DEPARTMENT OF APPLIED SOCIAL STUDIES     

Master of Social Sciences in Counselling   

  

COUNSELLING PRACTICUM HANDBOOK  

     

SS6806 Counselling Practicum    

August 2013 10th Edition 

   

Prepared by MSSC Counselling Practicum Coordinating Team  

Page | i

TABLE OF CONTENTS 

 

CHAPTER 1: OVERVIEW OF THE MSSC PROGRAMME ...................................................................................1 

1.1 ‐‐‐ Programme Staff ......................................................................................................................... 1 1.2 ‐‐‐ Curriculum 2 

CHAPTER 2: COUNSELLING PRACTICUM (SS6806) OVERVIEW ......................................................................3 

2.1 ‐‐‐ The Practicum Handbook ............................................................................................................ 3 2.2 ‐‐‐ Aims ............................................................................................................................... 3 2.3 ‐‐‐ Objectives ............................................................................................................................... 4 

2.3.1 ‐‐‐ Knowledge ................................................................................................................ 4 2.3.2 ‐‐‐ Dispositions .............................................................................................................. 4 2.3.3 ‐‐‐ Performance ............................................................................................................. 5 

2.4 ‐‐‐ Counsellor Licensure ................................................................................................................... 5 2.5 ‐‐‐ Length of the Practicum .............................................................................................................. 6 2.6 ‐‐‐ Student Insurance ....................................................................................................................... 6 2.7 ‐‐‐ Practicum Site ............................................................................................................................. 6 2.8 ‐‐‐ Procedures ............................................................................................................................... 7 

2.8.1 ‐‐‐ Stage One: Before Beginning Practicum: ................................................................. 7 2.8.2 ‐‐‐ Stage Two: During the Practicum Semester(s): ....................................................... 8 2.8.3 ‐‐‐ Stage Three: After the Completion of the Practicum: ........................................... 10 

CHAPTER 3: RESPONSIBILITIES: PRACTICUM SUPERVISOR, STUDENT AND AGENCY ................................... 11 

3.1 ‐‐‐ Practicum Supervisor ................................................................................................................ 11 3.1.1 ‐‐‐ Assignment of Practicum Supervisor ..................................................................... 11 3.1.2 ‐‐‐ Duty ........................................................................................................................ 11 3.1.3 ‐‐‐ Authority ................................................................................................................ 12 3.1.4 ‐‐‐ Format .................................................................................................................... 12 3.1.5 ‐‐‐ Process ................................................................................................................... 12 3.1.6 ‐‐‐ Supervision Guidelines ........................................................................................... 12 3.1.7 ‐‐‐ Assignments ........................................................................................................... 13 3.1.8 ‐‐‐ Suggested List of Tasks for the Practicum Supervisor ........................................... 13 3.1.9 ‐‐‐ Contributions and Responsibilities to the University ............................................ 14 3.1.10 ‐‐‐ Contributions and Responsibilities to the Agency ............................................... 14 

3.2 ‐‐‐ Student ............................................................................................................................. 14 3.2.1 ‐‐‐ Attendance and Assignment .................................................................................. 14 3.2.2 ‐‐‐ Working Hours ....................................................................................................... 15 3.2.3 ‐‐‐ Minimum Requirement of Written Work, Video/Audio Tapes & Site Visits ......... 15 

3.2.3.1 ‐‐‐ Written Assignment .................................................................................... 15 3.2.3.2 ‐‐‐ Video/Audio Tapes ...................................................................................... 16 3.2.3.3 ‐‐‐ Site Visits ..................................................................................................... 16 3.2.3.4 ‐‐‐ Reflective Journal ........................................................................................ 16 3.2.3.5 ‐‐‐ Individual Counselling ................................................................................. 17 3.2.3.6 ‐‐‐ Group Counselling ....................................................................................... 17 

3.2.4 ‐‐‐ Responsibility to Agency ........................................................................................ 17 3.2.5 ‐‐‐ Responsibility to Clients ......................................................................................... 17 

Page | ii

3.2.6 ‐‐‐ Responsibility to Practicum Supervisor and in Personal Learning ......................... 18 3.2.7 ‐‐‐ Other Responsibilities ............................................................................................ 18 3.2.8 ‐‐‐ Video Taping/Recording ......................................................................................... 19 3.2.9 ‐‐‐ Confidentiality ........................................................................................................ 19 3.2.10 ‐‐‐ Ethical and Legal Guidelines ................................................................................. 20 3.2.11 ‐‐‐ Suggestions for the Student ................................................................................. 20 

3.3 ‐‐‐ Agency ............................................................................................................................. 20 

CHAPTER 4: PRACTICUM AGREEMENT AND APPROVAL ............................................................................. 21 

4.1 ‐‐‐ General Policies ......................................................................................................................... 21 4.2 ‐‐‐ University ............................................................................................................................. 22 4.3 ‐‐‐ Agency ............................................................................................................................. 22 4.4 ‐‐‐ Student ............................................................................................................................. 24 

CHAPTER 5: ASSESSMENT ......................................................................................................................... 25 

5.1 ‐‐‐ Individual Supervision (70%) ..................................................................................................... 25 5.1.1 ‐‐‐ Assessment Criteria ................................................................................................ 25 5.1.2 ‐‐‐ Evaluation Process ................................................................................................. 25 

5.2 ‐‐‐ Group Supervision (30%) ........................................................................................................... 26 5.2.1 ‐‐‐ Presentations (20%) ............................................................................................... 26 5.2.2 ‐‐‐ Participation (10%) ................................................................................................. 26 

5.3 ‐‐‐ Grading System and Guidelines for Grading ............................................................................. 27 

CHAPTER 6: PROFESSIONALISM AND POLICY ON RETENTION .................................................................... 29 

6.1 ‐‐‐ Professional Expectations in Practicum .................................................................................... 29 6.2 ‐‐‐ Failure in Practicum ................................................................................................................... 29 6.3 ‐‐‐ Petition and Appeals ................................................................................................................. 30 

6.3.1 ‐‐‐ Moderation of Grades ............................................................................................ 30 6.3.2 ‐‐‐ Petition for Resolution of Academic Mistreatment ............................................... 30 6.3.3 ‐‐‐ Appeal Procedure ................................................................................................... 31 

CHAPTER 7: FORMS AND APPENDICES ...................................................................................................... 33 

7.1 ‐‐‐ Table 1 Use of the Forms and Appendices ................................................................................ 33 7.2 ‐‐‐ Form 1000 Counselling Practicum Application ......................................................................... 35 7.3 ‐‐‐ Form 1001 Practicum Site Information ..................................................................................... 35 7.4 ‐‐‐ Form 1002 Pre‐Practicum Site Visit .......................................................................................... 36 7.5 ‐‐‐ Form 1003 Practicum Approval Form ....................................................................................... 36 7.6 ‐‐‐ Form 1004 Practicum Supervisor Confirmation ........................................................................ 36 7.7 ‐‐‐ Form 1005 (a) Client Consent Form/ Form 1005 (b) Parental Consent Form / Form 1005(c): 

Informed Client Form (Chinese Version) ............................................................. 36 7.8 ‐‐‐ Form 1006 Student Portfolio Checklist ..................................................................................... 37 7.9 ‐‐‐ Form 1007 Monthly Summary of Practicum Hours .................................................................. 37 7.10 ‐‐‐ Form 1008 Summary of Practicum ......................................................................................... 37 7.11 ‐‐‐ Form 1009 (A) Mid‐term Evaluation on Student Practicum Performance & Form 1009 (B) 

End‐of‐practicum Evaluation on Student Practicum Performance ..................... 37 7.12 ‐‐‐ Form 1010 Student Evaluation on Practicum ......................................................................... 38 7.13 ‐‐‐ Form 1011 On‐site Supervisor Feedback on Student Performance ....................................... 38 7.14 ‐‐‐ Form 1012 Student Evaluation on Practicum Supervisor ....................................................... 38 

