Estructura organizativa

HernnRodrigoAlvarado

LAUNIDADDEORGANIZACINYMTODOSENLAEMPRESA

Bilbao,BizkaiaAbril2001


NDICE

INTRODUCCIN............................................................................................................3DEFINICINDELREA..............................................................................................4JUSTIFICACINDELAUNIDADDEORGANIZACINYMTODOS.................6RELACIONES..................................................................................................................7ESTRUCTURAINTERNA..............................................................................................8FUNCIONES....................................................................................................................9ESTUDIODELAESTRUCTURA.......................................................................10ANLISISDEFUNCIONES.................................................................................11ESTUDIODELOSPROCEDIMIENTOS..........................................................13DISEODEFORMULARIOS..............................................................................14REDACCINDEMANUALES............................................................................15DISTRIBUCINDEESPACIOFSICO...............................................................16TAREASPROPIASDELAUNIDAD...........................................................................17PlanificacindelTrabajo........................................................................................18EjecucindeTareas.................................................................................................19OrganizacinDepartamental...................................................................................19InformacinalaDireccin.....................................................................................20CONCLUSIONES..........................................................................................................22

HernnRodrigoAlvarado2


INTRODUCCIN

Elfuncionamientodelasorganizacionessuponelaejecucindesusprocesosyactividadesdeunamanerasistemtica,esdecir,siguiendociertospatronesqueconllevenallogrodesusobjetivos.Noobstante,lapreocupacindelosdirectivosnormalmenteseorientaalcumplimientodemetasdeproduccinyventasquegaranticenlarentabilidadyestabilidaddelaempresa,ovistodeotromodo,dirigensusesfuerzosalaobtencinderesultadostangibles.

Enlaprctica,estaformadeveralaorganizacinsinconsiderarelcmosehacenlascosas,losrolesdelpersonal,lasnormasquesedebencumplir,originamuchasvecestrastornosquepuedenirdeunasimplefallahastauncaostotalenlasoperaciones,dependiendodelamagnituddelaorganizacin.

Elpresentetrabajodescribedeunamaneraresumidaunaunidaddeorganizacinymtodos,desdeelpuntodevistaexclusivamenteformal,comenzandoporunadefinicindelrea,paraluegopresentaralgunasrazonesquejustifiquensuincorporacindentrodelaestructuradelaorganizacin.

Paraello,sehaconsideradosuubicacindentrodelaestructuraorganizacional,lasrelacionesquemantieneconotrasreas,suestructurainternaylasfuncionesquelecompeten.Tambinsehandefinidolasactividadesespecficasatravsdelascualesseejercendichasfunciones.

Ladescripcinqueaqusehacedelaunidaddeorganizacinymtodos,sebasaenunenfoquesistmico,endondesepuedeapreciarlaformaenqueserelacionansuscomponentesparalaconsecucindelobjetivofinal.



Enlosucesivoseutilizareltrminoorganizacinymtodos,aunqueexistenotrosalternativos,talescomosistemasyprocedimientos,anlisisdesistemas,organizacinysistemasosimplementeprocedimientos.

DEFINICINDELREA



Launidaddeorganizacinymtodos,eslaencargadadeconocerlosproblemasorganizativos,ensusaspectosestructuralesydeprocedimientos,quesurjanporcambiosoadaptacindelosdiversossistemasformalesalosobjetivosdeterminadosporelnivelsuperior,yproponerlassolucionesquecorrespondanparamejorarelgradodeeficienciaqueaquellosposean,apoyndoseentcnicasyherramientasespecficas,poriniciativapropia,porsolicituddealgunaunidadespecficaodentrodeunplangeneraldetrabajo.

Lossistemasqueestnsujetosalaaccindeestaunidadsonlosadministrativosylaestructuraylosprocedimientosqueconsiderasonlosformalmenteestablecidos.Lastcnicasaplicablessonlasqueaportanelanlisisdesistemasylasimplificacindeltrabajo.

Lalabordelaunidadnace,fundamentalmente,deestasdecisiones:

poriniciativadelgerentedelaunidad;

porsolicituddealgunaotraunidad;

porlaformulacindeunplandetrabajo,elaboradogeneralmenteporelgerentedelaunidadyaprobadoporelnivelsuperior.

