Embed Size (px)
Citation preview
Diagnóstico de Gestión
Documental en empresas del
sector público y privado
Alicia Jiménez Rodríguez
Ángela Bibiana Osorio Patiño
Lina Fernanda Patiño Castaño
María Esperanza González Martínez
Maricel Arroyave Gómez
Sandra Liliana Díaz López
GALERÍA DE LAS VISITAS REALIZADAS
MARICEL ALICIA
MÁRÍA ESPERANZA LINA FERNANDA PATIÑOANGELA BIBIANA OSORIO
SANDRA LILIANA
ICBF REGIONAL ANTIOQUIA
Se entrevisto la encargada del Archivo Nuri Marín Administradora de Empresas
¿Cómo está organizado el archivo?
En este Archivo Central, llega la documentación cuando ha cumplido el tiempo en la TRD según el plan de trasferencias, las
carpetas deben venir con el rotulo diligenciado y su respectivo FUID, las cajas marcadas y las carpetas por 200 folios o menos
según corresponda la serie. Para la consulta los usuarios internos y externos diligencian un formato de préstamo para solicitar
las carpetas y expedientes según sea el caso.
¿Existe un PGD?
No posee PGD regular y sistematizado los procesos están dispersos y el manejo de los documentos es de acuerdo a las TRD.
¿Qué procesos administra?
En esta entidad no existe un PGD completo el proceso se divide en: Producción, recepción, distribución, trámite, organización,
consulta y conservación y/o disposición final.
¿Qué software administra el archivo?
En el momento no se cuenta con Software para archivo y es de vital importancia implementar la cultura del documento
electrónico en los archivos del ICBF, por lo tanto se empezó con un software de correspondencia su nombre es INVESDOC
que permite después de radicado el documento en la ventanilla inmediatamente el interesado y la persona para quien va el
oficio lo podrán ver en su bandeja de entrada sin necesidad del físico y verificar su trazabilidad, es muy importante aclarar que
este Software hasta ahora está empezando y falta muchas más conciencia por parte de los funcionarios.
ICBF REGIONAL ANTIOQUIA
5.¿Ventajas para la empresa después de su implementación?
Próximamente se adquirirá un software que le permita a los funcionarios, elaborar desde sus oficinas los documentos
electrónicos sin necesidad de utilizar el soporte papel, así mismo se iniciara los trámites para el registro de firmas ante las
autoridades competentes.
6.¿Cómo se maneja el tema de seguridad, alteridad, conservación y privacidad?
Como maneja el tema de seguridad: En el ICBF las TRD tienen una columna donde nos indica si el documento es de
carácter privado o público y que tiempo deben estar confidenciales.
Secretaría Distrital de la Mujer
Se entrevistó a la jefa de Gestión Documental : Marilyn Suarez
¿Cómo está organizado el archivo?
En razón a la reciente creación de la Secretaría Distrital de la Mujer, esta unidad de información se encuentra actualmente en la
conformación de los archivos de gestión, se está construyendo la Tabla de Retención Documental y en el archivo central se
cuenta con unos documentos que fueron entregados a esta entidad como una transferencia secundaria efectuada por la
Secretaría Distrital de Planeación, como parte del proceso de empalme al haber traslado las funciones relacionadas con la
Política Pública de Mujeres a esta Secretaría.
¿Existe un PGD?
Por ser tan reciente esta Secretaría, actualmente se encuentra en proceso de construcción.
¿Qué procesos administra?
Teniendo en cuenta la normatividad vigente como lo es el Decreto 514 de 2006 “el cual establece que toda entidad pública del
nivel Distrital, debe contar con un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA)” esta Secretaría a través de este
sistema y subsistema, cuenta con el proceso de Gestión Documental, el cual ya se encuentra documentado, caracterizado y
documentados algunos de sus procedimientos.
¿Qué software administra el archivo?
Actualmente no se cuenta con un software específico, pues se adelanta el inventario documental y la base de correspondencia a
través de una hoja de cálculo en Excel, mientras se adelanta el respectivo proceso contractual de adquisición el sistema de
información Integrado que está construyendo el distrito.
5.¿Ventajas para la empresa después de su implementación?
Una vez se adquiera el software, para esta entidad, va a traer una serie de ventajas relacionadas con ahorro de recursos
(humanos, tiempo, financieros).
6.¿Cómo se maneja el tema de seguridad, alteridad, conservación y privacidad?
En cuanto al tema de seguridad, los documentos que se procesan a través de la Ventanilla única de Correspondencia,
una vez se reciben, se escanean y se conservan, para que en caso de pérdida, se pueda disponer fácilmente de esta
información como aporte al procedimiento de reconstrucción de expedientes.
