DIAGNOSTICO, ORGANIZACIÓN Y ESTADO

ACTUAL DEL ARCHIVO DE LA FACULTAD DE INGENIERÍA

ADRIANA BURGOS P.Secretaría Departamento de

Matemática y Física Aplicadas

Facultad de Ingeniería, creada en febrero de 1992

DEPENDENCIAS

Decanatura

Secretaría Académica

Escuela de Ingeniería

- Departamento de Ingeniería Ambiental y Recursos Naturales

- Departamento de Ingeniería Civil

- Departamento de Ingeniería Industrial

- Departamento de Ingeniería Informática

Departamento de Matemática y Física Aplicadas

Facultad de Ingeniería

PLANTA

70 académicos de Jornada completa

120 académicos de Jornada parcial

5 administrativos (Secretarias)

Facultad de Ingeniería

CARRERAS IMPARTIDAS

• Ingeniería Civil

• Ingeniería Civil Industrial

• Ingeniería Civil Informática

• Ingeniería Marítimo Portuario (descontinuada desde 2006)

• Ingeniería en Acuicultura y Pesca (descontinuada desde 2006)

• Ingeniería Civil Logística

• Ingeniería Civil en Biotecnología Acuícola

OBJETIVO.

Implementar un sistema para clasificar y organizar las series documentales de las distintas dependencias de la Facultad de Ingeniería.

Objetivos Específicos:

1. Realizar un diagnóstico del depósito documental

2. Elaborar un plan de trabajo

3. Generar un sistema de Archivo

DIAGNOSTICO

DIAGNOSTICO

PLAN DE TRABAJO

• Autorización de espacio físico, 3er piso de Facultad de Ingeniería.

• “Bodega” con diversos elementos de trabajo y material en desuso.

• Habilitación. Trabajo de limpieza, reubicación y reparaciones.

• Adquisición de cajas adecuadas para conservación de documentación existente.

IMPLEMENTACION

Organización de los documentos en dos etapas:

ClasificaciónSe separó la documentación primero por unidad académica.

Ordenación

Se ordenó según fecha respetando principio de procedencia de los documentos (origen). Luego por Asunto o Tema

IMPLEMENTACION

Determinación de series documentales.

Entre otras, se encontraron las siguientes:- Correspondencia Recibida y Despachada- Actas de Notas (parciales, finales)- Tesis

Inventario del contenido

De todas las cajas previamente identificadas.

1 A1 B C D E F

2 A2

3 A3

4 A4

Numeración correlativa identificando Unidades de Conservación

Asignación de ubicación topográfica

IMPLEMENTACION

Identificación topográfica de estantes (horizontal y vertical).

IMPLEMENTACION

Documentación ubicada en cajas correspondientes previa identificación orgánico – funcional.

Identificación topográfica de estantes (horizontal y vertical)

Estante ADecanatura• Caja 1: Correspondencia, año 1993-1994• Caja 2: Correspondencia, año 1995• Caja 3: Correspondencia, año 1996• Caja 4: Correspondencia, año 1997• Caja 5: Correspondencia, año 1998• Caja 6: Correspondencia, año 1998-1999• Caja 7: Correspondencia, año 1999• Caja 8: Correspondencia, año 2000• Caja 9: Correspondencia, año 2000

Estante BSecretaría Académica• Caja 1: Correspondencia, año 1995• Caja 2: Correspondencia, año 1995-1996-1997• Caja 3: Correspondencia, año 1998-1999• Caja 4: Programación Académica

Estante CPatrón de Pesca• Caja 1: Programas de curso, Guías, Contenidos, año 1999• Caja 2: Comprobantes de pago, año 199

U.A. 51 Ingeniería Pesquera• Caja 3: Correspondencia, año 1994-1995-2000• Caja 4: Actas de Notas, año 1996-1997-1998

Estante DU.A. 52 Ingeniería Portuaria• Caja 1: Correspondencia, año 1998-1999-2000• Caja 2: Actas, Planillas de notas, año 1995-1996-1997-1998-1999-2000• Caja 3: Textos (fotocopias) Tesis, año 2000

Estante EU.A. 53 Ingeniería Civil Informática• Caja 1: Correspondencia, año 2000

Estante FU.A. 54 Ingeniería Civil IndustrialU.A. 50 Ingeniería Civil Industrial mención computación• Caja : Correspondencia, año 2000

Estante GU.A. 55 Ingeniería Civil

Estante HArea Ciencias Básicas• Caja 1: Correspondencia, año 1995 (U.A.15)-1996-1997-1998• Caja 2: Correspondencia, año 1999-2000• Caja 3: Actas y Planillas de Notas, año 1995-1996-1997-1998• Caja 4: Carpeta de Registro Académico, año 1997• Caja 5: Carpeta de Registro Académico, año 1998-1999-2000• Caja 6: Actas de Notas, año 1997-1998-1999-2000• Caja 7: Programas de curso, año 1998• Caja 8: Rectificaciones, Regularizaciones y Notas Pendientes, año• Facultad de Ingeniería• Decanatura• Secretaría Académica• Depto. de Matemática y Física Aplicadas• Ingeniería Civil Industrial• Ingeniería Marítimo Portuaria• Ingeniería Civil Informática• Ingeniería Pesquera• Ingeniería Civil (• Ingeniería Civil en Biotecnología Acuícola

Inventario del contenido

RESULTADOS INICIALES

• Sistema implementado exitosamente en 2002

• Facultad de Ingeniería fue la única que organizó su Archivo en la Universidad

ESTADO ACTUAL

• Sistema implementado no fue mantenido en el tiempo

• Retiro de asignación de horas

• Retorno de sala a condición original

ESTADO ACTUAL

ESTADO ACTUAL

ESTADO ACTUAL

ESTADO ACTUAL