Enes2016 Manual v10

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Enes2016 – Manual de Utilização 1

Enes2016Versão 1.0

Manual de Util izaçãoMarço de 2016

ÍNDICE

1. Introdução ................................................................................................................................ 2

2. Instalação do Programa .......................................................................................................... 3

2.1.

Notas adicionais sobre a instalação em rede ..................................................................... 7

2.2. Ficheiros instalados ............................................................................................................ 8

2.3. Após a instalação ............................................................................................................... 9

3. Util ização do Programa ......................................................................................................... 11

3.1. Entrada no programa ........................................................................................................ 11

3.2. Menu Inicial ...................................................................................................................... 13

4.

Menu de Exames .................................................................................................................... 14

4.1. Alunos e inscrições para exame ....................................................................................... 14

4.2. Listagens de inscrições .................................................................................................... 23

4.3. Estatísticas de inscrições ................................................................................................. 26

4.4.

Validação de inscrições .................................................................................................... 28

5. Menu de Manutenção ............................................................................................................ 32

5.1.

Cópias de segurança ........................................................................................................ 32

5.2.

Alteração de senha de entrada ........................................................................................ 34

5.3.

Exportação/Importação de dados ..................................................................................... 34

5.4.

Rede de escolas e agrupamentos .................................................................................... 45

5.5.

Configuração de escola local ........................................................................................... 46

5.6. Gestão de utilizadores ...................................................................................................... 49

5.7. Versão do programa ......................................................................................................... 50

6.

Util ização do Microsoft Access ............................................................................................ 51

6.1. Como selecionar um registo? ........................................................................................... 51

6.2.

Como apagar um registo? ................................................................................................ 52

6.3. Teclas de função do Access que pode usar no programa ENES .................................... 53

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1. INTRODUÇÃO

Este documento tem como objetivo fornecer as instruções para a instalação e utilização do

programa Enes2016, que se destina aos estabelecimentos de ensino secundário que inscrevem e

certificam exames nacionais do ensino secundário em 2016.

Este manual de utilização contém as instruções básicas para a utilização da versão inicial do

programa. Destina-se a todos os utilizadores do Enes2016 e descreve as funções de utilização

comum, disponíveis para os utilizadores com permissões de alteração aos dados (não

administradores). Contém também algumas instruções para administração e configuração do

programa, que se destinam aos responsáveis técnicos pelo programa Enes2016 (aqueles que têm

acesso à utilização do programa através da conta de administração Adm).

Durante o período de utilização do programa Enes2016 poderá obter ajuda técnica contactando oresponsável técnico do agrupamento de exames a que pertence a sua escola, ou através do

endereço de correio eletrónico [email protected].

O programa Enes2016 é distribuído exclusivamente através da página de suporte na Internet, no

endereço http://www.programa-enes.org/forum (utilizador: enes / senha: enes3w). Para além do

fórum de discussão com perguntas e respostas serão disponibilizadas na página de suporte as

novas versões do programa e da documentação.

A principal tarefa a realizar com a versão inicial do programa consiste na recolha da identificação

dos alunos que irão realizar os exames finais nacionais e as provas de equivalência à frequência

do ensino secundário.

A versão inicial do programa tem como objetivos:

1. Instalação do programa e do Microsoft Access 2007 Runtime e outro software de suporte;(ver secção 2.)

2. Configuração da escola local e dos utilizadores do programa;

(ver secções 5.5 e 5.6)

3. Importação de dados do Enes2015;(ver secção 5.3.4)

4. Recolha dos boletins de inscrição da 1ª fase de 2016 e dos pedidos de senha para acandidatura online;(ver secção 4.1)

5. Produção da remessa de dados relativa ao fim das inscrições (1ª fase).

(ver secção 5.3.1)

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2. INSTALAÇÃO DO PROGRAMA

O programa Enes2016 destina-se a ser utilizado em ambientes Windows (XP SP2 ou superior) e é

distribuído pela Internet. Depois de obter o ficheiro ZIP (Enes2016_v10.zip) que contém o

instalador, deverá executar o ficheiro Setup_Enes2016_v10.exe nele contido para iniciar ainstalação.

Assim que premir o botão Seguinte desta janela, o programa de instalação irá apresentar uma

sequência de janelas nas quais deve especificar a informação necessária para proceder à

instalação do Enes2016, começando pelas diretorias de instalação:

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Estão previstos dois tipos de instalação:

Instalação do programa e dados num único computador - Neste caso as duas diretorias

pedidas devem ser iguais e corresponder a uma localização no disco local do computador.

Instalação do programa com os dados num servidor da rede - Neste caso a diretoria de dados

deve corresponder a uma diretoria partilhada no servidor e a diretoria de programa a umalocalização no disco local do computador.

Em caso de dúvida deve aceitar as sugestões que lhe são feitas pelo programa e premir o botão

Seguinte.

Quando clicar no botão Seguinte da janela acima o instalador começa a cópia de ficheiros.

Depois da cópia dos ficheiros e da instalação do software de suporte, o instalador apresenta a

mensagem:

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No caso de uma instalação num único computador ou da instalação no 1º computador ligado a

uma rede local, é executado em seguida o programa Enes2016 para completar a instalação da

base de dados, inicializar a senha do utilizador Adm e configurar a escola local.

Primeiro o programa apresenta uma caixa de diálogo de boas-vindas e em que informa que irá ser

inicializada a senha do utilizador Adm.

Faça clique no botão OK e surgirá a seguinte janela:

Por uma questão de segurança a senha de entrada introduzida pelo utilizador não é apresentada

no ecrã pelo que o programa pede ao utilizador para a inserir duas vezes para confirmação.

Quando clicar no botão OK surge a mensagem:

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De seguida o Enes2016 pede ao utilizador para especificar qual a escola onde está a instalar o

programa:

Nesta janela o utilizador pode escrever diretamente o código da escola local ou, se não souber o

código, procurar a escola por nome na caixa da direita. Para consultar a lista de códigos de

escolas existentes pode usar a tecla F4 ou fazer clique nas pequenas setas existentes no lado

direito das caixas. Na caixa da esquerda as escolas estão ordenadas por código e na da direita

por nome. Uma vez aberta a lista o utilizador pode fazer um clique sobre a escola pretendida paraa selecionar diretamente.

Na parte inferior da janela deve ser introduzida a senha de instalação correspondente à escola

escolhida, que deverá ter sido recebida pelo correio.

Para efeitos de teste poderá ser usada a escola de código 9999 (Escola de Teste) com a senha

de instalação 1111-2222-3333.

Depois de escolher o código e introduzir a senha de instalação prima a tecla Enter para passarpara o botão OK. Faça clique no botão OK ou prima a tecla Enter para confirmar as suas

escolhas e terminar a instalação.

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2.1. Notas adicionais sobre a instalação em rede

Se desejar instalar o Enes2016 num servidor duma rede local, o procedimento a seguir deve ser:

1. Criar uma pasta a partilhar no servidor, por exemplo ENES2016, de preferência num disco que

não seja comum ao sistema operativo.2. Partilhar a pasta do seguinte modo: share= enes2016$ (o símbolo $ garante que a pasta não é

vista na rede depois de partilhada).

3. Dar permissões de leitura/escrita/criação de ficheiros aos utilizadores autorizados a utilizar o

Enes2016.

4. Fazer a instalação do Enes2016 no servidor com a indicação da diretoria de programa

sugerida (C:\JNE\Enes2016) e a diretoria de dados a apontar para a pasta partilhada

anteriormente, que seria: \\servidor\enes2016$ (onde "servidor" indica o nome do servidor).

Para introduzir a diretoria de dados deverá clicar no botão “Procurar” e introduzir diretamente

o caminho para a pasta partilhada:

5. Instalar da mesma forma nos terminais, apontando sempre a diretoria de programa para

“C:\JNE\Enes2016” e a diretoria de dados para servidor\enes2016$. Na instalação em cada

posto adicional deverá aparecer uma mensagem a indicar que já existe a base de dados:

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Esta mensagem é normal e não constitui um erro. No final da instalação não é necessário

configurar a senha de entrada do Adm nem escolher a escola local.

Após a instalação de cada posto deverá iniciar o programa para verificar que acede sem

problemas à base de dados previamente configurada.

Em certas versões do Windows (por exemplo, Vista) poderão surgir dificuldades na introdução dadiretoria de dados do servidor - a diretoria é considerada inválida apesar de ser acessível através

do Explorador do Windows. Nesses casos poderá instalar o programa localmente, com a diretoria

de dados a apontar para C:\JNE\Enes2016, e, após a instalação, editar o ficheiro de configuração

“Enes2016.ini” existente na diretoria do programa, com o Notepad ou outro editor de texto, para

indicar o caminho para a base de dados no servidor.

2.2. Ficheiros instalados

O programa de instalação copia para a diretoria de destino escolhida anteriormente e para a

diretoria de sistema do Windows todos os ficheiros necessários para executar a aplicação. Os

ficheiros a instalar na diretoria de sistema do Windows só serão copiados se forem versões maisrecentes do que as aí existentes antes da instalação (e caso sejam copiados serão daí em diante

partilhados por todas as aplicações que os utilizem).

