advertentie van 1 volledige pagina. In België zijn er 3

belangrijke brandweermagazines die elk een verschillende doelgroep

bereiken. Door in elk magazine te adverteren bereiken we zo de

volledige doelgroep.

De brandweerman

o Gaat uit van de Vlaamse brandweerfederatie: Brandweer

Vereniging Vlaanderen

o Oplage: 13.500 exemplaren, full color, Nederlandstalig

o Doelgroep: BVV-leden, ministeries, bedrijfsbrandweer

e.a.

o 5 edities per jaar

o Belangrijk voor “Fire Days”: Materiaal moet ingeleverd

worden tegen 8 maart, magazine verschijnt op 19 april.

( Brandweer Vlaanderen, 2013)

Le Sapeur-pompier

o Gaat uit van de Waalse brandweerfederatie: Fédération

Royale des Corps de Sapeurs-pompiers de Belgique – Aile

Francophone et Germanophone

o Oplage: 5800 exemplaren


( Requette, 2014, 27 januari – persoonlijke communicatie)

Fire forum magazine

o Oplage: 12.000 exemplaren waarvan 75%

Nederlandstalig, de overige 25% Franstalig.

o Doelgroep: de federaties, leden van interventieploegen,

officiers van de federale politie, brandweermannen,

openbare besturen e.a.


o Belangrijk voor “Fire Days”: de exacte data voor 2015 zijn nog niet bekend.

De Advertentie moet staan in de editie die eind april verschijnt. De aanvraag

Figuur 15: Een editie van de

Brandweerman (z.j.).

Geraadpleegd op 20 januari

2014 via http://sphotos-

e.ak.fbcdn.net/hphotos-ak-

ash2/t1/s720x720/482705_4

80643931984458_795172087

_n.jpg

Figuur 16: Een editie van 'Le

Sapeur-pompier belge' (z.j.).

Geraadpleegd op 20 januari

2014 via

http://www.frcspb.be/le_sa

peur_pompier_belge.htm


20

daarvoor moet tegen half maart ingediend worden. De drukklare advertentie

tegen het einde van de maand.

( Janssens, 2014, 27 januari – persoonlijke communicatie)

Deze advertenties zijn belangrijk om het event meer naambekendheid en aanzien te geven, ze

kaderen ook in de imagobuilding van het bedrijf.

UITNODIGING:

Naast de advertentie krijgen alle klanten van Vanassche Fire ook een persoonlijke uitnodiging in

de bus. In de uitnodiging wordt doorverwezen naar de website van Fire Days om in te schrijven.

Meer informatie hierover vindt u terug bij het Uitnodigingentraject verder in dit dossier.

BANNER OP DE WEBSITE:

Op www.vanassche-fire.be wordt het event aangekondigd. Het wordt onder de rubriek ‘nieuws’

gepubliceerd en er komt een verticale banner. Deze banner gaat online wanneer de advertentie

in de vakbladen verschijnt. Wanneer je op de banner klikt, zal je doorgestuurd worden naar de

website van Fire Days zelf.

WEBSITE FIRE DAYS:

Omdat de Fire Days als een soort apart merk wordt gelanceerd kies ik om ook een aparte

website enkel en alleen rond dit evenement op te bouwen. Leveranciers die toezeggen zullen

op de website aangekondigd worden, samen met andere teasers over het programma van de

Fire Days. Ook voor de aftersales zal de website van pas komen, meer hierover vindt u bij het

onderdeel over de aftersales.

Daarnaast zal de website ook gebruikt worden om in te schrijven. Wie naar de Fire Days wil

komen kan zich met enkele muisklikken inschrijven voor dit evenement. Ook voor de

leveranciers zal deze methode gebruikt worden. De website zal gelinkt worden aan een

database zodat op elk moment een overzicht op de inschrijvingen kan geraadpleegd worden.

Meer informatie hierover kan u terugvinden bij het uitnodigingentraject.

Als laatste zal de website ook gebruikt worden voor de pers. Een apart tabblad zal voorzien

worden met een social media persbericht, met onder meer foto’s, filmpjes en informatie over

het evenement.

De website zal gelanceerd worden in drie talen: Nederlands, Frans en Engels. Op de

aanmeldingspagina van de site zal de bezoeker zijn keuze kunnen maken.

http://www.vanassche-fire.be/


21

COMMUNICATIE TIJDENS HET EVENT

Bij aankomst op het evenement worden presentatiemappen uitgedeeld met daarin het

programma van de dag, informatie over de verschillende leveranciers en de producten die

worden voorgesteld en uiteraard ook nog wat informatie over Vanassche Fire zelf.

Tijdens de receptie, lunch en koffiepauze is er mogelijkheid tot netwerken.

COMMUNICATIE MET DE LEVERANCIERS VAN VANASSCHE:

Naast communicatie met de klanten moet er ook gecommuniceerd worden met de leveranciers

van Vanassche die een stand hebben op Interschutz.

Zij moeten op de hoogte gebracht worden van het initiatief “Fire Days”. Er moet om hun

medewerking gevraagd worden want zonder deze leveranciers heeft de beurs geen nut en

kunnen de “Fire Days” niet plaatsvinden.

Zij worden per e-mail gecontacteerd. In de email worden zij doorverwezen naar de website van

Fire Days via een persoonlijke link. Via de link komen zij op een pagina waar zij alle informatie

kunnen doorgeven.

Figuur 18: E-mail naar de leveranciers ( eigen ontwerp) Figuur 17: Voorbeeld hoe de inschrijfpagina voor de leveranciers

op de website er kan uitzien ( eigen ontwerp)


22

COMMUNICATIE MET DE TOELEVERANCIERS VAN HET EVENEMENT

In de maanden vooraf moet contact opgenomen worden met de verschillende toeleveranciers

van het evenement. De exacte tijdstippen kan u terugvinden in de planning verderop in dit

dossier.

Eerst dienen offertes aangevraagd te worden. Daarna kunnen zij verder meedenken en worden

bepaalde afspraken gemaakt over bijvoorbeeld tijdstip van aankomst, materiaal die moet

voorzien worden door de organisator enzovoort.

COMMUNICATIE NA HET EVENEMENT

INDICATIEVE BEGROTING De indicatieve begroting bedraagt: € 49.009,35 inclusief BTW en FEE.

De volledige indicatieve begroting kan u vinden in bijlage.

Opmerking: Personeelskosten van Vanassche zijn hierin niet meegerekend.

