DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS...Abrogar la Resolución Rectoral N" 202P409, de 27 de julío de 2009, que aprobó la aplicación de las Normas Básicas del Sistema de Administración

DEPARTAMENTO

DE

ORGANIZACIÓN

Y SISTEMAS

APROBADO MEDIANTE RESOLUCION RECTORAL

Nº162/2014

Ejemplar

SANTA CRUZ-BOLIVIA

MAYO de 2016

(2,ú*o¿t/*¿,%n .""* "@"1*t @).*l {16),eno" 'RECTORADO

Resoluc¡óNREcroRAt*"tr $?*?0 I aVISTO$:

El Oficio Of. O y S. N" 18/2014, de 18 de marzo de 2AM, suscrito por el Lic. Jaime Villaroel Arandia,Jefe del Departamento O y S, por el que remite para su aprobación del Reglamento Específico delSistema de Administración de Bienes y Servicios de la Univercidad, compatibilizado por el Ministeriode Economía y Finanzas Públicas, en su calidad de Órgano Rector de este Sistema (RE-SABSU"A.G,R,M., Según D.S. N' 181 - D.S, N' 1497).

CONSIDERANDO:

Que, mediante Resolución Rectoral N' 202/2009, de 30 de julio de 2009, se instruyó a todas las

unidades académicas y administrativas de la U,A.G.R.M., aplicar las nuevas Normas Básicas del

$istema de Administración de Bienes y Servicios, aprobado mediante Decreto Supremo N" 181 y el

Documento Base de Contratación, en la modalídad de Lícitación Pública y de Apoyo Nacíonal a laProducción y Empleo (ANPE), mientras dure el proceso de revisión, actualización y aprobación de la

Reglamentación Específica de esta lnstitución, que deberá ser compatibilizada por el Órgano Rector,

entre otros puntos.

Que, al haber transcurrido el proceso de revisión, actualización y aprobación del Reglamento

Específico de esta Casa Superior de Estudios, por el Órgano Rector, es pertinente que el

Departamento de Organización y Sistemas remita formalmente dicho Reglamento para que se elabore

la conespondiente resolución rectoral y en definitiva se analice la vígencia de la Resofución Rectoral

N' 20212009, de 27 de julio de 2009, que provisionalmente instruyó la aplicación del D,S. N" 181 *NB.SABS.

Que, en virtud de la mencionada normativa intema, citada precedentemente, las Normas Básicas del

Sistema de Administración de Bienes y Servicios, fueron aplicadas en la U.A,G.R.M, desde ese

momento hasta el presente, por lo que, hoy, al encontrarse debidamente compatibilizada, coresponde

aprobar una Resolución Rectoral que apruebe el Reglamento Específico del Sistema de

Administración y Servicios, compatibilizado por el Órgano Rector.

PORTANTO:

EL RECTOR, DE I.A UilIVER$IDAD AUTÓ}OffA "GABRIEL RENÉ MORENO", EN USO DE I.AS

LEGffiMAS ATRtzucroNEs QUE LE coilFrERE EL ARTicuLo 39, rnc. e), DEL EsTATUToORGÁNEO,

RE$UEL\IE:

Artículo 1o.- Abrogar la Resolución Rectoral N" 202P409, de 27 de julío de 2009, que aprobó la

aplicación de las Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios,

en tanto se compatibilice el Reglamento de las NB-SABS.

Attículo 2'.- Aprobar el nuevo Reglamento Específico del Sistema de Administración de Bíenes y

Servicios de la Universidad Autónoma "Gabriel René Moreno", que consta de lV (cuatro)

Capítulos y de treinta y tres (33)Artículos, documentos que formarán parte constitutiva

de la presente Resolución.

IIAF'\-TAIT TTIITI'FñAT-AFtIA F¡AñA T A II¡T\AIFAAR't

RECTORADO

1S2 -20 1 4Artículo 3".- Ratificar al Director Administrativo y Financiero interino de la Univemidad, Lic. Enuin

Vaca Durán como Responsable del Proceso de Contratación de Licitación Pública

(RPC) y Responsable del Proceso de Contratación de Apoyo Nacional a la Producción y

Empleo {RPA}, conforme prevé el Decreto Supremo N" 181 NB-SABS, delegándole la

facultad expresa para suscribir contratos a nombre de la institución y designar a los

miembros de la Comisión de Calificación y Comisión de Recepción, de acuerdo con lo

establecido en la Resolución Rectoral N" 1897/12, de 26 de julio de2A12.

Artículo ¡1".- Encomendar el cumplimiento de la presente Resolución, a la Dirección Adminisirativa yFinanciera y a todas las unidades administrativas y académicas de ta U.A.G.R.M.

Es dada en el despacho de Rectorado, del Edificio Central -Dr.

Rómulo Herrera'Justiniano" de laUniversidad Autónoma Gabriel René Moreno, en la ciudad de Santa Cruz de la Siena, a los

veinticinco días del mes de maza de dos milcatorce años.

REGÍSTRESE, HÁGASE $ABER, CÚMPLASE Y ARCHÍVE$E

.IAFA?IAII T II¡TI'FFAT-A FT A ñA ñ A T A AAATFR A At'

Reglam ento Específico del Sistem a de Adm inistración de Bienes y Servicios U.A.G.R.M.

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CAPÍTULO I - ASPECTOS GENERALES1. OBJETIVO................................................................................................................... .............................32. ÁMBITO DE APLICACIÓN.......................................................................................................................33. BASE LEGAL PARA LA ELABORACIÓN DEL REGLAMENTO ESPECÍFICO.......................................34. NOMBRE DE LA ENTIDAD.................................................................................. ....................................35. MÁXIMA AUTORIDAD EJECUTIVA (MAE)........................................................................................... ...36. ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DEL REGLAMENTO ESPECÍFICO...................................................47. PREVISIÓN............................................................................................................................. ..................48. SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO............................................................................. .......................4

CAPÍTULO II - SUBSISTEMA DE CONTRATACION DE BIENES Y SERVICIOS9. ELABORACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE CONTRATACIONES (PAC)..........................................410. RESPONSABLE DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN MENOR........................................................ 411. PROCESOS DE CONTRATACIÓN EN LA MODALIDAD CONTRATACIÓN MENOR.......................... 512. RESPONSABLE DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN DE APOYO NACIONAL A LA

PRODUCCIÓN Y EMPLEO – RPA…................................................................................................... ...613. PROCESO DE CONTRATACIÓN EN LA MODALIDAD DE APOYO NACIONAL A LA PRODUCIÓN

Y EMPLEO............................................................. .............................................................................. .....614. RESPONSABLE DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN DE LICITACIÓN PÚBLICA – (RPC)...............715. PROCESO DE CONTRATACIÓN EN LA MODALIDAD DE LICITACIÓN PÚBLICA...............................816. RESPONSABLE DE CONTRATACIÓN POR EXCEPCIÓN............................................................. ........917. PROCESOS DE CONTRATACIÓN POR EXCEPCIÓN.................................................................... .......918. RESPONSABLE DE CONTRATACIÓN POR DESASTRE Y/O EMERGENCIAS..................................1019. PROCESO DE CONTRATACIÓN POR DESASTRE Y/O EMERGENCIAS...........................................1020. RESPONSABLE DE CONTRATACIÓN DIRECTA DE BIENES Y SERVICIOS/PROCESOS..........10-1921. UNIDAD ADMINISTRATIVA.............................................................................................................. ......1922. UNIDADES SOLICITANTES............................................................................................................ .......1923. COMISIÓN DE CALIFICACIÓN Y/O RESPONSABLE DE EVALUACIÓN EN LA MODALIDAD DE

APOYO NACIONAL A LA PRODUCCIÓN Y EMPLEO (ANPE)………………………………….………...2024. COMISIÓN DE CALIFICACIÓN PARA LICITACIÓN PÚBLICA……………………………………………2125. COMISIÓN DE RECEPCIÓN............................................................................................................ ......21

CAPÍTULO III - SUBSISTEMA DE MANEJO DE BIENES26. COMPONENTES DEL SUBSISTEMA DE MANEJO DE BIENES.........................................................2127. RESPONSABILIDAD POR EL MANEJO DE BIENES...........................................................................2128. ADMINISTRACIÓN DE ALMACENES...........................................................................................…….2229. ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES E INMUEBLES...................................................2230. MANEJO DE BIENES DE LOS PRODUCTOS QUE SEAN RESULTADO DE SERVICIOS DE

CONSULTORIAS, SOFTWARE Y OTROS SIMILARES........................................................... ............23

CAPÍTULO IV - SUBSISTEMA DE DISPOSICIÓN DE BIENES31. TIPOS Y MODALIDADES DE DISPOSICIÓN DE BIENES........................................................... .........2332. RESPONSABILIDAD POR LA DISPOSICIÓN DE BIENES........................................................... ........2333. BAJA DE BIENES................................................................................................. ..................................23

i. DISPOSICIÓN DEFINITIVA DE BIENES. .............................................................. ..........................24ii. HURTO, ROBO O PÉRDIDA FORTUITA. ............................................................. ...........................24iii. MERMAS, VENCIMIENTOS, DESCOMPOSICIONES, ALTERACIONES O

DETERIOROS……………..………………………………………………………………….....................26iv. INUTILIZACIÓN U OBSOLESCENCIAS…….……………………………………………...........……...27v. DESMANTELAMIENTO TOTAL O PARCIAL DE EDIFICACIONES………………………………....29vi. SINIESTRO ……………………………................................................................... ............................30

ABREVIATURAS...............................................................................................................................................31


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REGLAMENTO ESPECÍFICO DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES YSERVICIOS DE LA UNIVERSIDAD AUTÓNOMA GABRIEL RENÉ MORENO (UAGRM)

CAPÍTULO IASPECTOS GENERALES

ARTÍCULO 1. OBJETIVO

Implantar en la Universidad Autónoma Gabriel René Moreno, las Normas Básicas del Sistema deAdministración de Bienes y Servicios (NB-SABS) y su reglamentación, identificando a las unidades ycargos de los servidores públicos responsables de la aplicación y funcionamiento del Sistema deAdministración de Bienes y Servicios en la entidad, así como de los procedimientos inherentes aprocesos de contratación, manejo y disposición de bienes.