O programa Enes2016 utiliza o Microsoft Access 2007 Runtime (Português), que é instalado na

diretoria “C:\Programas\Access2007Runtime”. Após a instalação, as atualizações desta versão do

Microsoft Access são aplicadas automaticamente através do Windows Update.

Desinstalação - Para desinstalar o programa deve ser usado o item “Programas e

funcionalidades” do Painel de controlo do Windows. Procure na lista de programas instalados o

programa “Enes2016” e execute a desinstalação escolhendo a opção “Automatic”.

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O Microsoft Access deve ser desinstalado de forma autónoma escolhendo o programa “Microsoft

Office Access Runtime (Portuguese) 2007”.

Atenção: Ao desinstalar o programa no computador onde foi efetuada a primeira instalação do

Enes2016 será desinstalada (removida) também a base de dados.

Atalhos para iniciar o programa - O programa de instalação cria um atalho na área de trabalho

que será a forma normal de iniciar o programa. Além disso é ainda criado um grupo de programa

“Enes2016”, acedido através do menu Iniciar -> Todos os programas do Windows, com atalhos

adicionais:

Nome do Atalho Operação

Enes2016 Iniciar o programa

Reparar e Compactar Dados Reparar e compactar o ficheiro que contém os dados.Esta operação deve ser realizada:

a) Sempre que suspeitar que este ficheiro está corrompido (por exemplodepois de uma falha de eletricidade) para recuperar a integridade doficheiro;

b) Após inserir uma grande quantidade de informação (por exemplo nofim de cada semana) para otimizar a disposição da informação dentrodo ficheiro.

Reparar e Compactar Programa Reparar e compactar o ficheiro que contém o programa.

Se suspeitar que o programa está corrompido, poderá, em alternativa,voltar a instalar a última atualização do programa.

2.3. Após a instalação

Após a instalação deverá entrar no programa para realizar algumas tarefas:

1. Criar nomes de utilizadores adicionais, para as pessoas que irão operar com o programa;

2. Imprimir uma listagem para testar a configuração da impressora que irá ser usada com o

programa. Poderá, a título de teste, proceder à impressão de uma listagem dos códigos de

exames;

3. Recuperar os dados do Enes2015;

4. Opcionalmente, importar os dados dos alunos de 2016 a partir de ficheiros de texto;

5. Iniciar o processo de recolha de inscrições de 2016.

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2.3.1 Segurança

As funções do programa que dizem respeito a segurança têm os seguintes objetivos:

Minimizar a possibilidade de utilização do programa por pessoas não autorizadas que

tenham, indevidamente, acesso físico ao computador. Só poderão utilizar o programa as

pessoas que souberem um nome de utilizador/senha de entrada válido.

Registar a data, hora e nome do utilizador que faça qualquer alteração, em todas as

alterações a classificações efetuadas com o programa.

AVISO IMPORTANTE! Qualquer esquema de segurança para microcomputador é vulnerável e

falível se atacado por especialistas. A segurança final do sistema assenta nos seguintes

pressupostos, cujo cumprimento deve ser assegurado pelo responsável:

Restrição do acesso ao computador - Só os utilizadores autorizados pelo responsável

poderão ter acesso ao computador; Realização de cópias de segurança diárias.

2.3.2 Utilizadores pré-definidos

Para aceder ao programa Enes2016 é necessário fornecer o nome de um utilizador que esteja

registado no programa. Cada utilizador do programa é autenticado através de uma palavra-passe

que também é necessário introduzir para iniciar o programa.

A versão inicial do programa é distribuída com dois utilizadores pré-definidos:

Adm Pode aceder a todas as funcionalidades do programa, incluindo aquelas relacionadas

com a sua gestão e criação de novos utilizadores. Não pode ser removido.

Visita Acede ao programa mas apenas com permissões de leitura. Não pode inserir, alterar ou

remover dados do programa. Não pode alterar a senha de entrada (nula por defeito). Na

versão inicial do programa encontra-se com o acesso desativado.

Para adicionar novos utilizadores ou consultar/alterar os utilizadores existentes deve executar a

opção “C Gestão de utilizadores” do menu de manutenção (ver secção 5.6).

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3. UTILIZAÇÃO DO PROGRAMA

Neste capítulo encontrará as instruções para a entrada no programa e utilização do menu inicial.

Nos capítulos seguintes serão apresentadas as funções existentes em cada um dos submenus

principais do programa.

A interface com o utilizador adotada pelo programa baseia-se no sistema operativo Microsoft

Windows. Este sistema tem ampla divulgação, pelo que se assume neste documento que o leitor

já possui os conhecimentos básicos de utilização de programas para este ambiente de trabalho.

No entanto, e porque o programa funciona sobre a base de dados e linguagem Microsoft Access,

de menor divulgação, serão sucintamente documentadas as regras de utilização e elementos

gráficos padrão existentes em programas para Microsoft Access.

As imagens de ecrãs apresentadas neste manual foram produzidas num sistema utilizando o

Windows 7. Se instalar o programa em versões diferentes do Windows, o aspeto das janelas

poderá diferir ligeiramente do apresentado.

3.1. Entrada no programa

Para iniciar o programa Enes2016 pode fazer duplo-clique no atalho que ficou na área de

trabalho, com o símbolo:

Alternativamente pode usar o atalho “Enes2016” no menu do Windows: Iniciar -> Todos os

programas -> Enes2016.

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Se o programa tiver sido corretamente instalado surge, passados uns instantes, a janela de “Início

de sessão” para identificação do utilizador:

Nesta janela deve preencher o seu nome de utilizador no campo “Nome” e premir a tecla Tab para

passar ao campo “Palavra-passe”.

Os nomes de utilizador e as palavras-passe são definidos pelo administrador do sistema Adm.

Se é o administrador

A senha de entrada do utilizador Adm foi definida na fase final do processo de instalação.

Se a instalação não pediu para definir a senha de entrada do Adm (problema que ocorre

quando por algum motivo o instalador não consegue iniciar o Access), então é porque a

senha ainda está em branco. Introduza “Adm” no campo de cima e deixe em branco (vazio)

o campo de baixo.

Se não é o administrador

O mais provável é que na primeira vez que entrar no programa a sua senha não esteja

atribuída, o que significa que deverá deixar o campo “Password” em branco. O programapedirá então que defina a senha de entrada que deverá usar nas utilizações posteriores do

programa.

Se a senha de entrada já tiver sido definida anteriormente, deverá escrevê-la no campo

“Palavra-passe” para autenticação do seu nome de utilizador. Por motivos de segurança, o que

escrever não será visível (ecoarão ***).

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3.2. Menu Inic ial

Após a correta identificação do utilizador no ecrã de “Início de sessão” aparece o menu inicial do

programa:

O menu inicial faz uma primeira divisão das funcionalidades disponíveis no programa através dos

quatro botões na parte superior da janela, correspondentes aos seguintes menus:

Exames Contém as opções relacionadas com a inscrição, realização, classificação e

estatísticas de exames.

Disciplinas Contém as opções relacionadas com as disciplinas frequentadas pelos alunos,

nomeadamente aquelas cujas classificações irão ser afetadas pelos resultados

dos exames.

Médias Contém as opções destinadas ao cálculo ou registo de médias finais de cursos

de ensino secundário e para a produção de certificados.

Manutenção Contém as opções para manutenção do programa, nomeadamente para a

realização de cópias de segurança e disquetes de certificação.

Para selecionar cada um destes quatro grupos de opções (menus) poderá usar o rato e fazer

clique sobre o botão correspondente, ou usar o teclado e premir simultaneamente a tecla Al t e a

letra sublinhada no nome do botão (por exemplo, Al t+D seleciona o menu de Disciplinas).

Na parte central da janela encontra-se a lista de opções disponíveis em cada grupo. Para

executar uma opção da lista poderá usar o rato e fazer duplo-clique sobre a linha correspondente,

ou usar as teclas com setas para selecionar a linha e em seguida premir a tecla Enter .

Na parte inferior da janela do menu inicial indica-se o nome do utilizador que iniciou o programa e

o código e nome da escola local.

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4. MENU DE EXAMES

As primeiras quatro opções do menu de exames serão as mais utilizadas com a versão inicial do

programa:

1. Alunos e inscrições para exame - Opção para recolha dos boletins de inscrição para exame.

2. Listagens de inscrições - Opção para produção de listagens com a contagem de inscriçõesem cada exame/fase e para conferência dos dados introduzidos.

3. Estatísticas de inscrições - Opção para produção de estatísticas de inscrições, por alunos oupor exames, só para uma escola de inscrição ou agregando todas as escolas da base local.

4. Validação de inscrições - Opção para deteção de situações anómalas e para a verificação dacoerência das inscrições.

5. Pautas de chamada - Opção para a preparação da distribuição dos alunos pelas salas derealização de exames e a posterior produção das pautas de chamada.

6. Correção de Provas - Opção que dá acesso ao menu de correção de provas, com opções autilizar para troca de informação com os agrupamentos durante o período de correção.

7. Registo de classificações e faltas - Opção para o registo das faltas e classificações deexame.

8. Pautas de classificações - Opção para a produção de listagens de classificações e pautas declassificações de exame.

9. Códigos de exames, Calendário, Provas de Ingresso - Opções que permitem a consulta (outilizador Adm poderá em certos casos alterar) das tabelas de configuração do programa.

