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Crer des documents accessibles avec Microsoft Office Word 2007

Version 1.1

Publication : Juin 2008

Auteur : Sylvie Duchateau (Association BrailleNet), Philippe Beraud (Microsoft France)

Contributeurs : Dominique Burger (INSERM, Association BrailleNet), Jrme Adam (Easylife

conseil)

Copyright

2008 Microsoft Corporation. Tous droits rservs.

Rsum

Ce guide prsente les volutions significatives de Microsoft Office Word 2007 dans le contexte de laccessibilit.

Sur cette base, il dmontre qu'en suivant un certain nombre de rgles il est possible de crer un document accessible et utilisable par tous, notamment par des personnes ayant une incapacit physique ou sensorielle (mobilit restreinte ou ccit, par exemple).

.

2 Crer des documents accessibles avec Microsoft Office Word 2007

2008 Microsoft Corporation. Tous droits rservs.

Les informations contenues dans ce document reprsentent le point de vue actuel de Microsoft Corporation sur les sujets traits la date de publication. Etant donn que Microsoft doit sadapter aux conditions changeantes du march, ces informations ne doivent pas tre interprtes comme un engagement de la part de Microsoft, et Microsoft nest pas en mesure de garantir lexactitude de toute information prsente aprs la date de publication.

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Crer des documents accessibles avec Microsoft Office Word 2007 i

Sommaire

1 INTRODUCTION ........................................................................................................................1

1.1 OBJECTIFS DE CE GUIDE ....................................................................................................1

1.2 AUDIENCE DE CE GUIDE .....................................................................................................2

1.3 PRINCIPAUX LOGICIELS ILLUSTRES DANS CE GUIDE ..............................................................3

1.4 OPTIONS ET APIS DACCESSIBILITE AU SEIN DE LA PLATEFORME WINDOWS ..........................4

1.5 PROPOS DE CE GUIDE .....................................................................................................6

1.6 ORGANISATION DU GUIDE ...................................................................................................6

2 QUELQUES EVOLUTIONS SIGNIFICATIVES DE MICROSOFT OFFICE WORD 2007 .........8

2.1 NOUVELLE INTERFACE UTILISATEUR ....................................................................................8

2.2 NOUVEAU FORMAT DE FICHIER OUVERT............................................................................ 10

2.3 SUPPORT AMELIORE DES AIDES TECHNIQUES ................................................................... 12

3 BIEN STRUCTURER UN DOCUMENT .................................................................................. 13

3.1 CONSEILS ...................................................................................................................... 13

3.2 PROCEDURES ................................................................................................................. 14

3.3 VALUATION ................................................................................................................... 17

3.4 EXEMPLES ..................................................................................................................... 19

4 DONNER UNE ALTERNATIVE AUX ELEMENTS NON TEXTUELS .................................... 21

4.1 CONSEILS ...................................................................................................................... 21

4.2 PROCEDURES ................................................................................................................. 21

4.3 VALUATION ................................................................................................................... 25

4.4 EXEMPLES ..................................................................................................................... 26

5 UTILISER LES TABLEAUX A BON ESCIENT ...................................................................... 27

5.1 CONSEILS ...................................................................................................................... 27

5.2 PROCEDURES ................................................................................................................. 28

5.3 VALUATION ................................................................................................................... 31

5.4 EXEMPLES ..................................................................................................................... 31

6 CREER DES AIDES A LA NAVIGATION ............................................................................... 33

6.1 CONSEILS ...................................................................................................................... 33

6.2 PROCEDURES ................................................................................................................. 34

6.3 VALUATION ................................................................................................................... 41

6.4 EXEMPLES ..................................................................................................................... 42

7 CREER DES FORMULAIRES ACCESSIBLES...................................................................... 43

7.1 CONSEILS ...................................................................................................................... 43

7.2 PROCEDURES ................................................................................................................. 43

7.3 VALUATION ................................................................................................................... 50

7.4 EXEMPLES ..................................................................................................................... 50

8 DONNER DES INFORMATIONS SUPPLEMENTAIRES ....................................................... 52

8.1 CONSEILS ...................................................................................................................... 52

8.2 PROCEDURES ................................................................................................................. 52

8.3 VALUATION ................................................................................................................... 55

8.4 EXEMPLES ..................................................................................................................... 56

9 UTILISER UNE PRESENTATION APPROPRIEE .................................................................. 57

9.1 CONSEILS ...................................................................................................................... 57

9.2 PROCEDURES ................................................................................................................. 58

ii Crer des documents accessibles avec Microsoft Office Word 2007

9.3 VALUATION ................................................................................................................... 65

9.4 EXEMPLES ..................................................................................................................... 65

10 PUBLIER LE DOCUMENT WORD DANS DAUTRES FORMATS ....................................... 66

10.1 PUBLIER AU FORMAT HTML ............................................................................................ 67

10.2 PUBLIER AU FORMAT PDF ............................................................................................... 69

10.3 PUBLIER AU FORMAT DOCUMENT XPS ............................................................................. 72

10.4 PUBLIER AU FORMAT DAISY XML ................................................................................... 75

11 REMARQUES EN GUISE DE CONCLUSION ........................................................................ 81

12 POUR ALLER PLUS LOIN ..................................................................................................... 82

Crer des documents accessibles avec Microsoft Office Word 2007 1

1 Introduction

1.1 Objectifs de ce guide

Un document est accessible s'il peut tre lu et utilis par n'importe quel utilisateur, quel que soit l'outil informatique dont il dispose : cran, synthtiseur vocal, terminal braille, clavier ou dispositif de pointage spcial.

Quelques considrations et principes simples doivent tre pris en compte pour que le document soit accessible comme notamment :

Structurer le document en sparant le contenu (et les ventuelles donnes XML associes) de la prsentation ;

Donner des alternatives textuelles aux lments graphiques ;

Faire des tableaux accessibles pour afficher les donnes avec une organisation en facilitant lapprhension avec une aide technique ;

Proposer des aides pour faciliter la navigation l'intrieur du document ;

Utiliser des couleurs assez contrastes et des polices standards.

Le prsent document vise dmontrer qu'en suivant un certain nombre de rgles il est possible de facilement crer un document accessible et utilisable par tous, notamment par des personnes ayant une incapacit physique ou sensorielle (mobilit restreinte ou ccit, par exemple).

Au travers des diffrentes thmatiques proposes par le guide, il sagit donc :

De mieux comprendre ce qu'est un document accessible ;

Dobserver l'impact et l'intrt de l'accessibilit sur des exemples ;

Dapprendre crer un document accessible avec Microsoft Office Word 2007 ;

Dtre capable de vrifier ses productions ;

De savoir valuer l'accessibilit d'un document.

Nous avons tout gagner faire de l'accessibilit (numrique) un critre explicite de qualit, la fois parce que cela permet des personnes handicapes ou mobilit rduite daccder facilement linformation, mais aussi parce que madame ou monsieur tout le monde trouvera des contenus accessibles plus conviviaux et plus faciles d'utilisation.

De plus en plus de personnes sont concernes. Une simple rflexion sur les perspectives dmographiques (le fameux papy boom ), nous amne songer quune informatique qui soit plus utilisable par tous est une imprieuse ncessit pour des seniors actifs et qui dsirent le rester. En effet les seniors sont de plus en plus adeptes des Technologies de lInformation et de la Communication (TIC en abrg), mais peuvent souffrir davantage que les jeunes gnrations de limitations physiques ou sensorielles. Laccessibilit est un instrument de lutte contre lexclusion des personnes handicapes et des personnes ges.


Ncessit, laccessibilit numrique garantit non seulement un accs gal tous mais contribue galement la qualit, lergonomie et la facilit dutilisation. Laccessibilit numrique est galement une obligation lgale.

Nous pouvons citer ce titre :

La rsolution du Parlement Europen sur laccessibilit des sites Web publics et de leur contenus (EP resolution (2002)0325) ;

La loi n 2005-1021 pour l'galit des droits et des chances, la participation et la citoyennet des personnes handicapes adopte le 11 fvrier 2005 avec son article 47 :

Les services de communication publique en ligne des services de ltat, des collectivits territoriales et des tablissements publics qui en dpendent doivent tre accessibles aux personnes handicapes.

L'accessibilit des services de communication publique en ligne concerne l'accs tout type d'information sous forme numrique quels que soient le moyen d'accs, les contenus et le mode de consultation. Les recommandations internationales pour l'accessibilit de l'internet doivent tre appliques pour les services de communication publique en ligne.

Ou encore, ladoption par les Nations Unies de la Convention relative aux droits des personnes handicapes2 le 13 dcembre 2006, signe par 119 pays dont la France ainsi que par la Commission Europenne.

Nous vous invitons ce titre consulter le livre blanc LACCESSIBILITE, DE QUOI SAGIT-IL ? 3, de faon mieux apprhender les enjeux de laccessibilit numrique et rflchir sur cet lment essentiel pour lutter contre la fracture numrique. Il pourra aussi se rfrer aux travaux du consortium W3C4 sur laccessibilit numrique, ou ceux de lassociation BrailleNet5 en consultant le site AccessiWeb6.

Enfin, le contenu dun mme document lectronique sert de multiples usages ; les plateformes de consultation tant aujourdhui de plus en plus diverses. Si un document produit par le traitement de texte Microsoft Office Word est accessible, il pourra tre non seulement lu par des personnes handicapes avec un afficheur braille ou l'aide d'une synthse vocale par exemple mais galement plus facilement publi sous dautres formats tels quHTML ou encore le format XML DAISY7 (Digital Access Information SYstem). Le traitement de texte est le premier outil de cration de documents lectroniques : cest le premier outil dans la chane ditoriale.

