Communicatieplan PureCommunicatieplan Pure › 3 1 Introductie 1.1 Wat is Pure Pure (afkorting van ‘Publication and Research’) is een product van Elsevier, ontworpen om het voor

universiteitsbibliotheek

Communicatieplan Pure Ineke Visser Versie: 31 oktober 2017

Communicatieplan Pure › 2

1 Introductie 3

1.1 Wat is Pure 3

1.1.1 Onderzoeksinformatiesysteem (CRIS) 3

1.1.2 Institutionele Repository (IR) 3

1.1.3 Onderzoeksdatabase (portal)

3

1.2 Doelen van Pure 4

1.2.1 Zichtbaarheid 4

1.2.2 Volledigheid, correctheid en actualiteit 4

1.2.3 Rapportagemogelijkheden 5

1.2.4 Gebruiksgemak voor medewerkers 5

1.2.5 Open Access beschikbaarheid

5

1.3 Status van Pure 5

1.4 Sterke en zwakke punten, bedreigingen en kansen voor Pure 6

2 Communicatie 8

2.1 Communicatiedoelen – wat willen we bereiken? 8

2.1.1 Bekendheid met en bereidheid om Pure te gebruiken vergroten 8

2.1.2 Laagdrempelige communicatie tussen eindgebruiker en Pure beheer of

facultaire coördinatoren 8

2.1.3 Zichtbaarheid van RUG onderzoeksresultaten/publicaties verhogen 8

2.1.4 Ontwikkeling van Pure vanuit faculteiten

8

2.2 Doelgroepen, boodschappen en communicatiemiddelen 9

2.2.1 Onderzoekers 9

2.2.2 Facultaire coördinatoren 12

2.2.3 Regieorgaan Research Output

15

2.3 Overzicht van communicatiemiddelen 16

2.3.1 Face-to-face, persoonlijk 16

2.3.2 Elektronisch

16

2.4 Vervolgtaken en –acties 2017 17

2.5 Kalender met reguliere activiteiten en evenementen 17

3 Rol van het Pure team 19

3.1 Interne communicatie 19

3.2 Workflow (wanneer contact opnemen met wie?) 21


1 Introductie

1.1 Wat is Pure Pure (afkorting van ‘Publication and Research’) is een product van Elsevier, ontworpen

om het voor onderzoekers zo eenvoudig mogelijk te maken om informatie over hun

onderzoek up-to-date te houden. In maart 2015 is Pure door de Rijksuniversiteit

Groningen (RUG) en het Universitair Medisch Centrum Groningen (UMCG) in gebruik

genomen. Binnen de RUG en het UMCG heeft Pure drie functies:

onderzoeksinformatiesysteem, institutionele repository en portal.

1.1.1 Onderzoeksinformatiesysteem (CRIS1)

Pure is het onderzoeksinformatiesysteem van de Rijksuniversiteit Groningen (RUG)

en het Universitair Medisch Centrum Groningen (UMCG). In Pure voeren alle

onderzoekers van beide instellingen hun onderzoeksoutput in. Dit betreft:

Onderzoeksresultaten (metadata van publicaties en de full text,

beschrijvingen van datasets)

Onderzoeksactiviteiten

(Onderzoek) prijzen

Media uitingen m.b.t. het onderzoek van of gebaseerd op de

wetenschappelijke kennis van de onderzoeker

Om de onderzoeksoutput uit Pure bibliografisch vindbaar te maken is in ieder geval

de volgende informatie verplicht:

Titel/beschrijving

Auteur

(Onderzoeks-)organisatie

Het is binnen Pure mogelijk om connecties te leggen tussen gerelateerde

onderzoeksoutput.

1.1.2 Institutionele Repository (IR)

Pure functioneert naast onderzoeksinformatiesysteem ook als institutionele

repository (‘digitaal archief’). In Pure worden zowel de metadata als de

bijbehorende fulltext van onderzoeksoutput vastgelegd en gearchiveerd. Voor elke

fulltext wordt de toegankelijkheid (bijvoorbeeld open access of onder embargo)

vastgelegd. Vanuit Pure kan, wanneer toegestaan, de onderzoeksoutput in een

digitaal format worden aangeboden via de onderzoeksdatabase.