STRUCTUUR VAN HET PROJECT

PLANNING OPSTELLEN

Planning eind 2014-2015 om project om te zetten in realiteit.

november december januari

Week 1 Week 1 Week 1

Debriefing opdrachtgever

Akkoord opdrachtgever Bevestigen toeleveranciers

Implementeren draaiboek

Rest Week 2 – 3 - 4 Resttijd

Concept uitwerken Aanvragen offertes toeleveranciers Locatie bezoeken

Onderhandelen offertes toeleveranciers

Concept & aanbod leveranciers op elkaar afstemmen

Definitieve offertes en toeleveranciers selecteren

Draaiboek schrijven

Draaiboek volgen!

Communicatie opzetten

Vergaderingen met leveranciers; concrete afspraken maken


23

UITNODIGINGEN- EN DEELNEMERSTRAJECT

STAP 1: DATABASE

Voor dit evenement hebben we 2 belangrijke databases nodig.

De database met leveranciers en de database met alle klanten. Naar deze beide groepen moet

op voorhand gecommuniceerd worden.

Deze databases moeten niet worden opgesteld aangezien Vanassche over een database

beschikt van de leveranciers én van de klanten. Er hoeven geen extra variabele gegevens

opgenomen te worden, voor de “Fire Days” is dit niet van toepassing. ( Vanassche, 2013, 15

september – persoonlijke communicatie)

De database wordt automatisch gekoppeld aan het inschrijvingsformulier op de website van

Fire Days. De database wordt op die manier automatisch bijgehouden en is zo op elk moment

accuraat en raadpleegbaar. Er moet worden bijgehouden wie aanwezig zal zijn, op welke dag en

door hoeveel personen hij/zij vergezeld zal worden en de namen van die personen. Dit is

belangrijk om een overzicht te hebben op het aantal, dat komt, maximum 25 per dag. Dit aantal

is belangrijk om te communiceren naar de cateraar maar ook om de indeling van de groepen te

bepalen.

Voor de database van de leveranciers geldt hetzelfde principe.

STAP 2: UITNODIGINGENTRAJECT

De “Fire Days” is een zakelijk evenement. Het uitnodigingstraject verloopt dus anders dan bij

een publieksevenement. Ik koos om gebruik te maken van een drietrapsuitnodigingstraject.

Bestaande uit een aankondiging, de feitelijke uitnodiging met antwoordmogelijkheid en de

bevestiging van aanmelding. ( Kuiper, 2008, 119-120)

Figuur 19: Het uitnodigingentraject


24

AANKONDIGING: 3 maanden voor het evenement, vanaf eind maart, wordt er aan alle

uitgaande e-mails naar klanten een automatisch attachment bijgevoegd om hen op de

hoogte te brengen van het evenement. Veel informatie wordt hier niet gegeven. Enkel

de naam van het event, de data en de vermelding dat de nieuwe producten van de

leveranciers in navolging van Interschutz zullen worden gedemonstreerd.

UITNODIGING: 2 maanden voor het evenement, eind april, wordt de uitnodiging naar

de klanten verstuurd per post. Dit is de enige uitnodiging per post, de andere

communicatie wordt via mail en de website verzorgd. Het is de feitelijke uitnodiging. De

geïnteresseerden kunnen via de website het inschrijvingsformulier invullen met enkele

simpele muisklikken. Op de uitnodiging wordt voor inschrijving naar de website

verwezen. maakte al al een ontwerp op met een bijpassend logo.

In bijlage vindt u enkele grotere versies. De uitnodiging moet zowel in het Nederlands

als het Frans worden opgesteld met de bijhorende beursdata.

Figuur 20: Voorzijde uitnodiging ( eigen ontwerp)

Figuur 21: Achterzijde uitnodiging ( eigen ontwerp)


25

BEVESTIGING VAN AANMELDING:

Wanneer Interschutz op zondagavond 13

juni op zijn einde loopt moet de dag erna,

maandag 14 juni, een reminder e-mail

uitgestuurd worden naar alle personen die

zich inschreven. In deze e-mail wordt meer

informatie gegeven over welke

leveranciers aanwezig zullen zijn op de

“Fire Days” en welke producten exclusief

zullen voorgesteld worden. Er wordt ook

meer informatie meegegeven over de

exacte plaats waar de klanten verwacht

worden en op welk tijdstip. De bevestiging

van aanmelding, in het Frans en in het

Nederlands, kan u raadplegen in de bijlage.

Als extra zal nog verwezen worden naar de

website waar nog meer informatie te

vinden is.

De laatste aanmeldingen moeten ten laatste binnen zijn 1 week voor het evenement, 17

juni. Dit is van belang omdat de tafelschikking en de indeling van de groepen dan nog

kan aangepast worden en ook de cateraar moet 5 dagen voor het event de definitieve

aantallen weten.

Figuur 22: Voorbeeld van de aanmeldingsmail ( eigen

ontwerp)


26

Aflsluitend vuurspek-

takel

bedrijfsbezoek

koffiepauze

demo's + presentaties

in kleine groepen

lunch met de grote

groep

demo's + presentaties

in kleine groepen

Welkom + receptie

Ontvangst + Badge

STAP 3: DEELNEMERSTRAJECT

De deelnemers worden ontvangen door 2, vrouwelijke, personeelsleden van Vanassche.

Zij bemannen de onthaalbalie die gepositioneerd is vlak bij de ingang van de feesttent.

Daar moeten de deelnemers hun naambadge afhalen en krijgen zij ook een

presentatiemap met daarin het programma van de dag, informatie van de leveranciers

en ook informatie over Vanassche zelf. 2 ‘hostessen’ is ruim voldoende voor de 25

gasten.

De deelnemers worden enkele meters verderop verwelkomd door iemand van de

directie en krijgen bij de receptietafeltjes een glas Pompierke en een doosje Mora Mini

lucifers aangeboden. Wanneer alle deelnemers gearriveerd zijn heet gedelegeerd

bestuurder Jan Vanassche iedereen welkom op deze

“Fire Days” en geeft wat extra uitleg bij het programma. In de presentatiemap staan

ook de verschillende groepsindelingen, belangrijk om het programma te volgen,

opgesteld.

Na de korte receptie wordt gevraagd om bij je groep te gaan staan. Bij iedere groep zit 1

directielid of verkoper van Vanassche. De verschillende groepen volgen het

vooropgestelde programma zodat iedereen elke demo en expert kan zien.

Rond de middag volgt de lunch met alle deelnemers samen in de feesttent. Aansluitend

kunnen ook enkele presentaties volgen in de tent zelf, voor de hele groep.

Na de middag gaan de demo’s in de kleine groepen verder.

Tussen 14 en 15 uur wordt een koffiepauze gehouden.

Na de koffiepauze volgt een bedrijfsbezoek van 1 uur.

De intensieve en informatieve dag wordt om 16.30 u. afgesloten met een vuurspektakel

van 35 minuten. Daarna kan nog even nagepraat worden in de tent en zit de dag erop.

