電子メールから Yammer へコミュニケーション基盤を転換手軽なやり取りで情報伝達の幅と速度を拡大、意思決定もスピードアップ

企業のビジネス革新や競争力/生産性向上のためにクラウドとスマート デバイス分野のセキュリティ サービスを提供している株式会社HDE。ここでは社内のコミュニケーション基盤として、Yammer が重要な役割を果たしています。当初は一部の部門だけで始まった Yammer 活用ですが、東日本大震災を契機に全社員へと拡大、現在では業務遂行に欠かせない基盤になりました。これによって情報伝達の速度が圧倒的に高まり、意思決定も大幅にスピードアップ。部門の垣根を越えたコミュニケーションも活発化しています。また業務以外の情報伝達、共有の手段としても定着しており、社員どうしの団結力も強化されています。

導入背景とねらい文章入力に手数のかかる電子メール 社外からの連絡では問題に

社内のコミュニケーション スピードをいかにして高めていくか。これは市場や顧客に対して迅速に対応し、企業競争力を高めていくうえで、避けて通れないテーマだと言えます。その手段として社内ソーシャル ネットワーク (社内 SNS) の活用を検討している企業も少なくありません。しかし本当に社内 SNS でコミュニケーションはスピードアップするのでしょうか。

株式会社HDE (以下、HDE)は、企業のビジネス革新や競争力/生産性向上のためにクラウドとスマート デバイス分野のセキュリティ サービスを提供している IT企業です。提供、提案するサービスとしては、SaaS への SSO (シングル サインオン) 、スマート デバイスからの情報漏えいを防ぐセキュア ブラウザ、メール誤送信防止などがラインアップされています。特にメール関連製品の使いやすさには定評があります。

「主力製品に電子メールが含まれることもあり、以前は社内コミュニケーションのほとんどが電子メールで行われていました」と振り返るのは、株式会社HDE 執行役員 社長室長 兼 内部監査室長の天野 治夫 氏。しかし電子メールによるコミュニケーションのスピード感は、決して満足のいくものではなかったと説明します。「私どもの会社では社外で活動する社員も少なくないのですが、社外と社内とのやり取りを電子メールで行うと、どうしてもタイム ラグが生じてしまいます。電子メールは手紙を模しているため形式的な体裁が必要で、その記述に時間が取られてしまうからです。また電子メールを受け取った時の確認連絡にも手間がかかります。そのため社外で活動する社員から、もっと手軽にコミュニケーションを行いたいというニーズが出ていました」。

モバイル デバイスとしてのスマートフォン利用が一般的になると、この不便さはさらに強く感じられるようになります。文字入力の手数が多いため、物理的なキーボードが使えないスマートフォンでは、メール作成により多くの時間が費やされてしまうからです。このような問題の解決を可能にしたのが、マイクロソフトが提供する「Yammer」でした。

「Yammer なら体裁を気にすることなく、チャット感覚でダイレクト メッセージを送ることができます」と天野 氏。複数メンバー間での情報共有も、目的ごとにグループを立ち上げて投稿を行

ソリューション概要

○プロファイル株式会社HDE は、企業のビジネス革新や競争力/生産性向上のためにクラウドとスマート デバイス分野のセキュリティ サービスを提供している IT 企業です。「テクノロジーの解放」をコンセプトに、先進テクノロジーをフレンドリーな姿に再創造することで、技術と社会との架け橋の役割を果たしています。

○導入ソフトウェアとサービス・Yammer

○メリット・Yammer がオンラインの会議室の役割を果たし、アイデアが次々と連鎖する環境が実現した。

・社外と社内のコミュニケーションが円滑になった。双方向で情報を共有することで、より緊密な協力が可能になった。

・経営会議のプロセスに Yammer を組み込むことで、意思決定が迅速化した。また、部門の垣根を越えたコミュニケーションも活発化している。

○ユーザー コメント「Yammer はコミュニケーションの "パラダイム シフト" をもたらしました。もはや "会社の一部 " であり、業務遂行に欠かせない存在です」株式会社HDE

