COPIA NO CONTROLADA - Veracruz · 2017. 3. 15. · COPIA NO CONTROLADA Departamento de Control Presupuestal SIMBOLOGÍA Manual de Procedimientos ABRIL 2015 PÁG. 2 Inicio y fin Archivo

Abril 2015Secretaría de Finanzas y PlaneaciónSubsecretaría de Finanzas y AdministraciónDirección General de AdministraciónSubdirección de Organización y Procesos AdministrativosSFA/DGA/DCP-P-01-A3

MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

Departamento de ControlPresupuestal

Subsecretaría de Finanzas y AdministraciónDirección General de Administración

COPIA N

O CONTROLA

DA

COPIA N

O CONTROLA

DA

Departamento de Control Presupuestal

ÍNDICE Manual de Procedimientos

ABRIL 2015

Presentación

Estructura Orgánica del Departamento ............................................................................................................ 1

Simbología de Diagramas ................................................................................................................................... 2

Descripción y Diagramas de Procedimientos


Elaboración del Proyecto de Presupuesto de Egresos ..................................................................................... 4

Concentrado del Proyecto de Presupuesto de Egresos de las

Áreas Administrativas adscritas a la Subsecretaría de Finanzas y Administración ........................................ 9

Elaboración de Informes Presupuestales de la Dirección General de Administración ................................... 16

Elaboración de Indicadores de Gestión sobre los Recursos Financieros de las

Áreas Administrativas Adscritas a la Subsecretaría de Finanzas y Administración ........................................ 20

Cálculo y Distribución de Participación al Personal (Incentivos) .................................................................... 24

Trámite de Transferencias y Recalendarizaciones Presupuestales ................................................................. 28

Elaboración de Trámites de Pago por Fondo Revolvente ................................................................................ 33

Elaboración de Trámites de Pago por Sujeto a Comprobar y Comprobación de Sujetos ............................. 40

Elaboración de Trámites por Pago Directo ....................................................................................................... 50

Elaboración de Solicitud Interna de Papelería y Material de Cómputo ........................................................... 57

Afectación en la Interface del SIAFEV a las Nóminas de Primera y

Segunda Quincena .............................................................................................................................................. 60

Afectación en la Interface del SIAFEV de Terceros Institucionales

(I.S.R., IPE, SAR, 2% a la Nómina, IMSS y Seguro Institucional) ...................................................................... 66

Conciliación del Capítulo 1000 en el Sistema Integral de

Administración Financiera del Estado de Veracruz (Servicios Personales) .................................................... 70

Firmas de Autorización ...................................................................................................................................... 75

COPIA N

O CONTROLA

DA


PRESENTACIÓN Manual de Procedimientos

ABRIL 2015

La presente administración se caracteriza por promover una mejora en los procesos y resultados delGobierno para eficientar la función pública, bajo criterios de mejoras operacionales y administrativas,evaluando permanentemente la organización, funcionamiento y responsabilidades de la AdministraciónPública Estatal.

Asimismo, el Plan Veracruzano de Desarrollo 2011-2016, establece en sus acciones impulsar el desarrolloorganizacional y proveer a los órganos y áreas administrativos de herramientas que permitan mejorar lafunción pública, a fin de coadyuvar en el establecimiento de un Sistema de Planeación Estatal Moderno, queresponda con oportunidad a las necesidades de los diferentes sectores y regiones de la Entidad.

La Secretaría de Finanzas y Planeación a través de los Manuales de Procedimientos, establece los procesosque realizan las áreas administrativas, con el fin de que contribuyan a lograr la eficiencia, calidad yproductividad que demanda la sociedad, dando cumplimiento a lo establecido en la Ley Orgánica del PoderEjecutivo del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, Código Financiero para el Estado de Veracruz deIgnacio de la Llave, Código de Procedimientos Administrativos para el Estado de Veracruz de Ignacio de laLlave, Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas y Planeación y Plan Veracruzano de Desarrollo2011-2016.

La estructura del contenido del Manual de Procedimientos del Departamento de Control Presupuestalofrece una respuesta a las necesidades del área administrativa. Para su manejo se indican y describenbrevemente los componentes que lo integran:

Estructura Orgánica del Departamento: Refleja en forma esquemática la jerarquización del área,objeto del Manual en cuestión.

Simbología de Diagramas: Incluyen las figuras que se utilizan en las representaciones gráficas de losprocedimientos.

Descripción y Diagramas de Procedimientos: Expone de manera clara y concreta, cuáles son lasactividades que le son inherentes a cada proceso y el área administrativa y/o puesto responsable derealizarlas.

Firmas de Autorización: Incluyen las firmas de autorización desde el Secretario de Finanzas yPlaneación hasta el Jefe de Departamento, dando formalidad al documento.

La información que integra este Manual, fue obtenida por un procedimiento que tiene dos modalidades: a)indirecto: a través del análisis del Manual anterior; b) directo: por medio de entrevistas con los nivelesinvolucrados en cada procedimiento.

Procesada la información, se presenta en un formato que incluye:

Nombre del procedimiento. Objetivo que se persigue en la realización del mismo. Frecuencia de realización. Procedimientos con los que conecta. Normas que rigen el procedimiento. Firma de validación del procedimiento. Descripción del procedimiento especificando áreas administrativas o puestos involucrados y las

actividades que deben llevarse a cabo para operar el proceso. Diagrama correspondiente.

COPIA N

O CONTROLA

DA


ESTRUCTURA ORGÁNICA DEL DEPARTAMENTO Manual de Procedimientos

ABRIL 2015 PÁG. 1

SECRETARÍADE FINANZAS YPLANEACIÓN

SUBSECRETARÍADE INGRESOS

SUBSECRETARÍA DEFINANZAS Y

ADMIISTRACIÓN

DIRECCIÓN GENERALDE ADMINISTRACIÓN

SUBDIRECCIÓN DERECURSOS HUMANOS

SUBDIRECCIÓN DECONTRATACIONES

GUBERNAMENTALES,ADMINISTRACIÓN DERIESGOS Y ACTIVOS

SUBDIRECCIÓNDE ORGANIZACIÓN

Y PROCESOSADMINISTRATIVOS

SUBDIRECCIÓN DESERVICIO PÚBLICO

DE CARRERA

SUBDIRECCIÓN DERECURSOS

MATERIALES YSERVICIOS GENERALES

DEPARTAMENTO DERELACIONESLABORALES

DEPARTAMENTO DESEGURIDAD

DEPARTAMENTO DECONTROL

PRESUPUESTAL

ANALISTAFINANCIERO

ANALISTAADMINISTRATIVO

AUXILIARADMINISTRATIVO

DIRECCIÓN GENERALDE INNOVACIÓNTECNOLÓGICA

TESORERÍA

DIRECCIÓN GENERALDE FIDEICOMISOS Y

DESINCORPORACIÓNDE ACTIVOS

DIRECCIÓN GENERALDEL PATRIMONIO DEL

ESTADO

SUBSECRETARÍADE EGRESOS

SUBSECRETARÍADE PLANEACIÓN

COORDINACIÓNDE ASESORES

PROCURADURÍAFISCAL

UNIDAD DE ACCESOA LA INFORMACIÓN

PÚBLICA

UNIDADDE GÉNERO

COPIA N

O CONTROLA

DA


SIMBOLOGÍA Manual de Procedimientos

ABRIL 2015 PÁG. 2

Inicio y finArchivo temporal: cronológico (C),alfabético (A) o numérico (N)

ActividadArchivo definitivo: cronológico (C),alfabético (A) o numérico (N)

Documento Efectivo o cheque

Sistema y/o archivo informático Objeto o cosa

DecisiónActividades que se realizan demanera continua

Pasa el tiempoActividades que se realizan demanera simultánea

Conector de actividad Indicadores de texto

Conector de páginaDisco compacto (CD) o Disco devideo digital (DVD)

Conector de procedimiento

COPIA N

O CONTROLA

DA


DESCRIPCIÓN Y DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS Manual de Procedimientos

ABRIL 2015 PÁG. 3

DEPARTAMENTO DE CONTROL PRESUPUESTAL


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Manual de Procedimientos

Elaboración del Proyecto de Presupuesto de Egresos.

FIRMA DE VALIDACIÓN

ES RESPONSABILIDAD DEL JEFE DE DEPARTAMENTO DE CONTROL PRESUPUESTAL LAVALIDACIÓN DEL PROCESO Y EL APEGO AL MISMO

ABRIL 2015 Pág. 4

OBJETIVO

Elaborar el Proyecto de Presupuesto de Egresos del Subsecretario de Finanzas y Administración, del Director Generalde Administración, de la Subdirección de Servicio Público de Carrera, del Departamento de Seguridad y del área; conbase en los lineamientos y normatividad establecida por la Dirección General de Programación y Presupuesto, paracubrir los gastos de operación.

FRECUENCIA DE REALIZACIÓN

Anual.

PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA

- Concentrado del Proyecto de Presupuesto de Egresos de la Subsecretaría de Finanzas y Administración.

NORMAS

El Departamento de Control Presupuestal debe solicitar de manera escrita, los requerimientos a presupuestar acada responsable de las siguientes áreas administrativas: la Jefatura de la Subsecretaría de Finanzas yAdministración y de la Dirección General de Administración, de la Subdirección de Servicio Público de Carrera y delDepartamento de Seguridad.

El Departamento de Control Presupuestal debe recibir los Requerimientos para el próximo ejercicio presupuestalde los responsables de las áreas administrativas, para iniciar el procedimiento de elaboración del proyecto depresupuesto de egresos.

La Jefatura de la Subsecretaría de Finanzas y Administración y de la Dirección General de Administración, laSubdirección de Servicio Público de Carrera, el Departamento de Seguridad y esta área, deben presentar lasnecesidades a presupuestar, y con ello dar cumplimiento a sus Indicadores de Evaluación del Desempeñorespectivos.

El Departamento de Control Presupuestal debe tener acceso al Sistema Integral de Administración Financiera delEstado Veracruz (SIAFEV), para elaborar los Proyectos de Presupuesto de Egresos respectivos.

COPIA NO CONTROLADA




ABRIL 2015 Pág. 5

NORMAS

El titular del Departamento de Control Presupuestal debe determinar los requerimientos a presupuestar delDepartamento, mismos que debe entregar al Analista Financiero, para la integración del Proyecto de Presupuestode Egresos respectivo.

El Departamento de Control Presupuestal debe emitir a través del Sistema Integral de Administración Financieradel Estado de Veracruz (SIAFEV), el Proyecto de presupuesto de egresos de la Jefatura de la Subsecretaría deFinanzas y Administración, de la Jefatura de la Dirección General de Administración, de la Subdirección de ServicioPúblico de Carrera, del Departamento de Seguridad y del área.

COPIA NO CONTROLADA




ABRIL 2015 Pág. 6

ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD

Jefe de Departamento de ControlPresupuestal.

1. Recibe los Requerimientos de las áreas correspondientes enoriginal, para el próximo ejercicio presupuestal.

2. Determina y elabora los Requerimientos del Departamento deControl Presupuestal en un tanto.

3. Turna al Analista Financiero, los siguientes documentos:

- Requerimientos de las áreas correspondientes en original.

- Requerimientos del Departamento de Control Presupuestalen un tanto.

Analista Financiero. 4. Recibe del Jefe de Departamento de Control Presupuestal, lossiguientes documentos:


- Requerimientos del Departamento de Control Presupuestalen un tanto.

5. Verifica que los Requerimientos de las áreas correspondientes enoriginal y los Requerimientos del Departamento de ControlPresupuestal en un tanto, no sean mayores y estén acorde a lasnecesidades reales.

¿Están acorde a las necesidades reales?

En caso de no estar acorde a las necesidades reales:

5A. Indica al responsable del área correspondiente el ajuste necesarioy desecha el Requerimiento del área correspondiente en original.

5A.1 Recibe el Requerimientos del área correspondiente en original,para el próximo ejercicio presupuestal.

Continúa con la actividad No. 5.

En caso de estar acorde a las necesidades reales:

6. Realiza cálculo y calendarización por partida de acuerdo a lossiguientes documentos:


- Requerimientos del Departamento de Control Presupuestalen original.

COPIA NO CONTROLADA




ABRIL 2015 Pág. 7


Analista Financiero. 7. Accesa al SIAFEV y captura el Proyecto de presupuesto de egresoscon base en los siguientes documentos:



8. Emite el Proyecto de presupuesto de egresos de las áreascorrespondientes en un tanto, a través del SIAFEV.

9. Ordena y archiva de manera cronológica temporal, los siguientesdocumentos:



10. Turna el Proyecto de presupuesto de egresos de las áreascorrespondientes en un tanto, al Jefe de Departamento de ControlPresupuestal.


11. Recibe el Proyecto de presupuesto de egresos de las áreascorrespondientes en un tanto del Analista Financiero, analiza,otorga su visto bueno y archiva de manera cronológica temporal.

FIN DEL PROCEDIMIENTO.

Conecta con el procedimiento:

- Concentrado del Proyecto de Presupuesto de Egresos de lasÁreas Administrativas adscritas a la Subsecretaría de Finanzasy Administración.

COPIA NO CONTROLADA

COPIA N

O CONTROLA

DA

ELABORACIÓN DEL PROYECTO DE PRESUPUESTO DE EGRESOS


JEFE DE DEPARTAMENTO DE CONTROL PRESUPUESTAL

INICIO

1

JEFE DE DEPARTAMENTODE CONTROL

PRESUPUESTAL

ANALISTA FINANCIERO

ABRIL 2015

¿ESTÁN ACORDE A LAS NECESIDADES REALES?

1

NO

RESPONSABLE DEL ÁREA CORRESPONDIENTE

SI

NO SEAN MAYORES A LAS NECESIDADES

REALES

REQUERIMIENTOS DE LAS ÁREAS CORRESPONDIENTES

RECIBE

( 1 )

O

REQUERIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL PRESUPUESTAL

DETERMINA Y ELABORA

( 2 )

O

RESPONSABLE DEL ÁREA CORRESPONDIENTE



TURNA

O

1T

( 3 )

ANALISTA FINANCIERO



RECIBE

O

1T

( 4 )



VERIFICA

O

1T

( 5 )


RECIBE

( 5A.1 )

O

REQUERIMIENTO DEL ÁREA CORRESPONDIENTE

INDICA EL AJUSTE NECESARIO Y DESECHA

( 5A )

O



REALIZA EL CÁLCULO Y CALENDARIZACIÓN POR

PARTIDA

O

1T

( 6 )



O

1T

ACCESA Y CAPTURA

SIAFEV: PROYECTO DE PRESUPUESTO DE

EGRESOS

( 7 )

ANALISTAFINANCIERO

FIN

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: - CONCENTRADO DEL PROYECTO DE PRESUPUESTO DE EGRESOS DE LAS ÁREAS ADMINISTRATIVAS ADSCRITAS AL SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN.

