Copy of 01 Introducción Proceso EDI - Proscai · La presencia constante y expedita de su mercancía en el aparador se verá reflejada ... código de su personal que atienda a esa

PROSCAI

Manual Proceso EDI

Sistema de Control Administrativo Integral

Soporte PROSCAI S.C.

Introducción proceso EDI EDI

Soporte PROSCAI, S. C.

AV. Presidente Masaryk 101 ‐ 601

Col. Polanco

11560 México, D.F.

Tel.: (55) 5545 ‐ 6735

Fax: (55) 5250 – 0804

www.proscai.com

Todos los datos que aparecen en este manual y en la Empresa de Demostración que se utiliza para llevar a cabo el curso de Proscai, son ficticios.

Cualquier similitud con la realidad es sólo coincidencia.

Manual diseñado y elaborado por L.D.G. María Rosa Nieto y Sergio Avilés.

Primera edición, 2012

México

iii

EDI Introducción proceso EDI

Temario

I. Introducción II. Beneficios III. Diagrama de proceso

1

2

Manual CONFIGURACIÓN

Configurar clientes Configurar Inventarios Configurar Datos Generales

Manual OPERATIVO

Recibir y traducir pedido EDI Producto no encontrado Autorizar pedido Asignar pedido Imprimir etiquetas de precio y mercancía Facturar pedido Empaquetado Modificar factor Manejo de PACKS Reglas Walmart Especificaciones Liverpool Pedidos múltiples Liverpool Exclusivo Liverpool


|1


Proceso EDI (Intercambio Electrónico de Datos) con PROSCAI

El intercambio electrónico de datos (EDI Electronic Data Interchange) es la transmisión estructurada de datos entre organizaciones por medios electrónicos. Se usa para transferir documentos electrónicos o datos de negocios de un sistema computacional a otro.

Este manual está elaborado especialmente para aquellas empresas que manejan EDI con Proscai y son proveedoras de tiendas de Autoservicio o Departamentales. Nuestro objetivo principal es poner a su alcance y de forma muy explícita el procedimiento que se sigue al trabajar con estas cadenas.

En este mismo documento usted encontrará detalladamente los pasos precisos del proceso EDI completo que se recomiendan realizar; iniciando con la recepción y traducción del pedido EDI, la Distribución de empaque: la impresión de etiquetas de producto, de hojas o etiquetas de empaque simplificadas y detalladas, hasta la verificación, el manejo de pack, en el caso de Walmart las reglas que se deben respetar y en el caso de Liverpool el manejo de remisiones, la generación y confirmación del ASN hasta el momento de subir el archivo.

Conocerá las características y sugerencias del proceso, como se recomienda utilizar, el cual ha sido probado y validado con la experiencia de nuestros clientes.

Adicionalmente identificará ventajas y beneficios que le ofrece Proscai al trabajar con EDI, buscando potencializar el mejor desempeño en su empresa.

La automatización de las interacciones por medio del EDI minimiza las transacciones sobre papel y la intervención humana, reduciéndose las tareas referentes a la introducción de datos, su impresión y envío de documentos vía fax o mensajería.

Tenemos comprobado en la experiencia con nuestros clientes, que gracias a la automatización de EDI con Proscai es posible reducir el tiempo utilizado en el proceso, así como los errores de captura, de empaquetado y de entrega de mercancía.

Nota: Se recomienda realizar el proceso de empaquetado desde el módulo Facturación una vez que el pedido ya fue facturado, pues garantiza que ya no habrá cambios y lo facturado será precisamente lo que entregue. (Aunque también se encuentra esta mecánica desde Pedidos y funciona de manera semejante, no se aconseja aplicarlo desde ahí, ya que si hubiera modificaciones en el pedido no se actualiza automáticamente la distribución de empaque y deberá correr el proceso nuevamente).

|2


BÅÎÅÆÉÃÉÏÓ:

Usted podrá recibir sus pedidos de forma automática sin necesidad de capturarlos manualmente, evitando así errores de captura.

Le permite manejar con facilidad aquellos pedidos que solicitan los mismos productos para varias sucursales.

Asignación de código SKU en base a lo enviado por el cliente.

Proscai cuenta con la capacidad para indicarle el número de cajas que requiere por factura, los productos por caja / sucursal que debe empaquetar y le facilita mecanismos para verificar que la mercancía que va a empacar sea la correcta, tanto en cantidad como en modelo.

Una vez importado el pedido usted podrá validar el inventario en diferentes fases garantizando que las entregas sean siempre completas y en tiempo:

al asignar el pedido,

al ir al almacén y surtirlo,

al etiquetar y empacar la mercancía,

Al realizar sus entregas cada vez mejor, el tiempo que invierte en ellas disminuirá, ya que cada vez menos cajas le serán revisadas según las calificaciones obtenidas por parte de su cliente.

Con mayor facilidad y sin pérdida de tiempo podrá generar su Aviso Anticipado de Embarque (en el caso requerido).

Obtendrá respuesta más rápida en la concertación de la cita y esto le permitirá entregar los pedidos dentro del tiempo establecido para que la mercancía llegue más rápido al aparador (comprador final).

La presencia constante y expedita de su mercancía en el aparador se verá reflejada en sus ventas, pues el comprador final siempre encontrará lo que necesita.

Además recibe un plus, ya que le permite recibir y analizar la Actividad de Producto que le envía Liverpool.

Con esta información usted puede tomar decisiones de manera sencilla y rápida, proponer la entrega de más mercancía cuando no haya lo suficiente en tiendas después de repartir.

A través de esta retroalimentación, tendrá un mejor manejo de sus productos.

El proceso es ágil, confiable, seguro y verdaderamente rápido.

