Documentele si Registrele Obligatorii Privind Activitatea Comerciala la SC Sorste SRL

CUPRINS

ARGUMENT...............................................................................................................4

CAPITOLUL 1

DOCUMENTELE I REGISTRELE CONTABILE OBLIGATORII FOLOSITE DE AGENTUL ECONOMIC N ACTIVITATEA COMERCIAL

1.1 DOCUMENTELE DE EVIDEN.......................................................................61.1.1 Importana i rolul documentelor de eviden............................................61.1.2 Structura documentelor de eviden...........................................................71.1.3 Clasificarea documentelor de eviden.......................................................71.1.4 ntocmirea documentelor de eviden......................................................101.1.5 Verificarea documentelor de eviden......................................................111.1.6 Pstrarea i arhivarea documentelor de eviden.....................................12

1.2 REGISTRELE CONTABILE OBLIGATORII.....................................................141.2.1 Rolul i importanta registrelor contabile in activitatea firmei..................141.2.2 Tipuri de registre contabile.......................................................................151.2.3 Completarea registrelor contabile.............................................................151.2.4 Verificarea registrelor contabile...............................................................17

CAPITOLUL 2

PREZENTAREA GENERAL A S.C. x S.R.L. ......................................18

CAPITOLUL 3STUDIU DE CAZ PRIVIND DOCUMENTELE I REGISTRELE CONTABILE UTILIZATE DE S.C. x S.R.L.3.1 Studiu de caz privind documente utilizate de S.C. x S.R.L.....................203.2 Studiu de caz privind registrele contabile obligatorii utilizate de S.C. x S.R.L..............................................................................................22

BIBLIOGRAFIE.......................................................................................................24

ANEXACAPITOLUL 1DOCUMENTELE I REGISTRELE CONTABILE OBLIGATORII FOLOSITE DE AGENTUL ECONOMIC IN ACTIVITATEA COMERCIAL1.1 DOCUMENTELE DE EVIDEN1.1.1. Importana si rolul documentelor de evide

Documentele sunt acte scrise, ntocmite pentru operaiile economice sau financiare la locul i n momentul efecturii lor, cu scopul de a dovedi existena acestor operaii, precum i pentru evenimente izvorte din necesiti organizatorice i administrative ale entitii economice (ex. actele necesare pentru angajarea i ncadrarea personalului, contractele economice etc.).Documentele de eviden sau documentele primare sunt numai acele documente care au legtur direct sau indirect cu nregistrrile contabile.Documentele de eviden reflect toate operaiile legate de existena i micarea elementelor patrimoniale (mijloacelor, proceselor i surselor economice antrenate n desfurarea ciclului de exploatare din ntreprinderi), relaiilor de drepturi i obligaii generate de aceste operaii, precum i rezultatele obinute din activitatea desfurat. Importan:In documentele de eviden sunt consemnate datele i informaiile proprii circuitului economic al patrimoniului ntreprinderii, servind: ca baz pentru efectuarea nregistrrilor n contabilitate. Prin datele pe care le conin, ele fac dovada nfptuirii operaiilor economice i financiare; la ntocmirea unor documente ce se nregistreaz n contabilitate inclusiv a documentelor cumulative . Astfel, documentele de eviden se pot utiliza succesiv i pentru celelalte forme de eviden, contribuind la stabilirea unei legturi organice ntre ele i la evitarea de paralelism; la efectuarea controlului economic si financiar pentru aprarea patrimoniului, constituind mijlocul folosit n descoperirea unor nereguli n gestiunea acestuia, lipsuri i sustrageri de bunuri, efectuarea de cheltuieli i pli fr baz legal . Totodat, prin intermediul lor, se asigur respectarea disciplinei financiare i contractuale; ca mijloc de prob n justiie pentru descoperirea adevrului. Astfel, documentele de eviden au i o importan juridic prin caracterul lor de acte justificative; nevoilor organizatorice i administrative care nu au nici o legtur cu nregistrarea n contabilitate;Tesu Marian-Iulian clasa aXIIa AT

