Domiciliary Care In Essex

The Future

15th October 2019

Hamptons Sport & Leisure, Chelmsford 

Agenda

• 10.00 – 10.30 – Visit stalls on Frailty, Social Value, EHM / E‐procurement, CQC, TEC• 10.30 – 10.50 ‐ Commissioning intentions / ASC business plan overview / Integration• 10.50 – 11.00 ‐ Live at Home Refresh update • 11.00 – 11.20 – Workforce• 11.20 – 11.40 – Technology• 11.40 – 11.50 – Tea / Coffee break • 11.50 – 12.10 – Business Models• 12.10 ‐ 12.30 – Contract Documentation• 12.30 – 12.50 – Personalisation• 12.50 – 13.00 – Wrap up• 13.00 – 14.00 – Lunch & stalls re‐open

Housekeeping 

Introduction Simon Harniess – Essex Care Association 

• Over the past few months, the Essex Care Association (ECA) has been working with ECC to consider what the Future of Domiciliary Care in Essex could look like. The current Live at Home Contract will end in February 2021 so now is the time to start thinking about what comes after. 

• Following an initial meeting to set out the scope, ECA members and ECC staff have been meeting as Workstream groups to look at key areas to inform what the new arrangements could be like. These areas are: Workforce; Technology; Business Models; Integration and Personalisation & Outcomes. These groups have now done some of the initial thinking about the future and we are ready to open up the discussions to providers in general. 

Our Initial Agreement

• Scope ‐ domiciliary care for all cohorts. Related services such as discharge to assess and bridging are included.

• Aim – the coproduction of a new contractual model to replace LAH by February 2021.• Timelines – to allow adequate time to run a tender process and migrate to the new 

model, work for this sub group needs to complete by February 2020.• Working approach – the group will adopt a transparent approach to the their work, 

showing mutual respect and using evidence to inform decisions wherever possible.  • Much of the activity will take place in workstreams which will then report back to the 

sub group.• Commercial restrictions between the members of the sub‐group will be respected.• Inclusivity – the need to involve the wider market in the coproduction process is 

recognised but it is accepted that consensus between all parties is unlikely to be possible.

Strategic Direction for Domiciliary Care (2021 and beyond)

Moira McGrath – Director of Commissioning  

October 2019

Our strategic aim • Help people to age well

We want• People enjoy a good and meaningful life• to see more people living independently in their own homes and independent of social care

• to see a reduction in the prevalence of preventable long term conditions and improve the health of people in Essex

• People to have a good experience in their dealings with ECC and the health and care system

Essex County Council Strategic Priorities

NHS Long Term Plan sets out 5 key changes;

• Boost Out of Hospital Care by establishing Primary Care Networks

• Redesign and reduce pressure on emergency hospital services

• Increase people’s control over their own health including through more personalised and joined up care 

• Extend digitally enabled primary and outpatient care

• Increase focus on population health through Integrated Care Systems• A single CCG for each ICS area by 2020• Three existing Sustainability Transformation Partnerships across Essex (Mid and South, Suffolk and North East Essex and Hertfordshire and West Essex will become Integrated Care Systems by April 2021

• Move towards 6 Integrated Care Partnerships/Alliances for local planning – North East Essex, West Essex, Mid Essex, Castlepoint, Rochford & Southend, Basildon & Brentwood (plus Thurrock)

Changes in the Health and Social Care Landscape 

We want to see;

• Joined up health and care

• Solutions that enable people to gain, regain and maintain independence

• Personalised support based on individual choice and control 

• Flexible support and outcome focused support that can meet both generic and specialist needs

• Increased uptake of Direct payments

This will be enabled by; 

• Consistency of care provision on smaller geographical areas to enable alignment and integration with other community services on ICS footprints

• A skilled workforce who feel valued and enabled to deliver good quality support

• Active promotion and use of digital technology 

• A better and closer relationship with a smaller number of providers 

• Financial sustainability

• Better quality solutions; favouring good and outstanding providers

• Joint commissioning of services

Direction of Travel for Live at Home 2021 

• May 2020 – Approximate procurement start

• October 2020 ‐ Contract mobilisation 

• April 2021 – Go Live for LAH solution and end of current LAH framework

2021 timeline

Live At Home Refresh 2020/21

Steve Ede – Head of Procurement 

October 2019

Help Us To Shape The Future Model

Simon Harniess – Essex Care Association

October 2019

Workstreams & the use of SLIDO

• SLIDO link – www.sli.do• Wi‐Fi Code: paw101263• Event Code – 9069• Select the room applicable to your workstream.  This can be changed by selecting the respective room from 

the drop down top left.• Select Q&A• Enter your comment and press send

• Workstream leads• Business models – Steve Ede• Contract documentation – Nick Stephenson • Technology –Zoe Harriss• Personalisation – Stephan Watt • Workforce – Tom Bendy

Technology Workstream Group

• The group has considered Technology that supports service users to remain independent as well as Technology to support Business

• There are established workstreams on Electronic Homecare Management (EHM) and eProcurement and have held engagement events.

