Curso de Excel PDF

8/14/2019 Curso de Excel PDF

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MATERIALDEAPOYO

Curso Bsico

Excel

2008


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TABLADECONTENIDOIntroduccin ........................................................................................ 31. Qu es Excel? ............................................................................ 32.

Descripcin de la pantalla de Excel. ............................................... 4

3. Utilizacin bsica de una hoja de clculo. ....................................... 44. Formatos en hojas de clculo. ....................................................... 5

4.1 Altura de filas y anchura de columnas. ........................................ 54.2 Dar formato a los contenidos de la celda. .................................... 5

4.2.1 Formato nmero ........................................................................ 54.2.2 Alineacin y fuente. ................................................................... 64.2.3 Bordes y tramas ........................................................................ 6

4.3 Hojas de clculo en un libro de trabajo. ....................................... 74.4 Seleccin y activacin de celdas. ................................................ 74.5 Mover o copiar celdas. ............................................................... 84.6 Referencias y nombres. ............................................................. 8

4.6.1 Referencias absolutas y relativas.................................................. 84.7 Tipos de datos. ......................................................................... 94.8 Frmulas y funciones. ............................................................... 9

4.8.1 Introduccin a frmulas. ............................................................. 94.8.2 Introduccin a funciones. .......................................................... 11

4.9 Funciones Matemticas bsicas. ................................................ 114.9.1 Funcin SUMA. ........................................................................ 114.9.2 Funcin Producto. .................................................................... 124.9.3 Funcin Redondear. ................................................................. 124.9.4 Funcin SUMAR.SI. .................................................................. 13

4.10 Funciones lgicas MS usadas. ................................................. 134.10.1 Funcin Y. ............................................................................ 134.10.2 Funcin O. ........................................................................... 134.10.3 Funcin SI. .......................................................................... 14

4.11 Funciones estadsticas mas usadas. ........................................... 144.11.1 Funcin CONTAR. .................................................................. 144.11.2 Funcin CONTAR.SI. .............................................................. 154.11.3 Funcin CONTARA. ................................................................ 154.11.4 Funcin MAX. ....................................................................... 154.11.5 Funcin MIN. ........................................................................ 164.11.6 Funcin PROMEDIO. .............................................................. 16

4.12 Funciones de texto ms elementales. ......................................... 164.12.1 Funcin CONCATENAR. .......................................................... 164.12.2 Funcin MAYUSC. .................................................................. 174.12.3 Funcin MINUSC. .................................................................. 17

4.13 Hipervnculos .......................................................................... 174.14 Formato condicional................................................................. 184.15 Asistente para grficos ............................................................. 184.16 Trabajando con tablas dinmicas. .............................................. 204.17 Proteger hoja de clculo o libro ................................................. 23

BIBLIOGRAFA .................................................................................... 24


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Curso Bsico de Excel 2007 Pgina 3

INTRODUCCINEs muy comn que al estar trabajando con Excel no aprovechemos al

mximo sus recursos, las personas que saben de Excel son ms productivas en

cualquier tipo de empresa en las que estn trabajando, por ello este manualpresenta la informacin ms necesaria para trabajar eficientemente con una hojade clculo.

La hoja de clculo Excel es una aplicacin integrada de Windows cuyafinalidad es la realizacin de clculos sobre datos introducidos en la misma, ascomo la representacin de estos valores de forma grafica. A estas capacidades sesuma la posibilidad de utilizarla como una base de datos.

En los primeros dos captulos se abordara una breve explicacin de Excel,sus aplicaciones y las descripciones de los comandos y barra de herramientasmas elementales as como la explicacin de tipos de datos que se vern masampliamente en captulos posteriores.

El tercer capitulo, trata de la utilizacin de la hoja de clculo, este es unpoco extenso ya que abarca todos los mtodos y tcnicas bsicas masimportantes que se manejan en Excel, Formatos, tipos de datos, funciones,frmulas, hipervnculos, formato condicional, grficos, tablas dinmicas, etc.

