Copiers: Request for Clarification y Formularios...Dat e Q. No. Supplier Question English Answer (In English) Answer (in Spanish) 6/2 6 10 National Copier Esta propuesta elimina el

Date

Q. No

. Supplier Question

English Answer (In English) Answer (in Spanish)

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1 Comp.& Printer Solutions

¿ Las pequeñas empresas que pertenecen al programa "Pymes" pueden participar de esta propuesta?

Can small companies that belong to the "SMEs" program participate in this proposal?

Yes, any supplier that meets the requirements requested in RFP 19-193-C and is duly registered in the RUL of the ASG, can participate in the auction.

Si, cualquier proveedor que cumpla con los requerimientos solicitados en el RFP 19-193-C y se encuentra debidamente registrado en el RUL de la ASG, puede participar en la subasta.

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2 Comp.& Printer Solutions

¿ cuál es el costo por los pliegos de la subasta?

What is the cost for the bidding documents?

The RFP documents are free and posted for the public at ASG’s website at: http://www.asg.pr.gov/ReformaCompras/Pages/default.aspx#

Los documentos de requrimiento de propuestas estás publicado, libre de costo, en el portal de ASG: http://www.asg.pr.gov/ReformaCompras/Pages/default.aspx#

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3 Xerox Corporation

¿Este contrato va a ser uno de selección múltiple?

Is this contract going to be one of multiple selection?

Please see section 4.1 of RFP 19-193-C, “The Government expects to award one or multiple contracts for the requirements outlined in this RFP to the proposals that represents the Best Value to the Government.”

Favor de referirse a la sección 4.1 de la RFP 19-193-C, "El Gobierno espera adjudicar uno o varios contratos por los requisitos descritos en esta RFP a las propuestas que representen el Mejor Valor para el Gobierno".

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4 Xerox Corporation

El término del arrendamiento va a ser por un periodo de 36, 48 y 60 meses?

The term of the lease will be for a period of 36, 48 and 60 months?

The term will be 60 months El término será de 60 meses

Copiers: Request for Clarification

Please use the following dial-in to virtually attend the Multifunctional

Copiers Pre-Bid Conference starting at 1:00 P.M. on July 9, 2019:

787-545-3300, PIN: 552018

http://www.asg.pr.gov/ReformaCompras/Pages/default.aspx




Date

Q. No

. Supplier Question


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5 Xerox Corporation

Necesitamos que nos clarifiquen que significa lo siguiente: “Precios de arrendamiento (no hay límites de páginas. Someta la hoja de precios)

We need you to clarify what the following means: "Lease prices (there are no page limits. Submit the price sheet)

The term refers to the Pricing Worksheet that Proposers must complete and submit as a part of their proposal, which does not have a limit of pages or lines.

El término se refiere a la hoja de trabajo de precios de arrendamientos que deberá completar y proporcionar el proveedor, como parte de su propuesta, la cual no tiene un límite de páginas o líneas.

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6 Xerox Corporation

¿Por cuanto tiempo es la efectividad del contrato una vez adjudicado?

How long is the effectiveness of the contract once awarded?

Please refer to section 1.4 of the RFP: “The term of the contract(s) expected to be awarded at the end of this RFP process will commence upon ASG’s execution of the contract as per ASG’s and government-wide contracting guidelines and will be in effect for one year after execution, with four one-year options, exercisable at the Government’s discretion.”

Favor de referirse a la sección 1.4 del RFP: "El término del contrato o contratos que se espera que se adjudiquen al final de este proceso de RFP comenzará a partir de la ejecución del contrato por ASG, de acuerdo con las directrices de contratación de ASG y en todo el Gobierno y estará en vigor durante un año después ejecución, con la opción de extención de cuatro años adicionales, ejercible a discreción del Gobierno."

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7 Xerox Corporation

Ya que fue el día de ayer que se recibió la invitación de esta

Since it was yesterday that the invitation

The due date to summit Requests for Clarification regarding RFP 19-193-C was extended until June 27

La fecha para someter las preguntas acerca del RFP 19-193-C se extendió hasta el día 27 de junio 2019.




787-545-3300, PIN: 552018

Date

Q. No

. Supplier Question


solicitud, se pudiera considerar extender el tiempo de someter preguntas o el permitir que en la pre subasta se puedan hacer preguntas adicionales.

for this request was received, consideration could be given to extending the time for submitting questions or allowing additional questions to be asked in the pre-auction.

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8 National Copier

En referencia al financiamiento cuanto es el termino establecido para arrendamiento 36-48 o 60 meses y si se pueden utilizar dos alternativas de residual como 1.00

In reference to financing, how much is the term established for lease 36-48 or 60 months and if two residual alternative





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Date

Q. No

. Supplier Question


residual o FMV exclusivamente?

s such as 1.00 residual or FMV can be used exclusively?

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9 National Copier

Los modelos a cotizar se pueden ofrecer alternativas similar o superior al solicitado?

Can the listed models offer similar or superior alternatives to the one requested?

Copier specifications in RFP 19-193-C are based on the current installed base. Please see section 2.1 of the RFP, “Proposers may provide alternate comparable specifications and lease prices of models that they have seen corporations use that could be more cost-effective, based on the specifications listed for each Configuration Type in the “Alternate Specs and Models Pricing” tab.” ASG encourages proposers to propose alternate specifications to those provided, especially if they improve the cost-effectiveness of the proposal. Suppliers may propose copier configurations fulfilling both original specifications and alternate specifications.

