Conferencia administracion del tiempo

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Cambio Personal & Organizacional

TimeTime ManagementManagementOscar Rodríguez Hurtado

Gerente de Proyectos – Futechperu [email protected]

Director de Economía y Finanzas de la ONG “el futuro en tus manos” . [email protected]

Ministerio de DefensaMarzo 2010

Sesión ISesión I

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

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Objetivos generales

• Adquirir conciencia de que la administración del tiempo depende totalmente del control de los propios hábitos.

• Revisar y analizar diferentes metodologías de uso del tiempo.

• Revisar conceptos de correcta aplicación del uso del tiempo.

• Identificar a través de instrumentos de auto evaluación, formas para mejorar el uso del tiempo.

• Conocer el uso de herramientas complementarias de apoyo para controlar el uso del tiempo.

Introducción

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Objetivos de la Conferencia

Iniciar un cambio personal para eliminar actitudes y hábitos que producen derroche del tiempo!

¿Es importante hacer un buen Time Management? Desde ya...!!! La buena administración del tiempo es esencial para el logro de los objetivos

personales!! Hace a la eficacia y eficiencia personal! Para que esto tenga sentido lógicamente deben existir objetivos personales..!!

Cuento de la vasija y las piedras...

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Uno de los problemas que la vidamoderna plantea es la administración

eficaz del tiempo.

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¿Qué es el tiempo..?

Administrar el tiempo realmente significa administrarse uno mismo, de tal manera que se pueda optimizar el rendimiento del tiempo de que se dispone.

Significa conducir nuestros asuntos dentro del tiempo disponible para que podamos lograr resultados más eficaces.

La meta debe ser el logro de objetivos, no simplemente el estar ocupado.

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¿Podemos controlar el tiempo?

¡¡¡ NO !!! Podemos controlar las actividades que realizamos

De modo que podremos realizar:

Más actividades ???Aquellas actividades que sean más importantes

● Nos proporcionan mayor satisfacción● Nos llevan hacia nuestros objetivos

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En qué perdemos el tiempo

Ejercicio entre todos... En qué perdemos el tiempo..?•impuntualidad nuestra y de otros•descoordinación•interrupciones. •estímulos externos aparentemente importantes. •Email, chat…•stress•Desconcentración •Objetivos incoherentes •No evaluación del accionar•La respuesta “Tramposa”: “Lo hago porque me gusta...”•Vicios, pecados, errores, olvidos•Preocupación•Descontrol•Preocupación•Ira•Envidia•Comodidad•Encuentros casuales•Vagancia•No querer cerrar ninguna puerta

•Charlas de café...•Agresiones.......•Peleas........•Quejas........•Interrupciones......•Aburrimiento......•Falta de objetivos......•Enfermedades........•Preocupación.......•Enojos........•Continua postergación....•Inconsciencia•Demasiadas horas de sueño....

•Insuficientes horas de sueño....

•Viajes.....•Teléfono celular....•Teléfono fijo.... •guardar “todo”..., •Retrasos•Vergüenza, timidez

•Televisión...•Agotamiento•Discusiones irrelevantes

•Temor a decir NO•Temor a elegir•Excesivo sol..•Excesivo espejo•Excesivos trámites•Otros..??

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En qué perdemos el tiempo……………………

Externos: provocados por otraspersonas.

Internos: provocados por nosotros mismos.

Es cualquier cosa que impida que una persona alcance sus objetivos.

Detección de obstáculos internos y externos

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Principios básicos para administrar con eficiencia el tiempo:

Una lista de las actividades de una semana completa, facilita la utilización efectiva del tiempo.

Esta comprobado y es un principio fundamental de la planeación del tiempo, que toda hora empleada en planear eficazmente ahorra de tres a cuatro horas de ejecución y produce mejores resultados

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Ejercicio I

2.Elabore dos listas identificando sus propios “enemigos del tiempo”, destacando los cinco principales. Una para los enemigos externos y otra lista de los enemigos internos.

3.Jerarquice por orden de ‘peligrosidad’. (1 poca gravedad, 4 máxima gravedad).

SolucionesHaga dos listas más, escribiendo soluciones de cada uno de losproblemas en la lista anterior.