Page | iii

7.15 ‐‐‐ Form 1013 Student Evaluation on Practicum Site .................................................................. 38 7.16 ‐‐‐ Form 1014 Individual Session Evaluation Form ...................................................................... 38 7.17 ‐‐‐ Appendix I Practicum Proposal ............................................................................................... 38 7.18 ‐‐‐ Appendix II Protecting Privacy in Practicum Learning and Instruction: A Departmental 

Policy Statement .................................................................................................. 38 7.19 ‐‐‐ Appendix III Student’s Declaration on Disposal of Recordings ............................................... 39 7.20 ‐‐‐ Appendix IV Session Intake / Appendix V Session Recording / Appendix VI Session 

Summary / Appendix VII Transfer/closing Summary .......................................... 39 7.21 ‐‐‐ Appendix VIII Frequently Asked Questions about the Counselling Practicum (SS6806) ........ 39 FORM 1000: COUNSELLING PRACTICUM APPLICATION ...................................................................... 40 FORM 1001: PRACTICUM SITE INFORMATION .................................................................................... 42 FORM 1002: PRE‐PRACTICUM VISIT .................................................................................................... 43 FORM 1003: PRACTICUM APPROVAL FORM ....................................................................................... 44 FORM 1004: PRACTICUM SUPERVISOR ............................................................................................... 45 FORM 1005(a):  錄音  /  錄影同意書 ................................................................................................. 46 FORM 1005(a): CLIENT CONSENT FORM ............................................................................................. 47 FORM 1005(b): PARENTAL CONSENT FORM ....................................................................................... 49 FORM 1005(c): INFORMED CONSENT ................................................................................................. 50 FORM 1006: STUDENT PORTFOLIO CHECKLIST ................................................................................... 51 FORM 1007: MONTHLY SUMMARY OF PRACTICUM HOURS .............................................................. 52 FORM 1008: SUMMARY OF PRACTICUM ............................................................................................ 53 FORM 1009 (A): MID‐TERM EVALUATION ON STUDENT PRACTICUM PERFORMANCE ...................... 55 FORM 1009 (B): END‐OF‐PRACTICUM EVALUATION ON STUDENT PRACTICUM PERFORMANCE ...... 57 FORM 1010: STUDENT EVALUATION ON PRACTICUM ........................................................................ 63 FORM 1011: ON‐SITE SUPERVISOR FEEDBACK ON STUDENT PERFORMANCE ................................... 65 FORM 1012: STUDENT EVALUATION ON PRACITICUM SUPERVISOR.................................................. 66 FORM 1013: STUDENT EVALUATION ON PRACTICUM SITE ................................................................ 67 FORM 1014: INDIVIDUAL SESSION EVALUATION FORM ..................................................................... 68 Appendix I: Practicum Proposal (Length of Proposal: 1,500 words in English) ................................... 69 Appendix II: Protecting Privacy in Practicum Learning and Instruction: A Departmental Policy 

Statement ............................................................................................................ 70 Appendix III: Student’s Declaration on Disposition of Recordings ...................................................... 76 Appendix IV: Session Intake ................................................................................................................. 77 Appendix V: Session Recording ........................................................................................................... 78 Appendix VI: Session Summary ........................................................................................................... 79 Appendix VII: Transfer/closing Summary ............................................................................................ 80 Appendix VIII: Frequently Asked Questions about the Counselling Practicum/SS6806 ..................... 81  

Page | 1

OVERVIEW OF THE MSSC PROGRAMME 

he  Master  of  Social  Sciences  in  Counselling  programme  offers  advanced  study  through  either research‐based  training  (SS6805 Project) or practice‐based  training  (SS6806 Counselling Practicum). The Counselling Practicum is designed to enable students to reflect on and improve their counselling practice.  To  ensure  an  individualized  and  fruitful  practicum  experience  for  each  student,  the 

Department needs to reach a formal agreement with the host organization and the person who will be the on‐site supervisor. Students without prior experience  in counselling are strongly  recommended  to acquire relevant  experience  as  para‐professionals  in  volunteering,  such  as  serving  as  hotline  counsellors,  before embarking on the counselling practicum.     

1.1 ‐‐‐ Programme Staff  

Programme Leader and   Year 2 Coordinator: 

Dr. KWONG Wai‐Man (waiman.kwong@cityu.edu.hk, Tel: 3442‐8962) 

Associate Programme Leader and Year 1 Coordinator: 

Dr. Annis FUNG (annis.fung@cityu.edu.hk, Tel: 3442‐2923)   

Practicum Coordinator:    Dr. Tom YUEN (dr.tomyuen@cityu.edu.hk, Tel: 3442‐8262) 

Practicum Coordinating Team: Dr. Andrew LOW (yiutlow@cityu.edu.hk, Tel: 3442‐8994) Mr. Dennis IP (dennis.ip@cityu.edu.hk, Tel: 3442‐2697)   Mr. Ray CHAN (ray.chan.ss@cityu.edu.hk, Tel:3442‐4744) 

Chapter

Page | 2

1.2 ‐‐‐ Curriculum  

Common Core Courses and Programme Electives    Common core courses cover subject areas essential for preparing students to perform the counsellor role. For students coming from a social work/counselling background, they may deepen existing knowledge and skills to attain advanced level of counsellor preparation and development.    Programme elective courses broaden students’ knowledge and skills to keep abreast with new development in the field of cousnelling and therapy. Students pursuing the counselling practicum may choose from a list of elective courses on offer three elective courses, subject to availability of places and student enrollment attaining a minimum number (at present the number is 18) for a course (except SS5804 Research Methods for Counselling) to be offered. The  list of elective courses may be revised  from time to time to match the learning needs of students and new development  in  the  field of counselling and  therapy. Two  laboratory training courses are currently on offer S5841  (Counselling Skills Laboratory)  is designed  for beginners to acquire  micro‐skills  of  counselling.  SS5842  (Advanced  Counselling  Skills  Laboratory)  is  designed  for students coming from a social work/counselling background.    Core Courses SS5757  Personality Theories and Assessment SS5800  Counselling Theories and Practice SS5801  Counselling in Society and across Culture SS5802  Group Counselling and Therapy SS5803  Psychopathology SS6805  Project   SS6806  Counselling Practicum Programme Elective Child, Youth & Family  Work and Adjustment SS5821  Counselling Children and Youth    SS5811  Counselling in Workplace   SS5822  Family‐based Service and Family Practice    SS5812  Negotiation and Mediation in Work   SS5824  Domestic Violence: Prevention and Treatment    SS5813  Issues of Career Guidance and Counselling   SS5825  Marital Preparation, Enrichment and Therapy    SS5814  Vocational Counselling and Assessment   SS5826  Parent Education and Support   

Health and Aging  General Electives SS5831  Issues in Social Gerontology    SS5208  Cognitive‐behavioural Interventions   SS5832  Counselling Older Adults    SS5804  Research Methods in Counselling   SS5833  Mental Health Counselling    SS5805  Narrative‐based therapeutic conversations: 

Theory and practice SS5834  Disability and Heath Care         SS5841  Counselling Skills Laboratory       SS5842  Advanced Counselling Skills Laboratory   

 For details in each course, please click into this website: http://www.cityu.edu.hk/ss 

Page | 3

COUNSELLING PRACTICUM (SS6806) OVERVIEW 

2.1 ‐‐‐ The Practicum Handbook  

he Counselling Practicum Handbook provides  information on  the arrangement of practicum  training for students  It articulates  the  terms of agreement with  the student,  the host organization providing the practicum site, and the Department of Applied Social Studies. Intended readers include students, 

practicum supervisors, and on‐site supervisor of the host organization. The Handbook provides a common frame of reference that allows all the parties involved to reach a shared understanding in the how practicum training  for  MSSC  students  is  organized,  how  teaching‐learning  is  pursued,  and  how  fair  and  reliable assessment  of  is  carried  out.  It  clarifies  the  roles  and  expectations  of  all  the  parties  and  details  the operational guidelines and administrative procedures. The Handbook has been revised from time to time to update changes in the organization of practicum training. We welcome comments and suggestions from all involved  parties  to  raise  the  quality  of  practicum  learning  and  improve  the  organization  of  practicum training.    

