1 

  

MINUTES OF THE COUNCIL MEETING  OF THE PONY CLUB ASSOCIATION OF NEW SOUTH WALES INCORPORATED  

 DATE:      TUESDAY 2nd August 2011   VENUE:    THE CATHOLIC CLUB, (PHILLIP ROOM) CAMPBELTOWN  

1. PRESENT:    Chairman  Mrs D Cullen (Zone 16) Zone 1   Mrs D Muller, Mr V Sedgewick Zone 2   Mrs M Pestell OAM Zone 3   Mr T Dansey, Mrs K Mannix 

        Zone 4   Mrs T Delany, Mrs V Hyland         Zone 5   Mrs J Alston         Zone 9   Mrs K Wood         Zone 10  Mrs J Frankum, Mrs T Schipp         Zone 11  Mrs M Clark         Zone 12  Mr F Smith         Zone 13  Mr W Mills, Mr R Berkely         Zone 14  Mrs K Taylor         Zone 15  Mr P Painter         Zone 16  Mrs M Whalan 

Zone 18  Mrs S Woodhouse         Zone 19  Mrs R Brierley, Dr F Kelleher         Zone 20  Mr K Felton, Mrs M Hodges         Zone 21  Mrs F Rosser, Mrs C Trengrove         Zone 22  Mrs M Marsh, Mrs M Connelly         Zone 23  Mr M Syme, Mr C Neale         Zone 24  Mr S Munro, Mr P Petherbridge         Zone 25  Mrs S Adams, Mr G Adams         Zone 26  Mr D Denby         Zone 27  Mr J Kay, Mrs J Waugh         Zone 28  Mrs E Caswell, Mrs M Sparkes  Visitors: Mrs K Britton (Association Secretary)  The meeting opened at 9.05 am. Dianne Cullen  thanked everyone  for attending especially our special guests Ms  Jessica Quick  from EBM  Insurance  and Mr Kyle Robertson  from Mitavite who are here  to present the Volunteer of the Year Awards and Keith Lowe Awards respectively.   Mr Kyle Robertson made a presentation on a new sponsorship initiative between PCANSW and Mitavite and announced the Keith Lowe Award winners:  Alexandra Hamilton ‐ Grenfell Pony Club, Zone 2 Emma Clark ‐ Cowra Pony Club, Zone 2 Mikaela Sherlock ‐ Oberon Pony Club, Zone 3 Rachel Coward ‐ Quirindi Pony Club, Zone 5 Emma Bowman ‐ Dunedoo Pony Club, Zone 6 Caitlin Sneddon ‐ Denman Pony Club, Zone 7 Amanda Mackinnon ‐ Brunswick Valley Pony Club, Zone 15 Samantha Reichstein ‐ Murrumbateman Pony Club, Zone16 

                                        2 

Elizabeth Jarvis ‐ Tottenham Pony Club, Zone17 Ian Scarborough ‐Sun Valley Pony Club, Zone19 Jessica Davies ‐ Londonderry Pony Club, Zone19 Samantha Worthington ‐ Black Range Pony Club, Zone20 Annelisse Reen ‐ Arcadia Pony Club, Zone23 Alexis Adams ‐ Maitland Pony Club, Zone25 Helen Bowd ‐ Cessnock Pony Club, Zone25 Yvette Pomroy – Jervis Bay Pony Club, Zone28   Mr Kylie Robertson congratulated all winners. Mrs D Cullen thanked Mr Robertson for his presentation and  sponsorship  of  this  award  noting  that  all  award  winners  received  personalised  Keith  Lowe Certificate, Keith  Lowe badge, 2  x Mitavite Xtra‐Cool  feed bags, 1  x Rider's Diary  courtesy of Rider's Diary.   Mrs D Cullen thanked EBM for sponsoring the Volunteer of the Year Award and  introduced Ms Jessica Quick from EBM Insurance. Ms Jessica Quick thanked Mrs D Cullen for the opportunity to speak to the members of the association and announced the Volunteer of the Year Awards:  Cheryl Mathews – Young Pony Club, Zone 2 George Whalan ‐ Oberon Pony Club, Zone 3 Ella Bolton ‐ Warren Pony Club, Zone 4 Neridah Cowen ‐ Gunnedah Pony Club, Zone 5 Maree Tanti ‐ Mudgee Pony Club, Zone 6 Margaret Chamberlain ‐ Warialda Pony Club, Zone 8 Jenny Frankum ‐ Cobbitty Pony Club, Zone 10 Eric Hagart ‐ Loop Line Pony Club, Zone 10 Toni Cuthbertson ‐ Wamboin Pony Club, Zone 16 Colleen Trengrove ‐ Narrandera Pony Club, Zone 21 Helen Lamont ‐ Arcadia Pony Club, Zone 23 David Carraro ‐ Mangrove Mountain Pony Club, Zone 24 Brendan Grocott ‐ The Vines Pony Club, Zone 26 Jacki Waugh ‐ Goulburn Pony Club, Zone 27 Elaine Caswell ‐ Lake Conjola Pony Club, Zone 28  Mrs D Cullen  thanked Ms Quick  for  the  sponsorship and noted  that all winners of  the awards would receive  a  personalised  glass  trophy  courtesy  of  naming  rights  sponsor  EBM  Insurance  Brokers,  EBM Insurance  Brokers  merchandise,  2  x  Mitavite  Xtra‐Cool  feed  bags,  Copy  of  the  Horse  Downunder magazine, PCANSW bucket hat.   Mrs D  Cullen  thanked  both Ms  Jessica Quick  and Mr  Kylie  Robertson  for  attending  today  and  their sponsorship.   At this point both Ms Quick and Mr Robertson left the meeting.   

APOLOGIES:  Mrs  M  Tanti,  Mr  A  Mulligan  C  Pawley,  Mrs  M  Smith,  Mrs  D  Poulos,  Mrs  K Sutherland, Mrs H Wythes, Mr A Morrall, Mr B Gribbin 

 C39/11   It was moved that the apologies be accepted. 

 Moved:  Dr F Kelleher    Seconded: Mr M Syme      (carried) 

 2.  MINUTES of Council Meeting held Tuesday 29th March 2011. 

                                        3 

 3.  CONFIRMATION of the above Minutes.  Mr M Syme noted that there was duplication in the number of the motions for the last minutes with the second 36/11 needing to be 37/11.   Mrs J Alston noted that the motion in regard to Horseball being accepted at PCA NSW had been left off the minutes.   The motion should have read and to added as   C38/11 It was moved that Horseball be accepted for use at PCA NSW.  

Moved:  Mrs J Alston    Seconded: Mrs M Whalan      (carried)  C40/11  It was moved that the Minutes of the previous Meeting dated 29th March 2011, with 

the amendments as listed be adopted as a true and accurate record of that meeting. 