Tiempo de duración del ejercicio: 15 minutos

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Matriz del uso del tiempo: Básicamente dedicamos nuestro tiempo a uno de los cuatro bloques de actividades siguientes:

Crisis, Presión,"Apagar Incendios", Fechas Límites, Problemas Apremiantes

Prevención,Construir relaciones,Reconocer oportunidades,Recreación, planificación

Interrupciones Varias, Reuniones Imprevistas, Visitas Inesperadas

Trivialidades, Pérdidas de Tiempo, actividades agradables (crucigramas, Chatear, enviar cadenas.)

NO URGENTESURGENTES

IMPORTANTES

NO IMPORTANTES

Técnicas para mejorar la administración del tiempo

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La lista de cosas que hacer: inventario de tareas.

Descripción Prioridad Tiempo Importante Urgente Estimado Resolver la inundación de la oficina

SÍ SÍ Hacer Ya

Plan estratégico para nuevos productos

SÍ NO Programar

... NO SÍ Delegar/Org.

... NO NO No pasa nada

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Administración de actividades

Planear las actividades

Diseño de ObjetivosPlanes de contingencia.

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Puedo realizar una planificación eficaz si: Reviso mis metas y establezco tareas diarias

específicas. Determino el tiempo que tomará realizar

cada tarea. Anticipo los obstáculos a los que me

enfrentaré. Organizo mis tareas por orden de prioridad.

Para establecer mis metas de una manera adecuada es necesario que: Estén en línea con mis valores. Sean de tiempo definido. Estén definidas clara y específicamente. Sean completamente mías. Sean realistas

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Aspectos importantes a considerar

Cada hora empleada en planear ahorrará tres o cuatro más

Iniciar cada jornada con un plan a realizar de inmediato Cuidar más la efectividad que la eficiencia. Concentrarse en tareas más nobles, es decir, en las que con menores esfuerzos se producen mayores resultados.

No confundir el manejo de problemas con solución de problemas

Concentrarse en las oportunidades, antes que en los problemas

Tener claridad acerca del propósito, de los fines y objetivos del trabajo

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¿Qué es time management?

Actitud proactiva-preventiva Tomar iniciativa!!

Establecer objetivos -planear estrategia personal, misión y visión personal

Recordarlos! Perseverancia, disciplina

No postergarlos! Superar miedos, desarrollar autoconfianza

Revisión de actividades Diferenciar actividades a favor, en contra e irrelevantes

Incrementar eficiencia! CAMBIO DE HABITOS!!

Tenerobjetivos

Llevarlosa cabobien!

Encararlos!!!

Hacersecargo!!!

II

III

IV

I

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Actitud proactiva-preventiva

Accionar Reactivo-no preventivo-quejoso!!

Accionar Proactivo-Preventivo

tie mpo

tie mpome que jo... me que jo... me que jo... me que jo...

me cue s tiono... analiz o... planifico... hago... dis fruto...

me que jo...

2010 2015

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¿Cómo ahorrar tiempo con prevención?

Ahorrar tiempo...? Actitud preventiva!! La regla de oro..!!!

Ejemplo... Llevar el auto a una revisión

periódica lleva un par de horas... Y cuesta algunos soles....

Chocar en la autopista por una falla en los frenos puede hacernos perder muchos días.... En trámites.... O peor... En el hospital.... O con muletas... O peor.... Y también puede costar miles y miles de soles...

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Planeamiento personal

¿Cómo diferencio actividades relevantes (positivas y negativas) de las irrelevantes..?

Solo se pueden diferenciar a través de la definición de claros objetivos...!!

Ojo! Es to va contra la cultura actual de l “todo vale ”..?

Relevan

tes pos itivas

Relevan

tes negativas

Irrelevantesoinútiles

Objetivos pre-establec

idos

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Objetivos claros = coherencia

Ejemplos de nuestra incoherencia de deseos / objetivos / actividades... Quiero ser sano / fumo Quiero vivir muchos años / tomo mucho alcohol Quiero ser delgado / me como la vida Quiero tener una familia / no formalizo Quiero tener mucho dinero / no trabajo duro Quiero llevarme bien con mis padres / les grito Quiero un trabajo mejor / no busco Quiero un país más sano / trabajo en Philip Morris Me gusta la gente que no critica / critico Quiero ser muy inteligente / no estudio Quiero ser atractivo-a / no cuido mi cuerpo Quiero que mejore el país / no pago impuestos Quiero ser más honesto / no pago multas Me gusta la sinceridad / verseo Quiero tener muchos amigos / jamás los llamo Quiero que me inviten a muchas fiestas / jamás organizo una Quiero un país más rico / hago paro Quiero viajar / no ahorro Quiero que me quieran / tengo mal humor Quiero que me quieran / soy agresivo Me quejo de que todos manejan mal / manejo mal No me gusta la gente que insulta / insulto Me quejo de los baños sucios en los bares / me voy sin asear el baño de restaurante Me quejo de la ciudad sucia / tiro papeles en la calle Me preocupa la pobreza / no hago nada

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Técnicas para un mejor TM

Time management en una frase:

“Nunca ponerme a hacer nada antes de saber exactamente todo lo que quiero hacer... Y como voy a acomodar todas

esas actividades en el tiempo disponible..!”

