MANUAL DE USUARIO SISTEMA CONTABLE FINANCIERO

Software de ContabilidadVersin 7.1

ContaSis S.A.C.

Especialistas en Software EmpresarialAv. San Borja Norte 182 San Borja Lima Per. Prolongacin Pichis No 133 - Huancayo

NDICE GENERALINTRODUCCIN DESCRIPCIN GENERALCaractersticas......................................................................................................... A1 Utilizacin del teclado.............................................................................................. A2 Utilizacin del mouse............................................................................................... A3 Ingreso de datos...................................................................................................... A4 Botones Comunes................................................................................................... A5 MEN ARCHIVO Empresas................................................................................................................. B1 Usuarios................................................................................................................... B2 Tipo de Cambio....................................................................................................... B3 Plan De Cuentas...................................................................................................... B4 Entidades................................................................................................................. B5 Tipo De Cdigos...................................................................................................... B6 Sub - Diarios............................................................................................................ B7 Documentos............................................................................................................ B8 Formato Balance Clasificado.................................................................................. B9 Centro De Costos................................................................................................... B10 Factores De Ajuste................................................................................................. B11 Activo Fijo............................................................................................................ B12 Base De Conocimiento........................................................................................... B13 Variables.......................................................................................................... ... B14 Numeracin De Documentos.................................................................................. B15 Tipo de Medio de Pago. B16 Entidades Financieras.. .B17 Estado cambios Patrimonio Neto B18 Configura Pgina B19

MEN VERMENU VER ............................................................................................................ B20 Barra De Herramientas Estndar Barra De Estado Panel de Control Men Pantalla Completa

MEN PROCESOEleccin De Empresa.............................................................................................. C1 Cambio De Mes De Proceso.................................................................................. C2 Ingreso De Asientos................................................................................................ C3 Eliminacin De Asientos.......................................................................................... C4T Ajuste Por Exposicin A La Inflacin....................................................................... C5 Activo Fijo................................................................................................................ C6 Asientos De Cierre Clases 6, 7 Y 9......................................................................... C7 Asientos De Cierre Activo y Pasivo ........................................................................ C8 Generar Asiento Inicial............................................................................................ C9

MENU REPORTES CONTABLESLibro Diario.............................................................................................................. Libro Mayor............................................................................................................. Libro Compras........................................................................................................ Libro Ventas........................................................................................................... Libro Caja y/o Bancos...................................................................................... ..... Conciliacin Bancaria....................................................................................... ..... Balance Comprobacin Sumas Y Saldos......................................................... ..... D1 D2 D3 D4 D5 D6 D7

Balance Comprobacin 10 Columnas................................................................ .... D8 Balance Clasificado............................................................................................ ... D9 Anlisis Naturaleza Funcin................................................................................ D10 Libros 2008. D11

MENU REPORTES FINANCIEROSCuenta Corriente Entidades................................................................................... Anlisis de Documentos......................................................................................... Reportes Vencimientos........................................................................................... Control De Caja...................................................................................................... Flujo De Caja Proyectado....................................................................................... Reportes Gerenciales............................................................................................. E1 E2 E3 E4 E5 E6

MENU CENTRO DE COSTOSResultado Operacional........................................................................................... F1 Movimiento Por Centro De Costos......................................................................... F2 Saldo Por Cuentas................................................................................................. F3

Detraccin, Percepcin, Retencin, Renta de 4ta .................................................... G1 Anexos a los Reportes ............................................................................................. G2 Balance de Comprobacin ....................................................................................... G3 Operaciones con Terceros...............G4 PDT 3550 detalle de Operaciones...G5

MENU REPORTES SUNAT

MEN EJECUTAR REPORTEEjecutar Reporte.................................................................................................... H1

MEN UTILITARIOSAsistentes Importar Datos........................................................................................................ I1 Copia De Tablas..................................................................................................... I2 Verificacin Estructuras - Diferencia de Cambio................................................. I3 Diferencia de Cambio I4 Cancelacin Documentos. I5 Transferencia de Datos. I6 Actualizacin de Datos.. I7 Generar Copia de SeguridadI8 Restaurar Copia de Seguridad.I9 Generador reportes Gerenciales. I10 Experto ContableI11 XPert PacioliI12 Mantenimiento de Datos Empresa..I13 Regenerar Registros Automticos.. I14 Consistencia de Datos. I15 Consistencia Documentaria I16 Accesos a la Empresa. I17 Cierre de Meses I18 Opciones.I19 Solicitud De Registro I20 Detectar y RepararI21

SOPORTE TECNOLGICOSoporte Tecnolgico................................................................................................ J1

INFORMACIN SOBRE DERECHOS DE AUTORInformacin Sobre Derechos De Autor................................................................... K1

MANUAL DE USUARIO-SISTEMA CONTABLE FINANCIERO

DESCRIPCIN GENERALA1. CARACTERSTICAS GENERALES:BIMONETARIO: Se mantiene un sistema de informacin paralelo en una segunda moneda libremente elegida, por tanto todas las transacciones financieras y contables son registradas en soles y en dlares u otra moneda. Permitiendo la obtencin de reportes y Estados Financieros en ambas monedas. El sistema realiza automticamente los ajustes por diferencia de cambio y los ajustes por correccin monetaria. (En el clculo de la diferencia de cambio, considera los tipos de cambio necesarios para la informacin contable y tributaria, tipo de cambio comercial, de fecha de publicacin y fecha de cierre) INTEGRACION: Los mdulos que comprenden la Suite ContaSis, operan en forma armnica e integrada entre s, interactuando con los diferentes procesos de la empresa.. La Suite ContaSis, incorpora tanto la transferencia automtica de informacin (procesos por lotes o en lnea), como validaciones globales entre los diferentes mdulos. El usuario puede automatizar estas las relaciones entre los diversos mdulos. As las operaciones son registradas en el origen de cada ciclo y son compartidas por el sistema en su conjunto, evitando la redundancia de datos y la necesidad de ejecutar trabajos repetitivos y la prdida de tiempo por mltiples digitaciones y favoreciendo la consistencia de los datos SEGURIDAD DE INFORMACION: El acceso a los sistemas es restringido segn la jerarqua y funciones del personal resguardndose la confidencialidad de la informacin. El sistema permite definir claves de acceso, estableciendo niveles de restriccin a los usuarios, para la proteccin y confiabilidad de la informacin. Adems, una bitcora interna controla los movimientos sobre los registros, facilitando as la labor posterior de auditoria de transacciones por usuario. VERSATILIDAD: Todos los mdulos se caracterizan por la versatilidad y homogeneidad en la interaccin con los usuarios, quienes cuentan con una presentacin cmoda e intuitiva de la informacin. Tambin presentan facilidades para la inspeccin por pantalla de todos los reportes por imprimir, incluyendo facilidades de bsqueda de textos dentro de los informes. Todo esto redunda en ptimos niveles de productividad de los operarios del sistema. RESPALDO Y SOPORTE: CONTASIS S.A.C cuenta con un equipo especializado de desarrolladores de software encargados del mejoramiento continuo y actualizacin de la Suite ContaSis, quienes trabajan permanentemente en su evolucin, complementndolo de acuerdo con las inquietudes de nuestros clientes y ajustndolo a los nuevos requerimientos dictados por la normatividad contable, tributaria y otras que tengan incidencia. FLEXIBILIDAD: La configuracin de las principales variables del manejo de la informacin, hacen de la Suite ContaSis un producto ajustable a las prcticas y necesidades de cualquier empresa, adaptndose a los cambios constantes de nuestro medio tanto para el manejo de informacin, como para el manejo de reportes. Permite crear (tomando informacin de cualquier tabla del sistema) e integrar los reportes y consultas a medida, propias para la empresa o negocio e integrarlas al ambiente de trabajo de la Suite ContaSis MULTIUSUARIO: La Suite ContaSis a sido diseado para trabajar en redes (Windows NT, Windows 2000 Server, Windows 2003 Server, Novell Netware, punto a punto, etc.). Esto significa que varias personas podrn estar ingresando datos, emitiendo listados, consultando informes, a la misma vez sobre la misma base de datos. MULTIEMPRESA: Es posible controlar la operacin de un nmero ilimitado de empresas, sin mezclar su informacin. Con la misma licencia podr llevar en forma independiente la gestin de tantas empresas como desee. La Suite ContaSis no tiene lmite de empresas a gestionar. La base de datos se almacenar en un directorio distinto para cada empresa, el cual podr estar ubicado en cualquiera de los discos de la red o del disco local.

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MULTILOCAL: La Suite ContaSis dispone de la tecnologa necesaria para trabajar en varios locales comerciales diferentes y luego unificar los movimientos acontecidos en cada uno de ellos en un nico local central o principal. Esta utilidad es extremadamente til ya que permite tener unificada la informacin de toda la empresa (Principal + Sucursales) sin necesidad de reingresar la informacin de las sucursales en la base de datos central. SIMPLICIDAD DE OPERACIN: Las sesiones se desenvuelven en un ambiente interactivo, amistoso y grfico caracterstico del entorno Windows, bajo un permanente soporte de documentacin evitndose la memorizacin de datos y el empleo de reportes auxiliares. RESULTADOS DE COMPLETO ALCANCE: Informacin en lnea, confiable y segura, con navegacin drill-down a travs de los diferentes mdulos, documentos y movimientos. Los resultados a obtenerse satisfacen ampliamente las necesidades operativas y gerenciales de empresas comerciales, industriales y de servicios. A las opciones pre-instaladas se agregarn las hechas por los propios usuarios, para as disponer de alcances prcticamente ilimitados. AYUDA EN LINEA: La Suite ContaSis dispone de un sencillo pero eficaz sistema de ayuda. Pulsando la tecla F1 o la opcin de Ayuda del men podr acceder en forma inmediata a la ayuda en lnea de la Suite ContaSis

CARACTERSTICAS ESPECFICAS: Multidiario, permite la libre definicin de diarios auxiliares. Integracin total con los dems mdulos de la Suite ContaSis. Multiejercicio integrado en cada empresa. Exportacin de todos sus reportes a formatos (Word, Excel, DBF, etc.). Importacin de datos de cualquier sistema aplicativo mediante filtros conversores. Estados financieros de libre definicin, permite definir libremente la estructura de los estados financieros (Balances, estados de ganancias y prdidas) hasta en 2 formatos simultneamente. Integracin con otros sistemas, cuenta con un asistente que mediante un sistema aplicativo de filtros conversores permite la importacin de datos desde otros sistemas como pueden ser Facturacin, Planillas y otros, permitiendo recibir informacin desde sistemas externos generando automticamente los registros necesarios en contabilidad. Base de Conocimientos, Se pueden modelar o representar las transacciones y/o operaciones que se dan en la empresa para registrar cualquier operacin de forma rpida y sencilla que puede estar a cargo no necesariamente de personal contable, lo cual garantiza la fiabilidad de los datos introducidos. Asimismo permite automatizar la imputacin en porcentajes de los importes de las cuentas de la clase 6 a las cuentas de la clase 2 y 9 o viceversa, amortizar o cancelar documentos pendientes de una misma entidad o de varias entidades, registrar en los libros auxiliares de compras o ventas, generar el documento fuente que sustente la operacin (en el control de operaciones en lnea por ejemplo; recibo de ingreso o egresos de caja). Consistencia, le permite mostrar las inconsistencias o errores que pueden presentarse en cada uno de los asientos registrados para el mes de proceso actual, as como en los documentos ingresados Asientos automticos, Los asientos contables por destino o transferencia son definidos en el plan de cuentas prioritariamente o en centro de costos, los mismos que son validados en el ingreso de las cuentas correspondientes para evitar generar asientos cuyas cuentas no figuren en plan de cuentas. Asimismo las operaciones que son controladas desde los mdulos de Gestin Comercial, Planillas y Activos Fijos, Ajustes por inflacin, generan en contabilidad sus respectivos asientos, permitiendo una total integracin.

