d o c u m e n t m a n a g e m e n t s o l u t i o n s

De missie van de Document House Group

De Document House Group is een Premier Partner van de Xerox Corporation met vestigingen in: Apeldoorn, Eindhoven, Heerhugowaard en Maastricht. Dit betekent dat de Document House Group het gehele productportfolio van Xerox kan aanbieden op het gebied van apparatuur en kantoorbenodigdheden.

Verder kunt u bij de Document House Group terecht voor werkplekbeheer en diverse software oplossingen om de efficiency van uw documentstromen te verhogen en de daarbij behorende kosten te verlagen.

DE MISSIE VAN DE

DOCUMENT HOUSE GROUP

Het aanbieden van hard- en software oplossingen om de gegevens welke aanwezig zijn binnen een organisatie zo efficiënt en gestructureerd mogelijk te vertalen naar bruikbare en tastbare informatie.

Zaken doen met de Document House Group betekent: Jarenlange ervaring, ook in uw branche. Goed opgeleide medewerkers die niet alleen

producten verkopen, maar ook uw problemen oplossen en meedenken met uw organisatie, ook na de verkoop.

Snel persoonlijk contact met de juiste medewerker. Een snelle service.

In elke organisatie zijn veel gegevens aanwezig. Deze zijn in de loop van de jaren op verschillende manieren verzameld en opgeslagen. De uiteindelijke doelstelling

van gegevens is om deze te gebruiken tijdens de dagelijkse werkzaamheden en om beslissingen voor nu en in de toekomst te nemen. Dit betekent dus concreet dat gegevens om moeten worden gezet tot bruikbare informatie.

De Document House Group biedt hiervoor verschillende oplossingen op het gebied van: Het snel en eenvoudig terugvinden van informatie.

Document management• Het onttrekken van informatie uit een document.

Datacapture• Het routeren van informatie binnen uw bedrijf.

Workflow• Het automatiseren van inkomende facturen.

Factuurautomatisering• Het optimaliseren van uw (externe) communicatie.

Variabele print- en distributieoplossingen

Voor een juist advies of een oriënterend gesprek staan onze medewerkers en specialisten u ter beschikking. Onze specialisten hebben jarenlange ervaring en staan garant voor kwaliteit en integriteit. Wij vertalen onze specialistische kennis naar concrete maatwerkoplossingen die laagdrempelig in gebruik zijn en die uw bedrijfsprocessen optimaliseren.

In elke organisatie is een overvloed van gegevens beschikbaar. De gegevens zijn beschikbaar op papier of via uw beeldscherm. Doel van deze gegevens is; het ervoor zorgen dat de gegevens worden omgezet in bruikbare informatie voor de dagelijkse werkzaamheden en beleidsbepalingen.

Een oplossing die de Document House Group u kan aanbieden is een document management oplossing waarbij deze gegevens snel kunnen worden teruggevonden en tevens snel worden verspreid. Het is een gebruiksvriendelijke en web gerelateerde omgeving, die er vertrouwd uit ziet. Door gebruik te maken van de oplossing kunnen de gegevens binnen uw bedrijf gemakkelijk worden vastgelegd, beheerd, opgevraagd en gedistribueerd.

DE FUNCTIONALITEITEN

Altijd en overal digitale informatie beschikbaar. Maximale betrouwbaarheid. Centrale opslag van gegevens.Gebruiksvriendelijk en herkenbaar.

ENKELE FEITEN

Er wordt ieder jaar 7,5 miljard aan documenten geproduceerd. Op dit moment bereikt 95% van de informatie ons via

documenten. Gemiddeld 5-15% van de bedrijfsomzet wordt besteed aan

documenten. Tot 60% van de tijd besteed kantoorpersoneel aan de

vervaardiging en/of verwerking van documenten. 82% Van de organisaties geeft aan dat documenten cruciaal zijn

voor hun bedrijfsvoering. 70% van de managers geeft aan dat de vertraging die optreedt

bij de wijziging van documentatie hun bedrijf minder flexibel maakt

45% Van de managers’ tijd wordt besteed aan documenten.

