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Empezando con TPM

Sobre el Sistema de TPM

El sistema de Oracle Textura Payment Management (TPM) es una solución en línea para facturación y pago para la industria de construcción. Con el sistema de TPM:

Documentos de pago en línea son creados automáticamente, firmado electrónicamente, y disponible en línea para revisión y aprobación.

Pagos son creados en línea dando como resultado un rápido acceso a sus fondos.

Documentos de cumplimiento son sometidos y monitorizados en línea.

Dando a los usuarios beneficios desde incremento a la productividad, costos bajos, menos riesgo, mejora en la comunicación, y mejor flujo de efectivo.

Correo electronico de Invitación

Los usuarios recibirán un correo electronico para registrar y configurar una cuenta en la tienda de Oracle. Una vez este proceso sea completado, usuarios recibirán un segundo correo electronico para crear su cuenta en el sistema TPM.

¿No has recibido una invitación? Un representante de Textura te lo puede enviar de nuevo. Llama 866-839-8872.

Usa los enlaces en el correo electronico de invitación para empezar.

El primer enlace dirige a la página de Create Username, donde creas un nombre de usuario y clave.

El segundo enlace te lleva a la version de este guia en inglés.

El tercer enlace te dirige a esta guía que ayuda complementar los pasos de configuración.

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Crea Nombre de Usuario y Contraseña de TPM

Accede la página de Create Username en el enlace que está en el email de invitación.

1. Introduce un Nombre de Usuario

Nombres de usuario debe de contener solamente letras, números o guión bajas (_).

Nombres de usuario no puede contener símbolos o espacios.

Nombres de usuario no puede contener mas de 20 caracteres.

Ejemplo de Nombre de Usuario: smith_s

2. Introduce una Contraseña

La contraseña tienen que ser alfanumérico y tener un mínimo de 8 caracteres.

La contraseña debe tener por lo menos un numero y una letra.

La contraseña no debe contener parte de tu nombre, o el nombre de tu compañía.

La contraseña no puede contener símbolos fuera del alfabeto del idioma inglés.

Ejemplo de Clave: js196022

3. Selecciona “Submit”

Después de que has introducido tu nombre de usuario y contraseña, la página Edit User se presenta.

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Edita Perfil de Usuario Agrega tu información en la página de Edit User.

1. Inroduce los datos de la sección “User Information”

Llena todas las áreas marcadas con un asterisco rojo (*).

2. Introduce los datos de la sección “Contact Information”

Llena todas la áreas marcadas con un asterisco rojo (*).

3. Configure su numero telefoníco para verficación (Solamente Para Usuarios Enterprise Adminsitrators)

Añade un numero telefoníco para el proceso de verificación “2-Step.”

4. “Notification and Permissions”

Selecciona los permisos de usuario en la sección de “User Can”.

Manage Projects— Cargar facturas, manejar subcontratos, y crear el “Schedule of Values” (planilla de metrados).

Manage Compliance—Establecer los requerimientos de los documentos de cumplimiento para los subcontratistas

Sign on Behalf of the Company—Firmar documentos, como fracturas y renuncias de embargo preventivo.

Invoice Approver—Aprobar o rechazar facturas de subcontratistas y de proveedores de suministros.

Authorize Payments for Disbursement—Revisar y autorizar pagos antes de que los fundos sean liberados por el pagador. (Solamente para organizaciones decicados a pago)

Manage Classified Attachments—Ver, desclasificar, o borrar cualquier adjunto que está marcado como clasificado.

Create Projects—Crear, configurar, y manejar los proyectos de usuarios. (Solamente para Contratistas Generales) Nota: Un usuario con el permiso de Create Projects automáticamente tiene el permiso de View All Organization Projects.

View All Organization Projects—Ver todos los proyectos en la empresa

Notarize Documents—Firmar documentos como notario público. Nota: Un usuario con el permiso de Notarize Documents tiene que ser un notario público y llenar la sección del perfil Notary Information. Solamente usuarios de Enterprise Administrators pueden asignar los siguientes permisos:

Manage Interfaces— Controlar el importar y exportar de información de contabilidad del Sistema TPM (Contratistas General)

Lea la sección Set Up a Verification Phone Number para mas detalles.