En el desarrollo de este curso, se presentan problemas resueltos, para queel aprendiz razone el resultado de una operacin, sin embargo al final de loscaptulos, presentamos una serie de ejercicios donde se integran todo lo visto enel curso, para un mayor aprendizaje.

1. QU ES EXCEL?

Excel es un programa del tipo hoja de clculo que permite realizaroperaciones con nmeros organizados en una cuadricula. Es til para realizardesde simples sumas hasta clculos estadsticos.

Una hoja de clculo es una especie de tabla cuyas casillas o celdas puedencontener:

Texto.

Valores numricos, fechas y datos horarios.

Frmulas o funciones matemticas, que permiten determinar elvalor de esta celda en funcin de los valores de otras celdas.

As mismo se le puede dar formato a la hoja de clculo de Excel, creartablas, organizar datos, crear grficos y dems.

Excel puede trabajar simultneamente con un nmero ilimitado de hojasde clculo siempre que la memoria de la computadora lo permita.


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2. DESCRIPCIN DE LA PANTALLA DE EXCEL.

En la pantalla de Excel se pueden ver los elementos bsicos que semanejan y tiene una estructura similar a cualquier ventana de Windows yconsta de las siguientes barras o componentes:

Barra de titulo.

Barra de men.

Barra de herramientas.

Barra de frmulas.

Barra de propiedades.

Hoja de clculo.

Pantalla de Excel

3. UTILIZACIN BSICA DE UNA HOJA DE CLCULO.

En este capitulo se va a explicar los fundamentos necesarios para lautilizacin bsica de una hoja de clculo como Excel. Los siguientes apartadosquiz le resulten familiares pero no por ello dejan de ser menos tiles, ya queconstituyen las operaciones mas habituales con Excel.


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4. FORMATOS EN HOJAS DE CLCULO.

Excel ofrece muchas posibilidades de formatear los nmeros y el textocontenido en las celdas de datos, as como el tamao de las propias celdas, deforma que pueden conseguirse presentaciones de verdadera calidad. A

continuacin se describen algunas de estas posibilidades.

4.1 ALTURA DE FILAS Y ANCHURA DE COLUMNAS.

Las alturas de las filas y las anchuras de las columnas pueden modificarsede varias maneras:

a) Con el ratn, arrastrando el borde de la cabecera de la fila o de lacolumna. Sobre el cursor aparece la dimensin de la fila o columnaque se esta modificando.

b) Tambin con el ratn, con eleccin automtica de la anchura de lacolumna de acuerdo con el contenido de sus celdas, dando clic dos

veces en el borde derecho de la cabecera de una columna.c) Seleccionando las filas y/o columnas cuya altura y/o anchura se

desea modificar y eligiendo los comandos formato fila o columna,alto o ancho respectivamente.

d) Seleccionando un rango de celdas por ejemplo un titulo y para quequede centrado utilizamos la herramienta combinar y centrar.

4.2 DAR FORMATO A LOS CONTENIDOS DE LA CELDA.

El formato o aspecto de los contenidos de la celda pueden ser modificadosa partir de un nico cuadro de dialogo. Tras seleccionar las celdas a las que

aplicaremos el formato y elegir men formato-celdas, podremos modificar eltipo y tamao de la letra, la alineacin, los bordes y sombreados, etc.

4.2.1 FORMATO NMERO

Nmero es la primera de las pestaas con que cuenta el cuadro de dialogode formato de celdas

Desde aqu podremos elegir una de las categoras disponibles para celdascuyo contenido esta formado por nmeros. Las categoras mas utilizadas son:

4.2.1.1 GENERAL.

Esta categora se utiliza para aquellas celdas que contienen nmeros queno precisan de ningn formato especfico. El contenido se visualiza exactamentede la forma en que fue introducido.


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4.2.1.2 NMERO.

Al hacer clic en esta categora se despliegan a la derecha una serie deopciones. Puedes elegir el nmero de decimales que se aceptaran.

4.2.1.3 MONEDA.

Se utiliza para las celdas que van a contener valores de moneda. Se puedeelegir el smbolo de la moneda y el nmero de decimales permitido.