Evidentemente,estaltimaformaeslamsrecomendableporcuantoimplicaconsideraralaorganizacincomounelementodelagestiny,porlotantorequieresuplanificacin.

Lasfuncionesinherentesaorganizacinymtodossonejercidasentodaslasempresas,enmuchasdeellasdemaneraasistemtica.Slolasgrandesempresasestnencondicionesdegenerarlaautonomadepartamental.Enlasdemenortamao,sepresentancomolaborcomplementariaasignadaadeterminadoscargosdirectivos,oseresuelven

HernnRodrigoAlvarado5LAUNIDADDEORGANIZACINYMTODOSENLAEMPRESA

medianteasesoraexterna.Estepuedesertambinunrecursoextraordinarioparalasempresasdegranmagnitud,cuandoseencarantransformacionesprofundas.

JUSTIFICACINDELAUNIDADDEORGANIZACINYMTODOS

Entodaempresa,existensituacionesgeneradasporeldesarrollodelasoperacionesdiarias,queconducenapensarqueexistenanomalasosimplementequenofuncionanlascosas.Cuandoseestenpresenciadedichassituaciones,sehabladeinoperanciayasimplevistapuedenapreciarse:

Excesivatramitacindedocumentosrolesnodefinidosodesconocidosinsuficientedelegacindefuncionesdeficienciasestructuralescargasdesigualmentedistribuidasmuchasunidadesopersonasrealizandoactividadessimilares.

Conelobjetodeidentificarlasfalenciasydebilidadesdedeterminadosector,estildistinguirlosdiferentesindicadoresqueayudenaencontrarlascausasdelasanomalas.Soninnumerableslosindicadoresquesepuedenobservarenlasempresas,comoporejemplolosquesemencionanacontinuacin:

Prdidadematerial,tiempoyenergadaofrecuentedelamaquinariaoperacionescuellodebotella



transporteslargosyriesgososcondicionesdetrabajopeligrosasaltoscostosdeoperacinexcesodehorasextras

Entalessituaciones,esnecesarioqueexistaunaunidadqueseencarguedeinvestigar,analizaryproponerplanteamientosqueconduzcanasolucionarlasanomalasparaellogrodelaeficienciaenlasoperaciones.Deah,laimportanciadelaexistenciadelaunidaddeorganizacinymtodoscomopartedelaestructuraorganizacionaldetodaempresa.

RELACIONES

Launidaddeorganizacinymtodosdependedirectamentedeladireccinsuperiordelaempresa.Enlaprctica,estosetraduceporlasubordinacinalaJuntaDirectivaoaladireccingeneral.

Enalgunoscasosesposibleobservarlaubicacindeestareadentrodeotras,talescomoAdministracin,ControlyFinanzas,AuditoraInterna,etc.Sinembargo,deacuerdoalalcancedesugestin,noesrecomendablelainsercindeestedepartamentoenotrasreas.Porotraparte,esnecesariotenerencuentaquelaintensidaddelaaccindelaunidadestrelacionada,entreotrascosas,conelniveljerrquicoqueocupe.Porello,escomnobservarquelaunidaddeorganizacinymtodosmantienerelacionesdeasesoramientoconlosdiferentesnivelesdirectivosdelaempresa.



Lasrelacionesdeasesoramientosedefinenporlaproduccindeinformacinreferidaalosestudiosorganizativosrealizados,laqueseentregaaladireccinsuperioroaundeterminadosectordirectivo.

Enelcumplimientodesusactividades,losintegrantesdelaunidaddeorganizacinymtodosactanenrelacindirectaconelgerentedelreaenquesedebancumplirsusinvestigacioneseimplantaciones.Enesteparticular,sufuncinestsujetaalconocimientointegraldelasactividadesquesedesarrollanenesarea,conelobjetodeobteneruncriterioslidoypropioquepermitalaadecuadaasesora.

Esprecisoquecuandosepongaenvigenciaestetipoderelacin,setengaencuentalajerarquaformalmenteestipuladayporlotanto,evitardictarpautasodirectricesalpersonaldependientedelgerentedelreaanalizada.

ESTRUCTURAINTERNA

Launidaddeorganizacinymtodostieneasufrenteaungerente,quiendebeposeerunacapacitacinyexperienciaprofesionalenelreaqueloubiqueenesenivel.