Moved:  Mr M Syme    Seconded: Mrs E Caswell      (carried)  4.  BUSINESS ARISING out of the above Minutes (other than referred to elsewhere in the Agenda). NIL  5.  REPORTS 

i)  Presidential and Executive We are already over half way through what has so far been a very busy year.  In the last four months we have held four very successful state events.   The sporting and Campdraft Championships were held at Gunning  in  April,  numbers were  down  slightly.    The  event  ran  very  smoothly with  all  events  being extremely  competitive. Congratulations  to Zone 27  for an excellent event and  thank you  to all  those who  helped  to make  the  event  run  smoothly.      This was  followed  by  Jumping  Equitation  at West Wyalong in May.  This was also an excellent event with numbers up a little.  Zone 11 did a great job and everyone had a great weekend, thank you Zone 11.   We then travelled to Gunnedah in July for the State Showjumping  Championships,  this  also  was  a  well  run  great  event,  numbers  were  up  due  to  the introduction of the extra grade in each age group.  These extra grades were a good idea and a stepping stone for these riders to see and gain the experience of championship events, thanks Zone 5 for hosting this event.  We then came back to the cold country for the inaugural State Polocrosse Championships.   This was an exciting event, a  lot of work but ran very well with all Zones who attended having a great competition and a good weekend with the weather being reasonably kind to us.  There are a few things to iron out that  I am sure will  improve and make  it event a better next year.   Thanks  to Zone 16  for hosting  the event. There will be full reports on all these events by the Technical delegates following.  Jane Frankum and her team have held so far this year 26 schools, throughout the state.    Jenny  Frankum  and  I  travelled  to Darwin  for  the Australian  Pony  club meetings.   What  a wonderful climate  in  the winter.    These meetings  are  always  interesting.    The Memorandum  of Understanding between Pony Club and EA  is now signed.   Queensland  is to host the Inter Pacific exchange  in 2013 as Japan has pulled out of the Inter Pacific.     We are hosting the International Mounted Games Exchange and Tour next year with the actual games competition will be held  in Canberra  in April 2012.     PCA are  looking at  insurance for borrowed horses for games, lifting the level of cover for injury or death of these horses.    They are also looking at having 

                                        4 

the National  Senior Mounted Games  only  every  second  year  conjunction with  the Nationals  but  to continue to have the juniors every year.    This is being brought to the forefront because of the cost as well as the difficult y of borrowing ponies as States are finding it harder and harder to get the ponies, at last count Victoria only had about 6 for this year’s nationals, and they need 70.  A secure website has been set up for state secretaries and coaches for the use of document and  idea sharing.   The strategic plan and operations has been adopted.   They want a new logo for PCA and are going to hold a competition for riders to design and give prize for the winner.  Motions that were carried: PCA to keep current constitution with ongoing reviews. Both next year’s meetings as a trial to be held in Adelaide  A social media policy to be policy be investigated.  At  the  finish  of  the meeting  just  as  we  were  leaving  I  was  handed  a  document  called  “Ponies  to Podium”.      I have  left copies for you to read.   We discussed this at the executive meeting and we feel that this is a real threat to Pony club.    This has come from EA in collaboration with PCA President.   That is just a brief summary of many of the items discussed.  Discussions go on for a long time and decisions are reached where our vote often counts for nothing.  Back to NSW, I am beginning to be really worried about the fact that our numbers have dropped quite excessively  this  year.   We  are over 3800 members down  as  at  the  same  time  last  year.  I  know  that financially things are more difficult for many, which may be affecting our membership, but there is also a lot of competition out there for our young riders and they are being lured away, and maybe because of financial reasons are now having to choose.  What can we do to counter this drift away?   Everyone needs to think about this and try to come up with ideas and maybe changes that we as an organisation have to make to try to bring our members back to us.   So please everyone put some thought  into this and see what you may bring forward.  The other thing that is becoming a problem is social media.  We need to talk to our members about face book,  twitter  and whatever  else  they  use,  as  to what  they  put  on  these  sites  and  the  devastating damage  to others and themselves  from careless and nasty remarks that are appearing.   There will be more discussion on this later.  We have completed selections  for the nationals to be held at Werribee  in September and they are as follows; Junior Mounted Games, Matt North, Danielle Blanche. Penny Slater, Mitchell Beale, Zoe Walker Reserves:  Allie Durr, Joel Jordon. Senior Mounted Games: Rhys Farmer, Gareth Farmer, Patrick Ryan, Lauren Slater, Matt Dillon. Reserves:  Andrew Atkins, Zac Hope, and Tom Thorek Under 17 Dressage: Brodie Howe, Millie Burton, Rachel Adam, Caitlin Hiskins, Stephanie Cormack, Phoebe Wilkinson. Reserves: Rebecca Johnson, Lachlan Tudgey, Abby Stubbs 17 & under 26 Dressage:   Peta Cormack, Renee Morley, Sarah Munro, Sancha Butler, April Docherty, Tiffany Bignold. Reserves:  Tegan Paul, Jamie Negus Under 17 Showjumping:  Jake Hunter, Stephanie MacKillop, Polyanna Easy, Jess Bonello, Jamie Priestly. Emma Botfield. Reserves: Mimi Tym, Jessica Conran, Nicole Malby 17 & under 26 Showjumping:   Amanda  Jasprizza, Melissa  Jasprizza, Dana Seaton, Mitch Carraro, Kelly Durkic, Anna Thrift. Reserves: Shannon Breen, Alex Watts, Lee Yonge Under 17 Eventing:  Elizabeth Hoy, Cale Rushton, Georgina Mutton, Anna Moxham, Tegan Ashby, Jessie Cormie. 

                                        5 

Reserves: Tegan Bonet, Isobel Pye, Victoria Temm 17 & under 26 Eventing:  Megan Bryant, Katie Remond, Kieran Hume, Karla Wicks, Eleanor Miller, Cassandra McCarroll. Reserves: Tegan Paul, Shannon Breen, Natalie Brett.  Congratulations to all the riders selected to represent NSW at the National Championships.   KEITH LOWE AWARDS: Alexandra Hamilton     Grenfell Zone 2 Emma Clark      Cowra   Zone 2 Mikaela Sherlock    Oberon Zone 3 Rachel Coward    Quirindi Zone 5 Emma Bowmen    Dunedoo Zone 6 Caitlin Sneddon    Denman Zone 7 Amanda Mackinnon    Brunswick Valley Zone 15 Samantha Reichstein    Murrumbateman Zone 16 Elizabeth Jarvis    Tottenham Zone 17 Ian Scarborough    Sun Valley Zone 19 Jessica Davies      Londonderry  Zone 19 Samantha Worthington  Black Range Zone 20 Annelisse Reen    Arcadia Zone 23 Alexis Adams      Maitland Zone 25 Helen Bowd      Cessnock Zone 25 Yvette Pomroy    Jervis Bay Zone 28  Congratulations to all the Associates for gaining the Keith Lowe award for 2011. Thank you to all our Office staff the executive and all the Zone and Club members who dedicate so much time to our movement, it is appreciated I am sure by all our riding members.  C41/11  It was moved that the Presidents Report be accepted. 

Moved:  Mrs D Cullen    Seconded: Mrs M Whalan      (carried)  ii)  Financial Report 

Doug Denby presented the financial reports as at the 30th June 2011   

C42/11  It was moved that the Treasurers Report for the period ending 30th June 2011 be accepted. 

Moved:  Mr D Denby    Seconded: Mrs E Caswell      (carried)  Mr D Denby mentioned that the MYOB accounts were on a cash basis and everyone needed to recognise the fact that the level of income would be significantly lower for the second half of the year however expenses would remain approximately the same. Mr D Denby wanted to reiterate Mrs D Cullen’s concern over the drop in memberships noting that the consequences of the decrease would be either having to increase memberships and other fees or a decrease in services to the membership.   

iii)  Chairman of Chief Instructors Committee A number of matters have been bought  to my  attention  since  the  last meeting which  require  some thought and recommendations by the ZCI Committee.   Examiners Certificates: The matter of who  is entitled to become an examiner has been raised. At the moment Examiners at Level 1 and Level 2 are appointed by the Zone Chief  Instructor from  Instructors holding Level 1 and Level 2 Old System (OS) Certificates. I believe that those who hold NCAS Preliminary Level Certificates  should be eligible  to become  Level 1  Examiners  and  those who hold NCAS  Level 1 