ARTÍCULO 2. ÁMBITO DE APLICACIÓN

El presente Reglamento Específico es de aplicación obligatoria por todo el personal y unidades de laUniversidad Autónoma Gabriel René Moreno.

ARTÍCULO 3. BASE LEGAL PARA LA ELABORACIÓN DEL REGLAMENTO ESPECÍFICO

La Base Legal del presente Reglamento Específico es:

a) La Constitución Política del Estado;b) La Ley N° 1178, de 20 de julio de 1990, de Administración y Control Gubernamentales;c) El Decreto Supremo N° 23318-A, de 3 de noviembre de 1992, que aprueba el Reglamento de

Responsabilidad por la Función Pública y Decreto Supremo N° 26237, de 29 de junio de 2001,que lo modifica;

d) El Decreto Supremo N° 0181, de 28 de junio de 2009, de las Normas Básicas del Sistema deAdministración de Bienes y Servicios (NB-SABS) y sus Modificaciones;

e) El Decreto Supremo Nº 1497, de 20 de febrero de 2013, que regula los Convenios Marco y elregistro Único de Proveedores del Estado (RUPE);

f) La Resolución Ministerial Nº 274, de 9 de mayo de 2013, que aprueba el Modelo de ReglamentoEspecífico del Sistema de Administración de Bienes y Servicios (RE-SABS), Contenido Mínimopara la elaboración del Reglamento Específico del Sistema de Administración de Bienes yServicios para Asambleas Departamentales y Regionales y de Empresas Publicas NacionalesEstratégicas (RE-SABS EPNE); Manual de Operaciones del Sistema de ContratacionesEstatales SICOES; Modelos de Documento Base de Contratación en las modalidades de ApoyoNacional a la Producción y Empleo – ANPE y Licitación Pública; y el Reglamento del RegistroÚnico de Proveedores del Estado (RUPE);

g) Estatuto Orgánico de la Universidad Autónoma Gabriel René Moreno.

ARTÍCULO 4. NOMBRE DE LA ENTIDAD

Universidad Autónoma Gabriel René Moreno, cuya sigla es U.A.G.R.M.

ARTÍCULO 5. MÁXIMA AUTORIDAD EJECUTIVA (MAE)

La Máxima Autoridad Ejecutiva de la entidad es el RECTOR.


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ARTÍCULO 6. ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DEL REGLAMENTO ESPECÍFICO

El responsable de la elaboración del presente RE-SABS es el Departamento de Organización ySistemas en coordinación con la Dirección Administrativa y Financiera.

El presente RE-SABS será aprobado mediante Resolución emitida por el Rector.

ARTÍCULO 7. PREVISIÓN

En caso de presentarse dudas, omisiones, contradicciones y/o diferencias en la interpretación delpresente Reglamento Específico, éstas serán solucionadas en los alcances y previsionesestablecidas en las Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios (NB-SABS) y su reglamentación.

ARTÍCULO 8. SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO

El incumplimiento u omisión de lo dispuesto por el presente RE-SABS, dará lugar aresponsabilidades por la función pública según lo establecido en el Capitulo V, de la Ley N° 1178,de 20 de julio de 1990, de Administración y Control Gubernamentales y disposiciones conexas.

CAPÍTULO IISUBSISTEMA DE CONTRATACION DE BIENES Y SERVICIOS

ARTÍCULO 9. ELABORACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE CONTRATACIONES (PAC)

El PAC será elaborado por la Dirección Administrativa y Financiera de la Universidad encoordinación con las Unidades Solicitantes.

SECCIÓN IMODALIDAD DE CONTRATACIÓN MENOR

ARTÍCULO 10. RESPONSABLE DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN MENOR

Se designará como Responsable del Proceso de Contratación Menor (RPA) a:

i. Director Administrativo y Financiero (DAF)ii. Jefe Administrativo y Financiero Facultativo (JAFF)iii. Director en las Unidades Desconcentradas

Los servidores públicos designados por la MAE, mediante Resolución Rectoral, serán losresponsables de las contrataciones de bienes y servicios, en la Modalidad de Contratación Menor(hasta Bs 50.000.-), cuyas funciones son las siguientes:

a) Verificar que la solicitud de la contratación se encuentre inscrita en el POA y en el PAC para lascontrataciones mayores a Bs. 20.000.-

b) Verificar la certificación presupuestaria correspondiente;c) Autorizar el inicio del proceso de contratación mediante proveído;d) Designar al responsable de ejecutar la contratación;e) Adjudicar la contratación, mediante Orden de Compra, Orden de Servicio o Contrato;


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ARTÍCULO 11. PROCESO DE CONTRATACIÓN EN LA MODALIDAD CONTRATACIÓN MENOR

Las contrataciones menores hasta Bs 50.000.- (CINCUENTA MIL 00/100 BOLIVIANOS), que norequieren cotizaciones, ni propuestas, se realizan según el siguiente proceso:

a) Unidad Solicitante- Elabora las especificaciones técnicas o términos de referencia según corresponda, verifica

si tiene saldo presupuestario y estima el precio referencial.

- Remite a la Unidad Administrativa toda la documentación y solicita la emisión de lacertificación presupuestaria.

b) Unidad Administrativa- Revisa la documentación remitida por la Unidad Solicitante.- Emite la certificación presupuestaria.- Remite toda la documentación al RPA solicitando el inicio del proceso de contratación.

c) RPA- Verifica si la contratación está inscrita en el POA, en el PAC (para montos mayores a Bs.

20.000) y si cuenta con la certificación presupuestaria correspondiente.- Autoriza el inicio de proceso de contratación.

d) Unidad Administrativa- Con previo conocimiento del mercado seleccionará, considerando el precio referencial, las

especificaciones técnicas o términos de referencia, a un proveedor que pueda realizar laprestación del servicio o provisión del bien.

- Mediante informe, recomienda se realice la adjudicación al proveedor seleccionado.e) RPA

- En base al informe emitido por la Unidad Administrativa, adjudica el proceso de contrataciónal proponente seleccionado.

- Instruye a la Unidad Administrativa solicite al proveedor adjudicado la presentación de todala documentación para la formalización de la contratación.

f) Unidad Administrativa- Solicita al proveedor adjudicado la presentación de toda la documentación para la

formalización de la contratación.- Si el bien o el servicio es de entrega inmediata, emite la orden de compra u orden de

servicio.g) Unidad Jurídica

- Revisa la legalidad de la documentación presentada por el proponente adjudicado.- Si el bien o servicio no es de entrega inmediata, elabora, firma o visa la elaboración del

Contrato.h) Unidad Administrativa

- En caso de formalizarse el proceso de contratación a través de una Orden de Compra uOrden de Servicio, el Jefe de la Unidad Administrativa, suscribirá la misma.

i) MAE- Designa al Responsable de Recepción, pudiendo delegar esta función al RPA o a la

Autoridad Responsable de la Unidad Solicitante- En caso de formalizarse el proceso de contratación a través de Contrato, lo suscribe la

MAE, pudiendo delegar esta función con resolución expresa, motivada y pública, a cualquierautoridad de la universidad.

j) Responsable de Recepción- Efectúa la recepción de los bienes y servicios adjudicados.- Elabora y firma Acta de Recepción y/o Informe de Conformidad o Disconformidad, cuando

corresponda.


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SECCIÓN IIMODALIDAD DE APOYO NACIONAL A LA PRODUCCIÓN Y EMPLEO - ANPE

ARTÍCULO 12. RESPONSABLE DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN DE APOYO NACIONAL ALA PRODUCCIÓN Y EMPLEO - RPA

Se designará como RPA a: Director Administrativo y Financiero o al Sub-Director Administrativo yFinanciero en la Administración Central; a los Jefes Administrativos y Financieros en las UnidadesAcadémicas, y en las Unidades Desconcentradas a los Directores.