4.1. Alunos e inscrições para exame

Selecionando a opção 1 do menu de exames terá acesso ao ecrã de recolha dos elementos do

boletim de inscrição para exame:

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A parte superior da janela contém os dados relativos a cada aluno, nomeadamente, a sua

identificação, o curso de ensino secundário que frequenta ou frequentou e a escola de realização

de exames.

Na parte inferior poderá surgir uma de seis subpáginas com informação adicional respeitante ao

aluno, selecionáveis através dos botões no centro da janela (Exames, Disciplinas, etc.).

Campos do registo de alunos

A recolha de uma nova inscrição inicia-se com o preenchimento dos campos de identificação do

aluno, a transcrever das secções 1 e 2 do boletim de inscrição. São obrigatórios os seguintes

campos:

1. Número D.I – (Item 1.2 do boletim de inscrição) Número do documento de identificação (bilhetede identidade ou cartão de cidadão) que irá ser usado pelo aluno para o identificar durante oprocesso de exames e de acesso ao ensino superior. Na grande maioria dos casos este

número será o número de identificação civil que consta no bilhete de identidade ou cartão decidadão nacional, não incluindo os dígitos de controlo.

2. Emissão BI – (Item 1.3) Indica o tipo de documento de identidade ou entidade emissora. Paraos casos em que o aluno não dispõe de documento de identificação será emitido pela escolaum nº de identificação interno, preenchendo-se este campo com o valor “Nº Interno”.

3. Nome – (Item 1.1) Nome completo do aluno tal como consta no bilhete de identidade. O nomedeverá incluir todas as partículas (de, da, etc.) e incluir caracteres acentuados e cedilhas, seaplicável. O programa converte automaticamente todas as letras para maiúsculas.

4. Sexo – (Item 1.4) M para Masculino ou F para Feminino.

5. Data de nascimento – (Item 1.5) Data de nascimento no formato dia/mês/ano.

6. Candidato – (Item 2.3) Intenção de candidatura ao ensino superior, preenchido com S ou 1para Sim, ou N ou 0 para Não.

7. Ano – (cabeçalho do boletim) Último ano em que o aluno se inscreveu para exame na escola.Este campo é mantido automaticamente pelo programa e será necessariamente o ano atual seo aluno tiver algum registo de inscrição para exame.

8. Código curso – (Item 2.2) Código do curso de ensino secundário que o aluno frequenta oufrequentou, e que constitui a habilitação precedente com que o aluno realiza a inscrição paraexame. Poderá preencher o campo digitando diretamente o código ou escolher o curso de umalista de valores possíveis. Para abrir a caixa de valores possíveis use a tecla F4 (na partesuperior do teclado) ou faça clique com o rato na seta cinzenta no lado direito da caixa. Os

códigos utilizados são os constantes da tabela C do Guia Geral de Exames.9. Escola realização – (Item 2.1) Código da escola de realização de exames. Este código será

obrigatoriamente o código da escola de inscrição local.

10. Só ficha - (Item 4.) Indica se o aluno se inscreve apenas para obter a ficha ENES, já tendorealizado os exames necessários para conclusão do curso e provas de ingresso em anosanteriores.

11. ASE - (Item 5.) Indica se o aluno beneficia de ação social escolar, preenchido com S ou 1 paraSim, ou N ou 0 para Não.

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Registo de uma inscrição

Quando entra pela primeira vez no ecrã de alunos os campos estão vazios e o cursor (pequeno

traço vertical a piscar que indica a posição atual no ecrã) está no campo “Número de BI”. Digite o

número de BI do aluno a inscrever e termine premindo a tecla Enter ou Tab.

O cursor passa para o campo “Nome”onde deverá, por sua vez, digitar o

nome do aluno e terminar com Enter

ou Tab. O processo repete-se para os

restantes campos.

Se houver necessidade de retroceder poderá usar as teclas com setas ou fazer clique

diretamente no campo a que pretende aceder.

Quando digita o número de identificação de uma nova inscrição o programa verifica se a baselocal já contém algum aluno com o número de identificação introduzido. Se o aluno da nova

inscrição já tiver realizado exames nesta escola em ano anterior, surge seguinte mensagem "Nº

de BI já existe no ano de 2014. Quer aceder ao registo com esse BI?", com as hipóteses de

resposta "Sim", "Não" ou "Cancelar".

Se responder afirmativamente o programa mostra os dados do aluno com o número de BI em

causa, para o utilizador verificar se se trata efetivamente da mesma pessoa ou se houve um erro

de digitação do número de BI.

Alguns campos, por serem preenchidos por defeito com o valor mais comum e terem utilização

pouco frequente, só são acessíveis fazendo clique no campo ou premindo a tecla Al t e a letra

sublinhada no seu nome (por exemplo, Al t+E permite aceder ao campo “Emissão BI”).

Após o preenchimento do campo da “Escola realiz.” o programa grava os dados do aluno e passa

para a parte inferior da janela para iniciar a recolha dos exames em que o aluno se inscreve.

A recolha de um exame inicia-se com a digitação do código de exame (item 3.1 do boletim).

Os códigos dos exames finais nacionais constam na tabela A do Guia Geral de Exames 2016 e

estão disponíveis para todos os alunos. Com base no código do curso do aluno o programa

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determina ainda as várias provas de equivalência à frequência disponíveis. Clicando na seta

assinalada na imagem, poderá escolher o código da lista de exames e provas possíveis, ordenada

por ordem alfabética do nome da prova:

Depois de digitar o código de exame e de premir a tecla Enter ou Tab (ou de escolher o exame da

lista), o programa preenche automaticamente os campos da fase (todas as inscrições nesta altura

serão para a 1ª fase), do nome do exame e dos campos “Interno”, “p/Aprovação”, “p/Melhoria” e

“p/P.E.”, que constituem os objetivos da inscrição para exame, com os valores mais prováveis

determinados com base no tipo de curso de inscrição do aluno e no código do exame:

Deverá em seguida confirmar os valores por defeito, a partir dos itens 3.4 a 3.8 do boletim,

escrevendo para cada um a letra S para indicar “Sim” ou a letra N para indicar “Não”. Para facilitara digitação e limitá-la à zona do teclado numérico (zona separada no lado direito do teclado)

poderá ainda usar as teclas 1 para indicar “Sim” e 0 para indicar “Não”.

O campo “Interno” indica se o aluno realiza o exame como interno. Para tal é necessário que o

aluno esteja matriculado na disciplina no ano atual e obtenha uma CIF igual ou superior a 10

valores e que a disciplina seja de prova final obrigatória. Nestes casos a classificação final da

disciplina (CFD) é posteriormente calculada como uma média ponderada da CIF (70%) e do

exame (30%).

O campo “p/Aprov.” indica se o aluno realiza o exame para aprovação na disciplina. Deve ser

preenchido com “Não” se o aluno já aprovou na disciplina por frequência ou em fase ou ano

anterior.

O campo “p/P.E.” corresponde ao item 3.7 do boletim de inscrição e indica se o aluno pretende

realizar o exame para efeitos de prosseguimento de estudos. Só pode ser preenchido com “Sim”

se o curso do aluno estiver sujeito à realização de exames para prosseguimento de estudos

(cursos do ensino recorrente, artísticos especializados, profissionais e científico-tecnológicos, ao

abrigo do Decreto-Lei nº 139/2012).

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Os campos “p/P.E.” e “p/Ingresso” podem ser preenchidos com “Não”, mas o exame é sempre

considerado para efeitos de prosseguimento de estudos ou prova de ingresso, se for válido para

tal e puder beneficiar o aluno.

O campo “Pauta” é preenchido automaticamente pelo programa, não pode ser alterado

diretamente, e indica para que fase de candidatura do ano atual é que o resultado do exame seráválido, quer como prova de ingresso quer para efeitos de cálculo da média do curso.

O campo “Disciplina” é também preenchido automaticamente pelo programa e contém, se o

exame puder ser usado para aprovar ou melhorar uma disciplina do currículo do aluno, o código

dessa disciplina cuja classificação será atualizada no ano atual através do resultado do exame.

Para determinar os possíveis códigos de disciplina a associar a um exame o programa acede ao

plano de disciplinas do curso de inscrição do aluno e à definição de associações disciplina-exame.

O campo “Disciplina” é obrigatoriamente preenchido quando a inscrição para exame é para

aprovação ou melhoria do secundário. Quando a inscrição é apenas para efeitos de prova de

ingresso, o campo “Disciplina” deve também ser preenchido, exceto nos seguintes casos:

1. O exame não tem disciplina correspondente no curso do aluno. Por exemplo, qualquer exame

realizado por um aluno com um curso de uma escola profissional.

2. O exame corresponde a uma disciplina do curso do aluno mas não há plano de disciplinas do

curso registado na base de dados local.

3. O exame corresponde a uma disciplina de um curso com plano definido no programa mas o

aluno já realiza na mesma fase um outro exame para essa mesma disciplina ou para uma

equivalente.