El proceso EDI con Proscai es más económico, completo y sin tiempos de espera.

Usted mismo genera e imprime sus etiquetas de precio y de embarque, lo cual le disminuye en tiempo y costo.

|3


$ÉÁÇÒÁÍÁ ÄÅÌ ÐÒÏÃÅÓÏ %$) ÎÏÒÍÁÌ ÅÎ ÕÎÁ ÅÍÐÒÅÓÁ

Archivo EDI

• recepción / traducciòn

de pedido EDI enviado

ADMINISTRACIÓN VENTAS

• valida cliente y condiciones de venta

CREDITO

• Valida precios

• Autoriza pedido

ALMACÉN

• Asigna

• Emite reportes

• Surte mercancía

• Etiquetas de precio

FACTURACIÓN

• Factura pedidos

ALMACÉN

• Empaca

• Etiquetas de embarque

• Cierra contenedores

• Genera ASN

TRANSPORTE

• Surte mercancía

CxC

• Aviso de pago

• Orden de banco

• Conciliación bancaria

|4


Previamente es necesario configurar algunas características tanto en los clientes implicados, como en los productos, posteriormente sólo será necesario ejecutar el procedimiento.

Este manual se encuentra separado en 2 partes:

una que contiene la configuración de EDI y

la segunda que incluye el procedimiento estándar de trabajo.

A lo largo del documento encontrará ciertas indicaciones específicas en relación a algunos clientes, (como puede ser el caso de Liverpool o Walmart, etc.) que incluyen alguna diferencia en el manejo del tema, pero forma parte de él.

|1

EDI Configuración proceso EDI

ConfiguraciónparaprocesoEDIconPROSCAI

Es necesario preparar la base de datos para conseguir que el proceso se desarrolle de manera automática y se obtengan los resultados esperados.

ConfigurarClientes

1. En el módulo Clientes busque al cliente correspondiente, para este ejemplo será Liverpool.

2. Oprima el botón Enviar a y presione el botón Cambio.

3. Introduzca la dirección del lugar donde se debe entregar la mercancía si es diferente a la dirección fiscal que registró en la carátula del cliente (por ejemplo centros de distribución).

|2

Configuración proceso EDI EDI

En el caso de algunos clientes, será necesario registrar el código GLN, que es un número de 13 dígitos proporcionado por el cliente y que identifica una ubicación. Estos clientes requieren que este dato aparezca en la adenda de la factura.

El Porcentaje de tolerancia en precios EDI es una cantidad límite determinada por su empresa para que el sistema no permita una modificación en precios mayor al estipulado en ese campo, al momento de recibir los archivos EDI para generar los pedidos del cliente. Se registra en cada cliente. Puede dejarlo en ceros.

4. También es necesario registrar la Letra EDI correspondiente, esta letra se utiliza en el sistema para indicarle que funcione con las especificaciones propias del cliente, por ejemplo en las etiquetas, para el registro de códigos SKU, etc. Seleccione la letra con base a la siguiente tabla.

5. Oprima OK y cierre la ventana Enviar a.

Ahora registrará las sucursales del cliente, agregando los datos necesarios.

L Liverpool y Fábricas de Francia H Home Mart

S Sears G Gigante

B Bodega P Palacio de Hierro

M Mi Bodega F Office Max

T Superama I Corporación Control

W Wal*Mart V Casa Ley

M Sam’s E Almacenes García

U Suburbia N Bodesa

O Soriana Q Chapur

C Comercial Mexicana K Coppel

J Dorian´s Y Deportes Martí

D Chedraui h H.E.B.

Z Home Depot c Cinépolis

A Elektra

|3


6. Ahora oprima el botón Sucursales localizada en la ventana del cliente.

7. Aquí va a dar de alta las sucursales de su cliente, para esto oprima el botón Alta y registre los datos.

En el campo Código registre el número de la sucursal, es un campo numérico. Este dato es proporcionado por su cliente. En el campo Nombre se registra el nombre de la sucursal.

En los campos Agente y Demostradora se registra el código de su personal que atienda a esa sucursal.

Debe registrar la información de la Dirección de la sucursal.

Es importante que registre el código EAN de cada una de las sucursales (es un código asignado por la matriz a cada una de sus sucursales) ya que este dato le facilitará la recepción de sus pedidos EDI.

En el campo Tiempo podrá registrar el tiempo estimado en que tarda en llegar la mercancía a la sucursal (días). En el campo Código CEDIS, deberá registrar el código del CEDIS con el cliente que se lo solicite (Walmart y Soriana).

El campo Info aplica solamente para Liverpool y sirve para diferenciar si se trata de una sucursal Fábricas de Francia (F). En este caso, cuando la tienda sea Liverpool registre la letra L y cuando la sucursal sea de Fábricas de Francia, deberá registrar una f.

|4


8. Al terminar oprima OK.

9. Oprima el botón Clasificar localizado en el lado inferior izquierdo y clasifique la sucursal.

10. Guarde la clasificación de la sucursal.

|5


Configurar Inventarios

Para utilizar el mecanismo de distribución de empaque es necesario que cada uno de sus productos (hijo) tenga registrado el empaque EDI y la Cantidad por empaque.

Para manejar este empaque EDI, tomaremos como base algunos lineamientos estándar.

Puede registrar 3 tipos de empaques utilizando las siguientes siglas:

BG para sacos BX para cajas PL para tarimas

Si necesita manejar cajas diferentes donde no pueden mezclarse los productos, podrá agregar un tercer dígito para diferenciarlo, por ejemplo BXA o BXB, simplemente para que el sistema entienda que es una caja estándar con características especiales por producto para evitar que se mezclen productos que no pueden ir juntos.

