FONDO DOCUMENTAL:

COORDINACIÓN DE ASUNTOS

ESTUDIANTILES

ARCH 310A: : Descripción Archivística IDescripción Archivística I

Profesora: María Centeno

Integrantes: Montero N., Kevin Bryan, EC-24-9548

Del Cid, Estefani, 8-855-1325

Fecha: 29 de junio 2011

Objetivos: •Satisfacer requerido de la materia Arch 310a •Organizar y Describir un porción del Fondo documental del departamento de Coordinación de Asuntos Estudiantiles de la Facultad de Humanidades•Presentar un informe sobre la organización que se dio•Hablar sobre las experiencias atenidas

Metodología: •Prepara un diagnostico del fondo •Llevar a cabo los proceso de organización y hacer una descripción del fondo

Diagnostico

I DATOS GENERALES

Nombre de Unidad: Coordinación de Asuntos Estudiantiles

Fecha de Creación: [c. 1996]

Número de Funcionarios: Tres (3)

Ubicación Física: Edificio Facultad de Humanidades, Primer Piso, A lado del Elevador cerca de la Biblioteca de la Facultad de Humanidades

Ubicación bajo Jerarquía: reportan directo e indirecto al Decano y Vice-Decano de la Facultad de Humanidades

Nombre de Contacto: Emmy Linaies

Antecedentes: No se facilitó una historia de la unidad ni información al respeto dado a que los personales no contaban con la información solicitada.

Dr. Ricardo J. Alfaro, 1904

Oficina del departamento de Coordinación de Asuntos Estudiantiles de la Facultad de Humanidades

Identificación

Existe manual de procedencia: No

Existe un instrumento de referencia: No, archivan documentos en carpetas con nombre correspondiente al asunto que se trata.

Servicio que presta: Esencialmente ofrecen ayuda a estudiantes de la Facultad de Humanidades

Sistema de archivo: Carpetas Organizado Cronológicamente-Alfabéticamente (clasificación estructural)

Qué tipo de acceso se presta: Informacional;

II DATOS SOBRE ARCHIVO:

Tipo de archivo: Archivo de Gestión

Tipos de Documentos que manejan: Circulares, memorándums, trabajo de matrícula, ayudantilla estudiantil, kioscos, correspondencias, seguro estudiantil,

Imagen 4: Gaveta con Archivos de años 2007-2010 del Fondo Documental de Coordinación de Asuntos Estudiantiles

Diagnostico

Identificación

III INFRAESTRUCTURA FÍSICA Material y mobiliario: dos (2) Archivadores de cuatro (4) gavetas, mesas, sillas, material de oficina, la oficina cuento con un air para la comodidad de los funcionarios,

Espacio físico: No es suficiente para acomodar adecuadamente la mesa de trabajo de 3 funcionarios; para los archivos el espacio dentro de los archivadores se están agotado y requiere que se apreté las carpetas en las gavetas.

Equipo de archivo: Archivadores, carpetas,

Archivadores utilizados para el Fondo Documental de Coordinación de Asuntos Estudiantiles

Diagnostico

Identificación

Clasificación Identificación de las carpetas que existían y tratar de entender algún tipo de lógico que tenían

Organización

Las carpetas establecidas reflejaban las correspondencias /actividades /asuntos que el departamento ayudaba a coordinar con otros departamentos - se creo una carpeta para archivar los mismos

Se creo una lista de las carpetas ya establecidas

Se dio el proceso de revisión de los documentos dentro de las carpetas para ubicar los documentos mal archivados en las carpetas equivocados

Fondo documentalfacilitado

Clasificación Con la revisión, se identificaron varios documentos del mismo carácter que podían unirse para crear su propia carpeta

Se vio lógico eliminar carpetas ya que guardaban documentos que se podrían archivar juntos , con el mismo característica, y separados

Organización

Clasificación de Fondo: revisión de carpetas

ClasificaciónOrganización CircularesCobertura de Seguro Estudiantil*Coordinación de Asuntos EstudiantilesDepartamento de DecanatoDepartamento de VicedecanoSecretaria GeneralDepartamento de Bellas ArtesDepartamento de Educación FísicaDepartamento de EspañolDepartamento de Estudios GeneralesDepartamento de GeografíaDepartamento de Historia Departamento de InglesDepartamento de Servicios MúltiplesDepartamento de SociologíaDepartamento de TurismoEscuela De ArchivologíaInformes de Ingresos y Egresos, Seguro Estudiantil, Facultad de Humanidades MemorándumsReporte de Servicio TécnicosVicerrectoría de Asuntos Estudiantiles

Posible por crear: grupos estudiantiles; kioscos; referéndum de Rector 2010;* Fueron archivado en una carpeta ya que no se encontraron lo suficiente para crear una carpeta individual

Carpeta que se Elimino: «Varias»- memorándums, circulares, cobertura de seguro estudiantil, reportes técnicos e ingreso y egreso de seguro estudiantil.

