CONVENTION DE SERVICES COMPTABLE ET FINANCIER · Cette convention de services comptable et financier, ... le passage à l ... Faire progresser la régularité et la sincérité des

CONVENTION DE SERVICES

COMPTABLE ET FINANCIER

CONVENTION DE SERVICES

COMPTABLE ET FINANCIER

ENTRE ET

La communauté urbaine de Nantes

représentée par

M. Jean-Marc AYRAULT,

Président

La Direction Générale des Finances Publiques

représentée par

M. Jean-Loup BENETON,

Trésorier-Payeur Général

de la Région Pays de la Loire

et

M. Jean-Pierre RIBERT,

Receveur des Finances de Nantes Municipale

Préambule

La communauté urbaine de Nantes et la Direction Générale des Finances Publiques ont tissé, notamment lors de la création de Nantes Métropole, des relations de collaboration étroites. Dans une optique de performance et de modernisation de la gestion publique locale, les deux partenaires souhaitent renforcer l’efficacité des circuits comptables et financiers et inscrire leur action dans un cadre partenarial dynamique et actualisé. Ils décident également de s’investir dans un processus commun de recherche d’un meilleur service aux usagers et aux autres partenaires de la gestion publique locale. Cette convention de services comptable et financier, trame rénovée de cette nouvelle donne, vise notamment à expérimenter des procédures innovantes afin de poursuivre l'amélioration de l'efficience de la gestion publique locale. Cette convention s'inscrit de plus dans le cadre plus large de la promotion de l'administration électronique. Enfin, le développement de la mutualisation des services et des prestations offertes à l’ensemble des acteurs de la communauté urbaine implique une harmonisation et une concertation renforcée entre les partenaires. Elle se décline autour de 5 axes de progrès :

Le rapprochement des services gestionnaires et comptables ; La reconfiguration des chaînes de dépense ; L’optimisation des chaînes de recettes ; L’amélioration de la qualité comptable ; Le développement du conseil financier, de l’expertise et de l’aide à la décision.

Chaque axe comprend les actions retenues par les deux partenaires en matière d’offre de prestations de service et d’expérimentations.

1

Axe 1 Le rapprochement des services gestionnaires et comptables

La communauté urbaine de Nantes et la Recette des Finances Municipale de Nantes ont déjà recherché et développé des voies d'amélioration pour faciliter leurs relations au quotidien. De nouvelles formules de rapprochement, comme des actions de formations partagées notamment, au-delà des réunions de coordination, renforceront la qualité de ces travaux. Ces échanges favoriseront aussi la communication et l’enrichissement de fiches de procédures (fiche action 1). A ce titre, le passage à l’application de gestion comptable et financière Hélios fin 2009 de la Recette des Finances s’inscrit dans l’amélioration sensible de la qualité des informations comptables mises à disposition des services de la communauté urbaine, lui permettant de mieux répondre aux exigences de transparence, de sincérité et de régularité comptable. L’identification de tous les tiers de la communauté urbaine de manière homogène devrait faciliter les interfaces aller et retour et la gestion des données (fiche action 2). Le développement de nouveaux outils contribue à renforcer les prestations de chaque service au niveau des échanges d’information avec la mise en place réciproque d’accès directs aux fichiers informatiques. La modernisation des échanges informatiques participe au rapprochement des services gestionnaires et comptables. (fiche action 3). Le souci de réduire les nombreux et importants flux de documents papier et d’accélérer les échanges d’information entre les services est fortement partagé. Les actions arrêtées dans ce cadre visent à favoriser une meilleure gestion des coûts et à optimiser les améliorations apportées :

- avec la dématérialisation des bulletins de paye, les partenaires s’engagent à passer un accord local de dématérialisation des données de la paye valant adhésion aux principes de la convention cadre nationale, qui sera signé conjointement avec la Chambre Régionale des Comptes des Pays de la Loire ;

- avec la dématérialisation des flux de pièces justificatives initiales sur les marchés publics dans le prolongement de l'obligation d'accepter les offres électroniques ;

- avec la dématérialisation des délibérations et arrêtés ; - avec la mise en œuvre du protocole d’échanges standard V2, qui offrira la possibilité de

dématérialiser les mandats de paiement, les titres de recettes et leurs bordereaux (fiche action 4).

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Axe 2 La reconfiguration des chaînes de dépenses

La communauté urbaine de Nantes et la DGFiP s’engagent dans une démarche de réexamen des chaînes de dépenses en vue leur rationalisation et leur simplification. Elles conviennent des actions suivantes :

� Poursuivre la démarche initiée avec la mise en place du contrôle hiérarchisé de la dépense, afin de concilier l’efficacité et la régularité de l’exécution de la dépense. Le contrôle hiérarchisé de la dépense, fondé sur une analyse des risques et proportionné aux enjeux que représente chaque catégorie de dépense, sera renforcé. De plus, le respect du délai global de paiement est une préoccupation constante des services de l’ordonnateur et du comptable (fiche action 5) ;

� Mettre en œuvre le contrôle partenarial de la dépense sur une chaîne identifiée après un audit conjoint de l’ensemble des procédures de cette chaîne pour en mesurer la qualité, la fiabilité et la sécurité. Cette action permettra de rendre les procédures plus fluides et plus efficaces (fiche action 6) ;

� Afin d’alléger les opérations de mandatement de la communauté urbaine de Nantes et d’optimiser le traitement des achats récurrents et de faible enjeu, les partenaires développeront des moyens de paiement adaptés avec, d’une part, le prélèvement, et d’autre part la carte d’achat (fiches action 7 et 8) ;

� Mettre en place le partage d’un échéancier et la mise en paiement à échéance, afin de respecter les engagements de paiement à date fixe de certaines dépenses (fiche action 9).