De volledige planning kan u terugvinden in het draaiboek in bijlage.

STAP 4: AFTERSALES

Een evaluatie door de deelnemers wordt niet meteen noodzakelijk geacht voor dit evenement.

Deelnemers hebben niet altijd zin om na te kaarten over de details van evenementen, zeker niet

na een lange dag.

Indien de deelnemers vragen hebben over bepaalde producten, nog meer informatie willen of

een bestelling plaatsen worden zij de weken na het evenement opnieuw gecontacteerd. De

vraag van de opdrachtgever bestond er ook in enkele dagen tussen de Vlaamse editie en de


27

Waalse editie te laten zodat zij alle aanvragen kunnen verwerken vooraleer de volgende groep

te ontvangen. ( Vanassche, 2013, 15 september – persoonlijke communicatie)

WEBSITE

Tijdens het evenement zal ook een fotograaf rondlopen die van het evenement een

fotoreportage maakt. Deze foto’s zullen na het event te bezichtigen zijn op de website van

Fire Days. De foto’s zullen ook gedeeld kunnen worden op de sociale media. Zo wordt de

levensduur van het evenement verlengd en wordt er ook achteraf nog over gepraat.

ADVERTENTIE

In de drie vakbladen zal de editie die volgt na de Fire Days een advertorial van 1 pagina

gepubliceerd worden met enkele foto’s en een verslag van het event. Zo zien degene die er niet

bij waren dat ze het de volgende keer zeker niet mogen missen.


28

UITVOERING VAN HET PROJECT

TECHNISCH DRAAIBOEK

DRAAIBOEK VOORAFGAAND AAN HET EVENT

Januari

Week 1

Week 2

Februari

Week 1

Week 2

Week 3 Ontwerpen advertenties pg 1/1, full color

Maart

Week 1 Vergadering met alle toeleveranciers

Indienen definitieve advertentie bij de vakbladen

Week 3 Aan alle e-mails van Vanassche wordt een bijlage gekoppeld die het event bekend maakt

Bestellen kleedjes hostessen bij zalando + speciaal bier lucifer + 't pompierke bestellen

April

Week 3 Uitnodigingen naar de klanten worden verstuurd

Mei

week 3 overleg cateraar, drankleverancier, wijnleverancier

week 4 Brief experts / leveranciers Vanassche met hotelinfo, plaatsinfo, uur van aankomst

Juni

8/jun Uitsturen persbericht met aankondiging event

8-13 juni Interschutz vindt plaats

14/jun Uitsturen aanmeldingsbrief

17/jun uiterste datum inschrijving

18/jun doorgeven exacte aantal catering

19/jun Contact met alle toeleveranciers, details overlopen ( uur van levering e.a. )

groepen indelen

exacte programma samenstellen in overleg met Vanassche

Vanaf dan database "aanwezigheid" van het evenement bijhouden

d.m.v. teruggestuurde antwoordkaarten / fax'en / e-mails

DRAAIBOEK / PLANNING

Hotel leveranciers boeken

Ontwerp drukwerk + leveranciersmail

E-mail leveranciers Vanassche versturen

Aanvragen advertenties in de vakbladen

Drukwerk Flyer.be afhalen in een afhaalpunt

Drukwerk inleveren bij Flyer.be

Databases aanvullen ( klanten + mogelijke leveranciers)

Ontwerpen Website


29

OPBOUW

LEVERANCIER WIE OPMERKINGEN

08.30 u. BRIEFING Projectmanager Iedereen die aangesteld is om te helpen AANWEZIG

09.00 u. Levering Tent Vannieuwenhuyze Vannieuwenhuyze Tent volledig door verhuurder opgebouwd, incl. vloer + tapijt

Kurt Vanassche +

projectmanager

aanwezig om plaats aan

te wijzen 1/3 contant te betalen bij levering

Broodjes bestellen Broodje-express projectmanager op de briefing ieders voorkeur vragen

13.00 u. Plaatsen afwastent Vanassche zelf

13.30 u.

elektriciteits kabels

klaarleggen Vanassche

15.30 u.

watervoorziening

klaarleggen Vanassche

08.30 u. BRIEFING projectmanager

09.00 u.

Levering aankleding

+ decoratie FEMAT Helpen lossen --> Benodigdheden: transpaletten

10.00 u. Start aankleding Toog + frigo's plaatsen

Verlichting installeren

tafels + stoelen plaatsen

Benodigdheden: grondplan tent ( projectmanager !)

12.00 u. PAUZE

12.45 u. BRIEFING projectmanager

13.00 u. tent verder aankleden tot alles klaar is

projector ophangen

Levering frigo's +

dranken Rudy Ampe installeren frigo's

levering wijnen +

cava + glazen Wijnhandel Vanassche

levering Spuntini

Presentatiemappen

vervolledigen,

badges klaarleggen 2 personen Vanassche

materiaal experten

uitstallen in de

tent,

opleidingslokaal,

proefstation,

parking

Kurt Vanassche + 2

werknemers Materiaal werd na Interschutz opgestuurd

dak loods

verduisteren met

zeilen nodig: zeilen ( Vanassche zelf ) + ladder ( Vanasche zelf )

terrein in loods

afbakenen voor de

vuurspuwer 7 op 7m

publiek

op 2 m

afstand nodig ? Lint ( Vanassche zelf )

16,00 u. Frigo's vullen 2 personen Vanassche

Begeleiding Opbouw

6 personen Vanassche


glazen klaarzetten op tafel( gobelet +

wijnglazen ) + deel achter de toog (


DATUM

MAANDAG 22 JUNI

DINSDAG 23 JUNI

30

EVENTSHEET

UITVOERINGSHEET WANNEER WAAR WAT WIE STANDBY Tent

verantwoordelijke geluid Vanaf 07,30 u.

STANDBY Tent Runner

STANDBY Overal Fotograaf 1 persoon Vanassche

07.30 u. Tent BRIEFING projectmanager alle helpers aanwezig

08.00 u. Ingang Tent Vlaggen plaatsen + rode loper uitrollen + fakkels langs de rode loper plaatsen 2 personen Vanassche

ontvangst experts / leveranciers ontvangst experts / leveranciers Vanassche Jan, Kurt

08.30 u. onthaal tent presentatiemappen klaarleggen + badges 2 personen Vanassche

iedereen die in de bediening staat moet het rode kleedje aanhebben

( 4 personen )

Bar flessen pompierke in de punchkoelers op de toog leggen, vullen met ijs 2 personen Vanassche

09.00 u. Onthaal tent Gasten aanmelden aan de balie, krijgen presentatiemap + badge 2 personen Vanassche

receptieruimte Ontvangst gasten Jan, Lode, Kurt

bar + receptieruimte

Pompierke uitschenken + ronddelen + Mora mini lucifers frituren en uitdelen in de luciferdoosjes 2 personen Vanassche

broodjes bestellen Projectmanager

09.30 u. receptieruimte welkomstwoord + uitleg programma Jan Vanassche

10.00 u. Tent AANKOMST TRAITEUR Projectmanager wijst de weg

AANKOMST VUURKUNSTENARES

10.00 u.