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MANUAL DE USUARIO-SISTEMA CONTABLE FINANCIERO Ajustes por inflacindeflacin, los ajustes por inflacin-deflacin se realizan de acuerdo a la normativa vigente contable y tributaria, se identifican las cuentas no monetarias que deben ser ajustadas con el factor de ajuste respectivo, teniendo en cuenta los tratamientos especiales de la Clase 2 y las provisiones del Activo Fijo los cuales son ajustados en base al mtodo de agotamiento en el primer caso y en caso de las provisiones del periodo de activo fijo se aplica el respectivo porcentaje respecto al valor ajustado, asimismo se verifica de acuerdo al factor de ajuste si ste va ha ser positivo o negativo. Centro de costosutilidad, Cuando la empresa tiene necesidad de determinar los ingresos y gastos as como la rentabilidad de las diversas unidades de negocios, los cuales pueden ser definidos de acuerdo a algn criterio ejemplo: geogrfico, giro, actividad o cualquier otro, se utilizan los centros de costosutilidad. Se imputan los importes a estos centros de costos al momento del ingreso tradicional del asiento contable, al registrar operaciones en cualesquiera de los mdulos integrantes de la Suite ContaSis o mediante el registro con el experto contable.

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MANUAL DE USUARIO-SISTEMA CONTABLE FINANCIERO A2. UTILIZACIN DEL TECLADO

El Sistema maneja un mtodo estndar en cuanto a la utilizacin del teclado en el ingreso de datos: TECLAS INSERT - INS : Permite el ingreso de un nuevo dato. Se activa el control donde se pide el ingreso de un nuevo cdigo.

DEL - SUPR eliminacin.

: Elimina un dato ya ingresado, el sistema pide confirmacin para la

HOME - INICIO : Modifica un dato ya ingresado.

END - FIN F1 CTRL + D CTRL + U CTRL+E CTRL +I CTRL + X CTRL + P

: Graba los datos. : Esta tecla permite mostrar la ayuda del modulo que esta en curso. : Acceso Directo para creacin de Empresas : Acceso Directo para creacin de usuarios : Muestra un cuadro de dialogo para elegir la empresa deseada. : Permite el ingreso de Asientos Contables. : Permite el ingreso de operaciones por el Mdulo de Experto Contable : Acceso Directo al Plan de Cuentas.

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MANUAL DE USUARIO-SISTEMA CONTABLE FINANCIERO A3. UTILIZACIN DEL MOUSEAl igual que el teclado, el Sistema maneja un mtodo estndar tambin para el uso del mouse. En la ventana donde se visualiza los datos ingresados, al hacer clic con el botn derecho del Mouse se activar un men contextual donde se encuentran las opciones para esa cuadrcula, esta ayuda est disponible para cualquier opcin del men Archivo Sistema a excepcin de la opcin Formato Balance y Factores de Ajuste.

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ANLISIS DRILL DOWN Es una de las ventajas que ofrece el sistema al hacer doble clic en un reporte que consiste en mostrar el detalle de un determinado monto a fin de justificar de forma jerrquica esa cantidad al cual se hace la consulta. Este tipo de anlisis permite navegar de la informacin ms general y resumida, a la informacin ms especfica y analtica (asientos por cada operacin y/o documentos sustentatorios).Gracias a este anlisis los usuarios cuentan con una herramienta importante que les permite: Gerente: Analizar e identificar las entidades que generan los saldos de los reportes. Contador: Verificar los movimientos y operaciones que sustentan los saldos contables. Estudiante de Contabilidad: identificar las representaciones contables, que mediante la acumulacin de saldos (mayorizacin) genera la informacin en tiempo real. El anlisis Drill Down se realiza haciendo doble clic en el monto del rubro a partir del cual se desea hacer este anlisis, cabe indicar que este anlisis se puede hacer por entidad o cuentas, se muestra ejemplos clsicos: 1. En el balance de comprobacin de 10 columnas se puede hacer doble CLIC en una de las siguientes columnas: Cuenta, descripcin de la cuenta, del dbito o crdito luego le mostrar el mayor, a partir del mayor al hacer doble CLIC en el monto del debe o del haber mostrar el libro diario con el numero de asiento, el mes, el subdiario a fin de poder eliminarlo ah mismo o para su posterior modificacin con la opcin CTRL+I (Ingreso de Asientos); otra aclaracin para los usuarios que trabajan el lnea con el sistema de control de inventarios es que si ese asiento del diario viene desde inventarios puede hacer doble CLIC en l, entonces se mostrar el detalle del documento indicando el detalle de productos. 2. Otros reportes de las cuales puede acceder es desde REGISTRO DE COMPRAS, VENTAS, LIBRO MAYOR, ESTADOS FINANCIEROS, ANALISIS DE DOCUMENTOS, RESULTADO OPERACIONAL, CENTRO DE COSTOS, ETC Ejemplo: Si se quiere ver el detalle de la cuenta 1011 a partir del balance de comprobacin 10 columnas: Doble Clic

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Y se muestra el mayor de la cuenta 1011:

Doble clic

Y se muestra el detalle de la operacin: asiento contable, tipo de cambio, documentos, etc.:

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MANUAL DE USUARIO-SISTEMA CONTABLE FINANCIERO A4. INGRESO DE DATOS

Para lograr un gil ingreso de datos, el sistema ofrece las siguientes caractersticas:

La barra de estado muestra una breve descripcin de que tipo de datos se espera al momento de situarse en alguno de los campos.

En los controles de ingreso de cdigo se puede digitar los primeros caracteres, si el sistema encuentra coincidencia mostrar una ventana donde se muestren los datos que contengan esos caracteres. Se recomienda que al ingresar los parmetros en los archivos principales (Experto contable, clientes - proveedores, plan de cuentas, sub diarios, documentos) los cdigos sean numricos y las descripciones deben comenzar con caracteres para lograr eficientemente la utilizacin de la bsqueda por coincidencia.

En el Experto Contable, se puede digitar las iniciales de la plantilla y luego pulsar la barra espaciadora, en el ejemplo se escribe "com para mostrar los que contengan "COM" en su descripcin sin importar si sta se sita al inicio, al medio o al final de la descripcin de la operacin.

Cuando pide NIT o RUC, se puede digitar las iniciales del nombre del ente o las iniciales del RUC y luego pulsar la tecla enter

Cuando se ingresa asiento por el CTRL + I(Ingreso de asientos), se debe capturar la cuenta entonces ah se puede escribir las iniciales del nombre de la cuenta o las iniciales del cdigo de cuenta y luego pulsar la tecla enter, aqu se escribe IMP para que muestre los que inicien con IMP, por ejemplo IMPUESTO

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Presionando las teclas CTRL + L en un campo de ingreso de cdigos, se mostrar la lista de bsqueda, esta lista de bsqueda tiene la caracterstica que realiza las bsquedas dentro del campo elegido para bsqueda, no importando el orden de ubicacin. Ejemplo: en el campo Cliente - proveedor se presiona CTRL + L y se escoge el campo de bsqueda CRAZON y se digita PER, se mostraran: PEREZ CASTRO JUAN SERVICENTRO PERLA DE LOS ANDES EIRL

En el caso del campo Cliente Proveedor y Cuenta en el ingreso de capturas de cuenta (Men Proceso / Ingreso de asientos) si se desea ingresar un nuevo cdigo a la base de datos se debe digitar la tecla * (asterisco) y pulsar ENTER, as se mostrar un formulario de ingreso rpido de cdigos de clientes proveedores o cuenta, si el cdigo ya existe se podr modificar los datos ya ingresados, o buscarlos solo pulsando CTRL + L. En el siguiente ejemplo se muestra como crear un RUC en tiempo de ingreso de asiento tanto por el experto o ingreso de asientos solo escribiendo un * en NIT luego presionando Enter.

Luego de ello se muestra un cuadro donde se debe rellenar los datos del nuevo ente al final se debe hacer clic en el botn Agregar.

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MANUAL DE USUARIO-SISTEMA CONTABLE FINANCIERO A.5. BOTONES COMUNES

Permite el ingreso de un nuevo dato.

Permite la modificacin de datos.

Permite grabar los datos ingresados anteriormente.

Permite eliminar un dato ya grabado.

Da la opcin de buscar un dato ya sea por cdigos o descripcin.

Permite imprimir los datos de la ventana activa.

Permite cerrar la ventana en la que se trabaja.

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BARRA DE MEN Men ArchivosB1. EMPRESAS

Objetivo: Actualizacin y Mantenimiento de la tabla Empresas de la Suite. Permite agregar, modificar y eliminar los datos de una empresa. El sistema tiene la caracterstica de ser multiempresa, es decir es posible controlar las operaciones de un nmero ilimitado de empresas, sin mezclar su informacin. El ingreso a esta opcin tambin se realiza pulsando ctrl. + D. Tambin se accede a esta opcin haciendo un clic en el icono aparecer la ventana Empresas Registradas en el Sistema: de la Barra Estndar;

CampoCdigo

DescripcinCdigo que sirve para identificar a una empresa dentro de la Suite Contasis(Puede ser alfanumrico es decir dgitos y caracteres).

Descripcin Nombre o razn social de la empresa. Direccin Giro Direccin o domicilio fiscal de la empresa. Giro comercial de la empresa.

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N.I.T.-RUC Nota:

Nmero de Identificacin tributaria de la empresa o RUC.

Estos datos saldrn impresos en los reportes. Configurando el membrete, en la parte, izquierda superior.

Para concluir con la creacin de la Empresa, el Sistema nos da a escoger dos opciones; se debe tener en cuenta que al momento de rellenar los parmetros de la Empresa por la opcin PROPIEDADES, ya no se podr realizar con la opcin WIZARD.

