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ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS II.
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ÍNDICE.
PAGINAS:
INTRODUCCIÓN………………………………………………………………… 2
JUSTIFICACIÓN……………………………….………………………………… 3
RESEÑA HISTÓRICA……………………… …………………………………. 4
MISIÓN…………………………………………….…….…………………………. 5
VISIÓN………………………………………………………………………………. 5
GRADO DE DIFERENCIACIÓN.…………………………………………... 6
PRINCIPIOS Y VALORES ……………………………………………………. 6
CARACTERÍSTICAS…………………………………. .……………………….. 7
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL………………………………………... 10
DIVISIÓN DE TRABAJO ………………………………………………………
DESCRIPCIÓN DE LAS PRINCIPALES TAREAS Y RESPONSABILIDADES
…………………………………………………………………..………………………… 11
MECANISMOS DE INTEGRACIÓN…….………………………………….. 12
CENTRALIZACIÓN Y DESCENTRALIZACIÓN EMPRESARIAL.. 13
NORMAS DE COMPORTAMIENTO………………………………………… 14
FUENTE………………………………………………………………………………… 15
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INTRODUCCIÓN:
En el presente trabajo podremos conocer
como esta constituida y administrada la
cooperativa de ahorro y crédito “EL
SAGRARIO”, depende en forma directa de su
organigrama estructural, misión, visión con
ello diferenciaremos el nivel jerárquico, grado
de especialización, tipo de estructura, división
de sus departamentos, normas, reglas,
mecanismos de integración y procesos a
seguir para cumplir con lo propuesto.
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JUSTIFICACIÓN:
Este proyecto se realizo con la finalidad de dar a conocer
como esta estructurada la Cooperativa de Ahorro y Crédito
“El Sagrario” Ltda. , con ello se podrá analizar como
administran sus recursos materiales y el talento humano y
así poder determinar que tipo de estructura posee.
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RESEÑA HISTÓRICA :
La cooperativa se fundo el 10 de junio 1964, por un grupo humano portador de grandes sueños
y esperanza.
La institución, desde sus inicios, se ha adaptado a la línea de conducta crediticia tradicional
cooperativa: captar ahorros y conceder préstamos, complementando estas operaciones con
servicios directos al socio de atención médico-dental, mortuoria y seguro sobre préstamos,
posteriormente y hasta la actualidad, la cooperativa se ha mantenido a la vanguardia de los
avances cooperativos y tecnológicos, renovando y ampliando el portafolio de productos
financieros y no financieros que se ofrecen a socios y clientes.
Referentes importantes de la exposición geográfica y del crecimiento sostenido de la
cooperativa son su matriz en Ambato, las sucursales en Riobamba y Latacunga y las agencias
de quito, Guaranda y Babahoyo que por su protagonismo responsable tienen reservado desde
ya un lugar en la historia de la institución, constituyendo el punto de partida de nuevas
expectativas cooperativas en otros sectores del país.
Dentro del comportamiento administrativo libertad de acción, es menester conocer que la
cooperativa tiene suscritos convenios que la han valido para intercambiar y nutrirse de
conocimientos y experiencias. Precisamente en el año 2002 se perfecciono la alianza
estratégica MEGA RED que tiene la particularidad de entregar un servicio transaccional
económico, eficiente y rápido, mediante el trabajo en línea de las cooperativas signatarias,
aprovechando las estructuras tecnológicas y de ventanilla existentes en cada una de las
sedes, sucursales y agencias.
Son signatarias del convenio las cooperativas de ahorro y crédito Tulcán. Pablo Muñoz Vega.
Alianza del Valle y El Sagrario, mediante este sistema nuestra cooperativa podrá ofrecer
servicios y ampliar coberturas en la sierra norte y centro del país y enfrentar en mejores
condiciones a la competencia financiera.
Así es como fue forjando la cooperativa, su destino con una nueva y moderna misión y visión
en la diversificación de servicios y productos financieros, con una filosofía propia que produce
y expresa valores y virtudes institucionales, con una imagen corporativa que da confianza,
seguridad y credibilidad y que ha facilitado el acercamiento a la comunidad, con una convicción
de gobernabilidad que significa progreso y desarrollo sostenido de la institución, y, con una
calificación de riesgo global privilegiada que es la carta de presentación en los mercados
financieros y es garantía para mantener el apoyo de socios y clientes.