2.2 ‐‐‐ Aims  The aim of Counselling Practicum is to provide practice‐based instruction of knowledge, attitudes, and skills required for effective participation in the counselling profession. It is the culminating activity in the training of  professional  counsellors  that  requires  integration  and  application  of  counselling  theories,  skills,  and practices in agencies under the group and individual supervision provided by the Department.  For the student, practicum provides the opportunity to:   1) Practice and refine one’s counselling skills; 2) Integrate counselling theory into practice; 3) Experience counselling process with real clients; 4) Build professional contacts with participating social service agencies and community resources; 5) Enhance awareness in one’s capability to function as a professional counsellor; and 6) Begin to identify needs and to envision one’s own contribution to the counselling profession.  

Chapter

Page | 4

2.3 ‐‐‐ Objectives  Upon completion of the course, the student is able to achieve the following three parts of outcomes:  

2.3.1 ‐‐‐ Knowledge  1) Develop/enhance understanding of professional counselling in the following areas:  

Counselling    Including  –  Individual  counselling,  group  counselling,  and  family  or  martial  counselling  (if 

opportunity is available at the practicum site)  Assignment    Including – Case conceptualization, treatment plans, recordings, evaluation reports, reflection 

journals and logs, conference/ meeting notes, and audio/ video recording records  Professional and Ethical Responsibilities  Refer to the Ethical Code of the American Counselling Association (2005)  

2) Develop  a  personalized  approach  to  counselling  based  upon  established  counselling  theory(ies), empirically supported interventions, supervision, and client interaction; 

3) Understand the personal expectations needed to benefit from professional supervision; 4) Understand  the  implications  and  the  application  of multicultural  perspectives  upon  the  counselling 

process; 5) Understand  the  implications and  the application of normal  life‐span development concepts upon  the 

counselling process; 6) Understand  the  implications  and  the  application  of  preventive  interventions  upon  the  counselling 

process; 7) Understand and follow the Ethical Code of the American Counselling Association (2005); and   8) Adhere to the university regulations and practicum site standards of practice.  2.3.2 ‐‐‐ Dispositions  Develop/enhance  the  capability  of  critical  thinking,  professional  behaviors  and  reactions  necessary  for professional counselling in the following areas:  1) Perceive self‐development in becoming a professional counsellor; 2) Value cross‐cultural sensitivity and respect alternative worldviews; 3) Value  flexibility  and  openness  in  the  practice  of  counselling,  yet  desire  clinical  consistency  and 

scientifically based rationales for choosing counselling strategies and interventions; 4) Value clients’ assets and strengths regardless of degree of disturbance (both at the individual level and 

the larger system level); 5) Value the effectiveness of preventive interventions in working with clients; 6) Value  professional  development  and  regard  supervision  as  a  significant  factor  in  promoting  such 

development; 

Page | 5

7) Appreciate  the  value  of  self‐evaluation  and  the  recognition  of  personal  strengths, weaknesses,  and limitations, and demonstrate a willingness to change behaviors as necessary; 

8) Commit to practice according to the professional ethical standards; and 9) Value rapport and respect the client autonomy.  

2.3.3 ‐‐‐ Performance  Develop/enhance the practical skills in professional counselling in the following areas:  1) Perform basic counselling duties  including: Screenings,  intakes, assessment, treatment planning, crisis 

intervention,  case  management,  referral,  education,  and  micro‐counselling  skills  (e.g.,  reflection, paraphrasing, summarizing, interpretation) with clients; 

2) Openly seek, accept, and utilize advice/feedback on counselling skills and strategies  from supervisors and peer learners; 

3) Identify alternative theoretical formulations and practical conceptualizations for cases;   4) Participate  in  individual  and  group  supervision  to  discuss  cases  and  individual  professional 

development; 5) Complete  appropriate  documentation  of  counselling  practice  including  informed  consent,  intake 

summaries,  appraisals/assessments,  treatment  plans,  progress  notes,  termination  summaries,  and correspondence; 

6) Discuss readings in professional literature relevant to issues in professional development; 7) Perform  accurate  and  appropriate  professional  practice/goal‐setting,  as  well  as  self‐evaluations  of 

professional performance/goal attainment; 8) Identify and discuss multi‐cultural/cross‐cultural issues surrounding specific cases; 9) Identify and discuss vocational/career issues surrounding specific cases; 10) Identify and discuss ethical and legal issues surrounding cases. Act in accordance with the Ethical Code 

of The American Counselling Association; and 11) Adhere to practicum site policies and procedures that promote legal and ethical professional practice.  

2.4 ‐‐‐ Counsellor Licensure  Graduation from this programme does not lead automatically to licensure as a licensed counsellor because of the  lack of a specialized accrediting body  in Hong Kong. All graduate students  in counselling programme are strongly encouraged to  join one or more professional organizations that most closely fit their  intended chosen career goals.    Possible  organizations  include  The  Hong  Kong  Professional  Counselling  Association  Limited  (HKPCA),  the Hong  Kong  Institute  of  Group  Therapy,  Hong  Kong  Association  for  Marital  Reconciliation,  Hong  Kong Association for Marriage and Family Therapist, and other appropriate professional organizations.    Students are also encouraged  to demonstrate  involvement  in  their affiliated organizations and  to present papers at local, regional, and international meetings of professional organizations. 

Page | 6

2.5 ‐‐‐ Length of the Practicum  The practicum is to be completed over two semesters (13 weeks for each semester). Students are strongly advised not to take other course while taking practicum.    This is a two‐regular course. The semesters have to be consecutive in the same academic year. No practicum is offered during  the  summer  session. Each  semester has 13 weeks and  students are  strongly advised  to complete about 60 direct  client  counselling  contact hours  in each  semester. Among  the 120 hours  to be achieved, no more than 60% should be completed  in either one semester. The maximum direct contact hours could be achieved in the first semester is 80. For those who cannot achieve at least 40 direct client counselling contact hours, they have to submit officially explanation on the reason and describe the future plan  to  the Practicum Supervisor and Practicum Co‐ordinator before Semester B. Only with  the  special approval  from  the  Practicum  Supervisor  and  Practicum  Co‐ordinator,  the  student  could  continue  the practicum. Any hours achieved without the approval would not be counted.    In  case  if  a  client  requests  counselling  services  during  the  Semester Break,  approval  from  the  practicum agency and the Practicum Coordinator  is necessary before a student could perform any counselling. As for other  hours  required  in  Practicum,  such  as  the  assignments  and  attendance  for  Group  Supervision,  the requirement would be divided equally between the two semesters. After the completion of Semester A, an “In progress” note will be given. A final grade will be given after the completion of the whole Practicum  in Semester B.  

2.6 ‐‐‐ Student Insurance  MSSC program has  insurance to cover the students who undertake the practicum. City University of Hong Kong has arranged Group Personal Accident Insurance for all full‐time and part‐time students. The University has comprehensive general  liability  insurance  to cover  liability against all sums which shall become  legally liable to pay for compensation to third party in respect of bodily injury and/or property damage arising from accidents happening in connection with the business. In addition, the insurers will pay all costs and expenses incurred with their written consent. The aggregate limit is HK$ 100,000,000 per occurrence.  

