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World BASC Organization Business Alliance for Secure Commerce (BASC) Estándares de Seguridad HOTELES Contiene Criterios Mínimos de Seguridad Versión: 04-2012 Aprobado: Julio 16 de 2012 Página: 1 de 11 Derechos Reservados Prohibida su reproducción 1 Estos criterios mínimos de seguridad se presentan como las bases fundamentales a ser utilizadas por los hoteles para establecer prácticas de seguridad eficaces que optimicen el rendimiento de la cadena de suministro y empresas de servicio y mitiguen los riesgos asociados al terrorismo, narcotráfico, extorsion, robo, etc. La determinación de los elementos del crimen organizado interesados en utilizar el comercio internacional de bienes y servicios para lograr sus objetivos, hace que sea necesario que los hoteles, mejoren sus prácticas de seguridad. Una vez al año como mínimo o según lo dicten las circunstancias, como por ejemplo durante períodos de alto estado de alerta, infracciones o incidentes de seguridad, los hoteles realizarán una evaluación completa de sus procesos y servicios, basándose en los criterios de seguridad BASC. Cuando un hotel recurra a fuentes externas para desarrollar sus actividades y prestar sus servicios, debe trabajar con estos asociados de negocio para garantizar que se implementen y se cumpla con las medidas de seguridad pertinentes en todos sus procesos de prestación del servico. Para los propósitos de Business Alliance for Secure Commerce (BASC), la cadena de suministro de bienes y servicios, se define desde el punto de origen (fabricante/proveedor/vendedor) hasta su usuario final, y reconoce los diversos modelos comerciales empleados por los miembros de BASC. BASC reconoce la complejidad de las cadenas de suministro de bienes y servicios asi como de las prácticas de seguridad internacionales, y apoya la aplicación e implementación de medidas de proteccion basadas en el riesgo 1 . Por lo tanto, el Sistema de Gestión en Control y Seguridad (SGCS) BASC brinda flexibilidad y permite adaptar los planes de seguridad con base en el modelo empresarial de la organización. Las medidas de seguridad apropiadas, tal como se indican en este documento, serán implementadas y mantenidas en todos los procesos y servicios del hotel, basadas en el riesgo y acorde con la legislación local. 1 1 Los Hoteles aplicarán un modelo de gestión del riesgo para sus operaciones, basado en su modelo empresarial (es decir, tipos de clientes, cargos críticos a ocupar, ubicación, certificación BASC, posible amenaza terrorista, dispositivos de seguridad, incidentes previos de seguridad, etc.).

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Estándar de seguridad para implementación de norma BASC

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Estos criterios mínimos de seguridad se presentan como las bases fundamentales a ser utilizadas por los hoteles para establecer prácticas de seguridad eficaces que optimicen el rendimiento de la cadena de suministro y empresas de servicio y mitiguen los riesgos asociados al terrorismo, narcotráfico, extorsion, robo, etc. La determinación de los elementos del crimen organizado interesados en utilizar el comercio internacional de bienes y servicios para lograr sus objetivos, hace que sea necesario que los hoteles, mejoren sus prácticas de seguridad. Una vez al año como mínimo o según lo dicten las circunstancias, como por ejemplo durante períodos de alto estado de alerta, infracciones o incidentes de seguridad, los hoteles realizarán una evaluación completa de sus procesos y servicios, basándose en los criterios de seguridad BASC. Cuando un hotel recurra a fuentes externas para desarrollar sus actividades y prestar sus servicios, debe trabajar con estos asociados de negocio para garantizar que se implementen y se cumpla con las medidas de seguridad pertinentes en todos sus procesos de prestación del servico. Para los propósitos de Business Alliance for Secure Commerce (BASC), la cadena de suministro de bienes y servicios, se define desde el punto de origen (fabricante/proveedor/vendedor) hasta su usuario final, y reconoce los diversos modelos comerciales empleados por los miembros de BASC. BASC reconoce la complejidad de las cadenas de suministro de bienes y servicios asi como de las prácticas de seguridad internacionales, y apoya la aplicación e implementación de medidas de proteccion basadas en el riesgo1. Por lo tanto, el Sistema de Gestión en Control y Seguridad (SGCS) BASC brinda flexibilidad y permite adaptar los planes de seguridad con base en el modelo empresarial de la organización. Las medidas de seguridad apropiadas, tal como se indican en este documento, serán implementadas y mantenidas en todos los procesos y servicios del hotel, basadas en el riesgo y acorde con la legislación local. 1

1 Los Hoteles aplicarán un modelo de gestión del riesgo para sus operaciones, basado en su modelo empresarial (es decir, tipos

de clientes, cargos críticos a ocupar, ubicación, certificación BASC, posible amenaza terrorista, dispositivos de seguridad, incidentes previos de seguridad, etc.).