執行役員社長室長 兼 内部監査室長天野 治夫 氏

株式会社HDE

株式会社 HDE

株式会社 HDE

うことで、ダイナミックに行えると言います。またメッセージや投稿を見た時には「いいね！」ボタンをクリックするだけで、確認連絡が完了します。メールでは不可能だったコミュニケーション スピードが、簡単に実現できるのです。

現在では HDE の全社員が Yammer を活用しており、電子メールの数は減少傾向にあります。社外とのフォーマルなやり取りでは現在も電子メールが使われていますが、その他のコミュニケーションはほぼすべて

Yammer 上で行われているのです。また情報共有のためのメーリング リストもほとんど使われなくなりました。

現在 Yammer 上には約 50 のグループが立ち上げられており、投稿数は毎日 100 件以上、ユーザー間のダイレクト メッセージは 500 件以上やり取りされています。HDE の社員数は 100 名程度なので、活発なコミュニケーションが行われていると言えるでしょう。

「ほとんどの社員の PC にはいつも Yammer の画面が表示されており、社外ではスマートフォンで利用している人も多いようです」と天野 氏。「Yammer はコミュニケーションの "パラダイム シフト" をもたらしたのです」。

導入の経緯一部の部門からボトムアップ型で利用が拡大 東日本大震災を契機に全社員へと定着

それでは HDE ではどのようなプロセスを経て、このパラダイム シフトを実現させたのでしょうか。

HDE が最初に Yammer を導入したのは 2010 年の秋ごろでした。外出の多い社員が他社の人に勧められ、特定部門での試用を開始したと言います。当初のユーザー数は数名程度でしたが、「その中には社長も入っていました」と天野 氏は振り返ります。

これが全社規模へと拡大するきっかけになったのが、2011 年 3 月に発生した東日本大震災でした。HDE のオフィスも大きく揺れ、棚が倒れて物が破損したり、社内システムが一時的に停止するなどの被害を受

けました。この時、社員の安否を確認するための社長からの第一声が、Yammer に投稿されたのです。これによって「Yammer は使える」という認識が全社員に広がり、一気にユーザーが拡大していきました。

社長をはじめとする経営層は早い時期から Yammer の活用に積極的でしたが、「決してトップダウンで社員に広げていったわけではありません」と天野 氏は説明します。社員側が Yammer の効果を評価し、それぞれが自主的にアカウントを取得するようになったのです。投稿内容に関するルールやポリシーも、特に設けられてはいません。実に幅広い内容の投稿が日常的に行われており、立ち上げられているグループの中には、業務とは無関係のものも数多く含まれていると言います。「このオフィスには昼ごろに弁当業者が配達に来るのですが、配達が来ると入り口近くの社員がこのグループに投稿し、全社員に弁当の到来が通知されるようになっているのです」。

趣味関係の同好会的なグループも数多く存在します。たとえば HDE にはバランス ボールを使っているエンジニアが多いのですが、そのきっかけになったのは Yammer 上のバランス ボール愛好グループでした。一部のエンジニアがバランス ボールのメリットを投稿したところ、その良さに目覚めてしまうエンジニアが増え、現在では約 20 個のバランス

ボールが社内に置かれています。また最近はボルダリングのグループが、メンバーを増やしていると天野 氏は語ります。

「女子社員だけが参加できる "女子会 " というグループもあります」と言うのは、株式会社HDE クラウド営業部の松井端 陽子 氏です。これは女子社員どうしの雑談を行うためのグループですが、半年前に中途入社した松井端 氏は、入社後すぐにこのグループに誘われたと振り返ります。「中途入社は会社に馴染むのが難しく、IT 企業では女性が少ないため特にその傾向が強くなるのですが、早い段階で女子会に参加したことで、短期間のうちに会社にとけ込むことができました」。