3

Axe 3 L’optimisation des chaînes de recettes

Le développement de moyens de paiement automatisés et l’optimisation des procédures d’exécution des recettes sont des objectifs partagés. La nouvelle organisation de l’accueil au sein de la Recette des Finances participe aussi à ce souci commun de rendre à l’usager un service adapté et de qualité. Une amélioration du recouvrement et une diversification des moyens d’encaissement, sources de modernisation et de simplification tant pour les usagers que pour les partenaires, seront mises en œuvre. Ces actions porteront notamment sur le développement de l’offre de moyens de paiement automatisés et le recouvrement des recettes par prélèvement automatique, carte bancaire sur place et à distance tant celles encaissées directement par le Receveur des Finances que celles perçues par les régisseurs : (fiches action 10 et 11). L’amélioration du recouvrement avec la mise en place d’une politique concertée sera recherchée. (fiche action 12). La définition des processus de recettes, liées notamment à certaines conventions, puis d’un dispositif de suivi conjoint seront mis en œuvre afin de favoriser une meilleure adéquation entre les prévisions budgétaires, les dates de mise en recouvrement de recettes et celles de leur encaissement. (fiche action 13).

4

Axe 4

L’amélioration de la qualité comptable

L’amélioration de la qualité comptable est une préoccupation commune et constante des deux partenaires et répond au souci de maîtriser les risques financiers et de parfaire la qualité et la transparence de l’information des élus et gestionnaires, dans le respect des grands principes comptables. Dans ce but, la communauté urbaine de Nantes et la DGFiP renforceront leur collaboration pour :

� Améliorer en commun la qualité comptable, en engageant un diagnostic partagé de la qualité comptable à partir d’un outil d’identification des marges de progression sur la qualité des comptes et en établissant un plan d’action détaillé (fiche action 14) ;

� Faire progresser la régularité et la sincérité des comptes de bilan par des actions communes devant permettre notamment l’ajustement de l’état de l’actif et de l’inventaire (fiche action 15).

5

Axe 5 Le développement du conseil financier, de l’expertise et de l’aide

à la décision

La pertinence de l’information et l’efficacité du pilotage sont une préoccupation commune et permanente des deux parties pour favoriser une gestion publique performante. Dans ce dessein, la DGFiP et son réseau mettent au service des collectivités locales leur capacité d’expertise pour :

� Développer le conseil fiscal en communiquant rapidement les informations et en réalisant des analyses ou des simulations à la demande (fiche action 16) ;

� Proposer la réalisation d’analyses financières consolidées et comparatives (fiche action 17) ;

� Apporter un appui dans la conduite de l’analyse des risques qui permettra à la communauté urbaine de Nantes de mieux identifier et maîtriser les risques induits par ses engagements (fiche action 18) ;

� Accompagner la gestion active de la trésorerie par un travail conjoint des deux partenaires afin de rechercher une mobilisation optimale des financements de la communauté (fiche action 19).

Ces actions détaillées dans les fiches jointes en annexe I font partie de la présente convention. Leur mise en œuvre pourra en tant que de besoin faire l’objet de protocoles particuliers.

Pilotage et suivi de la convention

Afin de veiller à la bonne mise en œuvre des actions prévues dans le cadre de cette convention, les structures suivantes, communes aux deux parties, sont créées :

Un comité de pilotage, Un comité de suivi, Et des groupes de travail.

La réalisation des objectifs sera suivie grâce à la production d’un tableau de bord qui reprendra les indicateurs retenus pour chacune des actions afin d’en mesurer le degré d’avancement (cf. annexe II).

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A Nantes le,

Le Président de Nantes Métropole de Nantes,

Jean-Marc AYRAULT

Le Trésorier-payeur général,

Jean-Loup BENETON

Le Receveur des Finances,

Jean-Pierre RIBERT

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LISTE DES ACTIONS RETENUES Axe 1

Le rapprochement des services gestionnaires et comptables

Action 1 : Renforcer la coopération entre les services gestionnaires et comptables

Action 2 : Préparer le passage à HELIOS : l’identification homogène des tiers

Action 3 : Préparer le passage à HELIOS : développer et moderniser les échanges informatiques

Action 4 : La dématérialisation


Action 5 : La consolidation du contrôle hiérarchisé de la dépense

Action 6 : Le contrôle partenarial

Action 7 : Etudier la faisabilité de la mise en place de la carte achat

Action 8 : Etendre le prélèvement automatique pour le paiement des dépenses

Action 9 : Mettre en place la mise en paiement à échéance Axe 3

L’optimisation des chaînes de recettes

Action 10 : Le développement des moyens de paiement automatisés

Action 11 : L’encaissement par carte bancaire sur internet

Action 12 : Améliorer les conditions d’exercice du recouvrement contentieux des produits

