ASSIST™ Technical Guide for Michigan Schools and Districts

Completing and Submitting  

EdYES! Reporting Requirements  

2 

 

 

 

About This Guide  

This guide has been developed specifically for Michigan schools and 

districts.  It provides an overview of ASSIST and step‐by‐step instructions 

for using the tools in ASSIST to address requirements for EdYES! School and 

District Reporting.   

 

 

 

 

  

Table of Contents  

ASSIST® Overview ..................................................................................................................................... 3 

 

Accessing ASSIST™ .................................................................................................................................... 4 

 

New Terminology ...................................................................................................................................... 5 

 

EdYES! School Reporting ..................................................................................................................... 6‐12 

   

District Review and Approval of EdYES! School Reporting ........................................................................ 

 

District Reporting ............................................................................................................................... 17‐30 

   

 

 

  

   

   

   

ASSIST is designed to guide and 

streamline the improvement 

planning process and help 

eliminate duplication of effort! 

 

Learn more at:  

www.advanc‐ed.org/mde 

3 

 

ASSIST™ Overview 

 

 

 

Through partnership, AdvancED and the Michigan Department of Education, have customized The Adaptive 

System of School Improvement Support Tools (ASSIST®) to guide and support a common, statewide improvement 

planning process for all Michigan Schools and Districts.   

Beginning in the 2012‐13 SY, ASSIST will facilitate a more streamlined process for the completion and submission 

of reporting requirements for things such as Ed YES! and District Reporting Requirements.  The purpose of this 

guide is to provide guidance for how schools and districts will use ASSIST to meet those reporting requirements. 

Tasks will be set in ASSIST to guide schools and districts to the appropriate path toward improvement, 

accountability, and compliance.   

Navigating ASSIST™ 

The primary navigation of ASSIST takes place using a series of tabs across the top of the screen.  Specific tools are 

provided within each tab.  The following diagram provides a basic overview of the ASSIST tabs and what is located 

within each.

Overview  Profile  Diagnostics & Surveys Assurances Goals & Plans 

Actions & Reviews 

Portfolio

Due dates for required tasks ‐  upcoming, past due, and completed  

(NOTE:  When you open a task on the Overview Tab it takes you to the task details in the Portfolio Tab)  EXAMPLES: 

Ed YES! Report  School Improvement Plan 

District Improvement Plan 

Reform Redesign Report   

Basic institution, demographic, affiliation, accreditation, and accountability status information (e.g., Priority, Focus, Title I)  Performance section is currently blank  

 Tools to facilitate the collection and analysis of data and information to inform the improvement planning process.  School Diagnostics: • Executive Summary • Self Assessment • Interim Self Assessment • SPR 40 • SPR 90 • Focus School Diagnostic • Transformation Redesign Diagnostic 

• Turnaround Redesign Diagnostic • SchoolCheck Resource Allocation Self‐Assessment Diagnostic 

• Student Performance  • Stakeholder Feedback • Needs Assessment  District Diagnostics: • Executive Summary • Interim Self Assessment • Self Assessment • DPR • SchoolCheck District Resource Allocation Self‐Assessment Diagnostic 

• Student Performance  • Stakeholder Feedback  Surveys: • Parent • Staff • Middle/High Student (6‐12) • Elementary Student (3‐5) • Early Elementary Student (K‐2)  

Yes/No Certification Questions –   AdvancED and MDE state and federal assurances 

 

Build and manage goals and improvement plans 

 

 NCA Accreditation ‐ Scheduled External Reviews and Required Actions  

Tools to facilitate a process of checks and balances to ensure appropriate goals and strategies are in place. 

 

Contains task/document submission and review and approval workflow. 

 EXAMPLES: 

Ed YES! Report  School Improvement Plan 

District Improvement Plan 

Reform Redesign Report  

Diagnostic 

 

ASSIST  Tasks 

 

ASSIST  Tasks 

4 

 

 New Terminology 

During the transition from the Michigan School Improvement Management System to ASSIST™ we will be usings 

some new terminology.   Below are a few terms you will come across in this guide and/or during conversations 

and training in the coming months.  Some of the terms have an associated image that is used throughout this 

guide and other training materials to help with the learning process.  

 

ASSIST (Adaptive System of School Improvement Support Tools)  

A web‐based school improvement platform used by schools, districts, and ISDs/ESAs around the world to 

facilitate improvement planning and streamline compliance, accountability, and accreditation reporting 

requirements. 