C

JEFE DE DEPARTAMENTODE CONTROL

PRESUPUESTAL

A TRAVÉS DEL SIAFEV

( 8 )PROYECTO DE PRESUPUESTO DE EGRESO DE LAS ÁREAS CORRESPONDIENTES

EMITE

1T



ORDENA

O

1T

( 9 )

C

( 10 ) PROYECTO DE PRESUPUESTO DE EGRESO DE LAS ÁREAS ADMINISTRATIVAS CORRESPONDIENTES

TURNA

1T

( 11 ) PROYECTO DE PRESUPUESTO DE EGRESO DE LAS ÁREAS ADMINISTRATIVAS CORRESPONDIENTES

RECIBE, ANALIZAY OTORGA VISTO BUENO

1T

ÁREACORRESPONDIENTE

COPIA N

O CONTROLA

DA



Concentrado del Proyecto de Presupuesto de Egresos de las Áreas Administrativas adscritas a laSubsecretaría de Finanzas y Administración.



ABRIL 2015 Pág. 9

OBJETIVO

Elaborar la consolidación del Proyecto de Presupuesto de Egresos basándose en los lineamientos y normatividadestablecida por la Dirección General de Programación y Presupuesto.


Anual.


Ninguno.

NORMAS

El Departamento de Control Presupuestal debe solicitar de manera escrita, la información relativa al Proyecto depresupuesto de egresos a las áreas administrativas adscritas a la Subsecretaría de Finanzas y Administración, parasu concentración.

El Departamento de Control Presupuestal debe recibir la Documentación soporte y C.D. correspondiente alProyecto de presupuesto de egresos en tiempo y forma a lo señalado por la Dirección General de Programación yPresupuesto de las áreas administrativas adscritas a la Subsecretaría de Finanzas y Administración y a lanormatividad establecida relativa al presupuesto; así como el nombre del representante designado para cualquierduda o aclaración, relativa a la normatividad y lineamientos emitidos al respecto.

La Documentación soporte y C.D., debe contener la siguiente información:- Exposición de motivos.- Indicadores de evaluación del desempeño.- Base de cálculo – Resumen.- Base de cálculo – Soporte.- Estructura orgánica.

COPIA N

O CONTROLA

DA

COPIA N

O CONTROLA

DA




ABRIL 2015 Pág. 10

NORMAS

- Plantilla de plazas, contratos, empleado temporal administrativo (ETA) y gratificación extraordinaria.- Padrón vehicular (en su caso).

COPIA N

O CONTROLA

DA

COPIA N

O CONTROLA

DA




ABRIL 2015 Pág. 11



1. Recibe la Documentación soporte y C.D. de las áreasadministrativas adscritas a la Subsecretaría de Finanzas yAdministración.

2. Verifica que el C.D. contenga la información de la Documentaciónsoporte y estén completos los documentos.

¿Están completos los documentos?

En caso de no estar completos los documentos:

2A. Requiere la Documentación faltante o en su caso C.D., alrepresentante del área que corresponda.

2A.1. Recibe la Documentación faltante o en su caso el C.D. delrepresentante del área que corresponda.


En caso de estar completos los documentos:

3. Revisa la Documentación soporte de cada área y verifica quecumplan con los lineamientos establecidos para la elaboración delProyecto de presupuesto de egresos.

¿Cumplen con los lineamientos establecidos para la elaboracióndel Proyecto de Presupuesto de Egresos?

En caso de no cumplir con los lineamientos establecidos para laelaboración del Proyecto de Presupuesto de Egresos:

3A. Elabora la Tarjeta de aclaración o modificación de datospresupuestales en original, rubrica y obtiene una copia.

3A.1. Entrega la Tarjeta de aclaración o modificación de datospresupuestales en original y la Documentación soporte y C.D. alárea administrativa correspondiente, y recaba acuse de recibo enla Tarjeta en copia.

3A.3. Ordena y archiva de manera cronológica temporal, la Tarjeta deaclaración o modificación de datos presupuestales en copia.

Pasa el tiempo.

COPIA N

O CONTROLA

DA

COPIA N

O CONTROLA

DA




ABRIL 2015 Pág. 12




En caso de cumplir con los lineamientos establecidos para laelaboración del Proyecto de Presupuesto de Egresos:

4. Obtiene de la Documentación soporte, la Base de cálculo -Resumen en un tanto y la Base de cálculo - Soporte en un tantode las áreas administrativas adscritas a la Subsecretaría deFinanzas y Administración y turna al Analista Financiero.

Analista Financiero. 5. Recibe la Base de cálculo - Resumen en un tanto y Base de cálculo- Soporte en un tanto de las áreas administrativas adscritas a laSubsecretaría de Finanzas y Administración del Jefe deDepartamento de Control Presupuestal.

6. Accesa al programa de excel, elabora el Comparativo depresupuesto autorizado del ejercicio vigente contra proyectadode las áreas administrativas adscritas a la Subsecretaría deFinanzas y Administración e imprime en dos tantos.

7. Turna al Jefe de Departamento del Control Presupuestal, lossiguientes documentos:

Comparativo de presupuesto autorizado del ejercicio vigentecontra proyectado de las áreas administrativas adscritas a laSubsecretaría de Finanzas y Administración en dos tantos.

Base de cálculo - Resumen en un tanto.

Base de cálculo - Soporte en un tanto.


8. Recibe del Analista Financiero, los siguientes documentos:

Comparativo de presupuesto autorizado del ejercicio vigentecontra proyectado de las áreas administrativas adscritas a laSubsecretaría de Finanzas y Administración en dos tantos.

Base de cálculo - Resumen en un tanto.

Base de cálculo - Soporte en un tanto.

9. Integra el Proyecto de presupuesto de egresos de las áreasadministrativas adscritas a la Subsecretaría de Finanzas yAdministración con la Documentación soporte.

COPIA N

O CONTROLA

DA

COPIA N

O CONTROLA

DA




ABRIL 2015 Pág. 13



10. Entrega el Comparativo de presupuesto autorizado del ejerciciovigente contra proyectado de las áreas administrativas adscritas ala Subsecretaría de Finanzas y Administración en dos tantos y elProyecto de presupuesto de egresos de las áreas administrativasadscritas a la Subsecretaría de Finanzas y Administración, a laDirección General de Administración.

Pasa el tiempo.

11. Recibe las observaciones para realizar las correccionescorrespondientes en el Comparativo de presupuesto autorizadodel ejercicio vigente contra proyectado de las áreasadministrativas adscritas a la Subsecretaría de Finanzas yAdministración en un tanto y el Proyecto de presupuesto deegresos de las áreas administrativas adscritas a la Subsecretaría deFinanzas y Administración, de la Dirección General deAdministración.

12. Turna el Comparativo de presupuesto autorizado del ejerciciovigente contra proyectado de las áreas administrativas adscritas ala Subsecretaría de Finanzas y Administración en un tanto y elProyecto de presupuesto de egresos de las áreas administrativasadscritas a la Subsecretaría de Finanzas y Administración, alAnalista Financiero para realizar las correcciones.

Analista Financiero. 13. Recibe el Comparativo de presupuesto autorizado del ejerciciovigente contra proyectado de las áreas administrativas adscritas ala Subsecretaría de Finanzas y Administración en un tanto y elProyecto de presupuesto de egresos de las áreas administrativasadscritas a la Subsecretaría de Finanzas y Administración, del Jefedel Departamento de Control Presupuestal y realiza lascorrecciones.

14. Ordena y archiva de manera cronológica temporal, elComparativo de presupuesto autorizado del ejercicio vigentecontra proyectado de las áreas administrativas adscritas a laSubsecretaría de Finanzas y Administración en un tanto, junto conel Proyecto de presupuesto de egresos de las áreasadministrativas adscritas a la Subsecretaría de Finanzas yAdministración.


COPIA N

O CONTROLA

DA

COPIA N

O CONTROLA

DA

CONCENTRADO DEL PROYECTO DE PRESUPUESTO DE EGRESOS DE LAS ÁREAS ADMINISTRATIVAS ADSCRITAS A LA SUBSECRETARÍADE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN


ANALISTA FINANCIEROJEFE DE DEPARTAMENTO DE CONTROL PRESUPUESTAL

ABRIL 2015

INICIO

¿ESTÁN COMPLETOS LOS DOCUMENTOS?

NO

SI

REQUIERE LA DOCUMENTACIÓN

FALTANTE

1

DOCUMENTACIÓNFALTANTE

RECIBE

DOCUMENTACIÓN SOPORTE

REVISA Y VERIFICA QUE CUMPLAN CON LOS

LINEAMIENTOS ESTABLECIDOS

1T

( 1 )

( 2A. )

( 2A.1 )

( 3 )

1

ÁREAS ADMINISTRATIVAS ADSCRITAS A LA

SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN

REPRESENTANTE DEL ÁREA QUE CORRESPONDA

REPRESENTANTE DEL ÁREA QUE CORRESPONDA

O EN SU CASO CD

SOPORTEDOCUMENTAL


RECIBE

SOPORTEDOCUMENTAL


VERIFICA ESTÉN COMPLETOS LOS DOCUMENTOS

( 2 )

¿CUMPLEN CONLOS LINEAMIENTOS

ESTABLECIDOS PARA LA ELABORACIÓN DEL

PROYECTO DE PRESUPUESTO?

NO

SI

ANALISTA FINANCIERO

BASE DE CÁLCULO -SOPORTE

1T

BASE DE CÁLCULO -RESUMEN


OBTIENE Y TURNA

1T

( 4 )

C

2

ÁREA ADMINISTRATIVA

CORRESPONDIENTE

TARJETA DE ACLARACIÓN O MODIFICACIÓN DE DATOS PRESUPUESTALES

ELABORA, RUBRICA Y OBTIENE

O

( 3A )

1

SOPORTEDOCUMENTAL



ENTREGA Y RECABA ACUSE DE RECIBO

( 3A.1 )

O

1

O

JEFE DE DEPARTAMENTO DE

CONTROL PRESUPUESTAL



2


ORDENA

1

( 3A.2 )

BASE DE CÁLCULO -SOPORTE


RECIBE

1T

1T

( 5 )

( 6 )

COMPARATIVO DE PRESUPUESTO

ACCESA, ELABORA E IMPRIME

EXCEL: COMPARATIVO DE PRESUPUESTO

BASE DE CÁLCULO –SOPORTE



TURNA

1-2T

1T

1T

( 7 )

1

1-2T

COPIA N

O CONTROLA

DA

CONCENTRADO DEL PROYECTO DE PRESUPUESTO DE EGRESOS DE LAS ÁREAS ADMINISTRATIVAS ADSCRITAS A LA SUBSECRETARÍADE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN


ABRIL 2015

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE


PROYECTO DE PRESUPUESTO DE EGRESOS


ENTREGA

1-2

DIRECCIÓN GENERAL DE

ADMINISTRACIÓN

( 10 )



RECIBE LASOBSERVACIONES

DIRECCIÓN GENERAL DE

ADMINISTRACIÓN

( 11 )



TURNA PARA REALIZAR LAS CORRECCIONES

ANALISTAFINANCIERO

( 12 )ANALISTA

FINANCIERO

1T

1T



RECIBE Y REALIZA LAS CORRECCIONES

( 13 )

1T



ORDENA

1T

FIN

C

( 14 )


INTEGRA EL PROYECTO DE PRESUPUESTOS DE EGRESOS

( 9 )

ANALISTA FINANCIEROJEFE DE DEPARTAMENTO DE CONTROL PRESUPUESTAL

1

BASE DE CÁLCULO –SOPORTE



RECIBE

1-2T

1T

1T

( 8 )

COPIA N

O CONTROLA

DA



Elaboración de Informes Presupuestales de la Dirección General de Administración.



ABRIL 2015 PÁG. 16

OBJETIVO

Informar a la Dirección General de Administración, respecto a la situación presupuestal de las áreas adscritas a lamisma, para analizar con ello el comportamiento del ejercicio del gasto en un período determinado.


Anual.


Ninguno.

NORMAS

La Subdirección de Presupuesto debe proporcionar el Informe de avance presupuestal programático al día losprimeros 15 días del mes siguiente a las áreas administrativas adscritas a la Subsecretaría de Finanzas yAdministración.

El Departamento de Control Presupuestal debe exportar la información presupuestal directamente del SistemaIntegral de Administración Financiera del Estado de Veracruz (SIAFEV) y entregar el mismo a las áreasadministrativas adscritas a la Subsecretaría de Finanzas y Administración, en caso de que la Subdirección dePresupuesto no se los remita en la fecha establecida.

Las áreas administrativas deben contemplar según corresponda, la información de los siguientes capítulos con sudesglose respectivo: 51110000 0000 Servicios Personales. 51210000 0000 Materiales y Suministros. 51330000 0000 Servicios Generales. 52100000 0000 Subsidios y Transferencias. 55990000 0000 Bienes Muebles e Inmuebles. 52210000 0000 Inversiones Financieras de Provisiones de Pasivos a Corto Plazo.

COPIA N

O CONTROLA

DA

COPIA N

O CONTROLA

DA




ABRIL 2015 Pág. 17

NORMAS

Así como mencionar el Presupuesto original, Transferencias operadas, Presupuesto actualizado, Presupuestoejercido, Presupuesto comprometido y la Disponibilidad anual.

El Departamento de Control Presupuestal debe elaborar el Cuadro comparativo por cada área de la DirecciónGeneral de Administración con base en los siguientes datos obtenidos del Informe de avance presupuestalprogramático al día:

Avance presupuestal acumulado.

Presupuesto anual autorizado.

Transferencias presupuestales operadas.

Recalendarizaciones presupuestales operadas.

Presupuesto actualizado.

Presupuesto ejercido.

Presupuesto comprometido.

Disponibilidad anual.

COPIA N

O CONTROLA

DA

COPIA N

O CONTROLA

DA




ABRIL 2015 PÁG. 18


Analista Administrativo. 1. Recibe el Informe de avance presupuestal programático al día enoriginal de la Dirección General de Administración.

2. Accesa al programa de excel, elabora el Cuadro comparativo porcada área de la Dirección General de Administración en dostantos con base a los siguientes datos obtenidos del Informe deavance presupuestal programático al día en original.

3. Elabora en el programa excel, las Gráficas por capítulo y porconcepto presupuestal en dos tantos con base en los datos delCuadro comparativo por cada área de la Dirección General deAdministración y archiva de manera cronológica temporal, elInforme de avance presupuestal programático al día en original.