4.2.1.4 FECHA.

Se utiliza para aquellas celdas que van a contener valores de fecha. Existenvarios formatos para elegir: 10-01-02; 10-mar; 10-mar-01; 10-01, etc.

Las restantes se utilizaran de acuerdo a nuestras necesidades.

4.2.2 ALINEACIN Y FUENTE.

Las dos siguientes pestaas del cuadro de dialogo formato de celdas, sonAlineacin y fuente. En la primera se puede asignar una alineacin de forma queel contenido quede orientado de una forma determinada. En la segunda

podemos elegir la fuente, su tamao, estilo y color.

4.2.3 BORDES Y TRAMAS

La primera pestaa nos permitir crear las lneas de los contornos de lasceldas. Por su parte, la seguida permitir dar un fondo de color a las celdas.


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4.3 HOJAS DE CLCULO EN UN L IBRO DE TRABAJO.

Cuando se ejecuta Excel, se abre un nuevo libro de trabajo que por defectotiene tres hojas de clculo, estn separadas por pestaas y se pueden visualizararriba de la barra propiedades. Excel en todo momento para cada libro de

trabajo tiene una hoja de clculo activa, aquella cuya pestaa aparece resaltadaen la parte inferior de la pantalla.

Por defecto, la hoja activa es la primera. Puede activarse una hoja u otracon solo dar un Click a la pestaa correspondiente. Tambin puedenmantenerse activas varias hojas de clculo al mismo tiempo, pulsando la teclaCtrlal mismo tiempo que se le da un clic sobre las pestaas de otras hojas,cuando varias hojas estn activas al mismo tiempo, los datos o los formatos quese introducen en una de ellas se introducen tambin en las dems hojas activas,en las posiciones correspondientes.

Es posible cambiar el nombre a cada una de las hojas de clculo y

tambin el orden.4.4 SELECCIN Y ACTIVACIN DE CELDAS.

En la hoja de clculo hay en todo momento una celda activa. La celdaactiva se distingue claramente de las dems, pues aparece enmarcada, esta celdaactiva es la nica que esta preparada para recibir cualquier cosa que seintroduzca por el teclado. Su contenido aparece en la barra de referencia o defrmulas.

Al seleccionar varias celdas, le estamos indicando a Excel que queremosintroducir datos en ellas, por ejemplo seleccionemos de A1 a la celda B3,introduzcamos texto y veremos que este se encuentra en la celda A1, pulsamos

enter y nos manda a la celda A2, pulsamos dos enter mas y nos enva a la celdaB1.

Para seleccionar toda la hoja de clculo basta con dar un clic en laesquina superior izquierda de la hoja como se muestra a continuacin:

Para seleccionar una determinada fila o columna, bastara con hacer clic

una vez sobre la etiqueta, que es el nmero o la letra correspondiente a la fila oa la columna.

Para seleccionar celdas continuas damos Click en la primer celdadeseada y posteriormente pulsamos Mays., sin soltar damos Click en laultima celda deseada. Y para las celdas no continuas hacemos la mismaoperacin pero en vez de Mays. Pulsamos Ctrl, y vamos seleccionando lasceldas deseadas.


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4.5 MOVER O COPI AR CELDAS.

Para mover o copiar el contenido de una celda o una seleccin de celdas aotra parte de la hoja de clculo hacemos lo siguiente:

1. Seleccionamos la celda o las celdas que queremos copiar o mover.

2. Pulsamos Ctrl + c men edicin copiar y nos ubicamos en lacelda en la que queremos pegar la informacin.

3. Pulsamos Ctrl + v, men edicin pegar simplemente damos unenter.

Para seguir con una secuencia en las celdas por ejemplo: nmeros 1, 2, 3,4, tiene que haber al menos dos celdas seguidas que contengan 1, 2,seleccionamos estas dos celdas y posicionamos el Mouse en la parte inferiorderecha de la celda y arrastramos, vemos como sigue la secuencia del 1 hasta laseleccin.