PROPIEDADES Cada empresa tiene propiedades para cada ejercicio o ao de proceso que necesariamente debemos definir para poder trabajar en una determinada empresa. Estas propiedades se definen haciendo un clic en el botn, de la ventana anterior:

Campo Ao Cuenta de IGV

Descripcin Identifica el periodo o ao de proceso de la empresa. Es la nica Cuenta contable que permite el registro en los libros de Compras y Ventas. Cuenta contable que permite trasladar el resultado del Estado de Ganancias y Prdidas al Balance General. En esta opcin debemos considerar si la empresa efectuar reportes de Balance mensual o anual, debiendo considerar la cuenta 594 (Resultado del Ejercicio) si es mensual o la cuenta 891

Cuenta de Resultados

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(Resultado del Ejercicio) si es de periodo anual. Con esta cuenta se registrara el Cierre Automtico del Perodo Contable Porcentaje vigente del impuesto a las ventas, este porcentaje se utilizar cuando se este ingresando datos para el registro de Compras y Ventas.

Porcentaje de Impuesto

Identifica el sub diario en el que se va a generar los asientos por Sub Diario De Ajuste por diferencia de cambio. El cdigo debe estar definido previamente Diferencia de Cambio en el archivo Subdiarios. Cuenta De Ganancia Cuenta contable con la que se controlarn los importes por diferencia de cambio cuando se genere una ganancia. Cuenta contable con la que se controlarn los importes por diferencia de cambio cuando se genere una prdida.

Cuenta De Prdida

Si esta activado entonces obligara el ingreso de cdigo del Generar Estado de Flujos Estado de Flujo cuando se use la cuenta "10" y de esa manera de Efectivo generar el Estado de Flujo de Efectivo. Si esta activado entonces se generar el Estado de Cambios en Controlar Estado de el Patrimonio Neto, para lo cual el sistema obligar el ingreso de Cambios en el Patrimonio cdigo creado en el men Archivo opcin Estado de Cambio Neto en el Patrimonio Neto, Utilizar Optimizados Ruta Plugins Si esta activado entonces el sistema podr incorporar a sus procedimientos programas desarrollados en Visual Fox Pro 9.0 Ruta de la carpeta donde se almacenarn los archivos de una empresa Identifica la ruta de la carpeta donde el sistema propone la creacin de copias de seguridad (backup)

Ruta Seguridad

TITULOS

Aqu se define los ttulos de las bases imponibles e impuestos en los registros tanto de Compras y Ventas

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Campo Por defecto

Descripcin

Rellena los nombres de los ttulos de forma general pero se debe adecuar a la necesidad de la empresa. Permite la configuracin de las columnas de los Registros de Compras y Ventas, en cumplimiento de la Ley del IGV y su Reglamento: Base1, Imp.1, en el caso del Registro de Compras: "Base Imponible de Operaciones Gravadas que dan derecho a Crdito Fiscal destinadas a Ventas Gravadas Exclusivamente". En el caso del Registro de Ventas "Base Imponible de Operaciones Gravadas". Base, Imp. Base2, Imp.2, en el caso del Registro de Compras: "Base Imponible de Operaciones Gravadas que dan derecho a Crdito Fiscal destinadas a Ventas Gravadas y No Gravadas ". Base3, Imp3, en el caso del Registro de Compras: "Base Imponible de Operaciones Gravadas que no dan derecho a Crdito Fiscal ". Los impuestos de la diferentes bases pueden tener cuentas diferentes para un mejor control Es la cuenta contable que contendr los montos de las detracciones del Cuenta detraccin vendedor o del comprador Es la cuenta contable que contendr los montos de las percepciones del Cuenta de percepcin vendedor o del comprador. Es la cuenta contable que contendr los montos de las retenciones del Cuenta de Retencin comprador o del vendedor. Es la cuenta contable que contendr los montos de las rentas de cuarta de los Cuenta de Renta de Cuarta trabajadores. que emitan recibos por honorarios.

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WIZARD que se encuentra al lado De igual manera se puede crear una empresa con el icono WIZARD derecho del botn propiedades, la ventaja de esta opcin es que ya cuenta con un plan contable definido, al igual que el formato para los Balances Tributarios y de CONASEV, y otros parmetros a utilizar para hacer ms rpido el trabajo de adecuaciones e implementaciones.

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MANUAL DE USUARIO-SISTEMA CONTABLE FINANCIERO CampoPeriodo Ruta

DescripcinIdentifica el periodo contable o ao de proceso de la empresa. Identifica la ruta de la carpeta donde se van a localizar la base de datos de la empresa para ese ao, el sistema propone una ruta, la cual puede ser modificada de acuerdo al criterio de cada usuario haciendo clic en el botn con los tres puntos suspensivos. Al hacer clic en cualquiera de las siguientes opciones el sistema genera los parmetros en la empresa creada, * Control Contable: Esta plantilla contiene parmetros: Plan de cuentas, documentos, formato balance tributario y CONASEV, con la peculiaridad de que las cuentas no permiten ningn tipo de anlisis. * Control por Documentos: Las cuentas permiten registrar y analizar el detalle de los documentos. * Control Costos: Las cuentas permiten registrar y analizar el detalle de los documentos y el control por centros de costos.

Plantillas Disponibles

Importante: Para que la opcin WIZARD pueda funcionar, se debe proceder de la siguiente manera, al momento de ingresar los datos generales de la empresa y grabarlos, inmediatamente se debe hacer clic en el icono WIZARD, no se debe rellenar los parmetros de la empresa por propiedades ya que ingresando a esta opcin no permite la creacin de la empresa por el mtodo WIZARD.

Nota: Las cuentas ingresadas al momento de crear la Empresa, deben crearse o estar creadas en el Plan Contable para que surtan efecto. Al crear una empresa con la opcin PROPIEDADES, el usuario tiene que ingresar todos los datos principales para poder trabajar con el sistema, en cambio, la opcin WIZARD brinda los datos bsicos para el buen funcionamiento del sistema, pudiendo estos datos, ser modificados, eliminados o ingresar nuevos datos partiendo de los que el sistema propone. Al inscribir una empresa en el mdulo de contabilidad esta tambin estar disponible para los dems mdulos de la Suite, solo ser necesario parametrar las rutas respectivas en cada mdulo: Ejemplo: Sistema Contable - Financiero Sistema Gestin Comercial : C:\contasis\2004\DON PEPE\Conta : C:\contasis\2004\DON PEPE\Gestin

Al eliminar una empresa en el mdulo de Contabilidad tambin se eliminar para los dems mdulos. Es obligatorio establecer una carpeta diferente para cada mdulo o sistema, Ejemplo:

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USUARIOS

Objetivo: Actualizacin y mantenimiento de la tabla Usuarios de la Suite, permite definir, modificar y eliminar los usuarios con las que puede trabajar el sistema. Esto con el fin de controlar los accesos a los diferentes niveles de informacin para garantizar la seguridad de los datos. El ingreso a esta opcin tambin se realiza pulsando ctrl. + U. Tambin se accede a esta opcin haciendo un clic en el icono aparecer la ventana Usuarios del sistema: de la Barra de Estndar y

CampoCdigo Nombre

DescripcinIdentifica el cdigo del usuario dentro del Sistema. Corresponde a la descripcin del usuario, con este se ingresar al sistema.

Apellido Paterno Apellido paterno del usuario. Apellido Materno Apellido materno del usuario.

Nota: Al inscribir un usuario en el mdulo de contabilidad esta tambin estar disponible para los dems mdulos de la Suite. Al eliminar un usuario en el mdulo de Contabilidad tambin se eliminar para los dems mdulos. Para que un usuario tenga derechos de ingreso a una empresa se debe autorizar en el men Utilitarios / Accesos a la empresa. Para cambiar el Password de un determinado usuario, se procede haciendo clic derecho sobre el nombre del usuario en la barra de Estado.

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MANUAL DE USUARIO-SISTEMA CONTABLE FINANCIERO B3. TIPO DE CAMBIO

Objetivo: Actualizacin y mantenimiento de la tabla de tipos de cambio que se emplearn en las transacciones contables, para facilitar su identificacin y contabilizacin.

Campo /Opcin DescripcinFecha TC comercial Fecha del tipo de cambio a registrar Tipo de cambio utilizado en las transacciones comerciales. Es el tipo de cambio por defecto que el sistema considera en el ingreso de operaciones Ventas: tipo de cambio a fecha publicacin venta. Fecha De Publicacin Compras: tipo de cambio a fecha publicacin compra. Ventas: tipo de cambio a fecha de cierre venta. Fecha De Cierre Compras: tipo de cambio a fecha de cierre compra. Genera todas las fechas del ao en proceso con tipo de cambio S/. 3.5.

Genera

Nota: Solo al ingresar con el asistente experto contable se utiliza los cinco tipos de cambio para hacer el tratamiento contable de la diferencia de cambio.

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MANUAL DE USUARIO-SISTEMA CONTABLE FINANCIERO B4. PLAN DE CUENTAS

Objetivo: Actualizacin y Mantenimiento del Plan de Cuentas de la empresa. Permite agregar, modificar y eliminar datos de una cuenta contable. El ingreso a esta opcin tambin se realiza pulsando ctrl. + P. Tambin se accede a esta opcin haciendo un clic en el icono aparecer la ventana Plan de Cuenta: de la Barra Estndar y

Campo/Opcin DescripcinCdigo Descripcin Identifica el cdigo de la Cuenta Contable. Se puede ingresar cdigos de hasta 10 dgitos. Corresponde al nombre o nomenclatura completa del cdigo indicado. Las cuentas en el sistema son de 3 niveles: General: Son las cuentas de 2 dgitos o cuenta principal. Sub - Total: Sirven para agrupamientos en sub totales de las cuentas de nivel registro, pueden tener de 3 a 9 dgitos. Registro: Estas cuentas varan de 3 a 10 dgitos de acuerdo a las necesidades del usuario, se utilizan en el registro de las operaciones y deben ser de mximo nivel de detalle. Ninguno: Solo se utilizan para un control contable, es decir cargos y abonos. Documentos: En los registros que se efecten con estas cuentas, se debe ingresar datos adicionales como cdigo del documento, nmero de documento, fecha del documento, Identificacin del cliente / proveedor y otros con el fin de controlar los documentos por cobrar o pagar, as como las diferentes

Nivel

Anlisis

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amortizaciones que se hace sobre estos documentos. Se debe indicar adems si va a ingresar el compromiso del documento o va a realizar alguna cancelacin de un documento ya ingresado, teniendo en cuenta los documentos de las entidades que todava queden pendientes. Bancos: Pide los datos necesarios para realizar el control de Bancos, de esta manera se puede sacar reportes contables tales como conciliacin bancaria y otros relacionados con bancos. Se debe tener presente que la cuenta del IGV, siempre debe tener nivel registro, anlisis ninguno, ya que siempre pedir los datos necesarios para elaborar los registros de Compras y Ventas. Se debe identificar a que rubro pertenece la cuenta puede ser Activo (10 - 39), Pasivo (40 - 59), Resultado (66, Clase 7, Clase 8, Excepto 79), Naturaleza (Clase 6, Excepto 66, 69), Funcin (69, Clase 9), Orden (Clase 0), Mayor (79). Lo cual permite la elaboracin correcta de la hoja de trabajo. Las cuentas que tienen incidencia en las columna Naturaleza y Funcin de la hoja de Trabajo sern del tipo Resultado (Ejemplo: 701, 661, etc.) Cdigo que identifica el rubro del Estado Financiero en el cual se acumularn los saldos de la cuenta al momento de generar el reporte del primer juego del Balance Clasificado, generalmente Tributario (Reportes Contables / Balance Clasificado / Formato Balance Tributario) Indica el Cdigo Reclasificado del primer juego de balance clasificado. Los cdigos de reclasificacin se definen cuando la cuenta contable arroja saldos diferentes a su naturaleza, cuentas de activo con saldos acreedores (Ejemplo sobregiro bancario) o de pasivo con saldos deudores. Identifica el rubro en el cual se acumularn los saldos de la cuenta al momento de sacar el reporte del segundo juego del Balance Clasificado, generalmente Formato CONASEV Indica el Cdigo reclasificado del segundo juego del balance clasificado. Cuentas que el sistema utilizar para generar el asiento de destino automtico. (Ejemplo: la cuenta 6310094 tendr un destino automtico; Debe: 941 y Haber: 791). Sin Centro de Costos: Si la cuenta no tiene incidencia en ningn Centro de Costos. Cuenta Ganancia: Si la cuenta tiene incidencia en algn centro de costo y generalmente estas cuentas son de la clase 7. Cuenta Prdida: Si la cuenta tiene incidencia en algn centro de costo y generalmente estas cuentas son de la clase 6. Se utiliza para las cuentas contables de bancos o cuentas corrientes, al hacer clic en este el sistema pedir: Entidad Financiera, N Cuenta y Moneda de la cuenta corriente.