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1. REQUISITOS DE ASOCIADOS DE NEGOCIO

Con el objeto de implementar los estándares de seguridad BASC, el término “Asociado de Negocios” incluye a todos los terceros, clientes y proveedores, a los cuales los Hoteles, voluntariamente y por su propia iniciativa, vinculan dentro de sus obligaciones para el desarrollo de sus actividades y la prestación de sus servicios. 1.1 Procedimientos de Seguridad 1.1.1. Deben existir procedimientos documentados para evaluar a los Asociados de Negocio, más allá de los requisitos financieros, incluyendo indicadores de seguridad que identifiquen factores o prácticas específicas cuya presencia activaría una evaluación adicional por parte del Hotel. 1.1.2. Deben documentar procedimientos para revisar y seleccionar proveedores de insumos y servicios que incluyan requisitos internos como la solidez financiera, capacidad de cumplimiento de requisitos contractuales de seguridad y habilidad para identificar y corregir deficiencias. 1.1.3. Debería verificar la situación de participación del Asociado de Negocio actual o futuro que haya obtenido certificación en un programa de seguridad de la cadena de suministro administrado por una autoridad aduanera extranjera. 1.1.4. Debe desarrollar y documentar un procedimiento para el manejo de la seguridad relacionado con los requerimientos del cliente. 1.1.5. Debe asegurar que los proveedores de servicio y de insumos (principalmente viveres) que contrate se comprometan a seguir los requisitos de seguridad BASC desde el punto de origen mediante acuerdos de seguridad. 1.1.6. Debe verificar los procedimientos de seguridad que ha implementado el Asociado de Negocio No BASC, basado en un proceso documentado de gestión de riesgos. 1.1.7. Debe contemplar en el procedimiento para selección de Asociados de Negocios los terceros que presten servicios conexos a la actividad hotelera, tales como transporte, tours, excursiones, espectáculos y eventos, etc., que sean recomendados a través del hotel. 1.1.8. Debería establecer criterios de verificación para el ingreso de nuevos socios (accionistas)

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1.2 Prevención del Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo

Debe aplicar en su proceso de selección y de evaluación de Asociados de Negocio, y nuevos socios (accionistas), que contenga criterios de prevención contra el lavado de activos y financiamiento del terrorismo tales como:

a) Conocimiento de sus Asociados de Negocio (Identidad y legalidad de la empresa y sus

socios) b) Antecedentes legales, penales, financieros. c) Monitoreo de sus operaciones (actividad económica, origen de sus ingresos

características de sus operaciones otros clientes, cumplimiento de contratos, antigüedad en el mercado)

d) Reporte oportuno a las autoridades competentes cuando identifique operaciones sospechosas.

Debe contemplar como mínimo los siguientes factores para la identificación de operaciones sospechosas:

a) Origen y destino de la operación de comercio internacional b) Frecuencia de las operaciones c) Valor y tipo de mercancías d) Modalidad de la operación de transporte e) Forma de pago de la transacción f) Inconsistencias en la información proporcionada por el Asociado de Negocio g) Requerimientos que no son normales o que salen de lo establecido

Nota: Para el reporte de la operación sospechosa no se requiere tener certeza de que se trata de una actividad delictiva, ni identificar el tipo penal, o que los recursos involucrados provienen de tales actividades. Este reporte debe hacerse ante las autoridades competentes de cada país. 2. CONTROLES DE ACCESO FÍSICO Los controles de acceso impiden la entrada no autorizada a las instalaciones, mantienen control de los empleados y visitantes, y protegen los bienes de la organización y de sus clientes. Los puntos de acceso deben incluir un sistema de identificación o reconocimiento de empleados, visitantes y proveedores en todos los puntos de entrada, acorde con el tipo de área o zona de la instalación (Áreas de servicios, administrativas, habitacionales y publicas, comunes y recreación).