4. O aluno não pode realizar a disciplina associada ao exame, por violar outras regras do plano

do curso. Por exemplo, no caso de um aluno do curso C61 Ciências Socioeconómicas que

tenha realizado a disciplina de Inglês na componente de formação geral e que se inscreva no

exame 550 Inglês para efeitos de prova de ingresso, o campo da disciplina não pode ser

preenchido pois o aluno não pode realizar a disciplina de Inglês na componente de formação

específica.

O preenchimento do campo “Disciplina” é obrigatório porque, para efeito do cálculo da média finaldo curso para acesso ao ensino superior, os exames funcionam sempre como melhoria, ao

contrário do que sucede para efeito de diploma de ensino secundário, em que a melhoria só é

possível no ano da conclusão e no ano seguinte.

Uma vez que o programa irá recalcular sempre a classificação da disciplina para efeitos da média

para acesso, é necessário manter a indicação da disciplina que irá ser afetada pela classificação

obtida em exame.

Quando posteriormente é registada a classificação obtida em exame, o programa inspeciona o

campo “Disciplina” e, caso este esteja preenchido, acede ao registo da disciplina do ano atual

com esse código para recalcular a classificação final.

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Elementos comuns em janelas do programa

As janelas do programa destinadas à consulta e alteração de dados contêm alguns elementos

comuns para navegação e alteração de dados.

Botões de navegação

Servem para mudar para o registoanterior ou seguinte e para verificar o total

de registos em ficheiro. De notar que o

ecrã de alunos tem dois conjuntos de

botões de navegação: os inferiores dizem

respeito à tabela de alunos e os

superiores pertencem à tabela que estiver

selecionada na subpágina (por exemplo,

à tabela de inscrições em exames).

Seletores de registo

Servem para indicar qual o

registo atual e se há ou não

alterações pendentes. São

também usados para selecionar

um ou mais registos para

posteriormente lhes aplicar

alguma operação (por exemplo,

para os remover).Assim, para remover um registo

de exame deverá primeiro

selecionar o registo fazendo

clique no seletor e em seguida

premir a tecla Delete ou

Ctrl+X.

Quando se inicia uma alteração

de registo aparece um lápis no seletor, para indicar que há alterações pendentes que ainda não

foram gravadas. Para gravar as alterações basta mover o cursor para fora do registo (para o

registo seguinte, anterior, ou para outra janela), ou fazer clique no botão de gravação de registo,

existente na barra de ferramentas , ou premir as teclas Shift-Enter .

Barra de ferramentas

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Na parte superior do ecrã encontra-se a barra de ferramentas, que contém botões para operações

comuns, nomeadamente:

O botão Fechar , que fecha a janela de alunos e volta ao menu inicial.

Os botões Vista de Formulário e Vista de Folha de Dados, que permitem alternar a

visualização dos registos de alunos entre os formatos de um registo por página (Detalhe) oude vários registos por página (Grelha).

Barra de Mensagens e Estado

No rodapé encontra-se a barra de mensagens e de estado do teclado.

Sempre que muda de campo ou seleciona algum botão aparece na barra de mensagens uma

curta descrição do campo ou função do botão.

No lado direito da barra encontram-se os indicadores de estado do teclado (Maiúsculas ou

Minúsculas, Teclado Numérico, Modo de Inserção ou Sobreposição).

Outros botões do ecrã de alunos

No ecrã de alunos existem ainda os seguintes botões:

Procurar Alunos

Permite procurar alunos inscritos por nome, nº de BI ou nº de processo. Fazendo clique

neste botão, ou premindo as teclas Al t+P, surge a janela:

Para procurar um aluno deve primeiro escolher o tipo de busca, por nº de BI, Nome ou nº de

processo, e em seguida escrever o valor a procurar na caixa inferior.

Clique OK ou prima Enter para efetuar a procura.

Se existir pelo menos um aluno com os dados pedidos (nº de BI igual ao pedido, ou Nome

contendo a palavra pedida) a janela fecha-se e o ecrã de alunos ficará a mostrar o aluno

encontrado.

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Caso contrário o programa dá um aviso, com a informação de que não existe nenhum aluno

inscrito que corresponda aos valores pedidos, e mantém a janela de procura aberta para

redefinição do valor a procurar. Poderá usar a tecla Esc ou fazer clique no botão Cancelar para

desistir da procura e fechar a janela.

Iniciar Nova Inscrição

Fazendo clique neste botão ou premindo as teclas Al t+N o programa limpa os campos do ecrã e

prepara-se para a recolha de uma nova inscrição.

Listagem de ficha para o aluno selecionado

Fazendo clique neste botão ou premindo as teclas Al t+I o programa apresenta um submenu

no qual é possível selecionar o modelo da ficha de aluno a imprimir, conforme ilustra a figura:

Visualizar dados do separador em formato de Detalhe ou Grelha

Estes botões, localizados no lado direito do ecrã, têm como função alternar o formato da

subpágina entre o modo de um registo por página e o de vários registos por página. Quando

escolhe o formato de Detalhe tem em geral acesso a mais campos do registo do que os que é

possível mostrar no formato de Grelha.

Menu de Seleção de Subpágina

Na zona central do ecrã, a separar o registo de aluno dos registos de inscrição em exames, existe

num grupo de 6 botões para selecionar a subpágina a visualizar.

O botão correspondente à subpágina visível em cada momento distingue-se por aparecer “paradentro”. Cada botão pode ser acionado fazendo clique com o rato ou premindo as teclas Al t+1 a

Al t+6.

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4.2. Listagens de inscrições

A opção 2 do menu de exames permite produzir listagens para conferência de inscrições para

exame por aluno, listagens de boletins de inscrição e extratos de classificação por aluno.

O programa apresenta o seguinte menu para seleção do tipo de listagem:

Antes de escolher o modelo da listagem deve indicar,na parte superior da janela, que escolas da base de

dados local pretende tratar:

Listagem de exames por aluno

Esta opção serve para produzir uma listagem dos exames que cada aluno se inscreveu, para

efeitos de conferência dos dados registados.

Numa primeira janela é possível selecionar os dados a

imprimir por curso ou turma, e definir a ordenação dalistagem.

Após o preenchimento das opções pretendidas faça

clique com o rato no botão Imprimir .

Se a opção “Pré-visualizar” estiver ativada, o programa

apresentará a listagem de exames por aluno num ecrã de

pré-visualização.

Caso contrário a listagem definida será imediatamenteenviada para a impressora.

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A janela de pré-visualização apresenta o seguinte aspeto:

Na parte central da janela aparece a imagem reduzida da primeira página da listagem elaborada.

Na área superior da janela está disponível uma barra de ferramentas própria para as listagens e

que inclui os seguintes botões:

Para ampliar partes da listagem deve fazer clique no botão Zoom ou fazer clique na zona da

listagem que pretende ampliar. Para voltar à visualização da página completa basta repetir o

clique.

A parte inferior da janela apresenta um conjunto de botões de navegação, que servem para

visualizar as páginas anteriores e seguintes.

Para enviar a listagem para a impressora deverá fazer clique no botão Imprimir .

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Listagem de boletins de inscrição

Esta opção permite a listagem dos boletins de inscrição. A listagem reproduz os dados registados

na base com o aspeto de um boletim de inscrição, um aluno por página.

Numa primeira janela é possível selecionar os dados a imprimir por curso, e definir as fases de

exames a incluir em cada boletim:

Com a opção de pré-visualização de listagem ativada poderá, como foi descrito no ponto anterior,

visualizar o aspeto final da listagem antes de a enviar para a impressora.

Listagem de extrato de classificações por alunoEsta opção destina-se à elaboração de uma listagem com o extrato de todas as classificações

registadas na base de dados para cada aluno.

Numa primeira janela é possível selecionar os dados a imprimir por curso ou turma:

Com a opção de pré-visualização de listagem ativada poderá, como foi descrito no ponto anterior,

visualizar o aspeto final da listagem antes de a enviar para a impressora.

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4.3. Estatísticas de inscrições

A opção 3 do menu de exames dá acesso ao submenu de estatísticas de inscrições, que permite

produzir as listagens de estatísticas de totais de inscrições por exame, totais de alunos inscritos

com indicadores sobre os objetivos das inscrições, e estatísticas de exames a diversos níveis de

agregação (escola, agrupamento, nacional).

Deve começar por indicar as escolas da base local a considerar para a estatística, na parte

superior da janela.

Sempre que a base local só contém uma escola de realização esta escolha tem pouca utilidade.

No entanto, ao nível dos agrupamentos ou das escolas de inscrição que processem mais de uma

escola de realização, pode ser útil ver o todo e as partes separadamente, recorrendo à opção “Só

a escola de realização...” ou "Todas ... uma a uma".

As duas últimas estatísticas do menu, por pressuporem a agregação dos dados de várias escolas,

só estão disponíveis quando seleciona “Todas as escolas de realização da base local”.

Listagem de totais de inscrições por exame

As listagens produzidas com esta opção apresentam as contagens de totais de inscrições por

exame, por ordem cronológica da data de realização dos exames.

Na janela de configuração da listagem é possível selecionar as inscrições para exame a contar

por fase e chamada e por tipo de exame (nacional ou local). O programa permite também

configurar a inclusão de totais por chamada e subtotais por dia/hora de realização. Se estiver a

realizar a contagem para uma única escola de realização poderá ainda incluir informação sobre assalas de realização.