1.2 Audience de ce guide

Ce guide est principalement destin aux trois audiences suivantes :

1. Les personnes qui souhaitent produire des documents Word directement accessibles ;

2. Les personnes qui souhaitent amliorer laccessibilit de documents Word existants ;

3. Les personnes qui souhaitent tester le niveau daccessibilit de documents Word quelles ont dj crs.

1 Loi n 2005-102 : http://www.legifrance.gouv.fr/WAspad/UnTexteDeJorf?numjo=SANX0300217L

2 Convention relative aux droits des personnes handicapes : http://www.un.org/french/disabilities/convention/index.shtml

3 Livre blanc LACCESSIBILITE, DE QUOI SAGIT-IL ? : http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=b7864e09-

be31-49d4-a608-9907d72e8720&displaylang=fr

4 W3C/WAI : http://www.w3.org/WAI/

5 Association BrailleNet : http://www.braillenet.org/

6 Site AccessiWeb : http://www.accessiweb.org/

7 Consortium Daisy : http://www.daisy.org


1.3 Principaux logiciels illustrs dans ce guide

1.3.1 Microsoft Office Word 2007

Comme le titre lindique, ce guide prend en considration la version 2007 de Microsoft Office Word. Les illustrations donnes respectent la version Microsoft Office Word 2007 en version franaise.

Il convient cependant de noter que les considrations abordes dans ce guide restent valables pour les versions prcdentes de Microsoft Office Word. A ce titre, vous pouvez consulter :

Le guide en ligne CREER UN DOCUMENT ACCESSIBLE AVEC WORD 20038 de l'Association BrailleNet9, coditeur de ce guide,

La formation en ligne CREER UN DOCUMENT ACCESSIBLE10.

Ceci tant dit, et de faon tirer le meilleur profit de ce guide, il est ncessaire de disposer en parallle de Microsoft Office Word 2007 dont une version dvaluation gratuite11 est disponible en tlchargement sur le site Microsoft. Microsoft Office Word 2007 fonctionne sous Microsoft Windows XP Service Pack 2 (SP2), Windows Server 2003 Service Pack 1 (SP1), Windows Vista ou systme d'exploitation ultrieur.

Pour de plus amples informations sur la configuration requise, nous vous invitons vous reporter la page CONFIGURATION REQUISE POUR MICROSOFT OFFICE SYSTEM 200712 sur le site Microsoft Office Online.

1.3.2 Freedom Scientific JAWS pour Windows version 8.0.2173

Le logiciel de lecture dcran JAWS (Job Access With Speech) pour Windows de la socit Freedom Scientific13, distribu en France notamment par la socit CECIAA14, est utilis titre dillustration dans le cadre de ce guide. Il permettra deffectuer un certain nombre de vrifications fonctionnelles proposes pour lvaluation de laccessibilit des documents.

Dans sa version 8.0.2173, JAWS pour Windows rend disponible le support de Windows Vista en franais.

La version 8.0.2173 du logiciel de lecture dcran JAWS pour Windows15 est tlchargeable depuis le site Web de la socit CECIAA. Lespace de tlchargement dcrit galement les nouvelles fonctionnalits ou les volutions de fonctionnalit introduites par cette version comme notamment la lecture des lignes de tableaux, lindication des types de puces, etc.

Une liste de discussion consacre au logiciel de lecture dcran JAWS pour Windows, version franaise, en loccurrence JFWFR est disponible. Labonnement requiert lenvoi dun simple courriel l'adresse de messagerie [email protected].

8 Guide en ligne CREER UN DOCUMENT ACCESSIBLE AVEC WORD 2003 : http://www.braillenet.org/guides/msword2003/

9 Association BrailleNet : http://www.braillenet.org

10 Formation en ligne CREER UN DOCUMENT ACCESSIBLE :

HTTP://OFFICE.MICROSOFT.COM/TRAINING/TRAINING.ASPX?ASSETID=RC063800961033

11 Version dvaluation Microsoft Office Word 2007 :

http://france.trymicrosoftoffice.com/product.aspx?re_ms=oo&family=officestandard&culture=fr-FR

12 Configuration requise pour Microsoft Office System 2007 : http://office.microsoft.com/fr-

fr/word/HA101668651036.aspx#19

13 Socit Freedom Scientific : http://www.freedomscientific.com

14 Socit CECIAA : http://www.ceciaa.com

15 Version 8.0.2173 du logiciel de lecture dcran JAWS pour Windows : http://www.ceciaa.com/?cat=supt&page=jaws8


1.4 Options et APIs daccessibilit au sein de la plateforme Windows

Depuis plus de deux dcennies, Microsoft sest efforc de rendre les ordinateurs accessibles aux personnes handicapes. Pendant toute cette priode, nous avons cout, et appliqu ce que nous avons appris afin dessayer de rendre les ordinateurs plus accessibles et plus utiles au plus grand nombre.

Dune faon gnrale, si votre ordinateur utilise le systme dexploitation Windows, il est possible de dfinir ou de modifier les options d'accessibilit ou dergonomie intgres du systme qui procurent un accs amlior ou alternatif linformation affiche lcran.

Les options dergonomie de Windows Vista peuvent tre affiches directement avec la

combinaison Touche reprsentant le logo Windows + U.

Parmi ces options, beaucoup affectent la manire dont on travaille avec la plupart des logiciels, par exemple, dans le contexte de ce guide, le programme Microsoft Office Word 2007.

Ainsi, la fonction touches rmanentes (Sticky Keys en anglais) de Windows est conue pour les personnes qui ont des difficults appuyer sur plusieurs touches en mme temps. Lorsqu'un raccourci de Microsoft Office Word 2007 requiert une combinaison de touches, telle que CTRL + P pour ouvrir la bote de dialogue Imprimer, cette fonction permet d'appuyer sur une seule touche la fois au lieu de les presser simultanment.

Nous pourrions citer de la mme faon les fonctions touches filtres (Filter Keys en anglais) pour ignorer certaines frappes clavier, et touches bascules (Toggle Keys en anglais) de faon entendre la frappe des touches VERR.MAJ, VERR.NUM, ou ARR DF.

Dautres options comme la loupe, le narrateur, le clavier virtuel, le contraste lev sont proposes par le systme Windows.

Par ailleurs, Microsoft travaille troitement au travers du Programme pour les fournisseurs d'outils d'assistance technologique (en abrg MATvp)

16 avec les entreprises qui conoivent et fabriquent

les quipements innovants adapts aux diffrents handicaps. Les partenaires fournisseurs de technologies dassistance (en abrg FTA) impliqus disposent dune exprience dmontre dans la conception, la ralisation, et le support de technologies d'assistance.

Ces aides techniques sont trs varies (avec des centaines de produits disponibles) et concernent, par exemple, les dispositifs de zoom, de lecture vocale dun texte, de reconnaissance vocale (dicte vocale) ou bien encore les claviers spcifiques (claviers adapts, claviers virtuels), etc.

Figure . Illustration d'un afficheur braille phmre

Autant de types de technologie dassistance17 actuellement disponibles sur le march qui permettent tout un large ensemble dutilisateurs de communiquer, de sinformer, de suivre des tudes et de travailler.

16

Programme MATvp : http://www.microsoft.com/france/accessibilite/at/atvinfo.aspx

17 Types de technologie dassistance : http://www.microsoft.com/france/accessibilite/at/types.aspx


Si vous utilisez une aide technique, vous pouvez contacter le fabricant18 pour vous assurer de sa compatibilit avec les produits Microsoft et vous informer sur la manire de la paramtrer pour optimiser la compatibilit.

Une aide technique, comme le logiciel de lecture dcran JAWS pour Windows, est une interface entre un utilisateur et une application, ici Microsoft Office Word 2007, et permet lutilisateur dinteragir avec lapplication. Laide technique se situe donc entre un utilisateur et une application et permet ce dernier de mieux interagir avec lapplication.

Laide technique traduit les donnes de lapplication dans un format avec lequel l'utilisateur peut accder et interagir et, en retour, convertit les entres utilisateur dans un format que lapplication peut interprter.

Pour fonctionner efficacement, les aides techniques doivent tre compatibles avec le systme dexploitation de lordinateur et les applications utiliss sur cette machine.

Fort heureusement, les dveloppeurs n'ont pas besoin de comprendre les rouages de chaque aide technique.

Les aides techniques sappuient, en effet, sur une base commune ou cadre daccessibilit qui propose un modle objet standard, comme le modle objet de document (en abrg DOM pour Document Object Model en anglais) et/ou un ensemble d'interfaces qui permettent d'exposer des informations smantiques importantes relatives l'interface graphique homme - machine (IHM) du systme dexploitation ou d'une application, mais galement d'utiliser ces informations pour crer des technologies d'assistance.

Une telle approche fournit une source unique et fiable d'informations sur l'IHM pour toutes les applications et permet aux dveloppeurs de technologie d'assistance d'crire dans un modle cohrent qui fonctionne avec toutes les applications disposant d'une interface graphique utilisateur. Il sagit dun accs (par programmation) la plupart des lments de lIHM.

Ceci permet non seulement de fournir des informations sur chaque lment de l'IHM ainsi que des notifications de changements de statut et des informations smantiques relatives aux comportements des contrles (y compris pour les contrles personnaliss), mais galement de manipuler directement des lments de linterface graphique utilisateur au moyen de classes bien dfinies.

Pour faire court, cet accs par programmation permet aux dveloppeurs dcrire du code qui :

Permet de naviguer entre les lments de lIHM,

Collecte des informations au sujet de lIHM,

Interagit avec les lments de lIHM,

Reoit des notifications lors des changements de lIHM.

Les aides techniques peuvent alors utiliser cette information pour communiquer avec linterface graphique utilisateur sous des formats alternatifs, comme la voix ou le Braille, et des applications de contrle et de commande vocales peuvent manipuler distance linterface graphique utilisateur.

Une large varit daides techniques est ainsi construite sur cette base commune.