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2.1. Empleados 2.1.1. Debe existir un sistema de identificación de empleados con el objetivo de controlar su acceso. 2.1.2. Deberían tener acceso solo a aquellas áreas donde desempeñan sus funciones. 2.1.3. Debe establecer, documentar y mantener procedimientos para la entrega, devolución y cambio de dispositivos de acceso (por ejemplo, llaves, tarjetas de acceso, claves, etc.). 2.2. Visitantes / Vendedores / Proveedores de servicio (No Clientes o huéspedes) 2.2.1. Deben presentar una identificación oficial o legal vigente con foto al momento de su llegada, con la finalidad de documentar y registrar su ingreso a la instalación. 2.2.2. Debe todo visitante menor de edad, estar acompañado por un padre o familiar plenamente identificado como tal. 2.2.3. Deben mantener un diario electrónico o manual con el registro de todos los visitantes, incluyendo el nombre, propósito de su visita y confirmación de su identidad. 2.2.4. Deberían todos los visitantes ser acompañados y exhibir en un lugar visible su identificación temporal dependiendo del área o zona a la cual accederan. 2.3. Recepción de Huéspedes y Equipajes 2.3.1. Debe todo huésped presentar un documento de identificación oficial con foto. Debe existir un procedimiento documentado de registro de huéspedes que contenga la información básica necesaria que permita la plena identificación de los mismos, tales como: nombre, tipo y número de documento de identidad, dirección, teléfono, procedencia, motivo del viaje, empresa u organización, fecha de ingreso y salida. El procedimiento debe considerar un protocolo especial para huéspedes sin reserva. 2.3.2. Debe todo menor de edad estar acompañado por un padre o familiar plenamente identificado como tal. En caso de una situación sospechosa, se debe dar aviso oportunamente a las autoridades competentes. 2.3.3. Debe existir un procedimiento documentado para recepción de equipajes, elementos en bodega y cajillas de seguridad, que garantice la seguridad del mismo y permita establecer controles de seguridad para la instalación hotelera.

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2.4. Verificación de Correos y Paquetes Debería ser examinado todo correo y paquete recibidos, antes de ser distribuidos, manteniendo un registro de los mismos que incluya la identificación de quien se recibe y a quien está destinado. 2.5. Detección y Retiro de Personas No Autorizadas Deben establecer, documentar y mantener procedimientos para detectar, identificar, dirigirse, enfrentar y retirar a personas no autorizadas o no identificadas. 3. SEGURIDAD DEL PERSONAL PROPIO, SUBCONTRATADO Y SUMINISTRADO 3.1. Verificación Preliminar al Empleo 3.1.1. Deben existir procedimientos documentados para evaluar a los candidatos con posibilidades de ser contratados. 3.1.2. Deben existir procedimientos para verificar la información y referencias laborales indicadas en la solicitud de empleo. 3.1.3. Debe mantener una lista actualizada de empleados propios y subcontratados que incluya datos personales de mayor relevancia de acuerdo a lo que permita la ley. 3.2. Verificación e Investigación de Antecedentes y Mantenimiento del Personal 3.2.1. Debe verificar e investigar los antecedentes personales de los candidatos con posibilidades de ser contratados. 3.2.2. Debe disponer de un archivo fotográfico actualizado del personal e incluir un registro de huellas dactilares y firma. 3.2.3. Deben actualizarse los datos básicos de los trabajadores, mínimo una vez al año. 3.2.4. Debe realizar una visita domiciliaria al personal que ocupará las posiciones críticas o que afecta a la seguridad, antes de que ocupe el cargo y actualizarla cada dos años. 3.2.5. Debe realizar y mantener actualizados, registros de afiliación a instituciones de seguridad social y demás registros legales de orden laboral. 3.2.6. Debe realizar pruebas al personal de áreas críticas, para detectar consumo de alcohol, drogas ilícitas y otras adicciones, antes de la contratación, aleatoriamente y cuando haya sospechas justificables.