Dichaexperienciaycapacidaddelgerentedelaunidadsonfundamentalesparalograrlosobjetivosdelaempresa,generarconfianzaycredibilidadenelpersonal,puesenelmbitoinformaldelaorganizacin,confrecuenciaexistelatendenciaapensarquelaspersonaspertenecientesalrea,noseencuentranencapacidadderesolverlosproblemasdelosdems.

Delcitadogerente,dependenlosayudantes(auxiliares,analistas)queladireccinsuperiorconsiderenecesariodotaralaunidadparaelcumplimientoeficazdelplandetrabajo.


Estosintegrantespuedentenerdiferentegradodepreparacinyespecializacin,deacuerdoconelalcanceyprofundidadqueseanpropiosdelplan.Elmercadolaboralhavenidoestableciendounajerarquaentrelosanalistas,deacuerdoconsusantecedentesycapacitacin(juniors,seniors,etc.),queavecessetrasladaalaestructurainternadelaunidad.

Lascondicionesolaspreferenciaspersonalesdefinen,enmuchoscasos,lasespecializacioneshorizontales(sistemas,estructura,formularios,etc.),lasquesernviablessegnelnmerodepersonasylasactividadesadesarrollar.

Lanaturalezadeltrabajopuedepropiciarendiversasoportunidades,elcrearequiposdetrabajo,compuestosdeauxiliaresoanalistasespecializados.Unodeellosdebeasumirelroldecoordinador,confuncionesdeconduccin,planificacin,organizacin,relacionesconlosgerentesdelaunidadydelreaenquesellevarnacabolasactividades.Estosequiposdetrabajo,generalmentetienenelcarcterdetemporales,esdecir,secreanydisuelvenamedidaqueseejecutaeltrabajo.

Tantolacalidadcomolacantidaddeloscomponentesdelaunidadsedebenfijarenfuncindelascaractersticasdelaorganizacinydelosobjetivosestablecidosparaelrea.Estoimplicaabandonarcriteriosdeeconomaenlaconstitucindelaunidad,cosaquenosiempreesposiblelograr,anendesmedrodelproductofinal.

FUNCIONES

Lasfuncionesinherentesalreadeorganizacinymtodossonlasquesedetallanacontinuacin:



estudiodelaestructura

anlisisdefunciones

estudiodelosprocedimientos

diseodeformularios

redaccindemanuales

ordenamientodeoficinas

ESTUDIODELAESTRUCTURA

Consisteenelanlisisdelaestructuraformaloficialdelaempresaylaproposicindemodificacionesdentrodelamisma,teniendoencuentalasparticularidadesquelehanimpresosuevolucinhistricayelentornoenquesedesenvuelve.Losajustesqueseproyectendebenconducirahacerposibleelcumplimientodelosobjetivosquevayaestableciendoladireccinsuperior,tantoparalaempresaensutotalidadcomoparalasreasquelacomponen.

Elestudioalquesehacereferenciapuededarseenlossiguientesaspectos:

revisindelaestructuraactual;

reordenamientodelaestructuraactualtotaloparcialmente;



creacinysupresindeunidadesadministrativas,definindolasinternamenteydefiniendosurelacinconotrasunidadesdelaempresayconelmedioexterno.

Enelprimercaso,setratadeverificarlaestructuravigentedeacuerdoconunpatrnprevio,comprobandosucumplimientoyelgradodeeficienciaalcanzado.Enelsegundo,seactadentrodelcampodeloqueescomndenominarreestructuracin.Elaspectorestanteserefierealanlisisdedeterminadasunidadesdelaempresa.

Losestudiosdeestructuraslopuedenserencargadosporlaaltagerenciaodireccinsuperior;sinembargo,losgerentesdereadebentenerfacultadesparasolicitarlarealizacindereordenamientosestructuralesinternosenlossectoresasucargo.Decualquiermanera,laaplicacindeloscambiosestructuralesasdeterminadosdebesiemprecontarconlaanuenciadeladireccinsuperior.Enmuchoscasos,cuandoseejercelafuncindeorganizacinymtodosexternamente,lasmodificacionesalaestructuraseoriginandeacuerdoasugerenciasdelequipoconsultor,quienesestnencapacidaddeevaluarlosestudiosrealizadosparaproponermejoras.