START DEEL 1 Tent Groep 1 Begeleidt door Kurt Vanassche

Proefstation Groep 2 Begeleidt door Jan Vanassche Opleidingslokaal Groep 3 Begeleidt door Lode Wyseur Parking Groep 4 Begeleidt door David van den Eynde

10.30 u. Tent Groep 4 Begeleidt door David van den Eynde

31

Proefstation Groep 1 Begeleidt door Kurt Vanassche Opleidingslokaal Groep 2 Begeleidt door Jan Vanassche Parking Groep 3 Begeleidt door Lode Wyseur

11.00 u. Tent Groep 3 Begeleidt door Lode Wyseur Proefstation Groep 4 Begeleidt door David van den Eynde

Opleidingslokaal Groep 1 Begeleidt door Kurt Vanassche Parking Groep 2 Begeleidt door Jan Vanassche

11.30 u. Tent Groep 2 Begeleidt door Jan Vanassche Proefstation Groep 3 Begeleidt door Lode Wyseur

Opleidingslokaal Groep 4 Begeleidt door David van den Eynde Parking Groep 1 Begeleidt door Kurt Vanassche

12.00 u. Tent LUNCH Traiteur staat buiten voor de afwastent

Gasten mogen aanschuiven, bord + bestek nemen bij de traiteur

BEDIENING dranken / wijnen/ bieren 2 personen Vanassche 2persoon Vanassche

13. 00 u. Tent + Afwastent

Einde Lunch Glazen afwassen, tafels schoonmaken. Koffie maken + taart snijden en uitstallen op de toog 2 personen Vanassche

2 persoon Vanassche

Traiteur ruimt op + neemt vuile borden en bestek terug mee! Traiteur

DEEL 2: Presentaties starten opnieuw Tent groep 1 Kurt Vanassche

Proefstation groep 2 Jan Vanassche Opleidingslokaal groep 3 Lode Wyseur Parking groep 4 David van den Eynde

13.25 u. Tent groep 4 David van den Eynde Proefstation groep 1 Kurt Vanassche

Opleidingslokaal groep 2 Jan Vanassche Parking groep 3 Lode Wyseur

13.50 u. Tent groep 3 Lode Wyseur Proefstation groep 4 David van den Eynde

Opleidingslokaal groep 1 Kurt Vanassche

32

Parking groep 2 Jan Vanassche

14.15 u. Tent groep 2 Jan Vanassche Proefstation groep 3 Lode Wyseur

Opleidingslokaal groep 4 David van den Eynde Parking groep 1 Kurt Vanassche

14.40 u. Tent KOFFIEPAUZE 2 personen Vanassche delen koffie uit

1 persoon Vanassche

AANKOMST VUURSPUWER Projectmanager wijst de weg

15.10 u. Afwastent Koffietassen + taartschoteltjes afwassen 2 personen Vanassche

tafels tent opruimen 1 persoon Vanassche

DEEL 3 Bedrijfsgebouwen Rondleiding door de gebouwen van Vanassche

Groep 1 + 2 Begeleidt door Kurt & Lode eindigen rondleiding in verduisterde loods

Groep 2 + 3 Begeleidt door Jan & David

16. 10u. Loods DEEL 4

Vuurspektakel

tot 16.20 u: brandend logo vuurkunstenares

16.20 u - 16.45 u. : vuurspuwer vuurspuwer

16.45 u.

Voorzien einde

frigo's aanvullen

Vlaggen + klein materiaal wegsteken

Kledingruimte / wachtruimte Sanitair

VUURKUNSTENARES Refter Vanassche Services bedrijfsgebouw Services

VUURSPUWER Refter Vanassche Services bedrijfsgebouw Services

GASTEN / bedrijfsgebouw Services

33

AFBOUW

Vrijdag 3 juli

WAT WIE

09.00 u. Frigo's leeghalen

Bar afbreken 6 personen Vanassche

Materiaal Femat samenzetten, klaar voor transport

Elektriciteit weghalen

Watervoorziening weghalen

Broodjes bestellen bij broodje-express projectmanager

13.00u. FEMAT: komt materiaal ophalen 6 personen Vanassche helpen inladen

nodig: transpaletten

14.00 u. RUDY AMPE: ophalen frigo's + rest dranken projectmanager

WIJNHANDEL VANASSCHE: ophalen glazen + volle kartons wijn projectmanager

15.00 u.

Drink met alle personeelsleden in de kantine + uitdelen van het

cadeautje + bedankingswoordje Jan Vanassche

Iedereen ( ook wie niet rechtstreeks

meehielp )

MAANDAG 6 juli

09.00u. VANNIEUWENHUYZE: komt tent afbreken projectmanager

AFBOUW

34

REFERENTIELIJST Aperitief cocktail maison. (z.j.). http://www.nevejan.eu/nl/aperitieven-likeuren/bereide-aperitieven-en-

cocktails/aperitief-cocktail-maison-t-pompierke-rood-1l-15-smeets.html. Geraadpleegd op 3 februari

2014.

Assortiment. (2014). http://www.wijnenvanassche.be/docs/assortiment.pdf. Geraadpleegd op 17

januari 2014.

Badgehouder.nl (z.j.). http://www.badgehouder.nl/shop/badgehouders/pvc-

badgehouders/.Geraadpleegd op 18 januari 2014.

Booking Parkhotel Izegem (z.j.). http://www.booking.com/hotel/be/parkhotel-

izegem.nl.html?aid=356261;label=1298879%3Fredirect%3D1;sid=54369defeb97e757762bd50fe6cbae6

9;dcid=1. Geraadpleegd op 10 december 2013.

Brandweer Vlaanderen (2013).

http://www.brandweervlaanderen.be/Home/Diensten/VakbladDeBrandweerman.aspx. Geraadpleegd

op 10 december 2013.

Broodjes. (z.j.). http://www.broodje-express.be/bestelling.php?lang=nl. Geraadpleegd op 10 november

2013.

De bierschuur catalogus. (z.j.). http://www.debierschuur.be/catalog/products/2/20/nl?curPage=24.

Geraadpleegd op 3 februari 2014.

DecoAction (2014). http://www.decoaction.nl/zweedse-fakkel-middel-50-cm-esschert-

design.html?utm_source=beslistslimmershoppen&utm_medium=cpc&utm_campaign=beslist&utm_con

tent=default1. Geraadpleegd op 3 februari 2014.