4. Turna las Gráficas por capítulo y por concepto presupuestal enprimer tanto y el Cuadro comparativo por cada área de laDirección General de Administración en primer tanto al Jefe delDepartamento de Control Presupuestal y archiva de maneracronológica temporal, las Gráficas por capítulo y por conceptopresupuestal en segundo tanto y el Cuadro comparativo porcada área de la Dirección General de Administración en segundotanto.


5. Recibe las Gráficas por capítulo y por concepto presupuestal enprimer tanto y el Cuadro comparativo por cada área de laDirección General de Administración en primer tanto del AnalistaAdministrativo, lo analiza y da su visto bueno.

6. Entrega las Gráficas por capítulo y por concepto presupuestal enprimer tanto y el Cuadro comparativo por cada área de laDirección General de Administración en primer tanto al DirectorGeneral de Administración.


COPIA N

O CONTROLA

DA

COPIA N

O CONTROLA

DA

ELABORACIÓN DE INFORMES PRESUPUESTALES DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN



ABRIL 2015

INICIO

( 1 )

ANALISTA ADMINISTRATIVO

INFORME DE AVANCE PRESUPUESTAL PROGRAMÁTICO AL DÍA

RECIBE

O

CUADRO COMPARATIVO POR CADA ÁREA

GRÁFICAS POR CAPÍTULO Y POR CONCEPTO PRESUPUESTAL

RECIBE, ANALIZA Y DA SU VISTO BUENO

1T

1T



ENTREGA

1T

1T

CON BASE A LOS DATOS DEL INFORME

DE AVANCE PRESUPUESTAL

PROGRAMÁTICOAL DÍA

FIN



DIRECTOR GENERAL DE

ADMINISTRACIÓN

( 4 ) ( 5 )

( 6 )





TURNA

1T

1T

2T

2T

C

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN

C

CON BASE A LOS DATOS DEL CUADRO COMPARATIVO POR

CADA ÁREA( 3 )

INFORME DE AVANCE PRESUPUESTAL PROGRAMÁTICO AL DÍA


ELABORA

EXCEL: GRÁFICAS POR CAPÍTULO Y POR

CONCEPTO PRESUPUESTAL

O

1-2T

( 2 )


ACCESA Y ELABORA

EXCEL: CUADRO COMPARATIVO POR

CADA ÁREA

1-2T

COPIA N

O CONTROLA

DA



Elaboración de Indicadores de Gestión sobre los Recursos Financieros de las Áreas AdministrativasAdscritas a la Subsecretaría de Finanzas y Administración.



ABRIL 2015 PÁG. 20

OBJETIVO

Elaborar los parámetros de gestión de las áreas administrativas adscritas a la Subsecretaría de Finanzas yAdministración, para analizar el comportamiento del presupuesto actualizado contra lo ejercido.


Mensual.


Los inherentes a la Subdirección de Organización y Procesos Administrativos.

NORMAS

El Departamento de Control Presupuestal debe exportar el Avance presupuestal programático al día de las áreasadministrativas adscritas a la Subsecretaría de Finanzas y Administración del Sistema Integral de AdministraciónFinanciera del Estado de Veracruz (SIAFEV), los primeros 5 días hábiles de cada mes.

Las áreas administrativas deben contemplar según corresponda, la información de los siguientes capítulos con sudesglose respectivo: 51110000 0000 Servicios Personales. 51210000 0000 Materiales y Suministros. 51330000 0000 Servicios Generales. 52100000 0000 Subsidios y Transferencias. 55990000 0000 Bienes Muebles e Inmuebles. 52210000 0000 Inversiones Financieras de Provisiones de Pasivos a Corto Plazo.

Así como mencionar el Presupuesto original, Transferencias operadas, Presupuesto actualizado, Presupuestoejercido, Presupuesto comprometido y la Disponibilidad anual.

COPIA N

O CONTROLA

DA

COPIA N

O CONTROLA

DA




ABRIL 2015 Pág. 21


Analista Administrativo. 1. Accesa al SIAFEV e ingresa a fondos del mes y exporta la siguienteinformación de las áreas administrativas adscritas a laSubsecretaría de Finanzas y Administración:

Presupuesto al mes correspondiente.

Presupuesto comprometido al mes correspondiente.

Presupuesto ejercido al mes correspondiente.

Disponibilidad al mes correspondiente.

2. Accesa al programa de excel y elabora los Cuadros comparativospor cada área administrativa adscrita a la Subsecretaría deFinanzas y Administración en original, con la siguienteinformación:

Presupuesto al mes correspondiente.

Presupuesto comprometido al mes correspondiente.

Presupuesto ejercido al mes correspondiente.

Disponibilidad al mes correspondiente.

3. Accesa al programa excel y elabora:

La Gráfica del presupuesto actualizado y ejercido de las áreasadministrativas adscritas a la Subsecretaría de Finanzas yAdministración en original.

El Resumen de indicadores de gestión con comentarios de laJefatura de la Subsecretaría de Finanzas y Administración y delas áreas administrativas adscritas a la misma.

4. Envía a través de correo electrónico el Resumen de indicadores degestión en archivo electrónico a la Subdirección de Organización yProcesos Administrativos.

5. Turna el Cuadro comparativo por cada área en original y lasGráficas del presupuesto actualizado y ejercido por cada áreaadministrativa adscrita a la Subsecretaría de Finanzas yAdministración en original al Jefe del Departamento de ControlPresupuestal.

COPIA N

O CONTROLA

DA

COPIA N

O CONTROLA

DA




ABRIL 2015 Pág. 22



6. Recibe el Cuadro comparativo por cada área en original y lasGráficas del presupuesto actualizado y ejercido por cada áreaadministrativa adscrita a la Subsecretaría de Finanzas yAdministración en un tanto del Analista Administrativo, analiza,otorga el visto bueno y rubrica.

7. Entrega el Cuadro comparativo por cada área en original y lasGráficas del presupuesto actualizado y ejercido por cada áreaadministrativa adscrita a la Subsecretaría de Finanzas yAdministración en original a la Subdirección de Organización yProcesos Administrativos.


- Conecta con los procedimientos inherentes a la Subdirección deOrganización y Procesos Administrativos.

COPIA N

O CONTROLA

DA

COPIA N

O CONTROLA

DA

ELABORACIÓN DE INDICADORES DE GESTIÓN SOBRE LOS RECURSOS FINANCIEROSDE LAS ÁREAS ADMINISTRATIVAS ADSCRITAS A LA SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN



INICIO

( 1 )




ENTREGA

O

O

FIN


SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS

ADMINISTRATIVOS

( 3 )

( 5 )

( 6 )

( 7 )

ACCESA Y EXPORTA LA INFORMACIÓN

SIAFEV

GRÁFICA DEL PRESUPUESTO ACTUALIZADO Y EJERCIDO

ACCESA Y ELABORA

EXCEL: GRÁFICA DEL PRESUPUESTO

ACTUALIZADO Y EJERCIDO

EXCEL: RESUMEN DE INDICADORES DE

GESTIÓN

O

DE LAS ÁREAS ADMINISTRATIVAS

ADSCRITAS A LA SUBSECRETARÍA DE

FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN

ENVÍA

RESUMEN DE INDICADORES DE

GESTIÓN

CORREO ELECTRÓNICO

SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS

ADMINISTRATIVOS



TURNA

O

O

( 4 )



RECIBE, ANALIZA, DA VISTO BUENO Y RUBRICA

O

O

JEFE DE DEPARTAMENTO

DE CONTROL PRESUPUESTAL

CONECTA CON LOS PROCEDIMIENTOS: - INHERENTES A LA SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS.

( 2 )


ACCESA Y ELABORA

EXCEL: CUADRO COMPARATIVO POR

CADA ÁREA

O

ABRIL 2015

COPIA N

O CONTROLA

DA



Cálculo y Distribución de Participación al Personal (Incentivos).



ABRIL 2015 PÁG. 24

OBJETIVO

Calcular y distribuir con base en el fondo de productividad, el pago de participación al personal (incentivos) de laSubsecretaría de Ingresos.


Mensual.


Los inherentes a la Subdirección de Recursos Humanos

NORMAS

El Departamento de Control de Recaudación debe proporcionar las cantidades correspondientes a la recaudaciónmensual al Departamento de Control Presupuestal.

El Departamento de Control Presupuestal, debe recibir el Fondo de productividad en original del Departamento deControl de Recaudación mediante Tarjeta.

En los casos en que se presente alguna inconsistencia en la base de incentivos del personal de la Subsecretaría deIngresos, el ajuste correspondiente se deberá realizar en el siguiente período de cálculo de incentivos.

Las áreas de la Subsecretaría de Ingresos deben actualizar su plantilla de personal y entregarla firmada por elSubsecretario de Ingresos y Directores Generales, para su aplicación en la distribución de participación al personal(Incentivos).

El Departamento de Control Presupuestal debe generar el Reporte de personal de la Subsecretaría de Ingresoscon base en la siguiente información: nombre, no. de empleados, clave programática e importe a pagar por cadaárea; y especificar en el Oficio de personal no vigente la siguiente información: nombre, R.F.C., e importe.

COPIA N

O CONTROLA

DA

COPIA N

O CONTROLA

DA




ABRIL 2015 Pág. 25


Analista Administrativo. 1. Accesa al Disco duro en el archivo electrónico de la Plantilla depersonal de la Subsecretaría de Ingresos e imprime en original.

2. Recaba firma en la Plantilla de personal de la Subsecretaría deIngresos en original del Jefe del Departamento de ControlPresupuestal.

3. Entrega en sobre sellado la Plantilla de personal de laSubsecretaría de Ingresos en original a la Subsecretaría deIngresos, y en su caso, señala los pendientes de modificar.

Pasa el tiempo.

4. Recibe en sobre sellado la Plantilla de personal de la Subsecretaríade Ingresos firmada en original de la Subsecretaría de Ingresos.

5. Accesa al programa excel y actualiza la Base de cálculo con base enla Plantilla de personal de la Subsecretaría de Ingresos firmada enoriginal.

6. Realiza el cálculo en la Base de cálculo, genera el Reporte depersonal de la Subsecretaría de Ingresos en dos originales y recabarúbrica del Jefe del Departamento de Control Presupuestal.

7. Entrega en sobre sellado el Reporte de personal de laSubsecretaría de Ingresos en dos originales a la Subsecretaría deIngresos.

Pasa el tiempo.

8. Recibe el Reporte de personal de la Subsecretaría de Ingresos endos originales con la firma del Subsecretario de Ingresos, de laDirección General de Vinculación y Coordinación Hacendaría.

9. Entrega en sobre sellado, el Reporte de personal de laSubsecretaría de Ingresos en original y en archivo electrónico a laSubdirección de Recursos Humanos, para su aplicación en laprimera quincena del mes siguiente.

- Conecta con los procedimientos inherentes a la Subdirección deRecursos Humanos.

Pasa tiempo de la aplicación de la nómina.

COPIA N

O CONTROLA

DA

COPIA N

O CONTROLA

DA




ABRIL 2015 Pág. 26


Analista Administrativo. 10. Recibe vía correo electrónico la siguiente información:

El Reporte de la partida participación al personal (5113 13400003) de la Subdirección de Recursos Humanos.

El Reporte de inconsistencias del personal de la Subdirecciónde Gobierno Electrónico.

11. Accesa al Sistema Integral de Gestión de Recursos Humanos yanaliza el motivo del Reporte de inconsistencias del personal yverifica si el personal se ha dado de baja o sigue activo.

¿El personal se ha dado de baja o sigue activo?

En caso de que el personal se ha dado de baja:

11A. Elabora el Oficio de personal no vigente en original, recaba firmadel Jefe de Departamento de Control Presupuestal y obtiene unacopia.

11A.1 Entrega el Oficio de personal no vigente en original a laSubdirección de Recursos Humanos, recabando acuse de recibo enla copia, la cual archiva de manera cronológica temporal.

Fin.

En caso de que el personal siga activo:

12. Accesa al programa excel y modifica el archivo electrónico de laBase de cálculo para su aplicación en el siguiente periodo.


Fondo de productividad en original.

Plantilla de personal de la Subsecretaría de Ingresos firmadaen original.

Reporte de personal de la Subsecretaría de Ingresos enoriginal.


COPIA N

O CONTROLA

DA

COPIA N

O CONTROLA

DA

CÁLCULO Y DISTRIBUCIÓN DE PARTICIPACIÓN AL PERSONAL (INCENTIVOS)


INICIO

ANALISTA FINANCIERO

ABRIL 2015

( 1 )

( 3 )

PLANTILLA DE PERSONAL DE LA SUBSECRETARÍA DE INGRESOS

ACCESA E IMPRIME

DISCO DURO: PLANTILLA DE PERSONAL DE LA SUBSECRETARÍA DE

INGRESOS

O


RECABA FIRMA

JEFE DEDEPARTAMENTO DE


O


ENTREGA

EN SOBRE SELLADOY EN SU CASO, SEÑALA

LOS PENDIENTES DE MODIFICAR

SUBSECRETARÍA DE INGRESOS

PLANTILLA DE PERSONAL DE LA SUBSECRETARÍA DE INGRESOS FIRMADA

RECIBE

O

O


REPORTE DE PERSONAL DE LA SUBSECRETARÍA DE INGRESOS

ENTREGA

EN SOBRE SELLADO


O

REPORTE DE PERSONAL DE LA SUBSECRETARÍA DE INGRESOS FIRMADA

RECIBE

CON FIRMA DEL SUBSECRETARIO DE

INGRESOS

DIRECCIÓN GENERAL DE VINCULACIÓN Y COORDINACIÓN

HACENDARIA

O

SUBDIRECCIÓNDE RECURSOS

HUMANOS

INHERENTES A LA SUBDIRECCIÓN DE

RECURSOS HUMANOS

RECIBE

REPORTE DE LA PARTIDA PARTICIPACIÓN AL

PERSONAL

REPORTE DE INCONSISTENCIAS AL

PERSONAL

VÍA CORREO ELECTRÓNICO

SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS Y

SUBDIRECCIÓN DE GOBIERNO ELECTRÓNICO

ACCESA, ANALIZAY VERIFICA

SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN DE RECURSOS

HUMANOS

REPORTE DE INCONSISTENCIAS AL

PERSONAL

¿EL PERSONAL SE HA DADO DE BAJA O SIGUE ACTIVO?

