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educativo
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INSTITUTO TECNOLGICO SUPERIOR
BEATRZ CUEVA DE AYORA
CARRERA GESTIN SECRETARIAL CONTABLE
TEMA
REALIZAR UN ESTUDIO POSICIONAL DE LA EMPRESA ECOLLANTA
EN LA CIUDAD DE LOJA CON LA FINALIDAD DE ELABORAR LOS
ORGANIGRAMAS ESTRUCTURAL Y DE FUNCIONES
AUTORA: Fanny Elzabeth Ros Vivanco.
DIRECTORA: Dra. Tula Luna.
Loja Ecuador
2014
Tesis previa a la obtencin del Ttulo
de tecnologa en Gestin Secretarial
Contable.
ii
CERTIFICACIN
Dra. Tula Luna con en calidad de tutor de la tesis elaborada por Fanny Elzabeth
Ros Vivanco, con C.I. 1103644579, cuyo ttulo es REALIZAR UN ESTUDIO
POSICIONAL DE LA EMPRESA ECOLLANTA DE L A CIUDAD DE LOJA CON
LA FINALIDAD DE ELABORAR LOS ORGANIGRAMAS ESTRUCTURAL Y DE
FUNCIONES.
Certifico que la investigacin es totalmente original y de su tutora.
Atentamente
Dra. Tula Luna.
iii
AUTORA
Las ideas, conceptos, procedimientos y resultados vertidos en el presente trabajo de
tesis, son de exclusiva responsabilidad de su autora.
Fanny Elzabeth Ros Vivanco.
iv
AGRADECIMIENTO
Son muchas las personas que han formado parte del caminar estudiantil a las que
quiero agradecer su amistad, consejos, apoyo, nimo y compaa en los momentos
ms difciles de mi vida. Algunas estn aqu conmigo y otras en mis recuerdos y en
mi corazn, sin importar en donde est decirles GRACIAS por formar parte de m
y por todo lo que me han brindado.
Al Instituto Tecnolgico Superior Beatriz Cueva de Ayora por darme la
oportunidad de estudiar y ser una profesional.
A mis profesores por todo lo que aportaron durante mi formacin, por su
enseanza pero sobre todo por su amistad.
Salito, gracias por tus enseanzas y tus palabras de nimo.
A ECOLLANTA, por permitirme formar parte de este establecimiento.
Luz, Anglica, Johanna, Priscila, Nancy, Teresa, Katherine. Gracias por todo y por
tanto.
Fanny Elzabeth.
v
DEDICATORIA
Porque las palabras sobran.
sta tesis la dedico a los amores de mi vida:
Mis hijos Estefana y Pablo Joaqun
A mi mamita Fanny Luzmila
Gracias por tanto amor.
Fanny Elzabeth.
vi
ESQUEMA DE CONTENIDOS
CARATULA. i
CERTIFICACIN. ii
AUTORA. iii
AGRADECIMIENTO. iv
DEDICATORIA. v
ESQUEMA DE CONTENIDOS. vi
a) Ttulo.
b) Resumen.
Summary.
c) Introduccin.
d) Revisin de Literatura.
e) Materiales y Mtodos.
f) Resultados.
g) Discusin.
h) Conclusiones.
i) Recomendaciones.
j) Bibliografa.
k) Anexos.
7
a) Ttulo.
Realizar un estudio posicional de la empresa ECOLLANTA en la ciudad de
Loja con la finalidad de elaborar los organigramas estructural y de
funciones.
8
b) Resumen.
Las empresas del sector privado juegan un papel importante en el tramo
econmico y social de este pas, pues su objetivo primordial es incrementar el
valor de la empresa mediante la prestacin de servicios, la cual con lleva hacia
una rentabilidad esperada; proceso que se cumple a travs de la eficiencia y
eficacia.
El presente trabajo de tesis establece un instrumento importante ya que permite
orientar las actividades administrativas de la empresa ECOLLANTA en base a
la aplicacin de conceptos y procedimientos cuyos resultados proporcionaran a
los directivos la toma de decisiones futuras las cuales con lleven a una propicia
administracin.
Se analiza los factores que influyen dentro de la empresa como: datos generales,
organizacin, localizacin, diseo, misin y visin, control. Se describe la manera
en la que est dirigida la empresa y las condiciones actuales de la misma.
De esta manera se incluyen como parte de la investigacin los organigramas
estructural y de funciones, estableciendo mtodos y tambin las diferentes
tcnicas para obtener la informacin necesaria.
Considerando que con el Manual propuesto se formalizarn las actividades con
criterio y experiencia individual de las personas que intervienen en su ejecucin,
delimitando y precisando su participacin hacia una cultura de mediacin,
capacitacin y cumplimiento de las rutinas de trabajo, minimizando las
posibilidades de cometer errores, duplicaciones en las funciones u omisiones.
El presente manual se sustenta en la necesidad de fortalecer las relaciones que
tienen que prevalecer entre las actividades y ejecucin de las mismas logrando
los resultados deseados dentro de una dinmica y mejora continua a travs de
procedimientos administrativos, el reclutamiento y seleccin de personal,
capacitacin. Que sin duda alguna mejorar la capacidad organizativa de la
Empresa ECOLLANTA en la ciudad de Loja.
9
Summary.
The private sector plays an important role in economic and social section of this
country, because its primary objective is to increase the value of the company by
providing services, which leads to an expected to return; process is accomplished
through efficiency and effectiveness.
This thesis provides an important tool for it can direct the administrative activities
of the company ECOLLANTA based on the application of concepts and
procedures whose results provide managers making future decisions which have
lead to a favorable administration.
General data, organization, location, design, mission and vision, checking:
factors that influence within the company as discussed. The way in which the
company and the current conditions of the same is directed described.
Thus are included as part of the structural research and organizational functions,
setting methods and different techniques to obtain the necessary information.
Whereas the proposed activities will be formalized Manual judiciously and
individual experience of those involved in its implementation, defining and
specifying their participation towards a culture of mediation, training and
compliance with the routines of work, minimizing the chances of making mistakes,
duplication of functions or omissions.
This manual is based on the need to strengthen the relationships that must prevail
between activities and carrying them achieving the desired results within a
dynamic and continuous improvement through administrative procedures,
recruitment and selection, training. That certainly improve the organizational
capacity of the Company ECOLLANTA in the city of Loja.
10
c) Introduccin.
El diseo organizacional es importante para el desarrollo funcional de las
empresas, ya que permite conocer el funcionamiento interno, detallando una a
una las acciones y responsabilidades en cada fase; permitiendo as controlar el
cumplimiento de las rutinas de trabajo con la consiguiente eficiencia y eficacia a
travs de las pautas que son claramente especificadas y las normas de la gestin
administrativa.
El siguiente trabajo de investigacin consta de un resumen en el cual se describe
la razn, la metodologa utilizada en donde se detalla cada uno de los mtodos,
tcnicas y procedimientos que se realizaron para la elaboracin del presente
trabajo.
El cuerpo de la tesis est conformado por cuatro captulos los cuales estn
distribuidos de la siguiente manera: En el PRIMER CAPTULO se presenta el
Marco Terico, la descripcin general, la fundamentacin terica para el estudio
del problema y las diferentes definiciones conceptuales de los trminos que son
empleados en este trabajo investigativo; as como tambin se determina los
diferentes niveles jerrquicos, las razn por la cual se establece el manual y sus
objetivos.
En el SEGUNDO CAPTULO se encuentra el diagnstico actual de la Empresa,
la cual consta de toda la informacin necesaria, como: una breve resea
histrica, competencia, producto y servicios que ofrece, as tambin como la
misin, visin y los principios empresariales que deben tener los empleados y
trabajadores.
Luego se analiza y obtienen los resultados de las encuestas realizadas, mediante
el anlisis de los datos obtenidos a los clientes y los empleados de la
organizacin se puede realizar el diagnstico de la empresa para poder llegar a
las conclusiones y recomendaciones requeridas para el proyecto.
11
Para terminar se presenta la propuesta del Manual de Funciones que sirve de
gua para el personal, en el cual indica normas y tareas a desarrollar por cada
empleado y trabajador de la empresa.
12
d) Revisin de Literatura.
CAPTULO I
GENERALIDADES.
ORGANIZACIN.
La organizacin es un conjunto de principios, tcnicas y practicas aplicables a
seres humanos, que permite establecer sistemas racionales de esfuerzo
cooperativo a travs de los cuales se puede alcanzar propsitos comunes1.
La organizacin es una funcin especializada, la cual tiene como finalidad
distribuir en forma correcta y ordenada el trabajo, las responsabilidades de cada
una de las personas que pertenecen a un establecimiento, con lo cual poder
lograr un mejor aprovechamiento de los recursos humanos, un
perfeccionamiento en la estructura organizacional y los consiguientes mtodos
administrativos con poco tiempo y el menor tiempo posible.
ORGANIGRAMA.
Un organigrama es un esquema de la organizacin de una empresa, entidad o
de una actividad. El trmino tambin se utiliza para nombrar la representacin
grfica de las operaciones que se realizan en el marco de un proceso industrial
o informtico.
FUNCIONES DEL ORGANIGRAMA.
Sirve de asistencia y orientacin de todos los elementos administrativos de
la empresa al expresar la estructura organizativa y sus caractersticas
grficas y actualizaciones.
1 VSQUEZ, Vctor Hugo. Organizacin aplicada. Pg. 43.
13
El personal demanda esta herramienta para los consiguientes estudios de
descripcin y anlisis de cargos, las reglas de administracin de sueldos y
salarios, y en general como elemento de apoyo para la implementacin,
seguimiento y actualizacin de todos los sistemas de personal.
FINALIDAD DEL ORGANIGRAMA.
Representar de forma grfica o mediante esquemas los diferentes niveles de
jerarqua y las relaciones que existen entre ellos. Con la nica finalidad de ofrecer
la oportuna informacin la cual debe ser sencilla de comprender y utilizar.
En forma general se puede decir que el organigrama sirve para: comunicar la
estructura organizacional de la empresa, reflejar los cambios organizativos; y
descubrir y eliminar defectos o fallas en la organizacin del establecimiento.
CLASIFICACIN.
Los organigramas en la actualidad por su amplitud y su complejidad se clasifican
en dos grandes grupos que son:
POR SU CONTENIDO.- que a su vez se subdividen en:
Generales.
Especficos.
Analticos.
Estructurales.
Funcionales.
De integracin de puestos, plazas y unidades.