 

Diagnostics  

Tools designed to help schools and districts self‐assess strengths and areas in need of improvement 

related to organizational effectiveness, performance, stakeholder perceptions in order to support 

ongoing improvement processes and practice.   

NOTE:  Diagnostics are always available for self‐activation in ASSIST.  You no longer have to wait for them to be 

activated.  (The following diagnostics are referenced in this guide for the purpose of Requirements Reporting:  

School Process Rubrics (40), School Process Rubrics (90), Interim Self Assessment, Self Assessment,  Self 

Assessment with Early Learning, District Process Rubrics) 

 

Assurances 

Compliance and/or accountability statements or questions that require a Yes or No certification 

response. Completion of assurances in ASSIST will also support the upload of supporting documentation 

as well as narrative comments.  

 

ASSIST Tasks 

The requirements assigned to an institution, identifying which reports need to be completed by a 

specified date.  The tasks are requirements that can be defined and assigned by MDE or AdvancED (NCA 

Michigan).  NOTE: The head of institution and primary contact listed in the system will receive an email 

notification when a new ASSIST task has been assigned for their institution.  

 

Executive Summary The Executive Summary is a narrative diagnostic tool that captures your school or school system’s story. It 

contains the vision and cultural context of the institution, as well as key information about how the school 

provides teaching and learning. Challenges and opportunities are highlighted in the document. 

 

5 

 

 Accessing ASSIST™ 

There are two ways for Michigan schools and districts to access ASSIST.   

 

1. Log into the School Improvement Management System using the same Login and 

Password you have always used. 

2. Click one of the “ASSIST” links in the Management System to navigate to ASSIST. 

NOTE:  You will be directed to another login page and asked to reenter 

the same Login and Password.   

  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Go to www.advanc‐ed.org/assist and enter your Login and Password. 

NOTE:  This will take you directly into ASSIST. If you need to access your 

improvement plan or reports in the Management System, you will need to 

login using Option 1 above.  

 

Option 

1 

Option 

2 

6 

 

Ed YES! School Reporting 

 

   

 

All Michigan schools are required to address Requirements Reporting requirements in ASSIST for the 2012‐13 

school year.   The content for these tools have not changed, but they will now be available as more streamlined 

diagnostic tools in ASSIST year round to help facilitate an ongoing improvement process. 

The following diagram depicts the non‐duplicated reporting requirements for NCA accredited and non‐NCA 

accredited schools.   

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Getting Started 

Between the dates of November 19, 2012 and November 23, 2012, Requirements Report tasks will be assigned 

to all Michigan schools.   Upon logging in to ASSIST, the upcoming task will be displayed on the overview page 

along with the applicable due date.  Clicking the task name will display the document details required for 

submission.   

 

 

 

 

 

 

 

Click on the task 

name to view the 

document details 

required for 

submission.   

NOTE:  All Ed YES! Reports will require Superintendent review and approval.   The reporting workflow in ASSIST 

will facilitate this process (details provided in the next section of this guide).  Upon Superintendent approval, 

the report is automatically sent to Michigan Department of Education (MDE) for accountability purposes. 

7 

 

 

Viewing ASSIST Task Details 

The Task Details page identifies the diagnostic that must be included for your school’s Requirements Report 

submission. AdvancED and MDE have worked together to assign the appropriate diagnostic for each school.  Every 

school has been assigned one of the following diagnostics as part of their Requirements Report task in ASSIST: 

School Process Rubrics (40) 

School Process Rubrics (90) 

Interim Self Assessment 

Self Assessment 

Self Assessment with Early Learning 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Use the Diagnostic & Surveys 

tabs at the top of the screen to 

navigate to the diagnostic that 

needs to be completed in order 

to submit the report.  Once the 

diagnostic has been completed, 

return to this page to “Add” the 

completed diagnostic to the 

report and submit. 

 

Note:  Clicking the task name 

on the Overview tab takes you 

to the Portfolio tab. 

Note:  The task details identify what needs to be 

submitted, but we can tell that nothing has been 

attached because the Components section is blank. 

Note:  Parent, Student, and Staff Surveys 

are also available for administration 

under the Survey tab. 

8 

 

Starting a Diagnostic 

Diagnostics can be self‐administered at any 

time by clicking on the Start a Diagnostic 

button.  Schools are encouraged to use 

diagnostic tools as part of an ongoing self‐

assessment process.  