Las especificaciones de copiadoras o multifuncionales en el RFP 19-193-C son a base de las que actualmente están instaladas. Favor de referirse a la sección 2.1 de la RFP, "Los proponentes pueden proporcionar especificaciones comparables alternativas y precios de arrendamiento de modelos que usualmente se ha visto que utilizan las corporaciones que podrían ser más rentables, según las especificaciones enumeradas para cada Tipo de Configuración en la pestaña " Especificaciones alternativas y modelos Precios". ASG exhorta a los proponentes a proponer especificaciones alternativas a las proporcionadas, especialmente si mejoran la rentabilidad de la propuesta. Los suplidores pueden proponer configuraciones de copiadoras que cumplan tanto las especificaciones originales como las especificaciones alternativas.




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Date

Q. No

. Supplier Question


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10 National Copier

Esta propuesta elimina el contrato vigente #13-54-C en ambas opciones compras y arrendamiento o solo el de arrendamiento? ya que esta nueva opción solo especifica arrendamiento.

This proposal eliminates the current contract # 13-54-C in both buying and leasing options or just leasing? since this new option only specifies lease.

This proposal is for the multifunctional lease service only. Do not eliminates the purchases contract.

Esta propuesta es solo para el servicio de arrendamiento de multifuncionales. No elimina el contrato de las compras.

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11 National Copier

¿En referencia al contrato de mantenimiento cuales son las opciones de facturación mensual o trimestral?

In reference to the maintenance contract what are the monthly or quarterly billing options?

RFP 19-193-C contemplates monthly billing. En el RFP 19-93 se contempla la facturación mensualmente.




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Q. No

. Supplier Question


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12 FACSIMILE (LEXMARK)

¿Cómo se medirá la NO disponibilidad de la red de las Agencias, Corporaciones Públicas y Municipios del Gobierno Puerto Rico? Ya que esto afectaría nuestra visibilidad de los equipos para poder ofrecer servicios de mantenimiento preventivo, reportes de consumo y entrega de suministros.

How will the availability of the network of the Agencies, Public Corporations and Municipalities of the Government of Puerto Rico be measured? Since this would affect our visibility of the equipment to be able to offer preventive maintenance services, consumption reports and

See RFP 19-193-C table 2.3-1 Performance Area I, “The Proposer shall provide one monthly line-item invoice report in electronic format (e.g. Excel, CSV) to each instrumentality and copy to ASG with the following fields: Instrumentality Name, Location, Copier Type, OEM and Model Name, Configuration Type, Lease Price per month, Order, Quantity, Maximum Monthly Volume of pages, Number of Pages Used per month, calculations of Key SLAs #1, #2, #3, #4, and #5 (to include supporting data and exceptions), Order Date, Invoice Date, and Invoice Amount. The Proposer shall describe how it will meet this requirement.”

Favor de referirse a la tabla 2.3-1 del área de desempeño I del RFP 19-193-C, " El Proponente debe proveer un reporte de factura detallada por mes en formato electrónico (Excel, CSV) a cada instrumentalidad con copia a ASG con los siguientes campos: Nombre de la entidad gubernamental, lugar, tipo de copiadora, OEM y nombre de modelo, tipo de configuración, precio de arrendamiento por mes, orden, cantidad, volumen máximo de páginas por mes, número de páginas utilizadas por mes, cálculos de “Key SLAs” #1, #2, #3, #4, #5 (incluir data de apoyo y sus excepciones), fecha de orden, fecha de factura, y cantidad en factura. El Proponente deberá describir cómo cumplirá este requerimiento.




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Date

Q. No

. Supplier Question


delivery of supplies

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¿Cuándo se refieren a “remplazo de tintas”, significa esto que el proponente es responsable de físicamente hacer el reemplazo de cada uno de los suministros de todos los dispositivos en cada localidad?

When they refer to "replacement of inks", does this mean that the proponent is responsible for physically replacing each of the supplies of all the devices in each location?

Please refer to RFP 19-193-C section 2.1, “The lease price per month must include all of the following items:

• Copiers, with all required components necessary for installation and operation

• Toner/cartridge replacement and disposal of replaced unit

• Firmware/software, including upgrades/updates, and technical support

• Remedial maintenance services • Delivery, installation, and testing • User manuals and quick reference

user guides • Cost of returning the Copiers to

Vendor at end of contract • Cost of removing/swapping out hard

drives at end of contract, before Copiers are returned to Vendor

• Cost of all other services, online system access, and reports identified in Table 2.3-1.”

Favor de referirse al RFP 19-193-C sección 2.1, El precio de arrendamiento por mes debe incluir todo los siguiente:

• Copiadoras, con todos los componentes/equipo necesario para la instalación y operación

• Reemplazo de tinta (“Toner” /“cartridge”) y desecho de la unidad reemplazada

• “Firmware/Software”, incluyendo actualizaciones, y ayuda técnica

• Servicios de mantenimiento correctivo

• Entrega, instalación y pruebas • Manual de usuario y referencias

rápidas de guías de usuario • Costo de devolver las copiadoras al

suplidor al finalizar el contrato • Costo de remover/cambiar los

discos duros al finalizar el contrato, antes de que las copiadoras se regresen al suplidor.




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Date

Q. No

. Supplier Question


• Costo de cualquier otro servicio, acceso a sistema en línea, y reportes identificados en la tabla 2.3-1.

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El precio propuesto para cada configuración tiene que ser el mismo independiente de cuantas maquinas sean o en qué área sea la entrega?