BAJA

ACTIVO


HUMANOS



1

ACCESAY MODIFICA PARA SU APLICACIÓN

EXCEL: BASE DE CÁLCULO

FIN

( 2 )

( 4 )

( 6 )

( 7 )

( 8 )

( 10 )

( 11 )

( 11A )

( 11A.1 )

( 12 )

OFICIO DE PERSONAL NO VIGENTE


O

1



FIN

C

EN SOBRE SELLADO

( 5 )

PLANTILLA DE PERSONAL DE LA SUBSECRETARÍA DE INGRESOS FIRMADA

ACCESA Y ACTUALIZA


O

EN SOBRE SELLADO


REALIZA, GENERA Y RECABA RÚBRICA


O

OFICIO DE PERSONAL NO VIGENTE

ELABORA, RECABA FIRMA Y OBTIENE

O

1

C

( 13 )


PLATILLA DE PERSONAL DE LA SUBSECRETARÍA DE INGRESOS

FONDO DE PRODUCTIVIDAD

ORDENA

O

O

O

REPORTEDE PERSONAL DE LA


REPORTE DE PERSONAL DE LA SUBSECRETARÍA DE INGRESOS FIRMADA

ENTREGA PARA SU APLICACIÓN

( 9 )

O

COPIA N

O CONTROLA

DA



Trámite de Transferencias y Recalendarizaciones Presupuestales.



ABRIL 2015 PÁG. 28

OBJETIVO

Otorgar la suficiencia presupuestal de la partida que se requiera a las áreas administrativas adscritas a la DirecciónGeneral de Administración.


Diaria.


Los inherentes a la Subdirección de Presupuesto.

NORMAS

Las áreas administrativas adscritas a la Subsecretaría de Finanzas y Administración deben comunicarse con elDepartamento de Control Presupuestal para verificar la disponibilidad de las partidas que requieran modificar en elSistema Integral de Administración Financiera del Estado de Veracruz (SIAFEV), para realizar el trámite detransferencias y recalendarizaciones presupuestales.

El Departamento de Control Presupuestal debe verificar la disponibilidad de las partidas que solicitaron modificaren el Sistema Integral de Administración Financiera del Estado de Veracruz, una vez realizado el trámite detransferencias y recalendarizaciones presupuestales.

El Departamento de Control Presupuestal debe gestionar el Dictamen de Suficiencia Presupuestal (DSP) con laDirección General de Programación y Presupuesto, y una vez recibido el Oficio de Dictamen de SuficienciaPresupuestal (DSP), deberá solicitar a la Subdirección de Contrataciones Gubernamentales, Administración deRiesgos y Activos, el Registro Presupuestal de Adquisición e Inversión (RPAI).

La solicitud de requerimiento de la suficiencia presupuestal se debe realizar de manera escrita a través del formatode Solicitud de la recalendarización y/o transferencia presupuestal.

COPIA N

O CONTROLA

DA

COPIA N

O CONTROLA

DA




ABRIL 2015 Pág. 29



1. Recibe el Requerimiento de recalendarización y/o transferenciapresupuestal en original del área solicitante.

2. Turna el Requerimiento de recalendarización y/o transferenciapresupuestal en original al Analista Administrativo, e indica querealice el trámite de solicitud de recalendarización y/otransferencia presupuestal.

Analista Administrativo. 3. Recibe el Requerimiento de recalendarización y/o transferenciapresupuestal en original del Jefe de Departamento de ControlPresupuestal y la indicación para realizar el trámite de solicitud derecalendarización y/o transferencia presupuestal.

4. Accesa al SIAFEV y verifica la disponibilidad presupuestal de lapartida de acuerdo con las necesidades del área solicitante.

5. Accesa al programa excel y realiza el movimiento solicitado por elárea y genera la Solicitud de recalendarización y/o transferenciapresupuestal en original y copia.

6. Elabora la Tarjeta de solicitud de recalendarización y/otransferencia presupuestal en original y dos copias, dirigido alSubdirector de Presupuesto, en el cual se solicita afectar elpresupuesto del área correspondiente.

7. Turna la Solicitud de recalendarización y/o transferenciapresupuestal en original y copia, la Tarjeta de solicitud derecalendarización y/o transferencia presupuestal en original y doscopias junto con el Requerimiento de recalendarización y/otransferencia presupuestal en original al Jefe de Departamento deControl Presupuestal, para visto bueno y rúbrica.


8. Recibe la Solicitud de recalendarización y/o transferenciapresupuestal en original y copia, la Tarjeta de solicitud derecalendarización y/o transferencia presupuestal en original y doscopias junto con el Requerimiento de recalendarización y/otransferencia presupuestal en original del Analista Administrativo.

COPIA N

O CONTROLA

DA

COPIA N

O CONTROLA

DA




ABRIL 2015 Pág. 30



9. Recaba firma en la Solicitud de recalendarización y/otransferencia presupuestal en original y copia, la Tarjeta desolicitud de recalendarización y/o transferencia presupuestal enoriginal y dos copias junto con el Requerimiento derecalendarización y/o transferencia presupuestal en original delDirector General de Administración y del titular del áreasolicitante.

10. Turna la Solicitud de recalendarización y/o transferenciapresupuestal en original y copia, la Tarjeta de solicitud derecalendarización y/o transferencia presupuestal en original y doscopias junto con el Requerimiento de recalendarización y/otransferencia presupuestal en original al Analista Administrativo.

Analista Administrativo. 11. Recibe la Solicitud de recalendarización y/o transferenciapresupuestal en original y copia, la Tarjeta de solicitud derecalendarización y/o transferencia presupuestal en original y doscopias junto con el Requerimiento de recalendarización y/otransferencia presupuestal en original del Jefe de Departamentode Control Presupuestal.

12. Distribuye los siguientes documentos:

A la Subdirección de Presupuesto.

Solicitud de recalendarización y/o transferencia presupuestalen original.

Tarjeta de solicitud de recalendarización y/o transferenciapresupuestal en original.

Requerimiento de recalendarización y/o transferenciapresupuestal en original.

A la Dirección General de Administración:

Tarjeta de solicitud de recalendarización y/o transferenciapresupuestal en primera copia.

Y recaba acuse de recibo en la Tarjeta de solicitud derecalendarización y/o transferencia presupuestal en segundacopia.

13. Ordena y archiva de manera cronológica temporal, la Solicitud dela recalendarización y/o transferencia presupuestal en copiajunto con la Tarjeta de solicitud de recalendarización y/otransferencia presupuestal en segunda copia.

COPIA N

O CONTROLA

DA

COPIA N

O CONTROLA

DA




ABRIL 2015 Pág. 31


Analista Administrativo. - Conecta con los procedimientos inherentes a la Subdirección dePresupuesto.

Pasa el tiempo.

14. Recibe el Oficio de DSP con el RPAI en original de la Subdirecciónde Contrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos yActivos.

15. Accesa y confirma en el SIAFEV, que el movimiento se hayaefectuado según lo requerido.

16. Informa de la realización de la orden de compra y/o requisiciónsegún corresponda al área solicitante.


COPIA N

O CONTROLA

DA

COPIA N

O CONTROLA

DA

TRÁMITE DE TRANSFERENCIAS Y RECALENDARIZACIONES PRESUPUESTALES


INICIO

ABRIL 2015

( 1 )

FIN

JEFE DE DEPARTAMENTO DE CONTROL PRESUPUESTAL ANALISTA ADMINISTRATIVO

ÁREA SOLICITANTE

ACCESA Y VERIFICA LA DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

SIAFEV

DE ACUERDO A LAS NECESIDADES DEL

ÁREA SOLICITANTE

- DIRECTOR GENERAL DE ADMINISTRACIÓN

- TITULAR DEL ÁREA SOLICITANTE




TARJETA DE SOLICITUD DE RECALENDARIZACIÓN Y/O TRANSFERENCIA PRESUPUESTAL

SOLICITUD DE RECALENDARIZACIÓN Y/O TRANSFERENCIA PRESUPUESTAL

ORDENA

1

2

C

INHERENTES A LA SUBDIRECCIÓN DE

PRESUPUESTO

OFICIO DE DSP CON EL RPAI

RECIBE

O

ACCESA Y CONFIRMA QUE EL MOVIMIENTO SE HAYA

EFECTUADO

SIAFEV

INFORMA DE LA ORDEN DE COMPRA Y/O REQUISICIÓN

AL ÁREA SOLICITANTE

( 2 )

( 3 )

( 4 )

( 9 )

( 11 )

( 12 )

( 13 )

( 14 )

( 15 )

( 16 )



REQUERIMIENTO DE RECALENDARIZACIÓN Y/O TRANSFERENCIA PRESUPUESTAL

RECIBE


TURNA E INDICA LA REALIZACIÓN DEL TRÁMITE


RECIBE LA INDICACIÓN PARA REALIZAR EL TRÁMITE

O

O

O


DIRIGIDO AL SUBDIRECTOR DE

PRESUPUESTO

JEFE DELDEPARTAMENTO DE


( 7 )


( 8 )

TARJETA DE SOLICITUD DE RECALENDARIZACIÓN Y/O TRANSFERENCIA PRESUPUESTAL 1

2




DISTRIBUYE Y RECABA ACUSE DE RECIBO

O

O

SUBDIRECCIÓN DE PRESUPUESTO


O

SUBDIRECCIÓN DE CONTRATACIONES GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN DE

RIESGOS Y ACTIVOS


ACCESA, REALIZA EL MOVIMIENTO SOLICITADO E

IMPRIME

EXCEL: SOLICITUD DE RECALENDARIZACIÓN Y/

O TRANSFERENCIA PRESUPUESTAL

O

( 5 )

1


ELABORA

O

( 6 )

1-2




TURNA PARA VISTO BUENO Y RUBRICA

O

1

O

1-2

O




RECIBE

O

1

O

1-2

O




RECABA FIRMA

O

1

O

1-2

O

( 10 )




TURNA

O

1

O

1-2

O




RECIBE

O

1

O

1-2

O

1

1

COPIA N

O CONTROLA

DA



Elaboración de Trámites de Orden de Pago por Fondo Revolvente.



ABRIL 2015 PÁG. 33

OBJETIVO

Tramitar los comprobantes de pago de Facturas de compras realizadas o servicios prestados en las áreasadministrativas de la Dirección General de Administración, para la recuperación de efectivo.


Eventual.


Inherentes al Departamento de Órdenes de Pago.

NORMAS

El Departamento de Control Presupuestal debe revisar la disponibilidad presupuestal con que cuenta el áreaadministrativa de la Dirección General de Administración y gestionar el Dictamen de Suficiencia Presupuestal(DSP) a la Dirección General de Programación y Presupuesto, para iniciar el trámite de Orden de Pago por FondoRevolvente.

Una vez recibido el Oficio de Dictamen de Suficiencia Presupuestal (DSP), el Departamento de ControlPresupuestal debe solicitar a la Subdirección de Contrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos yActivos, el Registro Presupuestal de Adquisición e Inversión (RPAI) para el pago por Fondo Revolvente.

Cada erogación realizada debe corresponder a las actividades desempeñadas en el área, a fin de que seanjustificables.

Los Comprobantes de pago o Facturas que rebasen $1,000.00 m.n. se deben entregar al Departamento deÓrdenes de Pago junto con una copia de los mismos.

COPIA N

O CONTROLA

DA

COPIA N

O CONTROLA

DA




ABRIL 2015 Pág. 34

NORMAS

El Departamento de Control Presupuestal debe recibir, en caso de pagos diversos, los Comprobantes de pago oFacturas que no excedan de 15 días naturales de las áreas administrativas de la Dirección General deAdministración, y en caso de exceder de 15 días, el Departamento debe elaborar la Tarjeta de justificación dirigidaal Tesorero.

El Departamento de Caja debe notificar vía telefónica al área correspondiente de la Dirección General deAdministración, la emisión de Cheque o pago en efectivo por reposición del fondo revolvente.

Los titulares de las áreas adscritas a la Dirección General de Administración deben designar a una personaencargada de acudir al Departamento de Caja, para recibir el efectivo correspondiente a la reposición del fondorevolvente.

Las Facturas o Comprobantes de pago deberán cumplir con los siguientes requisitos fiscales:

- Fecha.- Registro Federal de Contribuyentes de la SEFIPLAN.- El impuesto correspondiente (Impuesto al Valor Agregado (IVA), Impuesto al suntuario y 2% sobre

Hospedaje).- Importe con número y letra.- Concepto de gasto.- Lugar y fecha.- Vigencia de factura.

COPIA N

O CONTROLA

DA

COPIA N

O CONTROLA

DA




ABRIL 2015 Pág. 35



1. Recibe la Tarjeta de solicitud de comprobación de recursos porfondo revolvente en original y la Factura o Comprobantes de pagoen original del área administrativa de la Dirección General deAdministración.

2. Turna la Tarjeta de solicitud de comprobación de recursos porfondo revolvente en original y la Factura o Comprobantes de pagoen original, e indica de manera verbal al Analista Administrativo larealización del trámite.

Analista Administrativo. 3. Recibe la Tarjeta de solicitud de comprobación de recursos porfondo revolvente en original y la Factura o Comprobantes de pagoen original, y de manera verbal del Jefe de Departamento deControl Presupuestal, la indicación para realizar el trámite.

4. Ordena y archiva de manera cronológica temporal, la Tarjeta desolicitud de comprobación de recursos por fondo revolvente enoriginal.

5. Clasifica las Facturas o Comprobantes de pago en original, porpartida y verifica que cumplan con los requisitos fiscales.

¿Reúnen los requisitos fiscales?

En caso de no reunir los requisitos fiscales:

5A. Devuelve las Facturas o Comprobantes de pago en original, parasu cancelación y/o reexpedición de los mismos al áreaadministrativa correspondiente de la Dirección General deAdministración.

Pasa el tiempo.

5A.1. Recibe las Facturas o Comprobantes de pago de las áreasadministrativas de la Dirección General de Administración con susaclaraciones o ajustes correspondientes.


En caso de reunir los requisitos fiscales:

6. Accesa al SIAFEV, captura el Detalle de orden de pago por fondorevolvente del área administrativa e imprime en original.

COPIA N

O CONTROLA

DA

COPIA N

O CONTROLA

DA




ABRIL 2015 Pág. 36


Analista Administrativo. 7. Recaba rúbrica en el Detalle de orden de pago por fondorevolvente del área administrativa en original, del Jefe deDepartamento de Control Presupuestal y firma del área solicitante.

8. Solicita vía correo electrónico la aprobación del Detalle de ordende pago por fondo revolvente a la Dirección General deProgramación y Presupuesto.

Pasa el tiempo.

9. Accesa al SIAFEV y verifica si fue aprobado el Detalle de orden depago por fondo revolvente.

¿Fue aprobado el Detalle de orden de pago por fondo revolvente?

En caso de que no sea aprobado el Detalle de orden de pago porfondo revolvente?

9A. Cierra el SIAFEV.

Pasa el tiempo.


En caso de que sea aprobado el Detalle de orden de pago porfondo revolvente?

10. Genera la Solicitud-comprobación de recursos por fondorevolvente e imprime en original y recaba firma de autorización delJefe del Departamento de Control Presupuestal y del áreaadministrativa de la Dirección General de Administración.