                                        6 

Certificate should be eligible for either Level 1 or Level 2 Examiners Certificates. The method of selection should remain the same.   Voting for Senior Instructor: As you know the Instructors within a Club are the persons who vote for the Club Senior  Instructor from those who are eligible (and willing to hold the position).  I believe that the NCAS Preliminary Level and Level 1 Certificate holders  in addition to those holding Level 1 and Level 2 OS Certificates should be the people eligible i.e. all those Instructors/Coached who hold a certificate.   NCAS Assessments: A number of questions have been asked regarding mentoring and assessing for the NCAS Assessments – this mainly concerns those who are starting out with their log books and in many Zones this is everyone. While the start is a little confronting, once you have filled in the first few pages of  the  Log Book  the going gets easier. Some people are worried  that  they may not have  the  correct answer to some of the questions which concern attitudes and “how to deal with certain situations” e.g. what to do with Chatterbox Charlie who is disrupting the lesson. Answering this question in a way which doesn’t belittle Charlie or make him  feel  ‘picked on’ but still achieves the result of stopping him  from disrupting  the  lesson would  be  suitable.  There  could  be  a  number  of ways  to  achieve  this  including talking to him about the effect it is having on the other riders and their progress, or maybe giving some responsibility as the leader of the group for a short time. There is no exact answer but a number of ways to deal with the situation.   Another question which has come up is – Who sees my Log Book? I am a bit nervous about submitting it in  case  it  is wrong.  The  Log Book  is  checked by  the  State Coach  and  if  there  are  any problems  it  is referred back to the applicant for correction and re‐submission – only the State Coach and the applicant see the book.   The whole point of the NCAS system is to be user friendly and allow candidate to the course in their own time. All persons who either hold OS certificates or have been Pony Club ride, particularly those have attained  Efficiency Certificates will  find  the majority of  the  Log Book  to be well within  their  area of knowledge – it does require a little time to fill it out but it can be fun to do with a friend or in a group. Once the first lesson plan is completed (if you are not sure whether you are on the right track check with a mentor) then the rest of the lessons plans become easier.   Any Zone Chief Instructor who would like some assistance to set up a training programme please talk to me and  I will do my best  to help.  If you need a start with mentoring  I would be happy  to organise a group of mentors to come to your Zone to work with your mentors and/or proposed mentors to get the system going. I have been approached by several people in various areas who are working through their log books but don’t have mentors in their area.   For anyone with difficulties with writing for whatever reason, a writer can be organised to fill in the log book according to the answers given by the candidate. For many of us who have not done any sort of exam  since  leaving  school  it can  sound a  little overwhelming at  first but  the aim of  the mentors and assessors is to help candidates through the course and assessment.   Renewal of Old System Certificates: OS certificates holders who have not renewed their Certificate for the  2010‐2013 period  should do  so  as  soon  as possible. All  certificates which have been  applied  for (except for a few with queries) have been issued by the office.   RAS Competitions: I attended a meeting with the RAS Horse Committee at their invitation to discuss he Pony Club events at Sydney Royal. I spoke of the disappointment of riders who are not in teams of four not being able t to compete in the riding classes and suggested that if the RAS were to put a limit on the number they would accept  in each age group the PCANSW would accept entries to the number given and check all details (membership, days attended at Pony Club etc) and forward the entries to the RAS. 

                                        7 

They seemed to like the ideas and said they will discuss it and get back to us. I also brought up the issue of allowing Associates to compete but although they said they would consider  it they didn’t seem too keen on the  idea. We are awaiting their reply. The  importance of having gear and  identify checkers  in the marshalling area was also discussed ass there have been some problems in this area. I thanked the RAS for changing the Area jumping Teams to a two round event.   APC Meetings: I attended the National Meeting in May. The National Rules for Dressage, Eventing and Showjumping were finalised and are now available on the website. Work is continuing on the review of the NCAS Preliminary and also review of Efficiency Certificates.   Efficiency Certificates: I would like to see NSW adopt an official E level Efficiency Certificate for riders 5 years and over. Many Zones and Club already have their own unofficial certificates but I believe that a certificate which  is based on knowing the names of the very basic parts of the pony and saddlery and looking after a pony and safety aspects of being around horses, together with riding at the walk and trot only.   In  concluding my  report  I must  say  that  I  believe  that NSW  Pony  Club  is  facing  one  of  its  greatest challenges to maintain its autonomy in the face of pressure from outside groups. I believe that we must work  even  harder  towards  increasing  membership  by  offering  more  and  varied  activities  and opportunities for young riders.   NSW Pony Club does a great deal for its riders by way of Regional Schools in all disciplines, State Camp, opportunities  to  compete  at  State  Championships  (we  now  have  nine  State  Championships)  and National Championships which are all either wholly or partially funded by NSW PCA. For members we offer  training  in  course  building  and  judging  as well  as  the  opportunity  for  all  Zones  to  have  State Coaches  for  Instructors Schools. All of  these are heavily  subsidised or  free  to members and all Zones should take advantage of them – no other organisations that I know of offers anywhere near the same level of subsidized assistance to their members on a regular basis. If NSW does not keep  its autonomy (and therefore its uniqueness) to make its own decisions then Pony Club will become a totally user‐pay organisation out of reach of many who  love horses and riding for their own sake and for families who gain much enjoyment by sharing a common  interest with other families from all walks of  life – such  is the nature of Pony Club.   

C43/11  It was moved that the Chairman of Chief Instructors Report be accepted. 

Moved:  Mrs J Frankum     Seconded: Mr K Felton    (carried)  

iv)  2011 State Sporting & Campdraft Championships – Mr P Logue 2011  Sporting and Campdrafting Championships were held  in Gunning Zone 27  I arrived early Friday afternoon  to  find preparations  in  full  swing, after a quick view of  the areas allocated  for  the various events, some adjustments had to be made. The fitness check was conducted leaving only a hand full of competitors  for Saturday morning. The  team managers meeting was well attended,  there were many new faces.    Saturday morning Gordon Spears up early to have the electric timers set up and operating ready for an 8.30  start. Most events were away on  time. The day under way with  the occasional problem arising, Gordon was keep busy  realigning  the  timers as a steady  line of riders keep bumping  them enough  to have  to  have  them  reset  and  realigned.  Once  the  younger  age  group  of  the  Bonfield  Bounce was completed that Bonfield Bounce area helped to enlarge the marshalling and warm up areas for the older Bonfield Bounce event. There were 2 Diamond flag areas set up. Unfortunately one of the areas surface was unsuitable  so  that area was used as an extra warm up area. The  scoresheets were  continuously arriving to keep the scorers busy. Posting of results were going up in quick time. 

                                        8 

 Finals were underway by mid‐ afternoon a  few hiccups caused a  few  shorts delays while checking of scores was necessary. Some very fast runs  in the finals made for some exciting and close finishes. The presentation was underway and completed before 5pm. The riders on the day were very pleasant and co‐operative to make the day a success.  The Campdrafting was underway on time on Sunday morning with the younger age group the first to go.  The  entries  numbers were  approximately  the  same  or  slightly  less  than  previous  years,  as  each  age group had their runs the outside scores became more plentiful. The local Campdraft club personnel run the  event  and  I  am  sure  that  Zone  27  appreciates  their  efforts  that made  the day  a  success, A  few hiccups with the loud speakers system caused some difficulties.  A  good  few  of  the  cattle  made  outside  scores  difficult  to  attain.    Some  close  calls  and  falls  by competitors  cattle  and mounts  should  viewed by  those who  sign off on  their entries.  There  are  still competitors that get entries in and appear not to be in control of their mounts and are unaware of the dangers of what  they are doing. There were not very many competitors  that had a separate drafting mounts from their sporting horse. Most entries were with same mount for both Championships.  We need to change our ages to come in line with the ABCRA age groups, 12 to 15 age needs to be 13 to 15.  As most 12 year olds have had just a single beast in the camp and never have had multiple cattle in the  camp.    It  is a distinct disadvantage  for  the 12 year old against  the older 13yr, & 14yr  riders  that always have multiple cattle in the camp.  The presentation didn’t get under way for some time.  Checking of scores for Zone and State teams did take some time. Congratulators to the Individual Champions, Zone and State team Award winners.  The Weekend of Championships was well run, a huge effort by the organisers, local zone, past members, that helped  in a variety of chores. They are to be congratulated. The riders were a pleasant and well‐mannered group of young people, co‐operative and good sportsmanship accepting their achievements and disappointments with dignity. 

