Documentation Zimbra 8 Canéjanextranet.canejan.fr/extranet/doc/Documentation_Zimbra8... · 2019-10-14 · Documentation Zimbra 8 Canéjan Guide d’utilisation avancée de Zimbra

Documentation Zimbra 8 Canéjan

Guide d’utilisation avancée de Zimbra sur ordinateur (PC Windows, Linux ouMAC) pour les élus et agents de la Mairie et du CCAS de Canéjan.

Table des matièresI Ce document.......................................................................................................................................3

I.1 Objectifs.....................................................................................................................................3I.2 Versions......................................................................................................................................3

II Présentation de Zimbra.....................................................................................................................4III Connexion........................................................................................................................................4

III.1 Rappel concernant les mots de passe.......................................................................................5III.2 Se déconnecter.........................................................................................................................5

IV Généralités.......................................................................................................................................6IV.1 L’espace de travail Zimbra.......................................................................................................6IV.2 Onglets des applications...........................................................................................................7IV.3 Collaborer / Partager................................................................................................................7

V Affichage et organisation des messages............................................................................................8V.1 Fenêtre principale, colonnes et tri des messages.......................................................................8V.2 Affichage en Conversation ou par Mail.....................................................................................8V.3 Les dossiers de messagerie........................................................................................................9V.4 Les Filtres..................................................................................................................................9V.5 Spam et flux d'activité.............................................................................................................10V.6 Les Tags (Etiquettes)...............................................................................................................12

VI Rédaction des messages...............................................................................................................13VI.1 Les options.............................................................................................................................13VI.2 Le bon usage du A / CC /Cci.................................................................................................14VI.3 Changer d'expéditeur.............................................................................................................15VI.4 Signature(s)............................................................................................................................15VI.5 Pièces jointes : formats et taille limite...................................................................................16VI.6 Limiter la taille de sa boite de messagerie.............................................................................16

VII Gestion des contacts.....................................................................................................................17VII.1 Fenêtre des Contacts.............................................................................................................17VII.2 Fiches contacts (et synchro mobile).....................................................................................17VII.3 Liste de distribution..............................................................................................................18VII.4 Groupe de contacts...............................................................................................................18VII.5 Personnes contactées pas mail / saisie automatique.............................................................18

VIII Le Calendrier..............................................................................................................................19VIII.1 Fenêtre générale : affichage des agendas............................................................................19VIII.2 Créer un rendez-vous simple..............................................................................................19VIII.3 Rendez-vous avancé – Plus de détails................................................................................20VIII.4 Afficher un agenda externe.................................................................................................21

IX Tâches............................................................................................................................................22X Porte-Documents............................................................................................................................23XI Préférences....................................................................................................................................24

XI.1 Message d’absence................................................................................................................24XI.2 Partage...................................................................................................................................24

XII La Recherche...............................................................................................................................25XII.1 Recherche avancées..............................................................................................................25

XIII FAQ.............................................................................................................................................26

Service Informatique – Mairie de Canéjan – V1.2 2/26

I Ce document

I.1 ObjectifsCe document est destiné uniquement aux élus et agents de la Mairie et du CCAS deCanéjan dotés d’une adresse électronique « @canejan.fr ». Il présente l’utilisation deZimbra dans un navigateur, c’est-à-dire l’utilisation de Zimbra sur un ordinateur de bureau(fixe ou portable) dans les conditions traditionnelles d’un usage bureautique.

Il n’est pas traité ici de son usage mobile, bien que cela puisse être évoqué dans cedocument.

Ce document doit répondre à deux objectifs :

1. Il doit permettre une prise en main de l’ensemble des fonctions « de base »intégrées à Zimbra et communément utilisées à Canéjan (notamment pour unnouvel utilisateur).

2. Il doit permettre de rendre accessible à tous les outils « avancés » intégrés àZimbra, qui peuvent représenter un gain de productivité et/ou de collaboration ausein des services (partage d’information, organisation du travail, gain de temps,lutte contre l’infobésité1...).