El RPA designado por la MAE, mediante Resolución Rectoral, es el responsable de lascontrataciones de bienes y servicios, en la Modalidad de Apoyo Nacional a la Producción y Empleo– ANPE, sus funciones están establecidas en el Artículo 34.- de las NB- SABS.

ARTÍCULO 13. PROCESO DE CONTRATACIÓN EN LA MODALIDAD DE APOYO NACIONAL ALA PRODUCCIÓN Y EMPLEO - ANPE

Se realizará mediante la solicitud de cotizaciones o propuestas, para contrataciones mayores aBs.50.000 (BOLIVIANOS CINCUENTA MIL 00/100) hasta Bs1.000.000.- (UN MILLÓN 00/100BOLIVIANOS). Su proceso será el siguiente:

a) Unidad Solicitante- Elabora las especificaciones técnicas o términos de referencia según corresponda, define el

método de selección y adjudicación a ser utilizado en el proceso de contratación, verifica sitiene saldo presupuestario y estima el precio referencial.


b) Unidad Administrativa- Revisa la documentación remitida por la Unidad Solicitante.- Emite la certificación presupuestaria.- Elabora el Documento Base de Contratación (DBC) incorporando Términos de Referencia o

Especificaciones Técnicas, método de selección y adjudicación elaborado por la UnidadSolicitante.

- Remite toda la documentación al RPA solicitando la aprobación del DBC y autorización delinicio del proceso de contratación.

c) RPA- Verifica si la contratación está inscrita en el POA, en el PAC y si cuenta con certificación

presupuestaria.- Aprueba el DBC y autoriza el inicio del proceso de contratación.- Instruye a la Unidad Administrativa realizar la publicación de la convocatoria y el DBC en el

SICOES y únicamente la convocatoria en la Mesa de Partes; alternativamente se puederealizar la publicación en un medio de comunicación alternativa.

d) Unidad Administrativa- Publica la convocatoria y el DBC en el SICOES y únicamente la convocatoria en la Mesa de

Partes.- De acuerdo con el cronograma de plazos establecidos en el DBC realiza las actividades

administrativas previas a la presentación de propuestas, según corresponda: Consultasescritas, Reunión Informativa de Aclaración; Inspección Previa (cuando corresponda).

e) RPA- Designa mediante memorándum al responsable de Evaluación o a los Integrantes de la

Comisión de Calificación, que deberá estar conformada por servidores públicos de laUnidad Solicitante y la Unidad Administrativa.

f) Responsable de Evaluación o Comisión de Calificación- Realiza apertura pública de sobres y la lectura de precios ofertados en acto público.


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- Efectúa la verificación de los documentos presentados aplicando la metodología presentóno presentó.

- Evalúa en sesión reservada y en acto continuo las propuestas técnicas y económicaspresentadas.

- Convoca a todos los proponentes para la aclaración sobre el contenido de una o máspropuestas, cuando se considere pertinente, sin que ello modifique la propuesta técnica oeconómica.

- Elabora el informe de evaluación y recomendación de adjudicación o declaratoria desiertapara su remisión al RPA.

g) RPA- Aprueba el Informe emitido por el Responsable de Evaluación o la Comisión de Calificación

y sus recomendaciones, o solicita su complementación o sustentación.- Adjudica o Declara Desierta la contratación de bienes o servicios mediante Resolución

expresa solicitando a la Unidad Jurídica elabore la misma cuando la contratación sea mayora Bs. 200.000. Para montos menores el documento de adjudicación o declaratoria desiertaserá determinado por la entidad; en ambos casos firma el RPA.

- Instruye a la Unidad Administrativa notificar a los proponentes, publicar la resolución en elSICOES y solicitar la documentación al proponente adjudicado.

h) Unidad Administrativa- Publica la Adjudicación o Declaratoria Desierta en el SICOES.- Notifica a todos los proponentes participantes el resultado del proceso de contratación.- Solicita al proponente adjudicado la presentación de documentos solicitados para la firma

del contrato, orden de compra u orden de servicio.- Si el bien o el servicio es de entrega inmediata, emite la orden de compra u orden de

servicio.i) Unidad Jurídica

- Revisa la legalidad de la documentación presentada por el proponente adjudicado.- Elabora, firma o visa la elaboración del Contrato, según corresponda.

j) Unidad Administrativa- En caso de formalizarse el proceso de contratación a través de una Orden de Compra u

Orden de Servicio, el Jefe de la Unidad Administrativa, suscribirá la misma.k) MAE

- En caso de formalizarse el proceso de contratación a través de Contrato, lo suscribe laMAE, pudiendo delegar esta función con resolución expresa, motivada y pública a cualquierautoridad de la universidad.

- Designa al Responsable de Recepción o a los integrantes de la comisión de recepción,pudiendo delegar esta función al RPA o a la Autoridad Responsable de la UnidadSolicitante.

l) Responsable de Recepción / Comisión de Recepción- Efectúa la recepción de los bienes y servicios adjudicados.- Elabora y firma Acta de Recepción y/o Informe de Conformidad o Disconformidad, cuando

corresponda.

SECCIÓN IIIMODALIDAD DE LICITACIÓN PÚBLICA

ARTÍCULO 14. RESPONSABLE DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN DE LICITACIÓNPÚBLICA (RPC)

Se designará como RPC al: Secretario (a) General de la Universidad o al Director (a) Administrativoy Financiero, quien es el Responsable del Proceso de Contratación de Licitación Pública en laAdministración Central y los Decanos en las Unidades Facultativas.

El RPC, designado por la MAE mediante Resolución Rectoral, es el responsable de lascontrataciones de bienes y servicios, bajo la Modalidad de Licitación Pública, sus funciones están


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establecidas en el Artículo 33.- de las Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes yServicios.

ARTÍCULO 15. PROCESO DE CONTRATACIÓN EN LA MODALIDAD DE LICITACIÓN PÚBLICA

La Licitación Pública aplica cuando el monto de contratación es mayor a Bs1.000.000 (UN MILLON00/100 BOLIVIANOS), su procedimiento es el siguiente:

a) Unidad Solicitante- Elabora las especificaciones técnicas o términos de referencia según corresponda, define el

método de selección y adjudicación a ser utilizado en el proceso de contratación, verifica sitiene saldo presupuestario y calcula el precio referencial.


b) Unidad Administrativa- Revisa la documentación remitida por la Unidad Solicitante.- Emite la certificación presupuestaria.- Elabora el DBC incorporando Términos de Referencia o Especificaciones Técnicas, método

de selección y adjudicación elaborado por la Unidad Solicitante.- Remite toda la documentación al RPC solicitando la aprobación del DBC y autorización del

inicio del proceso de contratación.c) RPC

- Verifica si la contratación está inscrita en el POA, en el PAC y si cuenta con certificaciónpresupuestaria.

- Aprueba el DBC y autoriza el inicio del proceso de contratación.- Instruye a la Unidad Administrativa realizar la publicación dela convocatoria y el DBC en el

SICOES y únicamente la convocatoria en la Mesa de Partes; alternativamente se puederealizar la publicación en un medio de comunicación alternativa.

d) Unidad Administrativa- Publica la convocatoria y el DBC en el SICOES y únicamente la convocatoria en la Mesa de

Partes.- De acuerdo con el cronograma de plazos establecidos en el DBC realiza las actividades

administrativas previas a la presentación de propuestas, en coordinación con la UnidadSolicitante: consultas escritas, Reunión de Aclaración; Inspección Previa (cuandocorresponda)

e) RPC- Solicita a la Unidad Jurídica la elaboración de la Resolución de Aprobación del DBC con

enmiendas (si existieran)f) Unidad Jurídica

- Elabora y visa la Resolución de Aprobación del DBC con enmiendas (si existieran).g) RPC

- Suscribe la Resolución que aprueba el DBC con enmiendas (si existieran) para supublicación en el SICOES.

- Designa a la Comisión de Calificación que deberá estar conformada por servidores públicosde la Unidad Solicitante y la Unidad Administrativa.

h) Comisión de Calificación- Realiza apertura pública de sobres y la lectura de precios ofertados en acto público.- Efectúa la verificación de los documentos presentados aplicando la metodología presentó

no presentó.- Evalúa en sesión reservada y en acto continuo las propuestas técnicas y económicas

presentadas.- Convoca a todos los proponentes para la aclaración sobre el contenido de una o más

propuestas, cuando se considere pertinente, sin que ello modifique la propuesta técnica oeconómica.

- Elabora el informe de evaluación y recomendación de adjudicación o declaratoria desiertapara su remisión al RPA.

i) RPC


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- Revisa y aprueba el Informe de la Comisión de Calificación de Evaluación y Recomendaciónde Adjudicación o Declaratoria Desierta según corresponda o solicita su complementación osustentación del informe.