1.1.3 Onderzoeksdatabase (portal)

De advanced Pure portal (APP) is een oplossing om de (vrij toegankelijke) inhoud

— 1 Current Research Information System


van de institutionele repository publiek zichtbaar te maken. De portal is geheel

geïntegreerd in de website van de RUG.

Elke medewerker van de RUG heeft een eigen medewerkerspagina op de website.

Voor medewerkers die onderzoeksoutput in Pure hebben ingevoerd is het ook

mogelijk deze te tonen in de onderzoeksdatabase op de RUG website. Wanneer een

full text beschikbaar is, wordt deze waar mogelijk getoond op de persoonlijke pagina

van de medewerker. Bij onderzoekers die gerelateerd zijn aan een SEP

onderzoeksgroep wordt deze relatie automatisch getoond op de persoonlijke

onderzoek pagina.

1.2 Doelen van Pure Sinds de introductie van Pure bij de RUG en het UMCG in maart 2015 wordt er getracht

enkele doelen te bereiken op het gebied van onderzoeksoutput. Welke doelen dit zijn en

waarom deze nagestreefd worden wordt hier verder beschreven.

1.2.1 Zichtbaarheid

De onderzoeksdatabase moet de etalage zijn voor de onderzoeksoutput van de RUG

en het UMCG. Het is een visitekaartje naar de buitenwereld, bedoeld om te

informeren en ook om nieuwe getalenteerde en gemotiveerde onderzoekers aan te

trekken. Daarnaast is bekend dat een goede vindbaarheid van onderzoek leidt tot

een toename van citatiescores.

Dat deze doelstelling gehaald wordt blijkt onder meer uit:

Uniforme overzichtelijke weergave op de RUG onderzoeksdatabase en

persoonlijke profielpagina’s van onderzoekers

Persoonlijke onderzoek pagina voor elke medewerker die tenminste één

research output heeft in Pure

Als vertrouwelijk aangemerkte informatie en onder embargo geplaatste

publicaties worden niet getoond

Zeer goed vindbaar door Google (research output uit Pure is zeer goed

vindbaar door Google)

1.2.2 Volledigheid, correctheid en actualiteit

Om een goed beeld te kunnen geven van alle onderzoeksoutput van de RUG en het

UMCG spreekt het voor zich om met zo min mogelijk vertraging te streven naar

volledigheid en correctheid van de informatie (metadata) over de onderzoeksoutput

in Pure.

De volgende maatregelen en mogelijkheden in Pure dragen bij aan het behalen van

dit doel:

Mogelijkheid tot importeren van publicaties uit diverse online bronnen in

Pure vermindert het invoerwerk voor de medewerker (wat de kans op


daadwerkelijke invoer vergroot; bijdrage aan volledigheid. Daarnaast zorgt

het voor betrouwbare metadata; bijdrage aan correctheid).

Validatie van metadata en controle van copyrights van fulltext door de

bibliotheek draagt bij aan de goede kwaliteit van de data (bijdrage aan

correctheid) in Pure

Metadata van nieuw ingevoerde publicaties in Pure wordt meteen op de

onderzoeksdatabase van de RUG getoond (bijdrage aan actualiteit); full-tekst

wordt getoond zodra de bibliotheek de validatie heeft uitgevoerd en getoetst

dat het tonen van de full-tekst is toegestaan.

1.2.3 Rapportagemogelijkheden

Pure biedt mogelijkheden voor analyse en rapportage, eenvoudig toe te spitsen op

een specifieke onderzoeksorganisatie en te aggregeren over meerdere organisaties.

De volgende mogelijkheden binnen Pure dragen bij aan het behalen van dit

doel:

Filteren en exporteren van eigen onderzoeksoutput voor bijvoorbeeld R&O

gesprekken

Rapportage module

Opslaan van eerder aangemaakte rapportage (filters)

Standaard SEP en KUOZ rapportages

1.2.4 Gebruiksgemak voor medewerkers

Pure is het systeem waarin een onderzoeker zijn onderzoeksoutput op één plek kan

registreren en eenvoudig kan delen met anderen door middel van de

rapportagemogelijkheden en de persoonlijke pagina op de RUG website.

