EHR Selection and ImplementationEHR Selection and Implementation

Ali ModaressiDi f EHR T h l HITEC LADirector of EHR Technology, HITEC‐LA

A project of L.A. Care Health PlanA project of L.A. Care Health Plan1

EHR Selection Tips

Certification RESEARCH THE MARKET

SCORE & RANK THE DIFFERENT EHR SYSTEMS& 

Compliance

MARKET

PRIORITIZE YOUR  REQUIREMENTS

DIFFERENT EHR SYSTEMS

GATHER & COMPARE PRICE QUOTES

Meaningful Use

HIE Connectivity

REQUIREMENTS 

BUILD A SHORT LIST OF

PRICE QUOTES

VERIFY REFERENCES &

RegulatoryData

BUILD A SHORT LIST OF EHR VENDORS

VERIFY REFERENCES & EHR  VENDOR VIABILITY

Regulatory Reporting

Data SecurityEVALUATE LIVE EHR  

DEMONSTRATIONS REVIEW THE SOFTWARE LICENSE  AGREEMENT (SLA) 

A project of L.A. Care Health Plan 2

Preferred EHR VendorsPreferred EHR Vendors• HITEC‐LA supports all ONC certified EHRs

• HITEC‐LA EHR vendor evaluation outcome:

Clinics Small PracticesClinics Small PracticesAllscripts Professional eClinicalWorks

GE Centricity Allscripts MyWay

NextGen AthenaHealth

Greenway e‐MDs

McKesson 2 more in contract discussions

A project of L.A. Care Health Plan 3

EHR Products SelectionBasic EHR Criteria

• ONC‐ATCB 2011 certified• Meaningful use reporting

b l d f d l• Ability to generate county, state and federal reports  • Support HL7 messaging standardS t S S k t L (SSL) di it l tifi t• Support Secure Sockets Layer (SSL) digital certificate

• Report writing tool (e.g. Crystal report)• Audit trail capabilities• Audit trail capabilities

A project of L.A. Care Health Plan 4

Prioritize your Requirementsy qStep 1 – Decision Point 

• ASP/SaaS hosted or client/server

• HIPAA privacy & security compliancy

• Data access and ownership

• List the capabilities you want in an ideal EHR system

• Prioritize the list into “must haves” and “nice‐to‐haves”

A project of L.A. Care Health Plan 5

EHR Selection TipspStep 2 – EHR Demonstration

• Determine which EHR system meets your high‐level requirements

Id if h EHR f ill k ffi• Identify ways that EHR software will make your office more efficient

• Determine hi h EHR s stem falls ithin o r b d et• Determine which EHR system falls within your budget

• Rank the vendors based on perceived ease‐of‐use

A project of L.A. Care Health Plan 6

EHR Selection TipspStep 3 – Reference Check

• Ask for two or three references that share your specialty

A k h f h h d ’ lik b h• Ask each reference what they don’t like about the system

• Ask referen es ho the endor responded to an• Ask references how the vendor responded to any problems

• Assess the vendor’s financial and strategic viability• Assess the vendor s financial and strategic viability

A project of L.A. Care Health Plan 7

Pricing Tipsg pSmart Purchase – Bundle Pricing

S ft F• Software Fees– Monthly fee or One time license fee– Include all modules (ePrescibing, Lab, EDI, Portal and HIE)( g )– Hosting fee

• Implementation and TrainingH l fi d f– Hourly  vs. fixed fee

– Templates customization cost

• Support and Maintenancepp– Include software upgrades– No charge for after hour upgrades

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The Hidden CostsThe Hidden CostsAvoiding Surprises

1. Interfaces (device, lab, imaging, portal, HIE, PM ) 

2 Third party software2. Third party software

3. Claims processing

4. Web portal4. Web portal

5. Template customization

6. Report customization6. Report customization

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Maintenance and SupportMaintenance and SupportService Level Agreement

• Hours of support (local)

• Support response time

• Support resolution time

• Problem escalation and triage

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Contract DiscussionsDefine your Terms

• Milestone based payments

• Decide on a start date that works best for your practice

• Mutually agreed to project plan

• 60‐90 days go‐live from signing the contract

• Data screw clause must be specific

• Data must be human readable

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EHR ImplementationpKeys to Success

• Takes planning and time to make an implementation successful

• Need to be willing to commit the necessary time and• Need to be willing to commit the necessary time and resources

• Need to have buy in from all office staff members

• Create a plan to transition your practice from paper to electronic records

Id if h i “ ” h l i d i• Identify a champion or “super‐users” to help train and assist other staff

A project of L.A. Care Health Plan 12

EHR ImplementationEHR ImplementationKeys to Success

• Plan and prepare for implementation

• Define measurable goals and milestones (scheduling, EHR and PM go live) and share it with staffEHR and PM go live) and share it with staff

• Use the change as an opportunity to improve processes (both patient care and administrative)(both patient care and administrative)

• Focus on meaningful use from the outset of implementation

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Vendor’s Implementation Gapp p

• Lack of practice‐focused preparation

• Inadequate training

• Lack of support during implementationLack of support during implementation

• Poor go‐live strategy

U l t d f• Unclear costs and fees

• Lack of training on achieving meaningful use

• Lack of practice‐focused HIE connectivity

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Service Partners• Six Service Partners have been selected; they provide on‐site local technical assistance to:provide on‐site, local technical assistance to:– Determine practice readiness

– Select an EHRSelect an EHR

– Design workflow

– Determine hardware and connectivity needs

– Manage the vendors

– Achieve meaningful use

– Developing interfaces

A project of L.A. Care Health Plan

Phases of EHR Implementation 

Planning

P tEHR Selection

Post‐Implementation Meaningful Use

ImplementationIntegration

A project of L.A. Care Health Plan 16

Questions and AnswersQuestions and Answers

www.hitecla.org

(888) 524‐4832

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