 

 

 

 

The next step is VERY IMPORTANT! 

Select the diagnostic your school needs to 

complete from the drop‐down menu.  The 

diagnostic you select should be the one 

referenced in your Requirements Report.  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Once you have selected the diagnostic, provide 

a brief description in the box provided and 

click Start.  The description will be used to 

distinguish one diagnostic from another as you 

continue to use ASSIST in coming years.  

Example:  2012‐13 SPR 40 

 

Any diagnostic that has already been 

started for your institution will show in 

a table within the Diagnostic section.  

Clicking the diagnostic name will take 

you to that specific diagnostic. 

NOTICE! Your school has access to MANY additional 

diagnostic tools. Feel free to explore these 

additional tools and use them as part of an 

ongoing improvement process, but be sure to 

complete the one identified in your EdYes! 

Report or you will not be able to submit. 

Note: The only way to preview a diagnostic is to start it.  You 

can delete the diagnostic if you decide it is not needed.

9 

 

 

Completing a Diagnostics 

All diagnostics in ASSIST are formatted 

in a similar fashion for ease of use.   

Regardless if your school is completing 

the School Process Rubrics (40), School 

Process Rubrics (90), Interim Self 

Assessment, Self Assessment,  or Self 

Assessment with Early Learning, the 

navigation and page layout is almost 

identical.   

 

Upon entering the diagnostic, blue 

section headings are provided for each 

standard within the diagnostic.  

Colored progress bars provide a visual 

of section completeness. 

Click the section heading to view and/or respond to the Indicators or Key Characteristics within each Standard. 

Upon entering each section, you will see a table that provides the items within each section.  Items with a gray 

checkmark have not yet received a response, whereas those with a green checkmark have.  ASSIST does not check 

for accuracy of information, so it is important to review all responses prior to completion. 

 

 

 

 

 

Select an item by clicking the 

Respond link. 

 

   

The number of items 

within each section is 

provided below the 

section title. The progress 

bar provides a visual of 

section completeness.

At any time you can return 

to the Diagnostic Summary 

to view a different section 

or overall diagnostic 

progress. 

10 

 

 

Each Indicators or Key 

Characteristics in the 

diagnostic will require 

a response.  The item 

will consist of a single 

rubric response, as 

well as the 

identification of 

evidence using a menu 

of common evidence 

and/or narrative 

description of 

additional evidence. 

Once the item has a 

response, click the 

Save and Continue 

button. 

ASSIST will 

automatically take you 

to the next item in the 

diagnostic. 

 

 

 

 

 

 

Each diagnostic also contains narrative 

questions to capture information related 

to the reflection of responses to a give 

Standard, Indicator, or Key Characteristic. 

You can copy and paste text from a text 

editor or Microsoft Word document.  

ASSIST does not support special 

formatting, images, or tables. 

At any time you can return 

to the Standard Summary 

to view a different item or 

overall diagnostic progress. 

NOTICE! The content has not 

changed, but the 

process of completing 

the Process Rubrics 

has been streamlined.   

All narrative 

questions have a 

6,000 character limit.

Note: You can return to this screen at 

any time to change an item response.  

11 

 

Once all questions in the diagnostic have a 

response, a Complete button will appear at the 

bottom of the diagnostic summary screen.  

Upon clicking this button, confirm completion 

by clicking the Yes Complete button on the 

pop‐up window.  

NOTE: The diagnostic will be locked from 

editing and available to add to the 

Requirements Report for submission once it is 

marked Complete.   

 

 

 

 

 

 

Once completed, a Reopen button will appear 

that allows the school to make additional 

changes to the diagnostic prior to submission if 

needed. 

 

Clicking the View Results button will 

display a nice visual report of the overall 

diagnostic results by Standard. 

 

 

   

View, save, or print a PDF 

of the diagnostic at any 

time during the process. 

12 

 

Submitting the Requirements Report:  

Click the Portfolio tab at the top of the page, 

and then open the Requirements Report (This 

report can also be viewed by clicking the task 

name on the Overview tab.)  Note:  The 

report will be located under the 2012‐13 

School Year.  

 

Click the Add/Remove button.  

This will open a window that 

allows you to select the 

diagnostic you would like to 

attach.  Select a diagnostic by 

checking the box and click the 

Save Selection button.  