Tipo

Cdigo De Balance 1

Reclasificacin 1

Cdigo Balance 2

Reclasificacin 2

Destino Automtico

Centro de Costos

BOTON OTROS

Nota: El sistema genera el asiento automtico slo si los dos conceptos (debe y haber) del destino automtico existen es decir estn con datos. Los Centros de Costos tambin pueden generar destinos automticos, pero los definidos en el archivo Plan de cuentas tienen prioridad.

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MANUAL DE USUARIO-SISTEMA CONTABLE FINANCIERO B5. ENTIDADES

Objetivo: Actualizacin y mantenimiento de la tabla entidades: clientes, proveedores, trabajadores, bancos, accionistas que se emplearn en las transacciones contables, para facilitar su identificacin y contabilizacin.

Campo

Descripcin Cdigo que Identifica al Ente: cliente, proveedor, Entidad Financiera y otros (Ejemplo trabajadores). Este es de libre definicin lo recomendable es que sea el RUC. Permite identificar el tipo de persona q registrar No esta disponible para personas jurdicas, mximo 20 caracteres No esta disponible para personas jurdicas, mximo 20 caracteres No esta disponible para personas jurdicas, mximo 20 caracteres No esta disponible para personas jurdicas, mximo 20 caracteres Nombre o la razn social, solo para personas jurdicas, mximo 40 caracteres Direccin o domicilio fiscal de la entidad , mximo 40 caracteres.

R.U.C.

T/ Persona Ap. Paterno Ap. Materno Nombre 1 Nombre 2 R. Social Direccin

Versin 7.1

B5

Telfono:

Se debe ingresar el telfono o telfonos de la entidad, mximo 20 caracteres. Se debe elegir el tipo de documento que identifique la entidad (DNI, RUC, Etc.) que identifica a la entidad Interacta con la opcin tipo de cdigos del men Archivo Sistema, este campo sirve para clasificar a cada una de las personas o empresas registradas en esta tabla. Su utilizacin es opcional, pero sirve para poder filtrar en el reporte Cuenta Corriente Cliente Proveedores los grupos que se desean visualizar. En la primera columna se ingresa el monto en S/. y en la segunda columna se ingresa el monto en $ del crdito que puede otorgar la empresa a un cliente en particular como mximo, esta opcin sirve para visualizar en la opcin Anlisis de Documentos del Men Reportes Financieros, activando el botn Lmite de Crditos, los clientes que sobrepasen los montos ingresados como lmites de crditos as como los clientes que no sobrepasen.

T/ Docum

Tipo:

Crditos:

Versin 7.1

B5

MANUAL DE USUARIO-SISTEMA CONTABLE FINANCIERO B6. TIPO DE CDIGOS

Objetivo: Actualizacin y mantenimiento de la tabla Tipo de Cdigos que se emplearn para poder agrupar los datos ingresados en la opcin entidades, por ejemplo se puede seleccionar por clientes, proveedores, bancos, trabajadores, etc.

CampoCdigo Descripcin

DescripcinCarcter o nmero de codificacin Nombre con el cual ser reconocido el cdigo

Versin 7.1

B6

MANUAL DE USUARIO-SISTEMA CONTABLE FINANCIERO B7. SUB - DIARIOS

Objetivo: Actualizacin y mantenimiento de la tabla de Sub-Diarios, que identifican el origen o la naturaleza de los asientos contables. Este catlogo contiene los cdigos y descripciones de los SubDiarios (conocidos tambin como Diarios Auxiliares) que identifican el origen o naturaleza de los asientos contables.

Campo/Opcin DescripcinCdigo Descripcin Solo Lectura Numeracin Identifica al Sub Diario, de una longitud de 2 caracteres alfanumricos. Nombre del sub-diario, debe indicar claramente la naturaleza u origen de las operaciones que deben registrarse en dicho sub-diario. Se activa para evitar modificaciones en los asientos ingresados. Tambin para el caso de operaciones que son controlados por otros mdulos y exportados a contabilidad. Controla la numeracin de los asientos ingresados en el sistema en forma automtica por cada mes y sub diario.

Versin 7.1

B7

MANUAL DE USUARIO-SISTEMA CONTABLE FINANCIERO B8. DOCUMENTOS

Objetivo: Actualizacin y Mantenimiento de la tabla de los tipos de documentos que sustentan las transacciones contables, para facilitar su identificacin y contabilizacin.

CampoCdigo Descripcin

DescripcinIdentifica el cdigo del documento fuente que sustenta las operaciones registradas, los comprobantes de pago deben figurar con el respectivo cdigo de SUNAT Corresponde al nombre del documento.

Versin 7.1

B8

MANUAL DE USUARIO-SISTEMA CONTABLE FINANCIERO B9. FORMATO BALANCE CLASIFICADO

Objetivo: Actualizacin y mantenimiento de los juegos de Formato Balance Clasificado que tiene el sistema. El sistema maneja tres juegos de formato Balance clasificado, la definicin del nombre de cada juego as como de sus rubros son libres y son los siguientes:

PRIMER JUEGO

: Formato balance tributario (SUNAT).

Versin 7.1

B9

MANUAL DE USUARIO-SISTEMA CONTABLE FINANCIERO SEGUNDO JUEGO : Formato balance CONASEV:

Estos formatos estn divididos en 4 Grandes Grupos: Activo, Pasivo, Naturaleza y Funcin, cuya estructura interna difiere en ambos formatos:

Pestaa /CampoActivo Pasivo Naturaleza Funcin

DescripcinSon los rubros conformantes del Activo en el Balance clasificado, su cdigo est antepuesto por la letra A. Son los rubros conformantes del Pasivo y Patrimonio en el Balance clasificado, su cdigo est antepuesto por la letra P. Son los rubros conformantes del Resultado de Ganancias y Prdidas por Naturaleza, su cdigo est antepuesto por la letra N. Son los rubros conformantes del Resultado de Ganancias y Prdidas por Funcin, su cdigo est antepuesto por la letra F. El cdigo esta formado por 4 caracteres de los cuales ingresamos los tres ltimos, ya que el sistema asigna automticamente el primer carcter segn la ubicacin. Tres 000 significan cabecera de Grupo y 999 significa el pie de ese grupo, el sistema al momento de sacar el reporte realizar una totalizacin en este rubro. Dos 00 al final significan cabecera de Subgrupo y 99 al final significa el pie de ese subgrupo, el sistema al momento de sacar el reporte realizar una sub totalizacin en este sub grupo. Descripcin completa del rubro del Balance Clasificado.

Cdigo

Descripcin

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B9

Nota: Si desea cambiar la definicin de los nombres de los juegos seleccionar el men Utilitarios / Opciones. Los rubros conformantes del Resultado de Ganancias y Prdidas tanto por naturaleza y por Funcin (Ingresos y cargas excepcionales) debern tener codificado tanto en Naturaleza como en Funcin la misma parte numrica y al momento de amarrar una cuenta a estos rubros en el Plan Contable se reemplazar la N y F por la R.

Ejm: Las ventas netas es definida en Naturaleza: N005 y Funcin: F005, y al momento de asignarle a la cuenta 7011 un rubro del Balance Clasificado en el Plan de Cuenta se le asigna R005.

TERCER JUEGO : Formato Estado de flujo de Efectivo:

El formato es similar a los anteriores juegos de formatos pero se debe tener en cuenta que aqu se puede ingresar formula solo en los cdigos que termines con "99" ejemplo "F099".

Versin 7.1

B9

Versin 7.1

B9

MANUAL DE USUARIO-SISTEMA CONTABLE FINANCIERO B10. CENTRO DE COSTOSObjetivo: Actualizacin y Mantenimiento de la tabla de Centros de Costo que se emplearn en las transacciones contables, para facilitar su identificacin y contabilizacin. Esta Tabla debe contener las descripciones de las reas orgnicas o funcionales a los que se destinan los ingresos, gastos o costos de la empresa. Gracias a esta tabla se controla la utilidad operativa por cada rea orgnica o funcional.

Campo

Descripcin

Identifica el cdigo del centro de costos. Primer Nivel: Debe ser de dos dgitos, este nivel agrupa al segundo Cdigo nivel. Segundo Nivel: Debe ser de cuatro dgitos, el cual utilizaremos en el ingreso de operaciones. Corresponde a la descripcin completa del centro de costo asociado al Descripcin cdigo indicado. Identifica las cuenta contables que se utilizar para hacer el asiento por Asiento Destino destino automtico. Se debe tener en cuenta que tiene prioridad el asiento por destino definido en el plan de cuentas.

Versin 7.1

B10

MANUAL DE USUARIO-SISTEMA CONTABLE FINANCIERO B11. FACTORES DE AJUSTEObjetivo: Actualizacin y Mantenimiento de la tabla de factores de ajuste que se emplearn en el proceso de ajuste por efectos de inflacin y/o Deflacin.

CamposFactores R.E.I Depreciaciones:

DescripcinSe debe ingresar los factores correspondientes a cada mes. Identifica el cdigo del sub-diario en el que se generar los asientos del REI. Identifica el cdigo del sub-diario en el que se realizaran los asientos de los clculos de las depreciaciones.

Cuenta de Resultado por Identifica la Cuenta Contable que acumular el REI. Exposicin a la inflacin

Versin 7.1

B11

MANUAL DE USUARIO-SISTEMA CONTABLE FINANCIERO B12. CONTROL DE DEPRECIACION - ACTIVO FIJOObjetivo: Actualizacin y Mantenimiento de la tabla de activo fijo. El mdulo de contabilidad cuenta con un control de activo fijo nativo independiente del mdulo de activo fijo de la Suite. Se debe utilizar este control solo en caso que no se cuente con el mdulo de Activo fijo.