Es importante ubicar el tamaño de caja que vaya a manejar como estándar, ya que más adelante le enseñaremos cómo manejar diversos tamaños, modificando factores.

NOTA: Si Liverpool es su cliente, le aconsejamos que sea en base a esa caja como registre su Cantidad EDI.

Identifique cuántos productos caben por caja. Si sus productos de un mismo departamento, por ejemplo perfumería, tienen tamaños o formas irregulares, es recomendable que deje un poco de espacio de margen, para poder manejarlos cuando tenga que combinar productos.

Cajas

Sacos Tarima

|6


1. Vaya al módulo Inventarios e identifique un par de productos para darles seguimiento.

Para este ejemplo serán EC0010 Licuadora de 12 velocidades y EC0020 Exprimidor de cítricos.

2. Oprima el botón Otros.

3. Registre el Tipo de Empaque (BX) y el número de Piezas por empaque.

Para este ejemplo se indica que caben 4 licuadoras por caja y 6 exprimidores por caja.

NOTA: Recuerde que este procedimiento deberá hacerlo por cada producto que tenga.

Si maneja productos en color y talla (módulo adicional), puede registrarlo en el producto raíz y heredarlo posteriormente a los hijos a través CTRL+ Alta CT siempre y cuando sea la misma cantidad.

|7


También es necesario que registre el código SKU de los productos, de acuerdo a sus clientes. Para identificarlos, será necesario que primero registre la letra EDI del cliente y junto a él, el código.

Puede tener varios SKUs para un mismo producto, del mismo proveedor o de proveedores diferentes.

Nota: Si maneja color y talla, este código deberá registrarlo en cada producto hijo.

Si aún no tiene los códigos, posteriormente puede cargarlos, también puede asignar a través de la recepción de los pedidos EDI.

4. Busque el producto.

5. Oprima el botón SKU localizado del lado izquierdo de la ventana.

6. Registrar la letra EDI del Cliente y el código que le asignaron.

En esta ventana puede registrar todos los códigos necesarios.

En el caso de Liverpool, se registra la letra EDI que es L, y lo reconocerá también para las sucursales que sean Fábricas de Francia.

|8


Configurar Datos generales

Si maneja color y talla, también es importante que registre las tablas de traducción para las tallas y colores, es decir, que aunque se lo soliciten diferente, representen el mismo color o talla y el sistema no se detenga por ello.

1. Vaya al módulo Datos Generales.

2. Seleccione del menú Datos generales el comando Catálogos, y elija la opción Tallas EDI.

3. En la ventana Traducción de Tallas registre las diferentes formas en que pueden ser nombradas sus tallas.

No es necesario que se registren en orden.

Para registrar los colores es algo semejante.

4. Seleccione del menú Datos generales el comando Catálogos, y elija la opción Colores EDI.

5. Registre las diferentes formas en que pueden ser nombrados sus colores.

En estas tablas es recomendable registrar todas las variantes posibles para que su proceso de traducción de pedidos sea lo más ágil posible, considerando las diversas opciones que le envíe el cliente.

|1

EDI Manejo proceso EDI

ManejodeprocesoEDIconProscai

RecibirytraducirpedidoEDIconProscaiCuando su cliente le envía sus pedidos en formato electrónico, este deberá ser “traducido” para poder ser entendido.

PROSCAI cuenta con su módulo EDI que le permite hacer esa traducción para incorporarlos al sistema y manejarlos posteriormente de forma normal, como un pedido cualquiera y darles el seguimiento adecuado.

La ventaja es que usted no tendrá que teclear cada uno de los pedidos que le son enviados por su cliente, esto le proporcionará ahorro de tiempo, menos papeleo y evitará posibilidades de errores de captura, además tendrá sus pedidos “normales” en PROSCAI.

Una vez que ha recibido sus archivos por parte de su cliente, es necesario realizar el siguiente procedimiento:

1. Vaya al módulo Pedidos.

2. Del menú Pedidos seleccione el comando EDI.

|2

Manejo proceso EDI EDI

Esto despliega una ventana llamada Transferencia EDI.

3. Active la casilla Genera.

4. Posteriormente oprima el botón EDI ubicado del lado izquierdo de la ventana.

5. Busque la carpeta donde guarda los archivos de su cliente y seleccione el correspondiente.

6. Seleccione el archivo EDI correspondiente haciendo doble clic sobre él.

7. Oprima el botón Abrir.

|3


Con esta acción, Proscai leerá el archivo EDI y lo va a traducir, para incorporarlo en el sistema generando un pedido normal.

Al momento que Proscai hace la traducción de los pedidos, el sistema va asignando el número de pedido correspondiente en PROSCAI.

Existen varias funciones dentro de esta ventana como:

Interpretar los archivos, Validar que la información sea completa y correcta y Generar el pedido, cada una de estas fases pasa por su antecesora, en el orden en que se encuentran.

La tarea Genera incluye los 3 pasos anteriores, así que basta con oprimir este botón para que el sistema interprete y valide los datos y genere el pedido en Proscai.

|4


8. Vaya al módulo Pedidos y busque uno de los pedidos creados, para este ejemplo será P00141.

Usted puede observar que el pedido queda integrado a Proscai como cualquier otro pedido normal. Incluso si desplaza la barra inferior de la ventana, podrá observar que aparecen los datos para generar las etiquetas del cliente.

|5


ProductoNoEncontrado

Cuando está traduciendo un pedido EDI, es posible que aparezca la ventana emergente Producto No Encontrado, esta ventana se muestra porque el sistema no localiza ese producto en la base de datos.