11. Obtiene copias de los siguientes documentos:

- Una del Oficio de DSP en original.

- Tres del Detalle de orden de pago por fondo revolvente enoriginal.

- Tres de la Solicitud-comprobación de recursos por fondorevolvente en original.

COPIA N

O CONTROLA

DA

COPIA N

O CONTROLA

DA




ABRIL 2015 Pág. 37


Analista Administrativo. 12. Elabora e integra al Paquete de pago por fondo revolvente, lossiguientes documentos:

- El Oficio de DSP en original y copia.

- Las Facturas o Comprobantes de pago en original.

- El Detalle de orden de pago por fondo revolvente en original ytres copias.

- La Solicitud-comprobación de recursos por fondo revolventeen original y tres copias.

13. Obtiene copia del Paquete de pago por fondo revolvente.

14. Entrega el Paquete de pago por fondo revolvente a la Tesorería,recaba acuse de recibido en la copia y lo archiva de maneracronológica temporal.


COPIA N

O CONTROLA

DA

COPIA N

O CONTROLA

DA

ELABORACIÓN DE TRÁMITES DE ORDEN DE PAGO POR FONDO REVOLVENTE


INICIO

ABRIL 2015

( 1 )

JEFE DE DEPARTAMENTO DE CONTROL PRESUPUESTAL ANALISTA ADMINISTRATIVO

FACTURA O COMPROBANTES DE PAGO

TARJETA DE SOLICITUD COMPROBACIÓN DE RECURSOS POR FONDO REVOLVENTE

RECIBE

O

O



TURNAE INDICA LA REALIZACIÓN

DEL TRÁMITE

O

O



RECIBE INDICACIÓN PARA REALIZAR EL TRÁMITE

O

O


ORDENA

O

C

FACTURAS O OMPROBANTESDE PAGO

CLASIFICA Y VERIFICA QUE CUMPLAN CON LOS

REQUISITOS FISCALES

O

¿REÚNEN LOS REQUISITOS FISCALES?

NO

SI

FACTURAS O COMPROBANTESDE PAGO

DEVUELVE

O

PARA SU CANCELACIÓN Y/O REEXPEDICIÓN

ÁREA ADMINISTRATIVA CORRESPONDIENTE DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE

ADMINISTRACIÓN

FACTURAS O COMPROBANTESDE PAGO

RECIBE

O

ÁREAS ADMINISTRATIVAS DE LA DIRECCIÓN GENERAL

DE ADMINISTRACIÓN

DETALLE DE ORDEN DE PAGO POR FONDO REVOLVENTE

ACCESA, CAPTURA E IMPRIME

SIAFEV: DETALLE DE ÓRDEN DE PAGO POR FONDO REVOLVENTE

O


RECABA RÚBRICA Y FIRMA

O

SOLICITA LA APROBACIÓN DEL DETALLE DE ORDEN DE

PAGO POR FONDO REVOLVENTE


DIRECCIÓN GENERAL DE PROGRAMACIÓN Y

PRESUPUESTO

ACCESA Y VERIFICA

SIAFEV: DETALLE DE ORDEN DE PAGO POR FONDO REVOLVENTE

¿FUEAPROBADO EL DETALLE DE

ORDEN DE PAGO POR FONDO REVOLVENTE?

NO

SI

CIERRA

SIAFEV

SOLICITUD -COMPROBACIÓN DE RECURSOS POR FONDO REVOLVENTE

GENERA, IMPRIMEY RECABA

SOLICITUD -COMPROBACIÓN DE

RECURSOS POR FONDO REVOLVENTE

O

1

1

1



ÁREA ADMINISTRATIVA DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE

ADMINISTRACIÓN


JEFE DEL DEPARTAMENTODE CONTROL PRESUPUESTAL

Y ÁREA SOLICITANTE

JEFE DE DEPARTAMENTO DE CONTROL PRESUPUESTAL Y DEL ÁREA ADMINISTRATIVA DE LA DIRECCIÓN GENERAL

DE ADMINISTRACIÓN

( 2 )

( 3 )

( 4 )

( 5 )

( 6 )

( 5A )

( 5A.1 )

( 7 )

( 8 )

( 9 )

( 10 )

( 9A )

DE MANERA VERBAL

CONACLARACIONES O

AJUSTES CORRESPONDIENTES

DE MANERA VERBAL

COPIA N

O CONTROLA

DA

ELABORACIÓN DE TRÁMITES DE ORDEN DE PAGO POR FONDO REVOLVENTE


ABRIL 2015


SOLICITUD -COMPROBACIÓN DE RECURSOS


OFICIO DE DSP

OBTIENE

O

1

O

1-3

O

1-3



FACTURAS O OMPROBANTESDE PAGO

OFICIO DE DSP

ELABORA EL PAQUETE DE PAGO POR FONDO

REVOLVENTE E INTEGRA

O

1

O

1-3

O

1-3

O

PAQUETE DE PAGO POR FONDO REVOLVENTE

OBTIENE

1

PAQUETE DE PAGO POR FONDO REVOLVENTE

ENTREGA Y RECABA SELLO DE RECIBIDO

1

C

TESORERÍA

FIN

1

( 11 )

( 12 )

( 13 )

( 14 )

COPIA N

O CONTROLA

DA



Elaboración de Trámites de Orden de Pago por Sujeto a Comprobar y Comprobación de Sujetos.



ABRIL 2015 PÁG. 40

OBJETIVO

Tramitar la Solicitud-comprobación de recursos por sujeto a comprobar de las áreas de la Dirección General deAdministración, para recuperación de efectivo.


Eventual.


Inherentes al Departamento de Órdenes de Pago.

NORMAS

El Departamento de Control Presupuestal debe realizar el procedimiento de elaboración de trámites de orden depago por sujeto a comprobar y comprobación de sujetos de todas las áreas administrativas de la Dirección Generalde Administración excepto de las Subdirecciones de Contrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgosy Activos y de Recursos Materiales y Servicios Generales.

El Departamento de Control Presupuestal debe revisar la disponibilidad presupuestal con que cuenta el áreaadministrativa de la Dirección General de Administración y gestionar el Dictamen de Suficiencia Presupuestal(DSP) a la Dirección General de Programación y Presupuesto, antes de iniciar el trámite de orden de pago porsujeto a comprobar y comprobación de sujetos

El Departamento de Control Presupuestal debe solicitar a la Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos, el Registro Presupuestal de Adquisición e Inversión (RPAI) para el pago porsujeto a comprobar y comprobación de sujetos, una vez recibido el Oficio de DSP.

Cada erogación realizada debe corresponder a las actividades desempeñadas en el área, a fin de que seanjustificables y así proceder con su trámite correspondiente.

COPIA N

O CONTROLA

DA

COPIA N

O CONTROLA

DA




ABRIL 2015 Pág. 41

NORMAS

El Departamento de Control Presupuestal debe elaborar el Recibo que ampare el importe de la Solicitud-comprobación de recursos, con los siguientes datos: Motivo que genera la comisión y el destino. Fecha. Firma del Comisionado.

El Jefe de Departamento de Control Presupuestal debe rubricar el Recibo de reintegro de fondos, cuando elComisionado sea el Director General de Administración.

La Subdirección de Servicio Público de Carrera debe presentar el Oficio de validación de grupo de trabajo (GT)con las autorizaciones de la Dirección General de Desarrollo Administrativo y la Dirección General deAdministración, cuando se trate de impartición de cursos.

El área administrativa correspondiente de la Dirección General de Administración, para los casos de trámite deórdenes de pago por sujeto a comprobar y comprobación de sujetos por eventos especiales, debe presentar lossiguientes documentos: Permiso autorizado por el Órgano Interno de Control en la Secretaría de Finanzas y Planeación. Dictamen de autorización firmado por el titular de la Dirección General de Administración y de la

Subdirección de Recursos Humanos. Contrato. Recibos originales.

El Departamento de Control Presupuestal debe clasificar los Comprobantes de gastos por partida presupuestal.

COPIA N

O CONTROLA

DA

COPIA N

O CONTROLA

DA




ABRIL 2015 Pág. 42



1. Recibe la Tarjeta de solicitud de comprobación de recursos porsujeto a comprobar en original y el Oficio de comisión en originaldel área administrativa de la Dirección General de Administración.

2. Turna la Tarjeta de solicitud de comprobación de recursos porsujeto a comprobar en original y el Oficio de comisión en original eindica de manera verbal al Analista Administrativo la realización deltrámite.

Analista Administrativo. 3. Recibe la Tarjeta de solicitud de comprobación de recursos porsujeto a comprobar en original y el Oficio de comisión en original yde manera verbal, la indicación para realizar el trámite del Jefe delDepartamento de Control Presupuestal, archivando de maneracronológica temporal, la Tarjeta.

4. Accesa al Sistema Integral de Administración Financiera del Estadode Veracruz (SIAFEV), captura el Detalle de orden de pago porsujeto a comprobar del área administrativa e imprime en original.

5. Recaba rúbrica en el Detalle de orden de pago por sujeto acomprobar del área administrativa en original del Jefe deDepartamento de Control Presupuestal y firma del área solicitante.

6. Elabora el Recibo de recursos en dos originales y recaba firma delComisionado.

7. Solicita vía correo electrónico, la aprobación del Detalle de ordende pago por sujeto a comprobar a la Dirección General deProgramación y Presupuesto.

Pasa tiempo.

8. Accesa al SIAFEV y verifica si fue aprobado el Detalle de orden depago por sujeto a comprobar.

¿Fue aprobado el Detalle de orden de pago por sujeto acomprobar?

En caso de que no sea aprobado el Detalle de orden de pago porsujeto a comprobar:

8A. Cierra el SIAFEV.

Pasa tiempo.

COPIA N

O CONTROLA

DA

COPIA N

O CONTROLA

DA




ABRIL 2015 Pág. 43


Analista Administrativo. Continúa con la actividad No. 8

En caso de que sí sea aprobado el Detalle de orden de pago porsujeto a comprobar:

9. Elabora la Tarjeta de solicitud de sujeto a comprobar en original,recabando rúbrica del Jefe de Departamento de ControlPresupuestal y firma del Director General de Administración.

10. Obtiene copias de los siguientes documentos: Tres de la Tarjeta de solicitud de sujeto a comprobar en un

original. Una del Detalle de orden de pago por sujeto a comprobar en

original. Una del Oficio de comisión en original.

11. Distribuye los siguientes documentos:

A la Dirección General de Programación y Presupuesto: Tarjeta de solicitud de sujeto a comprobar en original. Detalle de orden de pago por sujeto a comprobar en original. Recibo de recursos en original. Oficio de comisión en original.

A la Subsecretaría de Finanzas y Administración: Tarjeta de solicitud de sujeto a comprobar en primera copia.

A la Dirección General de Administración: Tarjeta de solicitud de sujeto a comprobar en segunda copia.

Recabando acuse de recibo en la Tarjeta de solicitud de sujeto acomprobar en tercera copia.


Tarjeta de solicitud de sujeto a comprobar en tercera copia.

Detalle de orden de pago por sujeto a comprobar en copia.

Recibo de recursos en original.

Oficio de comisión en copia.

13. Recibe vía telefónica notificación para acudir por los documentosaprobados de la Dirección General de Programación yPresupuesto.

COPIA N

O CONTROLA

DA

COPIA N

O CONTROLA

DA




ABRIL 2015 Pág. 44


Analista Administrativo. 14. Recibe de la Dirección General de Programación y Presupuesto, losiguiente:

Detalle de orden de pago por sujeto a comprobar firmado enoriginal.

Recibo de recursos en original.

Oficio de comisión en original.


Dos del Detalle de orden de pago por sujeto a comprobarfirmado en original.

Dos del Recibo de recursos en original.

Una del Oficio de comisión en original.

16. Entrega a la Tesorería, los siguientes documentos:

Detalle de orden de pago por sujeto a comprobar firmado enoriginal y una copia.

Recibo de recursos en original y primera copia.

Oficio de comisión en copia.

Y recaba acuse de recibo en el Detalle de orden de pago por sujetoa comprobar firmado en segunda copia.


Detalle de orden de pago por sujeto a comprobar firmado ensegunda copia.

Recibo de recursos en segunda copia.


- Conecta con los procedimientos inherentes al Departamento deÓrdenes de Pago.

Pasa tiempo de la comisión.

18. Recibe los Comprobantes de gastos en original del Comisionado,clasifica y verifica que reúnan los requisitos fiscales.


COPIA N

O CONTROLA

DA

COPIA N

O CONTROLA

DA




ABRIL 2015 Pág. 45


Analista Administrativo. En caso de no reunir los requisitos fiscales:

18A. Devuelve los Comprobantes de gastos en original al Comisionadopara su corrección, informando que no cubren los requisitos o ensu caso la cancelación.



19. Obtiene el Detalle de orden de pago por sujeto a comprobarfirmado en segunda copia del archivo cronológico temporal.

20. Accesa al programa excel, elabora el Registro único de comisionesal personal estatal en un tanto con base en el Detalle de orden depago por sujeto a comprobar firmado en segunda copia, y verificael importe total a comprobar.

21. Accesa al SIAFEV en el Detalle de orden de pago por sujeto acomprobar generado y completa con el monto ejercido yreintegrado por partida presupuestal e imprime en un tanto.

22. Solicita vía correo electrónico la aprobación del Detalle de ordende pago como comprobación de sujeto a la Dirección General deProgramación y Presupuesto.

Pasa el tiempo de la aprobación.

23. Accesa al SIAFEV, verifica la aprobación y realiza la recepción delDetalle de orden de pago como comprobación de sujeto del áreaadministrativa.

24. Elabora a través del SIAFEV, la Solicitud-comprobación de recursose imprime en original y recaba rúbrica del Jefe del Departamentode Control Presupuestal y firmas del Director General deAdministración y del área administrativa solicitante.


Tres de la Solicitud-comprobación de recursos en original.

Tres del Detalle de orden de pago como comprobación desujeto en un tanto.

Una del Oficio de DSP con RPAI en original.

COPIA N

O CONTROLA

DA

COPIA N

O CONTROLA

DA




ABRIL 2015 Pág. 46


Analista Administrativo. 26. Elabora el Recibo de reintegro de fondos en dos tantos y entregaal área administrativa de la Dirección General de Administraciónsolicitando realice el pago de reintegro al Departamento de Cajade la Secretaría.

27. Recibe el Recibo de pago de reintegro en copia del Comisionado.

28. Elabora la Tarjeta de entrega en original, recabando rúbrica delJefe del Departamento de Control Presupuestal y firma delDirector General de Administración.

29. Obtiene del archivo cronológico temporal, el Oficio de comisión enoriginal.

30. Integra el Paquete de comisión con los siguientes documentos:

Tarjeta de entrega en original.