I.2 Versions

Version Date Présentation à Principaux changements

1.1 20/08/2018 Testeurs Quelques précisions, correction orthographique

1.2 21/08/2018 DGS

1Infobésité :(terme francisé d'invention québecoise, issu de l'anglais, information overload) est un concept désignant l'excès d'informations reçues par une personne qu'elle ne peut traiter ou supporter sans porter préjudice à elle-même ou à son activité. (Source Wikipédia)


https://fr.wikipedia.org/wiki/Surcharge_informationnelle

II Présentation de ZimbraZimbra est une plate-forme en ligne de messagerie et de travail collaboratif. Cela signifiequ’il permet d’accéder « de partout » à ses mails, agenda, contacts et porte-documents.Zimbra est un outil de travail collaboratif, qui permet de partager (et déléguer la gestion)avec ses collaborateurs / élus les fonctions suivantes:

• mails (notamment un dossier spécifique qui serait lié à un projet particulier)• agenda et disponibilité de ressources (salles, matériels, etc...)• contacts (on peut créer des dossiers thématiques de contact que l’on partage avec

ses collègues, exemple : dossier « fournisseurs »).• porte-document (dossier de fichiers)• tâches (to-do lists)

Pour l’utiliser, il n’est pas nécessaire d’installer de logiciels spécifiques, il suffit juste deconnaître l'adresse : extranet.canejan.fr

Afin de profiter de toutes les fonctionnalités de Zimbra, il est recommandé de disposerd’un navigateur Web performant et à jour.Nous préconisons Firefox mais Edge, Internet Explorer, Chrome ou Safari pourront aussiêtre utilisés.

Il y à d'autres moyens d’y accéder, mais vous devez nous consulter pour valider les autrespossibilités de connexion.

III ConnexionNous préconisons de se connecter par l'adresse : extranet.canejan.fr, il est possible dese connecter directement par l’adresse : httpS ://mailhost.canejan.fr


https://mailhost.canejan.fr/

https://mailhost.canejan.fr/

http://extranet.canejan.fr/

http://extranet.canejan.fr/

III.1 Rappel concernant les mots de passeLe choix de votre mot de passe (et sa conservation) est le premier chaînon de la sécuritéde nos outils informatiques. Nous pouvons déployer toutes les solutions techniques desécurité, si votre mot de passe est trouvé par un tiers, nous ne pourrons pas vousprotéger.

Cela commence par la conception d’un mot de passe sécurisé : trop d’internautes utilisentdes mots de passe simples à deviner (123456, azerty, motdepasse ou leur date denaissance…). Et vous êtes nombreux à utiliser le même mot de passe pour tous les sites,de votre compte en banque à certains services peu sécurisés. Pour vous aider à choisir unbon mot de passe, voici quelques conseils.

• Choisissez un mot de passe d’au moins 8 caractères si possible

• Utilisez des minuscules, majuscules, chiffres et caractères spéciaux

• Choisissez un mot de passe unique pour chaque compte sur Internet

• N’écrivez jamais vos mots de passe sur un papier

• N’écrivez jamais vos mots de passe sur un fichier

• N’enregistrez jamais vos mots de passe dans un ordinateur partagé (utilisez lanavigation privée), pensez à vous déconnecter.

• Personne ne doit pouvoir deviner votre mot de passe : évitez d’utiliser votreprénom, celui de votre animal de compagnie ou votre date de naissance.

• Ne communiquez pas votre mot de passe à un tiers (zimbra permet de partagerl’accès à certaines informations, nul besoin de donner son mot de passe.)

Une astuce pour générer un mot de passe sécurisé :

Mémorisez une phrase puis utilisez la première lettre de chaque mot pour créervotre mot de passe.

Exemple : « Mon vélo tourne mal, je suis un nouveau piéton » permet de retrouver lespremières lettres (dans l’ordre) des planètes du système solaire : MVTMJSUNP (Mercure,Vénus, Terre, Mars, Jupiter….)

III.2 Se déconnecterLorsque vous quittez Zimbra sur un ordinateur qui estsusceptible d’être utilisé par un tiers, il est impératif de sedéconnecter.

En haut, à droite de la fenêtre, près de votre nom, cliquezsur le triangle, puis sur Déconnexion.