Action 13 : Définir les processus de réalisation des recettes

Axe 4

L’amélioration de la qualité comptable

Action 14 : Améliorer en commun la qualité comptable dans la perspective de la certification des comptes

Action 15 : Faire progresser la régularité et la sincérité des comptes

Axe 5

Le développement du conseil financier, de l’expertise et de l’aide à la décision

Action 16 : Favoriser un conseil fiscal enrichi

Action 17 : L’expertise financière

Action 18 : L’analyse des risques

Action 19 : Accompagner la gestion active de la trésorerie

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Annexe 1 : Fiche action 1

Axe 1

Le rapprochement des services gestionnaires et comptables Action 1 : Renforcer la coopération entre les services gestionnaires et comptables

Descriptif

Il s’agit d’organiser la circulation de l’information afin d’obtenir une meilleure communication entre les agents des services et une amélioration et une sécurisation de la qualité du travail.

Objectifs et avantages attendus

Améliorer les échanges d’information

Améliorer la qualité des documents comptables transmis à la Recette des Finances

Mieux appréhender et anticiper les contraintes réglementaires et organisationnelles

Démarche/méthodologie

Réunions de coordination

Actions de formations partagées

Partage d’applications

Communication des fiches de procédures

Calendrier de réalisation

Immédiat

Indicateurs de suivi

Nombre d’actions de formation

Accès en consultation d’applications utilisées par l’ordonnateur

Elaboration et diffusion de fiches de procédures

Chefs de file

Nantes Métropole :

M. BARRÉ, directeur des Finances

DGFiP :

M. RIBERT, receveur des Finances

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Action 2 : La préparation au passage à Hélios : l’identification homogène des tiers

Descriptif :

La mise en place du logiciel Hélios au 2ème semestre 2009 et à terme, l’adoption du Protocole d’Echanges Standard (PES V2) nécessitent une préparation optimale des échanges entre le comptable et l’ordonnateur.


Il s’agit d’identifier tous les tiers ayant une relation avec la collectivité (débiteurs, créanciers, banquiers, régisseurs, administrations…) de manière homogène chez l’ordonnateur et le comptable pour faciliter la gestion des informations, avec 2 objectifs principaux :

- Une identification unique des tiers ;

- La création standardisée des tiers, qui nécessite de définir les critères d’identification homogène des tiers.


Constitution d’un groupe de travail dédié à la migration ;

Ordonnateur : état des lieux des fichiers actuels et apurement des anomalies détectées ;

Comptable : établissement de la liste des recettes P503 récurrentes et normalisation des tiers concernés ;

Ensemble : réflexion autour d’une fiche de procédure d’identification des tiers en fonction des protocoles informatiques utilisés.


Mise en œuvre immédiate


Mise en place du groupe de travail pour élaborer les fiches de procédures

Etablissement de la liste des tiers P503

Etablissement et mise en œuvre des fiches de procédure

Chefs de file

Nantes Métropole :

Mme GAILLARD, chef de service comptabilité

DGFiP :

Mme BROSSARD, adjointe secteur dépense, recette des Finances de Nantes Municipale

M. GUILLEMOT, adjoint secteur recettes, recette des Finances de Nantes Municipale

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Action 3 : Préparer le passage à Hélios : développer et moderniser les échanges informatiques

Descriptif

L’optimisation de la communication entre les services passe par l’enrichissement et le développement des échanges de données informatiques à la faveur du déploiement de l’application Hélios à la Recette des Finances.


Améliorer l’accès à l’information comptable de l’ordonnateur ;

Réduire les coûts de gestion en limitant les flux d’informations sous forme traditionnelle (papier, …) ;

Optimiser les potentialités d’Hélios et assurer, en temps réel, un accès direct et réciproque aux informations utiles détenues par les deux services ;


Mise en place de VPN


Immédiat


Mise en place de VPN

Chefs de file

Nantes Métropole :

Mme Geneviève GAILLARD, chef de service comptabilité

Mme Anne LESENNE, responsable du système d’informations financières

Eric VANDENBULCKE, responsable du domaine ressources à la direction des services informatiques

DGFiP :

Mme DOUSSIN, première adjointe, recette des Finances de Nantes Municipale

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Annexe 1 : Fiche action 4 Axe 1

Le rapprochement des services gestionnaires et comptables Action 4 : Promouvoir des modes de gestion dématérialisés

Descriptif :

La démarche vise à améliorer la qualité et l’efficacité des échanges entre la communauté urbaine et la DGFiP en favorisant le développement de la dématérialisation tout en assurant la compatibilité avec le futur environnement Hélios et les outils techniques.


Maîtrise des coûts de gestion liés au support papier et amélioration des conditions de stockage de l'information ; Accélération de la transmission des données ; Amélioration des contrôles. La baisse du flux papier permettra : - une diminution des manipulations, du stockage et une suppression des problèmes d'archivage ; - la simplification dans le classement et dans la recherche de documents. La sécurité de la base de données sera assurée par le contrôle des accès et garantira le maintien de l’intégrité des données initiales dans la base archives. Le partage des informations entre les utilisateurs (ordonnateur, comptable et juge des comptes) sera assuré.