The price proposed for each configuration must be the same regardless of how many machines are or in what area is the delivery?

Yes, the prices will be unique per configuration, this should not vary regardless of the place of delivery.

Si, los precios serán únicos por configuración, este no deberá variar independientemente del lugar de entrega.

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¿Habrá la oportunidad de hacer alguna presentación en persona con los componentes ante comité evaluador?

Will there be the opportunity to make a presentation in person with the components before the

No. No




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Q. No

. Supplier Question


evaluation committee?

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FACSIMILE (LEXMARK)

El consumo del gobierno de impresiones en papel tamaño 11" x 17" (A3) es menor de un 2%. ¿Si el propósito del RFP es “reducir significativamente el costo de los bienes y servicios adquiridos” y tomando en consideración que los equipos con capacidad de imprimir en este formato (A3) históricamente son más caros que los de que

Government consumption of impressions on paper size 11 "x 17" (A3) is less than 2%. If the purpose of the RFP is to "significantly reduce the cost of goods and services purchased" and taking into account that equipment with the


Las especificaciones de copiadoras o miltifuncionales en el RFP 19-193-C son a base de las que actualmente están instaladas. Favor de referirse a la secci’on 2.1 del RFP, “Los Proponentes pueden ofrecer alternativas comparables en especificaciones y precios de arrendamiento de modelos que hayan visto otras corporaciones utilizar que puedan ser más costoefectivas, a base de las especificaciones dadas para cada tipo de configuración en la pestaña “Especs. Alter. Y modelo precios”. ASG exhorta a los proponentes a proponer especificaciones alternativas a las proporcionadas, especialmente si mejoran la rentabilidad de la propuesta. Los proveedores pueden proponer configuraciones de copiadoras que cumplan tanto las especificaciones originales como las especificaciones alternativas.




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Date

Q. No

. Supplier Question


solo imprimen en tamaño Carta y Legal (A4), por que 6 de los 8 modelos solicitados requieren poder imprimir en tamaño 11” x 17” (A3)?

ability to print in this format (A3) is historically more expensive than those that only print in Letter size and Legal (A4), why 6 of the 8 models requested require printing in size 11 "x 17" (A3)?

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En la hoja de Especificaciones de Fotocopiadora Especial, la referencia es de una IMPRESORA para cheques MICR no de una

In the Special Photocopier Specifications sheet, the reference is for a PRINTER

Correcto Correcto




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Date

Q. No

. Supplier Question


fotocopiadora. ¿Es esto correcto?

for MICR checks, not a photocopier. Is this correct?

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¿De ser un proponente agraciado, se firmará el contrato de arrendamiento con la ASG directamente o con cada una de las Agencias, Corporaciones Públicas y Municipios del Gobierno Puerto Rico independientemente?

If a successful bidder, will the lease contract be signed with the ASG directly or with each of the Government Agencies, Public Corporations and Municipalities of the Puerto Rico Government independently?

The Proposer will sign an Indefinite Delivery, Indefinite Quantity contract with ASG. Through this contract any instrumentality of the government can execute Purchase Orders to acquire equipment or services from the supplier.

El Proponente firmará un contrato de Cantidad Indefinida y de Entrega Indefinida con ASG. A través, de este contrato cualquier instrumentalidad del gobierno puede ejecutar órdenes de compra para adquirir equipo o servicios del proveedor.




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Date

Q. No

. Supplier Question


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En relación a la Garantía requerida del 25% del Performance Bond de lo ofertado por el Proponente. ¿Cómo ésta garantía presentada a nombre de ASG cubrirá el cumplimiento del Contrato que se establezca entre el Proponente y la Agencia, Corporación Pública o Municipios del Gobierno de Puerto Rico?

In relation to the 25% Performance Bond required of the Performance Bond offered by the Proponent. How will this guarantee presented on behalf of ASG cover compliance with the Contract established between the Proponent and the Agency, Public Corporation or Municipalit

The Performance Bond will be required when the Proposer signs the contract with ASG. It will be used to make claims to the proponent who signs a contract with the ASG and does not comply with the applicable contractual stipulations.

El Bono de Desempeño será requerido antes que el Proponente firme el contrato con ASG, el cual se require como garantía de licitación. El mismo será utilizado para hacer reclamaciones al proponente que firme un contrato con la ASG y no cumpla con las estipulaciones contractuales correpondientes. Al momneto de adjudicación se impartirán las instrucciones correspondientes.




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Date

Q. No

. Supplier Question


ies of the Government of Puerto Rico?

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La intención de éste RFP es adjudicar a un solo Proponente o a más de un Proponente?

The intention of this RFP is to award a single Proponent or more than one Proponent?

Please see section 4.1 of RFP 19-193-C, “The Government expects to award one or multiple contracts for the requirements outlined in this RFP to the proposals that represents the Best Value to the Government.” The Bid Board will evaluate the Lease Pricing Proposal and Technical Approach and decide on an award scenario based on the Combined Evaluation Scores.

Favor de referirse a la sección 4.1 del RFP 19-193- C, “El Gobierno espera adjudicar uno o múltiples contratos para los requisitos expuestos en este RFP a los Proponentes que en sus propuestas representen el mejor valor para el GPR. La Junta de Subastas evaluará la propuesta de precios de arrendamiento y la capacidad técnica y decidirá en un escenario de adjudicación con las puntuaciones combinadas.