Enelestudiodelaestructurageneralesnecesariomantenerlacompatibilidaddecargos,nivelesyrelacionesconelfindeformarunatotalidadcoherente.Sisetratadeunanlisisparcial,esprecisoadaptarelsectorrediseadoalrestodelaestructura.

ANLISISDEFUNCIONES

Deacuerdoalosobjetivosquesehanplanteadoenlasdiferentesreasdelaempresa,esnecesariodescribirelprocedimientoadecuadoparalograrlosy,porconsiguiente,determinarculessonlasfuncionesacargodecadarea.Comolasfuncionessematerializanalolargodelaprcticadelosprocedimientoscorrientes,la



asignacinconcretadelaslaboresqueencadenadasformanesosprocedimientos,permiteladefinicindeloscargosquecomponenlaestructuradelaempresa,adicionalmentealperfilyrequerimientosparacadaunodeellos.

Estafuncindeorganizacinymtodosabarcacomunmenteestasfacetas:

a)anlisisydeterminacindelasfuncionesdelasunidadesactualesyporcrearse;

b)establecimientodelaslaboresnecesariasparacumplirconesasfunciones,midiendosusexigenciastcnicasyeltiempoquedemandasurealizacin;

c)descripcindeloscargosquedebendesempearseparaelcumplimientodelaslabores;

d)establecimientodelasrelacionesquedebemantenercadacargoconlosrestantes,seanestoscomponentesdelamismaunidadobienpertenezcanaotras,ytambinconelmedioexterno.

Elestudiodefuncionesydecargos,tieneunarelacindirectaconlapartedelaestructuraadministrativadedicadaaanalizarlosproblemasdeltrabajo(tiempos,ambiente,relacionesentreelpersonal)ycondisposicioneslegales(horarios,retribuciones,restricciones,proteccinsocial).Portalmotivo,esrecomendablequeorganizacinymtodosparticipeenestaparte,enconjuntoconelreaderecursoshumanosorelacionesindustriales,deacuerdoaltipodeorganizacin..



ESTUDIODELOSPROCEDIMIENTOS

Launidaddeorganizacinymtodostieneenelanlisisdelosprocedimientosunadelasfuncionesmsrelevantes,puestoqueenellosdebebuscarlamximaeficiencia,quesetraduceenrapidez,economayfcilcontrol.

Elestudiodelosprocedimientossecentrafundamentalmenteenestosaspectos:

a)revisindeprocedimientosvigentes,proponiendolasmodificacionesnecesariasparaincrementarlaeficiencia;

b)estudiodeprocedimientosnuevosparalasunidadesquesehayancreadooparacumplirnuevosobjetivosyfunciones;

c)consideracindelasrelacionesentrediferentesprocedimientosdentrodeunsistemageneraloperativo-informativo,sealandointerrupcionesysuperposiciones,tomandoencuentalasecuenciaquedebenseguir.

Tantoellevantamientodeinformacincomoelanlisisylaredaccindelosprocedimientos,requierellevarseacabobajolaaplicacindetcnicasquefacilitendichaactividad,puesstasconstituyenlabasefundamentalparalaobtencindeunbuenproductofinalporpartedeorganizacinymtodos.

Lastresfuncionestratadashastaelmomento,sonelverdaderopilardelagestindeorganizacinymtodos.Desdeunpuntodevistaterico,lasecuenciaparaestasfuncionesseraprimerodeterminarlosobjetivos,luegoseestablecenlasfuncionesqueharnposiblecumplircondichosobjetivos;posteriormenteseconsideranlosprocedimientosnecesariospararealizartodaslasfunciones;sedefinenloscargos(puestosdetrabajo)exigidosporelconjuntodelaboresdescritas,yseconstruyelaestructura



correspondiente,tomandoencuentajerarqua,control,unidadessubordinadasyunidadesalascualessedebereportar.

Enlaprctica,talsecuencianosiemprepuedeaplicarsepormotivosdemuydiversandole,entreloscualessedestacanlascaractersticasdelamismaorganizacinsujetaacambios.Enlamayoradelasorganizaciones,yaexisteunmodelodeestructura,elcualsirvedebaseparaestablecerlasfuncionesyprocedimientosoperativosdelamisma.Deahquelalabordeorganizacinymtodosdebesermuycreativaydinmica,puesenlaprcticanosiempresepuedeatenderapatronestericos.