De volgende mogelijkheden binnen Pure dragen bij aan het behalen van dit doel:

Mogelijkheid tot maken rapportages

Automatisch importeren van nieuwe publicaties in Pure

Bepalen welke onderzoeksoutput getoond wordt op de persoonlijke

onderzoek pagina op de RUG website

Eenvoudig genereren van een CV met informatie vanuit Pure

1.2.5 Open Access beschikbaarheid

De full-teksten uit Pure die op de RUG onderzoeksdatabase getoond worden, tellen

mee voor “Green Open Access”.

1.3 Status van Pure Sinds de introductie van Pure in maart 2015 bij de RUG en het UMCG zijn dit op 31 oktober

2017 dit de aantallen wat betreft verzamelde onderzoeksoutput en Pure gebruikers:


In Pure Aantallen 31 oktober 2017

Gebruikers 12.712

Onderzoeksoutput 227.123

Onderzoeksoutput in 2015 9.917



Activities 20.152

Press/Media 4.555

Prizes 1049

1.4 Sterke en zwakke punten, bedreigingen en kansen voor Pure

Sterke punten Zwakke Punten

Gemakkelijke registratie van

onderzoeksoutput voor alle

RUG/UMCG medewerkers

Mogelijkheden voor analyse en

rapportage, bijvoorbeeld RUG

jaarverslag of rapportage binnen de

faculteiten en diensten

Pure portal geïntegreerd in RUG

CMS

Persoonlijk profiel per onderzoeker

op de RUG/UMCG website

Mogelijkheid om onderzoeksoutput

aan elkaar te linken en te tonen op

de onderzoeksdatabase

Laagdrempelige toegang tot Open

Access en full-tekst

onderzoeksoutput

Automatische matching van

onderzoeksoutput aan auteur

moeizaam bij auteurs met

veelvoorkomende namen

Advanced Pure Portal, hierdoor

voor wijzigingen van de Pure portal

sterk afhankelijk van leverancier

Onvoldoende ondersteuning van

leverancier bij testen voor

uitbrengen van nieuwe Pure

releases waardoor het uitbrengen

van nieuwe releases vertraagt

Invoer van artikelen met lange

auteurslijst te bewerkelijk

Tekortkomingen in repository

functionaliteit

Bedreigingen Kansen

Te weinig kennis bij onderzoekers

en faculteiten over mogelijkheden

en gebruik van Pure

Weerstand tegen invoer door

onderzoekers

Onvoldoende ondersteuning vanuit

de faculteiten bij invoer en

valideren van onderzoeksoutput

Tegenstand van onderzoekers om

onderzoeksoutput openbaar (open

access) te tonen op de portal

Beperkte tijd van individuele

onderzoekers en faculteiten om met

Pure bezig te zijn

Te weinig input van onderzoekers

en faculteiten voor de verdere

Instructie nieuwe medewerkers

Access to Scival geeft inzicht in

impact research output

Tonen van publicaties oud-

medewerkers

Datasets tonen op de

onderzoeksdatabase

Registreren van

onderzoeksprojecten

Controle op het gebruik en de

verdere ontwikkeling van Pure

door het regieorgaan Research

Output

Optrekken met de landelijke Pure

user group voor signaleren en

prioriteren van issues en het


ontwikkeling van Pure doorvoeren van wijzigingen

Discovery module, award

management module, PlumX

Mogelijkheid voor grant

administratie


2 Communicatie

2.1 Communicatiedoelen – wat willen we bereiken?

2.1.1 Bekendheid met en bereidheid om Pure te gebruiken vergroten

Het succes van Pure valt of staat met de bereidheid van onderzoekers om Pure te

gebruiken. In dit verband dient een deel van de communicatiestrategie erop gericht

te zijn om de bekendheid met en de bereidheid om Pure te gebruiken te vergroten

door:

