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Digital Desk Management for SAP ERP
Any Documents, Anywhere, An Integrated Solution
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Agenda
Lo Scenario
L’Obiettivo
La Soluzione
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Dove archiviare questo Patrimonio Aziendale utilizzando SAP
Il modulo DMS di SAP Gestione del Check in e check out dei file
Gestione del concetto di stato documento
Collegamento nativo agli oggetti SAP
Classificazione automatizzabile
Gestione autorizzativa ereditata dalle strutture di SAP
Gestione dei workflow a supporto della gestione documentale
Il Content Server di SAP
Versioning dei file
Accesso ai file via HTTP
Utilizza certificati di sicurezza che scambia con il server SAP
L’occupazione dei file non impatta con il database SAP
Logica Content Cache per realtà geograficamente complesse
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Il momento “giusto” per archiviare i documenti dipende dal processo di Business
In SAP l’oggetto gestionale esiste già (es.scrittura passiva)
L’oggetto gestionale ha compiuto il suo ciclo di vita
Si digitalizza il documento relativo (es.fattura passiva)
Si collega il documento digitale all’oggetto SAP
L’oggetto gestionale su SAP non esiste ancora
Il documento fa nascere l’oggetto gestionale su SAP (es.la RdA)
Oppure documento e oggetto gestionale iniziano assieme il loro ciclo di vita
Spesso è la modalità usata per avviare cicli di approvazione sui documenti
Il concetto di Late Archiving Il concetto di Early Archiving
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Quali obiettivi raggiungere?
Archiviare per il solo scopo di consultare velocemente a posteriori
Dematerializzare in modo sostitutivo i documenti rilevanti ai fini fiscali
Condividere la documentazione tra uffici e funzioni aziendali diverse
Tracciare flussi approvativi basati sui documenti digitali
Realizzare accessi distribuiti al patrimonio dell’azienda: dalla Sap Gui, dal Web, dai dispositivi mobili
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Documenti …la gestione della carta
Supportano processi aziendali ben strutturati nel gestionale
Sono strutturati solo in parte
Diversi metodi per trasmettere, ricevere, archiviare (posta, fax, e-mail, raccoglitori tematici)
Layout “destrutturati” (documenti Cartacei o file PDF / Office)
I documenti cartacei vengono spesso pinzati assieme ed archiviati in molteplici copie in uffici diversi
Spesso rappresentano un costo rilevante anche quando “non servono più”
Quando servono costa molto rintracciarli
La loro ricerca è possibile solo in un modo (e dipende da come sono stati fascicolati)
Un “problema classico”
si può trasformare in un “vantaggio competitivo”?
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Un “problema classico”
si può trasformare in un “vantaggio competitivo”?
… il “DDM “ (Digital Desk Management for SAP)
SI
Con una soluzione moderna e integrata...
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DDM for SAP ERPE’ la scrivania digitale con cui l'utente accede ai contenuti documentali
Service Menu
DDM Toolbar
Documents Toolbar
Document Info Records
Direct access to
Business Object
Direct access to preview of
stored file (without download)
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DDM for SAP ERPLe linee guida del prodotto
Gestire i documenti digitali del proprio Business eliminando l'utilizzo della carta è diventato sinonimo di velocità, efficienza, agilità
• Il DDM completa il modulo SAP di gestione documentale (DMS)
• E’ disegnato in chiave Look and Feel. Semplifica ogni operazione utente
• E’ personalizzabile tramite customizing e implementazioni Badi
• Garantisce l’accesso ai documenti dalla SAP Gui, dall'ambiente Windows, dal Web, dal mondo Mobile
• Utilizza le nuove tecnologie SAP:
• ABAP Object, Badi, Web Dynpro, Adobe Interactive Forms
•Web Services / SOA
• Rende scalabili i progetti documentali (roll-out estremamente rapidi)
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DDM can be customized in order to call external / collateral applications
My recent documents:
All documents accessed by the user are cached and grouped by categories
DDM manages user searches and favorite documents
DDM search uses and improves standard DMS
search engine
DDM eXtension Module:
Approval Module allows to design and run your approval
flow using your HR objects
User can insert approvers (SAP users or email
addresses or HR positions)
User specify a request message (automatically
notified by email)
User specify quorum and
Step level in order to control approval flow
Start Approval Module Engine on selected document
DDM offers full integration to SAP Office in order to manage Workitems
Workitems (based on documents) ready to be
executed
DDM automatically adds contextual additional buttons
Users manage private labels and are able to notify
documents to other SAP users
DDM for SAP ERPLa scrivania digitale più in dettaglio – Integrazione con i processi SAP
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DDM for SAP ERPComposite Applications
DMS (Document Management System)
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DDM for SAPDDM for SAP
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SAP ERPSAP ERPBasic Components of DDM,Basic Components of DDM,
M.Outlook & Lotus Notes IntegrationM.Outlook & Lotus Notes Integration
KPRO (Content Server)
TREX (File Contents Indexing)
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+Full search text integrationFull search text integration
(indexing of file content)(indexing of file content)
Enhanced Classification moduleEnhanced Classification module
Module for Approval DocumentModule for Approval DocumentWorkflowWorkflow
Sap Office / Sap Query IntegrationSap Office / Sap Query Integration
+
+
+
Web Desk Interface for DDM (WDI)Web Desk Interface for DDM (WDI)
…+
+Slide 11 / 33