 C44/11  It was moved that the State Sporting and Campdraft Report be accepted. 

Moved:  Mrs J Frankum     Seconded: Mrs E Caswell    (carried)  

v)  2011 State Jumping Equitation Championships – Mrs E Caswell On my arrival at the West Wyalong Showground, at approximately 1pm on the Friday afternoon, it was to  see  the  4  arenas well  under  construction  under  the  supervision  of Mr  John  Valance,  the  course designer, along with his Zone 11 helpers.  In addition the Zone 11 helpers had already organised the information bags for the competitors and all that had to be added were the back numbers and programmes that I had with me. The fitness check took place on time at 3pm and went very smoothly although  I must point out those riders who add make up to their mounts that bears no resemblance to what is on their horse ID papers make  life  very  difficult  for  the  horse  verification.  It  is  important  that  all  riders  realise  that  the presentation award, whilst being important, is only secondary to the Championships themselves.  Following the  fitness check there was a team managers meeting held where any relevant  information was passed on including scratchings and the organisation of the Championships for the following 2 days. Questions were answered and the meeting was over very quickly with team managers being satisfied with the organisation. 

                                        9 

On  Saturday morning  the  competition  started  at  9‐30am  in  order  for  all  of  the  judges  to  have  a discussion  re  the marking  scale  that  they would use  and once  that was  ascertained  the  competition commenced.  The first round was one without any tasks and went through quite quickly in all of the arenas although the under 13 arena, with the largest number of entries, was a great deal slower than the others.  The second round had set tasks and all of the judges were moved to a different arena for this so that all competitors  had  6  different  judges  over  the weekend.  Unfortunately  the  under  13  ring  took much longer  to  finish  the  round  and  consequently  the  course  for  Sunday  could not be  totally  constructed before total darkness fell and had to be finalised until early Sunday morning. The 3rd round commenced on time at 9 am after the course walks at 8‐30 and the tasks having been set and all of the rings were finished by noon.  The presentation was underway at 1‐30pm after our extremely competent scorer Mr Stuart Munro and his Zone 11 assistants had all results up and time had been allowed for protests. The presentation award at the fitness check was awarded to Zone 11 The Champions were as follows:‐  

Under 13 years ‐ Kate Johnson riding King Louie from Mangrove Mountain PC representing Zone 24 

13 and under 15years ‐ Isabella Stone riding Kinnordy Rajan from Canberra Lakes PC representing Zone 16 

15  and  under  17years  ‐  Brandon  Beneke  riding  Aloha  Desert  Berry  from  The  Vines  PC representing Zone 26 

Associates ‐ Dana Seaton riding Warrobil Indiana from Mount Sugarloaf PC representing Zone 25. 

The Champion Zone was Zone 16 In conclusion I would like to congratulate Zone 11 for a most enjoyable and well run Championship, their cooperation and enthusiasm was  second  to none, unfortunately  they could have no control over  the very cold wind that was present for most of the weekend.  In addition it would be extremely remiss of me not to thank our scorer Stuart Munro and his helpers for the most efficient job that they did over the weekend.  Finally to our course designer and builder Mr John Valance  I would  like to thank him so much  for the courses he constructed and designed over the weekend and for the imaginative tasks that he set. 

 C45/11  It was moved that the State Jumping Equitation Championships Report be accepted. 

Moved:  Mrs E Caswell      Seconded: Mrs J Alston    (carried)  

vi)  2011 State Showjumping Championships – Mrs J Frankum The  State  Showjumping Championships were  held  at Gunnedah  Showground  in  Zone  5 on  9/10  July 2011.   Approximately one week before the event I was made aware that only three arenas would be suitable for use because of a recent event which had chopped up a section of the grounds considerable.   With the numbers this was not seen as a problem.  The grounds proved to be of a very good standard and the three rings handled the numbers.   One arena was dedicated to the new group’s  i.e. C grade under 13 and B grade 13/15, 15/17 and 17/25.    The new sections not only boosted numbers at the event but proved popular and provided a new group of riders with the opportunity to experience a State Championship. 

                                        10 

 The following numbers competed in each age group:‐   

Age Group  Grade  Number    Age Group  Grade  Number 

Under 13        C      21    Under 13        B >     23 

13 & U 15      B      12    13 U 15     A     22 

15 & U 17      B       9    15 & U 17     A     30 

17 & U 25      B       9    17 & U 25     A     23 

TOTAL       51    TOTAL       98 

 149  riders  took  part  over  the  two  days with  challenging  courses  and  some  very  good  jumping  and competition was  seen.  The  introduction  of  the  Accumulator  competition was  enjoyed  by  riders  and spectators with many riders attempting the Jackpot option.  Two New South Wales riders and two Queensland one the Championships – Under 13 – Stephanie Judd from Zone 11 13 & Under 15 ‐ Kate Hinschen ‐ QLD 15 & Under 17 – Ashley Gartne ‐ QLD Associate ‐ Dana Seaton   ‐ Zone 25 Champion team ‐ NSW Champion Zone ‐ Zone 4  The  three  judges David Lawrence, Michael Chamberlain and Tim Dansey were excellent  to work with and kept the rings moving, allowing the event to finish in good time for the presentation on Sunday    All ribbons won on Saturday were presented at the end of the day on Saturday – it was fortunate that Gunnedah had good ring lighting – and this made the final presentation much quicker on Sunday.  There was one unfortunate accident resulting  in a badly broken  leg requiring transfer to hospital.   The ambulance arrived quickly and the St. John’s  lady  looked after the rider until the ambulance arrived.   I understand that Mimi Tym is making a good recovery after surgery on her leg.  Zone 5 were well organized hosts with many pleasant and enthusiastic workers.  We were made to feel very welcome.   Thank you  to Therese Delaney  for  fulfilling  the sometimes arduous  task of Chief Gear Steward and to the other members of the Advisory Committee who helped with the Fitness Check and Horse ID’s and other decisions which had to be made from time to time.  Thank you to Zone 5 for hosting a great event. 

 C46/11  It was moved that the State Showjumping Championships Report be accepted. 

Moved:  Mrs J Frankum     Seconded: Mrs E Caswell    (carried)  

vii)   2011 State Polocrosse Championships – Mr W Mills 

I arrived at Bungendore Thursday afternoon in time for the fitness & gear check. 22 teams entered, all went well, although some bits had to be changed. 

Bungendore fields hosted three  local polocrosse carnivals earlier  in the season. The grounds were well prepared and the five fields in good order. 

Friday started @ 7.30 am for late comer’s fitness & gear checks and a minus 4 frost. 

                                        11 

The games started on time and the umpires concentrated strongly on crosses and stopping on the ball. By that afternoon most clubbers were playing better and there was a sigh of relief all round. 

By Sunday it was very noticeable how everybody had improved their game and great finals were held at lunchtime. 

Congratulations go to the following zone teams: 

Under 13          Zone 19 team   winners,   Zone 26 team runners‐up 

Under 17          Zone 16 fighters winner, Zone 16 warhorse’s runners‐up 

Under 25          Zone 20 team 2   winners,   Zone 16 Hopefuls runners‐up 

A big effort was put in by gear check stewards as each team was checked up to four times a day (need some more thought about this).   The umpires did a sterling job letting the game flow and controlling the infringements. 