1.1.2. Structura documentelor de evidenta

Structura documentelor de eviden este definit prin informaiile (elementele) consemnate i diferit n funcie de caracterul operaiilor economice nregistrate. Documentele de eviden conin dou feluri de elemente: comune; specifice.Elementele comune denumirea documentului; antetul; data ntocmirii documentului i efecturii operaiei; prile care contribuie la efectuarea operaiei economice respective; coninutul operaiei; baza legal, dac este cazul; unitatea de msur sau elementul n care se exprim operaia economic respectiv; semnturile persoanelor responsabile de ntocmirea documentului; tampila;Acestea au un caracter repetitiv i general, fiind de regul tiprite (tipizate).Elementele specifice: difer i se completeaz n funcie de natura operaiei economice sau financiare;Acestea sunt specifice condiiilor concrete n care se produc operaiile economice i financiare (sunt n general netipizate).

1.1.3. Clasificarea documentelor de eviden

In activitatea unitii patrimoniale sunt utilizate numeroase i variate documente de eviden n raport cu operaiunile economice i/sau financiare pe care le consemneaz.In funcie de trsturile caracteristice ale operaiilor economice i financiare, documentele de eviden se clasific dup mai multe criterii.1) Dupa natura operatiilor economice, documentele de evidenta se impart in documente privind: a) imobilizarile corporale:proces-verbal de predare-preluare;proces-verbal de receptie si punere in functiune; proces-verbal de scoatere din functiune . b) activele circulante- materiale - not de recepie i constatare de diferene; bonul de consum; fia- limit de consum .c) disponibilitile bneti: chitane, dispoziia de plat-ncasare.d) salariile i alte drepturi cuvenite angajailor: statul de salarii, lista de avans chenzinal, ordinul de deplasare, decontul de cheltuieli .e) vnzrile: factura sau factura fiscal, dispoziie de livrare, aviz de nsoire a mrfii.f) corespondena.g) arhiva.2) Dupa caracterul si functia pe care o indeplinesc documentele se impart in:a) documente de dispoziie: sunt acele documente prin care se transmite ordinul de a efectua o operaie economic sau financiar, precum i indicaiile necesare executrii : ordinul de plat, comanda, dispoziii de ncasare sau dispoziii de plat .b) documente justificative sau de execuie sunt acelea care cuprind date cu privire la executarea unei operaii economice. Spre deosebire de documentele de dispoziie, acestea stau la baza nregistrrii operaiilor n conturi : factura, factura fiscal, chitana, bonul de consum .c) documente mixte sunt acelea care cuprind att nsuirile documentelor de dispoziie, ct i a celor de execuie: dispoziie de livrare, aviz de nsoire a mrfii, fia-limit de consum .3) Dupa numarul operatiilor economice pe care le cuprind, documentele se impart in:a) documente singulare sunt acelea care consemneaz o singur operaie economic: chitana, factura .b) documente cumulative sunt acelea care acumuleaz i genereaz datele din documente singulare, consemneaz mai multe operaii economice de acelai fel: jurnalul de cumprri, jurnalul de vnzri .4) Dupa momentul intocmirii si rolul lor, documentele de evidenta pot fi:a) documente primare sunt acele documente n care se consemneaz pentru prima dat operaiile economice sau financiare. Ele se ntocmesc de regul n momentul efecturii acestor operaii economice sau financiare: chitana, factura .b) documente secundare sunt documentele ce se ntocmesc pe baza documentelor primare.5) Dupa locul de unde se intocmesc si circula, documentele se impart in:a) documente interne sunt acelea care se ntocmesc n cadrul unitii patrimoniale pentru operaiile economice i financiare cu privire la activitatea ei. O parte dintre aceste documente rmn n interiorul ntreprinderii, ca de exemplu: bonul de consum. Alte documente interne circul n exteriorul ntreprinderii, ca de ex.: facturile ntocmite pentru produsele livrate, lucrrile executate i serviciile prestate, ordinul de plat, cecul .b) documete externe sunt acelea care se intocmesc in alte unitati patrimoniale, dar care circula si in cadrul acesteia. Aceste documente reflecta relatiile unitatii patrimoniale cu terte persoane fizice sau juridice, ca de exemplu: factura primita de la furnizor, extrasul de cont primit de la banca .6) Dupa sfera de aplicare, documentele de evidenta se grupeaza in:a)documente