- Adjudica o declara desierta la contratación de bienes o servicios mediante Resoluciónexpresa.

- Solicita a la Unidad Jurídica elaborar la Resolución Administrativa de Adjudicación oDeclaratoria Desierta.

j) Unidad Jurídica- Elabora y visa la Resolución de Adjudicación o Resolución de Declaratoria Desierta.- Remite la Resolución al RPC.

k) RPC- Firma la Resolución Administrativa de Adjudicación o Declaratoria Desierta.- Instruye a la Unidad Administrativa notificar con la Resolución a todos los proponentes y

publicar la Resolución en el SICOES y en la Mesa de Partes.l) Unidad Administrativa

- Publica la Resolución Administrativa de Adjudicación o Declaratoria Desierta en el SICOESy en la Mesa de Partes.

- Notifica el resultado del proceso de contratación a todos los proponentes y solicita laremisión a la Unidad Jurídica la documentación para la firma de contrato.

m) Unidad Jurídica- Realiza la verificación legal de los documentos presentados por el proponente adjudicado,

elabora, firma o visa la elaboración del Contrato.n) MAE

- Suscribe el contrato, pudiendo delegar esta función con resolución expresa, motivada ypública a cualquier autoridad de la universidad.

- Designa a la Comisión de Recepción, pudiendo delegar esta función al RPC o a laAutoridad Responsable de la Unidad Solicitante.

o) Comisión de Recepción- Efectúa la recepción de los bienes y servicios.- Elabora y firma el Acta de Recepción y/o Informe de Conformidad o Disconformidad, cuando

corresponda.

SECCIÓN IVMODALIDAD DE CONTRATACIÓN POR EXCEPCIÓN

ARTÍCULO 16. RESPONSABLE DE CONTRATACIÓN POR EXCEPCIÓN

El Responsable de la Contratación por Excepción es el Rector, quien autorizará la contrataciónmediante Resolución expresa, motivada técnica y legalmente.

ARTÍCULO 17. PROCESOS DE CONTRATACIÓN POR EXCEPCIÓN

El proceso de Contratación por Excepción será realizado conforme dicte la Resolución que autorizala Contratación por Excepción.

Una vez formalizada la contratación, la información de la contratación será presentada a laContraloría General del Estado y registrada en el SICOES.

SECCIÓN VMODALIDAD DE CONTRATACIÓN POR DESASTRE Y/O EMERGENCIAS


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ARTÍCULO 18. RESPONSABLE DE CONTRATACIÓN POR DESASTRE Y/O EMERGENCIAS

El Responsable de la Contratación por Desastre y/o Emergencias es el Rector.

ARTÍCULO 19. PROCESO DE CONTRATACIÓN POR DESASTRE Y/O EMERGENCIAS

Las Contrataciones por Desastres y/o Emergencias serán realizadas conforme dicte la Resoluciónde Declaratoria de Desastre y/o Emergencias, conforme la Ley 2140, de 25 de octubre de 2000,para la Reducción de Riesgos y Atención de Desastres.

SECCIÓN VIMODALIDAD DE CONTRATACIÓN DIRECTA DE BIENES Y SERVICIOS

ARTÍCULO 20. RESPONSABLE DE CONTRATACIÓN DIRECTA DE BIENES Y SERVICIOS

El responsable de la Contratación Directa de Bienes y Servicios es el RPC o el RPA designado deacuerdo con lo establecido en los artículos 12 y 14 del presente Reglamento Específico.

La Contratación Directa de Bienes y Servicios será realizada por las causales establecidas en elartículo 72 de la NB-SABS y sus Modificaciones, de acuerdo con los siguientes procesos:

I. Bienes con Tarifas Únicas y Reguladas por el Estado: Gasolina, Diesel, Gas licuado yOtros (inc a):

Unidad Solicitante- Elabora las especificaciones técnicas o términos de referencia según corresponda, verifica

si tiene saldo presupuestario y estima el precio referencial.- Remite a la Unidad Administrativa toda la documentación y solicita la emisión de la

certificación presupuestaria.Unidad Administrativa

- Revisa la documentación remitida por la Unidad Solicitante.- Emite la certificación presupuestaria.- Remite toda la documentación al RPA o RPC solicitando el inicio del proceso de

contratación.RPA o RPC

- Verifica si la contratación está inscrita en el POA, en el PAC y si cuenta con la certificaciónpresupuestaria correspondiente.

- Autoriza el inicio de proceso de contratación.Unidad Administrativa

- Con previo conocimiento del mercado seleccionará, considerando el precio referencial, lasespecificaciones técnicas o términos de referencia, a un proveedor que pueda realizar laprestación del servicio o provisión del bien.

- Mediante informe, recomienda se realice la adjudicación al proveedor seleccionado.RPA o RPC



Unidad Administrativa- Solicita al proveedor adjudicado la presentación de toda la documentación para la


servicio.Unidad Jurídica


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Contrato.Unidad Administrativa


MAE- Designa al Responsable de Recepción, pudiendo delegar esta función al RPA o RPC o la

Autoridad Responsable de la Unidad Solicitante.- En caso de formalizarse el proceso de contratación a través de Contrato, lo suscribe la


Responsable de Recepción- Efectúa la recepción de los bienes y servicios adjudicados.- Elabora y firma Acta de Recepción y/o Informe de Conformidad o Disconformidad, cuando

corresponda.

II. Servicios Públicos: Energía eléctrica, agua y otros de naturaleza análoga (inc. b):


















MAE


_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

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- Designa al Responsable de Recepción, pudiendo delegar esta función al RPA o RPC o laAutoridad Responsable de la Unidad Solicitante.

- En caso de formalizarse el proceso de contratación a través de Contrato, lo suscribe laMAE, pudiendo delegar esta función con resolución expresa, motivada y pública, a cualquierautoridad de la universidad.


corresponda.

III. Medios de Comunicación: Televisiva, Radial, Escrita u Otros Medios de Difusión (inc. c):No se aplica a la contratación de agencias de publicidad; su proceso será el siguiente:





















Responsable de Recepción- Efectúa la recepción de los bienes y servicios adjudicados.


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- Elabora y firma Acta de Recepción y/o Informe de Conformidad o Disconformidad, cuandocorresponda.

IV. Arrendamiento de Inmuebles para Funcionamiento de Centros Educativos Inc. d):Cuando por razones de fuerza mayor, caso fortuito, inexistencia o insuficiencia deinfraestructura educativa, la Universidad podrá arrendar bienes inmuebles que permitan elfuncionamiento o la continuidad del funcionamiento de estos centros educativos, mediante lacontratación directa y será de acuerdo al siguiente proceso:






















corresponda.


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V. Arrendamiento de Inmuebles para Funcionamiento de Oficinas (inc. e): Cuando laUniversidad no cuente con infraestructura propia en el lugar para brindar el servicio, realizará elsiguiente proceso:






















corresponda.

VI. Provisión de Pasajes Aéreos en Rutas Nacionales (inc. f): Se realizará siempre y cuando elcosto de los pasajes se sujete a tarifas únicas y reguladas por la instancia competente. No seaplica a la contratación de agencias de viaje. Su proceso será el siguiente:

Unidad Solicitante


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- Elabora las especificaciones técnicas o términos de referencia según corresponda, verificasi tiene saldo presupuestario y estima el precio referencial.


Unidad Administrativa- Revisa la documentación remitida por la Unidad Solicitante.- Emite la certificación presupuestaria.- Remite toda la documentación al RPA o RPC solicitando el inicio del proceso de


















corresponda.

VII. Suscripción a Medios de Comunicación Escrita o Electrónica (inc. g): Diarios, revistas ypublicaciones especializadas, se realizara el siguiente proceso:




- Revisa la documentación remitida por la Unidad Solicitante.- Emite la certificación presupuestaria.


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- Remite toda la documentación al RPA o RPC solicitando el inicio del proceso decontratación.

RPA o RPC- Verifica si la contratación está inscrita en el POA, en el PAC y si cuenta con la certificación

presupuestaria correspondiente.- Autoriza el inicio de proceso de contratación.

Unidad Administrativa- Con previo conocimiento del mercado seleccionará, considerando el precio referencial, las

especificaciones técnicas o términos de referencia, a un proveedor que pueda realizar laprestación del servicio o provisión del bien.














corresponda.

VIII. Adquisición de Repuestos del Proveedor (inc. h): Cuando se requiera preservar la garantíay/o mantener la calidad del bien; se procederá con el siguiente proceso:









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corresponda.

IX. Contratación de Artistas, Locales y Otros Servicios Relacionados con Eventos dePromoción Cultural, Efemérides y Actos Conmemorativos (inc. k): Su proceso será elsiguiente:











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corresponda.

X. Cursos de Capacitación Ofertados por universidades, institutos, academias y otros,cuyas condiciones técnicas o académicas y económicas no sean definidas por la entidadcontratante (inc. n): Se realizará el siguiente proceso:












Unidad Administrativa


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- Solicita al proveedor adjudicado la presentación de toda la documentación para laformalización de la contratación.