Solicitud-comprobación de recursos en original y tres copias.

Detalle de orden de pago como comprobación de sujeto en untanto y tres copias.

Registro único de comisiones al personal estatal en un tanto.


Facturas o Comprobantes de gastos en original.

Oficio de DSP con RPAI en original y copia.

Recibo de pago de reintegro en copia.

31. Obtiene una copia del Paquete de comisión.

32. Entrega el Paquete de comisión a la Tesorería, recaba acuse derecibo en la copia y lo archiva de manera cronológica temporal.


COPIA N

O CONTROLA

DA

COPIA N

O CONTROLA

DA

ABRIL 2015

ELABORACIÓN DE TRÁMITES DE ORDEN DE PAGO POR SUJETO A COMPROBAR Y COMPROBACIÓN DE SUJETOS.


ANALISTA ADMINISTRATIVOJEFE DE DEPARTAMENTO DE CONTROL PRESUPUESTAL

ÁREA ADMINISTRATIVA DE LA DIRECCIÓN GENERAL

DE ADMINISTRACIÓN

INICIO

( 1 )

OFICIO DE COMISIÓN

TARJETA DE SOLICITUD DE COMPROBACIÓN DE RECURSOS POR SUJETO A COMPROBAR

RECIBE

O

O

( 3 )

OFICIO DE COMISIÓN


RECIBE INDICACIÓN PARA REALIZAR EL TRÁMITE

O

O



C

DETALLE DE ORDEN DE PAGO POR SUJETO A COMPROBAR


SIAFEV: DETALLE DE ORDEN DE PAGO POR

SUJETO A COMPROBAR

O

( 4 )


RECABA RÚBRICA Y FIRMA


CONTROL PRESUPUESTAL Y ÁREA ADMINISTRATIVA

SOLICITANTE

O

( 5 )

RECIBO DE RECURSOS

ELABORA Y RECABA FIRMA

O

COMISIONADO

( 6 )


PAGO POR SUJETO A COMPROBAR


ACCESA Y VERIFICA SI FUE APROBADO


SUJETO A COMPROBAR

( 7 )

( 8 )

CIERRA

SIAFEV: DETALLE DE ORDEN DE PAGO

¿FUEAPROBADO EL DETALLE DE

ORDEN DE PAGO POR SUJETO A COMPROBAR?

NO

SÍ

1

1

TARJETA DE SOLICITUD DE SUJETO A COMPROBAR

ELABORA Y RECABA RUBRICA Y FIRMA

O

JEFE DE DEPARTAMENTO DE CONTROL

PRESUPUESTAL Y DIRECTOR GENERAL DE

ADMINISTRACIÓN

OFICIO DE COMISIÓN



OBTIENE

O

1-3

O

1

O

1




OFICIO DE COMISIÓN

RECIBO DE RECURSOS




O

O

O

O

1

2

3

DIRECCIÓN GENERALDE PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO

SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN


OFICIO DE COMISIÓN

RECIBO DE RECURSOS



ORDENA

3

1

O

1

1

DE MANERAVERBAL

C

( 8A )

( 9 )

( 10 )

( 11 )

( 12 )

OFICIO DE COMISIÓN



O

O


( 2 )

DE MANERA VERBAL


PRESUPUESTO

COPIA N

O CONTROLA

DA

1

ABRIL 2015




RECIBE NOTIFICACIÓN PARA ACUDIR POR LOS

DOCUMENTOS APROBADOSVÍA TELEFÓNICA

DIRECCIÓN GENERAL DE PROGRAMACIÓN

Y PRESUPUESTO

DIRECCIÓN GENERAL DE PROGRAMACIÓN

Y PRESUPUESTO

OFICIO DE COMISIÓN

RECIBO DE RECURSOS

DETALLE DE ORDEN DE PAGO POR SUJETO A COMPROBAR FIRMADO

RECIBE

O

O

O

OFICIO DE COMISIÓN

RECIBO DE RECURSOS


OBTIENE

O

O

O

1-2

1-2

1

TESORERÍA

OFICIO DE COMISIÓN

RECIBO DE RECURSOS


ORDENA

2

2

O

C

INHERENTES AL DEPARTAMENTE DE ÓRDENES DE

PAGO

COMPROBANTESDE GASTO

RECIBE, CLASIFICA Y VERIFICA

O

COMISIONADO


NO

SI

COMPROBANTESDE GASTO

DEVUELVE

O

COMISIONADO

PARA SU CORRECCIÓN,

INFORMANDO QUE NO CUBREN LOS

REQUISITOS

1

1


OBTIENE

C

2

DETALLE DE ORDEN DE PAGO POR SUJETO A COMPROBAR GENERADO

ACCESA, COMPLETA E IMPRIME


SUJETO A COMPROBAR GENERADO

COMPLETA CON EL MONTO EJERCIDO Y REINTEGRADO POR

PARTIDA PRESUPUESTAL


PAGO COMO COMPROBACIÓN DE SUJETO

CORREO ELECTRÓNICO

DIRECCIÓN GENERALDE PROGRAMACIÓN Y

PRESUPUESTO

ACCESA, VERIFICA LA APROBACIÓN Y REALIZA LA

RECEPCIÓN

SIAFEV: DETTALE DE ORDEN DE PAGO COMO

COMPROBACIÓN DE SUJETO

SOLICITUD-COMPROBACIÓN DE RECURSOS

ELABORA YRECABA RÚBRICA

SIAFEV: SOLICITUD-COMPROBACIÓN DE

RECURSOS

O

JEFE DE DEPARTAMENTODE CONTROL PRESUPUESTAL,

DIRECTOR GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y ÁREA

ADMINISTRATIVA SOLICITANTE

2

( 13 )

( 14 )

( 15 )

( 17 )

( 18 )

( 18A )

( 19 )

( 21 )

( 22 )

( 23 )

( 24 )


2

OFICIO DE COMISIÓN

RECIBO DE RECURSOS

O

1

1



O

1

( 16 )

1T

REGISTRO ÚNICO DE COMISIONES AL PERSONAL ESTATAL

ACCESA Y ELABORA

EXCEL:REGISTRO ÚNICO DE COMISIONES AL

PERSONAL ESTATAL

( 20 )

1T

OFICIO DE DSP CON RPAI

DETALLE DE ORDEN DE PAGO COMO COMPROBACIÓN DE SUJETO


OBTIENE

O

1-3

O

1-3

O

1

( 25 )

RECIBO DE REINTEGRO DE FONDOS

ELABORA, IMPRIME Y ENTREGA

1-2T

ÁREA ADMINISTRATIVA DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE

ADMINISTRACIÓN

SOLICITANDO REALICE

EL PAGO DE REINTEGRO AL

DEPARTAMENTO DE CAJA DE LA

SECRETARÍA

( 26 )

COPIA N

O CONTROLA

DA

2

ABRIL 2015




RECIBO DE PAGO

RECIBE

1

TARJETA DE ENTREGA

ELABORA Y RECABA RÚBRICA Y FIRMA

JEFE DEL DEPARTAMENTODE CONTROL PRESUPUESTAL

Y DIRECTOR GENERAL DE ADMINISTRACIÓN

RECIBO DE PAGO

OFICIO DE DSP CON RPAI

FACTURAS O COMPROBANTES DE GASTO

OFICIO DE COMISIÓN

REGISTRO ÚNICO DE COMISIONES AL PERSONAL ESTATAL

DETALLE DE ORDEN DE PAGO COMO COMPROBACIÓN DE SUJETO


TARJETA DE ENTREGA

INTEGRA EL PAQUETE DE COMISIÓN

O

O

1-3

O

1-3

1T

O

O

O

1

1

PAQUETE DE COMISIÓN

OBTIENE

1

PAQUETE DE COMISIÓN

ENTREGA Y RECABAACUSE DE RECIBO

1

C

FIN

( 27 )

( 28 )

( 30 )

( 31 )

( 32 )COMISIONADO

O

TESORERÍA

OFICIO DE COMISIÓN

OBTIENE

( 29 )

O

C

COPIA N

O CONTROLA

DA



Elaboración de Trámites por Pago Directo.



ABRIL 2015 PÁG. 50

OBJETIVO

Tramitar la solicitud a favor de los proveedores o beneficiarios diversos de la Dirección General de Administración,Subdirección de Recursos Humanos, Subdirección de Servicio Público de Carrera y el Departamento de ControlPresupuestal, para pago de efectivo.


Eventual.


Ninguno.

NORMAS

El Departamento de Control Presupuestal debe revisar la disponibilidad presupuestal con que cuenta el áreaadministrativa de la Dirección General de Administración y gestionar el Dictamen de Suficiencia Presupuestal(DSP) a la Dirección General de Programación y Presupuesto, para iniciar el trámite por Pago Directo.

El Departamento de Control Presupuestal debe solicitar a la Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos, el Registro Presupuestal de Adquisición e Inversión (RPAI) para el pagodirecto, una vez recibido el Oficio de DSP.

Cada erogación realizada deberá corresponder a las actividades desempeñadas en el área, a fin de que seanjustificables.

En los casos en que se realice un trámite por pago directo de un bien o servicio, el Departamento de Caja podráentregar directamente al proveedor el Cheque correspondiente y la instrucción se deberá especificar en laSolicitud-comprobación de recursos por pago directo.

COPIA N

O CONTROLA

DA

COPIA N

O CONTROLA

DA




ABRIL 2015 Pág. 51

NORMAS

El Departamento de Control Presupuestal debe recibir, en caso de pagos diversos, los Comprobantes de pago oFacturas que no excedan de 15 días naturales de las áreas administrativas de la Dirección General deAdministración, y en caso de exceder de 15 días, el Departamento debe elaborar la Tarjeta de justificación dirigidaal Tesorero.

La Subdirección de Servicio Público de Carrera, deberá presentar el Oficio de validación de grupos de trabajo (GT)con las autorizaciones del Órgano Interno de Control en la Secretaría de Finanzas y Planeación y de la DirecciónGeneral de Administración, en caso de cursos impartidos.

El trámite por pago directo podrá ser por los conceptos de:

Eventos especiales, debiendo presentar:

- Permiso autorizado por el Órgano Interno de Control en la Secretaría de Finanzas y Planeación.- Dictamen de autorización con firmas de la Dirección General de Administración y Subdirección de Recursos

Humanos.- Contrato original.- Recibos originales o Factura original.

Pago de servicio; compras de: material, vehículo, equipo de cómputo y/o pago de mantenimiento de vehículosdebiendo presentar Factura.

Las Facturas o Comprobantes de pago deberán cumplir con los siguientes requisitos fiscales:

- Fecha.- Registro Federal de Contribuyentes de la SEFIPLAN.- El impuesto correspondiente (Impuesto al Valor Agregado (IVA), Impuesto al suntuario y 2% sobre

Hospedaje).- Importe con número y letra.- Concepto de gasto.- Lugar y fecha.- Vigencia de factura.

COPIA N

O CONTROLA

DA

COPIA N

O CONTROLA

DA




ABRIL 2015 Pág. 52



1. Recibe la Tarjeta de solicitud de comprobación de recursos porpago directo en original y la Factura o Comprobantes de pago enoriginal del área administrativa de la Dirección General deAdministración.

2. Turna la Tarjeta de solicitud de comprobación de recursos porpago directo en original y la Factura o Comprobantes de pago enoriginal e indica de manera verbal al Analista Administrativo larealización del trámite.

Analista Administrativo. 3. Recibe la Tarjeta de solicitud de comprobación de recursos porpago directo en original y la Factura o Comprobantes de pago enoriginal del Jefe de Departamento de Control Presupuestal, y demanera verbal la indicación para realizar el trámite y archiva demanera cronológica temporal, la Tarjeta en original.

4. Clasifica las Facturas o Comprobantes de pago en original, porpartida y verifica que cumplan con los requisitos fiscales.


En caso de no reunir los requisitos fiscales:

4A. Devuelve la Factura o Comprobantes de pago en original al áreaadministrativa correspondiente de la Dirección General deAdministración, para su cancelación y/o reexpedición de losmismos.

Pasa el tiempo.

4A.1 Recibe la Factura o Comprobantes de pago en original del áreaadministrativa correspondiente de la Dirección General deAdministración con sus aclaraciones o ajustes correspondientes.



5. Accesa al Sistema Integral de Administración Financiera del Estadode Veracruz (SIAFEV), captura el Detalle de orden de pago directodel área administrativa e imprime en original.

COPIA N

O CONTROLA

DA

COPIA N

O CONTROLA

DA




ABRIL 2015 Pág. 53


Analista Administrativo. 6. Recaba firmas en el Detalle de orden de pago directo en original,del Jefe del Departamento de Control Presupuestal y del áreasolicitante.

7. Solicita vía correo electrónico la aprobación del Detalle de ordende pago por pago directo a la Dirección General de Programacióny Presupuesto.

Pasa tiempo.

8. Accesa al Sistema Integral de Administración Financiera del Estadode Veracruz (SIAFEV) y verifica si fue aprobado el Detalle deorden de pago directo.

¿Fue aprobado el Detalle de orden de pago directo?

En caso de que no sea aprobado el Detalle de orden de pagodirecto:

8A. Cierra el Sistema Integral de Administración Financiera del Estadode Veracruz (SIAFEV).


En caso de que sí sea aprobado el Detalle de orden de pagodirecto:

9. Genera la Solicitud-comprobación de recursos por pago directo,imprime en original y recaba rúbrica del Jefe del Departamento deControl Presupuestal y firma del área administrativa de laDirección General de Administración.


- Una del Oficio de DSP en original.

- Tres del Detalle de orden de pago directo en original.

- Tres de la Solicitud-comprobación de recursos por pagodirecto en original.

COPIA N

O CONTROLA

DA

COPIA N

O CONTROLA

DA




ABRIL 2015 Pág. 54


Analista Administrativo. 11. Integra al Paquete de pago por pago directo, los siguientesdocumentos:

- Oficio de DSP en original y copia.

- Factura o Comprobantes de pago en original.

- Detalle de orden de pago directo en original y tres copias.

- Solicitud-comprobación de recursos por pago directo enoriginal y tres copias.

12. Obtiene copia del Paquete de pago directo.

13. Entrega a la Tesorería, el Paquete de pago directo, recabandoacuse de recibo en la copia y la archiva de manera cronológicatemporal.