All  in  all  it was  a huge  success  for  the  inaugural PCA event. We  should put every effort  into  finding another host  clubs  for 2012 maybe  a bit more  central.  I’m hoping  that  this  coming  year New  South Wales Polocrosse will give us a stand‐alone weekend for both our benefit. 

I would like to thank my offsider Ted Lamb who also helped co‐ordinate the umpires and fields. 

A  great  effort  by  Bungendore  Pony  Club members  especially Di  Cullen who  if  she wasn’t  organising paper work, coordinating helpers, was cooking scones and tiramisu.  

 

C47/11  It was moved that the State Polocrosse Championships Report be accepted. 

Moved:  Mr W Mills      Seconded: Mrs E Caswell    (carried)  

viii)   2011 QLD State Dressage, Combined Training and Horse Trail Championships  – Kirsty Cameron. 

Thirteen  riders  represented NSW at  the QLD  championships – Kristy Hill, Abbey Paxton, Alieda Ross, Kirrilea  Buckley,  Jack  Buckley, Moesha  Johnson,  Heidi  Edwards,  Amanda MacKinnon,  Emily  Finberg, Charlee Anthony (Zone 15), Jayde Everett (Zone 9) and Megan Nolan (Zone 13).   The  first  two  days  eleven  riders  represented NSW  in  the Dressage  championships with  riders  in  all grades – Preliminary, Novice and Elementary. The  conditions were difficult as  the dressage was held across two venues due to construction works on the grounds. Some riders had to ride their horses 15 – 20 minutes  across  to  the  Caboolture  Equestrian  grounds where  they  competed  in  the  sand  arenas. Riders performed very well and most finished within the top 15 in their groups and some placed in the top  ten  in  individual  tests. Two of our Novice  riders were awarded  ribbons with Amanda Mackinnon placing 5th in one test and Kristy Hill gaining a 4th and 5th placing leaving her 5th overall.   On the Wednesday ten riders competed in the Combined Training. All riders performed very well in the dressage with many in the top ten. A few had penalties in the showjumping which dropped them from the placing while others gained placings. Abbey Paxton gained 2nd overall  in the Novice 80cm division and Kirrilea Buckley placed 3rd overall in the same group.   On Thursday  seven  riders  relocated  to  the Burpengary Equestrian Centre  to  commence  the dressage phase of  the Hose Trials. With  large groups, most riders placed very highly  in  their divisions after  the dressage. The team walked the cross country course on Thursday afternoon and were astonished by the quality of the course jumps and the amount of work that had been put in by the organising committee 

                                        12 

to get the course to a state standard. Due to the limited cross country facilities in our area many of our riders had not experienced courses of this standard before.   On Friday morning the cross country started with the lower grades and all riders (except one) completed the course, several without any penalties. Three riders after the cross country were just out of the top five placings. After the showjumping these three riders finished in 6th – Beth Edwards and 7th – Alieda Ross and Megan Nolan in their group which was an amazing effort.   The  championships  were  an  amazing  experience  for  all  involved  both  parent  and  riders.  All  riders presented  themselves  impeccably  and  showed  great  sportsmanship.  The QLD  committee  and  riders were  very  welcoming  even  when  we  took  their  ribbons,  and  the  event  as  a  whole  was  very  well organised considering the need to use various locations.  

 C48/11  It was moved that the QLD State Dressage, Combined Training and Horse Trails 

Championships Report be accepted. 

Moved:  Mrs J Frankum     Seconded: Ms M Hodges    (carried)  

ix)   Zone Chief Instructors Committee – Mrs Jenny Frankum  Notification of appointments: Event      Scorer      Technical Delegate Showriding    Greg Gall    Jenny Frankum Dressage 2012   Stuart Munro    Kris Wood  

Recommendation that a draft State E Efficiency Certificate be submitted to the next meeting, Mrs J Frankum went over the background for introducing this certificate and outlining the criteria that would be necessary for obtaining the certificate.  

C49/11  It was moved that PCA NSW introduce a E Efficiency Certificate. 

Moved:  Mrs J Frankum     Seconded: Dr F Kelleher    (carried)  All Zones who already have their own E Certificate to submit details and input to Mrs J Frankum as soon  as  possible. Mrs  J  Frankum would  then  collate  and  submit  to  the  next meeting  and  the National Meeting in November.   Recommendation  in  regard  to  changing  the  ages  for  the  age  groups  for  the  Campdraft Championship.   

C50/11  It was moved that the age groups for Campdraft be changed to  

  10 to Under 13 years 

  13 to Under 15 years 

  15 to Under 17 years 

  17 to Under 25 years.   

Moved:  Mr P Painter      Seconded: Ms M Hodges    (carried)  

Recommendation that the some equipment for Sporting be standardised for State Championships’ this  equipment being  the Diamond  Flag  and  the Bend Bar R  Flag.  The  standard  for  these  flags should be 5mm rondo suspension wire 250mm long with identifying ribbon or flag.  

 

                                        13 

C51/11  It was moved that the standard for the Diamond Flag and the Bend Bar R Flag be 5mm rondo suspension wire (plaster company supplies part number 121), approximately 250mm long with identifying ribbon or flag.   

  Moved:  Mr P Petherbridge    Seconded: Mrs E Caswell    (carried)  Details of these specifications should be added to the rules for games section of the handbook for State Events with a recommendation that Clubs and Zones use the same specifications.   Recommendation  that we extend  the number of classes be  increased  to  four  (4)  from  the 2012 State Jumping Equitation Championships with the first class a simple round of jumping with tasks in the further three (3) classes.  

 C52/11  It was moved that the number of classes be increased to four (4) from the 2012 State 

Jumping Equitation Championships with the first class a simple round of jumping with tasks in the further three (3) classes.  

  Moved:  Mrs M Clark      Seconded: Mrs K Taylor    (carried)  Discussion held that details of this change would need to be clearly marked  in the schedule as  it will mean that the championships will  finish  later than  it has  in the past. Zone delegates to also notify clubs of this change.   Recommendation  that  for  the  next  Championships  the  events  for  the  next  Showjumping Championship be AM5 and 273.3.3 on day one and Grand Prix and Accumulator with Alternate Fence on day two.  

 C53/11  It was moved that the that the events for the next Showjumping Championship be AM5 

and 273.3.3 on day one and Grand Prix and Accumulator with Alternate Fence on day two.  

       Moved:  Mrs M Clark    Seconded: Mrs J Alston    (carried) 

 All Clubs and Zones are also reminded that Breakaway Cups are mandatory for fences 90cms and above including practise fences.   Recommendation that the Dressage Tests be changed to a higher test.   

C54/11  It was moved that the Dressage tests for the next Championships be increased to  Under 13 years     1.D & 2.A 13 to Under 15 years    2.A & 2.C 15 to Under 17 years    2.C & 3.B 17 to Under 25 years    3.B & 3.C 

       Moved:  Mrs K Taylor    Seconded: Mrs S Adams    (carried) 

 The Polocrosse Advisory committee will put together some recommendations on how to improve the championship for the next meeting for approval.   It was  recommendation  that  the basic  rules  for  the Handler Class go  into  the  schedule, on  the website  and  be  sent  to  judges  for  the  next Championships  as  there had been  some  confusion between what riders were  instructed to do and what  judges were  judging on,   Mrs J Frankum to provide rules to the office.  

                                        14 

  C55/11  It was moved  that  the basic  rules  for  the Handler Class go  into  the  schedule, on  the 

website and be sent to judges for the Showriding Championships.           Moved:  Mrs S Adams    Seconded: Mrs J Alston    (carried) 

 Recommendation in regard to NCAS Preliminary and Level 1 Certificate holders as follows.   

C56/11  It was moved  that NCAS Preliminary  Level Certificates holders be eligible  to become Level 1 Examiners and  those who hold NCAS  Level 1 Certificate be eligible  for either Level 1 or Level 2 Examiners Certificates.  