de uz general (documente generale) sunt acele documente care se folosesc n toate unitile patrimoniale din toate ramurile de activitate: not de intrare-recepie, chitan, factur, bon de consum, stat de salarii; b) documente specifice sunt acelea care se utilizeaz numai n anumite ramuri de activitate, uniti patrimoniale, cum ar fi: actul de ftare, folosit n zootehnie, devizul, contractul de antrepriz, n construcii .7)Dupa forma de prezentare , documentele de evidenta se impart in:a) documente tipizate sunt acele documente care se ntocmesc pe formulare-tip i a cror folosire este obligatorie;b) documente netipizate sunt acele documente care se ntocmesc pe formulare specifice fiecrei ramuri de activitate, unitii patrimoniale n parte.8)Dupa regimul de tiparire si utilizare, documentele de evidenta se grupeaza in:a) documente cu regim special sunt acele documente pentru care exist dispoziii legale cu.precizri exprese privind modul de ntocmire, circulaie i pstrare. Pentru aceste documente exist reguli privind evidena i utilizarea lor. Astfel, pentru documentele care se prezint sub form de carnete se impune i urmrirea, sigilarea i certificarea numrului de exemplare, iar pentru cele sub form de foi volante se impune numerotarea i parafarea lor. Pentru aceste documente cu regim special, n cadrul unitilor economice se ine o eviden operativ special. Ex.: factura, factura fiscal, cecurile de numerar, chitana .b) documente fr regim special sau cu regim uzual sunt documentele care se folosesc cu respectarea normelor generale de ntocmire, circulaie i pstrare. Ex.; nota de contabilitate, borderoul de achiziie, ordinul de plat ;c) documente cu reglementri exprese sunt acele documente care se folosesc numai pentru anumite operaii economice, i anume: mrci potale, fiscale, certificate medicale, carnete de munc .9)Dupa modul de intocmire si rolul pe care-l indeplinesc in cadrul sistemului informational- contabil, documentele de evidenta se impart in: a) documente justificative sunt acele documente care se ntocmesc la locul i n urma executrii operaiilor economice sau financiare, prin semnarea lor de ctre persoanele care le-au ntocmit, verificat i nregistrat. Ele asigur certitudinea i realitatea efecturii operaiilor respective. Aceste documente preced i fundamenteaz datele cuprinse n ele, fac dovada efecturii operaiilor i angajeaz rspunderi, drepturi i obligaii cu privire la existena i micarea elementelor patrimoniale: orice operaiune patrimonial se consemneaza n urma efecturii ei ntr-un nscris care st la baza nregistrrilor n contabilitate, dobndind astfel calitatea de document justificativ. Ele angajeaz rspunderea persoanelor care le-au ntocmit, vizat ori aprobat, ori nregistrat n contabilitate" conform Legii Contabilitii nr. 82/1991, art.6. b)documente de eviden contabil sunt registrele contabile n care se consemneaz i pstreaz informaiile n structura proprie contului. In cadrul registrelor contabile propriu-zise intr: registrul-Jurnal, registrul Cartea Mare, registrul-inventar. De asemenea, registrele contabile pot fi nsoite i de registre de eviden operativ care se ntocmesc pentru stocarea informaiilor de un anumit fel, pe locuri de gestionare, i anume: registrul cheltuielilor, registrul stocurilor, registrul veniturilor, jurnalul de vnzri, jurnalul de cumprri . c)documente de sintez i raportare contabil sunt acele documente prin care se cumuleaz i se transmit informaiile n exteriorul unitii patrimoniale i din care amintim: bilanul contabil semestrial i anual i notele explicative, balana de verificare sintetic la sfritul lunii, privind impozitul pe profit la sfritul trimestrului (anului).Documentele de evidenta sunt elaborate in functie de continutul operatiilor economice si financiare pentru care sunt concepute, concomitent urmarindu-se sa fie clar, sa redea in forma simpla activitatile desfasurate de catre unitatea patrimoniala, cu cheltuieli materiale si umane minime.In ara noastr s-a elaborat un sistem raional de organizare a documentelor n conformitate cu noul sistem contabil al agenilor economici, care cuprinde: Nomenclatorul privind modelele registrelor i formularelor tipizate anume pentru activitatea financiar i contabil". Acest nomenclator cuprinde instruciuni precise cu privire la forma, coninutul, structura, ntocmirea i folosirea obligatorie a acestor documente.