Lo mismo podemos hacer con los meses, para esto debemos tener

solamente una celda que contenga el nombre de cualquier mes, aplicamos lamisma operacin antes mencionada y vemos el resultado.

4.6 REFERENCIAS Y NOMBRES.

Las referencias a celdas se utilizan para referirse al contenido de una celdao grupo de celdas. El uso de referencias permite usar valores de diferentes celdaso grupos de celdas de una hoja de clculo para realizar determinados clculos.

Una celda se referencia como sigue, La celda A21 es la que se encuentraen la interseccin de la fila 21 con la columna A.

Los rangos de celdas se expresan por medio del operador dos puntos (:),

por ejemplo las celdas A1, A2, A3 se escribira de la siguiente manera almomento de introducir una frmula (a1:a3).

Tambin existen las referencias mltiples y consisten en referenciassencillas separadas por el carcter punto y coma (;), por ejemplo (B2:D3; C5:D6).

Para hacer referencia de una celda a otra hoja de clculo, introducimos elnombre de la hoja antes de la referencia de las celdas, y separndolos por elsigno de admiracin (!), por ejemplo (hoja1!b5:c6), esto lo analizaremos masadelante en la introduccin de frmulas.

4.6.1 REFERENCIAS ABSOLUTAS Y RELATIVAS.

Excel usa siempre referencias relativas para las direcciones de celdasintroducidas en las frmulas. Esto significa que las referencias usadas cambiarande cualidad conforme se elija copiar o arrastrar la frmula de una celda a otra.Con mucha frecuencia este es el comportamiento deseado.

En ciertos casos hay que evitar que las referencias a celdas cambiencuando se copia o mueve la frmula a una nueva posicin. Para ello hay queutilizar las referencias absolutas.


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Las referencias relativas se convierten en referencias absolutas

introduciendo el carcter dlar ($) antes de la letra de la columna y/o el

nmero de fila, por ejemplo $a$5.

4.7 TIP OS DE DATOS.En una hoja de clculo, los distintos tipos de datos que podemosintroducir son:

Valores constantes, es decir, un dato que se introduce directamenteen una celda. Puede ser:

o un nmero

o una fecha u hora

o un texto.

o Frmulas, es decir, una secuencia formada por:

valores constantes,

referencias a otras celdas,

nombres,

funciones u operadores.

Es una tcnica bsica para el anlisis de datos. Se pueden realizar diversasoperaciones con los datos de las hojas de clculo como *, +, -, /, etc.

En una frmula se pueden mezclar constantes, caracteres de operaciones,funciones, etc.

4.8 FRMULAS Y FUNCIONES.

Las frmulas constituyen el ncleo de cualquier hoja de clculo y portanto de Excel.

Mediante frmulas, se llevan a cabo todas las operaciones que se necesitanen una hoja de clculo.

Las frmulas se pueden utilizar para los mltiples usos antesmencionados.

Las funciones permiten hacer ms fcil el uso de Excel e incrementar lavelocidad de clculo, en comparacin con la tarea de escribir una frmula.

Por ejemplo, se puede crear la frmula = (A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8)/8o usar la funcin PROMEDIO (A1:A8), es decir, las funciones, simplifican todo

nuestro trabajo y ocupan menos espacio al momento de realizar las frmulas.

4.8.1 INTRODUCCIN A FRMULAS.

La introduccin de una frmula en Excel se puede hacer tanto en la barrade referencias o de frmulas como en la propia celda. La frmula debe empezarcon un signo igual (=).

A continuacin, la frmula se ira construyendo paso a paso utilizando losvalores, operadores, referencia a celdas, funciones y nombres.


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Un ejemplo de una frmula en Excel: =a1+a2.

Los distintos tipos de operadores que se le pueden ingresar a una frmulason:

Aritmticos: +, -, *, /, %, ^.

Relacionales: , =, =, .Elevar un nmero a una potencia es simplemente multiplicar al nmero

por si mismo.

