EDUCATIC - ADMINISTRA

APPS – DISPOSITIVOS MOVILES

HISTORIA DE REVISIONES

Fecha Versión Descripción Autor

Agosto 22 de 2016 001 Realizar Manual Sandra María Alvarez V

Contenido

INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................................. 5

INGRESO A LA APLICACIÓN ............................................................................................................................ 6

OPCIONES DE MENU ...................................................................................................................................... 7

EMULADOR .................................................................................................................................................... 8

¿Cómo se instala el Emulador? ...................................................................................................................... 8

INSTALACIÓN APK ........................................................................................................................................ 12

¿Cómo se instala el APK? ............................................................................................................................. 12

CONFIGURACIÓN APLICACIÓN..................................................................................................................... 13

¿Cómo se realiza la configuración de las publicaciones a realizar en la Apps Mobile? ............................... 14

¿Cómo se configura una Publicación Vitrina? ............................................................................................. 14

¿Cómo se configura una Publicación Cartelera? ......................................................................................... 15

¿Es posible configurar los eventos que se desea se visualicen en la Agenda? ............................................ 17

¿Es necesario realizar alguna configuración para realizar la Reserva de Espacios? .................................... 17

¿En qué opción se realiza la configuración de las Redes Sociales? ............................................................. 18

¿Qué opciones se deben configurar para el óptimo funcionamiento de las opciones Dónde

Estoy? .......................................................................................................................................................... 19

¿Cómo se realiza la configuración de Preguntas Frecuentes? ..................................................................... 21

¿Cómo se realiza la configuración de la funcionalidad Escribanos? ............................................................ 23

¿En qué opción se visualizan los contactos ingresados por la opción Escribanos? ..................................... 28

¿Cómo se realiza la configuración de la funcionalidad Interesados? .......................................................... 29

¿Es necesario realizar alguna configuración para visualizar las Encuestas? ................................................ 29

¿Es necesario realizar alguna configuración para Financiero? .................................................................... 30

Sí, es necesario realizar una configuración adicional, se debe realizar los siguientes cambios en

TBLCOM_CONFIGURACION. ........................................................................................................................ 30

1) Identificar la tienda que se va a utilizar para la App, los datos necesarios son IdTienda, clave y

código servicio principal, todos estos otorgados y configurados por ZonaDePagos. .................................. 30

2) Ejecutar los siguientes querys en base de datos. .................................................................................... 30

FUNCIONALIDAD APPS MOVIL - AUTENTICACIÓN ..................................................................................... 31

¿Cómo se realiza el ingreso a la funcionalidad? .......................................................................................... 31

¿Cómo se realiza el Cambio de la contraseña o Recupero el Usuario y la contraseña Asignados? ............. 33

¿Cómo se realiza el ingreso de Usuario Invitado? ....................................................................................... 37

¿Qué información encuentra el Usuario Autenticado? .............................................................................. 37

¿Cómo se cierra la Sesión? .......................................................................................................................... 42

PERFIL .......................................................................................................................................................... 43

¿Al elegir la opción PERFIL, qué información encuentro? ........................................................................... 43

¿En qué opción encuentro las Notificaciones? ............................................................................................ 44

VITRINA ........................................................................................................................................................ 46

¿Al elegir la opción VITRINAS, qué información encuentro? ....................................................................... 46

CARTELERA ................................................................................................................................................... 48

¿Qué información visualizo al elegir la opción CARTELERA? ....................................................................... 48

SALAS ........................................................................................................................................................... 49

¿Cómo puedo realizar una RESERVA de Salas?............................................................................................ 49

AGENDA ....................................................................................................................................................... 53

¿Qué información se visualiza en la opción AGENDA? ................................................................................ 53

FINANCIERO ................................................................................................................................................. 56

¿Qué me permite realizar la opción de Financiero? .................................................................................... 56

GENERALES .................................................................................................................................................. 58

¿Qué me permite realizar la opción de REDES SOCIALES? .......................................................................... 58

¿Qué me permite realizar la opción de DONDE ESTOY?.............................................................................. 59

¿Qué Información encuentro en la Sección de PREGUNTAS FRECUENTES? ............................................... 61

¿Para qué sirve la funcionalidad ESCRIBANOS? ........................................................................................... 63