POR SU PRESENTACIN.- Se subdividen en:
Verticales.
14
Horizontales.
Mixtos.
De bloque.
Circulares.
TCNICAS PARA LA ELABORACIN DE LOS ORGANIGRAMAS.
Son cinco los pasos bsicos que se deben seguir al momento de realizar el
procedimiento para elaborar los organigramas:
AUTORIZACIN Y APOYO DE LOS NIVELES SUPERIORES.
El elemento encargado de elaborar los organigramas, podr intervenir con
iniciativa propia, a peticin o por orden superiores; no obstante, la autorizacin
que debe obtenerse de los niveles superiores representa el inicio de dicho
procedimiento.
RECOPILACIN DE INFORMACIN.
Los datos que han de reunirse estn sujetos a las reas en las que se desea
representar, as como especificando el contenido del organigrama.
Para la elaboracin del organigrama de un departamento o entidad, se tendr
como fuente principal los archivos que contengan la informacin que se necesita.
Tambin tomar en cuento los mtodos necesarios para la recoleccin de la
informacin bsica; as como: la investigacin documenta y la investigacin de
campo.
CLASIFICACIN Y REGISTRO DE LA INFORMACIN.
Este paso es de suma importancia ya que es el momento en que se organiza,
clasifica y selecciona toda la informacin recopilada, de tal forma que en los
15
pasos siguientes se localice dicha observacin de manera adecuada, para lo
cual debern elaborarse formatos que permitan su oportuno y fcil manejo.
ANLISIS DE LA INFORMACIN.
Antes de iniciar con la interpretacin de la informacin recopilada, es preciso
confirmar los datos, luego de dicha confirmacin se proceder al diseo del
organigrama.
DISEO DEL ORGANIGRAMA.
En este paso se sealan algunas de las principales pautas para el diseo de los
organigramas, debindose tomar en cuenta que no existen normas rigurosas,
puesto que el propsito, el contenido y el mbito de cada organigrama, influyen
de manera significativa en la representacin grfica.
En la representacin de los organigramas estructurales se deben seguir diversos
elementos de diseo, los mismos que pueden ser utilizados para representar
cualquier tipo de organigrama, con excepcin de los matriciales.
SMBOLOS Y REFERENCIAS
Los ms utilizados son:
Lneas llanas sin interrupcin, son las que indican autoridad formal, la
relacin de lneas de mando, la comunicacin y la va jerrquica;
Las lneas en forma horizontal sealan la especializacin y la correlacin;
La lnea que indica relacin de mando es aquella que cae sobre la parte
media y por encima del cuadro;
Para indicar asesoramiento se coloca la lnea perpendicular a otra; y,
Las lneas discontinuas por debajo del grafico indican relacin en unidades
desconcentradas y descentralizadas.
16
Las figuras a utilizarse sern siempre de forma rectangular y de un mismo
tamao; puesto que esto no significa diferencia entre jerarquas, si no que se
refleja por niveles.
Un rectngulo significa autonoma.
Un rectngulo con lnea continua indica que la unidad de trabajo es
permanente y forma parte de la entidad.
Un rectngulo formado por lnea discontinua, indica que no pertenece al
establecimiento, son de servicio ocasional.
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL.
Un diagrama estructural es aquel que representa grficamente y de manera
simplificada la estructura formal que posee una organizacin. Es as que los
organigramas muestran las funciones principales que existen en la organizacin
y la relacin que se establece entre ellas. Son muy utilizados porque son
sencillos y de fcil comprensin.
ORGANIGRAMA FUNCIONAL.
Es una modalidad del estructural y consiste en representar grficamente las
funciones principales bsicas de una unidad administrativa. Al detallar las
funciones se inicia por las ms importantes, luego se registran aquellas de menor
importancia2
VENTAJAS.
Mxima especializacin.
Comunicacin directa ms rpida.
Cada rgano realiza nicamente su actividad especfica.
2 STEPHEN, Robbins, y DE CENSO, David. Fundamentos de la Administracin. Pg. 98
17
DESVENTAJAS.
Dificultad de localizar y fijar la responsabilidad de los trabajadores.
Presenta problemas en la representacin de la autoridad y en la delimitacin
de las responsabilidades.
Presenta una inclinacin a la competencia entre los especialistas.
Presenta una predisposicin a los conflictos en la organizacin.
Posee la confusin en los objetivos.
JERARQUA.
Es una organizacin de personas o cosas en una escala ordenada y
subordinante segn un criterio de mayor o menor importancia o relevancia
dentro de la misma.
TIPOS DE JERARQUAS.
LA JERARQUA DADA POR EL CARGO.- Es uno de los niveles estructurales
de la organizacin, se expone por medio de organigramas y describe las
actividades laborales y deberes de un cargo o posicin determinada.
LA JERARQUA DADA POR EL RANGO.- Se basa en las condiciones
personales no en las obligaciones que se tengan en las organizaciones militares
para establecer los distintos grados por los que se rige.
LA JERARQUA DADA POR LA CAPACIDAD.- Las personas estn
previamente clasificadas de acuerdo a sus capacidades, es decir, el individuo
asciende en la organizacin de acuerdo a su capacidad.
18
LA JERARQUA DADA POR LA REMUNERACIN.- Este tipo de jerarqua est
determinada por la complejidad del trabajo, la antigedad en la empresa o por el
rendimiento laboral del individuo.
EL MANUAL.
Se define como un documento que contiene lo ms sustancial de un tema y en
este sentido, los manuales son vitales para incrementar y aprovechar el cumulo
de conocimientos y experiencias de personas y organizaciones.
Se constituye en una de las herramientas ms eficaces para transmitir
conocimientos y experiencias, porque ellos documentan la tecnologa acumulada
hasta ese momento sobre un tema. Adems permiten a cualquier organizacin
normalizar sus operaciones. La normalizacin es la plataforma sobre la que se
sustenta el crecimiento y el desarrollo de una organizacin dndole estabilidad y
solidez.
IMPORTANCIA DE LOS MANUALES.
Los manuales constituyen un documento bsico para el logro de las metas y de
los objetivos de las instituciones y empresas, como herramienta una
administrativa til, indispensable, ordenada y eficiente para el desempeo de las
actividades, corrigiendo errores en cada persona simplificando su operacin en
la debida calidad.
OBJETIVO DE LOS MANUALES.
Los manuales permiten cumplir con los siguientes objetivos:
Ayudan a normalizar los controles en los procedimientos y uniformidad en
las actividades.
19
Precisa las funciones encomendadas a cada unidad de trabajo, de tal
manera que evita la duplicidad de actividades.
Permite el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecucin de trabajo.
Facilita el reclutamiento y seleccin del personal.
Proporciona el mejor aprovechamiento y desenvolvimiento de los
recursos humanos y materiales.
CLASES DE MANUALES.
MANUALES DE ORGANIZACIN.
Este tipo de manual tiene por objeto organizar el manejo de una empresa en
forma general, indican la estructura, funciones y roles que se cumplen en cada
rea.
MANUAL DEPARTAMENTAL.
En cierta forma este tipo de manuales dispone el modo en que deben ser
llevadas a cabo las actividades, realizadas por el personal, Las normas estn
dirigidas al personal en forma diferencial segn el departamento al que
pertenecen y al rol que desarrollan.
MANUAL DE POLTICA Y PROCEDIMIENTOS.
En este manual se documenta la tecnologa que se utiliza dentro del rea,
departamento, gerencia, direccin u organizacin.
Tambin responde a las interrogantes sobre lo que se hace (polticas) y como se
hace (procedimientos) para administrar el rea, departamento, gerencia,
direccin u organizacin y para controlar los procesos asociados a la calidad del
producto o servicio que ofrece.
20
RAZNES PARA LA ELABORACIN DEL MANUAL.
El manual orienta con claridad cul es la naturaleza de la funcin, la forma de
llevarla a cabo, los lmites a los que llega cada autoridad y su responsabilidad; y,
la clase de relacin que hay entre los niveles de organizacin.
La aplicacin de procedimientos diferentes para un mismo asunto, constituye
una razn fundamental para que las entidades se preocupen de la elaboracin
de manuales que normalicen el desarrollo y el perfecto funcionamiento de cada
puesto de trabajo y sus responsabilidades.
CONTENIDO DE LOS MANUALES.
Depender directamente de los siguientes aspectos segn cada manual:
a. Tamao de la empresa.
b. Asunto por tratar.
c. Los manuales no debern ser simplemente una coleccin de leyes y
reglamentos, el manual es un elemento bsico que permite que todos
hablen, piensen y acten en forma organizada, sincronizada y tengan
presente cul es la misin que persigue la empresa.
COMO DEBE SER ESTRUCTURADO UN MANUAL.
El manual se lo considera como un instrumento que permite preparar al personal
y una gua que sirve para obtener una imperiosa comprensin de la estructura
organizativa la cual rige a la empresa.
Para que este logre el objetivo propuesto debe seguir las siguientes cualidades.
Sencillez.
Perfeccin.
Equilibrio.
21
MANUAL DE FUNCIONES.
Mediante el Manual de Funciones se pretende brindar una informacin clara y
precisa de todos y cada uno de los puestos de trabajo con sus funciones a
cumplir dentro de la empresa, concomitantemente a los objetivos planteados.3
Con el manual de funciones se puede clasificar al personal que entra a laborar
en la empresa, toda vez que tiene que cumplir con determinados requisitos los
cuales son previamente establecidos por el organismo. Esto nos permite
establecer una comparacin apropiada entre las cualidades de los postulantes y
los requisitos para la ocupacin del cargo o puesto.
Al final de este proyecto se conseguir elaborar el manual de funciones para la
Empresa ECOLLANTA, el cual servir para el desarrollo de la entidad y de la
sociedad lojana.
3 KOONTZ, Harold y O. DANNEL. Cryl. Elementos de Administracin. Pg. 29
22
CAPTULO II
DIAGNSTICO EMPRESARIAL DE ECOLLANTA.
En el presente captulo se hace referencia a cerca del diagnstico de la empresa,
la cual establece una herramienta de gran utilidad con el nico fin de conocer la
situacin actual de la empresa, y los problemas que ocasionan su crecimiento y
desarrollo.
Una empresa es una institucin dedicada a la produccin o comercializacin de
bienes y servicios para obtener utilidades.
La empresa ECOLLANTA presta sus servicios a la comunidad lojana
desarrollando bienestar a sus clientes, a los habitantes y a s misma.