De forma que si el valor de la celda G4 es 8, entonces elevar el valorcontenido en la celda G4 a la cuarta potencia sera expresado como G4^4 yesto es equivalente a 4 veces 8 multiplicado por si mismo (8*8*8*8) siendo elresultado = 4096.

Un punto muy importante en el manejo de nmeros en Excel, es cuandohacemos operaciones con porcentajes.

La forma porcentual de un nmero mueve al punto decimal del mismo, es

as, que 125% es lo mismo que el nmero 1.25 y 50% es lo mismo que 0.5 0.50 0.5000.

Cuando hay varias operaciones involucradas, se tendr que saber en queorden ejecutarlas. Cuando una frmula utiliza ms de una operacin, estasdeben ejecutarse en el orden correcto.

Por ejemplo:

En =3+5/8 se debe dividir primero y despus sumarle 3, locual da como resultado = 3.625.

Obviamente esto no es lo mismo que = (3+5)/8 pues alagrupar en parntesis, esto le indica a Excel que debe primeroefectuar la operacin contenida dentro de ellos (Suma 3 + 5) yslo despus de realizar esto es que se divide (por 8), lo cualarroja un resultado igual a 1.

Esto, en todo caso es lo que nos permite realizar operaciones y resolverecuaciones de cierta complejidad con Excel. El criterio es de que Excel siempreresolver las frmulas, primero efectuando las operaciones desde adentro haciaafuera. Son estas pues, las reglas que existen en las frmulas matemticas.

4.8.1.1 EJEMPLOS DE FRMULAS

=b3*c14 Multiplicar el valor de la celda b3 por el de c14.

=b12-b3 Restar el valor de la celda b3 al valor de la d12. =b3^3 Elevar el valor b3 a la potencia de 3. (b3*b3*b3).

= (a10+b5)/c4 Suma de a10 y b5 y a continuacin dividir porc4.


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4.8.2 INTRODUCCIN A FUNCIONES.

Una funcin es una frmula especial escrita con anticipacin y que aceptaun valor o valores, realiza unos clculos y devuelve un resultado.

Todas las funciones tienen que seguir una sintaxis y si sta no se respeta

Excel nos mostrara un mensaje de error. Si la funcin va al comienzo de una frmula debe empezar por el

signo =.

Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis.

No se deben dejar espacios antes o despus de cada parntesis.

Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto),frmulas o funciones.

Los argumentos deben separarse siempre por punto y coma (;) por coma (,).

Ejemplo:

=SUMA (A1:B3), Esta funcin equivale a =A1+A2+A3+B1+B2+B3.

=SI (A1>A2,CORRECTO,INCORRECTO).

Profundizando ms con lo ya visto, una funcin es una frmulapredefinida por Excel que opera sobre uno o ms valores y devuelve unresultado que aparecer directamente en la celda introducida.

La sintaxis de cualquier funcin es:

=nombre_funcion(argumento1,argumento2,,argumentoN).

4.9 FUNCIONES MATEMTI CAS BSICAS.

4.9.1 FUNCIN SUMA.

Suma todos los nmeros de un rango.

=suma(rango) =suma(n1+n2+n),

Ejemplo:


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4.9.2 FUNCIN PRODUCTO.

Multiplica todos los nmeros que figuran como argumentos y devuelve elproducto.

=PRODUCTO(Nmero1,nmero2,),

Ejemplo:

4.9.3 FUNCIN REDONDEAR.

Redondea un nmero al nmero de decimales especificados.

=REDONDEAR(nmero, num_decimales)

Ejemplo:

=REDONDEAR(A1,1), donde se redondeara a un solo decimal teniendocomo resultado que si la celda A1 = 1.125, el resultado ser 1.1.

=REDONDEAR(A1,2), donde se redondeara a dos decimales teniendocomo resultado que si la celda A1 = 1.125, el resultado ser 1.12.

4.9.3.1 FUNCIN REDONDEAR.MAS.

Redondea un nmero hacia arriba, en direccin contraria a cero.