La technologie Microsoft Active Accessibility (en abrg MSAA)19

dont la premire version remonte 1997 constitue, pour le systme dexploitation Windows, le premier Framework daccessibilit pour communiquer avec une application. Conformment la description prcdente, MSAA constitue un ensemble d'interfaces de programmation (APIs) qui fournit une manire fiable d'exposer et de collecter des informations sur les lments dune IHM Windows comme celle de Microsoft Office Word 2007. Les aides techniques peuvent alors utiliser cette information pour communiquer avec lIHM sous des formats alternatifs, comme la voix de synthse ou le braille, et des applications de contrle et de commandes vocales peuvent manipuler distance lUI.

18

Liste des fabricants : http://www.microsoft.com/france/accessibilite/at/matvplist.aspx

19 Microsoft MSAA 2.0: http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=9b14f6e1-888a-4f1d-b1a1-

da08ee4077df


Microsoft User Interface Automation (en abrg UI Automation)20

constitue le nouveau modle daccessibilit pour Microsoft Windows qui est appel remplacer progressivement MSAA dont la version 2.0 actuelle remonte 2003. Le Framework UI Automation propose un accs programmatique uniforme indpendamment des environnements (.NET, Win32, HTML) sous-jacents.

Pour de plus amples informations sur les solutions daccessibilit proposes par Microsoft, nous vous invitons consulter le site Microsoft France Accessibilit21.

1.5 propos de ce guide

Ce guide a t dvelopp en collaboration avec l'Association BrailleNet22 qui regroupe des associations, des personnes morales, des industriels dont les actions visent encourager le dveloppement de laccessibilit numrique pour un meilleur accs des personnes handicapes linformation, lducation et la culture.

Ce document reprend pour partie la trame dune premire version d'un guide en ligne23 concernant les prcdentes versions de Microsoft Office Word.

1.6 Organisation du guide

De faon couvrir lensemble des considrations relatives la constitution dun document Word accessible, le prsent document adopte, au-del dune prsentation rapide des volutions de Microsoft Office Word 2007, une organisation selon les thmatiques suivantes, chacune delles tant abordes dans le cadre dune section ponyme :

Bien structurer un document (et des donnes);

Donner une alternative aux lments non textuels ;

Utiliser les tableaux bon escient ;

Crer des aides la navigation ;

Crer des formulaires accessibles ;

Donner des informations supplmentaires (telles que la langue du document, l'auteur, le type de caractres utiliss) ;

Utiliser une prsentation approprie.

Ces thmatiques sont compltes dans un second temps par les considrations relatives la publication dun document Word dans dautres formats de fichiers.

Enfin, des rfrences fournies en annexe permettent de retrouver sur le Web des informations complmentaires.

Les exemples illustrs dans ce guide peuvent tre tlchargs depuis le site Microsoft France Accessibilit24. Ces diffrents exemples contenus dans le fichier archive ExemplesGuideAccessibiliteWord2007.zip reprennent, une fois extrait dans un rpertoire

20

MICROSOFT UI AUTOMATION : http://msdn2.microsoft.com/en-us/library/ms747327.aspx

21 Site Microsoft France Accessibilit : http://www.microsoft.com/france/accessibilite

22 Association BrailleNet : http://www.braillenet.org

23 Guide en ligne : http://www.braillenet.org/guides/msword2003/

24 Page de tlchargement CREER DES DOCUMENTS ACCESSIBLES AVEC MICROSOFT OFFICE WORD 2007 :

http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=CABBA7DA-4E34-4FFC-AC3B-596110CF9BC9&displaylang=fr


dextraction cible, lorganisation du guide, avec un rpertoire spcifique pour chacune des thmatiques prcdentes ; chaque rpertoire pouvant contenir un ou plusieurs fichiers.


2 Quelques volutions significatives de Microsoft Office Word 2007

Ce chapitre prsente les volutions significatives de Microsoft Office Word 2007 dans le contexte prcis de ce guide. Vous trouverez sur le site Office Online une formation en ligne sur lensemble des apports fonctionnels et avantages de Word 200725.

2.1 Nouvelle interface utilisateur

Cette version introduit une nouvelle interface utilisateur conue de faon trouver plus facilement les fonctionnalits appropries pour les diffrentes tches, dcouvrir de nouvelles fonctionnalits et gagner en efficacit.

Les menus, les barres d'outils et la plupart des volets Office des versions antrieures de Word sont ainsi remplacs par un mcanisme simple et facile dcouvrir : le ruban.

Conu pour faciliter la navigation avec un dispositif de pointage ou au clavier, le ruban comporte des onglets organiss autour de scnarios ou d'objets spcifiques :

Figure . Anatomie du ruban

1. Les onglets sont conus de manire tre axs sur les tches et acclrer la recherche des commandes dans ce cadre. Pour cela, ils ont trait un type d'activit (comme l'criture ou la mise en forme d'une page). De faon viter l'encombrement, certains onglets ne s'affichent que lorsqu'ils sont ncessaires. Par exemple, l'onglet Outils Image apparat uniquement lorsqu'une image est slectionne ;

2. Les groupes (logiques) de chaque onglet divisent une tche en plusieurs sous-tches et organisent ainsi les commandes ;

3. Les boutons de commande de chaque groupe comportent une commande ou affichent un menu de commandes.

Avec cette nouvelle approche, le ruban peut comporter du contenu plus complet que les menus et les barres d'outils, notamment des boutons, des galeries et du contenu de bote de dialogue.

Ainsi, certains groupes ont une petite flche en diagonale dans le coin infrieur droit appel

Lanceur de bote de dialogue . Un clic dessus permet dafficher d'autres options associes au groupe considr. Elles apparaissent dans une bote de dialogue ou un volet Office d'apparence familire par rapport une version prcdente de Word.

Si vous matrisez dj l'interface de Word 2003, ses menus et raccourcis, et souhaitez retrouver rapidement les anciennes commandes dans Word 2007, nous vous invitons consulter larticle EMPLACEMENT DES COMMANDES DE WORD 2003 DANS WORD 200726 de laide de Word 2007 ou sur Microsoft Office Online.

25

Formation en ligne sur lensemble des apports fonctionnels et avantages de Word 2007 : http://office.microsoft.com/fr-fr/templates/TC102026341036.aspx

26 Article EMPLACEMENT DES COMMANDES DE WORD 2003 DANS WORD 2007 : http://office.microsoft.com/fr-

fr/word/HA100625841036.aspx


Le ruban propose deux approches de navigation au clavier.

Ainsi, la nouvelle fonction touches daccs (KeyTips en anglais) permet de naviguer rapidement et facilement au sein du ruban et daccder toute commande souhaite, sans avoir besoin de mmoriser de touches de raccourci. Deux quatre frappes de touches suffisent pour accder la plupart des commandes.

Les touches daccs sont actives en pressant puis en relchant la touche ALT ou F10. Ces touches acclratrices sont affiches au-dessus de chaque fonctionnalit disponible dans l'affichage actif via des badges, et galement disponibles/exposes avec une aide technique par le biais de la technologie MSAA (Cf. section Options et APIs daccessibilit au sein de la plateforme Windows ).

Figure . Touches d'accs et badges associs

Aprs avoir appuy sur ALT ou F10, il convient dappuyer sur la lettre figurant dans le badge au-dessus de la fonction utiliser/activer :

F par exemple pour accder au bouton Microsoft Office qui remplace le menu Fichier des prcdentes versions de Word ;

Ou encore F + I pour afficher les options de Word.

Au final, les raccourcis rsultants ncessitent souvent moins de touches presser.

Il convient de noter quil demeure possible dutiliser les raccourcis clavier et les acclrateurs des versions prcdentes de Microsoft Office que vous pouvez avoir l'habitude d'utiliser :

Les anciens raccourcis ALT + qui permettaient d'accder aux menus et aux commandes des versions prcdentes de Word demeurent disponibles, mais comme les anciens menus ont laiss la place au ruban, aucune indication ne saffiche lcran pour rappeler sur quelles lettres appuyer.

Il est donc ncessaire de connatre toutes les touches de chacun des raccourcis pour pouvoir les utiliser. Un message invite continuer la squence pour le raccourci souhait ou appuyer sur la touche ECHAP ;

Figure . Ancien raccourci via la touche ALT

Les raccourcis qui commencent par la touche CTRL restent inchangs par rapport aux versions prcdentes de Word et, ce indpendamment de la prsence du ruban. titre d'exemple, citons par exemple les combinaisons CTRL + C pour copier ou CTRL + ALT + 1 pour appliquer le style Titre 1, CTRL + MAJ + N pour le style normal ou encore CTRL + MAJ + L pour le style liste puces.

Pour de plus amples informations, nous vous invitons consulter larticle RACCOURCIS CLAVIER POUR MICROSOFT OFFICE WORD27 de laide de Word 2007 ou sur Microsoft Office Online.

27

Article RACCOURCIS CLAVIER POUR MICROSOFT OFFICE WORD : http://office.microsoft.com/fr-fr/word/HP101476261036.aspx


Il est enfin possible de personnaliser les raccourcis comme dcrit dans larticle PERSONNALISER DES RACCOURCIS CLAVIER

28 de laide de Word 2007 ou sur Microsoft Office Online.

Le ruban prend galement en charge la navigation en 2 dimensions l'aide :

Des touches FLCHE GAUCHE ou FLCHE DROITE pour accder aux onglets adjacents du ruban ;

De la touche FLCHE HAUT pour activer la mini-barre doutils contextuelle Accs rapide (lorsquun texte est slectionn) ;

De la touche FLCHE BAS pour accder longlet actif puis de se dplacer laide des autres touches de direction ;

De la touche TAB (ou de la combinaison MAJ + TAB) pour dplacer le focus chaque commande du ruban (en avant ou arrire) au sein dun groupe, avant de passer au groupe suivant ;

Et de la touche F6 pour activer successivement le document ouvert, les volets Office ouverts, la barre d'tat en bas de la fentre et le ruban.