“Te puedes retrasar... Pero el Tiempo no lo hará..”

Benjamin Franklin

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Ejercicio II

AUTO ANÁLISIS DEL USO DEL TIEMPO

Interpretación de Resultados

Entre 13 y 28: Mal, debes preocuparte.Entre 29 y 36: Bien, pero puedes mejorarEntre 37 y 44: Muy bienEntre 45 y 48: Excelente, sigue así.

Fin de la sesión , gracias por su a tensiónFin de la sesión , gracias por su a tensión

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Mejores hábitos para una mejor Administración del Tiempo

Actividades y actitudes que generan demoras

Sesión IISesión II

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¿Qué es time management..?

Una clasificación de actividades relevantes positivas!!

Actividades de mantenimiento = sobrevivir...No discrecionalesdeben hacerse

Actividades de cambio = vivir!!Discrecionalespuedo elegir

Ojo!! No confundir unas con otras..!!

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Minimice tiempo dedicado a actividades de mantenimiento!!! Recuerde que son “medios”... No fines..!!!

Cuanto dedica a “comer”..? Cuánto dedica a “cocinar”..? Cuánto dedica a “aseo”..? Cuánto dedica a “comprar”..? Cuánto dedica a “descanso”..? Cuánto dedica a “relax”..? Cuánto dedica a “tomar sol”..? Cuánto dedica a “jugar”..? Cuánto dedica a “limpiar la casa”..? Cuánto dedica a “mantenimiento del auto”..? Etc.........

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Automotívese Desarrolle actitud positiva Evite a las personas

críticas Evite criticar Trate siempre de hablar de

lo bueno del mundo Auto-prémiese al

completar tareas Ayude a otros... Imagínese en la situación

deseada... Todo cambio comienza con

un pensamiento....!!!!!!!

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Evite caer en el perfeccionismo exagerado!

No hay nada más triste que una persona capaz que nunca hace nada...

Porque nunca es suficiente.... Critica a todo por su falta de perfección... Pero no se da cuenta que su propio

perfeccionismo le impide alcanzar logros tangibles..

Recordar que “lo perfecto es enemigo de lo posible”....

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Tome consciencia de los costos reales de las cosas..!!

Cual es el costo de ir al cine..? El costo de un depto..? Cuál es el costo de su tiempo..? Qué prioriza..? Ahorrar tiempo o

ahorrar $$$..? No compre NADA que luego le

cueste demasiado mantener..!!! No se deje llevar por el impulso

consumista... No caiga en la trampa material...

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Maneje expectativas...!! Maneje bien las expectativas de

quienes lo rodean...! Nunca prometa demasiado... Mejor prometa poco... Y exceda expectativas..!!! Si uno no maneja las expectativas

de otros... Ellos mismos las generarán... A su propio gusto...!!!!

Nunca eleve las expectativas de otros sobre Ud.... A menos de estar seguro de luego superarlas...!!!!

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Aprenda a decir NO!!! Aprenda a hacerlo sin

agredir... Sin ser desagradable... “Te agradezco mucho la

invitación... Realmente eres una persona de primera... Pero lamentablemente no podré ir...”

Gracias.... Pero NO.... Es increíble la cantidad de

tiempo que muchas personas pierden por hacer cosas a las cuales no se atrevieron a decir NO!!!!

Sin mencionar los conflictos que esto suele generar.......

Aprecio mucho tu invitación pero....

NO GRACIAS!!

!

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Aprenda a reclamar!!! Aprenda a hacerlo sin agredir... Sin ser desagradable... Le ruego me disculpe...... Pero

creo que a este plato le falta..... Puede ser..?

Discúlpeme que lo interrumpa....

Señor, podría Ud.. por favor aclararme este.....

Tengo un problema señor... podría Ud. ser tan amable de ayudarme..,?