=REDONDEAR.MAS(nmero, num_decimales),

ejemplo:

=REDONDEAR.MAS(A1,0), donde se redondeara hacia arriba y sindecimales teniendo como resultado que si la celda A1 = 4.153, el resultado ser5


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4.9.3.2 FUNCIN REDONDEAR.MENOS.

Redondea un nmero hacia abajo, en direccin a cero.

=REDONDEAR. MENOS (nmero, num_decimales), ejemplo:

=REDONDEAR. MENOS (A1,1), donde se redondeara hacia abajo con un

slo decimal teniendo como resultado que si la celda A1 = 6.265, el resultadoser 6.2

4.9.4 FUNCIN SUMAR.SI.

Suma las celdas en el rango que coinciden con el argumento criterio.

=SUMAR.SI(rango, criterio, rango_suma),

Ejemplo:

=SUMAR.SI(A1:A3,>100,B1:B3), Se lee de la siguiente manera.

Sumar Si a1 hasta a3 es mayor que 100, entonces Sumar b1 hasta b3.

4.10 FUNCIONES LGICAS MS USADAS.

4.10.1 FUNCIN Y.

Devuelve verdadero si todos los argumentos son verdaderos, devuelvefalso si uno o mas argumentos son falso.

=Y(valor_logico1, valor_logico2,)

Ejemplo:

=Y(A1=3,A2=3), si los valores de A1 y A2 equivale a 3, entonces devuelveverdadero, si al menos uno no coincide devuelve falso.

4.10.2 FUNCIN O.

Devolver verdadero si alguno de los argumentos es verdadero, devolverfalso si todos los argumentos son falsos.

=O(valor_logico1,valor_logico2..)

Ejemplo:

=O(A1=3,A2=3), si al menos una condicin coincide devolver verdadero,si no coincide ninguna devuelve falso.


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4.10.3 FUNCIN SI.

Devuelve un valor si la condicin especificada es verdadero y otro valor sidicho argumento es falso.

=SI(prueba_logica,valor_si_verdadero,Valor_si_falso)

Ejemplo:=SI(A1


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4.11.2 FUNCIN CONTAR.SI.

Cuenta las celdas, dentro del rango, que no estn en blanco y quecumplen con el criterio especificado.

=CONTAR.SI(rango, criterio)

Ejemplo:

4.11.3 FUNCIN CONTARA.

Cuenta el nmero de celdas que no estn vacas y los valores que hay enla lista de argumentos.

Ejemplo:

=CONTARA(valor1, valor2, valor)

4.11.4 FUNCIN MAX.

Devuelve el valor mximo de un conjunto de valores.

Ejemplo:


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4.11.5 FUNCIN MIN.

Devuelve el valor mnimo de un conjunto de valores.Utilizamos el mismo ejemplo del MAX pero ahora utilizando MIN.

4.11.6 FUNCIN PROMEDIO.

Devuelve el promedio (media aritmtica) de los argumentos.

=PROMEDIO(nmero1,nmero2nmeroN)

Ejemplo:

4.12 FUNCIONES DE TEXTO MS ELEMENTALES.

4.12.1 FUNCIN CONCATENAR.

Une argumentos de texto.

Ejemplo:


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4.12.2 FUNCIN MAYUSC.

Convierte el texto en maysculas.

Ejemplo:

4.12.3 FUNCIN MINUSC.

Convierte el texto en minsculas.

4.13 HIPERVNCULOS

Los hipervnculos hiperlinks son enlaces que pueden actuar tanto dentrode la propia hoja de Excel como hacia cualquier tipo de documento. Aunque loms usual es que el hipervnculo simplemente sirva para un traslado, tambinpuede abrir un nuevo documento.

Este recurso resulta muy til a la hora de disear un programa en Excelen que se vayan introduciendo datos siguiendo un proceso o un ordendeterminado, de modo que el hipervnculo nos conduzca por la hoja de clculoa travs de las celdas en que se incorporan las variables.

Para crear un hipervnculo es necesario ya sea con Ctrl + Alt + k, yseleccionando la celda o si deseamos que aparezca la ruta del archivo,seleccionamos una celda vaca.