Pour de plus amples informations, nous vous invitons consulter larticle UTILISER LE CLAVIER AVEC LES PROGRAMMES DE RUBAN

29 de laide de Word 2007 ou sur Microsoft Office Online. Une petite formation en ligne30 est galement disponible sur ce mme site Microsoft Office Online. Par ailleurs, nous souhaitons mentionner le composant plug-in Search Commands (en anglais) qui permet dafficher les commandes correspondant votre recherche ; il est alors possible de copier les boutons de commandes dans une barre doutils personnalis. Ce composant est tlchargeable gratuitement depuis le site Microsoft Office Labs31.

2.2 Nouveau format de fichier ouvert

Microsoft Office Word 2007 introduit le support dun nouveau format de fichier amlior et ouvert bas sur la technologie XML (Extensible Markup Language).

Ce format de fichier, qui constitue le format par dfaut de Word 2007 pour un document, procure de nombreux avantages ; il :

Permet de rduire de faon sensible la taille des documents ;

Contribue rduire les risques d'altration des documents et amliore le potentiel de rcupration ;

Aide rendre vos documents plus srs.

Par ailleurs, ce format de fichier prend en charge de nombreuses autres fonctionnalits32, telles que des quations mathmatiques, des outils graphiques SmartArt, des thmes et des contrles de contenu.

Ce format de fichier utilise les extensions de fichier suivantes :

.docx pour un document Word standard sans macro ni code ;

.dotx pour un modle Word sans macro ni code ;

.docm pour un document Word susceptible de contenir des macros ou du code ;

.dotm pour un modle Word susceptible de contenir des macros ou du code.

28

Article PERSONNALISER DES RACCOURCIS CLAVIER : http://office.microsoft.com/fr-fr/word/HA102117341036.aspx

29 Article UTILISER LE CLAVIER AVEC LES PROGRAMMES DE RUBAN : http://office.microsoft.com/fr-fr/word/HA100919081036.aspx

30 Formation en ligne sur le ruban de Word 2007 :

http://office.microsoft.com/training/training.aspx?AssetID=RC101562731036

31 Composant plug-in SEARCH COMMANDS : http://www.officelabs.com/projects/searchcommands/Pages/default.aspx

32 Une prsentation de ce nouveau format est disponible sur le site Microsoft France ladresse Internet

http://www.microsoft.com/france/office/2007/LivreBlanc.mspx.


Ce format de fichier correspond au standard international ECMA-376 Office Open XML de lEcma International. Les procdures indiques dans ce guide prennent en considration les caractristiques de ce format.

Pour de plus amples informations, la spcification de ce format ouvert33 peut tre tlcharge sur le site de lEcma International.

Vous pouvez, ce titre, consulter un premier niveau danalyse (en langue anglaise) ralis par Microsoft sur laccessibilit du format ECMA-376 Office Open XML au regard des directives WCAG (Web Content Accessibility Guidelines)34 1.0 et XAG (XML Accessibility Guidelines)35 de l'initiative pour l'accessibilit du Web (Web Accessibility Initiative) du consortium W3C. Ce document36 est propos en tlchargement sous forme de contribution sur le site OpenXML Developer.org.

Depuis le 2 avril 2008, ce format ECMA-376 Office Open XML a donn lieu la norme ISO IS 29500:2008.

Les versions prcdentes de Microsoft Office Word peuvent ouvrir, modifier et enregistrer des fichiers dans ce format avec le PACK DE COMPATIBILITE POUR MICROSOFT OFFICE 2000, OFFICE XP OU OFFICE 200337. Il sagit dune conversion de fichiers au cas par cas. Le pack de compatibilit peut galement tre utilis en association avec MICROSOFT OFFICE WORD VIEWER 2003 pour afficher les fichiers enregistrs dans ce format.

Pour plus d'informations sur le pack de compatibilit, vous pouvez consulter larticle 923505 COMMENT FAIRE POUR INSTALLER LE PACK DE COMPATIBILITE MICROSOFT OFFICE DE FAON A POUVOIR OUVRIR ET ENREGISTRER DES FICHIERS A PARTIR DE PROGRAMMES OFFICE 2007 DANS DES VERSIONS ANTERIEURES D'EXCEL, DE POWERPOINT ET DE WORD38 de la base de connaissances Microsoft.

Microsoft Office 2007

Format Open XML

Microsoft Office 2000, XP, 2003

Format binaire Office 97-2003

Mode de compatibilit et vrificateur de compatibilit

Pack de compatibilit

Figure . Compatibilit avec les anciens formats binaires

Par ailleurs, comme illustr ci-dessus, lorsquun document cr avec une version prcdente de Microsoft Office Word (*.doc) est ouvert dans Word 2007, le mode de compatibilit est activ et la mention Mode de compatibilit apparat dans la barre de titre de la fentre contenant le document. Le mode de compatibilit permet ldition et la sauvegarde des fichiers dans lancien format binaire dOffice 97-2003.

Pour de plus amples informations, la spcification du format binaire (*.doc)39 peut tre tlcharge sur le site de Microsoft.

33

Standard ECMA-376 : http://www.ecma-international.org/publications/standards/Ecma-376.htm

34 Directives WCAG : http://www.w3.org/TR/WAI-WEBCONTENT

35 Directives XAG : http://www.w3.org/TR/xag

36 Analyse sur laccessibilit des formats Ecma Office Open XML :

http://openxmldeveloper.org/archive/2007/07/02/Accessibility_of_Open_XML.aspx

37 PACK DE COMPATIBILITE POUR MICROSOFT OFFICE 2000, OFFICE XP OU OFFICE 2003 :

http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?displaylang=fr&FamilyID=941b3470-3ae9-4aee-8f43-c6bb74cd1466

38 Article 923505 COMMENT FAIRE POUR INSTALLER LE PACK DE COMPATIBILITE MICROSOFT OFFICE DE FAON A POUVOIR OUVRIR

ET ENREGISTRER DES FICHIERS A PARTIR DE PROGRAMMES OFFICE 2007 DANS DES VERSIONS ANTERIEURES D'EXCEL, DE POWERPOINT ET DE WORD : http://support.microsoft.com/kb/923505/fr

39 Spcifications Formats binaires de Microsoft Office 97-2003 :

http://www.microsoft.com/interop/docs/OfficeBinaryFormats.mspx


Si le Mode de compatibilit est activ, aucune nouvelle fonctionnalit ou fonctionnalit amliore dOffice Word 2007 permise notamment par les caractristiques dOffice Open XML n'est disponible pour travailler dans le document. La conversion du document au format Office Open XML par dfaut (*.docx) permet d'accder lensemble des fonctionnalits de Word 2007.

La migration en masse dun fond documentaire constitu de documents Word au format binaire (*.doc) peut tre ralise au travers de lensemble doutils propos par OFFICE MIGRATION PLANNING MANAGER (OMPM en abrg)40 et notamment lutilitaire OFFICE FILE CONVERTER (OFC en abrg) qui permet spcifiquement la conversion par lot au format Office Open XML par dfaut (*.docx) de Word 2007.

Si, au contraire, un document au format Office Open XML par dfaut (*.docx) est sauvegard dans lancien format binaire, le vrificateur de compatibilit de Word 2007 liste les donnes qui seront perdues lors de lenregistrement.

2.3 Support amlior des aides techniques

Microsoft Office Word 2007 incorpore un support amlior pour les lecteurs et agrandisseurs d'cran, la reconnaissance vocale, l'affichage de substitution et dautres aides techniques permettant aux personnes atteintes de handicaps et de troubles d'utiliser leur ordinateur.

Ce support est rendu possible au travers des APIs MSAA ou UI Automation de la plateforme Windows (Cf. section Options et APIs daccessibilit au sein de la plateforme Windows ).

Typiquement, le logiciel de lecture dcran JAWS pour Windows sappuie sur le jeu dAPIs MSAA.

Pour de plus amples informations, nous vous invitons vous reporter larticle FONCTIONNALITES DACCESSIBILITE DANS WORD41 de laide de Word 2007 ou sur Microsoft Office Online.

40

Office Migration Planning Manager : http://go.microsoft.com/fwlink?linkid=75727

41 Article FONCTIONNALITES DACCESSIBILITE DANS WORD : http://office.microsoft.com/fr-fr/word/HP101320101036.aspx


3 Bien structurer un document

3.1 Conseils

Il est primordial que l'organisation hirarchique du document soit bien dfinie. Cela permet au lecteur avec ou sans lassistance dune aide technique, de se faire immdiatement une ide claire de la faon dont le document est construit, de sa logique.

Pour un lecteur voyant, la structure du document est mise en vidence par la mise en page et la typographie. Pour des lecteurs utilisant le braille ou la synthse vocale, la structure n'est perceptible que si le texte lectronique contient des balises indiquant o sont les titres, sous-titres, ou autres lments de la structure.

3.1.1 Utiliser les fonctions permettant de hirarchiser le texte

Il est important d'utiliser correctement les fonctionnalits offertes par Word, pour structurer un document.

L'avantage de cette pratique est triple :

1. La navigation dans le document est alors possible pour une personne utilisant le braille ou la synthse vocale ;

2. La gestion du style graphique du document sera beaucoup plus facile, ainsi que sa modification/volution ultrieure comme abord dans le chapitre Utiliser une prsentation approprie ;

3. Cette structure pourra tre conserve lorsque le document Word sera converti dans d'autres formats que celui de Word comme abord dans le chapitre Publier le document Word dans dautres formats ;

3.1.2 Paragraphes

Un paragraphe est, par dfinition, une portion de texte comprise entre deux retours la ligne. Il est inutile d'arer les paragraphes successifs l'aide d'un double, voire triple, retour la ligne. La bonne mthode consiste paramtrer l'espacement avant et aprs le texte au travers de la dfinition dun style appropri.

3.1.3 Titres et sous-titres

Word propose diffrentes procdures trs simples pour structurer et hirarchiser un texte.

Il est prfrable dintgrer cette dimension au moment o l'on commence crer le document, et non pas aprs coup.

3.1.4 Listes

Si le document contient des numrations, il convient dutiliser sous l'onglet Accueil du ruban Word, dans le groupe Paragraphe, la fonctionnalit de liste puces ou de liste numrote directement accessible depuis les icnes Puces ou Numrotation.