Armar escándalo SI Y SOLO SI es imprescindible...!!!

Nunca de entrada....!!

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Elija a las personas con que desea interactuar..!!!!!

Las relaciones no son obligatorias..! Si tengo una relación con alguien a quien no

puedo ayudar... Ni me ayuda... Considerar la posibilidad de cortarla...!!

No pierda tiempo con gente no-compatible..!! Busque afinidad en la gente que lo rodea... Busque buenas influencias...! Relaciónese con gente que comparta sus

objetivos..!!!! Haga contactos y arme equipo!

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Use To-do-lists!! Haga to-do-lists diarias, al iniciar el día...

Por escrito..!!!!!! - la importancia de escribir

Cuestione TODOS los puntos del to-do-list..!! ¿por qué debo hacerlo? ¿para qué..? ¿y si no lo hago..?

No haga nada hasta no tener el to-do-list definido

● Orden ANTES de la ACCION!! Mantener to-do-list separada para

proyectos

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Elimine hábitos que provocan derroche de tiempo!!!!

Volver a dormirse después de despertarse...

Chateo en internet... Charlas de café.... Charlas telefónicas sin objeto... Excesiva TV, programas sin valor

agregado Chusmerío...... Manías.... Cigarrillo, bebida, Hobbies “tontos”.... Broma continua...

Vicio del “doble sentido”...

Excesivo tiempo dedicado a cocinar, comer

Shopping... Juegos de PC... Cine, Alquiler de videos... Fútbol... Paseos... Viajes de placer... Otros..?

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Evite distracciones... Bloqueelas físicamente..!!! Enciérrese si es necesario No interrumpa... Para no ser interrumpido Establezca tiempo para no atención de visitas Asegúrese momentos de aislación... Ármese un lugar para estar en soledad... No acepte interrupciones gratuitas... No acepte la charla automática de otros...

Diseñe un lugar de trabajo productivo

Integrar todos los elementos necesarios Haga una lista de las herramientas que

necesita... Y trate de tenerlas todas en un mismo lugar...!

Haga que su lugar de trabajo sea agradable...

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Delegue!!! No haga actividades para las

cuales esté sobrecalificado...!!! Todo aquello que pueda

delegar... Deléguelo..! Recuerde que antes de delegar

debe enseñar.... Solo resérvese actividades de su

“core business”..... Delegar es para una persona

como tercerizar es para una empresa....

Delegue... O tercerice... Todo aquello que otro pueda hacer mejor....!

Ej.: débito automático... Limpieza... Shopping...

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Sea siempre puntual y exija puntualidad..!!

Genérese una imagen de puntualidad..!

Empiece cumpliendo... Para luego exigir... Si todos saben que Ud. es

puntual.... Se comportarán puntuales con Ud...!!

Genérese una imagen de impuntual.... Y todo el mundo le hará perder tiempo sin sentirse culpables...

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Si trabaja en relación de dependencia, cambie de empresa al menos cada 4 años...!!

Manténgase en forma.. Capacítese para serle útil al mercado...

No a una sola empresa..! Asegúrese de ser capaz de dar valor

agregado... Siempre..! No confíe en su estabilidad laboral.... No permita que se le “cristalice” la

cultura de una empresa en particular.... Investigue el mercado continuamente... Hágase conocer... Desarrolle su marketing personal...

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Trabaje duro para eliminar sentimientos inútiles..! Son una de las principales fuentes de pérdida de energía...

Pre-ocupación, rencor, bronca, envidia, miedo celos... ansiedad Etc.....!

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Elimine el vicio argentino de la queja continua..!!!!

La queja continua inconsciente es una pérdida continua de tiempo y energía..!! Sin mencionar la desmotivación que provoca en los demás..!

No entre en círculos viciosos de “queja ritual”

Aprenda a ir al grano... Mantenga el foco en las conversaciones... No permita cambio de tema sin razón... No permita que el otro se desvíe... Acostúmbrese a no permitir la “charla de

bueyes perdidos...” salvo que éste sea exactamente el objetivo...!!

NUNCA termine una conversación sin resultado...

Si el tema no se cerró, defina próximos pasos...

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Aprenda a utilizar herramientas de productividad personal

PC Internet e-shopping Correo electrónico Foros de discusión Herramientas de mailing Telecommuting PDAs Agendas Teléfono - celular - contestador -

fax

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Haga un buen manejo de las reuniones

Minimice la cantidad de reuniones Si una decisión la puede tomar solo, pues

tómela! Llame a reunión solo si es realmente

imprescindible Asista a una reunión solo si es

imprescindible... Prepare las reuniones con anticipación Defina los objetivos de antemano Establezca hora de comienzo y fin Genere una minuta En la minuta, que nunca falte

un plan de acción con fechasy con responsables!

