Employee Handbook Policies and Procedures Sample

7/26/2019 Employee Handbook Policies and Procedures Sample

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114 Policy StatementCom!letely e"ita#le in MS $ORD

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Sample from the Employee Handbook

Section 2:Employment

%&' Pe(onnel A"minit(ationT)e Com!any )a eta#li)e" a H*man Reo*(ce +HR, Mana-e( o( !oint.o/.

contact0 1)ic) i (e!oni#le /o( !e(onnel a"minit(ation& 2*etion

(e-a("in- yo*( em!loyment an" t)i Em!loyee Han"#oo3 )o*l" #ea""(ee" to t)e Mana-e( o/ H*man Reo*(ce&

%&4 Pe(onnel Reco("T)e Com!any )o*l" maintain a !e(onnel 5le on eac) em!loyee& An

em!loyee6 !e(onnel (eco(" #e-in 1it) t)ei( com!lete" em!loyment

a!!lication /o(m an" (e*me& F(om time to time in/o(mation may #e a""e"

to t)i !e(onnel (eco(" (e-a("in- an in"i7i"*al6 em!loyment tat* 1it) t)e

com!any& Pe(onnel (eco(" a(e t)e !(o!e(ty o/ t)e Com!any an" )o*l" #e

t(eate" t)e ame a any ot)e( con5"ential com!any in/o(mation&

T)e /ollo1in- !(o7iion a!!ly 1it) (e!ect to t)e com!any6 tan"a(" /o(eta#li)in-0 maintainin- an" )an"lin- em!loyee !e(onnel (eco("8

All o9cial (eco(" conce(nin- an em!loyee )o*l" #e 3e!t *! to "ate

an" all em!loyee )all !(om!tly (e!o(t all !e(tinent !e(onal in/o(mationan" "ata c)an-e to t)e HR Mana-e(&

Em!loyee )o*l" #e !e(mitte" to (e7ie1 t)ei( !e(onnel (eco(" at

(eaona#le time an" in acco("ance 1it) tate an" local la1&
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T)e !e(onnel 5le o/ an em!loyee te(minatin- em!loyment )o*l" #e

maintaine" /o( a minim*m o/ +57e, : yea(&

2.1.1Contents of Personnel FilesEm!loyee !e(onnel (eco(" )o*l" incl*"e t)e /ollo1in- +#*t may #e 5le"

e!a(ately,8

O(i-inal Em!loyment A!!lication&

I.; Fo(m +5le" e!a(ately,&

Pe(/o(mance A!!(aial Re!o(t&

Dici!lina(y action&

S!ecial commen"ation&

E"*cation ac)ie7ement&

Stat* c)an-e ae" !ay(oll "e"*ction&

A""itional e"*cation an" !ecial t(ainin- co*(e&

2.1.Employee!s "e#$est for "e%ie& of Personnel "ecordsT)e /ollo1in- !(o7iion a!!ly 1it) (e!ect to an em!loyee6 (e?*et to

(e7ie1 t)ei( !e(onnel (eco("8

T)e HR Mana-e( )o*l" )a7e t)e (e!oni#ility o/ coo("inatin-

t)e (e7ie1 o/ an em!loyee6 !e(onnel (eco(" 1it) t)e em!loyee6imme"iate *!e(7io(&

A mem#e( o/ HR De!a(tment m*t #e !(eent 1)ile t)e em!loyee

(e7ie1 t)ei( !e(onnel 5le&

T)e em!loyee may ta3e note0 #*t may not (emo7e0 !)otoco!y0 "e/ace

o( ot)e(1ie ma3e notation on t)e "oc*ment in t)ei( !e(onnel 5le*nle a*t)o(i>e" #y tate o( local la1&

2.1.4'ana(ement "e%ie& of Personnel Files
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All in/o(mation in em!loyee !e(onnel 5le i coni"e(e" con5"ential&T)i in/o(mation )o*l" only #e a7aila#le to t)e HR De!a(tment0 enio(mana-ement !e(onnel0 *!e(7io( o( mana-e( 1)o a(e (e!oni#le/o( t)e em!loyee0 an" t)e em!loyee&

T)e *!e(7io( o/ t)e "e!a(tment to 1)ic) an em!loyee may #e t(an/e((e"

)o*l" #e allo1e" to (e7ie1 t)e em!loyee6 5le 1it) t)e a!!(o7al o/ t)e HRMana-e( an" t)e em!loyee6 imme"iate *!e(7io(& @iolation o/ t)i !olicy i

coni"e(e" a 7e(y e(io* o


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2.2.4Employment of 'inorsT)e com!any )o*l" /*lly com!ly 1it) t)e C)il" La#o( !(o7iion o/ t)e Fai(