Figure . Commandes du groupe Paragraphe de l'onglet Accueil

Des puces ou des numros aux lignes de texte existantes peuvent ainsi tre trs rapidement ajouts des lignes de texte existantes.


3.2 Procdures

3.2.1 Utiliser correctement les paragraphes

Dune faon gnrale, il existe deux types de styles : style de paragraphe vs. style de caractres.

Un paragraphe peut se dcrire comme tout ce qui est compris entre deux retours chariot (touche ENTRE). Les styles de paragraphe sont utiliss pour dfinir et formater des blocs de texte regroups entre des retours chariot. Les styles de caractres mettent en forme, le cas chant, des mots ou des groupes de mots.

Pour mettre en vidence les paragraphes dans la page, slectionner le Lanceur de bote de dialogue du bloc Paragraphe de longlet Accueil. La bote de dialogue Paragraphes permet de dterminer la mise en forme des paragraphes.

Avec le clavier, procder de la faon suivante :

1. Appuyer sur ALT ou F10 pour faire apparatre les touches daccs.

2. Appuyer sur L pour slectionner longlet Accueil puis sur les touches P et G pour ouvrir la bote de dialogue Paragraphes.

3. Prciser les caractristiques du paragraphe.

4. Valider en appuyant sur ENTRE.

Lorsquun texte est mis en forme, indpendamment des styles, l'aide des options de mise en forme de longlet Accueil ou via la mini-barre doutils contextuelle Accs rapide (lorsquun texte est slectionn), une mise en forme des caractres est applique.

Figure . Mini-barre Accs rapide

La mise en forme des caractres signifie qu'au dpart, tout texte de la page se voit attribuer le style de paragraphe Normal pour le jeu de style courant.

Au fur et mesure que le texte slectionn est mis en forme au sein du document, un ensemble particulier dinstructions de mise en forme est ajout la dfinition Normal. Lors, par exemple, de la conversion dans dautres formats (Cf. chapitre Publier le document Word dans dautres formats ), le texte ainsi format est converti comme un long paragraphe avec une multitude de codes de style pour grer chaque modification de mise en forme spcifique. Ces instructions de mise en forme sont souvent mal interprtes ou interprtes diffremment dans l'ensemble du document.

Lutilisation des styles garantit au contraire que la structure est correctement conserve. Un style de paragraphe permet de contrler lalignement, la justification, linterligne, lespacement entre paragraphes, etc.

Microsoft Office Word 2007 propose diffrents jeux de styles rapides. Il s'agit de jeux de styles conus pour tre utiliss ensemble et permettant de crer des documents de niveau professionnel attrayants.

Ces styles peuvent directement tre activs l'aide des icnes correspondantes du groupe Style de l'onglet Accueil du ruban Word.

Figure . Styles rapides du groupe Style de l'onglet Accueil

Ces styles s'appliquent tout un paragraphe.

Pour cela, placer le curseur dans le paragraphe souhait.


Avec un dispositif de pointage, slectionner le niveau hirarchique dans la liste affiche. Les styles rapides les plus frquemment utiliss apparaissent directement sur le ruban. Si le style souhait

nest pas affich, cliquer sur le bouton Autres pour dvelopper la galerie Styles rapides.


1. Appuyer sur CTRL + MAJ + S pour ouvrir le volet Office Appliquer les styles.

2. Sous Nom de style, taper le nom du style voulu. La liste affiche uniquement les styles utiliss dans le document, mais il est possible de taper le nom de tout autre style dfini pour ce document.

La combinaison CTRL + MAJ + N permet dappliquer le style Normal au paragraphe.

3.2.2 Hirarchiser le texte laide des titres

La dfinition de la structure logique dun document suppose la hirarchisation du texte laide de titres et de sous-titres. Une telle dfinition suppose dappliquer, pour les titres et sous-titres, un style de niveau hirarchique.

Pour cela, la cration d'un document, avec le modle par dfaut Word propose, pour un jeu de style rapide donn, des styles de niveau hirarchique, Titre, Titre 1, Titre 2, etc. prts l'emploi pour les titres qu'il est possible d'utiliser pour dfinir la structure d'un texte.

Lapplication dun style pour formater les titres et les sous-titres est en tout point similaire la procdure dcrite pour les paragraphes la section prcdente.

Lapplication dun style pour les titres appelle les deux remarques suivantes :

1. Il ne faut jamais utiliser les styles de titres des fins de mise en forme uniquement ;

2. La structure logique du document doit primer et tre hirarchique : un titre de niveau 2 doit tre prcd d'un titre de niveau 1, un titre de niveau 3 d'un titre de niveau 2, et ainsi de suite. Il est impratif de ne pas passer dun titre de niveau 2 un titre niveau 4 sous prtexte que le style du titre de niveau 4 vous parait plus appropri cet endroit.

En rsum, lapplication dun style pour les titres doit respecter la hirarchie sans sauter de niveau de titre.

La combinaison CTRL + MAJ + (1, 2, 3) permet de raliser la mme opration avec le clavier. Pour rester dans le domaine des raccourcis, la combinaison ALT + MAJ + FLCHE GAUCHE permet de hausser le niveau de titre (c'est--dire de passer dun titre 2 un titre 1) alors que la combinaison ALT + MAJ + FLCHE DROITE permet inversement dabaisser le niveau du titre (c'est--dire de passer dun titre 1 un titre 2).

Au-del de permettre la dfinition dune structure logique pour le document vis--vis de son contenu qui est lobjet central de notre propose, l'utilisation des styles d'un bout l'autre dun document offre galement un bnfice apprciable : permettre des transformations extrmement simplifies. En effet, les styles rapides sont fonctions du thme de document qui est appliqu au document courant. Ce point est dvelopp au chapitre Utiliser une prsentation approprie .

3.2.3 Crer des listes puces ou numros

Il ne faut surtout pas crer de pseudo-listes en insrant des tirets sous forme de signes - ou autres caractres spciaux peu standards dans la mesure o de telles listes ne pourront pas tre lues correctement, ni converties dans d'autres formats (Cf. chapitre Publier le document Word dans dautres formats ).

Microsoft Office Word 2007 permet de crer des listes puces ou des listes numrotes de faon automatique, grce aux icnes Puces ou Numrotation dans le groupe Paragraphe sous l'onglet Accueil du ruban Word. On peut aussi utiliser la fonctionnalit de cration automatique en cours de frappe.

En effet, si vous commencez un paragraphe par un astrisque ou le chiffre 1. , Word comprend que vous essayez de commencer une liste puces ou une liste numrote. Si vous ne souhaitez pas que le texte soit transform en liste, vous pouvez cliquer sur le bouton Options de correction


automatique qui s'affiche alors et choisir loption approprie. Pour constituer une liste, procder de la faon suivante :

1. Taper * (astrisque) pour commencer une liste puces ou 1. pour commencer une liste numrote, puis appuyer sur ESPACE ou TAB.

2. Taper le texte voulu.

3. Appuyer sur la touche ENTRE pour ajouter l'lment suivant la liste. Word insre automatiquement le numro ou la puce qui suit.

4. Pour terminer la liste, appuyer deux fois sur ENTRE, ou appuyer sur RETOUR ARRIRE pour supprimer la dernire puce ou le dernier numro de la liste.

Une sous-liste peut tre cre lintrieur dune liste via la touche TAB. La squence MAJ + TAB permet de revenir au niveau suprieur.

Il est possible dappliquer (ou de crer si ncessaire) des styles de liste.

Il convient de noter que, dans sa version 8.0.2173, le logiciel de lecture dcran JAWS pour Windows peut dsormais lire une liste puces. Si la liste contient des puces avec plusieurs styles de puces diffrentes, JAWS pour Windows annonce leur forme : puce rond plein, puce rond vide, puce toile, et ainsi de suite. L'indication des types de puce est active par dfaut.

Pour dsactiver l'indication des types de puce par JAWS pour Windows, procder de la faon suivante :

Appuyer sur TOUCHE JAWS + V pour ouvrir la bote de dialogue de verbosit.

Appuyer sur les FLCHES de direction pour slectionner l'option Indiquer le type de puce.

Appuyer sur la BARRE D'ESPACE pour la dsactiver.

Fermer la fentre de verbosit.

3.2.4 Insrer des notes de bas de page et des notes de fin

Microsoft Office Word 2007 permet d'insrer des notes de bas de page et les notes de fin dans le texte ; ces dernires s'utilisent dans les documents pour expliquer, annoter ou fournir des rfrences sur le texte d'un document.

Il est, par exemple, possible de recourir des notes de bas de page pour des commentaires dtaills et des notes de fin pour citer des sources. En effet, par dfaut, Word place les notes de bas de page la fin de chaque page et les notes de fin la fin du document.

Une note de bas de page ou une note de fin est constitue de deux parties lies, savoir la marque d'appel42 et le texte de la note correspondante.

Cette technique est trs facile mettre en uvre et permet de naviguer entre texte et note, facilement, l'aide des aides techniques usuelles. Ces notes sont conserves si on convertit le document dans dautres formats (Cf. chapitre Publier le document Word dans dautres formats ).

On utilise pour cela le groupe Notes de bas de page de longlet Rfrences. Procder de la faon suivante :

Cliquer l'endroit o l'appel de note doit tre insr.

a. Sous l'onglet Rfrences, dans le groupe Notes de bas de page, cliquer sur Insrer une note de bas de page ou Insrer une note de fin.

42

Nombre, caractre ou combinaison de caractres qui indique que des informations complmentaires sont contenues dans une note de bas de page ou une note de fin.


Figure . Commandes du groupe Notes de bas de page de l'onglet Rfrences

-ou-

a. Pour modifier le format des notes de bas de page ou des notes de fin, cliquer sur le Lanceur de bote de dialogue du bloc Notes de bas de page.

b. Dans la zone Format, cliquer sur le format souhait.

c. Pour utiliser une marque personnalise au lieu d'un format numrique traditionnel, cliquer sur Symbole, en regard de Personnalise puis choisir une marque dans les symboles disponibles.

d. Cliquer sur Insrer.