Nieuwe medewerkers zo spoedig mogelijk te informeren over en aan te

moedigen om Pure te gebruiken

Huidige medewerkers aan te moedigen om hun onderzoeksoutput zo

spoedig en volledig mogelijk te registreren in Pure

Al in een vroeg stadium de final author versie toevoegen

Voordelen van het gebruik van Pure te benoemen

2.1.2 Laagdrempelige communicatie tussen eindgebruiker en Pure beheer of

facultaire coördinatoren

Om te zorgen dat Pure gebruikers op de hoogte zijn van de laatste ontwikkelingen

moet er een consistente, transparante en tijdige communicatie geïntroduceerd

worden door:

Op een duidelijke en heldere manier met zo min mogelijk Pure jargon

communiceren via verschillende communicatiekanalen

Pure coördinatoren aanmoedigen en faciliteren om binnen hun faculteiten

regelmatig over Pure te communiceren

Het Pure team en de facultaire Pure coördinatoren zijn goed zichtbaar en

vindbaar binnen de organisatie

2.1.3 Zichtbaarheid van RUG onderzoeksresultaten/publicaties verhogen

Onderzoekers die hun onderzoeksoutput hebben geregistreerd in Pure kunnen

hierna profiteren van de zichtbaarheid van hun onderzoeksoutput. Communicatie

hierover kan mogelijk bijdragen aan:

Het aantal Green Open Access publicaties in Pure verhogen (meetbaar)

Weergave van belangrijkste onderzoeksoutput op de RUG onderzoekspagina

van onderzoekers/onderzoeksinstituten of –groepen

Public CV van onderzoekers in Pure

2.1.4 Ontwikkeling van Pure vanuit faculteiten

Om te zorgen voor een goede borging van Pure in de organisatie en het behartigen

van de belangen van de onderzoekers moet de verdere ontwikkeling van Pure door


de organisatie gedragen worden. Communicatie kan hieraan bijdragen door:

Coördinatoren en het regieorgaan te betrekken bij de ontwikkeling van Pure

Zorgen dat Pure een facultair-intern onderwerp wordt

Het Regieorgaan Research Output informeren over en toestemming vragen

voor grote veranderingen en ontwikkelingen van Pure

Informatie uit de rapportagemodule gebruiken

2.2 Doelgroepen, boodschappen en communicatiemiddelen Dit hoofdstuk beschrijft de verschillende doelgroepen van Pure, evenals de verschillende

boodschappen die het Pure team naar deze doelgroepen wil zenden. Daarnaast worden de

communicatiemiddelen die voor deze doelen en doelgroepen ingezet kunnen worden

benoemd.

2.2.1 Onderzoekers Onderzoekers zijn als hoofdgebruikers van Pure een belangrijke doelgroep van het

Pure team. In de communicatie met deze doelgroep ligt de nadruk op het (nog

beter) bekend maken van Pure en het informeren over veranderingen. Omdat het

niet altijd de onderzoeker zelf is die onderzoeksoutput in Pure registreert, is deze

communicatie ook gericht op zij die in opdracht van de onderzoeker(s)

onderzoeksoutput in Pure invoeren.

Doelgroep(en) Informatie en acties (wat

moeten ze weten en doen?)

Communicatiemiddelen

Onderzoekers/docent

en/OBP

Medewerkers die in

opdracht research

content invoeren

Informatie

Wat, waarom,

wanneer en hoe

over Pure

Voordelen van Pure

Technische details,

zodra invoer

daardoor efficiënter

wordt of invloed

hebben op

profielpagina

Wie is de Pure

coördinator binnen

hun faculteit, taken

en support?

Hoe bereiken zij

Pure support?

Gewenste actie

Tijdige en juiste

invoer van

E-mail

([email protected])

Pure support

Pure factsheet

Persoonlijk contact

met Pure

coördinatoren

Contact met

rolmodel faculteit

Workshops

Instructievideo’s

Informatiescherme

n

Infonet My

University

Interne

nieuwsbrieven

faculteiten

Aanhaken bij

presentaties


publicaties, full-

tekst en overige

informatie

Regelmatige invoer;

zodra gepubliceerd.