Note:  If you click the 

Add/Remove button prior to 

starting that diagnostic under 

the Diagnostic & Surveys tab, 

you will not see anything to 

attach.   

 

 

 

 

 

 

Once the completed diagnostic is added, the 

Requirements Report can be submitted by clicking the 

Submit button at the bottom of the page and confirming 

submission in the pop‐up window. 

   

Saving a selection will make it appear 

within the Components section of the 

report table.  You can click the name to 

view/edit the diagnostic results. 

If all questions in the 

component have a 

response, a checkmark with 

appear in the completed 

Note:  You can view a PDF of the complete 

document at any time during the process by 

clicking the View PDF button at the bottom of 

the page. 

13 

 

District Review and Approval of School EdYES! Reports  

 

 Upon logging into ASSIST, 

district users will see a list 

that includes the district and 

all of its schools.  

 

Select the “school” for which 

you want to review a report.  

  

 

Upon selecting the school 

account, you should see a task 

listed for that school.   

 

 

 

 

 

If the school submitted the report, there will be a link to the archived report at the bottom of the page.  This link, 

or the View PDF button will give you access to the full report.   

 

 

 

 

 

 

 

 

The school’s principal, as well as the 

primary contact listed in the school’s 

ASSIST Profile will receive an email 

when the report is approved or 

reopened.  

Click on the task 

name to view the 

submitted report.   

If you are satisfied with 

the report, click the 

Approve button to 

transmit the report to 

the state.  

If the report needs 

additional work, click the 

Reopen button and 

provide comments when 

prompted regarding the 

necessary changes.   Note: If a document has been reopened and 

submitted multiple times, each submission is 

archived along with the comment history 

provided by the reviewer.  

14 

 

District Reporting    

 

All Michigan districts are required to address Requirements Reporting requirements in ASSIST for the 2012‐13 

school year.   The content for these tools have not changed, but they will now be available as more streamlined 

diagnostic tools in ASSIST year round to help facilitate an ongoing improvement process. 

The following diagram depicts the non‐duplicated reporting requirements for NCA accredited and non‐NCA 

accredited districts.   

 

 

 

 

 

 

 

Getting Started 

Between the dates of November 19, 2012 and November 23, 2012, Requirements Report tasks will be assigned 

to all Michigan districts.    

Upon logging in to ASSIST, district 

users will need to select the 

district’s name in order to view 

and complete the District 

Requirements Report.  

 

 

 

Once in the district’s ASSIST account, the upcoming District Requirements Report task will be displayed on the 

overview page along with the applicable due date.  Clicking the task name will display the document details 

required for submission.   

 

 

 

   

Click on the task 

name to view the 

document details 

required for 

submission.   

15 

 

Viewing ASSIST Task Details 

The Task Details page identifies the diagnostic that must be included for your district’s Requirements Report 

submission. AdvancED and MDE have worked together to assign the appropriate diagnostic for each district.  Every 

district has been assigned one of the following diagnostics as part of their Requirements Report task in ASSIST: 

 

District Process Rubrics (DPR) 

Interim Self Assessment 

Self Assessment 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Use the Diagnostic & Surveys 

tabs at the top of the screen to 

navigate to the diagnostic that 

needs to be completed in order 

to submit the report.  Once the 

diagnostic has been completed, 

return to this page to “Add” the 

completed diagnostic to the 

report and submit. 

 

   

Note:  Clicking the task name 

on the Overview tab takes you 

to the Portfolio tab. 

Note:  The task details identify what needs to be 

submitted, but we can tell that nothing has been 

attached because the Components section is blank. 

Note:  Parent, Student, and Staff Surveys 

are also available for administration 

under the Survey tab. 

16 

 

Starting a Diagnostic 

Diagnostics can be self‐administered at any 

time by clicking on the Start a Diagnostic 

button.  Districts are encouraged to use 

diagnostic tools as part of an ongoing self‐

assessment process.  

 

 

 

 

The next step is VERY IMPORTANT! 

Select the diagnostic your district needs to 

complete from the drop‐down menu.  The 

diagnostic you select should be the one 

referenced in your Requirements Report.  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Once you have selected the diagnostic, provide 

a brief description in the box provided and 

click Start.  The description will be used to 

distinguish one diagnostic from another as you 

continue to use ASSIST in coming years.  

Example:  2012‐13 DPR 

 

Any diagnostic that has already been 

started for your institution will show in 

a table within the Diagnostic section.  