¿Para qué sirve la funcionalidad INTERESADO? .......................................................................................... 64

¿Cómo se realiza el CAMBIO DE CLAVE? ..................................................................................................... 66

¿Qué información encuentro en la opción CALIFICACIONES? ..................................................................... 66

¿Qué información encuentro en la opción ENCUESTAS? ............................................................................ 68

INTRODUCCIÓN

El Sistema de Información EDUCATIC - es una herramienta digital, que concentra en un solo

sistema todos los procesos administrativos, académicos, financieros, mercadeo y sociales que

requieren las instituciones educativas para reducir el tiempo de atención a los estudiantes y

potencializar la eficiencia en todos los procesos

Este manual documenta la funcionalidad APPS- APLICACIÓN MOVIL, desde el punto de vista del

usuario Administrador, es una herramienta de administración para realizar la instalación,

configuración y posterior visualización en los móviles iOS y Android

Los módulos que conforman la administración y configuración APPS- APLICACIÓN MOVIL, son los

siguientes

1. Instalación Emulador

2. Instalación APK

3. Configuración Aplicación

4. Funcionalidad Apps Movil

En el transcurso de este manual, se dará un vistazo a cada uno de los módulos con sus

especificaciones y modo de uso.

El Sistema de Información EDUCATIC - ADMINISTRA está diseñado cumpliendo con los estándares

de diseño de aplicaciones web, esto le facilitará el proceso de asimilación de la Interfaz, y la curva

de aprendizaje del modelo es corta, debido a que el sistema utiliza una interfaz intuitiva.

INGRESO A LA APLICACIÓN

Para ingresar debe tener los permisos asignados y el usuario y la contraseña correspondiente, este

serán entregados por el Líder Funcional

OPCIONES DE MENU

Las opciones que se visualizan en el menú de APPS- APLICACIÓN MOVIL son las siguientes

EMULADOR

¿Cómo se instala el Emulador?

El emulador utilizado por Educatic es: Genymobile, este sirve para realizar la pruebas en

dispositivos Android

1. Realizar la descarga por medio del siguiente Link

El sistema le solicita aceptar la descarga, pulse clic en descargar

Siga los pasos solicitados para realizar la instalación

Una vez realizada la instalación ingrese con los siguientes datos

Usuario alejandro.morales

Contraseña aries

El dispositivo recomendado para realizar las pruebas es: htc one xl 4.2.2

Una vez inicializado el dispositivo, ingrese por la opción Start

Al finalizar ya está completamente instalado el Emulador

INSTALACIÓN APK

¿Cómo se instala el APK?

El APK es enviado por Educatic a sus clientes por medio del correo electrónico

Luego lo debe buscar en la carpeta de descargas, y luego debe arrastra

CONFIGURACIÓN APLICACIÓN

El proceso de CONFIGURACIÓN le brinda al usuario Administrador la posibilidad de ofrecer los

servicios de la Institución por medio de la opción APPS- APLICACIÓN MOVIL

¿Cómo se realiza la configuración de las publicaciones a realizar en la Apps Mobile?

Ingresando por la opción Admon – Cartelera, encontrara las opciones para realizar la publicación

de Vitrinas y Carteleras

¿Cómo se configura una Publicación Vitrina?

En la Vitrina se visualizan imágenes y videos, estos se visualizan en de forma vertical como

horizontal Se pueden realizar publicaciones de Vitrinas para dos tipos de público, estos se

diferencian en el momento de la creación de las mismas

Privado (Todos los personas que tengan usuario y contraseña activo)

Invitado (Zona Libre)

Ingresando por la opción Admon – Cartelera – Vitrina - Nuevo, realice la creación de las vitrinas que

desee publicar

Publicación de Imágenes

¿Cómo se configura una Publicación Cartelera?

La opción CARTELERA, le permite al administrador realizar diferente publicaciones, en estas se

visualiza imagen, titulo, resumen párrafo, párrafo noticia y tiene una fecha de inicio y fin para su

visualización

Ingresando por la opción Admon – Cartelera – Publicador Cartelera - Nuevo, elija la categoría Móvil,

luego la

Selección para la cual desea realizar la publicación

¿Es posible configurar los eventos que se desea se visualicen en la Agenda?

