Gestión Documental Dexon Software

S o f twa re

S o lu t i on s

S u pp o r t

La Gestión Documental le permite administrar el flujo de documentos de todo tipo, permite

la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos

deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los

documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía. Abarca el

ciclo de vida completo de los documentos, es decir, el tratamiento secuencial y coherente

que se da a los documentos desde que se producen o reciben en las distintas unidades hasta

el momento en que son eliminados o conservados, en función de su valor testimonial o

histórico como fuente para el conocimiento de la trayectoria de cualquier empresa.

Para DEXON esta gestión compromete el control total del ciclo de vida de los documentos

o archivos, desde su creación y pasando por cada una de sus etapas en el servicio.

De ahí que DEXON DOCUMENTS les permita a sus clientes un crecimiento en el

rendimiento operacional, ya que facilita la ubicación, consulta y seguimiento de la

información documental indispensable para el desarrollo de múltiples tareas. Desde la

misma consola de gestión DEXON que soporta todo el portafolio de productos se tendrá

un acceso seguro a la información documental que soporta cada proceso.

DEXON DOCUMENTS le permite la gestión sobre grandes cantidades de documentos, su

consulta y almacenamiento, este almacenamiento comprime los documentos lo que asegura

el uso de una buena capacidad y permite la gestión sobre cualquier formato (PDF, .doc,

XLS, CSV, HTML entre otros)

Además permite la seguridad de los datos al integrar el modulo con el producto DEXON

PROFILE MANAGER que permite crear los diferentes usuarios y perfiles que tendrán los

respectivos accesos o restricciones a cada una de las funcionalidades del módulo, así mismo

actúa como seguro ante pérdidas, extravíos, virus o accidentes inesperados.

DEXON DOCUMENTS está diseñado para automatizar las tareas que son responsabilidad

del departamento de IT relacionadas con la clasificación, almacenaje, consulta y custodia de

la información documental.

CARACTERÍSTICAS DEXON DOCUMENTS

Clasificación automática de Documentos

Permite ordenar y clasificar los documentos según su formato y el proceso de gestión al cual

esté relacionado.

OCR (Optical Character Recognition, Reconocimiento Óptico de Caracteres)

Identifica automáticamente símbolos o caracteres que pertenecen a un determinado

alfabeto a partir de una imagen para almacenarla en forma de datos en la CMDB.

Creación de documentos

Creación de documentos dentro de la herramienta y distribuirlos de manera sencilla.

Custodia de documentos

Guardar documentos de forma segura, sin ocupar espacio físico como lo harían en papel.

Además, esto sería adaptable a cualquier otro tipo de documento que sea necesario

preservar por cumplimiento de leyes o por interés interno de la organización.

Consulta de Documentos

Le permite crear consultas sobre los documentos tan solo ingresando valores como fecha de

ingreso, o alguna palabra calve dentro del documento buscado.

Importe de archivos

Permite importar una gran cantidad de documentos de diferentes formatos importándolos

directamente a la CMDB. Permite el ingreso de Ficheros ofimáticos (Doc, Ppt, Xls, etc.),

ficheros de Autocad, formatos de imagen (TIF, GIF, PCX, BMP, JPEG, etc), así como

documentos HTML, PDF o e-mail.

Estructura de Documentos

Permite crear grupos lógicos de documentos archivados y su visualización en un árbol

jerárquico que le permite navegar a través de los documentos, expedientes, y carpetas de

forma sencilla y rápida.

Workflows integrados

Permite crear Workflows automáticos para la gestión de aprobación o cambios en

documentos críticos. Todo sin la necesidad de mover la documentación lo que antes

suponía una demanda de tiempo y recurso humano innecesaria.

Versiones de Documentos

Administrar las versiones de los documentos, de forma que se puedan recuperar las

versiones anteriores, gestionar cuales deben ser utilizadas, controlar la obsolescencia en los

documentos y apoyar los sistemas de Gestión de Calidad.

Log de actividades

Guarda un histórico detallado, que está siempre visible, acerca de todos los cambios que ha

sufrido un documento durante su ciclo de vida, que permitirá conocer en cada momentó

que personas han modificado un documento concreto, qué cambios ha hecho cada uno, en

que hora fueron modificados los documentos.

Usuarios

DEXON DOCUMENTS integra un modulo de creación de usuarios y perfiles que restringe el

acceso a las distintas tareas garantizando así la seguridad y confidencialidad de la

información generada por cada usuario.

DEXON DOCUMENTS and ITIL

DEXON DOCUMENTS apoya directamente los procesos ITIL Versión 3.1 que DEXON

gestiona. Siendo de gran utilidad para cada uno de los procesos implementados (Incidentes,

problemas, cambios, activos y configuración, eventos, conocimiento, niveles de servicio,

capacidad y disponibilidad)

Este módulo está presente en la formación y transferencia del conocimiento, la propiedad

intelectual, la información sobre conformidad y estándares o en aquella documentación de

errores, soluciones provisionales e información de pruebas. Todas estas actividades

relacionadas con las mejores prácticas ITIL.

Gestión del Conocimiento

La base del Sistema de Gestión del Conocimiento del Servicio (SKMS) está constituida por

una gran cantidad de datos en una base central o Sistema de Gestión de la Configuración

(CMS) y la CMDB. La CMDB envía datos al CMS, que a su vez proporciona información al

Sistema de Gestión del Conocimiento del Servicio favoreciendo de este modo el proceso de

toma de decisiones. Todas las actividades relacionadas en este proceso se soportan en gran

medida gracias al módulo DEXON DOCUMENTS

Beneficios entregados por DEXON DOCUMENTS

Reducción en el tiempo usado en tareas administrativas.

Ahorro en costos que suponen la gestión de los documentos de una empresa

Mejora en tiempos de atención al controlar de forma automática las actividades de

gestión de documentos.

Mejor utilización de recursos tanto humanos como tecnológicos