• ECC have also looked at how other Local Authorities are using Tech to support work with Care Providers

• ECC have surveyed providers in order to understand what systems they have, but not all providers are using something.

Technology – Service Delivery

• EHM systems are hugely beneficial to enhancing quality and safety of both service users and workers

• Alerts (e.g. missed or late visits) work well, but the organisation needs to be able to respond to alerts.

• CQC increasingly looking at how providers use tech to demonstrate quality

• Tech can support workforce e.g. eMARs, dictating care notes• Senior staff can remotely check meds• Some providers using apps to enable families to monitor visits

Technology – Implementation Issues

• Linking EHM to payments is not supported by providers • Implementation of systems can be very time consuming• Phone/data coverage is patchy• Capital investment can be a barrier• Technological solutions rely on accurate data – the quality of ISPs remains an issue.

• Some concerns that packages may be awarded to the provider who is most tech savvy. 

Technology ‐ Questions

• How could ECC support you to embrace Technology to improve service delivery?

• Do you feel you know enough about how technology can support service users to remain independent at home? 

• The future workforce – what technical skills/knowledge might a carer in the future need? 

• How might we incentivise and assist the workforce to think about technical solutions to help a person to stay independent and in their home?

• Should the Local Authority offer innovation funding to pilot new ideas? If so, what?

• If more sourcing of packages is done via automatic systems, what needs to be in place to give you confidence?

Business Models – Key Issues for Providers

• Arrangements need to be sustainable• Recruitment and retention is a continuing challenge.• Volumes of work and capacity are concerns and impact sustainability.• Complexity of need is increasing.• The business model will impact recruitment – length of contract, etc• The way Dom Care, Reablement and Short Term care are funded does not feel equitable and could be better structured to benefit ECC and providers.

• The churn of new providers who are not able to sustain their presence is concerning. Often these providers do not bring new capacity.

• High number of Spot is concerning.• Often hard to communicate with ECC

Business Models – ECC Priorities

• Workforce – attract and retain• Choice and control• Measurable Outcomes in contracts• Manage Financial Pressures• Quality – Contract with Good and Outstanding only in future?• Technology – monitoring and assistance; improve user experience and staff experience

• Better Community Pathways to support discharge• Align with Adult Social Care Strategy, e.g. personalisation, etc

Business Models – Further Issues

• There is a case for ECC working with fewer providers• ECC have fewer staff to monitor and manage now• Improved communications• Simpler arrangements for sourcing• Improve quality• Efficiency of size

• Target Supply Areas may not be needed going forward• Unmet Need – at an historic low• The 70/30 Price/quality split could be varied• Providers could compete on quality with a fixed price (or prices)

Business Models – Questions for Providers

• If there was a reduced number of providers , what would be the impact for the market and service users?

• What is the optimum geographic size for services to be provided, e.g. district, parish, different in different places?

• How could larger and smaller providers work together to ensure capacity both in terms of overall numbers and specialism?

• Would moving to fixed price(s) be beneficial?• How would providers demonstrate quality?

Workforce ‐ Recruitment and Retention

• Poor public perceptions of care• Not enough people applying for vacancies• Perception of poor terms and conditions of employment• Lack of awareness of different roles/career pathways• Candidates expectations may not match the reality of the work• Applicants don’t always have genuine interest in the roles or lack the right values

• High amount of ‘churn’• No joined up workforce strategy across Health and Social Care

Workforce – Training

• Training opportunities are not always well co‐ordinated • Training not always consistent and good quality• Standards vary provider to provider• Opportunities for training funding are not always clear• Training standards are not consistent across providers• Some providers invest more than others in training• ECC fund some training to support quality, etc

Workforce – Provider Concerns

• Contractual models affect workforce recruitment – encourage investment• There is evidence that improving employment packages reduces staff turnover

• Incentives can be relatively modest in terms of returns and compared to recruitment costs

• It is not always clear where funding for training can be obtained – add to Provider Hub.

• An iCare Ambassador could help improve the image of the care profession and raise awareness

• Lack of respect from Health and Social Care colleagues as well as general public.

• Need to have reliable workforce data

Workforce Workstream Group –Questions for Providers

• Would you support accredited training standards across Essex, e.g. a universally accepted passport that everyone can sign up to?

• What contractual terms would encourage you to invest more in training?• What role should ECC play in funding training given that providers are expected to have a trained and competent workforce?

• Is values‐base recruitment something you have used or would consider using?

• Would a central Recruitment Hub for all Social Care Jobs help?• What workforce standards should ECC request in the new contract?• What employee incentives work for you?

Integration – Issues for Providers

• Provider staff not treated as equals by other professionals• Provider expertise not listened to, e.g. a couple more days may have made a person fully independent 

• Services in one part of the county are not the same somewhere else – confusing to experienced providers

• Providers have been able to respond quickly to help ECC, but arrangements may then be ended suddenly

• Teams skilled up then cast adrift• Future local Health arrangements not well understood – move closer to GPs?• Services feel isolated and siloed• Hard to know who to communicate with• Quality of handovers can be poor, e.g. out of Reablement

Integration – Issues for Commissioners

• Too many routes out of hospital• There is various work in progress to map and understand current services such as Intermediate Care and routes out of hospital

• Much of this work will not be complete when the new Home Care contract goes live• What services are in scope for this contract?• Intermediate Care and Reablement are probably not going to be in this contract• IRN has a new framework model in partnership but it took two years of work with Health

• When things go wrong ‘patch‐up’ services can be expensive • Reablement not in a good place• ‘Health want people out of hospital asap; ECC want people to be as independent as possible at the end of their service’

Integration – What works?