1.1.4. Intocmirea documentelor de evidenta

In orice unitate patrimonial, ntocmirea documentelor pentru fiecare operaie economic i financiar reprezint o cerin major pentru cunoaterea i managementul activitii, ntruct aceasta reclam un control riguros att asupra integritii i modului de gestionare a patrimoniului n totalitate sau a prilor componente, ct i a fiecrei operaii n parte.Intocmirea documentelor se poate face manual sau cu mijloace de prelucrare automat, astfel nct acestea s fie lizibile, nefiind admise tersturi, rzturi, modificri sau alte asemenea procedee, precum i lsarea de spaiu liber ntre operaiile consemnate n acestea.Intocmirea documentelor are loc, de regul, la locul unde se produce operaia economic sau financiar.Un rol important n ntocmirea documentelor l constituie raionalizarea i tipizarea acestora prin care se urmrete stabilirea unor tipuri unitare de documente pentru toate ntreprinderile de acelai tip. Prin aceast aciune se reduc cheltuielile de imprimare i volumul de munc pentru completarea lor, eliminarea paralelismelor n ntocmire i circulaie, proiectarea unor documente care s corespund necesitilor de prelucrare automat, satisfacerea cerinelor de informare a tuturor formelor de eviden, ntocmirea manual se poate face prin folosirea: cernelii, a pastei sau creionului chimic, ntocmirea automat cu mijloace tehnice se poate efectua cu maina de scris, calculatorul etc.Intocmirea documentelor i prelucrarea automat a datelor prezint avantaje fa de prelucrarea manual n ceea ce privete exactitatea i operativitatea datelor, precum i reducerea considerabil a volumului de munc i rutin.Dup ntocmire, documentele se supun verificrii i prelucrrii.