2.7 ‐‐‐ Practicum Site  Students need  to  locate potential practicum  site, contact  staff, and arrange  for permission  to participate. Endorsement  letter  is  available  in  the  office  if  needed.  Students  are  discouraged  to  have  on‐the‐job practicum. Students should prioritize their  interested practicum sites and approach them ONLY one at a time.  Please  approach  the  agency of  interest  as  soon  as  possible.  It  is  recommended  to  approach  the agency in Semester A. Students needed to have at least one personal meeting with the potential On‐site supervisor to receive verbal consent before submitting the practicum application. The consent should be offered by the On‐site supervisor  in person to our students, or the application will not be processed.  In addition,  for  students who  have  no  previous  counselling  experience,  they  are  strongly  recommended  to 

Page | 7

acquire  voluntary  work  experiences  at  social  welfare  agencies  before  starting  the  practicum.  It  allows students to be more prepared for their Counselling Practicum course emotionally and practically.  

2.8 ‐‐‐ Procedures  It  is  extremely  important  for  students  to  follow  the  stages  and  steps  outlined  below  to  complete  the counselling practicum.  

2.8.1 ‐‐‐ Stage One: Before Beginning Practicum:  1st Step:   Successfully  complete  the  required  core  courses,  including  SS5800  “Counselling  Theories  and 

Practice”  and  SS5802  “Group  Counselling  and  Therapy”,  both  as  pre‐requisites,  plus  elective courses to attain a total of 18 credits before starting the Counselling Practicum  (Semester A + B mode). 

 2nd Step:  A list of Previous Agencies Offering Practicum Opportunity for MSSC students will be provided for 

reference. Students should prioritize the chosen practicum sites and approach them ONLY one at a  time  rather  than  two or more agencies at  the same  time. Students are  required  to visit  the agency and meet the person who may serve as the on‐site supervisor at least once. They should obtain verbal  consent  from  the prospective on‐site  supervisor before  submitting  the  required forms  (see below)  for setting up counselling practicum. The  latter will be processed only after the student concerned has met the prospective on‐site supervisor. 

   3rd Step:   Students are advised to read the Practicum Handbook thoroughly before visiting the practicum 

site  to  inform  the  prospective  on‐site  supervisor  of  the  arrangement/requirement  for  the practicum. They should give the prospective on‐site supervisor a copy of the Handbook for future reference.   

 4th Step:   Upon  the  student’s  written  request,  the  Department  will  send  the  course  description  of  the 

counselling practicum  to  the prospective on‐site  supervisor  if  this may  facilitate  the process of securing a practicum site. Students are also advised to submit a letter of intent and their resume to the “gate‐keeper” of a practicum site. 

 5th Step:    Students need to submit the Counselling Practicum Application (Form 1000), the Practicum Site 

Information (Form 1001) and a Proposal (Appendix I) by 1st March of the year if they plan to start the two‐semester counselling practicum in Semester A of the following academic year. Chapter 7.2 of  the  Handbook  furnishes  further  details  on  this.  Documents  required  for  the  counselling practicum application must be  in  single‐sided HARD COPIES and  submitted  to  the  SS General Office  in person during office hours or placed  in  collection box at  the SS General Office after office‐hours. Soft‐copies submitted via email will not be accepted.   

 

Page | 8

6th Step:  Identification of practicum site(s) that meets the following criteria:    

Sufficient  and  regular  distribution  of  workload  for  students  to  accrue  120  hours  of counselling practice over the entire period of the counselling practicum;   

Adequate  practical  support  to  students  in  giving  counselling  help  and  performing  the counsellor role.    

The Department will confirm if the proposed practicum site is suitable for the student concerned. The Department may either contact the prospective on‐site supervisor by phone or conduct a site visit  (From  1002)  to  assess  the  suitability  of  the  proposed  practicum  site.  Final  approval  is contingent on a three‐party agreement among the Practicum Coordinator, the student, and the on‐site supervisor Form 1003. Accruement of practicum hours will begin only after signing Form 1003 and commencement of Semester A.   

 7th Step:  A practicum  supervisor will be  assigned  to each  student before  Semester A. Two  copies of  the 

Practicum Approval Form (Form 1003) and Practicum Supervisor Confirmation Form (Form 1004) will be provided to both the student and the on‐site supervisor when they meet at the Counselling Practicum Orientation to be held in late August. Students are required to attend the Orientation.   

 2.8.2 ‐‐‐ Stage Two: During the Practicum Semester(s):  1st Step:   Students should thoroughly read Appendix II (Departmental policy on protection of privacy) and 

submit  the  completed  Student’s Declaration  on Disposal  of  Recordings  (Appendix  III)  to  their practicum supervisors. 

 2nd Step:  Students are required to attend both individual and group supervision sessions. 

  Individual supervision: 26 hours  Group supervision: 30 hours. 

 3rd Step:  Arrange at  least  two site‐visits by  the practicum supervisor and,  if possible, a meeting between 

the practicum supervisor and the on‐site supervisor during the site visit.  4th Step:  Students must complete 120 hours of counselling practice.  

Students are advised to complete at least half of the required hours of counselling practice (i.e. 60 hours) in Semester A, and the rest in Semester B. 

 5th Step:  Students are required to present their counselling work in group supervision sessions and conduct 

a collaborative inquiry with group members for generating practice‐based learning. For individual supervision, students are advised  to  follow  the guidance of  their practicum supervisors  to study and reflect on their practice experience and critically examine how they think and act in practice. They are required to document their practice for such purposes (a total of 70 hours are budgeted for this), including “first contact report” (variously known as “intake report”, “intake summary”, or “case intake”) (Appendix IV), session/process recording (Appendix V), session summary (Appendix 

Page | 9

VI),  transfer/closing  summary  (Appendix  VII),  session  notes,  biweekly  reflective  papers,  and additional written work  that  their practicum  supervisor may assign  to  support  student  learning. Templates and illustrative examples are accessible online for students’ reference in devising their own ways of documenting practice.   

 6th Step:  It is essential for students to obtain prior consent (Form 1005a – Client Consent & Form 1005c – 

Informed  Client  Form)  from  their  clients  for making  digital  records  of  counselling  (individual, family, and group)  sessions. The completed  form  is  then  submitted  to  the practicum  supervisor concerned. For clients who are under 18‐years‐old or have mental deficits, students need to obtain their guardian’s agreement (Form 1005b – Parental Consent Form) before rendering counselling service. To  support practice‐based  learning,  students are encouraged  to make digital  records of counselling sessions after establishing rapport with their clients. Students are also advised to use Form 1006 (Student Portfolio Checklist) which is designed to enable them to track the work being done and their progress in the counselling practicum.   

 7th Step:  Students are  required  to complete  the Monthly Summary of Practicum Hours  (Form 1007) and 

obtain  endorsement  from  their  practicum  supervisors  at  the  end  of  each  month  to  log  in practicum hours and report what they have done in the month. 

 8th Step:  Students  are  required  to  submit  the  Summary  of  Practicum  (Form  1008)  to  their  Practicum 

Supervisors for reviewing their practicum experience at mid‐term and at the end of the counselling practicum respectively. 

 9th Step:  Practicum Supervisors review student performance at mid‐term and give an initial grade (not to be 

taken as a formal assessment) for students’ reference regarding how well they have performed in the practicum thus far Practicum supervisors report their assessment in the Mid‐term Evaluation on Student Practicum Performance (Form 1009 – A) and should provide both their students and the Practicum Coordinator a hard copy. 

 10th Step: There are two evaluation sessions  (2 hours each)  for giving teacher assessment of students and 

collecting  student  feedback: Mid‐term  evaluation  is  normally  conducted  in December,  and  the final evaluation id carried out in April of the following year. 

 11th Step: The present arrangement of the counselling practicum enables students to complete a total of 250 

practicum hours:  Nature  Hours Direct client counselling contact  120 Supervision  Weekly or once every two weeks individual supervision = 26 hours  3 hours x 10 group supervision sessions = 30 hours    2 hours x 2 evaluation sessions (Mid‐term & final evaluation session) = 4 hours 

60 

Assignments   (Case intake, case recording, case summary, transfer/closing summary, an integrated form, brief notes of each session, biweekly reflective papers, and other assignments.) 

70 

Total  250 

Page | 10

 1) Of these 250 hours, at least 120 hours are allotted to counselling practice with individuals and groups. 