• Working in a professional partnership with providers• Listening to what providers say, e.g. changes to packages• Adapting and developing services over time NOT rigid and inflexible• Trialling approaches in an area but then building on them• Making good use of local knowledge• Transparency about commissioning intentions• Integration on the ground, e.g. with handyperson; home from hospital, etc

Integration – Questions for Providers

• What is working well for you especially around discharge services?• Are you invited to key meetings about your clients?• What would help admission avoidance?• Do you know what changes your CCG is proposing about working differently, e.g. around GP practices, MDTs, etc

• How can we improve relationships on the ground with other professionals?

Contracts – Some Provider Issues

• Providers are willing to be more flexible in principle to deliver outcomes

• Need to pay the carers for their contracted hours• Service user and family expectations can be quite rigid.• The views of the service user are the key measure of success.• Outcome‐focussed tends to be more for LD/MH rather than OP.

Contracts – Some Provider Issues, cont

• Payment processes in general have improved significantly• Non‐standard payments and services where a third party manage payments remain a problem

• Cannot carry over hours from one week to the next which would be helpful in some cases

• It is hard to get additional hours when needs increase or in response to specific one‐offs such as support to appointments. Flexibility here would be good

• Additional administration costs to demonstrate flexibility would be unwelcomed

• ISPs are key documents and quality is variable – need to improve

Contracts – Some ECC Issues

• Contract form will flow from what is decided in Business Models and other groups.

• The basic Terms and Conditions are the ADASS Regional Model• The current system of payment is based on ‘time and task’ and does not readily support outcomes.

• Contracts are mainly based on funding for individual service users and their specific needs.

• Hard to demonstrate outcomes for individuals or populations• Current pay on actuals rounded up to nearest 15 mins – considering alternatives 

Contracts ‐ Questions

• Do you feel you can demonstrate measurable outcomes for service users?• Could providers bank ‘unused’ hours in order to deliver outcomes.• Suffolk look at four headline KPIs – CQC ratings; safeguards; complaints; compliments, etc. Could this work in Essex?

• What approach do you think should be taken to place and manage complex packages?

• Front line care staff may not be geared up to identify community opportunities, etc. Would funding for a facilitator/community access role be helpful?

• Are there any other areas of contract that you feel we should look at?• Are there any areas of the existing contract that are working that we should preserve?

Personalisation & Outcomes – Provider Views

• Delivering outcomes may be about maintaining individuals and delaying deterioration rather than seeing improvement

• Demonstrating outcomes and personalisation should not create additional administrative burdens

• ECC should give providers more scope to vary packages and trust them more

• Providers are better able to personalise service for private clients• ISPs can be very proscriptive and leave providers little scope – ‘task‐focussed and rigid’

• Some providers have had experience of previous personalisation pilots that they can draw on – ISF Trail Volunteer; Right to Control 

Personalisation & Outcomes – ECC Views

• ECC Business Plan for Adult Social Care highlights personalisation, choice and control for service users

• Outcomes should be linked to the Care Act• Want to see an enabling approach to gain, regain and independence• Active promotion of digital technology• Need to understand better what service users want • Essex was a leader in Direct Payments, but this has tailed off• Need to be able to evidence what is delivered

Personalisation & Outcomes – Questions 

• What does personalisation, choice, control and enablement mean to you in a domiciliary care setting? 

• How do you personalise the service you offer now?• What would good look like to you? • How might we change the way we work with you to enable us to achieve this? 

• What would enable you to keep more of your service users out of hospital?

Opportunity – Short Term Enablement • The In Lieu of Reablement Service is for adults who have been assessed as requiring a period of intermediate care whilst determining their longer term support needs.  The Service is designed to provide a high quality locality based intermediate care service.  The Service will provide flexible, intensive, consistent and integrated short term support to enable an adult to remain at home or return to their normal place of residence.  The Service will provide support to adults to maximise their independence and achieve their optimum level of function, usually in their own home (but support could also be delivered within other settings including a relative’s home, a residential setting or temporary accommodation), including a rapid response when required.  This could be to enable an early and safe transfer from hospital, to prevent admission to hospital, or to meet an immediate support requirement within the community.

• Tender will be issued on 4th November in 5 lots (Mid, South West, South East, West, North East).• A bidder event day is being held on the 6th November at County Hall from 2.30 – 4.30pm. Please register your interest here: https://www.eventbrite.co.uk/e/lieu‐of‐short‐term‐enablement‐bidder‐day‐tickets‐76738377553

• If you have any questions please direct them to : ContractManagementAdults@Essex.gov.uk

Close & Next Steps

Simon Harniess & Moira McGrath 

October 2019