E-licensing ( z.j.). http://www.sabam.be:8080/esabam/pages/wizard.faces. Geraadpleegd op 19 januari

2014.

Femat. (2014). http://www.femat.be/. Geraadpleegd op 18 januari 2014.

Flyer.be. (2014). http://www.flyer.be/benl. Geraadpleegd op 28 januari 2014.

Kuiper, G. ( Red.). (2008). Eventmanagement: van concept naar realisatie. Bussum: Coutinho

Vecta-garantiefonds. (z.j.). http://www.clcvecta.nl/vecta-garantiefonds. Geraadpleegd op 20 januari

2014.

Pascogifts. (z.j.).

http://www.pascogifts.com/nl/promotiemateriaal/promotiekleding/schorten/barbecueschort-met-

keukengerei. Geraadpleegd op 30 januari 2014.

Vuurspuwer praktisch. (z.j.).

http://vuurspuwer.be/index.php?option=com_content&view=article&id=4&Itemid=4. Geraadpleegd op

25 oktober 2013.

http://www.nevejan.eu/nl/aperitieven-likeuren/bereide-aperitieven-en-cocktails/aperitief-cocktail-maison-t-pompierke-rood-1l-15-smeets.html

http://www.nevejan.eu/nl/aperitieven-likeuren/bereide-aperitieven-en-cocktails/aperitief-cocktail-maison-t-pompierke-rood-1l-15-smeets.html

http://www.wijnenvanassche.be/docs/assortiment.pdf

http://www.badgehouder.nl/shop/badgehouders/pvc-badgehouders/

http://www.badgehouder.nl/shop/badgehouders/pvc-badgehouders/

http://www.booking.com/hotel/be/parkhotel-izegem.nl.html?aid=356261;label=1298879%3Fredirect%3D1;sid=54369defeb97e757762bd50fe6cbae69;dcid=1



http://www.brandweervlaanderen.be/Home/Diensten/VakbladDeBrandweerman.aspx

http://www.broodje-express.be/bestelling.php?lang=nl

http://www.debierschuur.be/catalog/products/2/20/nl?curPage=24

http://www.decoaction.nl/zweedse-fakkel-middel-50-cm-esschert-design.html?utm_source=beslistslimmershoppen&utm_medium=cpc&utm_campaign=beslist&utm_content=default1



http://www.sabam.be:8080/esabam/pages/wizard.faces

http://www.femat.be/

http://www.flyer.be/benl

http://www.clcvecta.nl/vecta-garantiefonds

http://www.pascogifts.com/nl/promotiemateriaal/promotiekleding/schorten/barbecueschort-met-keukengerei

http://www.pascogifts.com/nl/promotiemateriaal/promotiekleding/schorten/barbecueschort-met-keukengerei

http://vuurspuwer.be/index.php?option=com_content&view=article&id=4&Itemid=4

35

Wix Upgrade website. (z.j.). http://www.wix.com/upgrade/website. Geraadpleegd op 30 januari 2014.

Zalando. (z.j.). http://www.zalando.be/kiomi-jerseyjurk-rood-k4421c00d-302.html. Geraadpleegd op 30

januari 2014.

REFERENTIELIJST –

PERSOONLIJKE COMMUNICATIE Ampe, R. (2013, 12 november). ( Zaakvoerder drankenservice Rudy Ampe). ( offerte dranken).

Persoonlijke communicatie [telefoongesprek].

Arnout ( 2014, 21 januari). (medewerker). ( prijsaanvraag muziekinstallatie + draadloze microfoon).


Dhosse, D. (2014, 5 februari). ( medewerker Spuntini). (prijsaanvraag mini lucifers Mora). Persoonlijke

communicatie [e-mail].

Dejonckheere, A. (2014, 21 januari). (medewerkster Tenten Vannieuwenhuyze ). ( prijsaanvraag tent).

Persoonlijke communicatie [e-mail].

Janssens, L. (2014, 27 januari). (Medewerker Fire Forum magazine). (prijsaanvraag advertentieruimte).

Persoonlijke communicatie [e-mail].

Ranson, M. (2013, 13 november). ( Zaakvoerder Ranson-Cannière). (prijsaanvraag gebak op plaat).


Requette, D. (2014, 27 januari). ( Medewerker Fédération Royale des corps de sapeurs-pompier

belgique). ( Prijsaanvraag advertentieruimte). Persoonlijke Communicatie [e-mail].

Schoonens, A. (2014, 22 januari). (Offerte vuurlogo). Persoonlijke communicatie [e-mail].

Vanassche, K. (2013, 15 september). (directeur/hoofdaandeelhouder Vanassche FFE).(debriefing).

Persoonlijke communicatie [gesprek].

Vanassche, K. (2014, 20 januari). (directeur/hoofdaandeelhouder Vanassche FFE). (info

watervoorziening en elektriciteit). Persoonlijke communicatie [telefoongesprek].

Verstraeten, K. (2014, 24 januari). (medewerkster Distri-ice). ( prijsaanvraag ijs). Persoonlijke

communicatie [e-mail].

Watteyne, M. (2014, 19 januari). (traiteur). ( prijsaanvraag speenvarken aan het spit). Persoonlijke

communicatie [telefoongesprek].

http://www.wix.com/upgrade/website

http://www.zalando.be/kiomi-jerseyjurk-rood-k4421c00d-302.html

36

BIJLAGE

ZAALPLAN

Figuur 23: Zaalplan

37

TENTEN - VANNIEUWENHUYZE


38


39


40

CATERING

MINI LUCIFERS VAN MORA – SPUNTINI

Femke Migneau <[email protected]>

mini lucifers prijs

Dieter Dhossche <[email protected]> Wed, Feb 5, 2014 at 6:02 PM To: Femke Migneau <[email protected]>

Prijs mini lucifer 80 stuks: 18,07 Euro excl. BTW

Dieter Dhossche

Spuntini Group

Roterijstraat 145

8790 Waregem

056/61.11.55

( Dhosse, 2014, 5 februari – persoonlijke communicatie)

WELKOMSTDRANKJE ’T POMPIERKE - NEVEJAN

( Aperitief

cocktail

maison, z.j.)

41

LUCIFERBIER – DE BIERSCHUUR

(De bierschuur catalogus, z.j.)