La dématérialisation des données de la paye a fait l’objet d’une convention cadre nationale signée par la Cour des Comptes et les associations nationales d’élus et d’ordonnateurs le 20 février 2008. La DGFiP met à disposition des ordonnateurs, des comptables et des chambres régionales des comptes un outil standard de requêtage (XéMéLios) qui permet l’exploitation des données de la paye à partir d’un fichier paye au format XML. Cette action fera l’objet d’un accord local valant adhésion aux principes de cette convention qui décrira la solution technique retenue. La dématérialisation des pièces justificatives comme les arrêtés individuels, délibérations sur support dématérialisé pourra être ensuite étudiée sur la base de la convention nationale du 28 septembre 2007.

Les pièces de passation des marchés publics : L’acte d’engagement signé peut être numérisé et dématérialisé ainsi que tout document contractuel signé sous sa forme d’origine, favorisant la dématérialisation des autres pièces potentiellement volumineuses et qui ne nécessitent pas de signature électronique sur la base de la convention de la convention cadre nationale du 26 juin 2008. Le Protocole d’Echange Standard (PES V2) sera mis en œuvre par la communauté urbaine et permettra d’aborder la dématérialisation des mandats, titres et bordereaux et fera l’objet d’un avenant à cette convention.

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- Les données de la paye à partir de 2009

- Les pièces de passation des marchés publics à partir de 2009

- Les délibérations et arrêtés à partir de 2009


Signature des accords locaux de dématérialisation ; Nombre de documents dématérialisés.

Chefs de file

Nantes Métropole :

Geneviève GAILLARD, chef du service comptabilité

Anne LESENNE, responsable du système d’informations financières

Guy YHUEL, directeur des projets informatiques à la direction des services informatiques

Eric VANDENBULCKE, responsable du domaine ressources à la direction des services informatiques

DGFiP :

Mme DOUSSIN, principale adjointe, recette des Finances de Nantes Municipale

Mme THOUET, correspondante dématérialisation à la Trésorerie générale

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Action 5 : La consolidation du contrôle hiérarchisé de la dépense Descriptif

Le Contrôle Hiérarchisé de la Dépense permet de moderniser les procédures de contrôle de la dépense pour une meilleure efficacité. La démarche vise pour le comptable à hiérarchiser les contrôles en fonction d’une analyse des risques et enjeux. Les restitutions des résultats de ces contrôles permettent d’atteindre une plus grande qualité dans les contrôles internes effectués et ainsi réduire les délais de paiement.


Une démarche conjointe est engagée afin de maîtriser les flux financiers et d’assurer le paiement des dépenses dans les meilleurs délais possibles sans compromettre la qualité des contrôles liés à la dépense publique.

Il doit résulter de cet engagement : - une amélioration de l'image de la communauté urbaine et des services de la DGFiP ; - une amélioration de la capacité à négocier des conditions financières plus avantageuses avec les

fournisseurs.


Restitution des contrôles ;

Actualisation par le comptable du plan de contrôle en tant que nécessaire ;

Analyse en commun des causes des anomalies récurrentes révélées par les résultats et mise en place des mesures correctives ;

Etablissement des fiches de procédures.


Les restitutions des contrôles effectués dans le cadre du Contrôle Hiérarchisé de la Dépense seront trimestrielles et feront l’objet d’analyses communes à partir de 2009.


Délais de paiement ; Nombre et nature des anomalies relevées lors des contrôles ou taux de rejet et des suspensions par motif et évolution ; Nombre de décomptes d'intérêts moratoires.

Chefs de file

Nantes Métropole :


DGFiP :

Mme BROSSARD, adjointe secteur dépense, recette des Finances de Nantes Municipale

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Action 6 : Le contrôle partenarial

Descriptif

Cette nouvelle démarche est fondée sur une maîtrise commune des risques relatifs à la régularité du mandatement et du paiement d’une chaîne de dépenses, dans laquelle les deux partenaires sont étroitement associés afin d’expérimenter, chez le comptable, un contrôle a posteriori sur échantillon limité. Elle doit faire l’objet d’un audit préalable et conjoint sur la qualité et la sécurité de ses procédures de contrôle interne. Les partenaires cibleront la ou les chaînes à auditer et arrêteront le cahier des charges en commun.

Objectifs et avantages attendus Des contrôles plus efficaces et plus performants : - en analysant les procédures pour identifier les incohérences et redondances dans la chaîne des

contrôles ; - en s'assurant de la maîtrise des causes des risques ; - en agissant sur les causes des risques. Des procédures plus fluides : le contrôle des dépenses est réalisé a posteriori sur un échantillon de 1 % des opérations si les risques sont maîtrisés.


Choix de la nature des dépenses concernées : marchés de travaux avec conventions de mandat

Déroulement de la procédure :

- Constitution d’une équipe projet mixte (communauté urbaine/ DGFiP) ;

- Désignation des secteurs de la dépense ;

- Mise en œuvre d’un audit commun et la rédaction d’un rapport d’audit ;

- Mise en œuvre le cas échéant des recommandations éventuelles des auditeurs ;

- Mise en œuvre du contrôle partenarial si les conclusions de l’audit commun le permettent et après signature d’une convention de contrôle partenarial ;

- Restitution et analyse régulière du résultat des contrôles effectués dans ce cadre ;

- Possibilité de réversibilité du mode de contrôle vers une méthode CHD en cas de persistance d’un taux d’anomalies significatif.