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En las especificaciones no se establecen opciones de accesorios adicionales como gavetas, gabinetes, "finishers" para configurar un equipo según las distintas necesidades de

The specifications do not establish options for additional accessories such as drawers, cabinets, "finishers" to configure equipment

Please refer to RFP 19-193-C section 2.1, The lease price per month must include all of the following items:




• Remedial maintenance services • Delivery, installation, and testing

Favor de referirse al RFP 19-193-C sección 2.1, El precio de arrendamiento por mes debe incluir todo los siguiente:


• Reemplazo de tinta (“Toner” /“cartridge”) y desecho de la unidad reemplazada






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Q. No

. Supplier Question


la Agencia o Instrumentalidad del Gobierno de Puerto Rico. ¿Dónde podemos incluir estos?

according to the different needs of the Agency or Instrumentality of the Government of Puerto Rico. Where can we include these?

• User manuals and quick reference user guides

• Cost of returning the Copiers to Vendor at end of contract

• Cost of removing/swapping out hard drives at end of contract, before Copiers are returned to Vendor






• Costo de cualquier otro servicio, acceso a sistema en línea, y reportes identificados en la tabla 2.3-1.

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La Conferencia Pre-Subasta esto es una reunión física o una llamada de conferencia como se menciona en el punto 1.6.2 (Pre-Bid Conference?

The Pre-Auction Conference is a physical meeting or a conference call as mentioned in point 1.6.2 (Pre-Bid Conference?

The conference will be held in two ways as indicated in RFP 19-193-C section 1.5 The pre-RFP conference will be held on 9 July 2019, at the ASG offices. The person who cannot participate physically will be able to participate by conference call by calling 787545-3300, PIN 552018.

La conferencia se llevará cabo de las dos maneras como se indica en el RFP 19-193-C sección 1.5. La Conferencia pre RFP se llevará a cabo el día 9 de julio 2019, en las oficinas de la ASG. La persona que no pueda llegar físicamente podrá participar mediante llamada de conferencia llamando al 787-545-3300, PIN 552018.




787-545-3300, PIN: 552018

Date

Q. No

. Supplier Question


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El detalle de las especificaciones de Hardware; ¿son sugerencias o son los requisitos mínimos a cumplir? Si establecen que son requisitos mínimos, se convierten en especificaciones restrictivas, sin embargo si solicitan basado en las especificaciones estándar de la industria ampliando el campo evaluativo por configuración, podrán obtener los mejores modelos de cada

The detail of the hardware specifications; Are they suggestions or are the minimum requirements to be met? If they establish that they are minimum requirements, they become restrictive specifications, however if they request based on the industry's standard


Las especificaciones de copiadoras o miltifuncionales en el RFP 19-193-C son a base de las que actualmente están instaladas. Favor de referirse a la sección 2.1 del RFP, “Los Proponentes pueden ofrecer alternativas comparables en especificaciones y precios de arrendamiento de modelos que hayan visto otras corporaciones utilizar que puedan ser más costoefectivas, a base de las especificaciones dadas para cada tipo de configuración en la pestaña “Especs. Alter. Y modelo precios”. ASG exhorta a los proponentes a proponer especificaciones alternativas a las proporcionadas, especialmente si mejoran la rentabilidad de la propuesta. Los proveedores pueden proponer configuraciones de copiadoras que cumplan tanto las especificaciones originales como las especificaciones alternativas.




787-545-3300, PIN: 552018

Date

Q. No

. Supplier Question


proponente cumpliendo con la gran mayoría de los requisitos sin entrar en desventaja con la configuración propuesta como ejemplo.

specifications by expanding the evaluation field by configuration, they will be able to obtain the best models of each proponent fulfilling the great majority of the requirements without entering at a disadvantage with the proposed configuration as an example.




787-545-3300, PIN: 552018

Date

Q. No

. Supplier Question


6/27


¿Es posible que se elimine la solicitud de Card Slot de las especificaciones de los dispositivos, ya que las opciones de memoria y almacenamiento que se van a utilizar por los usuarios finales generalmente es a través de USB, por lo tanto los Card Slot no son funcionales?

Is it possible to eliminate the Card Slot request from the specifications of the devices, since the memory and storage options that are going to be used by the end users is generally through USB, therefore the Card Slots are not functional?






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Date

Q. No

. Supplier Question


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25 ComputerLink

En relación al Panel de Control, ¿Se refieren a un panel de Iconos e Interface? Para todas las configuraciones

In relation to the Control Panel, do they refer to an Icon and Interface panel? For all configurations

Correct Correcto

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26 Caribbean Data system

¿Pueden aclarar si la conferencia pre-subasta será presencial en la oficina de ASG o será a través de llamada telefónica?

Can you clarify if the pre-auction conference will be in person at the ASG office or will it be through a telephone call?

The conference will be held in two ways as indicated in RFP 19-193-C section 1.5 The pre-RFP conference will be held on 9 July 2019, at the ASG offices. The person who cannot participate physically will be able to participate by conference call by calling 787545-3300, PIN 552018. “

La conferencia se llevará cabo de las dos maneras como se indica en el RFP 19-193-C sección 1.5. La Conferencia pre RFP se llevará a cabo el día 9 de julio 2019, en las oficinas de la ASG. La persona que no pueda llegar físicamente podrá participar mediante llamada de conferencia llamando al 787545-3300, PIN 552018.

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El Manual de Usuario y referencias rápidas de guías

Can the User Manual and quick

Correct Correcto




787-545-3300, PIN: 552018

Date

Q. No

. Supplier Question


de usuario, ¿pueden ser entregados al usuario final de forma electrónica (ej. correo electrónico)?

references of user guides be delivered to the end user electronically (eg email)?

