DIRECCION GENERAL DE SERVICIO CIVILcidseci.dgsc.go.cr/datos/Informe CCD-007-2012 Elearning... · 2015-08-24 · Dirección General de Servicio Civil Centro de Capacitación y Desarrollo,

PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA

DIRECCIÓN GENERAL DE SERVICIO CIVIL

CENTRO DE CAPACITACIÓN Y DESARROLLO (CECADES)

INFORME CCD-007-2012

PROYECTO ELEARNING 2004-2012: LOGROS, ALCANCES Y ASUNTOS PENDIENTES

PREPARADO POR:

MÁSTER KATHIA ARAYA GÓCHEZ

CENTRO DE CAPACITACIÓN Y DESARROLLO

San José, Agosto del 2012

Dirección General de Servicio Civil

Centro de Capacitación y Desarrollo, 2012

Informe de Proyecto Elearning 2004-2012 Máster Katia Araya Góchez

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I PRESENTACIÓN

El presente informe tiene el propósito de realizar una rendición

de cuentas del trabajo realizado en el marco del Proyecto

elearning del 2004 al 2012 a fin de facilitar la continuación del

mismo pese al cambio de la coordinadora ejecutiva de

proyecto. En tal sentido pretende ser muy práctico y orientador

para la persona que asuma su seguimiento y obviar lo teórico

que podrán localizar en los informes presentados en años

anteriores Junto al informe se presenta un CD con todos los

formularios y documentos necesarios para darle continuidad al

proyecto.




3

II ANTECEDENTES

El proyecto se remonta al año 2004 cuando se inicio el proyecto.

Producto de ello se generaron los siguientes informes:

1. Informe AI-CCD-006-2004 Estudio sobre el Estado Actual de la

Aplicación de Mecanismos de E-learning en el Proceso de Enseñanza

Aprendizaje en el Contexto de las Organizaciones Públicas. Costa Rica:

Dirección General de Servicio Civil, CECADES.(2004)

2. Informe AI-CCD-010-2005 Un Planteamiento de Aplicación Práctica de

una Plataforma Educativa para el Régimen de Servicio Civil. Costa Rica:

Dirección General de Servicio Civil, CECADES (2005).

3. Informe AI-CCD-008-2006 Un Planteamiento de Aplicación Práctica de

una Plataforma Educativa para el Régimen de Servicio Civil. III ETAPA:

Diseño de una Plataforma Educativa. . Costa Rica: Dirección General de

Servicio Civil, CECADES (2006)

4. INFORME CCD-007-2007 Presentación de Inventario de Requerimientos

de Recursos Humanos y Tecnológicos para el Proyecto Implantación de

un Modelo Tecnológico de Capacitación a Distancia. Costa Rica:

Dirección General de Servicio Civil, CECADES (2007)

5. INFORME CCD-014-2008 Conceptualización y propuesta de La

Plataforma Educativa Moodle en la Dirección General de Servicio Civil.

Costa Rica: Dirección General de Servicio Civil, CECADES (2007)

6. En los años 2009 y 2010 el Proyecto Elearning se integró al Proyecto

Estratégico #1: Sistema Automatizado de Gestión del Talento Humano

por lo que no se generaron informes relacionados a elearning sino al

Sistema de Capacitación y Desarrollo (SINCAP).




4

a. Sin embargo se dejan algunas presentaciones en Power Point de

proyecto que hacen referencia a los avances en el mismo.

7. Para el 2011 se convierte en el Proyecto Estratégico #2: “Implantación de

un sistema tecnológico que permita la capacitación a distancia de los

funcionarios públicos (compromiso con MIDEPLAN):

a. Informe CCD-005-2011 Proyecto Estratégico 2: Implementación de

un modelo pedagógico tecnológico que facilite el acceso a la

capacitación a los funcionarios públicos cubiertos por el Régimen

de Servicio Civil, aplicando la metodología e-learning. Costa Rica:

Dirección General de Servicio Civil, CECADES (2011)

La información detallada se puede localizar en anexo 1 carpeta

“Antecedentes 2004-2011.

Se adjunta resumen de logros realizados por año del proyecto y lo que

se encuentra pendiente al 2014




5




6

III INDICADORES DE GESTIÓN

El anexo 2 contiene una base de datos con información de cursos, tutores y

participantes del 2008 a la fecha. Algunos indicadores y tendencias de gestión

extraídas de la misma, muestran los siguientes datos.