Invoer tot

gewoonte maken

Bij vragen of

problemen meteen

contact opnemen

met Pure

coördinatoren

binnen diverse

gremia in

faculteiten

Junior onderzoekers/

Promovendi/

Masterstudenten

Informatie

Zie boven

Gewenste actie

Tijdige registratie

met Pure

Zich vertrouwd

maken met Pure

Regelmatige invoer,

zodra gepubliceerd,

invoer tot gewoonte

maken

Bovenstaand, plus:

Persoonlijk contact

op

informatiemarkten

zoals de PhD dag

Onderzoekslunches

Nieuwe medewerkers Informatie

Zie boven

Gewenste actie

Contact opnemen

met facultaire Pure

coördinatoren (of

vice versa)

Tijdige registratie

met Pure

Zich vertrouwd

maken met Pure

Eerste

onderzoeksoutput

invoeren binnen XX

maanden

Regelmatige invoer,

zodra gepubliceerd

invoer tot gewoonte

Bovenstaand, plus:

Presentatie tijdens

introductiedag

Brochure nieuwe

medewerkers


maken

Projectverantwoorde-

lijke/projectleider/se

nior wetenschappers

Informatie

Zie boven

Pure als instrument

voor dissemination

bij

projectvoorstellen

Gewenste actie

Zie boven

Gebruik reporting

module

Rolmodel zijn

voor(jongere) collega’s om

Pure te gebruiken

E-mail

([email protected])

Pure nieuwsbrief

Pure support

Pure factsheet

Persoonlijk contact

met Pure

coördinatoren

Workshops

Instructievideo’s

Informatiescherme

n

Op aanvraag

ondersteuning bij

gebruik reporting

module door Pure

team

Samenstellers

rapporten

Informatie

Wat, waarom,

wanneer en hoe

Voordelen van Pure

Technische

informatie indien

dit nodig is voor het

goed kunnen

uitvoeren van de

taak

Gewenste actie

Reporting module

gebruiken

Cijfers Pure

verspreiden binnen

de faculteit

Pure support

Instructievideo’s

Workshops

Op aanvraag

ondersteuning bij

gebruik reporting

module door Pure

team

Wetenschappers van

andere universiteiten

Breed publiek

Informatie

RUG zorgt voor

transparante

communicatie over

onderzoeksresultat

en en activiteiten

Zichtbaarheid van

RUG onderzoek

Open Access, full-

Onderzoeksdatabas

e

Persoonlijke

onderzoek pagina

Open Access full-

tekst

Pure support


teksten beschikbaar

Statistieken

(aantallen

downloads, citaties)

Gewenste actie

Onderzoeksdatabas

e gebruiken

Research output

downloaden

RUG publicaties

citeren

2.2.2 Facultaire coördinatoren De facultaire Pure coördinatoren zijn onze contacten binnen de organisatie via wie

informatie over Pure binnen de faculteiten verspreid kan worden. Daarnaast zijn ze

het eerste aanspreekpunt voor onderzoekers bij vragen. Ook hebben facultaire

coördinatoren een belangrijke rol bij de verdere ontwikkeling van Pure.

Daarnaast is er ook voor de communicatiemedewerkers van de faculteiten en

communicatie centraal een rol weggelegd in het verspreiden van informatie over

Pure binnen en buiten de RUG.

Doelgroep(en) Informatie en acties (wat

moeten ze weten en

doen?)

Communicatiemiddelen

Facultaire Pure

coördinatoren

Informatie

Wat, waarom,

wanneer en hoe

Voor wie doen we

het?

(Communicatie)

workflow

Voordelen Pure

Nieuwe

functionaliteiten

die voor

wetenschappers,

validatie en het

beheer belangrijk

zijn

Hun eigen rol,

taken en

Coördinatorenoverleg

Pure nieuwsbrief

Persoonlijk contact

met Pure team

Pure support

Factsheet

Instructievideo’s

Workshops


verantwoordelijkh

eden

Technische

informatie

Beleid en

projectbesluiten

die van belang zijn

voor faculteiten

Belangrijke

communicatiemom

enten (mijlpalen,

successen)