COPIA N

O CONTROLA

DA

COPIA N

O CONTROLA

DA

ABRIL 2015

ELABORACIÓN DE TRÁMITES POR PAGO DIRECTO


ANALISTA ADMINISTRATIVOJEFE DE DEPARTAMENTO DE CONTROL PRESUPUESTAL

ÁREA ADMINISTRATIVA DE LA DIRECCIÓN GENERAL

DE ADMINISTRACIÓN

INICIO

( 1 )


TARJETA DE SOLICITUD DE COMPROBACIÓN DE RECURSOS POR PAGO DIRECTO

RECIBE

O

O

( 3 )



RECIBE LA INDICACIÓN PARA REALIZAR EL TRÁMITE

O

O



C

DE MANERA VERBAL

DETALLE DE ORDEN DE PAGO DIRECTO



DIRECTO

O

( 5 )


RECABA FIRMAS

O

( 6 )

ACCESA Y VERIFICA SI FUE APROBADO


DIRECTO

( 8 )

CIERRA

SIAFEV

¿FUEAPROBADO EL DETALLE DE ORDEN DE PAGO DIRECTO?

NO

SÍ

1

1

( 8A )


CLASIFICA Y VERIFICA QUE CUMPLAN CON LOS

REQUISITOS FISCALES

O


NO

SI


DEVUELVE

O

PARA SU CANCELACIÓN Y/O REEXPEDICIÓN DE

LOS MISMOS


RECIBE

O

CON ACLARACIONESY AJUSTES

CORRESPONDIENTES

SOLICITUD-COMPROBACIÓN DE RECURSOS POR PAGO DIRECTO

GENERA, IMPRIME Y RECABA RÚBRICA Y FIRMA

SOLICITUD-COMPROBACIÓN DE

RECURSOS POR PAGO DIRECTO

O

JEFE DE DEPARTAMENTO DE CONTROL

PRESUPUESTALY ÁREA ADMINISTRATIVA

SOLICITANTE

1

( 4 )

( 4A )

( 4A.1 )

ÁREA ADMINISTRATIVA DE LA DIRECCIÓN

GENERAL DE ADMINISTRACIÓN

ÁREA ADMINISTRATIVA DE LA DIRECCIÓN

GENERAL DE ADMINISTRACIÓN


CONTROL PRESUPUESTAL Y ÁREA SOLICITANTE

( 9 )




O

O


( 2 )

DE MANERA VERBAL


PAGO DIRECTOVÍA CORREO

ELECTRÓNICO

( 7 )

DIRECCIÓN GENERALDE PROGRAMACIÓN Y

PRESUPUESTO

COPIA N

O CONTROLA

DA

ABRIL 2015

ELABORACIÓN DE TRÁMITES POR PAGO DIRECTO



SOLICITUD-COMPROBACIÓN DE RECURSOS POR PAGO DIRECTO


OFICIO DE DSP

OBTIENE

O

O

1-3

1-3

O

1

SOLICITUD -COMPROBACIÓN DE RECURSOS POR PAGO DIRECTO


FACTURA O COMPROBANTES DE GASTOS

O

OFICIO DE DICTAMEN DE SUFICIENCIA PRESUPUESTAL (DSP)

INTEGRA EL PAQUETE DE PAGO DIRECTO

O

O

O

1

1-3

O

1-3

PAQUETE DE PAGODIRECTO


1

PAQUETE DE PAGODIRECTO

OBTIENE

1

C

TESORERÍA

1

FIN

( 10 )

( 11 )

( 12 )

( 13 )

COPIA N

O CONTROLA

DA



Elaboración de Solicitud Interna de Papelería y Material de Cómputo.



ABRIL 2015 PÁG. 57

OBJETIVO

Requerir oportunamente las necesidades de papelería y material de cómputo de la Dirección General deAdministración, Subdirección de Recursos Humanos, Subdirección de Organización y Procesos Administrativos,Subdirección de Servicio Público de Carrera, Departamento de Seguridad y del Departamento de Control Presupuestal,para el cumplimiento de sus funciones.


Semanal.


-Inherentes a la Subdirección de Contrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos y Activos.

NORMAS

El Departamento de Control Presupuestal debe realizar la requisición de papelería y material de cómputo desemestralmente, de acuerdo con la normatividad vigente que se establezca para estos casos, al presupuestoautorizado para tal fin y a los requerimientos de la Dirección General de Administración, Subdirección de RecursosHumanos, Subdirección de Organización y Procesos Administrativos, Subdirección de Servicio Público de Carrera,Departamento de Seguridad y del Departamento de Control Presupuestal.

En caso de que las áreas solicitantes requieran material distinto al de papelería y cómputo el Analista Financierodebe verificar que el material esté incluido en el Catálogo de Adquisiciones, así mismo, debe solicitar latransferencia y el Dictamen de Suficiencia Presupuestal (DSP) a la Dirección General de Programación yPresupuesto, y posteriormente el Registro Presupuestal de Adquisición e Inversión (RPAI) a la Subdirección deContrataciones Gubernamentales Administración de Riesgos y Activos para iniciar el trámite.

El Analista Financiero debe elaborar la Solicitud interna de papelería y material de cómputo especificando lossiguientes datos: Área solicitante, Fecha, Número de solicitud interna, Código presupuestal, Número de partida,Descripción de la partida, el Número de bienes solicitados, la Descripción del producto solicitado y la Cantidadsolicitada de cada producto.

COPIA N

O CONTROLA

DA

COPIA N

O CONTROLA

DA



Elaboración de Solicitud Interna de Papelería y Material de Cómputo.

ABRIL 2015 Pág. 58


Analista Financiero. 1. Recibe de manera verbal, los requerimientos de papelería ymaterial de cómputo del área administrativa correspondiente.

2. Elabora la Solicitud interna de papelería y material de cómputo enoriginal, recaba rúbrica del Jefe de Departamento de ControlPresupuestal y firma del área solicitante, y obtiene una copia.

3. Turna la Solicitud interna de papelería y material de cómputo enoriginal a la Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos para su trámitecorrespondiente y recaba acuse de recibo en la copia.

4. Ordena y archiva de manera cronológica temporal, la Solicitudinterna de papelería y material de cómputo en copia.


- Conecta con los procedimientos inherentes a la Subdirección deContrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos yActivos.

COPIA N

O CONTROLA

DA

COPIA N

O CONTROLA

DA

ABRIL 2015

ELABORACIÓN DE SOLICITUD INTERNA DE PAPELERÍA Y MATERIAL DE CÓMPUTO


ANALISTA FINANCIERO

RECIBE LOS REQUERIMIENTOS DE

PAPELERÍA Y MATERIAL DE CÓMPUTO

INICIO

ÁREA ADMINISTRATIVA

CORRESPONDIENTE

JEFE DE DEPARTAMENTODE CONTROL PRESUPUESTAL

Y DEL ÁREA SOLICITANTE

SOLICITUD INTERNA DE PAPELERÍA Y MATERIAL DE CÓMPUTO

TURNA Y RECABA ACUSE DE RECIBO

O

1


ORDENA

1

C

FIN

CONCETA CON LOS PROCEDIMIENTOS:- INHERENTES A LA SUBDIRECCIÓN DE CONTRATACIONES GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Y ACTIVOS

( 1 )

( 2 )

( 3 )

( 4 )

SUBDIRECCIÓN DE CONTRATACIONES GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN

DE RIESGOS Y ACTIVOS

DE MANERA VERBAL


ELABORA, RECABA RÚBRICA Y FIRMA, Y OBTIENE

O

1

COPIA N

O CONTROLA

DA



Afectación en la Interface del SIAFEV a las Nóminas de la Primera y Segunda Quincena.



ABRIL 2015 PÁG. 60

OBJETIVO

Realizar las afectaciones presupuestales a las Nóminas de Sueldos de Base y Contrato, Empleado TemporalAdministrativo y Retiros, a fin de contar con información veraz y oportuna.


Quincenal y mensual.


Ninguno.

NORMAS

El Departamento de Control Presupuestal debe recibir de la Subdirección de Recursos Humanos para iniciar elproceso de afectación de la interface del Sistema Integral de Administración Financiera del Estado de Veracruz(SIAFEV) a las nóminas de la primera y segunda quincena de sueldos de base, contrato, empleado temporaladministrativo y pensión alimenticia y/o retiros, mediante correo electrónico, la Documentación soporte con lasiguiente información: Resúmenes de nómina (Base, Contrato, Empleado Temporal Administrativo y Pensión alimenticia y/o

retiros) Programático de nómina. Archivo magnético de la nómina de personal correspondiente a la primera y segunda quincena de cada mes,

mismos que deberán coincidir con el Cuadro de ministración de nómina electrónica o cheques.,

Cuando el Archivo magnético de la nómina de personal no coincida con el Cuadro de ministración de nóminaelectrónica o cheques se debe devolver a la Subdirección de Recursos Humanos para su corrección.

COPIA N

O CONTROLA

DA

COPIA N

O CONTROLA

DA




ABRIL 2015 Pág. 61

NORMAS

El Departamento de Control Presupuestal debe procesar en excel, el Archivo magnético de la nómina de personalcuando marque errores, para solicitar a la Dirección General de Programación y Presupuesto, la disponibilidadpresupuestal en cada uno de los códigos que detalla este archivo.

El Departamento de Control Presupuestal debe dirigir el Oficio de solicitud de suficiencia presupuestal a laSubsecretaría de Egresos, debiendo distribuir copias de la siguiente manera:- Primera copia a la Dirección General de Programación y Presupuesto.- Segunda copia al Departamento de Control de Plazas y Nóminas.

El Departamento de Control Presupuestal debe elaborar la Carpeta de póliza diario de nómina por quincena yejercicio fiscal correspondiente.

COPIA N

O CONTROLA

DA

COPIA N

O CONTROLA

DA




ABRIL 2015 Pág. 62


Analista Financiero. 1. Recibe vía correo electrónico, la Documentación soporte de laSubdirección de Recursos Humanos, solicitando la afectación de lainterface del SIAFEV.

2. Accesa al SIAFEV, afecta las nóminas de base, contrato, empleadotemporal administrativo y/o retiros, y verifica que el SIAFEVacepte la información.

¿El SIAFEV acepta la información?

En caso de que el SIAFEV no acepte la información:

2A. Accesa y procesa en el programa excel, el Archivo de errores quedetecta el SIAFEV, y elabora en el Archivo, las hojas de: Trabajo,Recalendarizaciones y/o Transferencias.

2A.1 Envía vía correo electrónico, el Archivo de errores y solicita ladisponibilidad presupuestal de recalendarización o transferencia ala Dirección General de Programación y Presupuesto.

Pasa el tiempo.

2A.3 Recibe vía telefónica, la notificación de disponibilidadpresupuestal de recalendarización o transferencia de la DirecciónGeneral de Programación y Presupuesto, y verifica si fueautorizada.

¿Fue autorizada?

En caso de que no sea autorizada:

2B. Desecha el Archivo de errores anterior.

Continúa con la actividad No. 2A.

En caso de que se sea autorizada:

2C. Continúa con la actividad No. 3.

COPIA N

O CONTROLA

DA

COPIA N

O CONTROLA

DA




ABRIL 2015 Pág. 63


Analista Financiero. En caso de que el SIAFEV acepte la información:

3. Elabora la Tarjeta de solicitud de importación de póliza enoriginal dirigida al Tesorero, recaba rúbrica del Jefe deDepartamento de Control Presupuestal y firma del DirectorGeneral de Administración, y obtiene cuatro copias.

4. Distribuye la Tarjeta de solicitud de importación de póliza de lasiguiente manera:

- Original al Tesorero.

- Primera copia al Subsecretario de Finanzas y Administración.

- Segunda copia al Subdirector de Recursos Humanos.

- Tercera copia al Departamento de Órdenes de Pago.

Y recaba acuse de recibo en la cuarta copia.

5. Elabora el Oficio de solicitud de suficiencia presupuestal enoriginal, recaba rúbrica del Jefe de Departamento de ControlPresupuestal y del Director General de Administración, y firma delSubsecretario de Finanzas y Administración.

7. Obtiene tres copias del Oficio de solicitud de suficienciapresupuestal en original y distribuye de la siguiente manera:

- Original al Subsecretario de Egresos.

- Primera copia a la Dirección General de Programación yPresupuesto.

- Segunda copia al Departamento de Control de Plazas yNóminas.

Y recaba sello de recibido en la tercera copia del Oficio.

Pasa el tiempo.

8. Respalda en la Carpeta de póliza diario de nómina, laDocumentación soporte.

9. Elabora el Expediente de base, contrato y empleado temporaladministrativo y/o retiros e integra los siguientes documentos:

- Tarjeta de solicitud de importación de póliza en cuarta copia.

- Oficio de solicitud de suficiencia presupuestal en tercera copia.

COPIA N

O CONTROLA

DA

COPIA N

O CONTROLA

DA




ABRIL 2015 Pág. 64


Analista Financiero. 10. Ordena y archiva de manera cronológica definitiva, el Expedientede base, contrato y empleado temporal administrativo y/oretiros.


COPIA N

O CONTROLA

DA

COPIA N

O CONTROLA

DA

AFECTACIÓN EN LA INTERFACE DEL SIAFEV A LAS NÓMINAS DE LA PRIMERA Y SEGUNDA QUINCENA


ANALISTA FINANCIERO

INICIO

SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS

ACCESA, AFECTAY VERIFICA

SIAFEV

¿EL SIAFEV ACEPTA LA INFORMACIÓN?

NO

SIRECIBE LA NOTIFICACIÓN Y

VERIFICA


PRESUPUESTOJEFE DEL


- TESORERO.- SUBSECRETARIO DE FINANZAS Y

ADMINISTRACIÓN- SUBDIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS- DEPARTAMENTO DE ÓRDENES DE PAGO

( 2 )

( 3 )

( 2A.3 )

¿FUE AUTORIZADA? NO

SI

DESECHA

EXCEL: ARCHIVO DE ERRORES

1

1

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL PRESUPUESTAL, DIRECTOR

GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y SUBSECRETARIO DE FINANZAS Y

ADMINISTRACIÓN

- SUBSECRETARIO DE EGRESOS- DIRECCIÓN GENERAL DE

PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO- DEPARTAMENTO DE CONTROL DE

PLAZAS Y NÓMINAS

EXPEDIENTE DE BASE Y CONTRATO Y/O GRATIFICACIÓN EXTRAORDINARIA Y RETIROS

ORDENA

C

FIN

( 9 )


ENVÍA Y SOLICITA

ARCHIVO DE ERRORES

( 2A.2 )


PRESUPUESTO


DIRIGIDA AL TESORERO

VÍA TELEFÓNICA

TARJETA DE SOLICITUD DE IMPORTACIÓN DE PÓLIZA


O

1-4

( 2B )

ABRIL 2015

RECIBE


( 1 )

ARCHIVO DE ERRORES: HOJAS DE TRABAJO,

RECALENDARIZACIONES Y/O TRANSFERENCIAS

ACCESA, PROCESA Y ELABORA


( 2A )

OFICIO DE SOLICITUD DE SUFICIENCIA PRESUPUESTAL

ELABORA, RECABA RUBRICA Y FIRMA

O

( 5 )



O

1-3

( 4 )

4


OBTIENE, DISTRIBUYE Y RECABA ACUSE DE RECIBO

O

1-2

( 6 )

3

RESPALDA EN LA CARPETA DE PÓLIZA DIARIO DE

NÓMINA


( 7 )

OFICIO DE SOLICITUDDE SUFICIENCIA PRESUPUESTAL


ELABORA EL EXPEDIENTE DE BASE Y CONTRATO Y/O

COMPENSACIÓN Y RETIROS E INTEGRA

4

3

( 8 )

COPIA N

O CONTROLA

DA



Afectación en la Interface del SIAFEV de Terceros Institucionales. (ISR, IPE, SAR, 2% a la nómina, IMSS ySeguro Institucional)



ABRIL 2015 PÁG. 66

OBJETIVO

Realizar las afectaciones presupuestales a los terceros institucionales, a fin de contar con información veraz yoportuna.