IV Généralités

IV.1 L’espace de travail ZimbraLors de l’ouverture de Zimbra, c’est l’interface mail qui s’affiche en premier. Voici ce quevous découvrez après vous être identifié:

1 Vous trouverez ici, le nom et le quota de la boite de messagerie.

2 La barre de recherche

3 Onglets de chaque application

4 Boutons de nouveau mail

5 Dossiers (que l’on peut partager)

6 Résultats de vos recherches

7 Tags permet d’étiqueter vos messages

8 Zimlets (petites applications que l’on peut ajouter à Zimbra)

9 Barre d’outils, chaque application a sa propre barre.

10 Panneaux de visualisation qui donnes l’entête du mail

11 Message sélectionné

12 Fenêtre de lecture ou s’affiche le contenu du mail

13 Bouton « Actualiser » pour forcer le rechargement des messages


IV.2 Onglets des applicationsLes onglets permettent d’accéder aux applications de Zimbra qui seront décrites dans cette notice :

Mail : toute la gestion de vos mails se trouve dans cet onglet

Contacts : toute la gestion des carnets d’adresses

Calendrier : gestion de l’Agenda

Tâches : possibilité de créer des « to do lists »

Porte-document : stockage et partage de fichiers

Préférences : tout le paramétrage des options de votre logiciel Zimbra se trouve dans cetonglet

IV.3 Collaborer / PartagerZimbra permet d’organiser les contenus (mails, agendas, contact, fichiers) en dossiers,chaque dossier peut être partagé avec des collaborateurs. La méthode est toujours lamême : Clic droit sur le dossier / partager dossier,

Il suffit après de saisir l’adresse mail du/descollaborateurs et de sélectionner leur rôlesur ce dossier. Cela envoi un mail le/lesprévenant de la création du partage. Enl’acceptant , le dossier devient accessibleau(x) collaborateur(s) sélectionné(s).

Il est possible de voir avec qui un dossierest partagé en faisant clic droit sur ledossier / Editer propriétés.


V Affichage et organisation des messages

V.1Fenêtre principale, colonnes et tri des messagesLes messages sont affichés en tableau, il est possible de changer l’ordre des colonnes(par glisser/déposer sur le titre de la colonne). Les messages peuvent également être triéspar chaque colonne (Date/Expéditeur/Objet…) en cliquant sur le titre de la colonne, parordre croissant ou décroissant (en cliquant à nouveau sur le titre de la colonne).

La colonne sur laquelle le tri est appliqué affiche un petit triangle qui indique l’ordrecroissant ou décroissant :

Attention si vos mails paraissent mélangés, peut être que vous avez cliqué sur la flèchede tri d’une colonne, cliquez sur « Reçu » pour les classer par date et heure d’arrivée.

V.2Affichage en Conversation ou par MailIl est possible de regrouper automatique tous les messagesqui sont liés a une conversation (le messages d’origine etles différentes réponses), cela s’appelle l’affichage « Parconversation » :


V.3Les dossiers de messagerieLes messages sont stockés dans les dossiers :

• Réception,

• Envoyé,

• Brouillons, (tout message commencé est enregistré iciautomatiquement, jusqu’à son envoi)

• Spam et Corbeille.

Afin d’organiser ces mails, il est possible (et même vivement recommandé) de créer desdossiers dans sa boite réception (clic droit sur réception, Nouveau dossier). Les messagespeuvent alors être rangés dans les dossiers par« glisser, déposer » ou clic droit / déplacer.

V.4Les FiltresAprès avoir créé des dossiers (et éventuellement les avoir partagés), on peut automatiserle rangement des mails dès leur réception. Pour cela, on utilise la fonction des filtres : ondéfinit des règles quipermettent de « reconnaître »les messages à traiter puis onchoisit une action (le ranger,le transférer à une autreadresse, le détruire…). Le plus simple pour cela estd’utiliser un message reçu quiservira de modèle : dans cetexemple j’ai cliqué sur unmessage de confirmationd’une sauvegarde qui s’estbien passé,et j’ai sélectionné :

Je veux que les messagesprovenant de cette adresse etcontenant « [Success]…. » serangent tout seul dans undossier « Sauvegarde OK ».

Regardez bien tous les éléments de filtrage avant de valider.(la logique informatique est ici implacable...)