If circumstances permit, students are advised to prepare digital records of 5‐10 vignettes of counselling practice (with individuals and/or groups) selected for the purpose of supporting practice‐based learning. Students must  obtain written  informed  consent  from  their  clients  and  the  approval  of  their  online supervisors for taking digital records.    

2) students are required to attend the following teaching and learning activities (60 hours in total): i) Regular individual meetings with Practicum Supervisor, normally either one‐hour long meeting per 

week or two‐hour long meeting every two weeks (26 hours); ii) Three‐hour group supervision sessions with other practicum students to be held every two weeks 

for  the  two‐semester  counselling  practicum  and  every week  for  the  one‐semester B mode  (30 hours); and 

iii) A  two‐hour  practicum  evaluation  session  held  at mid‐term  and  at  the  end  if  the  practicum  (4 hours). 

 3) Students  are  required  to  document  their  practice  and  other  tasks  assigned  by  their  practicum 

supervisors (70 hours in total). 

 2.8.3 ‐‐‐ Stage Three: After the Completion of the Practicum:  1st Step:  Practicum  Supervisors  are  required  to  complete  the  End‐of‐practicum  Evaluation  on  Student 

Practicum  Performance  (Form  1009  (B)).  It  serves  as  a  formal  assessment  of  the  students’ performance during the entire practicum period.   

 2nd Step:  Students  are  also  required  to  complete  the  Student  Evaluation  on  Practicum  (Form  1010)  at  the 

end‐of‐semester.  3rd Step:    On‐site  Supervisors  are  invited  to  fill  in  the On‐site  Supervisor  Feedback on  Student Performance 

(Form 1011) and return the completed form to the Department.  4th Step:    Students are required to complete the Student Evaluation on Practicum Supervisor (Form 1012) for 

providing  feedback  on  individual  supervision,  and  also  the  Student  Evaluation  on  Practicum  Site (Form 1013) for giving suggestions to the practicum site. Both forms should be directly submitted to the Practicum Coordinator. 

Page | 11

RESPONSIBILITIES: PRACTICUM SUPERVISOR, STUDENT AND AGENCY 

3.1 ‐‐‐ Practicum Supervisor 

3.1.1 ‐‐‐ Assignment of Practicum Supervisor  

he  assignment  of  Practicum  Supervisor  to  students  is  arranged  by  the  Practicum  Coordinator  in consultation with  the  Programme  Leader  and  Practicum  Team  of  the  Department.  The  Practicum Coordinator  is  responsible  for  the overall administration of  the practicum, and assists  in  the  liaison 

work amongst  students, practicum  supervisors,  counselling practicum agencies, and  the Department. The assignment of the Practicum Supervisor to the student  is based on the nature of counselling, needs of the practicum agency, needs of the student, and consideration of staffing resources in the Department. Once the approval  is given, the student  is expected to discuss the requirements of the written assignments with the Practicum Supervisor in the first individual supervision. A group practicum supervision session will be held in the first week to help students understand the assessment.  

3.1.2 ‐‐‐ Duty  1) To offer individual supervision up to 26 hours in total; 2) To discuss the student’s goals for the practicum experience; 3) To observe the student and offer regular feedback; 4) To discuss and provide support to the student during the progress of the practicum; 5) To send a monthly progress report on each student, relationships between supervisor and supervisee, 

irregularities and urgencies by email to the Practicum Coordinator during the 1st week of each month; 6) At  least  two  site‐visits  will  be  done  at  the  practicum  site  and  at  the  convenience  of  the  On‐site 

Supervisor; 7) If the student cannot provide any video or audio tapes of counselling session, two extra site‐visits for 

offering live supervision at the agency are necessary;   8) Should be sensitive to student’s progress, especially on the practicum progress in the practicum site. If 

the student needs to find a second practicum site, practicum supervisor has to conduct a site visit and have a formal meeting with potential on‐site supervisor of the agency. Explain the responsibility of the agency  according  to  the  handbook,  and  assess  the  appropriateness  of  the  students  to  take  an additional practicum site; and 

Chapter

Page | 12

9) To inform the Practicum Coordinator if he/she will be out of town during the practicum period; and 10) To complete the assessments of the student over the course of the practicum.  3.1.3 ‐‐‐ Authority  The Practicum  Supervisor has  the authority and professional  responsibility  to withdraw a  student  from a practicum experience  if  the student’s performance constitutes a detriment  to  the clients at  the practicum site. If such a termination is necessary, the employing or practicum agency will be informed.    3.1.4 ‐‐‐ Format  The  Practicum  Supervisor  shall  assist  students  in  developing  their  conceptual  and  practical  skills  in counselling within their expertise. This includes helping students in their assessment and conceptualization, intervention,  and  closure  of  cases.  This  can  be  achieved  through  individual  case  discussions  (preferably based on audio‐ or video‐tapes provided by the students), and/or in the form of a case conference in group supervision. At least two visits to the practicum site have to be conducted during the student practicum.  

3.1.5 ‐‐‐ Process  1) Individual  supervision  is  a  one‐to‐one  relationship  between  the  practicum  student  and  his/her 

Practicum  Supervisor.  The  location  of  supervision  must  be  conducted  at  the  University  or  the practicum site. It is typically held weekly for 1 hour or bi‐weekly for 2 hours for a minimum of 26 hours. 

 2) Group supervision, an additional support to individual supervision, typically involves case presentation, 

role‐playing, and discussion of relevant professional issues under the direction of a faculty member.   

 3.1.6 ‐‐‐ Supervision Guidelines  To ensure a student could maximize his/her learning during the practicum, the Practicum Supervisor plays a triple role: as an administrator, as an educator, and as a facilitator. As an administrator, he/she prepares the student  for the practicum, plans and monitors the student’s work throughout the practicum period. As an educator, he/she helps the student apply theories to practice and sharpens the student’s practical skills. As a facilitator, he/she supports the student  in the  latter’s work and enhances the student’s self‐understanding and  development.  The  supervision  provided  by  practicum  supervisor  should  be  located  either  in  the University or practicum site.    In the first meeting, Practicum Supervisors will discuss the learning objectives and supervision arrangements with  the  students.  A  learning  contract  would  be  set  between  the  two  parties  on  the  learning  goals, assignments, and other learning expectations.  Other than discussing the student performance through their written record, the Practicum Supervisor shall also explore if students could audio‐video record their counselling sessions or a live supervision is possible.    

Page | 13

3.1.7 ‐‐‐ Assignments  Practicum Supervisors may ask  for other extra assignments  from students, such as  in‐depth case analyses, detailed process recordings, group session plans, group evaluation report, etc., with reference to the need of complying  with  agency  regulations.  Therefore,  the  assignment  tasks  may  vary  and  have  individually differences among students.  

3.1.8 ‐‐‐ Suggested List of Tasks for the Practicum Supervisor  To facilitate the work of the Practicum Supervisor, the following list provides examples of the kinds of tasks that are useful to enhance student learning:  1) Planning and organizing the student’s practicum 

Discuss with the student the detailed practicum proposal to further understand his/her  interest, knowledge, strengths, experience, expectations, learning needs, and objectives; 

Clarify the roles of the student both as a student and a staff member of the agency in which the student is employed; 

Clarify the role of the Practicum Supervisor, and the criteria for student evaluation; and  Work out a detailed  learning contract with  the  student,  taking  into consideration  the  student’s 

learning needs and the abilities and resources of the student.  2) Planning and monitoring the student’s work 

Discuss with  the  student  to  derive mutual  agreement  on  his/her  task  assignments, workload, work plan, and weekly time schedule; 

Keep updated about the student’s work progress through reports, audio‐visual tape recordings or direct observations; 

Involve agency staff to give feedback to the student on his/her task performance;  Review the student’s progress and adjust the work plan according to specific learning objectives; 

and  Have a mid‐practicum review, and make modification to the learning contract and work plan with 

the student.  