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Disburse Project Funds— Desembolsar fondos de la empresa vía pagos ACH por cada periodo (Solamente para organizaciones de desabolladores)

Disburse Enterprise Wide Funds— Desembolsar fondos de la empresa vía pagos ACH sobre todos proyectos y periodos (Solamente para organizaciones de pagos)

Manage EPP—Selecciona o cambia las configuraciones del programa Early Payment Program (EPP) (Contratistas General)

Nota: Un usuario con el permiso de Manage EPP automáticamente tiene el permiso de View All Organization Projects.

Manage Owner Funding—Introducir información de financiamiento y monetizar la fecha de cuando el dueño provee fondos (Contratistas General)

Quires saber mas sobre permisos de usuarios?

Lea la sección Subcontractor User Permissions or General Contractor User Permissions para mas detalles sobre permisos de usuarios.

5. Selecciona “Save Profile” Cuando toda la información esté completa, selecciona Save Profile. Una página de estatus señala los siguiente pasos dependiendo de tus permisos.

Crear un e-Sign PIN

Crea un número de identificación (PIN) en la página de Reset e-Sign PIN. Nota: Solamente los usuarios con el permiso de Signer, Disburser, o Notary requieren un PIN. Si no eres un Firmador, el siguiente paso será Edit Primary Organization.

Consejo

Guarda este PIN en un lugar seguro. Lo necesitarás para firmar todos documentos legales en el sistema.

1. “Enter Current Password”

Introducir la clave que usas para identificarse en el sistema.

2. “Enter PIN Number”

Crea un PIN de 4-6 números para aplicar tu firma electrónicamente en las facturas y renuncias de embargo preventivo en el sistema.

3. Re-Enter PIN

Verifica tu PIN y vuelve a intentarlo.

4. Submit

Dar clic en el botón Submit. Una página de “Status” señala que tu PIN ha sido actualizado.

5. Selecciona Edit Your Organization Profile en la página de “Status”

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Edita la sección de Organización Principal

Introduce los detalles de tu organización en la página de Edit Primary Organization.

1. Introduce “Business Information”

Llena todas la áreas marcadas con un asterisco rojo (*).

Company Name - Nombre de empresa

Country - País

Address - Dirección

City - Ciudad

State - Estado

Zip Code - Código postal

Phone - Número telefónico

Default Currency – Base de moneda

Áreas sin un asterisco son opcionales.

County - Municipio

Alternate Phone – Número telefónico alternativo

Fax – Número de fax

Mobile – Número de móvil

Default Translation – Base de traducción

2. (Opcional) Select Minority Status

Selecciona el icono del lápiz para abrir la pantalla de Minority Status, estatus de minoría. Elige una casilla para indicar una certificación de minoría. Nota: El estatus de minoría base es None, nada

a. Elige el estatus de minoría(s):

AABE —African American Business Enterprise

ABE —Asian American Business Enterprise

AVMBE —Aboriginal & Visible Minority Enterprise

DBE —Disadvantaged Business Enterprise

DVBE —Disabled Veteran Business Enterprise

HBE —Hispanic American Business Enterprise

Local —Local Business

MBE —Minority Owned Business Enterprise

NABE —Native American Business Enterprise

SBE —Small Business Enterprise

VOSB —Veteran Owned Small Business

WBE —Woman Owned Business Enterprise.

b. Seleccione Save. La pantalla se cierra y el estatus de minoría se cambia en la página.

3. Enter Tax ID

Introduce el número de identificación de empresa federal, un numero de 9 dígitos con un guion (12-3456789).

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Precaución: No usar número de seguridad social como Tax ID. Este número podía ser visible en los documentos del proyecto.

4. (Opcional) Select Business Settings

Contacta una representante de Textura para ayuda con estas áreas.

Tax Rate Table - El View/Edit Tax Rates enlace directo a la página de tasas impositivas.

Organization Type :

- Individual – Individual - Corporation – Corporación - Partnership – Colaborador - Other – Otro - Consolidated Organization (Organizaciones de Australia)

Allow Out of Order Disbursements caja para seleccionar—Selecciona esta opcción para permitir desembolsos fuera de orden en todos sus proyectos (no es disponible para subcontratistas).