WIJNEN – WIJNHANDEL VANASSCHE

42

Volledige prijslijst op http://www.wijnenvanassche.be/docs/assortiment.pdf

(Assortiment, 2013)

OVERIGE DRANKEN – DRANKENSERVICE RUDY AMPE

Geen offerte beschikbaar, enkel telefonisch contact. ( Ampe, 2013, 12 november – persoonlijke

communicatie)

GEBAK – RANSON CANNIÈRE

Geen offerte beschikbaar, enkel telefonisch contact. ( Ranson, 2013, 13 november – persoonlijke

communicatie)

LUNCH – TRAITEUR WATTEYNE

Geen offerte beschikbaar, enkel telefonisch contact. ( Watteyne, 2014, 19 januari – persoonlijke

communicatie)

http://www.wijnenvanassche.be/docs/assortiment.pdf

43

CREWCATERING – BROODJE-EPRESS

( Broodjes, z.j.)

44

IJS – DISTRI-ICE


Re: WWW: Vraag prijzen

1 message

KARINE VERSTRAETEN <[email protected]> Fri, Jan 24, 2014 at 2:16 PM To: Migneau Femke <[email protected]>

Goede namiddag , Dank u wel voor uw prijsaanvraag een zak ijsblokjes 10 kg 9€ / zak vanaf 50 kg 8,5 € / zak een zak schilferijs 10 kg voor het koelen van de drankjes 6,5 € / zak een zak crushed 10 kg 10 €/ zak vanaf 50 kg 9,5 € / zak Graag een seintje wanneer heeft u het ijs nodig Vriendelijke groeten Karine

( Verstraeten, 2014, 24 januari – persoonlijke communicatie)

45

ENTERTAINMENT

VUURSPUWER

| Spectaculaire vuurshow (bekijk de technische fiche)

Vuurspuwer show 25' 350€

Vurige Piratenshow 25' ... 350€

| Vuuranimatie

Vuuranimatie 1 uur 300€

Vuuranimatie 2 x 1 uur 500€

| All-round animatie (te kiezen uit ontvangstcomité, jongleeract, steltloper, ballondraaier,

circusinitiatie)

tot 1 uur 175€

van 1 tot 3 uur prijs o.t.k.

| Celtic Fire (totaalspektakel voor groter publiek, 4 muzikanten en 2 vuurkunstenaars)

30' 1600€

| Combinatiepakket (all-round animatie + vuurshow als apotheose)

tot 2 uur 500€

( Vuurspuwer praktisch, z.j. )

http://vuurspuwer.be/images/stories/vuur/technischefiche.pdf

46

BRANDEND LOGO – VUURKUNST ANNEMARIE


Re: Subject: Vuurkunst website

4 messages

[email protected] <[email protected]> Wed, Jan 22, 2014 at

3:10 PM

To: [email protected]

Goedendag,

Dank voor uw interesse. Een eenvoudig logo/naamgeving, cijfers en letters en deze op meerdere

dagen, behoren tot de mogelijkheden.

Dit met een vanaf kostprijs van 400euro excl. BTW, Transportkosten en muziekinstallatie (groot).

Er wordt hiermee op maat gewerkt waardoor de specifieke kostprijs nog bepaald moet worden. Dit

hangt echter af van de complexiteit (welk logo, de grote,staand,liggend en/of op water).

Voor vragen en/of meer gegevens met elkaar uit te wisselen kunt u mij vrijblijvend contacteren.

Met vriendelijke groet,

Annemarie Schoonens

te Oostham BE

tel; 0476062527

mail; [email protected]

site; www.vuurkunst.net23.net

( Schoonens, 2014, 22 januari – persoonlijke communicatie)

mailto:[email protected]

http://www.vuurkunst.net23.net/

47

TECHNIEK

MUZIEKINSTALLATIE – ARNOUT

Enkel telefonisch contact. ( Arnout, 2014, 21 januari – persoonlijke communcatie)

DECORATIE/AANKLEDING - FEMAT

1030 Barkruk Liberty wit

Aantal Totaal

36 x € 7,00 = €252

1123 Stretchtafel wit

Aantal Totaal

6 x € 21,00 = €126

1182 Pi - tafel 180 x 70 x 110 cm H

Aantal Totaal

6 x € 60,00 = €360

1414W Plexiwand wit

Aantal Totaal

1 x € 100,00 = €100

1508 Diepvriezer klein 220V - 350W

Aantal Totaal

1 x € 30,00 = €30

48

1517 Vitrinefrigo in meubel antoine

Aantal Totaal

2 x € 60,00 = €120

1520 Koelcel 5000 liter 195x165x225 cm h

Aantal Totaal

1 x € 130,00 = €130

1548 boogbar light 173x43x100Hcm

Aantal Totaal

1 x € 90,00 = €90

1594R Crosslight Rood

Aantal Totaal

7 x € 30,00 = €210

1660 Fiesta Led-bar gebogen omtrek

250cmx60x120cm H

Aantal Totaal

1 x € 180,00 = €180

1662 Fiesta Led-Bar recht 180 x 60 x 120 cm

Aantal Totaal

4 x € 160,00 = €640

4010R Gobelet hoog Rood

Aantal Totaal

60 x € 0,30 = €18

4026 Witte wijnglas cristal "pure"

Aantal Totaal

50 x € 0,30 = €15

49

4027 Rode wijnglas cristal "pure"

Aantal Totaal

50 x € 0,30 = €15

4038 Champagneglas poppy

Aantal Totaal

40 x € 0,23 = €9,2

4107 Karaf pure

Aantal Totaal

6 x € 2,00 = €12

5031 Pepervat inox "pure"

Aantal Totaal

6 x € 0,35 = €2,1

5032 Zoutvat inox "pure"

Aantal Totaal

6 x € 0,35 = €2,1

5037 Punch coupe inox 10 liter

Aantal Totaal

2 x € 10,00 = €20

6016 Koffieperculator 90 tassen

Aantal Totaal

1 x € 17,00 = €17

6116 Spoeltafel inox

Aantal Totaal

1 x € 38,00 = €38

6117 Werktafel inox Aantal Totaal

3 x € 30,00 = €90

50

geen foto

beschikbaar 7115 Vaathanddoek

Aantal Totaal

4 x € 0,55 = €2,2

geen foto

beschikbaar 8110 Rode loper 1,3m breed (prijs per lm)

Aantal Totaal

30 x € 3,20 = €96

PRIJS EXCL. BTW EN TRANSPORT: € 2574.6

Prijs exclusief transport en 21% BTW Totaal : € 2574,6

51

150

1 Flessenfrigo 100x65x105 cm h 230L

Aantal Totaal

1 x € 30,00 = €30

233

3 Servetring rood

Aantal Totaal

40 x € 0,40 = €16

240

9 Tapasbord vierkant wit 31x3cm H

Aantal Totaal

5 x € 1,00 = €5

415

3 Moodlight rood

Aantal Totaal

2 x € 1,20 = €2,4

416

4 T-licht rood

Aantal Totaal

30 x € 0,40 = €12

706

0 Servet wit

Aantal Totaal

160 x € 0,70 = €112

803

5 Theelicht .lange brandtijd (75st)

Aantal Totaal

2 x € 8,00 = €16

52

ZWEEDSE VUURBLOKKEN – DECOACTION

( DecoAction, 2014)

( Femat, z.j.) Prijs exclusief transport en 21% BTW Totaal : € 193,4

53

BADGES DEELNEMERS – BADGEHOUDER.NL

( Badgehouder.nl., z.j.)