1.1.5. Verificarea documentelor de evidenta

Verificarea documentelor de eviden este operaia premergtoare nregistrrii operaiilor economice i financiare n conturi i const n controlul respectrii condiiilor de form i de fond pe care acestea trebuie s le ndeplineasc. Verificarea are ca scop evitarea greelilor, neregulilor i abuzurilor, precum i pentru reflectarea realitii n contabilitate. Verificarea documentelor de eviden este de trei feluri:1. verificare din punct de vedere al formei;2. verificare aritmetic;3. verificare de fond.Verificarea din punct de vedere al formei se refera la:a) corespondena modelului de document cu natura operaiei consemnate;b) completarea tuturor elementelor obligatorii din formular;c) corespondena cu cele din anexe;d) existena semnturilor persoanelor responsabile de ntocmirea documentelor i efectuarea calculelor;e) ntocmirea n numrul de exemplare prevzut i existena aceluiai numr de ordine pe fiecare exemplar.Documentele de evidenta se supun si unei verificari aritmetice prin care se urmareste: exactitatea datelor cifrice inscrise; preluarea exacta a cantitatilor si preturilor; corectitudinea calculelor aritmetice.Verificarea de fond a documentelor presupune urmarirea legalitatii, necesitatii, realitatii, oportunitatii si economicitatii operatiilor economice si financiare pentru care acestea s-au intocmit. Legalitatea operaiei consemnate se apreciaz prin raportarea acesteia la actele normative ce reglementeaz operaiile respective (legi, ordonane,ordine,instruciuni) Necesitatea operaiei consemnate se apreciaz prin raportarea acesteia la cerinele activitii unitii patrimoniale, deoarece nu orice operaie economic sau financiar care este legal este i necesar ntreprinderii. Realitatea datelor nregistrate se apreciaz prin controlul reciproc al acestora, pentru a se confirma executarea operaiei. (Ex.: bonul de predare produse se compar cu bonurile de lucru pentru cantitile de produse obinute.) Oportunitatea i economicitatea operaiei au n vedere faptul c ea trebuie s se realizeze cu cheltuieli minime i la momentul oportun (optim). Ex.: efectuarea unei reparaii la exteriorul unei cldiri presupune efectuarea acestora n sezonul cald, care influeneaz att costul lucrrilor, ct i calitatea acestora. Verificarea documentelor de eviden se efectueaz n general de ctre alte persoane dect cele care le-au ntocmit i prelucrat. Dup verificare, documentele corect ntocmite sunt supuse analizei contabile i contrii, adic nscrierii pe ele a conturilor sintetice i analitice debitoare i creditoare n care urmeaz a se nregistra operaiile economice sau financiare. Contarea i nregistrarea n contabilitate se fac document cu document sau dup o centralizare a documentelor care se refer la operaii de aceeai natur i din aceeai perioad. Din punct de vedere metodologic, nregistrarea n contabilitate a operaiunilor economice i financiare se face cronologic, prin respectarea succesiunii documentelor individuale sau centralizatoare, n funcie de data ntocmirii sau intrrii n unitate i sistematic n registrele deschise pe conturi sintetice i analitice.In urma verificrii, documentele care se constat c nu ndeplinesc condiiile i cerinele se napoiaz compartimentelor sau unitilor de unde provin pentru a fi corectate sau completate corespunztor.CorectareaCorectarea erorilor din documente presupune respectarea unor reguli prin care: s se permit recunoaterea momentului cnd s-a produs greeala (la ntocmire sau la prelucrare); s se aduc la cunotin celor care au ntocmit documentul; s se efectueze corectarea prin tierea cu o linie a textului sau a sumei greite, n aa fel nct s se poat citi ce s-a greit. Apoi se scrie deasupra textul sau suma corect, fcndu-se meniunea pe documentul rectificat asupra acestui fapt; datele corecte s fie certificate prin semnturile persoanei care a completat iniial documentul sau a corectorului, cnd eroarea s-a constatat la prelucrare.In documentele referitoare la mijloace bneti (Registrul de cas, Chitan, Cec etc.) dac se fac greeli, nu se admit corecturi. Ele se anuleaz i se pstreaz n carnetele respective fr a fi detaate, cu meniunea anulat.

1.1.6. Pastrarea si arhivarea documentelor de evidenta

Clasarea este operaia de aezare (aranjare) a documentelor ntr-o anumit ordine strict determinat, n scopul pstrrii i al gsirii lor cu uurin atunci cnd sunt cutate pentru furnizarea informaiilor necesare organelor de eviden, conducere si control.