LOGOTIPO DE LA EMPRESA.
ESLOGAN DE LA EMPRESA.
La empresa utiliza la misma frase utilizada en el logotipo de la empresa para
promocionar la empresa: ECOLLANTA LA MEJOR LLANTA.
RESEA HISTRICA.
La Empresa ECOLLANTA, instaurada en el ao 2009 en la ciudad de Loja,
creada con capital propio, la cual ofrece actualmente la venta de neumticos en
23
toda medida y marca , repuestos de vehculos y servicio de reencauche, para lo
cual mantiene identificacin tributaria con RUC 1103939839001 y declara por el
Servicio de Rentas Internas como persona natural obligada a llevar contabilidad
cuyo establecimiento est situado en la Avenida Isidro Ayora y Nueva Loja y para
lo cual cuenta con personal calificado.
24
UBICACIN.
La Empresa ECOLLANTA es ecuatoriana, pertenece a la provincia de Loja con sede en la ciudad de Loja, desde sus inicios
hasta la fecha.
ECUADOR PROVINCIA DE LOJA CANTN LOJA
24
25
LOCALIZACIN.
La empresa ECOLLANTA se encuentra ubicada en el sector del Terminal Terrestres, en la Avenida Isidro Ayora 11-68 y Nueva
Loja, frente al Concesionario Mirasol.
25
26
DISENO.
Las oficinas de la empresa ECOLLANTA se encuentran distribuidas de la
siguiente manera:
Oficinas: Mdulo de vendedores.
Mdulo de secretara.
Mdulo de Gerencia.
Bodega 1.
Bodega 2.
Parqueaderos.
EMPLEADOS.
Gerente Propietaria.
Administradora.
Secretaria.
27
Vendedor 1.
Vendedor 2.
Bodeguero.
Chofer.
Asesor Jurdico.
Asesor Contable.
ESTRUCTURA EMPRESARIAL.
La estructura es la forma que adopta la empresa estableciendo pautas de
coordinacin de la totalidad de los recursos para mejorar la relacin y
regulacin de las actividades que se realizan diariamente.
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA EMPRESA ECOLLANTA.
GERENTE
ADMINISTRADO
SECRETARIA
VENDEDOR 1
VENDEDOR 2
BODEGUERO CHOFER
ASESOR
ASESOR
28
ORGANIGRAMA FUNCIONAL.
GERENTE PROPIETARIO
Prever, organizar, mandar, coordinar y controlar las actividades de la organizacin.
ADMINISTRADOR
Disea y mantiene un buen ambiente entre las personas que trabajan, para lograr los objetivos deseados.
SECRETARIA
Brinda apoyo en las labores
establecidas, adems vigila los
procesos a seguir en el rea de
administracin.
BODEGUERO
Responde por el manejo
adecuado, almacenamiento y
conservacin de los elementos
entregados bajo su custodia.
VENDEDORES
Establece un nexo entre clientes
y la empresa, contribuye a la
solucin de problemas,
administra sus ventas.
CHOFER
Brinda apoyo en mensajera, da
mantenimiento al vehculo,
realiza actividades encargadas
por su jefe.
ASESOR JURDICO
Asesora al gerente, coordina y
ejecuta acciones jurdicas de la
empresa siempre que se
requiera.
ASESOR CONTABLE
Planifica, coordina y controla las
actividades financieras.
28
29
PROCESO DE VENTAS.
La preparacin del diagrama de flujo es siempre el primer paso en el diseo de un
proceso de produccin o de prestacin de un servicio. Este diagrama tambin
puede servir para perfeccionar el proceso4.
Deben tenerse en cuenta los siguientes aspectos durante la elaboracin de un
diagrama ya que cuando se trata de una empresa de servicios se habla de un
proceso de ventas:
Se logra una visin general de lo que sucede en el proceso productivo.
Con un diagrama de flujo, el proceso productivo se entiende ms fcilmente.
Los detalles que figuran en el diagrama deben recogerse por observacin
directa.
Antes de concluir un diagrama de flujo, se debe verificar los siguientes
aspectos: Se han registrado todas las actividades de proceso?, Se han
registrado en el orden correcto?
En la empresa ECOLLANTA se ha tomado todos los detalles para representar el
proceso comercial de los bienes y servicios, en el presente flujo grama se detallan
todos los pasos empleados para ello.
El proceso de ventas se divide en dos partes: la primera es la venta de llantas de
fbrica (llantas de marca), y la segunda se dedica al reencauche de llantas usadas.
VENTAS.
El proceso empieza cuando el comprador llega a la empresa, es atendido por uno
de los vendedores, se toma el pedido del repuesto o llanta que necesita y en
seguida es solicitado por telfono a Cuenca, por lo general el pedido tarde 24H00
en llegar, es revisado, inventariado y embodegado o entregado al cliente.
4 PALAO, Jorge y GOMEZ GARCA, Vincent. Diez claves para ser un empresario de xito. Pg. 37
30
FLUJO DE VENTAS:
PEDIDO DE LLANTAS O REPUESTOS.
EMBARQUE Y CONTROL.
TRANSPORTE DE CUENCA A LOJA.
RECEPCIN Y CONTROL DE LAS LLANTAS.
ALMACENAMIENTO (Inventario).
DESPACHO.
REENCAUCHE.
Inicia el proceso con la llegada del cliente a uno de los vendedores el
cual recibe el pedido, chequea el estado de la carcasa5, se enva a
bodega hasta tener una cantidad razonable de carcasas para ser
enviadas en el transporte de la empresa, en cuenca se someten al
proceso de reencauche despus retornan a ECOLLANTA; son
revisadas, inventariadas y embodegadas, para luego ser entregadas a
sus respectivos propietarios.
5 Carcasa.- Llanta usada.
1
1
2
3
1
2
31
FLUJO DE REENCAUCHE:
RECEPCIN Y CONTROL DE LLANTAS.
SE MANDA A BODEGA HASTA JUNTAR STOCK.
TRANSPORTE DE LOJA A CUENCA.
REENCAUCHE.
TRANSPORTE DE CUENCA A LOJA.
RECEPCIN Y CONTROL.
ALMACENAMIENTO (Inventario).
DESPACHO
Ambos procesos son supervisados minuciosamente para tener una excelente y
oportuna atencin al cliente y poder proporcionar eficacia, eficiencia y calidad en
todos los servicios que la empresa brinda a la comunidad lojana.
1
1
2
2
3
2
3
1
32
COMPETENCIA.
De acuerdo al mercado existente segn la cmara de comercio se pudo determinar
que a la fecha existe variedad de empresas que prestan los mismos servicios y
productos, los cuales compiten en precios, calidad y facilidad de pago.
Como por ejemplo: N.D.S Llantas. Empresa dedicada a la venta de neumticos en
toda marca y medida, adems venta de neumticos procesados. Siendo su
propietario el Sr. Darwin Padilla. Establecimiento que se encuentra ubicado en las
calles Gonzanam y 18 de Noviembre de la Ciudad de Loja; y, Loja Llanta. Empresa
dedicada a la comercializacin de neumticos en diferentes marcas y medidas, as
como tambin la venta de reencauche. Local que se encuentra ubicado en la
Avenida 8 de diciembre, siendo su propietaria la Sra. Jessica Garca6.
MISIN.
Es una afirmacin que describe el concepto de la empresa, la naturaleza del
negocio, la razn para que exista la empresa, la gente a la que sirve y los principios
y valores bajo los que pretende funcionar ECOLLANTA es una empresa que
pretende satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes a travs de
prestar un excelente desempeo en la comercializacin y distribucin de
neumticos y repuestos, tratando en la medida de lo posible ofrecer un servicio de
calidad al cliente, para lo cual se cuenta con un inventario respaldado por productos
de calidad, precios competitivos, brindando facilidad de pago, acompaado de un
ambiente agradable y con su personal altamente calificado.
CUALIDADES QUE DEBEN VERIFICARSE EN UN ENUNCIADO DE MISIN.
El enunciado es a largo plazo, es sostenible por periodo de tiempo indefinido.
Distingue a su organizacin.
Especifica algunas fronteras o el alcance.
6 Datos obtenidos en la Cmara de Comercio de Loja
33
Estipula claramente la imagen y/o las interfaces con el cliente/usuario.
Identifica valores que guen el comportamiento.
Refleja de alguna forma los productos, los servicios y las relaciones.
VISIN.
Es el conjunto de ideas generales, que proveen el marco de referencia de lo que
una unidad de negocio quiere ser en el futuro. Seala el rumbo y la direccin.
En el ao 2015 ser una empresa lder en la comercializacin de neumticos en toda
marca y medida, venta de neumticos procesados as como tambin en la venta de
repuestos para vehculos tanto dentro y fuera de la ciudad; ofreciendo productos
que satisfagan las demandas, cubriendo las exigencias con los estndares de
calidad para el buen desarrollo empresarial.
ELEMENTOS DE LA VISIN.
Panorama del Futuro, el entorno regulatorio, econmico y competitivo en el cual
se anticipa que la empresa deber competir.
Marco Competitivo, los negocios y lugares en que la empresa competir.
Objetivos Fundamentales, definicin del rol que la empresa adoptara; una
descripcin de lo que espera lograr, referencias para evaluar el grado de xito
futuro.
Fuentes de ventajas competitivas, las habilidades que la empresa desarrolla
como apoyo fundamental para lograr su visin; una descripcin de cmo la
empresa lograra el xito.
PRINCIPIOS EMPRESARIALES.
Trabajo en equipo: Realizar las actividades en conjunto, as poder tener un
buen resultado. Ayudar a las dems personas para que estas puedan
superarse.
34
Buen servicio: Dar una atencin adecuada y oportuna con la finalidad de
satisfacer las necesidades del cliente.
VALORES EMPRESARIALES.
Disciplina: como la puntualidad, trazarse objetivos y proponerse alcanzarlos.
Responsabilidad: Al iniciar un proyecto se debe respetar los lineamientos y
reglas, adems de poder contribuir en el crecimiento y armona del entorno.
ADMINISTRACIN Y DIRECCIN.
La administracin es el conjunto de reglas para lograr mxima eficiencia en las
formas de estructurar y mejorar un organismo social, es la tcnica que busca
resultados en la coordinacin de las cosas o personas que integran una empresa7.
La direccin es el hecho de influir en los individuos para que contribuyan a favor del
cumplimiento de las metas organizacionales; por lo tanto, tiene que ver
fundamentalmente con el aspecto interpersonal de la administracin.