A partir de 2010 : Dans un premier temps : rédaction du cahier des charges et réalisation de l'audit conjoint des marchés de travaux avec conventions de mandats Dans un second temps : mise en œuvre du contrôle partenarial courant, sous réserve des conclusions de l’audit.

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Réalisation de l'audit et restitution du rapport d’audit Nombre de préconisations suivies/ nombre de préconisations formulées Résultats des contrôles par sondages – nombre et nature des anomalies.

Chefs de file

Nantes Métropole :

Gaël ANGUE, contrôleur de gestion

Geneviève GAILLARD, chef de service comptabilité

DGFiP :

Mme DOUSSIN, première adjointe, recette des Finances de Nantes Municipale

Gabor KESZSLER, inspecteur principal auditeur

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Action 7 : Etudier la faisabilité de la mise en place de la carte achat

Etat de l’existant

La carte achat se présente avant tout comme un outil de gestion des achats de faible montant. Il s’agit également d’un moyen de paiement qui permet une délégation encadrée du droit de commande.

Elle contribue ainsi à l’efficience de la commande publique en optimisant les coûts de traitement de ces achats non stratégiques.


La carte achat contribue ainsi à l’efficience de la commande publique en optimisant les coûts de traitement de ces achats non stratégiques. Il s’agit d’un moyen de paiement efficace qui permet de payer les fournisseurs retenus à juste date et ainsi d’améliorer le délai de règlement.


Il s’agit d’établir un diagnostic des commandes de faible montant pour conduire ensuite une première étude d’opportunité sur la mise en œuvre de la carte d’achat.

A partir de l’analyse des chaînes de dépenses récurrentes et de faible montant, il s’agira de retenir une chaîne de dépense, de recenser et sélectionner les fournisseurs cibles, d’étudier la délégation d’un droit de commande et définir les règles internes d’utilisation de la future carte achat.


A partir de 2010


Analyse des chaînes de dépenses récurrentes et de faible montant

Etude d’opportunité sur la mise en œuvre de la carte achat

Chefs de file

Nantes Métropole :

M.BARRÉ, directeur des Finances

DGFiP :

Martine THOUET, correspondante monétique, Trésorerie générale

Véronique BROSSARD, adjointe, recette des Finances de Nantes Municipale

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Action 8 : Développer le prélèvement automatique pour le paiement des dépenses

Descriptif

Le dispositif du prélèvement automatique est expérimenté depuis 2007 pour le paiement des factures d’énergie EDF. Il est envisagé de l’étendre à d’autres dépenses répétitives comme les télécommunications, les contrats de maintenance, les abonnements, les redevances et taxes diverses….


Rationaliser les tâches de l’ordonnateur

Réduire le nombre de mandats

Assurer le paiement à date fixe des dépenses récurrentes


Pour chaque type de dépense, le créancier, l’ordonnateur et le comptable signent une convention tripartite précisant les obligations des différents partenaires telle que la périodicité des prélèvements, leurs montants et la définition des références de prélèvements.


Immédiat :

- Choix précis des dépenses qui font l’objet d’un versement à périodicité fixée par un engagement

- Mise en place des prélèvements et des modalités de traitement de ce type de dépenses


Nombre de conventions de prélèvement automatique signées

Réduction du nombre de mandats émis pour les dépenses concernées

Chefs de file

Nantes Métropole :


DGFiP :

Véronique BROSSARD, adjointe secteur dépense, recette des Finances de Nantes Municipale

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Action 9 : Mettre en place la mise en paiement à échéance

Descriptif

Ce dispositif consiste à procéder à la mise en paiement à échéance suivant les engagements contractés par la communauté urbaine de paiement à périodicité fixe.


Il permet de respecter les engagements pris par la Communauté urbaine et d’anticiper les mouvements de trésorerie, avec des dates de décaissement connues à l’avance.


La Recette des Finances reçoit un échéancier prévisionnel. Un mandat de paiement global est émis pour la régularisation comptable de ces opérations.

Un état de l’existant sera établi.


A partir de 2009


Nombre de paiements

Nombre de partenaires de la Communauté urbaine concernés

Anomalies à corriger

Chefs de file

Nantes Métropole :


DGFiP :


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Action 10 : Le développement des moyens de paiement automatisés


Les avancées dans ce domaine doivent être poursuivies.


Offrir aux usagers des moyens de paiement modernes et diversifiés :

- Développer le recouvrement des recettes par TIP - TIPI

- Développer le recouvrement des recettes par prélèvement

- Développer le recouvrement des recettes par carte bancaire sur place et à distance


Recensement de l’existant et des besoins.


