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ACUERDO 016 (MARZO 8 DE 2002)
Por el cual se adopta la poltica archivstica y se dictan otras
disposiciones para el manejode los archivos pblicos de las cmaras
de comercio.
El Consejo Directivo del Archivo General de la Nacin
en uso de sus facultades legales y en especial las conferidas
por la Ley 80 de 1989, artculo76 de la Ley 489 de 1998 y la Ley 594
de 2000 y,
CONSIDERANDO:
Que el artculo 2 de la Ley 594 de 2000 establece como mbito de
aplicacin de dicha Ley losiguiente: La presente ley comprende a la
administracin pblica en sus diferentes niveles, lasentidades
privadas que cumplen funciones pblicas.
Que el artculo 25 de la citada Ley dispone que el Ministerio de
la Cultura, a travs del ArchivoGeneral de la Nacin y del sector
correspondiente, de conformidad con las normas
aplicables,reglamentar lo relativo con los tiempos de retencin
documental, organizacin y conservacin delos documentos producidos
por las entidades privadas que presten servicios pblicos.
Que dentro de las funciones de las cmaras de comercio, el
legislador le seal las siguientes:Llevar el registro mercantil y
certificar sobre los actos, libros y documentos en l inscritos
(artculo86 num. 3 Cdigo de Comercio); Llevar el registro de
proponentes y expedir las certificaciones a quehaya lugar (artculo
22 Ley 80 de 1993) y Llevar el registro de entidades sin nimo de
lucro y expedir
los respectivos certificados (artculo 42, 43 del Decreto 2150 de
1995).Que el artculo 26 del Cdigo de Comercio, el artculo 22 de la
Ley 80 de 1993, el artculo 5 delDecreto 427 de 1996 y la Circular
nmero 10 de 2001 proferida por la Superintendencia de Industriay
Comercio, establecen que los registros que prestan las cmaras de
comercio son pblicos ycualquier persona puede pedir copia o
certificaciones de los mismos.
ACUERDA :
ARTICULO PRIMERO.-En la creacin, organizacin, preservacin y
control de los archivos de losregistros pblicos de las Cmaras de
Comercio, se tendrn en cuenta, entre otras, las
siguientesnormas:
Las contenidas en la Ley 594 de 2000 Por medio de la cual se
dicta la Ley General de Archivos y sedictan otras disposiciones y
las dems normas que la modifiquen o deroguen.
Las sealadas en el Libro Primero, Captulo ll, Ttulo lll del
Cdigo de Comercio Del RegistroMercantil y las dems normas que las
modifiquen o deroguen.
Las previstas en el Decreto 2150 de 1995 y en el Decreto
reglamentario 427 de 1996 Por medio delcual el Estado deleg a las
Cmaras de Comercio el registro de algunas entidades sin nimo de
lucroy defini los parmetros para su prestacin y las dems normas que
las modifiquen o deroguen.
Los parmetros definidos en la Circular 10 del 19 de julio de
2001 proferida por la Superintendenciade Industria y Comercio
referente al procedimiento para la prestacin del servicio de los
registrospblicos, y las dems normas que la modifiquen o
deroguen.
Las incorporadas en el presente acuerdo y las dems normas que
las modifiquen o deroguen.
ARTICULO SEGUNDO.- Para los efectos del presente Acuerdo y de
conformidad con lo establecidoen la Ley 594 de 2000 y el Acuerdo 07
de 1994 (Reglamento General de Archivos), se entiende quelas
siguientes expresiones significan:
Archivo Pblico.- Es el conjunto de documentos pertenecientes a
entidades oficiales y aquellos quese derivan de la prestacin de un
servicio pblico por entidades privadas.
Archivo de Gestin.- Comprende toda la documentacin que es
sometida a continua utilizacin yconsulta administrativa por
oficinas productores u otras a la solicite. Su circulacin o trmite
serealiza para dar respuesta o solucin a los asuntos iniciados.
Archivo Central.- Es la unidad administrativa donde se agrupan
documentos transferidos otrasladados por los distintos archivos de
gestin de la entidad respectiva, una vez finalizado sutrmite, que
siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias
oficinas y los particulares engeneral.
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Archivo Histrico.- Es aquel al que se transfiere desde el
archivo central los documentos de archivode conservacin
permanente.
Automatizacin.- Es la aplicacin de los medios tecnolgicos a los
procesos de almacenamiento yrecuperacin de la informacin
documental.
Ciclo Vital del Documento.- Son las etapas sucesivas por las que
atraviesan los
documentos desde su produccin o recepcin en la oficina y su
conservacintemporal, hasta su eliminacin o integracin a un archivo
permanente.
Clasificacin documental.- Es la labor intelectual mediante la
cual se identifican y establecen lasseries que componen cada
agrupacin documental (fondo, seccin y subseccin), de acuerdo con
laestructura orgnico-funcional de la entidad.
Comit de Archivo.- Es el grupo asesor de la alta direccin,
responsable de definir las polticas, losprogramas de trabajo y la
toma de decisiones en los procesos administrativos y tcnicos de
losarchivos.