Appuyer sur CTRL + ALT + B pour insrer une note de bas de page.

-ou-

Appuyer sur CTRL + ALT + F pour insrer une note de fin.

Lorsque l'option de verbosit Commentaires, notes de bas de page et notes de fin est active, le logiciel de lecture dcran JAWS pour Windows dans sa version 8.0.2173 permet dsormais de dtecter la prsence de ces lments mme si la commande Dire tout est excute.

Pour que JAWS pour Windows annonce le contenu d'une note de bas de page ou d'une note de fin, procder de la faon suivante :

1. Placer le curseur sur une note de bas de page ou sur une rfrence de note de fin.

2. Appuyer sur ALT + MAJ + E. JAWS pour Windows lit alors la rfrence de note de bas de page ou la note de fin.

3.3 valuation

Comme le montre les sections prcdentes, la bonne structuration dun document suppose dviter les points suivants :

Fausse structuration logique du document par des fonctions de mise en forme du texte ;

Gestion de la mise en page par des espaces ou des retours la ligne ;

Cration de listes avec des tirets ou symboles spciaux.

Le passage en mode Plan permet de naviguer facilement au sein du document et den vrifier rapidement sa structure hirarchique (logique) et sa cohrence.

Le mode Plan est accessible via licne Plan depuis le groupe Affichages document dans longlet Affichage.



2. Appuyer sur N pour slectionner longlet Affichage puis sur P et L pour le passage en mode Plan.

On pourra visualiser le dcoupage en paragraphe en activant les marques de mise en forme lcran comme les marques de paragraphe.

Pour afficher les marques de paragraphe, procder de la faon suivante :


1. Cliquer sur le bouton Microsoft Office , cliquer sur le bouton Options Word

. La bote de dialogue Options Word.

2. Slectionner Affichage dans la liste des types doptions.

3. Dans le panneau Modifier laffichage du contenu du document lcran et lors de limpression, cocher la case Marques de paragraphes dans la rubrique Toujours afficher ces marques de mise en forme lcran.

Figure . Dfinition des options d'affichage de Microsoft Office Word 2007

4. Cliquer sur le bouton OK.



2. Appuyer sur F pour cliquer le bouton Microsoft Office puis sur la touche I pour cliquer le bouton Options Word. La bote de dialogue Options Word souvre.

3. Se dplacer avec la touche FLCHE BAS sur loption Affichage.

4. Appuyer sur la squence de touches ALT + M pour cocher la case Marques de paragraphes.

5. Appuyer sur ENTRE pour valider.

On vrifiera ensuite la nature des listes en plaant par exemple le curseur sur un lment, licne (commande) correspondante dans le groupe Paragraphe de longlet Accueil devant alors tre active.


Enfin, on vrifiera avec la souris, le bon fonctionnement des appels de notes et du retour au texte d'origine.

3.4 Exemples

Cette section suppose davoir tlcharg au pralable les exemples de ce guide (Cf. section Organisation du guide ).

Les exemples proposs pour cette thmatique sont situs dans le dossier 3. Bien structurer un document la racine du rpertoire dextraction cible du fichier archive ExemplesGuideAccessibiliteWord2007.zip.

Ces exemples prennent comme fil conducteur un document non accessible disponible sur Internet, en loccurrence le rapport LES TELEPHONES MOBILES, LEURS STATIONS DE BASE ET LA SANTE - ETAT DES CONNAISSANCES ET RECOMMANDATIONS

43. Le rapport complet teleph_01_01.doc, au format binaire 97-2003 des versions prcdentes de Microsoft Office Word tel quil peut tre tlcharg, a t converti au nouveau format .docx (Cf. section Nouveau format de fichier ouvert ). Ce document sert galement illustrer les thmatiques abordes dans la suite de ce guide.

En guise de prambule, nous vous proposons douvrir le document rsultant teleph_01_01.docx et de passer en mode plan comme explicit auparavant, et de nafficher alors que le niveau 1 puis le niveau 2. Il est alors facile de constater que lusage des styles ne reflte pas du tout la structure du document.

De faon vous en convaincre dfinitivement, nous vous proposons prsent dinsrer une table des matires dans ce document. Vous pouvez alors aisment identifier toutes les incohrences.

Si vous disposez dune version complte ou dune version dvaluation du logiciel de lecture dcran JAWS pour Windows (Cf. section Freedom Scientific JAWS pour Windows version 8.0.2173 ), vous pouvez complter cette exploration en lisant lintroduction avec JAWS pour Windows. Vous pouvez alors vous rendre compte comment les sauts de paragraphe utiliss pour le formatage visuel peuvent savrer alors gnants.

De faon poursuivre cette exploration, nous vous proposons prsent douvrir le document Extrait teleph_01_01 - Titres et paragraphes.docx, qui, comme son nom lindique contient une srie dextraits du prcdent document choisis pour la circonstance. Ce document contient deux extraits, chacun tant identifi par le terme Illustration x :

1. Lillustration 1 montre que ce document na pas de structure logique cohrente et que la table des matires est construire la main. Par ailleurs, les espacements entre les paragraphes sont crs artificiellement par des sauts de paragraphes. Vous pouvez le vrifier en affichant les marques de paragraphe via les options de Word.

2. Lillustration 2 montre quant elle, lutilisation de listes puce avec des sous-titres sur deux niveaux. On peut remarquer une mauvaise utilisation des styles Titre, une numrotation peu claire, etc.

Sur la base des procdures proposes dans cette thmatique, vous pouvez vous essayer corriger ce document ainsi que les ventuels effets de bords que cela peut induire.

Vous disposez dune version corrige avec le fichier intitul Extrait_teleph_01_01 Titres et paragraphes aprs.docx.

A prsent, nous vous proposons douvrir une autre srie dextraits avec le document Extrait teleph_01_01 - Listes.docx. Comme prcdemment, ce document contient nouveau deux extraits, chacun tant identifi par le terme Illustration x :

1. Lillustration 1 prsente une pseudo liste numrote. Si vous disposez dun logiciel de lecture dcran, vous pouvez vous rendre compte du rendu. Sur la base des procdures prcdentes, vous pouvez vous essayer corriger cette partie.

43

LES TELEPHONES MOBILES, LEURS STATIONS DE BASE ET LA SANTE - ETAT DES CONNAISSANCES ET RECOMMANDATIONS : http://www.sante.gouv.fr/htm/dossiers/telephon_mobil/rapport_zmirou.htm


2. Lillustration 2 propose une premire liste puces correctement dclare. Par contre, les suivantes sont dclares comme listes numrotes alors quelles sappuient (visuellement) sur des puces ou nont au contraire aucune puce ou numro. L encore, nhsitez pas corriger cette partie.


4 Donner une alternative aux lments non textuels

4.1 Conseils

Les lments non textuels peuvent tre des photos, des diagrammes, des cartes, des graphiques (SmartArt), des dessins, des formules mathmatiques, etc.

Ces lments ne sont restitus ni vocalement par un synthtiseur de parole, ni en braille, s'ils ne sont pas dcrits. Ces lments doivent donc comporter une description approprie. On parlera d'alternative textuelle ou texte de remplacement.

La lgende qui accompagne en gnral l'lment non textuel ne contient pas toujours la mme information que lalternative prcdente, et dune faon gnrale, le texte de remplacement associ llment non textuel ne doit pas rpter la lgende.

Dune faon gnrale, il conviendra donc de dcrire au plus juste un lment non textuel en se posant la question de sa signification dans le contexte. Il convient dvaluer prcisment les informations quun lment non textuel vhicule. Cela peut s'avrer dlicat si l'lment est complexe, comme un diagramme, une carte de gographie, ou un camembert statistique.

Ces informations sont-elles dj prsentes dans le texte ? Est-ce que llment non textuel amne simplement de la couleur et des images qui ne sont pas essentielles au message transmis par le texte ?

Au-del des ces considrations en termes de pertinence de linformation, l'avantage de cette pratique est triple :

1. Le contenu des lments non textuels devient accessible pour celles ou ceux qui nont pas accs lcran ;

2. Les alternatives textuelles ainsi que les lgendes sont conserves lors de la conversion dans dautres formats. Ainsi, une alternative textuelle se retrouvera dans lattribut ALT de lillustration lorsque le document sera publi en HTML (Cf. section Publier au format HTML ) ;

3. Cette pratique permet la cl une meilleure gestion :

a. Des illustrations en offrant non seulement une possibilit de navigation vers une illustration donne via linsertion dun renvoi mais galement la capacit de constituer une table des illustrations,

b. Des formules mathmatiques avec une possibilit de navigation vers une quation donne via linsertion dun renvoi.

Nous dveloppons ces lments au chapitre Crer des aides la navigation .

4.2 Procdures

4.2.1 Insrer un graphique SmartArt et utiliser un style rapide SmartArt

Les outils graphiques SmartArt constituent une nouveaut de Word 2007 avec le nouveau format de fichier (*.docx) (Cf. section Nouveau format de fichier ).

Ces outils graphiques SmartArt permettent une reprsentation graphique dinformations de faon vhiculer un message ou une ide et proposent de multiples types de graphique : listes, processus, cycles, hirarchies, relations, matrices, et pyramides.


Pour de plus amples informations sur les graphiques ainsi proposs, nous vous invitons vous reporter larticle DESCRIPTION DES GRAPHIQUES SMARTART44 de laide de Word 2007 ou sur Microsoft Office Online.

Au-del des types de graphiques, il est possible dappliquer des styles SmartArt disponibles en fonction du thme du document sous-jacent (Cf. chapitre Utiliser une prsentation approprie ). Un thme est une combinaison de couleurs de thme, de polices de thme et d'effets de thme. Un thme peut tre appliqu un fichier en une seule slection.