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3.2.7. Debe contar con un programa de concientización sobre adicciones al alcohol, drogas, juego, entre otros, que incluya avisos visibles y material de lectura. 3.3. Procedimientos de Terminación de Vinculación Laboral 3.3.1. Debe establecer procedimientos documentados para retirar la identificación y eliminar el permiso de acceso a las instalaciones y sistemas para los empleados desvinculados de la organización y devolución y cambio de dispositivos de acceso (por ejemplo, llaves, tarjetas de acceso, claves, etc.). 3.3.2. Debe controlar el suministro, manejo, devolución de uniformes de trabajo de la organización. 4. PROCEDIMIENTOS DE SEGURIDAD Debe contar con procedimientos documentados que establezcan las medidas de seguridad para garantizar la integridad de los procesos relevantes a la prestación del servicio y la seguridad del cliente durante su permanencia en las instalaciones del hotel. 4.1. Procedimientos Para la Documentación e Información Debe establecer procedimientos para garantizar que toda la información y documentación utilizada en la recepción y registro de clientes y huéspedes, asi como en la realización de eventos, sea legible, completa, exacta y protegida contra las modificaciones, pérdidas o introducción de información errónea. 4.2. Procedimientos para el Manejo de Insumos 4.2.1. Debe tener un procedimiento documentado para la adquisicion, transporte, recibo, almacenamiento y entrega de insumos y mercancías. 4.2.2. Debe existir un sistema que permita mantener la trazabilidad de los insumos, principalmente de los perecederos (viveres y abarrotes), incluyendo la plena identificación de quienes se recibe. 4.2.3. Debe revisar las condiciones de seguridad e higiene del medio en que se transportan los insumos y debe verificar las condiciones, cantidades y estado de los mismos al momento de la recepción, dejando registro de su ejecución. 4.2.4. Deben los insumos y mercancías una vez recibidos, ser inmediatamente almacenados en lugares adecuados para salvaguardar su inocuidad y calidad.

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4.2.5. Control de mercancía de eventos. Los hoteles que tengan dentro de sus actividades eventos como ferias y congresos nacionales e internacionales deberán contar con procedimientos documentados para el manejo y control de la mercancía ferial, de acuerdo a las exigencias de las autoridades aduaneras del estado. 4.3. Otros Criterios de Seguridad 4.3.1. Debe tener un jefe o responsable de la seguridad con funciones documentadas. 4.3.2. Debe disponerse de un plano con la ubicación de las áreas críticas de la instalación. 4.3.3. Debe ser controladas las áreas de lockers de los empleados. 4.3.4. Debe tener un servicio de seguridad competente, propio o contratado. 4.3.5. Debe disponer de sistemas adecuados que permitan la comunicación oportuna con los supervisores y encargados de seguridad y con las autoridades. 4.3.6. Debe garantizar una acción de respuesta oportuna y disponible por parte del personal de seguridad durante 24 horas al día. 4.3.7. Debe establecer un plan de emergencia con procedimientos documentados y dispositivos de alerta, acción y evacuación en caso de amenaza o falla en las medidas de protección. 5. SEGURIDAD FÍSICA Deben las instalaciones tener barreras físicas, sistemas de vigilancia humana y/o tecnológica y elementos de disuasión necesarios para resguardar contra el acceso no autorizado y de igual forma, deberá observar unas condiciones mínimas de seguridad relacionadas con su diseño arquitectónico y estructural. 5.1. Seguridad del Perímetro 5.1.1. Debería implementar sistemas de control o cerramiento perimétrico mediante cercas, muros o mallas, donde sea apropiado. 5.1.2. Deben ser inspeccionados regularmente, todos los sistemas de control y cerramiento para verificar su integridad e identificar daños.

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5.2. Puertas y Casetas 5.2.1. Deben ser controladas, monitoreadas y supervisadas las puertas de entrada y salida de vehículos y de personal. 5.2.2. Debe mantener al mínimo necesario la cantidad de puertas habilitadas para entradas y salidas, cumpliendo las normas de seguridad de la NFPA (National Fire Protection Association) y la legislación local. 5.3. Estacionamiento Debe ser controlado el estacionamiento de vehículos al interior de las instalaciones del hotel, realizándo inspecciones a los vehículos, cuando y como sea razonablemente pertinente y procedente. 5.4. Estructura de los edificios 5.4.1. Deben las instalaciones construirse con materiales que resistan la entrada ilegal y que garanticen la protección de las personas que se encuentren en su interior. 5.4.2. Deben las instalaciones contar con los diseños y medidas de protección de incendio definidas en los estándares internacionales NFPA. 5.4.3. Deberían las normas de sismo resistencia ser consideradas en la construcción de las edificaciones. 5.4.4. Deben realizar inspecciones y reparaciones periódicas para mantener la integridad de las estructuras. 5.5. Control de Cerraduras y Llaves 5.5.1. Deben las ventanas, puertas y cercas interiores y exteriores de áreas críticas contar con mecanismos de cierre y estar controladas. 5.5.2. Debe mantener control sobre las cerraduras, llaves, tarjetas y claves de acceso entregadas. 5.5.3. Deben las llaves y tarjetas para el acceso a las habitaciones y salones ser asignadas bajo la previa identificación del cliente o del empleado, especialmente cuando de duplicados o llaves de repuesto se trate. 5.5.4. Deben las áreas de oficinas tener horarios de acceso limitados.