Si, en la opción Admon – Calendario se deben elegir los eventos que se visualizaran en la agenda

Ingrese por la opción ADMON – CALENDARIO - EDITAR, realice la creación o búsqueda de los

eventos del calendario, seleccionar los eventos que desee que se visualicen eligiendo la opción

Visible App

¿Es necesario realizar alguna configuración para realizar la Reserva de Espacios?

Si, para que los usuarios les permita realizar Reserva de Salas, es necesario seleccionar cuales son

los espacios que la institución tiene disponibles para este evento

La opción RECURSOS – ESPACIOS – ESPACIOS FISICOS - EDITAR, le permite al administrador

configurar cuales son los espacios que están disponibles para reservar en la funcionalidad APP

¿En qué opción se realiza la configuración de las Redes Sociales?

La opción ADMON – CONFIG.APP MOBILE – REDES SOCIALES, le permite al administrador realizar la

configuración de las Redes Sociales

Ingreso por la opción Nuevo y diligencie los datos Solicitados

¿Qué opciones se deben configurar para el óptimo funcionamiento de las opciones Dónde Estoy?

Para el óptimo funcionamiento de las opciones Donde Estoy se debe realizar la configuración de las

opciones de Latitud y Longitud

Las opciones que se deben configurar son las siguientes

1. Se debe ingresar a la opción Dominio – Organización – Sedes – Editar

2. Ingresar a la Recursos – Bloques –Editar

¿Cómo se realiza la configuración de Preguntas Frecuentes?

Para realizar la configuración de Preguntas Frecuentes, se deben de seguir estos pasos

1. Se debe de ingresar la clasificación de los tipos de preguntas a realizar, por la opción

Admon - Config App Mobile - Listar Tipo Preguntas FAQs

2. Realizar la creación de las preguntas y las respuestas, asociadas a los tipos de preguntas

correspondientes

¿Cómo se realiza la configuración de la funcionalidad Escribanos?

Para realizar la configuración de la opción Escribanos, se deben realizar las siguientes

configuraciones en el aplicativo SIEMPRE

1. Admon Datos: El administrador debe realizar la creación de los motivos por los cuales se

recibirán los contactos

Ingrese al aplicativo, en las opciones de Plataforma elija la aplicación SIEMPRE

En la opción de Administración – Admón Datos – Motivos, se realiza la creación de los

motivos sobre los cuales se van a recibir las consultas

Medios de Contacto

Centros de Contacto

Al crear el centro de contactos que se va a utilizar en la APP, se debe relacionar en la tabla

TBLCOMCONFIGURACION, en la propiedad IDCENTROCONTACTOAPP, el ID

correspondiente, para la APP solo se va utilizar un solo centro de contacto.

Motivos

2. Catálogo: El administrador debe realizar la creación de las siguientes opciones en Catálogo

Instituciones

Área

Dependencias

3. Admon Relaciones: El administrador debe realizar las relaciones, según las necesidades de

la institución

Centros Contactos / Motivos

Motivos / Dependencias

4. Admon Responsable Motivo: El administrador debe realizar los responsables a los motivos

ingresados en las opciones anteriores

Elija el Motivo para el cual se va a realizar la relación, el sistema le listara las dependencias

relacionadas a este Motivo

Elija la Dependencia y realice la relación del responsable

Para que una persona pueda ser responsable de contactos en SIEMPRE, se le debe asigna en el

grupo CONTACTOS desde la aplicación de SEGURIDAD

¿En qué opción se visualizan los contactos ingresados por la opción Escribanos?

Para visualizar los contactos ingresados por la opción ESCRIBANOS, ingrese por la opción SIEMPRE

– LISTAR CONTACTOS

¿Cómo se realiza la configuración de la funcionalidad Interesados?

Para realizar la configuración de la opción INTERESADOS, se deben realizar la siguiente

configuración en la base de datos en el id idCentroContacto

Para insertar el registro se usara el siguiente script

INSERT INTO TBLCOM_CONFIGURACION (idEmpresa,strPropiedad,strValor)

SELECT DISTINCT E.idEmpresa, 'idCentroContactoInteresadoApp','4' FROM

TBLCOM_EMPRESA AS E

LEFT JOIN TBLCOM_CONFIGURACION AS B ON E.idEmpresa = B.IDEMPRESA AND

B.strPropiedad = 'idCentroContactoInteresadoApp'

WHERE B.idEmpresa IS NULL

Si es necesario modificarlos se usara este script

UPDATE TBLCOM_CONFIGURACION SET STRVALOR='0' WHERE

STRPROPIEDAD='idCentroContactoInteresadoApp'

Por defecto el idCentroContacto que se envía es el 4

¿Es necesario realizar alguna configuración para visualizar las Encuestas?