Como se muestra en la tabla #1, desde que se iniciaron los cursos virtuales en

el 2008 al 7 de agosto del 2012, se han impartido 10 cursos. La mayoría se

incorporan dentro de los ejes de capacitación de: transformación y cambio

(7cursos) y capacitación técnica (3 cursos). Esto obedece a que este tipo de

cursos requieren de un arduo trabajo por parte del tutor y de funcionarios de la

DGSC que trabajan en el proyecto elearning y se espera que sean actividades

de capacitación que tengan mayor impacto y puedan ser replicados

aprovechando la inversión inicial del diseño de curso.

El grafico 1 muestra que el año que más cursos del eje de transformación y

cambio se dieron fue en el 2011, y los del eje de capacitación técnica muestran

un alza en el número de cursos impartidos.

Tabla #1: Número de curso de acuerdo a Eje de Capacitación Cuenta de Eje capacitación Rótulos de columna

Rótulos de fila Capacitación Técnica

Transformación y cambio

Total general

2008

1 1

2009

1 1

2010

1 1

2011 1 3 4

2012 2 1 3

Total general 3 7 10




7

Nota: datos al 7 de agosto del 2012

En cuanto al rendimiento en los cursos virtuales se observa en la tabla #2 que

el porcentaje total de aprobación es de 89% con una tasa de deserción del 10%




8

que es bastante buena contra otros indicadores: "un 80% de fracaso en la

gestión de cursos virtuales y más de un 60% de abandono” (Cabero, 2006, p.1).

En tal sentido la meta debe ser, que la tasa de deserción pueda disminuir pero

no aumentar el 10% que hemos logrado a la fecha. Este comportamiento refleja

un logro de proyecto y analizando posibles causas están:

el proceso riguroso de inscripción donde se solicita aval del jefe

inmediato y del Encargado de Capacitación.

la formación de los tutores donde se insiste en el proceso de

acompañamiento que debe tener con los participantes, para disminuir

los elementos posibles que puedan provocar el aumento de la deserción.

la evaluación y proceso de calidad que se aplica en el diseño y desarrollo

de los cursos.

el trabajo del Pedagogo en la capacitación y acompañamiento de los

nuevos tutores en sus primeros cursos.

el trabajo de coordinación cumpliendo fielmente el cronograma de trabajo

entre: Coordinador Ejecutivo de Proyecto, Coordinador de Curso,

Administrador Técnico de la Plataforma y el Tutor.

Tabla #2 Comportamiento de cursos virtuales (aprobación, reprobación y deserción)

Valores

Rótulos de fila

Promedio de % Aprobaron

Promedio de % Reprobaron

Promedio de % desertaron

2008 100 0 0 2009 100 0 0 2010 73 7 20 2011 84 3 13 2012 92 1 8 Total general 89 2 10




9

Sobre la cantidad de horas de capacitación virtual , podemos observar

en la tabla #3 que ha ido en aumento desde el 2008 a la fecha hemos

pasado de 280 horas a 3.274 horas por año aumentando en más de 11

veces la cantidad original para un total de 8590 horas de capacitación.

Tabla #3 Total de horas de capacitación virtual

Rótulos de columna

2008 2009 2010 2011 2012

Total general

Suma de Total hrs Capac. 280 560 440 4036 3274 8590




10

IV LOGROS

1. Contamos con un Campus Virtual para el desarrollo de cursos.

http://elearning.dgsc.go.cr/

2. Personal asignado con experiencia en la implementación de cursos

virtuales.

3. Inversión técnica básica para el inicio del proyecto

4. Experiencia en cursos virtuales

5. Capacitación y conformación de un equipo de tutores virtuales de

diferentes instituciones del Régimen:

a. Dirección General de Servicio Civil (9 tutores)

b. Ministerio de Comercio Exterior COMEX (2 tutores)

http://elearning.dgsc.go.cr/




11

c. Ministerio de Agricultura (1tutor)

d. Ministerio de Economía (2 tutores)

e. Ministerio de Cultura (1 tutor)

f. SINART (1 tutor)

El trabajo realizado hasta ahora por el nuevo grupo de tutores se

desglosa a continuación:

NOMBRE INSTITUCIÓN CURSO ESTATUS

Guiselle

Rojas Monge

D.G. S.C. Curso Planificación y gestión

de la capacitación

Se encuentra impartiendo el

primer curso

Ileana Pérez

Ávila

D.G. S.C. Curso Básico de Salarios e

Incentivos en el Régimen de

Servicio Civil

Diseñó el curso y lo alojó en la

plataforma pero no lo ha

impartido

Anabelle

Rodríguez

Córdoba

D.G. S.C. Taller Planificación

Estratégica en las

instituciones públicas



impartido




12

Armando

Díaz Arias

D.G. S.C. Curso Reclutamiento y

Selección de Personal

Se impartió una vez y está

listo para ser impartido sin

apoyo de la asesora

pedagógica

Erick Calvo

Fernández

D.G. S.C. Curso Análisis Ocupacional Diseñó el curso y lo alojó en la


impartido

Adriana

Fuentes

Hernández

D.G. S.C. Curso Introducción al

Enfoque por Procesos



impartido

Yazmin

González

Campos

D.G. S.C. Taller Bimodal Uso Básico

del Módulo de

Reclutamiento y selección de

personal del SAGETH

Se impartió 2 veces y está listo

para ser impartido sin apoyo

de la asesora pedagógica

Alberto

Delgado

Paniagua

D.G. S.C. Taller Elaboración de

presupuestos para proyectos

institucionales

Se impartió una vez y está


apoyo de la asesora

pedagógica

Diego

Santana

Gutierrez

COMEX Curso Control Interno Se impartió una vez y está


apoyo de la asesora

pedagógica

Minor

Salazar

Cascante

COMEX Curso Formulación y

Evaluación de Proyectos



impartido

David Zúñiga

Morales

SINART. Acoso Sexual en el Trabajo y

en la Educación



impartido

Rolando

Marín

Alvarado

MEIC Curso Compras de la

Administración Pública para

MIPYMES



impartido

Rolando MAG Curso Programación en Diseñó el curso y lo alojó en la




13

Camacho

Rojas

Visual Studio.net plataforma pero no lo ha

impartido

Oscar Víquez

Cabezas

MAG Curso Inteligencia Emocional

para un mejor Ambiente

Laboral



impartido

Carmen Ma.

Garita

Alvarado

Ministerio de

Cultura

Juventud y

Deportes

Curso Básico de Microsoft

Excel 2007



impartido

Cristhian

Villalobos

Chavarría

MEIC Curso Derechos Humanos en

el Sistema Penitenciario

Costarricense



impartido

Gerardo

Olmos

Campos

Ministerio de

Cultura

Juventud y

Deportes

Curso de Inducción al

Ministerio de Cultura



impartido

Kathia Araya

Góchez

D.G. S.C. Taller Introducción a la

Tutoría Virtual

Fuente: Mayor detalle de los tutores lo encuentra en anexo 3

6. Diseño y alojamiento de 18 cursos en la plataforma

a. Un curso de Desarrollo del Potencial Humano en el Trabajo

impartido en:

i. 2008 (7 participantes en la intranet)

ii. 2009 (14 participantes)

iii. 2010 (15 participantes)

b. Cuatro cursos impartidos en 2011:

i. Tutoría virtual (17 participantes)

ii. Presupuesto para Proyectos Institucionales (13

participantes)




14

iii. Manejo Básico del SAGETH (17 participantes)

iv. Reclutamiento y Selección de Personal (24 participantes)

c. Tres cursos en el primer semestre 2012:

i. Manejo Básico del Módulo de Reclutamiento de SAGETH

(21 participantes)

ii. Control Interno (22 participantes)

iii. Gestión de la Capacitación en el Régimen de Servicio Civil

(24 participantes)

7. Del 2008 a julio del 2012, se cuenta con un total de 10 cursos realizados

con 167 participantes que aprobaron dichas actividades. Todos los

cursos e instructores han sido evaluados como muy buenos o

excelentes.

8. Asesorías pedagógicas para la implementación de cursos virtuales de

2011 y 2012.

9. Coordinación con Encargada de Capacitación de COMEX para la

implementación del curso “Control Interno”. Primer curso impartido por

tutor de otra institución en colaboración con CECADES-UTIC

10. Elaboración del “Manual del estudiante” para el uso de la plataforma

disponible en la página de inicio de la Plataforma. (anexo 4)

11. Elaboración del “Manual del Coordinador de cursos virtuales y

bimodales” (anexo 5)

12. Redacción de un borrador para la firma de convenios con instituciones

que se están beneficiando del “Proyecto Elearning” (anexo 6)

13. Asesorías vía email a tutores y participantes de cursos.

14. Elaboración de tutoriales en diversos temas, según consultas frecuentes

15. Reunión con funcionarios de diferentes instituciones para dar a conocer

el proyecto y ofrecer colaboración:

a. Ministerio de Cultura, Ministerio de Economía y Ministerio de

Comercio Exterior (2010)




15

b. Registro Nacional, Ministerio de Salud y COSEVI a fin de

presentarles el proyecto elearning e invitarlos a participar con la

inscripción de funcionarios para el curso de tutoría virtual.