Campo/Opcin DescripcinCdigo Descripcin Fecha Adquisicin Depreciar Valor del activo Valor Residual Depreciacin Acumulada Identifica el activo dentro del sistema, acepta un cdigo alfanumrico de hasta 10 caracteres. Descripcin detallada del activo, acepta caracteres alfanumricos de una longitud mxima de 40. Identifica la fecha de adquisicin del activo. Opcin que indica al sistema si el activo est sujeto a depreciacin. Valor de adquisicin o compra del activo. Valor residual o de rescate del activo definido en la NIC 16. Depreciacin acumulada del activo a la fecha de ingreso al Sistema.

Versin 7.1

B12

MANUAL DE USUARIO-SISTEMA CONTABLE FINANCIEROEstado Del Activo Porcentaje Depreciacin Ubicacin Centro de Costos Cuenta Activo Cuenta Depreciacin Cuenta Gastos Notas: Para que esta opcin funcione sin ningn tipo de distorsin de datos, los activos deben de ser ingresados en forma detallada por cada bien. En esta opcin tambin se puede adaptar el control de Intangibles y su amortizacin. Estado de operacin en el que se encuentra el activo. Porcentaje y meses en el que el activo se va a depreciar (vida til) Lugar en donde se encuentra el activo fsicamente. Centro de costos al que va a afectar la depreciacin del activo fijo. Cuenta contable a la que pertenece el activo (clase 3). Cuenta contable en la que se acumularn los importes de la depreciacin del activo (cuenta 39). Cuenta contable en la que se imputarn las provisiones del activo. (cuenta 68)

Versin 7.1

B12

MANUAL DE USUARIO-SISTEMA CONTABLE FINANCIERO B13. BASE DE CONOCIMIENTOObjetivo: Actualizacin y mantenimiento de la Base de Conocimientos, sta es utilizada para automatizar el ingreso de datos, para que sea realizado por personas que no necesariamente tengan alguna nocin de dinmica contable. Otra de las ventajas de la Base de Conocimientos, es que se puede amarrar a un Plug-in (programa externo desarrollado por el usuario o terceros) que imprima el documento sustentatorio al momento de registrar la operacin.

Campo/OpcinCdigo Descripcin Sub Diario Libro

DescripcinCdigo de la operacin, se recomienda que los dos primeros dgitos sean similares al subdiario al que pertenece el asiento a generarse. Descripcin de la operacin, el cual se propondr como glosa del asiento. Cdigo del sub diario en el que se registrar el asiento. Cdigo del libro auxiliar en el que se reflejar la operacin. "C" compras,"V" ventas y en blanco si no tiene incidencia en los libros mencionados. Cdigo del Plug-in que se va a utilizar para la impresin del documento fuente que sustentar la operacin (para control de transacciones en lnea).

Cdigo Plug in

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B13

Espacio en blanco

En este espacio se puede realizar un pequeo comentario que permita al usuario que ingresa los datos identificar mejor la transaccin. (Para visualizar en el experto contable se hace doble clik en la palabra "Descrip") Permite utilizar otra plantilla inmediatamente despus de la primera

Descenc.

El botn

sirve para crear un nuevo modelo contable a partir del modelo original.

Al hacer un clic en la palabra Asientos, sta tendr el formato en negritas y de esta manera activar la visualizacin de los asientos realizados de toda la lista.

El botn contable.

de la ventana anterior permite determinar los parmetros del modelo

Campo / Opcin

Descripcin Breve descripcin del dato que deber ingresar el usuario. (Debe considerarse no utilizar trminos, tcnicas y que el ingreso lo va realizar generalmente un usuario no contable ) Cdigo de la cuenta contable que en el asiento va cargada, en caso de la clase 6, se puede activar la columna de rango cuando se vaya a distribuir proporcionalmente entre los gastos administrativos y de ventas u otros. En la columna del debe se ingresar la cuenta de nivel subtotal de la clase 6 para luego ingresar la cuenta a nivel Registro de la clase 6 mediante el Botn Rango. Cdigo de la cuenta contable que en el asiento va abonada. Activada permite que al momento de ejecutarlo se ingrese el monto del concepto. Una vez activada esta opcin se desactivar la opcin frmula o viceversa. Frmula que permite el clculo del monto del concepto, slo en el caso que no se active "pedir". Parar referenciar al monto de un concepto ubicado en lneas anteriores o posteriores se utiliza la letra I acompaado del nmero del concepto mas los signos: "+" (suma), "-" (resta), * (multiplicacin), / (divisin) y algunas funciones de Visual Fox Pro para usuarios avanzados.

Concepto

Debe

Haber Pedir

Frmula

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B13

Rango (R)

Activado permite indicar, en el botn rango, las cuentas de nivel de registro de la clase 6 en las cuales se disgregar el monto del concepto con sus respectivos porcentajes de distribucin. Los porcentajes siempre deben sumar el 100% en caso contrario el asiento no cuadrar, adems se puede indicar en forma opcional los cdigos de los centros de costos al que se imputarn los importes de las cuentas, si la cuenta de gastos dentro de DEBE es de nivel subtotal, dentro del Rango, en el rubro Cuentas se podr aadir cuentas de nivel registro, diferentes entre si. Tambin se pueden utilizar variables definidas en la Tabla Variables para realizar la distribucin, que son mas flexibles al momento de hacer cambios de porcentajes Se utiliza cuando se desea que el monto del concepto se ubique en una determinada columna del registro de compras o ventas (0 Ninguno, 1 Inafecto, 2 Exonerado, 3 Neto, 4 Neto 2, 5 Neto 3, 6 ISC). Ingrese un nmero mayor a 6 para visualizar una pequea tabla la cual le indicar que nmero ingresar. Solo se rellena datos para las cuentas que involucren algunos de los conceptos mencionados para el registro de Ventas o Compras y Siempre que en Libro este marcado C o V. Tambin es indispensable que la cuenta de IGV forme parte del modelo de ingreso de datos que se este configurando. Activar si el concepto Amortiza o Cancela una cuenta por pagar o cobrar. Cuando esta activado el casillero pedir obligatoriamente debe estar activado. Activar si desea que el monto se refleje en el control de caja auxiliar que maneja el sistema. Solo se utilizar si esta activada la opcin "Activar proceso en lnea con mdulo Gestin Comercial" de la pestaa En Lnea del comando opciones del men utilitarios. Define cual de los cinco tipos de cambio va a utilizar el sistema para realizar los clculos de prdida o ganancia por diferencia de cambio de las amortizaciones o cancelaciones, si pone cero no se realizar ningn clculo. Ingresando un nmero Cambio mayor a 5 visualizarn una pequea tabla la cual le indicar que nmero ingresar.(El tipo de cambio se elige con los nmeros siguientes el 1 "Comercial", 2 "Venta Fecha de Publicacin", 3 "Compra fecha de Publicacin",4 "Venta fecha de cierre", 5 "Compra Fecha de Cierre", ). Se pone T/C slo a las cuentas que se Amortizan o Cancelan. de Realiza el asiento de diferencia de tipo de cambio automticamente. La diferencia de cambio se aplica a las cuentas diferentes a las de Anlisis de Documentos que son Amortizadas o Canceladas. Cdigo del documento fuente que se sustenta la operacin, se puede definir por cada concepto. Parte o total del nmero del documento fuente. que el sistema propondr (Indicar serie y/o nmero si es comprobante de pago) RUC o Cdigo del ente que propondr el sistema al usar esta plantilla. Centro de costo de la cuenta que este en el tem que siempre propondr el sistema al usar esta plantilla. Glosa de la cuenta que esta en el tem, siempre propondr el sistema al usar esta plantilla.

Localizacin (loc.)

Cancela

Caja

Tipo (T/C)

de

Diferencia cambio (D/C) Doc. Nmero NIT-RUC C/ Costo Glosa

Versin 7.1

B13

F/docum. F/vencim

Fecha de documento de la cuenta que est en el tem, siempre propondr el sistema al usar esta plantilla. Fecha de vencimiento de la cuenta que est en el tem, siempre propondr el sistema al usar esta plantilla. Si esta activado buscara en la tabla Numeracin de Documento (Archivo/Numeracin de Documento) el documento indicado en "docinc" con la serie "serieinc" e ira incrementndose el numero en funcin a lo que se indico en la tabla Numeracin de Documento.(si se deja en blanco los campos docinc y serieinc el sistema no realizar la autonumeracin) Es la serie del documento a buscar en la tabla Numeracin de documento siempre y cuando este activado Autonum. Es el cdigo de documento a buscar en la tabla Numeracin de documento (Archivo/Numeracin de Documento) siempre y cuando este activado Autonum. Cdigo del Estado de Flujo de Efectivo de la cuenta que este en el tem, siempre propondr el sistema al usar esta plantilla. Si esta activado entonces el sistema mostrara una lista de cuentas con nivel de registro (Archivo/Plan de Cuenta) cuyos primeros dgitos coincidan con lo que se indique en cuenta del debe o el haber que este en el tem, siempre propondr el sistema al usar esta plantilla. Copia datos de documentos ingresados en otro tem cuyo campo Reg. Esp. (rgimen especial) est activado.

Autonum

serieinc docinc Flujo/E

Despliega

Datos R.E.

Por ejemplo si la cuenta "40117" esta en el tem 4 y en el tem 5 tenemos la cuenta "421" este activado como "Reg. Esp.", podramos escribir en Datos R.E. del tem 4: "I5" para copiar datos de la "421" para la cuenta donde estamos ubicados ("40117"), sin importar si esta tenga o no anlisis o que este activado o no "Reg. Esp." Copia datos de documentos ingresados en otro tem sin importar si este tenga o no anlisis; ideal para identificar documentos relacionados a la Amortizacin o Pago.

Datos docum.

Por ejemplo si en el tem 1 tenemos la cuenta 421 al debe y en el item 2 la cuenta 104 al haber, en "Datos docum" del tem 1 pondramos "I2", el cual estara copiando los datos del documento (Cheque, Recibo de Egresos, etc.) con que fue Amortizado o Cancelado al Proveedor. Se activara cuando se necesite controlar: DETRACCIONES DEL IGV, PERCEPCIONES DEL IGV, RETENCIONES DEL IGV y RETENCIONES DE CUARTA CATEGORIA.

Reg. Esp.

Se debe tener en cuenta que debe estar rellenado correctamente en ARCHIVOS/EMPRESAS/PROPIEDADES/TITULOS, las cuentas correspondientes caso contrario no seria vlido el activarlo este tem. Esta opcin se activar a las cuentas con anlisis por documento, es utilizada cuando es necesario cancelar varios documentos pendientes de diferentes entidades en una sola operacin. Copia el centro de costo ingresado en otro tem.