- Si el bien o el servicio es de entrega inmediata, emite la orden de compra u orden deservicio.

Unidad Jurídica- Revisa la legalidad de la documentación presentada por el proponente adjudicado.- Si el bien o servicio no es de entrega inmediata, elabora, firma o visa la elaboración del







corresponda.

Para todas las causales precedentes, una vez formalizada la contratación, la información dela contratación será presentada a la Contraloría General del Estado.

SECCIÓN VIIPARTICIPANTES DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN

ARTÍCULO 21. UNIDAD ADMINISTRATIVA

La Unidad Administrativa de la Universidad autónoma Gabriel René Moreno es la DirecciónAdministrativa y Financiera, y su unidad operativa de contrataciones es el Departamento deCompras y Contrataciones en la Administración Central; la Jefatura Administrativa yFinanciera Facultativa (JAFF) en las Unidades Académicas Facultativas y la JefaturaAdministrativa y Financiera en las Unidades Desconcentradas, cuyos Máximos Ejecutivos sonel Director Administrativo y Financiero (DAF), Jefe Administrativo y Financiero Facultativo(JAFF) y Jefe Administrativo y Financiero, respectivamente.

El Director Administrativo y Financiero, el Jefe Administrativo y Financiero Facultativo y el Jefe

Administrativo y Financiero de Unidades Desconcentradas, velarán por el cumplimiento de las

funciones establecidas en el Artículo 36.- de las NB-SABS.

ARTÍCULO 22. UNIDADES SOLICITANTES

En la Universidad Autónoma Gabriel René Moreno las Unidades Solicitantes, de acuerdo con elOrganigrama adjunto al presente RE-SABS son:

22.1 En la Administración Central

1) A nivel de Rectorado

a) Rectorado


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b) Secretaría Generalc) Centro de Documentación y Preservación de la Informaciónd) Auditoría Internae) Unidad de Planificaciónf) Departamento de Relaciones Públicas Nacionales e Internacionalesg) Unidad Jurídico Legalh) Unidad de Desarrollo Humanoi) Dirección de Tecnología de la Información y Comunicaciónj) Dirección de Extensión e Interacción Social

2) A nivel de Vicerrectorado

a) Vicerrectoradob) Dirección de Postgradoc) Dirección de Investigaciónd) Dirección de Acreditación y Gestión Académicae) Dirección Universitaria de Bienestar Social

3) A nivel de Dirección Administrativa y Financiera

a) Dirección Administrativa y Financierab) Departamento de Presupuestosc) Departamento de Finanzasd) Departamento de Mantenimiento y Mejora Universitariae) Departamento de Infraestructura y Equipamiento Universitariof) Departamento de Compras y contratacionesg) Departamento de Contabilidadh) Departamento de Activos Fijosi) Administración de Servicios Universitarios

22.2 En la Administración Desconcentrada

1. En las Unidades Facultativas y Unidades Académicas

a) Decanatob) Sub-Decanatoc) Unidades Académicas (Coordinadores)d) Directorese) Jefatura Administrativa y Financiera Facultativa

Los requerimientos de las unidades dependientes de las Unidades Solicitantes señaladasprecedentemente, canalizarán sus requerimientos a través de las mismas.

Las Unidades Solicitantes cumplirán estrictamente con las funciones establecidas en el Artículo 35.-de las NB-SABS.

ARTÍCULO 23. COMISIÓN DE CALIFICACIÓN Y/O RESPONSABLE DE EVALUACIÓN EN LAMODALIDAD DE APOYO NACIONAL A LA PRODUCCIÓN Y EMPLEO (ANPE)


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La Comisión de Calificación para la modalidad ANPE, será designada por el RPA, mediantememorándum, dentro de cuatro (4) días hábiles previos a la presentación de cotizaciones opropuestas.

La Comisión de Calificación deberá conformarse con servidores públicos de la UnidadAdministrativa y de la Unidad Solicitante según el objeto de contratación.

Alternativamente, según el objeto de la contratación, el RPA, mediante memorándum, designará unResponsable de Evaluación, dentro de cuatro (4) días hábiles previos a la presentación decotizaciones o propuestas. Este responsable asumirá las funciones de la Comisión de Calificación.

La Comisión de Calificación o el Responsable de Evaluación cumplirán las funciones establecidasen el Artículo 38.- de las NB-SABS.

ARTÍCULO 24. COMISIÓN DE CALIFICACIÓN PARA LICITACIÓN PÚBLICA

Será designada por el RPC, mediante memorándum, dentro de los cinco (5) días hábiles previos alacto de apertura de propuestas, y estará integrada por servidores públicos de la UnidadAdministrativa y Unidad Solicitante.

La Comisión de Calificación cumplirá las funciones establecidas en el Artículo 38.- de las NB-SABS.

ARTÍCULO 25. COMISIÓN DE RECEPCIÓN

Será designada por la MAE o por el responsable delegado por ésta (RPC, RPA o AutoridadResponsable de la Unidad Solicitante), mediante memorándum, dentro de los cinco (5) días hábilesprevios a la recepción de bienes y servicios.

La Comisión de Recepción deberá conformarse con servidores públicos de la Unidad Administrativay de la Unidad Solicitante según el objeto de contratación.

Alternativamente, sólo para la modalidad ANPE, la MAE o el responsable delegado por ésta (RPA oAutoridad Responsable de la Unidad Solicitante), designará un Responsable de Recepción,memorándum, que asumirá las funciones de la Comisión de Recepción.

La Comisión de Recepción y el Responsable de Recepción cumplirán las funciones establecidas enel Artículo 39.- de las NB-SABS.

CAPÍTULO IIISUBSISTEMA DE MANEJO DE BIENES

ARTÍCULO 26. COMPONENTES DEL SUBSISTEMA DE MANEJO DE BIENES

Los componentes del Subsistema de Manejo de Bienes son los siguientes:

a) Administración de Almacenes.b) Administración de Activos Fijos Muebles.c) Administración de Activos Fijos Inmuebles.

ARTÍCULO 27. RESPONSABILIDAD POR EL MANEJO DE BIENES


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El responsable principal, ante la MAE, por el Manejo de Bienes es el Director Administrativo yFinanciero (DAF) y ante éste las unidades operativas de Almacenes, Activos Fijos y el ServidorPúblico que tiene asignado un bien.

ARTÍCULO 28. ADMINISTRACIÓN DE ALMACENES

La Universidad Autónoma Gabriel René Moreno cuenta con un (1) Almacén.

El almacén está a cargo del Jefe Sección Almacén.

Las funciones del Responsable de Almacén son las siguientes:

a) Cumplir las normas, reglamentos, procedimientos y/o instructivos establecidos para eldesarrollo de sus funciones.

b) Efectuar la recepción y registro de ingreso de bienes de consumo, emergentes de los procesosde contratación, su identificación, clasificación, catalogación, codificación, almacenamiento ysalida.

c) Responsable de Recepción de los bienes de consumo, emergentes de los procesos deContratación Menor.

d) Controlar y demandar las medidas de salvaguarda, de higiene y seguridad industrial delpersonal, de los bienes e instalaciones del Almacén.

e) Controlar el manejo de los bienes del Almacén (Oportuno suministro de bienes, correctoregistro, almacenamiento, gestión de existencias para evitar desabastecimiento osobreabastecimiento de bienes/materiales.

f) Mantener actualizados los registros de ingreso, almacenamiento y salidas de los bienes delalmacén.

g) Emitir informes periódicos y a requerimiento, sobre los niveles de stock (aprovisionamiento) debienes de consumo al Director Administrativo y Financiero.

ARTÍCULO 29. ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES E INMUEBLES

La Administración de Activos Fijos Muebles e Inmuebles está a cargo del Departamento de ActivosFijos, cuyo responsable es el Jefe del Departamento de Activos Fijos.

Las funciones que cumple el responsable de Activos Fijos Muebles e Inmuebles son:

a) Cumplir las normas, reglamentos, procedimientos y/o instructivos establecidos para eldesarrollo de sus funciones.

b) Administrar el Sistema Integrado de Activos Fijos vigente en la Universidad, creando ymanteniendo actualizado el registro físico de todos y cada uno de los activos fijos muebles einmuebles de propiedad, bajo cuidado o en custodia de la Universidad.

c) Este registro físico debe considerar como mínimo: 1) La existencia física debidamenteidentificada, codificada y clasificada de los bienes muebles. 2) Características del bieninmueble, consignando superficie, edificaciones, instalaciones, historia de modificaciones,ampliaciones o reducciones. 3) Documentación técnica que acredite la situación del terreno,diseño, planos de construcción, planos de instalaciones sanitarias, eléctricas y otros 4) Ladocumentación que respalda su propiedad o tenencia. 3) La identificación del servidor público yla unidad de la entidad a los que está asignado. 4) El valor del bien mueble o inmueble, susdepreciaciones y revalorizaciones. 5) Refacciones, reparaciones, mantenimientos, seguros yotros. 6) La disposición temporal. 7) La disposición definitiva y baja, de acuerdo al Subsistemade Disposición de Bienes.