Immédiat


Dates d’équipement en TPE

Nombre et taux de paiement par carte bancaire sur place et à distance

Taux de paiement par TIP

Taux d’adhésion au prélèvement

Chefs de file

Nantes Métropole :


Eugénie AGEZ, adjointe au responsable du site de gestion de l’Eau

DGFiP :

Christine DOUSSIN, première adjointe, recette des Finances de Nantes Municipale

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Action 11 : L’encaissement par carte bancaire sur Internet


Actuellement, les régies de la communauté urbaine acceptent le paiement par carte bancaire.


Pour certains produits, les moyens de paiement offerts aux usagers peuvent être étendus au paiement par carte bancaire à distance (Internet). Certaines prestations offertes se prêtent bien à ce type d’encaissement. L’objectif est la simplification du paiement de l’usager pour bénéficier d’un service public alors qu’il est situé loin géographiquement.


Plusieurs décisions de constitution de régie offrent déjà cette possibilité. Il est convenu que les décisions les plus anciennes seront systématiquement modifiées pour élargir ce périmètre.

Adhérer au système d’acceptation CB à distance


2010

Indicateurs

Nombre et montant des paiements en ligne

Part des recouvrements par carte bancaire effectués sur Internet

Chefs de file

Nantes Métropole :



DGFiP :

Christine DOUSSIN, première adjointe, recette des Finances de Nantes Municipale

François GUILLEMOT, adjoint secteur dépense, recette des Finances de Nantes Municipale

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Action 12 : Améliorer les conditions d’exercice du recouvrement contentieux des produits

Descriptif

La démarche vise à améliorer les conditions d’exercice du recouvrement contentieux des produits locaux. Elle est basée sur les moyens d’action du comptable et sur la politique de recouvrement de la communauté urbaine. Elle est la suite des actions précédentes.


Améliorer les conditions d’exercice du recouvrement contentieux


Définition concertée des seuils de poursuites en fonction des enjeux ;

Définition de procédures de recherche du renseignement concernant les débiteurs défaillants ;

Renforcement de la coordination entre la communauté urbaine et le comptable en cas d’engagement d’instances contentieuses par la communauté urbaine afin de favoriser la réussite du recouvrement des créances en litige ;

Optimisation de la procédure d’admissions en non-valeur avec une diminution des montants et des volumes des admissions en non-valeur.


2009


Nombre de réclamations ou recours contre les titres

Nombre de titres non pris en charge pour défaut de renseignement

Evolution des taux de recouvrement

Evolution du taux des admissions en non-valeur

Restitutions à l’ordonnateur sur l’activité des poursuites

Chefs de file

Nantes Métropole :



DGFiP :

M. GUILLEMOT, adjoint secteur recettes, recette des Finances de Nantes Municipale

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Action 13 : Définir les processus de réalisation des recettes

Descriptif

Dans le cadre de la raréfaction des ressources et de l’optimisation des moyens, il convient de s’appuyer sur une exécution concertée des recettes par les services de la communauté urbaine et de la recette des finances.


Affiner les taux de réalisation des recettes inscrites au budget et optimiser le recours à l’emprunt par une meilleure appréhension de la trésorerie dans l’encaissement des subventions notamment liées aux opérations qui y sont associées en dépense.

Valoriser davantage les créances de la communauté urbaine vis-à-vis de ses partenaires pour assurer une réalisation opérationnelle des conventions en phase avec les dépenses sur lesquelles elles s’appuient.


Définir des procédures partagées par type de recette ;

Renforcer la coordination et le partage des informations entre la communauté urbaine et le comptable ;

Optimiser le recouvrement des subventions et la réalisation des opérations comptables.


2009


Taux d’exécution budgétaire des recettes

Elaboration et diffusion des fiches de procédure

Chefs de file

Nantes Métropole :


DGFiP :

François GUILLEMOT, adjoint secteur recettes, recette des Finances de Nantes Municipale

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Axe 4 L’amélioration de la qualité comptable

Action 14 : Améliorer en commun la qualité comptable dans la perspective de la certification comptable


La comptabilité a vocation à être le vecteur d’une information fiable et transparente. La DGFiP s’est dotée d’un instrument d’identification des marges de progression dans le domaine de la comptabilité locale. Cet indice est un élément de détection d’anomalies dans la mise en œuvre des procédures contribuant à la qualité comptable.

La fonction comptable étant partagée entre les services gestionnaires et comptables, la mutualisation des bonnes pratiques contribuera au renforcement de la qualité comptable.


Améliorer en commun les pratiques comptables

Favoriser la reddition précoce du compte de gestion


Valoriser le diagnostic annuel de la qualité comptable :

Présentation initiale de la problématique qualité comptable et de l’outil de mesure élaboré par les services de la DGFiP ;

Présentation annuelle des résultats de l’indice agrégé de suivi de la qualité des comptes locaux (IASQCL) après clôture de l’exercice ;

Appropriation commune des résultats pour identifier les progrès possibles à l’aide d’un plan d’actions portant sur les comptes de l’année.

Maîtriser de concert la journée complémentaire avec l’établissement d’un calendrier des opérations spécifiques.