Conservacin de documentos.- Es el conjunto de medidas tomadas
para garantizar el buen estadode los documentos. Puede ser
preventiva o de intervencin directa.
Conservacin de archivos.- Es el conjunto de medidas adoptadas
para garantizar la integridadfsica de los documentos que alberga un
archivo.
Copia autenticada.- Es la reproduccin de un documento,
refrendada por el funcionario competentepara revestirlo de ciertas
formas y solemnidades segn lo establecido por la Ley y que le
confieren lafuerza jurdica del original.
Eliminacin.- Es la destruccin de los documentos que han perdido
su valor administrativo, jurdico,legal, fiscal o contable y que no
tienen valor histrico o que carecen de relevancia para la ciencia y
latecnologa.
Expediente.- Es el conjunto de documentos relacionados con un
asunto, que constituyen una unidadarchivstica. Unidad documental
formada por un conjunto de documentos generados orgnica
yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucin de un
mismo asunto.
Gestin de documentos.- Es el conjunto de actividades
administrativas y tcnicas, tendientes aleficiente, eficaz y
efectivo manejo y organizacin de la documentacin producida y
recibida por unaentidad desde su origen hasta su destino final, con
el objeto de facilitar su consulta, conservacin yutilizacin.
Microfilmacin.- Es la tcnica que permite fotografiar documentos
y obtener pequeas imgenes enpelcula.
Muestreo.- Es la operacin por la cual se conservan ciertos
documentos de carcter representativoo especial. Se efecta durante
la seleccin hecha con criterios alfabticos, cronolgicos,
numricos,topogrficos, temticos, entre otros.
Organizacin de archivos.- Es el conjunto de operaciones tcnicas
y administrativas cuya finalidades la agrupacin documental
relacionada en forma jerrquica con criterios orgnicos o
funcionalespara revelar su contenido.
Organizacin de documentos.- Es el proceso archivstico que
consiste en el desarrollo de unconjunto de acciones orientadas a
clasificar, ordenar y signar los documentos de una entidad.
Patrimonio documental.- Es el conjunto de documentos conservados
por su valor histrico ocultural.
Principio de orden original.- Es la ordenacin interna de un
fondo documental manteniendo laestructura que tuvo durante el
servicio activo.
Principio de procedencia.- Es la conservacin de los documentos
dentro del fondo documental alque naturalmente pertenecen.
Seleccin documental.- Es el proceso mediante el cual se
determina el destino final de ladocumentacin, bien sea para su
eliminacin o su conservacin parcial o total.
Serie documental.- Es el conjunto de unidades documentales de
estructura y contenidohomogneos, emanados de un mismo rgano o
sujeto productor como consecuencia del ejercicio desus funciones
especficas. Ejemplos: Hojas de Vida o Historias Laborales,
Contratos, Actas,Informes, entre otros.
Tabla de Retencin Documental.- Es el listado de series y sus
correspondientes tiposdocumentales, producidos o recibidos por una
unidad administrativa en cumplimiento de susfunciones, a los cuales
se asigna el tiempo de permanencia en cada fase del archivo.
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Las tablas de retencin documental pueden ser generales o
especficas de acuerdo con lacobertura de las mismas. Las generales
se refieren a documentos administrativos comunes acualquier
institucin. Las especficas hacen referencia a documentos
caractersticos de cadaorganismo.
ARTICULO TERCERO.- Organizacin y manejo de los archivos de los
registros pblicos.
Las cmaras de comercio deben llevar el archivo de los registros
pblicos atendiendo los principiosgenerales de archivo y abrirn un
expediente a cada uno de los matriculados, inscritos o
registrados,que sern organizados en orden cronolgico y sucesivo
as
1. Registro Mercantil y de Entidades Sin Animo de Lucro.
a) Organizacin del expediente.- A cada matriculado o inscrito se
le abrir un expediente enel cual se archivar por orden cronolgico
de presentacin las copias de los documentos quese registren y
aquellos documentos que se reciban o que produzca la misma Cmara
que norequieren de inscripcin, pero que se refieren a ese
matriculado o inscrito.
b) Identificacin del expediente.- El expediente debe
identificarse por el nmero de matrculao inscripcin.
C. Documentos que constituyen cada expediente.
- Documentos inscritos: Son los documentos que deben inscribirse
en el registro mercantil y deentidades sin nimo de lucro de
conformidad con el artculo 28 del Cdigo de Comercio y el
Decreto2150 de 1995 y dems normas que regulen el tema.
-Documentos que no requieren de inscripcin: Son los documentos
que se relacionan con elmatriculado o inscrito y que no se
inscriben:
-Solicitudes de actualizacin de informacin-Formatos de solicitud
de correccin de certificados-Formatos de solicitud de registro de
libros-Cambios de direccin
-Actos administrativos expedidos por la misma Cmara de Comercio
opor cualquier otra entidad, entre otros.-Formularios de matrcula y
renovacin de registro mercantil.-Otros documentos no sujetos a
inscripcin.