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d) Responsable de Recepción de los activos fijos muebles, emergentes de los procesos deContratación Menor.

e) Seguimiento y control sobre el saneamiento de la documentación técnico legal de los activosfijos, tales como edificaciones, instalaciones, terrenos, vehículos y otros motorizados,informando al Director Administrativo y Financiero.

f) Implantación de las medidas de salvaguarda establecidas en la universidad, para los bienesmuebles, como ser: 1) Solicitar a la Dirección Administrativa la contratación de seguros paraprevenir riesgos de pérdida económica. 2) Fortalecer permanente los controles de seguridadfísica e industrial, para el uso, ingreso o salida de los bienes, dentro o fuera de la entidad,velando además porque éstos no sean movidos internamente, ni retirados sin la autorización yel control correspondiente. 3) Formular y aplicar los reglamentos e instructivos específicos deseguridad física e industrial.

g) Preparar Informe detallado por grupo de bienes para la Baja de Bienes, de acuerdo alProcedimiento de Baja de Bienes establecido en el presente RE-SABS.

ARTÍCULO 30. MANEJO DE BIENES DE LOS PRODUCTOS QUE SEAN RESULTADO DESERVICIOS DE CONSULTORIAS, SOFTWARE Y OTROS SIMILARES

a) Realizado el servicio y entregado el producto, el Departamento de Activo Fijo procederá alingreso y registro del bien intangible, previa verificación y conformidad del Responsable deRecepción o Comisión de Recepción, mediante Acta de Recepción o de Conformidad, dondese especifique, las características del producto y sus especificaciones, cuando corresponda.

b) Procederá a la asignación al funcionario responsable de la unidad solicitante y/o jefe deprograma o proyecto, quienes serán responsables de su salvaguarda y control de uso.

CAPÍTULO IVSUBSISTEMA DE DISPOSICIÓN DE BIENES

ARTÍCULO 31. TIPOS Y MODALIDADES DE DISPOSICIÓN DE BIENES

Los tipos y modalidades de disposición de bienes son los siguientes:

a) Disposición Temporal con las modalidades de:1. Arrendamiento2. Préstamo de Uso o Comodato

b) Disposición Definitiva, con las modalidades de:1. Enajenación2. Permuta

ARTÍCULO 32. RESPONSABILIDAD POR LA DISPOSICIÓN DE BIENES

El Responsable principal ante el Rector, por la disposición de bienes es el Director Administrativo yFinanciero (DAF) y ante éste el Jefe del Departamento de Activo Fijo, quienes deberán precautelarel cumplimiento de lo establecido en el Subsistema de Disposición de Bienes.

ARTÍCULO 33. BAJA DE BIENES


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La baja de bienes no se constituye en una modalidad de disposición; consiste en la exclusión de unbien en forma física y de los registros contables de la UAGRM, cuyos procesos, de acuerdo concada una de las causales establecidas en el Artículo 235.- de las NB-SABS, son los siguientes:

I. DISPOSICIÓN DEFINITIVA

La Disposición definitiva se realizara de acuerdo a lo establecido en las NB-SABS.

a) Director Administrativo y Financiero: En un plazo no mayor a 10 días hábiles de concluido elproceso de Disposición Definitiva de bienes, efectuado de acuerdo al procedimientoestablecido en las NB-SABS, remitirá un ejemplar original de toda la documentación alDepartamento de Contabilidad, copia legalizada al Departamento de Activo Fijo, para elRegistro, Baja y Archivo correspondiente. Asimismo, oficio al SENAPE, informando sobre ladisposición de inmuebles, vehículos, maquinaria y equipo e Informe a la Contraloría Generaldel Estado, sobre la disposición de bienes ejecutada.

II. HURTO, ROBO O PÉRDIDA FORTUITA

a) Responsable del Bien: A cuyo nombre se encuentra registrado el mismo, inmediatamentedetectado el hurto, robo o pérdida fortuita, sentará denuncia ante el organismo públicopertinente (FELCC), detallando las circunstancias y características del bien o bienessustraídos. En forma inmediata (máximo 2 días hábiles de presentada la denuncia) a través deljefe inmediato superior, debe hacer conocer al Director Administrativo y Financiero en laAdministración Central, al Decano, Director y/o Jefe de Programas y Proyectos en las unidadesacadémicas y desconcentradas, adjuntando una copia de la denuncia.

El servidor público responsable del bien, mientras se encuentre en horarios oficiales de servicioo en instalaciones de la universidad, es directamente responsable por cualquier pérdida por lascausas arriba citadas, y de su respectiva reposición por otro bien nuevo, en mejor o en similarcondición técnica, o su equivalente en moneda nacional a precio de mercado, en el plazo detreinta días (30) calendario. Para éste efecto, el departamento legal en la administracióncentral, o la unidad legal en las unidades desconcentradas, en base a la denuncia presentada yla presente disposición, solicitará al departamento de activo fijo la ficha técnica y el valoractualizado de mercado del bien o bienes y en el plazo de diez (10) días hábiles, emitiráDictamen Jurídico, elevando los antecedentes en originales a Rectorado, para que se dicte laResolución Administrativa de Baja del bien o bienes con reposición y con registro contable decargo de cuenta al responsable del bien; prosiguiendo las unidades respectivas conforme seseñala en los incs: f), g) y h) del presente parágrafo II.

Salvo que por las circunstancias del hecho, la cobertura de seguro contratada por launiversidad establezca la reposición del bien, el responsable quedará liberado de ésta.

En caso que la pérdida, hurto o robo, ocurra en circunstancias ajenas al Responsable del Bien,se procederá como sigue:

b) Director Administrativo y Financiero (DAF): Iniciara en el plazo máximo de tres (3) díashábiles un proceso de investigación interna, coadyuvante o complementario al realizado por elorganismo público; conformando una comisión integrada por tres funcionarios: Uno de laUnidad Administrativa, un Asesor Legal y uno del Departamento de Activo Fijo.


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En las unidades académicas y desconcentradas, iniciará el proceso de investigación la máximaautoridad delegada: Decanos, Directores y/o Jefes de Programas y Proyectos, segúncorresponda, quienes designarán a la Comisión, conforme al párrafo anterior.

c) La Comisión: Designada la Comisión y recibidos los antecedentes verificaran el lugar delhecho y recabarán la ficha técnica del bien o bienes sustraídos, proporcionado por elDepartamento de Activo Fijo o la Unidad de Almacenes (conteniendo el registro del bien, precioactualizado a valor de mercado, lugar de ubicación y nombre del responsable) u otrainformación que se estime pertinente, y tendrán la responsabilidad de levantar un Acta deVerificación, en la cual se detallarán las circunstancias, hora estimada, la verificación de lasmedidas de salvaguarda y de seguridad del recinto u oficina de ubicación del bien, indicios deviolación de cerraduras u otros detalles considerados necesarios o reveladores; concluyendocon un informe técnico legal con indicación de la Norma en la que se sustenta, señalandoexpresamente la causal específica (Hurto, robo o pérdida fortuita), y la existencia de posiblesindicios de responsabilidad ya sea por negligencia, descuido, falta de seguridad, impericia o lainexistencia de ésta. El Acta, el informe y los antecedentes constituirán los documentosjustificativos para la Baja del Bien. El plazo será de diez (10) días hábiles de recibidos losantecedentes.

d) La Comisión vía Director Administrativo y Financiero/Decano/Director, segúncorresponda, en el plazo de cinco (5) días hábiles elevará todos los antecedentes al SeñorRector, recomendando la emisión de la Resolución Rectoral que determine: La Baja del Biensin reposición o el inicio de sumario por existir indicios de responsabilidad. En este último caso,además instruirá el registro contable de cargo de cuenta a nombre del responsable del bien.

e) Rector: Concluido el proceso sumario y conforme dictamine el Sumariante, el Rector, emitiráResolución Administrativa, disponiendo:

1. La Baja con reposición del bien por el Responsable o Responsables que determine elDictamen, estableciendo el plazo no mayor a 30 días calendario para la reposición física omonetaria e instruyendo la exclusión física y contable del bien y la advertencia que, en casode incumplimiento en la reposición, se procederá al descuento del 20% mensual de loshaberes hasta cubrir el valor total.

2. La Baja del bien o bienes sin reposición, conforme al dictamen del Sumariante e instruyendola exclusión física y contable del bien de los registros y liberación del cargo de cuenta.

El procedimiento sumario será conforme a las disposiciones señaladas en los Reglamentos deJusticia Universitaria y la Ley del Procedimiento Administrativo.

f) Departamento de Contabilidad/Activo Fijo: Conforme dicte la Resolución Rectoral de Baja,procederán a la exclusión del bien de los registros de Activo Fijo y Registros Contablescorrespondientes (El registro del bien no desaparece, adquiere la categoría de Dado de Baja,anotando en observaciones los antecedentes del caso), y archivo de la documentación derespaldo en original por contabilidad y copia legalizada en activo fijo.