16. Acompañamiento pedagógico a nuevos tutores en la impartición de

cursos virtuales.

V ESTRATEGIAS RECOMENDADAS PARA DAR

CONTINUIDAD AL PROYECTO

1. Continuar ofreciendo cursos virtuales y bimodales DGSC. En 2012 según

oferta de CECADES.

2. Alojar cursos virtuales de otras instituciones en nuestra plataforma. (MAG,

MEIC, COMEX, M. Cultura)

3. Los cursos que ya están diseñados pueden ser impartidos por varios tutores

creando de un mismo curso varias promociones.

4. Convenios para apoyar la gestión de cursos en otras instituciones del

Régimen: MAG, COMEX, M. Cultura etc.

5. Nuevas instituciones que están solicitando apoyo para desarrollar cursos

virtuales: M. Salud, Registro Nacional, COSEVI.

6. Divulgar cursos virtuales externos de organismos internacionales: CEDDET,

INAP etc.

VI ASUNTOS PENDIENTES

1. Firmar convenios o cartas de entendimiento con las instituciones

beneficiarias del proyecto. En tal sentido se redactó un procedimiento para

la coordinación de cursos virtuales y un borrador de convenio pendiente de

aprobación para que lo firmen instituciones que ya están disfrutando del




16

beneficio y aquellas que han solicitado colaboración. Todas tienen pendiente

la firma de dicho convenio. A continuación el detalle:

Instituciones que disfrutan del beneficio:

a. Dirección General de Servicio Civil

Cuenta con 9 tutores, 9 cursos diseñados, 4 cursos impartidos

b. Ministerio de Comercio Exterior

Cuenta con 2 tutores, 2 cursos diseñados, 1 impartido

c. Ministerio de Cultura

Cuenta con 1 tutor y 1 curso diseñado

d. Ministerio de Agricultura

Cuenta con 1 tutor y 1 curso diseñado. Ellos cuentan con su propia

plataforma de Moodle

e. Ministerio de Economía

Cuenta con 2 tutores y 2 cursos diseñados

Instituciones en lista que desean incorporarse al proyecto en orden de

solicitud:

a. Registro Nacional

Se coordinó con el Administrador Técnico de la Plataforma para que

ayude al técnico de Registro Nacional en la instalación de Moodle en los

servidores de dicha institución. Se les reservó 2 cupos en el curso de

Tutoría Virtual. Contacto Ricardo Collado. Coordinador de Capacitación y

Desarrollo. [email protected] tel. 2202-0851

b. Ministerio de Salud

Se les reservó 2 cupos en el curso de Tutoría Virtual. Contacto Ricardo

Collado

c. Consejo de Seguridad Vial (COSEVI)

mailto:[email protected]




17

Se les reservó 2 cupos en el curso de Tutoría Virtual. Contacto Siany

Barboza, Encargada de la Unidad de Capacitación [email protected]

tel. 2522-0809

d. Ministerio de Seguridad

Se les reservó 2 cupos en el curso de Tutoría Virtual. Contacto Quírico

Céspedes, Jefe del Departamento de Capacitación y Desarrollo tel.

Quírico Céspedes [email protected] tel.2586-4240.

Otras instituciones fuera del Régimen que han solicitado ayuda

Unidad de capacitación de la Universidad de Costa Rica

Solicitan dos cupos en el curso de Tutoría Virtual. Se tiene pendiente un

posible convenio para que puedan contar a la ayuda. La persona que nos

contacto es Máster Gerardina Jiménez Guevara. Sección de Desarrollo

Humano. Oficina de Recursos Humano. Universidad de Costa Rica. Ext.

5538, celular 8343-1974 correo: [email protected]

2. Dar seguimiento y cumplimiento al punto XIII “Programación y cronograma

de trabajo” del Informe CCD-005-2011 Proyecto Estratégico 2:

Implementación de un modelo pedagógico tecnológico que facilite el acceso

a la capacitación a los funcionarios públicos cubiertos por el Régimen de

Servicio Civil, aplicando la metodología e-learning. En tal sentido dar

cumplimiento en el año 2012 de los 12 cursos pendientes:

a. 3 se impartirá en agosto 2012 y ya fueron ofrecidos.

b. 3 están programados para octubre

c. Queda pendiente programar 6 cursos más en el 2012

(mayor detalle en la Matriz de proyecto elearning, indicadores de gestión

(anexo 7)







18

Se agrega como observación al cumplimiento de esta meta que el 2.5% de

funcionarios capacitados bajo metodologías elearning, representa 2500

funcionarios capacitados, se debe incluir actividades virtuales tanto de la

Dirección General de Servicio Civil como los cursos desarrollados y

refrendados por CECADES que se están impartiendo en otras plataformas

del Régimen, a saber, Ministerio de Hacienda, Ministerio de Educación,

Ministerio de Agricultura, Consejo de Seguridad Vial en convenio con la

Contraloría de la República entre otros. Actualmente no contamos con toda

la información de otras instituciones.