Lea la sección Out of Order Disbursements para mas información.

Precaución: Solamente Administradores de Textura deben de trabajar en estas áreas para subcontratistas. Contacte su equipo de implementación para actualizar estos áreas.

Organization Role – Rol de organización

Subscription Level – Nivel de suscripción

Accounting Package – Programa de contabilidad

Document Imaging System - Sistema de escaneo de documentos

Interface Rules – Reglas de interfaz

Invoice Export Timing – Horario de exportar facturas

Consolidated Organization - Organización consolidado

Disable Manual Creation of Subcontracts – Inhabilitar creación de manual de subcontratistas.

Nota: Ordenes de cambio pueden ser creados en el sistema importando información de un programa de contabilidad.

Allow “Save as Draft” when Modifying Subcontractor Invoices (Organizaciones de Australia)

Allow Approval of Modified Invoices (Organizaciones de Australia)

Earnest Money Balance – Balance de depósito en garantía

Earnest Money Transactions – Transacciones de depósito en garantía

5. (Opcional) Change Password Expiration

Selecciona Days before passwords expire para cambiar el número de días de expiración de su contraseña.

30

60

90

180

365

Lea la sección Edit Tax Rates para mas detalles.

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6. (Opcional) Choose Default Date Format

Selecciona el formato de fecha

mm/dd/yyyy – mm/dd/aaaa

dd.mm.yyy - dd.mm.aaaa

Nota: dd-Mon-yyyy es siempre un formato aceptable

7. Enter Bank Information

Introduce detalles sobre la cuenta de banco para hacer pagos de ACH vía Textura.

Llena todas las áreas marcadas con un asterisco rojo (*) o azul (*)

Bank Name – Nombre de banco

Bank Country – País del banco

Routing Number – Número de ruta

Bank Account Type – Tipo de cuenta

Bank Account # - Número de cuenta Nota: Cuando la cuenta esta actualizada, solamente los 4 ultimo dígitos aparecen. Solamente los Enterprise Administrators en tu organización puede ver o hacer cambios a la información del banco.

Las áreas sin asterisco azul son opcionales

Bank City – Ciudad del banco

Bank Locality – Localidad del banco

Bank Account Name – Nombre de la cuenta

Pay Fees With – Pagar honorarios con:

- Primary Bank Account – Cuenta de banco - Check – Tarjeta de crédito

Enlace de Manage Accounts —Abrirá la página de Edit Accounts Nota: Usa esta página para actualizar una tarjeta de crédito para pagar los honorarios.

8. (Opcional) Segment Information

En esta sección se refleja cómo una empresa organiza sus proyectos. Por ejemplo, una empresa puede organizar sus proyectos por región o por departamento de la empresa. Esta característica ayuda a las empresas clasificar y monetizar proyectos eficientemente.

Enable Segments

Marca la casilla abajo de la sección de Segment Information. Nota: Una vez activadas los segmentos están activados, usuarios con el papel de Project Manager pueden asignar el proyecto a un segmento. El Enterprise Administrators puede ver y editar segmentos sin activar segmentos.

Ve Manage Segments para más instrucciones en cómo usar segmentos.

9. Save

Dar clic en el botón Update Organization para guardar sus cambios. Una página de “Status” confirma que la empresa fue actualizado.

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Confirma Contracto

Para participar como un subcontratista en un proyecto, se requiera aceptar el contrato.

1. Revisa el Contrato

Revisa toda la información de tu contrato en esta página. Nota: El honorario del proyecto exhibido será cargada a su cuenta de banco o tarjeta de crédito cuando seleccionas el botón Confirm.

Tips

Falta de Cambios en Órdenes

Puedes confirmar el contrato y contactar el Contratista General para preguntar en el estatus del órdenes de cambio.

Facturación

Tienes que confirmar el contrato antes de enviar una factura.

2. Confirmar

Seleccione Confirm. El honorario será inmediatamente colectado, y la página “Status” indica que el contrato fue confirmado.

Esto concluya el proceso de la configuración de cuenta.

¿Todavía Necesitas Ayuda? Llama 866-TEXTURA (866-839-8872)

Legal Notices

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Empezando con TPM

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