En cuanto al tema de alteridad, se implementó un formato identificado como instrucción de correspondencia, cuya
finalidad es la de preservar el documento y evitar posibles alteraciones al mismo.
Frente a la conservación, se han adoptado medidas relacionadas con el archivo adecuado en carpetas, ganchos, cajas,
estantería siguiendo con técnicas archivísticas dadas por el Archivo General de la Nación y el Archivo de Bogotá.
Frente a la privacidad de los documentos, por ahora no se ha formulado políticas de restricción de consulta de
documentos, sin embargo desde las diferentes áreas, los archivos de gestión deben ser custodiados y controlados por la
respectiva auxiliar administrativa, de otra parte y en la medida que se realiza capacitación en materia de gestión
documental, se hace énfasis en que los documentos no pueden salir de la entidad.
Secretaría Distrital de la Mujer
CORPORACIÓN AUTÓNOMA REGIONAL
DEL QUINDIO CRQ
¿Cómo está organizado el archivo?
Como la CRQ, trata diferentes asuntos relacionados con las licencias ambientales, el archivo está organizado así:
-El tiempo de retención es en años, Toda la correspondencia que ingresa a la entidad está organizada por número de
ingreso y por la fecha de recibido, por lo tanto es Ordinal-cronológico: numérico y fechas
-Las licencias ambientales de vertimientos, concesiones de agua, aprovechamiento forestal, residuos sólidos, etc., está
organizado por los nombres de los predios, seguidos de los nombres de las veredas y del municipio donde está ubicado, es
decir son Toponímico.
-Las historias laborales de los funcionarios y ex-funcionarios están organizadas por nombres propios, es Onomástico.
Además es numérico por los comprobantes de egreso de la Tesorería de la Entidad, los cuales están organizados por
números.
¿Existe un PGD? Sí.
¿Qué procesos administra?
Registra, Almacena, agenda, direcciona, (envían a la dependencia u oficina correspondiente para su tramitación), da alerta
de aviso de vencimiento de términos.
¿Qué software administra el archivo? Un software en gestión documental
¿Cuál es? Beesoft
CORPORACIÓN AUTÓNOMA REGIONAL DEL QUINDIO
CRQ
¿Qué funciones maneja?
Manejan todos los archivos digitales como son los documentos, imágenes, videos, planos, etc. Este software automatiza las tareas
administrativas ya que captura y procesa la información. Base de datos de todos los funcionarios y usuarios, de los inventarios
documentales, de todos los asuntos que se manejan en la entidad. Porque todo documento que ingresa a la entidad inmediatamente
queda escaneado, guardado en el sistema, al igual que toda respuesta que sale, de igual forma queda escaneada y almacenada para
su conservación.
¿Qué características tiene?
Seguridad, comunicación en red (intranet), confidencialidad, fácil acceso, clave personal por usuario, Maneja tablas de bases de datos,
facilita el manejo de archivo, procesos documentales, economía en costos y tiempo.
¿Ventajas para la empresa después de su implementación?
Tiempo y economía – Maneja toda la información que es esencial para la supervivencia y crecimiento de la entidad. Representa facilidad
en la implementación y manejo del sistema integrado de gestión.
Representa agilización de los procesos en cuanto archivo y gestión documental, ocupa menos espacio por el ahorro de papel, unifica
los procesos, agilidad en las respuestas de las solicitudes, información ágil y oportuna para toma de decisiones.
¿Cómo se maneja el tema de seguridad, alteridad, conservación y privacidad?
*Seguridad: solo permite el ingreso por medio de claves, solo permite el ingreso de personas autorizadas con claves de acceso y que
estén dentro de la entidad.
*Alteridad: rápida y eficaz, es inmodificable los archivos almacenados cada funcionario maneja su usuario y su clave
*Conservación por medio del escaneo y se mantiene el documento en físico, y por el almacenamiento del archivo digital.
*Privacidad: documentos accesibles solo a la entidad.
LA FEDERACIÓN NACIONAL DE CULTIVADORES DE PALMA
DE ACEITE, FEDEPALMASe entrevisto: Rocio Olivares
¿Ventajas para la empresa después de su implementación?
Optimización de los procesos internos, disminución en los tiempos de
respuesta a solicitudes, optimización en pago a proveedores, mejor
acceso a la información.¿Qué software administra el archivo?
Sistema de Gestión Documental Orfeo. Es una
herramienta de software libre, amparada bajo la
licencia GPL/GNU aplicación web escrita en Php,
desarrollada en Colombia.¿Cómo se maneja el tema de seguridad, alteridad,
conservación y privacidad?