DE VOORDELEN

Voldoet aan wet en regelgeving. Flexibel Beveiligd Betere besluitvorming Standaardisatie Sneller zoeken en vinden Ruimte besparing Vermindering papieren dossiervorming Snelle verspreiding van gegevens door de organisatie.

Document managementHet snel en eenvoudig terugvinden van informatie

Datacapture

Workflow

Het registreren en verwerken van formulieren is onderdeel van het dagelijkse werkproces. Dit proces is vaak arbeidsintensief en kostbaar. Bedenk de verscheidenheid aan documenten die dagelijks de onderneming binnenkomen: Orders, aanvragen, reacties, inschrijvingen, facturen; elektronisch, geprint en handgeschreven.

De oplossing is het scannen, automatisch herkennen, verifiëren, terugvinden en archiveren van alle documenten die digitaal of fysiek worden aangeleverd. Deze kunnen direct worden omgezet naar de applicatie waarvoor ze dienen.

De software haalt automatische de gewenste informatie van de ontvangen documenten en maakt deze geschikt voor uw ERP-CRM systeem. Gelijktijdig worden de documenten opgeslagen als afbeelding.

De oplossingen stellen u in staat om efficiënt en veilig informatie te verzamelen. De software interpreteert informatie van papierformulieren vele malen sneller en accurater dan een professionele operator. Het gehele proces is geautomatiseerd, behalve de eventuele verificatie.

VOORDELEN

Geen handmatige verwerking. Zorgt voor minder arbeidskosten en meer efficiency Optimalisatie van werkprocessen Minder fouten.

Het onttrekken van informatie uit een document

Er zijn diverse mogelijkheden om fysieke documenten digitaal te verwerken en te verspreiden binnen uw organisatie. Tevens is het mogelijk deze direct te archiveren waarna ze op een eenvoudige wijze kunnen worden teruggezocht.

U kunt direct scannen naar uw CRM-ERP applicatie waarna deze wordt opgeslagen voor hergebruik of het inzien van de informatie.

Deze handelingen kunnen worden aangestuurd door gebruik te maken van barcodes, meta data en stickers. Op deze wijze bent u in staat om doormiddel van eenvoudige stappen een goed en professionele workflow op te zetten, zodat uw medewerkers altijd de beschikking hebben over de laatste informatie.

VOORDELEN

Snelle beschikking over de aanwezige informatie binnen uw organisatie

Gebruiksvriendelijke oplossingen. Te koppelen aan CRM-ERP pakketten. Geen zoekgeraakte documenten meer.

xBrowse

Doormiddel van verschillende oplossingen kunt u inkomende facturen in zijn totaliteit automatiseren, van de daadwerkelijke inkoop tot de betaling. Doormiddel van digitalisering nemen de handmatige handelingen af, zodat medewerkers meer tijd hebben.

Onderzoek wijst uit dat de kosten die gebaseerd zijn op inkooporders met 38% gereduceerd worden. Verder bieden de oplossingen een significante ondersteuning van de verschillende bedrijfsprocessen.

Wanneer er gebruik wordt gemaakt van één van de oplossingen is de status en het traject van de taak duidelijk. Bijkomende voordelen zijn een verbeterde controle en verhoogde kwaliteit van het bedrijfsproces. Iedere facturenstroom kan worden verdeeld in deeltaken waarna ze stap voor stap worden afgehandeld.

FUNCTIONALITEITEN

Verwerken van fysieke en digitale facturen. Matchen t.o.v. inkooporders en/of contracten. Coderen en benoemen van kostenplaatsen/kostensoorten/

projecten/afdelingen. Controleren en autoriseren. Maken van rapportages Archiveren

FaktuurautomatiseringHet automatiseren van inkomende facturen

Steeds meer bedrijven zijn op zoek naar goedkopere en betere oplossingen om hun klanten te benaderen. Uitgangspunten voor deze benadering zijn:

Kostenreductie bij verwerking van traditionele bedrijfsdocumenten. Dit is onder andere mogelijk door de correspondentie en het briefpapier in 1 keer te printen.