Existen diversas razones por las que Proscai no encuentra un producto: por error en algún código, por diferencia o ausencia en los códigos SKU o EAN asignados al producto, por no identificar la talla y/o color, etc.

En la parte superior de la ventana, aparece el cliente que le está haciendo el pedido, así como algunos de los datos del producto: modelo, color y talla, descripción, SKU, EAN y precio que incluye el pedido enviado.

En la parte central muestra los productos que encuentra parececidos y además le permite buscar otros productos. Puede relacionarlo con el producto a través del botón Usar Item. Permite agregar o no el SKU del producto del pedido (al registro del producto en Proscai) así como actualizar o no el código EAN.

|6


En la parte inferior le permite dar de alta los productos, asignando código, unidad de medida, descripción, e incluso SKU, EAN y hasta precio. A través del botón Alta registra producto raíz. Usando el botón Alta CT podrá registrar el producto, en este caso se considera la raíz pero se ajusta con el color y talla pero no a grega el SKU.

El botón Alta CT Item registra el producto en color y talla y asigna SKU al registro del producto.

|7


AutorizarpedidoenProscaiUna vez que están generados los pedidos, el área de Crédito y Cobranza debe validar las condiciones del cliente, así como los precios y descuentos, para ser autorizados.

1. La persona responsable, Autoriza el pedido como lo hace normalmente.

AsignarpedidoenPROSCAI.Se ha observado como una práctica muy recomendable la asignación de pedidos, pues de esta manera realiza “un apartado” de la mercancía que tiene en bodega para cubrir sus pedidos y le permite la toma de decisiones para el área de producción en caso de verificar carencias, así como evaluar rangos de tiempo, buscando cubrir el pedido completo.

Una vez que el pedido está autorizado, el encargado del almacén podrá asignar la mercancía.

1. Ubicado en el pedido correspondiente, oprima el botón Asignar todo. Localizado en la parte baja de la ventana.

Con esta opción el sistema realiza un barrido completo del inventario y le asigna al pedido la mercancía disponible.

2. Confirme que Si desea asignar todo el pedido.

|8


El pedido ha quedado asignado.

3. Para imprimir el pedido correspondiente con la mercancía ya asignada, seleccione del menú Pedidos, el comando Pedido del mes.

4. Indique que el reporte sea del Pedido con la mercancía Asignada.

Este reporte del pedido asignado servirá para posteriormente sacar de la bodega solamente la mercancía ahí indicada que ya fue “apartada” y que corresponde al pedido en cuestión.

5. Oprima OK.

|9


Obtendrá el siguiente reporte del pedido completo.

Con este reporte en mano, el personal de la bodega podrá llevar a la mesa de reparto toda la mercancía solicitada y que ya se encuentra asignada para el pedido, para dividirla por sucursales posteriormente.

|10


Imprimiretiquetasdeprecioyetiquetarmercancía.Como sabe, desde PROSCAI puede imprimir también sus etiquetas de precio. Esta práctica es precisamente una nueva verificación de que la cantidad de mercancía sea la correcta.

El sistema le pide que coloque la etiqueta correspondiente en su impresora de etiquetas, según sus sucursales.

1. Estando en el pedido, oprima el botón Monarch localizado en el área de las Acciones (lado izquierdo) de la ventana, para generar las etiquetas de precio.

2. En la ventana que se despliega, seleccione la opción Imprimir Todas.

Es recomendable que genere e imprima todas sus etiquetas por sucursal. Al hacerlo así, el sistema imprimirá únicamente las etiquetas de los productos que fueron asignados. Con esta opción usted podrá validar que las piezas traídas del almacén serán las correctas en cantidad.

3. Cargue la impresora con la etiqueta correspondiente.

|11


Se generan todas las etiquetas de precio del pedido en cuestión, sobre la mercancía asignada.

NOTA: los datos presentados en la etiqueta en su mayoría vienen contenidos en el archivo EDI y son validados en Proscai, como: la lisita de precios, los colores y tallas (con ayuda de tablas de traducción) así como el tipo de etiqueta y los descuentos que se ofrecen al cliente final.

4. Entregue la lista de embarque por sucursal así como las etiquetas para hacer la separación de mercancía por sucursal.

5. Una vez que está dividida la mercancía, coloque las etiquetas al producto.

Las etiquetas impresas serán nuevamente una verificación de mercancía.

Cada etiqueta que se imprimió se hizo en relación al producto asignado, por tal razón el número de etiquetas es preciso y debe coincidir con la cantidad de mercancía que se encuentra en la mesa.

No hay motivo entonces por el cual sobren o falten etiquetas, ni sobre ni falte producto. Si se encuentra usted con este descuadre, entonces debe verificar su información.

Posteriormente puede imprimir las etiquetas faltantes.

Enseguida facturará de pedido.

Logo del cliente Modelo, color y talla Precio de venta Leyenda IVA Precio de venta rebajado

SKU código de origen en número SKU código de barras Leyenda de precio rebajado Leyenda del IVA

11/05

Para Liverpool y Walmart el proceso siguiente será generar una remisión utilizando la letra de tipo de movimiento correspondiente de cada cliente (L, W, respectivamente), que posteriormente será confirmado por un Aviso de recepción de mercancía (RECADV) para facturarlo.

|12


Facturarpedido

Cuando el pedido ya ha pasado por los pasos de asignación, autorización y etiquetado, el área de facturación puede realizar la factura correspondiente al pedido.

No es necesario realizar ninguna captura, puesto que toda la información se encuentra en el sistema y tiene la opción de Facturar de Pedido, lo cual le repercutirá en un gran ahorro de tiempo.