       Moved:  Mrs J Frankum   Seconded: Mrs S Adams    (carried) 

 Discussion held in regard to Club Senior Instructors and the eligible instructors that could vote for them noting that all agreed that NCAS Preliminary and Level 1 Certificate holders were eligible to vote as well.   Reminder from Mrs J Frankum that all riders at Sydney Royal and other State Championships must rider under PCA NSW  regulations  including helmet and one   horse one  rider  regulations. Mrs  J Frankum noted  that  the update National  rules  for all disciplines are now available on  the Pony Club Australia website.   Mrs J Frankum reminded all  Instructors who have not updated for 2010/2013 period to do so as Instructors Certificates must be held continuously  to be eligible  for  renewal. Schools must have been completed before December 2010 and  that all  renewals with  the exception of  those with queries have now been sent from the office.   x)  Other Reports – no further reports    

6.  RECOMMENDATIONS FROM EXECUTIVE COMMITTEE  

Recommendation  from  the  Executive  Committee  that  we  look  into  making  changes  to  the current awards for volunteers in light of the low number of nominations received for this year’s awards. The suggestions are: 

o Keith Lowe Award (to remain the same) o Volunteer of the Year (Senior) over 25 o Volunteer of the Year (Associate) 17 to under 25 o Volunteer of the Year (Junior) under 17 o Instructor of the Year (Senior) over 25 o Instructor of the Year (Associate) 17 to under 25 o Rider of the Year (Associate) 17 to under 25 o Rider of the Year (Junior) under 17

 Discussion held in regard to the numbers for all awards received this year and that the aim was to make the awards more prestigious with the possibility of holding an awards night and to give the sponsors the opportunity to present to the recipients directly and provide value for money.   Mr T Dansey  said  that  the  felt  that  the  current  system was working well and did not  see any reason  to change  it. Mrs M Whalan agreed and said  that Zone 16 organised  their own special presentations  for  their  recipients. Mrs  J  Frankum  said  that  while  she  agreed with  a  special 

                                        15 

presentation dinner/ceremony she could understand people’s objections and asked if councillors could promote the current awards to ensure that we receive greater nominations for all awards.   Mrs  J Alston agreed  that we needed  to  see a better  response  from zones  for nominations  for current awards but noted that in her zone especially there were a number of younger members in the 15‐17 year age bracket that did a lot of work and that there was no recognition for them. Discussion held that a lot of zones had their own awards for this age group and we did not want to take away the prestige of the Keith Lowe award.   Mr M Syme suggested a special award for a club. Mrs E Caswell said that we already had Club of the Month so maybe we could have an overall winner for the year from those clubs.   Mrs  J  Alston moved  that  we  leave  the  Keith  Lowe  and  Volunteer  of  the  Year  Awards  and introduce  a  Junior  Service Award  and  an overall Club of  the  Year  award. Mr  T Dansey  spoke against  the motion  noting  that  this  should  be  two  separate motions  and  that  there was  no criteria for either new award. The motion was not seconded and therefore lapsed.   It was  suggested  that  the motion  be  separated  and  put  as  a  notice  of motion  for  the  next meeting in November.   Notice of Motion for the November State Meetings  

That we introduce a Junior (under 17 years) Service Award – moved Mrs J Alston 2nd Mrs M Connelly 

That we  introduce an overall Club of  the Year Award – moved Mrs  J Alston 2nd Mrs M Connelly.  

 These  motions  should  be  noted  on  the  next  agenda  for  zones  to  discuss  and  vote  on  in November. Discussion held  in regard to the feasibility of holding an awards night or association dinner. Most thought that it would be a good idea to hold an official dinner of some kind and it was noted that the best time would be in conjunction with a meeting, possibly the AGM with the dinner  to  be  on  the Monday  evening  before  the  AGM.  Councillors  were  asked  to  take  the initiative back to zones and provide feedback for the next meeting.   Recommendation from the Executive that a Mounted Games trailer be purchased to the value of $10,000.00 discussion held  that  the  council had decided  that  the original quote  for  a  smaller trailer was insufficient, then that the next quote for the trailer was too high however on further discussion with Mr D Harris and noting that the trailer would be available for all zones for state championships the Executive felt that the outlay for the second quote was the best.   Dr F Kelleher updated  the meeting on  the progress  in  the  investigations  into  the stolen  trailer and why the insurance would not cover the theft. It was noted that the trailer would need to be housed so that it was covered by insurance.   

C57/11  It was moved that the Mounted Games trailer be purchased up to a limit of $10,000.00 per second quote. 

Moved:  Mrs E Caswell    Seconded:  Mr S Munro      (carried) 

   

Recommendation that the following Administration schools be organised 

                                        16 

 o Area 2 either Newcastle or Lake Macquarie with Zone 24 to host around the 11th & 12th 

February 2012 (contact Mr S Munro re details). o Area 1 Camden area with Zone 10  to host  in May 2012  (see Mrs  J Frankum  re details) 

possibly utilize Julie Stafford as close to Sydney.  o Area 5 with Zone 11 to host in June 2012 (see Mrs M Clark re details) Further areas/zones 

should be encouraged  to nominate  to be a host especially  for  those areas not already mentioned.  

 Dates to be confirmed and it was noted that we would need further nominations from the other Areas/Zones as soon as possible.   

C58/11  It was moved  that  the  following Administration  Schools  be  organised  and  the  State would pay for these schools.  

o Area 2 either Newcastle or  Lake Macquarie with Zone 24  to host around  the 11th & 12th February 2012 (contact Mr S Munro re details). 

o Area 1 Camden area with Zone 10 to host  in May 2012 (see Mrs J Frankum re details) possibly utilize Julie Stafford as close to Sydney.  

o Area 5 with Zone 11 to host in June 2012 (see Mrs M Clark re details)   

Moved:  Mrs E Caswell    Seconded:  Mr S Munro      (carried)  Further  areas/zones  should  be  encouraged  to  nominate  to  be  a  host  especially  for  those  areas  not already mentioned.   

 7.  APPLICATIONS to host State Championships  

2012 State Sporting & Campdraft Championships – 14th & 15th April – applications from Zone 4, Trangie and Zone 15 Grafton.   Mrs T Delany spoke on Zone 4’s proposal and Mr P Painter spoke on Zone 15’s proposal. A vote was then taken and the proposal from Zone 4 was accepted.   

C59/11  It was moved that the 2012 State Sporting & Campdraft Championships be hosted by Zone 4 at Trangie.   Moved:  Mrs T Delany     Seconded:  Mrs M Clark      (carried)  

2012 State One Day Event Championships – 5th & 6th October – Zone 4, Nyngan, Zone 20, Albury.   Mrs T Delany spoke on Zone 4’s proposal and Ms M Hodges spoke on Zone 20’s proposal. A vote was then taken and the proposal from Zone 20 was accepted.  

 C60/11  It was moved  that  the 2012 One Day Event Championships be hosted by Zone 20 at 

Albury.   Moved:  Ms M Hodges      Seconded:  Mr K Felton    (carried) 

 

2012 State Jumping Equitation Championships – 12th & 13th (19th & 20th) May – Zone 10, Camden. 

 

                                        17 

Mrs  J Frankum spoken on  the applications and apologised  for not having a written submission however said that the costs would be $100‐$110 for camping and stabling and would be held on Bicentennial Park Camden.   

     It was moved that the 2012 Jumping Equitation Championships be hosted by Zone 10 at Camden  

Moved:  Dr F Kelleher     Seconded:  Mrs E Caswell    (suspended)  Discussion held  that  the  correct dates  for  Jumping Equitation  should be  the  third weekend  in May Mrs J Frankum to check with grounds if they are available for that weekend as well noting that the 12th & 13th  is Mothers Day weekend therefore the motion to be suspended until after lunch when confirmation received.  