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MISIÓN:
Brindar productos y servicios financieros competitivos para satisfacer las necesidades de
socios y clientes, contribuyendo al desarrollo de la economía solidaria del Ecuador
VISIÓN:
Ser líder y referente en el sector financiero cooperativo mediante una gestión profesional con
responsabilidad social
RAZÓN SOCIAL:
Cooperativa de ahorro y crédito “El Sagrario” Ltda.
SERVICIOS QUE OFRECE:
Libreta de ahorro, Crédito, Capacitación a plazo fijo, Transferencias al exterior, Transferencias
desde el exterior, Recaudación de impuestos SRI y matriculación vehicular. Pago de bono
desarrollo humano, Cajeros automáticos y Tarjetas de débito.
POLÍTICA DE LA CALIDAD
La Cooperativa “El Sagrario” Ltda., plantea el compromiso con el Sistema de Gestión de la
Calidad a través de la siguiente política de calidad, la cual declara su propósito y asegura el
cumplimiento de los requisitos del usuario y el mejoramiento continuo de sus procesos.
POLÍTICA DE CALIDAD DE LA COOPERATIVA “EL SAGRARIO” Ltda.
“Brindan productos y servicios Financieros de calidad cumpliendo requisitos para satisfacer
las necesidades de socios y clientes, en el marco del mejoramiento continuo, con personal
competente, adecuada estructura financiera y tecnología confiable”.
OBJETIVOS DE LA CALIDAD:
1. Cumplir con requisitos orientados a la satisfacción de los socios y clientes en los
servicios ofrecidos por la Cooperativa (Indicadores).
2. Mejoramiento continuo
3. Personal competente.
4. Estructura financiera adecuada y Tecnología confiable.
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GRADO DE DIFERENCIACIÓN.-considero que la cooperativa de ahorro y crédito el sagrario
Ltda. es una institución grande con varios departamentos ,por lo tanto se encuentra catalogada
en el nivel alto por que se encuentra situada en algunos lugares de la ciudad como por ejemplo
Ubicación Oficina Matriz
Calles Quito y sucre esquina
Ubicación Sucursal Riobamba
Calles García moreno s/n y 10 de agosto
Ubicación Sucursal Latacunga
Calles Quito s/n y Padre Salcedo
Ubicación Agencia Guaranda
Calles Vicente Roca E4-27 y Av. Amazonas
Ubicación Agencia Babahoyo
Calles Abdón Calderón 112 y Av. General Barona
PRINCIPIOS Y VALORES
Gestión Ética y Moral
Compromiso con la organización y el país
Rendición de cuentas
Solidaridad
Calidad en la gestión
Efectividad y eficiencia
Trabajo en equipo
Desarrollo humano
Reconocimiento
Mejoramiento continuo
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CARACTERÍSTICAS DE LA INSTITUCIÓN
OBJETIVO:
El objetivo de sistema de gestión de la calidad (SGC) busca presentar en forma clara y
coherente la estructura de la cooperativa “El Sagrario” Ltda. Como un sistema de gestión
basado en estándares de calidad que aseguran la presentación de todos los productos y
servicios resultantes de la interacción de los procesos definidos al interior de la misma y que
apoyan fundamentalmente a las actividades financieras de la institución.
Dando satisfacción al cliente, estándares de calidad con indicadores de gestión.
COMUNICACIÓN:
La cooperativa de ahorros y crédito “El Sagrario” Ltda. Ha establecido canales de
comunicación para todos los niveles de la institución que permiten la retroalimentación
adecuada de la gestión lo que permite evaluar los resultados de los procesos y contribuir con
la eficacia y mejora continúa del SGC, entre ellos: intranet institucional, Criterios y
procedimientos del sistema de gestión de calidad incluido en los sistemas informáticos,
Correo electrónico, carteleras, entre otros.
ALCANCE:
Libretas de ahorros, crédito, captaciones a plazo fijo, transferencias al exterior, transferencias
desde el exterior, Recaudación de impuestos SRI y matriculación vehicular, Pago del bono
desarrollo humano, cajeros automáticos y tarjetas de débito.
CARACTERÍSTICAS:
El SGC cuenta con enfoque basado en procesos con el objetivo de que los elementos de
entrada se transformen en resultados. La interacción de los procesos se muestra en las
caracterizaciones, las cuales reflejan el objetivo, actividades, responsabilidades, requisitos,
documentación y recursos de cada uno de los procesos.
El modelo de gestión para los procesos promueve el uso de cuatro etapas basadas en ciclo
PHVA definidas así:
PLANEAR (P): consiste en establecer los objetivos y los procesos necesarios para cumplir los
requisitos específicos.