Ordenación se dio en una forma de orden cronológico

Se identificó la fecha de cada documento

luego se tomó los documentos con la fecha más vieja y se les colocó los documentos más nuevos encima

-al abrir las carpetas, el documento recién introducido a la carpeta estará primero, con los documentos más viejos en el base/fondo de la carpeta-facilitar el acceso a los documentos de una forma fácil, rápida-permitiendo que los documentos vigentes o asuntos en tramitación sean consultada sin tener que manejar los otros documentosOrdenación de Documentos por Fecha

Organización

Identification 

Funcionarios no tenían conocimiento profundo de la historia/ antecedentes de la unidad o fondo documental

Se utilizó la fecha del documento más viejo dentro del fondo para establecer una fecha de creación – 1996

Fondo para crear descripción es de un fondo activo – archivo de gestiónGaveta con Archivos de años

2007-2010 del Fondo Documental de Coordinación de Asuntos Estudiantiles

Limitaciones:

Clasificación

Persona de contacto no tenia un conocimiento del fondo documental

La forma de archivar los documentos no tenían ningún tipo de orden natural definida

Carpetas/ documentos (fondo de gaveta) facilitados para cumplir con la tarea de organización.

Limitaciones:

Los documentos facilitados no eran completo; -No fueron seleccionados de una manera lógica-Documentos compuesto era incompleto-Correspondencias sobre un asunto incompleto -No permitía crear nuevas carpetas

Clasificación

- Se creo una carpeta «Coordinación de Asuntos Estudiantiles» para archivar documentos que no se pudieron clasificar dentro de las carpetas establecidas (consejos, Grupos Estudiantiles; Kioscos)

Funcionarios consultaban y usaban los documentos en días que no trabajábamos en la clasificación y no siempre regresaban los documentos

-No permitía que se lleve a cabo la clasificación ordenadamente-Se tenia que verificar y re-clasificar documentos mal archivados en carpetas-Se tenia que repetir el ordenamiento cronológico de documentos

Limitaciones:

ÁREA DE IDENTIFICACIÓN

Título Nombre Atribuido: Fondo Documental Coordinación de Asuntos EstudiantilesFecha de Creación: [c. 1966]Nivel de Descripción: FondoVolumen y Soporte: 1 archivado de 4 gavetas de documentos en soporte papel

Descripción Archivística

ÁREA DE CONTEXTO

Nombre del Productor: Coordinación de Asuntos Estudiantil, Facultad de HumanidadesHistoria Institucional: Según los funcionarios, el fondo documental cuenta con documentos desde el año 1996Historia Archivística: documentos creados, recibido y acumulados en el desempeño de los funciones de la unidad de la coordinación.

ÁREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURA

Alcance y Contenido: Este fondo cuenta con correspondencias, memorándums, circulares, formularios y reportes de cobertura de seguro estudiantil, reportes de servicio técnicos, informe de ingresos y egresos, etc, en soporte papel desde el año 1996. El departamento de Coordinación de Asuntos Estudiantiles es la unidad la cual su función tiene que ver con todo relacionado a los asuntos estudiantiles de la facultad de humanidades.

Valoración, Selección y Eliminación: No se han llevado acabo estudio de valoración de este fondo. Se han eliminado documentos para ubicar más espacio para documentos con fecha más nuevas.

Nuevo Ingresos: Fondo abierto

Descripción Archivística

ÁREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURA

Organización: El fondo de Coordinación de Asuntos Estudiantiles cuenta con una clasificación estructural-cronológica de la Facultad de Humanidades; está compuesta por las siguientes series, las cuales están físicamente ordenadas alfabéticamente:

CircularesCobertura de Seguro EstudiantilCoordinación de Asuntos EstudiantilesDepartamento de DecanatoDepartamento de VicedecanoSecretaria GeneralDepartamento de Bellas ArtesDepartamento de Educación FísicaDepartamento de EspañolDepartamento de Estudios GeneralesDepartamento de GeografíaDepartamento de Historia Departamento de InglesDepartamento de Servicios MúltiplesDepartamento de SociologíaDepartamento de TurismoEscuela De ArchivologíaInformes de Ingresos y Egresos, Seguro Estudiantil, Facultad de Humanidades MemorándumsReporte de Servicio TécnicosVicerrectoría de Asuntos Estudiantiles

Descripción Archivística

ÁREA DE CONDICIONES DE ACCESO Y UTILIZACIÓN

Condiciones de Acceso: Acceso restringido a la documentación; consulta informacional existeLengua/escritura de la Documentación: EspañolCaracterísticas Físicas y Requisitos Técnicos: Documentación textual [originales y copias]

Descripción Archivística

ÁREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIÓN Nota del Archivero: Fondo de gestión Regla o Norma: ISAD (G), 2001Fecha de la Descripción: 2011-06-29

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