Pour insrer un graphique SmartArt :

1. Slectionner longlet Insertion et cliquer sur licne SmartArt dans le bloc Illustrations. La bote de dialogue Choisir un graphique SmartArt souvre.

Figure . Types de graphique SmartArt disponibles

2. Slectionner la disposition souhaite dans le volet Office Disposition et cliquer sur OK pour insrer la disposition slectionne.

3. Prciser le texte en procdant de la faon suivante :

a. Cliquer dans une forme du graphique SmartArt, puis taper le texte.

b. Dans le volet Texte, cliquer sur [Texte], puis taper ou coller votre texte.

c. Copier du texte partir d'un autre programme, cliquer sur [Texte], puis coller le texte dans le volet Texte.

Un style SmartArt associe plusieurs effets, tels qu'un style de trait, un relief ou un style 3D. Un tel style peut tre appliqu aux formes contenues dans le graphique SmartArt insr en lui donnant un aspect professionnel et unique. Pour cela :

1. Cliquer sur le graphique SmartArt considr.

2. Sous l'onglet Cration, cliquer sur le style rapide dsir dans le groupe Styles SmartArt.

3. Pour afficher d'autres styles SmartArt, cliquer sur le bouton Autres .

Compte tenu de la richesse fonctionnelle offerte par les graphiques Smart Art et les styles SmartArt associs, nous vous invitons consulter larticle CREER UN GRAPHIQUE SMARTART45 de laide de Word 2007 ou sur Microsoft Office Online.

44

Article DESCRIPTION DES GRAPHIQUES SMARTART : http://office.microsoft.com/fr-fr/help/HA100570651036.aspx

45 Article CREER UN GRAPHIQUE SMARTART : http://office.microsoft.com/fr-fr/help/HA012058671036.aspx


Les graphiques SmartArt permettent de crer des graphiques et des diagrammes complexes sans l'aide d'un dispositif de pointage. Les diffrents raccourcis clavier sont prciss dans larticle RACCOURCIS CLAVIER POUR LES GRAPHIQUES SMARTART46 de laide de Word 2007 ou sur Microsoft Office Online.

Par exemple, pour insrer une disposition donne avec le clavier, procder de la faon suivante:


2. Appuyer sur S pour slectionner longlet Insertion, puis M pour ouvrir la bote de dialogue Choisir un graphique SmartArt.

3. Appuyer sur la FLCHE HAUT ou FLCHE BAS pour slectionner le type de graphique souhait.

4. Appuyer sur TAB pour accder au volet Office Disposition.

5. Appuyer sur les touches de direction pour slectionner la disposition souhaite.

6. Appuyer sur ENTRE pour insrer la disposition slectionne.

Le volet Texte est une reprsentation hirarchique des informations disponibles dans le graphique SmartArt. Ce volet peut tre utilis directement pour crer et manipuler des formes dans le graphique SmartArt. La plupart des logiciels de synthse vocale indiquent le niveau et la hirarchie des informations dans les formes.

Larticle CONSEILS D'ACCESSIBILITE LIES A L'UTILISATION D'UN GRAPHIQUE SMARTART47 de laide de Word 2007 ou sur Microsoft Office Online donne, comme son titre lindique, des conseils pour utiliser les graphiques SmartArt avec le clavier et des aides techniques. Nous vous invitons vivement vous y reporter.

4.2.2 Prciser une alternative textuelle

Pour dcrire en alternative au plus juste la fonction de lillustration (photos, diagrammes, cartes, graphiques (SmartArt), dessins, etc.) dans le contexte o elle se trouve, procder de la faon suivante :

1. Slectionner l'illustration qui doit tre commente,

2. Effectuer un clic droit sur cette illustration,

3. Choisir la fonction Taille ou Format de la forme automatique selon le type de lillustration, la bote de dialogue correspondante souvre.

4. Slectionner l'onglet Texte de remplacement,

46

Article RACCOURCIS CLAVIER POUR LES GRAPHIQUES SMARTART : http://office.microsoft.com/fr-fr/help/HA100571021036.aspx

47 Article CONSEILS D'ACCESSIBILITE LIES A L'UTILISATION D'UN GRAPHIQUE SMARTART : http://office.microsoft.com/fr-

fr/help/HA012058671036.aspx


Figure . Dfinition du texte de remplacement pour une image ou un graphique

5. Dans le champ de saisie Texte de remplacement, taper le contenu du texte de remplacement,

6. Cliquer sur le bouton Fermer.

4.2.3 Complter lalternative textuelle par une lgende

Pour insrer une lgende qui accompagne en gnral l'lment textuel au plus juste la fonction de lillustration dans le contexte o elle se trouve, procder de la faon suivante :

1. Slectionner l'illustration laquelle une lgende doit tre associe.

2. Sous l'onglet Rfrences, dans le groupe Lgendes, cliquer sur Insrer une lgende.

3. Dans la bote de dialogue Lgende, prciser le texte de la lgende sous Lgende. Vrifier galement que :

a. Ltiquette est de type Figure comme illustr.

b. La position est Sous la slection comme illustr. Ceci est ncessaire pour que la lgende de lillustration soit correctement retranscrite lorsque le document est publi au format DAISY XML (Cf. section Le document Coupon d'invitation Sminaire Word 2007.docx ralis pour le sminaire gratuit propos par lAssociation BrailleNet et Microsoft France en complment de ce guide est utilis comme exemple. Ce document situ dans le dossier 10. Publier le document Word dans d'autres formats la racine du rpertoire dextraction cible du fichier archive ExemplesGuideAccessibiliteWord2007.zip.

De faon mettre en pratique la procdure prcdente, nous vous proposons de publier ce document au format Document XPS.

A lissue de la publication, vous devez obtenir un rsultat similaire au fichier Coupon d'invitation Sminaire Word 2007.xps situ dans le sous-rpertoire intitul XPS.

Pour visualiser le rsultat, vous devez disposer du MICROSOFT XPS VIEWER ou du complment MICROSOFT XPS ESSENTIALS PACK qui sont tous deux tlchargeables gratuitement depuis le site Microsoft. Une fois lun de ces lments tlchargs, vous pouvez visualiser le fichier .xps.

c. Publier au format DAISY XML ).


Figure . Dfinition d'une lgende pour une image ou un graphique

4. Cliquer sur OK pour insrer la lgende.

Pour insrer une lgende avec le clavier, procder de la faon suivante:

1. Cliquer sur limage ou le graphique (Smart Art).


3. Appuyer sur pour slectionner longlet Rfrences, puis R pour ouvrir la bote de dialogue Lgende.

4. Prciser le texte de la lgende.


4.2.4 Considrer le cas particulier dune formule mathmatique

Pour crire une formule mathmatique, procder comme suit :

1. Cliquer lendroit o la formule mathmatique doit tre crite.

2. Sous l'onglet Insertion, dans le groupe Symboles, cliquer sur la flche en regard de quation, puis sur Insrer une nouvelle quation.

Figure . Commandes du groupe Symboles de l'onglet Insertion

3. Taper une quation dans lobjet nouvellement cr.

4. Insrer une lgende en respectant les mmes tapes que celles dcrites la section prcdente la seule diffrence prs que ltiquette est de type Equation.

Il convient de noter ici, que dans la version courante de Word 2007, il nest pas possible de prciser une alternative textuelle sur une quation. Une approche peut consister remplacer la formule par son image et procder comme pour les illustrations.

Pour crire une quation avec le clavier, procder de la faon suivante:


2. Appuyer sur S pour slectionner longlet Insertion, puis pour slectionner quations et enfin I pour Insrer une nouvelle quation.

3. Taper une quation dans lobjet nouvellement cr.

Pour insrer une formule mathmatique, procder comme suit :

1. Cliquer lendroit o la formule mathmatique doit tre insre.


2. Dans le groupe Symboles de l'onglet Insertion, cliquer sur la flche situe en regard de quation, puis sur l'quation souhaite dans la galerie des quations.

4.3 valuation

Pour une illustration, lvaluation est possible au travers de trois mthodes :

1. Vrification via longlet Texte de remplacement. Depuis Microsoft Office Word 2007, procder de la faon suivante :

a. Reprer dans le document tous les lments non textuels,

b. Effectuer un clic droit sur l'lment pour activer la fonction Taille ou Format de la forme automatique selon le type de lillustration,

c. Slectionner l'onglet Texte de remplacement,

d. Vrifier si le texte de remplacement est prsent et restitue bien l'information fournie par cet lment. Si ce n'est pas le cas, vrifier si la lgende de l'lment non textuel peut suffire.

2. Conversion au format HTML et vrification de la prsence de lattribut ALT (Cf. section Publier au format HTML ) ;

3. Vrification avec un logiciel de lecture dcran du texte prononc ou affich en braille, pour chaque lment non textuel.

4.4 Exemples

Cette section suppose davoir tlcharg au pralable les exemples de ce guide (Cf. section Organisation du guide ).

Le premier fichier exemple Extrait teleph_01_01 - Images et graphiques.docx propos pour cette thmatique est situ dans le dossier 4. Donner une alternative aux lments non textuels la racine du rpertoire dextraction cible du fichier archive ExemplesGuideAccessibiliteWord2007.zip.

Ce document, comme son nom lindique, contient une srie dextraits choisis pour la circonstance du rapport qui nous sert de fil conducteur. Ce document contient deux extraits, chacun tant identifi par le terme Illustration x :

1. Lillustration 1 contient une premire image intgre dans un tableau deux lignes o la seconde ligne est une pseudo lgende qui ne pourra pas tre utilise pour construire une table des illustrations par exemple. Le tableau nest prsent ici qu des fins de prsentation.

Si vous disposez dune version complte ou dune version dvaluation du logiciel de lecture dcran JAWS pour Windows (Cf. section Freedom Scientific JAWS pour Windows version 8.0.2173 ), vous pouvez vous rendre compte de limpact sur la restitution vocale o seule une information de barre oblique est donne. Vous pouvez rechercher limage avec les raccourcis du logiciel de lecture dcran: INSERT + Z pour activer la navigation par raccourci, puis G pour rechercher le graphique. En labsence dalternative, seules les dimensions de limage sont restitues.