Sobre el cumplimiento de esta meta, la tabla #4 indica el número de

funcionarios capacitados del 2011 a julio 2012. Se observa un total de 857

funcionarios que equivale a un porcentaje de cumplimiento de 34,28% de la

meta que se debe alcanzar en el 2014.

Tabla #4 Cantidad de funcionarios capacitados con metodologías Elearning del 2010 a julio 2012

Total acumulado del número de funcionarios capacitados que hayan sido reportados y refrendados por DGSC y otras plataformas

Funcionarios reportado como capacitados con metodologías

elearning a julio del 2012 857

META al 2014 (número de funcionarios capacitados) 2.500

Porcentaje de meta cumplida 34,28

Fuente: tomado de anexo 3: matriz de proyecto elearning

En el camino se han encontrado obstáculos para el cumplimiento de la

meta. Entre ellos:

Este año no se pudo impartir cursos de febrero a abril porque tenía

prioridad el concurso docente que estaba programado para febrero y

se extendió para marzo y abril. Esto por cuanto el proyecto tiene que




19

competir por recursos y cuando existen prioridades mayores afectan

el cumplimiento de las metas provocando una acumulación de cursos

y mayor presión del cumplimiento de la meta en el segundo semestre.

Para evitar este punto crítico de proyecto se recomienda según

criterio de Reinier Hernández, Administrador Técnico de la Campus

Virtual, que se aumente de 2 a 5 megas el ancho de banda para que

se puedan desarrollar cursos simultáneamente a los concursos y así

cumplir con la meta que está planteada para desarrollar menos

cursos en los primeros años a más cursos hacia el final del 2014.

Así mismo seguir destinando tutores de la institución para el

desarrollo de cursos acompañado de la formación de tutores de otras

instituciones.

Capacitar a otra persona de UTIC para que continúe el desarrollo de

cursos aún en ausencia del Administrador Técnico titular.

Aumentar la cantidad de personas del equipo de proyecto elearning,

especialmente aquellas que laboran para el CECADES a fin de dar

cumplimiento a las demandas de proyecto por el aumento en la

cantidad de cursos y crecimiento del proyecto.

3. Impartir el curso de “Tutoría Virtual” para formar nuevos tutores. Según las

instituciones que han solicitado colaboración (ver anexo 3, hoja 3: lista de

cupos comprometido para 2012).

4. Habilitar la red para tutores virtuales que se encuentra lista para abrirse en

nuestro Campus virtual y que aparece con el nombre “Red de expertos en

tutoría virtual” a fin de que los tutores cuenten con un espacio de encuentro

para aprender y apoyarse en los diferentes roles que deben desarrollar.

5. Continuar con nuestra participación en la “Red de Centros de Capacitación

Virtual para la Administración Pública” (RECAVAP). En tal sentido coordinar

con Gaudy Calvo, Encargada de Cooperación, si obtuvimos alguna repuesta




20

por parte de CEDDET para la colaboración entre el CEDDET y DGSC para

el año 2012. (anexo 8)

6. Actualizar la normativa para incluir consecuencias en caso de que los

funcionarios se matriculen y deserten. En caso de concretarse, incluir esta

información en la hoja de inscripción que ellos llenan antes del inicio del

curso y que se usan como referencia para ser seleccionados.

7. Coordinar con Alberto Delgado (encargado de elaborar un informe resumen

con los informes trimestrales de labores de las Unidades de Capacitación)

para acordar una forma en que se pueda determinar el número de cursos y

cantidad de funcionarios que participan de cursos virtuales en otras

plataformas. Para el 2012 la información que se presentó a desarrollo

estratégico estuvo muy limitada por la falta de presentación de dichos

informes por parte de las Unidades de Capacitación.

Referencias

Cabero, Julio. (2006) Bases Pedagógicas del Elearning. Universidad Oberta de

Cataluña: Revista Universidad y Sociedad del Conocimiento. Vol. 3- No1 abril

2006.

Se adjuntan carpeta de publicaciones del proyecto (ver carpeta)

Documents

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