En caso de Reposición se procederá:

g) Jefe Departamento de Mantenimiento y Mejoramiento Universitario: En caso de Baja conreposición del bien, a través de sus dependencias técnicas certificará si el bien que se estádevolviendo corresponde a las características del que será sustituido.


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h) Jefe Departamento de Activo Fijo: Será el responsable de la recepción del bien, para lo cualprocederá:

i. Si el Bien repuesto es nuevo: Recibirá con nota firmada por el interesado y con vistobueno del jefe inmediato superior, los antecedentes del caso, el bien, junto con el informetécnico del DMMU y original de la factura, y proseguirá con: 1) El registro en la base dedatos la alta como BIEN SUSTITUTO, con fecha de la factura y adoptando el estadonuevo, con nuevo precio; anotando en observaciones los antecedentes del caso. 2)Archivará copia y remitirá antecedentes originales al Departamento Contable para registrode la Alta del Bien sustituto.

ii. Si el bien repuesto no es nuevo: Recibirá con nota firmada por el interesado y con vistobueno del jefe inmediato superior, los antecedentes del caso, el bien junto con el informetécnico de la DMMU, que debe señalar si el bien tiene características similares o mejoresque el bien extraviado y proseguirá con lo siguiente: 1) Registrará la alta como BIENSUSTITUTO, se mantendrá el precio revalorizado, la fecha de registro, así como el estadodel bien extraviado; anotando en observaciones los antecedentes del caso. 2) Archivarácopia y remitirá antecedentes originales vía la Dirección Administrativa, al DepartamentoContable para registro de la Alta del bien sustituto.

iii. Si la reposición es monetaria: Certificará mediante nota, con visto bueno del DirectorAdministrativo el precio de mercado del bien extraviado y proseguirá con lo siguiente: 1)Recibirá con nota firmada por el interesado y con visto bueno del jefe inmediato superior,los antecedentes del caso, junto con el RECIBO OFICIAL de depósito efectuado en CajaRecaudadora del Tesoro Universitario o recibo de depósito bancario en el bancoautorizado a nombre de la universidad. 2) Archivará una copia de los antecedentes y losdocumentos originales, vía la Dirección Administrativa, remitirá al Departamento deContabilidad, para el registro contable presupuestario de la reposición monetaria ydisposición de los recursos para la compra y reasignación a la unidad afectada.

Vencido el plazo establecido en la Resolución Rectoral, para la reposición, informará a la DirecciónAdministrativa y Financiera, para que instruya al Departamento de Recursos Humanos el descuentodel 20% del salario del funcionario afectado, hasta cubrir el valor total del bien extraviado.

III. MERMAS, VENCIMIENTOS, DESCOMPOSICIONES, ALTERACIONES O DETERIOROS

Estas causales de Baja aplican en el caso de bienes perecederos, como ser: Medicamentos,reactivos, productos alimenticios, así también para valores universitarios, diplomas, títulosacadémicos, recibos oficiales y otros con defectos en la impresión o que se encuentren fuera deuso, material bibliográfico en destrucción o fuera de época y otros; el proceso se sujetará a lossiguientes términos:

a) Jefe del Almacén/Jefe de Tesorería: Informarán mensualmente sobre el movimiento y elestado de estos bienes, al Jefe Administrativo del área desconcentrada en las Facultades y a laDirección Administrativa y Financiera en la administración central.

De existir mermas ocasionadas por el normal almacenamiento, productos vencidos ocaducados en su fecha de consumo, descompuestos, alterados en su composición o valoresuniversitarios con errores de impresión o uso, material bibliográfico en destrucción o fuera deuso (no se contempla pérdidas de bienes), el informe determinará la causa específica, detalle


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de bienes, cantidad, precio unitario y total, ubicación y responsable de su almacenamiento ycontrol.

b) Director Administrativo y Financiero: Conformará una Comisión integrada por funcionariosespecializados: Un representante de la Dirección Administrativa y Financiera, un asesor legaldel Departamento Legal y un representante de la unidad Responsable del manejo de losbienes respectivos; quienes realizarán la verificación y establecerán las causas, la cantidad debienes afectados y el valor de los mismos. Levantarán el Acta respectiva y remitirán junto conel informe inicial al Rector en la Administración Central, para que emita la Resolución Rectoral,autorizando e instruyendo la Baja contable y física de los registros; asimismo, la destrucción oincineración de los bienes, designando para este fin otra Comisión Encargada; integrada por elDirector Administrativo, el Jefe del Departamento Legal y el Jefe de Almacenes en el áreacentral. En caso de Unidad desconcentrada, participaran El Decano, el Jefe Administrativo, unasesor legal y el responsable del manejo de los bienes, quienes levantaran el Actacorrespondiente.

c) Cuando la causa de la baja sea atribuible al responsable o responsables del manejo y custodiade esos bienes por circunstancias distintas (negligencia y/o descuido) a las anteriormentemencionadas, se sujetará al procedimiento establecido en el artículo 33. Parágrafo II delpresente RE-SABS.

IV. INUTILIZACIÓN U OBSOLESCENCIA

Inutilización: Un bien mueble, se encuentra inutilizado cuando se encuentra fuera defuncionamiento o fuera de uso, ya sea porque se ha quemado, una o varias de sus partes seencuentran dañadas, por desgaste natural o acelerado, o no funciona por falla técnica o mecánica.

Obsolescencia: La obsolescencia de un bien mueble se da cuando el mismo ya no cumple sufunción con los niveles de rendimiento deseados, utiliza mayor tiempo, mayor cantidad de recursosy en conclusión ocasiona mayores costos a la universidad en relación a bienes o equipos modernosque pueden ejecutar el mismo trabajo o la misma función con mejores niveles de rendimiento.

a) Departamento de Activo Fijo: En el primer trimestre de cada gestión solicitará a todos losjefes y/o responsables de unidades, programas y proyectos, para que identifiquen los bienesasignados que se ajustan a estas causales de baja, de existir corresponde informar detallandolas características del bien(es), nombre del responsable; así como la posible causa de la baja,para su evaluación por el DMMU o UTALAB, según corresponda. Posterior a la programaciónseñalada de presentarse una de las causales, el usuario debe solicitar el requerimiento de baja.

Visto el informe verifica y emite la ficha técnica con todos los datos de registro del bien(responsable, ubicación, código, características, estado, valor en libros, etc.), agrupados oclasificados por lotes, tipo de bien y deriva a la instancia técnica que corresponda, para laevaluación e informe técnico, con personal especializado ya sea de la universidad o contratadosi es necesario, corroborando la inutilización u obsolescencia (utilizando el formulario anexo), ydeterminará los siguientes estados o condiciones, para cada uno de ellos:

1. El bien se encuentra en un estado que no puede ser utilizado o es obsoleto,fundamentando que sus partes también son obsoletas o inutilizables, y se recomienda subaja considerándose éstos como desecho o basura.


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2. El bien se encuentra en un estado que no puede ser utilizado manteniendo suscaracterísticas originales, recomendando su baja con recuperación de partes para sureutilización en la reparación de otros bienes.

3. El bien se encuentra inutilizado por destrucción de una o varias de sus partes y no puedeser reconstruido, recomendando su baja con recuperación de partes para reconstrucción oreparación de otros bienes.

4. Bien obsoleto para los fines de la entidad, pero que tienen valor económico y pueden serútiles a terceros interesados para su disposición por enajenación gratuita u onerosa,conforme al Subsistema de Disposición de Bienes, establecido en la NB-SABS.

5. Bien obsoleto o inutilizado que no cumple a la fecha el fin objeto de su compra; sinembargo, se recomiende su transferencia a otras unidades, para fines didácticos.

b) Activo Fijo: Recibido el Informe Técnico procede al retiro del bien o bienes de uso de cadauna de las unidades solicitantes y elabora un reporte pormenorizado agrupados por lotes segúnel estado determinado y tipo de bienes, con la siguiente información: Código, ubicación,usuario, descripción, valor de alta, depreciación, valor en libros, estado, causal de baja,documentos de respaldo u otra información que se considere pertinente, anexará a la carpeta yla remitirá al Departamento Legal, para revisión de los antecedentes y emita el dictamen defactibilidad jurídica.

Una vez elaborado el dictamen de factibilidad jurídica, el departamento legal, remitirá ladocumentación a la dirección administrativa y financiera.

c) DAF: Revisa y con las fundamentaciones técnicas y legales, prepara Informe de convenienciaadministrativa, recomendando la causal de la baja, la forma de destrucción, la instrucción delretiro de los registros de activo fijo y de contabilidad, la unidad que se hará cargo de laadministración de las partes recuperadas, y solicitará su aprobación al Señor Rector, mediantela respectiva Resolución.

d) Rector: Recibirá la carpeta de antecedentes, con las fundamentaciones técnica, legal yadministrativa, emitirá Resolución Administrativa disponiendo:

1. La Baja física y contable de los registros de Activo Fijo y Contabilidad.2. La forma de destrucción, conforme establecen los antecedentes técnico y legal.3. La administración de las partes recuperadas al Departamento de Mantenimiento y

Mejoramiento Universitario (DMMU) y/o el Departamento de Activo Fijo y el registrocontable, según corresponda.