Clicking the diagnostic name will take 

you to that specific diagnostic. 

NOTICE! Your district has access to MANY additional 

diagnostic tools. Feel free to explore these 

additional tools and use them as part of an ongoing 

improvement process, but be sure to complete the 

one identified in your District Requirements Report 

or you will not be able to submit.

Note: The only way to preview a diagnostic is to start it.  You 

can delete the diagnostic if you decide it is not needed.

17 

 

 

Completing a Diagnostics 

All diagnostics in ASSIST are formatted 

in a similar fashion for ease of use.   

Regardless if your district is completing 

the District Process Rubrics (DPR), 

Interim Self Assessment, or Self 

Assessment,  the navigation and page 

layout is almost identical.   

 

Upon entering the diagnostic, blue 

section headings are provided for each 

standard within the diagnostic.  

Colored progress bars provide a visual 

of section completeness. 

Click the section heading to view and/or respond to the Indicators or Key Characteristics within each Standard. 

Upon entering each section, you will see a table that provides the items within each section.  Items with a gray 

checkmark have not yet received a response, whereas those with a green checkmark have.  ASSIST does not check 

for accuracy of information, so it is important to review all responses prior to completion. 

 

 

 

 

 

Select an item by clicking the 

Respond link. 

 

   

The number of items 

within each section is 

provided below the 

section title. The progress 

bar provides a visual of 

section completeness.

At any time you can return 

to the Diagnostic Summary 

to view a different section 

or overall diagnostic 

progress. 

18 

 

 

Each Indicators or Key 

Characteristics in the 

diagnostic will require 

a response.  The item 

will consist of a single 

rubric response, as 

well as the 

identification of 

evidence using a menu 

of common evidence 

and/or narrative 

description of 

additional evidence. 

Once the item has a 

response, click the 

Save and Continue 

button. 

ASSIST will 

automatically take you 

to the next item in the 

diagnostic. 

 

 

 

 

 

 

Each diagnostic also contains narrative 

questions to capture information related 

to the reflection of responses to a give 

Standard, Indicator, or Key Characteristic. 

You can copy and paste text from a text 

editor or Microsoft Word document.  

ASSIST does not support special 

formatting, images, or tables. 

At any time you can return 

to the Standard Summary 

to view a different item or 

overall diagnostic progress. 

NOTICE! The content has not 

changed, but the 

process of completing 

the Process Rubrics 

has been streamlined.   

All narrative 

questions have a 

6,000 character limit.

Note: You can return to this screen at 

any time to change an item response.  

19 

 

Once all questions in the diagnostic have a 

response, a Complete button will appear at the 

bottom of the diagnostic summary screen.  

Upon clicking this button, confirm completion 

by clicking the Yes Complete button on the 

pop‐up window.  

NOTE: The diagnostic will be locked from 

editing and available to add to the 

Requirements Report for submission once it is 

marked Complete.   

 

 

 

 

 

 

Once completed, a Reopen button will appear 

that allows the school to make additional 

changes to the diagnostic prior to submission if 

needed. 

 

Clicking the View Results button 

will display a nice visual report of 

the overall diagnostic results by 

Standard. 

 

 

   

View, save, or print a PDF 

of the diagnostic at any 

time during the process. 

20 

 

Submitting the Requirements Report:  

Click the Portfolio tab at the top of the page, 

and then open the District Requirements 

Report (This report can also be viewed by 

clicking the task name on the Overview tab.)  

Note:  The report will be located under the 

2012‐13 School Year.  

Click the Add/Remove button.  

This will open a window that 

allows you to select the 

diagnostic you would like to 

attach.  Select a diagnostic by 

checking the box and click the 

Save Selection button.  

Note:  If you click the 

Add/Remove button prior to 

starting that diagnostic under 

the Diagnostic & Surveys tab, 

you will not see anything to 

attach.   

 

 

 

 

 

 

Once the completed diagnostic is added, the District 

Requirements Report can be submitted by clicking the 

Submit button at the bottom of the page and confirming 

submission in the pop‐up window. 

 

Saving a selection will make it appear 

within the Components section of the 

report table.  You can click the name to 

view/edit the diagnostic results. 

If all questions in the 

component have a 

response, a checkmark with 

appear in the completed 

Note:  You can view a PDF of the complete 

document at any time during the process by 

clicking the View PDF button at the bottom of 

the page.