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4.14 FORMATO CONDICIONAL.

El formato condicional se desarrolla a partir de un cuadro de dialogo quese abre en el men formato formato condicional. Se pueden establecer tantascondiciones como sea necesario dando clic sobre el botn agregar. Estas

condiciones pueden depender de valores fijos o dependientes de otras celdas. Elbotn formato corresponde a cada condicin permite aplicar formatosindependientes a cada rango de resultados.

En otras palabras este tipo de formato permite destacar aquellos datos quecumplen una determinada condicin. Por ejemplo a las notas que estnaprobadas que aparezca en negrita, y para aquellas notas desaprobadas queaparezcan en cursiva.

Un ejemplo en la aplicacin del formato condicional.-

1. Escriba seis valores numricos en un conjunto de celdas: 200, 320,440, 1000, 1050 y 501.

2. Seleccione el rango y vaya al men formato, formato-condicional.3. En el cuadro de dialogo abierto encontrara un grupo de cuatro cajas

con el titulo condicin 1. Las dos primeras tienen los valores pordefecto valor de la celda y entre. En los restantes cargue los valores500 y 1000.

4. Presione el botn formato. En la ventana abierta, formato de celda,seleccione un diseo que destaque las celdas que cumplan lacondicin (fuente, borde o trama).

5. Acepte. Solo las celdas con valores comprendidos entre 500 y 1000(501 y 1000) asumen el formato establecido en el paso anterior.

4.15 ASISTENTE PARA GRFICOS

El asistente para grficos es una de las caractersticas mas atractivas deExcel. Con ella puede crear fcilmente varias clases de grficos en base a losdatos de su hoja de clculos. El asistente lo gua paso a paso, para convertir susnmeros en un atrayente y colorido grafico.

Estos son algunos de los muchos tipos de grficos.

Para nuestro siguiente ejercicio usaremos un grafico circular.


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Un grafico circular funciona bien, cuando usted quiere ver cuantocorresponde a cada parte del todo.

En el archivo de Excel (Presupuesto.xls)Para usar el asistente de grficos,primero debe seleccionar los datos a ser graficados.

1. Seleccionar el rango (A7:A13), las etiquetas de fila en la seccin deingresos.

2. Mantener apretada la tecla CTRL, desplazar hacia la derecha yseleccionar el rango N7:N13, los totales de cada fila en la secciningresos.

A N

3. Hacer clic en el botn asistente para grficos. El dialogo delasistente se abre en el paso 1 de 4.

4. Seleccionar el tipo de grafico circular y el primer subtipo en la filade arriba, hacer un click en siguiente.

5. Se abre el paso dos del asistente, mostrando los rangos usados parael grfico. El rango de datos usa referencias absolutas. Estos signos

$ como antes mencionamos distribuidos por los alrededores, siusted mueve sus datos dentro de la hoja, el grafico cambiara susreferencias para hacer juego. Es bastante til, hacer un click ensiguiente.

6. En el Paso 3 del asistente, se abre en rtulos y ttulos. El grficocircular variar de acuerdo a sus propios cambios.

7. Para el ttulo del grfico escribir presupuesto 1998-Ingresos.

8. Hacer un clic en la ficha leyenda. Una variedad de leyendas le dicenque es lo que representan los colores del grfico. Aqu tambin sepuede elegir la ubicacin de la leyenda. Dar Click en la leyenda

derecha, dar click en siguiente.9. Paso 4, elegir con un Click en una hoja nueva y escribir en

Ingresos, hacer click en finalizar.

Si nos fijamos es sencillo hacer un grfico en Excel, este ejercicio fue muysencillo pero podemos hacer grficos ms completos y que se aboquen anuestras necesidades.


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4.16 TRABAJANDO CON TABLAS DINMI CAS.

Tablas dinmicas, comprende una serie de datos agrupados en forma deresumen que agrupan aspectos concretos de una informacin global.

Es decir, con una tabla dinmica se pueden hacer resmenes de una base

de datos utilizndose para, promediar, o totalizar datos. Para su utilizacin, sedebe recurrir a men-datos-informe de tablas y grficos dinmicos.