V.5Spam et flux d'activitéZimbra 8 intègre désormais deux mécanismes différents pour nettoyer la boite deréception des messages « parasites » :

L’antiSpam

Classiquement les messages considérés comme SPAM (généralement tous les messagesconsidérés comme publicité non sollicitée) sont identifiés et en stockés temporairementdans le dossier SPAM puis automatiquement détruis après 1 mois. Pour améliorer lesrésultats de ce filtre, il est recommandé d’identifier les messages que vous considérezcomme du spam comme ceci :

Pour information, nous utilisons trois serveursAntiSpam consécutifs pour filtrer vos boites, chacunutilisant de nombreux mécanismes.

Le premier filtre intercepte déjà 91 % des messagesà destination de nos boîtes…


Adresses acceptées

Dans les préférences, la rubrique « adresses acceptées » vous permet de saisir desadresses en « liste blanche », qui ne seront jamais marquées en SPAM.

Le Flux d’activité

Ce nouveau mécanisme permet de filtrer les messages « non prioritaires » (les newsletter,les messages envoyés par les réseaux sociaux, etc...) et de les ranger dans un dossierdédié nommé « Flux d’activité ». Les messages rangés dans ce dossier ne sont pasautomatiquement détruits.

C’est un « super filtre » contenant de nombreuses règles de reconnaissance desmessages, il se met en service dans les réglages des filtres :

Onglet Préférence / Filtres de flux d’activité / Paramètres de flux d’activité

L’activation de ce filtre crée automatiquement un dossier dans votre boite de réception,qu’il convient de vérifier régulièrement.


V.6Les Tags (Etiquettes)Il est possible de créer des étiquettes de couleurs pour identifier les messages relatifs àune thématique particulière. Une fois « tagué », une petite étiquette s’affiche dans la listedes messages :

Il est possible d’étiqueter automatiquement en utilisant un filtre. (Dans le cas ci-dessusj’applique automatiquement l’étiquette « Facture à valider » aux messages « ValidationFacture », cela me permet de les repérer instantanément à leur arrivée.)

En plus de l’étiquette, il est possible de faire surligner tout le message de la couleur del’étiquette.

Aller dans Préférences / Mail :


VI Rédaction des messages

VI.1 Les optionsCertaines options sont modifiables depuis la fenêtre de rédaction des messages :

Format texte simple / HTML

Choix du format du texte dans Options(1):

• Texte au format HTML : permet la mise en forme (couleurs/gras/tableau etc.)

• Texte simple : le format original des mails, très peu utilisé actuellement.

Les priorités du mail

Permet de forcer l’affichage d’une étiquette de priorité à votre destinataire, à utiliser avecparcimonie...


Demander un accusé de lecture

Tout est dans le titre, à utiliser avec parcimonie...

Afficher le Cci

Pour afficher la possibilité de mettre en copie cachée « Cci », lors de la rédaction d’unmessage, cliquez sur Options (1) / Afficher Cci(2) :

VI.2 Le bon usage du A / CC /CciIl y a trois « champs » où saisir l’adresse de destinataire des messages, les bonnespratiques sont les suivantes :

• A : Le destinataire direct du message (qui doit le traiter)

• CC : les destinataires pour copie (pour info)

• Cci : les destinataires pour copie cachée (ils n’apparaissent pas dans la liste dedestinataires, leur adresse mail n’est pas divulguée)

il en découle les bonnes pratiques suivantes :

• ne pas remplir le champ « A » de tous les destinataires « potentiellementintéressés » par votre message

• toujours utiliser Cci pour envoyer un message à une grande quantité de destinatairesans divulguer leurs adresses respectives


VI.3 Changer d'expéditeur• Vous pouvez avoir le choix entre plusieurs expéditeurs si votre compte a été

configuré dans ce sens-là. Cette fonction permet d’envoyer un message « au nomdu service » et pas personnellement (peut également être configuré pour que lesréponses soit redirigées vers l’adresse de service).

VI.4 Signature(s)Tous les utilisateurs des adresses mail « Canejan.fr » doivent disposer d’un bandeau designature « dynamique » en bas de leurs messages :

L’image intégrée est actualisée régulièrement pour mettre en avant l’activitéassociative/culturelle de la commune. Si vous ne disposez pas d’une telle signature, mercide prévenir le service informatique.

Il est possible de disposer de plusieurssignatures (nominative / service / autresfonctions), notamment pour les agentsassurant des fonctions en dehors de leur postetraditionnel (correspondant CNAS, ACFI, CdC,…).