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¿Es posible que aclaren que si hubiera un crédito por incumplimiento de los SLA’s, dicho crédito nunca excederá el total de la factura correspondiente?

Is it possible to clarify that if there is a credit for breach of the SLAs, said credit will never exceed the total of the corresponding invoice?

That is correct. Eso es correcto.

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¿Pueden aclarar a qué se refieren con que una orden de compra es “llevada a cabo”. O sea, ¿se

Can you clarify what you mean by the fact that a

A Purchase Order is executed on the date a Government of Puerto Rico instrumentality establishes a Purchase Order in accordance with an contract resulting from RFP 19-193-C.

Una Orden de Compra se ejecuta en la fecha en que una instrumentalidad o Agencia del Gobierno de Puerto Rico establece dicha Orden de Compra, de acuerdo con un contrato resultante de RFP 19-193-C.




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Date

Q. No

. Supplier Question


refieren a una vez se emita la orden o una vez se entreguen los equipos?

purchase order is "executed"? That is, do they refer to once the order is issued or once the equipment is delivered?

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De contestar que se refieren al momento en que se emite la orden de compra, ¿es posible que puedan eliminar dicho SLA (#5)? Esto, debido a que no mantenemos inventario en Puerto Rico de todos los equipos.

If you answer that they refer to the moment when the purchase order is issued, is it possible that they can eliminate said SLA (# 5)? This is because we do not

No. SLA #5 only requires the Proposer to establish a lead time to install copiers that it can reliably meet 95% of the time using its proposed business processes. The SLA the Proposer establishes should take into account the fact that it does not have an inventory in Puerto Rico, and the business process required to meet this SLA requires shipment from another location.

No. El SLA #5 solo requiere que el Proponente establezca un plazo para instalar copiadoras que pueda satisfacer de forma fiable el 95% del tiempo utilizando sus procesos de negocio propuestos. El SLA que establece el Proponente debe tener en cuenta el hecho de que no tiene inventario en Puerto Rico y el proceso de negocio requerido para cumplir con este SLA requiere envío desde otra localización.




787-545-3300, PIN: 552018

Date

Q. No

. Supplier Question


maintain inventory in Puerto Rico of all the equipment.

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En adición al mal uso del equipo, ¿es posible añadir que otras excepciones sean actos de Dios, fuegos y problemas de voltaje en las facilidades del cliente? Estas situaciones son todas fuera del control de los proponentes.

In addition to the misuse of the equipment, is it possible to add that other exceptions are acts of God, fires and voltage problems in the client's facilities? These situations are all beyond the control of the

These exceptions are Force Majeure events, which are already covered in RFP 19-193-C section 2.2.

Estas excepciones son eventos de fuerza mayor, que ya están cubiertos en la sección 2.2 del RFP 19-193-C.




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Date

Q. No

. Supplier Question


proponents.

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¿Se puede ofrecer accesorios adicionales tales como “finisher”, grapas, encuadernado, etc?

Can you offer additional accessories such as "finisher", staples, bind, etc?

Please refer to RFP 19-193-C section 2.1, “The lease price per month must include all of the following items:




• Remedial maintenance services • Delivery, installation, and testing • User manuals and quick reference

user guides • Cost of returning the Copiers to

Vendor at end of contract • Cost of removing/swapping out hard

drives at end of contract, before Copiers are returned to Vendor


Favor de referirse al RFP 19-193-C sección 2.1, El precio de arrendamiento por mes debe incluir todo lo siguiente:


• Reemplazo de tinta (“Toner”/“cartridge”) y desecho de la unidad reemplazada










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Date

Q. No

. Supplier Question


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Este contrato solo hace referencia al arrendamiento de fotocopiadoras multiuso, ¿de qué otra forma se trabajarán las solicitudes de compra de aquellos clientes no interesados en arrendamiento?

This contract only refers to the leasing of multipurpose photocopiers, how else will the purchase requests of those customers not interested in leasing work?

No other options are currently contemplated.

Actualmente no se contemplan otras opciones.

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¿Este RFP es para arrendamiento de equipo, La opción de compra de equipo no estará

Is this RFP for leasing of equipment? The equipment

The only option to purchase equipment currently contemplated is described in RFP 19-193-C section 8.11, “At the end of the 60-month Fair Market Value lease, the

La única opción para comprar el equipo actualmente contemplado se describe en RFP 19-193-C sección 8.11, Al final de los 60 meses del arrendamiento al valor justo de mercado,




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Q. No

. Supplier Question


contemplado en este RFP?

purchase option will not be included in this RFP?

Government of Puerto Rico will have the following options:

1. Return the Copiers to vendor.

2. Purchase all or some of the Copiers at the current Fair Market Value.

3. Re-lease all or some of the Copiers for an additional 12-month term, at a new reduced lease rate based on the current Fair Market Value, but otherwise under the same terms and conditions as the original lease.”

el Gobierno de Puerto Rico tendrá los siguientes opciones:

1. Devolverle las copiadoras al suplidor.

2. Comprar todas o algunas de las copiadoras al valor justo de mercado actual.

3. Re-arrendar todas o algunas de las copiadoras por un término adicional de 12 meses, a un precio de arrendamiento basado en el valor justo de mercado actual, pero bajo los mismos términos y condiciones del arrendamiento original.