La#o( Stan"a(" Act an" a!!lica#le tate tat*te0 1)ic) -o7e(n t)e

em!loyment o/ mino(&

2.2.*Promotions

P(omotion 1it)in t)e com!any )o*l" #e #ae" on *c) /acto( a ?*ality o/1o(30 !(io( =o# !e(/o(mance0 e!e(ience0 e"*cational #ac3-(o*n"0

atten"ance0 a/ety (eco(" an" t)e a#ility to 1o(3 1ell 1it) ot)e(&

O*( com!any !olicy i to !(omote /(om 1it)in 1)en 1e )a7e !e(onnel /*lly

?*ali5e" to !e(/o(m t)e "*tie o/ t)e !oition&

2.2.+,ransfer of EmployeesT(an/e( o/ em!loyee /o( t)e com!any6 con7enience may #e ma"e to meetcom!any (e?*i(ement& Re?*et /o( t(an/e( #y em!loyee )o*l" #e ma"ein 1(itin- an" -i7en to HR mana-ement /o( coni"e(ation #e/o(e inte(7ie1in-1it) a Hi(in- Mana-e( /o( anot)e( !oition&

Em!loyee )o*l" "ic* t)ei( "ei(e to t(an/e( 1it) t)ei( c*((ent*!e(7io( )o1e7e(0 t)i i not a (e?*i(ement& T)e Hi(in- Mana-e( )o*l"contact t)e em!loyee6 c*((ent *!e(7io( only a/te( (ecei7in- t)eem!loyee 1(itten conent& A T(an/e( may #e ma"e i/ mana-ement"ete(mine it i in t)e #et inte(et o/ t)e com!any an" t)e em!loyee&

T)e com!any !(o7i"e a (elocation !(o-(am /o( it em!loyee i/ t)ey a(e

(e?*ete" to t(an/e( 1it)in t)e com!any& T)e !(o-(am i "ei-ne" to o


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4& Pe(onnel Reco("4;& Mana-ement Re7ie1 o/ Pe(onnel File%'& Em!loyee Cate-o(ie%4& o# Potin- P(oce"*(e%%& Em!loyment o/ Relati7e%& Em!loyment o/ Mino(%& P(omotion

%:& T(an/e( o/ Em!loyee%G& Se!a(ation o/ Em!loyment%& $o(3 /o(ce Re"*ction%& P(o#ationa(y Pe(io"%;& Et(a Income'& P(oce Im!(o7ement4& Em!loyee.Mana-ement Fo(*m%& Em!loyee S*--etion P(o-(am& Bene5t Eli-i#ility& Pay(oll In/o(mation:& Time Reco("G& Pay Pe(io"& Sala(y Com!enation /o( Pa(tial Pay Pe(io"& Pay Rate Sc)e"*le Ho*(ly Pai" Em!loyee;& Pay(oll De"*ction

'& O7e(time4& Pay(oll E((o(%& Ja(ni)ment o/ Em!loyee $a-e& A*t)o(i>e" C)ec3 Pic3*!& Pay at Time o/ Se!a(ation:& Atten"ance Lea7eG& Me"ical Lea7e Policy& Sic3 Lea7e C(e"it Limit& Sic3 Lea7e Policy Ua-e;& Me"ical0 Dental an" O!tical A!!ointment:'& E)a*tion o/ Acc*m*late" Sic3 Lea7e:4& Pall#ea(e(0 F*ne(al0 Eme(-ency Lea7e:%& Ci7ic Lea7e o( *(y D*ty:& @otin-

:& Milita(y Lea7e::& Mate(nity Lea7e:G& Pa(ental Lea7e:& Lea7e o/ A#ence

:& Le-al Et)ical Con"*ctG& Et)ical Stan"a("&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&& Conict o/ Inte(et& Pe(onal Con"*ct&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&;& Con5"entiality&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&'& B(i#e0 Kic3#ac3 an" Ille-al Payment4& Patent an" Co!y(i-)t

%& Micon"*ct&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&& Se(io* Micon"*ct& @e(y Se(io* Micon"*ct:& Inec*a#le Micon"*ctG& Micon"*ct In7eti-ation& T(an!o(tation T(a7el& Com!any O1ne" @e)icle;& Pe(onal @e)icle;'& Li7in- E!ene Allo1ance;4& Ot)e( T(a7el E!ene;%& E!ene Reco(";& T(a7el A"7ance;& E!ene Reim#*(ement T)i(" Pa(ty;:& E!ene Policie @iolation;G& Com!any C(e"it Ca("

;& Pe(onal A!!ea(ance;& B*ine Atti(e&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&;;& Ca*al Atti(e&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&4''&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&4'4&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&4'%&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&4'&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&4'&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&4':&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&4'G&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&4'&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&4'&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&

O!e(ation4';&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&

44'&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&444&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&44%&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&44&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&44&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&
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