Para el cumplimiento de su gestin administrativa operativa, la entidad se
encuentra conformada de la siguiente manera:
GERENTE PROPIETARIA: Srta. Mara B. Orbe V.
ADMINISTRADORA: Ing. Com. Blanca Vivanco C.
SECRETARIA: Sra. Carmela Vivanco C.
VENDEDOR 1: Sr. Jorge Suquilanda B.
VENDEDOR 2: Sra. Fanny Ros V.
BODEGUERO: Sr. Pablo Lpez S.
7 REYES PONCE, Agustn. Administracin de empresas. Pg. 5
35
CHOFER: Sr. David Quirola V.
ASESOR JUDICIAL: Egr. Bolvar Viteri.
ASESOR CONTABLE: Dra. Zhane Armijos.
ELEMENTOS QUE INTEGRAN LA ADMINISTRACIN.
ELEMENTO PERSONAL.- Las personas que conforman una empresa, con
actividades coordinadas para alcanzar un fin propuesto.
ELEMENTO MATERIAL.- los bienes naturales o econmicos que constituyen
su patrimonio.
ELEMENTO FORMAL.- Los hechos administrativos y las normas de actuacin.
PLANEACIN.
La planeacin implica seleccionar estrategias y objetivos, as como las acciones
necesarias para cumplirlas, y requiere por lo tanto de decisiones; esto es, la
eleccin de acciones futuras a partir de las diversas alternativas. Existen varios
tipos de planes, los cuales van desde el propsito y objetivos generales, hasta las
acciones ms detalladas por emprender.
INTEGRACIN DEL PERSONAL.
Este proceso es aquel que implica llenar y mantener ocupados los puestos
contenidos por la estructura organizacional. Esto se lleva a cabo mediante la
identificacin de los requerimientos del personal, la realizacin de un inventario del
personal disponible, as como tambin el reclutamiento, seleccin ubicacin,
ascenso, evaluacin y capacitacin, tanto de los candidatos a ocupar puestos como
tambin de los que ya ocupan plaza en el establecimiento.
36
CONTROL.
El control consiste en medir y corregir el desempeo individual y organizacional
para garantizar que los hechos se apeguen a los planes. Implica la medicin del
desempeo con base en metas y planes, la deteccin de desviaciones respecto de
las normas y contribucin a la correccin de stas. El control facilita el cumplimiento
de objetivos.8
8 KOONTZ, Harold y O. DANNEL, Cryl. Elementos de Administracin. Pg. 12.
37
e) Materiales y Mtodos.
MTODOS.
Es el conjunto ordenado de procedimientos razonados que conducen al
esclarecimiento de la verdad.
Mtodo Cientfico.- El mtodo cientfico es un proceso destinado a explicar
fenmenos, establecer relaciones entre los hechos y enunciar leyes que expliquen
los fenmenos fsicos del mundo y permitan obtener, con estos conocimientos,
aplicaciones tiles al hombre.
El mtodo cientfico, por lo tanto, se refiere a la serie de etapas que hay que recorrer
para obtener un conocimiento vlido desde el punto de vista cientfico, utilizando
para esto instrumentos que resulten fiables. Lo que hace este mtodo es minimizar
la influencia de la subjetividad del investigador en su trabajo dndonos como
resultado en esta investigacin las necesidades de implementar la utilizacin de un
manual para mejorar la productividad de la empresa, utilizando este mtodo al
recopilar la informacin bibliogrfica.
Mtodo Inductivo.- Es un proceso analtico, sinttico, mediante el cual se parte del
estudio de hecho o fenmenos particulares para llegar al descubrimiento de un
principio o ley general9.
Dentro de esta investigacin el mtodo fue utilizado mediante la observacin al
analizar el estado de la empresa mediante las encuestas realizadas a los
empleados y las encuestas realizadas a los clientes determinando en qu estado
se encuentra la empresa sin el manual y se deduce su necesidad, como siguiente
paso se experimenta la utilizacin del manual en la empresa, se analiza el estado
inicial de la empresa y se compara con l momento en que se est utilizando el
manual esperando los resultados y por ltimo se aslo el elemento de su contexto
9 ALARCON, Julio Cesar. Talleres de la metodologa de la investigacin Primera Edicin 2008.
38
o del resto de los elementos para concluir su utilidad generalizando la inferencia
deductiva vlida se formul las recomendaciones y conclusiones.
Mtodo Deductivo.- El mtodo deductivo permite partir de ideas o conceptos
generales que llevan a definir las particularidades. Es decir que va de lo general
a lo particular10.
Para una mejor estructuracin del proceso deductivo seguimos varios pasos, los
cuales llevaron a la aplicacin de las polticas especificadas en la propuesta del
manual a incluirse en l diario accionar de la empresa, entendiendo l
funcionamiento de la empresa ECOLLANTA y los resultados que se van a obtener
con su utilizacin, demostrando como se debe realizar su utilizacin y ejecucin.
Mtodo Hipottico Deductivo.- Es el procedimiento o camino que sigue el
investigador para hacer de su actividad una prctica cientfica. El mtodo hipottico-
deductivo tiene varios pasos esenciales: observacin del fenmeno a estudiar,
creacin de una hiptesis para explicar dicho fenmeno, deduccin de
consecuencias o proposiciones ms elementales que la propia hiptesis, y
verificacin o comprobacin de la verdad de los enunciados deducidos
comparndolos con la experiencia. Este mtodo obliga al investigador a combinar
la reflexin racional o momento racional (la formacin de hiptesis y la deduccin)
con la observacin de la realidad o momento emprico (la observacin y la
verificacin). En esta investigacin utilice el mtodo al realizar el proyecto, mediante
el planteamiento del problema, creando la hiptesis para luego verificarla por la
medio de las conclusiones y recomendaciones.
MATERIALES.
Para la identificacin de los materiales se desgloso los siguientes recursos que
fueron utilizados en la realizacin de la investigacin.
10 ALARCON, Julio Cesar. Talleres de la metodologa de la investigacin Primera Edicin 2008.
39
Recursos Materiales.- Son todos los recursos fsicos: materiales y suministros que
facilitan el desarrollo de la investigacin como escritorio, sillas, computadoras,
calculadoras y tiles de oficina.
Recursos Econmicos.- Se debe identificar los egresos que ocasionar cada una
de las fases del proceso investigativo como: gastos en material bibliogrfico, gastos
en material de escritorio, transporte, alimentacin y adems se debe considerar una
cuenta de imprevistos.
Recursos Humanos.- Se debe de escribir con claridad a las personas que
intervienen en la realizacin de la investigacin as como aquellas que
proporcionaran asesoramiento y ayuda en la misma como: director, investigador,
asesores e institucin implicada.
40
f) Resultados.
ENCUESTA APLICADA A LOS EMPLEADOS DE LA EMPRESA ECOLLANTA.
1. Cunto tiempo lleva usted trabajando en la institucin?
CUADRO No. 1
FUENTE: Empresa Ecollanta. ELABORACIN: Fanny Ros.
GRFICO No. 1
ANLISIS E INTERPRETACIN.
El grfico de barras indica que 0% de las personas trabajan menos de un ao, el
12.5% trabaja hace dos aos, el 87.5% de los empleados trabajan ms de 3 aos
evidenciando que la empresa es slida y han estado posicionados en el mercado
algn tiempo.
0
1
2
3
4
5
6
7
MENOS DE 1 AO DE 1 A 2 AOS 3 AOS O MS
VARIABLE f. %
MENOS DE 1 AO 0 0.0%
DE 1 A 2 AOS 1 12.5%
3 AOS O MS 7 87.5%
TOTAL 8 100%
41
2. Conoce usted cul es el aporte de sus actividades para la institucin?
CUADRO No. 2
FUENTE: Empresa Ecollanta. ELABORACIN: Fanny Ros.
GRFICO No. 2
ANLISIS E INTERPRETACIN.
Los empleados de la empresa consideran en un 75% que conocen el aporte que
brindan a la misma, mientras que solo un 25% dicen no saber qu tipo de
contingente prestan a la empresa.
0
1
2
3
4
5
6
SI NO NO TENGO CONOCIMIENTO
VARIABLE f. %
SI 6 75%
NO 0 0%
NO TENGO CONOCIMIENTO 2 25%
TOTAL 8 100%
42
3. La empresa en la que usted presta sus servicios, cuenta con una estructura
organizada?
CUADRO No. 3
FUENTE: Empresa Ecollanta. ELABORACIN: Fanny Ros.
GRFICO No. 3
ANLISIS E INTERPRETACIN.
En una empresa es importante la organizacin, los empleados en sus labores
evidencian en su totalidad 100% estar de acuerdo con la falta una estructura
organizada debido a que no saben que funciones desempear en su desempeo
diario.
0
1
2
3
4
5
6
7
8
SI NO
VARIABLE f. %
SI 0 0%
NO 8 100%
TOTAL 8 100%
43
4. Cul es su grado de satisfaccin en su lugar de trabajo, en comparacin
con otros trabajos?
CUADRO No. 4
FUENTE: Empresa Ecollanta. ELABORACIN: Fanny Ros.
GRFICO No. 4
ANLISIS E INTERPRETACIN.
El grado de satisfaccin en el trabajo para el 75% de los empleados es satisfactorio,
slo 2 empleados que equivalen al 25 % piensan que ha sido poco satisfactorio,
tomando en cuenta que ninguna persona se encuentra insatisfecha se puede decir
que el ambiente de trabajo es favorable y acogedor.
0
1
2
3
4
5
6
SATISFACTORIO POCO SATISFACTORIO NADA SATISFACTORIO
VARIABLE f. %
SATISFACTORIO 6 75%
POCO SATISFACTORIO 2 25%
NADA SATISFACTORIO 0 0%
TOTAL 8 100%
44
5. Cree usted que las funciones asignadas a cada rea de trabajo son las
adecuadas para el desarrollo de la empresa?
CUADRO No. 5
FUENTE: Empresa Ecollanta. ELABORACIN: Fanny Ros.
GRFICO No. 5
ANLISIS E INTERPRETACIN.
Las funciones asignadas en la empresa al personal contratado son adecuadas para
3 personas que conforman un 37.5%, pero para el 62.5% es decir para 5 de los
empleados las funciones que tienen que realizar a diario no son pertinentes.