3) Facilitating the student’s learning of counselling skills  Prescribe the student to read literature and/or materials;  Discuss with the student relevant theories and practical models for conceptualization and analysis 

of clinical concerns and problems specific to his/her practice setting and clients;  Demonstrate the appropriate use of counselling skills;  Stimulate the student to develop critical thinking and problem solving skills;  Provide regular review and feedback on student’s performance;  Point out the student’s strengths and weaknesses; and  Share own experience in handling difficult situations. 

 

Page | 14

4) Enhancing the student’s self‐understanding and development  Examine the practicability of students’ ideas and allow them to explore their potentials;  Provide opportunities to work on transference and/or counter‐transference experience between 

the student and his/her clients;  Review  with  the  students  any  barriers  they  encountered  in  handling  difficult  clients  and 

situations;  Discuss with the student value dilemmas, conflicts and ambivalence; and  Alert the student to examine blocks in his/her own learning. 

 3.1.9 ‐‐‐ Contributions and Responsibilities to the University  The  Practicum  Supervisor  is  contributing  to  counselling  education  in  Hong  Kong  by  linking  classroom teaching to counselling practice. He/she also contributes by communicating experiences in the field back to the University that may have implications for curriculum development.  When  problems  arise  during  supervision  and  that  cannot  be  resolved,  the  Practicum  Supervisor  should inform  the  Practicum  Coordinator  as  early  as  possible,  so  that  the  situation  can  be  dealt  with  in  a professional manner. 

 3.1.10 ‐‐‐ Contributions and Responsibilities to the Agency  Practicum Supervisors have the responsibility in that the students’ work meets the requirements not only of the Department, the profession, and the community, but also of the agency. The Practicum Supervisor shall be responsible for evaluating the student’s  learning experience, and  if necessary, shall consult agency staff to get a better understanding of the student’s performance. 

 

3.2 ‐‐‐ Student 

3.2.1 ‐‐‐ Attendance and Assignment  Students  are  expected  to  complete  a  total  of  250  hours  for  the Counselling  Practicum which  consists  of direct client counselling contact (120 hours), supervisions (individual: 26 hours; group: 30 hours), evaluation (mid‐term: 2 hours; final: 2 hours), and assignment (70 hours). 

 Students must attend all the individual supervisions, group supervision sessions, and evaluation sessions. Attendance is mandatory in fulfilling the requirements of practicum. Absenteeism may result in repeating the entire practicum. If students could not attend a group supervision session, they are required to send an email with detail explanation. Students also need to seek the group supervisor’s permission to sit  in another  class  of  group  supervision  that  would  held  during  alternative  week,  or  attend  one  to  two academic  conferences or 3‐hour  seminars, and  then write a  reflective essay with 500 words  in English, then submit to the group supervisor before the last session of group supervision.   

 

Page | 15

Students  are  required  to  complete  all  the  assignments which  guided  by  the  Practicum  Supervisor,  and conduct presentations and group discussions in group supervision session.  Students who fail to submit any required written work that associates with the violation of ethical codes during the practicum, they will be suspended conditionally from their practicum. An example of violation would be a  late submission of Session  Intake  (Appendix  IV). The Session  Intake should be submitted  to practicum supervisor within 2 weeks after the first session with clients. The individual supervision will also be suspended until the students have submitted all required documents. For details, please consult with the practicum supervisor. 

 3.2.2 ‐‐‐ Working Hours    Students  whether  working  on  job  or  not,  should  negotiate  their  practicum  working  schedule  with  the associated on‐site supervisors.    

3.2.3 ‐‐‐ Minimum Requirement of Written Work, Video/Audio Tapes & Site Visits  3.2.3.1 ‐‐‐ Written Assignment  All written assignment must be in English. The followings are the MINIMUM requirement of written work to be  submitted  to  the practicum  supervisor. The Practicum Supervisor may exercise discretion  to make adjustments according to the characteristics of the specific setting and the nature of the specific assignments. Students  should  therefore  consult  with  their  Individual  Supervisor  for  further  details  on  specific expectations for these assignments.    1) A learning contract should be set during the first or second supervision session.    2) Biweekly reflective papers.    3) Two full set of recordings for cases that have more than three counselling sessions in EACH semester. 

Each full set includes    

Session  Intake  (Appendix  IV)  that  should be  submitted  to practicum  supervisor within 2 weeks after the first session,   

Session Recording  (Appendix V)  that  consists of process  recordings with one  selected verbatim session of more than 20 minutes, 

Session Summary (Appendix VI), and    Transfer/closing Summary (Appendix VII).   

 (Appendix VI and VII may only apply to some clients). 

 4) Brief notes of each session. Brief notes aim to record the session briefly and remind the counselor of 

the clients’ progress.      

Page | 16

5) Extra  assignments  that  are  assigned  by  the  individual  supervisor  to  facilitate  students’  personal progress. Individual workload may therefore vary among the students.    

3.2.3.2 ‐‐‐ Video/Audio Tapes  Two video/ audio tapes for any 2 sessions of the entire practicum are included for the Student Portfolio, which is to be submitted to the Department at the end of practicum, for grading and evaluation purpose.  3.2.3.3 ‐‐‐ Site Visits  1) At  least  two  site‐visits will  be  conducted  by  the  practicum  supervisor  to  the  practicum  site  at  the 

convenience of the on‐site supervisor; and  2) If the student cannot provide any video or audio tapes of counselling session during the practicum, two 

extra site‐visits for offering live supervisions at the agency are necessary.  3.2.3.4 ‐‐‐ Reflective Journal  A  reflective  journal  is  not work  log  recording  factual  information of  events.  It  is  a mean  for  students  to record  their personal  thoughts  and  feelings while practicing  counselling,  so  that  students  could be more aware of themselves psychologically, and come to an understanding of how their own psychology may be contributing or influencing themselves as a counselor and counselling process with their clients.    1) Purposes of Reflective Journal: 

  Reflect on and examine practicum activities or events;  Record how students  integrate  their  intellectual knowledge and  insights  from everyday  life  into 

practices;    Evaluate on personal progress and performance as a counselor;    Record  and  reason  any  decision  involved  in  the  preparation  processes  for  any  counselling 

sessions;    Record any hesitation and speculations during the practice of counselling;    Record personal feelings and examine personal values. 

 2) Advantages of Reflective Journal: 

  Enhance students’ sensitivity on personal psychology and experiences;  Strengthen students’ critical thinking capability;  Enable students to identify any personal barriers in becoming a professional counselor;    Enable students to develop reflective practices on their actions and decisions;  Enable  students  to develop  insights  that could be  integrate  into  their counselling practices and 

everyday life.  

Page | 17

3.2.3.5 ‐‐‐ Individual Counselling  Students should record the procedures of the counselling processes from the initial stage of building rapport, conceptualizing  the  client,  consolidating  counselling  interventions,  to  the  terminating  stage of  referral or closure. Each session should be followed by a summary recording. Partial process recordings could be helpful for some students to better understand their learning progress.  3.2.3.6 ‐‐‐ Group Counselling  Students  should prepare group counselling proposal,  session plan and  summary  recording  for each group session.  In  addition,  outcome  evaluation  and  final  report  are  necessary  to  be  handed  in  at  the  end  of practicum.    3.2.4 ‐‐‐ Responsibility to Agency  

Students are primarily responsible to the practicum agency as a staff. They are expected to act professionally by observing agency policy, routines and procedures. Their quality of work must meet the requirements of the agency and of the University. For instance, the students have to follow the procedures required by the agency in keeping records and statistics of clients. Students also have to keep other staff of the agency well informed of their work if they work in a multi‐disciplinary team.    Students need  to be knowledgeable of  the general policies and procedures of  the agency, particularly on issues related to providing counselling to agency’s clients. Such information may include but is not limited to: 

 1) General operational procedures, required paperwork, dress code; 2) Procedures for handling emergency situations with clients (suicidal risk, psychotic episode, etc.); 3) The availability of back‐up; 4) Procedures for referrals outside your agency and those resources typically used; 5) Opportunities  available  for  use  of  assessment  instruments,  computers,  professional  literature,  and 

research; 6) Line of authority and reporting procedures of the clients handled by the student; and 7) Whether or not students are expected to travel to off‐site locations.  Students are expected to act responsibly both as a counsellor‐trainee and an employee towards the agency in which they take their practicum. If, for whatever reason, a student is to terminate (or being terminated) from his or her current practicum, the Practicum Supervisor should be notified as soon as possible.  