 8.  Confirmation of Meeting dates for 2012       Dates for meeting in 2012 confirmed as follows:  

March – Executive Meeting 25th, Advisory and Zone Chief Instructors Meetings 26th and AGM and Council Meeting 27th March.   July  –  Executive Meeting 29th, Advisory  and  Zone Chief  Instructors Meetings 30th  and Council Meeting 31st July.   November  ‐  Executive Meeting  25th,  Advisory  and  Zone  Chief  Instructors Meetings  26th  and Council Meeting 27th November.  

 9.  Keith Lowe Awards – already announced  10.  NOTICES OF MOTION   Zone 16 

Zone 16 submits the following motions to the Agenda for the July meeting of PCA NSW Council Meeting: 

1. "That State Council meeting agendas and minutes are no longer printed and sent out in hard copy to Zone  Secretaries, Club  Secretaries,  Zone Chief  Instructors  and Delegates,  but  instead  are  emailed  to Zone Secretaries, Club Secretaries, Zone Chief  Instructors and Delegates 4 weeks prior to the meeting date, and posted on the website." 

2.  "That  State  Championship  schedules  are  no  longer  printed  and  sent  out  in  hard  copy  to  Zone Secretaries,  Club  Secretaries  and  Zone  Chief  Instructors,  but  instead  schedules  are  emailed  to  Zone Secretaries, Club Secretaries and Zone Chief Instructors as soon as they are available, and posted on the website." 

3.  "That  State Championship draws  are no  longer printed  and distributed  to all  competitors at  State Championships, but instead are emailed to Zone Secretaries and Zone Chief Instructors as soon as they are available, and posted on the website." 

Rationale (for all 3). 

There  would  be  considerable  cost  savings  from  implementation  of  these  proposals  (printing  and postage), and communications would be more  timely. The paper  format does not allow  recipients  to distribute the information to other interested members ‐ at present this is done by retyping what can be extensive  information  into  emails,  or  photocopying  and  mailing  documents.  There  is  considerable wastage of resources at present, and electronic communications would ensure recipients only printed 

                                        18 

those  parts  they  needed.  Electronic  forms  of  documents  are more  easily  stored  and  archived  and retrieved as required.  

While  it  is  recognised  that  not  everyone  has  access  to  email,  alternative  contact  points  could  be nominated to ensure all communications reach the intended recipients. Where necessary this could be a single email contact within a zone who could forward hard copies to those without email access. 

It is some years now since PCA NSW State Newsletters were replaced with electronic versions, and these have been supplemented by the more regular Pon E News and of course daily updates on the website, resulting in more timely and effective communications with members.  Discussion held re problems with some areas not having suitable high speed internet and in some cases still having only dial up  internet.  It was also noted that this would save the association money but put the cost of printing forms etc onto clubs and zones. Mrs J Frankum asked about any promotions  items that were currently mailed out and Mrs K Britton said that the people wishing to promote their products would continue to pay for this type of promotion.  Mrs M Whalan spoke for the motion noting that Zone 16 were concerned about the financial drain on the  association  for  these  mail  outs  and  Mr  D  Denby  agreed  that  there  would  be  a  saving  of approximately $12,000.00 to the association if these three motions were passed. Mr P Painter said that he had concerns for those members who were not computer literate.   Mr P Petherbridge asked if the motion could be amended to state that the electronic format be sent out unless a club or zone  requested a hard copy discussion held however no change  to  the motion. Mr  J Frankum noted her zones concerns that the costs would be transferred to clubs and zones rather than the association and she also noted her concern that the  lines of communication may be closed off as items would not be printed and posted at clubs. Mr R Berkley asked if the amount noted by Mr D Denby included the staff costs and Mr D Denby said no the approximate savings were for printing and mailing only. After further discussion it was decided to put the motions.  

It was moved  that State Council meeting agendas and minutes are no  longer printed and sent out  in hard copy to Zone Secretaries, Club Secretaries, Zone Chief  Instructors and Delegates, but  instead are emailed to Zone Secretaries, Club Secretaries, Zone Chief Instructors and Delegates 4 weeks prior to the meeting date, and posted on the website. 

Moved:  Mrs M Whalan      Seconded:  Mrs F Rosser    (lost)  

It was moved  that State Championship  schedules are no  longer printed and  sent out  in hard copy  to Zone Secretaries, Club Secretaries and Zone Chief Instructors, but instead schedules are emailed to Zone Secretaries, Club Secretaries and Zone Chief Instructors as soon as they are available, and posted on the website. 

Moved:  Mrs M Whalan      Seconded:  Mrs T Delany    (lost) 

That  State  Championship  draws  are  no  longer  printed  and  distributed  to  all  competitors  at  State Championships, but instead are emailed to Zone Secretaries and Zone Chief Instructors as soon as they are available, and posted on the website.  

Mrs J Frankum spoke against this motion saying that a portion of the entry fee had been calculated for the printing of draws and that her concern was the host zones would be requested to print off draws at the  championships placing  a drain on  their  resources. Ms M Hodges  suggested  that  the draw would have to be in pdf format only so that no changes could be made to the document. Mr D Denby asked if there was any value  in a survey being conducted and discussed at the next meeting. It was noted that some  clubs  still  had  outstanding  office  bearer’s  forms  and  this may make  it  difficult  to  ensure  the correct people had the information.  

                                        19 

Moved:  Mrs M Whalan      Seconded:  Mrs S Adams    (lost)  

11.  AGENDA ITEMS ‐ Nil  12.  CORRESPONDENCE 

1. Pony Club Australia Agenda & minutes for previous meetings ‐ tabled 2. Ball & Bucket Race – details circulated ‐ tabled 3. RAS Invitation to attend Horse Committee meeting – dealt with in Mrs J Frankum’s report.  4. Copy of MOU between PCA & EA – tabled 5. Motions from Zone 15 – dealt with previously.  6. Email from Zone 15 re changes to age groups for Campdraft – dealt with previously.  7. Emailed information from Mr R Braham re changes to OHS legislation and letter from Mrs D 

Cullen to Hon Greg Smith and his reply – Mrs D Cullen said that Mr R Braham had expressed his concern over  the changes  therefore  the executive had sent a  letter  to Hon Greg Smith requesting that our concerns be noted. Mrs M Whalan said that she had been involved with these changes and believed that it would have no impact on volunteer organisations.  

8. Letter  from Zone 23  re MOU –  letter summarised by Mrs D Cullen and she noted  that  the executive were also concerned and were inviting Grant Baldock and Greg Bailey to a meeting to discuss these concerns.  

9. Minutes  of meeting  and  letter  re  change  of  home  grounds  for  Jervis Bay  PC  –  tabled  for insurance purposes. 

10. Risk Assessment guidelines from PCA – tabled.  11. Minutes of MG Subcommittee – tabled 12. Email from Mr D Harris re replacement of Mounted Games trailer – dealt with previously.  13. PCA  AGM minutes,  president’s  report,  coaching  panel minutes  and  delegate’s minutes  – 

tabled.  14. Letter from Glen Innes PCA & Zone 13 re request to change Showriding camping fee – letter 

read and Mr R Berkley spoke on behalf of the zone noting that when the original application to host was sent  the zone had been given a verbal quote  from  the grounds  trust however when the writing quote was received it was for a higher amount the increase was from $25 to  $40  per  family  for  camping.  Discussion  held  that  Zones  should  be  aware  of  these  of problems  and  factor  this  into  applications. Mr  P  Painter  noted  that  there was  a  second application to host and that this should be looked into again, Mr S Munro said that according to his notes  the  fees would  still be  lower. Mrs M Clark  said  that not  all  clubs were  lucky enough to own their grounds and as such were at the mercy of grounds trusts and councils and that each case should be looked at individually. Mr P Painter said that he was concerned that zones would apply for a championship quoting one price then up the price at the next meeting once secured.  