0
0,5
1
1,5
2
2,5
3
3,5
4
4,5
5
SI NO
VARIABLES f. %
SI 3 37.5%
NO 5 62.5%
TOTAL 8 100%
45
1. Las actividades que usted realiza, estn acordes con su formacin
profesional o con su experiencia?
CUADRO No.6
VARIABLES f. %
TOTALMENTE 2 25%
MEDIANAMENTE 5 62.5%
NINGUNA 1 12.5%
TOTAL 8 100%
FUENTE: Empresa Ecollanta. ELABORACIN: Fanny Ros.
GRFICO No.6
ANLISIS E INTERPRETACIN.
De las personas encuestadas dos personas que forman el 25% de la poblacin
encuestada opinan que sus funciones estn acordes a su formacin profesional y
experiencia, el 62.5 % cinco personas piensan que sus funciones son
medianamente afines y el 12.5% que representa a una persona cree que ninguna
de las opciones anteriores corresponde a su situacin
0
0,5
1
1,5
2
2,5
3
3,5
4
4,5
5
TOTALMENTE MEDIANAMENTE NINGUNA
46
7. Existe algn estudio, propuesta o iniciativa para redireccionar la empresa
en cuanto a procesos, productos, servicios, clientes y proveedores?
CUADRO No. 7
FUENTE: Empresa Ecollanta. ELABORACIN: Fanny Ros.
GRFICO No. 7
ANLISIS E INTERPRETACIN.
El criterio de los empleados se encuentra dividido por la mitad al 50% entre la
existencia o no de un estudio, propuesta o iniciativa para re direccionar la empresa.
0
0,5
1
1,5
2
2,5
3
3,5
4
SI NO
VARIABLES f. %
SI 4 50%
NO 4 50%
TOTAL 8 100%
47
8. Existen normas y procedimientos referidos al control interno de la empresa
negociados en algn documento interno?
CUADRO No. 8
FUENTE: Empresa Ecollanta. ELABORACIN: Fanny Ros.
GRFICO No. 8
ANLISIS E INTERPRETACIN.
Respecto a la pregunta No.8 la totalidad de los encuestados que representa el
100% estn conscientes de que no existen normas ni procedimientos concernientes
al control interno de la empresa por lo que la opcin de cules seran los
procedimiento se anula.
0
1
2
3
4
5
6
7
8
SI NO
VARIABLE f. %
SI 0 0%
NO 8 100%
TOTAL 8 100%
48
9. Ha recibido capacitacin sobre estos temas?
CUADRO No. 9
FUENTE: Empresa Ecollanta. ELABORACIN: Fanny Ros.
GRFICO No. 9
ANLISIS E INTERPRETACIN.
Responden en un 17% haber recibido capacitacin en recursos humanos, el
equivalente al 17% han recibido formacin sobre atencin al cliente, mientras que
el 5.5% en Finanzas, el 22% se han instruido en ventas, el 5.5% pertenece a una
0
0,5
1
1,5
2
2,5
3
3,5
4
VARIABLE f. %
RECURSOS HUMANOS 3 17%
ATENCIN AL CLIENTE 3 17%
FINANZAS 1 5.5%
VENTAS 4 22%
TRABAJO EN GRUPO 1 5.5%
LIDERAZGO 2 11%
OTROS 0 0%
NINGUNO 4 22%
TOTAL 18 100%
49
persona que ha recibido cursos de trabajo en grupo, han estudiado liderazgo un
11%, y para terminar un 22% no han recibido ningn tipo de capacitacin.
10. Existe otro tipo de capacitacin que le gustara recibir?
CUADRO No. 10
FUENTE: Empresa Ecollanta. ELABORACIN: Fanny Ros.
GRFICO No. 10
ANLISIS E INTERPRETACIN.
En la pregunta 10 dos de los empleados cantidad que equivale al 11% de los casos
desean que se los capacite en todas las reas expuestas en la pregunta anterior,
0
1
2
3
4
5
6
TODOS LOS ANTERIORES NINGUNO
VARIABLE f. %
TODOS LOS ANTERIORES 2 11%
NINGUNO 6 89%
TOTAL 8 100%
50
mientras que 6 de ellos equivalente al 89% no desean recibir ningn tipo de
capacitacin.
11. Por la experiencia que usted tiene, considera la necesidad de estructurar
un Manual de Funciones?
CUADRO No. 11
FUENTE: Empresa Ecollanta. ELABORACIN: Fanny Ros.
GRFICO No. 11
ANLISIS E INTERPRETACIN.
Respecto a la necesidad de estructurar un manual de funciones 5 de los empleados
que forman parte del 62.5% opinan que si es necesario, el 25% que corresponde a
0
0,5
1
1,5
2
2,5
3
3,5
4
4,5
5
SI NO NINGUNO
VARIABLE f. %
SI 5 62.5%
NO 2 25%
NINGUNO 1 12.5%
TOTAL 8 100%
51
dos empleados creen que no es necesario y el 12.5% que es igual a un empleado
no da ninguna respuesta.
ENCUESTA APLICADA A LOS CLIENTES Y POSIBLES CLIENTES DE LA
EMPRESA ECOLLANTA.
1. Datos: EDAD DE LOS USUARIOS.
CUADRO No. 12
FUENTE: Empresa Ecollanta. ELABORACIN: Fanny Ros.
GRFICO No.12
15%
35%
21%
16%
11%
2%
20 - 29
30 - 39
40 - 49
50 -59
60 - 69
70 - 79
VARIABLE f. %
20 - 29 15 15%
30 - 39 35 35%
40 - 49 21 21%
50 -59 16 16%
60 - 69 11 11%
70 - 79 2 2%
TOTAL 100 100%
52
ANLISIS E INTERPRETACIN
La pregunta presenta 3 variables a contestar: edad, sexo y ocupacin.
En la primera opcin encontramos que de cien personas encuestadas 15 tienen
entre 20 y 29 aos y forman el 15% de la poblacin, el grupo ms numeroso
con un 35% tienen entre 30y 39 aos, tienen entre 40 y 49 aos un 21%, las
personas que tienen entre 50 y 59 aos llegan al 16%, el 11% corresponde a
personas de 60 a 69 aos, el ndice ms bajo en compras esta en las personas
que tienen de 70 a 79 aos teniendo un 2% en las encuestas.
SEXO DE LOS USUARIOS.
CUADRO No. 13
VARIABLE f. %
FEMENINO 30 30%
MASCULINO 70 70%
TOTAL 100 100%
FUENTE: Empresa Ecollanta. ELABORACIN: Fanny Ros.
GRFICO No. 13
0
10
20
30
40
50
60
70
1 2
FEMENINO MASCULINO
53
ANLISIS E INTERPRETACIN.
En la segunda opcin obtenemos como resultado que el 30 % de la poblacin
encuestada son mujeres siendo el ndice ms bajo al de los hombres que en un
70% se convierten en los mayores clientes de la empresa.
CUADRO No. 14
VARIABLE f. %
CHOFER 33 33%
PROFESIONALES 18 18%
JUBILADOS 8 8%
AMA DE CASA 2 2%
ESTUDIANTES 3 3%
COMERCIANTES 7 7%
SERVIDOR PBLICO 5 5%
OTROS 24 24%
TOTAL 100 100%
FUENTE: Empresa Ecollanta. ELABORACIN: Fanny Ros.
OCUPACIN DE LOS USUARIOS.
GRFICO No. 14
0 5 10 15 20 25 30 35
CHOFER
PROFESIONALES
JUBILADOS
AMA DE CASA
ESTUDIANTES
COMERCIANTES
SERVIDOR PBLICO
OTROS
Series2 Series1
54
ANLISIS E INTERPRETACIN.
En la ltima opcin evidenciamos que el grupo mnimo son las amas de casa con
un 2%, el 3% representa a los estudiantes, mientras que los choferes son los
mayores compradores de llantas con un 33%, el 18% corresponde a los
profesionales, el 8% de los clientes son jubilados, 7% pertenece a los
comerciantes, servidores pblicos son un 5% y el 24% de los usuarios tienen varias
ocupaciones.
2. Tiene usted Vehculo?
CUADRO No. 15
FUENTE: Empresa Ecollanta. ELABORACIN: Fanny Ros.
GRFICO No.15
76%
24%
1
2
SI
NO
VARIABLE f. %
SI 76 76%
NO 24 24%
TOTAL 100 100%
55
ANLISIS E INTERPRETACIN.
Respecto a la pregunta de si tienen carro el 76% de los encuestados que
corresponde a 76 personas responden tenerlo, pasan a ser posibles clientes,
mientras que un 24% igual a 24 personas no poseen vehculo.
3. Cada que tiempo necesita repuestos para su vehculo?
CUADRO No. 16
VARIABLE f. %
1 MES 22 22%
3 MESES 31 31%
6 MESES 17 17%
OTROS 30 30%
TOTAL 100 100%
FUENTE: Empresa Ecollanta. ELABORACIN: Fanny Ros.
GRFICO No. 16
22%
31%17%
30%
1 MES
3 MESES
6 MESES
OTROS
56
ANLISIS E INTERPRETACIN.
Las personas encuestadas necesitan repuestos; cada mes un 22% de ellas, cada
tres meses un 31%, cada 6 meses un 17% y compran repuestos de una manera
indeterminada el 30% de los clientes.
4. Los repuestos que utiliza son:
CUADRO No. 17
FUENTE: Empresa Ecollanta. ELABORACIN: Fanny Ros.
GRFICO No. 17
34%
13%22%
31%
Los repuestos que utiliza son?
LLANTAS
AROS
REPUESTOS
OTROS
VARIABLE f. %
LLANTAS 79 34%
AROS 30 13%
REPUESTOS 50 22%
OTROS 71 31%
TOTAL 230 100%
57
ANLISIS E INTERPRETACIN.
Tomando en cuenta que las 100 personas encuestadas pueden elegir varias
opciones los repuestos que generalmente ocupan los clientes son llantas en un
34% que equivale a 79 respuestas, aros con un 13% igual a 30 respuestas,
repuestos varios 50 repuestos que son un total de 22% y otro tipo de servicios y
bienes con 31% equivalente a 71 respuestas.
5. Utiliza servicio de reencauche?
CUADRO No.18
FUENTE: Empresa Ecollanta. ELABORACIN: Fanny Ros.
GRFICO No. 18
22%
62%
16%
SI
NO
NINGUNA
VARIABLE f. %
SI 22 22%
NO 62 62%
NINGUNA 16 16%
TOTAL 100 100%
58
ANLISIS E INTERPRETACIN.