Arhivarea documentelor de evidenDocumentele de eviden de orice natur trebuie pstrate n condiii care s asigure integritatea deplin a lor pentru o anumit perioad de timp.De aceea se constituie un compartiment special de arhivare n care se pstreaz: documente originale, copii, fotocopii, filme, corespondene, planuri, schie.Pstrarea documentelor se realizeaz prin arhivarea lor, care poate fi de dou feluri:1. arhiva curent este organizat n cadrul fiecrui sector i serviciu din ntreprindere i permite consultarea documentelor n cursul exerciiului financiar.2. arhiva general este organizat la nivel de unitate patrimonial i la care se predau documente dup expirarea exerciiului financiar.Arhivarea documentelor de eviden se face in conformitate cu prevederile legale si cu respectarea urmtoarelor reguli: documentele se grupeaz n dosare, numerotate, numite i parapete; gruparea documentelor n dosare se face cronologic i sistematic, n cadrul fiecrui exerciiu financiar la care se refer acesta. In cazul fuziunii sau al lichidrii unitii, documentele aferente acestei perioade se arhiveaz separat; evidena documentelor de analiz se ine cu ajutorul Registrului de eviden, n care sunt inute evidenele dosarelor i documentelor intrate n arhiv, precum i micarea acestora n decursul timpului.Documentele de cas i unele documente contabile cum sunt: bilanul, balana de verificare, fiele de cont se pstreaz n casa de fier sau n spaii special amenajate, pe rspunderea contabilului-ef sau a altei persoane competente n acest sens, asigurate mpotriva degradrii, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor.In cazul utilizrii tehnicii de calcul, clasarea i pstrarea informaiilor se realizeaz cu ajutorul compact-discurilor, dischetelor i poart denumirea de arhiv electronic.Dup expirarea exerciiului financiar i aprobarea bilanurilor financiare anuale (bilanul contabil), documentele se predau la arhiva general a unitilor. Din arhiva general, documentele nu se scot dect cu aprobarea persoanelor competente, la cererea instanelor judectoreti i a organelor de control.In vederea scoaterii din arhiv a documentelor se ntocmete un proces-verbal n care se arat: cine a cerut documentul respectiv; cine a aprobat eliberarea documentului respectiv; scopul eliberrii documentului .In locul documentului solicitat se duce copia certificat de pe document, procesul verbal ncheiat, aprobarea de eliberare a documentelor i dovada semnat de persoana care a ridicat originalul.Termenele de pstrare a documentelor n arhiva ntreprinderii sunt stabilite prin dispoziii legale i sunt diferite, n funcie de natura, destinaia i categoria din care acestea fac parte. Astfel, documentele specifice unor ramuri au termen de pstrare stabilit prin instruciuni departamentale, de ramur, iar cele comune pe economia naional au termene stabilite de Direcia General a Arhivelor Statului.1.2. REGISTRELE CONTABILE OBLIGATORII1.2.1. Rolul si importanta registrelor contabile in activitatea firmeiRegistrele contabile sunt acele documente-formulare cu ajutorul crora se efectueaz nregistrarea operaiilor economice i financiare n conturi, precum i furnizarea informaiilor privind starea i micarea patrimoniului unei unitti. Registrele contabile, indiferent de forma de prezentare (jurnale, fise, situatii etc.), trebuie sa cuprinda elemente cu privire la : felul, numarul si data documentului justificativ; sumele corespunzatoare operatiunilor efectuate; conturile sintetice si analitice debitoare si creditoare ; semnaturile pentru intocmire si verificare;

Registrele contabile prezinta o deosebita importanta: servesc la prelucrarea, centralizarea i nregistrarea n contabilitate a operaiilor economice i financiare consemnate n documentele justificative; servesc la nregistrarea cronologic i sistematic a tuturor operaiilor economice i financiare i se ntocmesc manual sau prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor corespunztor cerinelor privind respectarea coninutului minimal de informaii i a normelor de ntocmire i utilizare a acestora; servesc la ntocmirea balanelor de verificare sintetice i aqalltice, precum i a situaiilor financiare; servesc la analiza economico-financiar a activitii desfurate de unitatea patrimonial n cadrul exerciiului financiar prin furnizarea de informaii; nentocmirea, ntocmirea eronat i/sau neutilizarea documentelor justificative i financiar- contabile, precum i a registrelor contabile obligatorii conform legii se sancioneaz potrivit prevederilor legale n vigoare; servesc drept prob n justiie n scopul soluionrii litigiilor;

1.2.2. Tipuri de registre contabileDesfurarea activitii n cadrul intreprinderilor implic multiple operaii economico-financiare care sunt consemnate n documente justificative. Operaiile economice i financiare consemnate n documentele justificative sunt inregistrate n ordine cronologic i sistematic grupate n registrele contabile. Registrele de contabilitate se prezint sub forma unor caiete(registre legate), fie sau situaii i listri informatice ale cror coninut i form corespund scopului pentru care se in.Definite prin prisma sistemului informaional contabil, registrele de contabilitate reprezint documente cu ajutorul crora se realizeaz nregistrarea cronologic i sistematic a operaiilor economice i financiare n contabilitate, furniznd informaii privind situaia i micarea patrimoniului. Legea Contabilitii i Regulamentul privind aplicarea acestei legi prevd : principalele registre ce se folosesc sunt : registrul-jurnal, registrul-inventar i registrul cartea-mare. Registrul-jurnal i registrul-inventar au regim de nregistrare la organele fiscale, unde se depun numerotate, nuruite i parafate.n consecin, cele dou registre pot fi admise ca prob n cazul litigilor dintre ntreprinderi, n caz de faliment, precum si n orice situaii. Tipurile de registre prezentate: se folosesc n cadrul tuturor tehnicilor de prelucrare i nregistrare informaiilor; coninutul acestora este acelai, diferit este numai forma lor de prezentri nu circul ntre compartimentele unitii i nici n afara acesteia; se pstreaz n cursul anului n cadrul compartimentului de contabilitate; n exerciiul financiar urmtor se predau la arhiva general a unitii, unde se pstreaz timp de zece ani de la data nchiderii exerciiului respectiv; n cazul pierderii, sustragerii sau distrugerii vor fi reconstituite n maximui 30 de zile de la constatare.