Si, para que las encuestas se visualicen es necesario ingresar por la opción Evaluación 360° -

Evaluaciones, realizar la búsqueda y marcar que evaluaciones se desea que se visualice en la App

¿Es necesario realizar alguna configuración para Financiero?

Sí, es necesario realizar una configuración adicional, se debe realizar los siguientes cambios en

TBLCOM_CONFIGURACION.

1) Identificar la tienda que se va a utilizar para la App, los datos necesarios son IdTienda, clave y código

servicio principal, todos estos otorgados y configurados por ZonaDePagos.

2) Ejecutar los siguientes querys en base de datos.

UPDATE TBLCOM_CONFIGURACION SET strValor='--' WHERE strPropiedad='idTienda';

UPDATE TBLCOM_CONFIGURACION SET strValor='--' WHERE strPropiedad='claveTienda';

UPDATE TBLCOM_CONFIGURACION SET strValor='--' WHERE strPropiedad='strCodigoServicioPrincipal';

FUNCIONALIDAD APPS MOVIL - AUTENTICACIÓN

Esta opción le brinda al usuario Administrador la posibilidad conocer las diferentes opciones que le

ofrece la funcionalidad APPS- APLICACIÓN MOVIL

¿Cómo se realiza el ingreso a la funcionalidad?

Para iniciar sesión en el aplicativo móvil, ingresar nombre de usuario y contraseña suministrados

por la universidad y siguiente hacer clic en el botón ‘Iniciar Sesión’

Pantalla Inicio Sesión

Pantalla de Información

En esta pantalla se visualizara información referente al usuario autenticado, información general y

complementaria, también visualizara una sección donde se muestran los programas matriculados.

En esta sección del perfil, se encuentra la foto, nombre de la persona, programas matriculados,

promedio, avance y materias ganadas hasta la fecha del programa seleccionado

Al seleccionar otros programas, se actualizara la información promedio, avance y materias

Información General de usuario autenticado, no permite realizar modificaciones

Información Complementaria de usuario autenticado, no permite realizar modificaciones

Información Complementaria

¿Cómo se realiza el Cambio de la contraseña o Recupero el Usuario y la contraseña Asignados?

Si el usuario olvido su contraseña o desea realizar un cambio de esta, el sistema permite realizar el cambio

de la siguiente forma

Elija la opción Cambiar Contraseña

Cambio Contraseña

La aplicación lo llevara a una opción que le permitirá Recuperar el Usuario o Recuperar la

Contraseña Recuperar Usuario: Debe ingresar el correo institucional y hacer pulsar clic en el botón

‘Enviar’, el sistema validara que haya un usuario con este correo asociado y le enviara un correo

electrónico con indicaciones para restablecer el nombre usuario.

Imagen Correo Recibido

Si el usuario ingresa un correo electrónico inválido, el aplicativo le informara mediante una alerta

que este no es válido, y debe intentarlo nuevamente

Correo Electrónico Invalido

Recuperar Contraseña: El usuario debe ingresar el nombre de usuario y hacer clic en el botón

‘Enviar’, el sistema validara que haya un usuario con este nombre usuario y le enviara un correo

electrónico con indicaciones para restablecer la contraseña.

Imagen Correo Recibido

¿Cómo se realiza el ingreso de Usuario Invitado?

El aplicativo tiene una funcionalidad “iniciar como invitado”, ingresara como “Invitado” y tendrá unas

funcionalidades e información limitadas. Al ingresar lo lleva directamente a la información publicada en la

Vitrina Invitados

Ingresar como Invitado

¿Qué información encuentra el Usuario Autenticado?