El sistema esta parametrizado de acuerdo al rol de cada colaborador
y se le asignan los permisos de acuerdo a este de igual manera el
sistema guarda trasabilidad sobre cada documento permitiendo
conocer en tiempo real los cambios o estados del documento,
tambien se puede elegir que determinado documento solo sea visible
para determinados usuarios.
¿Qué características tiene?
Ambiente web, gestión directa sobre los
documentos, generación de expedientes,
generación de reportes de gestión,
diligenciamiento de formualarios electronicos.
ARCHIVO DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE
COLOMBIA
Persona entrevistada: Luz Dary Lazo Archivo Biblioteca U. Nacional de Colombia
¿Cómo está organizado el archivo?
La documentación que compone dicho archivo es de carácter público al ser una institución pública, en ella se almacenan los
documentos de carácter administrativo, académico, investigativo, científico que produce la institución. Como objetivo
general, el interés del archivo es recuperar, organizar, preservar y divulgar el patrimonio documental de la Universidad de la
sede Bogotá.
¿Existe un PGD?
El PGD permite la radicación, registro, digitalización, incorporación, distribución, clasificación, almacenamiento, consulta y
conservación de los documentos generados por las oficinas productoras y los diferentes archivos de la institución, todo lo
anterior siguiendo el protocolo de técnica y normatividad vigente a la fecha en el país.
¿Qué procesos administra?
Consulta documental, Gestión de comunicaciones oficiales, seguimiento a los archivos de gestión, asesorías en gestión
documental, capacitación a productores documentales, transferencias documentales, eliminaciones documentales,
reprografía documental y elaboración y actualización de TRD.
¿Qué software administra el archivo?
El Software que administra el archivo es DocuWare.
ARCHIVODE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE
COLOMBIA
Cuál es y qué funciones maneja?
DocuWare en el siguiente enlace da una breve explicación del funcionamiento del software
https://www.youtube.com/watch?v=xWHfAPHKQFY#action=share
¿Qué características tiene?
Características relacionadas según el encargado del área, es la facilidad de localización de un documento y el espacio
que brinda el tener los documentos digitalizados y no en formato papel. (esta en periodo de prueba por ser un software
que se maneja en la nube)
¿Ventajas para la empresa después de su implementación?
Agilización de las consultas, localización rápida del documento, control del documento en gestión, traslados a tiempo
durante el ciclo vital del documento .
¿Cómo se maneja el tema de seguridad, alteridad, conservación y privacidad?
La documentación almacenada en el archivo es de uso público, por esta razón la privacidad es muy poca, lo que si se
conserva es el documento original y se pone a disposición de los usuarios una copia digitalizada para evitar deterioro
del documentos.
ARCHIVO CÁMARA DE COMERCIO DE PASTO
Entrevistada : SONIA PATRICIA GELPUD , Profesional universitario Gestión Documental
¿Cómo está organizado el archivo?
La Cámara de Comercio de Pasto es una entidad privada que cumple funciones públicas, delegada por el Estado lleva el
registro público. En cumplimiento de la función encomendada la Cámara genera y administra dos tipos de archivo:
- El Archivo de los Registros Públicos, el cual se administra tal como lo exige el acuerdo 016 de 2002 y establece la
política archivística para las Cámaras de Comercio.
- El archivo administrativo, conformado por la información producida por todas las áreas de la entidad se encuentra
organizado como lo establece las Tablas de Retención Documental.
Existe un PGD?
Si se encuentra establecido en el Plan Estratégico Corporativo - PEC de la entidad la implementación de un PGD
¿Qué procesos administra?
Recepción, radicación, distribución, gestión, trámite y organización
¿Qué software administra el archivo?
En el año 2008 la Cámara de Comercio de Pasto implemento el software documental Docunet para gestionar la serie
documental Registros Públicos con sus tres subseries, mercantil proponentes y epsal.
¿Cuál es? Docunet
ARCHIVO CÁMARA DE COMERCIO DE PASTO
¿Qué funciones maneja?
-Implementar tecnologías de digitalización y sistemas de gestión documental electrónica con el propósito de agilizar los
procesos derivados del archivo.-Garantizar la conservación y preservación de los documentos.-Mejorar la seguridad de
acceso e integridad de los documentos.-Facilitar la proyección de los servicios de las Cámaras de Comercio de Pasto
relacionados directamente con la gestión documental.
¿Qué características tiene?
En la primera fase del proyecto se parametrizó una sola serie documental denominada Registros Públicos con tres
subseries: Registro Mercantil, Registro de Proponentes y Registro de Entidades Privadas sin Ánimo de Lucro (Establecidas
en el acuerdo 016 de 2002); esta serie es de conservación total y misional en la Entidad, por lo tanto, los expedientes físicos
son estrictamente administrados en cumplimiento de la normatividad archivística.