 C60/11  It  was  moved  that  the  camping  fee  for  the  State  Showriding  Championships  be 

increased from $25 per family to $40 per family.    

Moved:  Mr R Berkley       Seconded:  Mrs T Delany    (carried)  

15. PCA news updated circulated  on website – tabled 16. Email from PCA re the use of the word Olympic in any documentation and websites without a 

licence – email read and it was noted that clubs and zones would also need to adhere to this policy and that documentation and the website had been updated to reflect this.  

  13.  GENERAL BUSINESS 

                                        20 

Ponies  to Podium – Mrs D Cullen summarised her understanding of  the document and where it was presented to her. Copies supplied to all present so that they could study it further however Mrs D Cullen noted her concern that Pony Club was again being used to secure financial gain by EA. Mrs J Frankum & Mrs E Caswell addressed the meeting with their concerns and information that they had received. Mrs D Cullen said that we hoped to know more if Grant Baldock and Greg Bailey were able to accept our invitation to meet with the Executive.   Mrs D Cullen encouraged all members of the council to go back and proactively promote the benefits of pony club and to ensure that we do not take up any offer from EA coaches to come  into clubs unless they are on the Paid  Instructors Panel. Ms M Hodges asked  if any legal advice had been sought and Mrs D Cullen said not as yet as we were hoping to get further information and clarification first.   Discussion  from  the  floor  re concerns and ways  to counter act any moves  to  take over pony club, Mrs J Frankum said that we needed to introduce some activities that EA do not included. Mrs M Whalan asked what our counter offer should be as the phrase Ponies to Podium was extremely marketable and we needed to come up with a strategic plan and promotional ideas and start promoting the benefits of pony club heavily especially in the light of membership decrease. Mr S Munro said that he would be working with the office to look into the areas/zones most affected by the decrease and would report back to the next meeting.   Mrs  D  Cullen  asked  all  councillors  to  promote  pony  club  benefits  and  to  ask  for promotional ideas from your members and provide feedback to the next meeting.   

Social Media – Code of Conduct – Mrs M Whalan presented the Zone 16 draft Code of Conduct  for Social Media  to  the meeting explaining  the background behind  the paper. Mrs D Cullen said that we all needed to be mindful that once something is on the internet it  never  goes  away  and we  needed  to  develop  a  policy  and  promote  it  to  our  young members  to  help  them  understand  the  implications  not  only  of  cyber  bullying  but  of inappropriate  comments,  pictures  etc  and  the  affect  it may  have  on  their  lives  in  the future 

 C61/11  It was moved  that  the Code of Conduct  for Social Media as submitted by Zone 16 be 

adopted by PCA NSW.    

Moved:  Mrs M Whalan      Seconded:  Mrs M Pestell    (carried)  

Membership  and  Instructors  Cards  –  Mrs  T  Delany  asked  if  there  was  any  way  to amalgamate  all  cards  sent  by  the  office  into  one,  discussion  held  re  cards  from  two separate software applications and that membership cards were issued on a yearly basis compared to Instructors cards which were only issued every three years Mrs K Britton to speak to IT company to see if Instructors, Examiners Cards could all be amalgamated onto one card.  

Mrs T Delany asked about scratchings from 2011 Jumping Equitation Championships and why the whole  fee had not been refunded when scratching was well before the cut off date. Councillors from host zone no longer at the meeting to speak on the issue so Mrs K Britton  said  that  her  inquiries  to  host  zone  were  that  the  application  to  host  the championships  clearly  stated  that  there would be no  refund of  stable  fee  as  the  zone needed  to  hire  yards.  Discussion  held  that  this  was  a  breach  of  the  association’s 

                                        21 

regulations  and  could  not  be  done. Councillors  from  other  zones  noted  that  they had been in the same boat and had to wear the costs.   

C62/11  It  was  moved  that  the  Association  write  to  Zone  11  for  a  refund  of  the  Zone  4 scratchings sent in correctly before the cut off date.   Moved:  Mrs J Frankum    Seconded:  Mrs T Delany      (carried)  Any other zone affected who had not received stable refund to write to the office with full details to be forwarded to Zone 11.  

Mr M Syme asked if we could approach the insurance company about getting a quote for Day only insurance.  

 C62/11  It was moved  that  the  Association  obtain  a  quote  for Day Only  insurance  from  the 

brokers.    Moved:  Mr M Syme      Seconded:  Mrs T Delany      (carried)  

Request  for  clarification  on  kilometre  rate  for  officials  as  noted  in  previous minutes motion C50/10 there  seemed  to be some  confusion as to who should pay this rate and it was noted that this rate was established by the association for all coaches, judges and other  official  and    should  be  paid  by  the  organiser  for  these  people.  Mr  M  Syme suggested that a Secretaries note be placed with the motion stating paid by the organiser in brackets.  

Mrs M Marsh asked Ms M Hodges who people should contact  to organise extra nights camping  for  2011 Mounted  Games  Championships  at  Zone  20 Ms M  Hodges  said  to contact Colleen Worthington and her details were on the schedule.  

Mr  T  Dansey  requested  updates  on  Biosecurity management. Mrs  K  Britton  said  that updates provided were placed on the website as they came in. Mr S Munro requested if a copy of latest updates could be available a state championships.  

Mrs K Taylor asked that the office clarify with Rydges Campbeltown about the corporate rate booked by the association as a number of members were told that no rate had been booked upon checking out. Mrs K Britton said that the rate was booked and that Mrs D Cullen and her own account were the booked rate however she would be in contact with Rydges to let them know that we were not happy.  

Mrs K Taylor asked  if  there was any way of changing  the date  for  the ODE or  to make exceptions in regard to the course not being ridden four weeks before the championships as Zone 14 would love to host the championship except the course was in use the week before  our  usual  date.  Discussion  held  that  usually  dates  not  changed  and  that  the regulation must stand.  

Mrs  E  Caswell  noted  her  concern  in  regard  to  the  high  rider  fees  for  the  Nationals especially  as  it did not  include  accommodation.   Mrs  J  Frankum  said  that Victoria had always stated that the  fees would not  include accommodation. Mr S Munro said that a new schedule was available on the National website however he agreed that we needed to confirm with Victoria exactly what rider’s costs would be and that selected riders be notified.  

Mr P Painter said that he was concerned about the negative comments over the last two days and said that we needed to promote the positive aspects of pony club and for all of us to be more positive. Mrs J Frankum agreed that it was up to us to encourage riders to remain with pony club and the best way to do this would promote the positive aspects.  

Mr P Petherbridge asked if any alternatives for renaming pony club had been submitted as he was aware that there had been a survey on this sometime ago. Mrs D Cullen said 

                                        22 

that no suitable name had been forthcoming therefore no change. Discussion held that in some cases  the name put off older  riders as  it was associated with younger  riders and saddle club.  

Mrs J Frankum said that she had been unable to clarify if the grounds were available for the Jumping Equitation Championships application if the feeling of the meeting was that the application could be accepted with either date which would then be clarified via the website Zone 10 were happy to continue with their application.   

C63/11  It  was  moved  that  the  application  from  Zone  10  to  host  the  2012  State  Jumping Equitation  Championships  either  on  the  12th  &  13th May  or  19th  &  20th  of may  be accepted.    Moved:  Mrs J Frankum    Seconded:  Mrs E Caswell      (carried) 

     Confirmation of the available dates for Bi‐Centennial Grounds at Camden to be made through the office and updated to the website.  

 14.  CLOSE MEETING  As  there was  no  further  business  Di  Cullen  thanked  everyone  for  their  attendance  and  closed  the meeting at 1.30pm.