Respecto al servicio de reencauche tenemos que de la poblacin encuestada 22
personas que equivalen al 22% utilizan el servicio de reencauche, otras 62
personas que corresponden al 62% no utilizan el servicio de reencauche, y para 16
encuestados un 16% les es indiferente el servicio, concluyendo que el servicio de
reencauche no es tan utilizado por los clientes de la empresa.
Con que frecuencia?
CUADRO No. 19
FUENTE: Empresa Ecollanta. ELABORACIN: Fanny Ros.
GRFICO No. 19
0
1
2
3
4
5
6
7
8
2 MESES 3 MESES 4 MESES 6 MESES NINGUNO
VARIABLE f. %
2 MESES 5 22.73%
3 MESES 8 36.36%
4 MESES 4 18.18%
6 MESES 1 4.55%
NINGUNO 4 18.18%
TOTAL 22 100%
59
ANLISIS E INTERPRETACIN.
Del 22% que respondieron haber utilizado el servicio de reencauche cinco de ellas
que corresponden a un 22.72% reencauchan cada 2 meses, el 36.36% recae sobre
8 personas que ocupan el servicio de reencauche cada 3 meses, 4 personas
equivalentes al 18.18% reencauchan cada 4 meses, el 4.55% pertenece a una
persona que reencaucha cada 6 meses, mientras que 4 personas reencauchan sin
controlar el tiempo.
2. Ha utilizado los servicios de Ecollanta?
CUADRO No. 20
FUENTE: Empresa Ecollanta. ELABORACIN: Fanny Ros.
GRFICO No. 20
24%
49%
18%
9%
OCASIONALMENTE
FRECUENTEMENTE
NUNCA
NINGUNO
VARIABLE f. %
OCASIONALMENTE 24 24%
FRECUENTEMENTE 49 49%
NUNCA 18 18%
NINGUNO 9 9%
TOTAL 100 100%
60
ANLISIS E INTERPRETACIN.
Sobre si han utilizado los servicios de ECOLLANTA el 24% que equivale a 24
personas de los encuestados responde que ocasionalmente han utilizado los
servicios de ECOLLANTA, el 49% ocupa frecuentemente los servicios de
ECOLLANTA, el 18% nunca han utilizado los servicios de ECOLLANTA, mientras
que slo un 9% no contesta la pregunta.
3. Cada que tiempo ocupa los servicios de ECOLLANTA?
CUADRO No. 21
FUENTE: Empresa Ecollanta. ELABORACIN: Fanny Ros.
GRFICO No. 21
32,9%
8,2%
17,8%
5,48%
5,48%
21,9%
8,2%
1 MES
2 MESES
3 MESES
4 MESES
5 MESES
6 MESES
12 MESES
VARIABLE f. %
1 MES 24 32.9%
2 MESES 6 8.2%
3 MESES 13 17.8%
4 MESES 4 5.4%
5 MESES 4 5.4%
6 MESES 16 21.9%
12 MESES 6 8.2%
TOTAL 73 100.0%
61
ANLISIS E INTERPRETACIN.
De las setenta y tres personas que han utilizado los servicios de ECOLLANTA 24
que corresponden al 32.9% dicen ocupar sus servicios cada mes siendo los ms
frecuentes, el 8.25% ocupan cada dos meses los servicios, el 17.8% afirman que
cada 3 meses ocupan los servicios de la empresa, el 5.4% ratifican que utilizan los
servicios cada 4 meses, mientras que el 5.4% confirman que utilizan los servicios
cada 5 meses, el 21.9% que corroborar utilizar los servicios cada 6 meses,
finalmente un 8.2% considera que es prudente utilizar el servicio de ECOLLANTA
cada ao.
8. El servicio brindado por ECOLLANTA ha sido:
CUADRO No. 22
FUENTE: Empresa Ecollanta. ELABORACIN: Fanny Ros.
GRFICO No. 22
31,5%
31,5%
36,9%BUENO
SATISFACTORIO
EXCELENTE
VARIABLES f. %
BUENO 23 31.5%
SATISFACTORIO 23 31.5%
EXCELENTE 27 36.9%
TOTAL 73 100.0%
62
ANLISIS E INTERPRETACIN.
Respecto al servicio brindado por ECOLLANTA un grupo de 23 personas, que
corresponde a 31.5% consideran que fue bueno, el otro grupo igual de 23 personas
considera que el servicio fue satisfactorio y el 36.9% pertenece a 27 encuestados
opinan que la atencin recibida en la empresa fue excelente.
9. Si usted no ha utilizado los servicios de ECOLLANTA Cree que tiene
acogida en el mercado?
CUADRO No. 23
FUENTE: Empresa Ecollanta. ELABORACIN: Fanny Ros.
GRFICO No. 23
ANLISIS E INTERPRETACIN.
59,26%
40,74%
SI
NO
VARIABLE f. %
SI 16 59.26%
NO 11 40.74%
TOTAL 27 100.00%
63
En la ltima pregunta se toma en cuenta las personas que dijeron no haber utilizado
el servicio de ECOLLANTA un total de 27 casos de los cuales el 59.27%
correspondiente a 16 personas opinan que si tiene acogida en el mercado y el
40.74% restante que equivale a 11 personas considera que no.
64
g) Discusin.
La Empresa ECOLLANTA no cuenta con la estructura organizacional que garantice
la definicin de los diferentes niveles jerrquicos administrativos desde su creacin;
situacin que ha provocado la ruptura de un proceso administrativo propio de la
actividad a la que se dedica la entidad, evidenciando la ausencia de reas de
responsabilidad; los empleados de la empresa opinan en un 100% que la empresa
carece de una estructura organizada; en lo concerniente a la asignacin de
funciones al personal existe duplicacin de funciones siendo una de las causas para
el logro de una verdadera capacidad organizativa y su incidencia en ejecucin de
las actividades desarrolladas por el personal de la empresa, situacin que se da
por la ausencia de manuales de desempeo y trabajo laboral; ya que nicamente
las funciones y responsabilidades son atribuciones del administrador, las cuales
deberan estar contempladas en los diferentes manuales internos, desde ese punto
de vista el nivel directivo no ha gestionado el estudio e iniciativas referentes a la
organizacin y relacin con procesos, servicios, clientes y proveedores,
desconociendo su directriz y proyeccin institucional; obstaculizando la capacidad
organizativa como ventaja competitiva en el desenvolvimiento de la gestin
administrativa de la empresa, estos estudios e iniciativas organizacionales tienen
sentido al incorporar en ellos sistemas de control interno de las principales
actividades administrativas y operativas, caso que no las tiene la entidad; al
adolecer de un control y que se refleje en un manual, reglamento o procedimiento
institucional que vincule las acciones entre las diferentes reas que componen el
establecimiento, por estas razones, es una necesidad el Manual de Funciones cuyo
contenido cumplir con las aspiraciones de organizacin y requerimientos.
La informacin obtenida en la empresa es veras y real, la encuesta fue utilizada
como una de las herramientas ms prcticas en los procesos investigativos ya que
las personas se encuentran en total libertad de expresar sus necesidades, Es
importante que se recoja slo la informacin indispensable, la mnima, para que
sean comprendidas las preguntas, ya que puede llevar a obtener informacin
errnea, se la diseo tomando en cuenta los recursos humanos y materiales de los
que se disponen tanto como para la recopilacin como para la lectura de la
informacin; todo fenmeno social, cultural y poltico puede ser estudiado mediante
65
las encuestas y se puede considerar que las encuestas pueden estudiar las
actitudes, valores, creencias y motivos, se adaptan a todo tipo de informacin y
poblacin, permiten recuperar informacin de sucesos acontecidos y permiten
estandarizar los datos para un anlisis posterior, despus de ejecutar las encuestas
se ha obtenido que la mayora de los de los empleados sea un 87.5% se
encuentran trabajando en la institucin 3 aos o ms.
El 75% de los empleados conocen de qu manera contribuyen con el
funcionamiento de la empresa.
El 100% de los empleados opinan que la empresa no posee una estructura
organizada.
Ha sido satisfactorio para el 75% del personal que trabaja en la empresa
actualmente.
El 62.5% de los empleados cree que las funciones de cada uno no son adecuadas
para el desarrollo empresarial.
El 62.5% considera que sus actividades estn medianamente acordes con su
formacin y experiencia.
La opinin de los empleados se encuentra dividida con relacin a la existencia de
un estudio, propuesta o iniciativa para re direccionar la empresa por lo tanto el 50%
dice haber estudios, y el otro 50% expresa que no hay un estudio.
Los empleados de la empresa en un 100% manifiestan que no existe ningn
documento interno que haga referencia a las normas y procedimientos que rijan el
control interno de la empresa.
La capacitacin recibida por los empleados el 22% la realiz en el campo de las
ventas, mientras que un 17% de la capacitacin se efectu en recursos humanos y
atencin al cliente.
El 89% del personal supone que no necesita recibir ningn otro tipo de capacitacin.
La mayora de los empleados en un 62.5% considera que es indispensable
estructurar un manual de funciones para el mejor desenvolvimiento de la empresa.
66
La edad en la que incurren los encuestados esta entre los 30 y 39 aos,
conformando un 35% de la poblacin.
Las personas que adquieren ms cantidad de llantas pertenecen al sexo masculino
con un 70%.
Las ocupaciones con mayor compra de llantas son los choferes con un 33%,
seguido de los profesionales en un 18%.
De la poblacin encuestada un 76% indica poseer vehculo.
De las personas encuestadas el 31% necesita repuestos cada 3 meses, seguida
por un 30% que compran repuestos a un tiempo indeterminado.
Tomando en cuenta que los encuestados pueden elegir varias opciones o todas al
mismo tiempo, el 34% compran llantas; mientras que un 31% opta por variedad de
repuestos.
Tenemos que el 62% de los encuestados no utilizan dicho servicio, seguido por el
22% que si ocupa el servicio.
De las 22 personas que responden utilizar el servicio de reencauche el 36,36% lo
hacen cada 3 meses, seguidos por el 22,73% que lo hacen cada 2 meses.
De un total de 100 personas encuestadas un 49% asegura que ha utilizado los
servicios frecuentemente.
De las 73 personas que contestaron ocupar los servicios de Ecollanta, el 32,9% lo
hace cada mes; seguido por el 21,9% que lo hace cada 6 meses.
De 73 personas que utilizaron el servicio de Ecollanta el 36,9% declararon haber
recibido un servicio excelente.