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En la sección 4.0 Evaluación, selección, y adjudicación, 4.1 Ronda 1: Evaluación Inicial dice “El Gobierno espera adjudicar uno o múltiples contratos para los requisitos expuestos en este RFP a los Proponentes que

In section 4.0 Evaluation, selection, and awarding, 4.1 Round 1: Initial Evaluation says "The Government expects to award one or multiple contracts

Please see section 4.1 of RFP 19-193-C, “The Government expects to award one or multiple contracts for the requirements outlined in this RFP to the proposals that represents the Best Value to the Government.”

Favor de dirigirse a la sección 4.1 de la RFP 19-193-C, "El Gobierno espera adjudicar uno o varios contratos por los requisitos descritos en esta RFP a las propuestas que representen el Mejor Valor para el Gobierno".




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Date

Q. No

. Supplier Question


en sus propuestas representen el mejor valor para el GPR”. La pregunta es, ¿se escogerán a uno o varios licitadores como un contrato de selección múltiple con el contrato que actualmente está vigente 13-54-C, cuya vigencia es hasta el 7 de diciembre de 2022?

for the requirements set forth in this RFP to the Proposers that in their proposals represent the best value for the GPR". The question is, will one or several bidders be chosen as a multiple-choice contract with the contract that is currently in effect 13-54-C, which is valid until




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Date

Q. No

. Supplier Question


December 7, 2022?

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¿Este nuevo RFP sustituirá el contrato actual del contrato 13-54-C-ASG?

Does this new RFP replace the current contract of the 13-54-C-ASG contract?

The ASG may replace, cancel or amend any contract that does not represent the amount of savings expected by the Government of Puerto Rico and/or that affect the government's fiscal situation, as provided for in the contractual clauses stipulated in such Contracts.

La ASG podrá sustituir, cancelar o enmendar cualquier contrato que no represente la cantidad de ahorros esperado por el Gobierno de Puerto Rico y /o que afectan la situación fiscal del Gobierno, según lo disponen las cláusulas contractuales estipuladas en dichos contratos.

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Este RFP limita la oferta de los servicios ofrecidos en el contrato vigente. ¿Es posible que realicen una reunión para dialogar sobre los cambios de acuerdo a las experiencias de los suplidores que actualmente participamos del contrato vigente?

This RFP limits the offer of the services offered in the current contract. Is it possible that they hold a meeting to discuss the changes according to the experiences of the


Las especificaciones de copiadoras o miltifuncionales en el RFP 19-193-C son a base de las que actualmente están instaladas. Favor de referirse a la secci’on 2.1 del RFP, “Los Proponentes pueden ofrecer alternativas comparables en especificaciones y precios de arrendamiento de modelos que hayan visto otras corporaciones utilizar que puedan ser más costoefectivas, a base de las especificaciones dadas para cada tipo de configuración en la pestaña “Especs. Alter. Y modelo precios”. ASG exhorta a los proponentes a proponer especificaciones alternativas a las proporcionadas, especialmente si mejoran la rentabilidad de la propuesta. Los proveedores pueden proponer




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Q. No

. Supplier Question


suppliers that currently participate in the current contract?

configuraciones de copiadoras que cumplan tanto las especificaciones originales como las especificaciones alternativas.

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En la sección 5.8 Depósitos y garantía se indica que el “Performance Bond” se solicita del 25% del valor de la oferta. ¿Se refiere al valor del costo del arrendamiento al termino de los 60 meses solicitados, excluyendo el costo por copia adicional?

In section 5.8 Deposits and collateral it is indicated that the "Performance Bond" is requested of 25% of the value of the offer. Does it refer to the value of the cost of the lease at the end of the 60 months requested, excluding the cost

The Performance Bond will be required before he Proposer signs the contract with ASG, which is required as a bid guarantee. It will be used to make claims to the proponent who signs a contract with the ASG and does not comply with the applicable contractual stipulations. Instructions shall be given at the time of award.

El Bono de Desempeño será requerido antes que el Proponente firme el contrato con ASG, el cual se require como garantía de licitación. El mismo será utilizado para hacer reclamaciones al proponente que firme un contrato con la ASG y no cumpla con las estipulaciones contractuales correpondientes. Al momento de adjudicación se impartirán las instrucciones correspondientes.




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Q. No

. Supplier Question


per additional copy?

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El contrato actual tiene términos de 24, 36 y 48 meses adicional a los 60 solicitados. ¿Este RFP solamente incluye un término de 60 meses?

The current contract has terms of 24, 36 and 48 months in addition to the 60 requested. Does this RFP only include a 60-month term?

Correct Correcto

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En la sección 8.11 Estipulaciones, para fin del contrato, incluyen el término de finalizar el contrato basado en el valor justo

In section 8.11 Stipulations, for the purpose of the contract, include the term of finalizing

The only option to purchase equipment currently contemplated is described in RFP 19-193-C section 8.11, “At the end of the 60-month Fair Market Value lease, the Government of Puerto Rico will have the following options:

1. Return the Copiers to vendor.

La única opción para comprar el equipo actualmente contemplado se describe en RFP 19-193-C sección 8.11, Al final de los 60 meses del arrendamiento al valor justo de mercado, el Gobierno de Puerto Rico tendrá los siguientes opciones:

1. Devolverle las copiadoras al suplidor.




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Q. No

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de mercado “Fair Market Value”. ¿Se pueden incluir que el licitador pueda ofrecer un término al terminar el contrato de “one dollar buy out”?

the contract based on fair market value "Fair Market Value". Can it be included that the bidder can offer a term at the end of the "one dollar buy out" contract?