Vous pouvez créer plusieurs signatures dansPréférence / Signatures, au moment de larédaction du message vous pouvez la changerdans Options / Signatures.

La signature par défaut doit rester lasignature « dynamique » avec bandeau.


VI.5 Pièces jointes : formats et taille limiteVous pouvez joindre des pièces jointes à vos messages. Attention cependant il convientde respecter quelques bonnes pratiques :

• pensez que votre destinataire ne visualisera pas forcement les pj sur un ordinateur,privilégiez les formats simples à lire (pdf et jpg notamment)

• limitez la taille des pj (individuellement, de préférence moins de 10Mo/PJ) et totaldu message car même si Zimbra tolère jusqu’à 15Mo cela ne sera pas forcement lecas du serveur de votre destinataire, ni de son smartphone…

• attention, les formats compressés (zip, rar, 7zip) et exécutables (.exe) peuvent êtreconsidérés comme dangereux (virus..) et seront souvent bloqués.

En cliquent sur joindre vous pouvez :

• Joindre un fichier qui se trouve sur l’ordinateur

• Joindre dans le mail, pour que les images s’affichent dansle message

• Joindre un document à partir du porte-documents

• Joindre un mail ou des mails

• Joindre un ou des contacts

Pour envoyer un gros fichier « à l’extérieur » vous pouvez utiliserun service externe comme Framadrop, FirefoxSend,WeTransfert….

En interne (Maire/CTM/CCAS) pensez aux documents partagésde la bureautique…

VI.6 Limiter la taille de sa boite de messagerieLes boites de messagerie occupent une taille importante sur notre infrastructure destockage. Un message d’ 1Mo conservé dans votre boite inutilement utilise jusqu’à 10Mode stockage réel (il dupliqué et sauvegardé plusieurs fois). Il est donc impératif demaintenir sa boite de messagerie, notamment :

• Supprimant les mails et porte-documents inutiles et/ou anciens

• Vidant régulièrement sa corbeille


https://wetransfer.com/

https://send.firefox.com/

https://framadrop.org/

VII Gestion des contacts

VII.1 Fenêtre des Contacts

1 Nombres de contacts

2 Options, Modifier, Supprimer, Imprimer, etc.

3 Recherche alphabétique

4 Créations de nouveaux contacts

5 Différents dossiers

6 Mini calendrier

7 liste de vos contacts

8 détails d’un contact

VII.2 Fiches contacts (et synchro mobile)Il est possible (et même recommandé) d’enregistrerses contacts (mail et mobile) dans Zimbra.

Une fiche contact peut contenir les coordonnéscomplètes (mail, tel, mobile, adresse, société etfonctions) et même la photo.

En cas de synchronisation des contacts sur sonsmartphone on récupère alors ces contacts« complets » (et ceux du mobile sont alors sauvegardés dans Zimbra)


VII.3 Liste de distributionAffiche les différentes listes auxquelles vous êtes abonné(e). Le service informatique gèreles abonné(e)s à ces listes.

VII.4 Groupe de contactsSi vous écrivez régulièrement au même groupe de contactvous pouvez créer un groupe de contact qu’il sera plusrapide de sélectionner lors de la rédaction d’un message.

Pour cela, cliquez sur le triangle à côté de Nouveaucontact :

sélectionnez Groupe, ajoutez-y les membres voulus.

VII.5 Personnes contactées pas mail / saisie automatique Les adresses de toutes les personnes avec qui on échange des mails sont stockées dansun dossier appelé « Personne contactées par mail ». Elles sont utilisées pour la saisieautomatique des adresses de destinataire. Si, parfois, lorsque vous saisissez uneadresse, il y a un nom erroné/incomplet qui s’affiche, c’est que cette adresse « malnommée » est dans cette liste. Il suffit de la supprimer de cette liste pour régler leproblème.


VIII Le Calendrier

VIII.1 Fenêtre générale : affichage des agendas

La colonne de gauche liste les agendas auxquels vous avez accès, votre agenda pardéfaut s’appelle « Calendrier ». En cochant/décochant les agendas dans cette liste vouschoisissez ceux qui s’affichent.

VIII.2 Créer un rendez-vous simple

En cliquant dans un créneau disponiblevous pouvez créer un rendez-vous.