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A listagem obtida é útil para, entre outros fins, determinar o número de inscrições por exame que

servirá de base à elaboração da requisição de pontos. No entanto, o programa não pretende fazer

qualquer estimativa ou sugestão sobre o número de pontos a requisitar.

O fator de correção que deve ser aplicado aos números em bruto, fornecidos pelo programa, terá

de ser determinado por cada escola, baseando-se em fatores como o nº médio de alunos por sala

vs. nº de pontos por saco, historial de inscrições de última hora verificado em anos anteriores, etc.

Se pretender trabalhar os dados com o MS Excel, poderá copiá-los para este formato fazendo a

pré-visualização da listagem, selecionando no menu “File” a opção “Exportar para...” e “Excel

*.xls”, e fornecendo em seguida o nome do ficheiro Excel que deverá ser criado com os dados.

Estatística de alunos inscritos

Esta opção permite imprimir a estatística de alunos inscritos. Nesta listagem incluem-se

indicadores relativos ao número de alunos inscritos (versus o número de exames, contemplado

nas outras estatísticas):

Totais gerais (alunos inscritos, exames a realizar, média etária dos alunos, etc.);

Percentagem de alunos por sexo;

Percentagem de alunos candidatos ao ensino superior; Percentagens de alunos por objetivos de inscrição;

Percentagens de alunos por tipos de curso de inscrição;

Percentagens de alunos por cursos de inscrição.

Estatística de inscrições por exame

Esta opção permite imprimir a estatística de inscrições por exame. Nesta listagem incluem-se de

novo os totais de inscrições por exame, mas com informação adicional em relação à listagem da

secção 3.3.1.

Para cada exame a estatística tenta caracterizar o universo de alunos que nele se inscreveram,

apresentando indicadores sobre a média etária, objetivos da inscrição, etc.

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Estatística por escola

Esta opção permite imprimir a estatística por escola. Esta listagem é idêntica à anterior, com

exceção do nível a que são agregados os dados, e destina-se principalmente aos agrupamentos

de exames.

Estatística por agrupamento

Esta opção permite imprimir a estatística por agrupamento. Esta listagem é idêntica à anterior,

com exceção do nível a que são agregados os dados, e destina-se principalmente aos serviços

centrais.

4.4. Validação de inscr ições

A opção de validação de inscrições para exame destina-se a verificar a coerência das inscrições e

à deteção de situações anómalas.

Algumas validações foram omitidas na recolha inicial das inscrições para não tornar o processo

demasiadamente lento e no pressuposto de que esta opção é utilizada posteriormente, para assim

detetar de uma única vez todas as potenciais situações inválidas.

É fundamental para o correto funcionamento do programa que esta opção tenha sido executada, e

todos os eventuais casos solucionados, antes do início da realização dos exames.

Quando executa a opção de validação de inscrições surge o seguinte ecrã para configuração davalidação:

Na parte superior desta janela pode escolher

as “Opções de validação”, áreas sobre as quais

irá incidir a validação. A 1ª vez que executar

esta opção deve escolher todas as opções de

validação.

Na parte central pode definir com mais detalhe

as validações em que está interessado,

especificando os códigos de mensagem a

selecionar ou excluir.

Por último, pode escolher a ordenação a utilizar

na listagem de mensagens de validação.

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Se definir códigos de mensagem a incluir, o programa fará uma validação consoante o definido

nas “Opções de validação” mas só incluirá na listagem as mensagens com os códigos

especificados.

Se definir códigos de mensagens a excluir o programa incluirá na listagem todas as mensagens

exceto as especificadas.

Para facilitar a escolha dos códigos de mensagem a incluir/excluir pode fazer clique nos botões

com 3 pontos, existentes ao lado das respetivas caixas.

Surge o seguinte menu de mensagens:

Pode escolher as mensagens fazendo clique nas linhas correspondentes. As mensagens

escolhidas ficam assinaladas com um “x” na 1ª coluna. Prima o botão OK para fechar a janela e

voltar à janela de configuração da validação.

Quando premir o botão OK na janela de configuração o programa inicia a validação, mostrando aseguinte janela de progresso deste processo:

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A velocidade de execução depende apenas das opções de validação escolhidas e não das

mensagens a incluir ou a excluir. Se cancelar a validação serão mostradas apenas as mensagens

produzidas até esse momento.

No final do processo, e caso tenham sido produzidas mensagens de validação, o programa

apresenta a janela de consulta de mensagens:

No canto superior esquerdo indicam-se o número de alunos processados e o número de alunos

para os quais foi emitida pelo menos uma mensagem.

Na parte superior central da janela encontra-se um botão com uma impressora que permite obter

a listagem de todas as mensagens de validação. A ordenação desta listagem depende da opção

escolhida anteriormente na janela de configuração da validação.

Logo abaixo surge uma caixa para seleção de mensagens por tipo de mensagem:

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Quando abre a lista da caixa o programa apresenta os tipos de mensagem que ocorreram na

validação bem como o nº de mensagens de cada tipo emitidas. Se desejar, poderá escolher um

dos códigos de mensagem da lista para selecionar na parte inferior apenas os alunos para os

quais foi emitida essa mensagem.

Na zona central da janela encontra-se a lista de alunos com mensagem. Os registos sãoordenados por nome e incluem o nº de BI, nome do aluno, curso de inscrição e escola a que

pertence.

Sempre que seleciona um aluno na lista de alunos, fazendo clique na linha correspondente ou

usando as teclas com setas para passar ao registo anterior ou seguinte, são mostradas na parte

inferior da janela as mensagens de validação que lhe dizem respeito.

Se fizer duplo-clique no nº de BI de um aluno o programa abre a janela de inscrição de alunos e

mostra a inscrição correspondente, o que poderá ser útil para estudar a situação que deu origem

às mensagens.

Quando terminar a consulta/impressão use o botão Saída para fechar a janela e voltar ao menu.

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5. MENU DE M ANUTENÇÃO

Neste menu encontram-se as opções para manutenção do programa, nomeadamente:

Realização de cópias de segurança

Alteração da senha de entrada

Produção de remessas de dados

Importação e exportação de dados

Definição de utilizadores do programa

Configuração da escola local

5.1. Cópias de segurança

Selecionando a opção 1 do menu de manutenção terá acesso a uma janela através da qual pode

configurar e efetuar cópias de segurança da base de dados da aplicação.

A partir desta janela um utilizador normal pode: Dar início à operação de cópia de segurança (botão Executar cópia);

Fechar a janela sem efetuar uma cópia de segurança (botão Cancelar );

Recuperar cópia de segurança (botão Recuperar cópia).

Para além destas operações o utilizador Adm (administrador) pode:

Definir os ficheiros que devem ser incluídos nas cópias de segurança;

Definir o grau de compressão utilizada durante as cópias de segurança;

Definir a unidade na qual devem ser criadas as cópias de segurança;

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Todas as opções escolhidas nesta caixa pelo utilizador Adm são memorizadas e serão utilizadas

por todos os outros utilizadores quando estes realizarem uma cópia de segurança.

A configuração inicial que é distribuída:

Inclui apenas o ficheiro ENESDATA.MDB (ficheiro que contém os dados inseridos pelos

utilizadores);

É efetuada utilizando compressão máxima;

É realizada para uma subdiretoria na diretoria de instalação do programa, no disco local.

As cópias de segurança consistem apenas numa versão comprimida do ficheiro da base de dados

e os respetivos ficheiros têm um nome da forma “Enes2016_mmdd_hhnn.ZIP” (onde mm=mês,

dd=dia, hh=hora e nn=minuto da realização da cópia).

Regras a seguir para as cópias de segurança

Sugere-se que sejam seguidas as seguintes regras relativamente às cópias de segurança:

1. Realização de uma cópia de segurança por dia de trabalho;

2. Periodicamente, transferência de todas as cópias de segurança efetuadas para uma outra

unidade de disco (num outro servidor ou numa pen USB).

Utilizando estas regras ficam garantidas:

A possibilidade de recuperar os dados em caso de falha do equipamento; A possibilidade de reconstituir as alterações diárias efetuadas a esses dados

(nomeadamente quem, quando e o quê), se tal se revelar necessário.

Recuperação de cóp ias de segurança

A forma mais simples de recuperar uma cópia de segurança consiste em abrir o respetivo ficheiro

ZIP e extrair o ficheiro ENESDATA.MDB para cima do ficheiro com o mesmo nome existente nadiretoria de dados do programa.

Alternativamente, no ecrã inicial da cópia de segurança existe também um botão Recuperar

cópia, que dá acesso a um outro ecrã com o registo de todas as cópias de segurança já

efetuadas.

Neste ecrã poderá escolher uma cópia de segurança e fazer clique no botão Recuperação de

cópia para extrair o ficheiro ENESDATA.MDB correspondente para a diretoria

C:\JNE\Enes2016\XFER.

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5.2. Alteração de senha de entrada

Selecionando a opção 2 do menu de manutenção terá acesso a uma janela através da qual pode

alterar a sua senha do utilizador.

Cada utilizador só pode alterar a sua própria senha (exceto o utilizador Visita), podendo no

entanto o administrador limpar a senha de qualquer outro utilizador.