3.2.5 ‐‐‐ Responsibility to Clients  Students should introduce themselves as “counsellor‐trainee” to their clients unless this practice contravenes the agency’s practice. In this case, the Practicum Supervisor is responsible to ensure that the agency’s advice is clearly understood and followed by the student.   

Page | 18

Students  are  responsible  for what  they  do with  clients, while  the  Practicum  Supervisor  is  responsible  to ensure that the work assigned is within the student’s capacity.  Other  than  the  tasks  related  to  the  clients,  students  should  make  contacts  with  other  agencies  and institutions  related  to  their  assignments  if  necessary.  They  are  also  responsible  for  any  written correspondence with  any  external  parties.  The  letters may  have  to  be  countersigned  by  the  Practicum Supervisor,  the Practicum Coordinator, or a member of staff of  the Department, which will  follow agency practice and the nature of the correspondence.  Clients should be fully informed of their rights. Any information could only be collected if clients’ consent is obtained via written records or audio‐visual recordings. Student should make sure the client has signed the Client Consent Form (Form 1005(a)). For clients aged under 18 or have been assessed as mental deficits, the student must seek  for parental consent before starting any counselling session. Their parents or guardian must sign the Form 1005(b) Parental Consent Form.   

 3.2.6 ‐‐‐ Responsibility to Practicum Supervisor and in Personal Learning  Students must keep all contracts or arrangements made with the Practicum Supervisor regarding supervision and work procedures. They must be properly prepared for supervision and submit all the written assignment that are required by the Practicum Supervisor. As stated in 3.2.1, students have to attend all individual and group supervision sessions.    Students are expected  to collaborate with  the Practicum Supervisor  in  the on‐going evaluation of student performance, at the mid‐term and also during the final evaluations.  Students  should  actively  explore  their  learning  opportunities.  They  are  expected  to  locate  and  study resources and references that are related to their practicum. If there is any practicum issue that could not be resolved  by  discussing  with  their  Practicum  Supervisor,  the  students  should  inform  the  Practicum Coordinator as soon as possible.  

3.2.7 ‐‐‐ Other Responsibilities  If  a  student  decides  to  terminate  the  practicum  or  employee  status with  the  practicum  site  during  the practicum period,  it will be considered as a pre‐mature  termination of  the practicum  simultaneously, and therefore no alteration of practicum site will be accepted.  Whenever  in doubt,  take  the  initiation and discuss  the  issue with your Practicum Supervisor or practicum agency personnel. Students are perceived as  trainee  in  the  field of counselling with  the permission of  the practicum  site. On‐site  conflicts may  be  inevitable,  but  students  are  encouraged  to  take  it  as  a  learning opportunity.    Students  should be  fully prepared  to use  supervision  session more effectively. Practicum  Supervisors will expect a typed agenda for supervision.  

Page | 19

3.2.8 ‐‐‐ Video Taping/Recording  1) Any use of audio‐videotaping (as well as live supervision if possible) during practicum will put student 

performance  as  the  focus.  It  helps  the  students  to  reflect  on  issues  and  dynamics  arising  during  a counselling session. It also allows more concrete feedback be given to facilitate student learning.   

2) Audio‐video  recordings  of  counselling  sessions  are  required  for  supervision  in  practicum  with  the consent  from  clients  and  practicum  agency.  Students  should  thoroughly  review  the  counselling recordings and other related materials, mark down any significant content and make reflection before any presentation for individual and group supervision. 

 In order to maximize the quality of supervision, clear and audible tapes are essential. There are several ways to help ensure quality sound:  1) Make sure the microphone of your recorder does not pick up too much noise;   

 2) Multidirectional microphones  generally  have  better  performance  and  can  be  purchased  from  audio 

shops;  3) The  tape  recorder or  camera  recorder  itself  should be placed near  the  counsellor.  It  should not be 

placed on metal, on an uncarpeted floor, or on any object that is not stationed during the recording. A book under the recorder could be used to absorb any vibration; and 

 4) The counsellor should try out the tape recorder or camera recorder in the office prior to the session to 

find the best positioning of the recorder and microphone to avoid mechanical errors during interviews.  

3.2.9 ‐‐‐ Confidentiality  One of the most important aspects of counselling is ethical confidentiality. It is an essential element to build trust with your clients. There are several aspects of confidentiality, which you need to be particularly aware of:  1) The  student  should  know  the  agency’s  regulations  regarding  confidentiality of  case notes,  files,  and 

taping;  

2) Since taping is an important aspect of the supervisions, it is students’ responsibility to secure the client consent  via  audio‐video  recording  or  in  writing.  The  student  must  also  explain  the  limits  of confidentiality  to clients. The  student  should  let  clients know who else will be hearing/watching  the tape (i.e., Practicum Supervisor/classmates) and the recordings are solely for educational purposes; 

 

3) As a professional, any information shared in class should be kept confidential by all class members;  4) The client’s full name need not be recorded on any documentation for the University. Students should 

use initials to label each client during supervision and class presentation;    

5) When tapes are turned in for supervision review, they should be handed to the Practicum Supervisor by 

Page | 20

the student in person. The student should receive them in the same manner. No third party should be involved in the transaction of the recordings; and 

 

6) Reach  an  agreement with  the  client  and  practicum  agency  on  how  and when  the  video  or  audio recordings would be disposed after the student practicum. Generally, the tapes are destroyed after one year.   

 

3.2.10 ‐‐‐ Ethical and Legal Guidelines  Code of Ethics of the American Counselling Association (ACA) are available from your Practicum Supervisor or from the ACA web site at http://www.counseling.org/.  For  further  information on  confidentiality, privileged  communication,  client  rights, and  informed  consent, please  refer  to  the  “Protecting  Privacy  in  Practicum  Learning  and  Instruction:  A  Departmental  Policy Statement” (Appendix II).  

3.2.11 ‐‐‐ Suggestions for the Student  The  transition  to  become  a  professional  counsellor  can  be  both  exciting  and  anxiety  provoking.  The practicum offers students  the opportunity  to apply  their  intellectual knowledge  from  readings and course work. It is natural for counselor‐trainees to feel insecure about their counselling skills and potential clients. Students  should be  aware of  their  role  and  follow  the  suggestions  and  guidance  given by  the  Practicum Supervisor.  

3.3 ‐‐‐ Agency  MSSC students need to fulfill at least 120 face‐to‐face direct client contact hours through individual or group counselling. Therefore, On‐site Supervisors are expected  to arrange clients whose struggles are within  the competence level to the students’ capability as trainees. Individual and group supervision with a total of 60 hours will be provided by the University.  Even though students are offering counselling services at an agency/organization/school (hereafter refers to the  agency),  special approval  and  additional professional  and administrative  support  from  the associated authorities may be needed.    On‐site  Supervisors  should  be  fully  aware  of  the  aims  and  objectives  of  the  Professional  Counselling Practicum, and the  learning goals of the employees who apply to take the practicum on their current  jobs. They are invited to understand the current counselling practicum and be knowledgeable of this Handbook.    The agency, as a host  for counselling practicum of  their employees, may  require more  from  the  students than  the  practicum  course. On‐site  Supervisor  should make  clear  to  those  employees  on  organizational expectations.  Any  problem  with  these  expectations  should  be  discussed  with  the  Practicum  Supervisor assigned  to  the  student  in  the  capacity  of  counsellor‐trainee  or  the  Practicum  Coordinator  of  the  City University of Hong Kong. 