De las 27 personas que declararon no haber utilizado el servicio que presta la
empresa 59,26% creen que tiene buena acogida en el mercado.
67
h) Conclusiones.
El desarrollo del presente trabajo de carcter acadmico, permiti confrontar la
realidad emprica investigada, producto de la cual proporcion pautas para
estructurar los organigramas estructural y de funciones, adems el manual de
funciones, cumpliendo con los objetivos propuestos hacia una contribucin
efectiva y de competitividad en la gestin administrativa de la empresa, por
medio de un marco normativo sustentado en principios de modernizacin,
simplificacin y leyes actuales.
Desde su creacin la empresa ECOLLANTA no cuenta con una organizacin
empresarial, basada en su estructura orgnica y funcional; lo que ha impedido
cumplir con eficiencia y eficacia las actividades necesarias de gestin
administrativa debido a la falta de un manual de funciones.
La empresa ECOLLANTA no ha definido su presencia viva permanente de la
direccin en la gua y el impulso del pensamiento estratgico que implica la
participacin y compromiso activo de la organizacin.
Para poder facilitar las labores de evaluacin del control interno y su vigilancia
se requiere tener un manual de funciones acorde a las necesidades de los
empleados y al mismo tiempo de los propietarios de la empresa para mantener
un ambiente de trabajo estable y aumentar la eficiencia en los empleados
indicndoles cmo y cundo se hacen las cosas.
68
i) Recomendaciones.
Los organigramas estructural y funcional y el manual de funciones debern ser
difundidos en el entorno competitivo como una necesidad estratgica que
involucre los compromisos internos y las expectativas cambiantes de los
clientes, mediante el fiel cumplimiento de los objetivos institucionales y
empresariales como una ventana sostenible y de desarrollo.
Considerar la estructura organizacional explicita en el presente trabajo
investigativo como una pauta de organizacin, evaluacin y control de
funciones, autoridad, interrelacin y estandarizacin de cada uno de los
puestos y as evitar duplicidad de funciones.
Los directivos de la Empresa ECOLLANTA debern estructurar la elaboracin
del manual para encontrar un equilibrio entre la gestin administrativa y
productiva que garantice una correcta agilidad, eficiencia y eficacia en las
funciones.
El manual de funciones deber ser difundido para realizar el control interno en
base a las normas ya establecidas, de esta manera los propietarios y los
empleados estarn de acuerdo con las obligaciones que cada uno de ellos
tendr que realizar.
69
PROPUESTA
MANUAL DE FUNCIONES PARA LAS COMPETENCIAS LABORALES, Y EL
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL Y FUNCIONAL DE LA EMPRESA
ECOLLANTA DE LA CIUDAD DE LOJA.
PRESENTACIN.
La actualizacin del Manual Especfico de Funciones bajo el modelo de
competencias para los cargos de la empresa ECOLLANTA, se constituye en un
instrumento de gestin del Talento Humano a travs del cual se establecen las
funciones, las competencias laborales, las demandas y factores de riesgo
ocupacional y los requerimientos exigidos para el desempeo de las funciones
especficas de cada cargo.
Este documento es el resultado de la iniciativa de los directivos de la empresa y mi
persona basados en la orientacin hacia el ajuste permanente de la gestin del
talento humano en cuanto al diseo de polticas, programas, objetivos, procesos,
procedimientos e instrumentos que permitan el mejoramiento continuo para el
cumplimiento de la misin de la entidad. Fue realizada en el marco legal y
constitucional de las instituciones y directrices gubernamentales del entorno.
El Manual de Funciones es el producto de un trabajo tcnico, constituido en una
herramienta que permite a la empresa ECOLLANTA organizar sus cargos, a partir
de la definicin de los perfiles, verificando las actividades que cada funcionario
desempea en su puesto de trabajo segn su nivel jerrquico.
Ecollanta es una empresa que est en el mercado por el lapso de 5 aos, la cual
est dedicada a la venta de llantas en toda medida y marca, adems ofrece el
servicio de reencauche para sus clientes, tambin cuenta con la venta de repuestos
para vehculos livianos y pesados mediante previo pedido. Con la finalidad de
alcanzar los fines y objetivos, la empresa cuenta con personal altamente calificado
y motivado; de sta manera poder prestar la atencin personalizada. Por lo que
creemos necesario disear una estructura organizacional y funcional, que exponga
con claridad las responsabilidades, obligaciones, niveles de autoridad y de
70
coordinacin que deben guardar todos los integrantes de la empresa, con la
finalidad de que su esfuerzo en el trabajo contribuya a lograr las metas propuestas.
JUSTIFICACIN.
Se establece el Manual de Funciones para la Empresa ECOLLANTA, documento
formal en el que se plasma la estructura organizacional que conforma la institucin
y sirve como una gua que interesa al personal del establecimiento, en el cual se
indican las obligaciones que tiene cada empleado hacia la empresa.
FINALIDAD DEL PRESENTE MANUAL.
Este manual se presenta como una gua prctica en donde se pueda definir con
claridad cules son las funciones y responsabilidades de todo el personal que
labora en la empresa, pudiendo de esta manera facilitar el control y evitando
riesgos de organizacin.
MARCO JURIDICO.
El manual de funciones est desarrollado en base a:
Normativa Contable y Tributaria.
Normas de Contabilidad.
Ley de Rgimen Tributario Interno.
Cdigo Tributario.
Normativa Laboral y Social.
Cdigo de Trabajo.
Ley de Seguridad Social.
BASE LEGAL.
A partir del ao 2009 la Empresa Ecollanta cumple con las disposiciones legales y
normativas para el desenvolvimiento comercial, as como el registro del SRI,
71
asignando con el RUC 1103939839001 clasificado por el Servicio de Rentas
Internas como Persona Natural obligado a llevar Contabilidad y con el respectivo
permiso de funcionamiento emitido por el Cuerpo de Bomberos y a su vez por el
Municipio del Cantn Loja; el cual sirve de soporte para todos los actos de la
normativa empresarial, como son:
Constitucin Poltica del Ecuador.
Cdigo de Comercio.
Ley de Rgimen Tributario Interno.
Ley de Compaas.
Cdigo de Trabajo.
Ley del Consumidor.
Ley de Seguridad Social.
FORMATO Y COMPOSICIN.
En el momento de tener la informacin recopilada se determina el formato con el
cual se presentara el manual de funciones, ya que de esto depende que los
usuarios lo entiendan y lo comprendan.
El siguiente manual cumple con el objetivo bsico del puesto o cargo que se ocupa
en la prctica diaria dentro de la entidad.
Este manual contiene las siguientes caractersticas:
Permite hacer referencias rpidas y precisas de las funciones.
Facilita la lectura y/o consulta de funciones.
APROBACIN.
El manual de funciones de la Empresa ECOLLANTA, ser aprobado por la
Gerencia de la empresa.
72
MANEJO DE PERSONAL.
Resulta difcil separar el comportamiento de las personas del de las
organizaciones.11
Las personas que conforman la empresa son los recursos humanos que al darnos
su fuerza de trabajo nos ayudan a percibir utilidades, por su talento podemos
prosperar, gracias ellas la empresa llega a cumplir con sus objetivos, estrategias y
planes de trabajo.
LNEAS DE AUTORIDAD, RESPONSABILIDAD Y COORDINACIN
Las lneas jerrquicas en la empresa son directas y verticales; es decir, un nivel
dependiente rinde su actuacin y decisin a la autoridad inmediata, tanto en
responsabilidades como en deberes.
La responsabilidad general de la empresa, reside en el compromiso de brindar
productos de calidad y excelente servicio a los usuarios.
La coordinacin se realiza teniendo en cuenta la correlacin de funciones y
responsabilidades, as como alcanzar los objetivos y metas propuestas.
RECLUTAMIENTO DEL PERSONAL.
La persona responsable de evaluar los exmenes de admisin al nuevo
personal, ser el Gerente Propietario del establecimiento.
El gerente detecta la necesidad de un nuevo recurso humano de acuerdo a su
plan estratgico establecido.
Se prepara el perfil laboral de acuerdo a las necesidades del establecimiento.
El Gerente mediante los medios de comunicacin publicar el concurso de
mritos y oposicin para el cargo vacante a ocuparse.
11 CHIAVENATO, Idalberto. Gestin del Talento Humano. Pg. 5.
73
El Gerente revisa la informacin de los aspirantes y selecciona los ms idneos.
Los aspirantes seleccionados son llamados a una entrevista con la Gerencia,
en el cual se aplica la prueba psicolgica adems de hacer una prueba de las
habilidades requeridas. Mediante este proceso se punta a los aspirantes.
Posteriormente se verifica las referencias personales y laborales expuestas por
cada aspirante en su Curriculum vitae.
Por ltimo se autoriza a la contratacin del recurso humano.
74
SOLICITUD DE EMPLEO.
Fecha
Puesto solicitud Sueldo mensual deseado
DATOS PERSONALES
Nombres y Apellidos
Direccin Domicilio
Telfono Casa
Telfono Celular
Fecha Sexo M( ) F( ) Lugar de Nacimiento
Soltero Casado Viudo Divorciado Unin libre Estado Civil
CONOCIMIENTOS GENERALES
Idioma
Tecnologa Informtica
NIVEL DE INSTRUCCIN
Escuela Ciudad Titulo o Certificado SI ( ) o NO ( )
Primaria
Colegio Ciudad Titulo o Certificado SI ( ) o NO ( )
Secundaria
Universidad Ciudad Titulo o Certificado SI ( ) o NO ( )
Superior
Universidad Ciudad Titulo o Certificado SI ( ) o NO ( )
Postgrado
EMPLEO ACTUAL Y TRABAJOS ANTERIORES
Empresa actual o ms reciente
Telfono
Direccin
Fecha de Ingreso Fecha de salida
Salario Inicial Salario Final
Motivo de Baja
REFERENCIAS PERSONALES
Nombres Direccin Telfono Parentesco
Declaro bajo protesta de decir verdad, que los datos aqu anotados son verdicos, por mi parte no existe inconveniente alguno para que se compruebe su veracidad; esta solicitud me convierte en aspirante a ocupar algn cargo vacante.
75
FICHA DE INGRESO DEL PERSONAL.
NOMBRES Y APELLIDOS CODIGO
FECHA CARGO CARGAS FAMILIARES
FECHA DE
INGRESO
FECHA SALIDA
OBSERVACIONES
DOCUMENTACIN.