Por uma questão de segurança, para alterar a senha é necessário escrever a senha anterior no

campo “Palavra-passe atual”. De seguida deve escrever a sua nova senha no campo “Nova

palavra-passe” e uma segunda vez para confirmação no campo “Verifique”.

5.3. Exportação/Importação de dados

Selecionando a opção 3 do menu de manutenção terá acesso a uma janela com as opções paraexportação e importação de dados.

As três primeiras opções são relativas à criação e leitura de remessas de dados. As restantes

opções permitem importar dados da versão anterior do ENES ou de outros programas através de

ficheiros de texto.

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5.3.1. Exportação de remessa de dados

Esta opção permite produzir uma remessa de dados, que consiste numa versão simplificada da

base de dados local comprimida. A remessa de dados pode ter como fim o envio ao agrupamento

de exames da informação relativa aos alunos ou a transferência de dados dentro da própria

escola, entre computadores que não estejam ligados em rede.

Na janela de exportação deve indicar:

O tipo de exportação a efetuar;

A unidade de disco e a diretoria para onde deseja efetuar a exportação.

Se desejar efetuar uma remessa de dados para o agrupamento de exames, deve ainda

selecionar, na caixa que surge do lado direito, qual o momento do calendário a que corresponde a

exportação.

Faça clique no botão OK, após especificar o tipo de exportação pretendido, para copiar para

diretoria indicada o ficheiro (comprimido) que contém a base de dados local.

As remessas de dados não são cópias completas da base de dados mas poderão servir como

cópias de segurança de último recurso. Das cópias da base de dados produzidas são excluídos,

entre outros, todos os dados de alunos que não realizaram inscrições para exame no ano

corrente.

Depois de produzido o ficheiro da remessa de dados este deve ser enviado como anexo de uma

mensagem de correio eletrónico para o agrupamento de exames a que pertence a escola.

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5.3.2. Importação de remessa de dados (consolidação)

Ao nível das escolas esta opção permite efetuar uma consolidação das bases de dados existentes

em vários computadores da escola local, que não estejam ligados em rede, e consolidá-las numa

única base de dados central.

Embora a consolidação de dados interna na escola possa ser útil na primeira fase de trabalho decarregamento das inscrições, o seu uso não é aconselhado nos momentos posteriores do

processo de exames, nomeadamente, na fase de lançamento de classificações e emissão de

certificados.

Quando utilizada nos agrupamentos esta opção permite consolidar os dados das várias escolas

que pertencem ao agrupamento num única base de dados.

O programa deteta as “colisões” por Nº de BI e Nome (alunos distintos em escolas diferentes com

nºs de BI iguais ou o mesmo aluno em escolas diferentes com nºs de BI diferentes). Sempre quepossível o programa tentará resolver as colisões pelo método que resultar em menor perda de

informação. Todas as situações de colisões são assinaladas no relatório de importação de dados.

O programa permite a leitura automática de remessas de dados a partir de diretorias no disco.

Para cada momento de remessa deverá ser criada uma diretoria no disco que irá conter todos os

ficheiros enviados pelas escolas. Com uma única operação será então possível importar todas as

remessas existentes nessa diretoria que não tenham ainda sido lidas.

5.3.3. Registo de remessas de dados transferidasEsta janela permite visualizar um histórico de todas as remessas de dados enviadas e recebidas

pela escola, explicitando o momento, data, utilizador e erros ocorridos nessa operação, conforme

ilustra a seguinte figura:

Quando uma transferência tiver dado origem a erros, poderá obter a respetiva lista selecionando o

registo da transferência em causa e fazendo clique no botão Ver erros transferência.

Nos agrupamentos poderá usar o botão Listagem de controlo para obter uma lista de todas as

escolas que pertencem ao agrupamento, com a indicação daquelas para as quais já foiconsolidada uma remessa de dados relativa ao momento atual.

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5.3.4. Importação de dados do programa ENES2015

Esta opção permite importar para a base de dados do ano atual os dados relevantes -

identificação de alunos, cursos e classificações de disciplinas - existentes na base de dados de

2015.

Antes de iniciar a importação deverá preparar os dados, executando uma reparação/compactaçãoda base a importar com o programa ENES2015 e produzindo uma cópia de segurança final. Se a

base de dados de 2015 não for reparada e contiver erros de coerência, a importação para o

Enes2016 poderá não ser bem sucedida.

Na janela de configuração da importação deverá indicar onde se encontra o ficheiro com a cópia

da base de dados de 2015:

Depois de indicar o ficheiro da base de dados ou a cópia de segurança a importar faça clique no

botão OK para iniciar a importação.

São importados os dados de todos os alunos existentes na base de 2015 e que ainda não existam

na base de 2016. Não é transferida a informação relativa aos certificados para acesso ao ensino

superior e às inscrições em exames, uma vez que estes dados não terão utilidade no ano corrente

e poderiam causar erros de utilização.

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A importação de dados de 2015 transfere, além dos dados dos alunos, a informação de

configuração de exames e disciplinas de oferta própria e planos de estudos próprios, desde que

estes tenham sido efetivamente utilizados no ano anterior.

5.3.5. Remover dados de alunos de anos anteriores

Esta opção permite remover todos os dados de alunos de anos anteriores que não se tenham

inscrito para exame no corrente ano letivo.

Com esta medida pode poupar algum espaço em disco, em situações em que este for um recurso

escasso.

Normalmente não deverá ser necessário utilizar esta opção.

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5.3.6. Exportação de dados para ficheiros de texto

Esta opção de exportação permite copiar os dados de alunos contidos na base do ENES para

ficheiros de texto a criar numa dada diretoria.

Os ficheiros de texto podem ter o formato de campos de comprimento fixo, ou de campos

delimitados por vírgulas:

O formato dos ficheiros de campos de comprimento fixo define o interface do ENES para

com os programas de gestão de alunos, com os quais possa haver interesse em trocar

informação.

O formato dos ficheiros de campos delimitados é implementado apenas na exportação, com

o objetivo de facilitar a transferência de dados para outros programas Windows que têm

mais facilidade em ler os dados nesse formato.

Poderá marcar ou desmarcar a opção “Usa novo formato” para indicar escolher o formato com ou

sem os dígitos de controlo do Cartão de Cidadão (ver secção 5.3.8).

Para efetuar a exportação deve primeiro escolher a diretoria onde pretende colocar os ficheiros detexto. Por defeito o programa sugere como diretoria de destino com o nome 'Textos', a criar

debaixo da diretoria de instalação do programa.

Os ficheiros têm nomes pré-definidos que não podem ser alterados:

Ficheiro Contém

Alunos.txt Identificação dos alunosAluMora.txt Filiação, naturalidade e morada dos alunosAluDisc.txt Historiais de disciplinas dos alunosAluCurso.txt Historiais de cursos concluídos pelos alunosAluExame.txt Inscrições para exame dos alunos

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São também exportadas várias tabelas de códigos utilizados nas tabelas anteriores:

Ficheiro ContémCodLocBI.txt Códigos de tipos de BICodDist.txt Códigos de distrito de naturalidadeCodConc.txt Códigos de concelho de naturalidade

CodCurso.txt Códigos de cursos de ensino secundárioCodDisc.txt Códigos de disciplinasCodExam.txt Códigos de exames

Pode ainda escolher o ano de inscrição em exames dos alunos a exportar e o formato a utilizar na

exportação.

Clique no botão OK para iniciar a exportação.

Se escolher o formato fixo os ficheiros ficam com seguinte aspeto:

Com o formato delimitado o mesmo ficheiro tem o aspeto:

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5.3.7. Importação de dados de ficheiros de texto

A opção de importação de dados tem como objetivo permitir a transferência de dados de

programas de gestão de alunos que sejam utilizados na escola e que porventura já contenham

dados relevantes dos alunos que irão realizar exames este ano.

O registo dos boletins de inscrição (identificação dos alunos e exames em que se inscrevem) deveser sempre efetuado no Enes.

No final do registo dos boletins de inscrição poderá fazer uma exportação de dados para ficheiros

de texto, que definirá o universo de alunos sobre os quais interessa obter dados adicionais.

O programa de gestão de alunos poderá então produzir um outro conjunto de ficheiros de texto,

com a mesma estrutura, contendo os dados a importar.

O ecrã de configuração da importação tem o seguinte aspeto:

Escolha a diretoria contendo os ficheiros a importar e clique no botão OK para iniciar a 1ª parte da

importação.

Poderá marcar ou desmarcar a opção “Usa novo formato” para indicar escolher o formato com ou

sem os dígitos de controlo do Cartão de Cidadão (ver secção 5.3.8.).

Primeiro os ficheiros serão lidos para tabelas temporárias, sendo validada a sua estrutura e

rejeitados os registos que não obedeçam às regras de validação. Em seguida é apresentado um

ecrã para escolha dos alunos a importar. Quando fizer clique no botão "Gravar" serão transferidos

os dados para as tabelas definitivas.

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5.3.8. Estrutura dos ficheiros de texto

Apresentam-se em seguida as estruturas dos ficheiros de texto que o programa considera na

exportação e importação.

Ficheiro Alunos.txt

Contém os dados de identificação dos alunos.Em 2011 foi necessário introduzir uma alteração no formato dos ficheiros de texto para permitir a recolha de um campo

para os 4 dígitos de controlo do Cartão de Cidadão ou para o dígito de controlo único do Bilhete de Identidade. As

alterações afetam apenas o ficheiro “Alunos.txt”.