Vous devez saisir un sujet (titre) et lesdates/heures de début et fin.

Vous pouvez préciser l’endroit.

Si le rendez-vous est récurent, vouspouvez préciser la fréquence (quotidien,hebdo, mensuel ou annuel).

Vous pouvez également régler commentZimbra doit vous rappeler ce rendez-vous.


VIII.3 Rendez-vous avancé – Plus de détailsPour afficher les options de rendez-vous avancées il faut cliquer sur le bouton « Plus dedétails » de la fenêtre précédente.

Inviter des collaborateurs

Vous pouvez inviter des collaborateurs qu’ils soient de Canéjan ou non, les rendez-voussont standards et fonctionnent quel que soit le logiciel.

Pour cela il suffit de saisir leur adresse dans le champ « Participants », ils apparaissentalors dans la partie basse : le planificateur qui permet de voir la disponibilité de chacun (sivous avez accès aux agendas).

Répétitions personnalisées

De nombreux cas de répétitions sont paramétrables enchoisissant « répétition personnalisée » dans le menuRépéter.


Réserver des ressources (salles et matériels)

Zimbra permet de gérer les ressources que sont les salles et le matériel de réunion.

Pour cela les salles de la mairie et du CTM ont été créées dans Zimbra, quand vous créezun rendez-vous nécessitant une salle et/ou du matériel il faut le préciser ici :

Le bouton « afficher équipement » permet de réserver le matériel (vidéoprojecteur et pcportable).

Le fait de réserver un matériel n’entraîne pas automatiquement soninstallation.Merci de penser de signaler au service informatique votre demande encréant un ticket GLPI.

VIII.4 Afficher un agenda externeCertains services ou prestataire mettent en ligne leur agenda dans un format ouvertpermettant son intégration dans Zimbra.

Par exemple l’inspection académique diffuse en ligne l’agenda des vacances scolaire dela zone A : http://cache.media.education.gouv.fr/ics/Calendrier_Scolaire_Zone_A.ics

Il est possible de l’intégrer dans Zimbra, il se met à jour dès qu’il est modifié par l’IA.

Pour cela il faut cliquer sur le rouage à côté de Calendrier / Ajouter un calendrier externe :

Il faut ensuite choisir le type de calendrier et renseigner les informations pour s ‘yconnecter, dans ce cas, l’adresse ci-dessus.


http://cache.media.education.gouv.fr/ics/Calendrier_Scolaire_Zone_A.ics

http://extranet.canejan.fr/glpi/

IX TâchesCette fonctionnalité peu utilisée permet de faire des listes de tâches (to do list) et de saisirleur état d’avancement. Elles peuvent être partagées, cela peut être utile en mode projet.


X Porte-DocumentsLe porte-document permet de mettre en ligne des documents et donc de les rendreaccessibles depuis n’importe quel ordinateur / smartphone / tablette en se connectant àZimbra. Très utile pour partager des notices / procédures / modèles de documents /compte rendus / etc... Ils peuvent être partagés comme toutes les autres ressourcesZimbra.

On peut distinguer deux types de documents :

• des fichiers images ou bureautique (pdf, ods, odt,xls, doc…) que l’on met en ligne(bouton upload ),

• des « blocs notes » que l’on crée/modifie directement depuis Zimbra (bouton Nouveau Document)

Cela ouvre un éditeur de texte (avec mise en forme, tableau, liens…).

Saisissez le nom du document à gauche et décocher les notes de versions a droite.


XI Préférences

L’onglet Préférence donne accès aux options de Zimbra, les principales vous ont étéprésentées dans les chapitres précédents. Voici les options les plus utiles que nousn’avons pas encore présentés :

XI.1 Message d’absenceDans le menu « hors du bureau » vous pourrez programmer la mise en service dumessage automatique d’absence pour vos congés.

XI.2 PartageCe menu vous permet de :

• lister tous les contenus que vous avez partagés avec des tiers

• retrouver les éléments partagés par des tiers auquel vous n’auriez plus accès


XII La RechercheBarre de recherche

Comme son nom l’indique, cette barre permet d’effectuer une recherche dans votrewebmail. En cliquant sur la loupe, vous obtenez des options avancées :

XII.1 Recherche avancées


XIII FAQ