1.2.3. Completarea registrelor contabileRegulile de completare a registrelor contabile difer dup modul de nregistrare a operaiilor economice i financiare n cadrul sistemului de conturi, astfel: pentru evidena cronologic, pentru evidena sistematic, pentru evidena combinat i pentru inventarierea patrimoniului.A) Evidena cronologic se reflect n nregistrarea operaiilor economice i . financiare n ordinea n care acestea au fost efectuate n timp. Funcia principal a registrelor pentru evidena cronologic const n cunoaterea rulajului valoric al operaiilor economice i financiare pe o anumit perioad de gestiune. Din aceast categorie de registre enumerm:a)registrul-jurnal;b)registrul-jurnal de ncasri i pli;c)nota de contabilitate .

a) Registrul-jurnal Registrul-jurnal este un document contabil obligatoriu n care se nregistreaz, n mod cronologic,toate operaiunile economico-financiare.Operaiunile de aceeai natur, realizate n acelai loc de activitate(atelier , secie etc.), pot fi recapitulate ntr-un document centralizator, denumit jurnal auxiliar, care st la baza nregistrrii n Registrul-jurnal.Unitile pot utiliza jurnale auxiliare pentru operaiunile de cas i de banc, decontrile cu furnizorii, situaia ncasrii-achitrii facturilor etc. .Orice nregistrare n Registrul-jurnal trebuie s cuprind elemente cu privire la : felul, numrul i data documentului justificativ, explicaii privind operaiunile respective i conturile sintetice debitoare i creditoare n care s-au nregistrat sumele corespunztoare operaiilor efectuate .Unitile care utilizeaz jurnale auxiliare pot nregistra n Registrul-jurnal sumele centralizate pe conturi,preluate din aceste jurnale.

b) Registrul-jurnal de ncasri i pli

Registrul-jurnal de ncasri i pli este documentul contabil utilizat pentru nregistrarea operativ a ncasrilor i plilor pe baz de documente justificative, precum i documentul prin care se stabilete situaia financiar a unitii patrimoniale "respective. In acest registru sunt consemnate att operaiile n numerar, ct i cele efectuate prin contul de la banc, indiferent dac a avut lor ncasarea sau plata efectiv. Acesta se numeroteaz i se snuruieste.

c) Nota de contabilitate

1. Servete ca document justificativ de nregistrare n contabilitatea sintetic i analitic, de regul pentru operaiunile care nu au la baz documente justificative (stornri etc.).2. Se ntocmete, ntr-un exemplar, de compartimentul financiar-contabil.3. Circul : -la persoana autorizat s verifice i s semneze documentul ;-la persoana care asigur contabilitatea sintetic i analitic n cadrul compartimentului financiar-contabil.4. Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil.5. Coninutul minimal obligatoriu de informaii al formularului este urmtorul : -denumirea, numrul i data (ziua,luna,anul) ntocmirii formularului;-deumirea unitii;-explicaii; simbolul contului debitor/creditor; suma;-semnturi: ntocmit, verificat.

B) Evidena sistematic prezint avantajul gruprii i nregistrrii operaiilor att n funcie de natura lor, ct i n funcie de data efecturii acestora. Din aceast categorie face parte registrul (formularul) Cartea mare", care poate avea mai multe forme:a)fi de cont pentru operaii diverse;b)fie sintetice ah sau pe conturi corespondente.Registrul Cartea mare" reprezint un document contabil obligatoriu n care se nregistreaz lunar i sistematic, prin regruparea conturilor, micarea i existena tuturor elementelor de activ i de pasiv, la un moment dat. Acesta este un document contabil de sintez i de sistematizare i conine simbolul contului debitor i al conturilor creditoare corespondente, rulajul debitor i creditor, precum i soldul contului pentru fiecare lun a anului curent. Registrul Cartea mare poate conine cte o fil pentru fiecare cont sintetic utilizat de unitate.Cartea mare st la baza ntocmirii balanei de verificare.