HACER (H): consiste en implementar las actividades definidas para proceso
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VERIFICAR (V): consiste en la medición de los procesos y productos respecto a los
parámetros establecidos, informando los resultados de las mediciones para su análisis
ACTUAR (A): consiste en tomar acciones basadas en el seguimiento y análisis de los
resultados obtenidos, para mejorar el desempeño de los procesos.
La evidencia del mejoramiento continuo de los procesos y las acciones correctivas y
preventivas se registran en el formato de registro de oportunidad de mejoramiento.
NIVELES JERÁRQUICOS
El SGC a través del organigrama estructural define la autoridad y responsabilidad establecida
en la institución, estructura que permite la toma de decisiones, así como la prevención de las
no conformidades del sistema.
Adicionalmente, la gerencia general designa a su representante para el sistema de gestión de
calidad quien es responsable de:
a. Asegurar el establecimiento, implementación y mantenimiento de los procesos
b. Informar a los siguientes niveles directivos el desempeño del SGC , el mismo que es
revisado por la alta dirección en reuniones que se llevan a cabo en forma semestral.
c. Asegurar que los requisitos del cliente sean siempre considerados en todos los niveles
de la institución.
SEGUIMIENTO
El programa de auditorías contempla el seguimiento, en intervalos planeados (dos veces al
año) al cumplimiento de los requisitos específicos y su eficacia en la implementación del SGC.
CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS:
El SGC cuenta con documentos (Manuales, Flujo gramas e Instructivos) que permiten la
normalización estandarización de actividades para su eficaz desempeño y seguimiento. La
evidencia objetiva se obtiene por medio de los registros que arroja cada uno de los procesos,
los cuales proporcionan información para el análisis de datos y la toma decisiones.
CONTROL DE LOS DOCUMENTOS:
El control de los documentos se hace a través de la lista maestra de documentos, en
la cual se especifica el proceso, tipo, nombre, elaboración, revisión, autorización,
fecha de actualización, número de revisión, distribución, archivo, formato y origen de
los mismos.
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LOS DOCUMENTOS SE CLASIFICAN DE ACUERDO A:
SU ORIGEN EN:
INTERNO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD:
Documentos cuya revisión, aprobación, comunicación y distribución depende de la
cooperativa de ahorro y crédito “El Sagrario” Ltda.
EXTERNO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD:
Documentos cuya revisión, aprobación, comunicación y distribución no depende de la
Cooperativa de ahorro y crédito “El Sagrario”Ltda.
La composición de los procesos definidos por la Cooperativa “El Sagrario “Ltda. Y que se
han definido como obligatorios son los siguientes:
ESTRATÉGICOS: Despliegan y establecen las directrices para la eficaz operación de todos
los procesos.
PLANIFICACIÓN DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD:
La institución a establecido flujo grande caracterizaciones de todos sus procesos definidos
en su diagrama general de procesos diseñados jerárquicamente en estratégicos, de
realización (cadena de valor) y de apoyo, con el procesito de lograr una adecuada
estandarización de los mismos en todas las oficinas de la institución.
El sistema de gestión de calidad está sujeta a futuras modificaciones debidas principalmente
a:
Posible cambios en la norma ISO 9001:2000
Cambios relacionados con la legislación que a la cooperativa “El Sagrario” Ltda., le
competen
Cambios en la normatividad al interior de la cooperativa
Posible inclusión de nuevos procesos o modificación de los existentes
La incorporación de nuevas tecnologías que puedan tener impacto en el sistema de
gestión de la calidad.
Cuando se presente algunas de las situaciones anteriores, para efecto del funcionamiento de
las actividades del SGC, la gerencia general autorizara las modificaciones que se requieran.
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COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO “EL SAGRARIO”. Ltda
DISEÑO ORGANIZACIONAL 1 : PROPUESTO POR LA EMPRESA
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL MECANIZADA
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GRADO DE ESPECIALIZACION.- La Cooperativa de Ahorroy Credito “EL
SAGRARIO” tiene un grado de diferenciación vertical de manera que esta
diseñada por una jerarquía de autoridad y crea relaciones de rendición de
informes para vincular los papeles con las subunidades de la organización
DIVISIÓN DE TRABAJO.-Es una organización, que cuenta con mucho personal
adecuado para cada departamento, por lo mismo la catalogamos en un nivel alto.
PRINCIPALES TAREAS Y RESPONSABILIDADES:
RECIBIDOR Y PAGADOR.-Es responsable de
Iniciar sus labores con suficiente anticipación para recontar, verificar y
recibir el fondo de cambio, previo al inicio de la atencional publico.