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Maneje eficientemente los “papeles”

Manipule documentos una sola vez!

Genere algún sistema de archivo.. En el trabajo y en su casa...

Se archiva ordenadamente... O se tira..!!!

Tire inmediatamente lo que no sirve

No “cajonee” No apile papeles Minimice suscripciones a

revistas y diarios...

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Técnicas para un buen TM

Aprenda a comunicarse eficazmente

Establezca objetivos para sus contactos

Mejore su forma de expresarse Mejore su imagen Aprenda a adaptar su

comunicación a las otras personas!!

Utilice redundancia para eliminar malos entendidos

NUNCA asuma... Aprenda a preguntar Aprenda a escuchar No prejuzgue! Verifique siempre sus

comunicaciones!!

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Evite conflictos interpersonales..!!! Los conflictos son terribles devoradores de tiempo..!

Contrólese... No agreda a nadie... Trate bien a todos... No critique... Sea amable... Salude y agradezca

efusivamente... Siempre y en todo lugar

Evite cualquier tipo de contienda legal...

Evalúe costo-beneficio antes de generar un conflicto...!!!

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Técnicas para un buen TM

Maneje eficientemente el e-mail No envíe más emails que los que quisiera recibir...! Sea breve No genere conflictos por mail Jamás un email “negativo”... Use el email para desarrollar contactos positivos... No genere “cadenas”.... No utilice copias en forma indiscriminada clasifique los mails apenas llegan... Borre inmediatamente los que no sirvan No baje ningún archivo ejecutable (.exe .pif .com .bat .scr)

Haga buen uso del teléfono Concentre la realización de llamadas Use contestador con altavoz No atienda todas las llamadas! Establecer un tiempo fijo de no atención de llamadas Limite la duración de las llamadas Elimine hábito de “colgarse” al teléfono “Cierre” las llamadas Utilice teléfono manos libres Utilice inalámbrico Tenga detector de caller-id Use el teléfono .. No deje que él lo use a Ud..!

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Simplifique su vida personal..!

Evite aparatos sofisticados... Use tecnología mainstream No se entusiasme con chiches Evite ropa cara Evite influencia de la moda Evite todo producto que exija

demasiados cuidados... Evite productos que no pueda

mantener “de taquito” Evite salidas caras y sofisticadas... Evite muchedumbres... Evite colas... Haga trámites por teléfono o

internet... Utilice débito automático... Limite sus pertenencias a las

mínimas necesarias...

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Mantenga un buen estado físico y mental

incluya momentos de relajación en el día, breves

en día y hora fijos practique deporte... tenga actividades variadas camine mucho duerma las horas necesarias no duerma de más... tome MUCHO líquido... Lávese la cara frecuentemente.... Elimine el alcohol... Coma liviano... Siempre... Desarrolle alguna actividad artística Capacítese continuamente Evite el burn-out

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Establezca rutinas para las actividades continuas!

divida el tiempo para pensar y para hacer... y para descansar...

Establezca un plan semanal fijo!!!

Aproveche los tiempos muertos... Siempre lleve encima algo útil para leer... Y

un anotador para actualizar to-do-lists... Utilice libros en CD o cassette... Para viajes.... Acostúmbrese a nunca estar sin hacer nada...

A menos que realmente necesite descansar..!

Busque la forma de eliminar viajes repetitivos

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Acostúmbrese a aplicar el procesamiento paralelo..!

Ordene tareas para lograr un máximo nivel de superposición

Ejemplo para ordenar:● poner a llenar la bañadera para tomar un baño de inmersión● estacionar el auto● descargar bolsos del baúl● llamar el ascensor● abrir la puerta del ascensor● cargar bolsos en el ascensor● llegar a casa en el auto● abrir la cochera● ir al baño a lavarme las manos y hacer mis necesidades....● enviar un mail urgente● escribir un informe... No urgente● poner agua para hacer un té● prender la estufa en el dormitorio... Para entibiar lo más

posible antes de ir a dormir...● bajar del ascensor● descargar bolsos● abrir puerta del depto con la llave● entrar con el auto a la cochera● entrar al depto...● prender la pc

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