Registrul Cartea mare poate poate fi nlocuit cu Fia de cont pentru operaiuni diverse.Editarea Crtii mari se va efectua numai la cererea organelor de control sau n funcie de necesitile proprii.Durata de arhivare : Registrul-jurnal, Registrul-inventar i Registrul Cartea mare se pstreaz n unitate timp de 10 ani de la data ncheierii exerciiului financiar n cursul cruia au fost ntocmite, iar n caz de pierdere, sustragere sau distrugere, trebuie reconstituite n termen de maximum 30 de zile de la constatare.

C) Evidena combinat. Registrul de eviden combinat se prezint sub form de jurnal-cartea mare, n care operaiile se nregistreaz simultan, att n ordine cronologic, ct i sistematic, pe feluri de operaii de aceeai natur. Se Utilizeaz de ctre unitile patrimoniale cu un volum mic de operaii, care aplic ; forma de nregistrare contabil pe jurnale. Registrul Cartea mare", indiferent de forma pe care o mbrac, este un document contabil care st la baza ntocmirii balanei de verificare sintetice. Se intocmeste intr-un singur exemplar, lunar, fara stersaturi, modificari sau spatii libere.

D) Inventarierea patrimoniului unitii se realizeaz cu ajutorul registrului- inventar.

Registrul-inventar reprezint un document contabil obligatoriu n care se nregistrez toate elementele de activ i de pasiv, grupate n funcie de natura lor, inventariate de unitate, potrivit legii. Registrul-inventar se ntocmete la nfinarea unitii, cel puin o dat pe an pe parcursul funcionrii unitii, cu ocazia fuziunii, divizrii sau ncetrii activitii, precum i de alte situaii prevzute de lege pe baz de inventar faptic.n acest registru se nscriu, ntr-o form recapitulativ, elementele inventariate dup natura lor,suficient de detaliate pentru a putea justifica coninutului fiecrui post al bilanului.Registrul-inventar se completeaz pe baza inventarierii faptice a fiecrui cont de activ si de pasiv. Elementele de activ i pasiv nscrise n Registrul-inventar au la baz listele de inventariere sau alte documente care justific coninutul acestora.n cazul n care inventarierea are loc pe parcursul anului, n Registrul-inventar se nregistreaz soldurile existente la data inventarierii, la care se adaug rulajele intrrilor i scad rulajele ieirilor de la data inventarierii pn la data nchiderii exerciiului financiar.

1.2.4. Verificarea registrelor contabile

nainte de a se nregistra n contabilitate, documentele de eviden trebuie s fie supuse unei verificri minuioase. Verificarea documentelor se face sub 3 aspecte :a) verificarea formei;b) verificarea aritmic(cifric);c) verificarea de fond;

a)Verificarea formei urmrete: dac s-au folosi formulare corespunztoare cu natura operaiilor; dac s-a completat numrul de exemplare cerute; dac s-au respectat regulile de ntocmire a documentelor;b)Verificarea aritmic urmrete: dac sumele au fost nscrise corect; dac s-au efectuat corect calculele; c)Verificarea de fond urmrete dac operaia este legal, real, necesar i oportun. Verificarea documentelor se poate face de ctre persoanele: care conduc contabilitatea(contabil ef, director economic) care execut controlul financiar preventiv; mputernicite de ctre unitate(cenzori, experi contabili); care fac parte din aparatul de control financiar i fiscal al statului(inspectori, comisari).

BIBLIOGRAFIE

Mihai Ristea , Oprea Clin Bazele Contabilitii

Pantea Iacob Petru , Gheorghe Bodea - Contabilitatea financiar

Possler Ladislau - Contabilitatea intreprinderii- indrumar practic

Sichigea Nicolae - Gestiunea financiara a intreprinderii

Matis Dumitru - Bazele contabilitatii. Aspecte teoretice si practice