Para minorar os inconvenientes da alteração, o programa ENES passou a aceitar dois formatos para o ficheiro

“Alunos.txt”: o antigo, sem dígitos de controlo, e o novo, com um campo para os dígitos de controlo logo a seguir ao nº

de identificação.

Ficheiro Alunos.txt (formato antigo)

Campo Tipo Início Comp. Obrig. ObservaçõesNumBI Num 1 9 S Nº de identificação do aluno, chave primáriaLocBI Text 10 1 S Tipo de documento de identificação, ver tabela

CodLocBI.txt

Nome Text 11 60 S Nome do aluno, só maiúsculasDataNasc Text 71 8 S Data de nascimento na forma AAAAMMDDSexo Text 79 1 S Sexo do aluno, M ou FCurso Text 80 3 S Curso de inscrição do aluno, ver tabela CodCurso.txtAnoExames Num 83 4 N Último ano de inscrição para exame, por defeito o ano

atual

Turma Text 87 6 N Turma do alunoTermos Text 93 20 N Livro e nº de folha dos termos de exame do alunoNumProcesso Text 113 10 N Nº de processo do alunoNumAluno Num 123 9 N Nº de alunoAcaoSocial Text 132 1 N Ação Social Escolar? N ou A ou B

Ficheiro Alunos.txt (formato novo)

Campo Tipo Início Comp. Obrig. ObservaçõesNumBI Num 1 9 S Nº de identificação do aluno, chave primáriaCheckBI Text 10 4 N Dígitos de controlo do CC ou dígito de controlo do BI,

opcional

LocBI Text 14 1 S Tipo de documento de identificação, ver tabelaCodLocBI.txt

Nome Text 15 60 S Nome do aluno, só maiúsculasDataNasc Text 75 8 S Data de nascimento na forma AAAAMMDDSexo Text 83 1 S Sexo do aluno, M ou FCurso Text 84 3 S Curso de inscrição do aluno, ver tabela CodCurso.txtAnoExames Num 87 4 N Último ano de inscrição para exame, por defeito o ano

atual

Turma Text 91 6 N Turma do alunoTermos Text 97 20 N Livro e nº de folha dos termos de exame do alunoNumProcesso Text 117 10 N Nº de processo do aluno

NumAluno Num 127 9 N Nº de alunoAcaoSocial Text 136 1 N Ação Social Escolar? N ou A ou B

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Ficheiro AluMora.txtContém a filiação, data e arquivo do BI, naturalidade e morada dos alunos

Campo Tipo Início Comp. Obrig. ObservaçõesNumBI Num 1 9 S Nº de BI do aluno, chave primáriaLocBI Text 10 1 S Tipo de BI do aluno, ver tabela CodLocBI.txt

DataBI Text 11 8 N Data de emissão do BI na forma AAAAMMDDArqBI Text 19 20 N Arquivo de identificação do BINomePai Text 39 60 N Nome do pai do alunoNomeMae Text 99 60 N Nome da mãe do alunoNaturalDistr Text 159 2 N Código do distrito de naturalidade, ver CodDist.txtNaturalConc Text 161 2 N Código do concelho de naturalidade, ver CodConc.txtNaturalFreg Text 163 40 N Freguesia ou país de naturalidadeMorada1 Text 203 40 N Morada do aluno, 1ª linhaMorada2 Text 243 40 N Morada do aluno, 2ª linhaCodpos Text 283 4 N Código postalCodpos3 Text 287 3 N Código postal auxiliar de 3 dígitosCodlocal Text 290 40 N Localidade do código postalTelefIndic Text 330 10 N Indicativo do telefoneTelefone Text 340 40 N Telefone

Ficheiro AluCurso.txtContém o historial de cursos de ensino secundário concluídos pelos alunos em anos anteriores

Campo Tipo Início Comp. Obrig. ObservaçõesNumBI Num 1 9 S Nº de BI do alunoLocBI Text 10 1 S Tipo de BI do aluno, ver tabela CodLocBI.txtAnoLetivo Num 11 4 S Ano letivo de conclusão ou melhoria do curso

Curso Text 15 3 S Código de curso, ver CodCurso.txtClassifSec Num 18 2 N Classificação final (secundário)ClassifAcesso Num 20 3 N Classificação final (p/acesso)

Ficheiro AluDiscip.txtContém o historial de disciplinas de ensino secundário concluídas pelos alunos em anosanteriores

Campo Tipo Início Comp. Obrig. ObservaçõesNumBI Num 1 9 S Nº de BI do aluno

LocBI Text 10 1 S Tipo de BI do aluno, ver tabela CodLocBI.txtDiscip Text 11 4 S Código de disciplina, ver CodDisc.txtAnoLetivo Num 15 4 S Ano letivo de conclusão ou melhoria da disciplinaClassAno10 Num 19 2 N Classificação anual do 10º anoClassAno11 Num 21 2 N Classificação anual do 11º anoClassAno12 Num 23 2 N Classificação anual do 12º anoCIF Num 25 2 N Classificação CIFSitFreq Text 27 2 N Situação da frequência, código AP,RF,AM,EF,AE igual

ao usado no ecrã de disciplinas por aluno

ExameF1 Num 29 3 N Classificação do exame da fase 1 (escala 0-200)ExameF2 Num 32 3 N Classificação do exame da fase 2 (escala 0-200)

CFD Num 35 2 N Classificação final da disciplina, para secundárioCFDa Num 37 2 N Classificação final da disciplina, para acessoExtraCurric Text 39 1 S Disciplina extra-curricular, S ou N

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Ficheiro AluExame.txtContém as inscrições para exame no ano letivo atual, bem como as suas classificações se játiverem sido registadas. Não é possível fazer a importação deste ficheiro mas apenas aexportação.

Campo Tipo Início Comp. Obrig. ObservaçõesNumBI Num 1 9 S Nº de BI do alunoLocBI Text 10 1 S Tipo de BI do aluno, ver tabela CodLocBI.txtExame Text 11 3 S Código do exame, ver CodExame.txtFase Text 14 1 S Código da fase, 1 ou 2Candidatura Text 15 1 S Fase de candidatura para a qual é válido, 1 ou 2ParaAprov Text 16 1 S Inscrição para aprovação, S ou NInterno Text 17 1 S Inscrição como Interno, S ou NParaMelh Text 18 1 S Inscrição para melhoria, S ou NDiscip Text 19 4 N Disciplina associada ao exame, ver CodDisc.txtClass_Exam Num 23 3 N Classificação final do exame, escala 0 a 200

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5.4. Rede de escolas e agrupamentos

Selecionando a opção A do menu de manutenção terá acesso a uma janela que permite consultar

os dados das entidades registadas no programa Enes2016, nomeadamente as escolas na rede deexames nacionais, os agrupamentos de exames a que pertencem e outras entidades.

Esta opção permite:

Visualizar as escolas pertencentes à rede de exames do ensino secundário;

Visualizar as escolas pertencentes a cada agrupamento de exames;

Visualizar as escolas que não pertencem à rede de exames;

Alterar os dados das escolas (morada, contactos, fuso horário, categoria de escola e

responsável);

Imprimir listagens de escolas (todas ou por agrupamentos);

Nesta janela pode ver e alterar os dados das escolas nas quais se realizam exames nacionais do

ensino secundário (escolas na rede exames) e os dados de outras escolas ou entidades.

Se forem detetados erros nos dados da escola local estes podem ser corrigidos neste ecrã. As

alterações efetuadas devem ser comunicadas por email ([email protected]) ou por fax.

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O Enes2016 considera que uma escola pertence à rede de exames se tiver um agrupamento

atribuído. Assim, para retirar uma escola da rede de exames deve limpar o campo em que é

indicado o código do agrupamento. Note que após limpar esse campo os dados da escola passam

a ser apresentados quando no topo da janela selecionar “Outras escolas ou entidades”.

O número de horas de diferença entre a escola e Portugal continental deverá ser preenchidopelas escolas que se encontram em fusos horários distintos do de Portugal continental. O

programa usará esta diferença horária para calcular a hora local no decorrer da impressão das

pautas e outras listagens. Internamente, nos ecrãs de consulta e alteração de dados, todas as

datas e horas são referentes a Portugal continental.

5.5. Configuração de escola local

Selecionando a opção B do menu de manutenção terá acesso a uma janela que permite consultar

e alterar os parâmetros da escola onde está instalado o programa.

Esta opção pode ser utilizada para as seguintes tarefas:

Alterar o código da escola local especificado na instalação do programa;

Consultar e/ou alterar os dados da escola local;

Definir as partículas que devem ser excluídas do processo de ordenação numa listagem

ordenada por nome de aluno;

Definir os parâmetros para certidões de habilitações;

Definir se é ou não permitido efetuar alterações à base de dados.

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Al terar a escola local

Para alterar a escola local, clique no botão “Alterar escola”. Surge a janela de definição de escola

local, onde deve selecionar a escola correta numa das duas listas existentes no topo da janela.

Na lista da esquerda pode especificar a escola local através do código e na lista da direita através

do nome da escola. Será ainda necessário indicar a senha de instalação da nova escola.