DISEODEFORMULARIOS

Debidoaquetodaempresagenera,alolargodelosprocedimientosquesedesarrollan,ungrannmerodeformulariosdemuydiferentenaturaleza,launidaddeorganizacinymtodosdebevigilaratentamentetodoloconcernientealosmismos:diseo,informacintransmitida,cantidaddeejemplares,tramitacin,control,archivo,etc.

Enlamayoradeloscasos,esteanlisisderivaenlaconsideracindelosprocedimientos,loqueresultalgicosisepiensaqueelformularioreflejalamateriaprimaqueseprocesaadministrativamente.

Estafuncincomprendelossiguientesaspectos:

a)establecimientodereglasparaeldiseodeformularios:normalizacin,distribucindecampos,tiposdepapel,color,etc.);



b)revisindelosformulariosvigentes,proponiendolasmodificacionesnecesariasparasuestandarizacin,dentrodelasnormasestablecidas;

c)diseodenuevosformularios,requeridosporprocedimientosnuevosomodificados;

d)consideracindeladinmicadelosformularios(flujoatravsdelaorganizacin),dentrodelosprocedimientosquesecumplanenlaempresa;

e)determinacindeloslugaresymtodosdearchivodeladocumentacinprocesada.

REDACCINDEMANUALES

Comolaorganizacindeunaempresademagnitudimplicaciertogradodecomplejidad,todoslosaspectosinherentesaelladebenreflejarseenuncuerpodenormasescritas,loqueporotraparteesunareglafundamentalparalaformalizacinorganizativa.Laelaboracindeestosmanualesestacargodelaunidaddeorganizacinymtodos,yeslaculminacindelestudiototaldeunreadeterminada.Losprocedimientosestablecidos,debenobedeceralasnormasqueseestablezcan,puesmientrasunorepresentaelqusedebehacer,elotroconstituyeelcmodebeimplementarse.

Larevisindelosmanualesvigentesformapartedelastareasderivadasdelanlisisdelaestructuraydelosprocedimientosquerealizalaunidaddeorganizacinymtodos,sirvindolecomoantecedentesparaelconocimientodeunasituacindada.



Esprecisoqueelconjuntodemanualesformeunatotalidadhomogneaydefcilconsulta.Antesdeseraplicados,losmanualesdebenserdiscutidosconelgerentedelreayaprobadosporladireccinsuperior.

Lafuncinreferidaalosmanualesseconcretaprincipalmenteenestosaspectos:

a)preparacindemanuales,conteniendodisposicionessobreestructura,polticas,funciones,normasaplicablesyprocedimientos:losmanualespuedenreferirseaunodeestostpicosoavariosdeellos,segnseconsiderenecesarioparalograrmayoreficienciaensuaplicacin;delmismomodo,puedenlegislarsobreunadeterminadaoperacin,procedimientoounidaddelaempresa;

b)revisindelosmanualesactualmenteenvigoryanlisisdelasmodificacionesquedebanintroducrselesparaadaptarlosaloscambiosorganizacionalesquesepropongan;

c)anlisisdelacoherenciainternadelosmanualesydestosentres;

d)compilacinydivulgacindelosmanualesaprobadosyenvigencia.

DISTRIBUCINDEESPACIOFSICO

Launidaddeorganizacinymtodosestacargodelestudiodeladistribucindelespacioqueutilizalaempresa.Elesquemageneraldelaubicacindelasdiversasoficinasdebesertrazadoporestaunidadyaprobadoporladireccinsuperior.Ladistribucininternadecadaunidaddebeserconsideradaporelgerenterespectivo.



Encadacaso,hayquedeterminarlaposicindelmobiliario,equiposeinstalacionesnecesariasyestablecerunplanderenovacinyestandarizacindelasoficinasteniendoencuentalascaractersticasbsicasdelinmueblequeocupelaempresa.Estafuncin,estligadaafuncionesdeotrasunidades,masenningncasopuedeinterpretarsecomounaduplicidadochoquederoles,puescomosehacomentado,losobjetivosdeorganizacinymtodosapuntanalabsquedadeeficienciaenlasoperacionesdelaempresa.