Al realizarse correctamente el proceso de autenticación, el aplicativo lo dirigirá a una nueva

interfaz, donde se visualiza el menú con los ítems donde puede acceder el usuario autenticado,

para ingresar debe seleccionar la tres líneas

Menú Usuario Autenticado

Menú Usuario Autenticado

Imagen Descripción

Al ingresar se visualizara información referente

al usuario autenticado

Visualizara imágenes y videos publicados por el

Administrador, esto se puede visualizar de

forma vertical como horizontal

Zona Libre: Vitrina para públicos Invitado

Estudiante: Vitrina Estudiantes

Visualizara información de las CARTELERA -

NOTICIAS, publicados por el Administrador

La clasificación de la CARTELERA, se realiza

directamente desde las opciones de

Administrador

Funcionalidad de la aplicación que permite

realizar la búsqueda y reserva de los espacios

físicos disponibles.

Imagen Descripción

Funcionalidad donde se puede visualizar el

Horario (Calendario) académico del usuario

Funcionalidad que permite visualizar y realizar

el pago de los documento pendientes por parte

del estudiante

Opción que permite ingresar a las opciones de:

- Redes Sociales: Conexión redes sociales

institucionales

-

- Donde Estoy

-

- Preguntas Frecuentes: Configuradas por el

usuario Administrador

-

- Escribanos: Permite realizar contacto con el

institución

-

- Interesado: Ingreso de información personal

de nuevo interesado

-

- Cambio de Clave

-

- Calificaciones: Visualización de las

calificaciones del usuario autenticado

-

- Encuestas: Opción que permite calificar las

encuestas publicadas por la institución

-

- Contenido Asignaturas

Menú Usuario Invitado

Menú Usuario Invitado

¿Cómo se cierra la Sesión?

Para salir de las opciones de aplicativo móvil siga los pasos 1- 2- 3

Imagen Emulador

Usuario Autenticado

Usuario Invitado

PERFIL

¿Al elegir la opción PERFIL, qué información encuentro?

Al ingresar se visualizara información referente al usuario autenticado, es informativo no tiene

posibilidad de modificarla

¿En qué opción encuentro las Notificaciones?

Las notificaciones las encuentro en la siguiente opción

Y se visualizan de la siguiente forma

Al ingresar una nota le llega una notificación push al estudiante, solo si este ya es un usuario de la app (Ya

tenga descargada la app en su dispositivo móvil), la notificación se visualiza de la siguiente manera

Para eliminar las notificaciones, simplemente pulse clic sobre la opción

El usuario tiene la posibilidad por la opción de configuración de activas o inactivas las notificaciones

que desea recibir

VITRINA

¿Al elegir la opción VITRINAS, qué información encuentro?

Al ingresar Visualizara imágenes y videos publicados por el Administrador en la opción de VITRINA

Zona Libre: Vitrina para públicos Invitado

Estudiante: Vitrina Estudiantes

Para visualizar una de las imágenes en un tamaño personalizado, hacer clic sobre ellas, expandir la imagen.

La aplicación habilitara dos botones para acercar y alejar la imagen.

CARTELERA

¿Qué información visualizo al elegir la opción CARTELERA?

Al ingresar a esta opción se Visualizara información de las CARTELERA - NOTICIAS, publicados por el

Administrador

SALAS

¿Cómo puedo realizar una RESERVA de Salas?

Al ingresar a la opción SALAS, la aplicación brinda la posibilidad al usuario de buscar espacios físicos

disponibles y realiza su reserva.

Para realizar la reserva elija por la opción DISPONIBILIDAD, ingrese los datos solicitados en el

formulario y pulse clic en Buscar

La aplicación nos mostrara todos los espacios físicos disponibles, según la consulta ingresada

Si deseamos reservar uno de estos espacios físicos, hacer clic en el botón ‘Solicitud’

Esta acción nos enviara a una última interfaz donde debemos seleccionar el motivo de la reserva y

escribir una pequeña descripción de la reserva.

Al hacer clic en el botón ‘Enviar’, la aplicación por medio de una alerta nos notificara que la reserva

fue exitosa.

Cuando el usuario desea cancelar una reserva de los espacios físicos debe ingresar por la opción RESERVAS,

allí se visualizan las reservas que ha realizado el usuario, para cancelar pulse clic en el botón menos

AGENDA

¿Qué información se visualiza en la opción AGENDA?