Page | 21

PRACTICUM AGREEMENT AND APPROVAL 

4.1 ‐‐‐ General Policies  

1) The major goal of the practicum is to provide formal counselling education for students to practice as a professional‐to‐be.   

 2) This agreement shall remain in effect for the duration of the student’s practicum and as an employee at 

the site specified above. Termination of this agreement prior to the successful completion of practicum requires the consultation of the On‐site Supervisor, Practicum Coordinator at the City University, and the student. 

 3) The  practicum  is  typically  a  voluntary  arrangement  with  the  site  with  no  financial  remuneration 

required  by  the  City  University  for  services,  which  are  performed  by  the  students  in  fulfilling  the practicum requirements. 

 4) Duration of practicum typically  last for one or two academic semester(s).  It  is strongly recommended 

that  students  register  only  6  credit  hours  for  the  practicum  semester(s).  Once  all  necessary documentations have been  submitted  to  the City University Practicum Coordinator by  the due date specified  in  this Handbook, and  the Practicum Coordinator has determined  (in consultation with  the Programme  Leader)  that  the  proposed  practicum  site  is  appropriate  for  fulfilling  City  University Counselling  programme  requirements,  the  student will  be  allowed  to  take  practicum  in  the  above stated period. 

 5) A total of 250 practicum hours is needed. Hours to be achieved by the students may occasionally vary 

according to the needs of the student and the clients. 120 hours out of the 250 hours have to be direct and face‐to‐face service for the clients. 

 6) The practicum experience should enable students to experience the role and function of a professional 

counsellor. That  is, during the practicum, students must meet the academic and ethical standards set for the course. It  is critical that students receive a wide variety of experiences during their practicum. Students could not enroll to the practicum course until they completed all prerequisite coursework and achieve a total of 24 credit hours. 

 

Chapter

Page | 22

7) Students cannot accumulate any hours for their practicum until the agreement forms is signed by the On‐site Supervisor, Practicum Coordinator, and the student. Students can only start accruing practicum hours  on  the  first  day  of  Semester  A.  Vacations  and  holidays  shall  be  observed  according  to  the University  calendar,  unless  otherwise  agreed  upon  by  the  Practicum  Coordinator,  the  Practicum Supervisor, and the student.   

 8) Students, who are engaged in practicum‐related activities and are enrolled in the Counselling Practicum 

course, are required to attend regular individual and group supervision session. Any exceptions must be approved  jointly by  the Practicum Coordinator and Practicum Supervisor. Students need  to also seek alternatives to fulfill all practicum requirements before their practicum.   

 

4.2 ‐‐‐ University  The University agrees to:    1) Assume full responsibility for the administrative duties associated with the academic requirements of 

the  Counselling  Practicum,  including  approval  of  the  practicum  site  and  experience,  maintaining on‐going and direct communication with agencies, ensuring that the student are academically ready to begin their practicum, and grading. 

 2) Provide information regarding the City University Counselling programme and curriculum to the parties 

involved  to  plan,  assign  tasks  and  to  offer  supervision.  Student  data,  university  calendar,  and  the Practicum Handbook would also be provided upon request.   

 3) Designate one academic staff to serve as the Practicum Supervisor for the student and to communicate 

directly  with  the  On‐site  Supervisor.  The  Practicum  Supervisor  will  provide  weekly  individual supervision (2 hours per session), get access to the tape‐recorded practice of the student, and,  in the absence  of  taping,  live  observation  or  co‐counselling.  The  Practicum  Supervisor  or  other  academic staffs will also  facilitate weekly group supervision sessions  (3 hours per session)  for all students, and will be available for consultation with the On‐site Supervisor and students throughout the duration of practicum.  Practicum  Supervisor  and  the  Practicum  Coordinator  will  act  as  consultants,  while  the On‐site Supervisors will assume legal responsibility for all clients given to the students.   

 

4.3 ‐‐‐ Agency The agency agrees:    1) The  On‐site  Supervisor  will  assume  legal  responsibility  for  the  welfare  of  all  clients  given  to  the 

students;    2) To  designate  one  staff  as  On‐site  Supervisor  and  the  liaison  person.  The  personnel  must  be  an 

employee  of  the  agency  where  the  practicum  will  be  conducted.  He/she  will  negotiate  with  the Practicum Supervisor to assign tasks to the students in reaching the course objectives; 

Page | 23

 3) To ensure  that students could achieve at  least 120  face‐to‐  face counselling hours within a specified 

period;  4) To allow audio/video taping of the practice unless this violates agency policies;    5) To provide opportunities for the students in developing skills for face‐to‐face counselling with clients;    6) If students have to engage in off‐site services (e.g., home‐based counselling), except for the on‐the‐job 

practicum  students,  for  safety measures, a  full‐time agency staff or volunteer has  to accompany  the students.   

 7) The students could engage in activities only if the agency could provide adequate insurance coverage;    8) The  students  will  need  to  consult  with  the  Practicum  Supervisor  any  time  when  they  provide 

counselling services;  9) To provide appropriate working conditions and arrangements for the students, such as office space to 

meet with clients privately;  10) To ensure adequate and appropriate access to counselling facilities;    11) An idealistic practicum site should include all of the followings:    

i) Settings  for  individual  counselling  with  assured  privacy  and  sufficient  space  for  appropriate equipment (for example, TV monitoring and taping);   

ii) Settings  for  small‐group  work  with  assured  privacy  and  sufficient  space  for  appropriate equipment;   

iii) Necessary  and  appropriate  technologies  that  facilitate  learning,  such  as  audio,  video,  and telecommunications equipment;   

iv) Settings with observational and/or other interactive supervision capabilities; and   v) Procedures that ensure that the client’s confidentiality and legal rights are protected.      

12) To complete the student feedback materials once the student practicum ends;    13) To inform the City University of policies and procedures that are relevant to the student practicum;    14) To  maintain  close  communication  with  the  City  University  in  relation  to  practicum  activities  via 

available  means,  such  as  correspondence  with  the  Practicum  Coordinator,  on‐site  visits  by  the Practicum Supervisor, and telephone contacts;   

 15) To monitor student performance and report to the Practicum Supervisor and/or Practicum Coordinator 

if students performed unsatisfactorily or violate any ethical guidelines during practicum; and    16) To allow the students to attend regular Individual and Group supervision meetings.   

Page | 24

4.4 ‐‐‐ Student The student agrees to:    1) Enroll  in  the  Counselling  Practicum  course  and  will  attend  all  group  sessions/classes/seminars  for 

Counselling Practicum throughout the entire practicum;    2) Complete a weekly Reflection  Journal and assignments  to be submitted  to  the Practicum Supervisor, 

with copies for the On‐site Supervisor and Practicum Coordinator upon request;    3) Complete assigned duties during the hours scheduled at the practicum site according to the agreement 

between  the  student  and  the  On‐site  Supervisor.  Students  will,  however,  report  directly  to  the Practicum Supervisor regarding client issues during regularly scheduled individual supervision sessions and as needed (e.g., in response to client crisis/emergency issues); 

 4) Behave  in a professional manner  throughout  the entire practicum. Students are abided by  the most 

current version of the ACA Code of Ethics;    5) Be responsible for completing all written assignments related to the practicum according to deadlines 

specified in this Handbook and in agreement with the Practicum Supervisor;    6) Ensure that the On‐site Supervisor has a copy of the student course schedule, university calendar, and 

the Practicum Handbook; and    7) Ensure  that  the  agency  and  the  Practicum  Supervisor  receive  copies  of  the  completed  written 

assignments. The student should also ensure that their Mid‐term Evaluation, Final Evaluation and the Practicum Site Evaluation are properly completed and included in their Practicum Portfolio.   

Page | 25

ASSESSMENT   

5.1 ‐‐‐ Individual Supervision (70%) 

5.1.1 ‐‐‐ Assessment Criteria  On‐going reflection and regular revision on the practicum progress are essential. A mid‐term e