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5.6. Iluminación 5.6.1. Debe existir iluminación adecuada dentro y fuera de la instalación, incluso en las siguientes áreas:

a) Entradas y salidas b) Barreras perimetrales c) Áreas de estacionamiento. d) Areas públicas – corredores y vestíbulos

5.6.2. Debe contar con sistema de suministro de energía de emergencia. 5.7. Sistemas de Alarmas y Videocámaras de Vigilancia 5.7.1. Debe estar considerado el uso de elementos de seguridad electrónica en la evaluación de riesgos y amenazas. 5.7.2. Debe utilizar sistemas de alarmas y videocámaras de vigilancia para supervisar las áreas públicas del hotel, incluyendo corredores, pasillos, vestíbulos, etc., con el objeto de impedir el acceso no autorizado a las áreas sometidas a control y vigilancia. 5.7.3. Debería estar el sistema de video cámaras monitoreado por personal competente durante las 24 horas y contar con sistema de grabación. 5.7.4. Debe existir los medios adecuados para lograr una alerta temprana y oportuna. 5.7.5. Deben los dispositivos de alarma estar visibles y los dispositivos auditivos ser escuchados en la totalidad del lugar. 5.8. Señalización 5.8.1. Debe estar señalizado las salidas de emergencia, rutas de evacuación, asi como las áreas de acceso restringidas. 5.8.2. Debe estar en un lugar visible un plano de cada piso o planta, que permita identificar rápidamente las salidas, pasillos y escaleras. 5.8.3. Debe a la entrada de la instalación y en cada localización, señalizarse bajo la norma NFPA y la legislación local, en el idioma oficial e ingles, el aforo o capacidad máxima de personas que pueden ingresar y permanecer en el lugar.

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6. SEGURIDAD EN LAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN 6.1. Protección con Contraseña 6.1.1. Debe para los sistemas automatizados asignar cuentas individuales que exijan un cambio periódico de la contraseña. 6.1.2. Debe establecer políticas, procedimientos y normas de tecnología de información utilizadas en la organización, las cuales deben darse a conocer mediante capacitación. 6.2. Responsabilidad 6.2.1. Debe establecer un sistema para identificar el abuso de los sistemas informáticos a fin de detectar accesos no autorizados, manipulación indebida o la alteración de los datos del negocio. 6.2.2. Deben los infractores del sistema de seguridad de tecnologías de la información estar sujetos a apropiadas medidas disciplinarias. 6.3. Protección a los Sistemas y Datos 6.3.1. Deben los Software anti-virus y anti-espía ser instalados y mantenidos en los sistemas de computación susceptible a la infiltración. 6.3.2. Debe observar el cumplimiento de las disposiciones y normas relativas a proteger la propiedad intelectual. 6.3.3. Debe disponer de copias de respaldo con la información sensible de la organización. 6.3.4. Debería tener una copia de respaldo fuera de las instalaciones. 7. ENTRENAMIENTO EN SEGURIDAD Y CONCIENTIZACIÓN SOBRE AMENAZAS

7.1. Capacitación a Empleados 7.1.1. Debe contar con un programa de capacitación a fin de que todo el personal sepa reconocer y reportar amenazas y vulnerabilidades sobre actividades ilícitas y actos de terrorismo. 7.1.2. Deben los empleados ser conscientes de los procedimientos que la organización ha puesto en marcha para considerar una situación y como reportarla.

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7.1.3. Debe brindar capacitación adicional a los empleados que laboran en las áreas críticas del hotel, tales como recibo de huéspedes, equipajes, insumos, así como a aquellos que reciben y manejan correspondencia y paquetería. 7.1.4. Debe estar capacitado el personal que labora en la organización para implantar el SGCS BASC, a fin de permitir que las personas adquieran habilidades para el control y seguridad de los procesos. 7.1.5. Deberían estos programas ofrecer incentivos por la participación activa de los empleados. 7.2. Entrenamiento para los Clientes y Huéspedes sobre Seguridad 7.2.1. Debe durante el proceso de registro de los clientes y antes de iniciar un evento, el responsable de la seguridad o quien se delegue, dar una introducción de la seguridad del hotel, sistemas de alarma y emergencia, como actuar ante una emergencia, salidas de emergencia, etc.

Este documento fue aprobado por World BASC Organization el 16 de julio de 2012. Ninguna parte de esta publicación puede ser reproducida o utilizada en cualquier forma o por

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