Al ingresar a esta opción se Visualizara la siguiente información

Tu Agenda: Información correspondiente a los horarios académico del usuario registrado, y los

eventos creados por este en Agenda – Comunica - Estudiantes y brinda la posibilidad de relacionar

estos eventos a la agenda de los dispositivos

Al hacer clic en alguno de los días, se listaran las asignaturas y tiene la opción de agendar

este evento en el dispositivo.

Al guardar el evento en el dispositivo, nos dirigimos al Calendario (Aplicación del

dispositivo) y seleccionamos el día donde fue creado el evento.

Universidad: Información correspondiente a los eventos de los calendarios de la institución

FINANCIERO

¿Qué me permite realizar la opción de Financiero?

Esta opción financiero le permite al usuario, consultar y realizar el pago de los documentos que tenga

pendientes

Ordenes de Matricula: Al ingresar a esta opción, se visualizan las órdenes pagadas y pendientes de

pago.

Otros Documentos: Al ingresar a esta opción, se visualizan los otros documentos como

Financiaciones, Notas Debito y Facturas pagados y pendientes de pago.

GENERALES

¿Qué me permite realizar la opción de REDES SOCIALES?

Esta opción le permite al usuario, consultar la información publicada en las redes sociales de la

Institución

Para ingresar a las opciones debe digitar su usuario y contraseña

¿Qué me permite realizar la opción de DONDE ESTOY?

Esta opción le permite al usuario, por medio de la herramienta Google Maps tener una

georreferencia a la Universidad, sus bloques y espacios físicos.

El usuario simplemente ingresa a la opción y este lo ubica en el mapa

En esta interfaz encontraremos 4 botones cada uno con diferente acción:

Al hacer clic en este botón “Recargar” la aplicación actualizara el mapa y ubicación

Resalta la ubicación del usuario

Obtiene los datos de ubicación y los redirige a la aplicación de Google Maps

En la aplicación Google Maps nos traza la ruta más corta con tiempo estimado de viaje.

¿Qué Información encuentro en la Sección de PREGUNTAS FRECUENTES?

En esta opción encuentra un listado de las preguntas frecuentes ingresadas por el Administrador

de la aplicación, clasificadas según su tipo

Cuando ingrese a la funcionalidad, elija la Tipo (opción), sobre el cual tiene la duda (la pregunta)

El sistema mostrara todas las preguntas relacionadas a la opción elegida

Para ver la respuesta, ingrese a la pregunta deseada

¿Para qué sirve la funcionalidad ESCRIBANOS?

En esta opción el usuario puede Reportar eventos a la institución

Cuando ingrese a la funcionalidad, elija el Motivo, la Dependencia, ingrese el título del evento a

reportar y una descripción

Al hacer clic en el botón ‘Enviar’, la aplicación por medio de una alerta nos notificara que la

funcionalidad ESCRIBANOS fue exitosa

¿Para qué sirve la funcionalidad INTERESADO?

Esta funcionalidad permite al usuario invitado registrarse en la Base de Datos de la institución, y

estos contactos quedaron relacionados en la opción de Contactos

El usuario ingresa el tipo de documento y el número del documento, pulsa clic en enviar

Ingrese los datos solicitas y pulse clic en enviar

Visualización del contacto realizado por la funcionalidad Escribamos

¿Cómo se realiza el CAMBIO DE CLAVE?

Esta funcionalidad permite al usuario recuperar si olvido su contraseña o desea realizar un cambio

de esta Nota:

Esta funcionalidad fue explicada en la opción

¿Cómo se realiza el Cambio de la contraseña o Recupero el Usuario y la contraseña

Asignados? Favor remitirse a este aparte del manual

¿Qué información encuentro en la opción CALIFICACIONES?

En esta interfaz encontraremos información referente a las evaluaciones configuradas, para las

asignaturas que tiene el estudiante matriculadas.

Se ubica un selector con Programa-Año-Periodo y en su inferior otro selector adicional donde se

recargaran las asignaturas de este programa-año-periodo anteriormente seleccionado.

La información a visualizar es: Nombre de la evaluación, porcentaje, nota y la nota definitiva de la

asignatura

¿Qué información encuentro en la opción ENCUESTAS?

En la opción Encuestas, el usuario puede encontrar las encuestas publicados por la institución