1. Vaya al módulo Facturación.

2. Del menú Facturación, seleccione el comando Facturar de Pedido.

3. Escriba el número del pedido correspondiente y oprima OK.

4. Avance con Tabulador para que el Sistema le asigne el número de Factura y oprima OK.

5. Capture lo necesario en los Comentarios de factura y oprima OK.

|13


6. Oprima OK una vez más.

7. A la pregunta Imprimo? Conteste NO.

8. A la pregunta Continúo? Conteste No.

Si está usando CFD (facturación electrónica), selle el documento.

Como se comentó anteriormente, en el caso de Liverpool en lugar de crear un documento F, deberá generar un documento L que corresponde a la Remisión.

En el caso de Walmart, deberá generar un documento W que corresponde a la remisión de ellos.

Una vez que el área de facturación ha realizado la factura, es momento para que en el área de almacén, se empaque la mercancía.

|14


EmpaquetadoEn este documento se detalla el sistema de Distribución de empaque de mercancía que le permite Proscai, para realizar las entregas a sus clientes con base a las especificaciones que le solicitan.

Con Proscai podrá imprimir las instrucciones de empaque, la remisión por transporte así como las hojas o etiquetas de embarque, sean estas simplificadas o detalladas, incluso cuando maneje sucursales. También podrá generar sus rutas de reparto.

Se recomienda realizar este proceso desde el módulo Facturación una vez que el pedido ya fue facturado, pues garantiza que ya no habrá cambios y lo facturado será precisamente lo que entregue. (Aunque también se encuentra esta mecánica desde Pedidos y funciona de manera semejante, no se aconseja aplicarlo desde ahí, ya que si hubiera modificaciones en el pedido no se actualiza automáticamente la distribución de empaque y deberá correr el proceso nuevamente).

Traemos el pedido P00141 por 15 licuadoras y 22 exprimidores para la sucursal 5; y 8 licuadoras y 12 exprimidores para la sucursal 43.

Se facturó el pedido, generándose el documento F00000020 para este ejemplo.

Proscai cuenta con la capacidad para indicarle el número de cajas que requiere por factura, los productos por caja / sucursal que debe empaquetar y le facilita mecanismos para verificar que la mercancía que va a empacar sea la correcta, tanto en cantidad como en modelo.

Sabemos de la exigencia de algunos clientes, especialmente departamentales y autoservicios para la recepción de su mercancía, por tal razón se han establecido estándares funcionales para todos.

En casos especiales como Liverpool, Walmart o Chedraui, se ha desarrollado un apartado específico.

|15


1. Ubicado en la factura específica, oprima el botón Cajas.

Observe que se despliega la ventana Empaque.

2. En la ventana Empaque, oprima el botón Generar.

3. Observe que aparece la ventana Generar Empaque donde le indica el tipo de empaque que va a utilizar (el que registró en el producto) y le da la posibilidad de indicar el Factor.

Este Factor 1 representa la caja base que tomó como referencia, si las cajas que va a utilizar para empacar esta factura fueran mayores, por ejemplo del doble, es necesario indicarle al sistema que su factor es 2.

Si por el contrario las cajas fueran más pequeñas y sólo le caben la mitad o el 70% en base a la caja base, entonces registraría el factor .50 ó .70 respectivamente.

|16


Para este ejemplo deje el factor 1 y por el momento no se explicará el uso de packs.

4. Oprima el botón Generar.

5. Observe que el sistema genera la distribución de empaque.

En el recuadro Resumen por Tipo de Empaque le detalla el tipo de empaque que va a utilizar BX para este ejemplo, el factor, el número total de empaques que se requieren y el total de producto que va a entregar.

En la parte baja de la ventana se encuentra la Lista de Empaque, que le detalla la sucursal, el número de empaques en relación al resto 1/8 y 1/4, enseguida le indica cuántos productos diferentes incluye el empaque (incluso si hay diferencia de código color y talla) y cuántas piezas de producto.

Si selecciona una línea, en el área Detalle del Empaque le muestra el detalle de lo que debe contener la caja.

|17


En el área superior derecha de la ventana, aparece un listado de Acciones que puede ejecutar de acuerdo a sus necesidades:

Incluimos aquí una breve descripción y más adelante podrá imprimir los ejemplos:

1 Imprimir Instrucciones para Empaque: imprime un listado con el detalle de cómo deberá empacar su mercancía por sucursal, el número y tipo de caja, el porcentaje de llenado de cada caja, el o los productos que van en cada caja, el modelo y la cantidad, así como un par de cuadros verificadores para realizar hasta un doble conteo.

2 Imprimir Lista de Empaque: No implementado.

12 3 4 5 6 78

|18


3 Imprimir Remisión por Transporte: Genera un reporte por cada transporte que vaya a utilizar para entregar la mercancía, previamente se indica cuantos transportes va a utilizar (más adelante se lo indicaremos) y cada reporte tendrá la referencia del documento y de las cajas que llevará, con el detalle del producto y la cantidad. Estos reportes también incluyen casillas para verificar el conteo.

De las siguientes 4 acciones deberá seleccionar la que mejor se adapte a su forma de trabajo y que le soliciten sus clientes, ya sea que imprima hojas o etiquetas, ambas pueden ser simplificadas o detalladas.

4 Hojas simplificadas

Incluye datos generales, número de factura, número de pedido, dirección.

5 Hojas detalladas

Además de lo que incluye la hoja simplificada, muestra la relación de producto y sus cantidades.

6 Etiquetas simplificadas

Incluye datos generales, número de factura, número de pedido, dirección.

Se imprime en etiqueta.

7 Etiquetas detalladas

Además de lo que incluye la hoja simplificada, muestra la relación de producto y sus cantidades.