Rectorado devolverá la carpeta en original a la Dirección Administrativa, para su remisión alDepartamento de Activo Fijo para su custodia y copia legalizada al Departamento de Contabilidad.

e) Jefe DMMU/Jefe Activo Fijo: Con la Resolución emitida, retirarán los bienes depositados enActivo Fijo y conforme al detalle de Baja, procederán como sigue:

1. Al retiro de las instalaciones de la universidad de todos los bienes dados de baja que notienen partes recuperables y han sido considerados como desecho o basura, seráneliminados en base a normas medioambientales. Levantarán Acta e informarán a la DAF.

2. Al desmantelamiento de los bienes, para la recuperación de las partes útiles, mismo queserá entregado al Responsable de Mantenimiento del DMMU, bajo inventario físico, quiénserá Responsable de su control y uso dentro del programa de reparación o mantenimientode equipos u otros en la universidad. Aquellas partes que no sean utilizadas en el


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transcurso de un año, se elaborará un informe técnico al Director Administrativo, parainicio del proceso de disposición definitiva, conforme a la NB-SABS.

3. A la reconstrucción de los bienes recuperables, levantando Acta de los Bienesreconstruidos, procediendo la Unidad de Activo Fijo a la Alta como bien reconstruido,asignándole un precio, condición re-construido y vida útil estimada.

V. DESMANTELAMIENTO TOTAL O PARCIAL DE EDIFICACIONES

Esta modalidad de Baja procede en bienes inmuebles, excepto el terreno que no podrá darse debaja; aplica en Edificaciones o Instalaciones que se encuentran en total deterioro, con alto riesgo dederrumbe y susceptibles de causar daños mayores irreparables; asimismo, aplicará en edificacionesque no se adecuan a los fines y propósitos de la universidad, y por tanto, se cuenta con un proyectoalternativo de mayor beneficio institucional, ambiental, económico y social.

a) Responsable del Bien Inmueble: A cuyo nombre se encuentre registrado en elDepartamento de Activo Fijo, deberá comunicar a la Dirección Administrativa y Financierael estado en el que se encuentre la edificación o el proyecto alternativo aprobado para suejecución.

b) Dirección Administrativa y Financiera: Solicitará al Jefe del Departamento de Activo Fijola ficha técnica del inmueble que se pretende dar de baja, consignando el nombre delresponsable de su uso, características, superficie, edificaciones, instalaciones, fecha deincorporación al patrimonio institucional, años de vida, depreciación, precio en libros.Recibida la información, remitirá la carpeta con los antecedentes al Departamento deInfraestructura y Equipamiento Universitario (DIEU), para que prepare el respaldo técnico.

c) DIEU: Verificará el estado del inmueble y emitirá su recomendación técnica ycuantificación estimada de la demolición, y remitirá la carpeta de antecedentes alDepartamento Legal, para el asesoramiento y justificación legal de la baja.

d) Departamento Legal: Revisa antecedentes y emite informe y recomendación de laprocedencia o improcedencia de la baja del inmueble y devuelve la carpeta en original a laDirección Administrativa y Financiera.

e) Dirección Administrativa y Financiera: Recibida la carpeta con todos los antecedentesde factibilidad técnica y legal; elabora un Informe de Factibilidad Administrativa e Informede Recomendación al Sr. Rector, para su análisis y emisión de Resolución Rectoral deBaja Total o Parcial del Inmueble.

f) Rector: Con la fundamentación técnica, legal y administrativa, analiza, revisa y emiteResolución Rectoral que autoriza la Baja por desmantelamiento total o parcial de laEdificación, así también disponer que las partes recuperadas, como puertas, ventanas,marcos y otros, quedarán en custodia del DMMU, para su utilización en otros inmuebles.

Rectorado devolverá la carpeta en original a la Dirección Administrativa, para su remisiónal Departamento de Activo Fijo, para su custodia y reporte al SENAPE, con copialegalizada al Departamento de Contabilidad.

g) DIEU/DMMU: Aprobada la Resolución de baja, la Jefatura del Departamento deInfraestructura y Equipamiento Universitario o la Jefatura del Departamento deMantenimiento o Mejoramiento Universitario, según corresponda, ejecutarán conforme


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instruye la Resolución. Como constancia del hecho, levantaran un Acta, que será remitidaa la Dirección Administrativa y Financiera.

h) DAF: Remitirá la carpeta de antecedentes de todo el proceso en originales, alDepartamento de Contabilidad, con copia al Departamento de Activo Fijo, para queprocedan como dispone la Resolución, a la Baja del bien inmueble de los registroscontables, en sujeción a las normas de contabilidad integrada vigentes en la entidad y sucorrespondiente archivo.

VI. SINIESTROS

Esta modalidad de baja procederá cuando un bien ha sufrido daño, pérdida o destrucciónparcial o total a causa de incendios o fenómenos naturales no controlables por el hombre. Suprocedimiento en la UAGRM, será el siguiente:

a) Responsable del Bien: A cuyo nombre se encuentre registrado en el Departamento deActivo Fijo o Almacenes, informará a la Dirección Administrativa y Financiera,inmediatamente de sucedido el hecho, describiendo al mayor detalle la causa, hora delsiniestro, cantidad y estado de los bienes afectados, las medidas de seguridad de losambientes u otros aspectos importantes del siniestro.

b) DAF: Solicitará al Departamento de Activo Fijo si es Bien de Uso, para emisión de la fichatécnica con las características, estado y valor en libros; así como la confirmación delnombre del Responsable de su uso y custodia. En caso de bienes de consumo a la Unidadde Almacenes, y remitirá los antecedentes al Departamento Legal, para su análisis ydictamen jurídico.

c) Departamento Legal: Revisa la documentación y cumpliendo las normas en vigencia,determina si existe o no indicios de responsabilidad y de que tipo es y emite el dictamenjurídico correspondiente.

En caso de determinarse indicios de responsabilidad, la unidad legal por instrucción delRector, presentará lo actuado ante el Tribunal Sumariante, según el estamento docente oadministrativo, y este mediante Dictamen determinará la existencia o no deresponsabilidad en la pérdida del bien y remitirá el Dictamen y antecedentes a Rectoradopara emisión de Resolución Rectoral de Baja.

d) Rector: Analiza, revisa y emite una de las siguientes formas de Resolución Rectoral:

a. Autorizando la Baja del bien siniestrado, sin reposición por el Responsable, porhaberse determinado técnica y legalmente que el hecho fue consecuencia de casofortuito o fuerza mayor ajena a su voluntad.

b. Autorizando la baja con reposición por el Responsable, por haberse determinadoque el hecho fue consecuencia de negligencia, descuido o falta de aplicación demedidas de seguridad o salvaguarda, en cuyo caso se procederá conforme a loestablecido en el artículo 33, parágrafo II del presente RE-SABS.

e) Jefe Departamento de Activo Fijo/Jefe de Almacenes: En caso de Baja con reposicióndel Bien, será el responsable de la recepción del bien, una vez cumplidas las condiciones


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establecidas en el parágrafo II, inc. g y h) Hurto, Robo o Pérdida Fortuita, establecido en elpresente reglamento.

f) Departamento de Contabilidad/Activo Fijo: Conforme dicte la Resolución Rectoral deBaja, procederán a la exclusión de los registros de Activo Fijo y Registros Contablescorrespondientes y archivo de la documentación de respaldo.

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ABREVIATURAS

Para efectos del presente Reglamento Específico se utilizan las siguientes abreviaturas:

DAF Dirección Administrativa y Financiera/Director Administrativo y FinancieroJAFF Jefatura Administrativa y Financiera Facultativa/Jefe Administrativo y

Financiero Facultativo.NB-SABS Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y ServiciosRE-SABS Reglamento Específico del Sistema de Administración de Bienes y ServiciosMAE Máxima autoridad Ejecutiva, el Sr. RectorRPC Responsable del Proceso de Contratación de Licitaciones PúblicasRPA Responsable del Proceso de Contratación de Apoyo Nacional a la Producción

y EmpleoPOA Programa Operativo AnualPAC Programa Anual de ContratacionesSICOES Sistema de Información de Contrataciones EstatalesANPE Apoyo Nacional a la Producción y EmpleoDBC Documento Base de ContrataciónRUPE Registro Único de Proveedores del Estado

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DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS...Abrogar la Resolución Rectoral N" 202P409, de 27 de julío de 2009, que aprobó la aplicación de las Normas Básicas del Sistema de Administración