Gewenste actie

Voordelen van

Pure

communiceren

Invoer

medewerkers

aanmoedigen

Technische en/of

organisatorische

onderwerpen

binnen faculteit

communiceren

Afstemmen van

(beleids-

)voorstellen,

afspraken met de

eigen faculteit

De

communicatiemed

ewerkers

faciliteren ten

behoeven van

aanvullende

communicatie

binnen de eigen

faculteit en dienst

Overleg met

stakeholders

onderzoek binnen

de faculteit (over

de beste

benadering

onderzoekers)

Zichtbaar zijn


binnen faculteit

Contact opnemen

met nieuwe

medewerkers

Tijdig valideren

Activities,

Press/Media en

Prizes

Communicatiemedewerker

s faculteiten

Informatie

Wat, waarom,

wanneer en hoe

Pure is een

facultair

onderwerp

In overleg met

Pure

coördinatoren

voordelen van

Pure & belangrijke

communicatiemom

enten

Invoer en/of

valideren van

Press/Media

Hoe gebruik je

Pure voor eigen

communicatie

(Communicatie)

workflow

Gewenste actie

In overleg met

Pure

coördinatoren

voordelen van

Pure

communiceren &

invoer

medewerkers

motiveren

Communicatie

over Pure

ondersteunen

Tijdige invoer

en/of valideren

van Press/media

Pure nieuwsbrief

Persoonlijke contact

Pure coördinatoren en

Pure team

Factsheet

Pure support

Instructiefilmpjes


Communicatie centraal Informatie

Wat, waarom,

wanneer en hoe

Voordelen van

Pure

Belangrijke

communicatiemom

enten

Gewenste actie

Communicatie

over Pure als CvB-

onderwerp

RUG-brede

communicatie

faciliteren

Voorwaarden

scheppen voor

communictiemidde

len (webpagina’s

op My University,

onderzoekpresenta

tie en verwijzingen

op publieke

website)

Pure nieuwsbrief

Pure support

Persoonlijk contact

Pure coördinatoren,

communicatiemedewe

rkers, Pure team

2.2.3 Regieorgaan Research Output

Het Regieorgaan Research Output houdt uit naam van de onderzoekers controle op

de verdere ontwikkeling van Pure (en het Research Data Office, RDO). In deze rol

bepaalt het Regieorgaan Research Output de lange termijn doelen voor het Pure

team en houdt het ook de realisatie van deze doelen in de gaten. Ook treedt het

Regieorgaan Research Output binnen de RUG op als Pure ambassadeur.

Doelgroep Boodschappen en acties Communicatiemiddelen

Leden

Regieorgaan

Research

Output

Informatie

Wat, waarom wanneer en

hoe

Voordelen van Pure,

algemeen en voor

wetenschappers enz.

Pure is een facultair

onderwerp

Beleid en projectbesluiten

Pure RDO nieuwsbrief

Driemaandelijkse

bijeenkomst van het

Regieorgaan Research

Output

Optreden als Pure

ambassadeur


die van belang zijn voor

faculteiten en diensten

Resultaten en overgang naar

staande organisatie (zoals

taken die bij faculteiten

komen, afstemming rollen,

functies etc.)

Gewenste actie

Aanleiding, waarom en

algemene informatie over

opzet project communiceren

Medewerkers regelmatig

informeren over voordelen

van Pure en aanmoedigen

om hun informatie goed in

te voeren

Identificeren van

opinieleiders (bijv. senior

wetenschappers), Pure

buddy’s enz.

2.3 Overzicht van communicatiemiddelen

2.3.1 Face-to-face, persoonlijk


Introductiedagen

Informatiemarkten (bijv. PhD dag)

Onderzoekslunches

Pure ambassadeurs

Pure coördinatoren

Pure stand-up

Walk-in support

Workshops

2.3.2 Elektronisch

Brochures voor nieuwe medewerkers

Email ([email protected])

Externe & interne bibliotheeknieuwsbrief

Factsheet

Infonet ‘My University’

Informatieschermen

Instructievideo’s

Interne nieuwsbrief faculteiten

Open Access full-tekst


Onderzoeksdatabase

Persoonlijke onderzoek pagina medewerkers

Profielpagina’s Pure team & Regieorgaan Research Output

Pure RDO nieuwsbrief

Pure support

Submission guide (press/media)