Immédiat


Analyse et évolution annuelle de l’IASQCL

Suivi du plan d’action

Date de production du compte de gestion

Suivi du respect du calendrier de reddition des comptes

Chefs de file

Nantes Métropole :

Jean-Louis BARRÉ, directeur des Finances

DGFiP :

Jean-Pierre RIBERT, receveur des Finances

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Axe 4 L’amélioration de la qualité comptable

Action 15 : Faire progresser la régularité et la sincérité des comptes de bilan

Descriptif

La démarche consiste à construire en concertation des procédures permettant de traduire la situation patrimoniale de la communauté urbaine et d’assurer les traitements comptables permettant d’obtenir une image fidèle et sincère de l’actif patrimonial.


Disposer d’un inventaire et d’un état de l’actif en cohérence ;

Disposer de procédures communes pour le passage des opérations comptables relatives aux immobilisations afin de les fiabiliser et de les effectuer régulièrement ;

Valoriser le patrimoine de la collectivité ;

Renforcer les mesures de contrôle réciproque des opérations en cours d’année pour progresser dans la sincérité des résultats annuels (opérations sur les comptes d’immobilisation) ;

Ces différents travaux constituent, par ailleurs, un axe fort de la préparation au déploiement de l’application Hélios.


Réalisation d’un état des lieux afin d’identifier les actions prioritaires à mener dans le domaine de l’actif immobilisé et de l’inventaire ;

Constitution d’un groupe de travail chargé d’établir une méthode de travail pour chaque action à mener ;

Se fixer des priorités dans le cadencement des opérations ;

Etablissement d’un calendrier précis par action ;

Suivi de chaque action.


2009


Accord entre l’état de l’actif et l’inventaire

Plan d’action 2009 et calendrier

Suivi du plan d’action

Chefs de file

Nantes Métropole :

Antoinette MAINDON, chef du service de l’inventaire

DGFiP :

Eric ROUTARD, adjoint, secteur comptabilité recette des Finances de Nantes Municipale

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Axe 5 Le développement du conseil financier, de l’expertise et de l’aide à la décision

Action 16 : Favoriser un conseil fiscal enrichi


Le comptable, avec l’assistance du pôle de la fiscalité directe locale de la Trésorerie générale, est l’interlocuteur privilégié de la communauté urbaine en matière d’information et de conseil fiscal.


La DGFiP, résultant de la fusion des services du Trésor public et de la Direction Générale des Impôts et ses nouvelles directions locales ont pour objectif d’enrichir et de renforcer l’information et le conseil fiscal aux élus locaux qui expriment une forte attente en la matière.

L’optimisation de l'information fournie tant en matière de réglementation qu'en matière statistique sera recherchée.


Transmission rapide des informations ;

Recensement des besoins d’information sur les états fiscaux adressés aux communes membres qui pourraient être utiles à Nantes Métropole (TP, TEOM, TF, TH) ;

Simulation des taux à la demande ; Transmission de la copie des états fiscaux adressés aux communes membres, qui sont nécessaires à Nantes Métropole, dans le respect des règles du secret statistique et de secret professionnel, conformément à l'article L 135 B du Livre des Procédures Fiscales et aux Bulletins Officiels des Impôts des 13 août 2002 et 29 décembre 2004 ;

Simulation des bases Ordures Ménagères écrêtées en cas de plafonnement des valeurs locatives des locaux à usage d’habitation passibles de la TEOM, à la demande ;

Analyse rétrospective de l’évolution des marges de manœuvre dans le domaine fiscal.


Communication des bases prévisionnelles fin février/début mars

Communication de la liste et des bases de TP des établissements dominants au plus tard au 10 septembre

Informations sur les nouvelles mesures fiscales chaque année le 15 mai au plus tard

Simulations à la demande

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Suivi du calendrier

Nombre de documents transmis et dates de transmission

Nombre de simulations et d’études réalisées et délais de réalisation

Chefs de file

Nantes Métropole :

Jocelyne JEANNEAU, chef du service ressources et prospective

DGFiP :

Corinne GONTHIER-KERUZEC, chef du pôle fiscalité directe locale à la Trésorerie Générale

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Action 17 : L’expertise financière

Descriptif

Située dans le prolongement de la tenue des comptes, l’analyse financière rétrospective permet d’examiner la situation financière de la collectivité à la clôture d’un exercice, de déterminer les forces et faiblesses de la collectivité afin d’identifier ses marges de manœuvre.

Cette analyse peut être consolidée. Elle permet de déterminer les équilibres globaux en mettant en évidence les caractéristiques propres à chaque budget (principal, annexe….).

Objectifs et avantages attendus - Aide à la décision pour l'ordonnateur ; - Identifier les marges de manœuvre et une vision du positionnement relatif de la communauté

urbaine au regard des principaux résultats comptables

Démarche/méthodologie Une analyse financière rétrospective consolidée sur trois ans sera effectuée afin d’apporter aux élus une vision globale de la situation financière de la collectivité. L’analyse permettra aussi de comparer la structure financière de la collectivité avec celle de plusieurs entités équivalentes. L’analyse financière rétrospective et comparative permettra d’identifier les marges de manœuvre de la collectivité. - Mobilisation de la base de données de la DGFiP ; - Détermination de la liste des grandes communautés urbaines de référence par l'ordonnateur et le

comptable ; - Détermination conjointe d'une batterie d'indicateurs de référence (exemples : encours de la dette,

capacité d'autofinancement, charges de personnel).