Para llevar a cabo el procedimiento de seleccin del personal y ocupar la
vacante el aspirante deber presentar la siguiente documentacin:
Solicitud de empleo con fotografa.
Curriculum vitae actualizado y notariado.
Certificado de estudios.
Tres cartas de recomendacin.
Record Policial.
Documentacin personal.
CAPACITACIN DEL PERSONAL.
El Gerente percibe los requerimientos de los empleados y trabajadores, con los
cuales se examina el tipo de capacitacin que se desea brindar.
Se gestiona dicha capacitacin ante la instancia correspondiente de conformidad al
plan prioritario de las diferentes reas de trabajo y al formato de la propuesta.
76
En secretara se archiva la documentacin respectiva al proceso de capacitacin.
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA EMPRESA ECOLLANTA.
GERENTE
ADMINISTRADO
SECRETARIA
VENDEDOR 1
VENDEDOR 2
BODEGUERO CHOFER
ASESOR
ASESOR
77
ORGANIGRAMA FUNCIONAL.
GERENTE PROPIETARIO
Prever, organizar, mandar, coordinar y controlar las actividades de la organizacin.
ADMINISTRADOR
Disea y mantiene un buen ambiente entre las personas que trabajan, para lograr los objetivos deseados.
SECRETARIA
Brinda apoyo en las labores
establecidas, adems vigila los
procesos a seguir en el rea de
administracin.
BODEGUERO
Responde por el manejo
adecuado, almacenamiento y
conservacin de los elementos
entregados bajo su custodia.
VENDEDORES
Establece un nexo entre clientes
y la empresa, contribuye a la
solucin de problemas,
administra sus ventas.
CHOFER
Brinda apoyo en mensajera, da
mantenimiento al vehculo,
realiza actividades encargadas
por su jefe.
ASESOR JURDICO
Asesora al gerente, coordina y
ejecuta acciones jurdicas de la
empresa siempre que se
requiera.
ASESOR CONTABLE
Planifica, coordina y controla las
actividades financieras.
77
78
DESARROLLO DE LA PROPUESTA
Despus de analizar los datos se plantea la siguiente propuesta que servir de
instrumento de apoyo y mejoramiento para los directivos de la empresa
ECOLLANTA, al conjuntar en forma sencilla, objetiva, ordenada, secuencial,
estandarizada y detallada la organizacin y operaciones en forma efectiva, gil y
eficiente para la ptima gestin administrativa.
S bien el manual establece lneas y criterios de orden normativo interno, no
constituye un reglamento en s, si no es una fuente formal y permanente de
informacin y orientacin sobre la forma de ejecutar una actividad determinada y
que responde a las necesidades actuales, las mismas que en el futuro podran
variar y, por tanto, se deber usar este documento con un criterio analtico y
ajustable a los cambios en su contenido, o en la estructura orgnica, base legal,
funciones o algn otro apartado que incida en la operacin del mismo.
79
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
IDENTIFICACIN.
CARGO: Gerente.
CDIGO: Eco 001
PUESTO INMEDIATO SUPERIOR: Ninguno.
PROPSITO.
Representante de la mxima autoridad de la empresa, a su cargo estn las
funciones de direccin, planificacin.
CONOCIMIENTOS.
Curso de Relaciones Humanas y Atencin al Cliente.
Capacidad de mando, correcto manejo del personal, facilidad para las
relaciones interpersonales.
Gestin de Proyectos.
ESTUDIO Y EXPERIENCIA
Capacidad de mando, correcto manejo del personal, facilidad para las
relaciones interpersonales.
Gestin de Proyectos.
DESCRIPCION DE LAS FUNCIONES
Hace el respectivo seguimiento de las actividades internas y externas de la
entidad, a quienes solicitar informes o reportes frecuentes para su respectivo
anlisis.
80
Representar legal y judicialmente a la entidad ante los organismos tanto
pblicos como privados.
Cimenta los planes de accin a implementarse para el desarrollo e innovacin
de la entidad.
Estudia y evala las materias competitivas del rea de desempeo para el
correcto cumplimiento de las polticas empresariales.
Asume la responsabilidad de los resultados empresariales.
Atiende y valora las necesidades y peticiones de los trabajadores, empleados
y clientes de la empresa.
IDENTIFICACIN.
CARGO: Administrador.
CDIGO: Eco 002.
PUESTO INMEDIATO SUPERIOR: Gerente.
PROPSITO:
Tiene como finalidad la direccin y control de las actividades de su dependencia,
orientado hacia un ambiente externo el cual la entidad pretende servir.
CONOCIMIENTOS:
Curso de Relaciones Humanas y Atencin al Cliente.
Capacidad de mando, correcto manejo del personal, facilidad para las
relaciones interpersonales
81
Gestin de Proyectos.
.ESTUDIO Y EXPERIENCIA:
Capacidad de mando, correcto manejo del personal, facilidad para las
relaciones interpersonales.
Gestin de Proyectos.
DESCRIPCIN DE LAS FUNCIONES:
Hacer operativa la planificacin realizada cada ao o perodo de la empresa.
Administrar y velar la eficiencia de la entidad, orientado en las funciones
definidas.
Cumple de manera oportuna y formal los estndares diseados para el
cumplimiento de las metas y objetivos propuestos por la entidad.
Es completamente independiente su trabajo y el de otros.
Da respuesta oportuna a las necesidades de los clientes de conformidad con el
servicio que la empresa brinda.
Proporciona informacin veraz, objetiva y basada en hechos.
Facilita el acceso a la informacin relacionada con sus responsabilidades.
Utiliza recursos que tiene la entidad para el desarrollo de las actividades y la
prestacin oportuna de los servicios.
Demuestra sentido de permanencia en sus actos.
IDEN TIFICACIN.
CARGO: Secretaria.
82
CDIGO: Eco 003.
PUESTO INMEDIATO SUPERIOR: Gerente Administrador.
PROPSITO:
Asistencia operativa (datos y textos) envo, recepcin, control de archivo, control de
correspondencia interna y externa, y dems que le sean pertinentes a sus
funciones.
CONOCIMIENTOS:
Relaciones humanas.
Conocimientos bsicos de informtica.
Comunicacin idnea y creativa.
Atencin al cliente.
ESTUDIO Y EXPERIENCIA:
Secretariado ejecutivo.
Relaciones Sociales.
Honorabilidad y respeto.
DESCRIPCION DE LAS FUNCIONES:
Evade temas indagatorios sobre informacin confidencial.
Organiza y guarda de forma adecuada la informacin y documentacin a su
cuidado.
Transmite informacin precisa y oportuna.
Acepta supervisin constante.
83
Realiza funciones orientadas al desarrollo de la organizacin.
Cumple los compromisos que adquiere.
Ser responsable del adecuado manejo de los tiles de oficina, as como el
correcto uso del mismo.
Se encarga del manejo de los fondos de caja chica.
Se encargar del cuidado de los bienes materiales de su oficina que estn a su
cargo.
Tomar apuntes en reuniones de trabajo que se mantengan con los directivos
y proceder conforme a las instrucciones para la elaboracin de los
documentos y su respectiva distribucin y archivo si as lo amerita.
Otros procesos que se requieran en su mbito.
IDENTIFICACIN
CARGO: Vendedor 1, Vendedor 2.
CDIGO: Eco 004 Eco 005.
PUESTO INMEDIATO SUPERIOR: Gerente - Administrador.
PROPSITO:
Efectuar labores tcnico comercial, dar informacin o consejo a los clientes.
CONOCIMIENTOS:
Atencin al cliente.
84
Mercadeo y marketing.
Manejo de inventario.
Comunicacin idnea.
Solucin inmediata ante eventualidades inusuales.
Relaciones humanas.
ESTUDIO Y EXPERIENCIA:
Atencin al cliente.
Mercadeo y marketing.
DESCRIPCIN DE LAS FUNCIONES:
Controla y organiza las labores desarrolladas por las ventas.
Revisa informes de ventas.
Recibe notas de ingreso y egreso de bodega.
Mantiene actualizados la documentacin de control de stock de los artculos
existentes y faltantes.
Da a conocer las ventas efectuadas.
Trata de ganar la preferencia en el mercado que est en manos de la
competencia.
Planea las ventas sobre la base de la investigacin del mercado.
Atiende y da respuesta oportuna a las necesidades de los clientes en general.
Proporciona informacin veraz y objetiva basada en hechos.
Ejecuta las funciones de su cargo en base a las normativas del establecimiento.
85
Es prctico.
Revisa de manera constante los procesos y procedimientos con el fin de
perfeccionar resultados.
IDENTIFICACIN
CARGO: Bodeguero
CDIGO: Eco 006
PUESTO INMEDIATO SUPERIOR: Administrador
PROPSITO:
Dirigir, controlar, planear, organizar y supervisar las actividades en materia de
recepcin, acomodo y loteo de mercadera.
Ayuda con las labores de mantenimiento del local y colabora con mensajera.
CONOCIMEINTOS:
Atencin al cliente
Manejo de Inventario
Responsabilidad.
ESTUDIO Y EXPERIENCIA:
Este puesto requiere poseer buenas relaciones humanas adems de
conocimientos sencillos de limpieza.
DESCRIPCIN DE LAS FUNCIONES:
Abrir y cerrar oportunamente los accesos de la empresa.
86
Realizar la limpieza y el aseo de las oficinas.
Realizar el inventario fsico de la mercadera. Controla los productos que se
ubican en la bodega.
Lleva a cabo el control de entradas y salidas de mercaderas del almacn y
verifica que la documentacin contenga los requisitos establecidos.
Mantener la organizacin e informar de alguna novedad en cuanto al
inventario de mercadera.
Repartir y entregar documentos y correspondencia.
Realizar depsitos diarios en las entidades bancarias.
IDENTIFICACIN
CARGO: Chofer
CDIGO: Eco 007
PUESTO INMEDIATO SUPERIOR: Gerente - Administrador.
PROPSITO:
Mantener y conducir los vehculos de la empresa son responsabilidad.
CONOCIMIENTOS:
Responsabilidad.
Nociones de mecnica.
Atender con cortesa, respeto y prontitud a las personas que requieren de los
servicios.
87
ESTUDIO Y EXPERIENCIA:
Edad entre 30 a 40 aos.
Bachiller.
Presentar licencia tipo B que est en vigencia.
DESCRIPCIN DE LAS FUNCIONES:
Manejar los vehculos cuando la empresa as lo disponga.
Verifica