Verhoging van de attentiewaarde door personaliseren. Flexibel omgaan met documenten en de daarbij horende

applicatie en formaten.

Doormiddel van de oplossingen die de Document House Group biedt, bent u in staat om een aanzienlijke kostenbesparing te bewerkstelligen door gebruik te maken van een briefpapier-oplossing. Hierdoor hoeft u geen briefpapier te bestellen en wordt uw logo direct mee geprint.

Variabele printoplossingenHet optimaliseren van uw prints en communicatie

ADVIES:

Onze consultants gaan in een verkooptraject mee met de account manager als het gaat om het advies van software die het bedrijfsproces kan vereenvoudigen. De consultant die in het voortraject betrokken is, zal voor het verdere traject uw projectmanager zijn.

TRANSPORT

DHG heeft zich de afgelopen 15 jaar gespecialiseerd in opslag, vervoer en installatie van alle merken high- end kantoorapparatuur. Service en kwaliteit zijn hierin de pijlers. Als toegevoegde waarde geeft EPL een korte uitleg van de geleverde apparatuur aan de eindgebruiker. EPL gebruikt eigen traplopers voor de grotere apparaten indien er op het afleveradres geen lift aanwezig is.Bij meer complexe transportsituaties kunnen wij zelfs een hijskraan voor u regelen.

IMPLEMENTATIE

De consultants van DHG hebben jarenlange ervaring met het implementeren van alle merken printers, multifunctionals en aanverwante software. Dit geldt voor zowel de grafische- als de kantooromgeving. Alle aansturingen worden gedaan vanuit onze helpdesk die tevens dient als toegang tot het dossier dat opgebouwd wordt bij een implementatie.

GEBRUIKERS TRAINING

In de praktijk blijkt vaak dat er circa twee weken na oplevering vragen zijn m.b.t. het gebruik van de nieuwe apparatuur. DHG geeft trainingen aan de gebruikers die specifiek gericht zijn op de vragen die men heeft.

HELPDESK

EPL beschikt over een eigen helpdesk voor zowel hardware als software. Deze helpdesk wordt beheerd door medewerkers die zelf ook regelmatig bij de eindgebruiker komen. Hierdoor is hun kennis altijd up to date.

Buiten de reguliere service die u van een technische dienst mag verwachten, biedt EPL ook de mogelijkheid tot facilitaire dienstverlening. Dit houdt in dat alle handelingen m.b.t. het functioneren van uw printer en software uit handen worden genomen. Voor een kleine meerprijs op uw reguliere servicecontract zorgen wij er o.a. voor dat er altijd voldoende toners op voorraad zijn en dat zelfs het papier wordt bijgevuld.

1

2

3

4

5

6

De Document House Group maakt gebruik van de diensten van haar dochterbedrijf EPL. EPL ondersteunt op het gebied van pre-sales, transport, installatie en implementatie van alle kantoorapparatuur en aanverwante software. EPL heeft een eigen helpdesk voor zowel hardware- als software ondersteuning.

Daarnaast heeft EPL een eigen technische dienst. Buiten de reguliere service die u van een technische dienst mag

verwachten, biedt EPL ook de mogelijkheid tot facilitaire dienstverlening. Dit houdt in dat alle handelingen m.b.t. het functioneren van uw printer en software uit handen worden genomen. Voor een kleine meerprijs op uw reguliere servicecontract zorgen wij er o.a. voor dat er altijd voldoende toners op voorraad zijn en dat zelfs het papier wordt bijgevuld.

EPLWerkplek beheer van A tot Z

APELDOORN

Antillen 117333 PE Apeldoorn

T (055) 533 89 00F (055) 533 89 11

EINDHOVEN

Esp 2375633 AD Eindhoven

T 040-2919919F 040-2919918

HEERHUGOWAARD

H.P. Berlageweg 81703 DG Heerhugowaard

T +31 72 5720011F +31 72 5726117

MAASTRICHT

Sleperweg 366222 NK Maastricht

T +31 (0)43-362 62 62T +31 (0)43-363 34 18

ZWOLLE

Ceintuurbaan 26C8024 AA Zwolle

T 038-4 674 230