社員の投稿に気軽に「いいね！」できることも、社員どうしのつながりを強くする効果をもたらしています。社長や経営層も気に入った投稿に対して頻繁に「いいね！」を行うため、経営層と一般社員との間の親近感も高まっています。

このように Yammer の活用は、従来とは異なるスタイルで社内交流を活性化させ、社内の一体感を生み出しています。もちろん Yammer の効果はこれだけではありません。ビジネス スピードの加速でも、大きな貢献を果たしているのです。

導入効果情報伝達と意思決定が圧倒的に高速化 部門の垣根を越えたやり取りも活発に

まず開発プロジェクトにおけるコミュニケーションが、大幅にスピードアップされました。HDE の Yammer には、製品別、サービス別に開発プロジェクト用のグループが用意されており、そこで活発なやり取りが

株式会社HDE執行役員社長室長 兼 内部監査室長天野 治夫 氏

株式会社HDEクラウド営業部松井端 陽子 氏

株式会社 HDE

行われているのです。誰かがアイデアを思いつくと、すぐに Yammer 上のグループに投稿します。するとそこに、他のエンジニアがアイデアをどんどん追加していきます。Yammer はオンライン上の会議室であると同時に、アイデアを誘発する道具にもなっているというわけです。

社外で活動する社員からの情報伝達も円滑化しています。

「私は社内でのアシスタント業務を担当しているので、チーム内の営業担当者がどのようなお客様を訪問しているのかを、直接見る機会がありません」と松井端 氏。しかし営業担当者が訪問先の写真を撮影し、それを「今○○を訪問しています」というメッセージと共に Yammer に投稿してくれるため、営業担当者がどのような場所で仕事をしているのか、イメージしやすいのだと言います。この投稿に対し、松井端 氏は訪問先企業の URL を検索して添付。Yammer ならサイトのサムネイルも表示されます。社外の営業担当者の活動を、社内からでも簡単に支援できるのです。「相互にお客様に関する情報を投稿しあうことで、どのようなお客様なのかを短時間のうちに深堀できます。異なるお客様を訪問している営業担当者どうしが情報を共有し、お互いに協力しあうことで、大きな案件を獲得したケースもあります」。

部門間のコミュニケーションのあり方も大きく変わっています。Yammer

導入以前、部門間のコミュニケーションは部門長が参加する定例会議だけで行われており、各部門の現場の声を直接共有することは困難でした。しかし現在では部門の垣根を越えた情報交換が、日常的に行われています。その一例として天野 氏は、次のようなエピソードを紹介します。

「HDE には "HDE OTP Generator" という、二段階認証プロセスで使用するワン タイム パスワードをスマートフォンで生成するアプリがあり、それを全世界に無償配布しています。これがある時ドイツ国内のメディアで取り上げられ、ドイツ語の評価コメントが多数寄せられたことがありました。しかしこのアプリの開発チームには、ドイツ語がわかるエンジニアはいません。そこで Yammer にこの話を投稿したところ、法務部門でドイツ語がわかる社員が反応したのです。この社員は会社帰りの電車の中でコメントを日本語に翻訳して Yammer にアップし、エンジニア達はどのようなコメントが寄せられていたのかを、短時間で理解できました」。

会議の数や時間も削減されています。Yammer が意思決定のツールとしても機能しているため、会議室に集まる必要性が小さくなっているからです。たとえば以前は毎週 2 時間程度の時間を費やしていた経営会議も、今は月に 2 回、各回 1 時間程度で済んでいます。事前に Yammer

で情報をインプットし、対面で行うべき議論だけを会議室で実施、その後の TO-DO 項目や追加で必要な情報は、再度 Yammer で共有します。これによって意思決定のスピードは圧倒的に速くなりました。また決定された経営方針や戦略も、短時間で社内の全社員に伝わるようになっています。