2) Registro de Proponentes:a) Organizacin del expediente.- A
cada proponente se le abrir un expediente en el cual se
archivarn en orden cronolgico y sucesivo los documentos
relacionados con el mismo.
b) Identificacin del expediente.- El expediente debe
identificarse por el nmero delrespectivo registro de
proponente.
c) Documentos que constituyen cada expediente.-
Formularios de inscripcin, actualizacin y renovacin.Documentos
anexos: Copias de certificados de calidad, documentos que
certifiquen laexistencia y representacin legal de la sociedad
extranjera, poderes, entre otros.
ARTICULO CUARTO.- Custodia, Seguridad y Consulta del archivo de
registros pblicos.
1) Custodia.
Los archivos de los registros pblicos, estarn a cargo de cada
una de las cmaras de comercio que
los haya generado o recibido, cumpliendo con los principios
generales de archivo.2) Seguridad.
Las cmaras de comercio deben archivar los expedientes de los
registros pblicos en un rearestringida, con acceso limitado al
personal autorizado y controlando el prstamo de los expedientespara
evitar su deterioro o prdida.
Los edificios y locales destinados como sedes de archivos debern
cumplir con unas condiciones deedificacin, almacenamiento, medio
ambiental, de seguridad y de mantenimiento que garanticen
laadecuada conservacin de los acervos documentales y deben cumplir
con los requisitosestablecidos en los Acuerdos Nos. 049 y 050 del 5
de mayo de 2000 proferidos por el ArchivoGeneral de la Nacin o con
los que los modifiquen o revoquen.
Cualquiera que sea el medio tcnico empleado para conservar los
documentos de estos archivos,debe elaborarse una copia de seguridad
y conservarse en un lugar diferente al del archivo, con todaslas
adecuaciones y seguridades requeridas.
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Los soportes deben revisarse peridicamente, sea cual sea la
tecnologa empleada para suconservacin y si es del caso deben
hacerse migraciones o conversiones a otras tecnologas msavanzadas
que garanticen la integridad de la informacin guardada y su
reproduccin exacta.
Los programas automatizados que se utilicen para la conservacin
y recuperacin de losdocumentos de los archivos pblicos deben estar
provistos de mecanismos de seguridad, queimposibiliten la
modificacin o alteracin de los mismos una vez se guarden all, de
forma que seestablezca ( artculo 19 de la Ley 594 de 2000,
pargrafos 1 y 2 ) con exactitud que se trata deldocumento
inicialmente archivado.
3) Consulta.
Cualquier persona podr consultar los archivos de los registros
pblicos de las cmaras de comercio.
ARTICULO QUINTO.- Retencin y Tiempo de Conservacin de los
documentos de losregistros pblicos de las cmaras de comercio.-
Los documentos de los archivos de los registros pblicos de las
cmaras de comercio puedeneliminarse en cualquier tiempo, siempre y
cuando hayan sido reproducidos por cualquier mediotcnico adecuado
que garantice permanentemente su reproduccin exacta.
Los formularios de matrcula y renovacin de registro mercantil y
de inscripcin, actualizacin orenovacin de registro de proponentes y
las providencias judiciales, tendrn un tiempo mnimo deretencin de
un ao, contado a partir de la prdida de su vigencia. Pasado este
tiempo, podrneliminarse los originales, siempre y cuando se
conserven por cualquier medio tcnico que garanticepermanentemente
su reproduccin exacta.
Los estados financieros de propsito general que se depositen en
las cmaras de comercio debernconservarse en cualquier medio tcnico
por el trmino de cinco (5) aos pasado este tiempo, sepueden
eliminar todos los soportes.
PARAGRAFO.- Las cmaras de comercio incorporarn en sus tablas de
retencin documental laserie de registros pblicos, sus subseries
correspondientes a: registro mercantil, de entidades sinnimo de
lucro y de proponentes, las cuales tendrn identificados sus tiempos
de retencin conforme
a lo dispuesto en este artculo.ARTICULO SEXTO.- Comit de Archivo
de registros pblicos de las cmaras de comercio.-
Las cmaras de comercio debern crear un Comit de Archivo que
actuar como grupo asesor de laalta direccin, y ser el responsable
de definir las polticas, los programas de trabajo y la toma
dedecisiones en los procesos administrativos y tcnicos de los
archivos.
Funciones del Comit de Archivo.-
1) Promover en la entidad la adopcin de las normas sobre manejo
y conservacin de los archivosde los registros pblicos y velar por
su aplicacin.
2) Sugerir recomendaciones que mejoren la organizacin,
conservacin y custodia de los archivosde los registros pblicos.
3) Propender porque se asigne el presupuesto suficiente para la
administracin y funcionamientode los archivos de los registros
pblicos.
ARTICULO SEPTIMO.- SANCIONES: Las cmaras de comercio que
incumplan lo establecido en elpresente Acuerdo estarn sujetas a las
sanciones aplicables de acuerdo con las disposicioneslegales
vigentes.
DECIMO OCTAVO.- El presente acuerdo rige a partir de su
expedicin.
PUBLQUESE Y CMPLASE
Dado en Bogot D.C. a los ocho (8) das del mes de marzo de
2002
MARTHA MERCEDES CASTRILLON S.Vice - Ministra de Cultura
ELSA MORENO SANDOVALSecretario Tcnico