2. Purchase all or some of the Copiers at the current Fair Market Value.

3. Re-lease all or some of the Copiers for an additional 12-month term, at a new reduced lease rate based on the current Fair Market Value, but otherwise under the same terms and conditions as the original lease.”

2. Comprar todas o algunas de las copiadoras al valor justo de mercado actual.

3. Re-arrendar todas o algunas de las copiadoras por un término adicional de 12 meses, a un precio de arrendamiento basado en el valor justo de mercado actual, pero bajo los mismos términos y condiciones del arrendamiento original.

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¿Cómo se determinará el valor del incumplimiento si la falla es por alguna situación que no sea por problemas del equipo y sea por situaciones en la red del cliente, por ejemplo?

How will the value of noncompliance be determined if the failure is due to any situation that is not due to equipment problems

See RFP 19-193-C table 2.3-1 Performance Area I, “The Proposer shall provide one monthly line-item invoice report in electronic format (e.g. Excel, CSV) to each instrumentality and copy to ASG with the following fields: Instrumentality Name, Location, Copier Type, OEM and Model Name, Configuration Type, Lease Price per month, Order, Quantity, Maximum Monthly Volume of pages, Number of Pages Used per month, calculations of Key SLAs #1, #2, #3, #4, and #5 (to include supporting data and exceptions), Order Date, Invoice Date, and

Favor de referirse al RFE 19-193-C table 2.3-1 Area de Desempeño I, “El Proponente debe proveer un reporte de factura detallada por mes en formato electrónico (Excel, CSV) a cada instrumentalidad con copia a ASG con los siguientes campos: Nombre de la entidad gubernamental, lugar, tipo de copiadora, OEM y nombre de modelo, tipo de configuración, precio de arrendamiento por mes, orden, cantidad, volumen máximo de páginas por mes, número de páginas utilizadas por mes, cálculos de “Key SLAs” #1, #2, #3, #4, #5




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and due to situations in the customer's network, for example?

Invoice Amount. The Proposer shall describe how it will meet this requirement.”

(incluir data de apoyo y sus excepciones), fecha de orden, fecha de factura, y cantidad en factura. El Proponente deberá describir cómo cumplirá este requerimiento.”

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¿Cómo se determinará el tiempo de resolución de un problema si la causa del retraso en la resolución de un problema envuelve al contratante que no tenga un recurso disponible al momento del servicio?

How will the time of resolution of a problem be determined if the cause of the delay in the resolution of a problem involves the contractor who does not have a resource available at the time of service?

It is the suppliers responsibility to reliably meet the SLAs it proposes, regardless if it is subcontracting the execution of those SLAs.

Es responsabilidad de los suplidores cumplir con los propuesto según los Acuerdos de Nivel de Servicio ofrecido, independientemente de si está subcontratando la ejecución de dichos Acuerdos de Niveles de Servicio.




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Q. No

. Supplier Question


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¿Se requiere incluir los documentos identificados en la página de internet como “Documentos no vigentes”?

Is it necessary to include the documents identified on the website as "Documents not in force"?

It is no required. No es requerido.

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44 RICOH ¿Cómo determina ASG que lograra economías ante estos términos de vigencia?

How does ASG determine that it will achieves savings before these terms of validity?

Proposed prices will be compared with baseline prices.

Los precios propuestos se compararán con los precios de referencia.

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45 RICOH El arrendamiento al cual se refiere es un Arrendamiento de Financiero

The lease to which it refers is a Finance Lease





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46 RICOH Se adjudicara a 1 proponente o a varios En un aparte del comunicado dice a uno(1) o varios y en la pagina 26 4.4 a 1

It is awarded to 1 proponent or several In an aside from the communiqué it says one (1) or several and on page 26 4.4 to 1

Please see section 4.1 of RFP 19-193-C, “The Government expects to award one or multiple contracts for the requirements outlined in this RFP to the proposals that represents the Best Value to the Government.” The Bid Board will evaluate the Lease Pricing Proposal and Technical Approach and decide on an award scenario based on the Combined Evaluation Scores.

Favor de referirse a la sección 4.1 del RFP 19-193- C, “El Gobierno espera adjudicar uno o múltiples contratos para los requisitos expuestos en este RFP a los Proponentes que en sus propuestas representen el mejor valor para el GPR. La Junta de Subastas evaluará la propuesta de precios de arrendamiento y la capacidad técnica y decidirá en un escenario de adjudicación con las puntuaciones combinadas.

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47 RICOH Cuales son las medidas de seguridad establecidas por la ASG para mantener la confidencialidad de las propuestas según se reciben y archivan

What are the security measures established by the ASG to maintain the confidentiality of the proposals as they are received and filed

Please see RFP 19-193-C, section 7.1, “All Proposers are required to submit a redacted copy of their proposal that excludes all confidential information not to be public. ASG reserves the right to make public the redacted copies of the proposals at the conclusion of the RFP process. If a Proposer does not submit a redacted copy, ASG will assume that the original copy of the proposal can be made public.