Se imprime en etiqueta.

|19


8 Verificar: Despliega una ventana para verificar con la ayuda de un lector que la mercancía que va en la caja, es la correcta.

Esta acción de Verificar es opcional, sin embargo podría serle de utilidad para validar sus productos a entregar.

Continúe con el ejemplo, para esta factura se utilizarán 2 transportes.

6. Seleccione la caja 7 y oprima doble clic sobre la línea.

Observe que en la columna Tra. (Transporte) cambió la numeración a 1, lo cual indica que ya es otro transporte y al momento de generar la Remisión por transporte, generará 2 documentos detallados.

|20


7. Seleccione la acción Imprimir Instrucciones para Empaque. Para este ejemplo se generará en pantalla.

Como se comentó anteriormente, esta relación le indica cómo realizar el empaque de su mercancía en sus cajas. La caja 1, 2 y 3 deberán contener 4 piezas del producto EC0010, la caja 4 contendrá 3 productos EC0010 y 1 producto EC0020, y así respectivamente.

Las casillas pueden serle de utilidad, para validar hasta en 2 conteos que es la cantidad correcta, por ejemplo cuando se coloca en la mesa y cuando se guarda en la caja.

8. Cierre las instrucciones.

|21


9. Imprima ahora la Remisión por Transporte.

Observe que automáticamente generó 2 remisiones correspondientes a cada uno de los transportes que se van a utilizar para la entrega. Observe como la remisión del transporte 1 lleva las cajas 1‐6 de la factura F00000020 y la remisión del transporte 2 lleva las cajas de la 6 ‐ 8 (suc. 5) y de la 1‐4 (suc. 43) del mismo documento.

10. Cierre ambas Remisiones.

|22


11. Ahora Imprima la Hoja de Empaque simplificada.

El sistema genera una hoja por caja, para pegarla en cada caja, con información en código de barras para que se agilice la entrega con el cliente, indicando el número del pedido y la factura correspondiente.

12. Cierre la ventana de las Hojas de empaque.

13. Ahora imprima las Hojas de Empaque Detalladas. Obtendrá lo siguiente:

Donde además muestra la relación de productos y la cantidad que incluye la cada caja.

14. Cierre la ventana de las hojas detalladas.

De a cuerdo a la necesidad que tenga, usted decide cuales hojas son las que más le sirven para pegar en su caja, si las simplificadas o detalladas.

Si por el contrario, prefiere utilizar Etiquetas es necesario que cuente con la impresora indicada y que haya sido configurada para tal efecto.

15. Seleccione la acción de Imprimir Etiquetas simplificadas.

|23


16. Prepare la impresora y oprima SI.

Obtendrá una impresión de sus etiquetas semejante a esta:

17. Seleccione la acción de Imprimir Etiquetas detalladas.

18. Prepare la impresora y oprima SI.

Obtendrá una impresión de sus etiquetas semejante a esta, donde además de los datos de la factura y del pedido del cliente, se detallan los productos y cantidad, que contendrá el empaque.

27/03/2012

P00093

P00141 DEPTO

CAJA 1 DE 8

BX 1 P00093B

|24


Por último, solamente hace falta Verificar. Esta acción es opcional y podría serle útil para pedidos especiales o clientes muy exigentes. También podría validar la confiabilidad de sus empleados y hacerlo eventualmente a alguna de las cajas que vaya a entregar.

19. Seleccione la acción Verificar.

20. A través de su lector de códigos de barra, escanee la referencia del documento y posteriormente el número de la caja o contenedor. Enseguida los productos.

Esta acción puede hacerla a la vez que va metiendo los productos a la caja.

|25


Observe que el sistema le indica a manera de un semáforo como se encuentra.

21. Al quedar en verde, significa que ya está verificada esta caja, escanee el símbolo de fin, u oprima Tabulador o Intro.

Así irá viendo sus cajas verificadas.

|26


Si en una caja se encuentra una pieza de más o un producto que no va en la caja, el sistema se lo indica de la siguiente manera:

El semáforo le marca en rojo que hay una irregularidad y será necesario volver a verificar toda esta caja.

NOTA: La información generada de la Distribución de Empaque es efímera, el sistema solamente guarda los últimos 100 generados y se van borrando.

Si desea aumentar la cantidad de documentos registre el parámetro especial EMP_GUARDAR_CANT con el valor deseado entre “100 y 5000”.

A continuación se explican algunas variantes de la distribución para empaque:

Modificar factor

Manejo de PACKS

Reglas Walmart

Especificaciones Liverpool

|27


Modificarfactor

En este ejemplo se muestra cómo modificar el Factor del empaque.

1. Se generó un pedido y se facturó de la forma descrita anteriormente.

2. Se le realizó la distribución de empaque con factor 1.

El sistema le muestra la información generada e indica las sucursales correspondientes.

3. Oprima nuevamente el botón Cajas. Y enseguida seleccione el botón Generar.

El sistema le envía un mensaje donde le indica que ya había generado la distribución de empaque y que se perderá si lo regenera.

|28


4. Conteste SI, para que vea el efecto de modificar el factor.

5. Modifique el factor a 2 y oprima el botón Generar.

Observe que el sistema ajustó las cantidades, disminuyó el número de cajas en relación al ejercicio anterior, además cambió la distribución de mercancía por caja.

Sigue respetando el manejo de las sucursales sin mezclarlas.

El resto del procedimiento es exactamente igual.

|29


ManejodePACKS

Los pack son considerados como una forma de empacar un mismo producto. Vienen registrados desde el pedido EDI y podrá darles el tratamiento que mejor se ajuste a su logística de trabajo. Proscai considera 5 maneras diferentes para manejar pack.