2. Lillustration 2, qui correspond la seconde page de ce document, montre, quant elle, lutilisation dun objet graphique intgr dans la page. Aucune alternative textuelle nest disponible. Dans ce contexte, un logiciel de lecture dcran signale simplement champ embed . Cet objet dispose par contre dune lgende.

A prsent, considrons le second fichier BrailleNet-article-structure.docx situ dans le mme rpertoire. Dans ce fichier, la photo d'un utilisateur et de son afficheur braille peut tre vue la page 3 dans le chapitre VII la bibliothque Hlne . En effectuant les oprations dcrites ci-dessus, on voit bien le texte de remplacement de l'image : photo d'un utilisateur sur poste IRIS . Au-dessous de l'image se trouve la lgende. Ces deux informations sont parfaitement lues par un logiciel de lecture d'cran et proposent ainsi une alternative complte lillustration.


5 Utiliser les tableaux bon escient

5.1 Conseils

Dune faon gnrale, il convient de ne JAMAIS utiliser les tableaux pour effectuer une mise en forme du texte, ou pour le rpartir en plusieurs colonnes.

De faon mettre en colonne le texte, il convient au contraire dutiliser la fonction Colonnes sous l'onglet Mise en page, dans le groupe Mise en page (Cf. section Rpartir le texte sur plusieurs colonnes ).

Par dfinition, un tableau de donnes est une structure plusieurs dimensions, difficile apprhender pour un lecteur travaillant sur un terminal braille ou avec une synthse vocale.

Il convient donc de sinterroger sur la pertinence dun tableau dans le contexte quant linformation vhiculer. Sagit-il de donnes formates ? A deux dimensions ? Le volume de donnes est-il compatible avec ce type de structure pour retranscrire correctement linformation ?

Si en dfinitive, un tableau de donnes savre la meilleure approche pour restituer linformation, il est ncessaire de respecter quelques rgles simples, pour que le tableau soit accessible ou tout simplement comprhensible :

Utiliser la fonction Insrer un tableau du bloc Tableau de longlet Insertion et NON PAS la fonction Dessiner un tableau de ce mme bloc ;

Crer un tableau uniforme de faon offrir une capacit identifier chaque cellule et sa signification dans le contexte ;

Donner un titre aux lignes et aux colonnes ;

viter d'imbriquer des tableaux les uns dans les autres et, un degr moindre, de fusionner des cellules ;

viter de couper les lignes ;

Ne pas inclure de cellules vides. Si une donne manque, la remplacer par une mention explicite ;

Ne pas utiliser des lignes blanches, ou des espaces pour arer le tableau, mais crer l'espace requis, grce aux fonctions de formatage ;

Ne pas inclure dillustrations au sein dun tableau ;

Si cela est possible, organiser les donnes en plusieurs tableaux simples, plutt qu'un seul tableau complexe48 (mme le lecteur voyant vous en sera reconnaissant !) ;

Fournir une description gnrale ou d'ensemble du tableau sous forme dune lgende.

Lobservation de ces quelques rgles simples procure les avantages suivants :

1. Des structures de donnes plus claires pour tous les utilisateurs ;

2. Une meilleure identification du contenu d'un tableau et de facto, une meilleure exploitation par une aide technique ;

3. Et enfin, vis--vis de la prsence dune lgende, une meilleure gestion des tableaux aussi bien en termes de navigation vers un tableau donn donne via linsertion dun renvoi que de constitution dune table des illustrations (tableaux). Nous dveloppons ces lments au chapitre Crer des aides la navigation .

48

Il est possible d'insrer un tableau dans un autre tableau pour crer un tableau plus complexe.


5.2 Procdures

5.2.1 Crer un tableau uniforme

Microsoft Office Word 2007 propose un certain nombre de tableaux pr-formats (fonction Tableaux rapides). Il est galement possible de slectionner le nombre de lignes et de colonnes souhait. Il est possible d'insrer un tableau dans un document ou dans un autre tableau pour crer un tableau plus complexe

Comme mentionn ci-avant, il convient dutiliser utiliser la fonction Insrer un tableau du bloc Tableau de longlet Insertion et NON PAS la fonction Dessiner un tableau de ce mme bloc.

Pour insrer un tableau, procder de la faon suivante :

1. Cliquer l'emplacement o insrer un tableau.

2. Sous l'onglet Insertion, dans le groupe Tableaux, cliquer sur Tableau.

3. Slectionner avec la souris le nombre de lignes et de colonnes souhait ou cliquer sur Insrer un tableau

Dans le premier cas, le tableau correspondant saffiche au fur et mesure de la slection. Une fois le bouton gauche de la souris relch, le tableau est insr.

Dans le second cas, la bote de dialogue Insrer un tableau souvre.

a. Prciser le nombre de colonnes souhait dans le champ ponyme ainsi que le nombre de lignes souhait dans le champ ponyme.

b. Cliquer sur OK pour valider.

Figure . Insertion d'un tableau


1. Placer le curseur l'emplacement o insrer un tableau.


3. Appuyer sur S puis sur B.

4. Utiliser les FLCHES de direction pour slectionner le nombre de lignes et de colonnes souhait ou appuyer sur I pour Insrer un tableau

Dans le premier cas, le tableau correspond saffiche au fur et mesure de la slection. Appuyer sur ENTRE pour insrer le tableau.

Dans le second cas, la bote de dialogue Insrer un tableau souvre.


a. Prciser le nombre de colonnes souhait puis appuyer sur TAB et prciser le nombre de lignes souhait.

b. Appuyer sur ENTRE pour valider.

5.2.2 Donner un titre aux lignes et aux colonnes d'un tableau

Bien qu'il ne soit pas possible sous Word de crer spcifiquement des en-ttes de lignes ou de colonnes comme on le ferait en HTML, il est possible de prciser la ou les lignes den-tte par le biais de loption Rpter les lignes d'en-tte.

Ceci amne les bnfices suivants :

Pour un tableau trs long, le titre ainsi dfini se rpte sur chaque page. Word rpte automatiquement les titres dun tableau sur chaque nouvelle page conscutive un saut de page automatique. Il ne rpte par contre pas les titres si un saut de page manuel est insr dans le tableau. Il convient donc de ne pas forcer un saut de page au niveau d'une ligne de tableau spcifique (CTRL + ENTRE) ;

Des balises sont alors ajoutes permettant une meilleure restitution par les lecteurs d'cran.

Pour cela, procder de la faon suivante :

1. Slectionner la ou les lignes de titres. La slection doit inclure la premire ligne du tableau.

2. Sous Outils de tableau, sous l'onglet Disposition, dans le groupe Donnes, cliquer sur Rpter les lignes d'en-tte.


1. Placer le curseur dans le tableau considr.


3. Appuyer sur J et D pour Disposition Outils de tableau puis sur P pour Rpter les lignes d'en-tte.

5.2.3 Empcher la coupure des lignes dans un tableau

Par dfaut, si un saut de page se produit l'intrieur d'une longue ligne, Word autorise la division de la ligne entre les deux pages.

Pour empcher une ligne de tableau de passer sur une autre page, procder de la faon suivante :

1. Cliquer dans le tableau considr.

2. Sous Outils de tableau, cliquer sur l'onglet Disposition.

3. Dans le groupe Tableau, cliquer sur Proprits, puis sur l'onglet Ligne.

4. Dsactiver la case cocher Autoriser le fractionnement des lignes sur plusieurs pages.




3. Appuyer sur J et D pour Disposition Outils de tableau puis sur O. La bote de dialogue Proprits du tableau souvre.

4. Appuyer sur ALT + L pour slectionner longlet Ligne.

5. Appuyer sur ALT + U pour dsactiver la case cocher Autoriser le fractionnement des lignes sur plusieurs pages.



5.2.4 Utiliser les fonctions de formatage proposes

La dfinition des marges d'une cellule permet de crer un espace autour d'une cellule sans tre oblig d'insrer des lignes vides, ou des espaces.

Pour configurer les marges d'une cellule, procder de la faon suivante :

1. Slectionner la cellule.

2. Sous Outils de tableau, cliquer sur l'onglet Disposition.

3. Dans le groupe Tableau, cliquer sur Proprits, puis sur l'onglet Cellule.

4. Cliquer sur le bouton Options Dans les options de cette bote de dialogue, toutes les marges des cellules ou d'une cellule pralablement slectionnes peuvent tre dfinies.

5. Aprs avoir saisi les paramtres des diffrentes marges des cellules, cliquer sur le bouton OK pour valider.

6. Cliquer de nouveau le bouton OK pour sortir de la bote de dialogue des proprits.



2. Appuyer sur ALT ou F10 pour faire apparaitre les touches daccs.

3. Appuyer sur J et D pour Disposition Outils de tableau puis sur O. La bote de dialogue Proprits du tableau souvre.

4. Appuyer sur ALT + E pour slectionner longlet Cellule.

5. Appuyer sur ALT + O pour accder aux options.

6. Aprs avoir saisi les paramtres des diffrentes marges des cellules, appuyer sur ENTRE pour valider.

7. Appuyer nouveau sur ENTRE pour sortir de la bote de dialogue des proprits.

5.2.5 Insrer une lgende de tableau

Pour insrer une lgende qui accompagne en gnral l'lment textuel au plus juste la fonction de lillustration dans le contexte o elle se trouve, procder de la faon suivante :

1. Cliquer dans le tableau considr.

2. Sous l'onglet Rfrences, dans le groupe Lgendes, cliquer sur Insrer une lgende.

3. Dans la bote de dialogue Lgende, prciser le texte de la lgende sous Lgende. Vrifier galement que :

a. Ltiquette est de type Tableau comme illustr.

b. La position est Au-dessus de la slection comme il