Condivisione documentale tra avvocati e terze parti: 5 modi per mitigare i rischi sicurezza

Sales & Marketing Manager | Legal Software giuseppe.polimeni@wolterskluwer.com

Giuseppe Polimeni

Condivisione documentale

La condivisione documentale non è un concetto nuovo per gli avvocati. L’esigenza di trasmettere e ricevere documenti e files da parte di clienti e/o colleghi esiste da sempre.

Nel mondo Digitale: email e servizi Cloud per condividere informazioni e documenti oggi rappresentano la modalità più diffusa. Proprio per questo, i rischi connessi a queste modalità di trasmissione dati sono aumentati notevolmente.

Che impatti può avere?

Confidenzialità

Segreto professionale

Protezione dati terze parti

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Le più diffuse cause di furto/perdita dati

3

71 % 68 % 62 % 57 %

Allegati Email Memorie PC Dispositivi USB Dropbox

Fonte : Ponemon institute

5 modi per mitigare i rischi sicurezza

Rischio 1: Invio documenti ai clienti

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Rischio1: Invio documenti ai clienti

Mitigare il rischio: utilizzo del Cloud per scambiare file protetti con sistemi di crittazione dei dati e password robuste.

Stampare copie cartacee di documenti legali confidenziali può esporre l'utente a una serie di rischi tra cui manomissione, contraffazione, perdita/furto e violazioni dei dati.

La violazione dei dati può avere conseguenze disastrose per la professione legale.

Utilizzando un servizio sicuro con crittografia e password assicura che solo gli utenti registrati - clienti o terzi - sono in grado di accedere alle informazioni condivise.

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Rischio 2: Collaborazione con i colleghi

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Rischio 2: Collaborazione con i colleghi

Mitigare il rischio: Invitare i colleghi a revisionare alcuni documenti accedendo a essi solo attraverso un servizio Cloud che ti consente di monitorare e gestire i permessi

E’ difficile da ammettere, ma violazioni della sicurezza e fughe di dati possono avvenire internamente e per errore umano!

Limita l’accesso ai file.

Non avrai mai il 100% del controllo sugli accessi ai tuoi documenti se li trasmetti via email o li carichi su uno spazio web sul quale altri, non autorizzati, potrebbero accedere

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Rischio 3: Archiviazione dei documenti

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Rischio 3: Archiviazione dei documenti

Mitigare il rischio: Archivia i files al sicuro e su uno spazio Cloud garantito contrattualmente, per sapere esattamente dove sono i tuoi dati.

Le politiche di gestione dei documenti devono prevedere la raccolta, trasmissione, manutenzione e conservazione delle informazioni sui clienti, inclusi i documenti memorizzati in formato cartaceo, elettronico, o da remoto, o coperti da accordi di riservatezza, per ogni cliente.

L’archiviazione Cloud-based mantiene tutti i documenti sotto controllo e rende facile la configurazione delle procedure di conservazione dei documenti.

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Rischio 4: Verifica di ricezione del documento

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Rischio 4: Verifica di ricezione del documento

Mitigare il rischio: Ricevi alerts automatici e monitora l’accesso ai documenti condivisi

Inviare copie cartacee o condividere documenti confidenziali via email ti espone a rischi informatici elevati, dal momento che non puoi avere il totale controllo della comunicazione e sapere con certezza chi vi accede.

Usare un portale Cloud per condividere i tuoi documenti ti da il pieno controllo su di essi e sai esattamente chi li riceve e chi vi accede, attraverso un sistema di notifiche automatiche e una procedura di accesso gestita attraverso permessi facilmente configurabili.

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Rischio 5: Accesso remoto ai documenti

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Mitigare il rischio: usare un portale Cloud personale per accedere ai documenti in totale sicurezza e da qualunque luogo.

Aprire un tuo documento sul PC di un altra persona ti espone a grossi rischi di sicurezza informatica.

Usando un portale Cloud eviti questi rischi.

Inoltre, se il sistema adottato è troppo complicato e non è accessibile al di fuori dell’ufficio o sul cellulare, i tuoi utenti sono scoraggiati, perché vogliono metodi sicuri e semplici per condividere e accedere ai file.

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Rischio 5: Accesso remoto ai documenti

Un modo intelligente e tecnologicamente evoluto di condividere documenti e informazioni.

Condivisione sicura garantita e senza limiti di spazio

Stop alle email non sicure e ottimizzazione della collaborazione

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E’ tempo di passare al Cloud!

Connect

E’ tempo di Kleos Connect

Ricevi notifiche e mantieni il controllo totale sui tuoi documenti condivisi

Conserva i dati al sicuro grazie alla gestione dei permessi e all’autenticazione robusta

Semplice condivisione dall’interno di Kleos

∞ Nessun limite di spazio per lavorare in tutta libertà e da qualunque luogo

E’ tempo di Kleos Connect

E-mail Servizi comuni di condivisione file

KLEOS CONNECT Incluso in Kleos

Kleos Connect, ossessione sicurezza!

Kleos Connect, ossessione sicurezza!

Virus, malware e phishing puntualmente intercettati dai nostri sistemi di protezione McAfee and Norton. Connessione sicura con protocollo https Dati crittati certificati da Norton.

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Trasferimento Dati

Datacenter certificato e conforme ai più elevati standard di sicurezza: ISO 27001; SAS-70 Type II. Tier IV level Datacenter conforme alla legislazione Europea sulla privacy Backup dei dati e sistema di disaster recovery.

Archiviazione Dati

I dati non possono essere consultati da persone non autorizzate Certificazione ISO 27001 di tutti I processi e le procedure adottate da Wolters Kluwer.

Gestione Dati

Usare Kleos Connect

Usare Kleos Connect

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Condividi da Kleos

Tutti i documenti conservati nel tuo gestionale Kleos possono essere condivisi con un semplice click.

Usare Kleos Connect

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Controllo Totale della comunicazione

Tutti i tipi di documenti (memorie, contratti, bozze, lettere) condivisi, sono organizzati e facili da trovare.

Usare Kleos Connect

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Controlli in ogni istante cosa ricevono e vedono gli interlocutori che autorizzi all’accesso

Vedi tutti i documenti condivisi e ricevi una notifica ad ogni modifica effettuata.

Usare Kleos Connect

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Solo le persone da te autorizzate accedono ai documenti condivisi

Attraverso il tuo portale Cloud, solo chi dispone delle credenziali di accesso da te fornite può accedere ai documenti condivisi.

Usare Kleos Connect

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Alerts via Email

I tuoi clienti ricevono le notifiche personalizzate con i dati del tuo studio, ogni volta che condividi con loro dei documenti.

Grazie. Visita il sito www.avvocatiliberi.it per scoprire la bellezza di Kleos!