Hence, the un-redacted copy of the proposal should identify all confidential information and the redacted copy of the proposal should exclude all confidential information not to be public as outlined in section 7.0 of this document. Any information not identified as

Favor de referirse al RFP 19-193-C, sección 7.1, “Luego de completar el proceso del RFP y luego de que la adjudicación ha sido anunciada, la ASG hará público su reporte respecto al proceso de selección que debe contener información específica incluida en la propuesta y relacionada al proceso. La ASG no divulgará información designada por el Proponente en la propuesta como confidencial, propietaria o privilegiada ya que está relacionada a secretos comerciales, precios e información propietaria o privilegiada. Toda información considerada por el Proponente como confidencial, propietaria y privilegiada necesita ser designada como tal en la propuesta. La ASG puede rechazar propuestas conteniendo




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confidential in the un-redacted proposal will

be deemed as not confidential.“ suficiente información marcada como confidencial, propietaria o privilegiada. Estas provisiones de información marcadas como confidencial o propietaria no deben prevenir a la ASG de revelar la información si es requerido por ley. El contrato o contratos finalmente adjudicado(s) y sus precios no serán considerados confidencial o propietario, y dicha información será disponible al público.

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48 RICOH Contrato vigente de Selección Multiple de fotocopiadoras vigencia 7 de diciembre 2022 ¿ en que medida este contrato no cumple con el objetivo de centralización?

Current contract of Multiple Photocopiers Selection effective December 7, 2022 to what extent does this contract not meet the centralization objective?

The ASG may carry out alternative biding processes that lead to obtained services for the best value to the Government of Puerto Rico and contribute to the fiscal well-being of the Government. The ASG may replace, cancel or amend any contract that does not represent the amount of savings expected by the Government of Puerto Rico and/or that affect the government's fiscal situation, as provided for in the contractual clauses stipulated in such Contracts.

La ASG podrá llevar a cabo procesos de licitación alternativos que conduzcan a la obstención de los servicios por el mejor valor para el Gobierno de Puerto Rico y contribuya al bienestar fiscal del Gobierno. La ASG podrá sustituir, cancelar o enmendar cualquier contrato que no represente la cantidad de ahorros esperado por el Gobierno de Puerto Rico y /o que afectan la situación fiscal del Gobierno, según lo disponen las cláusulas contractuales estipuladas en dichos contratos.




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49 RICOH ¿Qué cantidades proyectan adquirir?

What quantities do you plan to acquire?

Please refer to the Pricing Worksheet for the Approximate Annual Volume (subject to change).

Resiérase a la Hoja de cálculo de precios para el volumen anual aproximado (sujeto a cambios).

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50 RICOH ¿La ASG ha recopilado datos estadísticas y métricas sobre las probables adquisiciones de fotocopiadoras multiuso?

Has the ASG collected statistical and metric data on the likely acquisitions of multipurpose photocopiers?

Correcto Correcto

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51 RICOH ¿Quién hara el estudio de necesidad (assesment)

Who will do the need study (assessment)

We don't know what study of need you're referring to.

No sabemos a que studio de necesidad se refiere.

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52 RICOH Dado que los equipos actuales son portales de tecnologiaque tipo de solución, si al guna , le añadirán al

Given that the current teams are technology portals that type of solution, if

Copier specifications in RFP 19-193-C are based on the current installed base. Please see section 2.1 of the RFP, “Proposers may provide alternate comparable specifications and lease prices of models that they have seen corporations use that could be more cost-effective, based on the specifications

Las especificaciones de copiadoras o miltifuncionales en el RFP 19-193-C son a base de las que actualmente están instaladas. Favor de referirse a la secci’on 2.1 del RFP, “Los Proponentes pueden ofrecer alternativas comparables en especificaciones y precios de arrendamiento




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. Supplier Question


equipo que contemplen?

at all, will they add to the equipment they contemplate?

listed for each Configuration Type in the “Alternate Specs and Models Pricing” tab.” ASG encourages proposers to propose alternate specifications to those provided, especially if they improve the cost-effectiveness of the proposal. Suppliers may propose copier configurations fulfilling both original specifications and alternate specifications.

de modelos que hayan visto otras corporaciones utilizar que puedan ser más costoefectivas, a base de las especificaciones dadas para cada tipo de configuración en la pestaña “Especs. Alter. Y modelo precios”. ASG exhorta a los proponentes a proponer especificaciones alternativas a las proporcionadas, especialmente si mejoran la rentabilidad de la propuesta. Los proveedores pueden proponer configuraciones de copiadoras que cumplan tanto las especificaciones originales como las especificaciones alternativas.

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53 RICOH Productos de equipo solicitado: En el listado previsto vemos una cantidad de equipos reducida ¿habra oportunidad de añadir mas modelos de oficina y productos de alto volumen?¿Que alternativas contemplan?

Equipment products requested: In the planned list we see a reduced amount of equipment, will there be an opportunity to add more office models and high


Las especificaciones de copiadoras o miltifuncionales en el RFP 19-193-C son a base de las que actualmente están instaladas. Favor de referirse a la secci’on 2.1 del RFP, “Los Proponentes pueden ofrecer alternativas comparables en especificaciones y precios de arrendamiento de modelos que hayan visto otras corporaciones utilizar que puedan ser más costoefectivas, a base de las especificaciones dadas para cada tipo de configuración en la pestaña “Especs. Alter. Y modelo precios”. ASG exhorta a los proponentes a proponer especificaciones alternativas a las proporcionadas, especialmente si mejoran la rentabilidad de la propuesta. Los




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volume products? What alternatives do you contemplate?

proveedores pueden proponer configuraciones de copiadoras que cumplan tanto las especificaciones originales como las especificaciones alternativas.

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54 RICOH ¿Qué garantías/protección tiene el proponente para recibir el pago y cuanto tiempo?

Equipment products requested: In the planned list we see a reduced amount of equipment, will there be an opportunity to add more office models and high volume products? What alternatives do you contemplate?






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