Partiendo de esto, elabore en Excel lo siguiente:

TABLAS DINAMICAS

1 Mes Semana Vehculo Cantidad2 Enero 1 Auto 105,0003 Enero 1 Camin 1,050

4 Enero 1 mnibus 1,5755 Enero 1 Camioneta 2,1006 Enero 1 Moto 5837 Enero 2 Auto 120,7508 Enero 2 Camin 1,2089 Enero 2 mnibus 1,411

10 Enero 2 Camioneta 2,01511 Enero 2 Moto 48512 Enero 3 Auto 122,35013 Enero 3 Camin 1,12414 Enero 3 mnibus 1,68515 Enero 3 Camioneta 2,247

16 Enero 3 Moto 63017 Enero 4 Auto 99,00018 Enero 4 Camin 99019 Enero 4 mnibus 1,48520 Enero 4 Camioneta 1,98021 Enero 4 Moto 544

Tomando como ejemplo la circulacin de vehculos a travs de unaestacin de peaje, se trata de aplicar sobre la misma un principio deordenamiento a travs de una herramienta de Excel, tablas dinmicas. Crear unatabla dinmica.

La creacin de una tabla dinmica se realiza a travs del asistente y envarios pasos:

a) Poner el cursor en cualquier celda de la tabla.

b) Tomar la opcin men-datos-informe de tablas dinmicas y grficos.Aparece el siguiente cuadro:


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c) 1.- Paso

I. Dnde estn los datos que desea analizar?

II. Marcar opcin: lista o base de datos de Excel.

III. Qu tipo de informe desea crear?

IV. Marcar la opcin: tabla dinmica.

V.

Click en siguiente.d) 2- Paso

I. Seleccionar el rango de la tabla, incluyendo la fina de titulo

II. Click en Siguiente.


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e) 3- Paso

I. Ubicacin de la tabla

II. Se adopt ubicar la tabla en la misma hoja de clculo,determinado la celda de comienzo de ejecucin de la misma.

III. Se indica, Click en diseo, comienza el momento de disear latabla.


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i.Arrastrar el cuadrito de semana a columna.

ii.Arrastrar el cuadrito de Vehculo a fila

iii.Arrastrar el cuadrito de cantidad a datos.

iv.Aceptar.

v.Aparece la tabla dinmica diseada, acompaada por unabarra de herramientas especial que permite filtrar datospor despliegue de las mismas, como veremos acontinuacin:

4.17 PROTEGER HOJA DE CLCULO O LIBRO

Una vez que tengamos toda nuestra informacin y despus de habertrabajado con Excel, en la mayora de las ocasiones es importante protegernuestros archivos de personas ajenas a ellos, o simplemente para que no semodifiquen.

Para proteger una hoja de clculo es necesario ir al men herramientas-

proteger-proteger hoja de clculo, aparecer una ventana como la siguiente:


24/24

d l 2

En ella se indica que tan protegida queremos nuestra hoja.

Nos permite dar a los usuarios algunos privilegios como formato a celdas,filas, columnas, insertar, eliminar filas y columnas, y de ms.

Escribimos la contrasea y a continuacin aceptamos, nos pide

confirmacin de la contrasea, la volvemos a escribir y aceptamos.Para proteger un libro hacemos el mismo procedimiento pero ahora

elegimos proteger libro, y obtenemos la ventana siguiente:

Incrustamos la contrasea y la confirmacin y aceptamos.

BIBLIOGRAFAhttp://www1.ceit.es/asignaturas/Informat1/AyudaInf/aprendainf/Excel2000/Excel2000.pdfhttp://www.monografias.com/trabajos6/curba/curba.shtmlhttp://www.jegsworks.com/Lessons-sp/numbers/popups/frmulas.htmhttp://usuarios.lycos.es/cursoexcel2000/d4.htmhttp://www.educared.net/APRENDE/Cursos/excel/html/9_12.htmhttp://www.arrakis.es/~margaix/.

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