54

HOTEL EXPERTS – PARKHOTEL IZEGEM

De prijzen waren nog niet beschikbaar voor 2015. Ik baseerde mij dus op de prijzen van dezelfde

periode in 2014. (Booking parkhotel Izegem, z.j.)

55

VERZEKERINGEN/SUBSIDIES/VERGUNNINGEN

VECTA-GARANTIEFONDS

(Vecta-garantiefonds, z.j.)

SABAM

Sabam werd berekend voor 2 opeenvolgende dagen. Dit bedrag moet dus 2 keer aangevraagd worden

en betaald worden. ( E-licensing, z.j.)

56

COMMUNICATIE

DRUKWERK – FLYER.BE

(Flyer.be, 2014)

57

ADVERTENTIE IN DE VAKTIJDSCHRIFTEN

DE BRANDWEERMAN

( Brandweer Vlaanderen, 2013)

58

(Brandweer Vlaanderen, 2013)

59

LE SAPEUR-POMPIER BELGE


60


FIRE FORUM MAGAZINE


61



62

WEBSITE FIRE DAYS – WIX.COM

( Wix upgrade website, z.j.)

63

PERSONEEL

ROOD JERSEY KLEEDJE VAN KIOMI – ZALANDO

( Zalando, z.j.)

BEDANKJE PERSONEEL VANASSCHE – PASCOGIFTS

( Pascogifts, z.j.)

64

BEGROTING

BEGROTING

Naam opdrachtgever: Vanassche FFE Naam evenement: Fire Days

Datum uitvoering: 24-25/06/2015 en 2-3/07/2015

Begroting versie: 1 - opgesteld op 23/01/2014

Algemene Checklist Extra Inkoop / huur BTW Leverancier Belangrijk

LOCATIE

Alu-kadertent 30x12m (360m²)

€ 3.118,00 € 654,78 Hoog Vannieuwenhuyze volledig geplaatst door de verhuurder . Opbouw en afbraak op respectievelijk maandag en vrijdag. 1/3

contant betalen bij levering!

huurprijs 2de weekend € 950,00 € 199,50 hoog Vannieuwenhuyze

Uitbouw 30x4m (120m²)

€ 1.030,00 € 216,30 hoog Vannieuwenhuyze

huurprijs 2de weekend € 340,00 € 71,40 hoog Vannieuwenhuyze

Tapijt ( rood ) altijd nieuw

€ 1.440,00 € 302,40 hoog Vannieuwenhuyze

Transport

€ 190,00 € 39,90 hoog Vannieuwenhuyze

Afwastent

€ 0,00 € 0,00 geen

voorzien door Vanassche

INRICHTING / DECORATIE

Meubilair ( tafels, stoelen, bar, ... ) aantal

barkruk Liberty wit 36 € 504,00 € 105,84 hoog femat prijzen voor de volledige huurperiode !

( 2x de catalogusprijs ) stretchtafel wit 6 € 252,00 € 52,92 hoog femat

pi-tafel 6 € 360,00 € 75,60 hoog femat

plexiwand 1 € 200,00 € 42,00 hoog femat diepvriezer klein 1 € 60,00 € 12,60 hoog femat virtrinefrigo 2 € 240,00 € 50,40 hoog femat fiesta led-bar gebogen 1 € 360,00 € 75,60 hoog femat fiesta led-bar recht 4 € 1.280,00 € 268,80 hoog femat gobelet hoog rood 60 € 36,00 € 7,56 hoog femat Karaf pure 6 € 24,00 € 5,04 hoog femat Pepervat inox 'pure' 6 € 4,20 € 0,88 hoog femat

65

zoutvat inox 'pure' 6 € 4,20 € 0,88 hoog femat tapasbord vierkant wit 6 € 12,00 € 2,52 hoog femat servetten 160 € 224,00 € 47,04 hoog femat servetring rood 40 € 32,00 € 6,72 hoog femat T-licht rood 30 € 24,00 € 5,04 hoog femat moodlight rood 2 € 4,80 € 1,01 hoog femat theelicht lange brandtijd (75 stuks) 3 € 32,00 € 6,72 hoog femat Punch coupe inox 10 liter 2 € 40,00 € 8,40 hoog femat koffieperculator ( 90 tassen) 1 € 34,00 € 7,14 hoog femat koffietassen 40 € 6,80 € 1,43 hoog femat ondertassen 40 € 6,80 € 1,43 hoog femat taartvorkjes 40 € 6,80 € 1,43 hoog femat koffielepels 40 € 6,80 € 1,43 hoog femat werktafel inox 3 € 180,00 € 37,80 hoog femat vaathanddoek 4 € 4,40 € 0,92 hoog femat Rode loper 30m € 192,00 € 40,32 hoog femat Dubbele friteuse

€ 80,00 € 16,80 hoog femat

transport femat 8 km € 60,00 € 12,60 hoog

• Transporttarieven zijn aan

€ 0,90 per gereden kilometer met

een minimum van € 60,00. • In het transporttarief zijn 15 minuten laad- en lostijd

inbegrepen. • Extra laad- en lostijden

worden afzonderlijk berekend aan

€ 30,00 per persoon per uur. • Voor prestaties buiten de

werkuren wordt een toeslag aangerekend.

aangepaste glazen ( drank)

€ 0,00 € 0,00

Rudy Ampe gratis meegeleverd bij drank

66

zweedse vuurfakkels 24 stuks aan €10,95/stuk incl. btw € 262,80 € 55,19 hoog

Decoaction

CATERING

Catering gasten

Speenvarken aan het spit 17 € p/p ( incl. btw 12%) € 2.393,60 € 287,23 12% Traiteur Watteyne op basis van 160 personen

gebak 19,26 € / plaat btw. Incl. € 231,12

Ranson-Cannière 4 X 3 platen gebak

mini lucifers van Mora ( snack)

80 stuks aan €18,07 excl. Btw --> 640 stuks nodig = 8 dozen € 144,56 € 30,36

Spuntini

per persoon 1 luciferdoosje ( meegeleverd) met 4 lucifers

Crewcatering

Broodjes gem. €3,50 € 140,00

laag broodje-express gebaseerd op 40 broodjes

aan €3,50

Dranken

Pompierke + luciferbier aantal

Pompierke 7 dozen van 6 flessen € 269,99 € 326,69 hoog Nevejan

Luciferbier 250 flesjes aan €1,40/stuk incl. btw € 350,00

hoog de bierschuur

leeggoed luciferbier €0,10/flesje € 25,00

terugvorderbaar bedrag

wijnen + cava

Rode wijn [Château Le Bourdieu Cru Bourgeois]