¿Ventajas para la empresa después de su implementación?
Garantiza procesos relacionados con la conservación del documento físico, optimiza los tiempos de respuesta de los
trámites administrativos, facilita procesos de consulta y acceso a la documentación digital (dependiendo de los permisos de
seguridad asignados a los perfiles , la integridad del expediente; (se administra un expediente híbrido, es decir, parte
análoga y parte digital , control de los documentos , registros y eficacia y transparencia administrativa.
¿Cómo se maneja el tema de seguridad, alteridad, conservación y privacidad?
La CCP esta adelantado actualmente dos proyectos: estudios técnicos, jurídicos y tecnológicos para otorgar valor probatorio
a las imágenes que se encuentran digitalizadas y que pertenecen a una serie documental de conservación total, es decir, a
las imágenes pertenecientes a Registros Públicos.
ARCHIVO CÁMARA DE COMERCIO DE
PASTO
Se están adelantando las adecuaciones al gestor de documentos con el fin de integrar herramientas como firma digital y
estampado cronológico a fin de cumplir con los requisitos establecidos en la ley 527 de autenticidad, Integridad,
Inalterabilidad, posterior consulta y no repudio.
2.Con respecto a la documentación relacionada con el archivo administrativo, se encuentran en la labor de parametrización
del explorador documental con el fin de normalizar los procesos de consulta y acceso y seguridad.
Frente a la conservación, todos los depósitos de archivo cumplen las condiciones a fin de garantizar la conservación de los
documentos que aplican TRD, se manejan expedientes, se realizan transferencias documentales, se cuenta con un archivo
central e histórico, se realizan capacitaciones a los funcionarios para que conozcan como producir, organizar y conservar
los documentos mientras permanecen en los archivos de gestión y la conservación de las imágenes digitales.
-La infraestructura tecnológica que posee la Cámara de Comercio es descentralizada, es decir, el servidor de imágenes se
encuentra en la Cámara de Comercio de Cali, en ésta se realiza un proceso de backup diario, uno semanal y uno quincenal,
las copias son bajadas a cintas y se entregan en custodia a un tercero que lo administra en una sede diferente y para
visualizar las imágenes la Cámara de Comercio de Pasto, utiliza un “espejo” de las imágenes, es decir, están a salvo de
algún tipo de catástrofe; en caso de llegarse a presentar, se recurre a la copia que se posee en Cali.
Al realizar esta actividad fue enriquecedora ya que se comprendió y analizó la importancia que tiene la buena
implementación de un Programa de Gestión documental; y que con la ayuda de las TICS puede llegar a ser mucho mas fácil
y controlado el manejo de la documentación dentro de un Archivo o las dependencias que transfieren su documentación en
los diferentes ciclos vitales del documento. De esta manera PGD se convierte en la columna vertebral de toda organización
y ahora con la nueva legislación todas las entidades sin importar el servicio que presten deben ajustarse a contar con uno y
de igual manera con un área encargada de liderar y acompañar el proceso.
Las empresas se están ajustando a la implementación de herramientas que mejoren sus procesos internos, tales como los
SGD o los SGDEA, cabe resaltar que contar con un sistema de gestión documental solo garantiza una parte de esta, pues
en este caso prima el PGD, y desafortunadamente muchas empresas tanto publicas como privadas caen en el error de
pensar que solo un SGD o SGDEA solucionara su gestión documental, por ello esta clase de visitas nos permitió evidenciar
y visualizar las deficiencias que se presentan en el manejo de diferentes unidades de archivos incluyendo los de la propia
entidad o empresa en la que trabajamos y a su vez identificar herramientas de principal uso e importancia frente a la
implementación PGD como lo son : Tablas de Retención Documental (TRD) y las tablas de Valoración Documental ( TVD) .
conclusiones……
REFERENCIAS……
Archivo Bienestar Familiar ICBF [en línea] disponible en:
www.icbf.gov.co/procedimientos
Archivo Cámara de Comercio de Pasto [en línea] disponible en:
www.ccpasto.org.co
Archivo Central e Histórico (Sección Biblioteca). Universidad Nacional de
Colombia, [en línea] disponible en: http://www.unal.edu.co/una/
Corporación Autónoma del Quindío [en línea] disponible en:
http://www.crq.gov.co/
La Federación Nacional de Cultivadores de Palma de Aceite, Fedepalma
[en línea] disponible en: www.fedepalma.org
Secretaría Distrital de la Mujer [en línea] disponible en: www.sdmujer.gov.co