HDE では組織の成長に伴い、2014 年 1 月にオフィスを 1 フロアから 2

フロアへと増床していますが、ここでも Yammer は重要な役割を果たしました。増床に向けたプロジェクトが 2013 年秋に発足したのですが、この時部門横断型のグループが Yammer 上で立ち上げられ、そこで新オフィスのレイアウトが決められていったのです。その結果、きわめて大胆なプランが採用し実行され、社員はもちろんのこと来客からも好評なデザインになりました。新オフィスへの引っ越しに関する Q&A も、もちろん Yammer 上で行われ、実際の作業も円滑に進んだと言います。

「短文で形式張らずに、頻繁に投稿できるのがポイントです。以前は口頭でやり取りされていた情報交換も、ほとんど全て Yammer 上で行われるようになりました。もはや Yammer は "会社の一部" であり、業務遂行に欠かせない存在になっています」 (天野 氏 ) 。

今後の展望外部ネットワークで社外とのやり取りも 今後もさらに Yammer の可能性を追求

今後は Yammer の外部ネットワーク機能を活用し、社内だけではなく社外とのコミュニケーションを活性化することも検討されています。HDE では大学生や大学院生をインターンとして受け入れていますが、海外から応募してきた外国人インターンを対象に Yammer を利用した情報共有、コミュニケーションが行われています。

HDE における Yammer の利用形態。HDE が開発したクラウド セキュリティ サービス「HDE One」を介して Yammer にアクセス。これによって、アクセス端末や IP アドレスの制限、ワン タイム パスワードによるセキュリティ確保が可能になっている。

システム概要図

株式会社 HDE

導入についてのお問い合わせ本ケース スタディは、インターネット上でも参照できます。http://www.microsoft.com/ja-jp/casestudies/本ケース スタディに記載された情報は制作当時 (2014 年 2 月 ) のものであり、閲覧される時点では、変更されている可能性があることをご了承ください。本ケース スタディは情報提供のみを目的としています。Microsoft は、明示的または暗示的を問わず、本書にいかなる保証も与えるものではありません。製品に関するお問い合わせは次のインフォメーションをご利用ください。■インターネット ホームページ http://www.microsoft.com/ja-jp/■マイクロソフト カスタマー インフォメーションセンター 0120-41-6755(9:00 ～ 17:30 土日祝日、弊社指定休業日を除く )※電話番号のおかけ間違いにご注意ください。＊Microsoft は、米国 Microsoft Corporation および、またはその関連会社の商標です。＊その他記載されている、会社名、製品名、ロゴ等は、各社の登録商標または商標です。＊製品の仕様は、予告なく変更することがあります。予めご了承ください。

〒108-0075 東京都港区港南 2-16-3 品川グランドセントラルタワー

2014 年 2 月にはこれを国内のインターンにも拡大。インターンシップを終えて結局入社には至らなかった人々のうち、希望者を対象に Yammer

に継続的に参加してもらうことも視野に入っています。これによってどのような人々が HDE でのインターンシップを経験したのか、後から来た人にもわかりやすくなり、一種の Know-Who ツールになると期待されています。

「このようなこともパブリックな SNS ではなく、企業ドメインの中で行うことが重要です」と天野 氏。これによって情報セキュリティを確保で

き、安心して使えるからです。将来はさらに顧客とのコミュニケーションも、Yammer に取り込めれば便利だと言います。

「2014 年 1 月にマイクロソフトが開催した "Working Social Tour in

Tokyo" にも参加しましたが、他の会社での活用方法を知ったことで、Yammer にはさらに大きな可能性があると感じました。人々が簡単に繋がっていくことで働き方は劇的に変化し、経営スピードもさらに高まっていくはずだと確信しています」。

5625-SE1

Yammer のユーザー画面松井端 氏の Yammer 画面。社外で活動している営業担当者の活動内容が、写真投稿によって共有されている。

スマートフォンの Yammer 画面松井端 氏の投稿をスマートフォンで閲覧している画面。社外の営業担当者に社内から情報提供することで、営業活動の支援も容易になっている。