2010


Mise en place d'une fiche de suivi mesurant à partir de la formulation de la demande les délais de la réalisation de l'étude ;

Réalisation et présentation de l’analyse financière rétrospective Enquête de satisfaction.

Chefs de file

Nantes Métropole :

Jocelyne JEANNEAU, chef du service ressources et prospective

DGFiP :

Jean-Pierre RIBERT, receveur des Finances

Laurent MARTIN, chargé de mission au DSPL, Trésorerie générale

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Action 18 : L’analyse des risques

Une analyse des risques potentiels liés aux satellites et partenaires constitue un volet important de l’approche financière consolidée d’une collectivité. Il s’agit de procéder à l’évaluation du risque financier pour la collectivité à partir d’études comptables, juridiques ou autres lié à ses engagements ou concours au bénéfice d’organismes tiers.

Les travaux pour réaliser cette étude sont menés par une équipe mixte d’analystes composée de représentants de la collectivité et de la DGFiP.


Prendre en compte les principaux risques émanant des satellites et partenaire de la collectivité et susceptibles d’avoir une répercussion financière pour évaluer leur impact global et potentiel sur la situation financière de la collectivité.

L’identification faite de ces risques permet de mener des actions préventives ou correctives pour en prévenir la survenance ou minorer les effets.


Présentation de la méthodologie d’analyse et de regroupements des risques élaborée sur l’initiative de la Direction Générale des Finances Publiques au plan national. Les outils qui y sont associés seront également mis à disposition et pourront être utilisés en tout ou partie.

Constitution d’une équipe mixte


2010


Présentation de la méthodologie d’analyses des risques

Constitution d’une équipe mixte

Restitution du rapport

Chefs de file

Nantes Métropole :

Stéphane BARANGER , responsable de la mission contrôle de gestion

DGFiP :

Mme THOUET, adjointe au DSPL, Trésorerie Générale

M. RIBERT, receveur des Finances

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Action 19 : Accompagner la gestion active de la trésorerie

La Recette des Finances de Nantes Municipale assure l’ensemble des encaissements et des paiements pour le compte de la communauté urbaine de Nantes. La mise en œuvre d’une gestion active de la trésorerie nécessite un travail conjoint entre les deux partenaires.


Optimiser et rationaliser la gestion de la trésorerie de la collectivité en ajustant la mobilisation adéquate des financements selon les besoins et pouvoir mieux utiliser les opportunités afin de réduire les frais financiers.


Après un travail préalable d’analyse interne à la communauté urbaine sur les éléments constitutifs d’un plan de trésorerie, un rapprochement sera opéré avec la Recette des Finances de Nantes Municipale pour optimiser les décaissements.

Utilisation à optimiser du logiciel Agathe à la Recette des Finances

Mise en place d’une étude rétrospective des composantes de la trésorerie mettant en évidence la pertinence des mobilisations de lignes de trésorerie

La prise en compte du délai global de paiement et le délai de mise en recouvrement des recettes sont des préalables à toute mesure.


2009


Remise quotidienne des situations de trésorerie à l’ordonnateur

Montant moyen de trésorerie au compte de Nantes Métropole

Chefs de file

Nantes Métropole :

Perrine BIJEIRE, chargée de mission, service dette et trésorerie

DFGiP :


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Annexe 2

STRUCTURES DE PILOTAGE ET DE SUIVI DE LA CONVENTION

Afin de veiller à la bonne mise en œuvre des 19 actions de cette convention, les structures suivantes, communes aux deux parties, sont créées :

1) un Comité de Pilotage 2) un Comité de Suivi 3) des groupes de travail

1) Le Comité de Pilotage de la convention Il est co-présidé par le Président de la Communauté urbaine de Nantes et le Trésorier-payeur général (ou leurs représentants). Il est chargé de : - fixer les grandes orientations et choix stratégiques liés à la convention ; - valider les points d'étape de sa mise en place sur la base des travaux du comité de Suivi. Le comité de pilotage se réunit une à deux fois par an. 2) Le Comité de Suivi de la convention Il est co-présidé par le Directeur Général Adjoint chargé des finances de la Communauté urbaine, le receveur des Finances et le chef du DSPL (ou leurs représentants). Il est chargé de : - suivre avec les groupes de travail la mise en place et la coordination des actions ; - faire le point sur l'avancement des travaux et le suivi des résultats ; - préparer les réunions du Comité de Pilotage et lui rendre compte de l'avancement de la

convention.

Le Comité de Suivi se réunit régulièrement et au moins une fois par trimestre. La réalisation des objectifs sera suivie grâce à la production d'un tableau de bord qui reprendra les indicateurs retenus pour chacune des actions afin d'en évaluer le degré d'avancement. 3) Les groupes de travail Ils sont chargés de la mise en œuvre des actions prévues en application de la convention. Les groupes de travail sont constitués par les personnes désignées sur les fiches action de la convention. Les groupes devront rendre compte régulièrement de leurs travaux au comité de suivi et lui fourniront également les éléments pour renseigner les indicateurs de résultat relevant de leurs actions respectives.

Documents

CONVENTION DE SERVICES COMPTABLE ET FINANCIER · Cette convention de services comptable et financier, ... le passage à l ... Faire progresser la régularité et la sincérité des