En el producto se determina el número de piezas que caben por caja, de forma normal, para este ejemplo caben 10 desodorantes por caja.

Por ejemplo, el manejo de desodorantes. Podrían solicitarle piezas sueltas, o embases directamente por caja, o solicitarle paquetes de 3 piezas. Estos últimos paquetitos son los que se consideran Packs.

1. La primera, es Ignorarlos. Es decir no los toma en cuenta para nada. Le solicitan 24 packs de 3 piezas de desodorantes, usted vende 72 desodorantes.

Caja 1 = 10 piezas; caja 2 = 10 piezas… y caja 8 = 2 piezas. La remisión por empaque marcará un Total = 72 pzas.

|30


2. La siguiente opción es la que los considera como piezas, es decir si solicitan los 24 packs de 3 piezas.

Caja 1 = 9 piezas; caja 2 = 9 piezas… y caja 8 = 9 piezas. La remisión por empaque marcará las 72 piezas, pero cada caja está conformada por 3 packs.

|31


3. Como piezas, 1 caja por pack. Donde cada pack es la caja.

Caja 1 = 3 piezas; caja 2 = 3 piezas… caja 24 = 3 piezas La remisión por empaque indicará 24 contenedores, pero 72 piezas.

|32


4. Como packs. Marca únicamente los packs en la lista.

Caja 1 = 3 piezas; caja 2 = 3 piezas… caja 8 = 3 piezas… La remisión por empaque marcará un Total = 24 piezas.

Observe que el campo Información de la ventana Empaque, se indica que opción está utilizando.

|33


5. Como packs, 1 caja por pack. Donde el pack es la pieza y marcaría packs.

Caja 1 = 1 pack; caja 2 = 1 pack… caja 24 = 1 pack… La remisión por empaque marcará un Total = 24 piezas.

El resto del proceso es de manera normal, en cualquiera de las 5 opciones de manejo de packs.

|34


Reglas Walmart

Si su cliente al que va a entregar es de la cadena Walmart, es necesario activar la casilla Aplicar reglas Walmart para que el sistema realice la distribución de empaque en base a las condiciones de la empresa:

Al momento de generar la Remisión por transporte, aparece así:

Las reglas Walmart se refieren a lo siguiente:

No mezclar modelos en caja

No más de 12 códigos por caja

Hasta 4 productos por etiqueta

Hasta 3 etiquetas por caja

Observe que en el ejemplo, aún cuando queda espacio en 2 cajas, no junta los productos.

|35


Especificaciones Liverpool

1. Previamente reciba el pedido EDI.

2. En el módulo de Facturación va a generar el documento de una Remisión (Tipo de movimiento L únicamente para trabajar con Liverpool.

3. Oprima el botón Cajas.

El sistema automáticamente despliega las especificaciones de Liverpool porque lo detecta como cliente, siempre que cumpla con la configuración adecuada (Letra EDI).


5. En la ventana Generar Empaque deje los datos como aparecen y oprima también el botón Generar.

|36


El sistema genera la lista de empaque.

De acuerdo a las acciones de Liverpool, será necesario establecer la fecha para el ASN y Etiquetas.

6. Seleccione la acción Establecer fecha para el ASN y Etiquetas.

De manera automática el sistema marcará un día de más para la fecha de sus etiquetas, este campo puede editarlo, para este ejemplo se sumaron 2 días. Adicionalmente observe que se calcula la fecha de la cita, para el día siguiente.

7. Oprima el botón Aceptar.

Enseguida se imprimirán las etiquetas simplificadas con la fecha registrada.

8. Seleccione la acción Imprimir etiquetas simplificadas y prepare su impresora.

Ahora deberá registrar los contenedores, para hacerlo Proscai le permite 4 formas con características agregadas.

La primera forma es simplemente registrar los contenedores, la segunda además le permite registrar los sellos, adicionalmente la tercera permite registrar los contenedores y realizar su verificación, y la cuarta forma suma el registro de contenedores y sellos con la verificación de mercancía.

|37


Para este ejemplo se utilizaran todas las opciones para que vea las diferencias.

9. Seleccione la acción Registrar Contenedores y oprima doble clic.

10. En la ventana Registro de contenedores lea o registre el código del documento y el número de la caja.

11. Oprima Tabulador. Enseguida registre el número de contenedor de Liverpool y oprima Tabulador.

El sistema le indica que el registro ha sido bueno (OK) y está listo para registrar otro contender.

12. Para este ejemplo y conocer las otras opciones, registre o lea el símbolo de fin (…←).

13. Observe que el sistema registró el número de contenedor en la lista de empaque.

|38


14. Nuevamente en la ventana Empaque, seleccione ahora la acción Registrar Contenedor y Sellos.

15. Registre la referencia del documento y número de caja, oprima Tabulador.

16. Registre el código del Contenedor y oprima Tabulador.

Enseguida el sistema le solicita el Sello #1 de la caja 2.

17. Una vez que lo registra y oprima Tabulador, el sistema le solicita el segundo sello. Registre ambos.

|39


Observe que en la parte superior de la ventana se ha registrado el número de caja, el código del contenedor así como ambos sellos.

Nuevamente el sistema le indica que todo está bien y que puede seguir registrando contenedores.

18. Registe o lea el símbolo de fin para seleccionar otra acción.

Observe que ya se registraron el código del contenedor así como los sellos de la caja 2.

19. Seleccione la acción Registrar Contenedores con Verificación.

20. Registre la referencia del documento con el número de la caja y oprima tabulador.

21. Registre el código del contenedor.

|40


Observe ha registrado en la parte superior de la ventana el número de caja y el código del contenedor, sin embargo es necesario registrar los códigos de los productos para verificarlos, por eso, en la parte inferior de la ventana indica en amarillo FALTA.