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Purchase Office Good Receipt (Warehouse) Accounting Office
PO releasedGood receipt
Receiving
Incoming InvoiceReceiving
SAP DMS
Good Receipts Doc
SUPPLIERS
DDM
Digital StapleDigital Staple Digital StapleDigital StapleDigital StapleDigital Staple
Dettagli della soluzione DDML’idea iniziale (gestione documentale del ciclo passivo)
Il DDM realizza la pinzatura virtuale dei documenti dell’intero ciclo passivo
Dinamicamente a seconda dell’oggetto SAP richiamato
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Dettagli della soluzione DDMDall’idea iniziale… un processo documentale concreto
Document flow function
SAP users can have a snapshot of all the documents of the entire business process
Start DDM from accounting document
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Dettagli della soluzione DDMUna soluzione nativamente integrata in SAP
Integrata con:
SAP GUI Frontend
WEB GUI Frontend
Approval Flow Module
Outlook & Lotus Notes
Windows Explorer
SAP Modules
Document Describer Module
SAP Output Control Message
SAP Business Workplace
Google gadget
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Dettagli della soluzione DDML’accesso Web ai documenti tramite il WDI™ – Web Desk Interface (DDM Add-On)
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EsempiUn caso di perfetta integrazione
L’approvazione dell’Ordine di Acquisto
Approvazione dell’ordine direttamente tramite la sua stampa PDF, non tramite transazione (maggiore appeal)
Possibilità di personalizzare i livelli di approvazione gerarchica in base ai dati dell’ordine
Sincronizzazione tra le azioni gestionali e le azioni di approvazione
Notifiche automatiche via e-mail all’owner del processo di acquisto
Tracciabilità delle versioni dell’Ordine in caso di modifiche in corso di approvazione
Possibilità di gestire una stampa PDF in versione draft fino ad approvazione avvenuta
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L’approvazione dell’Ordine di Acquisto
Create a new Purchase Order with all mandatory fields
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1
2
Start DDM from SAP Object Services of
Purchase Order
Generate PDF of Purchase Order (2)
and start DDM Approval Module (3)
3
L’approvazione dell’Ordine di Acquisto
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Workflow Template based on custom
rules
andautomatically loaded
Workflow Toolbar
Workflow Message
Display Purchase Order PDF
L’approvazione dell’Ordine di Acquisto
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Save and release Workflow
Template of Workflow Email
notifications
L’approvazione dell’Ordine di Acquisto
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The first approver receives
notification of the Purchase Order by
After leaving a note, he proceeds
to the vote
He doesn’t run the risk to vote the Purchase Order more than once
To display the PDF Purchase Order, he can follow the link
All the approvers involved are
listed
L’approvazione dell’Ordine di Acquisto
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Table of approval steps
(who and when has voted)
Approvers’ messages
Web activities are directly committed in SAP
No interfaces running
L’approvazione dell’Ordine di Acquisto
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The second approver can vote at the same
time
L’approvazione dell’Ordine di Acquisto
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When a step is completed, the
approvers of the next step automatically
receive a DDM notification by email
L’approvazione dell’Ordine di Acquisto
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Email notification to the third approver
Display of email content
Preview of approvers’ votes and messages
PDF preview
L’approvazione dell’Ordine di Acquisto
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Approvers’notes Web workflow info
Vote protection (approvers don’t run the risk to vote a Purchase Order more than once)
Vote registration
L’approvazione dell’Ordine di Acquisto
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When all steps are completed, DDM automatically sets
workflow final status…
L’approvazione dell’Ordine di Acquisto
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…and completes the Purchase Order release strategy
L’approvazione dell’Ordine di Acquisto
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Evoluzione della soluzione DDMRump Up … i-Developments
Applicazioni per il “Mobile Business”
Utilizzo di applicazioni su iPhone o iPad
Tracciare l’approvazione di documenti
Senza necessità di interfacce
Accesso ai documenti SAP
Accesso ai dati di Business in tempo reale
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Tutta l’azienda trae vantaggio dal raggiungimento di questi obiettivi
Ufficio Tecnico
Favorita la condivisione di informazioni documentali fin dalla progettazione di un prodotto
Ufficio Commerciale
Favorita la ricerca strutturata e il riutilizzo di documenti legati ai clienti ed alle precedenti trattative
Ufficio Acquisti e Amministrazione
Favorito il cost saving nella gestione dei documenti legali e quelli del ciclo passivo in generale
Clienti e Fornitori
Aumentata precisione delle informazioni grazie alla tracciabilità dei documenti
Favorita la possibilità di collaborare in modo più efficace
“Vantaggi dentro l’azienda”
“Vantaggi fuori dall’azienda, per
l’azienda”
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Si basa su un’architettura SOA Compliant
E’ collegato ai processi di Business
E’ accessibile da dovunque
E’ personalizzabile
E’ scalabile
Gli utenti lo assimilano in poche ore
Non comporta cambi di architettura
E’ INTEGRATO
NON INTERFACCIATO
Perchè è progettato dentro SAP ed evolve con esso
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Tutti i diritti riservati. Tutti i marchi e i marchi registrati citati sono di proprietà delle rispettive società.
Thank You
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