CanXDoc

Costos Docum

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B13

M/Pago

Predefine el Tipo de Medio de Pago para una cuenta de banco (Archivo/Tipo de medio de pago) Cdigo del Formato Tributario del Estado de Cambios en el Patrimonio Neto (Archivo/Estado de Cambios en el Patrimonio Neto/Formato Tributario) de la cuenta que esta en el tem, siempre propondr el sistema al usar esta plantilla. Cdigo del Formato CONASEV del Estado de Cambios en el Patrimonio Neto (Archivo/Estado de Cambios en el Patrimonio Neto/Formato CONASEV) de la cuenta que esta en el tem, siempre propondr el sistema al usar esta plantilla.

Patri/Trib

Patri/Conasev

Ejemplo: Este ejemplo es de una compra al contado.

Este ejemplo es de una compra al contado con detraccin.

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B13

Este ejemplo es de una venta al crdito con rgimen especial (Percepcin o retencin) y su cobranza respectiva:

Nota: Las plantillas, modelos contables o asientos pre definidos (Base de Conocimientos), son los nicos que hacen el tratamiento de amortizaciones de cuentas por pagar y cobrar en moneda extranjera con la utilizacin de hasta tres tipos de cambio generando la correspondiente prdida o ganancia por diferencia de cambio automticamente. Esta base de conocimiento es utilizado mediante la opcin Experto Contable, es decir pulsando CTRL+X.

Versin 7.1

B13

MANUAL DE USUARIO-SISTEMA CONTABLE FINANCIERO B14. VARIABLESObjetivo: Actualizacin y Mantenimiento de la tabla Porcentajes. Permite agregar, modificar y eliminar datos de un cdigo de porcentaje usados en la base de conocimientos, tales como: ITF, IES, SNP, RPS, etc.

CampoCdigo Descripcin

DescripcinIdentifica el cdigo del porcentaje. Se puede ingresar cdigos de hasta 3 dgitos, EJM: ITF Corresponde a la descripcin completa de la variable, EJM: Impuesto a las Transacciones Financiaras. Se ingresa el porcentaje en tanto por uno (porcentaje; dividido entre 100) para su utilizacin directa en las frmulas de la Base de Conocimientos. EJM: se ingresa 0.0008, en caso el ITF (0.08%), en caso de ingresar 0.08 al usar en la frmula ste ser dividido entre 100.

Porcentaje

Nota: Los cdigos de variables definidos son utilizados anteponindoles la palabra SYSP_ en la base de conocimientos: SYSP_RPS, SYSP_ITF, SYSP_SNP, etc, etc. Por ejemplo en el caso de haber definido el valor del SNP con 0.13 este se utilizara de la siguiente manera al configurar el asiento en la BASE DEL CONOCIMIENTO (Archivos / Base de Conocimientos).

Versin 7.1

B14

MANUAL DE USUARIO-SISTEMA CONTABLE FINANCIERO

Versin 7.1

B14

MANUAL DE USUARIO-SISTEMA CONTABLE FINANCIERO B15. NUMERACIN DE DOCUMENTOSObjetivo: Controlar la numeracin de los documentos con la finalidad de optimizar el ingreso de los datos.

Dato de Inscripcin Descripcin Documento Serie Nmero Nota: Este control se habilita en la Opcin del Men ARCHIVOS DE SISTEMAS - Base De ConocimientosConfiguracin - opcin AutoNum en la cuenta que controla documentos indicando la serie inicial y el cdigo del documento. Identifica el cdigo del documento a imprimirse. Se deber colocar la serie del referido documento. Se deber colocar el nmero del documento con el que va iniciar la impresin.

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B15

MANUAL DE USUARIO-SISTEMA CONTABLE FINANCIERO B16. TIPO DE MEDIO DE PAGOObjetivo: Actualizacin y mantenimiento de la tabla Tipo de Medio de Pago. Cdigos de uso obligatorio para las empresas, indica las formas de movimiento de efectivo por ejemplo: depsitos en cuenta, giro, tarjeta de dbito, etc.

CampoCdigo Descripcin

DescripcinIdentifica el cdigo del tipo de medio de pago, estos cdigos deben figurar con el respectivo cdigo de SUNAT. Corresponde al nombre del tipo de medio de pago.

Nota: Estos cdigos son de uso obligatorio para los libros contables del 2008.

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B16

B17. ENTIDADES FINANCIERASObjetivo: Actualizacin y mantenimiento de la tabla Entidades Financieras. Cdigos de uso obligatorio, para facilitar su identificacin y contabilizacin.

CampoCdigo Descripcin

DescripcinIdentifica el cdigo de la Entidad financiera, estos cdigos deben figurar con el respectivo cdigo de la SUNAT. Corresponde al nombre de la Entidad Financiera.

Nota: Estos cdigos son de uso obligatorio para los libros contables del 2008.

Versin 7.1

B19

B18. ESTADO CAMBIOS PATRIMONIO NETOObjetivo: Actualizacin y mantenimiento de los juegos de Formato de Estado de Cambios en el Patrimonio Neto que tiene el sistema. El sistema maneja dos juegos de formato de Estado de Cambios en el Patrimonio Neto, y son los siguientes:

PRIMER JUEGO

: Formato Tributario (SUNAT).

Versin 7.1

B19

MANUAL DE USUARIO-SISTEMA CONTABLE FINANCIERO SEGUNDO JUEGO : Formato CONASEV:

CampoCdigo

DescripcinEl cdigo esta formado por 3 caracteres. Tres 000 significan cabecera de Grupo y 999 significa el pie de ese grupo, el sistema al momento de sacar el reporte realizar una totalizacin en este rubro. Descripcin completa del rubro del Estado de Cambios en el Patrimonio Neto.

Descripcin

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B18

B19. CONFIGURAR PAGINAObjetivo: Establecer la impresora que se va a utilizar para la impresin, el tamao de hoja en la que se va a imprimir, la posicin de la misma.

Versin 7.1

B19

MANUAL DE USUARIO-SISTEMA CONTABLE FINANCIERO

MENU VERB20 MENU VERBARRA ESTNDARBarra de acceso rpido para las opciones ms utilizadas del men del Sistema como son: Usuarios, Empresas, plan de cuentas, ingreso de voucher, cambio de mes de proceso, impresin, calculadora, pantalla completa, salir y ayuda.

BARRA DE ESTADONos muestra el ao de proceso, la empresa en proceso, el usuario y la barra de mensajes. Haciendo clic con el botn derecho en el nombre de usuario podremos hacer cambio del password de acceso del usuario, ingresando la clave actual e ingresar dos veces la nueva clave.

Al hacer doble clic en el nombre de la Empresa, se copia la ruta de la empresa a la memoria de Windows (portapapeles).

PANELDECONTROLActiva o desactiva el panel control (opciones que se muestran en la pantalla principal del sistema).

MEN PANTALLA COMPLETAActiva y desactiva el modo de visualizacin de la pantalla Completa, en este modo el sistema ocupa por completo la pantalla y ningn otro programa puede ponerse delante de la pantalla del Sistema.

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B20

MANUAL DE USUARIO-SISTEMA CONTABLE FINANCIERO

MEN PROCESOC1. ELECCIN DE EMPRESA

El sistema esta diseado para el trabajo con mltiples empresas (multiempresa), por lo que es necesario que elija la empresa de la cual va a procesar sus datos. Esta opcin nos muestra un listado por cada ao de todas las empresas registradas en el sistema de las cuales se puede elegir una. El ingreso a esta opcin tambin se realiza pulsando ctrl. + E. Tambin se accede a esta opcin haciendo un clic en el icono Estndar y aparecer la ventana Eleccin de Empresa: de la Barra de herramientas

CampoAo Usuario

DescripcinAo de proceso de la empresa. Nombre del Usuario que ingrese a la empresa. El usuario por defecto es ADMIN y no tiene clave de acceso hasta que se le asigne.

Clave de Acceso Clave de acceso a la empresa del usuario.

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C1

MANUAL DE USUARIO-SISTEMA CONTABLE FINANCIERO C2. CAMBIO DE MES DE PROCESO

Cambia el mes de proceso. El Sistema procesa los datos por meses, por lo que es necesario que el usuario elija el mes de proceso respectivo antes de ingresar las operaciones.

Nota: El sistema utiliza 16 meses para controlar el proceso contable en forma completa. Mes 00 : Apertura, ingreso del asiento inicial o de reapertura.

Mes 01-12 : Meses en las que se registran las operaciones de enero a diciembre. De ellos se obtienen los saldos contables y EEFF histricos. Mes 13 : Ajustes, mes en el cual se registran los asientos de ajuste a los EEFF Histricos, los cuales pueden ser por inflacin y/o por deflacin. Mes 14 : Clase 8, es el mes en el que se saldan o cancelan las cuentas de resultados con las cuentas de la clase 8. En este mes se registran las liquidaciones o clculos de participacin Patrimonial, Impuesto a la Renta, reservas. Mes 15 : Reversin, ltimo mes en el cual se saldan o cancelan las cuentas del Activo, Pasivo y Patrimonio.

Notas: * La opcin GENERAR ASIENTO INICIAL del men PROCESO solo puede ejecutarse en el mes de 00 APERTURA * La opcin CALCULO DEL REI del men PROCESO solo puede ejecutarse en el mes 13 AJUSTES. * La opcin ASIENTO DE CIERRE CLASES 6, 7,9 del men PROCESO solo puede ejecutarse en el mes 14 CLASE 8. * La opcin ASIENTO DE CIERRE ACTIVO Y PASIVO del men PROCESO, solo puede ejecutarse en el mes 15 REVERSIN.

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C2

MANUAL DE USUARIO-SISTEMA CONTABLE FINANCIERO C3. INGRESO DE ASIENTOS

La ventaja de CONTASIS es que admite los dos mtodos de registro de informacin: 1. METODO TRADICIONAL (ingreso de asientos): Requiere de conocimientos contables y es mas lento. 2. METODO EXPERTO (Ingreso de datos bsicos): No requiere de conocimientos contables. y es ms rpido. Esta opcin sirve para registrar operaciones bajo el METODO TRADICIONAL, es decir registro directo de los documentos fuente, mediante el ingreso de asientos de contabilidad, el cual exige en el momento de registro aplicar conocimiento contable para hacer los asientos dbito/crdito, el METODO TRADICIONAL tiene las siguientes caractersticas: * Registro a travs del ingreso de asientos. * Exige conocimiento contable para hacer los asientos dbito/crdito. * Existe alta probabilidad de errores. Se accede a esta opcin pulsando Ctrl. + I aparecer la ventana Ingreso de Asientos. Tambin se accede a esta opcin haciendo un clic en el icono estndar. de la barra de herramientas

La parte superior de la ventana, permite el al ingreso de los datos generales de la operacin:

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C3

MANUAL DE USUARIO-SISTEMA CONTABLE FINANCIERO

CampoSub Diario Asiento Fecha Moneda

DescripcinIngresar el cdigo del subdiario en el cual se debe registrar la operacin. Identifica el nmero de asiento. El sistema enumera correlativamente los asientos, en caso de que se ingrese un nmero de asiento ya existente, el sistema lo muestra para su modificacin. Ingrese la fecha del asiento. Elija el tipo de moneda en el que se registrar la operacin.