Após a alteração da escola local o programa avisa o utilizador que irá alterar os registos de todos

os dados já introduzidos, passando estes registos a pertencer à escola selecionada.

Defin ir as partículas que devem ser excluídas do processo de ordenação

Na janela de configuração da escola pode especificar quais as partículas que não deseja que

sejam consideradas numa ordenação dos alunos pelo nome. Esta ordenação ocorre por exemplo

quando se imprime uma pauta de chamada.

Para que um determinado conjunto de partículas não seja considerado na ordenação dos alunos

por nome, deve marcar o campo “Exclui partículas” e escrever no campo de texto “Partículas aexcluir da ordenação por nome” as partículas a excluir da ordenação separadas por vírgulas.

Nota: Quer defina ou não partículas a excluir, os nomes são ordenados independentemente

dos acentos que contenham e de as suas letras serem maiúsculas ou minúsculas.

Parâmetros para certidões de habili tações

Na secção 3. da configuração da escola local poderá preencher o nome do Chefe dos Serviços de

Administração Escolar e o local onde se situa a escola. Estes valores serão posteriormente auto-

preenchidos pelo programa em todas as certidões de habilitações emitidas.

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Permissão de alteração à base de dados

Na secção 4. da configuração da escola local é possível consultar as diretorias de instalação do

programa e da base de dados, definidas pelo administrador durante a instalação da versão 1.0.

Caso seja necessário mudar a localização da base de dados após a instalação do programa,

poderá fazê-lo movendo o ficheiro partilhado (ENESDATA.MDB) para a nova localização ealterando manualmente os ficheiros Enes2016.INI existentes nas diretorias de instalação de cada

posto de trabalho. Através desta janela poderá consultar as diretorias que estão a ser atualmente

a ser utilizadas pelo programa.

É também possível a inibição global de alterações à base de dados, desmarcando a opção

“Permite alterações à base de dados”. Esta inibição poderá ser útil para evitar alterações

inadvertidas em períodos em que não haja modificações a realizar.

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5.6. Gestão de uti lizadores

Selecionando a opção C do menu de manutenção terá acesso a uma janela através da qual pode

criar novos utilizadores e remover utilizadores com acesso ao programa. Esta opção só está

disponível para o utilizador Adm.

Nesta janela apresenta-se para cada utilizador registado:

O nome de utilizador (login)

O nome real abreviado

Indicação do tipo de permissões do utilizador

Programas a que o utilizador tem acesso

Indicação da hora/data da última entrada e saída

Para criar um novo utilizador deve premir o botão Criar novo utilizador . Surge então uma caixa

na qual deve preencher o “Login”, o nome real abreviado, a senha de entrada do novo utilizador

(opcional) e a permissão que lhe é atribuída.

Se nesta caixa não especificar a senha de entrada, quando o novo utilizador iniciar o programa

Enes2016 ser-lhe-á solicitado que defina essa senha, sem a qual não será autorizado a

prosseguir.

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No campo “Permissões” pode escolher:

“Consulta” para permitir apenas a consulta de dados

“ Al tera” para indicar um utilizador normal que pode consultar e alterar os dados

“ Administ ra” para indicar um utilizador que pode alterar dados e ainda configurar o

programa

No campo “Programas autorizados” pode escolher:

“Nenhum” para desativar o utilizador

“Todos” para permitir o acesso a todo o programa

“ Alunos” para permitir o acesso apenas ao programa de alunos (excluindo o menu de

correção de provas)

“Correção” para permitir o acesso apenas ao menu de correção de provas

Para limpar a senha de entrada de um utilizador deve selecionar a linha respetiva, fazendo clique

na linha ou utilizando as setas do teclado e premir o botão Limpar password. Não é possível

remover o utilizador Adm ou limpar a sua senha.

Para remover um utilizador deve selecionar a linha respetiva, fazendo clique na linha ou utilizando

as setas do teclado e premir o botão Remover utili zador .

Para alterar as permissões de um utilizador deve selecionar a respetiva linha fazendo clique ou

utilizando as setas do teclado, e premir o botão Al terar permissões . Não é possível alterar as

permissões dos utilizadores pré-definidos Adm e Visita.

5.7. Versão do programa

Selecionando a opção V do menu de manutenção terá acesso a uma janela que permite visualizar

qual a versão do ENES que está a ser utilizada e alguma informação adicional sobre os recursos

do sistema.

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6. UTILIZAÇÃO DO MICROSOFT ACCESS

6.1. Como selecionar um registo?O Access permite a cópia de um registo ou de um conjunto de registos “de um lado para outro”

bem como a eliminação de um registo ou de vários registos de uma só vez. O primeiro passo a

realizar quando se pretende realizar uma destas operações consiste em selecionar o registo ou

registos indicando assim ao Access quais os registos sobre os quais deve agir quando em

seguida for especificada a operação pretendida.

Um seletor de registo é uma pequena caixa ou barra que surge à esquerda de cada registo e

sobre a qual pode clicar para selecionar esse registo: . Quando um registo está selecionado o

seletor de registo muda de cor ficando com o seguinte aspeto: .

O Access apresenta os seguintes símbolos sobre o seletor do registo atual (o registo atual é o

registo que em cada instante recebe dados do teclado):

Símbolo do seletor Situação

ou A informação apresentada para o registo atual é igual à que

existe na base de dados para esse registo.

Indica o primeiro registo em branco, que irá adicionar um

registo novo se for preenchido.O registo atual foi modificado pelo utilizador nesta janela e as

alterações ainda não foram gravadas. Essas alterações serão

gravadas na base de dados:

a) Automaticamente quando o utilizador selecionar um novo

registo

b) Manualmente se o utilizador clicar no botão

da barra de ferramentas

O registo atual está a ser alterado (noutra janela ou por outro

utilizador) e não pode ser alterado nesta janela até que sejam

gravadas as alterações em curso.

Selecionar um registo uti lizando o teclado

Para selecionar um registo utilizando o teclado siga os seguintes passos:

1. Coloque o cursor de texto (barra vertical que pisca no ponto em que pode inserir um caracter)

em qualquer um dos campos do registo que pretende selecionar;

2. Selecione a opção Selecionar da barra de ferramentas existente no topo da janela.

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Selecionar vários registos utilizando o teclado

O Access permite a seleção simultânea de vários registos do mesmo tipo que sejam apresentados

em conjunto (i.e., na mesma zona de ecrã). Para selecionar todos os registos do mesmo tipo, queestão apresentados numa mesma zona do ecrã utilizando o teclado siga os seguintes passos:

1. Coloque o cursor de texto (barra vertical que pisca no ponto em que pode inserir um caracter)

em qualquer um dos campos de um registo do grupo de registos semelhantes que pretende

selecionar;

2. Selecione a opção Seleciona | Selecionar Tudo da barra de ferramentas existente no topo da

janela.

Selecionar um registo utilizando o rato

Para selecionar um registo, utilizando o rato, siga os seguintes passos:1. Desloque o cursor do rato para cima do seletor do registo que pretende selecionar;

2. Faça clique com o botão esquerdo do rato sobre esse seletor.

Selecionar vários registos utilizando o rato

Para selecionar vários registos, utilizando o rato, siga os seguintes passos:

1. Desloque o cursor do rato para cima do seletor do primeiro registo que pretende selecionar;

2. Prima, sem libertar, o botão esquerdo do rato sobre esse seletor;

3. Desloque o cursor do rato para cima do seletor do último registo que pretende selecionar;

4. Liberte o botão esquerdo do rato.

6.2. Como apagar um registo?

Para apagar um ou vários registos deve seguir os seguintes passos:

1. Selecionar o(s) registo(s) (ver secção anterior)

2. Premir a tecla Delete ou Remover (ou selecionar a opção Registos | Eliminar )

3. Confirmar que deseja apagar os registos quando lhe surgir uma caixa de diálogo semelhante à

seguinte:

Nesta caixa de diálogo pode clicar o botão “Sim” para apagar efetivamente os registos ou o

botão “Não” se afinal não desejar apagar esses registos.

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6.3. Teclas de função do Access que pode usar no programa ENES

Copiar, cortar, colar, ou remover dados

Prima Para

Ctrl+C Copiar a seleção para a Área de Transferência.

Ctrl+V Colar o conteúdo da Área de Transferência no ponto de inserção (cursor).

Ctrl+X Cortar a seleção e copiá-la para a Área de Transferência.

Backspace Remover a seleção ou o caracter à esquerda do cursor.

Delete Remover a seleção ou o caracter à direita do cursor.

Desfazer alterações

Prima Para

Ctrl+Z ou

Alt+Backspace

Anular as ações das últimas teclas premidas.

Esc Anular alterações no campo corrente ou no registo corrente; se ambos tiverem sido alterados,prima Esc duas vezes para desfazer primeiro as alterações ao campo e em seguida ao registo

corrente.

Al ternar entre modos de edição e navegação

Prima Para

F2 Alternar entre modo de edição (com cursor visível) e modo de navegação. Esta tecla é

extremamente útil: experimente para compreender melhor a diferença entre os dois modos.

Mover o cursor dentro de um campo ou numa linha (em modo de inserção)

Prima ParaSeta para a direita/esquerda

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