En el área de Detalle del Empaque, el sistema muestra que productos y en qué cantidades debes estar dentro de esta caja.

22. Registre o lea el código de los productos. Observe cómo se van agregando a la columna Verificación.

Al momento de verificar correctamente los productos de esta caja, el sistema cambia el semáforo a Verde e indica en las columnas que las cantidades están correctas y ha sido verificado (registra un OK en la columna Ver.).

|41


Registre el código de fin para mostrar la última acción.

Si registrara un producto de más, o que fuera diferente al solicitado, el sistema se lo indicará y deberá volver a capturar esta caja.

23. Seleccione ahora la acción Registrar Contenedores y Sellos con Verificación.

24. Registre la referencia del documento con el número de la caja y oprima Tabulador.

25. Registre el código del contenedor.

26. Registre ambos sellos.

27. Verifique sus productos.

|42


Observe que así queda su ventana Registro de contenedores.

Para este ejemplo registraremos la última caja de esta última forma también.

Ahora generará el archivo del ASN

28. Seleccione la acción Generar ASN.

Para este ejemplo la cita será para el 23/03/2012.

|43


29. Oprima Aceptar.

El sistema envía un mensaje para confirmar.

30. Conteste Yes.

31. Guarde el archivo en formato .txt

El archivo queda listo para que lo suba al portal de Liverpool.

32. Cierre la ventana Empaque. Regresa a la factura.

|44


PedidosmúltiplesLiverpool

Proscai cuenta con la característica de realizar el empaquetado de varios pedidos para Liverpool, siempre y cuando cumplan con las condiciones solicitadas.

Esta opción le permite un ahorro tanto en cajas como tiempo y logística, pero deberán respetarse las condiciones:

Permite juntar hasta 4 pedidos.

El rango de fechas debe ser semejante.

Los pedidos deben ser entregados al mismo CEDIS.

Los pedidos deben utilizar el mismo tipo de empaque (cajas azules, o cajas verdes, etc).

Los pedidos deben ser de la misma sección o departamento.

Los productos de los pedidos deben coincidir en alguna sucursal.

Es necesario realizar el empaquetado desde el primer pedido que quiera agrupar porque revisa hacia adelante.

Ninguno de los pedidos debe tener generada su orden de empaque, en tal caso será necesario borrarla (oprimir simultáneamente Ctrl + Shif + botón Generar).

Como se había dicho anteriormente, en el caso de Liverpool se genera el pedido standar. Este pedido se Autoriza y Asigna de manera normal. Es necesario registrar los siguientes parémetros especiales:

CFD_TIPMOV_REM con valor de la letra EDI = L Este parámetro permitirá que al momento de facturar de pedido para Liverpool, se genere la remisión L correspondiente. EMP_MULTI con valor = 1 Este parámetro permitirá em empaquetado multiple de pedidos para Liverpool.

|45


Requiere que el tipo de movimiento L se encuentre dado de alta con los mismos valores de una factura.

Una vez que ya descargó los pedidos, va a generar las remisiones, para ello utilice la opción Facturar de pedido y registre el numero de cada pedido Edi de Liverpool. Con esto irá generando los documentos L (remisiones) que va a juntar para empaquetar. Para este ejemplo se tienen 3 remisiones, L00002, L00003 y L00004.

1. Posiciónese en el primer documento, para este caso sería L00002. Oprima el botón Cajas.


Observe que en esta ocasión el sistema despliega la ventana Empaque Multiple.

|46


3. Registre el resto de documentos que quiere considerar para empaquetar juntos.

4. Oprima el botón Generar de la ventana.

Aparece la ventana Generar Empaque.

5. Si no modifica factor ni maneja packs, oprima el botón Generar.

|47


El sistema realiza el empaquetado de los documentos registrados.

En el campo Información, aparecen los documentos que se juntaron.

Al observar la información del Detalle del Empaque, puede ver que en la misma caja se encuentran productos de varios documentos.

Cuando oprima el botón Cajas, en cualquiera de los documentos incluidos, verá el mismo empaquetado.

El resto del proceso continúa de forma normal.

|48


ExclusivoLiverpool

1. Vaya a la página electrónica de Liverpool: extranet.liverpool.com.mx

2. Registre sus datos de usuario y password.

Aparecerán los datos del proveedor.

3. Presione el botón Cargar archivo.

|49


Aparecerá la ventana donde cargará el archivo de texto.

4. Busque el archivo, selecciónelo y posteriormente oprima el botón Aceptar.

5. Posteriormente consulte su cita a través del botón Consulta de citas.

|50


En la pantalla encontrará el número del pedido, la fecha y hora de entrega, el número de cita, contenedores y piezas citadas, así como el status de cada pedido.

6. El presionar el botón Pedido, se despliega un reporte con el total de contenedores y piezas.

7. Si el proveedor desea cancelar la cita, puede hacerlo a través del botón Eliminar y confirmando dicha cancelación.

Si el pedido es rechazado por algún motivo, encontrará un índice de razones de rechazo que le ayudará a corregir el error.

Si el proveedor necesitara tener la información de sus confirmaciones, para integrarla a sus procesos internos, puede bajar el archivo presionando el botón “Descargar archivo”, ubicado entre las opciones del menú principal.

|51


8. Para terminar, es necesario colocar los seguros en las cajas.

9. Dejar la mercancía lista para cargar el trasporte que llevará la mercancía al Centro de Distribución.

Documents

Copy of 01 Introducción Proceso EDI - Proscai · La presencia constante y expedita de su mercancía en el aparador se verá reflejada ... código de su personal que atienda a esa