2.4 Vervolgtaken en –acties 2017

Actie Tijdstip Wie

Communicatieplan delen met Pure team &

Regieorgaan Research Output

Zomer

2017

Ineke / Marijke (20

november)

Herlancering Pure support Zomer

2017

Ineke (gedaan)

Ontwikkelen van slides t.b.v. narrowcasting Herfst

2017

Ineke / Communicatie UB

Opstellen scripts Pure instructievideo’s Herfst

2017

Ineke

Opnemen Pure instructievideo’s Herfst

2017

Ineke

Coördinatorenoverleg evalueren Herfst

2017

Doetsje / Tiemen

Walk-in support, roadshow, instructie nieuwe

medewerkers (door)ontwikkelen

Winter

2017

Ineke / Sander

Pure factsheet samenstellen Winter

2017

Ineke / Communicatie UB

Doorontwikkelen Pure RDO nieuwsbrief

(inhoud en lay-out)

Winter

2017

Ineke / Teijo / Marijke /

Communicatie UB

Updaten profielpagina’s Pure facultaire

coördinatoren

Winter

2017

Ineke / Faculty liaisons

Evalueren communicatieplan Voorjaar

2018

Allen

2.5 Kalender met reguliere activiteiten en evenementen

Tijdstip Activiteit/medium Boodschap(pen) Doelgroep

Doorlopend Pure releases (technische)

ontwikkeling Pure

Alle


Doorlopend Pure support/news Pure nieuws en

ontwikkelingen,

ondersteuning en

uitleg, instructie

Alle

Doorlopend Informatieschermen Pure nieuws en

ontwikkelingen

Alle

Tweemaandelijks Pure RDO nieuwsbrief Pure RDO nieuws Alle

Tweemaandelijks Coördinatorenoverleg Pure nieuws en

ontwikkelingen,

discussie en

besluitvorming

Coördinatoren,

Pure taskforce

Driemaandelijks Walk-in support Ondersteuning en

uitleg, praktische hulp

Onderzoekers

Driemaandelijks Regieorgaan Pure nieuws en

ontwikkelingen,

discussie en

besluitvorming,

(technische)

ontwikkeling Pure

Regieorgaan

Driemaandelijks Pure User Group (technische)

ontwikkeling Pure

Leden Pure User

Group

Jaarlijks Informatiemarkten

(bijv. PhD dag)

Ondersteuning en

uitleg, praktische hulp

Onderzoekers,

nieuwe

medewerkers,

junior

onderzoekers

Jaarlijks Introductiedagen Ondersteuning en hulp,

praktische uitleg

Nieuwe

medewerkers


3 Rol van het Pure team

Dit plan is niet alleen een instrument van het Pure team. Alle betrokkenen in het beheer

van Pure worden verzocht om bij te dragen aan het succes van dit plan.

Het Pure team is het eerste contact voor alle informatie over Pure. Het team bestaat uit

medewerkers van de universiteitsbibliotheek (UB) binnenstad & Zernike. UB

medewerkers van de afdelingen ontwikkeling & innovatie, onderwijs & onderzoek en

metadata maken deel uit van het Pure team. Voor de technische ontwikkeling van Pure en

de implementatie van de Pure portal in de RUG website werkt het Pure team samen met

het CIT.

De centrale communicatie via Pure support (rug.nl/pure) wordt door het Pure team

onderhouden. Ook de tweemaandelijkse Pure nieuwsbrief en het tweemaandelijkse Pure

coördinatoren overleg worden door het Pure team verzorgd. Daarnaast worden de walk-in

support en deelname aan informatiemarkten zoals de PhD dag door het Pure team

georganiseerd. Als laatste beheert het Pure team ook het e-mailadres [email protected].

Vragen van gebruikers kunnen door de coördinator of andere medewerkers naar het Pure

team gestuurd worden via [email protected]. Alle vragen worden hier centraal verzameld, om

zo de afhandeling hiervan te kunnen registreren en hiermee ook kennis over Pure met

elkaar te delen.