Mensual.


Ninguno.

NORMAS

El Departamento de Control Presupuestal debe iniciar el proceso de afectación de la interface del Sistema Integralde Administración Financiera del Estado de Veracruz (SIAFEV) a los Terceros institucionales, cuando recibamediante correo electrónico el Archivo magnético de la Subdirección de Recursos Humanos.

COPIA N

O CONTROLA

DA

COPIA N

O CONTROLA

DA




ABRIL 2015 Pág. 67


Analista Financiero. 1. Recibe vía correo electrónico, los Archivos magnéticos de laSubdirección de Recursos Humanos.

2. Accesa al SIAFEV, afecta los terceros institucionales y verifica queel SIAFEV acepte la información.

¿Acepta el SIAFEV la información?

En caso de que el SIAFEV no acepte la información:

2A. Accesa y procesa en el programa excel, el Archivo de errores quedetecta el SIAFEV.

2A.1 Elabora en el Archivo de errores, las hojas de: Trabajo,Recalendarizaciones y/o Transferencias.

2A.2 Envía vía correo electrónico, el Archivo de errores a la DirecciónGeneral de Programación y Presupuesto y solicita la disponibilidadpresupuestal de recalendarización o transferencia.

Pasa el tiempo.

2A.3 Recibe vía telefónica, la notificación de la disponibilidadpresupuestal de recalendarización o transferencia de la DirecciónGeneral de Programación y Presupuesto y verifica si fueautorizada.

¿Fue autorizada?

En caso de que no sea autorizada:

2B. Desecha el Archivo de errores anterior.

Continúa con la actividad No. 2A.

En caso de que se sea autorizada:

2C. Continúa con la actividad No. 3.

COPIA N

O CONTROLA

DA

COPIA N

O CONTROLA

DA




ABRIL 2015 Pág. 68


Analista Financiero. En caso de que el SIAFEV acepte la información:

3. Elabora el Oficio de solicitud de suficiencia presupuestal enoriginal, recaba rúbrica del Jefe de Departamento de ControlPresupuestal y firma del Director General de Administración yobtiene dos copias.

4. Distribuye el Oficio de solicitud de suficiencia presupuestal de lasiguiente manera:

- Original a la Dirección General de Programación y Presupuesto.

- Primera copia a la Subsecretaría de Finanzas y Administración.

Y recaba acuse de recibo en la segunda copia.

5. Ordena y archiva de manera cronológica definitiva, el Oficio desolicitud de suficiencia presupuestal en segunda copia.


COPIA N

O CONTROLA

DA

COPIA N

O CONTROLA

DA

ARCHIVO DE ERRORES

ARCHIVO DE ERRORES

ABRIL 2015

AFECTACIÓN EN LA INTERFACE DEL SIAFEV DE TERCEROS INSTITUCIONALES (ISR, IPE, SAR, 2 % A LA NÓMINA, IMSS Y SEGURO INSTITUCIONAL)


ANALISTA FINANCIERO

INICIO

SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS

¿ACEPTA EL SIAFEV LA INFORMACIÓN?

NO

SI


ACCESA Y PROCESA

( 3A. )

ELABORA

ARCHIVO DE ERRORES, LAS HOJAS DE: TRABAJO RECALENDARIZACIONES Y/O TRANSFERENCIAS

( 3A.1 )

ENVÍA Y SOLICITA LA DISPONIBILIDAD

PRESUPUESTAL DE RECALENDARIZACIÓN O

TRANSFERENCIA

( 3A.2 )


PRESUPUESTO


RECIBE NOTIFICACIÓN DE DISPONIBILIDAD

PRESUPUESTAL DE RECALENDARIZACIÓN O

TRANSFERENCIA Y VERIFICA SI FUE AUTORIZADA


PRESUPUESTO

VÍA TELEFÓNICA

¿FUE AUTORIZADA?NO

SI

( 3A.3. )

DESECHA EL ANTERIOR

( 3B. )

2

FIN

1

1


JEFE DE DEPARTAMENTO DE CONTROL PRESUPUESTAL Y

DIRECTOR GENERAL DE ADMINISTRACIÓN



( 4 )

O

1-2


DISTRIBUYEY RECABA ACUSE DE RECIBO

( 5 )

O

1


PRESUPUESTO, SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN

2


ORDENA

( 6 )

2

C

( 1 )

RECIBE

ARCHIVOS MAGNÉTICOS

SIAFEV

ACCESA Y AFECTA LOS TERCEROS INSTITUCIONALES

( 2 )

VERIFICA QUE EL SIAFEV ACEPTE INFORMACIÓN

( 3 )

COPIA NO CONTROLADA



Conciliación del Capítulo 1000 con la Balanza de Comprobación.



ABRIL 2015 PÁG. 70

OBJETIVO

Verificar que los datos contenidos en el Sistema Integral de Administración Financiera del Estado de Veracruz, estésoportada con la documentación del Departamento de Control Presupuestal.


Mensual.


Ninguno.

NORMAS

El Departamento de Control Presupuestal debe recibir de la Subdirección de Recursos Humanos, la información delas siguientes partidas en archivo PDF:- Nómina de Sueldos de la primera y segunda quincena de base, contrato y empleado temporal administrativo

(E.T.A.)- 15400030 (Gratificación extraordinaria)- 17100010 (Estímulo al destacado desempeño)- 15200001 (Pensiones, Jubilaciones, Indemnizaciones)- 1430001 (Sistema de Ahorro para el Retiro)- 1410001 (IMSS)- 1410002 (Seguro Institucional)- 1410004 (Seguro de Vida y Pago de Marcha)- 1430002 (Seguro de Retiro)- 3980001 (Impuesto sobre Nómina y Asimilados).

El Departamento de Control Presupuestal debe registrar por partida todos los movimientos que se lleven a cabo,restando reintegros y Cheques cancelados.

COPIA NO CONTROLADA

COPIA NO CONTROLADA




ABRIL 2015 Pág. 71

NORMAS

El Departamento de Control Presupuestal debe realizar los registros por partida una vez que la Subdirección deRegistro y Consolidación Contable ingrese los datos al Sistema Integral de Administración Financiera del Estado deVeracruz (SIAFEV).

El Departamento de Control Presupuestal debe elaborar las conciliaciones referentes a:- Los Terceros Institucionales.- ISR.- IMSS.- Seguro de Retiro.- Seguro de vida y pago de marcha.- Seguro Institucional.- ISR 1350 y 1502.- Pensiones, Jubilaciones e Indemnizaciones.

COPIA NO CONTROLADA

COPIA NO CONTROLADA




ABRIL 2015 Pág. 72



1. Recibe vía correo electrónico, la Información de las partidas enarchivo PDF de la Subdirección de Recursos Humanos.

2. Elabora la Tarjeta de solicitud de balanza de comprobacióndirigida a la Subdirección de Registro y Consolidación Contable enoriginal, recaba firma del Director General de Administración yobtiene una copia.

3. Turna la Tarjeta de solicitud de balanza de comprobación enoriginal a la Subdirección de Registro y Consolidación Contable yrecaba acuse de recibo en la Tarjeta en copia.

4. Recibe la Balanza de comprobación de la Secretaría en original dela Subdirección de Registro y Consolidación Contable.

5. Accesa al programa excel y elabora el Comparativo del capítulo1000 de lo registrado por el Departamento de ControlPresupuestal, contra los datos que aparecen en el SIAFEV yverifica si son correctos los datos.

¿Son correctos los datos?

En caso de que los datos no sean correctos:

5A. Verifica si el error es de la Subdirección de Recursos Humanos.

¿El error es de la Subdirección de Recursos Humanos?

En caso de que el error no sea de la Subdirección de RecursosHumanos:

5B. Elabora la Tarjeta de solicitud dirigida a la Subdirección deRegistro y Consolidación Contable para que el error sea corregidoen el próximo mes en original, recaba firma del Subdirector deRecursos Humanos y obtiene una copia.

5B.1 Turna la Tarjeta de solicitud en original a la Subdirección deRegistro y Consolidación Contable, recaba acuse de recibo en lacopia y la archiva de manera cronológica definitiva.


COPIA NO CONTROLADA

COPIA NO CONTROLADA




ABRIL 2015 Pág. 73



En caso de que el error sea de la Subdirección de RecursosHumanos:

5C. Informa personalmente los errores detectados a la Subdirecciónde Recursos Humanos y aclara las diferencias.

5C.1 Registra en el Comparativo del capítulo 1000 en excel, sumandoo restando las diferencias encontradas y respalda la informaciónen disco duro.


En caso de que los datos sean correctos:

6. Elabora el Reporte acumulado en un tanto de lo registrado por elDepartamento de Control Presupuestal y los datos que aparecenen el SIAFEV y turna a la Subdirección de Recursos Humanos.

Pasa el tiempo.

7. Recibe la Conciliación de nómina básica, contrato y empleadotemporal administrativo (E.T.A.) contra cifras de la Balanza decomprobación emitida por la Subdirección de Registro yConsolidación Contable en copia de la Subdirección de RecursosHumanos.


- Tarjeta de solicitud de balanza de comprobación en copia.

- Reporte acumulado en un tanto.

- Conciliación de nómina básica, contrato y personal temporaladministrativo (E.T.A.) contra cifras de la Balanza decomprobación emitida por la Subdirección de Registro yConsolidación Contable en copia.


COPIA NO CONTROLADA

COPIA NO CONTROLADA

ABRIL 2015

CONCILIACIÓN DEL CAPÍTULO 1000 CON LA BALANZA DE COMPROBACIÓN



INICIO

( 1 )

( 5 )

( 6 )

RECIBE

PDF: INFORMACIÓN DELAS PARTIDAS

ACCESA, ELABORA YVERIFICA

EXCEL: COMPARATIVODEL CAPÍTULO 1000

DE LO REGISTRADOPOR EL DEPARTAMENTOCONTRA LOS DATOS EN

EL SIAFEV

¿SON CORRECTOS LOSDATOS?

NO

SI

VERIFICA SI EL ERROR ES DELA SUBDIRECCIÓN DERESURSOS HUMANOS

¿EL ERROR ES DE LASUBDIRECCIÓN DE RECURSOS

HUMANOS?

NO

SI

SUBDIRECTOR DE RECURSOSHUMANOS

DIRIGIDA A LASUBDIRECCIÓN DE

REGISTRO YCONSOLIDACIÓN

CONTABLE

TARJETA DE SOLICITUD

TURNA Y RECABA ACUSE DERECIBO

O

1

INFORMA LOS ERRORESDETECTADOS Y ACLARA LAS

DIFERENCIAS

REGISTRA Y RESPALDA ENDISCO DURO

EXCEL: COMPARATIVODEL CAPÍTULO 1000

SUMANDO ORESTANDO LAS

DIFERENCIASENCONTRADAS

1

1

REPORTE ACUMULADO

ELABORA Y TURNA

1T


HUMANOS

CONCILIACIÓN DE NÓMINABÁSICA, CONTRATO Y EMPLEADOTEMPORAL ADMINISTRATIVO(P.T.A.) CONTRA CIFRAS DE LABALANZA DE COMPROBACIÓN

RECIBE

1

C

FIN

1

( 5A. )

( 7 )

( 5B.1 )

( 5C )

( 5C.1 )

SUBDIRECCIÓN DEREGISTRO Y CONCILIACIÓN

CONTABLE


HUMANOS


HUMANOS

PERSONALMENTE

VÍA CORREOELECTRÓNICO


HUMANOS

TARJETA DE SOLICITUD DEBALANZA DECOMPROBACIÓN

ELABORA, RECABA FIRMA YOBTIENE

O

1

( 2 )


TURNA Y RECABA ACUSE DERECIBO

O

1

( 3 )

BALANZA DECOMPROBACIÓN DE LASECRETARÍA

RECIBE

( 4 )

O

( 5B ) TARJETA DE SOLICITUD

ELABORA, RECABA FIRMA YOBTIENE

O

1

CONCILIACIÓN DE NÓMINABÁSICA, CONTRATO Y EMPLEADOTEMPORAL ADMINISTRATIVO(P.T.A.) CONTRA CIFRAS DE LABALANZA DE COMPROBACIÓN

1

REPORTE ACUMULADO


ORDENA

1

1T

( 8 )

C

DIRETOR GENERAL DEADMINISTRACIÓN


CONTABLE


CONTABLE

COPIA NO CONTROLADA

COPIA N

O CONTROLA

DA


FIRMAS DE AUTORIZACIÓN Manual de Procedimientos

ABRIL 2015 PÁG. 75

LIC. ANTONIO GÓMEZ PELEGRINSECRETARIO DE FINANZAS Y PLANEACIÓN

LIC. JUAN MANUEL DEL CASTILLO GONZÁLEZSUBSECRETARIO DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN

MTRO. EDUARDO CONTRERAS ROJANODIRECTOR GENERAL DE ADMINISTRACIÓN

COPIA N

O CONTROLA

DA

COPIA N

O CONTROLA

DA


FIRMAS DE AUTORIZACIÓN Manual de Procedimientos

ABRIL 2015 PÁG. 76

Elaborado y autorizado en abril de 2015Xalapa-Enríquez, Veracruz de Ignacio de la Llave

C.P. ELSA GUADALUPE OSORIO MERINOJEFA DE DEPARTAMENTO DE CONTROL

PRESUPUESTAL

LIC. VERÓNICA ADRIANA REYNAUD ORNELASSUBDIRECTORA DE ORGANIZACIÓN Y

PROCESOS ADMINISTRATIVOS

COPIA N

O CONTROLA

DA

Documents

COPIA NO CONTROLADA - Veracruz · 2017. 3. 15. · COPIA NO CONTROLADA Departamento de Control Presupuestal SIMBOLOGÍA Manual de Procedimientos ABRIL 2015 PÁG. 2 Inicio y fin Archivo