Endefinitiva,sepretendeunmejoraprovechamientodelespacio,rapidezyfacilidaddecirculacintantodepersonascomodedocumentos.Enconsecuencia,estafuncinseconcretaenlosaspectosqueseenumeranacontinuacin:

a)distribucindelasactualesoficinas,estipulandounplangeneral;

b)determinacindelasnecesidadesdecadaoficinaenlorelativoalosequipos,mueblesytilesqueexijaelbuendesempeodelasactividadesbajosuresponsabilidad;

c)modificacionesquepuedenintroducirseafuturoenladistribucinpropuesta,porreestructuraciones,nuevosprocedimientos,nuevoscargosyestandarizacin.

TAREASPROPIASDELAUNIDAD

Launidaddeorganizacinymtodostieneasucargolassiguientestareasquelesonpropias:

a)planificacindeltrabajo;


b)ejecucindetareas;c)organizacindepartamental;d)informacinaladireccin.

PlanificacindelTrabajo

Comosehamencionado,lastareaspropiasdelreapuedengenerarsepordecisindelgerentedelaunidad,porsolicituddeotraunidadoporelcumplimientodeunplandetrabajo.

Cuandoelgerenteesquiendeterminalosestudiosarealizar,esnecesariocontarconlaaprobacindeladireccinsuperiorantesdesuiniciacin.Silaideanacedeotraunidadporalgunanecesidadparticular,luegodeseranalizadalafactibilidaddesuejecucinporpartedeorganizacinymtodos,deberequerirselaaprobacindeladireccinsuperior.

Loideal,dentrodelaampliacoberturadesusfunciones,eslaelaboracindeunplandetrabajoqueobedezcaaunplanestratgicotrazadoporladireccinsuperior.Paraestructurarlo,laconsultaconlosgerentesdereaessumamenteprovechosa,porcuantopermiterecabardeellosdatossobrenecesidadesdereorganizacin.Estodebecompletarseconloscriteriosquetengaelmismogerentedelaunidadsobrelosproblemasqueafectenalaorganizacin,estableciendounordendeprioridades.

Elplandebesersometidoalaconsideracindeladireccinsuperiorydiscutidoconella,afindeadecuarloasuspuntosdevista.Elplanunavezaprobado,eselqueregirlasactividadesdelaunidadduranteellapsoenquetengavigencia.Todasolicituddeestudiosespecficosdeberasersatisfechaenconsonanciaoenelmarcodelmismo.


Elplaneamientodelastareaspuedeseranaltico,contndoseparaestoconherramientasdevariadopotencialycomplejidad,talescomocartasdeGanttocualquierotraherramientadecontroldeproyectos.

EjecucindeTareas

Parallevaracabolosestudiosqueseestablezcandeacuerdoconloindicadoenelprrafoanterior,seprocedealaaplicacindeunmtododetrabajomsomenoscomplejo,segnelalcancequehayanderevestiraquellos.

Laslaboresmscorrientesqueseejercitancontalfin,sonlasqueahoraseenumeran:

a)levantamientodeinformacindeestructurasyprocedimientos;b)anlisisdelosdatosobtenidos;c)propuestasdemodificacioneseinnovaciones;d)consultasalosjefesygerentessobrelaspropuestas;e)informesaladireccinsuperioryalosgerentesdereasobredichasproposiciones;f)discusindelaspropuestasrealizadas;g)implantacindelasreformasaceptadas;h)comunicacindeloscambiosqueseintroduzcan;i)revisionesperidicasdelasimplantacionesefectuadas.

OrganizacinDepartamental

Elgerentedelaunidadtieneasucargolaorganizacindesuunidad.Elloimplicalosiguiente:


a)asignacindetareasentrelosauxiliaresoanalistas,deacuerdoconlasnecesidadesemergentesdelcumplimientodelosestudiosencargadosodelplanaprobadooportunamente;

b)creacinymantenimientodelosarchivosdepapelesdetrabajoydocumentacingeneradaenlarealizacindelosestudiosacargodelaunidad;

c)obtencinymantenimientodeloselementosdetrabajo(mobiliario,equipos,libros,tiles,etc.);

d)remuneracin,compensacin,promocinyentrenamientodelpersonal;

e)seguimientoycontroldeloscostosdeoperacindelaunidad.

Escomndistribuiralgunasdeestastareasentreelpersonal,responsabilizndolos,porejemplo,dealgunosarchivos,delostilesdeescritorio,delabiblioteca,etc.Algunasfunciones,comolascitadasend),sonindelegables.