Ingrese el tipo de cambio aplicable a la operacin. De preferencia el tipo Tipo de Cambio de cambio ya tiene que haberse ingresado en la opcin Tipo de Cambio del Menu Archivo Bloquea el tipo de cambio, los asientos ingresados bloqueando el tipo de cambio no tienes equivalencia en la otra moneda Ideal para realizar ingresos para ajuste por Tipo de Cambio en las cuentas que el sistema no realiza el ajuste por Diferencia de Cambio.. Se ingresa el Cdigo del libro, de acuerdo a las disposiciones de la SUNAT

Bloquear

L/Registro

Al momento de hacer clic en el botn

se desplegar una ventana en la cual se ingresarn

los datos dependiendo de como se hayan definido en el Plan de Cuentas.

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C3

MANUAL DE USUARIO-SISTEMA CONTABLE FINANCIEROCampo Descripcin Se debe ingresar el cdigo de la cuenta contable (nivel registro), en caso de no existir la cuenta, se podr crear dicha cuenta, sin necesidad de ir al plan de cuentas, se digitar un asterisco ( * ) en el recuadro y al hacer un ENTER, automticamente, el sistema nos pedir los datos a rellenar: Se debe completar el registro de los parmetros de las cuentas creadas en la opcin Plan de Cuentas del men archivo. Para ubicar un cuenta rpidamente se procede por uno de los siguientes procedimientos: a) Digitar los primeros caracteres del cdigo o descripcin de la cuenta y pulsar ENTER o;. b) Pulsar la tecla Ctrl + L y buscar por cdigo o descripcin por coincidencia de caracteres. Se ingresa una descripcin breve de la operacin, esta glosa por defecto muestra la glosa de la cuenta anterior. Se recomienda indicar informacin que no se refleje en el asiento. Este botn solo se activa si la cuenta ha sido definida como cuenta con Nivel de Anlisis por Documentos en el archivo Plan de Cuentas, IMPORTANTE: Solo se debe utilizar en el caso de asientos de compromiso (Apertura del Saldo de Cuenta Pendiente por cobrar o pagar, Provisin de Compra al Crdito, etc); se debe ingresar los datos necesarios para registrar el documento y con ellos el sistema apertura el control de cuenta corriente en el que se registran las amortizaciones hasta su cancelacin; en el caso de que el cliente / proveedor no est registrado en el sistema, se podr registrar sin necesidad de ir a la tabla Entidades; se digitar un asterisco (*) en el recuadro correspondiente al N.I.T.-RUC y al hacer un ENTER, automticamente, el sistema nos pedir los datos a rellenar.

Cuenta

Glosa

Registrar Documento

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C3

Este botn solo se activa si la cuenta ha sido definida como cuenta con Nivel de Anlisis por Documentos en el archivo Plan de Cuentas, IMPORTANTE: Solo se utiliza en los asientos de amortizacin o pago de cuentas pendientes; y se muestra un formulario en el cual se ingresa el cdigo del cliente, proveedor, trabajador, etc (bsqueda rpida o Ctrl. + L) al que pertenece el documento y se mostrar una lista de todos los documentos de ese cliente, proveedor, trabajador que se encuentren registrados en el sistema y que estn pendientes de cancelacin. Las opciones en esta nueva ventana nos permite realizar una seleccin mltiple de documentos, primero se hace un clic en el primer documento seleccionado, un clic en seleccin mltiple y procede a realizar un clic en el segundo documentos escogido, nuevamente un clic en seleccin mltiple y precede a hacer un clic sobre el tercer documento seleccionado y as sucesivamente, una vez seleccionado todos los documentos que desea cancelar se hace un clic sobre la opcin seleccionar. Para desactivar un documento ya seleccionado simplemente haga clic sobre ese documento y presione seleccin mltiple. Cancelar Documento

Libro

Si la cuenta se ha definido en el archivo propiedades de empresa del Sub Men Empresas como la cuenta que controla el impuesto general a las ventas se activar esta casilla y se debe ingresar el cdigo de libro C de Compras o V de Ventas en el cual se debe registrar la operacin.

Documento Cdigo del documento sustentatorio de la operacin. Nmero Se ingresa la serie y el nmero del documento que sustenta la operacin.

Fecha del Se ingresa la fecha de emisin del documento, esta puede ser diferente a la fecha de Documento registro del asiento. Se ingresa la fecha de vencimiento del documento en caso que este la tenga. Si la Fecha de Empresa controla sus vencimientos, tanto deudor como acreedor, y/o genere Flujo de vencimiento Caja, este dato es indispensable, debe ser igual o posterior a la fecha del documento. Es utilizado para operaciones diferidas, Ejemplo para cheques diferidos; al activar esta opcin el sistema nos pedir la fecha a partir del cual devengar el documento.

Diferido

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C3

RUC

Ingrese el cdigo de la entidad que genera la operacin, o utilice bsqueda rpida (ctrl. + L), en caso de no existir el cliente o proveedor, se podr crear, digitando un asterisco (*) en el recuadro y presionando ENTER, para poder rellenar, el cuadro que aparecer, con datos de la Entidad. de Se debe ingresar el cdigo de 4 caracteres del centro de costos al que va a afectar los montos de esta cuenta. Se debe rellenar el cdigo del Estado de Flujo de Efectivo, pero esto se activar siempre que en propiedades de la empresa este activado.

Centro Costos

F/efectivo

Med/Pagp

Cdigo del Tipo de Medio de Pago, solo se activa para cuentas corrientes. Se debe rellenar con un cdigo del formato de Estado de Cambios en el Patrimonio Neto (Men Archivo, opcin Estado de Cambios en el Patrimonio Neto/Formato Tributario), pero esto se activar siempre que en propiedades de la empresa este activado y se este registrando una cuenta de la clase 5. Se debe rellenar con un cdigo del formato de Estado de Cambios en el Patrimonio Neto (Men Archivo, opcin Estado de Cambios en el Patrimonio Neto/Formato Conasev), pero esto se activar siempre que en propiedades de la empresa este activado y se este registrando una cuenta de la clase 5. Se ingresara la segunda base imponible que se distingue tributariamente o por control de las otras bases imponibles a criterio del usuario el cual tendr por separado su impuesto. 2 Es el impuesto que corresponde a la segunda base imponible (Neto 2), se calcula automticamente. y se registrar en el cdigo de cuenta contable que se hal definido en propiedades de la empresa opcin "TITULOS" Se ingresara la tercera base imponible que se distingue tributariamente o por control de las otras bases imponibles a criterio del usuario el cual tendr por separado su impuesto. 3 Es el impuesto que corresponde a la tercera base imponible (Neto 3), se calcula automticamente, y se registrar en el cdigo de cuenta contable que se ha definido en propiedades de la empresa opcin "TITULOS" Se debe rellenar el monto correspondiente al IMPUESTO SELECTIVO AL CONSUMO. Monto inafecto del documento del registro de compras o ventas.

Patri/Trib.

Patri/Cnv

Neto 2

IGV 19.00%

Neto 3

IGV 19.00% ISC Inafecto

Exonerado Monto Exonerado del documento del registro de compras o ventas. Neto IGV 19.00% Rgimen Especial DUA Base imponible del documento del registro de compras o ventas. Impuesto a las ventas del documento del registro de compras o ventas que corresponde a Neto. Se debe tener en cuenta que el Rgimen Especial solo funciona en El Experto Contable. En el Mtodo tradicional no tiene ningn efecto. Declaracin nica de Aduanas, Se activa solo para la cuenta 40111 definida en propiedades de la empresa

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C3

Nota: Si en el Plan de Cuentas se encuentra activado la opcin: o Centro de Costos ya sea como Cuenta Ganancia o Prdida, entonces el casillero centro de costo se encontrar activo. o o Anlisis como Ninguno, entonces, solo se ingresar los campos Cuenta y Glosa. Anlisis como Documentos, entonces, se ingresarn los campos: Cuenta, Glosa, Registrar o cancelar documento, cdigo del documento, nmero, fecha de emisin y de vencimiento del documento, cdigo del cliente proveedor. o Anlisis como Bancos, entonces, se ingresarn los campos: Cuenta, Glosa, cdigo del documento, nmero y fecha de emisin del documento, cdigo o N.I.T. del Banco o entidad. Si la cuenta a ingresar es la del IGV y es utilizada para registro de Compras o Ventas entonces se colocar la letra C o V segn corresponda en el campo Libro y se activarn las casillas: Libro, cdigo del documento, nmero y fecha de emisin del documento, cdigo del cliente proveedor, las casillas de Inafecto, Exonerado, Base Imponible, Impuesto y Total. Al ingresar el importe en la casilla Base Imponible o Total, automticamente el sistema disgregar el Impuesto de acuerdo a la tasa con la que trabaje la Empresa. Si la cuenta a ingresar es la del IGV y es utilizada para el pago de este impuesto, entonces solo se ingresar la glosa y se proceder a Aceptar. Al concluir el ingreso de todas las cuentas referentes al asiento que est generando, con sus respectivos importes, debe existir Partida Doble (Suma de la columna Debe = Suma de la columna Haber), para as poder proceder a grabar dicho asiento, si las sumas no son iguales el sistema le mostrar un mensaje en el cual le indica que el asiento no cuadra, pero igual le permitir grabar si selecciona Si o si desea modificar seleccione la opcin No. Si desea modificar un monto, no hace falta presionar el botn eliminar, ni borrar el monto ingresado anteriormente, solo basta con escribir el nuevo monto ya sea en el Debe o en el Haber de su respectiva cuenta. La opcin eliminar, como su nombre lo dice, eliminar la cuenta seleccionada, as como los datos de est junto con su importe. La opcin modificar, permite cambiar los datos de la cuenta ingresada, mas no el nmero de la cuenta, si desea cambiar el nmero de la cuenta, tendr necesariamente que eliminar y volver a ingresar con el nmero de cuenta correcto. Los mtodos de acceso rpido de estos botones, para operar con el teclado, son Insert (Nuevo), Inicio (Modifica), Supr (Elimina), Fin (Grabar), Esc (Grabar), tal como se detalla, tal como se detalla en la ayuda Utilizacin del Teclado.

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C3

MANUAL DE USUARIO-SISTEMA CONTABLE FINANCIERO C4. ELIMINACIN DE ASIENTOS

Mediante esta opcin se eliminan operaciones (asientos) de la empresa, por tanto es necesario que se rellene correctamente el rango de asientos. Se debe tener en cuenta que una vez eliminados los asientos, no se puede recuperar porque viene a ser una eliminacin definitiva. Para borrar una operacin se debe tener presente el mes, sub diario y N de asiento.

CampoSub Diario

DescripcinDebemos ingresar el cdigo del subdiario a eliminar. Se debe ingresar el nmero inicial y final de los asientos ha eliminar del subdiario indicado, esta opcin solo tiene efecto en el mes actual del

Nmeros de Asientos

proceso. Si se desea eliminar un solo asiento, se debe ingresar como nmero inicial y como nmero final el nmero del asiento a eliminar.