Recortar, verificar y su millar toda entrega o recepción de fondos de
cambio delos valores entregados para su custodia tanto de los socios,
clientes como de la institución.
Contar en la presencia del socio o del cliente el dinero recibido entregado
en ventanilla.
Solucionar los reclamos operativos de los socios y clientes.
Ingresar las notas de crédito o debito con causal a los socios.
La administración del fondo de giro y dela custodia del fondo del cambio.
SUPERVISOR OPERATIVO.- En la matriz es el responsable de
La apertura de la caja fuerte del cajero automático.
Ingresar las notas de crédito o debito con causal a los socios
El cuadro de la facturación de Banred
Efectuar las acreditaciones de terceros
El envió dela información previa y definitiva al SRI
Controlar la regulación delos sobre giros contables que puedan
presentarse en las cuentas de giro a nivel Nacional
GERENTE DE SUCURSAL.-Es responsable de
Asignar cupos para diligenciar formularios de excepción.
La autorización de las notas de crédito o debito con causal a los socios,
interesadas por el jefe Operativo Contable en sucursales.
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COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO “EL SAGRARIO”. Ltda
DISEÑO ORGANIZACIONAL : MECANISMOS DE INTEGRACION
GERENCIA GENERAL
SERVICIOS
COOPERATIVOS
JERARQUÍA DE AUTORIDAD
CONTABILIDAD
GERENCIA GENERAL
INVERSIONES
ASAMBLEA GENERAL
FUNCIONES DE VINCULACION
CONTACTO DIRECTO
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JEFE DE AGENCIA.-Es responsable de
La apertura de bóveda, previo al inicio de la atención al publico
La autorización delas pagos de bono de desarrollo humano que se
presenten con poder especial.
La administración de fondos de giro de la oficina.
LA INSTITUCIÓN ES CENTRALIZADA:
La Cooperativa de Ahorro y Crédito “EL SAGRARIO” Ltda., Cuenta con una
autoridad centralizada donde los gerentes en lo más alto de la jerarquía
mantienen la autoridad para tomar decisiones importantes. En las cuales no
existe delegaciones para la toma de decisiones.
Para la mejora de la institución la autoridad que es la gerente general debe ser
un poco mas flexible al momento de tomar decisiones, ya que si compartiere los
problemas dela institución con sus subordinados podrían llegar a tomar una
buena decisión.
Por que el personal en el trabajo cotidiano realizado están mas al tanto de lo que
la institución necesita.
PROCEDIMIENTO OPERACIONAL ESTÁNDAR (Reglas a seguir)
En los procedimientos de operación participan el siguiente personal
Gerente : El cual se encarga de mantener la institución con un buen
funcionamiento administrativo
Revisa a diario todo lo referente a prestaciones bancarias
Se encarga de aprobar y dar el visto bueno a soluciones referentes con los socios
La Ing. Silvia Barsallo es una persona que al momento de tomar decisiones es
firme con lo propuesto o dispuesto por ella.
Jefe de sucursal.- el se encarga de mantener al tanto sobre las otras sucursales
comunicando a los colaboradores, todo lo referente con la manera de atender a
los socios de la institución y actividades que se van a realizar
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Jefe operativo contable.- el realiza todo lo referente con el manejo financiero de
la institución.
Supervisor de caja.-el se encarga de realizar los arqueos de caja junto con el
personal encargado de esta área.
Revisa que en el día no exista ningún tipo de inconvenientes al momento de
realizar las actividades
Revisa que todo el personal encargado de caja no lleve bolsón y celulares,
adicional a esto cave recalcar que el personal no debe entrar con dinero a realizar
su actividad.
Recibidor pagador.- es el que realiza todo lo referente con el dinero diario
recaudado en la institución, el trasladando el dinero con el personal de
seguridad.
ESTADO DE NORMAS
Los colaboradores de la cooperativa tienen la siguientes normas o costumbres
Cuando realizan eventos sociales todos los colaboradores asisten y crean un
ambiente motivador y divertido.
El 31 de octubre todos sin excepción alguna asisten al programa que realizan
todos deben ir con diferentes trajes de Halloween.
RECOMENDACIÓN DE NORMAS
Al momento de su recesó los colaboradores de la cooperativa vayan juntos(as)
a comer en un solo sitio.
Cuando realicen eventos sociales permitan que lleven acompañantes y así
puedas compartir y socializarse con otras personas.
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BIBLIOGRAFÍA:
Ing. BARSALLO SILVIA “GERENTE GENERAL” De la
Cooperativa de Ahorro y Crédito “El Sagrario
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