€9,60/fles excl. Btw 30 flessen € 288,00 € 60,48 hoog

Wijnen Vannassche glazen worden gratis

meegeleverd Witte wijn [Laurent Miquel - Chardonnay/Viognier - 2012]

€5,50/fles excl. Btw 30 flessen € 165,00 € 34,65 hoog

Wijnen Vannassche

frisdrank + bier aantal

Stella ( vat 30l) 4 € 229,76 € 48,25 hoog Drankenservice

Rudy Ampe

bijpassende glazen + spoelbak + tapinstallatie

worden gratis meegeleverd

Leffe bruin (bak 24) 1 € 22,85 € 4,80 hoog Drankenservice

Rudy Ampe

Hoegaarden (bak 24) 1 € 14,01 € 2,94 hoog Drankenservice

Rudy Ampe

straal bruisend (bak 6) 8 € 46,80 € 2,81 laag Drankenservice

Rudy Ampe

67

straal niet-bruisend (bak 6) 8 € 46,80 € 2,81 laag Drankenservice

Rudy Ampe

coca-cola (bak 6) 10 € 165,10 € 9,91 laag Drankenservice

Rudy Ampe

coca-cola light ( bak 6) 2 € 33,02 € 1,98 laag Drankenservice

Rudy Ampe

fanta orange 3 € 29,16 € 1,75 laag Drankenservice

Rudy Ampe

koffie jacmotte 500gr. 4 € 22,40 laag Colruyt btw incl.

ijs aantal

Ijsblokjes ( zak 10kg) 4 € 36,00 distri-ice

schilferijs ( zak 10kg) 8 € 52,00 distri-ice

!! Om de cava in de punchcoupe op de bar te

koelen !!

ENTERTAINMENT

Vuurspektakel

€ 1.400,00 € 294,00 hoog vuurspuwer voor de 4 dagen

transport 0,25€/km vanuit Gent

(= 50km) € 100,00

4 keer heen en terug

Vuurlogo

€ 1.600,00 € 336,00 hoog vuurkunstenares

Annemie voor de 4 dagen

transport 0,25€/km vanuit Oostham (= 158km) € 316,00

4 keer heen en terug

TECHNIEK

elektriciteit

kabels

€ 0,00 € 0,00

voorzien door Vanassche

verlichting aantal

uplighters 300 W + kabels 8 € 160,00 € 33,60 hoog Vannieuwenhuyze crosslight rood 4 € 420,00 € 88,20 hoog femat waterleiding/aansluiting

waterleiding/aansluiting € 0,00 € 0,00 voorzien door Vanassche

audiovisueel materiaal

muziekinstallatie met draadloze micro voor presentaties € 1.214,50 € 255,05 hoog Arnout

huur voor 9 dagen, montage/demontage +

transport inbegrepen

68

sabam €115,96 ( 2 dagen) € 231,92 € 13,92 laag

PERSONEEL

Kleding personeel V

Rood jersey kleedje van Kiomi 4 stuks €39,95 / stuk € 159,80

hoog Zalando gratis verzending

Bedanking personeel

BBQ-schort met opdruk en materiaal 60 stuks aan €16,99 € 1.064,40 € 223,53 hoog Pascogifts gratis verzending, €45

instelkosten

OVERIGE KOSTEN

drukwerk aantal

uitnodiging 750 € 121,00 € 25,41 hoog flyer.be

gratis afhalen in een flyerstore / afhaalpunt

antwoordkaart uitnodiging 750 € 98,00 € 20,58 hoog flyer.be

envelop uitnodiging ( bedrukt ) 750 € 74,00 € 15,54 hoog flyer.be

presentatiemappen 200 € 267,00 € 56,07 hoog flyer.be

blocnotes 200 € 228,00 € 48,88 hoog flyer.be

in de presentatiemap steken bedrukt ( logo fire days

transparant )

beachvlag basic 2 € 285,00 € 59,85 hoog flyer.be

congresbadges 200 € 64,00 € 13,44 hoog badgehouder.nl naamkaartjes ( vellen met 10 kaartjes

) 25 € 17,50 € 3,70 hoog badgehouder.nl verzendkosten

€ 8,50 € 1,80 hoog badgehouder.nl

Overnachtingskosten

85€ standaard eenpersoonskamer incl. btw. Berekend op 12 overnachtingen ( 2x6) € 1.020,00

laag parkhotel Izegem gerekend op juni 2014!!

Website

Website Fire Days unlimited programma

€ 149,04

Wix.com advertentie in vakbladen

de brandweerman 1/1 pg. (180x257mm) incl. btw € 1.828,00

hoog BVV 2 edities ( 1 voor én na fire days )

le sapeur-pompier 1/1 pg. Btw excl. € 1.100,00 € 231,00 hoog FRCSPB 2 edities ( 1 voor én na fire days )

69

fire forum magazine 1/1 pg. (210x297mm) excl. btw € 1.990,00 € 417,90 hoog Fire Forum 2 edities ( 1 voor én na fire days )

Verzendingskosten

uitnodiging --> port betaald 750 X 0,65€ € 487,50

Bpost SUBTOTAAL € 30.561,89

verzekeringen VECTA-garantiefonds € 1.500,00 € 315,00 hoog

evenementenverzekering

organisatiekosten 25% over de totale kosten € 7.640,47

€ 1.604,50 hoog

onvoorziene kosten 5% over de totale kosten € 1.528,09 € 320,90 hoog

SUBTOTAAL Excl. BTW € 41.230,46

SUBTOTAAL Incl. BTW €

49.009,35

70

UITNODIGING

Een voorbeeld hoe de Nederlandstalige uitnodiging er uit zou zien:

Figuur 24: Voorzijde uitnodiging

Figuur 25: Achterzijde uitnodiging

71

REMINDER E-MAIL

NEDERLANDSTALIG

Figuur 26: Voorbeeld aanmelding

72

FRANSTALIG

Figuur 27: Aanmelding Franstalig

In beide uitnodigingen moet als extra nog verwezen worden naar de website van Fire Days.

73

LEVERANCIERS

E-MAIL ENGELSTALIG

Figuur 28: Mail leveranciers ( Engelstalig)

Deze e-mail wordt bijkomend ook in het Nederlands opgesteld.

74

REPLYFORM OP DE WEBSITE VAN FIRE DAYS

Figuur 29: Voorbeeld inschrijvingsformulier leveranciers op de website

Documents

Eventdossier "Fire Day's"