Nota: * Las operaciones (asientos) tambin pueden ser eliminados directamente desde los diferentes reportes. Importante: * Cerciorarse si el mes al que pertenece los asientos a borrar esta activo en la barra de herramientas, ya que existe igual numeracin de asientos de los subdiarios en todos los meses.

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C4

C5.

AJUSTE POR EXPOSICIN A LA INFLACIN

Esta opcin permite hacer el ajuste por exposicin a la inflacin para fines tributarios y/o contable Financiero. CLASIFICACIN DE CUENTAS Esta sub opcin nos muestra las cuentas definidas en el plan contable para el amarre con sus respectivas cuentas de ACM. El sistema ajustar solo las cuentas que tienen una cuenta ACM, relacionada.

Para relacionar una cuenta con una cuenta ACM, se procede de la siguiente manera. Ejemplo relacionaremos la cuenta 201 MERCADERAS con 208 MERCADERAS ACM: - Ubicarse sobre la cuenta a relacionar 201. - Clic en el Botn - Sale la siguiente ventana:

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C5

En el campo cuenta se ingresa la cuenta ACM (208) relacionada a la cuenta 201 MERCADERAS. Nota: Si se utiliza una cuenta en el control del activo fijo, el clculo del ACM de esta cuenta estar a cargo del mdulo de control del Activo Fijo. En el caso que el factor de ajuste sea menor a uno se puede condicionar dicho ajuste a las cuentas que son aplicables o no. En el caso de la Clase 2 el ajuste es por el mtodo de agotamiento.

CALCULO DEL REI Esta sub opcin nos muestra los ajustes por inflacin de las cuentas.

Nota: Esta opcin solo se puede ejecutar en el mes 13 (Ajustes) Al definir los activos fijos y asignarles una cuenta, sta ser ajustada por el mdulo de activo fijo y ser dejada de lado en este proceso de ajuste.

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C5

C6.

ACTIVO FIJO

Esta opcin permite calcular la depreciacin de los activos (definidos en la opcin Archivos de Sistema / Activo Fijo), asiento, adems del calculo del REI en forma automtica. CALCULO DE LA DEPRECIACIN En esta sub opcin se muestra todos los tems del activo fijo para poder realizar el clculo de la depreciacin, el clculo se hace del mes del proceso (haciendo un clic en el botn Clculo) y se puede generar su respectivo asiento contable (haciendo un clic en el botn Asiento)

CALCULO DEL REI ACTIVO FIJO Esta ventana nos muestra el clculo del REI del activo fijo.

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D4

MANUAL DE USUARIO-SISTEMA CONTABLE FINANCIERO C7. ASIENTOS DE CIERRE CLASES 6, 7 Y 9

Esta opcin solo se puede ejecutar en el mes 14 (Clase 8), es en este mes donde el Sistema efecta el cierre automtico de las cuentas de naturaleza, funcin y destino, originndose la cuenta 89 RESULTADOS DEL EJERCICIO, una vez efectuado el asiento de cierre, debe efectuar los asientos por el clculo del Impuesto a la Renta, reparticin de Utilidades y otros si es que los hubiera, para as poder realizar el asiento a la cuenta 59 de ser el caso y as poder proceder al Asiento de Reversin.

Es importante sealar que en Parmetros de Empresa debe estar definido como cuenta de resultado la cuenta 891.

Versin 7.1

C7

MANUAL DE USUARIO-SISTEMA CONTABLE FINANCIERO C8. ASIENTOS DE CIERRE ACTIVO Y PASIVO

Esta opcin solo se puede ejecutar en el mes 15 (REVERSIN), es en este mes donde el Sistema efecta el cierre automtico de las cuentas del activo, pasivo y patrimonio.

Los saldos que muestra el Balance de Comprobacin hasta antes de realizar este proceso deben ser los correspondientes al Activo, pasivo y patrimonio neto.

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C8

MANUAL DE USUARIO-SISTEMA CONTABLE FINANCIERO C9. GENERAR ASIENTO INICIAL

Al iniciar un nuevo periodo contable, el Sistema ejecuta el Asiento Inicial automticamente, para esto, la empresa debe contar con los archivos respectivos del periodo anterior y con el Asiento de Cierre de Activo y Pasivo, es de este mes (mes de Reversin) del cual el Sistema toma los datos necesarios para el Asiento Inicial del siguiente periodo.

Cabe resaltar que el Sistema genera dos tipos de Asiento Inicial, dependiendo del usuario: Pasar solo saldos Con esta opcin el Sistema generar el asiento inicial sin considerar el detalle histrico de las cuentas por cobrar o pagar. Pasar los saldos con detalle de anlisis por documentos Con esta opcin el Sistema generar el asiento inicial considerando el detalle histrico de las cuentas por cobrar o pagar.

La ruta que muestra el cuadro en la parte inferior se refiere a la ruta de la empresa en el periodo anterior, es solo referencial, no se puede modificar.

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C9

MANUAL DE USUARIO-SISTEMA CONTABLE FINANCIERO

MENU REPORTES CONTABLESD1. LIBRO DIARIO

Muestra los asientos contables que reflejan las transacciones de la empresa en un periodo de tiempo determinado.

Permite visualizar al libro diario en las siguientes formas: analtico (cuentas de nivel registro: 3 a ms dgitos) o General (cuentas de nivel general: dos dgitos), de un determinado mes o acumulado a dicho mes y adems de un sub diario en particular o de todos los sub diarios; la combinacin elegida ser de acuerdo a las necesidades del usuario.

Opcin Descripcin1.- Analtico: En este rubro, el sistema nos muestra un informe detallado de cada operacin de ingreso, egreso, o de cualquier otro que se haya realizado. Tipo 2.- General: En este rubro el sistema nos muestra un informe ya acumulado, quiere decir que nos muestra en forma general un solo rubro de ingreso y otro de egreso o de cualquier otro por cada cuenta. 3. Combinado: Permite seleccionar varios sub diarios de los cuales se desea sacar el reporte. Periodo Moneda Por sub diario Permite seleccionar el periodo del cual se desea sacar el reporte, puede ser del mes de proceso, acumulado al mes de proceso o entre fechas. Permite elegir el tipo de moneda en la que saldr el reporte. Permite seleccionar un sub diario (opcional), del cual se desea sacar el reporte.

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D1

MANUAL DE USUARIO-SISTEMA CONTABLE FINANCIERO D2. LIBRO MAYOR

Agrupa las transacciones por cada cuenta contable y controla as movimientos deudores y acreedores de cada una de ellas.

Campo/Opcin

DescripcinPermite elegir el nivel de anlisis de los movimientos de las cuentas. Mayor analtico: Muestra todos los movimientos de las cuentas de nivel registro (3 a ms dgitos) que se han realizado en un determinado mes o acumulado a dicho mes. Mayor General: Muestra un resumen de los movimientos de la cuenta general (dos dgitos), este reporte es mucho mas corto que el Libro mayor analtico. Permite mostrar el reporte del Libro Mayor del mes de proceso, acumulado al mes de proceso o entre fechas. Permite elegir el tipo de moneda para la visualizacin del reporte. Para obtener este reporte es necesario que se ingrese un intervalo de cuentas contables, las cuales necesariamente tienen que ser definidos como nivel registro en el Plan Contable. Permite dar un ttulo al reporte.

Tipo

Periodo Moneda Cuentas Ttulo

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D2

MANUAL DE USUARIO-SISTEMA CONTABLE FINANCIERO D3. LIBRO COMPRAS

Es el libro auxiliar obligatorio en el cual se registran las operaciones de compras que realiza la empresa en un periodo. Conocido tambin como registro de compras, permite visualizar todas las compras y/o prestacin de servicios de terceros afectas, inafectas o exoneradas del IGV.

Campo/Opcin

Descripcin Del Mes.- Nos muestra las compras de bienes y/o de servicios del mes en proceso. Acumulado.- Nos muestra las compras de bienes y/o de servicios acumulado al mes en proceso. Entre fechas.- Permite seleccionar el periodo del cual se desea obtener el reporte, puede ser del mes de proceso, acumulado al mes de proceso o de un intervalo de fechas. Nos permite elegir el tipo de moneda con el que se mostrar el reporte. Nuevos Soles: Nos mostrar el reporte en S/. nuevos soles, convirtiendo todas las transacciones consultadas a S/.nuevos soles.

Periodo

Moneda

Dlares Americanos: Nos mostrar el reporte en $ dlares americanos, convirtiendo todas las transacciones consultadas a $ dlares americanos. Moneda Original: Nos muestra el reporte (datos consultados) en la moneda en que se origino la transaccin.

N.I.T./R.U.C.

Nos permite especificar un cdigo de proveedor (RUC) para dicho reporte (opcional), en caso contrario mostrar todos los proveedores que hayan efectuado alguna operacin. Se mostrar en el formato con 5 columnas ( Inafecto, Exonerado, Neto, IGV, Total) Se mostrar en el formato con 10 columnas ( Inafecto, Exonerado,

Formato corto Formato largo

Versin 7.1

D3

Neto, IGV, Neto 2, IGV 2, Neto 3, IGV 3, ISC, Total) Incluir Datos Permite visualizar las compras en relacin a un determinado Centro de centro de costos Costos. C/Costos Se selecciona el centro de costos del cual queremos consultar el reporte

Al clic en el BOTON DATOS ADICIONALES sale la siguiente ventana:

Campo/Opcin

Descripcin

Fecha Vencimiento o Se registra la fecha que vence el documento o la fecha de pago del pago documento.

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D4

Pago del Impuesto Fecha en el que se paga el IGV retenido Retenido. N Documento emitido por el no Se registra el documento emitido por el sujeto no domiciliado. Domiciliado. Referencia al Documento Nota de Se registra datos relacionados a Notas de Dbito o Crdito Crdito o Dbito

Versin 7.1

D4

MANUAL DE USUARIO-SISTEMA CONTABLE FINANCIERO D4. LIBRO VENTAS

Es el libro auxiliar obligatorio en el cual se registran las operaciones de ventas que realiza la empresa en un periodo. Conocido tambin como registro de ventas, permite visualizar todas las ventas de mercaderas y/o prestacin de servicios.

Opcin/Campo

Descripcin Del Mes.- Nos muestra las ventas de bienes y/o prestacin de servicios del mes en proceso. Acumulado.- Nos muestra las ventas de bienes y/o prestacin de servicios acumulado al mes en proceso. Entre fechas.- Permite seleccionar el periodo del cual se desea obtener el reporte, puede ser del mes de proceso, acumulado al mes de proceso o de un intervalo de fechas. Nos permite elegir el tipo de moneda con el que se mostrar el reporte. Nuevos Soles: Nos mostrar el reporte en S/. nuevos soles, convirtiendo todas las transacciones consultadas a S/.nuevos soles. Dlares Americanos: Nos mostrar el reporte en $ dlares americanos, convirtiendo todas las transacciones consultadas a $ dlares americanos. Moneda Original: Nos muestra el reporte (datos consultados) en la