De facultaire Pure coördinatoren zijn binnen de faculteiten de eerste aanspreekpunten

omtrent Pure. Inhoudelijke informatie vanuit het Pure team kan via de coördinatoren

en/of communicatiemedewerkers binnen de faculteiten verspreid worden. Desgewenst

kan het Pure team hierin ondersteunen. Ook het geven van instructies aan individuele of

groepen medewerkers kan mede door het Pure team georganiseerd worden. Als laatste

kunnen de facultaire coördinatoren cijfers voor de SEP en KUOZ rapportages uit Pure

halen. Daarnaast kunnen individuele onderzoekers rapportages voor hun R&O gesprek uit

Pure halen. Het Pure team kan coördinatoren en onderzoekers hierbij assisteren.

Het Regieorgaan Research Output is opgericht met het doel om uit naam van alle

onderzoekers aan de RUG controle te houden op de verdere ontwikkeling van Pure (en het

Research Data Office, RDO). De projectleider van Pure bespreekt driemaandelijks de

belangrijkste ontwikkelingen omtrent Pure met het regieorgaan. De leden van het

Regieorgaan Research Output treden binnen en buiten de RUG op als ambassadeur voor

Pure.

3.1 Interne communicatie

Boodschappen en acties richting leden van het Pure team:

mailto:[email protected]


Doelgroep Boodschappen en acties Communicatiemiddelen

Validatieteam Boodschappen

Wat, waarom, wanneer

en hoe

Waarvoor validatie?

Hoe werkt validatie?

Voor wie doen we het?

Technische details die

belangrijk zijn voor de

validatie

(Communicatie)

workflow

Acties

Tijdige, regelmatige

validatie

Vaak gemaakte fouten bij

invoer naar Pure

team/Pure coördinator

communiceren

Pure support

Pure nieuwsbrief

Externe- en interne

nieuwsbrief bibliotheek

Instructievideo’s

Workshops

O&O

medewerkers

UB (binnenstad

& Zernike)

Informatie

Zie boven, en:

Voordelen Pure

Belangrijke

communicatiemomenten

Acties

In overleg met Pure

coӧrdinatoren:

Ondersteunen van

wetenschappers, korte

lijn naar faculteiten

Zichtbaar zijn binnen de

faculteit

Contact opnemen met

nieuwe medewerkers

Invoer medewerkers

aanmoedigen, acceptatie

verhogen

Bovenstaand, en:

[email protected]

Pure stand-up

Brochure nieuwe

medewerkers


Persoonlijk contact Pure

coӧrdinatoren en

onderzoekers

Profielpagina’s Pure team

Walk-in support

Introductiedagen

Informatiemarkten

mailto:[email protected]


3.2 Workflow (wanneer contact opnemen met wie?)

Het Pure team kan altijd benaderd worden over alles wat betreft (communicatie rondom)

Pure. Het team levert diensten en geeft advies over de volgende onderwerpen:

Diensten/middelen/ontwikkelingen Contactpersoon

Coördinatorenoverleg Doetsje, Ineke

Communicatiemiddelen Ineke, Marijke

Evenementen (introductiedagen, informatiemarkten, walk

in support)

Ineke

Informatieschermen Ineke

Instructievideo’s Ineke

Nieuwe release(s) Pure Heinjo, Marijke

Nieuws (Pure Support, nieuwsbrieven) Ineke, Marijke

Modules

Activities

Datasets

Press/Media

Prizes

Projects

Research Output

Rapportage module

SEP/KUOZ

Adam, Ineke

Adam, Heinjo

Doetsje, Tiemen

Adam

Adam

Adam, Heinjo

Tiemen

Adam, Marijke

Open Access Doetsje, Ineke

ORCID Marijke, Ineke

Pure Portal Heinjo, Johannes

Pure RDO nieuwsbrief Ineke, Marijke

Pure Support Ineke, Marijke

Pure User Group Marijke


Pure@rug,nl Bert, Sander, Tom, Tiemen,

Welmoed

Regieorgaan Marijke

RUG research database Heinjo

Submission Guide Doetsje, Ineke

Technisch beheer Heinjo, Johannes

Workshops Doetsje, Sander

Documents

Communicatieplan PureCommunicatieplan Pure › 3 1 Introductie 1.1 Wat is Pure Pure (afkorting van ‘Publication and Research’) is een product van Elsevier, ontworpen om het voor