InformacinalaDireccin

Launidaddeorganizacinymtodos,elaboradistintostiposdeinformacin,quegiraalosdiferentessectoresconstitutivosdelaempresa.Comnmente,setienenlossiguientes:

a)aladireccinsuperior,sobreeldesarrollodeltrabajo;b)aladireccinsuperior,losestudiosrealizadosparasuanlisisyaprobacin;



c)alasgerenciasderea,sobreeldesarrollodeltrabajo,enloqueaellasconcierne;d)alasgerenciasderea,losestudiosrealizadosdentrodecadaunadeellas,parasuanlisisyaprobacin;e)engeneral,alasdiversasunidadesdelaempresa,sobrelastareasacargodelaoficina,comosntesisdedivulgacinyconocimientodelalabordesarrollada.

Estainformacinseformalizamediantelaelaboracindeinformes,memos,comunicados,notas,etc.,deacuerdoconelcontenidodelamismaysudestinatario.

Enciertoscasos,ladireccinsuperiorpuededecidirquelastareasacargodelaunidaddeorganizacinymtodosseansustituidastotaloparcialmentemediantelacontratacindeasesoresexternos.Elloobedece,porlocomn,altipodeestudioquedeseaemprenderseoalaagilizacindelprocesoderacionalizacin.Entodocaso,lasfuncionesanteriormentedescritasaplicandeigualformaparaunaunidadasesoraexterna.

Bajoestascircunstancias,esadecuadodeterminarelgradodecolaboracinqueelpersonaldelaoficinadebeprestaralosequiposconsultoresylaformadecontrolqueelgerentedelaunidaddebeejercersobrelalabordesempeadaporlosanalistasexternos.Generalmente,eslaunidaddeorganizacinymtodoslaqueasesoraconrespectoacondicionesyespecificacionesdecontratacin,costodelosserviciosyalternativasdeprestacin.Tambindebeaprobarseunmecanismodeinformacinreferidoaltrabajorealizadoyalassugerenciasemitidasporelequipoconsultor,ascomolaqueelgerentedelaunidaddebeproducirsobrelaparticipacindesupersonalyeldesarrollogeneraldelproyecto.



CONCLUSIONES

Lasupervivenciadeunaorganizacinenunentornocompetitivoyglobalizado,dependedemuchasvariablesqueintervienenparagarantizarla.Generalmente,sebuscanmtodosqueconduzcanaelevarlosnivelesdeproduccin,reduciendoomanteniendobajosloscostosoperacionales,locualmuchasvecessetraduceenaumentodetrabajoconeconomaderecursos.Estaopcin,talvezconstituyealgunadedichasvariables,sinembargonoesprecisamenteloqueserequierealmomentodebuscareficienciadeoperaciones,ladecisincorrectadebeestarorientadaalaracionalizacinenelfuncionamientogeneraldelaorganizacin.Paraelloesprecisorealizarestudiosquevandesdelaestructurageneraldelaempresaalarevisinyanlisisdelastareasespecficasdecadasector,considerandolosrecursosutilizados,eltiemporequeridoyempleadoencadaoperacin,eladecuadomanejodedocumentosylosmecanismosdearchivodelainformacin.

Sepuedeobservarqueparaacometerestaactividad,esprecisocontarconunrganobienseainternooexternoqueseaboqueporcompletoatalfuncin,puesserequieretiempo,conocimientointegraldelaorganizacinysobretodounavisinclaradelconceptodeeficienciaycalidad.

Atravsdeestetrabajo,sehapresentadodeunamaneraresumidalanecesidaddeunaunidaddeorganizacinymtodosenunaempresa,definiendosualcanceydescribiendosusfunciones,haciendohincapienlaimportanciadesupresencia,biensea



internaoexterna,puesmuchasvecesestafuncinesrelegadaaotrasreasconelconsiguienteproblemadelanototaldedicacinyelanlisissuperficialdelaproblemticaexistentedentrodeunreadeterminada.

Ladecisindeimplantarestaunidad,recaeenlaaltagerenciadelasempresasquienesdebenevaluarloscostosasociadosportalincorporacinfrentealosbeneficiosgeneradosyqueredundarnalargoplazoenoperacionesrealizadasenformaeficiente,mayorrendimiento,incrementodelaimagencorporativa,yendefinitiva,garantadeunasupervivenciaenunentornoaltamentecompetitivo.


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